Norsk olje og gassStavanger, 9.juni 2015

Jørn KippersundAllmennlege, foredragsholder, nattlegevaktsjef

Volda/Ålesund

Hvorfor innbokskontroll?

Hva er innbokskontroll?

Hvordan innbokskontroll?

Hva er innbokskontroll?

Få meldinger i innboks, kontroll med de som er der

Innboks, definisjon: Samling uløste oppgaver der

• oppgaver blir liggende til de aktivt

fjernes / merkes

• oppgaver kan fjernes / aktivt

merkes

Nyhetsstrøm, definisjon: Samling uløste oppgaver der

• oppgaver blir borte etter en tid med

mindre du aktivt plukker dem

opp/merker dem

Til innboks

Nyhetsstrøm

Til innboks

Nyhetsstrøm

Referanseinfo- sakskompleks- dokumentasjon- verktøy/oppslag

Primærinnboks

- Dekkes av dine daglige vaner

Primærinnboks

- Dekkes av dine daglige vaner

Spesial-/prosjektinnboks

- Dult eller varsel nødvendig

Hva er innboks, hva er nyhetsstrøm, hva er referansearkiv? Primær-/sekundærinnboks?

Kalender? E-post? Prosjektverktøy? Andre plattformer? Facebook melding, facebook notification?

Nyhetsstrøm

Arkiv

Innbokskontroll, definisjon:- Få meldinger i innboks, kontroll med de som er der

Hvorfor innbokskontroll?

- mindre stress - mer etterrettelig - mindre tid på e-post

Fastlege

EktefelleSkiskyting

Lokallagsleder - HEF

Nettredaktør

Tillitsvalgt

Nattlegevaktsjef

17.Mai komité

Slektstreff3-barns far

Stress

tanken på uløste oppgaver

2. Når oppgavene blir for mange, 55 prosent.

1. Når jeg ikke rekker å gjøre en så brainnsats som jeg ønsker, 57 prosent.

11. Når oppgavene er for vanskelige, 13 %12. Når klientene klager, 11 %

Oppgave

Oppgave

OppgaveOppgave

- Har du glippet på oppgaver på grunn av at e-post har kommet ut av syne i innboksen?

- Har du irritert deg over andre som ikke besvarer e-post?- Har du opplevd dobbeltarbeid (purringer, ekstra søk), pga.

e-post ikke er håndtert ordentlig i tide av deg eller andre?

Etterrettelig, definisjon:

-Gjøre det du sier du skal gjøre-Svare når du bør-At ting ikke

glipper

Fastlege

EktefelleSkiskyting

Lokallagsleder - HEF

Nettredaktør

Tillitsvalgt

Nattlegevaktsjef

17.Mai komité

Slektstreff3-barns far

For mange oppgaver?

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver

Oppgave

Oppgave

OppgaveOppgave

skille uløst fra løst

- Hvordan sikrer du deg at e-post i innboksen du må håndtere senere, faktisk blir håndtert?

skille uløst fra løst

skille ulest fra lest

fiske uløste

eller

fjerne løste

den må jeg følge opp

eller

den er jeg ferdig med

UlestStjerne

Flagg

Mappe

Liste

fjerne løstefiske uløste

fisker uløste

har fjernet løste

2

0 11

Til innboks

Nyhetsstrøm

Innbokskontroll, definisjon:- Få meldinger i innboks, kontroll med de som er der

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave

@

@@@@

@@ @@@

fjerne løstevs

fiske uløste

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave3. Jobbe mer

Jobbe mer?

Jobbe mer?

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave3. Jobbe mer

Hvorfor innbokskontroll?

- mindre stress - mer etterrettelig - mindre tid på e-post

Hvorfor innbokskontroll?

• Skille uløste/løste oppgaver– Unngå at oppgaver glipper– Riktigere fokus og prioriteringer

• Bedre tidsbruk, – Mindre tid per oppgave– Unngå dobbeltarbeid for deg og andre

Evaluering hos Miles, ½ år etter innføring i innbokskontroll

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del

Hver e-post er en oppgave

Hver e-post er en oppgave. Oppgaven er

veldig ofte å slette eller arkivere

Hver e-post som havner i innboksen

er en oppgave. Oppgaven er veldig ofte

å slette eller arkivere

Hver e-post er en oppgave

Handling eller

Referanse?

