Post on 29-Jul-2018
GAMBARAN EFEKTIVITAS DAN KEPUASAN PASIEN PADA UNIT REKAM
MEDIS DI RSU KOTA TANGERANG SELATAN DAN RSIA KEMANG MEDICAL
CARE TAHUN 2017
SKRIPSI
Disusun Sebagai Persyaratan Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat
(S.KM)
Disusun Oleh :
AGUNG TAHFIDZUL IMAN
1113101000078
PEMINATAN MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN
PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT
FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
1439 H / 2018 M
i
ii
iii
iv
FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN
PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT
MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN (MPK)
Tangerang Selatan, Januari 2018
Agung Tahfidzul Iman, NIM : 1113101000078
Gambaran Efektivitas dan Kepuasan Pasien Pada Unit Rekam Medis di RSU Kota
Tangerang Selatan dan RSIA Kemang Medical Care Tahun 2017
xiii + 109 halaman, 20 tabel, 4 gambar, 4 lampiran
ABSTRAK
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan. Penelitian dilakukan
di unit rekam medis dengan mencari input, proses, output dan outcome. Dimana input meliputi
man, money, method, machine dan material. Proses meliputi penyimpanan, pengolahan dan
distribusi berkas. Output mengukur informed concent dan waktu distribusi berkas. Sedangkan
outcome mengukur kepuasan pasien. Penelitian perbandingan antara pelaksanaan rekam medis
dan kepuasan pasien dilakukan di dua rumah sakit yakni RSIA Kemang Medical Care dan RSU
Kota Tangerang Selatan. Penelitian dilakukan pada bulan Mei – November 2017 menggunakan
desain penelitian mix method dengan pendekatan sequential exploratory, pada 106 responden di
masing-masing rumah sakit untuk mengetahui indikator informed concent dan kepuasan pasien,
sedangkan untuk mengetahui waktu distribusi melakukan observasi kepada 10 berkas pasien.
Pengukuran waktu distribusi dilakukan dengan mengukur waktu pasien mendaftar hingga berkas
sampai ke poliklinik yang di tuju.
Hasil penelitian dari segi input menunjukan perbedaan antara lain SDM dan keuangan
dimana SDM di RSU Kota Tangerang Selatan berjumlah 14 orang, sedangkan di RSIA Kemang
Medical Care berjumlah 10 orang. Dari segi keuangan, RSIA Kemang Medical Care mempunyai
biaya khusus untuk pelatihan petugas rekam medis. Pada proses terdapat perbedaan dari segi
penyimpanan, dimana RSIA Kemang Medical Care menerapkan sistem kode warna (Visual
Management) dan PJ per rak. Dari segi output, terdapat perbedaan dari segi waktu distribusi dan
informed concent dimana waktu distribusi di RSU Kota Tangerang Selatan adalah 27
menit/berkas, sedangkan di RSIA Kemang Medical Care adalah 8 menit/berkas. Informed
concent pasien di RSU Kota Tangerang Selatan sebesar 98,1% sedangkan di RSIA Kemang
Medical Care sebesar 100%. Tingkat kepuasan pasien di RSU Kota Tangerang Selatan mendapat
nilai 84,1% sedangkan di RSIA Kemang Medical Care mendapat nilai 95,3%.
Keyword : Pendekatan sistem, Rekam Medis, Kepuasan Pasien dan Rumah Sakit
Referensi : 21 buku, 9 kebijakan nasional, 12 jurnal.
v
FACULTY OF MEDICINE AND HEALTH SCIENCE
PUBLIC HEALTH STUDY PROGRAMS
HEALTH SERVICES MANAGEMENT
South Tangerang, January 2018
Agung Tahfidzul Iman, NIM : 1113101000078
Description of Patient Satifactions in Medical Record Unit of Outpatient in RSU Kota
Tangerang Selatan and RSIA Kemang Medical Care 2017
xiii + 110 page, 20 table, 4 picture, 4 attachment
ABSTRACT
A medical record is a file containing records and documents about the patient's identity,
examination, treatment, actions, and other services that have been provided. Research is done by
searching input, process, output and outcome. Where inputs include man, money, method,
machine and material. Processes include file storage, processing and distribution. The output
measures the informed concent and the time of the distribution of the file. While outcome measure
patient satisfaction. Comparative study between medical record implementation and patient
satisfaction was done in two hospitals namely RSIA Kemang Medical Care and South Tangerang
City Public Hospital. The research was conducted in May - November 2017 using mixed method
design research with sequential exploratory approach, 106 respondents in each hospital to know
indicator of informed concent and patient satisfaction, while to know the time of distribution do
observation to 10 patient file. Measurement of the time of distribution is done by measuring the
patient's time to register until the file reaches the target polyclinic
The results of research in terms of inputs show differences, among others, human
resources and finance where human resources in RSU Tangerang Selatan City amounted to 14
people, while in RSIA Kemang Medical Care amounted to 10 people. In terms of finances, RSIA
Kemang Medical Care has a special cost for training medical recorder. In the process there are
differences in terms of storage, where RSIA Kemang Medical Care apply color code system
(Visual Management) and PJ per rack. In terms of output, there is a difference in terms of time
distribution and informed concent where the distribution time at RSU South Tangerang is 27
minutes / file, while in RSIA Kemang Medical Care is 8 minutes / file. Informed concent of
patients at RSU Tangerang Selatan is 98.1% while in RSIA Kemang Medical Care is 100%. The
level of patient satisfaction at RSU Tangerang Selatan got 84.1% while in RSIA Kemang Medical
Care got 95,3%.
Keyword : Approach System, Medical Record, Patient Satisfaction and Hospital
References: 21 books, 9 national policies, 12 journals.
vi
KATA PENGANTAR
Segala Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
melimpahkan segala rahmatNya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul
“Gambaran Efektivitas dan Kepuasan Pasien Pada Unit Rekam Medis di RSU Kota
Tangerang Selatan dan RSIA Kemang Medical Care” guna memenuhi sebagian persyaratan
untuk memperoleh gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran dan Ilmu
Kesehatan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
Penulis menyadari kelemahan serta keterbatasan yang ada sehingga dalam
menyelesaikan skripsi ini memperoleh bantuan dari berbagai pihak, dalam kesempatan ini
penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Dede Rosyada MA sebagai Rektor UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta dapat menjadi pemimpin yang mengayomi mahasiswa.
2. Bapak Prof. Arif Sumantri, S.KM, M.Kes selaku Dekan Fakultas Kedokteran dan
Ilmu Kesehatan yang telah memberikan kelancaran pelayanan dan urusan
Akademik.
3. Ibu Fajar Ariyanti, M.Kes, Ph.D selaku Ketua Program Studi Kesehatan
Masyarakat yang terlah memberikan kelancaran pelayanan dalam urusan
Akademik.
4. Ibu Fase Badriah M.Kes, Pd.D selaku dosen Pembimbing Akademik dan
Pembimbing Skripsi yang telah memberikan dorongan dalam penulisan skripsi ini.
5. Seluruh Dosen Jurusan Kesehatan Masyarakat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
yang telah memberikan ilmunya kepada penulis.
vii
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangan baik isi maupun
susunannya. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat tidak hanya bagi penulis juga bagi para
pembaca.
Tangerang Selatan, Januari 2018
Penulis
viii
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN ……………………………………………………… i
PERNYATAAN BEBAS PLAGIASI …………………………………………… ii
ABSTRAK ……………………………………………………………………….. iv
KATA PENGANTAR …………………………………………………………… vi
DAFTAR ISI ……………………………………………………………………… viii
DAFTAR TABEL …………………………………………………………………. xiii
DAFTAR GAMBAR …………………………………………………………....... xv
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang …………………………………………………………….. 1
1.2 Rumusan Masalah …………………………………………………………. 4
1.3 Pertanyaan Penelitian ……………………………………………………… 5
1.4 Tujuan Penelitian ………………………………………………………….. 5
1.4.1 Tujuan Umum ……………………………………………………... 5
1.4.2 Tujuan Khusus …………………………………………………….. 5
1.5 Manfaat Penelitian ………………………………………………………… 6
1.5.1 Bagi Rumah Sakit …………………………………………………. 6
1.5.2 Bagi Peneliti ……………………………………………………….. . 6
1.5.3 Bagi Institusi Pendidikan ………………………………………….. 6
1.6 Ruang Lingkup Penelitian …………………………………………………. 7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Rumah Sakit ………………………………………………………………. 8
2.1.1 Definisi Rumah Sakit ……………………………………………… 8
2.1.2 Tugas dan Fungsi Rumah Sakit …………………………………… 8
2.1.3 Jenis dan Klasifikasi Rumah Sakit ………………………………… 9
2.1.3.1 Jenis Rumah Sakit Secara Umum ………………………… 9
2.1.3.2 Klasifikasi Rumah Sakit Umum ………………………….. 10
ix
2.2 Rawat Jalan ………………………………………………………………... 11
2.2.1 Definisi Rawat Jalan ………………………………………………. 11
2.2.2 Standar Pelayanan Rawat Jalan …………………………………… 11
2.3 Rekam Medis ……………………………………………………………… 12
2.3.1 Pengertian Rekam Medis ………………………………………….. 12
2.3.2 Tujuan dan Manfaat Rekam Medis ………………………………... 13
2.3.3 Mutu Rekam Medis ………………………………………………... 16
2.3.4 Sistem Pengelolaan Rekam Medis ………………………………… 17
2.3.4.1 Sistem Penamaan Rekam Medis ………………………….. 17
2.3.4.2 Sistem Penomoran Rekam Medis …………………………. 18
2.3.5 Sistem Penyimpanan Rekam Medis ……………………………….. 19
2.3.6 Distribusi Berkas Rekam Medis …………………………………. 24
2.3.7 Petugas Rekam Medis ……………………………………………... 25
2.3.8 Lokasi Unit Rekam Medis ………………………………………… 28
2.4 Efektivitas …………………………………………………………………. 29
2.4.1 Definisi Efektivitas ………………………………………………... 29
2.4.2 Efektivitas Pelayanan Rekam Medis ……………………………… 29
2.5 Kepuasan Pasien …………………………………………………………... 31
2.5.1 Definisi Kepuasan Pasien …………………………………………. 31
2.5.2 Kepuasan Pasien …………………………………………………... 31
2.5.3 Dimensi Kepuasan Pasien …………………………………………. 33
2.6 Konsep Lean Hospital …………………………………………………….. 33
2.6.1 Lean Hosptal ………………………………………………………. 33
2.6.2 Tujuan dan Manfaat Lean Hospital ……………………………..... 34
2.6.3 Pemborosan (Waste) ………………………………………………. 35
BAB III KERANGKA KONSEP
3.1 Kerangka Teori ……………………………………………………………. 38
x
3.2 Kerangka Konsep …………………………………………………………. 39
3.3 Definisi Istilah ……...…………………….………………………………. 42
3.3 Definisi Operasional ……………………………………………………… 44
BAB IV METODOLOGI PENELITIAN
4.1 Jenis dan Desain Penelitian ……………………………………………….. 48
4.2 Tempat dan Waktu ………………………………………………………… 49
4.3 Populasi dan Sampel ………………………………………………………. 49
4.3.1 Populasi Penelitian Kuantitatif ……………………………………. 49
4.3.2 Populasi Penelitian Kualitatif ……………………………………... 49
4.3.3 Sampel …………………………………………………………….. 50
4.3.3.1 Sampel Penelitian Kuantitatif ……………………………... 50
4.3.3.2 Sampel Penelitian Kualitatif ………………………………. 51
4.4 Teknik Pengumpulan Data ………………………………………………… 51
4.4.1 Pengumpulan Data Primer ………………………………………… 51
4.4.2 Pengumpulan Data Sekunder ……………………………………… 53
4.5 Manajemen Data …………………………………………………………... 54
4.5.1 Manajemen Data Kuantitatif ………………..…………………….. 54
4.5.2 Manajemen Data Kualitatif ………………………………………... 55
4.6 Uji Validitas ……………………………………………………………….. 56
4.7 Uji Realibilitas …………………………………………………………….. 56
4.8 Uji Kredibilitas ……………………………………………………………. 57
