Post on 29-Aug-2019
1
JAWATANKUASA AUDIT EKSA POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
1. PN. NORLIA BINTI EMBONG (Ketua Juru audit) 2. PN. SURIA BT EMBONG 3. EN. AHMAD ARDHA BIN ZANAL ABADIN 4. PN. NOR FADZLINA BT AINUDDIN 5. PN. ZALINA BT TAIB @ CHIK 6. PN. AFSAL BT ABDULLAH 7. PN. AIEZZATUL AKMALIYAH BT ABDULLAH 8. PN. NOORIZAN BT ABD. MALIK 9. PN. NAFISAH ( Menggantikan PN. ZURAINI) 10. EN. MOHD SUBRI BIN ISMAIL
2
AUDIT EKSA BIL.4/2018
3
JKE
JPA
JTMK INTELEK
KORPORAT
4 POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
ZON EKSA POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
•BANGUNAN PEJABAT JKE
•BILIK KULIAH
•MAKMAL JKE (INDUK)
•PID (KIV) JKE
•PEJABAT JPA
•UNIT KAUNSELING JPA
•PEJABAT JTMK
•UNIT RND
JTMK
5 POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
ZON EKSA POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
• JMSK
•UNIT PEPERIKSAAN
•UNIT PERHUBUNGAN DAN LATIHAN INDUSTRI
• JABATAN HEP
•UNIT LATIHAN DAN PENDIDIKAN LANJUTAN
•UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT
•UNIT PERPUSTAKAAN
INTELEK
•UNIT PENTADBIRAN
•UNIT SUKAN DAN KEBUDAYAAN
•UNIT PEMBANGUNAN
•UNIT KEWANGAN
•WARROOM
•KUALITI
•UNIT MULTIMEDIA
•UNIT PEROLEHAN
KORPORAT
6 POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
ZON EKSA POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
•ZALINA (K)
•M. SUBRI
•ZURAINI / NAFISAH
•NOR FADZLINA (K)
•NORIZAN
•AIEZZATUL AKMALIYAH
•NORLIA (JPA)
•ARDHA (JTMK)
• SURIA (K)
•AFSAL
ZON JKE ZON JPA + ZON JTMK
ZON INTELEK
ZON KORPORAT
7 POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
JADUAL PEMBAHAGIAN AUDITOR ZON
AUDIT BIL.4/2018
Keperluan Utama Pelaksanaan
Ruang Tempat Kerja / Pejabat
Tempat Umum
Keselamatan Persekitaran
Kawasan Persekitaran Pejabat
Tempat Khusus
A
B
E
D
F
C
KRITERIA PENILAIAN
8 POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
KRITERIA AUDIT
9
EKSA – KOMPONEN A
POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
10 POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
EKSA – KOMPONEN B
11 POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
EKSA – KOMPONEN C
12
EKSA – KOMPONEN D
POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
13
EKSA – KOMPONEN E
POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
14
EKSA – KOMPONEN F
POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
15
90.0 % - 100% CEMERLANG
80.0% - 89.9% BAIK
Dibawah 79.9 % TIDAK LAYAK MENDAPAT SIJIL
PERSIJILAN MAMPU
POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
16
HASIL DAPATAN TERPERINCI
ZON UNIT KOMPONEN A KOMPONEN B KOMPONEN C KOMPONEN D KOMPONEN E KOMPONEN F PURATA
KORPORAT
PENTADBIRAN 60 95.38 99.13 98 93.33 Tidak Berkaitan
87.50
SUKAN DAN KEBUDAYAAN
60 91.88 100 92.86 Tidak Berkaitan 83.33
KEWANGAN 60 99.49 100 100 93.33 Tidak Berkaitan
UNIT PEMBANGUNAN 60 73.53 94.29 87.14 Tidak Berkaitan 100
WAR ROOM 60 98.75 100 90 Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan
KUALITI 60 98.71 100 100 Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan
PEROLEHAN 60 82.07 100 92 Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan
MULTIMEDIA 60 92.50 96.92 88.57 Tidak Berkaitan 80
JUMLAH 60 91.54 98.79 93.57 93.33 87.78
INTELEK
JMSK 57.5 77 80.95 85 Tidak Berkaitan 76
75.04
JHEP 57.5 73.33 42.22 62.86 Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan
TEKNOLOGI MAKLUMAT 57.5 80 73.33 83.33 Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan
PERPUSTAKAAN 57.5 73.51 84.35 87.5 80 Tidak Berkaitan
UPLI 57.5 78.86 100 77.5 Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan
ULPL 57.5 83.89 98.18 86.67 Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan
PEPERIKSAAN 57.5 84.21 61.9 82.5 Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan
JUMLAH 57.50 78.69 77.28 80.77 80 76
JKE JKE 52.5 70 63 86 Tidak Berkaitan 60
66.30 PID kiv kiv kiv kiv Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan
JUMLAH 52.5 70 63 86 Tidak Berkaitan 60
JTMK JTMK 95 86.47 89.09 86.67 Tidak Berkaitan 100
91.64 RND 95 93.57 90.59 80 Tidak Berkaitan 100
JUMLAH 95 90.02 89.84 83.335 Tidak Berkaitan 100
JPA JPA 85 96.09 95.65 98.57 Tidak Berkaitan 93.3
93.14 PSIKOLOGI DAN KERJAYA
85 92 92.5 100 Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan
JUMLAH 85 94.05 94.08 99.29 Tidak Berkaitan 93.30
POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
17
PERBANDINGAN AUDIT
LEPAS
POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
ZON BIL.1/2018 BIL.2/2018 BIL.3/2018 BIL.4/2018
KORPORAT 52.64 78.22 79.15 87.50
INTELEK 64.53 77.82 75.10 75.04
JKE 58.90 78.33 84.56 66.30
JTMK 51.52 81.67 85.68 91.64
JPA 58.54 77.27 90.44 93.14
PURATA SKOR KESELURUHAN
18 POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
BIL KOMPONEN MARKAH (%)
1 A 70
2 B 84.86
3 C 84.6
4 D 88.59
5 E 86.67
6 F 83.42
MIN PURATA 83.02
KEDUDUKAN MARKAH DALAM KATEGORI BAIK
(80% – 89.9%)
19
CARTA RADAR
POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
0
20
40
60
80
100
KOMPONEN A
KOMPONEN B
KOMPONEN C
KOMPONEN D
KOMPONEN E
KOMPONEN F
20
ULASAN PENEMUAN ZON JKE
1. Lampu laluan keluar (Kecemasan) rosak.
2. Pelan lantai tidak disediakan pada semua bilik kuliah/ ruang pejabat.
3. Pelan suis tidak dilabelkan (Bilik Kuliah/makmal/ruang pejabat).
4. Meletakkan peralatan yang tidak sesuai di dalam surau
(Peti ais/Dokumen)
5. Surau lelaki berbau.
6. Pegawai bertanggungjawab (PIC) tidak dipamerkan disemua
lokasi (Ruang pejabat/Surau/Bilik Kuliah/ Bilik mesyuarat)
7. Beberapa lokasi masih menggunapakai label 5S (Peraturan Makmal)
8. Sebahagian pensyarah tidak menggunakan tetulang EKSA pada fail
dan folder.
9. Kebanyakkan item didalam drawer pensyarah tidak disusun dengan
kemas.
10. Sebahagian rak pegawai tidak disusun dengan kemas.
11. Kotak kunci yang digunakan beserta label lokasi.
12. Ruangan laluan tangga kecemasan dan pintu terhalang peralatan
yang tidak bersesuaian/rosak.
POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
21 POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
Secara keseluruhan, Zon Intelek telah melaksanakan EKSA dengan
memuaskan. Walaubagaimanapun masih terdapat beberapa tindakan
penambahbaikan yang perlu dipertingkatkan di setiap subzon dari segi
:-
1. Pelan lantai perlu disediakan pada semua bilik / ruang pejabat.
2. Pelan Kecemasan perlu ada di setiap subzon.
3. Pelan suis perlu dilabelkan ruang pejabat gunasama.
4. Pegawai bertanggungjawab (PIC) tidak dipamerkan.
5. Kekemasan kabel (wayar elektrik).
6. Kebersihan ruang
(kebanyakan ruang kerja di subzon dalam proses kerja pembaikan).
- Unit Perpustakaan
- USM
- ULPL
ULASAN PENEMUAN ZON INTELEK
22
ULASAN PENEMUAN ZON KORPORAT
UNIT KEWANGAN 1. Tiada pelan lantai dan pelan suis lampu. UNIT MULTIMEDIA 1. Pelan suis lampu tiada. 2. Kedudukan wayar berselerak. UNIT SUKAN 1. SOP untuk penggunaan mesin fotostat & Peti ais tiada. 2. Label untuk kabinet peralatan pejabat.
POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
23
SAMBUNGAN - ULASAN PENEMUAN ZON KORPORAT
UNIT PEMBANGUNAN 1. Perlu pemantauan daripada pihak EKSA sendiri untuk membantu pelaksanaan EKSA terutama di Bilik Pemandu. 2. Hanya segelintir staf bilik Pemandu yang menjalankan EKSA terutama bahagian laci. 3. Etika penggunaan Bilik Stor peralatan tidak ditampal. 4. Pelan lantai dan pelan lampu tiada di BILIK PEMANDU. 5. Wayar tidak diikat kemas BILIK PEMANDU. UNIT PEROLEHAN 1. Tiada SOP-mesin printer. 2. Alat tulis dalam meja kurang kemas . 3. Terdapat fail di atas lantai. 4. Pinggan, cawan dan Tupperware di atas kabinet. 5. Tiada sticker EKSA di tampalkan. 6. PIC tidak diletakkan. 7. Pelan lantai dan pelan lampu tiada.
POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
24
ULASAN KESELURUHAN
Melalui hasil dapatan audit EKSA BIL.4/2018, purata skor keseluruhan zon adalah
sebanyak 83.02% dan berada dalam kategori BAIK. • Terdapat peningkatan markah berbanding hasil audit lepas (BIL.3/2018)
Walaubagaimanapun terdapat dua zon yang mengalami penurunan markah ( Zon JKE dan Zon Intelek). Bagi Zon JPA dan Zon JTMK telah melaksanakan EKSA dengan cemerlang. Tahniah dan Syabas!
• Susun atur peralatan pejabat (sebahagian unit/zon) perlu disusun semula yang mana perlu diletakkan di tempat yang bersesuaian. Kerjasama semua dalam keseragaman (mengikut zon) perlu diberi keutamaan untuk PKT memperolehi sasaran cemerlang dalam persijilan MAMPU. Insya-Allah.
• Kesimpulannya, sasaran kita adalah 100% penglibatan dari warga PKT. Diharapkan pelaksanaan EKSA di PKT akan dipertingkatkan agar kita semua bersedia di audit oleh MAMPU. Matlamat kita untuk mendapatkan persijilan oleh MAMPU dalam tahun semasa tercapai dengan semua pihak sama-sama bekerjasama.
POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
HASIL PENEMUAN
(Zon Intelek)
Lokasi: Unit Perpustakaan
POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
Kerja-kerja pembaikan masih lagi berjalan diruang tersebut.
26
HASIL PENEMUAN
(Zon Intelek)
Lokasi: Unit JMSK
Kaedah labelling yang seragam tetapi pendawaian network kurang sesuai dari aspek keselamatan.
POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
27
HASIL PENEMUAN
(Zon Intelek)
Lokasi: Unit ULPL
Keadaan bilik yang tidak bersih dan teratur disebabkan terdapat kerja-kerja pembinaan sedang dijalankan.
POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
28
Lokasi: Unit HEP
HASIL PENEMUAN
(Zon Intelek)
Aturan fail yang kemas tetapi peralatan pejabat tidak tersusun dengan teratur.
Kabel pendawaian tidak disusun @ diikat dengan kemas
POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
29
Lokasi: Unit Sistem Maklumat
HASIL PENEMUAN
(Zon Intelek)
Ruang kerja yang kemas dan teratur
Ruang kerja yang tidak disusun dengan rapi.
POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
30
Lokasi: Unit Pentadbiran
HASIL PENEMUAN
(Zon Korporat)
Masih menggunapakai sisa 5S
POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
31
Lokasi: Unit Pentadbiran
HASIL PENEMUAN
(Zon Korporat)
POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
Perlu diletakkan di tempat yang betul.
32
Lokasi: Unit Perolehan
HASIL PENEMUAN
(Zon Korporat)
POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
33
HASIL PENEMUAN
(Zon Korporat)
Lokasi: Unit Pembangunan
POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
34
Lokasi: Pejabat JKE
HASIL PENEMUAN
(Zon JKE)
Masih terdapat pegawai yang tidak melaksanakan EKSA
POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
35
HASIL PENEMUAN
(Zon JKE)
Lokasi: Surau Staf Lelaki dan Perempuan
POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
36
HASIL PENEMUAN
(Zon JTMK)
Pantri RND
Surau Lelaki (JTMK)
POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
37
ANUGERAH
"Kemas & Lancar" Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) 2018
Politeknik Kuala Terengganu
38
ANUGERAH TANDAS TERBAIK- EKSA PKT
PENGIKTIRAFAN
JABATAN PENGAJIAN
AM
(JPA)
39
HASIL PENILAIAN
(Zon JPA)
Lokasi: Tandas pejabat JPA
POLITEKNIK KUALA TERENGGANU
40
PENGIKTIRAFAN
ZON TERBAIK- EKSA PKT
JABATAN PENGAJIAN
AM
(JPA)
41
SEKIAN, TERIMA KASIH "Kemas & Lancar"
Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) 2018 Politeknik Kuala Terengganu
Di sediakan oleh:
Norlia Embong Ketua Auditor EKSA PKT