Post on 30-Sep-2018
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO
UNIDAD DE PLANES Y PROGRAMAS AREA DE RACIONALIZACION
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE CONTABILIDAD
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL
Elaboró ______________________
Área de Racionalización
Aprobó ______________________
Gerencia Municipal
Validado de acuerdo al D.S. 74-95-PCM RJ. 182-79-INAP/DNR y R.A. N° 1975-2004-A-MPI ______________________
Alcaldía
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
1
I. INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Procedimientos sirve de instrumento de apoyo en el funcionamiento institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por la Gerencia de Administración General que relacionados con los procedimientos de otras Gerencias van a permitir cumplir la finalidad y objetivos de la Institución. Se ha buscado desarrollar esta sistematización lo más simple posible, de tal forma que regulen y optimicen el desarrollo de las diversas funciones que competen a la UNIDAD DE CONTABILIDAD que ante una acción planteada por los trabajadores y por la Alta Dirección de la Municipalidad los pasos para desarrollarla, sean lo suficientemente claros y directos que permitan una conclusión rápida. Cabe señalar que este documento deberá actualizarse en la medida que se presenten modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la unidad, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.
II. DATOS GENERALES
A. NATURALEZA Y FINALIDAD
Es un documento de gestión que de manera sencilla y sistemática describe a un conjunto de procedimientos que concatenados entre sí y enmarcados en la normatividad legal y administrativa vigente, se realizan en forma secuencial o simultánea y permiten a la Unidad de Contabilidad cumplir los objetivos de la entidad.
B. OBJETIVOS
Los principales objetivos a alcanzar con la elaboración de este manual son:
Presentar todos los procedimientos que se desarrollan en la Unidad en forma compendiada permitiendo que su aplicación sea de manera eficiente y practica.
Permitir definir responsabilidades, comprensión de las tareas a ser desarrolladas y direccionar su ejecución.
Lograr establecer todos los procedimientos de la Unidad, que permita que los
resultados finales de su trabajo sean los esperados por la Alta Dirección de la Municipalidad y los Organismos Gubernamentales correspondientes.
Describir cada procedimiento desarrollando secuencialmente las tareas que
correspondan, incluyendo los formularios y los puestos que intervienen durante su ejecución.
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C. BASE LEGAL
El presente manual ha sido elaborado enmarcado en la normatividad siguiente: Ley N° 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley 27785 Del Sistema Nacional del Control y su Reglamento Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público D.S. N° 135-99-EF Texto Único del Código Tributario Decreto Supremo N° 029-94-EF Reglamento del IGV-ISC Resolución de Contraloría N° 067-97-EF Compendio de Normatividad Contable Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Resolución de Superintendencia N° 077-99/SUNAT Reglamento de Comprobantes de
Pago de la SUNAT Normas Internacionales de Contabilidad (NIC'S). Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución
de Contraloría N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG Normatividad de la Municipalidad Provincial de Ilo
D. CONTENIDO Y ALCANCE
Los procedimientos comprendidos en el presente manual son de uso y aplicación obligatoria de todo el personal de la Unidad de Contabilidad.
E. APROBACION DEL MANUAL
Este Manual ha sido aprobado mediante Resolución de Alcaldía N° ……………………………
F. REVISION Y ACTUALIZACION
Para la Revisión, Modificación y/o Actualización del presente manual, se debe desarrollar la siguiente mecánica: Cuando se produzca cambio de procedimientos, ampliación y/o derivación de funciones o reestructuración orgánica, la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto por medio de su Área de Racionalización, serán quienes propongan la modificación y/o actualización del manual. De existir una modificación interna del procedimiento en cualquier dependencia, la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto por medio de su Área de Racionalización, realizará la modificación y/o actualización del manual a propuesta de dicha dependencia orgánica. La Gerencia de Planeamiento a través de la Unidad de Planes y Programas preparara el documento correspondiente determinando si es modificación o actualización del manual. Aprobada la modificación y/o actualización del manual, Alcaldía emitirá, la resolución correspondiente la cual deberá ser oportuna y debidamente difundida precisando la fecha de vigencia de los cambios. La edición y difusión será de responsabilidad de la Gerencia de Planeamiento a través de la Unidad de Planes y Programas – Area de Racionalización.
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G. SIMBOLOGIA A UTILIZAR
Un diagrama de flujo es una representación gráfica de los pasos que seguimos para realizar un proceso; partiendo de una entrada, y después de realizar una serie de acciones, llegamos a una salida.
Para representar la información, necesitamos una serie de símbolos básicos que emplearemos en la confección de diagramas de flujo:
Símbolo Significado
Comienzo o final de proceso: en su interior situamos materiales, información o acciones para comenzar el proceso o para mostrar el resultado en el final del mismo.
Actividad: Tarea o actividad llevada a cabo durante el proceso. Puede tener muchas entradas, pero solo una salida
Información de apoyo: Situamos en su interior la información necesaria para alimentar una actividad ( datos para realizarla )
Decisión/ Bifurcación: Indicamos puntos en que se toman decisiones: sí o no, abierto o cerrado...
Conexiones de pasos o flechas: Muestran dirección y sentido del flujo del proceso, conectando los símbolos.
Documento: Se utiliza este símbolo para hacer referencia a la generación o consulta de un documento específico en un punto del proceso.
Archivo: Representa un archivo común y corriente de oficina donde se guarda un documento en forma temporal o permanente.
Conexión con otros procesos: Nombramos un proceso independiente que en algún momento aparece relacionado con el proceso principal.
Conector de página: Representa un enlace o conexión de una página a otra.
III. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS
La parte descriptiva del procedimiento se efectuara enmarcada dentro del esquema aprobado por la Municipalidad de Ilo.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Contabilización de Ingresos Financieros Cuentas Corrientes e Ingresos por Caja
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Efectuar el registro contable y financiero de Ingresos por intereses ganados en Cuenta Corriente, Certificados Bancarios y Depósitos a plazos, Transferencias del Gobierno Central, e Ingresos por Caja, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas contables establecidas
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley 27785 Del Sistema Nacional del Control. Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de
Contraloría N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de Ingresos por intereses ganados en Cuenta Corriente, Certificados Bancarios y Depósitos a plazos; por Transferencias del Gobierno Central, e Ingresos del mes captados por Caja; registrados en el Sistema SAG y SIAF, generando las Notas Contables para la elaboración del Balance General.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO La Unidad de Tesorería deberá remitir la información financiera del mes:
1.- Notas de Cargo 2.- Recibos de ingresos 3.- Transferencias Bancarias 4.- Depósitos realizados 5.- Diferencia de Cambio
ALCANCE Unidad de Contabilidad, Unidad de Tesorería y Entidades Bancarias donde la Municipalidad cuente con Cuentas Bancarias.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
CONTABILIZACION DE INGRESOS FINANCIEROS CUENTAS CORRIENTES E INGRESOS POR CAJA
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Unidad de Tesorería 1 Remite a la Unidad de Contabi l idad la información f inanciera del mes: • Recibos de Ingresos • Notas de Cargo • Transferencias
Bancar ias • Depósitos real izados • Di ferencias de Cambio • Nota de Abonos por
intereses
Informe Financiero
del mes
Or ig inal
Secretar ia Contabi l idad
SNP
2 Recepciona Informe Financiero, registra y entrega a Jefe de Unidad
Informe Financiero
del mes
Or ig inal 5 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
3 Der iva con proveído a Técnico Responsable para su registro y control
Informe Financiero (Proveído)
Or ig inal proveído
5 min
4 Revisa documentación remit ida.
“Si documentación está
incompleta” Devuelve al área correspondiente”
5 min Técnico de Integración Contable
y de Ingresos SNP
5 Ver i f ica la asignación de part idas presupuestales y codi f icación contable e importes estén bien apl icados de: • Recibo de Ingresos (en forma diar ia) • Notas de Cargo • Manten. De Cuenta • Cartas Ordenes • Transf . Gob. Central • Di ferencia de Cambio • Notas de Abono por
inetereses
"Si hay codif icación contable que no
corresponde" Impr ime Registro Auxi l iar Cta. 12 y anal iza, luego
coordina con Tec. de Tesorería para corregir
ingreso
1 día
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
6
6 Real iza el registro correspondiente en el SAG , elaborando las notas Contables del mes por: 6.1 Recibo de Ingresos 6.2 Mant. De Cuenta 6.3 Intereses 6.4 Devoluciones 6.5 Di ferencia de cambio
"En el caso de Notas de
Cargo" Agrupa Notas de Cargo
por F.F. , luego ver i f ica el número de cuenta y
elabora la Nota Contable por la Nota de Cargo
Impr ime las Notas Contables.Adjunta Doc. sust. según el caso(c) . F irma responsable y anota N° de Registro para SIAF.
Nota Contable por
Recibo de Ingresos
Nota
Contable por Mant.
Cuentas
Nota Contable por
Intereses
Nota Contable por Devoluc iones
Nota
Contable por Di ferencia de Cambio
Nota
Contable por Notas de
Cargo
Or ig inal
Or ig inal
Or ig inal
Or ig inal
Or ig inal
Or ig inal
7 días
7 Luego, real iza el registro correspondiente en el SIAF contabi l izando los ingresos del mes, e laborando las notas contables por: 7.1 Recibo de Ingresos
( ingresos a caja, depósitos a banco y ingresos a las cuentas de resul tado en forma diar ia
7.2 Notas de Cargo 7.3 Cartas Ordenes 7.4 Transf . Gob. Central 7.5 Di ferencia de Cambio
5 días
Secretar ia Contabi l idad
SNP
8 Recepciona Notas de Contabi l idad de Ingresos
Notas Contables de
Ingresos
Or ig inal
5 min
Jefe de Unidad
Contabi l idad
9 Ver i f ica, v isa y ordena archivo
Si es correcta" Visa Notas Contables y
ordena archivo.
"Si no es correcta" Devuelve Nota Contable a
Técnico Responsable para su corrección
Notas Contables
V°B°
Or ig inal 5 min
Secretar ia Contabi l idad
10 Recibe, archiva Notas de Contabi l idad
Notas Contables
Original 3 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
7
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
8
FORMATOS UTILIZADOS
NOTA DE CONTABILIDAD EN EL SISTEMA SAG
1
2
34 5 6 7
8 10911 12 13
14 15
INSTRUCTIVO ( 1 ) Especifica N° de la Nota de Contabilidad. Utiliza la letra F (Funcionamiento), I (Inversiones), los dos dígitos siguiente señalan el mes, tipo de operación y N° correlativo
( 2 ) Señala fecha y hora de impresión del documento.
( 3 ) Indica fecha a que corresponde la operación
( 4 ) Especifica tipo de fuente de financiamiento
( 5 ) Indica tipo de operación que se realiza
( 6 ) Señala el código de usuario del sistema
( 7 ) Indica fecha de registro de la operación en la base de datos del sistema informático
( 8 ) Indica Tipo de documento. En este caso es Nota Contable
( 9 ) Especifica número de documento
(10) Indica las cuentas contables de la operación
(11) Especifica el nombre de la cuenta contable
(12) Señala los importes del debe
(13) Señala los importes del haber
(14) Señala el total del debe
(15) Señala el total del haber
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9
NOTA DE CONTABILIDAD EN EL SISTEMA SIAF
S is t e ma I n te g ra d o d e A d m i n i s t r ac i ó n F i na nc ie ra F e c h a : ( 1 ) R e p 0 0 1 5 H o r a : ( 2 ) V e rs i ón 4 .9 . 7 NOTA DE CONTABILIDAD Pa g : ( 3 ) D E P A R T A M E NT O : 1 8 MOQ UE G UA P RO V I N CI A : 0 3 I LO P L I EG O : 0 1 M UN . P R O . D E I LO [ 30 1 4 9 8 ] Cic lo Fase Nota Nro. Código Fecha Monto
C C
(4) (5) (6) (7)
Descr ipc ión
(8)
CODIGO CUENTAS DEBE HABER
(9)
(10)
(11)
(12)
Total : (13) (14)
(15) (16)
PREPARADO POR CONTADOR
INSTRUCTIVO ( 1 ) Señala fecha (día, mes, año) de impresión del documento
( 2 ) Señala hora de impresión del documento
( 3 ) Indica número de paginas
( 4 ) Especifica el número de la nota de contabilidad
( 5 ) Indica código de acuerdo a tipo de operación
( 6 ) Señala la fecha (día, mes, año) de la operación
( 7 ) Señala el importe total de la operación
( 8 ) Especifica la operación
( 9 ) Indica las cuentas contables
(10) Especifica el nombre de la cuenta contable
(11) Señala los importes del debe
(12) Señala los importes del haber
(13) Señala el total del debe
(14) Señala el total del haber
(15) Indica la persona que elaboró la nota contable
(16) Señala el Visto Bueno del Contador
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Contabilización de Emisiones y Ajustes de los tributos en Cuentas Corrientes
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Efectuar el registro contable y financiero de las emisiones y correcciones de los tributos en cuentas corrientes (Impuestos, Tasas, Venta de Bienes y Servicios, Rentas a la Propiedad, Multas y Sanciones), intereses y reajustes tributarios, Bonos de Incentivo tributario, Pago con Deuda con Trabajo, y Recuperación del castigo realizado, de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Contabilidad establecidas.
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público D.S. N° 135-99-EF Texto Único del Código Tributario Resolución de Contraloría. N° 067-97-EF/93.01 Compendio de Normatividad Contable Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría
N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG Resolución de Alcaldía N° 140-2001-MPI que refiere a los Procedimientos para establecer Provisión
Castigo de las Cuentas Incobrables
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de las Emisiones y Correcciones de los Tributos en Cuentas Corrientes (Impuestos, Tasas, Venta de Bienes y Servicios, Rentas a la Propiedad, Multas y Sanciones, Intereses y Reajustes Tributarios, Bonos de Incentivo Tributario, Pago con Deuda con Trabajo, y Recuperación del Castigo, emitidos en el mes por la División de Recaudación Tributaria y registrados en el Sistema SAG y SIAF, generando las Notas Contable para la elaboración del Balance General.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
La División de Recaudación Tributaria deberá remitir la siguiente información: 1.- Movimiento resumen Mensual y Anual de Cuentas Corrientes 2.- Resumen mensual de Emisiones y Correcciones de Cuentas Corrientes. 3.- Movimiento de Cuentas Corrientes de Emisiones y Correcciones 4.- Movimiento de los Intereses y Reajustes Tributarios 5.- Provisión de la Cobranza Dudosa 6.- Castigo de Cobranza Dudosa (Anual) 7.- Intereses y Reajustes Tributarios del mes.
ALCANCE División de Recaudación Tributaria y Unidad de Contabilidad.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
CONTABILIZACION DE LAS EMISIONES Y AJUSTES DE LOS TRIBUTOS EN CUENTAS CORRIENTES
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Divis ión de Recaudación
Tr ibutar ia
1 Remite a la Unidad de Contabi l idad información de las emis iones y correcciones de los Tr ibutos en Cuentas Corr ientes ( Impuestos, Tasas, Ventas de Bienes y Servic ios, Renta de la Propiedad, Multas y Sanciones.
Informe de Recaudación
Tr ibutar ia
Or ig inal
Secretar ia Contabi l idad
SNP
2 Recepciona Informe, registra y entrega a Jefe de Unidad
Informe de Recaudación
Tr ibutar ia
Or ig inal 5 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
3 Der iva con proveído a Técnico Responsable para su registro y control
Informe de Recaudación
Tr ibutar ia (Proveído)
Or ig inal proveído
5 min
4 Revisa documentación remit ida.
“Si documentación está
incompleta” Devuelve al área correspondiente”
5 min Técnico de Integración Contable
y de Ingresos SNP
5 En Hoja Excel registra la d istr ibución de los tr ibutos del presente año y años anter iores: • Emis ión de Tr ibutos
en el año en curso y años anter iores
• Distr ibución de Ajuste y/o correcciones de Tr ibutos del mes
• Recuperación de cast igos del mes
Cuadro de Distr ibución Emis iones
de Tr ibutos
Cuadro de Distr ibución de Ajustes Tr ibutar ios
Cuadro de Recuperac.
Cast igos
Or ig inal
Or ig inal
Or ig inal
2 hrs.
Técnico de Integración Contable
y de Ingresos SNP
6 Real iza el registro correspondiente en el SAG , elaborando las notas Contables del mes por: 6.1 Emisiones 6.2 Intereses y reajustes
tr ibutar ios 6.3 Bonos Incent ivo
Tr ibutar io
Nota Contable
emis iones
Nota Contable
intereses y reajustes tr ibutar ios
Nota
Or ig inal
Or ig inal
Or ig inal
3 hr .
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
12
6.4 Pago con Deuda con Trabajo
6.5 Provis ión de las cuentas incobrables
6.6 Recuperación de cast igo
6.7 Correcciones y ajustes
Impr ime las Notas Contables. Adjunta Doc.Sustentator ia según sea el caso (c) . F irma responsable y anota N° de Registro para SIAF.
Contable Bonos
Incent ivo Tr ibutar io
Nota
Contable Pago con
Deuda con Trabajo
Nota
Contable recuperación
cast igo
Nota Contable
correcciones
Or ig inal
Or ig inal
Or ig inal
Técnico de Integración Contable
y de Ingresos SNP
7 Luego, real iza el registro correspondiente en el SIAF contabi l izando los tr ibutos del mes, ingresando N° de Registro Administrat ivo correspondiente, cuentas contables, e laborando las notas contables con sus respect ivos asientos contables por: 7.1 Emisiones 7.2 Intereses y reajustes
tr ibutar ios 7.3 Bonos Incent ivo
Tr ibutar io 7.4 Pago con Deuda con
Trabajo 7.5 Provis ión de las
cuentas incobrables 7.6 Recuperación de
cast igo 7.7 Correcciones y
ajustes
1 hr .
Jefe de Unidad Contabi l idad
8 Ver i f ica Notas Contables por los Tr ibutos
"Si es correcta"
Visa Notas Contables y ordena archivo.
"Si no es correcta"
Devuelve Nota Contable a Técnico Responsable
para su corrección
Notas Contables
por los Tr ibutos
V°B°
Or ig inal 15 min
Secretar ia Contabi l idad
SNP
9 Recibe y archiva Notas Contables
Notas Contable por los Tr ibutos
Or ig inal 5 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
13
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
14
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO CP1
Contabilización de Valores
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Efectuar el registro contable y financiero de las Resoluciones de Determinación y Multas Tributarias en cuentas del orden, así como pagos o anulaciones de dichos valores, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Contabilidad establecidas.
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público D.S. N° 135-99-EF Texto Único del Código Tributario Resolución de Contraloría. N° 067-97-EF/93.01 Compendio de Normatividad Contable Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría
N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG Directiva N° 01-2005-MPI Normas, Conceptos y Procedimientos de Fiscalización Tributaria, Registro,
Cobranza y Contabilización de Resoluciones de Determinación y Multas del 27.01.05.
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de las Resoluciones de Determinación y Multas Tributarias en cuentas del orden, así como pagos o anulaciones de dichos valores, emitidos en el mes por la División de Fiscalización Tributaria y registrados en el Sistema SAG y SIAF, generando las Notas Contables para la elaboración del Balance General
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
La División de Fiscalización Tributaria deberá remitir lo siguiente:
1.- Las Resoluciones de Determinación y Multas Tributarias del mes
ALCANCE División de Fiscalización Tributaria y Unidad de Contabilidad.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
15
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
CONTABILIZACION DE VALORES
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Divis ión de Fiscal ización
Tr ibutar ia
1 Remite a la Unidad de Contabi l idad las Resoluciones de Determinación y Multas Tr ibutar ias emit idas en el mes
Resoluc. de Determinac.
de Multas Tr ibutar ias
Or ig inal
Secretar ia Contabi l idad
SNP
2 Recepciona Resoluciones registra y alcanza a Jefe de Unidad
Resoluc iones Or ig inal 5 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
3 Der iva con proveído a Técnico Responsable
Resoluc iones (Proveído)
Or ig inal 5 min
4 Revisa documentación remit ida. “Si documentación está
incompleta” Devuelve al área correspondiente”
5 min
5 En Hoja Excel registra el Movimientos de Valores de las Resoluciones de Determinación y Multas Tr ibutar ias en Cuentas de Orden "Si hay pago o anulación"Descarga en Hoja Excel los pagos o anulaciones
de multas tr ibutar ias
Cuadro de Movimientos de Valores en Cuentas
de Orden
2 hr .
Técnico de
Integración Contable y de Ingresos
SNP
6 En el SAG elabora las Notas Contables por cada una de las Resoluciones de Determinación y Multas, generando los asientos contables por c/u de las operaciones. Impr ime las Notas Contables. Firma responsable y anota N° de Registro para SIAF. Adjunta doc. sustentat . : • Cuadro de
Resoluciones de Determinación y Multas Tr ibutar ias (c)
• Informe de Referencia con proveído (c)
Notas Contables
por Resoluc. Determinac.
y Multas Tr ibutar ias
Or ig inal 1 hr .