4.9 Analisis Data Univariat ……………………………………………………. 58
BAB V HASIL
5.1 Gambaran Umum RSU Kota Tangerang Selatan …………………………. 60
5.1.1 Sejarah dan Geografis RSU Kota Tangerang Selatan …………… 60
5.1.2 Visi dan Misi RSU Kota Tangerang Selatan …………………….. 62
5.1.3 Tujuan dan Motto RSU Kota Tangerang Selatan …………………. 62
xi
5.1.4 Tugas dan Fungsi RSU Kota Tangerang Selatan ………………… 62
5.1.5 Sasaran Pelayanan yang Diberikan ………………………………. 63
5.1.6 Struktur Organisasi RSU Kota Tangerang Selatan ………………. 64
5.1.7 Ketenagaan RSU Kota Tangerang Selatan ……………………….. 67
5.1.8 Pelayanan Poliklinik RSU Kota Tangerang Selatan ……………... 70
5.2 Gambaran Umum RS Kemang Medical Care ……………………………. 70
5.2.1 Latar Belakang RS Kemang Medical Care ……………………….. 70
5.2.2 Visi dan Misi RS Kemang Medical Care ………………………… 71
5.2.3 Mitra RS Kemang Medical Care …………………………………. 71
5.2.4 Pelayanan Rawat Jalan RS Kemang Medical Care ……………….. 72
5.3 Sumber Daya (Input) RSU Kota Tangerang Selatan …………………….. 73
5.4 Sumber Daya (Input) RSIA Kemang Medical Care……………………… 77
5.5 Proses Rekam Medis di RSU Kota Tangerang Selatan ………………….. 79
5.5.1 Sistem Penyimpanan Rekam Medis ………………………………. 79
5.5.2 Pengolahan Rekam Medis (Assembling) …………………………. 80
5.5.3 Distribusi Rekam Medis ………………………………………….. 81
5.6 Proses Rekam Medis RSIA Kemang Medical Care ……………………… 85
5.6.1 Penyimpanan Berkas Rekam Medis ………………………………. 85
5.6.2 Pengolahan Rekam Medis (Assembling) ………………………….. 86
5.6.3 Distribusi Berkas Rekam Medis …………………………………. 86
5.7 Output Sistem Rekam Medis RSU Kota Tangerang Selatan …………….. 87
5.7.1 Informed Concent ………………………………………………… 87
5.7.2 Distribusi Berkas Rekam Medis …………………………………. 88
5.8 Output Sistem Rekam Medis RSIA Kemang Medical Care ……………… 88
5.8.1 Informed Concent ………………………………………………… 88
5.8.2 Distribusi Berkas Rekam Medis …………………………………. 89
5.9 Kepuasan Pasien RSU Kota Tangerang Selatan …………………………. 90
xii
5.10 Kepuasan Pasien RSIA Kemang Medical Care …………………………. 91
5.11 Perbandingan Kepuasan Pasien dengan Standar Permenkes …………….. 92
BAB VI PEMBAHASAN
6.1 Keterbatasan Penelitian …………………………………………………… 94
6.2 Input ……………………………………………………………………… 95
6.2.1 Sumber Daya Manusia di Bag. Rekam Medis ……………………. 95
6.2.2 Keuangan Bag. Rekam Medis ……………………………………. 96
6.2.3 Metode Pelayanan Rekam Medis …………………………………. 97
6.2.4 Mesin pada Bag. Rekam Medis …………………………………… 98
6.2.5 Material pada Bag. Rekam Medis ………………………………… 98
6.3 Proses ……………………………………………………………………. 99
6.3.1 Penyimpanan Berkas Rekam Medis ……………………………… 99
6.3.2 Pengolahan Berkas Rekam Medis ……………………………….. 100
6.3.3 Distribusi Berkas Rekam Medis …………………………………. 101
6.4 Output ……………………………………………………………………. 102
6.4.1 Informed Concent ………………………………………………… 102
6.4.2 Waktu Distribusi dan Tata Letak Ruang Rekam Medis …….……. 103
6.5 Outcome (Kepuasan Pasien) ………………………………………………. 104
BAB VII SIMPULAN DAN SARAN
7.1 Simpulan ………………………………………………………………….. 110
7.2 Saran ……………………………………………………………………... 111
7.2.1 Bagi Peneliti ……………………………………………………… 111
7.2.2 Bagi RSU Kota Tangerang Selatan ………………………………. 112
7.2.3 Bagi RSIA Kemang Medical Care ………………………… ……... 112
DAFTAR PUSTAKA
xiii
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Indikator Efektivitas Pelayanan Rekam Medis ……………………….. 30
Tabel 2.2 Delapan Waste dalam Lean Hospital …………………………………. 36
Tabel 4.1 Tabel Triangulasi ………………………………………………………. 58
Tabel 5.1 Ketenagaan RSU Kota Tangerang Selatan Tahun 2015 ………………. 67
Tabel 5.2 SDM Rekam Medis di RSU Kota Tangerang Selatan Tahun 2017 …… 73
Tabel 5.3 SDM Rekam Medis di RSIA Kemang Medical Care Tahun 2017 ……. 77
Tabel 5.4 Proses Distribusi Berkas Rekam Medis Pasien Baru …………………. 82
Tabel 5.5 Proses Distribusi Berkas Rekam Medis Pasien Lama ………………… 84
Tabel 5.6 Informed Concent RSU Kota Tangerang Selatan ……………………... 87
Tabel 5.7 Distribusi Berkas Rekam Medis di RSU Kota Tangerang Selatan …… 88
Tabel 5.8 Informed Concent RSIA Kemang Medical Care ……………………... 88
Tabel 5.9 Distribusi Berkas Rekam Medis di RSIA Kemang Medical Care ……. 89
Tabel 5.10 Perhitungan Nilai Kepuasan Pasien Per Dimensi di RSU Kota
Tangerang Selatan ……………..………………………………………… 90
Tabel 5.11 Perhitungan Nilai Kepuasan Pasien per Dimensi di RSIA Kemang
Medical Care …………………………………………………………… 91
Tabel 5.12 Perbandingan Nilai Kepuasan Pasien dengan Standar Permenkes ……. 92
Tabel 5.13 Waktu Tunggu Pasien di RSU Kota Tangerang Selatan dan RSIA
Kemang Medical Care …………………………………………………. 93
Tabel 6.1 Perbandingan Jumlah Sumber Daya Manusia (SDM) ………………… 96
Tabel 6.2 Perbedaan Tata Urut Assembling Berkas Rekam Medis Pasien ………. 100
Tabel 6.3 Perbandingan Informed Concent di RSU Kota Tangerang Selatan
Dan RS Kemang Medical Care ……………………………………….. 102
Tabel 6.4 Perbandingan Waktu Distribusi Berkas Rekam Medis Rawat Jalan …… 103
xiv
Tabel 6.5 Perbandingan Kepuasan Pasien Teradap Pelayanan Rekam Medis …….. 106
xv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Kerangka Teori ………………………………………………........ ….. 39
Gambar 3.2 Kerangka Konsep Penelitian ………………………………………….. 41
Gambar 5.1 Peta Wilayah Kota Tangerang Selatan ………………………………… 61
Gambar 5.2 Struktur Organisasi RSU Kota Tangerang Selatan …………………… 65
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Menurut Undang-Undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang rumah sakit,
rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan
kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap,
rawat jalan dan gawat darurat. Rumah sakit didirikan dan diselenggarakan dengan
tujuan memberikan pelayanan kesehatan dalam bentuk asuhan keperawatan, tindakan
medis, diagnostic, serta upaya rehabilitasi dalam memenuhi kebutuhan pasien.Rumah
sakit dapat dikatakan sebagai institusi yang kompleks dimana terdapat pelayanan
medis dan non medis.
Pada era globalisasi, rumah sakit dituntut untuk terus berkembang agar tidak
kalah bersaing dengan rumah sakit lain. Salah satu aspek yang diperhatikan dalam
perkembangan rumah sakit adalah mutu pelayanan baik yang berhubungan dengan
pasien maupun tidak.Rumah Sakit tidak hanya mampu memberikan pelayanan yang
memuaskan (Costumer Satifaction), tetapi juga berorientasi pada nilai (Costumer
Value). Sehingga tidak semata-mata mengejar pencapaian produktivitas yang tinggi,
tetapi juga kinerja yang akan diberikan (Gasperz, 2012).
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan No. 269/Menkes/Per/III/2008 yang
dimaksud dengan rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen
tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang
telah diberikan kepada pasien. Rekam medis merupakan bagian vital bagi suatu rumah
sakit, mengingat fungsinya sebagai alat bukti dalam proses penegakan hukum, disiplin
dokter, dasar pembayaran pelayanan kesehatan dan data statistik kesehatan (Depkes
RI, 2008). Salah satu faktor yang harus juga diperhatikan dalam meningkatkan mutu
2
pelayanan adalah bagaimana rumah sakit menyelengarakan Rekam Medis bagi
pasiennya, baik pasien Rawat Jalan maupun pasien Rawat Inap.Dalam
penyelanggaraan rekam medis tersebut hendaknya sesuai dengan standart yang
berlaku, serta harus ditunjang dengan adanya pengelolaan rekam medis yangbaik dan
sesuai dengan peraturan menteri kesehatan No. 749/menkes/per/XII/1989 tentang
rekam medis.
RSU Kota Tangerang Selatan merupakan satu-satunya rumah sakit umum di
Kota Tangerang Selatan, sehingga menyebabkan tingginya jumlah kunjungan pasien
berobat menggunakan jaminan sosial, baik jaminan sosial JKN maupun e-ktp.
Berdasarkan observasi pada bagian rekam medis di RSU Kota Tangerang Selatan,
masih terdapat beberapa masalah antara lain : hilangnya beberapa berkas rekam medis
pasien lama, waktu pengiriman berkas lebih dari 10 menit dan tidak lengkapnya
pengisian berkas rekam medis pasien. Hal ini mengakibatkan banyaknya keluhan dari
petugas medis seperti dokter dan perawat serta pasien yang membutuhkan pertolongan
segera, namun berkasnya belum ditemukan.
RSIA Kemang Medical Care merupakan salah satu rumah sakit yang
didedikasikan secara eksklusif kepada pasien wanita dan anak.Dalam pelaksanaan
pelayanan kesehatan di RSIA Kemang Medical Care menerapkan
LeanHospital.Metode ini dapat memenuhi semua skala operasional, strategis dan
taktis.Lean Management yang diterapkan di rumah sakit dikenal dengan
LeanHospital, yaitu sekumpulan tools manajemen sistem dan filosofi yang dapat
membantu rumah sakit mengubah tatanan organisasinya menjadi jauh lebih baik dan
produktif. Metode ini menawarkan solusi bagi rumah sakit untuk meningkatkan
kualitas pelayanan pasien dengan cara mengurangi kesalahan (error) dan waktu
tunggu (waiting).
3
RSIA Kemang dalam penerapan konsep Lean Hospital memberikan dampak
pada kepuasan pasien pada bulan Juli (89%), Agustus (90%) dan September (89%)
(kemangmedicalcare.com). Selain tingkat kepuasan pasien yang melebihi target 80%,
terdapat beberapa variabel yang meningkat, antara lain ketersediaan obat (80%) dan
pendapatan rumah sakit lebih tinggi dari pengeluaran rumah sakit tersebut.
Berdasarkan penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Adellia Yolla tentang
“Pendekatan Lean Healthcare Untuk Meminimasi Waste di Rumah Sakit Islam
Unisma Malang”, menunjukan bahwa dengan menerapkan konsep Lean dapat
mengindentifikasi dan memberikan prioritas kegagalan dalam pelayanan. Selain itu,
ada penelitian dari Sri Panuti tentang “Rancangan Perbaikan Kualitas Layanan
Poliklinik Kulit dan Kelamin RSUD Cilegon dengan Pengintegrasian Metode
Servqual, Lean dan Six Sigma”, pada penelitian tersebut menunjukan factor-faktor
yang yang menyebabkan ketidakpuasan pasien antara lain, sistem rekam medis yang
kurang jelas, sistem masih manual, dan kurangnya komunikasi antara dokter dengan
petugas informasi. Pada penelitian tersebut, menunjukan bahwa dengan penerapan
konsep Lean akan meningkatkan mutu pelayanan kesehatan dengan biaya yang
rendah, waktu yang singkat, keselamatan pasien meningkat dan meningkatkan
motivasi pegawai dengan memperpendek alur proses dengan menghilangkan beberapa
hal yang tidak berguna (non value added)(Wasetya, 2012).
Dalam penelitian yang dilakukan oleh Mustainul Habibi mengenai Hubungan
Waktu Pelayanan Rekam Medis di TPPRJ Dengan Kepuasan Pasien Poliklinik Bedah
di RSU dr. Saiful Anwar Malang Tahun 2012 menyebutkan bahwa terdapat hubungan
antara waktu distribusi dengan kepuasan pasien. Waktu distribusi merupakan salah
satu indikator pelayanan rekam medis yang terdapat pada Permenkes No. 129 Tahun
2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit, indikator lainnya adalah
4
kelengkapan berkas rekam medis dan informed concent kepada pasien.Penelitian
serupa dilakukan oleh Mira Kusmawati dengan judul Pengaruh Pelayanan Rekam
Medik Rawat Jalan Terhadap Kepuasan Pasien Umum di UPTD Puskemas DTPD
Kawali Kabupaten Ciamis, yang menyebutkan bahwa terdapat hubungan antara
pelayanan rekam medis yang dilakukan oleh petugas dengan kepuasan pasien.
