12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

RakRak--63.250 Toimitilapalvelut 63.250 Toimitilapalvelut 28.09.200428.09.2004

Kiinteistöpalvelujen Kiinteistöpalvelujen hankintastrategioiden kehittäminenhankintastrategioiden kehittäminen

Tomi VentovuoriTeknillinen korkeakoulu

Rakentamistaloustomi.ventovuori@hut.fi

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

Luennon tavoitteetLuennon tavoitteet

Ymmärtää kiinteistöpalvelujen hankintastrategian kehittämisessä huomioon otettavat tekijät.Antaa käsitys erilaisien hankintatapojen eduista ja haitoista.

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

Luennon rakenneLuennon rakenne

1. Hankintatoimen teoriaa ja käsitteitä2. Strategia teon työkaluja3. Hankintastrategiaprosessin vaiheet –

käytännön esimerkkejä kiinteistöpalveluissa

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

Hankintatoimen Hankintatoimen teoriaa ja käsitteitäteoriaa ja käsitteitä

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

Hankintatoimen yleiset periaatteetHankintatoimen yleiset periaatteetVrt. Baily, et al. 1998, Monczka, et al. 2001, Leenders, et al. 2002.

Tuottaa jatkuvasti parasta palveluja tarkoituksenmukaisessa laajuudessa kiinteistön arvon säilyttämiseksi sekä loppuasiakkaan operatiivisen toiminnan ylläpitämiseksi.Varmistaa palvelujen saatavuus ylläpitämällä ja kehittämällä nykyisiä verkostosuhteita ja/tai hankkimalla vaihtoehtoisia asiakkuuksia saatavilla olevien resurssien puitteissa.Hallita hankintaprosesseja tehokkaasti kehittämällä osto-osaamista, hankintaorganisaatiota ja hankintatoimen menettely- ja toimintatapoja.Ylläpitää sisäistä yhteistyöverkostoa muiden osastojen kesken aktiivisella keskinäisellä vuorovaikutuksella.Kehittää standardisoituja toimintatapoja ja palveluja yhdessä yhteistyökumppaneiden kanssa.

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

Hankintatoimen yleiset periaatteetHankintatoimen yleiset periaatteetVrt. Baily, et al. 1998, Monczka, et al. 2001, Leenders, et al. 2002.

Löytää ja valita markkinoiden kilpailukykyisimmät toimittajat.

Seurata nykyistä ja tulevaa markkinatilannetta ja -trendejä.

Löytää yrityksen ja sen verkoston toiminnan kannalta kokonaistaloudellisesti edullisin toimintamalli.

Luoda hankintatoimelle strategiset suuntaviivat sekä keskeiset kehityskohteet (hankintastrategian luominen).

Tukea hankinnoilla yrityksen päämääriä ja tavoitteita saavuttaakseen etua kilpailijoihin.

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

Kiinteistöyksikön tehtävätKiinteistöyksikön tehtävätAlexander, 2003.

luoda yrityksen tahtotilan mukainen toimintatapa toimitilojen käytölle

tunnistaa liiketoiminnan tavoitteet sekä käyttäjien vaatimuksetluoda liiketoiminnan tavoitteita tukeva toimintaympäristötuoda esille toimitilojen tuoma lisäarvo liiketoiminnalle

suunnitella ja luoda järjestelmä palvelujen laadun varmistamiseksi

toimia asiantuntijan roolissa palvelun laadun parantamisessaneuvotella palvelutasosopimuksetluoda liikesuhteet palvelun tuottajien kanssa

laatia hankintastrategia

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

YdinYdin-- ja tukitoiminnotja tukitoiminnotCox, 1996; Kiiskinen, et al. 2002.

Ydintoiminnot, kriittiset palvelutedustaa yrityksen sellaista ainutlaatuista ja kriittistä osaamista, joka luo pohjan kilpailukyvylle ja erottumiseen markkinoilla.ei kannata luovuttaa organisaation ulkopuoliselle taholle.