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
16
7 "Si hay pago o anulación" En el SAG elabora las Notas Contables por cada una de los pagos o anulaciones de las mul tas tr ibutar ias, generando los asientos contables por c/u de las operaciones. Impr ime las Notas Contables. Firma Responsable y anota N° de Registro para SIAF. Adjunta doc. sustentat . : Cuadro de Pagos y/o Cuadro de Anulaciones (c) , según sea el caso.
Notas Contables
por pago y/o anulaciones
Or ig inal 30 min.
8 Luego, real iza el registro correspondiente en el SIAF contabi l izando las Resoluciones de Determinación y Multas, pagos o anulaciones de las multas t r ibutar ias del mes elaborando las notas con sus respectivos asientos contables.
15 min
Jefe de Unidad
Contabi l idad
9 Ver i f ica Notas Contables por Resoluciones de Determinación y Multas, Notas Contables por Pago o anulaciones de multas s i fuera el caso.
"Si es correcta"
Visa Notas Contables y ordena archivo.
"Si no es correcta"
Devuelve Nota Contable a Técnico Responsable
para su corrección
Notas Contable por Resoluc. de
Determ. y Multas V°B°
y
Notas Contables por pago o
anulaciones de multas tr ibutar ias
V°B°
Or ig inal 5 min
Secretar ia Contabi l idad
SNP
10 Archiva Nota Contables Notas Contable
Or ig inal 3 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
17
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
18
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Contabilización de Infracciones al Reglamento de Tránsito
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Efectuar el registro contable y financiero Infracciones al Reglamento de Tránsito, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Contabilidad establecidas.
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. D.S. N° 135-99-EF Texto Único del Código Tributario Resolución de Contraloría. N° 067-97-EF/93.01 Compendio de Normatividad Contable Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría
N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG Resolución de Alcaldía N° 140-2001-MPI que refiere a los Procedimientos para establecer Provisión
Castigo de las Cuentas Incobrables
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de las emisiones de nuevas papeletas de infracción al tránsito, diferencia intangible de papeletas, provisión del castigo y anulaciones de infracciones emitidas en el mes por la División de Transportes y Seguridad Vial en el Sistema SAG y SIAF, generando las Notas Contables para la elaboración del Balance General.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
La División de Transporte y Seguridad deberá remitir la siguiente información:
1.- Reporte de Ingresos Económicos Mensual de la División 2.- Cuadro de Ingresos General mensual por pago de Papeletas de infracción 3.- Ingreso Económico por Infracciones de Tránsito del mes 4.- Sustento de papeletas en el Sistema de Infracciones del mes 5.- Provisión del Castigo del mes 6.- Sustento de Papeletas del Año Anterior 7.- Información detallada sobre Infracciones
ALCANCE División de Transportes y Seguridad Vial y Unidad de Contabilidad.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
CONTABILIZACION DE INFRACCIONES AL REGLAMENTO DE TRANSITO
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Divis ión de Transportes y Segur idad Vial
1 Remite a la Unidad de Contabi l idad el Informe Económico Mensual de la Div. de Transportes y Segur idad Vial
Informe Económico
Mensual
Or ig inal
Secretar ia Contabi l idad
SNP
2 Recepciona Informe Económico, registra y entrega a Jefe de Unidad
Informe Económico
Or ig inal 5 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
3 Der iva con proveído al Técnico Responsable para su registro
Informe Económico (Proveído)
Or ig inal 5 min
4 Revisa documentación remit ida.
“Si documentación está
incompleta” Devuelve al área correspondiente”
5 min Técnico de Integración Contable
y de Ingresos SNP
5 En el SAG elabora las Notas Contables del mes por: 5.1 Nota Contable por
emis iones de la nuevas papeletas de infracción
5.2 Nota Contable por
Di ferencia intangible de papeletas
5.3 Nota Contable por la
provis ión del cast igo 5.4 Nota Contable por las
anulaciones de infracciones
Imprime Notas Contables. Adjunta doc. sustentator ia según sea el caso. F irma responsable y coloca sel lo anotando N° de Registro para SIAF.
Nota Contable por emis iones de
nuevas papeletas
Nota
Contable por d i ferencia
intangible de papeletas
Nota
Contable por provis ión del
cast igo
Nota Contable por
anulación
Or ig inal
Or ig inal
Or ig inal
Or ig inal
3 días
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
20
6 Luego, real iza el registro correspondiente en el SIAF, contabi l izando mediante Nota Contable: 6.1 Nota Contable por
emis iones de la nuevas papeletas de infracción
6.2 Nora Contable por
Di ferencia intangible de papeletas
6.3 Nota Contable por la
provis ión del cast igo 6.4 Nota Contable por las
anulaciones de infracciones
Nota Contable por emis iones de
nuevas papeletas
Nota
Contable por d i ferencia
intangible de papeletas
Nota
Contable por provis ión del
cast igo
Nota Contable por
anulación
1 hora
Jefe de Unidad Contabi l idad
7 Ver i f ica Notas Contables por Infracciones al Tránsi to
"Si es correcta"
Visa Notas Contables y ordena archivo.
"Si no es correcta"
Devuelve Nota Contable a Técnico Responsable
para su corrección
Notas Contables
por Infracciones
V°B° (5)
Or ig inal 15 min
Secretar ia Contabi l idad
SNP
8 Recibe y archiva Nota Contable
Notas Contable
Or ig inal 5 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
21
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
22
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1 Contabilización Mensual en Cuentas de Orden de las Especies Valoradas, Comprobantes de Pago
Girados, Bienes No Despreciables y Libretas de Ahorro Mancomunadas.
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Efectuar el registro contable y financiero en cuentas de orden de las especies valoradas, comprobantes de pago girados, órdenes de compra, órdenes de servicio, bienes no depreciables y las libretas de ahorro de las cuentas mancomunadas, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Contabilidad establecidas.
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. Resolución de Contraloría. N° 067-97-EF/93.01 Compendio de Normatividad Contable Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría
N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero en cuentas de orden de las especies valoradas, comprobantes de pago girados, órdenes de compra, órdenes de servicio, bienes no depreciables y las libretas de ahorro de las cuentas mancomunadas emitidas en el mes por la Unidad de Tesorería en el Sistema SAG y SIAF, generando las Notas Contables para la elaboración del Balance General.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
La Unidad de Tesorería deberá remitir la siguiente información:
1.- Copia de los Documentos que tenga en custodia la Unidad de Tesorería 2.- Conciliaciones Bancarias 3.- Cartas Fianzas 4.- Depósitos Administrativos 5.- Bienes muebles embargados 6.- Procesos Laborales
ALCANCE Unidad de Tesorería y Unidad de Contabilidad.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
23
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
CONTABILIZACION MENSUAL EN CUENTAS DE ORDEN DE LAS ESPECIES VALORADAS, COMPROBANTES DE PAGO GIRADAS, BIENES NO DEPERECIABLES Y LIBRETAS DE AHORROS MANCOMUNADAS
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Unidad de Tesorería
Unidad de Logíst ica
Área de Control Patr imonial
1 Remite a la Unidad de Contabi l idad la información mensual de: Documentación Financiera de Tesorería: • Reporte de Bancos • Cartas Fianzas • Depósitos Admit ías • Acciones • Relación de Ordenes de
Compras • Relación de Ordenes de
Servic io Relación de Bienes Menores
Informe de Emis ión
Financiera del mes
Relación de O/C y O/S
Relación de Bienes
Menores
Or ig inal
Or ig inal
Or ig inal
Secretar ia Contabi l idad
SNP
2 Recepciona documentac., registra y entrega a Jefe de Unidad
Información sustentator ia
Or ig inal 5 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
3 Der iva con proveído a Técnico Responsable para su registro y control
Información sustentator ia
(Proveído)
Or ig inal 5 min
4 Revisa conformidad de la documentación remit ida “Si documentación está
incompleta” Devuelve al área correspondiente”
10 min Técnico Administrat ivo I
5 En el SAG elabora las Notas Contables por: 5.1 Cuentas del Orden 5.2 Cuentas
Mancomunadas Imprime Notas Contables. Adjunta copia de doc. sustentator ia Firma responsable y consigna N° Reg. Para SIAF
Nota Contable por Cuentas de
Orden
Nota Contable por
Cuentas Mancomun.
Or ig inal
30 min.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
24
6 Luego, real iza el registro correspondiente en el SIAF contabi l izando: 5.1 Cuentas del Orden 5.2 Cuentas
Mancomunadas 5.3 Comprobantes de
Pago girados 5.4 O/C y/o O/S
10 min
Secretar ia Contabi l idad
SNP
7 Recepciona Notas Contables de Cuentas de
Orden , Cuentas Mancomunadas y CP
Notas Contables de
Cuentas
Or ig inal
5 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
8 Ver i f ica, v isa y ordena archivo
Notas Contables
V°B°
Or ig inal 5 min
Secretar ia Contabi l idad
SNP
9 Recibe y archiva Notas Contables de Cuentas de
Orden.
Notas Contables
Or ig inal 3 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
25
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
26
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO CP1
Contabilización de Compra de Bienes y Servicios
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Efectuar el registro contable y financiero de las órdenes de compra y órdenes de servicio, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Contabilidad establecidas.
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. Resolución de Contraloría. N° 067-97-EF/93.01 Compendio de Normatividad Contable Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría
N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de las órdenes de compra y órdenes de servicio en el sistema SIAF en las fases de compromiso, devengado y girado.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
La Unidad de Logística deberá remitir la siguiente información:
1.- Copia de Ordenes de Compra 2.- Copia de Ordenes de Servicio
ALCANCE
Unidad de Logística y Unidad de Contabilidad.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
27
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
CONTABILIZACION DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Unidad de
Logíst ica
1 Remite a la Unidad de Contabi l idad en forma diar ia copia de: • Orden de Compra • Orden de Servic ios
Orden de compra
y/o
Orden de Servic io
copia
2 Recibe y revisa documentación remit ida.
“Si documentación está
incompleta” Devuelve al área correspondiente”
5 min
3 Ver i f ica que la Orden de Compra y/o Orden de Servic io de Gastos Corr ientes e Invers iones esté ingresada en el SAG
“Si O/C y/o O/S no se encuentra ingresada”
Coordina con responsable de Logíst ica para anulación de O/c y/o O/S
10 min
Técnico Administrat ivo I
055 (Gastos Corr ientes)
y
Técnico Administrat ivo I
056 ( Invers iones)
y
Técnico SNP
4 En el SIAF contabi l iza cada Orden de Compra y/o Orden de Servic io de Gastos Corr ientes e Inversiones, en las fases compromiso, devengado y girado; ingresa el N° Reg. SIAF, ver i f ica part idas presupuestales y asigna cuentas presupuestales y cuentas del orden. “Si part ida presupuestal
no enlaza con cuenta contable”
Coordina con Responsable de Logíst ica
para su corrección
3 min c/u
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
28
1
O/S
1
O/C
1
O/S
Unidad de Contabilidad
CONTABILIZACION DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOSProcedimiento
Técnico Administrativo I, Técnico en Contabilidad SNPUnidad de Logística
1
O/C
Inicio
Remite a Contabilidad copia de las Ordenes
de Compra y/o Servicio
Adjunta documentación
faltante
EstaCompleta?
DevuelveDocumentación
Verifca que la O/C y/o O/S esté ingresada en el SAG
No Si
Contabiliza en el SIAF las O/C y O/S de Gastos
Corrientes e Inversiones
1
O/S
1
O/C
VerificaDocumentación
O/C y O/S no se encuentra
en SAG
Si
NoSi PP no
enlaza con cta. contable
Coordina con Responsable de Logística para
corrección
Fin
Si
No
Coordina con Responsable de
Logística para anulación de O/C y/o O/S
1
1
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
29
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Contabilización de las Planillas de Haberes, Pensiones y Salarios
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Efectuar el registro contable y financiero de las Planillas de Haberes, Pensiones y Salarios de Funcionamiento e Inversiones del mes, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Contabilidad establecidas.
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. Resolución de Contraloría. N° 067-97-EF/93.01 Compendio de Normatividad Contable Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría
N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de las de las Planillas de Haberes, Pensiones y Salarios de Funcionamiento e Inversiones del mes emitidas por la Unidad de Personal en el sistema SIAF en las fases de compromiso, devengado y girado.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
La Unidad de Personal deberá remitir la siguiente información:
1.- Copia de Planillas de Haberes, Pensiones y Salarios de Funcionamiento e Inversiones.
ALCANCE
Unidad de Personal y Unidad de Contabilidad.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
30
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
CONTABILIZACION DE LAS PLANILLAS DE RENUMERACIONES, PENSIONES Y SALARIOS
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Unidad de
Personal
1 Remite a la Unidad de Contabi l idad: • Copia de la Plani l la de
Haberes, Pensiones y Salar ios de Funcionam. e Invers iones
• Asiento Resumen de las Plani l las de Personal por Funcionamiento e Inversión
Plani l la de Haberes,
Pensiones y Salar ios
y
Asiento Resumen de
Plani l las
copia
Secretar ia de Contabi l idad
SNP
2 Recepciona documento, registra y entrega a Jefe de Unidad
5 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
3 Der iva con proveído al Técnico Responsable para su contabi l ización
(Proveído) 5 min
Técnico Administrat ivo I
4 Recibe y revisa documentación remit ida.
“Si documentación está
incompleta” Devuelve al área correspondiente”
5 min
Técnico Administrat ivo I
y Técnico SNP
5 En el SIAF contabi l iza la las Plani l las de Haberes, Pensiones y Salar ios del mes, en las fases de compromiso, devengado y girado. Ingresa el N° Reg. de SIAF, ver i f ica part idas presupuestales y asigna cuentas presupuestales y cuentas contables “Si part ida presupuestal
no enlaza con cuenta contable”
Coordina con Responsable de Personal
para su corrección
5 min c/u
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
31
1
Asiento Resumen
O
InformeProveído
1
Planillas
CONTABILIZACION DE LAS PLANILLAS DE RENUMERACIONES, PENSIONES Y SALARIOSProcedimiento:
Inicio
Remite a Contabilidad las Planillas de
Haberes, Pensiones y Salarios
Secretaria Jefe de Unidad Técnico de Integración Contable
EstaCompleta?
DevuelveDocumentación
No
Gerencia de Administración General – Unidad de Contabilidad
1Adjunta documentación
faltante1
Unidad de Personal
Gerencia de Administración General
1
Asiento Resumen
1
Planillas
Recepciona documentos, registra y pone en despacho de
Jefe 1
Asiento Resumen
1
Planillas
Recepciona documentos, registra y pone en despacho de
Jefe
1
Asiento Resumen
1
Planillas
Verifica Documentación
Contabiliza en el SIAF las Planillas de Haberes,
Pensiones y Salarios en las fases de compromiso,
devengado y girado
Si PP no enlaza con cta.
contable
Coordina con Responsable de U. de
Personal para corrección
Fin
22 No
3
3
Si
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
32
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Contabilización de la Provisión de Beneficios Sociales de Empleados y Obreros
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Efectuar el registro contable y financiero de la provisión de beneficios sociales de empleados y obreros, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Contabilidad establecidas.
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. Resolución de Contraloría. N° 067-97-EF/93.01 Compendio de Normatividad Contable Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría
N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero por la provisión de beneficios sociales de empleados y obreros emitidos por la Unidad de Personal en el Sistema SAG y SIAF, generando las Notas Contables para la elaboración del Balance General.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
La Unidad de Personal deberá remitir la siguiente información:
1.- Cuadro de Provisión de Beneficios Sociales de Empleados y Obreros
ALCANCE Unidad de Personal y Unidad de Contabilidad.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
33
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UN1IDAD ORGÁNICA :
UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
CONTABILIZACION DE LA PROVISION DE BENEFICIOS SOCIALES DE OBREROS Y EMPLEADOS
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Unidad de Personal
1 Remite a la Unidad de Contabi l idad los Cuadros de Provis ión de Benefic ios Sociales de Empleados y Obreros del mes
Cuadro de Provis ión de Benefic ios Sociales
Or ig inal
Secretar ia Contabi l idad
SNP
2 Recepciona documento, registra y coloca en despacho a Jefe de Unidad
Cuadro de Provis ión de Benefic ios Sociales
Or ig inal 5 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
3 Der iva con proveído a Técnico responsable para su contabi l ización a
Cuadro de Provis ión de Benefic ios Sociales
(Proveído)
Or ig inal 5 min
4 Revisa conformidad de la documentación remit ida “Si documentación está
incompleta” Devuelve al área correspondiente”
15 min
5 Con la información remit ida procede a registrar en Hoja Excel los saldos de Provis iones y CTS del mes y acumulados del mes anter ior tanto de Empleados como Obreros
30 min
Técnico
Administrat ivo I
6 En el SAG elabora la Nota Contable por la provis ión de Benef ic ios Socia les de Empleados Obreros generando el as iento contable por e l compromiso de Gasto. Impr ime Nota Contable. Adjunta Copia de doc. sustentator ia: Cuadro de Provis ión de Benef ic ios Sociales Firma responsable y anota N° de Registro para SIAF.
Nota Contable por
Prov. de Benefic ios
Sociales de Empleados y
Obreros
Or ig inal
10 min
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
34
7 Luego, real iza el registro correspondiente en el SIAF contabi l izando la provis ión de Benef ic ios Socia les de Empleados como la de Obreros.
30 min
Secretar ia Contabi l idad
SNP
8 Remite Nota Contable a Jefe de Unidad para visación
Nota Contable
Or ig inal
5 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
9 Ver i f ica, v isa Nota Contable y ordena archivo
Nota Contable
V° B°
Or ig inal 5 min
Secretar ia Contabi l idad
SNP
10 Recibe y archiva Nota Contable
Nota Contable
Original 3 min
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
35
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
36
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO CP1
Contabilización de la Rendición de Caja Chica
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Efectuar el registro contable y financiero de la rendición de Caja Chica de Funcionamiento e inversiones, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas contables establecidas
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley 27785 d0el Sistema Nacional del Control. Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de
Contraloría N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de la rendición de Caja Chica de Funcionamiento e inversiones; registrados en el Sistema SAG y SIAF, generando las Notas Contables para la elaboración del Balance General.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO La Unidad de Tesorería deberá remitir la información financiera del mes:
1.- Autorizaciones de Gastos 2.- Facturas o Boletas de Ventas
ALCANCE Unidad de Tesorería y Unidad de Contabilidad .
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
37
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
CONTABILIZACION DE LA RENDICION DE CAJA CHICA
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Unidad de Tesorería 1 Remite la Unidad de
Contabi l idad la Rendición de Caja Chica de Funcionamiento e Inversiones
Rendición de Caja Chica
Or ig inal
Secretar ia Contabi l idad
SNP
2 Recepciona documento, registra y pone en despacho a Jefe de Unidad
Rendición de Caja Chica
Or ig inal 5 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
3 Der iva con proveído a Técnico Responsable para su provis ión
Rendición de Caja Chica (Proveído)
Or ig inal 5 min
4 Con documentación de Caja, ver i f ica los documentos fuentes, autor izaciones de gastos, f i rmas de responsables, montos, fechas y cuentas contables y presupuestales. “Si documentación está
incompleta” Devuelve a Tesorer ía
20 min
En el SAG, Módulo de Contabi l idad, opcion Mantenimiento Asiento resumen opcion (4) Caja Chica, ingresa, mes, fecha, número de caja chica, nombre del responsable de la caja y luego genera la nota contable asignando cuentas presupuestales y cuentas contables. Impr ime Nota Contable. Firma responsable y anota N° de Registro para SIAF.
Notas Contables de Caja
Chica
Or ig inal 15 min
Técnico
Administrat ivo I
5 Luego, en el SIAF contabi l iza las fases de compromiso y devengado de caja chica.
20 min
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
38
Secretar ia Contabi l idad
SNP
6 Recibe Nota Contable y remite a Jefe de unidad para su visto bueno.
Nota Contable
Caja Chica
Or ig inal
5 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
7 Ver i f ica y v isa Nota Contable
Nota Contable
V°B°
Or ig inal 5 min
Secretar ia Contabi l idad
SNP
8 Recibe, registra y remite Nota Contable a
Tesorería
Nota Contable
Or ig inal 5 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
39
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
40
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Contabilización de Gastos de Ejercicios Anteriores
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Efectuar el registro contable y financiero de gastos no contabilizados de ejercicios de gastos anteriores, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas contables establecidas
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Leyes Anuales de Presupuesto. Ley Marco del Sistema Nacional de Presupuesto Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de
Contraloría N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG Reglamento de Organización y Funciones y el Manual de Procedimientos.
