Post on 15-Mar-2021
KETEPATAN WAKTU PENYEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS
PASIEN RAWAT JALAN KLINIK OBGYN
DI RUMAH SAKIT UMUM SAKINA IDAMAN
BULAN AGUSTUS TAHUN 2018
NASKAH PUBLIKASI
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Ujian
Memperoleh Gelar Ahli Madya Kesehatan
Fakultas kesehatan Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Universitas Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
Disusun oleh:
MUHAMAD ATHAR NUR LAIDAR
1315076
PROGRAM STUDI
REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)
FAKULTAS KESEHATAN
UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI
YOGYAKARTA
2018
2
3
KETEPATAN WAKTU PENYEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS
PASIEN RAWAT JALAN KLINIK OBGYN DI RUMAH SAKIT UMUM
SAKINA IDAMAN BULAN AGUSTUS TAHUN 2018
Muhamad Athar Nur Laidar1, dr. Rijantono Franciscus Maria, MPH
2
INTISARI
Latar Belakang: Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. Terdapat standar
pelayanan minimal rumah sakit (SPM-RS) pada pelayanan rumah sakit untuk mengatur
mutu pelayanan di rumah sakit. SPM-RS merupakan alat ukur mutu pelayanan rumah
sakit yang dapat mendukung pencapaian indikator kinerja rumah sakit. SPM bersifat
sederhana, konkrit, mudah diukur, terbuka, terjangkau dan dapat dipertanggungjawabkan
serta mempunyai batasan waktu pencapaian. Waktu penyediaan berkas rekam medis
rawat jalan yaitu kurang lebih 10 menit terhitung dari pasien mendaftar sampai rekam
medis ditemukan atau disediakan oleh petugas.
Tujuan: Mengetahui ketepatan waktu penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat
jalan klinik obgyn, rata-rata waktu dan persentase penyediaan berkas rekam medis pasien
rawat jalan klinik obgyn , faktor-faktor yang mempengaruhi ketidaktepatan waktu
penyediaan berkas rekam medis pasien rawat jalan klinik obgyn di RS Umum Sakina
Idaman Bulan Agustus Tahun 2018.
Metode: Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif dan
kuantitatif (mix method). Rancangan penelitian ini menggunakan metode cross sectional.
Subjek penelitian ini terdiri dari 88 rekam medis sebagai sampel dan 4 orang sebagai
responden. Objek penelitian ini adalah dokumen rekam medis pasien rawat jalan klinik
obgyn bulan agustus tanggal 29 agustus-31 Agustus 2018.
Hasil: Penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan klinik obgyn bulan agustus
tahun 2018 masih mengalami ketidaktepatan waktu sebanyak 34 dokumen dengan
persentase 39% dan untuk dokumen rekam medis yang telah memenuhi standar waktu
penyediaan ≤10 menit terdiri dari 54 dokumen yaitu sebesar 61% dari total sampel pasien
rawat jalan klinik obgyn bulan agustus tahun 2018. Faktor-faktor penyebab
ketidaktepatan waktu penyediaan dokumen rekam medis pasien lama rawat jalan klinik
obgyn ada tiga yaitu: a. dikarenakan dokumen rekam medis missfile , b. karena petugas
kurang memahami standar pedoman kebijakan yang diterapkan di bagian penyediaan
dokumen rekam medis rawat jalan, c. Petugas rekam medis bagian penyediaan atau
bagian filing masih dirasa kurang mengingat banyaknya kunjungan pasien yang
berbanding lurus dengan tingginya permintaan penyediaan dokumen rekam medis
khususnya di klinik obgyn.
Kata Kunci: Ketepatan Waktu, Efisiensi Pelayanan, Upaya Peningkatan Mutu
Pelayanan, Klinik Obgyn, Faktor-faktor keterlambatan.
1. Mahasiswa Prodi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Jenderal
Achmad Yani Yogyakarta. 2. Dosen Pembimbing Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Unversitas Jenderal
Achmad Yani Yogyakarta
4
KETEPATAN WAKTU PENYEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS
PASIEN RAWAT JALAN KLINIK OBGYN DI RUMAH SAKIT UMUM
SAKINA IDAMAN BULAN AGUSTUS TAHUN 2018
ACCURACY OF TIME TO PROVIDE MEDICAL RECORD DOCUMENTS
OBGYN CLINICAL OUTPATIENT IN GENERAL HOSPITALS
SAKINA IDAMAN MONTH AUGUST 2018
Muhamad Athar Nur Laidar1, dr. Rijantono Franciscus Maria, MPH
2
ABSTRACT
Background: Hospitals are health care institutions that provide inpatient, outpatient and
emergency services. There is a minimum hospital service standard (SPM-RS) in hospital
services to regulate the quality of services in hospitals. SPM-RS is a hospital service
quality measurement tool that can support the achievement of hospital performance
indicators. SPM is simple, concrete, easy to measure, opened, affordable and
accountable and has a time limit for achievement. When providing outpatient medical
record files, which is approximately 10 minutes, the patient registers until the medical
record is found or provided by the officer.
