Laboratorio di europrogettazioneI programmi a gestione diretta

Alessandro Valenza, Direttore t33 Srl Pietro Celotti, Assistenza tecnica ai progetti t33 Srl

Macerata 2020 – III Incontro

Università degli Studi di Macerata, 6 novembre 2013

Il nostro programma

I. Opportunità e sfide 2014+

II. Un approccio pragmatico e funzionale

III. Responsabilità e competenze

IV. Progetti regionali o europei? Un’azione di sistema

I. Opportunità e sfide 2014+

Programmi a gestione diretta

UE

Fondi strutturali

e PAC

Canali diretti

HORIZONEuropa Creativa

LIFEFESR FSE FEASRCooperaz. transfrontal

Cooperazione Interr

egionale – transnazionale

MED V C

2014-2020: coordinamento delle politiche con gli obiettivi UEProblemi • Le “meta politiche”di

coesione, Lisbona, Europa 2020

• Le politiche verticali “parallele”: innovazione e mercato

• Le politiche trasversali (ambiente-pari opportunità)

• Le politiche regionali e nazionali

• La programmazione a gestione diretta

Agenda digitale europea

Un'Europa efficiente sotto il profilo delle

risorse

Una politica industriale per l'era della

globalizzazione

Youth on the moveUnione dell'innovazione 

Agenda per nuove competenze e nuovi

lavori

Piattaforma europea contro la povertà

UE 2020

Il coordinamento delle politiche con gli obiettivi nazionali e regionali

Problemi • Le “meta politiche”di

coesione, Lisbona, Europa 2020

• Le politiche verticali “parallele”: innovazione e mercato

• Le politiche trasversali (ambiente-pari opportunità)

• Le politiche regionali e nazionali

• La programmazione a gestione diretta

Soluzione

• La gerarchizzazione delle politiche:

2020Quadro

sostegno comune

Accordo di partenariato

i Programmi operativi

Punti chiave

• La politica dell’UE è basata su un modello multilivello

• Al vertice delle politiche interne c’è EUROPA 2020

• EUROPA 2020 è attuato direttamente dalla Commissione e indirettamente dagli Stati membri

• I programmi diretti hanno una natura “settoriale” (mentre gli “indiretti” sono “territoriali”)

Noi dove siamo

•Politica

•Programma

•Progetto

Cos’è un progetto

Opera complessa, unica e di durata limitata volta a raggiungere un obiettivo specifico attraverso attività correlate che comportano un determinato impiego di risorse

Il progetto serve

a determinare un cambiamento nel

futuro

Caratteristiche del progetto• Inizio e fine chiaramente stabiliti

• Beneficiari ben individuati

• Obiettivo specifico

• Risultati facilmente misurabili

• Chiare responsabilità di gestione

• Risorse date e sufficientemente analizzate

• Piano di monitoraggio e valutazione

Il progetto europeo

Progetto europeo

Sviluppo

Pilota

Strategia per ridurre problemi comuni

Miglioramento delle competenze

Scambio di pratiche

Relazioni e reti

Punti deboli dell’approccio progettuale• Conflitto tra il progetto e la titolarità

locale dell’azione (local ownership), tra le indicazioni del programma/del capofila e le esigenze dei portatori di interesse del proprio territorio

• Diseconomie organizzative nel caso di progetti con diversi enti co-finanziatori, ognuno con i suoi requisiti di gestione amministrativo-finanziaria e di rendicontazione

Punti deboli dell’approccio progettuale• Il progetto finisce: l’eventuale permanere

della necessità dei servizi che il progetto ha offerto rappresenta spesso un problema non risolto

Quando è idoneo l’approccio progettuale

• Progetti per la soluzione di problemi comuni (es. progetti ambientali di area vasta)

• Progetti pilota

• Progetti per il rafforzamento delle competenze

• Interventi in emergenza a seguito di catastrofi o quando le condizioni di un paese o di un settore non consentono altri approcci

Il ciclo del progetto

Programmare

Identificare

Formulare

Realizzare

Monitorare e valutare

Il progetto visto dal basso

Beneficiari

Obiettivo

Risultati

Attività

Risorse

Partner

Il progetto visto dall’alto

Partner

Risorse

Attività

Risultati

Obiettivo

Beneficiari

II. Un approccio pragmatico e funzionale

E’ IMPORTANTE la progettazione europea?SI, Perché:

1) Supplisce alla carenza di risorse finanziarie per progetti innovativi e pilota

2) Permette di apprendere forme evolute di gestione amministrativa (progettazione, programmazione, valutazione ecc.)

