Post on 10-Sep-2018
NOM PRESENTATION CHAPITRE
SERVICE FINANCIER
Ce qu’il faut savoir…Laurent Clavel/Anton Uriel & Nicolas Hausheer – SF
Octobre 2016
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Les activités du Service Financier
Service financier
Comptabilité générale
Débiteurs
Fournisseurs
Note de frais
Fonds de tiers
Scannage
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- Lausanne- Genève- Neuchâtel- Fribourg- Sion- Bâle- Moyen Orient
Service Financier Les activités
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Activités principales
3Service Financier Les activités
La comptabilité générale procède au bouclement mensuel descomptes et effectue une clôture annuelle au 31 décembre de chaqueannée.
La comptabilité débiteurs vérifie la conformité des factures émises parL’EPFL ainsi que les factures inter-unités (entre les labos) et s’occupedu suivi des encaissements. (Hors Service Académique)
La comptabilité fournisseurs s’occupe d’enregistrer les factures reçuespar l’école, contrôle les informations (signatures) et effectue leur règlement.
La gestion des fonds suit les dépenses et les recettes de l’EPFL des projets et l’établissement de rapports financiers et la gestion des subsides.
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Environnement et contraintes du Service Financier
Environnement juridiqueDes loisDes ordonnancesDes règlementsDes directiveshttp://polylex.epfl.ch
Soutien techniqueDes supports informatiquesLe plan comptable - IPSASDes formulaireshttp://sf.epfl.ch/comptabilitegenerale
Des formations dédiées
ComptabilitéInfocentre
Notes de fraisH2020
http://sfp.epfl.ch/cours#faq-542425
3Service Financier L’environnement
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Définitions
4Service Financier Définitions
Débiteurs: Bénéficiaires de prestations, montants à encaisser par l’école (Ecolage, services, analyses)
Fournisseurs:Prestataires dont la facture est due par l’école (Livraisons, services, note de frais des collaborateurs)
Immobilisation:Une immobilisation est un bien durable qui sert de façon permanente à l'exploitation.
2016 2017 2018
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Définitions
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Centre Financier
Compte budgétaire
Fonds 0052-1
Compte budgétaire
Compte budgétaire
Centre Financier F0052
Service Financier Définitions
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http://sf.epfl.ch/plansynthetique
Plan Comptable Synthétique
Service Financier Plan comptable
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Fonds de tiers
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Un contrat:• Prestation• Deux partenaires• Dates de début et de fin• Montant• Signatures des parties Audit financier:
Vérifier la bonne utilisation des moyens alloués par le tiers, éviter les fraudes, les détournements, les erreurs.
Service Financier Fonds de tiers
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Fonds de tiers
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Les principaux bailleurs de fonds institutionnels (enregistrement au ReO):• FNS: Fonds national suisse• Nano-Tera: Programme Suisse de soutien à la recherche sur la
santé, la sécurité et l’environnement • PNR: Programmes nationaux de recherche • SytemsX:The Swiss Initiative in Systems BiologyBiologie systémique suisse à la pointe mondiale• SEFRI: Secrétariat d'Etat à la formation, à la recherche et à
l'innovation • PRN: Pôle de recherche national• CTI: Commission pour la technologie et l'innovation • CE: Commission européenne (FP7, H2020, etc.)
