Post on 01-Jan-2015
Lineamientos metodológicos para la construcción de indicadores de desempeño
Curso: Planificación Estratégica y construcción de indicadores de desempeño en el sector público
Secretaría Técnica de Administración Presupuestaria
ILPES/CEPAL
San José, Costa Rica
Marianela Armijo
Roberto Jimenez
INDICADORES DE DESEMPEÑO
“Que indica o sirve para indicar” Del latín “Indicare”, significa: “Mostrar o
significar algo, con indicios y señales”
Real Academia de la Lengua
INDICADORES DE DESEMPEÑO
Es una herramienta que entrega información cuantitativa respecto del logro o resultado en la entrega de productos (bienes o servicios) generados por la institucion, cubriendo aspectos cuantitativos o cualitativos.
10 pasos básicos para construir indicadores
1. Establecer las definiciones estratégicas como referente para la medición
2. Establecer las áreas de desempeño relevantes a medir
3. Formular el indicador para medir el producto u objetivo y describir la fórmula de cálculo.
4. Validar los indicadores aplicando criterios técnicos
5 Recopilar los datos
6. Establecer las metas o el valor deseado del indicador y la periodicidad de la medición
7. Señalar la fuente de los datos
8. Establecer supuestos (observaciones)
8. Evaluar: establecer referentes comparativos y establecer juicios
10. Comunicar e Informar el desempeño logrado
1. Establecer las definiciones estratégicas como referente para la medición del desempeño
PRIORIDADES INSTITUCIONALES MISION VISION OBJETIVOS ESTRATEGICOS
In s t i t u c i ó n : I N S T I T U T O C O S T A R R I C E N S E D E L D E P O R T E Y L A R E C R E A C I O NM i s i ó n : P r o m o ve r e n l a p o b l a c i ó n e n g e n e r a l e s t i l o s d e v i d a a c t i va p o r m e d i i o d e l a p r á c t i c a p e r i ó d i c a d e l e j e r c i c i o f ís i c o , e l d e p o r t e y l a r e c r e a c i ó n e n t o d a s s u s m a n i fe s t a c i o n e s .V i s i ó n : S e r u n a i n s t i t u c i ó n i n t e g r a d o r a y p r o m o t o r a d e l d e p o r t e y l a r e c r e a c i ó n e n l a s r e g i o n e s d e l p a ís c o n l i d e r a z g o y c a p a z d e c o o r d i n a r y a r t i c u l a r e s fu e r z o s e n l a s c o m u n i d a d e s p a r a e l d e s a r r o l l o d e p r o g r a m a s .P r o g r a m a s P r e s u p u e s t a r i o s :
N o m b r e d e l P r o g r a m aM o n t o P r e s u p u e s t a r i o
( e n m i l l o n e s d e c o l o n e s )P a r t i c i p a c i ó n r e l a t i va d e C / u
D e p o r t e y R e c r e a c i ó n 1 . 6 8 3 , 9 0 0 , 3 2D i r e c c i ó n S u p e r i o r 1 . 1 7 5 , 4 0 0 , 2 3G e s t i ó n d e In s t a l a c i o n e s 2 . 3 3 4 , 2 0 0 , 4 5T O T A L 5 . 1 9 3 , 5 0 1 , 0 0
P r i o r i d a d e s i n s t i t u c i o n a l e s : L a s e n t i d a d e s g e s t o r a s t e n d r a n o p o r t u n i d a d d e r e c i b i r a p o y o p a r a s u s a c t i v i d a d e s d e p o r t i va s r e c r e a t i va s y d e e j e r c i c i o f ís i c o . A m p l i a r l a s o p o r t u n i d a d e s d e p a r t i c i p a c i ó n e n p r o g r a m a s y s e r v i c i o s r e g i o n a l e s , g a r a n t i z a n d o u n m a y o r a c c e s o a l a p o b l a c i ó n .L a s i n s t a l a c i o n e s d e p o r t i va s y r e c r e a t i va s e s t a r á n a l s e r v i c i o d e l a p o b l a c i ó n p a r a e l d e s a r r o l l o d e e ve n t o s d e p o r t i vo s y r e c r e a t i vo sG a r a n t i z a r q u e l a n u e va i n fr a e s t r u c t u r a d e p o r t i va y r e c r e a t i va e s t e c o n c e b i d a b a j o l o s p r i n c i p i o s d e i g u a l d a d , c o b e r t u r a , c a l i d a d , a c c e s o y p o l i va l e n c i a e n b e n e fi c i o d e m e j o r e s o p o r t u n i d a d e s d e u s o y a p r o ve c h a m i n e t o d e é s t a s p o r p a r t e d e l a p o b l a c i ó n .