Oleh karena itu, penelitian ini akan menggambarkan capaian indikator yang
terdapat pada Permenkes No. 129 tahun 2008 danmengukur kepuasan pasien terhadap
pelayanan rekam medis di RSU Kota Tangerang Selatan dan RSIA Kemang Medical
Care. Perbandingan dilakukan dengan mengukur dan mengetahui input, proses, output
dan impact di masing-masing rumah sakit.
1.2 Rumusan Masalah
RSU Kota Tangerang Selatan merupakan satu-satunya rumah sakit umum di
Kota Tangerang Selatan, sehingga menyebabkan tingginya jumlah kunjungan pasien
berobat menggunakan jaminan sosial, baik jaminan sosial JKN maupun e-ktp.
Berdasarkan observasi pada bagian rekam medis di RSU Kota Tangerang Selatan,
masih terdapat beberapa masalah antara lain : hilangnya beberapa berkas rekam medis
pasien lama, waktu pengiriman berkas lebih dari 10 menit dan tidak lengkapnya
pengisian berkas rekam medis pasien.
Penelitian akan membandingkan sistem rekam medis di RSIA Kemang
Medical Care dan RSU Kota Tangerang Selatan. Perbandingan dilakukan dengan
mengukur dan mengetahui input, proses, output dan impact di masing-masing rumah
sakit.Selain itu, dilakukan pengukuran kepuasan di Unit Rekam Medis RSIA Kemang
Medical Caredan RSU Kota Tangerang Selatan.
5
1.3 Pertanyaan Penelitian
1. Bagaimana input sistem rekam medis di RSU Kota Tangerang Selatan dan
RSIA Kemang Medical Caretahun 2017 ?
2. Bagaimana proses pelaksanaan di Unit Rekam Medis RSIA Kemang Medical
Care dan RSU Kota Tangerang Selatantahun 2017 ?
3. Bagaimana pencapaian indikator pada Permenkes No. 129 tahun 2008 tentang
SPM Rumah Sakit di RSU Kota Tangerang Selatan dan RSIA Kemang
Medical Care tahun 2017 ?
4. Bagaimana tingkat kepuasan pasien pada unit rekam medis di RSU Kota
Tangerang Selatan dengan RSIA Kemang Medical Caretahun 2017
1.4 Tujuan Penelitian
1.4.1 Tujuan Umum
Melakukan gambaran perbandingan kepuasan pasien antara RSIA
Kemang Medical Care dan RSU Kota Tangerang Selatan.
1.4.2 Tujuan Khusus
1. Mengetahui input (man, money, method, material, dan machine) yang
digunakan oleh unit rekam medis di RSU Kota Tangerang Selatan dan
RSIA Kemang Medical Care Tahun 2017.
2. Mengetahui proses pelaksanaan rekam medis (penyimpanan,
pengolahan dan distribusi berkas rekam medis) di Unit Rekam Medis
RSIA Kemang Medical Caredan RSU Kota Tangerang Selatan Tahun
2017.
3. Mengukur capaian indikator pelayanan rekam medis di RSU Kota
Tangerang Selatan dan RSIA Kemang Medical Care Tahun 2017.
6
4. Mengukur kepuasan pasien terhadap pelayanan rekam medis di RSU
Kota Tangerang Selatan dan RSIA Kemang Medical Care Tahun 2017.
1.5 Manfaat Penelitian
1.5.1 Bagi Rumah Sakit
a. Penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan dan bahan evaluasi bagi
institusi RSU Kota Tangerang Selatan, khususnya bagian rekam medis
dalam merencanakan dan menyempurnakan proses pelayanan kesehatan.
b. Penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan dan bahan evaluasi bagi
institusi RSIA Kemang Medical Care, khususnya bagian rekam medis
dalam merencanakan dan menyempurnakan proses pelayanan kesehatan.
c. Rumah Sakit dapat melakukan evaluasi pelayanan dengan melihat tingkat
kepuasan pasien terhadap pelayanan rekam medis di RSU Kota
Tangerang Selatan dan RSIA Kemang Medical Care.
1.5.2 Bagi Peneliti
Peneliti dapat memahami perbandingan sistem rekam medis antara
RSIA Kemang Medical Care dan RSU Kota Tangerang Selatan.
1.5.3 Bagi Institusi Pendidikan
Institusi pendidikan mendapatkan informasi dalam pengembangan
ilmu pengetahuan khususnya yang berhubungan dengan pelayanan rumah
sakit dengan konsep Lean Hospital.
7
1.6 Ruang Lingkup Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui perbandingan efektivitas pelayanan
dan tingkat kepuasan pasien terhadap pelayanan rekam medis di RSU Kota Tangerang
Selatan dan RSIA Kemang Medical Care.Adapun penelitian ini akan dilakukan pada
bulan Mei – November 2017 di Bagian Rekam Medis RSU Kota Tangerang Selatan
dan RSIA Kemang Medical Care. Penelitian ini menggunakan desain
penelitiankomparatif kombinasi denganpendekatan seqeuential exploratory, yaitu
metode penelitian kombinasi (mixed method) yang menggabungkan metode penelitian
kualitatif dan kuantitatif secara berurutan, dimana pada tahap pertama penelitian
menggunakan metode kualitatif dan pada tahap kedua menggunakan metode
kuantitatif (Sugiyono, 2014).
Penelitian kualitatif pada penelitian ini dilakukan untuk mendapatkan data
mengenai input dan proses di Unit Rekam Medis. Sedangkan, penelitian kuantitatif
dilakukan untuk mendapatkan hasil dari output atau capaian indikator dan kepuasan
pasien pada RSU Kota Tangerang Selatan dan RSIA Kemang Medical Care..Dalam
menentukan sampel penelitian menggunakan Teknik sampling estimasi proporsi di
RSU Kota Tangerang Selatan dan RSIA Kemang Medical Care.
8
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Rumah Sakit
2.1.1 Definisi Rumah Sakit
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009
tentang rumah sakit, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.
Rumah sakit juga merupakan tempat menyelenggarakan upaya
kesehatan yaitu setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan
kesehatan serta bertujuan untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal
bagi masyarakat. Upaya kesehatan dilakukan dengan pendekatan
pemeliharaan, peningkatan kesehatan (promotif), pencegahan penyakit
(preventif), penyembuhan penyakit (kuratif) dan pemulihan (rehabilitatif) yang
dilaksanakan secara serasi dan terpadu serta berkesinambungan (Siregar,
2004).
2.1.2 Tugas dan Fungsi Rumah Sakit
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009
tentang rumah sakit, rumah sakit mempunyai tugas memberikan pelayanan
kesehatan perorangan secara paripurna. Pelayanan kesehatan paripurna adalah
pelayanan kesehatan yang meliputi promotif, preventif, kuratif, dan
rehabilitatif.
9
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun
2009, rumah sakit umum mempunyai fungsi:
a) Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesuai
dengan standar pelayanan rumah sakit.
b) Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan
kesehatan yang paripurna.
c) Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam
rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan.
d) Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan
teknologi bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan
kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang
kesehatan.
2.1.3 Jenis dan Klasifikasi Rumah Sakit
2.1.3.1 Jenis Rumah Sakit Secara Umum
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia No. 44 Tahun 2009
tentang rumah sakit, rumah sakit dapat dibagi berdasarkan jenis pelayanan dan
pengelolaannya:
1. Berdasarkan jenis pelayanan
a) Rumah Sakit Umum
Memberikan pelayanan kesehatan pada semua bidang
dan jenis penyakit.
b) Rumah Sakit Khusus
Memberikan pelayanan utama pada satu bidang atau
satu jenis penyakit tertentu berdasarkan disiplin ilmu, golongan
umur, organ, jenis penyakit, atau kekhususan lainnya.
10
2. Berdasarkan Pengelolaan
a) Rumah Sakit Publik
Dapat dikelola oleh pemerintah, pemerintah daerah, dan
badan hukum yang bersifat nirlaba. Rumah sakit publik yang
dikelola pemerintah dan pemerintah daerah diselenggarakan
berdasarkan pengelolaan Badan Layanan Umum atau Badan
Layanan Umum Daerah sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
b) Rumah Sakit Privat
Dikelola oleh badan hukum dengan tujuan profit yang
berbentuk Perseroan Terbatas atau Persero.
2.1.3.2 Klasifikasi Rumah Sakit Umum
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia No. 44 Tahun 2009
tentang rumah sakit, dalam rangka penyelenggaraan pelayanan kesehatan
secara berjenjang dan fungsi rujukan, rumah sakit umum diklasifikasikan
berdasarkan fasilitas dan kemampuan pelayanan rumah sakit:
a. Rumah sakit umum kelas A, adalah rumah sakit umum yang
mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik spesialistik luas
dan subspesialistik luas.
b. Rumah sakit umum kelas B, adalah rumah sakit umum yang
mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik sekurang-
kurangnya sebelas spesialistik dan subspesialistik luas.
c. Rumah sakit umum kelas C, adalah rumah sakit umum yang
mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik spesialistik
11
dasar.
d. Rumah sakit umum kelas D, adalah rumah sakit umum yang
mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik dasar.
2.2 Rawat Jalan
2.2.1 Definisi Rawat Jalan
Keputusan Menteri Kesehatan No.66 /Menkes/ ll/1987 yang di maksud
Rawat jalan dan Pelayanan Rawat Jalan. Rawat Jalan adalah pelayanan
terhadap orang yang masuk rumah sakit , untuk keperluan observasi, diagnosa,
pengobatan, rehabilitasi medik dan pelayanan kesehatan lainnya tanpa tinggal
diruang rawat inap.Pelayanan rawat jalan adalah pelayanan yang diberikan di
unit pelaksanaan fungsional rawat jalan terdiri dari poliklinik umum dan
poliklinik spesialis serta unit gawat darurat.Rawat Jalan adalah pelayanan
kedokteran di Indonesia dapat di bedakan atas dua macam yaitu
diselenggarakan oleh swasta banyak macamnya, yaitu praktek bidan, praktek
gigi, praktek darurat (perorangan atau pkelompok), poliklinik, balai
pengobatan, dan sebagainya. Yang seperti ini sebagai pelaksanakan pelayanan
kesehatan tingkat pertama serta praktek dokter spesialis dan rumah sakit
sebagai jenjang sarana pelayanan kesehatan tingkat ke-2 dan ke-3
(Azwar,1996).
2.2.2 Standar Pelayanan Rawat Jalan
Pelayanan rawat jalan adalah pelayanan rawat jalan spesialistik yang
dilaksanakan di Rumah Sakit.Ketersediaan pelayanan rawat jalan untuk
Rumah Sakit disesuaikan dengan spesifikasi dari Rumah Sakit tersebut
(Depkes, 2008). Berdasarkan Permenkes No. 129/Menkes/SK/II/2008, Standar
Pelayanan Minimal (SPM) Rawat Jalan di Rumah Sakit adalah sebagai
12
berikut:
a. Pelayanan di Poliklinik Spesialis diberikan oleh 100% dokter spesialis
b. Ketersediaan pelayanan di rawat jalan terdiri dari klinik anak, klinik
penyakit dalam, klinik kebidanan, dan klinik bedah.
c. Ketersediaan pelayanan di Rumah Sakit Jiwa terdiri dari anak remaja,
NAPZA, gangguan psikotik, gangguan neurotic, mental retardasi, mental
organic dan usia lanjut.
d. Jam buka pelayanan rawat jalan antara pukul 08.00 s.d pukul 13.00 WIB
setiap hari kerja, kecuali hari Jum’at pukul 08.00 s.d 11.00 WIB.
e. Waktu tunggu dirawat jalan adalah ≤ 60 menit.
f. Kepuasan pelanggan ≥ 90%
g. Penegakan diagnosis TB melalui pemeriksaan mikroskop TB ≥ 60%
h. Terlaksananya kegiatan pencatatan dan pelaporan TB di rumah sakit ≤
60%.
2.3 Rekam Medis
2.3.1 Pengertian Rekam Medis
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen
tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan
lain yang telah diberikan kepada pasien (Depkes, 2008).Rekam medis adalah
berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas, anamnesis,
pemeriksaan, diagnosis, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang
diberikan kepada seorang pasien selama dirawat di rumah sakit yang
dilakukan di unit-unit rawat jalan termasuk unit gawat darurat dan rawat inap.
(Depkes, 1991).
13
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen
tentang identitas, anamnesis, diagnosis pengobatan, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan, dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien pada sarana
pelayanan kesehatan yang meliputi pendaftaran pasien yang dimulai dari
tempat penerimaan pasien, kemudian bertanggung jawab untuk
mengumpulkan, menganalisa, mengolah, dan menjamin kelengkapan berkas
rekam medis dari unit rawat jalan, unit rawat inap, unit gawat darurat, dan unit
penunjang lainnya (Hatta, 2008).
