Post on 03-Jun-2019
MANUAL PROSEDUR
Prosedur : Pembuatan KHS & Transkrip
Dokumen : MP-GKM-SAE-FIB-6-05
TANGGAL TERBIT : 27 September 2018
STATUS REVISI : 05
DIREVISI OLEH : TIM GKM FIB USU
DIPERIKSA DAN DISETUJUI OLEH : GJM FIB USU
DISAHKAN OLEH : Dr. Budi Agustono M.Si
GUGUS KENDALI MUTUDEPARTEMEN SASTRA INGGRIS
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
SEPTEMBER 2018
MEDAN
MANUALPROSEDUR
No. Dokumen : MP-GKM-SAE-FIB-6-05Edisi : 02Revisi : 05Berlaku Efektif : 27 September 2018Halaman : i
PENYUSUN
1. Prof. Dr. T. Silvana Sinar,
MA. Ph.D Ketua GKM
2. Rahmadsyah Rangkuti, MA.
Ph.D Sekretaris GKM
3. Dr. Deliana M. Hum
Anggota
MANUALPROSEDUR
No. Dokumen : MP-GKM-SAE-FIB-6-05Edisi : 02Revisi : 05Berlaku Efektif : 27 September 2018Halaman : ii
KATA PENGANTAR
Puji syukur dipanjatkan ke hadirat Allah SWT atas disusunnya Buku Manual Prosedur
Pembuatan Kartu Hasil Studi dan Transkrip Akademik Departemen Sastra Inggris FIB USU.
Ucapan terima kasih juga disampaikan kepada semua pihak yang terlibat langsung atau tidak
langsung dalam usaha penyusunan Manual Prosedur Departemen Sastra Inggris FIB USU ini.
Buku Manual Prosedur Departemen Sastra Inggris FIB USU ini berisi Prosedur
Pembuatan Kartu Hasil Studi dan Transkrip Akademik Departemen Sastra Inggris FIB USU
dan Manual Prosedur untuk proses operasional lainnya. Manual Prosedur Departemen Sastra Inggris
FIB USU ini menguraikan isi Manual Mutu (MM) menjadi kegiatan-kegiatan operasional yang
dilakukan di Departemen/Program Studi S-1 Sastra Inggris, dan unit-unit penunjang lainnya pada
Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara
Manual prosedur ini memberikan rujukan tatacara pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu di
lingkungan Departemen Sastra Inggris FIB USU. Pada setiap prosedur, dilaksanakan dengan tekad
menyelenggarakan usaha-usaha perbaikan dan peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam hal
pendidikan, penelitian, dan pengabdi pada masyarakat dengan motto “mutu hari ini menentukan mutu
akan datang”.
Medan, 27 September 2018
Ketua,
Prof. Dr. T. Silvana Sinar, MA. Ph.D
NIP. 19540916198003203
MANUALPROSEDUR
No. Dokumen : MP-GKM-SAE-FIB-6-04Edisi : 02Revisi : 05Berlaku Efektif : 27 September 2018Halaman : 1 dari 7
PROSEDUR PEMBUATAN KARTU HASIL STUDI DAN TRANSKRIP AKADEMIK
PROSEDUR PEMBUATAN KARTU HASIL STUDI DAN TRANSKRIP AKADEMIK
DisiapkanOleh
Nama JabatanTanda
TanganTanggal
1. Prof. Dr. T. Silvana Sinar, MA. Ph.D
2. Rahmadsyah Rangkuti, MA. Ph.D
3. Dr. Deliana M. Hum
Ketua
Sekretaris
Anggota
27 - 9 – 2018
27 - 9 – 2018
27 - 9 - 2018
DisahkanOleh
Nama JabatanTanda
TanganTanggal
Dr. Budi Agustono M.Si Dekan
DAFTAR DISTRIBUSI
No.