Täydentävät toiminnotedustaa yrityksen sellaista täydentävää osaamista, joka on tärkeää loppuasiakkaan kannalta ja konkreettisesti edesauttaa ydintoimintojen suorittamista.voidaan tehdä yksilöllisiä sopimussuhteita organisaation ulkopuolisen tahon kanssa riippuen hankinnan kriittisyydestä yrityksen liiketoiminnassa.

Residuaalit toiminnot, standardipalvelutedustaa sellaista osaamista, joka on kaikkien saatavilla ja ei ole kriittistä yrityksen liiketoiminnan kannalta.voidaan hankkia tavallisesti markkinaehtoisesti, sillä hankinta ei ole differentioitua.

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

Mikä on strategia?Mikä on strategia?Mintzberg &Quinn, 1996; Thompson & Strickland, 2003.

Strategia on toimintamalli tai suunnitelma, joka yhdistää organisaation päämäärän, menettelytavat ja toiminnot yhtenäiseksi kokonaisuudeksi.Strategia voi olla etukäteen suunniteltu (deliberatestrategy) tai ilmentynyt (emerged strategy) eli johdonmukainen tapa toimia.Strategian tavoitteena on auttaa yritystä ohjaamaan rajallisten resurssien kohdentamista yhteen valittuun mahdollisuuteen. OPPI VOITTAMISESTA

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

HankintastrategiaHankintastrategia

Hankintastrategiassa asetetaan yrityksen hankintatoimelle selkeät päämäärät sekä määritetään miten ne saavutetaan.Hankintastrategian tehtävänä on:

edesauttaa yrityksen lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteiden saavuttamistamääritellä edellytykset hankintojen toteuttamiselletoimia hankintapäätöksien tukivälineenä ohjaten valintojen tekemiseenauttaa analysoimaan erilaisia hankintatapoja

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

Hankinnan elinkaariHankinnan elinkaariEllram, 1993, Bröchner et al., 2004.

ENNEN HANKINTAA LIITTYVÄT TOIMET

Kontaktivaihe:• hankintastrategian

laadinta• toimittajakannan

etsintä

HANKINNAN JÄLKEISET TOIMET

Yhteistyön hallintavaihe:• seuranta

• johtaminen• ongelmien

ratkaiseminen

HANKINNAN AIKAISET TOIMET

Sopimusvaihe:• palveluvaatimusten

spesifiointi• sopimuksen

kilpailuttaminen

Päätös ostamisesta

• tuottaa itse vs. ostaa analyysit

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

HankintamenettelytHankintamenettelyt

Avoin menettelykaikki halukkaat toimittajat voivat tarjota

vaivalloista – transaktiokustannukset suuret

valintatekijänä usein hinta

Neuvottelumenettelytavallisesti yksi tai kaksi pääsee mukaanneuvotteluihin

edellytyksenä aikaisempi hyvin mennytyhteistyösuhde sekä järkevä hintataso

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

HankintamenettelytHankintamenettelyt

Rajoitettu menettelyVain tietyt toimittajat pääsevät tarjoamaanEnsimmäisenvaiheen valintatekijät (toimittaja-analyysit) enemmän laadullisia kuin määrällisiä, varsinaisessakilpailussa paino hinnallaKaksikertainen kilpailutus koetaan raskaana mallina, vaikkaensimmäisessä vaiheessa voidaan rajata tarkasti kilpailuunosallistujatMenettelytavan etuna

Omien tavoitteiden esilletuominenPotentiaalisen kapasiteetin löytäminenKehittämismahdollisuudetKilpailun säilyttäminen

Haittana pienet jäävät rajoitetun joukon ulkopuolelle sekävaarana, että valittu joukko jakaa keskenään alueet.

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

HankintatyypitHankintatyypit

Sopimushankinta ovat palveluhankintoja, joista laaditaan hankintakohtainen palvelusopimus ja -kuvaus.Tilaushankinnat ovat tavara- tai palveluhankintoja, joista ei tehdä erityistä sopimusta.Vuosisopimushankinnat ovat vuodeksi solmittuja sopimuksia, joissa sovitaan sopimusvuoden kuluessa todennäköisten toimitusten tai palvelusten yksikköhinta.Sisäiset hankinnat ovat palvelujen hankintoja, jotka tuotetaan organisaation omilla resursseilla.

