Post on 22-Apr-2015
description
Lean Academy
Infosessie19 juni 2014
Programma
• Lean Management
• Lean Academy
• Een goed Lean verbeterproject
• Het opleidingstraject
• Lean continues
• Timing
• Vragen
Lean Management
• Kiezen voor ‘Operational Excellence
via de filosofie van Lean,
dit is: het voldoen aan de klantenverwachtingen
met een minimum aan middelen, zonder verspilling.
Verbetering werking & dienstverlening
Drukken van de kosten
• Wegens:– het verbeterpotentieel,– de managementkwaliteit,– het vertrouwen in de cultuur van de ambtenaren om de dingen goed te
doen.
4
OverprocessingBoven de eisen/verwachtingen
uitvoeren; geenstandaardprocedures
Verplaatsenrondzwervende documenten;
onlogischearchiefsystemen
Overproductieoveraanbod van nietrelevante diensten
en informatie
Werkoverdrachtversnipperd werk;
werk dat moeilijk kanworden overgenomen
Werkvoorraadstapels dossiers, mails;
onder handen zijnde werk
Onbenut talentImmobiliteit medewerker;
niet kunnen of willen delegeren
Herwerkendoor verkeerde of
incomplete informatie;door verkeerde
uitvoering
Wachtenop informatie;
op anderen in het proces
LEAN in de processenZoek de bronnen van verspilling
Wat zijn de Lean uitdagingen in jullie organisatie? 5
Doelstellingen Lean Academy
• Kennis, vaardigheden en attitudes bijbrengen
• Geleerde onmiddellijk toepassen op concreet verbeterproject binnen de eigen organisatie
=> competentie- EN organisatieontwikkeling!
• Kennis en ervaring delen
• Netwerk creëren in en tussen de departementen
Voordelen voor de organisatie
• Lean-filosofie wordt gedragen door de organisatie
• Dienstverlening op een hoger peil
• Kosten worden gedrukt
• Verspillingen worden verminderd
• Grotere tevredenheid bij klanten / burgers
• Verhoogde betrokkenheid vanwege de medewerkers
• Initiatief en participatief management worden aangemoedigd
• Meer werkplezier
Kenmerken opleidingstraject
• Focus op praktische toepasbaarheid• Transfer van het geleerde naar de werkplek• Op maat: volledig afgestemd op dienstverlening
en administratieve processen in een overheidscontext
• Delen van kennis en ervaring tussen deelnemers van verschillende organisaties
LeerdoelstellingenOp het einde van de opleiding zijn de deelnemers in staat om:
• de basisprincipes van LEAN toe te passen op de werkprocessen van de eigen organisatie;
• de LEAN filosofie over te brengen op anderen;• de benodigde instrumenten te gebruiken om concrete
procesverbeteringen door te voeren;• weerstand tegen veranderingen in te schatten en ermee
om te gaan;• aan het management van hun organisatie te rapporteren
over het verloop en de resultaten van een LEAN-verbeterproject.
Centraal in Lean AcademyHet project van de deelnemers
Voorbeelden van projecten (F/N)
• Rationalisation des coûts des analyses génétiques en criminalistique
• Acceuil téléphonique orienté client
• Optimaliseren van de dossierbehandeling ivm vergunningen onderhoudspersoneel luchtvaartuigen
• Intern verloop aanwervingsproces voor statutairen optimaliseren
12
• Kernprocessen (= externe klant)
• Ondersteunende processen (ICT, P&O, B&B, Log, Admin, …)
De 38 onderwerpen van de projecten
13
Een goed Lean verbeterproject
Het project concentreert zich op een proces, een keten van activiteiten. Niet op een dienst. Niet op een IT-tool. Het leidt tot een concreet resultaat.
Er is een klant met een behoefte en er is een concrete output, tastbaar en meetbaar.
Het betreft bij voorkeur een transversaal proces waar meerdere personen/partijen tussenkomen.
Het proces is voor verbetering vatbaar. Er is potentieel op gebied van de doorlooptijd, de kosten, de kwaliteit t.o.v. klantverwachtingen, …
Het project is belangrijk voor het management. Het management heeft de verwachte verbeterdomeinen aangeduid. Het proces behandelt een belangrijk volume aan transacties. De oplossing bestaat nog niet. Het project is te realiseren in een viertal maanden. De scope wordt hiervoor
beperkt.
RIZIV LEANteam 14 LEAN Conferentie 2014
Goede praktijkInterne communicatie RIZIV
RIZIV LEANteam 15 LEAN Conferentie 2014
Goede praktijkInterne communicatie RIZIV
Doelpubliek
• Ambtenaren van de FOD’s, POD’s, parastatalen, wetenschappelijke instellingen, Federale Politie, Defensie en de Rechterlijke Orde.
• Profiel: kandidaten & projectvoorstellen• Selectie door topmanagement (sponsor)
20 juni: oproep voor kandidaten en projectvoorstellen
Profiel projectteam
• Grondige kennis eigen organisatie
• Inzicht in bestaande processen
• Gemotiveerd
• Ervaring met procesbeheer, projectmanagement en/of veranderingsmanagement (wenselijk)
• Ervaring met organisatieontwikkeling, management support en interne controle (nuttig)
Kandidaat- en projectvoorstellen
• Max. 40 projecten met 2 tot 4 deelnemers
• Geen quota
• Prioritisering deelnemers en projecten door topmanagement
• Elke organisatie bekomt minstens 1 project
• Standaardfiche voor kandidaatstelling en projectvoorstellen
• Centralisering bij stafdienst P&O / opleidings- verantw.
Structuur opleidingstraject
• Intakegesprek
• Lean Thinking: concepten, technieken en instrumenten (2 dagen)• Praktijkgericht • Lean Administration Game• Samenstelling groepen op basis van taalrol
(NL of FR)
Structuur opleidingstraject
• Case studies (1 dag + 4 x 0,5 dagen)• Focus op concrete lean verbeterprojecten die de
deelnemers binnen hun eigen organisatie moeten realiseren
• Dag 1: Kick off project met nadruk op soft skills• Klassikale bespreking projecten (max. 4 per sessie)
=> feedback, coaching opleider, intervisie, leren van elkaar
e-Campus: forum
• Groepen op basis van project: 4-tal projectteams → gemengde taalgroepen
• 2 x 2 uur individuele coaching per projectteam
Lean continues...
• Geen “One Shot”
• Uitbouw lean expertise federale overheid→ expertise op termijn internaliseren
• Netwerking
• Kennisbeheer
• Lean Inspiration Conference
• Lean Café
Niet stoppen met de drie
projecten, hé !
LEAN@FOD
Lean continues…
• FOD Economie• Interne opleiding: Inleiding in Lean en
procesmanagement• Leanfilosofie zal toegepast worden op grote
moderniseringsproject Ecochange
• FOD Binnenlandse Zaken• Toelichting intern P&O netwerk + motiveren nieuwe
deelname FOD BIZA• In nieuwe Lean verbeterprojecten zullen vorige
deelnemers een ondersteunende rol opnemen
Timing
Contact
• Yonca Braeckman (OFO)yonca.braeckman@ofoifa.fgov.be
• Véronique Wathieu (DG OPO-DOP)
veronique.wathieu@p-o.belgium.be
• Paul Van Gampelaere (DG OPO-DOP)
paul.vangampelaere@p-o.belgium.be