Post on 15-Apr-2017
Kreativ og strukturert – en bedre arbeidshverdag
COWI Bergen, 15.oktober 2015Jørn Kippersund
Foredragsholder, allmennlege, legevaktsjefVolda/Ålesund
www.innbokskontroll.no
produksjon
kapasitet
= P/K-ratioModifisert etter Stephen Covey,
7 habits of highly effective people
det du gjør
din evne til å gjøre ting
= P/K-ratioModifisert etter Stephen Covey,
7 habits of highly effective people
hvor du kjører
tilstanden til bilen du kjører
= P/K-ratioModifisert etter Stephen Covey,
7 habits of highly effective people
ta oppvasken
fikse oppvaskmaskina
= P/K-ratioModifisert etter Stephen Covey,
7 habits of highly effective people
være til
trene, helse
= P/K-ratioModifisert etter Stephen Covey,
7 habits of highly effective people
lage ost
utvikle meieriet
= P/K-ratioModifisert etter Stephen Covey,
7 habits of highly effective people
P/K-ratio
P/K-ratio
P/K-ratio
Hva produserer COWI-ansatte?
Produksjon
Faglige råd- Beregninger (hvor mye av hva)- Anbefalinger (hvliken type løsning)- ??
P/K-ratio
P/K-ratio
P/K-ratio
Hva utgjør din kapasitet i COWI?
Kapasitet
Kvantitet
Kvalitet
Spisskompetanse
Bredde
Kapasitet
Kvantitet – hvor mye?
Kvalitet
Spisskompetanse
Bredde
Kapasitet
Kvantitet – hvor mye?
Kvalitet – hvor bra?
Spisskompetanse
Bredde
Kapasitet
Kvantitet – hvor mye?
Kvalitet – hvor bra?
Spisskompetanse – på hvilket nivå?
Bredde
Kapasitet
Kvantitet – hvor mye?
Kvalitet – hvor bra?
Spisskompetanse – på hvilket nivå?
Bredde – på hvilke områder?
produksjon
kapasitet
= P/K-ratioModifisert etter Stephen Covey, 7 habits of higly effective people
produksjon
= P/K-ratioModifisert etter Stephen Covey, 7 habits of higly effective people
Kvantitet KvalitetSpissing Bredde
Påvirke kapasitet?
Kvantitet – hvor mye?
Kvantitet – hvor mye?
Kvantitet – hvor mye?• Tidseffektivitet
– Fokus (ref. Sisyfos)– Å jobbe med de oppgavene som faktisk er uløste– At verktøyene fungerer– Gyldne øyeblikk
• ??
Hva betyr noe for disse faktorene?- den fysiske arbeidsplass? Tiltalende arb.miljø?- den digitale arbeidplass?- arbeidsvaner, tidsbruk?
Kvantitet – hvor mye?• Svinge pisken?• Være superflink?
Kvantitet – hvor mye?• Svinge pisken?• Være superflink?
Vær lat! Unngå å gjøre samme jobben to ganger
Gyldne øyeblikk
Ørliten produksjonsforsinkelse gir bedret kapasitet
Investert tid i dag gir avkastning i form av mindre tidsbruk i morgen?
Gyldne øyeblikk
- hva du kaller en fil (søkbarhet)- hvor du lagrer den
- versjon- tilgjengelighet for andre (P/K for _hele_ COWI)- kontekstuell plassering
Investert tid i dag gir avkastning med mindre tidsbruk i morgen?
Gyldne øyeblikk
- hva du skriver i emnefeltet på en e-post (søkbarhet)
- å lage ny tråd for nytt tema- om lenke, i stedet for vedlegg- om den i det hele tatt skal sendes?
Investert tid i dag gir avkastning med mindre tidsbruk i morgen?
Gyldne øyeblikk
- filtrere en type mail for fremtiden heller enn å bare slette
Investert tid i dag gir avkastning med mindre tidsbruk i morgen?
Gyldne øyeblikk
Ivareta skillet mellom løst og uløst i det du legger fra deg et stykke informasjon
Påvirke kapasitet?
Kvalitet – hvor bra?
Kvalitet – hvor bra?
Kvalitet – hvor bra?• Fokus i utførelsen• Tilgang på referanseinformasjon• Tilgang til kvalitetskontroll og eller veiledning, kollegastøtte• ???
Hva betyr noe for disse faktorene?- den fysiske arbeidsplass?- den digitale arbeidplass?- arbeidsvaner, tidsbruk?
Påvirke kapasitet?
Spisskompetanse – på hvilket nivå?