Rekam Medis adalah siapa, apa, dimana, dan bagaimana perawatan
pasien selama di rumah sakit, untuk melengkapi rekam medis harus memiliki
data yang cukup tertulis dalam rangkaian kegiatan guna menghasilkan
diagnosis, jaminan, pengbatan, dan hasil akhir. Rekam medis adalah
keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas pasien,
anamnese penentuan fisik laboratorium, diagnose segala pelayanan dan
tindakan medik yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang
dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat
(Rustiyanto, 2009).
2.3.2 Tujuan dan Manfaat Rekam Medis
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi
dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan. Tanpa didukung suatu
sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib
administrasi di tempat pelayanan kesehatan akan berhasil sebagaimana yang
diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang
menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan. Manfaat rekam medis
mencantum nilai-nilai aspek yang dikenal dengan sebutan ALFREDS
14
(Administrative, Legal, Financial, Research, Education, Documentation, and
Service) yaitu sebagai berikut:
a. Administrative(Aspek Administrasi)
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai
administrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan
wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan
paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
b. Legal (Aspek Hukum)
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai hukum,
karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian
hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan
hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan
keadilan.
c. Financial (Aspek Keuangan)
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai uang,
karena isinya menyangkut data atau informasi yang dapat
digunakan sebagai aspek keuangan.
d. Research (Aspek Penelitian)
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai
penelitian, karena isinya menyangkut tentang data atau
informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian
dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.
e. Education(Aspek Pendidikan)
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai
pendidikan, karena isinya menyangkut data atau informasi
15
tentang pengembangan kronologis dan kegiatan pelayanan
medis yang diberikan kepada pasien, informasi tersebut
digunakan sebagai bahan referensi pengajaran bidang profesi
pemakai.
f. Documentation(Aspek Dokumentasi)
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai
dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang
harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan
pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit.
g. Service (Aspek Medis)
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai medik,
karena catatan tersebut digunakan sebagai dasar untuk
merencanakan pengobatan atau perawatan yang harus diberikan
kepada seorang pasien.
Dengan melihat beberapa aspek tersebut, rekam medis mempunyai
kegunaan yang sangat luas, karena tidak hanya menyangkut antara pasien
dengan pemberi pelayanan saja. Manfaat rekam medis secara umum adalah:
a. Sebagai media komunikasi antara dokter dan tenaga ahli lainnya
yang ikut ambil bagian di dalam memberikan pelayanan,
pengobatan, dan perawatan kepada pasien.
b. Menyediakan data yang berguna bagi keperluan penelitian dan
pendidikan.
c. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan
yang harus diberikan kepada pasien.
d. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan,
16
perkembangan penyakit dan pengobatan selama pasien
berkunjung atau dirawat di rumah sakit.
e. Sebagai dasar yang berguna untuk analisis, penelitian, dan
evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada
pasien.
f. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun
dokter, dan tenaga kesehatan lainnya.
g. Sebagai dasar dalam perhitungan pembayaran pelayanan medis
pasien.
h. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan, serta
bahan pertanggung jawaban dan laporan.
2.3.3 Mutu Rekam Medis
Rekam medis yang baik dapat mencerminkan mutu pelayanan
kesehatan yang diberikan Rekam medis yang bermutu juga diperlukan untuk
persiapan evaluasi dan audit medis tehadap pelayanan medis secara
retrospektif terhadap rekam medis (Huffman, 1994). Tanpa dipenuhinya
syarat-syarat mutu dari rekam medis ini, maka tenaga medis maupun pihak
rumah sakit akan sulit membela diri di pengadilan bila terdapat tuntutan
malpraktik dari pasien. Mutu rekam medis yang baik adalah rekam medis yang
memenuhi indikator-indikator mutu rekam medis dalam Permenkes No. 129
Tahun 2008 Tentang Strandar Pelayanan Minimal Rumah Sakit, sebagai
berikut:
a. Kelengkapan isian resume rekam medis
b. Informed Concet
c. Distribusi rekam medis pasien rawat jalan tidak lebih dari 10 menit.
17
d. Distribusi rekam medis pasien rawat inap tidak lebih dari 15 menit.
2.3.4 Sistem Pengelolaan Rekam Medis
2.3.4.1 Sistem Penamaan Rekam Medis
Sistem penamaan rekam medis pada dasarnya adalah untuk
memberikan identitas kepada seorang pasien serta untuk membedakan antara
pasien satu dengan pasien lainnya, sehingga mempermudah dalam
memberikan pelayanan rekam medis kepada pasien yang datang berobat
kerumah sakit. Penulisan nama pasien pada rekam medis adalah sebagai
berikut (Depkes, 1991) :
1. Nama pasien harus lengkap, minimal terdiri dari dua suku kata.
Dengan demikian, ada beberapa kemungkinan dala penulisan nama
pasien yaitu :
a. Nama pasien sendiri apa bila sudah terdiri dari dua suku kata.
b. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama suami, bila
seorangperempuan bersuami.
c. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang tua,
biasanya nama ayah.
d. Bagi pasien yang mempunyai nama keluarga/marga
didahulukan dan kemudian diikuti dengan nama sendiri.
2. Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang
disempurnakan.
3. Bagi pasien perempuan diakhir nama lengkap ditambah Ny. Atau
Nn. sesuai dengan statusnya.
4. Pencantuman titel selalu diletakkan sesudah nama lengkap pasien.
5. Perkataan tuan, saudara, bapak, tidak dicantumkan.
18
2.3.4.2 Sistem Penomoran Rekam Medis
Rekam medis pada hampir semua lembaga pelayanan kesehata
disimpan menurut nomor, yaitu berdasarkan nomor pasien masuk (admission
number). Ada 3 (tiga) macam sistem pemberian nomor pasien masuk
(admission numbering sistem) yang umum dipakai yaitu (Depkes, 1991) :
1. Pemberian nomor cara seri (serial numbering sistem)
Dengan sistem ini setiap pasien mendapat nomor baru setiap kujungan
ke rumah sakit. Jika pasien berkunjung lima kali, mendapat lima nomor yang
berbeda. Semua nomor yang diberikan kepada pasien tersebut harus di catat
pada Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) pasien yang bersangkutan. Rekam
medisnya disimpan diberbagai tempat sesuai nomor yang telah diperoleh.
2. Pemberian nomor cara unit ( unit numbering sistem)
Sistem ini memberikan hanya satu unit rekam medis kepada pasien
baik pasien tersebut berobat jalan maupun rawat inap. Pada saat seorang
pasien berkunjung pertama kali ke rumah sakit apakah sebagai pasien berobat
jalan ataupun untuk dirawat, kepadanya diberikan satu nomor (admitting
number) yang akan dipakai selamanya setiap kunjungan berikutnya, sehingga
pasien tersebut hanya mempunyai satu rekam medis yang tersimpan dibawah
satu nomor.
3. Pemberian nomor cara seri unit (serial unit numbering sistem)
Sistem ini merupakan gabungan antara sistem seri dan sistem unit.
Setiap pasien yang berkunjung ke rumah sakit diberikan satu nomor baru
tetapi rekam medisnya yang terahuludigabungkan dan disimpan di bawah
nomor yang paling baru sehingga terciptalah satu unit rekam medis. Apa bila
satu rekam medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang
19
baru, di tempat yang lama diberi tanda petunjuk yang menunjukkan kemana
rekam medis tersebut dipindahkan. Tanda petunjuk tersebut diletakkan
menggantikan tempat rekam medis yang lama.
Dari ketiga macam sistem penomoran berdasarkan nomor pasien
masuk tersebut, pemberian nomor cara unit lah yang lebih baik digunakan,
karena dengan cara ini seorang pasien hanya memiliki satu nomor setiap
kunjungan ke rumah sakit, dan rekam medisnya baik rawat jalan maupun
rawat inap terkumpul dalam satu map (folder) sehingga dengan cepat
memberikan gambaran yang lengkap mengenai riwayat penyakit dan
pengobatan seorang pasien kepada rumah sakit maupun staf medis lainnya.
Selain itu juga menghilangkan kerepotan mencari/mengumpulkan rekam
medis pasien yang terpisah-pisah seperti pada sistem seri, menghilangkan
kerepotan mengambil rekam medis lama untuk disimpan ke nomor baru
seperti dalam sistem seri unit.
2.3.5 Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Kegiatan menyimpan rekam medis merupakan usaha melindungi
rekam medis dari kerusakan fisik dan isi dari rekam medis itu sendiri. Rekam
medis harus disimpan dan dirawat dengan baik karena rekam medis
merupakan harta benda rumah sakit yang sangat berharga.
Ada 2 (dua) cara pengurusan penyimpanan dalam pengelolaan rekam
medis yaitu:
1. Sentralisasi
Sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pasien dalam
satu kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama
20
seorang pasien dirawat, disimpan pada satu tempat yaitu bagian rekam
medis.
Kebaikan sistem sentralisasi adalah :
- Dapat mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan
penyimpanan rekam medis.
- Mudah menyeragamkan tata kerja, peraturan dan alat yang
digunakan.
- Efisiensi kerja petugas.
- Permintaan akan rekam medis mudah dilayani setiap saat.
Kelemahan sistem sentralisasi adalah :
- Perlu waktu dalam pelayanan rekam medis.
- Perlu ruangan yang luas, alat-alat dan tenaga yang banyak
terlebih bila tempat penyimpanan jauh terpisah dengan lokasi
penggunaan rekam medis, misalnya dengan poliklinik.
2. Desentralisasi
Desentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pada masing-
masing unit pelayanan. Terjadi pemisahan antara rekam medis pasien
poliklinik dengan rekam medis pasien dirawat. Rekam medis poliklinik
disimpan pada poliklinik yang besangkutan, sedangkan rekam medis
pasien dirawat disimpan dibagian rekam medis.
Kelebihan sistem desentralisasi adalah :
- Efisiensi waktu, dimana pasien mendapat pelayanan lebih
cepat.
- Beban kerja yang dilaksanakan petugas rekam medis lebih
ringan.
21
- Pengawasan terhadap rekam medis lebih mudah karena
lingkungan lebih sempit.
Kelemahan sistem desentralisasi adalah :
- Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis sehingga
informasi tentang riwayat penyakit pasien terpisah.
- Biaya yang diperlukan untuk pengadaan rekam medis,
peralatan dan ruangan lebih banyak.
- Bentuk/isi rekam medis berbeda.
- Menghambat pelayan bila rekam medis dibutuhkan oleh unit
lain.
Sistem penyimpanan rekam medis yang dipergunakan adalah sistem
numerik (berdasarkan angka atau nomor). Ada 3 (tiga) macam penyimpanan
dengan sistem numerik yaitu:
1) Sistem nomor langsung (straight numerical filing sistem)
Penyimpanan dengan sistem nomor langsung adalah
penyimpanan berkasrekam medis dalam rak secara berurutan sesuai
dengan urutan nomor rekammedis. Misalnya, 225023, 225024,
225025, 225026.
Kebaikan dari sistem ini adalah :
- Sangat mudah mengambil sejumlah rekam medis sekaligus
dengan nomor yang berurutan dari rak pada waktu diperlukan,
juga untuk mengambil rekam medis yang tidak aktif.
- Mudah melatih petugas yang melaksanakan pekerjaan
penyimpanan.
22
Kelemahannya adalah :
- Kesibukan tidak merata. Pekerjaan paling sibuk terjadi pada rak
penyimpanan yaitu rekam medis dengan nomor terbaru.
- Perlu konsentrasi petugas yang sangat tinggi, karena harus
memperhatikan seluruh angka dari nomor rekam medis untuk
menghindari tertukarnya angka-angka yang bisa menyebabkan
rekam medis salah simpan.
- Pengawasan kerapian sukar dilakukan.
2) Sistem angka akhir (terminal digit filing sistem)
Sistem ini menggunakan nomor dengan 6 angka, yang
dikelompokkan menjadi 3,masing-masing terdiri dari 2 angka. Angka
pertama adalah kelompok 2angka yang terletak paling kanan, angka
kedua adalah kelompok 2 angka yang terletak di tengah dan angka
ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kiri.
Dalam penyimpanan dengan sistem angka akhir ada 100
kelompok angka pertama yaitu 00 sampai dengan 99. pada waktu
menyimpan, petugas harus melihat angka pertama dan membawa
rekam medis tersebut kedaerah rak penyimpanan untuk kelompok
angka pertama yang bersangkutan. Pada kelompok angka pertama ini
rekam medis disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua,
kemudian rekam medis dimpan didalam urutan sesuai dengan
Contoh : 22 50 23
angka ketiga angka kedua angka pertama
(tertiary digits) (secondary digits) (primarydigits)
23
kelompok angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan
nomor pada kelompok angka ketigalah yang selalu berlainan.
