Hospital IT Back office

UHospNet 16 Sep 2016

ส าหรบ รพ ทมระบบ อยแลว รพ ทยงไมมระบบ

รพ ทอยากเปลยนระบบ รพ ทอยากปรบปรงระบบ

แนววธท IT ท างาน

สอน วจย บรการ

รายได รายจาย

Routine IT, SAP, eHIS

IT ชวยปด GAP

IT ชวยมงสวสยทศน

วสยทศน

1 2

3

50% 20%

IT Hospital Functions

Activities

Patients Providers

Relate to patients

and activities

Relate to resources

and activities

Front Back

Act

ivit

ies

interface

MM

HR

FI

Plan

Resources

Back Offices

Activities

Providers

Relate to resources

and activities

Back

Act

ivit

ies

interface

MM

HR

FI

Plan

Resources Input Activities

Transactions

Reports

Analysis

Back Offices

interface

MM

HR

FI

Plan

Resources Input Activities

Transactions

Reports

Analysis

Database

Interchangeable or standard format

Government & legal

IT Back office scope

ระบบงานตางๆ (Module)ในระบบ SAP ประกอบไปดวยระบบดงรปภาพ

ภาพรวมระบบ SAP

Sales & Distribution

Materials Management FI CO

AM

PS WF

IS

MM

HR

SD

PP

QM PM

R/3

Basis System

= ขอบเขตของโครงการ Back office

Plant Maintenance

Quality Management

Human Resources

Asset Management

Controlling

Financial Accounting

Project Systems

Industry Solutions

Office & Communication

Production Planning

ขอบเขตงานของโครงการพฒนาระบบบญช งบประมาณ การเงน พสด และบคลากร (Back Office) ไดแก งานคลง งานพสด งานนโยบายและแผน และฝายทรพยากรบคคล โดยระบบดงกลาวจะเชอมโยงกบระบบงาน Front Office อยางมประสทธภาพ

งานพสด / เวชภณฑ ระบบ Front Office

งานคลง

จดซอ/จดจาง

งานนโยบายและแผน

งานบรหารบคลากร

การเงน บญช เงนรายได ประเมนตนทน

คลงพสด / เวชภณฑ

งานเวชสารสนเทศ

ขอมลและธรการ สรรหาและคดเลอก

วางแผน ฝกอบรมและพฒนา บคลากรสมพนธและ

สวสดการ

งบประมาณ

ระบบงานตางๆ ในระบบ SAP และความเชอมโยงกบหนวยงานในคณะฯ

ระบบงานในคณะฯ

ระบบบญชเจาหน ระบบบญชลกหน ระบบบญชแยกประเภท ระบบบญชตนทน ระบบวางแผนและควบคม งบประมาณ

ระบบจดซอจดจาง ระบบบรหารสนคาคงคลง

ระบบจดการโครงสรางองคกร ระบบสรรหาและคดเลอก ระบบทะเบยนประวต ระบบลงเวลาและมาปฎบตงาน ระบบฝกอบรมพฒนาทรพยากรบคคล ระบบบคลากรสมพนธและสวสดการ ระบบประเมนผล ระบบเงนเดอนคาตอบแทน

FICO MM HR

Design

ส าคญมาก

ภาพรวมการออกแบบ ระบบบญชเจาหน

บญชเจาหน (รายละเอยดเจาหนรายตว)

บญชแยกประเภท

การตงหน • อางถงใบสงซอ • ไมอางถงใบสงซอ

เงนยมทดรองจาย

เงนสดยอย

การจายเงนผขาย

เชอมโยงไปยง

การกระทบยอดธนาคาร

ยอดรวมเจาหน

การตงฎกาเบก

ระบบบญชเจาหน เปนการบนทกหนสนภาระผกพน และการจายช าระเงนแกผขาย โดยระบบบญชเจาหนจะเชอมโยงกบระบบการจดซอ และระบบบญชแยกประเภท