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

Strategia teon Strategia teon työkaluttyökalut

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

Hankintojen merkitys yrityksen Hankintojen merkitys yrityksen liiketoiminnassaliiketoiminnassa

MERKITTÄVYYS KIINTEISTÖ-LIIKETOIMINNAN KANNALTA

suuri

pieni

suuri

TALOUDELLINEN MERKITYS

1,5 M€

5,0 M€

pieni

2.

1.

3.

ManageerausPerus ja tekninen huolto + siivous

Rakennuttaminen

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

Strategia teon työkalujaStrategia teon työkaluja

ABC –analyysi

10-20 %70-80 %C10-15 %10-20 %B70-80 %10 %A

KokonaiskustannusLukumääräRyhmä

SISÄISET SISÄISET TEKIJÄTTEKIJÄT

ULKOISET ULKOISET TEKIJÄTTEKIJÄT

Uhkat- markkina-

tilanne

Mahdollisuudet- sähköisten järjestelmien hyväksikäyttö

Heikkoudet- ostajilla jatkuva

aikapula

Vahvuudet-ostajat

kokeneita- yritys iso

SWOT –analyysi (esim.)

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

Strategia teon työkalujaStrategia teon työkaluja

Ostosalkkuanalyysi

Strateginen hankinta

Pullonkaula hankinta

Ei-kriittinen hankinta

Hyödynnetävä hankinta

Pieni Suuri

Suuri

Hankintatoimen riskit Toimittajan kilpailuasema

Ydin-

segmentti

”säilytä asiakas”

Kehitettävä segmentti

”tarjoa

vaihtoehtoja”

Rasite-segmentti

”kiinnitä vähän

huomiota”

Hyväksikäyttö segmentti

”palkkio

erinomainen”

Pieni

Suuri

TILAAJA TOIMITTAJA St

rate

gine

n ar

vo

Hou

k utt

elev

uus

Kraljic, 1983; Olsen & Elram, 1997.

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

HankintaHankinta--strategiaprosessin strategiaprosessin vaiheet vaiheet -- käytännön käytännön

esimerkkejä esimerkkejä kiinteistöpalveluissakiinteistöpalveluissa

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

Analysoitavat hankintaympäristötAnalysoitavat hankintaympäristöt

Case A: julkisen sektorin käyttäjä-omistaja

Case B: yksityisen sektorin käyttäjä-omistaja

Case C: yksityisen sektorin sijoittaja-omistaja

Case D: yksityisen sektorin institutionaalinen sijoittaja

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

Tapaustutkimuksen tavoitteetTapaustutkimuksen tavoitteet

tavoitteena on luoda kohdeyrityksissä kiinteistöpalvelujen hankintastrategian suuntaviivat sekä tutkia vaihtoehtoisia toimintatapoja kiinteistöpalvelujen hankinnoissa.

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

Yrityksen liiketoimintaympäristöYrityksen liiketoimintaympäristö

LIIKETOIMINTA-YMPÄRISTÖ

KilpailijatKilpailijat

AsiakkaatAsiakkaat

Palvelun tuottajatPalvelun tuottajat

LainsäädäntöLainsäädäntö

Sosiaaliset ja Sosiaaliset ja kulttuuri tekijätkulttuuri tekijät

Taloudelliset Taloudelliset tekijättekijät

Teknologian Teknologian kehittyminenkehittyminen

Liikeidea

Organisaation rakenne

Henkilöstö ja johtaminen

Kehittäminen

Johtajuus

Palkitsemis-järjestelmät

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

Yrityksen liiketoimintaympäristöYrityksen liiketoimintaympäristö

Ulkoiset tekijät Ulkoiset tekijät ((mikrotekijät)Kilpailijat

Liiketoimintojen kehittyminen (kilpailun vaikutus yrityksen toimintaan)Uudet alalle tulijat ja alalta poistujatUudet toimintamallit