P e r s o n a l c o n m a y o r y m e j o r fo r m a c i ó n , s i e n d o é s t a l a c l a ve p a r a e l m e j o r a m i e n t o d e l o s p r o g r a m a s y s e r v i c i o s g e n e r a n d o b e n e fi c i o s p a r a l a p o b l a c i ó np o r p a r t e d e l o s d i s t i n t o s a c t o r e s q u e p a r t i c i p a n e n e l fo m e n t o d e l d e p o r t e , l a r e c r e a c i ó n y e j e r c i c i o f ís i c o .
O b j e t i v o s e s t r a t e g i c o s :l o s d i fe r e n t e s s e c t o r e s d e l a p o b l a c i ó n ( n i ñ e z , a d o l e s c e n c i a , p e r s o n a j o ve n , a d u l t o y a d u l t o m a y o r ) e n b u s c a d e e s t i l o s d e v i d a a c t i va .In c r e m e n t a r l a p a r t i c i p a c i ó n e n e l d e p o r t e , r e c r e a c i ó n y e j e r c i c i o f ís i c o a d a p t a d o p a r a l a p o b l a c i ó n c o n d i s c a p a c i d a d f ís i c a .M e j o r a r e l r e n d i m i e n t o d e p o r t i vo d e l o s a t l e t a s d e A s o c i a c i o n e s y F e d e r a c i o n e s d e R e p r e s e n t a c i ó n N a c i o n a l , c o n m i r a s a l a p a r t i c i p a c i ó n d e C o s t a R i c a e n l a s C o m p e t e n c i a s In t e r n a c i o n a l e s O fi c i a l e s L o g r a r q u e l a s c o m u n i d a d e s c u e n t e n c o n p e r s o n a l c a p a c i t a d o y c a l i f i c a d o p a r a e l d e d e s a r r o l l o d e p r o y e c t o s y p r o g r a m a s e n d e p o r t e y r e c r e a c i ó n .M e j o r a r e l u s o y e l a p r o ve c h a m i e n t o a d e c u a d o e n l a s i n s t a l a c i o n e s d e l Ic o d e r q u e fa c i l i t e e l i n c r e m e n t o d e p e r s o n a s q u e r e a l i c e n d e p o r t e , r e c r e a c i ó n y e j e r c i c i o f ís i c o e n t o d a s s u s m a n i fe s t a c i o n e s .L o g r a r q u e l a c o n s t r u c c i ó n d e i n s t a l a c i o n e s n u e va s p a r a e l d e p o r t i va s y r e c r e a t i va s c u m p l a n c o n l o s e s t a n d a r e s d e c a l i d a d , a c c e s i b i l i d a d y s e g u r i d a d q u e g a r a n t i c e e l s e r v i c i o d e u s o a l a p o b l a c i ó n .