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de gastos no contabilizados de ejercicios de gastos anteriores; registrados en el Sistema SAG y SIAF, generando las Notas Contables para la elaboración del Balance General.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO La Dependencia Responsable del Compromiso de Gasto deberá remitir la información siguiente:
1.- Resolución de Alcaldía de Reconocimiento de Gasto de Ejerc ic io del Año Anter ior
2.- Memorando y/o Proveído de la Gerencia de Administración 3.- Informe de Dependencia comprometida 4.- Documento fuente de Compromiso:
• Orden de Compra • Orden de Servic io • Plani l la de Subsidios • Plani l la Renumeraciones • Plani l la de Liquidaciones. • Otro Benefic io
ALCANCE
Dependencia Responsable del Compromiso de Gasto, Unidad de Tesorería y Unidad de Contabilidad.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
41
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
CONTABILIZACION DE GASTOS DE EJERCICIOS ANTERIORES
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Dependencia Responsable de Compromiso de
Gasto
1 • Resolución de Alcaldía de Reconocimiento de Gasto de Ejerc ic io del Año Anter ior
• Memorando y/o Proveído de la Gerencia de Administrac ión
• Informe de Dependencia comprometida
• Documento fuente de Compromiso: - Orden de Compra
- Orden de Servic io - Plani l la de Subsidios - Plani l la Renumerac. - Plani l la de Liquidac. - Otro Benefic io
Documentos Or ig inal
Secretar ia Contabi l idad
SNP
2 Recepciona documentos Financiero, registra y entrega a Jefe de Unidad
Documentos Or ig inal 5 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
3 Der iva con proveído a Técnico Responsable para su provis ión
Documentos (Proveído)
Or ig inal 5 min
4 Revisa documentación remit ida.
“Si documentación está
incompleta” Devuelve al área correspondiente”
5 min Técnico Administrat ivo I
5 Real iza el registro correspondiente en el SAG , elaborando la Nota Contable por la provisión del gasto del e jerc ic io anter ior . Impr ime la Nota Contable.Adjunta Doc. sust. según el caso(c) . F irma responsable y anota N° de Registro para SIAF.
Nota Contable de
Gasto Ejerc ic io
Anter iores
Or ig inal
7 días
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
42
6 Luego, real iza el registro correspondiente en el SIAF contabi l izando y generando la nota contable.
Secretar ia Contabi l idad
SNP
7 Recepciona Nota Contable
Nota Contable
Or ig inal
5 min
Jefe de Unidad De Contabi l idad
8 Ver i f ica, v isa y ordena archivo
Si es correcta" Visa Notas Contables y
ordena archivo.
"Si no es correcta" Devuelve Nota Contable a
Técnico Responsable para su corrección
Nota Contable
V°B°
Or ig inal 5 min
Secretar ia Contabi l idad
SNP
10 Recibe, archiva Nota Contable
Nota Contable
Original 5 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
43
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
44
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Contabilización de la Provisión Financiera de Liquidación y Vacaciones Truncas de Empleados y Obreros
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Efectuar el registro contable y financiero de la provisión de liquidación y vacaciones truncas de empleados y obreros, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Contabilidad establecidas.
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. Resolución de Contraloría. N° 067-97-EF/93.01 Compendio de Normatividad Contable Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría
N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero por la provisión de liquidación y vacaciones truncas de empleados y obreros emitidos por la Unidad de Personal en el Sistema SAG y SIAF, generando las Notas Contables para la elaboración del Balance General.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
La Unidad de Personal deberá remitir la siguiente información:
1.- Informe de Liquidaciones y Vacaciones Truncas de Empleados y Obreros.
ALCANCE Unidad de Personal y Unidad de Contabilidad.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
45
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
PROVISION FINANCIERA DE LIQUIDACION Y VACACIONES TRUNCAS
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Unidad de Personal Remite la Unidad de
Contabi l idad el Informe de Liquidaciones y Vacaciones Truncas de Empleados y Obreros
In forme de L iqu idac. y Vacac iones Truncas de
Empleados y Obreros
Or ig inal
Secretar ia Contabi l idad
SNP
2 Recepciona Informe, registra y entrega documentación a Jefe de Unidad
In forme de L iqu idac. y Vacac iones Truncas de
Empleados y Obreros
Or ig inal 5 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
3 Der iva con proveído a Técnico Responsable para su provis ión
In forme (Proveído)
Or ig inal 5 min
4 En el SAG elabora las Notas Contables por la Provis ión de Liquidación y Vacaciones Truncas del de Empleados y Obreros Imprime Notas Contables. Adjunta Copia de doc. sustentator ia: Informe de Personal F irma responsable y anota N° de Registro para SIAF.
Notas Contables
Prov is ión de L iqu idac. y Vacac iones Truncas de Empleados y Obreros
Or ig inal 10 min Técnico
Administrat ivo I
5 Luego, real iza el registro correspondiente en el SIAF contabi l izando la Provis ión de Liquidación y Vacaciones Truncas del de Empleados y Obreros por cada trabajador
6 min
Secretar ia Contabi l idad
SNP
6 Recibe Notas Contables y remite a Jefe de unidad para su visto bueno.
Notas Contables
Or ig inal
5 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
7 Ver i f ica, v isa y ordena archivo
Notas Contables
V°B°
Or ig inal 5 min
Secretar ia Contabi l idad
8 Recibe y archiva Notas Contables
Notas Contables
Or ig inal 5 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
46
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
47
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Verificación Financiera de Liquidaciones de Obras y Estudios
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Efectuar la verificación contable y financiero de las liquidaciones de obras y estudios emitidos por la Gerencia de Inversiones, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Contabilidad establecidas.
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. Resolución de Contraloría. N° 067-97-EF/93.01 Compendio de Normatividad Contable Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría
N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Efectuar la verificación contable y financiero de las liquidaciones de obras y estudios emitidos por la Gerencia de Inversiones como medida de conciliación de saldos dela cuenta 33, para la elaboración del Balance General.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
La Gerencia de Inversiones cada mes deberá remitir la siguiente información:
1.- Informe de Liquidación de Obras y/o Proyectos
ALCANCE Gerencia de Inversiones e Infraestructura y Unidad de Contabilidad.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
48
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
VERIFICACION FINANCIERA DE LIQUIDACIONES DE OBRAS Y ESTUDIOS
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Gerencia de Inversiones e
Infraestructura
1 Remite a la Unidad de Contabi l idad el Informe de Ver i f icación de la L iquidación Final de Obra
Informe Liquidación de Final de
Obra
Or ig inal
Secretar ia Contabi l idad
SNP
2 Recepciona Informe, registra y entrega a Jefe de Unidad
Informe Liquidación de Final de
Obra
Or ig inal 5 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
3 Der iva con proveído a Técnico Responsable para su registro y ver i f icación
Informe Liquidación
de Obra (Proveído)
Or ig inal 5 min
4 Revisa documentación remit ida “Si documentación está
incompleta” Devuelve al área correspondiente”
15 min
5 En el SAG imprime el Registro Auxi l iar por Obras y/o Proyecto Cta.33.3
Registro Auxi l iar por
Obra
Or ig inal 10 min
6 En Hoja Excel registra los pagos y valor izaciones de la obra por cuentas contables.
2 hrs.
7 Real iza la ver i f icación contable de la l iquidación f inal de la obra, comparando los montos por cuenta contables con los Registros Auxi l iares de Obras
"Si hay diferencia de
saldos" Elabora en el SAG la
Nota Contable de Ajuste
Nota Contable de
ajuste
5 días
Técnico
Administrat ivo I
8 Luego, e labora Informe de Conci l iac ión de Liquidación Financiera de Obra y/o Estudios a Gerencia de Invers iones Or ig inal : G. Inversiones Copia: U. Contabi l idad
Informe Conci l iac ión
Liquidac. Financiera
Obra
Or ig inal y copia
10 min.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
49
Secretar ia Contabi l idad
SNP
9 Recibe y registra Informe de Técnico sobre Conci l iac ión de las Liquidaciones de Obras Elabora Informe Final para la Gerencia de Inversiones y entrega a Jefe de Unidad para conformidad
Informe Final
Or ig inal y copia
20 min
Jefe de unidad de Contabi l idad
10 Ver i f ica y Firma Informe para la Gerencia de Inversiones y devuelve a Secretar ia para su remisión
Informe Final
adjunta Expediente
V°B°
Or ig inal y copia
5 min.
Secretar ia Contabi l idad
SNP
11 Recibe Informe, Distr ibuye or ig inal a la Gerencia de Invers iones y archiva copia
Informe Final
adjunta Expediente
Or ig inal y copia
5 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
50
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
51
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO CP1
Verificación Financiera de Valorizaciones de U.O.M.E.P
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Efectuar la verificación contable y financiero de las valorizaciones de obras del mes emitidas por la Unidad Operativa de Maquinaria y Equipo Pesado, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Contabilidad establecidas.
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. Resolución de Contraloría. N° 067-97-EF/93.01 Compendio de Normatividad Contable Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría
N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Efectuar la verificación contable y financiero de las valorizaciones de obras del mes emitidas por la Unidad Operativa de Maquinaria y Equipo Pesado como medida de conciliación para determinar las valorizaciones de obras provisionadas y no provisionadas para la elaboración del Balance General.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
La Unidad Operativa de Maquinaria y Equipo Pesado deberá remitir la siguiente información:
1.- Informe de Valor izaciones emit idas en el mes
ALCANCE Unidad Operativa de Maquinaria y Equipo Pesado y Unidad de Contabilidad.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
52
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
VERIFICACION DE VALORIZACIONES U.O.M.E.P
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Unidad Operat iva de Maquinar ia y Equipo
Pesado (U.O.M.E.P.)
1 Remite a la Unidad de Contabi l idad el Informe de Valor izaciones emit idas en el mes
Informe de Va lo r i zac iones
del mes
Or ig inal
Secretar ia Contabi l idad
SNP
2 Recepciona Informe, registra y entrega a Jefe de Unidad
Informe de Va lo r i zac iones
del mes
Or ig inal 5 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
3 Der iva con proveído al Técnico Responsable para la conci l iac ión
Informe de Va lo r i zac iones
del mes (Proveído)
Or ig inal 5 min
4 Revisa documentación remit ida.
“Si documentación está
incompleta” Devuelve al área correspondiente”
5 min
5 Elabora en Hoja Excel las valor izaciones de Obras Provis ionadas y pendientes por número de valor izaciones con que la Orden de Compra y/o Orden de Servic io haya s ido provisionada
Cuadro de va lo r i zac iones Prov is ionadas
y No Prov is ionadas
Or ig inal y copia
3 días
Técnico
SNP
6 Elabora Informe de las Valor izaciones de Obras No Provis ionadas y adjunta cuadro.
In forme de va lo r i zac iones de Obra No
Prov is ionadas
Or ig inal y copia
15 min
Secretar ia Contabi l idad
SNP
10 Recepciona Informe y pone en despacho de Jefe de Unidad
In forme de va lo r i zac iones de Obra No
Prov is ionadas
Or ig inal y copia
5 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
11 Ver i f ica, v isa y ordena se remita a U.O.M.E.P.
In forme de va lo r i zac iones
de Obra No Prov is ionadas
Or ig inal 5 min
Secretar ia Contabi l idad
SNP
12 Recibe, registra, remite Informe a U.O.M.E.P. y
archiva copia.
In fo rme de va lo r i zac iones
de Obra No Prov is ionadas
5 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
53
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
54
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Rendición de Viáticos en Comisión de Servicios
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Regular las rendiciones de viáticos asignados por concepto de comisiones de servicio, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas contables establecidas
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley N° 27619 Ley que regula la autorización de viaje la exterior de servidores y funcionarios del
Sector Público. Decreto Supremo N° 181-86-EF que aprueba escala de viáticos para Funcionarios y Servidores del
Sector Público. Decreto Supremo N° 047-2002-PCM Normas Reglamentaria sobre autorización de viajes al exterior
de Servidores y Funcionarios del Sector Público. Directiva N° 001-2006-UC-GAG-MPI Otorgamiento de Viáticos, Pasajes y Asignaciones a
Funcionarios, regidores dentro y fuera del Territorio Nacional.
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar las rendiciones de viáticos asignados por concepto de comisiones de servicio, registrando en el sistemas SAG y SIAF dicha rendición, generando la Rendición Planilla de viáticos, generando las Notas Contables para la elaboración del Balance General.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO El Comisionado presenta a la Unidad de Contabilidad lo siguiente:
1.- Copia de la Planilla de Anticipo de viáticos 2.- Declaración Jurada de Pagos (Formato01) 3.- Original de Factura, Boleta de Venta, Tickets 4.- Informe de Viaje del a Comisión efectuada con el V° B° Jefe que autorizó el viaje (Formato 02) 5.-Copia de Autorización de viaje
En caso de Comisión de servicios al Exterior 6.- Resolución de Alcaldía
ALCANCE Unidad de Contabilidad, Unidad de Gestión Presupuestal y Unidad de Tesorería.
INSTRUCCIONES
La rendición de viáticos se hará en un plazo no mayor de 08 días calendario, contados a partir d ela fecha de retorno. El monto máximo para rendir cuentas con Declaración Jurada será hasta un máximo de S/. 340.00 Nuevos Soles
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
55
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
RENDICIÓN DE VIATICOS EN COMISION DE SERVICIOS
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
El Comisionado
1 Presenta a la Unidad de Contabi l idad la documentación de la rendición de viát icos: • Copia de la Plani l la de
ant ic ipo de v iát icos • Declaración Jurada de
Pagos (Formato 01) • Or ig inal de Factura,
B/V, Tickets. • Informe de v ia je de la
Comisión efectuada con el V°B° Jefe que autor izó el v ia je (Formato 04)
• Copia de Autor ización de Viaje
"Solo en caso de
Comisión de servicios al Exterior"
• Resolución de Alcaldía
Informe de Rendición de
Plani l la de Viát icos.
Or ig inal y 2 copias
Secretar ia de Contabi l idad
SNP
2 Recepciona la documentación, registra y entrega al Técnico Responsable de las rendiciones
Informe de Rendición de
Plani l la de Viát icos.
Or ig inal 5 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
3 Der iva con proveído al Técnico responsable de las rendiciones.
Informe de Rendición de
Plani l la de Viát icos.
(Proveído)
Or ig inal 5 min
4 Revisa la conformidad de la documentación sustentator ia de la rendición de viát icos y que se encuentra dentro del plazo establecido.
"Si la Documentación no
es conforme" Devuelve al interesado
para su corrección
Informe de Rendición de
Plani l la de Viát icos.
Or ig inal 5 min Técnico
Administrat ivo I
5
El Responsable anal izará lo que se le otorgó como antic ipo y lo que r inde el Comisionado detal lando igualdad o di ferencia de saldo a favor o en contra
de la inst i tución
10 min
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
56
6 "Si existe igualdad de saldo"
En el SAG genera el as iento contable por la Rendición de la Plani l la de Viát icos mediante Nota Contable. Impr ime Nota Contable y as igna N° Registro para el SIAF
Nota Contable
y Rendición de Plani l la de Viát icos
Or ig inal y copia
Or ig inal y
copia
5 min
7 Registra en el SIAF e l gasto mediante Nota Contable generando el Asiento Contable por la operación.
5 min
8 "Si existe devolución" El Comisionado adjunta el voucher de depósito por la d i ferencia, previamente efectuado en cuenta corr iente de la MPI.
"Si existe Reembolso"
El Responsable revisa la autor ización del Reembolso por e l Jefe inmediato consignado en el informe de Rendic ión de la Plani l la de Viát icos. Envía documentación a Gestión Presupuestal para la afectación Presupuestal .
10 min
Secretar ia de Contabi l idad
SNP
9 Recibe y remite informe de Rendic ión de Plani l la de Viát icos.
5 min
Secretar ia de Unidad de Gestión
Presupuestal
10 Recepciona documentación y entrega a Técnico de Presupuesto
1 min.
Técnico de Presupuesto
11 Revisa documentación, registra afectación presupuestal del documento mediante Nota Presupuestal en el SAG. Imprime Nota Presupuestal , Firma y devuelve a Secretar ia
Nota Presupuestal
Adjunta
Or ig inal y Copia
5 min
Secretar ia de Unidad de Gestión
Presupuestal
12 Remite documentación de rendic ión a Contabi l idad y archiva copia de Nota Presupuestal
Nota Presupuestal
Adjunta
Or ig inal y Copia
5 min
Secretar ia de Contabi l idad
SNP
13 Recepciona y Remite informe de Rendición de Plani l la de Viát icos.
5 min
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
57
Jefe de Unidad Contabi l idad
14 Revisa, v isa Nota Contable en señal de conformidad
Nota Contable
Rendición de la Plani l la de
Viát icos V°B°
Or ig inal y copia
5 min
Secretar ia de Contabi l idad
SNP
15 Recibe Nota Contable, d is tr ibuye or ig inal a Unidad de Tesorería y archiva copia.
Nota Contable
Rendición de la Plani l la de
Viát icos
Or ig inal y copia
10 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
58
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
59
FORMATOS UTILIZADOS
DECLARACION JURADA DE PAGOS
YO
D.N.I.
CARGO
DEPENDENCIA
En corcondancia con lo d ispuesto en el Ar t . N° 77° de la Direct iva de Tesorer ía para el ejerc ic io 2006, según Resolución Directoral N° 003-2006-EF/77.15, Art . 6° del D.S. 047-2002-PCM (En caso de viajes al Exter ior) DECLARO BAJO JURAMENTO haber efectuado los gastos que se indican a continuación:
FECHA
DETALLE IMPORTE S/.
I lo,………………….de………………..del……………..
……….…………………………….. INTERESADO
FORMATO O1
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
60
INFORME DE VIAJE
APELLIDOS Y NOMBRES
TIEMPO EMPLEADO
DEL
AL
FECHA
LUGAR
ACTIVIDAD REALIZADA
I lo,……………….de………………del 2006 OBSERVACIONES:
JEFE INMEDIATO INTERESADO
FORMATO O2
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
61
NOTA DE CONTABILIDAD EN EL SISTEMA SAG
1
2
34 5 6 7
8 109
11 12 13 14
15 16 17 18 19 20
2221
23
INSTRUCTIVO ( 1 ) Señala fecha y hora de impresión del documento (14) Señala los importes del haber
( 2 ) Especifica N° de la Nota de Contabilidad (15) Tipo de documento: N/C
( 3 ) Indica fecha a que corresponde la operación (16) Numero de documento
( 4 ) Especifica tipo de fuente de financiamiento (17) Cuentas contables del asiento por naturaleza
( 5 ) Indica tipo de operación que se realiza (18) Nombre de Cuentas contables
( 6 ) Señala el código de usuario del sistema (19) Importes del debe
( 7 ) Indica fecha de registro en el sistema (20) Importes del haber
( 8 ) Indica código programático (21) Total del debe
( 9 ) Especifica descripción del código programático (22) Total del haber
(10) Indica los importes (23) Glosa descriptiva del documento
(11) Especifica cuentas presupuestarias
(12) Indica nombre de cuentas presupuestarias
(13) Señala los importes del debe
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
62
NOTA DE CONTABILIDAD EN EL SISTEMA SIAF
S is t e ma I n te g ra d o d e A d m i n i s t r ac i ó n F i na nc ie ra F e c h a : ( 1 ) R e p 0 0 1 5 H o r a : ( 2 ) V e rs i ón 4 .9 . 7 NOTA DE CONTABILIDAD Pa g : ( 3 ) D E P A R T A M E NT O : 1 8 MOQ UE G UA P RO V I N CI A : 0 3 I LO P L I EG O : 0 1 M UN . P R O . D E I LO [ 30 1 4 9 8 ] Cic lo Fase Nota Nro. Código Fecha Monto
C C
(4) (5) (6) (7)
Descr ipc ión
(8)
CODIGO CUENTAS DEBE HABER
(9)
(10)
(11)
(12)
Total : (13) (14)
(15) (16)
PREPARADO POR CONTADOR
INSTRUCTIVO ( 1 ) Señala fecha (día, mes, año) de impresión del documento
( 2 ) Señala hora de impresión del documento
( 3 ) Indica número de paginas
( 4 ) Especifica el número de la nota de contabilidad
( 5 ) Indica código de acuerdo a tipo de operación
( 6 ) Señala la fecha (día, mes, año) de la operación
( 7 ) Señala el importe total de la operación
( 8 ) Especifica la operación
( 9 ) Indica las cuentas contables
(10) Especifica el nombre de la cuenta contable
(11) Señala los importes del debe
(12) Señala los importes del haber
(13) Señala el total del debe
(14) Señala el total del haber
(15) Indica la persona que elaboró la nota contable
(16) Señala el Visto Bueno del Contador
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
63
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO CP1
Rendición de Otorgamiento de Anticipos con Recibo de Egresos
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Regular las rendiciones de otorgamiento de anticipos con Recibos de Egresos de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas contables establecidas
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Ley N° 28425 Ley de Racionalización de Gastos Públicos Directiva N° 001-2005-UC-GAG-MPI *** Resolución Directoral N° 013-2005-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos locales
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar las rendiciones de anticipos asignados, registrando en los sistemas SAG y SIAF dicha rendición, generando las Notas Contables para la elaboración del Balance General.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO El Alcalde, Funcionario o Servidor presenta a la Unidad de Contabilidad lo siguiente:
1.- Informe de la Rendic ión del ant ic ipo v isado por el Jefe Inmediato 2.- Or ig inal de Factura, Boleta, Recibos
3.- Copia del Recibo de Egresos 4.- Declaración Jurada de gastos sólo en el caso de movi l idad
ALCANCE Unidad de Contabilidad, Unidad de Gestión Presupuestal y Unidad de Tesorería.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
64
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
RENDICION DE OTORGAMIENTO DE ANTICIPOS CON RECIBO DE EGRESOS
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Alcalde, Funcionar io o Servidor Autor izado
1 Presenta a la Unidad de Contabi l idad la documentación de rendición del ant ic ipo:
• Informe de la Rendición del ant ic ipo visado por el Jefe Inmediato.