Contoh : 22-50-23
23-50-23
24-50-23
25-50-24
26-50-25
Kebaikan sistem angka akhir ini adalah :
- Pertambahan rekam medis merata ke 100 kelompok (section) di
dalam rak penyimpanan.
- Pekerjaan penyimpanan dan pengambilan rekam medis dapat
dibagi secara merata.
- Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak
penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya rekam
medis baru di setiap section tersebut.
- Jumlah pertambahan rekam medis terkontrol, memudahkan
perencanaan rak.
- Kekeliruan menyimpan dapat di cegah, karena petugas hanya
memperhatikan 2 (dua) angka akhir saja dalam memasukkan
rekam medis kedalam rak.
Sedangkan kelemahannya adalah perlu waktu yang cukup lama
untuk melatih dan membimbing petugas penyimpanan.
3) Sistem angka tengah (middle digit)
Dalam sistem penyimpanan angka tengah, rekam medis
diurutkan denganpasangan angka-angka. Angka yang terletak ditengah
24
menjadi angka pertama,angka yang terletak paling kiri menjadi angka
kedua, dan angka paling kananmenjadi angka ketiga.
Contoh : 22 23 50
Angka kedua angka pertama angka ketiga
Kebaikan sistem angka tengah adalah :
- Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang
nomornya berurutan.
- Penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem angka
tengah lebih muda daripada penggantian sistem nomor
langsung ke sistem angka akhir.
- Penyebaran nomor-nomor lebih merata jika dibandingkan
dengan sistem nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai
sistem angka akhir.
- Petugas dapat dibagi pada section penyimpanan tertentu
sehingga kekeliruan menyimpan dapat di cegah.
- Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama bagi
petugas.
- Terjadi rak lowong pada beberapa section, bila rekam medis
dialihkan ke tempat penyimpanan in-aktif
2.3.6 Distribusi Berkas Rekam Medis
Terdapat beberapa metode dalam mendistribusikan berkas rekam
medis, antara lain secara manual, pneumatic tube dan komputerisasi
(Maimuna, 2015). Penerapan distribusi berkas rekam medis secara manual
membutuhkan tenaga yang rutin untuk mengantarkan berkas, selain itu jumlah
tenaga harus disesuaikan dengan beban kerja yang diterima oleh petugas
25
rekam medis tersebut.Di beberapa rumah sakit, sudah mulai diterapkan
pengiriman berkas rekam medis menggunakan pipa, namun masih terdapat
kendala dalam implementasnya yaitu pengiriman sering kali terhambat karena
berkas macet di pipa tersebut (Maimuna, 2015). Selain itu, terdapat metode
komputerisasi, dimana dokter dapat mengakses data pasien dari dalam
ruangan, mencatat diagnose, jenis tindakan, serta hasil penunjang lainnya
yang dapat langsung tercover pada saat pasien selesai diobati, sehingga
masalah seperti keterlambatan pengiriman, hilangnya berkas rekam medis
serta kekeliruan pengiriman berkas dapat diminimasi.
2.3.7 Petugas Rekam Medis
Petugas rekam medis menjadi aspek utama dalam sirkulasi rekam
medis sebuah rumah sakit. Petugas rekam medis mempunyai tugas dan
tanggung jawab yang besar dalam menjaga keutuhan sebuah rekam medis.
Petugas rekam medis diharapkan benar-benar mengetahui seluk beluk dari
rekam medis secara luas dan mendalam.
Seorang pegawai rekam medis harus memiliki kualifikasi pendidikan
sebagai berikut (Depkes, 2007) :
a. Diploma 3 (D3) Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang
ditempuh selama 6 (enam) semester, dengan gelar Ahli Madya.
b. Diploma 4 (D4) Manajemen Informasi Kesehatan yang
ditempuh selama 8 (delapan) semester, dengan gelar Sarjana
Sains Terapan MIK.
c. Strata 1 (S1) Manajemen Informasi Kesehatan yang di tempuh
selama 8 (delapan) semester, dengan gelar Sarjana Manajemen
Informasi Kesehatan.
26
d. Strata 2 (S2) Manajemen Informasi Kesehatan yang ditempuh
selama 4 (empat) semester, dengan gelar Megister Manajemen
Informasi Kesehatan.
Petugas rekam medis selaku pihak pengelola rekam medis yang
merupakan arsip vital harus memiliki syarat-syarat sebagai berikut (Wursanto,
1991) :
1. Teliti, dalam hal ini ketelitian diperlukan agar dapat
membedakan perkataan, nama atau angka yang sepintas lalu
nampaknya bersamaan.
2. Cerdas, setiap petugas arsip harus mampu menggunakan
pikirannya dengan baik, mempunyai daya ingat yang tajam
sehingga tidak muda lupa.
3. Penuh minat dan perhatian terhadap tugas dan pekerjaan yang
menjadi tanggung jawabnya.
4. Rapi, setiap petugas harus mampu menciptakan dan menjaga
kerapian, kebersihan dan ketertiban terhadap arsip yang
disimpan.
5. Tekun dalam melaksanakan tugas.
6. Mampu memegang/menyimpan rahasia.
7. Mampu mengadakan hubungan yang baik dengan semua pihak.
8. Memiliki keahlian dalam bidang kearsipan
Menurut Keputusan Menkes No.377/Menkes/SK/III/2007, seorang
pegawai rekam medis atau perekam medis harus memiliki kompetensi.
Kompetensi tersebut meliputi:
a. Klasifikasi dan Kodifikasi Penyakit dan Masalah- masalah yang
27
Berkaitan dengan Kesehatan dan Tindakan-tindakan Medis
Dalam hal ini perekam medis mampu menetapkan kode
penyakit dan tindakan dengan tepat sesuai dengan klasifikasi yang
diberlakukan di Indonesia (ICD- 10).
b. Aspek Hukum dan Etika Profesi
Perekam medis mampu melakukan tugas dalam memberikan
pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan yang bermutu tinggi
dengan memperhatikan perundangan dan etika profesi yang berlaku.
c. Manajemen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Perekam medis mampu mengelola rekam medis dan informasi
kesehatan untuk memenuhi kebutuhan layanan medis, administrasi,
dan kebutuhan informasi kesehatan sebagai bahan pengambilan
keputusan di bidang kesehatan.
d. Menjaga Mutu Rekam Medis
Perekam medis mampu merencanakan, melaksanakan,
mengevaluasi dan menilai mutu rekam medis.
e. Statistik Kesehatan
Perekam medis mampu menggunakan statistik kesehatan untuk
menghasilkan informasi dan perkiraan (forcasting).
f. Manajemen Unit Kerja Manajemen Informasi Kesehatan / Rekam
Medis
Perekam medis mampu mengelola unit kerja yang berhubungan
dengan perencanaan, pengorganisasian, penataan dan pengontrolan
unit kerja manajemen informasi kesehatan (MIK/ rekam medis di
instalasi pelayanan kesehatan.
28
g. Kemitraan Profesi
Perekam medis mampu berkolaborasi inter dan intra profesi
yang terkait dalam pelayanan kesehatan.
Melihat uraian diatas dapat disimpulkan bahwa seorang pegawai arsip
atau rekam medis selain harus memiliki kualifikasi pendidikan yang
ditentukan sebagai seorang pegawai rekam medis, seorang pegawai rekam
medis harus pintar, cerdas, rapi, teliti, dan tekun dalam melaksanakan
tugasnya. Syarat dan kualifkasi rekam medis yang diberlakukan ini berfungsi
sebagai dasar peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia dalam peningkatan
kualitas pelayanan kesehatan rumah sakit. Selain itu, seorang perekam medis
harus memiliki semua kompetensi seperti yang disebutkan di atas.
2.3.8 Lokasi Unit Rekam Medis
Lokasi unit rekam medis sebaiknya berada di sentral rumah sakit, hal
ini berkaitan dengan pengembalian dan pendistribusian rekam medis dengan
lancer, pelayanan yang cepat kepada semua pasien, serta adanya akses yang
mudah untuk para staf medis dan pengguna lainnya. Oleh karena itu lokasi
unit rekam medis harus :
a. Berdekatan dengan Instalasi Gawat Darurat.
b. Dekat dengan ruang perawatan.
c. Dekat dengan kantor administrasi dan tata usaha.
d. Dekat dengan departemen-departemen lain, penunjang radiologi,
patologi dan sebagainya.
Walaupun diharapkan untuk memiliki unit rekam medis yang
berdekatan dengan keempat hal tersebut, namun diakui tidak selalu mungkin
dapat dilakukan oleh instansi rumah sakit.Jika demikian keadaannya, maka
29
bagian yang prioritas adalah bagian rawat jalan dan bagian gawat darurat.Hal
tersebut dikarenakan pada umumnya bagian rawat jalan dan bagian gawat
darurat merupakan bagian yang paling banyak menggunakan catatan medis
serta paling sering membutuhkan kecepatan akses.
2.4 Efektivitas
2.4.1 Definisi Efektivitas
Kata efektif berasal dari bahasa Inggris yaitu effective yang berarti
berhasil atau sesuatu yang dilakukan berhasil dengan baik. Kamus ilmiah
populer mendefinisikan efetivitas sebagai ketepatan penggunaan, hasil guna
atau menunjang tujuan.
Efektivitas merupakan unsur pokok untuk mencapai tujuan atau
sasaran yang telah ditentukan di dalam setiap organisasi, kegiatan ataupun
program. Disebut efektif apabila tercapai tujuan ataupun sasaran seperti yang
telah ditentukan. Efektivitas adalah pengukuran dalam arti tercapainya tujuan
yang telah ditentukan sebelumnya (Emerson dalam Rasidah, 1991).Efektivitas
adalah kemampuan melaksanakan tugas, fungsi (operasi kegiatan program
atau misi) daripada suatu organisasi atau sejenisnya yang tidak adanya tekanan
atau ketegangan diantara pelaksanaannya. (Kurniawan, 2005).
Dari beberapa pendapat di atas mengenai efektivitas, dapat
disimpulkan bahwa efektivitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa
jauh target (kuantitas,kualitas dan waktu) yang telah dicapai oleh manajemen,
yang mana target tersebut sudah ditentukan terlebih dahulu.
2.4.2 Efektivitas Pelayanan Rekam Medis
Upaya mengevaluasi jalannya suatu organisasi, dapat dilakukan
melalui konsep efektivitas. Konsep ini adalah salah satu faktor untuk
30
menentukan apakah perlu dilakukan perubahan secara signifikan terhadap
bentuk dan manajemen organisasi atau tidak. Dalam hal ini efektivitas
merupakan pencapaian tujuan organisasi melalui pemanfaatan sumber daya
yang dimiliki secara efisien, ditinjau dari sisi masukan (input), proses, maupun
keluaran (output). Dalam hal ini yang dimaksud sumber daya meliputi
ketersediaan personil, sarana dan prasarana serta metode dan model yang
digunakan. Suatu kegiatan dikatakan efisien apabila dikerjakan dengan benar
dan sesuai dengan prosedur sedangkan dikatakan efektif bila kegiatan tersebut
dilaksanakan dengan benar dan memberikan hasil yang bermanfaat.
Efektivitas pelayanan rekam medis, dapat dilihat berdasarkan
Permenkes No. 129 Tahun 2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah
Sakit, dalam permenkes tersebut tertuang indicator pelayanan rekam medis
sebagai berikut :
Tabel 2.1
Indikator Efektivitas Pelayanan Rekam Medis
No. Indikator Target Pencapaian
1. Kelengkapan berkas rekam medis. 100%
2. Pasien mendapatkan informed concent oleh petugas
medis
100%
3. Distribusi berkas rekam medis rawat jalan ≤ 10 menit
4. Distribusi berkas rekam medis rawat inap ≤ 15 menit
Sumber :Permenkes No. 129/Menkes/SK/II/2008
31
2.5 Kepuasan Pasien
2.5.1 Definisi Kepuasan
Kepuasan adalah bentuk perasaan seseorang setelah mendapatkan
pengalaman tehadap kinerja pelayanan yang telah memenuhi harapan (Gerson,
2004). Kepuasan adalah perasaan senang atau kecewa yang muncul setelah
membandingkan antara persepsi terhadap kinerja atau hasil suatu produk atau
jasa dan harapan-harapan (Kotler,2007). Berdasarkan pada beberapa definisi
diatas maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan kepuasan adalah
perasaan seseorang terhadap hasil yang diterima serta memenuhi harapan dan
keinginannya.
2.5.2 Kepuasan pasien
Asumsi teoritis mengenai kepuasan seseorang (pekerja, pasien atau
pelanggan) berarti terpenuhinya kebutuhan yang diinginkan yang diperoleh
dari pengalaman melakukan sesuatu, pekerjaan, atau memperoleh perlakuan
tertentu dan memperoleh sesuatu sesuai kebutuhan yang diinginkan (Gibson,
1987). Istilah kepuasan dipakai untuk menganalisis atau mengevaluasi hasil,
membandingkan kebutuhan yang diinginkan yang ditetapkan individu dengan
kebutuhan yang telah diperolehnya.