ToimittajatLiiketoimintojen kehittyminenVaihtoehtoiset toimittajat

neuvotteluvoimaAsiakkaat

Asiakastarpeiden kehittyminenAsiakkaiden segmentointi

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

Yrityksen liiketoimintaympäristöYrityksen liiketoimintaympäristö

Ulkoiset tekijätUlkoiset tekijät (makrotekijät)Lainsäädännön muutoksetTeknologian kehittyminenPoliittiset ja taloudelliset muutoksetSosiaaliset ja kulttuuri tekijät

Sisäiset tekijätSisäiset tekijätOrganisaation rakenneHenkilöstö ja johtaminenKehittäminenJohtajuusPalkitsemisjärjestelmät

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

1. Liiketoimintaympäristön vaikutusten 1. Liiketoimintaympäristön vaikutusten kuvaaminen hankintatoimeen (Case A)kuvaaminen hankintatoimeen (Case A)

SISÄISET SISÄISET TEKIJÄT

ULKOISET ULKOISET TEKIJÄTTEKIJÄT TEKIJÄT

Teoreettinen viitekehys

VÄLITTÖMÄT VÄLITTÖMÄT VAIKUTUKSETVAIKUTUKSET

VÄLILLISET VÄLILLISET VAIKUTUKSETVAIKUTUKSET

- Budjetti (investointien väheneminen)

-> resursointi teknisluonteisiin tehtäviin

-Julkinen hankintalaki

-> rajoittunut hankintamenettely

- Asukasrakenteen kehittyminen

- Ikääntyvien ja lasten määrän kasvaminen

-> käyttötarpeiden muuttuminen

-Organisaation sisäisten resurssien väheneminen

-> hankintojen keskittäminen

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

1. Liiketoimintaympäristön vaikutusten 1. Liiketoimintaympäristön vaikutusten kuvaaminen hankintatoimeen (Case C)kuvaaminen hankintatoimeen (Case C)

SISÄISET SISÄISET TEKIJÄT

ULKOISET ULKOISET TEKIJÄTTEKIJÄT TEKIJÄT

Teoreettinen viitekehys

VÄLITTÖMÄT VÄLITTÖMÄT VAIKUTUKSETVAIKUTUKSET

VÄLILLISET VÄLILLISET VAIKUTUKSETVAIKUTUKSET

- Tuottotavoitteet

-> hankintatoimen uudelleen organisointi

- Yleishyödyllisyys lainsäädäntö

-> asukkailla oikeus kilpailuttaa

- Asukasrakenteen kehittyminen

- Ikääntyvien määrän kasvaminen

-> uudet asukas-palvelut/yhteistyö-kumppanit

- Keskittyminen omaan liiketoimintaan

-> ulkoistaminen?

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

2. Tavoitetilan ja nykytilan 2. Tavoitetilan ja nykytilan kuvaaminen sekä vertailukuvaaminen sekä vertailu

NYKY-TILA

TAVOITE-TILA

LIIKETOIMINTA-YMPÄRISTÖ

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

Hankintatoimen tavoitteet (Case A)Hankintatoimen tavoitteet (Case A)

Budjettitavoitteetkustannussäästöt

Tavoitteet hankintayksikön organisoinnillehankintayksikön uudelleen organisointi

keskittämisen lisääminenhankintavastuiden siirtäminen keskitettyyn yksikköön

Tavoitteet toimittajakannalleosaavat palveluntuottajatkooltaan ja resursseiltaan riittävän kattavat

ei alihankintaapalveluntuottajakannan pienentäminen

isompien hankintakokonaisuuksien lisääminenpyrkimys alueellisiin palveluihin

Tavoitteet yhteistyösuhteillekehittämisvaatimusvuorovaikutuksen lisääminenpitkäaikaiset yhteistyökumppanit

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

Hankintatoimen tavoitteet (Case C)Hankintatoimen tavoitteet (Case C)

Budjettitavoitteethoitokustannusraja (esim. 1 snt/m2/kk)

Tavoitteet hankintayksikön organisoinnillehankintayksikön uudelleen organisointi

keskittämisen lisääminenhankintavastuiden määrittäminen

Tavoitteet toimintojen yhtenäistämisellesopimuskannan yhtenäistäminen yrityksen tavoitteisiin