Objective: To find out the timeliness of providing Obgyn clinic outpatient medical record
documents, the average time and percentage of the provision of Obgyn Clinic outpatient
medical record files, the factors that influence the timeliness of providing Obgyn Clinic
outpatient medical record files in General Hospital Sakina Idaman is ideal for August
2018.
Method: This type of research is descriptive with qualitative and quantitative approaches
(mix method). The design of this study uses a cross sectional method. The subjects of this
study consisted of 88 medical records as samples and 4 people as respondents. The object
of this research is obgyn clinic outpatient medical record document on August 29-August
31, 2018.
Results: The provision of obgyn clinic outpatient medical record documents for August
2018 still experienced inaccuracies as many as 34 documents with a percentage of 39%
and for medical record documents that had met the standard of provision time ≤10
minutes consisting of 54 documents which amounted to 61% of the total Obgyn clinic
outpatient sample for August 2018. There are three factors that cause timeliness in
providing patient medical records for the outpatient clinic of Obgyn Clinic, namely: a.
due to missfile medical record documents, b. because the officers do not understand the
policy guidelines standards that are applied in the provision of outpatient medical record
documents, c. The medical records officer in the supply section or the filing section is still
lacking given the number of patient visits that are directly proportional to the high
demand for the provision of medical record documents, especially in the Obgyn clinic.
Keywords: Timeliness, Service Efficiency, Service Quality Improvement Efforts, Obgyn
Clinic, Delay factors.
1. Students of Medical Record Study Program and Health Information of General
Achmad Yani University, Yogyakarta. 2. Lecturer of Medical Recorder and Health Information of the University of Genral
Achmad Yani Yogyakarta.
5
PENDAHULUAN
Rumah sakit adalah institusi
pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan rawat
inap, rawat jalan dan gawat darurat1.
Mutu pelayanan kesehatan
dapat dikatakan baik apabila
didukung oleh sistem pengolahan
rekam medis dalam penyediaan
rekam medis yang cepat dan tepat
sesuai dengan ketentuan yang telah
ditetapkan oleh rumah sakit.
Pelayanan yang cepat dan tepat
merupakan keinginan konsumen baik
pemberi layanan maupun penerima
pelayanan.
Pelayanan pendaftaran pasien
rawat jalan termasuk pada pelayanan
yang ada di rumah sakit. Terdapat
standar pelayanan minimal rumah
sakit (SPM-RS) pada pelayanan
rumah sakit untuk mengatur mutu
pelayanan di rumah sakit. SPM-RS
merupakan alat ukur mutu pelayanan
rumah sakit yang dapat mendukung
pencapaian indikator kinerja rumah
sakit. SPM bersifat sederhana,
konkrit, mudah diukur, terbuka,
terjangkau dan dapat
dipertanggungjawabkan serta
mempunyai batasan waktu
pencapaian. Waktu penyediaan
berkas rekam medis rawat jalan yaitu
≤10 menit terhitung dari pasien
mendaftar sampai rekam medis
ditemukan atau disediakan oleh
petugas2.
Berdasarkan studi
pendahuluan yang dilakukan di
Rumah Sakit Umum (RSU) Sakina
Idaman dengan melakukan
wawancara dengan kepala rekam
medis, diperoleh informasi bahwa
masih terdapat keterlambatan
penyediaan dokumen rekam medis
(DRM) pasien rawat jalan khususnya
klinik obgyn. Peniliti tertarik untuk
membahas penyediaan DRM di
klinik obgyn dikarenakan latar
belakang rumah sakit yang
merupakan rumah sakit khusus ibu
dan anak, disamping itu banyaknya
kunjungan pasien di klinik obgyn
memungkinkan untuk terjadinya
permasalahan dipenyediaan DRM.
Banyak faktor yang mempengaruhi
lamanya penyediaan dokumen rekam
medis.