Kepuasan pasien sangat berkaitan dengan kesembuhan pasien dari
sakit atau luka.Penilaian pasien terhadap mutu atau pelayanan yang baik,
merupakan pengukuran penting yang mendasar bagi mutu pelayanan itu
sendiri. Informasiyang diberikan dari penilaian pasien merupakan nilai dan
harapan pasien yang mempunyai wewenang sendiri dalam menetapkan standar
mutu pelayanan yang dikehendaki (Hafizurrachman, 2004). Kepuasan pasien
adalah tingkat perasaan seseorang setelah membandingkan kinerja (atau hasil)
32
yang dia rasakan dibanding dengan harapannya (Kotler, 2007). Sedangkan
kepuasan pasien adalah persepsi pasien bahwa harapannya telah terpenuhi atau
terlampaui (Gerson, 2004).
Kepuasan pasien akan terpenuhi apabila proses penyampaian jasa dari
pembeli jasa kepada pasien sesuai dengan apa yang dipersepsikan pelanggan.
Persepsi ini dipengaruhi oleh faktor subyektifitas yang dapat membuat
perbedaan persepsi atau kesenjangan antara pelanggan dan pemberi jasa, ada
lima kesenjangan dalam kualitas jasa (Hafizurrachman, 2004) :
a. Kesenjangan antara persepsi manajemen tentang harapan
konsumen dan spesifikasikualitas jasa.
b. Kesenjangan antara harapan konsumen dan persepsi manajemen.
c. Kesenjangan antara spesifikasi jasa dan jasa yang disajikan.
d. Kesenjangan antara penyampaian jasa aktual dan komunikasi
eksternal kepada konsumen.
e. Kesenjangan antara jasa yang diharapkan dan jasa aktual yang
diterima konsumen.
Selain itu Kepuasan pasien dapat dinilai dalah tingkat kepuasan
pelayanan pasien dari persepsi pasien/ keluarga terdekat. Kepuasan pasien
akan tercapai apabila diperoleh hasil yang optimal bagi setiap pasien dan
pelayanan kesehatan memperhatikan kemampuan pasien atau keluarganya, ada
perhatian terhadap keluhan, kondisi lingkungan fisik dan memprioritaskan
kebutuhan pasien, sehingga tercapai keseimbangan yang sebaik-baiknya antara
tingkat rasa puas atau hasil dan derita-derita serta jerih payah yang telah
dialami guna memperoleh hasil tersebut (Soejadi, 1996).
33
2.5.3 Dimensi Kepuasan Pasien
Menurut parasuraman dalam Gunawan (2016), penilaian pasien
terhadap kualitas ditentukan oleh dua hal, yaitu harapan pasien terhadap
kualitas (expected quality) dan persepsi pasien terhadap kualitas (perceived
quality). Berdasarkan pertimbangan diatas, maka pengukuran keberhasilan
suatu perusahaan atau instansi yang memberikan pelayanan jasa seperti
Rumah Sakit, lebih banyak ditentukan oleh penilaian dan persepsi pasien
tentang kualitas pelayanan yang diberikan.
Parasuraman dalam Gunawan (2016) menyetakan bahwa kualitas
pelayanan merupakan konsep yang terdiri dari lima dimensi, yaitu tangible,
realibility, responsiveness, assurance dan empaty. Dimensi tangible (tampilan
fisik) yang diberikan rumah sakit kepada pasien seperti fasilitas fisik dan
perlengkapan.Dimensi kehandalan (realibilty) dari pelayanan yang diberikan
oleh rumah sakit dalam cepat, akurat dan memuaskan bagi pasien.Dimensi
daya tanggap (responsiveness), para petugas kesehatan dalam melayani pasien
ramah dan bersifat kekeluargaan.Dimensi jaminan (assurance) mencakup
pengetahuan, kemampuan, kesopanan dan sifat terpecaya petugas rumah sakit
oleh pasien.Dimensi empati (emphaty) mencakup hubungan komunikasi,
perhatian dan pemahaman kebutuhan pasien.
2.6 Konsep LeanHospital
2.6.1 LeanHospital
Penerapan Lean di rumah sakit sudah bukan menjadi hal yang
baru.Henry Ford pada tahun 1922, merupakan orang yang menerapkan
metodenya di sebuah Rumah Sakit di Deadnorn, Michigan. Ford mengatakan,
bahwa Rumah sakit harus memfokuskan diri pada pelayanan pasien. Rumah
34
sakit diperlukan menerapkan konsep LeanHospital dikarenakan (Tjahjanto,
2016) :
1. Lean adalah suatu alat, sebuah sisitem manajemen dan sebuah filosofi
yang dapat membawa perubahan di bidang manajemen rumah sakit.
2. Lean adalah metodologi yang memicu rumah sakit untuk menciptakan
kualitas pelayanan bagi pasien yang menyingkirkan hal yang tidak
mendatangkan nilai tambah.
3. Lean adalah sebuah pendekatan yang mendukung kinerja karyawan dan
dokter, mengeliminasi hambatan dan memfokuskan pada peningkatan
pelayanan.
4. Lean adalah sebuah sistem untuk memperkuat organisasi rumah sakit
untuk jangka waktu yang lama, membuang biaya yang tidak berguna dan
memfasilitasi pertumbuhan dan ekspansi rumah sakit.
5. Lean membantu memecah pembatas antar departemen yang saling
berhubungan dengan rumah sakit.
6. Lean memperlihatkan bagaimana detail dan sebuah proses, memperbaiki
dimana sebuah pekerjaan seharusnya dilakukan dan oleh siapa pekerjaan
itu dilakukan.
2.6.2 Tujuan dan Manfaat LeanHospital
Tujuan dari LeanHospitaladalah untuk meningkatkan costumer value
yaitu pasien sealalu meningkat terus-menerus melalui rasio antara nilai tambah
terhadap waste (the value to waste-ratio). Banyak rumah sakit di dunia yang
telah menerapkan LeanHospital dan menghasilkan berbagai manfaat antara
lain mengurangi waktu tunggu pasien, meingkatkan kualitas pelayanan pasien,
meningkatkan keterlibatan karyawan dan dapat mendeteksi waste yang terjadi
35
di rumah sakit sehingga dapat meminimalkan biaya operasional. Berikut
adalah berbagai rumah sakit yang telah menerapkan Lean dan manfaatnya
(Graban, 2009) :
1. Penurunan turn around time hasil labolatorium klinis sebesar 60% pada
Alegent Health, Nebraska.
2. Penurunan dekontaminasi dan cycle time sterilisasi alat-alat sampai 70%
pada Kingston General Hospital, Ontario.
3. Penurunan angka kematian pasien berkaitan dengan infeksi saluran darah
sampai dengan 95% pada Allegheny Hospital, Pennsylvania.
4. Pengurunan waktu tunggu pasien untuk bedah orthopedic dari 14 minggu
menjadi 31 jam di Theda Care, Wisconsin.
5. Peningkatan Surgical revenue sebesar $808.000/tahun, pada Ohio Health
6. Pengurangan LOS sebesar 29% dan terhindar $1,25 juta dalam
pembangunan UGD baru, di Avera Mc Kennan, South Dakota.
7. Hemat $7,5 dari Lean Rapid Improvement Event pada tahun 2004 dan
menginvestasikan kembali dalam perawatan pasien di Park nocollet Health
Service, Medical.
2.6.3 Pemborosan (Waste)
Dalam terminologi Lean, waste adalah segala hal yang tidak berguna
(kegiatan yang tidak menghasilkan nilai tambah) bagi pasien yang ada dalam
sebuah proses pelayanan dan harus disingkirkan. Dalam menjalankan kegiatan
opeasionalnya rumah sakit selalu dihadapkan dengan interupsi, miss-
comunication dan pemborosan gerak petugasnya. Berdasarkan Perspektif Lean
ada delapan jenis pemborosan yaitu sebagai berikut (Tjahjanto, 2016):
36
Tabel 2.2
Delapan Waste dalam Lean Hospital
Waste Deskripsi Contoh Waste dalam
Pelayanan Kesehatan
Kesalahan (Defect) Pengulangan pekerjaan kaena ada
proses yang salah. Pengulangan
terjadi karena informasi yang tepat
tidak tersedia pada awal kegiatan.
Melakukan input ulang
pada proses penerimaan
pasien.
Salah mengirim berkas
rekam medis ke poli lain.
Produksi berlebihan
(Over Production)
Memproduksi lebih banyak dari yang
diperlukan atau lebih awal daripada
yang dibutuhkan.
Meminta pemeriksaan yang
tidak diperlukan dari dokter
Menunggu (Waiting) Seseorang tidak dapat memulai
sebuah proses pekerjaan karena
menunggu orang lain untuk
menyediakan barang dan informasi
yang dibutuhkan.
Pasien belum dapat
pelayanan karena dokter
menunggu berkas rekam
medis yang belum sampai
Pemborosan SDM
(Non Utilized
People)
Kemampuan yang dimiliki seseorang
tidak diketahui dan dimanfaatkan
dengan baik.
Karyawan tidak bisa
memberikan ide dan
masukan untuk perbaikan
pelayanan.
Karyawan tidak
melakukan aktivitas di
jam kerja
Transportasi
(Trasnportation)
Memindahkan barang yang tidak
perlu
Petugas berjalan ke satu
tempat ke tempat yang
lain untuk mengambil
catatan atau kebutuhan
lain.
Ruang rekam medis yang
berjauhan dengan
37
pelayanan rawat jalan
maupun IGD
Persediaan
(Inventory)
Terlalu banyak persediaan
menyebabkan peningkatan biaya
penyimpanan dan perawatan,
persediaan yang banyak
membutuhkan tempat yang lebih
besar.
Berkas rekam medis yang
sudah inaktif, namun belum
dimusnahkan di ruang
penyimpanan.
Pergerakan
(Movement)
Pergerakan seseorang yang tidak
diperlukan, seperti bepergian,
berjalan, mencari sesuatu yang tidak
mudah dijangkau atau sesuatu yang
tidak tersedia.
Seorang petugas yang
melakukan pencarian
berkas rekam medis di
ruang penyimpanan.
Distribusi yang jauh
anatar ruang
penyimpanan dengan
Instalasi rawat jalan
Proses yang
berlebihan (Excess
processing)
Proses yang tidak bernilai tambah. Menanyakan ke pasien hal
detail secara berulang-ulang
38
BAB III
KERANGKA KONSEP
3.1 Kerangka Teori
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui kepuasan pasien dan efektivitas
pelayanan rekam medis dari indicator Permenkes No. 129 Tahun 2008 Tentang
Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit di RSU Kota Tangerang Selatan danRSIA
Kemang Medical Care. Pendekatan sistem merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari
berbagai factor dan saling bergantungan untuk mencapai suatu tujuan, pendekatan
sistem terdiri dari 6 komponen utama, antara lain input, proses,output, feedback,
impact dan environment (Azwar, 1996). Input merupakan semua hal yang dibutuhkan
untuk terselenggaranya pelayanan kesehatan. Proses merupakan semua tindakan yang
dilakukan, proses dibedakan menjadi dua macam, yakni tindakan medis dan non
medis. Output merupakan kumpulan elemen atau bagian yang dihasilkan dari
berlangsungnya proses dalam sistem. Umpan balik adalah kumpulan elemen yang
merupakan keluaran dan sekaligus sebagai masukan bagi sistem tersebut. Impact
adalah akibat yang dihasilkan oleh keluaran suatu sistem. Sedangkan, Lingkungan
adalah dunia luar sistem yang tidak dikelola oleh sistem, tetapi memiliki pengaruh
besar terhadap sistem (Azwar, 1996). Analisis input-proses-output dan impact
digunakan untuk menilai kinerja organisasi dengan memperkirakan output
berdasarkan kapasitas input dan proses (Hasanbasri, 2007).
39
Gambar 3.1
Kerangka Teori
Sumber : Azwar, (1996). Menjaga Mutu Pelayanan Kesehatan
3.2 Kerangka Konsep
Pelayanan rekam medis di rumah sakit tergantung karekteristik dan pedoman
masing-masing rumah sakit. Hal tersebut mempengaruhi input-proses-output di rumah
sakit tersebut. Komponen input yang dianalisis dalam penelitian ini adalah man,
money, material, method and machine. Komponen proses yang dianalisis adalah
penyimpanan, pengolahan dan distribusi berkas rekam medis di tiap rumah sakit.