• Or ig inal de Factura, Boleta, Recibos
• Copia del Recibo de Egresos
• Declaración Jurada de gastos sólo en el caso de movi l idad
Informe de Rendición de
Gasto
Or ig inal
Secretar ia de Contabi l idad
SNP
2 Recepciona la documentación de la rendición del ant ic ipo, registra y coloca en despacho a l Jefe de Unidad
Informe de Rendición de
Gasto
Or ig inal 3 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
3 Der iva con proveído al Técnico responsable de las rendiciones.
Informe de Rendición de
Gasto (Proveído)
Or ig inal 5 min
4 Revisa la conformidad de la documentación sustentator ia del ant ic ipo y que se encuentra dentro del plazo establecido.
"Si la Documentación no
es conforme" Devuelve al interesado
para su corrección
Informe de Rendición de
Gasto (Proveído)
Or ig inal 10 min
5 El Responsable anal izará lo que se le otorgó como antic ipo y lo que r inde el Servidor estableciendo igualdad o di ferencia de saldo a favor o en contra de la inst i tución.
10 min
Técnico
Administrat ivo I
6
"Si existe igualdad de saldo"
En el SAG genera el as iento contable por la Rendición del Gasto mediante Nota Contable. Impr ime Nota Contable y as igna N° registro SIAF
Nota Contable Rendición del Gasto
Or ig inal y copia
5 min
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
65
7 Registra en el SIAF el gasto, mediante Nota Contable generando el as iento contable por la operación.
5 min Técnico
Administrat ivo I
8 "Si existe saldo a favor de la Institución"
El serv idor adjunta el voucher de depósito por la d i ferencia, previamente efectuado en cuenta corr iente de la MPI.
"Si existe Reembolso de
anticipo" El Responsable revisa la autor ización del Reembolso por e l Jefe inmediato consignado en el informe de Rendic ión de Gasto. Envía documentación a Gestión Presupuestal para la afectación Presupuestal .
10 min
Secretar ia de Contabi l idad
SNP
9 Recibe, Registra y remite informe de Rendición de
Gastos.
5 min
Secretar ia de Unidad de Gestión
Presupuestal
10 Recepciona documentación y entrega a Técnico de Presupuesto
1 min.
Técnico de Presupuesto
11 Revisa documentación, Real iza afectación del reembolso mediante nota presupuestal en el SAG, impr ime Nota Presupuestal y devuelve a Secretar ia
Nota Presupuestal
Adjunta
Or ig inal y Copia
5 min
Secretar ia de Unidad de Gestión
Presupuestal
12 Remite documentación de rendic ión a Contabi l idad y archiva copia de Nota Presupuestal
Nota Presupuestal
Adjunta
Or ig inal y Copia
5 min
Secretar ia de Contabi l idad
SNP
13 Recepciona y Remite informe de Rendición de Gastos.
5 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
14 Revisa, v isa Nota Contable en señal de
conformidad
Nota Contable Rendición del Gasto
V°B°
Or ig inal y copia
5 min
Secretar ia de Contabi l idad
SNP
15 Recibe Nota Contable, d is tr ibuye or ig inal a
Unidad de Tesorería y archiva copia.
Nota Contable Rendición del Gasto
V°B°
Or ig inal y copia
10 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
66
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
67
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Registro en el Libro de Ventas de los Comprobantes de Pago de Grifo Municipal, U.O.M.E.P., Terminal Terrestre, Mercados y Casa de la Cultura
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Registrar en su debida oportunidad en el Registro de Ventas la emisión de las facturas y boletas de venta emitidas por el Grifo Municipal. Unidad Operativa de Maquinaria y Equipo, Terminal Terrestre, mercados y Casa de la Cultura.
NORMAS DE OPERACIÓN
D.S. 055-99-EF Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto General a las Ventas e Impuesto Selectivo al Consumo del 16-04-99 y modificarais.
Decreto Supremo N° 029-94-EF Reglamento del IGV-ISC Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT Reglamento de Comprobantes de Pago de la
SUNAT
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento permite registrar mensualmente en el Registro de Ventas, las Facturas, Boletas de Venta de las operaciones realizadas por Grifo Municipal. Unidad Operativa de Maquinaria y Equipo, Terminal Terrestre, Mercados y Casa de la Cultura y remitidas por estos a la Jefatura de Contabilidad. Generando la Nota de Contabilidad correspondiente para ser registrada en el Libro Diario
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1.- Resumen de Ventas Diarias de Grifo Municipal, Facturas y Boletas de Ventas de Grifo emitidas en el
mes 2.- Facturas y Boletas de Venta de U.O.M.E.P. emitidas en el mes por alquiler de maquinaria. 3.- Relación de Facturas emitidas en el mes y Facturas emitidas de Mercados por alquiler de puestos. 4.- Remisión de Facturas por derecho de alquiler de stand del Terminal Terrestre.
ALCANCE Unidad de Contabilidad, Grifo Municipal, U.O.M.E.P., División de Abastecimiento y Comercialización (Mercados), Terminal Terrestre y Casa de la Cultura.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
68
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
REGISTRO EN EL LIBRO DE VENTAS DE COMPROBANTES DE PAGO DE G. MUNICIPAL, U.O.M.E.P., T. TERRESTRE, MERCADOS Y CASA DE LA CULTURA
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Secretar ia Contabi l idad
SNP
1 Recepciona, registra y alcanza la documentación sustentator ia de ventas al Jefe de la Unidad conformada por : GRIFO MUNICIPAL Memorándum de Ventas Diar ias del Mes, adjunta: • Facturas y/o Boletas • Resumen de Ventas U.O.M.E.P Informe Mensual de Remisión de Facturas y/o Boletas por Alqui ler de Maquinar ia y Equipo Pesado, adjunta: • Facturas y Boletas
emit idas DIVISION DE ABASTECIMIENTO Y COMERCIALIZACION (MERCADOS) Informe Mensual de remisión de Facturas por a lqui ler de t iendas de Mercados, adjunta: • Relación de Facturas
emit idas en el mes • Copia Usuar io de
factura TERMINAL TERRESTRE Informe Mensual de remisión de Facturas por derecho de alqui ler de stands, adjunta: • Relación de F y/o B/V CASA DE LA CULTURA Informe Mensual de remisión de Facturas por derecho de alqui ler de audi tor io, col iseo, anf i teatro adjunta: • Relación F y/o B/V
Memorándum de Ventas al
Mes del Gr i fo
Munic ipal
Informe Mensual de Remisión de Facturas y/o Boletas de U.O.M.E.P.
Informe
Mensual de Remisión de Facturas de
Mercados
Informe
Mensual de Remisión de Facturas de
Terminal
Informe Mensual de Remisión de Facturas de Casa de la
Cultura
Or ig inal
Original
Original
Original
10 min
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
69
Jefe de Contabi l idad 2 Der iva con proveído al Técnico Responsable para su registro y control
Documentac. Sustentat . de Ventas Proveído
Or ig inal 5 min
3 Revisa conformidad de la documentación sustentat . de ventas “Si documentación está
incompleta” Devuelve al área correspondiente”
10 min
4 Real iza el registro correspondiente en el SAG, ingresando N° de venta, Area de Venta, Tipo de documento, fecha de emis ión, N°documento, monto, monto IGV, de las Facturas y/o Boletas de Ventas de G.Munic ipal , U.O.M.E.P., T. Terrestre, Mercados, Casa de la Cultura,
"Si No encuentra Cliente y/o N° de RUC de cliente
no es legible" ingresa a Página web de la SUNAT www.sunat.gob.pe
Consul ta de Ruc
"Si no se encuentra Cliente registrado en el
SAG " Registra Cl iente Nuevo
5 días
5 En Hoja Excel e labora la d istr ibución de ventas por cuentas contables
"Solo para el caso de Grifo Municipal"
Elabora el Resumen de Ventas Diar ias de Gr i fo
Munic ipal y luego real iza la conci l iación del
Registro de Ventas vs. e l Cuadro de Ventas de
Gr i fo
Cuadro de Distr ibución de Ventas
por cuentas contables
Or ig inal 1 día
Técnico de
Integración Contable y de Ingresos
SNP
6 En el SAG imprime el Registro de Ventas en Hoja Legal izada
Registro de Ventas en
Hoja Legal izada
Or ig inal 3 min
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
70
7 En el SAG elabora las Notas Contables del Registro de Ventas, ingresando Tipo Doc., N° Doc., Fecha, Doc. Ref. , Benefic iar io, Fuente de Financiamiento, Part ida Presupuestal , Glosa, as ientos contables por la operación. Impr ime las Notas Contables del Registro de Ventas. Adjunta Reporte Detal lado de Facturas y/o Boletas de Ventas (c) Firma responsable y anota N° de Registro para SIAF.
Nota Contable del Registro de
Ventas
Or ig inal
10 min.
8 Luego, real iza el registro correspondiente en el SIAF elaborando la Nota Contable por el registro de Ventas del mes, ingresando N° de Registro Administrat ivo, Mes, Tipo de movimiento, Fecha, Montos, Glosa, Part idas Presupuestales, y asiento contable por e l Registro de Ventas.
30 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
9 Ver i f ica Notas Contables del Registro de Ventas
"Si es correcta"
Visa Notas Contables y ordena archivo.
"Si no es correcta"
Devuelve Nota Contable a Técnico responsable para
su corrección.
Nota Contable del Registro de
Ventas V°B°
Original 5 min
Secretar ia Contabi l idad
SNP
10 Recibe Notas Contables y archiva.
3 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
71
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
72
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO CP1
Arqueo Periódico de Fondos de Caja: Caja, Caja Chica y Cajas de Recaudación
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Efectuar el Arqueo sorpresivo y periódico de fondos de Caja: Caja Central, Caja Chica y Cajas de Recaudación.
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Resolución Directoral N° 026-80-EF-77/.15 que aprueba Normas Generales del Sistema de Tesorería Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría
N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG NG-08 Arqueos Sorpresivos
Directiva N° 01-2006-GAG-MPI Reglamento de Organización y Funciones y Manual de Organización Y Funciones.
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar el Arqueo sorpresivo y periódico de fondos de Caja: Caja Central, Caja Chica y Cajas de Recaudación, como medida de control interna.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1. Resolución con la cuál se designa a los responsables del fondo de Caja: Caja Central y Caja Chica. 2. Comprobante de Pago y Cheque con el cuál se ha aperturado el fondo. 3. Documentos de Ingresos 4. Planillas de Recaudación 5. Documentación de gastos realizados con el fondo
6. Vales de Anticipo otorgado
ALCANCE Unidad de Tesorería, Unidad de Contabilidad, Responsables de cajas periféricas y Gerencia de Administración General.
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73
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
ARQUEO PERIODICO DE FONDOS DE CAJA: CAJA, CAJA CHICA Y CAJAS DE RECAUDACION
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
1 El Jefe de Unidad de Contabi l idad coordina con el Técnico para efectuar e l arqueo tanto sorpresivo y mensual de Caja, procediendo a tras ladarse a: • Caja Chica Tesorer ía
Funcionamiento • Caja Chica Tesorer ía
Inversiones • Caja Recaudac. Central • Caja Rec. Agenc. Mun. • Caja Rec. Casa de la
Cultura • Caja Rec. Mercado
Pacocha • Caja Rec. G.Munic ipal
20 min
2 En Caja de Tesorería, proceden a real izar e l arqueo de caja, ver i f icando los saldos de l ibros estén de acuerdo a la existencia de fondos y valores incluyendo los que se encuentran en poder de cobradores y/o agentes
"Si existe sobrantes o faltantes"
anota observaciones
1 día
Equipo de
Arqueo
3 En Caja de Recaudación real izan el arqueo de caja de la s iguiente manera: 1) Ingresa Factura y/o
Boletas de Ventas que no han s ido ingresadas al s is tema
2) Anota en Libro de Acta documentación que no ha s ido sustentada
3) Jefe de Contabi l idad Visa las Facturas, B/V
4) Arquea el efect ivo, contando monedas, b i l le tes y cheques.
2 hrs. x c/caja
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74
Técnico Administrat ivo I
4 El Responsable procede a redactar en forma manuscr i ta e l Acta de Arqueo, consignando en el L ibro de Actas la conformidad o disconformidad, fecha, hora de inic io y término y detal lando el efect ivo y documentación encontrada en caja.
Acta de Arqueo de
Caja
Or ig inal 10 min
Equipo de Arqueo
y Responsable de
Caja
5 Finalmente, los Responsables proceden a f i rmar el Acta en señal de conformidad
5 min
Equipo de
Arqueo
6 Poster iormente, repi ten los pasos 3,4 para las
demás Cajas de Recaudación
2 días
Técnico Administrat ivo I
7
Entrega Libro de Actas a Secretar ia de Unidad.
L ibro de Actas
Or ig inal 2 min
Secretar ia Contabi l idad
SNP
8 Fotocopia Libro de Actas. Elabora informe de Arqueo y Anexo Expl icat ivos de Arqueo, especif icando sobrante o fa l tantes para la G. Administración General . Adjunta copia de Actas de Arqueo
Informe de Arqueo de
Caja
Or ig inal
30 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
9 Revisa Informe, Firma y Devuelve a Secretar ia
Informe de Arqueo
Or ig inal y copia
10 min
Secretar ia Contabi l idad
SNP
10 Reciba Informe f i rmado, registra y remite documento a General de Administración General y archiva copia.
Informe de Arqueo de
Caja
Or ig inal y copia
3 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
Nota . - El equipo de Arqueo está conformado por e l Jefe Unidad de Contabi l idad y
Técnico Administrat ivo I
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75
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
76
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO CP1
Inventario de Existencias Físicas de Almacenes de la Municipalidad
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Efectuar el Inventario de Existencias Físicas a los diferentes almacenes con los que cuenta la Municipalidad, con fines de sustentar los saldos de las cuentas contables del Balance General.
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 24680 del Sistema Nacional de Contabilidad y su Reglamento. Resolución N° 039/98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado Decreto Supremo N° 154-2001-EF Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los
Bienes de Propiedad del Estado.
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento permite efectuar la verificación física del stock de existencias en forma mensual para sustentar los saldos de las cuentas contables del Balance General y también se realiza como medida de control a los almacenes: Central, Obras, U.O.M.E.P., Periféricos, Saneamiento Ambiental y Depósito de Camal Municipal, determinando los faltantes y sobrantes.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1.- Reporte de Stock de almacén
ALCANCE Unidad de Contabilidad y Almacenes: Central, Obras, U.O.M.E.P., Periféricos, Saneamiento Ambiental y Depósito de Camal Municipal
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77
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
INVENTARIO DE EXISTENCIAS FISICAS DE ALMACENES MPI
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
1 En el SAG Módulo Logíst ica/Control de Almacenes/Reportes emite Reporte de Stock de Almacén
Reporte de Stock de Almacén
Or ig inal 10 min Téc.de Integración Contable y de
Ingresos SNP
2 El Responsable coordina con el Técnico de Patr imonio para efectuar e l Inventar io Fís ico a los Almacenes de la MPI. Trasladándose a los almacenes de la MPI: Central , Obras, U.O.M.E.P., Per i fér icos, Saneamiento Ambiental , Depósi to Camal Municipal
30min
Téc. de Integración Contable y de
Ingresos SNP
Técnico en Patr imonio
3 El equipo ver i f icador en presencia de responsable de almacén, real iza la constatación f ís ica entre lo que se encuentra como stock de existencias (saldos) de existencias f ís icas de almacén.
2 hrs
Téc. de Integración
Contable y de Ingresos
SNP
Técnico en Patr imonio
4 Determinan resul tados: • L is tado de stock de
almacén • Relación de Bienes
sobrantes y/o Faltantes • L is tado de Bienes
Propuestos para baja Luego, repiten pasos 3,4 para todos los almacenes del a MPI
Actas de Inventar io de Existencias Fís icas por
Almacén
2 días
Téc. de Integración
Contable y de Ingresos
SNP
5
"Posteriormente"
Elabora Acta de Inventar io de Existencias Fís icas por a lmacén y obt iene f i rma de cada uno de los Responsables de almacén. Elabora Informe de Inventar io y entrega a Secretar ia de Unidad.
Informe y Actas de
Inventar io Existencias Fís icas por
Almacén
Or ig inal
1 día
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78
Secretar ia Contabi l idad
SNP
6 Recibe Informe de Inventar io de Existencias Fís icas de los Almacenes.Elabora informe para la G. de Administración General y a lcanza a Jefe de Unidad. Adjunta Informe de Técnico y Actas de Inventar io
Informe Final de
Inventar io de Existencias Fís icas de Almacenes
Or ig inal
10 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
7 Revisa, Firma Informe y devuelve a Secretar ia
Informe Final de
Inventar io de Existencias Fís icas de Almacenes
Or ig inal y copia
30 min
Secretar ia Contabi l idad
SNP
8 Remite Informe Final a G. de Administración General y archiva copia.
Informe Final de
Inventar io de Existencias Fís icas de Almacenes
Or ig inal 3 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
79
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
80
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO CP1
Liquidación del IGV
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el importe a pagar al fisco correspondiente al Impuesto General a las Ventas correspondiente al periodo tributario o el crédito tributario a favor de la Municipalidad de conformidad con las disposiciones del IGV
NORMAS DE OPERACIÓN
D.S. 055-99-EF Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto General a las Ventas e Impuesto Selectivo al Consumo del 16-04-99 y modificarais.
Decreto Supremo N° 029-94-EF Reglamento del IGV-ISC. Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT Reglamento de Comprobantes de Pago de la
SUNAT
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento permite establecer mensualmente el impuesto a pagar al estado por el Impuesto General a las Ventas o determinar el crédito a favor de la Municipalidad, para cual se tomará el monto del impuesto cobrado en las ventas del mes, se deduce el impuesto pagado en compras del mes y el crédito del mes anterior. Se tendrá en cuenta si son operaciones gravadas, exoneradas y si las operaciones gravadas son plenamente identificables. Procedimiento regulado en la Ley del Impuesto General a las Ventas y en Resoluciones específicas emitidas por la SUNAT
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1.- Registro de Compras 2.- Registro de Ventas
ALCANCE Unidad de Logística y Unidad de Contabilidad.
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81
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
LIQUIDACION DEL IGV
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Unidad de Logíst ica 1 Remite a la Unidad de
Contabi l idad el Registro de Compras
Registro de Compras
copia
Secretar ia Contabi l idad
SNP 2 Recepciona, registra y
entrega a Jefe de Unidad copia del registro de Compras
Registro de Compras
copia 3 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
3 Der iva con Proveído al Técnico Responsable.
Registro de Compras
(proveído)
copia 5 min
4 En el SAG imprime el Registro Auxi l iar Cuenta 40 Impuesto General a las Ventas
Registro Auxi l iar
Cuenta 40
or ig inal 10 min.
5 Ver i f ica el importe de las Facturas afectas al IGV, comparando el Registro de Compras vs. e l Registro Auxi l iar Cuenta 40 Impuesto General a las Ventas y la percepción por pagar
"Si hay diferencias"
Anal iza cuentas contables "Si los datos están mal
declarados" Real iza rect i f icación de
los impuestos
3 hrs.
Técnico de
Integración Contable y de Ingresos
SNP
6 Elabora en Hoja Excel la L iquidación Mensual del IGV determinando saldos a favor de IGV y la percepción en Or ig inal y Copia.