Tujuan dari penelitian ini
adalah:
1. Mengetahui ketepatan waktu
penyediaan dokumen rekam
6
medis pasien rawat jalan klinik
obgyn di RS Umum Sakina
Idaman Bulan Agustus Tahun
2018.
2. Mengetahui rata-rata waktu dan
persentase penyediaan berkas
rekam medis pasien rawat jalan
klinik obgyn di Rumah sakit
umum sakina idaman Bulan
Agustus Tahun 2018.
3. Mengetahui faktor-faktor yang
mempengaruhi ketidaktepatan
waktu penyediaan berkas rekam
medis pasien rawat jalan klinik
obgyn di Rumah sakit umum
sakina idaman Bulan Agustus
Tahun 2018.
BAHAN DAN CARA PENELITIAN
Jenis penelitian ini adalah
penelitian diskriptif dengan
pendekatan yang digunakan adalah
kualitatif dan kuantitatif (mix
method).
Rancangan penelitian ini
menggunakan rancangan penelitan
cross sectional yaitu, suatu penelitian
untuk mempelajari dinamika korelasi
antar faktor resiko dan efek dengan
pendekatan observasi atau
pengumpulan data sekaligus pada
suatu saat itu.3 Penelitian ini
dilaksakan di RSU Sakina Idaman
yang berlokasi di Jl. Nyi
Tjondrolukito No.69, Sinduadi,
Mlati, Kabupaten Sleman, Daerah
Istimewa Yogyakarta.
Subjek penelitian ini
menggunakan 4 orang sebagai
responden dan 88 dokumen rekam
medis sebagai sampel. Objek
penelitian ini yaitu dokumen rekam
medis pasien rawat jalan klinik
obgyn tanggal 29 Agustus 2018 s/d
31 Agustus 2018. Variable yang
diamati dalam penelitian ini meliputi
ketepatan waktu dalam penyediaan
dokumen rekam medis pasien rawat
jalan klinik obgyn. Instrumen
penelitian ini menggunakan pedoman
wawancara, recorder, stopwatch,
checklist observasi, alat tulis.
Adapun kegiatan dalam penelitian ini
menggunakan validitas data (teknik
pemeriksaan keabsahan data),
metode pengolahan data, analisis
data.
7
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Hasil
Tabel 1 Penyediaan DRM Rawat
Jalan Pasien Rawat Jalan Klinik
Obgyn Bulan Agustus Tahun 2018
1. Berdasarkan tabel 1 diatas, dapat
diketahui bahwa penyediaan
dokumen rekam medis pasien
rawat jalan klinik obgyn di RSU
Sakina Idaman dari total sampel
88 dokumen rekam medis terdiri
dari 12 pasien baru dan 76 pasien
lama. Terdapat dokumen rekam
medis yang tepat waktu dengan
persentase 100% untuk pasien
baru (12 dokumen dari 12
dokumen rekam medis pasien
baru) dan 55,2% untuk pasien
lama (42 dokumen dari 76 pasien
lama).
Gambar 1 Diagram Penyediaan
DRM Rawat Jalan Klinik Obgyn
Bulan Agustus tahun 2018
Dari gambar 1 terlihat
persentase penyediaan
dokumen rekam medis rawat
jalan klinik obgyn di RSU
Sakina Idaman yang
mengalami keterlambatan
dari total dokumen pasien
baru dan pasien lama sebesar
38,6% yaitu 34 dokumen dari
sampel 88 dokumen rekam
medis.