3) Assicura l’adesione a network europei che veicolano buon pratiche

4) Ha maggiore visibilità (da gestire)

E’ FACILE la progettazione europea?NO, Perché:

1) La scrittura della proposta non segue le logiche della procedura ma del progetto

2) La lingua è l’inglese

3) La regolamentazione non è quella italiana

4) Il contenuto deve essere innovativo

E’ RISCHIOSA la progettazione europea?

SI, Perché:

1) Distrae risorse dalla gestione

2) Non sostituisce (o difficilmente) il fabbisogno dell’ente

3) Si genera il rischio della “cattura” da parte del progettista

QUANDO avventurarsi nella progettazione europea?

1) Quando la nostra organizzazione è disposta a investire

2) Quando la nostra organizzazione è già impegnata nella riduzione del problema enunciato dal programma

3) Quando il problema individuato a livello di progetto richiede una soluzione “europea”

4) Quando disponiamo di partner credibili e disponibili

• Inserire i progetti europei all’interno della strategia dell’organizzazione (non è ricerca fondi)

• Assicurare che l’inglese sia lingua di lavoro nell’organizzazione

• Creare un’unità interna per i progetti europei che riferisce direttamente alla direzione

• Distinguere almeno le funzioni di “progettista” e di “project manager”

Scelte organizzative

III. Responsabilità e competenze

Responsabilità del “progettista”• Identificare l’idea progetto

• Analizzare il programma di cofinanziamento

• Creare o consolidare il partenariato

• Elaborare la proposta (completa di piano delle attività e finanziario)

• Controllarne la completezza formale

• Gestire la squadra di progettazione .. e assicurare che la proposta sia presentata!

Competenze del “progettista”

• Visione strategica

• Generazione di idee

• Analisi

• Pianificazione

• Orientamento al risultato

• Networking

• Comunicazione

Partenariato: errori

• La ricerca dell’ultimo momento• La ricerca a partire da fonti non verificabili

(es. info day)• La ricerca in ginocchio e senza potere

negoziale• L’illusione del partenariato “estetico”• Il partner che non invia i documenti e fa

saltare il progetto• Il partner che entra nel progetto senza un

reale interesse

Partenariato: fattori di successo

• I paesi di appartenenza dei partner sono giustificati in chiave europea e superano i requisiti minimi

• La tipologia dei partner è giustificata in riferimento alle attività di progetto

• Il livello territoriale dei partner è coerente con le responsabilità che sono loro affidate

• I partner vengono coinvolti e se possibile incontrati in una fase precoce della stesura del progetto

• Ogni partner è ben descritto nella proposta• Risulta evidente che senza quel partenariato il

progetto non starebbe in piedi• Il piano finanziario riflette il peso che ogni

partner ha nel progetto

Piano delle attività: errori

• Le attività non sono sufficienti a generare i risultati di progetto

• Le attività non sono coerenti con il piano finanziario

• Le attività dipendono sostanzialmente dal capofila e non si capisce bene perché è stato messo in piedi un partenariato

• Alcune attività sono analizzate nel dettaglio, altre (magari di notevole entità finanziaria) rimangono generiche

Piano delle attività: fattori di successo• Le attività sono analizzate nel dettaglio e se

possibile organizzate in Work Package• Sono evidenziati i legami di antecedente e

conseguente• Tutti i partner risultano titolari di attività

coerentemente con il budget gestito• La responsabilità dei vari Work Package viene

attribuita ai diversi partner• Le attività di coordinamento e di comunicazione

sono ben articolate per tutta la durata del progetto

• Il modello presente nel formulario viene utilizzato in tutte le sue potenzialità e se possibile viene allegato un documento di dettaglio

Piano finanziario: errori

• Non si è tenuto conto dei vincoli del programma

• Il piano finanziario non è coerente con le attività di progetto

• Il piano finanziario non è bilanciato rispetto al ruolo dei diversi partner e ai costi propri di ogni paese

• Il costo del personale viene definito “a braccio” sulla base di riferimenti standard

• Il piano non è validamente organizzato su base temporale

Piano finanziario: fattori di successo• Il piano finanziario viene redatto fin dall’inizio

in bozza e viene poi portato avanti insieme con il piano delle attività in una logica iterativa

• Il piano finanziario viene redatto su di un modulo proprio prima di essere trasferito nel formulario

• Vengono ottenute tempestivamente dai vari partner informazioni sui costi unitari (es. del personale)

• Il piano finanziario viene condiviso con i partner

• Il piano finanziario rispetta fondamentali principi di sana gestione (contenimento costo dei viaggi ecc.)