Penerima Personal Tanda Tangan Tanggal
1. Sivitas Akademika Departemen Sastra Inggris FIBUSU
Dosen
2. Administrasi UmumDepartemen Sastra Inggris FIBUSU
Tata Usaha
3. Administrasi Akademik Departemen SastraInggris FIB USU
Pendidikan
4. Administrasi Keuangan Departemen SastraInggris FIB USU
Keuangan
5. Administrasi KemahasiswaanDepartemen Sastra InggrisFIB USU
Kemahasiswaan
MANUALPROSED
UR
No. Dokumen : MP-GKM-SAE-FIB-6-04
Edisi : 02Revisi : 05Berlaku Efektif : 27 September 2018Halaman : 2 dari 7
PROSEDUR PEMBUATAN KARTU HASIL STUDI DAN TRANSKRIP AKADEMIK
CATATAN PERUBAHAN PROSEDUR
PEMBUATAN KARTU HASIL STUDI DAN TRANSKRIP AKADEMIK
Revisike
Tanggal Halaman Paragraf Alasan DisahkanOleh
Fungsi/Jabatan
TandaTangan
05 27September
2018
1 PergantianTIM
PenyusunGKM
MANUALPROSED
UR
No. Dokumen : MP-GKM-SAE-FIB-6-04
Edisi : 02Revisi : 05Berlaku Efektif : 27 September 2018Halaman : 3 dari 7
PROSEDUR PEMBUATAN KARTU HASIL STUDI DAN TRANSKRIP AKADEMIK
1. TUJUAN
Prosedur Pembuatan Kartu Hasil Studi dan Transkrip Akademik disusun sebagai satu pedoman
bagi penyelenggara akademik di lingkungan Departemen/Program Studi Sastra Inggris FIB USU
tentang membuat Kartu Hasil Studi dan Transkrip Akademik Mahasiswa Departemen/Program
Studi Sastra Inggris FIB USU.
2. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup pembuatan Kartu Hasil Studi dan Transkrip adalah :
a. Prosedur pembuatan kartu hasil studi mahasiswa Departemen/Program Studi Sastra Inggris
FIB USU
b. Prosedur pembuatan transkrip akademik mahasiswa Departemen/Program Studi Sastra
Inggris FIB USU.
3. DEFINISI
3.1 Kartu Hasil Studi (KHS) : Dokumen yang memuat penilaian
terhadap keberhasilan mahasiswa setelah mengikuti kegiatan akademik sesuai
pada Kartu Rencana Studi (KRS) selama satu (1) semester.
3.2 Transkrip Akademik : Dokumen resmi sebagai bukti sah
tentang rangkuman
kumpulan kegiatan yang telah diikuti sesuai dengan
kurikulum yang berlaku untuk program studi yang diikuti
dilengkapi dengan bobot kredit, penilaian hasil belajar yang
dinyatakan dengan huruf serta indeks prestasi kumulatif dan
data lain yang diperlukan untuk mendukung kelengkapan
keberadaan transkrip akademik tersebut.
No. Dokumen : MP-GKM-SAE-FIB-6-04
Edisi : 02Revisi : 05Berlaku Efektif : 27 September 2018Halaman : 4 dari 7
PROSEDUR PEMBUATAN KARTU HASIL STUDI DAN TRANSKRIP AKADEMIK
4. REFERENSI
4.1 Undang-undang No. 20/2003 tentang Sisdiknas
4.2 PP No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Pasal 45
tentang Pengendalian Mutu dan Pasal 18, 19 tentang Standar Kompetensi Pendidikan Tinggi