Gambar 2 Persentase Penyediaan
DRM Pasien Rawat Jalan Klinik
Obgyn Bulan Agustus Tahun 2018
Dari gambar 2 terlihat
dokumen rekam medis yang
telah memenuhi standar waktu
penyediaan yaitu sebesar 61,4%
dari total dokumen rekam medis
pasien baru dan pasien lama
dengan rincian 12 dokumen
rekam medis pasien baru dan 42
dokumen rekam medis pasien
lama. Untuk memperoleh rata-
rata waktu penyediaan dokumen
rekam medis rawat jalan klinik
Jenis
Pasien
Tepat ≤ 10 Menit Tidak Tepat ≥ 10 Menit
Jumlah Persentase Jumlah Persentase
Baru 12 100% 0 0%
Lama 42 55,2% 34 44,7%
Jumlah
DRM
54 61,4% 34 38,6%
100%
55.20%61.40%
0%
44.70%38.60%
PASIEN BARU PASIEN LAMA JUMLAH TOTAL
Tepat Waktu Tidak Tepat Waktu
8
obgyn di RSU Sakina Idaman
pada bulan Agustus tahun 2018
adalah sebagai berikut:
a. Rata-rata penyediaan DRM
pasien baru
Rata-rata penyediaan DRM
b. Rata-rata penyediaan DRM
pasien lama
Rata-rata penyediaan DRM
=
c. Rata-rata penyediaan DRM
pasien baru dan pasien lama
Rata-rata penyediaan DRM
=
Gambar 3 Rata-rata Waktu
Penyediaan DRM Pasien RJ Klinik
Obgyn Bulan Agutus Tahun 2018
6.1
8.9 8.5
Pasien Baru Pasien Lama Pasien Barudan Lama
Rata-…
2. Faktor penyebab adanya
keterlambatan penyediaan
dokumen rekam medis pasien
rawat jalan klinik obgyn
a. Faktor yang menghambat
penyediaan dokumen rekam
medis adalah dokumen yang
terselip atau missfile. Apabila
DRM tidak ditemukan di rak
filing maka petugas akan
mengecek di SIMRS, namun
apabila tidak mendapatkan
hasil, petugas akan menelpon
unit-unit terkait, untuk
kemudian diambil dan
disediakan. Disamping itu
faktor penyebab
keterlambatan penyediaan
dokumen rekam medis pasien
rawat jalan klinik obgyn di
RSU Sakina Idaman adalah
karena kurangnya petugas di
bagian filing.
b. petugas rekam medis bagian
filing mengalami kekurangan
petugas, sehingga terkadang
mengalami kesulitan dalam
bekerja. Disamping itu,
kurangnya pemahaman
petugas tentang informasi
terkait pedoman kebijakan
9
yang digunakan untuk
penyediaan dokumen rekam
medis rawat jalan sehingga
terdapat ketidakjelasan dalam
standar waktu yang
digunakan.
B. Pembahasan
1. Menurut Kepmenkes No.129,
2008 tentang Standar Pelayanan
Minimal Rumah Sakit, Terdapat
empat indikator SPM untuk
pelayanan rekam medis. Salah
satunya adalah waktu
penyediaan dokumen rekam
medis pelayanan rawat jalan.
Standar untuk waktu penyedian
dokumen rekam medis
pelayanan rawat jalan kurang
dari atau sama dengan 10 menit
(≤10 menit). Berdasarkan
penelitian tentang waktu
penyediaan dokumen rekam
medis pasien rawat jalan klinik
obgyn di Rumah Sakit umum
Sakina Idaman pada tanggal 29
Agustus - 31 Agustus 2018.
Persentase penyediaan dokumen
rekam medis pasien rawat jalan
klinik obgyn di RSU Sakina
Idaman dari total sampel 88
dokumen rekam medis terdiri
dari 12 pasien baru dan 76
pasien lama. Terdapat dokumen
rekam medis yang tepat waktu
dengan persentase 100% untuk
pasien baru (12 dokumen rekam
medis pasien baru) dan 55,2%
untuk pasien lama (42 dokumen
dari 76 pasien lama). Hasil rata-
rata waktu penyediaan dokumen
rekam medis pasien rawat jalan
klinik obgyn yang diperoleh
adalah 8,49 menit, dengan
rincian rata-rata waktu untuk
pasien baru 6,1 menit dan pasien
lama 8,9 menit.
Dokumen rekam medis yang
telah memenuhi standar waktu
penyediaan yaitu sebesar 61,4%
dari total dokumen rekam medis
pasien baru dan pasien lama
dengan rincian 12 dokumen
rekam medis pasien baru dan 42
dokumen rekam medis pasien
lama.
Rumah Sakit Umum Sakina
Idaman telah memiliki
kebijakan sesuai dengan SPO
No.RSSI.I/A/002.1/000261/I/20
47 yaitu 10 menit terhitung dari
entry data pasien sampai
10
dokumen ditemukan. Sebelum
dokumen disediakan oleh
petugas apabila terjadi missfile
maka petugas akan melihat
kembali ke sistem atau
menghubungi unit-unit terkait.
Hal ini memperpanjang waktu
penyediaan berkas tersebut.
2. Faktor-faktor yang
Mempengaruhi Ketepatan
Waktu Penyediaan Dokumen
Rekam Medis Pasien Rawat
Jalan Klinik Obgyn di Rumah
Sakit Umum Sakina Idaman
Bulan Agustus Tahun 2018.
a. Dokumen Rekam Medis Yang
missfile
Dokumen rekam medis
yang missfile dapat
mempengaruhi ketepatan
waktu penyediaan dokumen
rekam medis. Dikarenakan
petugas membutuhkan waktu
lebih dalam mencari
dokumen tersebut yang
otomatis bisa mengulur
waktu penyediaan dokumen
rekam medis.