L iquidación Mensual del
IGV
Orig inal y copia
30 min
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
82
7 En el SAG elabora la Nota Contables por la percepción del IGV del mes, ingresando Tipo Doc., N° Doc., Fecha, Doc. Ref. , Fuente de Financiamiento, Part ida Presupuestal , Glosa, as iento contable por la operación. Impr ime la Nota Contable por la percepción del IGV.Firma Responsable y consigna N° Reg. Para SIAF
Nota Contable por la
percepción del IGV
Or ig inal 15 min
8 En el SIAF, contabi l iza y e labora Nota Contable por percepción del IGV
15 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
9 Revisa y Visa Liquidación del IGV, así como la Nota Contable. Der iva a Secretar ia para su distr ibución y archivo.
L iquidación del IGV
y Nota
Contable por percepción
IGV V°B°
Or ig inal y copia
5 min
Secretar ia de Contabi l idad
SNP
10 Remite Liquidación IGV a la Unidad de Tesorería y archiva copia.
L iquidación del IGV y
Or ig inal
3 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
83
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
84
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO CP1
Integración Contable y Emisión del Balance de Comprobación
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Efectuar la integración Contable del movimiento de los Sistemas Administrativos y otros departamentos para elaborar el Balance de Comprobación.
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público . Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría
N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG Resolución de Alcaldía N° 157-2006-A-MPI Presentación de Información para la Elaboración de los
Estados Financieros y Cronograma de Plazos aprobada con fecha 07.02.06
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento permite efectuar el cierre contable del mes, generando el asiento resumen de las Unidad de Tesorería, Logística, Personal, Gestión Presupuestal, pasando el movimiento a las cuentas del Libro Mayor, para luego generar el Balance de Comprobación, el cual contendrá los movimientos acumulados del Libro Mayor y los respectivos saldos actuales, además distribuye las cuentas para su análisis.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
Las Unidades Generadoras de Ingresos deberán remitir la información financiera del mes: Unidad de Tesorería, Unidad de Personal, Unidad de Logística, División de Recaudación Tributaria, División de Transportes y Seguridad Vial, U.O.M.E.P., Grifo Municipal, Unidad de Gestión Presupuestal, División de Abastecimiento y Comercialización.
ALCANCE
Unidad de Tesorería, Unidad de Personal, Unidad de Logística, División de Recaudación Tributaria, División de Transportes y Seguridad Vial, U.O.M.E.P., Grifo Municipal, Unidad de Gestión Presupuestal, División de Abastecimiento y Comercialización, Unidad de Contabilidad, gerencia de Administración General.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
85
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
INTEGRACION CONTABLE Y EMISION DEL BALANCE CONSTRUCTIVO
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Unidad de Tesorería Unidad de Logíst ica Unidad de Personal U. G. Presupuestal U. de Contabi l idad
1 Registra y procesa los Comprobantes de Pago, O/C, O/S, PECOSAS, N/C, R/I , T,D,R/D, P/V, Plani l las, N/P emit idas en el mes
2 Coordina con los Responsables de la Unidad de Tesorería, Logíst ica, Personal , G. Presupuestal , Almacén sobre el c ierre de información emit ida en el mes para que real icen la t ransferencia en cada módulo en mención
30 min
3 En el SAG Modulo de Contabi l idad genera el as iento resumen de Tesorería, Logíst ica, Personal, G.Presupuestal , Almacén para el proceso de integración contable
10 min
4 Luego, en el SAG real iza la recuperación del backup del mes anter ior y se procesa el mes vigente
5 min
5 Real iza la operación de integración contable del mes en el SAG
10 min
Téc. de Integración
Contable y de Ingresos
SNP
6 En el SAG procesa los Reportes del Balance Construct ivo y revisa
"Si es correcto" Impr ime Balance
Construct ivo 2,3,5 dígi tos
Balance Construct ivo
de 2,3,5, dígi tos
Or ig inal(2) 15 min
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
86
7 "Si el Balance Constructivo no es
correcto" En el SAG se el imina
t ransferencia y se repiten los pasos 4,5,6,
real izando el anál is is respect ivo.
2 días
8 En el SIAF, Módulo Proceso, opción Control de Procesos real iza el c ierre de información presupuestal y f inanciera, pasando las etapas de val ida, genera secuencia, pre-c ierre y c ierre
5 hrs Contador-Jefe de
Unidad de Contabi l idad
9 Efectúa la reclasi f icación de cuentas contables del mes en el SIAF, módulo Procesos, opción Hoja de Trabajo Contable
“Si el SIAF envía
mensajes de error”
Repite paso 8
10 min
10 Impr ime Balance Construct ivo en el SIAF, opción Reporte/ Balance de Comprobación
Balance Construct ivo
5 díg i tos
Or ig inal (2) 10 min
Jefe Unidad Contabi l idad
10 Revisa y Visa el Balance Construct ivo del mes y adjunta a los Estados
Financieros
Balance Construct ivo
del mes 2,3,5, dígi tos
Or ig inal 10 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
87
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
88
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO CP1
Análisis de Cuentas Financieras y Notas de Ajuste
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer los componentes del saldo de cada cuenta a nivel del último dígito del Plan de Cuentas que tenga implementado la Municipalidad y generar la nota de ajuste correspondiente. por proveedor, cliente, beneficiario con indicación del tipo y número de documento que respalda la operación y generar las notas de ajuste correspondiente.
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público . Ley 26162 Del Sistema Nacional del Control y su Reglamento Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría
N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento permite elaborar el análisis de cuentas del Balance General estableciendo la estructura de su saldo y que es realizado a nivel del último dígito del plan de cuentas, estableciendo los saldos por tipo de bien, producto, componente, proveedor, cliente, trabajador, beneficiario, con indicación del tipo y número de documento que respalda la operación y generar las notas de ajuste correspondiente.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1.- Registros Auxiliares por Cuentas Contables.
ALCANCE Unidad de Contabilidad.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
89
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
ANALISIS DE CUENTAS FINANCIERAS Y NOTAS DE AJUSTE
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
1 Emite en el SAG reporte: Registro Auxi l iar Cuentas Contables
Registros Auxi l iares
Or ig inal
2 hrs.
2 Real iza la conci l iac ión de saldos por cuentas y sub cuentas contables, comparando los saldos de pendientes por pagar, provis iones y notas contables por todo concepto de las operaciones del mes con los Registros Auxi l iares correspondientes, e laborando en Excel la Hoja de Trabajo de Saldos del mes
Hoja de Trabajo de Saldos del
mes
Or ig inal 7 días
3 Determinan los nuevos saldos de las cuentas anal izadas “Si existe diferencia de
saldos" Emite Nota Contable de
Ajuste en el SAG
Nota Contable de ajuste
2 hrs.
4 Impr ime en el SAG el Anál is is de Cuentas correspondientes al mes
Anál is is de Cuentas del mes
SAG
Orig inal 1 hr .
Técnico Integración
Contable y de Ingresos
(SNP)
y
Técnicos Administrat ivo I
(055, 056)
y Técnico Contabi l idad
SNP
5 En el SIAF impr ime Anál is is de Cuentas del mes
Anál is is de Cuentas del mes
SIAF
Or ig inal
3 hrs.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
90
6 Real iza la conci l iac ión de saldos del SAG con SIAF, comparando saldos por cuentas contables de los Registros Auxi l iares del SAG con los del SIAF
"Si hay diferencias" Anal iza y elabora Notas
de Contabi l idad de Ajuste tanto en el SAG como en
el SIAF
Nota Contable de ajuste
5 días
Jefe de Unidad Contabi l idad
7 Ver i f ica y Visa Anál is is de Cuentas Financieras del
mes y ordena archivo
Anál is is de Cuentas del
mes V°B°
Or ig inal 1 día
Secretar ia Contabi l idad
8 Archiva Anál is is de Cuentas Financieras del mes
10 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
91
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
92
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO CP1
Conciliación Presupuestal y Financiera de Ingresos
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Efectuar la Conciliación la Presupuestal y Financiera de los Ingresos entre las Unidad de Contabilidad y Gestión Presupuestal
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría
N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG 280.03 Conciliación de saldos
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento permite efectuar la comparación y verificación de saldos de los ingresos en las cuentas contables financieras y presupuestales del Balance General y partidas presupuestarias realizándose esta actividad como medida de control, concluyendo con el levantamiento de una acta entre las Unidad de Contabilidad y Gestión Presupuestal; en el caso de diferencias se practican la nota de ajuste correspondiente.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1.- Informe Mensual de Recaudación de Ingresos por toda Fuente de Financiamiento emitido por la Unidad
de Gestión Presupuestal. 2.- Resoluciones de mayor Ingreso
ALCANCE Unidad de Gestión Presupuestal y Unidad de Contabilidad.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
93
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
CONCILIACION PRESUPUESTAL Y FINANCIERA DE INGRESOS
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Unidad de Ejecución Presupuestal
1 Remite a la Unidad de Contabi l idad el Informe Mensual de Recaudación de Ingresos por toda Fuente de Financiamiento (E-6) y las Resoluciones por Mayor Ingreso
E-6 y
Resoluc iones
Or ig inal
Secretar ia Contabi l idad
SNP
2 Recepciona Informe, registra y entrega a Jefe de Unidad
E-6 y
Resoluciones
Or ig inal 5 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
3 Der iva con proveído al Técnico Responsable para la conci l iac ión
E-6 y
Resoluciones (Proveído)
Or ig inal 5 min
4 Revisa documentación remit ida.
“Si documentación está
incompleta” Devuelve al área correspondiente”
5 min
5 Registra en Hoja Excel los ingresos por Fuente de Financiamiento y cuentas contables para efectos de conci l iac ión
Cuadro General de
Ingresos por F.F.
Cuadro de
Distr ibución Ingresos por F.F.
Or ig inal
Or ig inal
3 hrs.
6 Emite Balance de Comprobación en el SAG
Balance de Comprobac.
Or ig inal 5 min
Técnico de
Integración Contable y de Ingresos
SNP
7 Real iza la Ver i f icación de saldos del Balance Construct ivo del Sistema SAG Cuentas 12,17,90, 91,3,96, con los saldos del E-6 por Fuente de Financiamiento
3 hrs.
Tec. Integración Contable y de
Ingresos SNP
8 "Si existe diferencia de saldos contables " Real iza anál is is de
movimientos por Part ida Presupuestal y Fuente de
Financiamiento con apoyo Registro Auxi l iar
Clase 9 y Reporte
1 día
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
94
Técnico de Presupuesto
Anál is is E-6 Presupuestal Si es necesar io elabora la Nota Contable de Ajuste
en el SAG y SIAF. "Si existe diferencia de saldos presupuestales" Coordina con Técnico de
Presupuesto Elabora en el SAG Nota
Presupuestal
Nota Contable de Ajuste
Nota Presupuestal
Or ig inal
Or ig inal
Tec. Integración Contable y de
ingresos SNP
Técnico de
Presupuesto
9 "Si coinciden los saldos"
Elabora Acta de Conci l iac ión de Ingresos
por Fuente de Financiamiento entre
Unidad de G.Presupuestal y Contabi l idad
Or ig inal : Contabi l idad Copia:Téc.Integ.Contable Copia:Téc.Presupuesto
Acta de Conci l iac ión de Ingresos
con Presupuesto
Or ig inal y 2 copias
1 hr .
Secretar ia Contabi l idad
SNP
10 Rececpiona Acta de Conci l iac ión y remite a Jefe de Unidad
Acta de Conci l iac ión de Ingresos
Or ig inal
5 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
11 Ver i f ica, v isa y ordena archivo
Acta de Conci l iac ión de Ingresos
. V°B°
Or ig inal 5 min
Secretar ia Contabi l idad
SNP
12 Recibe y Archiva Acta de Conci l iac ión de Ingresos
Acta de Conci l iac ión de Ingresos
5 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
95
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
96
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO CP1
Conciliación Financiera de Compromisos Presupuestales de Gastos
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Efectuar la Conciliación la Presupuestal y Financiera de los compromisos de gastos entre las Unidad de Contabilidad y Gestión Presupuestal
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría
N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG 280.03 Conciliación de saldos
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento permite efectuar la comparación y verificación de saldos de los gastos en las cuentas contables financieras y presupuestales del Balance General y partidas presupuestarias realizándose esta actividad como medida de control, concluyendo con el levantamiento de una acta entre las Unidad de Contabilidad y Gestión Presupuestal; en el caso de diferencias se practican la nota de ajuste correspondiente.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1.- Estado de Ejecución Mensual de Gasto Corriente de Gasto Corriente y de Capital por toda Fuente de
Financiamiento ( E-5) emitido por la Unidad de Gestión Presupuestal.
ALCANCE Unidad de Gestión Presupuestal y Unidad de Contabilidad.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
97
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
CONCILIACION FINANCIERA DE COMPROMISOS PRESUPESTALES DE GASTOS
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Unidad de Ejecución Presupuestal
1 Remite a la Unidad de Contabi l idad el Estado de Ejecución Mensual de Gasto Corr iente y Capi ta l por toda Fuente de Financiamiento (E-5)
E-5
Or ig inal
Secretar ia Contabi l idad
SNP
2 Recepciona Informe, registra y entrega a Jefe de Unidad
E-5
Or ig inal 5 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
3 Der iva con proveído al Técnico Responsable para la conci l iac ión
E-5
(Proveído)
Or ig inal 5 min
Técnico Administrat ivo I
4 Revisa documentación remit ida.
“Si documentación está
incompleta” Devuelve al área correspondiente”
5 min
5 Registra en Hoja Excel los gastos por Fuente de Financiamiento y cuentas contables para efectos de conci l iac ión
Cuadro General de Gastos por
F.F
Cuadro de Distr ibución de Gastos
por F.F.
Or ig inal
Or ig inal
3 hrs.
6 Emite Balance de Comprobación en el SAG
Balance de Comprobac.
Or ig inal 5 min
Técnico
Administrat ivo I y
Técnico SNP
7 Real iza la Ver i f icación de saldos del Balance Construct ivo del Sistema SAG Cuentas 92,95, con los saldos del E-5 por Fuente de Financiamiento
30 min
Técnico
Administrat ivo I y
Técnico SNP
8 "Si existe diferencia de saldos contables " Real iza anál is is de
Movimientos por Part ida Presupuestal y Fuente de
Financiamiento con apoyo Registro Auxi l iar
Clase 9
4 día
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
98
Técnico de Presupuesto
Si es necesar io elabora la Nota Contable de Ajuste
en el SAG y SIAF. "Si existe diferencia de saldos presupuestales" Coordina con Técnico de
Presupuesto Elabora en el SAG Nota
Presupuestal
Nota
Contable de Ajuste
Nota Presupuestal
Or ig inal
Or ig inal
Técnico
Administrat ivo I
Técnico de Presupuesto
9 "Si coinciden los saldos"
Elabora Acta de Conci l iac ión de Gastos
por Fuente de Financiamiento entre
Unidad de G.Presupuestal y Contabi l idad
Or ig inal : Contabi l idad Copia:Téc.Adm.I Copia:Téc.Presupuesto
Acta de Conci l iac ión
de Gastos con
Presupuesto
Or ig inal y 2 copias
1 hr .
Secretar ia Contabi l idad
SNP
10 Recepciona Acta de Conci l iac ión de Gastos y remite a Jefe de Unidad
Acta de Conci l iac ión
de Gastos
Or ig inal
5 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
11 Ver i f ica, v isa y ordena archivo
Acta de Conci l iac ión de Gastos .
V°B°
Or ig inal 5 min
Secretar ia Contabi l idad
SNP
12 Recibe y Archiva Acta de Conci l iac ión de Gastos
Acta de Conci l iac ión
de Gastos
5 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
99
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
100
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO CP1
Conciliación de las Planillas de Funcionamiento entre Personal y Contabilidad
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Efectuar la Conciliación la Presupuestal y Financiera de las Planillas de Haberes, pensiones y Salarios de Funcionamiento entre las Unidad de Contabilidad y Gestión Presupuestal
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría
N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG 280.03 Conciliación de saldos
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento permite efectuar la comparación y verificación de saldos de las planillas de haberes, pensiones y salarios de Funcionamiento en las cuentas contables financieras y presupuestales del Balance General y partidas presupuestarias realizándose esta actividad como medida de control, concluyendo con el levantamiento de una acta entre las Unidad de Contabilidad y Gestión Presupuestal; en el caso de diferencias se practican la nota de ajuste correspondiente.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
La Unidad de Personal deberá remitir lo siguiente:
1.- Asiento resumen de las Planillas de Haberes, Pensiones y Salarios de Funcionamiento 2.- Copia de las Planillas de Haberes, Pensiones y Salarios de Funcionamiento
ALCANCE Unidad de Personal y Unidad de Contabilidad.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
101
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
CONCILIACION DE LAS PLANILLAS DE FUNCIONAMIENTO ENTRE PERSONAL Y CONTABILIDAD
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Unidad de
Personal
1 Remite a la Unidad de Contabi l idad: • Copia de la Plani l la de
Haberes, Pensiones y Salar ios de Funcionamiento
• Asiento Resumen de las Plani l las de Personal
Plani l la
y
Asiento Resumen de
Plani l las
copia
Secretar ia de Contabi l idad
2 Recepciona documentos, registra y entrega a Técnico Responsable
5 min
3 Revisa documentación remit ida. “Si documentación está
incompleta” Devuelve al área correspondiente”
10 min
4 Registra en Hoja Excel los saldos de las Plani l las, Liquidaciones, Subsidios, Boni f icaciones del mes por cuentas contables Cta. 62, 66, 68,47 efectuando el cuadro resumen de saldos contables y de personal
Cuadro de Conci l iac ión de Plani l las
Or ig inal
4 hrs
Técnico
Administrat ivo I
5 Real iza la comparación de saldos contables con saldos de personal
"Si existe diferencia de
saldos contables " Real iza anál is is de
cuentas con apoyo del Registro Auxi l iar 62,66,68
del SAG.
Si es necesar io elabora la Nota Contable de Ajuste
en el SAG y SIAF.
"Si existe diferencia de saldos de Personal "
Coordina con Responsable de la Unidad
de Personal para su corrección
Nota Contable de
Ajuste
Or ig inal
3 hrs
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
102
Técnico Administrat ivo I
U. de Contabi l idad y
Técnico Adm. I de U. Personal
6 "Si coinciden los saldos"
Elabora Acta de Conci l iac ión de Saldos de Plani l las entre Personal y
Contabi l idad Or ig inal : Contabi l idad Copia:Téc..Contable Copia:Téc de Personal
Acta de Conci l iac ión de Saldos de
Plani l las
Or ig inal y 2 copias
20 min.
Secretar ia Contabi l idad
SNP
7 Recepciona Acta de Conci l iac ión y entrega a Jefe de unidad
Acta de Conci l iac ión de Saldos de
Plani l las
Or ig inal
5 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
8 Ver i f ica, v isa y ordena archivo
5 min
Secretar ia Contabi l idad
SNP
9 Archiva Acta de Conci l iac ión
5 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
103
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
104
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO CP1
Conciliación de Saldos de Contabilidad con Fiscalización Tributaria
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Efectuar la Conciliación la Presupuestal y Financiera de los saldos de multas tributarias entre la Unidad de Contabilidad y la División de Fiscalización Tributaria.
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría
N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG 280.03 Conciliación de saldos
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento permite efectuar la comparación y verificación de saldos de multas tributarias entre la Unidad de Contabilidad y la División de Fiscalización Tributaria en las cuentas contables financieras y presupuestales del Balance General realizándose esta actividad como medida de control, concluyendo con el levantamiento de una acta entre las Unidad de Contabilidad y División de Fiscalización Tributaria; en el caso de diferencias se practican la nota de ajuste correspondiente.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
La División de Fiscalización Tributaria deberá remitir mensualmente la siguiente información:
1.- Resoluciones de Determinación y Multas Tributarias
ALCANCE División de Fiscalización Tributaria y Unidad de Contabilidad.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
105
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
CONCILIACIÓN DE SALDOS DE CONTABILIDAD CON FISCALIZACIÓN TRIBUTARIA
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Técnico de Integración Contable
y de Ingresos SNP
1 Real iza la ver i f icación de saldos contables de valores del Balance Construct ivo del Sistema SAG, con los saldos del s is tema SAT
"Si existe diferencia de
saldos contables " Real iza anál is is de
cuentas con apoyo del Registro Auxi l iar del SAG.
Si es necesar io elabora la Nota Contable de Ajuste
en el SAG y SIAF.
"Si existe diferencia de saldos tr ibutarios "
Coordina con Responsable de
Fiscal ización Tr ibutar ia para su corrección
Nota Contable de
Ajuste
30 min
Técnico de
Integración Contable y de Ingresos
SNP
Téc. Adm. I Div. Fiscal ización. Tr ibutar ia
2 "Si coinciden los saldos"
Elabora Acta de Conci l iac ión de Saldos de Valores de Determinación
y Multas Tr ibutar ias Firman Reponsables
Or ig inal : Contabi l idad Copia:Téc.Int .Contable Copia:Téc.Fiscal iz .Tr ibut.
Acta de Conci l iac ión de Saldos de
Valores
Or ig inal y 2 copias
20 min.
