M-Files PFMЭффективное

управление закупками

Светлин Савов, FTS Russia

Международные консультанты по автоматизации бизнес-процессов20-летний опыт работы250 клиентов в 11 странах мира

Преимущества использования ИТ-системы для управления закупками

Лучший контроль расходов Обязательная авторизация расходов Автоматическая проверка бюджета

Повышение эффективности Сокращение ручных операций с бумажными документами Ускорение процесса согласования

Оптимизация затрат на снабжение Проведение тендеров, реестр одобренных поставщиков

Полное соответствие корпоративным правилам Автоматизированный контроль за соблюдением процессов История закупок и одобрений

Возможности системы управления закупками M-Files PFM

Создание и согласование заявок/заказов на закупкуПроведение тендеров и выбор поставщиковРегистрация и утверждение поставщиковСогласование договоров с контрагентамиСоздание и согласование заявок на оплатуХранение истории закупок и утвержденийФормирование отчетности и аналитики по закупкамИнтеграция с учетными системами (SAP, 1C, Microsoft)Веб-доступ и мобильный доступ

СОЗДАНИЕ И СОГЛАСОВАНИЕ ЗАКАЗА НА ЗАКУПКУ

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Интерфейс пользователя системы

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Создание заказа на закупку - поставщик может быть неизвестен, если

предполагается его выбор

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Утверждающие по документу устанавливаются автоматически, в

зависимости от корпоративных правил утверждения (напр. в зависимости от

суммы закупки)

1. Автоматическая проверка бюджета

2. Правила утверждения расходов в зависимости от:• Должности сотрудника• Типа товара/услуги• Суммы заявки...

Пример:Необходимо утверждение

Руководителя отдела

Финансовогоконтролера

Финансового директора

Заявка > 5000 USD

Заявка от 1000 до 5000 USD

Заявка до1000 USD

Авторизация расходов

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Создаваемый заказ на закупку открывается в соответствующем приложении MS Office на основании привязанного шаблона с заполнением полей из карточки.

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

После регистрации, заказ на закупку отправляется на согласование

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Для следующего согласующего лица в цепочке утверждений формируется внутренняя задача и отправляется уведомление по электронной почте

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENTУтверждающий может просмотреть все ожидающие его согласования документы.

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Утверждающий может выполнить утверждение или отклонить документ

Создание и утверждение заказов на закупку возможно также с мобильных

устройств

ПРОВЕДЕНИЕ ТЕНДЕРА И ВЫБОР ПОСТАВЩИКА

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Для проведения тендера первоначально требуется регистрация соответствующей

карточки тендера

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

По тендеру могут регистрироваться различные типы документов

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Регистрация карточки поставщика – участника тендера

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Предложения от поставщиков загружаются с созданием карточки

По каждому предложению проставляются баллы по тендерным индикаторам

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

По окончанию приема предложений доступна информация с тендерными

индикаторами для принятия решения

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

После проведения анализ предложений регистрируется форма оценки тендера для

согласования

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Форма оценки создается из шаблона, отображает участников тендера и их индикаторы, влияющие на принятие

решения

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Согласование формы оценки тендера осуществляется по аналогии с

согласованием заказа на закупку

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

После согласования формы оценки тендера, выигравший поставщик указывается в карточке тендера

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Выигравший поставщик и тендер указываются в карточке заказа на закупку

СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРА С ПОСТАВЩИКОМ

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Карточка договора регистрируется отдельно с целью объединения всех

договорных документов

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

При создании договора из шаблона, могут автоматически заполняться поля из

связанных карточек (в данном примере, реквизиты поставщика)

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

После подготовки договора, он отправляется для комментариев

согласующим лицам, указанным в карточке

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Все комментарии сохраняются в системе с указанием пользователя, даты и времени

создания комментариев

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

После обработки комментариев к договору осуществляется его утверждение

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

После согласования договора, информация о нем вносится в карточку

заказа на закупку

СОЗДАНИЕ И СОГЛАСОВАНИЕ ЗАЯВКИ НА ОПЛАТУ

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Регистрация заявки на оплату осуществляется с привязкой к

утвержденному заказу на закупку

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Заявка на оплату создается из шаблона с автоматическим заполнений полей из

карточек

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Процесс согласования заявки на оплату осуществляется по аналогии с процессом

согласования заказа на закупку

www.fts-eu.com+7 (495) 950-

54-69info.ru@fts-eu.com

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!