Les bailleurs de fonds de l’économie privée (enregistrement au ReO et TTO):• Fondations• Entreprise commerciales (pour les mandats TTO et pour le sponsoring
Polycontrat)• Personnes privées
Service Financier Fonds de tiersService Financier Fonds de tiers
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Activité de support
Fonds budgétaire de tiers
Provenance des fonds Attribution de l’EPFL Hors du périmètre de l’EPFL
Durée de vie Permanent Déterminé
Échéance Annuel Variable selon projet
Solde au 31 décembre de l’année en cours Non reporté Reporté
Contact Faculté (RFF) Services centraux (SF, REO, TTO)
Rapport financier Interne Externe
9Service Financier Activité de support
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Responsable Finance Faculté
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Responsable
Finance
Faculté
http://sf.epfl.ch/gestiondesfonds
Service Financier RFF
Faculté - VP -Présidence
Responsable
ENAC Laurent Gaillard
SB Françoise Jenny
IC René-Pierre Bonvin
STI Paul Sunderland
SV Sophie Viscolo
CDM Barbara Baumann
CDH Nicole Aghroum
VPAA Rossana Papaux
VPIV Natacha Putallaz
VPSI Séverine Jaques
Présidence Susan Killias
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CHEMINEMENT D’UNE FACTURE FOURNISSEUR
ENREGISTREMENT DANS SAP CONTRÔLES
Service FinancierStation 7
Infocentre
Envoi au SF
Traitement au SFContrôles et imputation comptable
Service Financier Cheminement de facture
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Le rythme du Service Financier
LU MA ME JE VE SA DI
MOIS
TYPE
1 2 3 4 5 6 7
PAIEMENTS
8 9 10 11 12 13 14BOUCLEMENT
MENSUEL PAIEMENTS
15 16 17 18 19 20 21
PAIEMENTS
22 23 24 25 26 27 28
DELAI ENVOI CARTES DE
CREDITS
PAIEMENTS(Rappels débiteurs)
29 30 31
12Service Financier Le rythme
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13Service Financier En résumé
• Paiements Fournisseurs et notes de frais: Chaque lundi(Entre 9 et 13 jours ouvrables)
• Bouclement mensuel: Délai de réception des pièces jusqu’au 5 du mois suivant, clôture pour le 10
• Carte de crédit: Délai de réception des pièces le 23 du mois suivant
• Rappels Débiteurs: le 25 du mois
• Clôture annuelle, selon calendrier spécifique
Exemple
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Transition vers un outil centralisé et un processus simplifié
Sésame > Finance > Facturation
Création de facture(Comptabilisation et envoi automatisés)
Validation simplifiée et accélérée
Suivi des factures émises et de leur paiement
Relance de l a validation des factures internes
Facturation débiteurs
Service Financier DébiteursService Financier
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Documentation
Service Financier Documentation
Tous les formulaires que vous envoyez au Service Financier (ordres de paiement,notes de frais, transferts internes, etc.) doivent être accompagnés de documentsqui confirment le montant à payer et le bénéficiaire. Sans cela, le service financier ne pourra malheureusement pas traiter votredemande.
Si vous êtes amenés à gérer des fonds au sein de votre unité, nous vousconseillons de suivre les formations internes complémentaires, proposées parles services centraux.
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Le site du Service Financier
http://sf.epfl.ch/
17Service Financier Le site
Une source d’informations…
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Vos contacts au Service Financier
Service Financier Collaborateurs
Responsable des fondsThierry Crocoll
Gestion et reporting : budget, fonds de tiers Yolanda BühlmannAna Silva
Rapports financiers FNS, PNR, PRN-NCCR (via mySNF.ch)Giuseppa Mandrà
Rapports financiers CTI, OCS, R’Equip FNS, SER, COST, FP7 (ENAC-IC)Aline Cretin
Rapports financiers Nano-Tera.ch, SystemsX.ch , SER, COST, FP7 (SB et SV)Nicolas Hausheer
Rapports financiers SER, COST, FP7 et projets CE (STI)Patrizia Angelucci
Rapports financiers FP7, Microcity Neuchâtel, VPAA-CdMSteven Miller
Responsable de la comptabilité fournisseursLaurent Clavel
Recherches, questions d’ordre généralLaurent Clavel Anton Uriel
Recherches, questions d’ordre général & ImmobilisationsJenikov Justiniano Ana Henriques
Recherches, questions d’ordre généralBPR, traitement et données de base, boursesViviane MaireEmini AdelinaSipkar Razija BrkicStefania Tartaglia
Notes de Frais et Facture AirplusDominique Perrin
Cartes de crédit d’achat (Viseca)Haiat Lamnafaa Machlout-Veuthey Georges
Factures débiteursBouteiller Barbara Pascal SchweingruberPierre FournierThomas Gouget