Oppgavemestring - Florø 19.05.09

Landet ditt trengeMAIL

Handlings-informasjon

Krever HANDLING fra deg

• Beholdes i innboksen• Begrenset mengde• Alt synlig v/overblikk

Referanseinformasjon

Får kanskje BRUK FOR

• Fjernes fra innboksen• Uendelig mengde• Søkbar

MAIL

Referanse / Handling

Referanse

Handling

Hvor skal vi lagre informasjonen??

Tilføre verdi

Tilføre verdi

Tilføre verdi

Tilføre verdi

Tilføre verdi

Tilføre verdi?

• Avsender?

• Tidspunkt/-rom?

Tilføre verdi!• Krever/krever ikke handling i et prosjekt?• Krever handling i fremtiden?• Referanseinfo tilknyttet spesifikt prosjekt• Spesifikk dokumentasjon

– Reisebilag– Avtaler– Referat– Bruksanvisninger (oppslagsinfo)

Varsel eller originalinformasjon?

Kreves handling?

Info jeg får bruk for?

Orginalinfo eller varsel?

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del

”Jamen det blir bare for mange e-poster”

”Jamen det blir bare for mange e-poster”

• Å ikke håndtere – er også en håndtering

• Bevisst eller ubevisst valg?

”Jeg får 250 e-post hver dag. Etter at jeg tok i bruk innbokskontroll har jeg full kontroll i innboksen – og kontroll med uløste oppgaver”

Alain M.C. FasottePartner i Tribe A/S

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del

Forsvinner oppgaven?

Blir oppgaven lettere med tiden?

Neste skritt

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del

Kontekstbytte

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Kontekstbytte

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

E-post er for viktig til å håndtere mens du

egentlig gjør noe annet

Skap rom for å jobbe med e-post

og bare e-post

Steng epost- varsling når du

jobber med noe annet

8:00

12:00

16:00

@

@@@@@@@

@@@

@@

@@@@@

@@

@

E-post tider – et eksempel:

- kl 08- kl 10- kl 12- kl 14- kl 16

8:00

12:00

16:00

@@

@ @

@

@

@@

@

@@ @ @

@ @ @

@ @ @

@ @@

• Hva er forventet responstid på e-post?

• Hvilke kanaler er hastekanaler?

• Når bør vi bruke fraværsagent, og hva bør stå?

Respond to whatever penetrates our attention… ?

Innbokskontroll ≠

-svare på alt- svare med én gang

Enig/uenig?

I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver

Enig/uenig?

Sikrest oversikt over de uløste oppgavene, oppnås ved å fjerne de løste oppgavene

Enig/uenig?

Vi kan ikke løse mer enn en refleksjonskrevende oppgave av gangen

Enig/uenig?

Hvert bytte mellom ulike kontekster for oppgaveløsning koster tid og energi

Tøm innboksen!

Quick-fix – full innboks

1. Lag mappe som heter ”Arkiv”2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til

”Arkiv” 3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du

vil følge opp med handling

4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen. 5. Gjør oppgaver uten utsettelse

Ta med hjem- Identifiser dine innbokser

- Tilstreb å holde oversikten over uløste oppgaver der ved å fjerne de løste oppgavene

- Vær mest mulig tidseffektiv ved å løse oppgavene helt ferdig ved første gangs håndtering

E-post - gruppeoppgaverHva betyr det å stå i kopi? Forskjelle på å stå i “til-feltet”? Hvordan er det med “svar alle”-funksjonen. Brukes for mye? For lite? Når bør vi bruke kopi? Hva med å koble på nye i kopifeltet underveis i en samtale - gjøres det for mye? For lite? Mulige ulemper?

Når bør vi bruke blindkopi?

Epost- gruppeoppgaver

Når skal vi sette på fraværsagenten?

Hva er rimelig responstid på e-post hvis man ikke har fraværsagent? Hvilke hastekanaler har vi som alternativ til e-post? Når bør disse brukes? Hva gir mest støy? Én epost med to tema, eller to eposter med ett tema hver? Hva bør vi tilstrebe?

facebook.com/innbokskontroll

(quick-fix)