Tavoitteet toimittajakannallepalveluntuottajakannan pienentäminen

pyrkimys alueellisiin ja valtakunnallisiin palveluihinTavoitteet yhteistyösuhteille

yhteistyösuhteiden kehittäminenpanostaminen sopimuskumppanien kehittämiseenyhteistyösuhteiden hallinnan kehittäminen

asukassuhteiden lujittaminenasukkaiden vaihtuvuuden pienentäminenasunnon kunnon oltava houkutteleva vuokralaiselle

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

Hankintatoimen nykytilaHankintatoimen nykytila--analyysianalyysi

NYKY-TILA

SWOT

Hankinta-toimen salkut

Markkina-analyysi

Nykyinen hankinta-

tapa

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

SWOTSWOT--analyysianalyysi (Case A)(Case A)

Teoreettinviitek

en ehys

VAHVUUDETVAHVUUDET HEIKKOUDETHEIKKOUDET

- hankintatarpeiden tuntemus (käyttäjät)

- markkinoiden tuntemus

- hankintaympäristön ymmärtäminen

- organisaation toimintojen tunteminen

- kiinteistökohtaisesti epäyhtenäiset toimintatavat

- markkinalähtöinen hankintamenettely

- yhteistyömenettelyn puuttuminen

- kapea tuntemus muiden osaamisalueista

- hankintalainsäädännön monimutkaisuus

- organisaation epäyhtenäiset ja

epäselvät tavoitteet

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

SWOTSWOT--analyysianalyysi (Case C)(Case C)

Teoreettinviitek

en ehys

VAHVUUDETVAHVUUDET HEIKKOUDETHEIKKOUDET

- hankintatarpeiden tuntemus (tilat ja

asukkaat)

- markkinoiden tuntemus (myös pienet palvelun

tuottajat)

- hyvä tekninen ammattitaito

- merkittävä asiakas palveluntuottajalle

(suuri kiinteistökanta)

- toimintaa kapealla toimintasektorilla (homogeeninen kiinteistökanta)

- hankintatoimella ei ole selkeää kuvaa yrityksen tahtotilasta (tahtotilan

muuttuminen)

- yhteistyömenettelyn epäyhtenäisyys

- paikalliset toimintamallit yleisiä

- vastuurajojen puuttuminen

- organisaation epäyhtenäiset ja

epäselvät tavoitteet

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

Hankintatoimen salkkujen kuvaaminenHankintatoimen salkkujen kuvaaminen

HANKINTATOIMEN SALKUT

TOIMINNAN TUNNUSLUVUT

KIINTEISTÖSALKKU KÄYTTÄJÄSALKKU PALVELUSALKKU TOIMITTAJASALLKU RESURSSISALKKU

Kustannukset

kohdetason kustannukset (esim. €/a)

tuloslaskelmajne.

käyttäjäkohtaiset kustannukset (€/asiakas)- jne.

kiinteistöpalvelut (esim. palvelulaji €/a)

käyttäjäpalvelut (esim. palvelulaji €/a)

jne.

sopimusten suuruustoimittajakohtaiset

kustannukset (€/m2)- jne.

hankintatoimen kiinteät kustannukset

hankintatoimen muuttuvat kustannukset

jne.

Asiakas-tyytyväisyys

asiakastyytyväisyys / salkku

jne.

käyttäjätyytyväisyysjne.

asiakastyytyväisyys / palvelukokonaisuus

jne.

asiakastyytyväisyys / toimittaja

toimittajatyytyväisyysjne.

asiakastyytyväisyys / asiakaspäällikkö

jne.

Toiminnallisuus

kiinteistöjen sijaintikiinteistöjen ylläpito-

luokkakiinteistöjen käyttö-

tarkoitus

vuokrasopimuksetasiakkaan

liiketoimintajne.

palvelun kriittisyys (käyttäjä/omistaja)

jne.

kehittyminenneuvotteluvoimatoimittajien luku-määräjne.

kehittyminenneuvotteluvoimaeettisyys (arvot)jne.