I n d i c a d o r e s d e r e s u l t a d o :
A S P E C T O S E S T R A T E G I C O S I N S T I T U C I O N A L E S
A u m e n t a r l a o fe r t a d e p r o g r a m a s e n d e p o r t e , r e c r e a c i ó n y e j e r c i c i o f ís i c o q u e p e r m i t a n m a y o r i n c o r p o r a c i ó n d e
P o r c e n t a j e d e u s u a r i o s q u e p r á c t i c a d e p o r t e , r e c r e a c i ó n y e j e r c i c i o f ís i c o a d q u i e r e n e s t i l o s d e v i d a a c t i vo s
MISION:PROPOSITO, RAZON DE SER
QUEPARA QUIENES
RESULTADO ESPERADO PARA LA CIUDADANIA
VER GUIA, PRESENTACIONES
DONDE QUEREMOS LLEGAR, RESULTADO ESPERADO
MIDE EL EFECTO O IMPACTO DE LA MISION, OBJETIVO ESTRATEGICO, CAMBIO EN LA CONDICION DEL BENEFICIARIO
2. Establecer las áreas de desempeño relevantes a medir
Proceso 2 Proceso 3
Proceso 1 Proceso 4
InsumosY
Recursos
Productos Estratégicos(Bienes y Servicios)
Proceso productivo Productos Resultados
2. Establecer las áreas de desempeño relevantes a medir
EFICACIA
EFICIENCIA
ECONOMÍA
CALIDAD
PROCESO PRODUCTO RESULTADO
DI
MENSIONES
AMBITOS DE CONTROL
2. Establecer las áreas de desempeño relevantes a medir
AMBITOS DE CONTROL:
INSUMO, PRODUCTO, PROCESO, RESULTADO
DIMENSIONES DE DESEMPEÑO
EFICACIA, EFICIENCIA, ECONOMIA, CALIDAD
Eficacia
Insumos Procesos Resultados $ $
Productos
EficienciaEconomía
Costo Efectividad
Eficacia
CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS
HAY ALGUNA MEJORIA
COMO CAMBIAN LAS CONDICIONES INICIALES
CUANTOS RECURSOS OCUPAMOS
I N D I C A D O R E SCostos planillaCostos unidades de productos
Número de funcionarios
Licitaciones realizadas
Actividades
Número de viviendas
Kilómetros construidos
Inspecciones realizadas
Costo por vivienda
Costo por kilómetro construido
Tiempo de respuesta inspecciones
Gasto administrativo/Gasto TotalGasto Ejecutado/Gasto programado
COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE, USUARIOS
Porcentaje de viviendas con estándares de calidad en la normal
Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado
Disminución del déficit habitacionalProvincia X
Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfacción por calidad y entorno
T I P O
Insumos
Inptus
EficienciaCalidadEconomía
U S O I N F.
Sistema de InformaciónInterna
Entidades
Contraloría
Eficacia(Cobertura, Focalización)Calidad
Eficacia (Cobertura, Focalización)EficienciaCalidad
EficaciaEficienciaCalidad
Presupuesto(Productos Finales)
Sistema deInformación Interna(Productos Intermedios)
Presupuesto
Sistema de Información interna(Productos intermedios, Productos finales, no relacionados con O.Estratégicos)
Presupuesto
Sistema de Información Directivo
Presupuesto
Sistema de Información Directivo
ORGANISMO DE PLANIFICACION
INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADOINTERMEDIO
RESULTADO
FINAL
Cuáles son los aspectos relevantes que deben ser medidos
Qué ámbitos se van a medir Cuáles dimensiones
UNA VEZ QUE SE TIENE CLARIDAD SOBRE:
Corresponde construir cada uno de los indicadores
3. Formular el nombre del indicador y la fórmula de cálculo.
El nombre del indicador debe ser lo más ilustrativo posible de lo que se quiere medir, y la fórmula debe permitir informar sobre los parámetros o variables que se están midiendo
Nombre del indicador Debe ser claro, preciso y autoexplicativo Que cualquier persona entienda qué se mide con
ese indicador Si se usan siglas o aspectos técnicos, deben
definirse en una nota explicativa
“Porcentaje de aeropuertos que cuentan con sistema ILS”
Nota: ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizaje instrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condiciones de baja visibilidad.
Sentido de la medición Indicador ascendente o descendente
Mientras más aeropuertos tenga ILS es mejor, por lo tanto, el indicador es ascendente
En general:
Los indicadores de cobertura, focalización, accesibilidad, cumplimiento de programas de trabajo, etc. son ascendente.
Los indicadores de tiempos promedio de respuesta a los usuarios son descendentes.
Los indicadores que miden capacidad de utilización de recursos son ascendentes
Los indicadores que miden errores son descendentes Los indicadores que miden satisfacción de usuarios son ascendentes
3. Fórmula de cálculo
La relación matemática de las variables deben entregar como resultado lo que se definió en el nombre
(Total de aeropuertos con sistema ILS / Total de aeropuertos del país) * 100
Productos
Usuarios
Objetivos Estratégicos
Indicador(Producto, Resultado Intermedio, Resultado Final)
Eficacia, Eficiencia, Calidad, Economía
Fórmula Desempeño histórico
Metas del Indicador
Monto Estimación Recursos
Presupuestarios(millones de
colones)
FuenteDe
Datos
Observaciones
Línea Base FF FF
DirecciónAdministrativa Financiera, RRHH
Contar con el personal profesionalizado y comprometido con altos estándares de calidad
Porcentaje de centros PANI que cuentan con sicólogos capacitados en tratamiento de niños
Total de Centros que cuentan con psicologos capacitados/ Total de Centros
2005
10%
2006
15%
2007
15%
2008
30%
2009
50%
2010
60%
El financiamiento es a través de transferencia de Ministerio de Trabajo
INSTITUCIÓN: PANI
PROGRAMA O SUBPROGRAMA: Actividades Centrales
OBJETIVO(S) ESTRATÉGICO(S) INSTITUCIONAL(ES):Nombre,
:
Fórmula
Metas
Fuentes deDatos
Fuentes deDatos
Nº de usuariosatendidos
Nº de certificados emitidos
Monto inversión ejecutada
Nº de usuarios por atender
Nº Certificados solicitados
Monto asignado para inversión
Lo que se hace Lo que debe hacerse
DEFINIR LAS FORMULAS O ALGORITMOS
A) BASES DE COMPARACIÓN: Sirve para medir cobertura lograda, cumplimiento programado, cumplimiento solicitado
EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES:FORMULAS DE CALCULO
LO PROGRAMADO, COMPARACION RESPECTO DEL OBJETIVO DEFINIDO
Porcentaje de vías navegables ya habilitadas
Fórmula de cálculo
Vías navegables habilitadas año t/Vías navegables programadas año t
1999 2000 2001
s/d s/d (120/143)*100 83,9%
FORMULAR ALGORITMOS
B) DEFINICIÓN DE RATIOS
Sirve para medir Costos medios, producto medio, indicadores de eficienciaCostos medios: Costo total consultas/ consultas realizadas
Producto medio:Nº inspecciones realizadas/ Nº inspectores
EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES:FORMULAS DE CALCULO
TASA DE VARIACION
Porcentaje de aumento del parque informático de la Unidad Ejecutora y su conexión en red
Fórmula de cálculo: 1999 2000 2001
[(Equipos incorporados y 53 71 96conectados en el año t/equipos conectados año t-1) -1] *100 33,9% 35,2%
EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES:FORMULAS DE CALCULO
Tiempo máximo de respuesta de tramitación
Fórmula de cálculo:
1999 2000 MetaSumatoria de N°de días deTramitación/N°de tramitacionesRealizadas 18días 30días 25días
(días)
4. Validar los indicadores
5. RECOPILAR LOS DATOS PARA CONSTRUIR LOS INDICADORES
Información contable-presupuestaria
Estadísticas de producción física, cargas de trabajo del personal
Encuestas, estudios especiales
Benchmarking,etc
TIPOS DE INFORMACION
6. Establecer las metas o el valor deseado del indicador y la periodicidad de la medición
DESEMPEÑO HISTORICO
LINEA BASE
OBJETIVOS DEFINIDOS
DESEMPEÑO LOGRADO EN INSTITUCIONES SIMILARES, PROCESOS O PROGRAMAS.
7. Señalar las fuentes de datos
Registros de la institución (posibles de auditar)
Estadísticas oficiales
Encuestas (realizadas por entes externos)
8. Supuestos (observaciones)
Aspectos no controlables por la institución
Variaciones del tipo de cambio, o de determinados precios pueden afectar niveles de ingresos esperados, tarifas, etc
Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hay probada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puede alterar la programación)
Flujo de recursos internacionales, etc.
Cómo seleccionar los indicadores Por su relevancia para el cumplimiento
de la misión y los objetivos estratégicos de la institución
Aplicar ejercicio de identificación de indicadores relevantes considerando MISION, OBJETIVOS ESTRATEGICOS Y PRODUCTOS)
Cómo seleccionar los indicadores
Por la importancia de la variable medida para mejorar el desempeño a partir de la evaluación
Por la disponibilidad de datos que tengo
Por la capacidad de controlar el desempeño
Con aportes del Grupo de Trabajo de Indicadores. DGPN/STAP
Preguntas de validación Requisito a validar SI/ NO ¿Se relaciona el indicador con el objetivo al cual está
vinculado? ¿Se relaciona el indicador con el producto al cual está
vinculado? ¿Se relaciona el indicador con la misión del programa o
subprograma? ¿Es importante el indicador para la institución? El indicador tiene claramente una meta o referente para ser
medido su resultado El resultado del indicador explica de forma precisa y clara el
grado de cumplimiento de la meta o el resultado es ambiguo Muestra o expresa el indicador de forma clara el resultado
para poder ser analizado por el responsable
Preguntas de validación¿ Se ha definido la frecuencia de medición del indicador?
¿ La unidad de medición es adecuada para la meta que se espera medir?
¿Es posible recopilar datos confiables y precisos para este indicador?
¿El resultado de este indicador podría estar condicionado solo por factores internos?
¿Está la información de este indicador disponible y accesible a los interesados? (interesados internos y externos, el publico en general, etc.)
• ¿El indicador fue elaborado en forma participativa? (liderazgo y personal de la institución y el programa, grupos de interés públicos, etc.)
•¿Es importante el indicador para el usuario?
•¿Muestra o expresa el indicador de forma clara el resultado para poder ser analizado por los interesados externos a la institución?
Recomendaciones para construir indicadores estratégicos y evitar incentivos perversos
EVITAR INDICADORES QUE NO EXPRESAN LOGROS DADO QUE LA DEMANDA DEBE SER 100% SATISFECHA
N°de certificados de antecedentes emitidos/ N° de certificados solicitados
Cantidad de permisos otorgados de portación de armas/Cantidad de solicitudes recibidas
Esta prestación constituye una obligación legal de ser satisfecha,
dado que es un requisito insoslayable para el usuario. Cobertura garantizada
Resultado será siempre de 100%
Aspectos relevantes de los resultados son la calidad del servicio, la oportunidad, la precisión, la disponibilidad a nivel nacional (cobertura geográfica).
Ejemplo
“Atención de emergencias” Indicador: Número de emergenciasprogramadas
Meta: 1000
Número de emergencias que se atendieron
1500En el Informe de evaluación anual
aparece como “Meta superada”
Evitar indicadores que generen incentivos perversos”
Aumento en los porcentajes de recaudación por multas a contribuyentes evasores
Puede incentivarse a destinar mayores recursos de los necesarios a las acciones de fiscalización en áreas donde las multas sean más onerosas; desestimando otros que tienen mayor importancia desde el punto de vista de la economía, la competencia, la seguridad para los usuarios, calidad de los productos, etc.
Evitar indicadores que generen incentivos perversos”
Porcentaje de detenciones por delitos
Puede incentivarse una acción represiva no acorde con la situación delictiva, o destinar recursos extras para la represión del delito, dejando otras acciones preventivas, etc)
Evitar indicadores que generen incentivos perversos”
Disminución de tiempos de respuestas, sin llevar asociado una meta de calidad del producto entregado.
Número de fallos judiciales en un tiempo X., puede implicar que el juicio no se ajuste a derecho, que los fallos sean inapropiados, generando problemas de seguridad, reincidencia, etc)
INTEGRALIDAD DE LA MEDICION
Aumentar la cobertura del programa de raciones a un 55%de la población escolar.
Llegar a un costos promedio de $5
Alcanzar1000 calorías por ración
INDICADOR DE CALIDAD
* Calorías por ración. * Porcentaje de aceptaciónde los escolares (encuesta)
INDICADOR DE EFICIENCIA
Costo promedio de las raciones: gasto total programa / número deraciones
INDICADOR DE EFICACIA
Población escolar en programa / población escolar total
Indicadores que permitan medir continuamente (año a año) variables relevantes en el cumplimiento de la misión y de interés para la ciudadanía Tasa de escolaridad Porcentaje de recaudación de impuestos Porcentaje de vías en buen estado Porcentaje de delitos contra la propiedad Porcentaje de plagas bajo control Porcentaje de fallos favorables Tiempo de respuesta