บญชลกหน รายได

Billing

Invoice/ Debit/Credit note Details

Incoming

Payment

บญชแยกประเภท

ใบแจงหน จดหมาย ทวงหน

Front

Office Incoming Payment

Manual Key-In

ภาพรวมการออกแบบ ระบบบญชลกหน

ระบบบญชลกหน จะเชอมโยงกบระบบ Front Office และ ระบบ Billing (IPDEX และ OPDEX) โดยจะรบขอมลรายไดและขอมลเรยกเกบทกวน จดหมายทวงหนและใบแจงหนรายไดอนๆ รวมทงรายงานอายลกหน (Overdue aging) จะออกจากระบบ SAP

รายงานลกหน

รายตว

IPDEX OPDEX

ระบบจดซอ

ระบบครภณฑ

ระบบบญชแยกประเภท

การบนทกบญช

ระบบบญชลกหน

ระบบบญชเจาหน

รายงานทางบญช รายงานงบดล (Balance Sheets ) รายงานงบก าไร / ขาดทน (P&L Statements)

ระบบพสด

ภาพรวมการออกแบบ ระบบบญชแยกประเภท

ระบบบญชแยกประเภทเปนศนยรวมของการบนทกบญชของทกระบบงาน เพอใชในการจดท ารายงานบญชตามเกณฑพงรบ พงจาย

ภาพรวมการออกแบบ ระบบบรหารตนทน

การบรหารคาใชจายของหนวยงาน / โครงการ

ขอมลคาใชจายจะถกบนทกตามรหสหนวยงาน / โครงการตามหมวดรายจายทระบ ขอมลสามารถรวม

และแสดงตามโครงสรางองคกรได

การปนสวนคาใชจายแกพนธกจ/ภาควชา/Service Code/หลกสตร

ทกสนเดอน จะมการกระจายคาใชจายทสวนรวมไปยงหนวยงานทถกตอง และตามมมมองอนๆ เชน Service Code,

หลกสตร เปนตน โดยจะกระจายตามเกณฑปนสวนทก าหนดในระบบ

การออกรายงานรายได ตนทนตามพนธกจ/ ภาควชา/ Service code/ หลกสตร

ผบรหารหรอหวหนาภาควชาสามารถดและวเคราะหขอมลรายได คาใชจายไดหลายมต เชน

รายไดตาม Service Code, รายไดตามกลมผ ปวย

การตงงบประมาณ

• การจดตงงบประมาณประจ าป

• การทบทวนงบประมาณกลางป

การยกยอดงบประมาณ

• การตรวจเชครายการกนงบประมาณ

• การยกยอดรายการกนงบประมาณ

การบรหารงบประมาณ

• การจองงบประมาณ • การตรวจเชคงบประมาณ • การปรบปรงและแกไขงบประมาณ

การจดท ารายการผานระบบงานอนๆ เชน • ระบบจดซอ (Purchasing) • ระบบสนคาคงคลง (Inventory Management) • ระบบบญชเจาหนและการจายเงน (Accounts Payable)

ภาพรวมการออกแบบ ระบบงานวางแผนและควบคมงบประมาณ

ตรวจสอบใบก ากบ

ภาษและตงหน

ตดตามผล การสง ซอ/จาง

และสงพสด

คดเลอกผขาย/ ผรบจาง

ใบสงหรอสญญา ซอ/จาง

ตรวจรบพสดและจดการสนคาคงคลง

ใบขอซอ/ ขอจาง

งานพสด ภาควชา/หนวยงาน

บญชเจาหน

ภาพรวมการออกแบบ ระบบงานระบบจดซอ /จดจาง

ภาควชา /หนวยงาน

MRP

การโอนวสด การรบวสด

การคนวสด/ยกเลกการรบ

การจายวสด การคน/ยกเลกการจาย

Stock

จ ำนวนทสง

(Order Quantity)

Reorder point Delivery date

Lead time ในกำรเตมวสด

Time

30

10

2

1 + 1 = 3

ภาพรวมการออกแบบ ระบบงานระบบบรหารวสดคงคลง

การเคลอนไหวของพสด

การตรวจนบ การวางแผน

ความตอง

การวสด

งานสรรหาบคลากร (Recruitment)

