Ключевые проблемы управления проектами

Проект — это…временное предприятие проводимое для достижения уникального результата (продукта, услуги)

Project Management Body Of Knowledge (PMBOK)

РЕСУРСЫСо

держ

ание Бюджет

Расписание

Успех клиента

Вовремя и в рамках бюджета

Команда довольна

Особенности проектов

Уникальность результата

Неопределенность (предсказываем будущее)

Долговременность (месяцы, годы)

Ограничения (V, T, $, Q, Res, Ris)

Различные ресурсы (сырье, машины и инструменты,

люди)

Process vs Project

http://www.smartdraw.com/articles/blog/project-vs-process.htm

Экскурс в историю

Успешны ли наши проекты?

Успешны ли наши проекты?Уровень неопределенности проектов высокНагрузка и потребность в ресурсах высоки и часто меняютсяИзменения содержания проекта без адекватной переоценки сроковКлючевой ресурс недоступен, когда нуженНет процесса валидного определения сроков завершения проектаЕжедневные конфликты приоритетов (сверхважно и особо срочно)Задачи выполняются намного раньше запланированногоСотрудники часто прерывают задачу и берут более приоритетнуюОбъем переделок необоснованно высокКлиенты часто обвиняют нас в том, что проекты затягиваютсяМы регулярно сдвигаем срок, обещанный клиентуКлючевая необходимая информация недоступна, когда нужна

???

Кто виноват и что делать?

НеопределенностьМы верим в то, что проектные работы можно точно определить:- Назови точные сроки выдачи релиза!- Сколько времени будет занят архитектор?- Какой функционал будет готов на пятницу?

Что мы делаем?1. Планируем точнее (больше детализации, дольше думаем, WBS)2. Закладываем запас3. Делаем вид, что занимаемся риск-менеджментом :)

Какова точность достижима?Какова необходима?

Можем ли мы точно знать заранее?

Очевидно — прямая связь между причиной и следствием. Можно точно предсказать результат.

Усложненно — связь между причиной и следствием требует анализа или эксперта.

Сложно — связь между причиной и следствием невозможно предсказать, а только испытать.

Хаотично — связь между причиной и следствием за пределами системы. Ничего не узнаем, пока не сделаем.

Больше детализации и точностиСколько задач в вашем проектном плане?Какая точность в проекте допустима?100 задач — 1% — отклонения обычно намного больше

Запас по времени

Хороший специалист

Точно определяет

сроки

Быстро выполняет

работу

Закладывает запас на

непредвиденное

Не закладывает

запас

Оценка длительности задач. Запас.

вер о

ятно

сть

время

вероятностьнакопительная

50%

Tmin Tavg Tsur

90%

• Чего-то не хватит, и я буду простаивать ожидая нужное• Меня отвлекут на другую задачу• Я выполняю работу качественно• Я хороший работник, а значит мои оценки сроков должны

быть верны• Конфликт между оценкой и обязательством

Почему не успеваем с таким запасом?Студенческий синдром“Полирование яблока”ИБД — Имитация бурной деятельности

Законы Мерфи“Убежать” от проблемыОтвлекли на “приоритетный” проект

Система Управления Проектами не дает возможности воспользоваться “положительными” отклонениями длительности задачи.Как часто задачи завершаются раньше запланированного?

20 дней 20 дней 20 дней 20 дней 20 дней

10 6 10 10 105 20 45 14 10 -10

!!!

План

Факт

Что делать с неопределенностью?1. Неопределенность объективно существует2. Отклонения могут быть и в “+” и в “-“3. Система Управления Проектами должна утилизировать “плюсы”

Запас из отдельных задач в общий буфер в конце проекта!

РЕСУРСЫСоде

ржан

ие

Бюджет

Расписание

1. Результат за деньги — буфер по времени — ССРМ

2. Дэдлайн за бюджет — буфер по содержанию — Agile

3. “Полет на Марс” — буфер по бюджету — мегапроекты

ССРМ. Основные принципы.

Агрессивная оценка длительности задач (вероятность 50%). Общий буфер (запас) в конце проекта (1 день запаса на 2 дня плана.

20 дней 20 дней 20 дней 20 дней 20 дней

10 6 10 10 105 20 45 14 10 -10

!!!

10 10 10 10 10 25 дней выгода

10 6 10 10 105 20 4

Изменения в культуре

1. Нет конфликта “оценка — обязательства”, обещай работать быстро

2. Мне не интересно, сколько ты работал. Важно, сколько осталось!

3. Все люди хороши — справиться может любой!

4. Отчетность минимальна

5. Как тебе помочь?

6. Вехи задерживают проект

7. Задачи стартуют сразу после завершения предыдущей

Система приоритетов проектов

25 дней 25 дней

25 дней 25 дней 25 дней15 дней

сегодня

Проект 1

Проект 2 Х дней

Y дней

Содержание задач одинаково. Выполнить их может только один человек.Задачу из какого проекта выбрать?

