İNGİLTERE’DE «TAM MALİYETLEME» İNGİLTERE’DE «TAM MALİYETLEME» UYGULAMASIUYGULAMASI

Prof. Dr. Dilek BOYACIOĞLU

İTÜ AB Merkezi Araştırma Ofisi Başkanı18 Nisan 2011

MODELIN ÖZETİMODELIN ÖZETİKısım I

2

İtici Güçİtici Güç

• Tam maliyet uygulaması araştırma projelerinde uygulanmaktadır.

• Üniversite araştırma altyapısını destekleyen kuruluş Ulusal Kaynak Konseyidir (National Funding Council).

• İngiltere’de, 1980 ve 1990’larda araştırma faaliyeti için yeterli kaynak bulunmaması, altyapı yatırımlarında ve taleplerin sürdürülebilirliğinde azalmaya yol açmıştır.

• Yatırımlardaki azalmayı fark eden hükümet, fonların nereye harcandığını bildirmeleri ve şeffaf olmaları koşulu ile üniversitelere ek fon vermiştir.

3

İtici Güçİtici Güç

• Bu nedenle 2000-2001 yıllarından bu yana İngiltere üniversiteleri TRAC (Transparent Approach to Costing: Maliyetlemeye Şeffaf Yaklaşım)’ını benimsemişlerdir. – Bu yaklaşım üniversitelerin öğretim, araştırma ve

diğer faaliyetler için gelir ve giderlerini raporlamalarını gerektirmekte ve Araştırma Faaliyetlerinin "Sürdürülebilir Temeller" üzerine oturtulabilmesini garantilemektedir.

4

Sürdürülebilirlik TemelleriSürdürülebilirlik Temelleri

• Bir faaliyetin uygun bir şekilde maliyet hesabının yapılması ve fiyatlandırılması,

• Fonların istenen hedeflere uygun kullanımının garantilenmesi,

• Her bir faaliyetin toplam maliyetinin karşılanabilmesi için fonların akışının belirlenmesi,

• Harcama ve gerçek masraflar arasındaki farkın anlaşılması,

5

Sürdürülebilirlik TemelleriSürdürülebilirlik Temelleri

• Araştırma stratejilerinin geliştirilmesi,• Fiyat belirleme stratejilerinin ayarlanması, • Altyapıya yatırım yapılabilmesi,• Rekabet edilebilirliğin sağlanması ve verimin

arttırılabilmesi için yüksek maliyetlerin düşürülerek maliyet ayarlamalarının yararlı şekilde yapılması

6

İngiltere Tam Maliyet Uygulaması ile ilgili Temel Kavramlarİngiltere Tam Maliyet Uygulaması ile ilgili Temel Kavramlar

1. Maliyetlemeye Şeffaf Yaklaşım (TRAC-Transparent Approach to Costing)

2. Tam Ekonomik Maliyet (FEC -Full Economic Cost) 3. Zamanı Muhasebeleştirme

– Farklı Modeller– Personel Anketleri– Personel Mülakatları– Zaman Çizelgeleri– Profil Oluşturmak– Diğerleri

7

1 - Maliyetlemeye Şeffaf Yaklaşım1 - Maliyetlemeye Şeffaf Yaklaşım

• Faaliyet temelli maliyeti içerir. • Kabul edilmiş maliyet, gelir ile kıyaslanmıştır.• Bu veriler daha sonra dolaylı maliyet

oranlarının hesaplanması için kullanılmıştır.• Akademik personelin zaman kullanımının

muhasebeleştirilmesini içerir.• Proje düzeyinde Tam Ekonomik Maliyet (FEC)

2005 yılında oluşturulmuştur.

8

2- Tam Maliyetleme2- Tam Maliyetleme

• Dolaylı maliyetlerin hesaplanmasında TRAC verileri kullanılır.

• Daha sonra her proje için tüm doğrudan ve dolaylı maliyetler belirlenir.

• Tam maliyet modelinin uygulama aşamasının önemli bir parçası «Zaman Dağılım Anketleri» dir (Time Allocation Survey – TAS)

9

3- Zaman Dağılım Anketi3- Zaman Dağılım Anketi• Tam Maliyetin uygulamasının önemli bir aşamasıdır.• Üniversitede eğitim ve araştırma faaliyetleri ile sorumlu tüm

akademik kadro, çalışma zamanlarının ne kadarını hangi aktivitelerde kullanacakları yönündeki tahminlerini bu anketlerde belirtirler.

• Her akademik yılda, akademik personelin haftalık olarak anılan anketi doldurmaları beklenir. Bu süreci kolaylaştırmak için online bir form oluşturulmuştur. Formda yapılacak aktivitelerin özetine ve detayına ilişkin kategoriler yer almaktadır.

• Uygulamada esneklikler olmasına karşın verilerin en az üç yılda bir zaman çizelgesi kullanılmadan güncellenmesi gerekmektedir.

10

Örnek: Oxford Üniversitesi Akademik Faaliyet ÖlçümüÖrnek: Oxford Üniversitesi Akademik Faaliyet Ölçümü

• Her akademik personel her yıl haftalık olarak çalışma zamanını nasıl kullanacağını belirtmelidir.

• Web bazlı sistem• Haftalar/akademik personel sistem tarafından rastgele

seçilmektedir. • Bölüm bazında veriler toplanmaktadır.• Eğitime,Araştırmaya&Diğer Faaliyetlere Ayrılan Zaman

belirlenmekte• Her bir aktivite için bölünmüştür (fonlama,görüşme

saatleri,özel eğitimler,destek, vb.)

11

Tam Maliyet Kapsamında Yer Alan BileşenlerTam Maliyet Kapsamında Yer Alan Bileşenler

1. Doğrudan Yapılan Maliyetler (Directly Incurred Costs)2. Doğrudan Tahsis Edilmiş Maliyetler (Directly Allocated

Costs)3. Dolaylı Maliyetler

12

1 - Doğrudan Maliyetler1 - Doğrudan Maliyetler

• Projenin Uygulanması için gerekli maliyetleri içerir. – Akademik personelin proje için harcadığı zaman – Proje için özel olarak alınmış ekipman ve sarf

malzemeleri– Proje kapsamında yapılacak seyahatler– Proje kapsamında çalıştırılacak asistanların ve büro

çalışanlarının maaşları– Proje için dışarıdan alınacak danışmanlık ücretleri– Anket maliyetleri gibi diğer maliyetler

13

Doğrudan Maliyetler (AB 7. ÇP Finansal Kurallarına Göre) Doğrudan Maliyetler (AB 7. ÇP Finansal Kurallarına Göre)

• Personel masrafları• Hizmet alımı ile ilgili masraflar• Ekipman Amortismanı• Seyahat• Sarf malzemeleri

14

2 - Doğrudan Tahsis Edilmiş Maliyetler2 - Doğrudan Tahsis Edilmiş Maliyetler

• Proje için kullanılan kaynakların proje dışında kalan diğer aktiviteler içinde kullanılabilmesini ifade eder. Bu maliyetler aşağıdaki başlıkları içermektedir:– Araştırmacıların projelerini yürüttükleri mekanların

maliyeti– Araştırmacının ücreti– Proje kapsamında kullanılacak teknisyenlerin maaşları

(laboratuar teknisyeni gibi)– Proje kapsamında üniversitedeki mevcut araçların ve/veya

tesislerin kullanımı– Sağlık ve güvenlik gibi konularda genel teknik hizmetlerin

kullanımı

15

Dolaylı MaliyetlerDolaylı Maliyetler (AB 7. Çerçeve Finansal Kurallarına Göre)(AB 7. Çerçeve Finansal Kurallarına Göre)

• Kira, bina amortismanı, • Su, gaz, elektrik, iletişim masrafları• Bakım,• Sigorta, • Ofis ekipmanları,• Posta ücreti • İdari ve finansal yönetim, • İnsan kaynakları, eğitim,• Dokümantasyon

16

İNGİLTERE TAM MALİYETLEME İNGİLTERE TAM MALİYETLEME MODELİNDEN ÇIKARTILAN ÖNERİLERMODELİNDEN ÇIKARTILAN ÖNERİLER

Kısım II

17

Tam Ekonomik Maliyetin Uygulanması Aşamasında:Tam Ekonomik Maliyetin Uygulanması Aşamasında:

• Amaçların ne olduğu konusunda açık olunmalıdır.• Hükümet, büyük araştırma sponsorları ve üniversiteler

arasında işbirliği ve iletişim sağlanmalıdır.• Ulusal düzeyde metodoloji geliştirilmelidir.• Üniversiteler arasındaki farklılıklara izin vermek için

esneklik kurulmalıdır.• Ana finansman uygulamaları olduğu kabul edilmelidir.• Tam Ekonomik Maliyete geçilmesinin uzun bir

yolculuğun ilk aşaması olduğu kabul edilmelidir.

18

Tam Ekonomik Maliyet Uygulamasını Kim Yapacak?Tam Ekonomik Maliyet Uygulamasını Kim Yapacak?

• Her proje önerisi tam ekonomik maliyet hesabıyla hazırlanacak– Proje önerisini veren araştırıcılar sorumlu

• İşlemleri kolaylaştırmak için bilişim teknolojisi desteği şart (SAP veya özel yazılım)

• Ekonomi/Muhasebe uzmanlarının yoğun çalışması gerekli

19

Tam Ekonomik Maliyet Uygulamasının Tam Ekonomik Maliyet Uygulamasının Güvence Altına AlınmasıGüvence Altına Alınması

• Kalite Güvence Sistemi uygulaması• TRAC metodolojisine ve Tam Ekonomik Maliyete ilişkin

uygulamalar İngiltere Araştırma Konseyleri tarafından yönetilen kalite güvence süreci ile izlenir.

• Bu süreç tam ekonomik maliyet oranlarının hesaplanması süreçleriyle uyumlu hale getirilebilmek için 2007 yılında revize edilmiştir.

20

Kurum KültürüKurum Kültürü

• Değişim için motivasyon gereklidir.• Fonların akışının düzgün yapılması için teşvikler ve

ödüller kullanılmalıdır.• Destek ve eğitim verilmelidir.• Kazanılan fonlarla maliyetlerin karşılanması arasında

denge kurulmalıdır.• Zaman için muhasebeleştirme yapılmalıdır.

21

Karşılaşılan SorunlarKarşılaşılan Sorunlar

• Süreç oldukça uzun.• Üniversite kültüründe önemli değişiklikler gerektirdi.• Süreç, ulusal düzeyde ve üniversiteler tarafından

devletin mali ve teknik tam desteği ile yürütüldü.• Karşılaşılan anahtar mesele; araştırma yapmak için

akademik düzeyde alınan teşviklerin gerçek maliyetleri karşılamamasının üniversite üzerinde yarattığı baskıdır.

22

Karşılaşılan SorunlarKarşılaşılan Sorunlar

• Yapısal sorunlar:– Projeye nasıl yaklaşıldığı ve kurumsal karar vermeye

etkisine ilişkin sorunları içerir.• Kültürel sorunlar:

– Personelin tam maliyetlendirmenin gereği konusunda nasıl ikna edileceğine ilişkin sorunları içerir.

• Teknik sorular:– Tam maliyetlendirmenin gereklerini anlamak ve yerine

getirmek ve iç görevlendirme mekanizmaları ile ilişki konularındaki sorunları içerir.

23

İngiltere Tam Ekonomik Maliyet Uygulamasının Sonuçlarıİngiltere Tam Ekonomik Maliyet Uygulamasının Sonuçları

• Ulusal düzeyde tek metodolojidir.• 9 Pilot üniversite tarafından geliştirilmiştir.• Hükümet ve Araştırma Konseyleri tarafından tam

işbirliği ve destek sağlanır.• Ek finansman sağlanır.• Amaçları şeffaftır.• Son beş yıldır mali hesap verebilirlik artmaktadır.

24

İngiltere Tam Ekonomik Maliyet Uygulamasının Sonuçlarıİngiltere Tam Ekonomik Maliyet Uygulamasının Sonuçları

• TRAC metodolojisi ve Tam Ekonomik Maliyet uygulaması ile üniversiteler bir projenin kaynak uygulamalarını anlamada ve maliyetleri iyileştirmede ilerlediler.

• Süreç külfetli ve maliyetliydi.• İngiltere’de Tam Ekonomik Maliyetin bugüne kadar odağı

araştırma olsa da eğitim-öğretimin TRAC prensiplerine göre tam maliyet modelinin uygulanması için ulusal çerçeve geliştirilmeye ve uygulanmaya çalışılmaktadır.

25

İTÜ GRUBUNDAN ÖNERİLERİTÜ GRUBUNDAN ÖNERİLERKısım III

26

YaklaşımYaklaşım

• Stratejik planlarına uygun yönetilen, paydaşlarına hesap verebilir, kaynaklarını etkin şekilde kullanan ve finansal olarak sürdürülebilir ve özerk olan bir Üniversite Yönetim Sistemi için bir yol haritası

• Dünyada günümüz koşullarında rekabet edebilecek ve gelecekte tahminlenen gelişmelere ayak uyduran bir yüksek öğretim sektörü için bir araç

27

YaklaşımYaklaşım

• Tam maliyetleme modelinin üniversitelerin araştırma faaliyetlerinde ilk adım olarak uygulanması, ancak eğitim ve topluma hizmet faaliyetlerinin de gelecek için planlanması– Ancak mevcut yasal düzenlemelerin bu hedeflere

ulaşmak için revize edilmesi gerekliliği dikkate alınmalı – Projenin uygulanması için mevcut yasal

düzenlemelerin uygulanmasına imkan verecek şekilde bir yapılanma düzeni oluşturma benimsenirken, yasal anlamda değişiklik ihtiyaç önerilerinin de mutlaka sunulması

28

Yasal ÇerçeveYasal Çerçeve• 5018 Kamu Mali Yönetim ve Kontrol kanunu (10/12/2003); 4691

Teknoloji Geliştirme Bölgeleri kanunu (26/6/2001); 5746 Araştırma-Geliştirme Faaliyetlerinin Desteklenmesi hakkında kanun (12/4/2008)

• Stratejik Planlama, Performans Programı ve Yıllık Finansal Raporlama – Tam olarak uygulamada yetersizlikler olmasına karşın, mali saydamlık ilkelerinin benimsendiği mevcut yasal alt yapının bu uygulamada temeli oluşturması– Bu yasal alt yapının mali saydamlığı sağlaması ve İngiltere’nin TRAC

sistemine benzerliği– MADDE 1- Bu Kanunun amacı, kalkınma planları ve programlarda yer

alan politika ve hedefler doğrultusunda kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde elde edilmesi ve kullanılmasını, hesap verebilirliği ve mali saydamlığı sağlamak üzere, kamu mali yönetiminin yapısını ve işleyişini, kamu bütçelerinin hazırlanmasını, uygulanmasını, tüm mali işlemlerin muhasebeleştirilmesini, raporlanmasını ve mali kontrolü düzenlemektir.

29

Önemli İlkelerde Uzlaşı İhtiyacıÖnemli İlkelerde Uzlaşı İhtiyacı• Yasal temeller üzerinde görüş biirliği?• Maliyetin hesaplanmasında, harcama ve gerçek masraflar arasındaki

farkın anlaşılması• Tahminlenen gelir ve tahminlenen giderlerin sapmalarının yüksek

oluşunun dikkate alınarak gerçekleşen rakamların kullanımı (Bir yıl önce) – ancak yeni hedeflerde izlenecek yöntem ne olmalı?

• Her proje – her faaliyet temelli bir sistem kurma• Akademik personelin zamanının muhasebeleştirilmesi anahtar konu

– Kurumsal kültür dikkate alınmalı – Metodolojiye karar verilmeli: Anket, Odak Grupları (özellikle proje

sahipleri ile), zaman çizelgesi, beyan, mevcut kayıtların tek sisteme dönüştürülmesi (ders yükleri) .......

– Akademik personelin karar verilecek metodoloji üzerinde bilgilendirilmesi, eğitim verilmesi

30

Önemli İlkelerde Uzlaşı İhtiyacıÖnemli İlkelerde Uzlaşı İhtiyacı

• Mevcut mali yasayı temel alarak; dolaylı ve doğrudan maliyet bileşenlerine karar verme

• Çalışmaya destek vermesi için bilgisayar yazılımı konusunda çalışma yapılması

• Çalışma grubuna ilave uzmanların davet edilmesi– Araştırma fonlarını sağlayan kurumların (TUBITAK, DPT)

mali temsilcileri, – Maliyet muhasebesi konusunda bir uzman– Maliye Bakanlığı’ndan bir temsilci

31

Yol HaritasıYol Haritası• 20-22 Haziran 2011 tarihlerinde TU Dresden’de yapılacak

olan çalışma ziyaretine her üniversiteden en az bir temsilcinin katılımı

• Birmingham ve Dublin Üniversitesi Trinity College’da yapılacak çalışma ziyaretine de katılım

• Her üniversitenin görev paylaşımı ve takvimi yapması;– Üniversitelerde mevcut mali sistemin güçlük ve kolaylıklarını

inceleyerek, öneriler hazırlanması– Mevcut mali yasayı inceleyerek, doğrudan ve dolaylı masraf

kalemlerinin sınıflandırılması– Mevcut mali yasayı inceleyerek, üniversitelerde maliyet

muhasebesinin nasıl yapılacağına ilişkin temel unsurların incelenmesi

– Akademik personelin zamanının muhasebeleştirilmesi konusunda metot önerisinin hazırlanması

32

33