Bredde – på hvilke områder?
Spisskompetanse – på hvilket nivå?
Breddekompetanse – på hvilke områder?
Spiss – og bredde?
Kunnskap – spiss- og bredde-?
• Tilegnet kunnskap, formell og uformell• Interesse, motivasjon?• Fullmakter, internt og eksternt• Trygghet i rollen• ??
Hvordan påvirkes disse faktorene? Av..- den fysiske arbeidsplass?- den digitale arbeidplass?- arbeidsvaner, tidsbruk?
Kan/bør en rådgivende ingeniør være kreativ?
Kan/bør en rådgivende ingeniør være kreativ?
• Hvordan løser vi dette problemet?• Hvordan løser vi at jeg mangler bredde- eller
spisskompetanse?
Kan/bør en rådgivende ingeniør være kreativ?
”Denne saken kan jeg ikke løse”
• En mulighet for å øke kapasitet?
• Kan kreativitet og nysgjerrighet brukes?
Kan/bør en rådgivende ingeniør være kreativ?
Tenke løsninger innenfor det som fins av kunnskap i verden – ikke nødvendigvis finne opp en ny
ostehøvel, men finne en vei gjennom informasjonsjungelen.
VÆRE NYSGJERRIG – UTFORSKENDE!
Bredde og spissing• Målretta søk: Dette vil jeg vite mer om!!!– stille spørsmål– hvem/hva er riktig person – riktig ressurs?– oppsøke grupper/fagfellesskap, i eller utenfor
COWI• ”Her har vi et hull” – avdekkes i fellesskap• Serendipity– henge ut på puben
Def: The accident of finding something good or useful while not specifically searching for it.
(Wikipedia)
Serendipity – ikke flaks!• Hva er myldrearenaer, hva er
produksjonsarenaer? OBS balanse!• Hvor kan nysgjerrigheten leve?• Større variasjonsbredde i meninger og
kunnskap øker sannsynligheten for ”happy accidents”
Gyldne øyeblikk
På hvilken arena stiller du et spørsmål?- i en mail, én person svarer- i en community-gruppe, folk du ikke
visste om kan svare
Gyldne øyeblikk
Ukeplanlegging- tid til kapasitetsøkning? Faglig
fordypning, myldring?
haster hasterikke
viktig rute 1 rute 2
ikke viktig rute 3 rute 4
Modifisert etter Stephen Covey, ”7 habits of highly effective people”, s 160, 2013-utgaven, RosettaBooks
Hvor mye tid tilbringer du i de ulike rutene?
Hvilke oppgaver har du som ligger ugjort i rute 2?
Samme oppgave kan utføres enten som rute 1 eller som rute 2 aktivitet.
Skrive et svar. Å gi svaret haster, og er viktig. Å skrive svaret ordentlig er også viktig, men haster ikke.
«Å bare gi et svar» (reply) = rute 1 aktivitet Å gi svaret på en delt plattform, med riktig tittel og riktig plassering = rute 2. Noen flere tastetrykk i starten, gir færre tastetrykk i fremtiden
Mer arbeid i starten, gir mindre arbeid senere
- Alt du gjør er prosjekt
Scott Belsky
(forfatter av ”Making Ideas Happen”)
ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy
Nudge – lite dult, stor kraft!
Nudge – lite dult, stor kraft!
Nudge – a powerfull force
Hvordan får jeg de dultenejeg trenger?
Inboks - dult
Å fjerne noe fra innboksen gir en følelse av å ha fått gjort noe vil du ha noe gjort, sørg for at det havner i innboksen
Fra prosjekt -> din arbeidsflate
prosjektmapping+
dult+
arbeidsplattform=
prosjektkontroll
Fra din idé-> dine hvilende prosjekt
Kreativitet x organisering = Gjennomslagsevne(impact)
Ny idé
Ener
gi o
g be
geist
ring
TidModifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas HappenPenguin Books, 2010
Ny idé
Prosjekt-platåfase
Ener
gi o
g be
geist
ring
TidModifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas HappenPenguin Books, 2010
Ny idé Ny idé
Prosjekt-platåfase
Ener
gi o
g be
geist
ring
TidModifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas HappenPenguin Books, 2010
Ny idé Ny idé
Prosjekt-platåfase
Ener
gi o
g be
geist
ring
TidModifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas HappenPenguin Books, 2010
Ny idé Ny idé
Prosjekt-platåfase
Ener
gi o
g be
geist
ring
TidModifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas HappenPenguin Books, 2010
Fra din idé -> dine hvilende prosjekt
Fra din idé -> dine hvilende prosjekt
Fra din idé -> dine hvilende prosjekt
Om du kan stole på dine dult
Gyldne øyeblikk
Hvordan fanger du og tar vare på gode idéer?