Secretar ia Contabi l idad
SNP
3 Recepciona Acta de Conci l iac ión y entrega a Jefe de unidad
Acta de Conci l iac ión de Saldos de
Valores
Or ig inal
5 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
4 Ver i f ica, v isa y ordena archivo
Acta de Conci l iac ión
V°B°
Or ig inal 5 min
Secretar ia Contabi l idad
SNP
5 Archiva Acta de Conci l iac ión
Acta de Conci l iac ión
Or ig inal 5 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
106
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
107
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Conciliación de Saldos de Tributos entre Contabilidad y Recaudación Tributaria
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Efectuar la Conciliación la Presupuestal y Financiera de los saldos tributarios entre la Unidad de Contabilidad y la División de Recaudación Tributaria.
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría
N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG 280.03 Conciliación de saldos
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento permite efectuar la comparación y verificación de saldos tributarios entre la Unidad de Contabilidad y la División de Recaudación tributaria en las cuentas contables financieras y presupuestales del Balance General realizándose esta actividad como medida de control, concluyendo con el levantamiento de una acta entre las Unidad de Contabilidad y División de Fiscalización Tributaria; en el caso de diferencias se practican la nota de ajuste correspondiente.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
La División de Recaudación Tributaria deberá remitir mensualmente la siguiente información:
1.- Movimiento Resumen Mensual y Anual de Cuentas Corrientes 2.- Resumen Mensual de Emisiones y Correcciones de Cuentas Corrientes. 3.- Movimiento de Cuentas Corrientes de Emisiones y Correcciones 4.- Movimiento de los Intereses y Reajustes Tributarios 5.- Provisión de la Cobranza Dudosa 6.- Castigo de Cobranza Dudosa (Anual)
7.- Intereses y Reajustes Tributarios del mes.
ALCANCE División de Recaudación Tributaria y Unidad de Contabilidad.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
108
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
CONCILIACIÓN DE SALDOS DE TRIBUTOS CON RECAUDACIÓN TRIBUTARIA
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Técnico de Integración Contable
y de Ingresos SNP
1 Real iza la Ver i f icación de saldos del Balance Construct ivo del Sistema SAG, con los saldos de Cuentas Corr ientes del Sistema SAT
"Si existe diferencia de
saldos contables " Real iza anál is is de
cuentas con apoyo del Registro Auxi l iar 12
Cuentas por Cobrar del SAG.
Si es necesar io elabora la Nota Contable de Ajuste
en el SAG y SIAF.
"Si existe diferencia de saldos tr ibutarios "
Coordina con Responsable de
Recaudación Tr ibutar ia para su corrección
Nota Contable de
Ajuste
30 min
Técnico de
Integración Contable y de Ingresos
SNP
Téc. Adm. I Div.Recaudación Tr ibutar ia
2 "Si coinciden los saldos"
Elabora Acta de Conci l iac ión de Saldos de
Tr ibutos Firman Responsables
Or ig inal : Contabi l idad Copia:Téc.Int .Contable Copia:Téc Recaudac.Tr ib.
Acta de Conci l iac ión de Saldos de
Tr ibutos
Or ig inal y 2 copias
20 min.
Secretar ia Contabi l idad
SNP
3 Recepciona Acta de Conci l iac ión y entrega a Jefe de unidad
Acta de Conci l iac ión de Saldos de
Tr ibutos
Or ig inal
5 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
4 Ver i f ica, v isa y ordena archivo
Acta de Conci l iac ión
V°B°
Or ig inal 5 min
Secretar ia Contabi l idad
SNP
5 Archiva Acta de Conci l iac ión
Acta de Conci l iac ión
Or ig inal 5 min
FIN DEL
PROCEDIMENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
109
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
110
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Conciliación Presupuestal y Financiera de Saldos por Infracciones al Tránsito
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Efectuar la Conciliación la Presupuestal y Financiera de los Saldos por Infracciones al Tránsito entre la División de Transportes y Seguridad Vial y la Unidad de Contabilidad.
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría
N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG 280.03 Conciliación de saldos
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento permite efectuar la comparación y verificación de saldos por Infracciones al Tránsito en las cuentas contables financieras y presupuestales del Balance General, realizándose esta actividad como medida de control, concluyendo con el levantamiento de una acta entre la División de Transportes y Seguridad Vial y Unidad de Contabilidad; en el caso de diferencias se practican la nota de ajuste correspondiente.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
La División de Transportes y Seguridad Vial deberá remitir mensualmente a la Unidad de Contabilidad lo siguiente: 1.-Movimiento Resumen de los Ingresos 2.- Movimiento de las infracciones de tránsito 3.-Provisión para Cuenta de Cobranza Dudosa 4.- Provisión del Castigo (Anual) 5.- Otros Movimientos
ALCANCE División de Transportes y Seguridad Vial y Unidad de Contabilidad.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
111
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
CONCILIACIÓN DE SALDOS POR INFRACCIONES AL TRANSITO
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Técnico de Integración Contable
y de Ingresos SNP
1 Real iza la ver i f icación de saldos contables del Balance Construct ivo del Sistema SAG, con los saldos del Sistema de la Div. De Transportes y Segur idad Vial
"Si existe diferencia de
saldos contables " Real iza anál is is de
cuentas con apoyo del Registro Auxi l iar Cuenta 17 Cuentas por Cobrar
Diversas del SAG.
Si es necesar io elabora la Nota Contable de Ajuste
en el SAG y SIAF. "Si existe diferencia de saldos de infracciones "
Coordina con Responsable de Div. De Transportes o la Unidad
de Tesorería para su corrección
Nota Contable de
Ajuste
1 hr .
Técnico de Integración Contable
y de Ingresos SNP
Téc. Adm. I
Div. de Transportes y Seguridad Vial
2 "Si coinciden los saldos por infracciones"
Elabora Acta de Conci l iac ión de Saldos de
Infracciones al Tránsi to Firman Reponsables
Or ig inal : Contabi l idad Copia:Téc.Int .Contable Copia:Téc.Transportes
Acta de Conci l iac ión de Saldos de Infracciones
Or ig inal y 2 copias
20 min.
Secretar ia Contabi l idad
SNP
3 Recepciona Acta de Conci l iac ión y entrega a Jefe de unidad
Acta de Conci l iac ión de Saldos de Infracciones
Or ig inal
5 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
4 Ver i f ica, v isa y ordena archivo
Acta de Conci l iac ión
V°B°
Or ig inal 5 min
Secretar ia Contabi l idad
5 Archiva Acta de Conci l iac ión
Acta de Conci l iac ión
Or ig inal 5 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
112
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
113
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO CP1
Emisión de los Estados Financieros Mensual
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para formular en el plazo establecido los Estados Financieros de la Municipalidad de Ilo en forma mensual.
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público . Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Gubernamental. Instructivo N° 06 Periocidad de Presentación de los Estados Financieros y Presupuestarios Resolución de Alcaldía N↑8 157-2006-A-MPI Presentación de Información para la Elaboración de
Estados Financieros y Cronograma de Plazos
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento permite efectuar la elaboración de los Estados Financieros del mes que constan del Balance General (F-1), Los Estados de Gestión (F-2) y las Notas Explicativas a Los Estados Financieros.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1. Balance de Comprobación de 5 dígitos. 2. Análisis de Cuentas Financiero y Presupuestal. 3. Conciliación Presupuestal con la Unidad de Gestión Presupuestal de la Entidad. 4. Conciliaciones practicas entre Contabilidad y Abastecimiento, Patrimonio, Personal, Administración
Tributaria, Grifo Municipal, Programa Maquinaria y Equipo. 5. Registraos Auxiliares cerrados. 6. Libros Principales Cerrados.
ALCANCE Alcaldía, Regidores, Gerencia Municipal, Gerencia de Administración General, Oficina de Control Interno y Unidad de Contabilidad.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
114
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
EMISION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS MENSUAL
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Téc. de Integración Contable y de
Ingresos SNP
1 Procesa en el SAG Módulo Contable, opción Control de movimientos, la acumulación de las diversas operaciones contables efectuadas en el mes
10 min
Jefe Unidad Contabi l idad
2 Emite el Balance General (F-1) y los Estados de Gestión (F-2) del mes en el SAG y SIAF
F-1 F-2
.
Or ig inal (2) 2 hrs
3 Elabora las Notas Expl icat ivas a los Estados Financieros en Excel con apoyo del Balance Construct ivo y Anál is is de Cuentas Financieras
Notas Expl icat ivas
EE.FF
Or ig inal (2) 5 hrs.
Secretar ia Contabi l idad
SNP
4
Elabora el Informe de los Estados Financieros del Mes Adjunta Fi le EE.FF. que contiene: • F-1 Balance General y
Notas Respect ivas a los Estados Financieros
• F-2 Estado de Gest ión y Notas Respect ivas a los Estados Financieros
• HT-1 Balance Construct ivo
Informe y
Fi le EE.FF.
Or ig inal (2)
30 min
Jefe Unidad Contabi l idad
5 Suscr ibe los Estados Financieros del mes. Se alcanza a G. de Adm. General para su revis ión y f i rma correspondiente.
In fo rme, Es tados
F inanc ie ros de l mes
Or ig inal (2)
1 día
Secretar ia de Contabi l idad
SNP
6 Recibe, registra los Estados Financieros del mes y remite a la G. de Adm. General
5 min
Secretar ia de G.Adm. General
7 Recepciona, registra y pone en despacho del Gerente de Administrac ión
10 min
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
115
Gerente de Administrac ión
8 Revisa y suscr ibe los Estados Financieros de la Munic ipal idad, devuelve a la Unidad de Contabi l idad
1 día
Secretar ia de G.Adm. General
9 Recibe, registra y remite Estados Financieros a la Unidad de Contabi l idad
5 min
Secretar ia Contabi l idad
SNP
10 Rececpiona, registra y d istr ibuye EE.FF. a: 1. Alcaldía 2. Regidores 3. G. Munic ipal 4. G. Adm. General 5. ÓCI 6. Archivo Contabi l idad
Informe y
Fi le EE.FF. V°B°
Or ig inal (2) y 4 copias
30 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
116
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
117
FORMATOS UTILIZADOS
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
118
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
119
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Formulación de los Estados Financieros Trimestral
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Emitir los Estados Financieros Trimestral de la Municipalidad Provincial de Ilo.
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público . Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Instructivo N° 06 Periocidad de Presentación de los Estados Financieros y Presupuestarios Resolución de Alcaldía N↑8 157-2006-A-MPI Presentación de Información para la Elaboración de
Estados Financieros y Cronograma de Plazos Reglamento de Organización y Funciones.
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar la elaboración de los Estados Financieros y Presupuestarios del Trimestre que constan del Balance General (F-1), Los Estados de Gestión (F-2) y las Notas Explicativas a Los Estados Financieros, adjuntando la información presupuestaria (EP-1) Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos y (EP-2) Estado de Fuente y Uso de Fondos, consolidando de esta manera los Estados Financieros y Presupuestarios para remitir dicha información a la Contraloría General de la República.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO 1. Balance de Comprobación Financiero de 5 dígitos. 2. EP-1 Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos 3. EP-2 Estado de Fuente y Uso de Fondos. 4. Análisis de Cuentas Financiero y Presupuestal. 5. Conciliación Presupuestal con la Unidad de Gestión Presupuestal de la Entidad. 6. Conciliaciones practicas entre Contabilidad y Abastecimiento, Patrimonio, Personal, Administración
Tributaria, Grifo Municipal, Programa Maquinaria y Equipo. 7. Registraos Auxiliares cerrados. 8. Libros Principales Cerrados. 9. Información Presupuestaria: EP-1 y EP-2
ALCANCE
Alcaldía, Gerencia Municipal, Gerencia de Administración, Unidad de Gestión Presupuestaria, Unidad de Contabilidad, Oficina de Control Interno, Contaduría Pública y Contraloría General.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
120
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
FORMULACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS TRIMESTRAL
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Técnico de Integración Contable
SNP
1 Ejecuta el Proceso de Integración Contable
1 día
Técnico de Integración Contable
SNP
2 Emite en el Balance Construct ivo en el SAG y SIAF de 5 dígi tos
Balance Construct ivo
5 díg i tos
Or ig inal(2) 30 min
Téc. de Integración Contable y de
Ingresos SNP
3 Procesa en el SAG la acumulación de las diversas operaciones contables efectuadas en el t r imestre
10 min
4 Emite el Balance General (F-1) y Estados de Gest ión (F-2) del t r imestre en el SIAF
F-1 F-2
.
Or ig inal (2) 2 hrs
5 Elabora las Notas Expl icat ivas a los Estados Financieros en Excel con apoyo del Balance Construct ivo y Anál is is de Cuentas Financieras
Notas Expl icat ivas
EE.FF
Or ig inal (2) 5 hrs.
6 Luego, incorpora la información presupuestar ia remit ida por la Unidad de Gestión Presupuestal : • EP-1 Estado de
Ejecución del Presupuesto de ingresos y Gastos
• EP-2 Estado de Fuente y Uso de Fondos
EP-1 EP-2
Or ig inal (2) 1 día
Contador - Jefe de
Unidad de Contabi l idad
7 Real iza el Proceso de Transferencia de los Estados Financieros del t r imestre al MEF en el SIAF
1 hr
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
121
8 Revisa, suscr ibe los Estados Financieros y Presupuestar ios de la Munic ipal idad y elabora informe para su remisión a la Gerencia de Administrac ión para su aprobación y f i rma
In fo rme, Es tados
F inanc ie ros y P resupues ta r io de l T r imes t re
Or ig inal (2) 1 día
Secretar ia de Contabi l idad
SNP
9 Recibe, registra Estados Financieros y presupuestar ios, remite a la G. Adm. General
5 min
Secretar ia de G.Adm. General
10 Recepciona, registra y pone en despacho del Gerente de Administrac ión
5 min
Gerente de Administrac ión
11 Revisa y suscr ibe los Estados Financieros y Presupuestar ios de la Munic ipal idad, devuelve a la Unidad de Contabi l idad
15 min
Secretar ia de G.Adm. General
12 Recibe, registra y remite Estados Financieros a la Unidad de Contabi l idad
5 min
Secretar ia de Contabi l idad
SNP
13 Proyecta Of ic io para la f i rma del Alcalde, para remit i r la información a la Contaduría General de la Repúbl ica
Of i c io
Or ig inal (2) 20 min
Secretar ia de Alcaldía
14 Recibe, registra documentación y coloca en Despacho de Alcaldía
10 min
Alcalde 15 Suscr ibe Of ic io de los Estados Financieros y Presupuestar ios del Tr imestre
1 día
Secretar ia de Alcaldía
16 Remite documentación a la Contaduría General de la Repúbl ica y d istr ibuye: 1. Contaduría or ig inal 2. Alcaldía (c) 3. G. Munic ipal (c) 4. G. Adm. General (c) 5. OCI (c) 6. Arch. Contabi l idad (o)
Of i c io In fo rme, Es tados
F inanc ie ros y P resupues ta r io de l T r imes t re
Or ig inal (2)y 4 copias
1 día
Jefe Unidad Contabi l idad
17 “Posteriormente” Aprobado los Estados Financieros y Presupuestar ios de la MPI, sustenta ante Contaduría General de la Repúbl ica en la c iudad de Lima.
2 días
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
122
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
123
FORMATOS UTILIZADOS
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
124
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
125
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Cierre Contable y Presentación de la Información para la Cuenta General de la República
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Efectuar el cierre contable del ejercicio y la elaboración de los estados Financieros y Presupuestarios del ejercicio de la Municipalidad Provincial de Ilo.
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público . Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Instructivo N° 06 Periocidad de Presentación de los Estados Financieros y Presupuestarios Resolución de Alcaldía N↑8 157-2006-A-MPI Presentación de Información para la Elaboración de
Estados Financieros y Cronograma de Plazos Reglamento de Organización y Funciones y Manual de Organización y Funciones.
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar la elaboración de los Estados Financieros y Presupuestarios del ejercicio que constan del Balance General (F-1), los Estados de Gestión (F-2), Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (F-3), Estado de Flujos de Efectivo (F-4), Información Complementaria, Notas a los Estados Financieros y Otros Anexos a los Estados Financieros, adjuntando la información presupuestaria, consolidando de esta manera los Estados Financieros y Presupuestarios del ejercicio para remitir y sustentar dicha información a la Contaduría General de la República
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1. Balance Constructivo HT-1 de 5 dígitos 2. Análisis de Cuentas Financiero y Presupuestal. 3. Conciliación Presupuestal con la Unidad de Gestión Presupuestal de la Entidad. 4. Conciliaciones practicas entre Contabilidad y Abastecimiento, Patrimonio, Personal, Administración
Tributaria, Grifo Municipal, Programa Maquinaria y Equipo. 5. Registraos Auxiliares cerrados. 6. Libros Principales Cerrados 7. Información presupuestaria: PP-1, PP-2, EP-1, EP-2, EP-3, EP-4 y otros
ALCANCE
Contraloría General de la República, Alcaldía, Gerencia Municipal, Gerencia de Administración General, Oficina de Control Interno y Unidad de Contabilidad.
INSTRUCCIONES
Los Estados Financieros serán presentados en moneda nacional a nivel de dos decimales.
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126
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
CIERRE CONTABLE Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN PARA LA CUENTA GENERAL DE LA REPUBLICA
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Unidad de Contabi l idad 1 La Unidad de
Contabi l idad mediante documento informa fecha de cierre de operaciones del ejerc ic io a la G. de Adm. General y Unidades Generadoras de Ingresos y Gastos de la MPI, para lo cual deberán remit i r la información correspondiente para el c ierre de operaciones.
Documento de Fecha de
Cierre del Ejerc ic io
Técnico Administrat ivo I
(2) y
Técnico de Integración Contable
y de Ingresos SNP
2 Real izan el proceso de conci l iac ión del e jerc ic io, mes a mes de acuerdo a sus Hojas de Trabajo en Excel con todas las Unidades generadoras de ingresos y gastos de la Munic ipal idad
Hojas de t rabajo de
Conci l iac ión
12 días
Técnico de Integración Contable
SNP
3 Ejecuta el Proceso de Integración Contable
1 día
Técnico de Integración Contable
SNP
4 Emite en el Balance Construct ivo en el SAG y SIAF de 5 dígi tos
Balance Construct ivo
5 díg i tos
Or ig inal 30 min
Contador - Jefe de
Unidad de Contabi l idad
5 Revisa la correspondencia de saldos acreedores y/o deudores con sus respect ivas cuentas contables “Si hay ajustes contables ”
Repite paso 4
2 días
Contador - Jefe de
Unidad de Contabi l idad
y Técnico de
Integración Contable y de Ingresos
SNP
6 En el SAG y SIAF efectúa los Asientos Contables de Cierre del e jerc ic io: • Ajustes y
regular izaciones patr imoniales
• Cierre de cuentas de gest ión y de resul tados
• Cierre de cuentas de balance y de presupuesto
Asientos de Cierre del Ejerc ic io
Or ig inal 2 días
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
127
7 Impr ime los Formatos en el SIAF para obtener los Estados Financieros y Presupuestar ios del Pl iego, y d istr ibuye a los Técnicos Responsables
Formatos de los Estados Financieros
Or ig inal 2 hrs Contador - Jefe de
Unidad de Contabi l idad
8 Elabora los Estados Financieros: • F-1 Balance General • F-2 Estados de Gest ión • Elabora F-3 Estado de
Cambios en el Patr imonio Neto
• F-4 Estado de Flujos de Efect ivo
• Notas Expl icat ivas
F-1 F-2 F-3 F-4
Notas Expl icat ivas
Or ig inal (2) 7 días
Contador - Jefe de Unidad de
Contabi l idad, Técnico
Administrat ivo I (2) ,
Técnico de Integración Contable
SNP, Técnico de Patr imonio,
Técnico SNP
9 Elaboran los Anexos a los Estado Financieros de acuerdo a su competencia
AF-1 AF-2
AF-2A AF-3 AF-4 AF-5 AF-7 AF-9
AF-10 AF-11 AF-12 AF-12 AF-13
Or ig inal (2) 7 días
10 Elabora Otros Anexos a los Estados Financieros y son los s iguientes: • Reporte de saldos de
cuentas del act ivo por operaciones recíprocas entre ent idades del sector públ ico
• Reporte de saldo de cuentas del pasivo y patr imonio por operaciones recíprocas entre ent idades del sector públ ico
• Reporte de saldo de cuentas de gest ión por operaciones recíprocas entre ent idades del sector públ ico
Otros Anexos
Or ig inal (2) 4 hrs Contador - Jefe de
Unidad de Contabi l idad
11 Luego, incorpora la información presupuestar ia remit ida por Gest ión Presupuestal
EP-1 EP-2 EP-3 EP-4 PP-1 PP-2
Anexos a EEPP
1 día
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
128
12 Real iza el Proceso de Transferencia de los Estados Financieros al MEF en el SIAF, opción Procesos, Control de Procesos, hace check en información presupuestal y f inanciera/ t ransmit i r
30 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
13 Revisa, suscr ibe los Estados Financieros y Presupuestar ios de la Munic ipal idad y elabora informe para su remisión a la Gerencia de Administrac ión para su aprobación y f i rma.