Responsabilità del “project manager”

• Programmare l’intero progetto a livello operativo, amministrativo e finanziario

• Creare la squadra di progetto e darle forza e sicurezza

• Coordinare la rete dei partner

• Realizzare le attività a livello locale

• Portare avanti il progetto dal punto di vista amministrativo

Responsabilità del “project manager”

• Monitorare il progetto e assicurare le informazioni necessarie al processo di valutazione

• Redigere e inviare i rapporti tecnici

• Redigere e inviare i rapporti finanziari

• Stabilire e mantenere relazioni trasparenti e positive con l’autorità di gestione / il segretariato del programma

Competenze del “project manager”

• Orientamento al risultato

• Metodicità

• Organizzazione

• Assunzione di decisioni

• Problem solving

• Networking

• Comunicazione

IV. Progetti regionali o europei? Un’azione di sistema

Differenze operativeTIPI DI FONTE

SCREENING PARTENARIATO

MODALITÀ DI PARTECIPAZIONE

LINGUA DI LAVORO

MODALITÀ DI ATTUAZIONE

Fonte indiretta (PO)

Normali bandi regionali cofinanziati dai fondi

NO Progettazione e modulistica di settore

IT Legislazione – regolamentazione italiana e/o regionale

Fonte diretta

Bandi europei su GUCE e siti tematici UE

SI Progettazione europea

ING Regolamentazione europea

Fonte indiretta gestita da altri stati - regioni

Bandi su portale ADG e regionali

SI (nell’area geografica di appartenenza)

Progettazione europea

ING/ IT Regolamentazione Europea

Domande per la fattibilità• La nostra idea progetto contribuisce alla

riduzione del problema indicato dal programma, o in altri termini al raggiungimento dell’obiettivo generale indicato dal programma?

• La nostra idea progetto risponde alle esigenze di gruppi di beneficiari ben individuati sul nostro territorio di riferimento?

Domande per la fattibilità• La nostra idea progetto è sostenuta da

validi portatori di interesse?

• Allo stesso tempo, l’idea progetto presenta soluzioni provviste di un sufficiente grado di innovatività?

• I tempi del programma consentono di realizzare l’idea progetto nei tempi opportuni?

Domande per la fattibilità• Il capofila dispone della capacità di spesa

necessaria per cofinanziare il progetto?

• E’ in grado di affrontare gli esborsi sulla base di una ragionevole previsione dei flussi di cassa?

• Potrà farsi carico degli oneri di comunicazione e sostenibilità richiesti dal progetto?

Domande per la fattibilità• Disponiamo di una rete di partner da

attivare per costruire il partenariato della proposta?

• Siamo in grado di attivare un gruppo di progettazione che copra gli aspetti tecnici, eminentemente progettuali e di budget?

Domande per la fattibilità• Riusciremo a dimostrare che senza il

partenariato messo in piedi il progetto non sarebbe realizzabile?

• Riusciremo a dimostrare che il progetto può trovare realizzazione solo se sviluppato nella dimensione del programma (ad esempio europea transnazionale)?

Mappa di finanziabilità dei progetti

Analisi dei bisogni dell’organizzazion

e

Verifica delle opportunità

Verifica della fatttibilità

Procedure di attivazione della progettazione

Calendario

L’incrocio bisogni/opportunità

Bisogni• Ogni unità analizza il

suo fabbisogno finanziario

• Verifica quali sono le priorità

• Esamina le precedenti esperienze di progettazione

Opportunità• Programmazione

regionale: POR, PSR, PSL etc. (fonti indirette)

• Programmazione europea (fonti a gestione diretta - cooperazione territoriale)

• Fonti nazionali

La costruzione della mappa

La verifica della fattibilità

• I bisogni finanziari espressi dall’organizzazione sono coerenti con le opprotunità individuate

• Gli interventi sono ammissibili alle programmazioni di riferimento

• I costi e i benefici (ovvero il gioco vale la candela?)

Calendario e procedure• La tempsitica di attivazione• Il calendario (annuale)• Chi fa cosa quando

(progettazione, costruzione del partenariato, verifiche amminsitrative, attuazione, rendicontazione)

• I passaggi formali (passaggio in CdA o altro)

Bibliografia

• Project Cycle Management Guidelines, European

Commission (2004)

http://ec.europa.eu/europeaid/infopoint/publications/index_en.ht

m

• Territorial Cooperation Project Managament Handbook

(2007)

http://www.interact-eu.net/downloads

/135/INTERACT_Handbook_Territorial_Cooperation_Project_Management_03_2

007.pdf

• Communication and visibility manual, European

Commission (2009)

http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm

Se vuoi arrivare presto, corri da solo.Se vuoi arrivare lontano, cammina

insieme.

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