Hvordan sørger du for at en god idé dukker opp igjen på et relevant tidspunkt?
Kontororganisering
Samme prinsipp for analog og digital organisering
Skille uløst og løstNivå 1
Skille uløst og løst
Organisere løst:- verktøy, rekvisitter- referanse/oppslag- dokumentasjon/arkiv
Nivå 2
Nivå 1
Skille uløst og løst
Organisere løst:- verktøy, rekvisitter- referanse/oppslag- dokumentasjon/arkiv
Oppgaver som ikke kan løses i dag- organiseres under løst, skilles ut- prosjektmapper m/eget skille uløst og løst- sikre dult for overføring til uløst i riktig tid
Nivå 3
Nivå 2
Nivå 1
Skille uløst og løst
Organisere løst:- verktøy, rekvisitter- referanse/oppslag- dokumentasjon/arkiv
Oppgaver som ikke kan løses i dag- organiseres under løst, skilles ut- prosjektmapper m/eget skille uløst og løst- sikre dult for overføring til uløst i riktig tid
Bonus – serendipity- definere arenaer- sikre dult
Nivå 4
Nivå 3
Nivå 2
Nivå 1
Skille uløst og løst
Organisere løst:- verktøy, rekvisitter- referanse/oppslag- dokumentasjon/arkiv
Oppgaver som ikke kan løses i dag- organiseres under løst, skilles ut- prosjektmapper m/eget skille uløst og løst- sikre dult for overføring til uløst i riktig tid
Bonus – serendipity- definere arenaer- sikre dult
Nivå 4
Nivå 3
Nivå 2
Nivå 1
Skille uløst og løst
Organisere løst:- verktøy, rekvisitter- referanse/oppslag- dokumentasjon/arkiv
Oppgaver som ikke kan løses i dag- organiseres under løst, skilles ut- prosjektmapper m/eget skille uløst og løst- sikre dult for overføring til uløst i riktig tid
Bonus – serendipity- definere arenaer- sikre dult
Nivå 4
Nivå 3
Nivå 2
Nivå 1
Kontororganisering – nivå 1
Uløst Løst
Kontororganisering – nivå 2
Uløst LøstDet du trenger for å kunne gjøre noe med oppgavene:
• Verktøy• Referanseinformasjon• Arkivinformasjon/
dokumentasjon
Det du skal gjøre noe med
• oppgaver klar til å bli løst i dag
Kontororganisering – nivå 3
Uløst LøstDet du trenger for å kunne gjøre noe med oppgavene:
• Verktøy• Referanseinformasjon• Arkivinformasjon/
dokumentasjon
Det du skal gjøre noe med
• oppgaver klar til å bli løst i dag
Oppgaver som ikke kan løses i dag, men som må løses i fremtiden.Prosjektmapper
Kontororganisering – nivå 3
Uløst LøstDet du trenger for å kunne gjøre noe med oppgavene:
• Verktøy• Referanseinformasjon• Arkivinformasjon/
dokumentasjon
Det du skal gjøre noe med
• oppgaver klar til å bli løst i dag
Oppgaver som ikke kan løses i dag, men som må løses i fremtiden.Prosjektmapper
Dult i riktig tid
Kontororganisering – nivå 4
Uløst LøstDet du trenger for å kunne gjøre noe med oppgavene:
• Verktøy• Referanseinformasjon• Arkivinformasjon/
dokumentasjon
Det du skal gjøre noe med
• oppgaver klar til å bli løst i dag
Oppgaver som ikke kan løses i dag, men som må løses i fremtiden.Prosjektmapper
Dult i riktig tid
- Bonusoppgaver: Må ikke løses, men hadde vært fint
- Myldring - SERENDIPITY
Kontororganisering – nivå 4
Uløst LøstDet du trenger for å kunne gjøre noe med oppgavene:
• Verktøy• Referanseinformasjon• Arkivinformasjon/
dokumentasjon
Det du skal gjøre noe med
• oppgaver klar til å bli løst i dag
Oppgaver som ikke kan løses i dag, men som må løses i fremtiden.Prosjektmapper
Dult i riktig tid
- Bonusoppgaver: Må ikke løses, men hadde vært fint
- Myldring - SERENDIPITY
Dult i passelig tid
www.innbokskontroll.no/presentasjoner
facebook.com/innbokskontroll
(quick-fix)
twitter.com/jkippers