งานบรหารบคลากร (Personnel Administration)

งานสวสดการ (Benefits)

การลงเวลาและการมาปฏบตงาน (Time Recording)

งานดานการฝกอบรม (Training and Event Mgmt)

งานพฒนาบคลากร (Personnel Development)

ระบบบรหาร ทรพยากรบคคล

ระบบเงนเดอน

(Payroll System)

ภาพรวมการออกแบบ ระบบบรหารทรพยากรบคคล

โครงสรางองคกร (Organization Mgmt)

การเชอมโยงขอมลระหวางระบบงาน

(Purchasing)

(IM)

(AP)

(AR)

(GL)

(HR)

Time Recording

(CCA) (PCA) (FA)

Front Office

/

/ /

/ /

GL

ประโยชนของการใชระบบ SAP โดยสรป

• การเชอมโยงระบบงานทมประสทธภาพมากขน (Fully Integration)

• มฐานขอมลทเปนปจจบน (Real-Time data)

• ท างานบนฐานขอมลเดยวกน มขอมลชดเดยวกน (Data Integrity)

• ปรบปรงประสทธภาพการท างานเนองจากความถกตองทเพมขนและลดขนตอน

การท างาน

• เพมประสทธภาพในการควบคม และบรหารงาน เชน การอนมตการขอซอ การ

จดซอในระบบ การตรวจสอบงบประมาณ On-line

• ความคลองตวในการใชงาน (Flexibility) เชน การ download ไป excel

Accounting

A/P A/R F/A

Order

ProcessingBilling

Production

Planning

General

Ledger Costing

MIS PurchasingInv.

Control

Business

Planning

&

Control

Shipping

IT และ Process

จ าเปนทจะท าให การท างานงาย และ ส าเรจ

IT functions in Back office

Input Activities

Database

interface Reports

Analysis Back Front

Transactions

•Well plan Master Data •Interchangeable or standard format

•Real time & Batch job interface

•Onsite input •Complete & errorless

•Seamless •accountable •Price

performance •Efficiency

ประเดน แลกเปลยน

ทกคณะ ท างานแบบเดยวกน 3rd Party

Code กลาง ทเปนสากล

จ าเปนไหม ท ทกโรงพยาบาล ตองท าอยางเดยวกน

ยา A

รหส สนคา

ตนทน

คณลกษณะ ราคาเบกได

ราคาขาย

สากล

สามารถ share

ระหวาง รพ ตางๆ ได ใชอางอง กบระบบ อนๆ ใน Back office & Transactions

ถาเปนสากล สามารถ share

ระหวาง รพ และ ผผลต ได

แตกตางกน ในแตละ รพ

งานเดยว ท าเปนกลม

งานกลม ท าคนเดยว

โง

ขยน

โง

ขเกยจ

ฉลาด

ขเกยจ ขยน

ฉลาด

ระบบ IT

ท าตามสง ไมสง ท าไมเปน ท าเองหมด

สดทาย ท าไมทน

คน IT

ไมผด ผดบอย

โง

ขยน

โง

ขเกยจ

ฉลาด

ขเกยจ ขยน

ฉลาด

ระบบ IT คน IT

ไมผด ผดบอย

ถารจก สงงาน ให ระบบ IT ท าไดอยางถกตอง จะสบายขน และ ท างานไดมากมาย

เพราะคนท าผดบอย ยงใหท ามาก ยงผดมาก

คน IT

ผดบอย

สอนใหระบบ IT ฉลาดขน

ฉลาด

โง

ขยน

ฉลาด

ขเกยจ

ระบบ IT คน IT

ไมผด ผดบอย

ถารจก สงงาน ให ระบบ IT ท าไดอยางถกตอง จะสบายขน และ ท างานไดมากมาย

สอนใหระบบ IT ฉลาดขน

ฉลาด

1

2