Dijelaskan dalam
Kepmenkes No. 129, 2008
tentang Standar Pelayanan
Minimal Rumah Sakit bahwa
syarat rekam medis yang
bermutu adalah terkait
kelengkapan isian rekam
medis, keakuratan, ketepatan
catatan rekam medis,
ketepatan waktu dan
pemenuhan persyaratan aspek
hukum, namun pada
kenyataanya ada beberapa
dokumen yang
terselip/misfile, petugas filing
yang telah mencari di rak
filing namun belum
ditemukan harus mengecek di
SIMRS untuk mengetahui
keberadaan dokumen
tersebut. Apabila tidak
didapatkan hasil, maka
petugas akan menghubungi
unit-unit terkait. Sehingga
petugas harus mencari
dokumen hingga ditemukan
dan mengakibatkan
menghambat pekerjaan yang
lainnya.
b. Standar Waktu yang di
Gunakan
Dijelaskan dalam
Kepmenkes No.129, tentang
Standar Pelayanan Minimal
11
Rumah Sakit. Standar (2008)
Waktu penyedian dokumen
rekam medis pelayanan rawat
jalan kurang dari atau sama
dengan 10 menit (≤10 menit).
Perhitungan penyediaan
dokumen rekam medis pasien
rawat jalan dihitung dari
pasien mulai mendaftar
sampai dengan dokumen
rekam medis tersebut
ditemukan atau disediakan
oleh petugas rekam medis.
Namun pada
implementasinya target yang
ditetapkan untuk penyediaan
DRM pasien rawat jalan
adalah 3 menit untuk pasien
lama dan 5-6 menit untuk
pasien baru. Tetapi ada
beberapa kasus yang
menyebabkan keterlambatan
dalam penyediaan DRM,
salah satunya karena berkas
terselip.
Petugas rekam medis
bagian penyediaan masih
adanya kurang pemahaman
petugas tentang informasi
terkait pedoman kebijakan
yang digunakan untuk
penyediaan dokumen rekam
medis rawat jalan sehingga
terdapat ketidakjelasan dalam
standar waktu yang
digunakan.
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
1. Penyedian dokumen rekam
medis pasien rawat jalan klinik
obgyn bulan agustus tahun 2018
masih mengalami
ketidaktepatan waktu sebanyak
34 dokumen dengan persentase
39% dan untuk dokumen rekam
medis yang telah memenuhi
standar waktu penyediaan ≤10
menit terdiri dari 54 dokumen
yaitu sebesar 61% dari total
sampel pasien rawat jalan klinik
obgyn bulan agustus tahun
2018.
2. Faktor-faktor penyebab
ketidaktepatan waktu
penyediaan dokumen rekam
medis pasien lama rawat jalan
klinik obgyn ada tiga yaitu:
a. dikarenakan dokumen rekam
medis missfile
b. karena petugas kurang
memahami standar pedoman
12
kebijakan yang diterapkan di
bagian penyediaan dokumen
rekam medis rawat jalan.
c. Petugas rekam medis bagian
penyediaan atau bagian filing
masih dirasa kurang mengingat
banyaknya kunjungan pasien
yang berbanding lurus dengan
tingginya permintaan
penyediaan dokumen rekam
medis khususnya di klinik
obgyn.
B. Saran
1. Adanya pemberian reward atau
punishment bagi unit yang
menggembalikan dokumen tepat
waktu dan tidak tepat waktu.
2. Penyelarasan standar waktu
penyediaan dan pedoman yang
digunakan untuk petugas
penyediaan dokumen rekam
medis pasien rawat jalan.
3. Dilakukan penghitungan ulang
terhadap beban kerja pegawai
rekam medis bagian penyediaan
DRM untuk melihat kapasitas
beban kerja pegawai.
KEPUSTAKAAN
1. Republik Indonesia. Undang -
Undang Republik Indonesia
Nomor 44 Tahun 2009 Tentang
Rumah Sakit, Pub. L. No. 44,
Jakarta 40 (2009). Repubilk
Indonesia.
2. Menteri Kesehatan, RI (2008).
Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia No 129
Tentang Standar Pelayanan
Minimal Rumah Sakit. Jakarta.
3. Notoatmodjo, Soekidjo. (2014).
Metodologi Penelitian
Kesehatan. Jakarta: Rineka
Cipta.