Sedangkan, komponen output pelayanan rekam medis diatur secara nasional oleh
Permenkes No. 129 Tahun 2008 untuk menjaga dan menjamin kualitas pelayanan
rekam medis di rumah sakit seluruh Indonesia, termasuk RSU Kota Tangerang
Selatan dan RSIA Kemang Medical Care. Adapun indikator yang tertuang dalam
Permenkes No. 129 Tahun 2008 dan digunakan sebagai output dalam penelitian ini
adalah sebagai berikut:
LINGKUNGAN
FEEDBACK
INPUT
PROSES
OUTPUT
IMPACT
40
1. Kelengkapan berkas rekam medis
2. Pasien mendapatkan informed concent sebelum meendapatkan tindakan
petugas medis.
3. Distribusi berkas rekam medis pasien rawat jalan tidak lebih dari 10 menit
setelah pasien mendaftar.
Impact sebagai hasil yang diperoleh dari keluaran dalam hal ini indicator
pelayanan rekam medis menurut Permenkes No. 129 Tahun 2008, merupakan suatu
hasil yang dirasakan oleh pasien terhadap pelayanan rekam medis tersebut. Dimensi
kepuasan pasien yang dinilai dalam penelitian ini adalah dimensi kepuasan pasien
menurut parsuraman, anatar lain tangible, realibility, responsiveness, assurance dan
emphaty.Adapun kerangka konsep yang dibuat peneliti adalah sebagai berikut :
41
Gambar 3.2
Kerangka Konsep Penelitian
INPUT
- Man
(manusia)
- Money
(keuangan)
- Method
- Metrial
- Machine
PROSES
- Penyimpan
an Berkas
Rekam
Medis
- Pengolahan
Berkas
Rekam
Medis
- Distribusi
Berkas
Rekam
Medis
OUTPUT
- Informed
Concent
kepada
Pasien
- Distribusi
Berkas
Rekam
Medis
Berdasarkan
SOP
IMPACT
Kepuasan
Pasien
(tangibles)
(reliability)
(responsivness)
(assurance)
(emphaty)
INPUT
- Man
(manusia)
- Money
(keuangan)
- Method
- Metrial
- Machine
PROSES
- Penyimpan
an Berkas
Rekam
Medis
- Pengolahan
Berkas
Rekam
Medis
- Distribusi
Berkas
Rekam
Medis
OUTPUT
- Informed
Concent
kepada
Pasien
- Distribusi
Berkas
Rekam
Medis
Berdasarkan
SOP
IMPACT
Kepuasan
Pasien
(tangibles)
(reliability)
(responsivness)
(assurance)
(emphaty)
42
3.3 Definisi Istilah
No Dimensi Definisi Cara Ukur Hasil Ukur Alat Ukur
1 Man (Sumber
Daya Manusia)
Semua orang yang terlibat dalam kegiatan
rekam medis di rumah sakit (Tjahjanto,
2016).
Wawancara
Mendalam
Diketahuinya jumlah tenaga
dan kompetensi petugas rekam
medis di rumah sakit Lean dan
non Lean.
Pedoman Wawancara
2. Money
(Keuangan)
Sumber keuangan dan alokasi untuk
kegiatan rekam medis di rumah sakit
(Tjahjanto, 2016).
Wawancara
Mendalam
Diketahuinya sumber dan
alokasi biaya untuk kegiatan
rekam medis di rumah sakit
Lean dan non Lean.
Pedoman Wawancara
3. Method
(Metode)
Bagaimana sebuah proses berjalan dan
persyaratan khusus untuk menjalankan
proses rekam medis di rumah sakit
(Tjahjanto, 2016).
Wawancara
Mendalam
Diketahuinya metode yang
digunakan untuk mengelola
rekam medis di RSIA Kemang
Medical Care dan RSU Kota
Tangerang Selatan.
Pedoman Wawancara
4. Matherial
(Material)
Bahan baku, dan bahan lain yang
diperlukan untuk kegiatan di Unit Rekam
Medis rumah sakit (Tjahjanto, 2016).
Wawancara
Mendalam
Diketahuinya kebutuhan bahan
baku dan bahan lain untuk
kegiatan rekam medis di rumah
sakit Lean dan non Lean.
Pedoman Wawancara
5. Machine(Mesin) Mesin yang digunakan dalam kegiatan
rekam medis di rumah sakit (Tjahjanto,
2016).
Wawancara
Mendalam
Diketahuinya mesin yang
digunakan untuk kegiatan
rekam medis di rumah sakit
Lean dan non Lean.
Pedoman Wawancara
43
6. Penyimpanan
Berkas Rekam
Medis
Usaha melindungi berkas rekam medis dari
kerusakan fisik.
Wawancara
Mendalam
Observasi
Mengetahui mekanisme
penyimpanan berkas rekam
medis di rumah sakit yang
menerapkan Lean dan non
Lean.
Pedoman Wawancara
7. Pengolahan
Berkas Rekam
Medis
Kegiatan yang dilakukan untuk
menghasilkan rekam medis yang
berkualitas dengan melakukan kegiatan :
pembuatan berkas rekam medis pasien
baru, pengkodingan ketika berkas akan
disimpan, dan assembling (merapikan)
berkas rekam medis.
Wawancara
Mendalam
Observasi
Mengetahui pengolahan berkas
rekam medis meliputi
pemberian nama dan nomor
rekam medis, coding berkas
dan assembling berkas rekam
medis di rumah sakit yang
menerapkan Lean dan non
Lean.
Pedoman Wawancara
8. Distrbusi
Berkas Rekam
Medis
Penyaluran berkas rekam medis, ketika
pasien mendaftar hingga berkas sampai ke
poliklinik yang dituju (Permenkes No. 129
Tahun 2008).
Wawancara
Mendalam
Observasi
Mengetahui alur dan proses
perjalanan berkas rekam medis.
Pedoman Wawancara
44
3.4 Definisi Operasional
No. Variabel Definisi Operasional Cara Ukur Hasil Ukur Alat Ukur Skala Ukur
1. Informed
ConcentKepad
a Pasien
Persetujuan yang diberikan
pasien/keluarga pasien atas dasar
penjelasan mengenai tindakan medis
yang akan dilakukan terhadap pasien
berupa komunikasi lisan (Permenkes
No. 129 Tahun 2008).
Kuesioner Melakukan pengujian apakah
pasien mendapatkan informed
concent oleh petugas medis,
dengan 5 pertanyaan kuesioner
menggunakan skala linkert
sebagai berikut (Permenkes
No. 129 Tahun 2008) :
Nilai 1 = Tidak Pernah
Nilai 2 = Jarang
Nilai 3 = Pernah
Nilai 4 = Sering
Nilai 5 = Sering Sekali
Hasil dikategorikan menjadi 2
kategori menggunakan mean
score antara nilai 1-5 yaitu 3.
1. Apabila nilai ≥ 3 maka
pasien pernah
mendapatkan informed
concent
2. Apabila nilai < 3 maka
pasien tidak
Lembar Observasi
Lembar Kuesioner
Ordinal
45
mendapatkan informed
concent
2. Distribusi
Berkas Rekam
Medis
Berdaarkan
SOP
Penyediaan berkas rekam medis rawat
jalan untuk pasien baru dan lama,
mulai dari pasien mendaftar sampai
rekam medis disediakan/ditemukan
oleh petugas.
Observasi
Melakukan uji ketepatan waktu
distribusi berkas menuju
poliklinik yang dituju dengan
hasil berupa rata-rata dan
persentase waktu pengiriman
(Permenkes No. 129 Tahun
2008).
- Tepat waktu apabila
waktu pengiriman berkas
≤ 10 menit.
- Tidak tepat waktu apabila
waktu pengiriman berkas
> 10 menit.
Lembar Observasi
Stopwatch
Ordinal
3. Tangibles Penilaian kenyataan dan harapan
pasien terhadap tampilan fisik
pelayanan rekam medis dirumah
sakit, meliputi : penampilan petugas
rekam medis, kebersihan dan
kenyamanan ruang tunggu
pendaftaran, kebersihan dan
kenyamanan ruang tunggu poli.
Pengisian
Kuesioner
Harapandan Persepsi Pasien :
Nilai 1 = Sangat Tidak Puas
Nilai 2 = Tidak Puas
Nilai 3 = Cukup Puas
Nilai 4 = Puas
Nilai 5 = Sangat Puas
Kuesioner Ordinal
46
4. Reliability Penilaian kenyataan dan harapan
pasien terhadap kehandalan petugas
rekam medis.
Pengisian
Kuesioner
Harapan dan Persepsi Pasien :
Nilai 1 = Sangat Tidak Puas
Nilai 2 = Tidak Puas
Nilai 3 = Cukup Puas
Nilai 4 = Puas
Nilai 5 = Sangat Puas
Kuesioner Ordinal
5. Responsivness Penilaian harapan dan persepsi pasien
terhadap kecepatan tanggap petugas
rekam medis.
Pengisian
Kuesioner
Harapan dan Persepsi Pasien :
Nilai 1 = Sangat Tidak Puas
Nilai 2 = Tidak Puas
Nilai 3 = Cukup Puas
Nilai 4 = Puas
Nilai 5 = Sangat Puas
Kuesioner Ordinal
6. Assurance Penilaian harapan dan persepsi pasien
terhadap kejelasan pelayanan rekam
medis.
Pengisan
Kuesioner
Harapan dan Persepsi Pasien :
Nilai 1 = Sangat Tidak Puas
Nilai 2 = Tidak Puas
Nilai 3 = Cukup Puas
Nilai 4 = Puas
Nilai 5 = Sangat Puas
Kuesioner Ordinal
7. Empathy Penilaian harapan dan persepsi pasien
terhadap keramahan petugas rekam
medis.
Pengisian
Kuesioner
Harapan dan Persepsi Pasien :
Nilai 1 = Sangat Tidak Puas
Nilai 2 = Tidak Puas
Nilai 3 = Cukup Puas
Nilai 4 = Puas
Kuesioner Ordinal
47
Nilai 5 = Sangat Puas
8. Kepuasan
Pasien
Nilai subyektif yang diberikan oleh
pasien rawat jalan terhadap pelayanan
rekam medis di rumah sakit dengan
menilai tangibles, reliability,
responsiveness, assurance dan
empathy
Perhitungan
Tki
Penilaian kepuasan
dikategorikan menjadi 2
kategori yaitu, puas dan tidak
puas (Permenkes 129 tahun
2008).
1. Kategori puas apabila
skor TKi ≥ 90%
2. Kategori Tidak puas
apabila skor TKi < 90%
Rumus TKi
𝑆𝑘𝑜𝑟 𝐾𝑒𝑛𝑦𝑎𝑡𝑎𝑎𝑛
𝑆𝑘𝑜𝑟 𝐻𝑎𝑟𝑎𝑝𝑎𝑛 𝑥 100%
Ordinal
48
BAB IV
METODE PENELITIAN
4.1 Jenis dan Desain Penelitian
Penelitian ini menggunakan desain penelitian komparatif kombinasi
(kualitatif dan kuantitatif) di dua rumah sakit yakni, RSU Kota Tangerang
Selatan dan RSIA Kemang Medical Care. Penelitian komparatif dalam
metode kombinasi dapat dikatakan bahwa penelitian awalnya menggunakan
metode kualitatif, sehingga dapat ditemukan perbedaangejala antara dua
sampel dan pada tahap berikutnya menguji perbandingan gejala tersebut pada
populasi yang lebih luas dengan metode kuantitatif.(Sugiyono, 2014).
Desain penelitian kombinasi ini menggunakan pendekatan seqeuential
exploratory, yaitu metode penelitian kombinasi (mixed method) yang
menggabungkan metode penelitian kualitatif dan kuantitatif secara berurutan,
dimana pada tahap pertama penelitian menggunakan metode kualitatif dan
pada tahap kedua menggunakan metode kuantitatif (Sugiyono, 2014).
Penelitian kualitatif pada penelitian ini dilakukan untuk mendapatkan data
mengenai input dan proses di Unit Rekam Medis. Sedangkan, penelitian
kuantitatif dilakukan untuk mendapatkan hasil dari output atau capaian
indikator dan kepuasan pasien pada RSU Kota Tangerang Selatan dan RSIA
Kemang Medical Care.
49
4.2 Tempat dan Waktu
Penelitian dilakukan di dua unit rekam medis, yaitu RSU Kota
Tangerang Selatan dan RSIA Kemang Medical Care. RSU Kota Tangerang
Selatan terletak di Jln. Pajajaran No. 121, Pamulang Barat, sedangkan RSIA
Kemang Medical Care terletak di Jln. Ampera Raya No. 34 Jakarta Selatan.
Adapun penelitian akan dilakukan pada bulan Mei – November 2017.
4.3 Populasi dan Sampel
4.3.1 Populasi Penelitian Kuantitatif
Populasi merupakan wilayah generalisasi yang terdiri atas obyek/
subyek yang mempunyai kuantitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan
peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya (Sugiyono,
2014). Populasi dalam melakukan uji kepuasan adalah pasien rawat jalan di
dua rumah sakit, yakni RSU Kota Tangerang Selatan dan RSIA Kemang
Medical Care pada tahun 2017.