ANALYYSI TYÖKALUT

ABC-analyysiBCGtilastolliset

menetelmät

ABC-analyysiBCGjne.

ABC-analyysijne.

SWOTjne.

HANKINTATOIMEN TAVOITTEET

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

3. Vaihtoehtoisten toimintatapojen 3. Vaihtoehtoisten toimintatapojen vertailu (Case A)vertailu (Case A)

MARKKINA-ANALYYSI

Alueellinen Valtakunnallinen

Liikesuhteen tyyppi

Kiinteistöjenniputtaminen

Palvelujenniputtaminen

Hankintatoimenorganisointi

Ostotoiminnanrajapinta Tuotetaan itse Ostetaan itse

Keskitetty hankintayksikkö

Hajautettu hankintayksikkö

Kokonaispalvelu-hankinta

Kiinteistö-kohtainen

Etäinen suhde Yhteistyö

Erillispalvelu-hankinta

Nykyinen hankintatapa

HANKINTA-TOIMEN

TAVOITETILA

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

Ostotoiminnan rajapinta Ostotoiminnan rajapinta (tuottaa itse vs. ostaa)(tuottaa itse vs. ostaa)

tuottaa itse (puolesta)henkilökunnan sitoutuminen tehtäviin (oman työn moraali pääsääntöisesti korkea)palvelutoimituksen luotettavuus (palautteen saaminen varmempaa)ei lisälaskutuksen tarvettahankintaresurssien tarpeen väheneminenoman liiketoiminnan tuntemuksen säilyminen (asiakkaat, kiinteistöt)erityisosaamisen saamisen varmistuminen (erityiskiinteistöt)

tuottaa itse (vastaan)rutinoituminen vanhoihin toimintatapoihin (ei kehitystoimintaa)erilaiset toimintatavat organisaation sisällä

organisaation sisäiset roolit epäselvät

joustamattomuus henkilöstön suhteen:

osaaminen yhden kortin varassavaramiesjärjestelmän toimivuustyö ajoittainen kuormitus

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

Hankintatoimen organisointi Hankintatoimen organisointi (keskitetty vs. hajautettu)(keskitetty vs. hajautettu)

keskitetty hankintatoimi (puolesta)valvonnan helpottuminen (kustannukset, palvelusisältö)kyky reagoida nopeasti kiinteistökannassa tapahtuviin muutoksiin (joustavuus)toiminnan yhdenmukaistuminen (sopimukset, raportointi)asiakasrajapinnan hallinnan tehostuminenhankintakustannusten seurannan helpottuminen

keskitetty hankintatoimi (vastaan)paikallistuntemuksen katoamisen mahdollisuus

palveluntuottajan alueellisen tuntemuksen puuttuminensuoran kommunikoinnin väheneminen paikallisiin palvelun tuottajiin

hankintaresurssitarpeen lisääntyminentiedonkulun ongelmien lisääntymisen mahdollisuus

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

Palvelujen niputtaminen (erillispalveluPalvelujen niputtaminen (erillispalvelu--vs. kokonaispalvelu hankinta)vs. kokonaispalvelu hankinta)

Niputtamisen puolestavolyymiedut

houkutteleva palveluntuottajallekehittämismahdollisuustuotannon tehostuminen (sama henkilö voi tehdä useampia tehtäviä)

Omien resurssitarpeiden väheneminen

valvonnan helpottuminenpienempi toimittajakantakustannustehokkuus

sopimussisällön yhtenäistyminen

Niputtamista vastaanJoustamattomuus

sitoutuminen harvaan tuottajaan (hankala päästä eroon)

Palveluntuottajan osaamattomuus

ei hallita kaikkia osaamisalueita (erikoisosaamisen puuttuminen teknisluonteisissa hankinnoissa)alihankinnan käyttö (laadunvalvonta pitkässä ketjussa)

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

Kiinteistöjen niputtaminen (Case A)Kiinteistöjen niputtaminen (Case A)