In fo rme, Es tados
F inanc ie ros y P resupues ta r io
de l E je rc i c io
Or ig inal (2) 1 día
Secretar ia de Contabi l idad
SNP
14 Recibe, registra Estados Financieros y presupuestar ios, remite a la G. Adm. General
5 min
Secretar ia de G.Adm. General
15 Recepciona, registra y pone en despacho del Gerente de Administrac ión
5 min
Gerente de Administrac ión
16 Revisa y suscr ibe los Estados Financieros y Presupuestar ios de la Munic ipal idad, devuelve a la Unidad de Contabi l idad
15 min
Secretar ia de G.Adm. General
17 Recibe, y remite Estados Financieros a la Unidad de Contabi l idad
5 min
Secretar ia de Contabi l idad
SNP
18 Proyecta Of ic io para la f i rma del Alcalde, para remit i r la información a la Contaduría General de la Repúbl ica
Of i c io Es tados
F inanc ie ros y P resupues ta r io
de l E je rc i c io
Or ig inal(2) 20 min
Secretar ia de Alcaldía
19 Recibe, registra documentación y coloca en Despacho de Alcaldía
5 min
Alcalde 20 Suscr ibe los Estados Financieros y Presupuestar ios, devuelve a Contabi l idad
1 día
Secretar ia de Alcaldía
21 Remite documentación a la Unidad de Contabi l idad
5 min
Secretar ia Contabi l idad
SNP
22 Recepciona, registra, fotocopia y d istr ibuye Estados Financieros y Presupuestar ios a: 6. Contaduría or ig inal 7. Alcaldía (c) 8. G. Munic ipal (c) 9. G. Adm. General (c) 10. OCI (c)
6. Arch. Contabi l idad (o) 7.
Es tados F inanc ie ros y
p resupues ta r io
Or ig inal (2)y 4 copias
1 día
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129
Jefe Unidad Contabi l idad
23 Aprobado los Estados Financieros y Presupuestar ios de la MPI, sustenta ante Contaduría General de la Repúbl ica en la c iudad de Lima.
2 días
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
Nota.- Los anexos AF-6 y F-8 no se aplican Anexos a los Estados Financieros • AF-1: Invers iones • AF-2: Inmuebles, Maquinar ias y Equipo • AF-2A : Infraestructura Públ ica • AF-3: Depreciación, agotamiento y amort ización acumulada • AF-4: Otras Cuentas del act ivo • AF-5: Provis ión para Benefic ios Sociales • AF-7: Hacienda Nacional • AF-9: Movimiento de Fondos de Sub Cuentas Corr ientes del Tesoro Públ ico • AF-10: Declaración Jurada • AF-11: Relación de Funcionar ios autor izados a f i rmar los Estados Financieros y
Presupuestar ios • AF-12: Transferencias corr ientes rec ib idas • AF-13: Transferencias Corr ientes otorgadas Estados Presupuestarios • PP-1: Programación del presupuesto de Ingresos • PP-2 Programación del Presupuesto de Gastos • EP-1: Estado de Ejecución del Presupuesto de ingresos y Gastos • EP-2: Estado de Fuente y Uso de Fondos • EP-3: Clasi f icación Funcional del Gasto • EP-4: Distr ibución geográf ica del Gasto • PEPI: Programación y e jecución del Presupuesto de Ingresos • Anexos a los Estados Presupuestar ios PP-11, PP-2 y EP-1
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
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MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
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FORMATOS UTILIZADOS
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
132
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
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MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
134
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
135
FORMATOS DE ANEXOS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
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MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
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MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
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MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
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MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
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MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
141
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
142
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
143
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
144
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
145
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
146
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
147
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
148
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
149
AREA DE CONTROL PATRIMONIAL
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
150
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Inventario Anual Físico de Bienes de la MPI
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Establecer el procedimiento para una adecuada acción de Inventario Anual Físico de Bienes de la Municipalidad, con fines de sustentar los saldos de las cuentas contables del Balance General.
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 24680 del Sistema Nacional de Contabilidad y su Reglamento. Resolución N° 039/98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado Decreto Supremo N° 154-2001-EF Modifica Reglamento General de Procedimientos Administrativos
de los Bienes de Propiedad del Estado.
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento permite efectuar la constatación física de los bienes de la Municipalidad, etiquetado, registro y actualización de los mismos porcada dependencia en forma anual para sustentar los saldos de las cuentas contables del Balance General, determinando los faltantes y sobrantes así como el patrimonio de la Municipalidad.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1. Resolución que designa la comisión de Toma de Inventarios 2. Aprobación del Programa de Inventario Anual de Bines de la Municipalidad mediante Resolución. 3. Reporte de Contabilidad conteniendo los importes controlados en las cuentas de Almacenes,
Inmuebles Maquinaria y Equipo, Inversiones Intangibles, Bienes Culturales, Construcciones en Curso e Infraestructura Pública.
ALCANCE Todas las Dependencias de la Municipalidad.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
151
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
INVENTARIO ANUAL FISICO DE BIENES DE LA MPI
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Técnico en Patr imonio 1 Elabora el Programa de
Inventar io Anual de Bienes de la MPI , e labora Informe y Proyecto de Resolución que conforma Comisión de Toma de Inventar io
Informe Resolución
Programa de Inventar io
Anual
Or ig inal y copia
1 día
Secretar ia de Contabi l idad
SNP
2 Recepciona documento, registra y pone en despacho de Jefe de Unidad
5 min
Jefe de Unidad
Contabi l idad
3 Revisa Programa de Inventar io Anual Fís ico de Bienes de la MPI
"Si es correcto" Deriva con proveído a la
Gerencia de Administrac ión para su
aprobación.
"Si no es correcto" Devuelve a Técnico responsable para su
corrección.
(Proveído)
2 hrs.
Secretar ia de Contabi l idad
SNP
4 Recibe documento, registra y eleva proyecto de Resolución y programa de Toma de Inventar io a la G. de Adm. General para aprobación
25 min
Secretar ia de G.Adm. General
5 Recepciona documento, registra y pone en
despacho del Gerente de Adm. General
10 min
Gerente de Administrac ión
General
6 Revisa y aprueba Programa de Inventar io, Visa Resolución y der iva con Proveído a Patr imonio para su ejecución .
Informe Resolución
Programa de Inventar io
Anual (Proveído) aprobación
Original 2 hrs.
Secretar ia de G.Adm. General
7 Recepciona documento, registra y remite al Área de Control Patr imonial
10 min
Técnico en Patr imonio
8 En el SAG imprime Reporte de Afectación de Bienes por Dependencia
Reporte de Afectación de bienes
por Dependencia
Or ig inal 2 días
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
152
9 Impresión de Códigos Patr imoniales en Et iquetas de los Bienes Patr imoniales a inventar iar .
Et iquetas de
Codif icación Patr imonial
Or ig inal 6 días
10 Ver i f ica y real iza el levantamiento y la constatación f ís ica de bienes por cada dependencia, así como el et iquetado de los mismos
3 meses
11
La Comisión determina resultados: • Relación de Bienes
sobrantes y/o Fal tantes
• L is tado de Bienes Propuestos para baja
3 días
12 “Posteriormente” Real iza la actual ización en el SAG de los Bienes Patr imoniales
3 días
13 En el SAG y SIAF elabora las notas contables de los bienes fa l tantes y/o sobrantes
Notas Contables
Bienes Sobrantes
y/o fa l tantes
1 hr .
Comisión de Toma
de Inventar io
14 Adjunta al Fi le de cada Bien Patr imonial las sol ic i tudes de baja.
1 día
Técnico en Patr imonio
15 Impr ime Inventar io de Bienes Patr imoniales de MPI, elabora Informe de resultados de Inventar io
Informe de Resultados Inventar io
Anual Fís ico de Bienes
Or ig inal y copia
1 día
Secretar ia de Contabi l idad
SNP
16 Recepciona documento, registra y pone en despacho de Jefe de Unidad
10 min
Jefe de Unidad
Contabi l idad
17 Revisa, Visa Inventar io y Der iva con proveído a la
Gerencia de Administrac ión para su
conocimiento.
(Proveído) 1 hr .
Secretar ia de Contabi l idad
SNP
18 Recibe documento, registra y remite Informe a la Gerencia de Administración General para conocimiento.
10 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
153
1 O
Inventario
1
O
Solicitud de baja
O
N/C
O
RBPB
O
RBSF
O
PIAB
O
Informe
O
Proy. Resolución O
PIAB
1
O
Informe
1 O
Proy. Resolución
1 O
PIAB
INVENTARIO ANUAL FÍSICO DE BIENES DE LA MPIProcedimiento:
Comisión de Toma de InventarioJefe de ContabilidadTécnico en Patrimonio
Gerencia de Administración GeneralGerente de
AdministraciónSecretaria de Gerencia Administración General
Secretaria de Contabilidad
Inicio
Elabora el Programa de Inventario Anual de
Bienes de la MPI
Elabora Informe y Proyecto Resolución
O
Informe
O
Proy. Resolución
Recepciona documento , registra y pone en despacho de Jefe
Revisa Programa de Inventario Anual de
Bienes
Si es correcto?
Deriva con proveído a G. de
Administración para aprobación
No Si
Devuelve a Técnico para
corrección
O
PIAB
O
Informe
O
Proy. Resolución
Recibe, registra y eleva Proyecto de Resolución a G. de Administración
1
O
PIAB
O
Informe
O
Proy. Resolución
Recibe, registra documentos y pone en despacho del Gerente
de Administración1
O
PIAB
O
Informe
O
Resolución
Aprueba Programa de Inventario Anual, Visa
Resolución y Deriva con proveído a Control
Patrimonial
O
PIAB
O
Informe
O
Resolución
Recibe documentos, registra y remite a Control Patrimonial
2 O
Reporte
Imprime Reporte de Afectación de Bienes
por Dependencia en el SAG
O
Etiquetas
Imprime Etiquetas de Bienes patrimoniales
3
2
Verifica y realiza constatación física de bienes y etiquetado
Determina resultados
Actualiza en el SAG los bienes patrimoniales
Elabora Nota Contable de los bienes faltantes y sobrantes en el SAG y
SIAF
Adjunta a File de c/bien patrimonial las
solicitudes de baja
3
Archivo
4
4
5
O
Informe
Imprime Inventario Anual de Bienes y
elabora informe5
Archivo
O
Inventario
O
Informe
Recibe, registra documentos y coloca en
despacho de Jefe de Unidad
O
Inventario
O
Informe
Revisa, Visa inventario y deriva a G. de
Administración para conocimiento
O
Inventario
O
Informe
Remite Informe de Resultados de
inventario a G.de Administración
Fin
Nota.-PIAB = Programa de Inventario Anual de BienesRBSF = Relación de bienes sobrantes o faltantesRBPB= Relación de Bienes Propuestos para BajaN/C = Nota Contable
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
154
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Altas, Bajas y Enajenaciones de Bienes Patrimoniales
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Establecer el procedimiento para una adecuada alta, baja y enajenaciones de bienes patrimoniales de la Municipalidad.
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 24680 del Sistema Nacional de Contabilidad y su Reglamento. Resolución N° 039/98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado Decreto Supremo N° 154-2001-EF Modifica Reglamento General de Procedimientos Administrativos
de los Bienes de Propiedad del Estado.
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento permite efectuar la aprobación de altas, bajas y enajenaciones ante el Comité de Gestión Patrimonial, para lo cual deberá elaborarse el expediente Administrativo.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1. Expediente Administrativo
ALCANCE Alcaldía, Gerencia de Administración General, Unidad de Contabilidad, Área de Control Patrimonial.
INSTRUCCIONES
El Comité de Gestión Patrimonial, está integrada por el gerente Municipal, Gerente Urbano-Ambiental y el Técnico de Control patrimonial.
Las Causales de Alta de Bienes son: saneamiento de bienes muebles, permuta, donaciones, reposición.
Las Causales de Baja son: Estado de obsolescencia técnica, excedencia, mantenimiento o reparación onerosa, pérdida, robo o sustracción, destrucción o siniestro, etc.
La Resolución de Alta o Baja de Bienes tiene un plazo de 30 días para emitirla y 20 días hábiles para dar cuenta a la SBN emitida la resolución.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
155
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
ALTAS, BAJAS Y ENAJENACIONES DE BIENES PATRIMONIALES
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
1 Presenta las Sol ic i tudes de Al tas, Bajas y Enajenaciones de Bienes Muebles ante el Comité de Gest ión Patr imonial
2 Elabora el Expediente Administrat ivo, el cual contendrá el Informe Técnico Legal mot ivado que determine de los Bienes Muebles a darse de Al ta y/o Baja
Expediente Admin is t rat ivo
Or ig inal 2 días
Técnico en Patr imonio
3 Elevará el Expediente Administrat ivo al Comité de Gest ión Patr imonial para su evaluación
15 min
Comité de Gestión
Patr imonial
4 Evaluará Expediente Administrat ivo “De estar conforme”
Suscr ib irá Acta de Acuerdos
Acta de Acuerdos
Or ig inal 2 hrs.
Técnico en Patr imonio
5 Redacta Proyecto Resolución y eleva con Expediente Administrat ivo al Presidente del Comité de Gest ión para dar t rámite de aprobación
Proyecto Resoluc ión Expediente Admin ist rat .
Or ig ina l y 3 copias
30 min
Presidente Comité de Gestión
Patr imonial
7 Recepciona Expediente Administrat ivo y eleva a Alcaldía para su aprobación
30 min
Secretar ia de Alcaldía
8 Recepciona documentos, registra y coloca en despacho de Alcaldía
15 min
Alcalde 9 Suscr ibe Resolución que apruebe el a l ta y/o baja de los bienes Muebles
Resoluc ión de Al tas y/o Baja
de Bienes Muebles
Or ig ina l y 3 copias
1 día
Secretar ía General 10 Distr ibuye Resolución de Altas y/o Bajas de Bienes Patr imoniales de la s iguiente manera: Or ig inal : Secretar ía Gnal. Copia: CGP Copia: GAG Copia: UC
1 hr .
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
156
Técnico en Patr imonio
11 “Posteriormente” Real iza la actual ización en el SAG de la Al ta y/o Baja de Bienes Muebles
30 min.
12 En el SAG y SIAF elabora las Notas Contables por la Al ta y/o Baja de Bienes Muebles. Impr ime Nota Contable. Firma y anota N° de Registro para SIAF. Adjunta copia de doc. sustentator ia: • Copia de Resolución d
Al ta y/o Baja de Bienes Muebles
Notas Contables
por Al ta y/o Baja Bienes
Muebles
Or ig inal 15 min x c/N/C
Jefe de Unidad Contabi l idad
13 Ver i f ica Nota Contables
Si es correcto" Visa Notas Contables y
ordena archivo.
"Si no es correcto" Devuelve Nota Contable a
Técnico Responsable para su corrección
Notas Contables
V°B°
5 min
Secretar ia de Contabi l idad
SNP
14 Recibe y archiva Notas Contables
5 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
157
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
158
FORMATOS UTILIZADOS
SOLICITUD DE BAJA DE BIENES PATRIMONIALES
No. _______ I. DATOS GENERALES UNIDAD ORGANICA O AREA TECNICA SOLICITANTE NOMBRE DE USUARIO DEL BIEN UBICACIÓN DEL BIEN II. MOTIVO DE LA BAJA (Marcar con “X”)
1. ESTADO DE EXCEDENCIA 5. DESTRUCCIÓN O SINIESTRO
2. OBSOLESCENCIA 6. REEMBOLSO O REPOSICION
3. MANTENIMIENTO O REPARACIÓN ONEROSA 7. OTRA CAUSAL (Previa opinión favorable del SNB)
4. PERDIDA, ROBO O SUSTRACCIÓN
III. DESCRIPCION DE LOS BIENES MUEBLES
a) Denominación b) Código patrimonial
c) Detalle Técnico - Marca - Modelo - Tipo - Color - Dimensiones - Número de Serie - Número de Placa de Rodaje - Número de Motor - Número de Chasis - Año de Fabricación d) Estado de Conservación (Marcar con “X”)
- Nuevo (N) - Bueno (B) - Regular (R) - Malo (M) e) valor (S/.)
IV. DESCRIPCION DE LOS BIENES MUEBLES
1. INFORME DE USUARIO 8. DENUNCIA POLICIAL
2. INFORME DE JEFE SUPERIOR 9. DOCUMENTOS EXP. POLICIA NACIONAL
3. INFORME TECNICO 10.INFORME E ESPECIALISTA (EXTERNO)
4. ACTA DE CONSTATACION 11.CERTIFICADO DE DIPROVE(Vehículos)
5. INFORME DE TASACION 12.CERTIFICADO DE GRAVAMEN (Vehículos)
6. INFORME CIA. BOMBEROS 13.OTROS (ESPECIFICAR)…………………………………
7. INFORME DE DEFENSA CIVIL ………………………………………………………
Fecha: Ilo ___ de _________ del 2006
……………………………………….. Responsable de Unidad Orgánica
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
159
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Bienes en Cesión de Uso
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Establecer el procedimiento para los bienes en cesión de uso de la Municipalidad.
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 24680 del Sistema Nacional de Contabilidad y su Reglamento. Resolución N° 039/98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado Decreto Supremo N° 154-2001-EF Modifica eglamento General de Procedimientos Administrativos de
los Bienes de Propiedad del Estado.
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento permite ceder bienes en cesión de uso
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1.- Documento de Interesado que solicita bien en cesión de uso
ALCANCE Alcaldía, Gerencia de Administración General, Unidad de Contabilidad, Área de Control Patrimonial.
INSTRUCCIONES
Los Representantes de la Municipalidad, está conformada por el jefe de Unidad y el Técnico de Control patrimonial.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
160
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
BIENES EN CESION EN USO
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Interesado 1 Presenta documento de
bien en cesión de uso adjuntando los s iguientes documentos: a) Copia del documento
de ident idad del t i tu lar o representante de ent idad la sol ic i tante
b) Informe sustentando la necesidad del uso del b ien
Documento Or ig inal y copia
15 min
Trámite Documentar io
2 Recepciona documento, registra y remite a despacho de Alcaldía
15 min
Secretar ia de Alcaldía
3 Recepciona documento, registra y coloca en despacho de Alcaldía
15 min
Alcalde 4 Evalúa y der iva a Asesoría Jur ídica para su evaluación, cal i f icación y emis ión de Informe Técnico Legal
(Proveído) 15 min
Secretar ia de Alcaldía
5 Recibe documento, registra y remite a Asesoría Jur ídica
15 min
Secretar ia de G. Asesoría Jur ídica
6 Recepciona, registra documento y coloca en despacho de Asesor Legal
5 min
Asesor Legal 7 Revisa y evalúa documento
“Si procede” Elabora Informe Técnico Legal y recomienda al
Ti tu lar autor ice la cesión en uso del b ien propuesto
“No Procede” Devuelve a Tramite
documentar io.
Informe Técnico Legal
Or ig inal y copia
2 hrs.
Secretar ia de G. Asesoría Jur ídica
8 Recibe, registra y remite Informe Técnico a Despacho de Alcaldía
15 min
Secretar ia de Alcaldía
9 Recepciona Informe, registra y coloca en despacho de Alcaldía
15 min
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
161
Alcalde 10 El Ti tu lar de encontrar conforme, autor iza mediante Resolución, la cesión en uso del b ien (s) a favor de la Inst i tuc ión (s) sol ic i tante.
Resolución
Or ig inal y 2 copias
1 hr .
Secretar ia de Alcaldía
11 Recibe Resolución, registra y remite a G. de Adm, General para su cumpl imiento
1 hr .
Secretar ia de G. Adm. General
12 Recepciona documentos registra y pone en despacho de la Gerencia
15 min
Gerente de Administrac ión
13 Toma conocimiento y der iva con proveído a Control Patr imonial
(Proveído G. Adm.)
15 min
Secretar ia de G. Adm. General
14 Recibe y remite documentos a Unidad de Contabi l idad
15 min
Secretar ia de Contabi l idad
SNP
15 Recepciona documentos registra y pone en despacho de Jefe de Unidad
5 min
Jefe de Unidad de Contabi l idad
16 Der iva con proveído a Técnico de Patr imonio
(Proveído UC)
5 min
17 Coordina con la parte interesada, y real iza inspección ocular in s i tu
1 hr . Técnico en Patr imonio
18 “Posteriormente de ser conforme”
Elabora Acta de Entrega de Bien en Cesión en Uso
Acta Or ig inal y copia
30 min
Jefe de Unidad de Contabi l idad,
Técnico en Patr imonio, Interesado
19 Proceden ambas partes a f i rman Acta de entrega del bien en señal de conformidad
Acta V°B°
Or ig inal y copia
1 hr .