Система приоритетов проектов

10 дн 25 дней

15 дней

сегодня

Проект 1

Проект 2 Х дней

Y дней 15 дней

10 дн 15 дней 10 дн 10 дн

BPI (Buffer Protection Index) = остаток буфера / остаток цепиПроект 1 = 25 дней / 25 дней = 1:1Проект 2 = 10 дней / 50 дней = 1:5

Содержание задач одинаково. Выполнить их может только один человек.Задачу из какого проекта выбрать?

Индекс запаса буфера.Состояние одного проекта.

% и

с пол

ьзо в

а ния

бу ф

е ра

% выполнения цепи

10

20

30

40

50

60

70

80

90

10 20 30 40 50 60 70 80 90

НАБЛЮДАЙ

ВОССТАНАВЛИВАЙ

ПЛАНИРУЙ

Много проектов.Расставьте приоритеты!

% и

с пол

ьзо в

а ния

бу ф

е ра

% выполнения цепи

10

20

30

40

50

60

70

80

90

10 20 30 40 50 60 70 80 90

Мультизадачность. Хорошо или плохо?

Эксперимент…

Потребуется:

- Знание английского алфавита

- Умение писать римские числа

- Счет до десяти без ошибок

- Умение схематично изображать элементарные фигуры

Обсуждение

1. Откуда появилось ускорение? Поясните

2. Назовите потенциальные выгоды для компании?

3. Какие препятствия помешают вам стать более сфокусированной компанией?

Стоимость мультизадачности

Нед 1 Нед 2 Нед 3 Нед 4 Нед 5 Нед 6 Нед 7 Нед 8 Нед 9 Н 10 Н 11 Н 12 Н 13 Н 14 Н 15 Н 16 Н 17

A

A

A

A

A

A

B

B

B

B

B

B

B

B

B

C

C

C

C

C

C

A

A

A

B

B

B

C

C

C

быстрее на 8 недель

быстрее на 6 недель

быстрее на 4 недели

Мультизадачность почему?

Мы ответственно относимся к потребностям других

Желание Клиента (сейла, босса, руководителя, и т.д.) — закон

Стараемся продемонстрировать лояльность, удивить других

Мы стараемся избегать простоя и “ничегонеделания”

Когда нечем заняться — грустно

Успешный = Эффективный = постоянно занятый

Скрытая стоимость мультизадачности?

Потеря фокусировки / больше ошибок / вынуждены

переделывать

Большое количество нерешенных проблем / ожиданий

Процессы не работают!

Разрушается плавность потока работы

Увеличивается количество необходимых отчетов и совещаний

Неравномерная загрузка ресурсов (часто внеурочная работа)

Увеличение стоимости единицы продукции

Срывы сроков / выгорание сотрудников / неудовлетворенность

Множество мелких точек внимания менеджмента и потеря

фокуса

Полная комплектацияКак часто, выполняя важную задачу, вам чего-то не хватает?Сколько времени вы тратите, чтобы это получить? (%)

Список “нужных” вещей достаточно стабилен и повторяется из проекта в проект (его можно и нужно развивать)Собирайте все что нужно ДО проекта!Собирайте все что нужно ДО задачи!!!

Большая часть списка на стороне КлиентаЕсли он требует “срочно начать проект”, начните его с задач по сбору необходимого от Клиента

“Голубой свет”

Emergency Team

Про

и зво

д ит е

льно

сть

Настоящее Будущее

Текущая эффективность

Увеличенная эффективность

Мэрфи

МэрфиПеределкиОткрытые проблемы

Нет координацииМногозадачностьНет входной инфо

Другое… Информация, Мультизадачность,

Координация, Проблемы…

Продуктивные усилия

Невосстановимые потери

Восстановимые потери

Повышаем эффективность…

Процесс планирования

1. Наш проект нужен только для успеха нашего клиента

2. Клиент будет успешен, когда решит свою проблему

3. Цель проекта — решение конкретной проблемы

4. Достижение результатов приведет к цели

5. К результатам приводит последовательность действий — задач

6. Последовательность задач с ресурсами — план

7. План реален только с учетом ограничений

Повышаем скорость и надежность!1. Работаем с неопределенностью:

- общий буфер в конце проекта (или питающей цепи)- нет управления по вехам- сколько тебе осталось и как тебе помочь?

2. Ускоряемся:

- скажи “нет” мультизадачности- быстрое решение проблем- полная комплектация (перед проектом и перед

задачей)

3. Помните про ограничение! Сварщик должен варить.

А пожарник тушить!!!

Что буду использовать?

Домашнее задание

1. Голдратт “Критическая Цепь”

2. Подготовить стандартный список Полной Комплектации для ваших проектов

3. Прекратить мультизадачность :)