4.3 Keputusan Rektor Universitas Sumatera Utara No.
1023/JO5/SK/PP/2005 tentang Peraturan Akademik Program Sarjana (S-1) Universitas
Sumatera Utara
4.4 Keputusan Rektor Universitas Sumatera Utara No. 3128/JO5/AK/2004
tentang Peraturan Akademik Program Diploma Universitas Sumatera Utara
4.5 Manual Mutu SMM USU 2005.
4.6 Manual Mutu FIB USU 2007.
4.7 Manual Mutu Departemen Sastra Inggris FIB USU 2007
5. KETENTUAN UMUM
a. Kartu Hasil Studi dibuat oleh
Bagian Akademik Departemen/Program Studi Sastra Inggris FIB USU, ditandatangani
Pembantu Dekan I FIB USU
b. Transkrip Akademik dibuat oleh
Departemen/Program Studi Sastra Inggris FIB USU, ditandatangani Pembantu Dekan I FIB
USU
6. TUJUAN PEMBUATAN
KARTU HASIL STUDI DAN TRANSKRIP AKADEMIK
Pembuatan Kartu Hasil Studi dan Transkrip Akademik dilakukan untuk :
a. Dokumentasi tingkat keberhasilan
studi mahasiswa bagi mahsiswa dan penyelenggara pendidikan (Departemen/Fakultas).
b. Memenuhi persyaratan Prosedur
Perwalian FIB USU
7. PERSYARATAN
a. Pembuatan Kartu Hasil Studi
dilakukan bila nilai dari mata kuliah yang diselenggarakan telah diserahkan ke Bagian
Akademik Departemen/Program Studi Sastra Inggris FIB USU
b. Pembuatan Transkrip Akademik
dilakukan jika seorang mahasiswa dinyatakan telah menyelesaikan studinya atau karna
kepentingan tertentu
.
No. Dokumen : MP-GKM-SAE-FIB-6-04
Edisi : 02Revisi : 05Berlaku Efektif : 27 September 2018Halaman : 5 dari 7
PROSEDUR PEMBUATAN KARTU HASIL STUDI DAN TRANSKRIP AKADEMIK
8. PROSEDUR PELAKSANAAN
Prosedur pelaksanaan pembuatan Kartu Hasil Studi (KHS) adalah sebagai berikut :
a. Bagian Akademik menerima nilai
langsung dari dosen
b. Bagian Akademik menjalankan
perangkat lunak Sistem Informasi Akademik FIB USU dari Portal Akademik
http://aplikasi.usu.ac.id
c. Petugas dari Bagian Akademik
akan memasukkan nilai sesuai dengan nlai yang diberkan dosen.
d. Bila seluruh nilai telah
dimasukkan, dilakukan pencetakan KHS menggunakan kertas khusus, contoh cetakan KHS
dapat dilihat pada Lampiran 1
e. KHS ditandatangani oleh
Pembantu Dekan I FIB USU
f. Departemen memberikan
Transkrip Akademik kepada mahasiswa
Prosedur pelaksanaan pembuatan Transkrip Akademik adalah sebagai berikut :
a. Departemen mencetak ulang arsip
KHS Mahasiswa
b. Departemen membuat Transkrip
Akademik mahasiswa sesuai dengan KHS Mahasiswa
c. Pembantu Dekan I dan Ketua
Departemen menandatangani Transkrip Akademik
d. Departemen memberikan
Transkrip Akademik kepada mahasiswa
MANUALPROSEDUR
No. Dokumen : MP-GKM-SAE-FIB-6-04Edisi : 02Revisi : 05Berlaku Efektif : 27 September 2018Halaman : 6 dari 7
PROSEDUR PEMBUATAN KARTU HASIL STUDI DAN TRANSKRIP AKADEMIK
Alur dokumen yang terdapat pada Prosedur Pembuatan Kartu Hasil Studi dan Trsankrip Akademik
dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1 : Alur dokumen pada Prosedur Pembuatan Kartu Hasil Studi dan Trsankrip Akademik.
Mahasiswa Dosen Departemen Bagian Akademik PD 1Pembuatan Kartu Hasil Studi
Pembuatan Transkrip Akademik
MANUALPROSEDUR
No. Dokumen : MP-GKM-SAE-FIB-6-04
Edisi : 02Revisi : 05Berlaku Efektif : 27 September 2018Halaman : 7 dari 7
PROSEDUR PELAKSANAAN UJIAN TENGAH SEMESTER DAN AKHIR SEMESTER
Lampiran 1 : Contoh Kartu Hasil Studi FIB USU