20 Entrega copia de Acta a la parte interesada
5 min Técnico en Patr imonio
21 Ret iene or ig inal de Acta y adjunta a f i le patr imonial del b ien.
5 min
Interesado 22 Recibe copia de Acta . 3 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
162
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
163
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO CP1
Donación de Bienes Muebles Dados de Baja Técnica
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para la donación de bienes muebles dados de baja técnica de la Municipalidad.
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 24680 del Sistema Nacional de Contabilidad y su Reglamento. Resolución N° 039/98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado Decreto Supremo N° 154-2001-EF Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los
Bienes de Propiedad del Estado.
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento permite regula las donaciones de bienes muebles dados de baja por la entidad
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1.- Resolución de Bien Patrimonial dado de Baja Técnica 2.- Documento de Interesado solicitando donación del bien
ALCANCE Alcaldía, Gerencia de Administración General, Unidad de Contabilidad, Área de Control Patrimonial.
INSTRUCCIONES
Los Representantes de la Municipalidad, está conformada por el Gerente de Administración General, Jefe de Unidad y el Técnico de Control patrimonial.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
164
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
DONACION DE BIENES MUEBLES DADOS DE BAJ A TECNICA
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Interesado 1 Presenta documento
sol ic i tando donación de bienes
Documento Or ig inal y copia
10 min
Trámite Documentar io
2 Recepciona documento, registra y remite a despacho de Alcaldía
15 min
Secretar ia de Alcaldía
3 Recepciona documento, registra y pone en despacho de Alcaldía
15 min
Alcalde 4 Toma conocimiento y der iva a Gerencia de Administrac ión emisión de informe de disponibi l idad de bienes dados de baja
(Proveído)
15 min
Secretar ia de Alcaldía
5 Recibe documento, registra y remite a G. de Adm. General
15 min
Secretar ia de G. Adm. General
6 Recepciona, registra documento y coloca en despacho de la Gerencia
10 min
Gerente de Administrac ión
7 Toma conocimiento y der iva con proveído a Control Patr imonial para informar bienes dados de baja
(Proveído G. Adm.)
15 min
Secretar ia de Contabi l idad
SNP
8 Recepciona documento registra y coloca en despacho de Jefe de Unidad
15 min
Jefe de Unidad de Contabi l idad
9 Der iva con proveído a Técnico de Patr imonio para informar bienes dados de baja
(Proveído UC)
10 min
Técnico en Patr imonio
10 Elabora Informe de disponibi l idad de bienes dado de baja Adjunta Resolución de Bienes dado de Baja
Informe de Bienes dados
de baja
Or ig inal y copia
1 día
Secretar ia de Contabi l idad
SNP
11 Recepciona Informe, registra y pone en despacho de Jefe de Unidad
5 min
Jefe de Unidad de Contabi l idad
12 Remite a la G. de Administración General
10 min
Secretar ia de Contabi l idad
SNP
13 Recibe documentos, registra y remite a G. de Adm. General
5 min
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
165
Secretar ia de G. Adm. General
14 Recepciona, registra documentos y pone en despacho de la Gerencia
5 min
Gerente de Administrac ión
15 Recomienda al Ti tular se autor ice la t ransferencia def ini t iva vía donación del bien propuesto al interesado.
20 min
Secretaria de G. Adm. General
16 Elabora Informe de recomendación de donación de bien (s) dado de baja y remite a Alcaldía
Informe de recomendación
de Donación
Or ig inal y copia
15 min
Secretar ia de Alcaldía
17 Recepciona documento, registra y coloca en despacho de Alcaldía
5 min
Alcalde 18 El Ti tu lar de encontrar conforme somete a Cesión de Consejo la t ransferencia def in i t iva vía donación del b ien (s) a favor de la Inst i tuc ión (s) sol ic i tante.
Acuerdo de Consejo
1 semana
Secretar ia General
19 “Posteriormente” Remite copia de Acuerdo de Cesión de Consejo a G. Adm. General
Copia de Acuerdo de Cesión de Consejo
1 día
Secretar ia de G. Adm. General
20 Recepciona documento registra y pone en despacho de la Gerencia
Copia de
5 min
Gerente de Administrac ión
21 Toma conocimiento de Acuerdo y der iva con proveído a Control Patr imonial
(Proveído)
10 min
Secretar ia de G. Adm. General
22 Recibe documentos registra y remite a la Unidad de Contabi l idad
5 min
Secretar ia de Contabi l idad
SNP
23 Recepciona documentos registra y pone en despacho de Jefe de Unidad
5 min
Jefe de Unidad de Contabi l idad
24 Der iva con proveído a Técnico de Patr imonio
(Proveído UC)
15 min
Técnico en Patr imonio
25 Coordina con la parte interesada para entrega del bien y e labora Acta de Donación del Bien
Acta Or ig inal y copia
1 hr .
Representantes de la MPI
e Interesado
26 Proceden ambas partes a f i rman Acta de donación del bien(s) en señal de conformidad
Acta V°B°
Or ig inal y copia
1 hr .
27 Entrega copia de Acta a la parte interesada
5 min Técnico en Patr imonio
28 Ret iene or ig inal de Acta y adjunta a f i le patr imonial del b ien.
Interesado 29 Recibe copia del Acta FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
166
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
167
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Inventario Mensual de Activos Fijos y Bienes Menores
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Establecer el procedimiento para una adecuada acción de Inventario de Activos Fijos y Bienes Menores en forma mensual.
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley N° 24680 del Sistema Nacional de Contabilidad y su Reglamento. Resolución N° 039/98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado Decreto Supremo N° 154-2001-EF Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los
Bienes de Propiedad del Estado.
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento permite efectuar la constatación física de los activos fijos y bienes menores de la Municipalidad, etiquetado, registro y actualización de los mismos por cada dependencia en forma mensual para sustentar los saldos de las cuentas contables del Balance General.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1.- PECOSAS
ALCANCE Unidad de Logística, Unidad de Contabilidad, Área de Control patrimonial y todas las Unidades Orgánicas de la Municipalidad
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
168
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
UNIDAD DE CONTABILIDAD FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : AREA DE CONTROL PATRIMONIAL HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
INVENTARIO MENSUAL DE ACTIVOS FIJOS Y BIENES MENORES
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
1 Real iza seguimiento en el SAG de las PECOSAS emit idas en el mes con el f in de identi f icar los act ivos f i jos y b ienes menores adquir idos.
2 hrs
2 En el SAG Impr ime Listado de Kardex de Almacén
L is tado de Kardex de Almacén
Or ig inal 10 min
3 Elabora en Hoja Excel Relación de Act ivos Fi jos y Bienes Menores del mes en función a las PECOSAS de Almacén especif icando fecha, N° de PECISA, O/C, Descr ipc ión del b ien, precio uni tar io, cant idad, usuar io, ubicación, F.F., Proveedor, Comprobante de Pago
Relación de Bienes
Or ig inal 2 hrs.
4 Luego, real iza la constatación f ís ica y codi f icación, et iquetado de todos los Act ivos Fi jos y Bienes Menores
2 dias
5 “Posteriormente” Real iza el registro en el SAG de Nuevos Act ivos o Bienes menores Nuevos
30 min.
Técnico de Patr imonio
6 En el SAG prepara las Notas Contables generando el as iento contable por cada incorporación de nuevos Act ivos y/o Bienes Menores. Impr ime Nota Contable. Firma y anota N° de Registro para SIAF. Adjunta copia de doc. sustentator ia: • Comprobante de Pago • Orden de Compra • Guía de Remisión • PECOSA • Factura y/o B/V • Requer imiento del b ien
Notas Contables por Al ta de
Act ivos Fi jos y/o Bienes Menores
15 min x c/N/C
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
169
Jefe de Unidad Contabi l idad
7 Ver i f ica, v isa Notas Contables y ordena
archivo
Notas Contables
V°B°
Or ig inal 5 min
Secretar ia Contabi l idad
8 Recibe y archiva Notas Contables
Notas Contables
Or ig inal 5 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
170
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
171
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Incorporación y Codificación de Obras Ejecutadas al Sistema de Control Patrimonial
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Establecer el procedimiento para una adecuada incorporación y codificación de obras ejecutadas por la Municipalidad al Sistema Patrimonial.
NORMAS DE OPERACIÓN
Resolución de Contraloría N° 072-98-CG Normas de Control Interno para el Sector Público
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento permite una adecuada incorporación y codificación de obras ejecutadas por la Municipalidad que pasan a Infraestructura pública y elabora la Nota Contable de incorporación, así como el registro y codificación de la Obra en el sistema SAG.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1. Que el Bien Mueble pertenezca a la Municipalidad 2. Resolución que aprueba la liquidación de la obra 3. Liquidación Técnica-Financiera y Presupuestal
ALCANCE Gerencia de Inversiones, Unidad de Contabilidad, Área de Control Patrimonial.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
172
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
UNIDAD DE CONTABILIDAD FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : AREA DE CONTROL PATRIMONIAL HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
INCORPORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE OBRAS EJECUTADAS AL SISTEMA DE CONTROL PATRIMONIAL
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Gerencia de Inversiones e
Infraestructura
1 Remite al Área de Control Patr imonial copia de las Actas de Recepción de Obras y/o l iquidación de Obras
Ac ta de Recepc ión de
Obras y /o l i qu idac ión de
Obras
Copia
Secretar ia de Contabi l idad
2 Recepciona Actas, registra y coloca en despacho de Jefe de Unidad
5 min
Jefe de Unidad de contabi l idad
3 Der iva con proveído a Técnico
5 min
4 En el SAG elabora las Notas Contables de Incorporación de Obras que se encontraban en Construcciones en Curso a Infraestructura Públ ica generando el as iento contable respect ivo. Impr ime Nota Contable. Firma y anota N° de Registro para SIAF.
Notas Contables
Obras ejecutadas
20 min Técnico
Administrat ivo I
5 En el SIAF real iza el registro correspondiente, e laborando la nota contable respect iva.
10 min
Jefe de Unidad Contabi l idad
6 Ver i f ica Nota Contables Si es correcto"
Visa Notas Contables y ordena archivo.
"Si no es correcto"
Devuelve Nota Contable a Técnico Responsable
para su corrección
Notas Contables
V°B°
Or ig inal 5 min
Secretar ia Contabi l idad
7 Recibe y archiva Notas Contables
Notas Contables
Or ig inal 5 min
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
173
8 En el SAG real iza el registro de Obras ejecutadas al Sistema de Control Patr imonial , designando codi f icación, fecha de ingreso, nombre de la obra y/o estudios
15 min Técnico de Patr imonio
9 Actual iza sus anál is is para el cálculo de depreciación mensual.
10 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
174
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
175
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Depreciación de Bienes
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Establecer el procedimiento para una adecuada depreciación de Bienes Muebles de la Municipalidad.
NORMAS DE OPERACIÓN
Tablas de Depreciación
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite determinar la pérdida gradual de bienes muebles y elaborar en el SAG y SIAF las Notas Contables por Depreciación.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1. Que el Bien Mueble pertenezca a la Municipalidad 2. Tarjetas de Control de Activos 3. Tasas de Depreciación vigente sustentado en el marco legal correspondiente
ALCANCE Unidad de Contabilidad, Área de Control Patrimonial.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
176
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
UNIDAD DE CONTABILIDAD FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : AREA DE CONTROL PATRIMONIAL HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
DEPRECIACIÓN DE BIENES
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
1 Determina la Pérdida gradual del b ien (Depreciación) mensual para Bienes Muebles de acuerdo a Tabla de Porcentajes de Depreciación.
Elabora en Hoja Excel la Depreciación del mes
Cuadro de Deprec iac iones
de l mes
Or ig inal y copia
2 hrs.
2 En el SAG elabora las Notas Contables de Depreciación generando el as iento contable respect ivo por la depreciación del b ien mueble. Impr ime Nota Contable. Firma y anota N° de Registro para SIAF.
Notas Contables
Depreciación .
Or ig inal 10 min
Técnico de Patr imonio
3 En el SIAF real iza el registro correspondiente, e laborando la nota contable de depreciación.
10 min
Jefe de Unidad
Contabi l idad
4 Ver i f ica Nota Contables
Si es correcto" Visa Notas Contables y
ordena archivo.
"Si no es correcto" Devuelve Nota Contable a
Técnico Responsable para su corrección
Notas Contables
V°B°
Or ig inal 5 min
Secretar ia Contabi l idad
5 Recibe y archiva Notas Contables
5 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
177
o
N/C Deprec.
1 o
Cuadro Deprec.
Gerencia de Administración General – Unidad de Contabilidad
DEPRECIACIÓN DE BIENESProcedimiento
Secretaria de Contabilidad Técnico de Patrimonio Jefe de Unidad
Inicio
Determina la pérdida gradual de Bienes
Muebles
Elabora en el SAG las Notas Contables de
Depreciación
Imprime Nota contable, firma y anota N° para
SIAF
o
N/C Deprec.
o
N/C Deprec.
EstaConforme?
DevuelveNota Contable Visa Notas Contables
y ordena archivo
No Si
o
N/C Deprec.
Verifica Notas Contables de Depreciación
Archivo
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
178
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Desplazamiento Externo de Bienes Patrimoniales
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Establecer el procedimiento para un adecuado desplazamiento externo de bienes patrimoniales de la Municipalidad.
NORMAS DE OPERACIÓN
Resolución de Contraloría N° 072-98-CG Normas de Control Interno para el Sector Público 300.06 Acceso y Custodia de Bienes
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento permite efectuar el traslado externo de bienes patrimoniales fuera de las instalaciones de la Municipalidad.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1. Que el Bien Patrimonial pertenezca a la Municipalidad 2. Papeleta de Autorización
ALCANCE Dependencia Solicitante, Área de Control Patrimonial.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
179
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
UNIDAD DE CONTABILIDAD FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : AREA DE CONTROL PATRIMONIAL HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
DESPLAZAMIENTO EXTERNO DE BIENES PATRIMONIALES
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Dependencia Sol ic i tante 1 Sol ic i ta con documento el
t ras lado externo del Bien Patr imonial a la G. de Administración General
Documento de tras lado
externo
Or ig inal
Secretar ia de G. Administrac ión
General
2 Recepciona documento, registra y coloca en despacho de la G. Adm. General
10 min
Gerente de Administrac ión
General
3 Toma conocimiento, autor iza con Proveído y der iva al Área de Control Patr imonial
(Proveído) 15 min.
Secretar ia de G. Administrac ión
General
4 Recibe documento, registra y remite al Área de Control Patr imonial
5 min
Técnico en Patr imonio
5 Coordina con Dependencia sol ic i tante y entrega Formato de Desplazamiento Interno/Externo de Bienes
Formato Papeleta
Desplazam. de Bienes
Patr imonia les
6 L lena datos de papeleta y obt iene Visto Bueno de Jefe Inmediato
Papeleta V°B°
Or ig inal 10 min Dependencia Sol ic i tante
7 Fotocopia Papeleta y
entrega Papeleta l lenada a Técnico Responsable de Control Patr imonial
Papeleta
Or ig inal y 2 copias
5 min-
Técnico de Patr imonio
8 Revisa conformidad de Papeleta
“Si está incompleta” Devuelve al interesado
5 min.
9 Firma Papeleta en señal de conformidad y dispone del t raslado del Bien. Ret iene Papeleta.
3 min.
Dependencia Sol ic i tante
10 “Posteriormente” Procede a real izar e l t ras lado del Bien y entrega copia a Vigi lante y ret iene copia para archivo
20 min.
Vigi lancia 11 Real iza la ver i f icación f ís ica del bien, registra desplazamiento en cuaderno de cargo.
10 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
180
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
181
FORMATOS UTILIZADOS
PAPELETA DE AUTORIZACIÓN PARA DESPLAZAMIENTO INTERNO/EXTERNO DE BIENES PATRIMONIALES
El Servidor Don: __________________________ de la Unidad Orgánica:____________________ con código personal N° : ____________ Esta autorizado según documento: ______________________ De fecha: ____________________ Para el Desplazamiento: Interno Externo De : _____________________________________________________________________________ Hacia : _____________________________________, con fines_____________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Desde: ____/ ____ / ____ al _____ / _____ / _____ Los siguientes Bienes Patrimoniales:
Cod. N° de Inventario Descripción Estado de Conservación
FECHA: ____________________ ______________________ ___________________ V° B° Control Patrimonial Entregue Conforme Nombre: Nombre: DNI: DNI:
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
182
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Desplazamiento Interno de Bienes Patrimoniales
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Establecer el procedimiento para un adecuado desplazamiento interno de bienes patrimoniales de la Municipalidad.
NORMAS DE OPERACIÓN
Resolución de Contraloría N° 072-98-CG Normas de Control Interno para el Sector Público 300.06 Acceso y Custodia de Bienes
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar el traslado interno de bienes patrimoniales dentro de las instalaciones de la Municipalidad.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1. Que el Bien Patrimonial pertenezca a la Municipalidad
2. Papeleta de Autorización
ALCANCE Alcalde, Funcionario o Servidor de la Municipalidad, Área de Control Patrimonial.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
183
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
UNIDAD DE CONTABILIDAD FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : AREA DE CONTROL PATRIMONIAL HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
DESPLAZAMIENTO INTERNO DE BIENES PATRIMONIALES
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Servidor Sol ic i tante 1 Sol ic i ta al Área de
Control Patr imonial e l t ras lado interno del Bien Patr imonial .
Técnico de Patr imonio
2 Entrega a Servidor Formato de Papeleta de Desplazam. Interno/Externo de Bienes Patr imoniales
Formato Papeleta de Desplazam. de Bienes
Patr imonia les
Or ig inal 3 min
Servidor Sol ic i tante
3 Llena Papeleta, indicando nombre del servidor, unidad orgánica, t ipo de desplazamiento, or igen, dest ino, código del b ien, descr ipción del b ien, estado de conservación, fecha, f i rma.
10 min.
Jefe de Dependencia Sol ic i tante
4 Visa Papeleta en señal de conformidad
Papeleta V°B°
Or ig inal 5 min.
Servidor Sol ic i tante
5 Fotocopia y entrega papeleta a Técnico de Control Patr imonial
Papeleta
Or ig inal y copia
5 min-
Técnico de Patr imonio
6 Revisa conformidad de Papeleta
“Si está incompleta” Devuelve al interesado
5 min.
7 Firma Papeleta en señal de conformidad y dispone del t raslado del Bien. Ret iene Papeleta or ig inal “Si el desplazamiento de
bien es permanente” Actual iza el l is tado de cargo de afectación de
bienes en Uso de la Unidad que recib irá dicho
bien.
10 min.
Servidor Sol ic i tante
8 “Posteriormente” Procede a real izar e l
t ras lado del Bien
20 min.
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
184
f o
Papeleta
o
Papeleta
f
Unidad de Contabilidad – Área de Control Patrimonial
DESPLAZAMIENTO INTERNO DE BIENES PATRIMONIALESProcedimiento
Técnico de Patrimonio
Dependencia Solicitante
Servidor Solicitante Jefe de Dependencia Solicitante
Inicio
Solicita a Control Patrimonial el traslado
interno de bien
o
Papeleta
Entrega Formato de Papeleta de
Desplazamiento I/E de Bienes Patrimoniales
o
Papeleta
Llena datos de Papeleta y firma
o
Papeleta
Fotocopia Papeleta y entrega a Patrimonio
o
Papeleta V°B°
Visa Papeleta
EstaConforme?
DevuelvePapeleta
Firma Papeleta y dispone traslado del bien. Retiene original
No Si
c o
Papeleta
Verifica conformidad de Papeleta
Archivo
Si traslado es permanente
Actualiza el listado de cargo de afectación de Bienes en uso
f
Papeleta
Procede a realizar el traslado del bien
Archivo
Fin
Si
1
1
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
185
FORMATOS UTILIZADOS
PAPELETA DE AUTORIZACIÓN PARA DESPLAZAMIENTO INTERNO/EXTERNO DE BIENES PATRIMONIALES
El Servidor Don: __________________________ de la Unidad Orgánica:____________________ con código personal N° : ____________ Esta autorizado según documento: ______________________ De fecha: ____________________ Para el Desplazamiento: Interno Externo De : _____________________________________________________________________________ Hacia : _____________________________________, con fines_____________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Desde: ____/ ____ / ____ al _____ / _____ / _____ Los siguientes Bienes Patrimoniales:
Cod. N° de Inventario Descripción Estado de Conservación
FECHA: ____________________ ______________________ ___________________ V° B° Control Patrimonial Entregue Conforme Nombre: Nombre: DNI: DNI: