Lektion 4 Forandringsprocesser, metoder

og certificeringer Projektledelse

Metoder og Værktøjer Underviser: Kristine Fog-Morrissette

Fag-ansvarlig: Isa Keller

Lektion 4 •  Opsamling på lektion 3 •  Ledelse af flere projekter

–  Porteføljestyring, Programmer og Projekt kontor –  Valg af værktøjer –  IT Baserede Projektstyringsmetoder

•  Kvalitetsstyring •  Project Governance. •  Implementering af projekter •  Projektafslutning og evaluering •  Opsamling og drøftelser i relation til anvendelse af Best Practice modeller (CMMI,

ITIL, PMI, IPMA, ISO, PRINCE2, MSP, M_o_R) og Lean, Scrum, Planning Poker) •  Projektstyring som ledelsesform •  Forandringsprocesser (start på lektion 5)

–  Kommunikation og forandring –  Modstand mod forandring

•  Introduktion til Prince2 og MSP ved Jonas Högstrand •  Resumé lektion 3

2

Læsningen til i dag •  PM 9 – 32 Projektstyring som ledelsesform •  BK kap.2 (kompendium) Standarder og normer for projektledelse •  BK 410 - 415 (kompendium) •  LA&RO kap. 10 s. 371 - 427 Project Governance – Ledelse af flere

projekter •  LR – Problemformulering Supplerende læsning agile thinking: •  Hans Mikkelsen & Jens O. Riis: Adræt Projektledelse •  Og værktøjerne!

3

Værktøjer – inspiration 10.1 Projektliste 10. 2 Porteføljeoversigt 10.3 Projektnøgletal 10.4 Sundhedscheck eller risikotal 10. 5 Vigtighed 10.6 Modenhedsanalyse 10.7 Projektauditering 10.8 Projektmodeller, projektledelsesmodeller 10.9 Projektbeskrivelsen, projektkontrakt 10.10 Idébeskrivelse

4

•  Fokus på ledelse i projektet. Projektmodeller og planer gør det ikke alene •  Sørg for at være nærværende, når du arbejder med projektdeltagerne •  Skab en projektkultur •  Fokus på fremdrift •  Lav en ordentlig rapportering, så du på en professionel måde kan give dine

interessenter med den rigtige information. •  Lav reklame for projektet, når der er mulighed for det •  Erkend at dine beslutninger ikke altid er rigtige. Vær aldrig for god til at lave

dem om •  Uddeleger dine opgaver •  Find dine tro soldater i teamet og brug dem effektivt uden at køre rovdrift •  Vær et godt eksempel •  Skær igennem, når der er brug for det •  Opgrader dine kvalifikationer •  Sig fra i tide

Skab resultater med dit projekt – fra projektværktøjer til projektledelse i praksis

5

Teambuilding

Teams, som skaber ekstraordinære resultater, har ikke særligt fokus på teambuilding – de har særligt fokus på fælles, ambitiøse mål.

Citat: John D. Rockefeller

If you can’t operate as a team player, no matter how valuable you’ve been, you really don’t belong at GE.

Citat: Jack Welch, General Electric

”No man will make a great leader who wants to do it all himself, or to get all the credit for doing it.

Citat: Andrew Carnegie, industrialist

6

Værktøj 10.2 Porteføljeoversigt

7

Trafiklys for projekterne i uge XX Projekter Over-

ordnet Mile-pæle

Leve- rancer

Ressour-cer

Risici Pro-blemer

Kommuni-kationer

Afhægig- heder

Underleve-randør

Ændring-er

Arkitektur Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Gul   Grøn  

Bankcentraler Gul   Gul   Gul   Grøn   Grøn   Gul   Grøn   Grøn   Blå   Blå  

DatawareHouse Grøn   Grøn   Gul   Grøn   Gul   Grøn   Grøn   Grøn   Gul   Grøn  

Design Gul   Gul   Grøn   Grøn   Grøn   Gul   Grøn   Gul   Grøn   Grøn  

Dialogdesign Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn  

Document Management Grøn   Grøn   Gul   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Blå   Grøn   Grøn  

Forsikringskerne Grøn   Grøn   Grøn   Gul   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn  

Helbred Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn  

Indbetaling Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn  

Infrastruktur Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Gul   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn  

Integration – ekstern Grøn   Grøn   Gul   Grøn   Gul   Grøn   Grøn   Gul   Grøn   Grøn  

Integration – intern Grøn   Gul   Grøn   Grøn   Grøn   Gul   Grøn   Gul   Grøn   Grøn  

Interessentsystem Gul   Gul   Grøn   Gul   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn  

IT-dokumentation Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn  

Krav Gul   Gul   Gul   Grøn   Gul   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn  

Kvalitetsstyring Gul   Gul   Gul   Blå   Grøn   Grøn   Blå   Blå   Blå   Blå  

Output Management Grøn   Grøn   Gul   Grøn   Gul   Grøn   Grøn   Gul   Grøn   Grøn  

Portal Gul   Gul   Grøn   Grøn   Gul   Grøn   Grøn   Grøn   Blå   Grøn  

Regnskab Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn  

Rådgivning Gul   Gul   Grøn   Gul   Gul   Gul   Grøn   Grøn   Grøn   Grøn  

Test Grøn   Grøn   Grøn   Grøn   Gul   Grøn   Grøn   Grøn   Blå   Blå  

Uddannelse Gul   Grøn   Gul   Gul   Gul   Grøn   Gul   Grøn   Gul   Grøn  

8

Projektmodeller og certificeringer

PMI -PMP IPMA

Prince2 Agile

God certificeringsproces. Meget viden om sig selv. Reflekterende læring. Omfattende

certificering

God fremdrift og sjov at arbejde med. God energi i team. Ingen

forståelse fra forretningen, da

scope, tid og økonomi ikke er givet på

forhånd. Let at blive certificeret

God letforståelig proces med vægt på Governance. Let at

blive certificeret. Let at bruge skabeloner og

værktøjer

Et rammeværk omkring projektledelse

med fokus på processer og

Knowledge areas. Fantastisk som opslagsværk. Omfattende certificering.

9

ISO certificeringer •  10006 Guidelines for quality management

in projects – Supplerer både PMI og PRINCE2 og sikkert

andre –  ISO 9001 Krav ved udvikling/konstruktion,

produktion og service •  ISO 9002 Krav ved produktion og installation

–  ISO 9003 Krav ved slutinspektion og – prøvning Skriv, hvad du gør

Gør, hvad du har skrevet Skriv, at du har gjort det

10

Hvad kendetegner projektarbejde på de enkelte modenhedsniveauer?

CMMI – Capability Maturity Model Integration

11

En lav modenhed er kendetegnet ved

Lover for meget Følger ikke planer

og procedurer

Succes afhænger af enkelt- personers kompetence og

helteindsats

og kan ikke gentages

Produktet virker måske, men budget og tidsplan

er overskredet

12

Bedre til at forudsige resultater

Billedet kan

Højere medarbejdertilfredshed

Billedet kan

Øget evne til at håndtere kompleksitet

Øget synlighed af projektets fremdrift Øget effektivitet

i projektet

Øget produkt kvalitet

En høj modenhed er kendetegnet ved

13

Scrum

14

Scrum in one minute Three Roles 1.  Product owner 2.  Scrum master 3.  Development

team

Three Ceremonies 1.  Sprint planning 2.  Daily scrum

meeting 3.  Sprint demo

Three Artifacts 1.  Product backlog 2.  Sprint backlog 3.  Burndown chart

15

Lean

• Noget de fleste har hørt om. • Mange misforståelser:

§ Det drejer sig om at spare og fyre folk § Det er kun relevant for fysisk produktion § Det er et hurtigt fix, som med samme

giver bedre produktivitet, hvorefter vi kan gå videre til noget andet.

16

• Principperne bag det system, japanske virksomheder og særligt Toyota anvendt til at blive de ledende i verden med hensyn til: §  Produktivitet § Kvalitet §  Time-to-market (produktudvikling)

Oprindelsen af begrebet lean

17

Lean principper

•  Definér værdi og lad alt være styret af det.

•  Etabler flow igennem alle processer •  Træk delprodukter fra den foregående

process •  Søg konstant perfektion, selvom det

aldrig kan opnås

18

Pull

•  Just in Time •  Processer ”trækker” delprodukter fra den

foregående proces.

19

Perfection

•  Refleksion and konstant forbedring •  ”Stop the line” •  Jidoka – gør fejl umulige

20

Planning Poker

www.planningpoker.com

21

Planning poker

1.  Moderator læser opgaven op 2.  Kort spørgerunde (5 min) 3.  Alle deltagere viser et kort 4.  Hvis ikke konsensus:

1.  Højeste og laveste begrunder 2.  Alle deltagere viser et kort 3.  Hvis ikke konsensus gentag 1

5.  Når alle stories er estimeret, kalibreres de ved at lægge all af samme størrelse i en række og sikre at de indbyrdes er lige store og har den rette relative størrelse i forhold til de andre rækker.

22

Det agile teams hjerteslag

23

Transparens

24

Dagligt

Iteration

Release

Udviklingsmodeller

25

Er vandfaldsmodellen død?

Nej Hvorfor ikke? Diskuter to og to hvorfor man fortsætter med vandfaldsmodellen, når den gang på gang har vist at den giver et administrativt overload og store forsinkelser

Lean i praksis

26

Info

rmat

ion Vær sikker på

at den information du producerer og formidler har en modtager. Hvis ikke stop den !

LED

ELS

E

Brug tiden på det væsentlige nemlig LEDELSE. Husk dem alle ! O

pera

tiona

liser

ing Vær altid på

forkant. Aggressiv ledelsesstil i stedet frem for en passiv ledelsesstil. Lav fejl og lær !

Gruppeopgave

Diskuter: •  Hvordan er sammenhængen mellem dit

projekt og organisationens strategi og eller politik?

•  Hvem prioriterer projekterne og hvem kunne med fordel gøre det?

27

Gennemgang af værktøj 10.4 Sundhedscheck eller risikotal

28

Hvorfor er det vigtigt?

•  Fyld rollen ud som projektleder •  Få dine budskaber ud til alle interessenter •  Skab respekt omkring din person •  Undgå at blive misforstået •  Bliv god til det – da du skal bruge et hele tiden

Hvordan er din selvopfattelse?

Grundlæggende præsentationsteknik

29

•  Kommunikationsplan •  Kommunikationsprocessen •  Hvad virker i praksis

Redskaber til klar kommunikation og forhandling

30

Kommunikationsplanen

31

•  Kommunikationsplanen er en vigtig brik i aktiveringen af interessenterne…

Kommunikationsplan eksempel

32

Værktøj 8.1 Kommunikationsplan

33

Kommunikationsprocessen

34

Alt hvad der kan misforstås bliver misforstået !!

1. Budskabet frembringes

2. Budskabet formuleres i

ord

Valg af medie

Budskabet modtages

Budskabet oversættes

Der reageres på budskabet

Feedback

Afsendes

Hvad virker i praksis internt i projektet

35

Remote teams: •  Overbliks plan •  Klar og tydelig uge rapport •  Ugentlig telefonkonference med fokus på fremdrift

•  Fysiske møder så ofte som det er muligt

•  Sharepoint (intranet) er et must

Lokalt projekt: •  Overbliks plan •  En til en møder på ad hoc basis (formel og uformel) •  Klar og tydelig ugerapport •  Daglig scrum møde i bestemte faser af projektet •  Ugemøde med fokus på teambuilding

Hvad har vi lært i dag? •  Opsamling på lektion 4

36