HYÖDYT

erityisosaamisen varmistaminenydintoiminnon tarpeisiin vastaaminen

hallittavuuden paraneminenvalvonnan helpottuminen

volyymietujen saaminentuotannon synergiaedut ja kustannuksetkehittämisen mahdollisuus

alueiden välisen vertailtavuuden mahdollisuus

homogeenisen kiinteistökannan keskinäinen vertailtavuus

HAITAT

sitoo paljon resurssejatyölästapa hoitaa hankinnatkallis

kokonaisuuden hallinnan vaikeuskilpailun katoamisen mahdollisuus

riskinä tietty tuottaja saa haltuunsa kilpailun kautta kaikki alueet (julkisen hankinnan erityispiirre)alueellisesta syntyy valtakunnallinen

kilpailun katoaminenvaikea kilpailuttaa suurta kokonaisuutta

hallinnan vaikeus

HANKINTATAPA

Kiinteistökohtaisestisairaalat (erityiskiinteistöt)

Alueellinen 7 suurpiirialuetta –80 000 as.päiväkodit, koulut

Valtakunnallinenlikvidi homogeeninen kiinteistökantatoimistot

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

Liikesuhteen tyyppiLiikesuhteen tyyppi

Etäinen suhdeLyhyet jaksotPienet vaihtamisen kustannuksetSidokset löysätTilaajavaltainenVähän vuorovaikutustaOman edun tavoitteluTiedon pimittäminenReagoivat toimittajatToimittaja määritellyt ennalta lopputuotteen (standardipalvelu)Ei puutu prosesseihinOngelmat toimittajan vastuullaHinta on avain päätöksentekijäPalkitsemisen puuttuminen

YhteistyöPitkät jaksotVaihtaminen viimeinen ratkaisuSidokset tiukkojaToimittaja tukee innovaatiollaPaljon vuorovaikutustaYhteiset tavoitteetKeskinäinen tiedon jakaminenEnnakoivat toimittajatTilaaja ja toimittaja määrittelee yhdessä lopputuotteenMukana prosesseissaOngelmat molempien vastuullaHinnan lisäksi muita päätöksentekijöitäPalkitseminen

Macbeth, 1994

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

Tapausten ristiin tarkasteluTapausten ristiin tarkastelu

Havainto 1: Yritysjohtotasolla ei ole täsmällistä kuvaa kiinteistöyksikön hankintojen nykytilasta.

Havainto 2: Kiinteistöyksiköllä ei ole selkeää kuvaa yrityksen tahtotilasta.

Havainto 3: Kiinteistöyksiköllä ei ole selkeää kuvaa hankintatoimen nykytilasta.

Havainto 4: Kiinteistöyksikössä on epäyhtenäiset toimintatavat ja epäselvät tavoitteet.

Havainto 5: Kiinteistöyksikössä ei ole määritelty selkeästi vastuurajoja.

Havainto 6: Kiinteistöyksiköistä puuttuvat yhteiset hankintaryhmät.

Havainto 7: Kiinteistöyksiköillä ei ole ennalta laadittujahankintastrategioita.

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

Kiinteistöpalvelujen hankintastrategian Kiinteistöpalvelujen hankintastrategian kehittämisen vaiheet (yhteenveto)kehittämisen vaiheet (yhteenveto)

1. liiketoimintaympäristön vaikutusten kuvaaminen hankintatoimeen

sisäiset ja ulkoisetvälittömät ja välilliset

2. tavoitteiden ja nykytilan kuvaaminen sekä vertailuhankintatoimen salkutSWOTnykyinen hankintatapamarkkinat

3. vaihtoehtoisten hankintatapojen vertailutuottaa itse vs. ostaahajautettu / keskitetty hankintatoimierillis- / kokonaispalvelukiinteistökohtainen / alueellinen / valtakunnallinenetäinen suhde / yhteistyö

4. hankintasuunnitelman luominen

STRATEGISET SUUNTAVIIVAT HANKINTATOIMELLE

12.10.2004tomi.ventovuori@hut.fiCEM

KIITOS OSALLISTUJILLE!KIITOS OSALLISTUJILLE!

Tomi VentovuoriCEM Facility Services Research

+358 40 557 3391tomi.ventovuori@hut.fi