4.3.2 Populasi Penelitian Kualitatif
Pada penelitian kualitatif tidak menggunakan istilah populasi,
melainkan social situation yang terdiri dari tiga elemen yaitu tempat (place),
pelaku (actors), dan aktivitas (activity) yang berinteraksi secara sinergis
(Sugiyono, 2014). Untuk mendapatkan data mengenai input dan proses
pelaksanaan sistem rekam medis di rumah sakit, maka social situation yang
ditetapkan peneliti adalah kepala unit, petugas distribusi dan petugas
pengolahan sistem rekam medis.
50
4.3.3 Sampel
4.3.3.1 Sampel Penelitian Kuantitatif
Sampel penelitian kuantitatif dilakukan untuk
mendapatkan sampel untuk mendapatkan data primer terkait
kelengkapan berkas, informed cencent, waktu distribusi berkas
rekam medis dan kepuasan pasien di rumah.
Besaran sampel diperoleh dari pasien yang datang ke
Instalasi Rawat Jalan dengan tehnik estimasi proporsi
(Notoatmodjo dalam Yudha, 2013). Berikut adalah sampel
untuk uji kepuasan di dua rumah sakit :
𝑛 = Z1−a/2
2 P (1 − P)
𝑑2
Keterangan :
N = Besar Sampel
Z1−a/2 = Nilai Z pada derajat kemaknaan (95% = 1,96)
P = Proporsi suatu kasus tertentu terhadap
populasi, bila tidak diketahui proporsinya ditetapkan
50% (0,5)
D = Derajat penyimpangan terhadap populasi
yang diinginkan (10% = 0,1)
Sehingga, dengan menggunakan rumus tersebut
didapatkan jumlah sampel untuk pengambilan data
kelengkapan berkas, informed cencent, waktu distribusi berkas
51
rekam medis dan kepuasan pasien di RSU Kota Tangerang
Selatan dan RSIA Kemang Medical Care sebanyak 96 orang.
4.3.3.2 Sampel Penelitian Kualitatif
Penentuan sampel dalam penelitian kualitatif berbeda
dengan penelitian kuantitatif, apabila penelitian kuantitatif
memerlukan rumus sampel untuk menentukan jumlah sampel,
maka pada penelitian kualittaif hanya dilakukan analisis situasi
social yang terdiri dari tiga elemen, antara lain : tempat
(place), pelaku (actors) dan aktivitas (activity) (Spradley
dalam Sugiyono, 2014). Jadi, sampel pada penelitian kualitatif
adalah orang yang berhubungan atau terkait dalam ketiga
elemen tersebut. Sehingga, sampel untuk dilakukan
wawancara mendalam mengenai input dan proses rekam
medis adalah satu orang kepala unit rekam medis, petugas
distribusi dan petugas pengolahan berkas rekam medis di
masing-masing rumah sakit.Penentuan sampel tersebut
didasarkan bahwa sampel tersebut berada di lokasi dan
memahami aktivitas-aktivitas di Unit Rekam Medis.
4.4 Teknik Pengumpulan Data
4.4.1 Pengumpulan Data Primer
Instrumen penelitian atau alat yang digunakan dalam pengambilan
data pada penelitian ini adalah wawancara mendalam, angket/kusioner dan
observasi. Wawancara adalah pertemuan dua orang untuk bertukar informasi
52
dan ide melalui tanya jawab, sehingga dapat dikontruksikan makna dalam
suatu topic tertentu. Observasi merupakan proses untuk memperoleh data dari
tangan pertama dengan mengamati orang dan tempat pada saat dilakukan
penelitian. Sedangkan,kuesioner meruapakan instrument untuk pengumpulan
data, dimana partisipan mengisi pertanyaan yang diberikan
peneliti.(Sugiyono, 2014).
Jenis data yang dikumpulkan adalah data primer dilakukanmelalui
wawancara mendalam kepada kepala dan petugas rekam medis di RSU Kota
Tangerang Selatan dan RSIA Kemang Medical Care. Wawancara dilakukan
untuk mendapatkan data mengenai input berupa sumber daya manusia,
sumber keuangan, metode yang digunakan, material yang digunakan dan
mesin yang digunakan untuk pelaksanaan rekam medis di rumah sakit. Selain
itu, wawancara mendalam dilakukan untuk mengetahui proses pelaksanaan
yang meliputi penyimpanan, pengolahan dan distribusi berkas rekam medis di
RSU Kota Tangerang Selatan dan RSIA Kemang Medical Care.
Data primer yang dilakukan dengan metode kuantitatif berupa
kuesioner dan observasi mengenai kelengkapan berkas dengan mengecek
sampel berkas berdasarkan Permenkes No. 129 Tahun 2008 dimana berkas
rekam medis yang lengkap terdapat identitas pasien, anamnesis, rencana
asuhan, pelaksanaan asuhan, tindak lanjut dan resume, selain itu dilakukan
observasi mengenai waktu distribusi berkas rekam medis menggunakan
stopwatch.
53
Kriteria jawaban pada setiap item dalam kuesioner menggunakan
skala Linkert. Penggunaan skala Linkert untuk pengukuran terhadap dimensi
kualitas pelayanan memungkinkan responden untuk mengeskpresikan tingkat
harapan dan persepsi mereka lebih mendekati kenyataan yang sebenarnya.
(Lissita dan Green dalam Supranto, 2010). Pertama-tama untuk menguji
validitas data terhadap pertanyaan dalam kuesioner untuk mengetahui apakah
pertanyaan jelas dan mudah dimengerti, maka dilakukan uji validitas data
terhadap 30 sampel. Untuk mendapatkan data mengenai kelengkapan berkas
dan distribusi, dilakukan observasi dilapangan dengan melakukan
pengecekan berkas sesuai sampel di tiap rumah sakit dan menghitung
pengiriman berkas, dimulai dari pasien mendaftar hingga berkas rekam medis
sampai ke poliklinik yang dituju.
4.4.2 Pengumpulan Data Sekunder
Selain data primer, peneliti juga mengumpulkan data sekunder berupa
:
1. Informasi mengenai input di unit rekam medis di RSU Kota
Tangerang Selatan dan RSIA Kemang Medical Care meliputi data
sumber daya manusia, keuangan, metode pelaksanaan rekam
medis, mesin yang digunakan dan material/bahan yang digunakan
selama proses pelayanan rekam medis di masing-masing rumah
sakit.
2. Alur pelayanan rekam medis pasien rawat jalan di RSU Kota
Tangerang Selatan dan RSIA Kemang Medical Care.
54
3. Profil rumah sakit meliputi visi misi, struktur kepegawaian, motto,
data kunjungan pasien rawat jalan pada tahun 2013-2015.
4. Data survey kepuasan pasien rawat jalan yang dilakukan oleh
manajemen di RSU Kota Tangerang Selatan dan RSIA Kemang
Medical Care pada tahun 2013-2015.
4.5 Manajemen Data
4.5.1 Manajemen Data Kuantitatif
Manajemen data yang dilakukan dalam penelitian ini terdiri dari
manajemen data untuk uji kelengkapan berkas, waktu distribusi, informed
concent dan survey kepuasan pasien. Berikut adalah manajemen data untuk
penelitian ini di masing-masing rumah sakit (Metharitis, 2010) :
1. Editing data, yaitu meneliti kembali kelengkapan dan ketepatan pengisian
kuesioner. Kegiatan dimaksudkan untuk memeriksa apakah terdapat
kekeliruan dalam pengisian kuesioner dan kelengkapan pengisian data
dari responden.
2. Coding data, yaitu memberikan kode-kode pada kolom yang sudah
tersedia untuk memisahkan data berdasarkan klasifikasi yang telah
ditentukan untuk menilai kepuasan pasien.
3. Entry data, Setelah semua data terkumpul dan lengkap, maka selanjutnya
adalah memasukkan data dari instrument ke dalam aplikasi spss untuk
dianalisis.
55
4. Cleaning data, yaitu pengecekan kembali data yang telah di-entry untuk
memastikan bahwa data tersebut bebas dari kesalahan dalam membaca
kode.
5. Analisis data, analisis dimulai dari setiap poin pertanyaan pada kuesioner
dibuat mean score berdasarkan tiap dimensi. Penentuan tingkat kepuasan
dilihat dari mean score dari tiap dimensi kepuasan pasien yang
diukur.Analisis data pada penelitian ini hanya sebatas mendapatkan
gambaran dan frekuensi dari keempat variabel yang diteliti antara lain
kelengkapan berkas, waktu distribusi, informed concent dan kepuasan
pasien.
4.5.2 Manajemen Data Kualitatif
Dalam penelitian kualitatif, data diperoleh dari berbagai sumber
dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang bermacam-macam
(triangulasi). Aktivitas dalam analisis data meliputi data reduction, data
display dan conclusion drawing/verification. Berikut adalah langkah-langkah
manajemen data kualitatif (Sugiyono, 2014) :
a. Data Reduction (Reduksi Data)
Mereduksi data berarti merangkum, memilah hal-hal
pokok, memfokuskan pada hal-hal yang penting, dengan
demikian data akan memberikan gambaran yang lebih jelas
dan mempermudah peneliti melakukan pengumpulan data
selanjutnya.
b. Data Display (Penyajian Data)
56
Setelah data direkduksi, maka langkah selanjutnya
adalah mendisplay data.Mendisplay data pada penelitian
kualitatif dapat dilakukan dengan bentuk uraian singkat,
bagan, hubungan antar kategori, flowchart dan sebagainya.
c. Conclusion Drawing/ Verifications
Tahap terakhir adalah menarik kesimpulan dan
verifikasi.Kesimpulan dalam penelitian kualitatif dapat berupa
deskriptif atau gambaran suatu obyek yang masih belum jelas
menjadi jelas, dapat berupa hubungan kausal, hipotesis atau
teori.
4.6 Uji Validitas
Berdasarkan definisi operasional, peneliti menggunakan intrumen
penelitian berupa lembar observasi dan kuesioner. Observasi dilakukan
untuk mendapatkan data mengenai output di unit rekam medis berupa
kelengkapan berkas, informed concent dan waktu distribusi berkas rekam
medis. Kuesioner dilakukan untuk mendapatkan data mengenai impact dari
hasil output di masing-masing rumah sakit. Untuk menguji validitas
kuesioner, peneliti melakukan uji validitas kepada 30 responden (Sugiyono,
2014).
4.7 Uji Realibilitas
Untuk melakukan Uji Realibilitas pada kuesioner, peneliti
menggunakan Cronbanch’s Alpha sebagai indicator realibiltas kuesioner. Jika
suatu petanyaan memiliki nilai Cronbanch’s Alpha ≥ 0,6 maka
57
pertanyaantersebut dapat dikatakan realiabel. Akan tetapi apabila nilai
Cronbanch’s Alpha < 0,6 maka pernyataan dalam kuesioner tersebut
dikatakan tidak realiabel (Metharitis, 2010).
4.8 Uji Kredibilitas
Dalam penelitian kualitatif, temuan atau data dapat dinyatakan valid
apabila tidak ada perbedaan antara yang dilaporkan peneliti dengan apa yang
sesungguhnya terjadi pada obyek yang diteliti (Sugiyono, 2014). Uji
kredibilitas yang dilakukan pada penelitian ini adalah triangulasi sumber dan
triangulasi data. Triangulasi sumber dilakukan dengan cara mengecek data
yang diperoleh dari beberapa sumber. Sedangkan, triangulasi data adalah
mengecek data kepada sumber dengan teknik yang berbeda, teknik
pengumpulan data yang dilakukan pada penelitian ini adalah wawancara,
observasi dan telaah dokumen. Berikut adalah tabel uji kredibilitas pada
penelitian ini :
58
Tabel 4.1
Tabel Triangulasi
Pertanyaan
Triangulasi Metode Triangulasi Sumber
Wawancara Telaah
Dokumen
Observasi Informan 1 Informan 2 Informan 3
Man √ √ √ √ √ √
Money √ √ √ √ √ √
Method √ √ √ √ √ √
Material √ √ √ √ √ √
Machine √ √ √ √ √ √
Penyimpanan
Berkas
√ √ √ √ √ √
Pengolahan
Berkas
√ √ √ √ √ √
Distribusi
Berkas
√ √ √ √ √ √
4.9 Analisis Data Univariat
Analisis univariat bertujuan untuk melihat distribusi frekuensi
masing-masing variabel. Analisis ini dilakukan untuk melihat jumlah
responden berdasarkan karakteristik pasien, antara lain : umur, jenis kelamin,
pendidikan, pekerjaan. Selain itu, peneliti juga melihat frekuensi dari variabel
59
yang diteliti antara lain kelengkapan berkas, informed concent, waktu
distribusi berkas rekam medis dan kepuasn pasien.
60
BAB V
HASIL
5.1 Gambaran Umum RSU Kota Tangerang Selatan
5.1.1 Sejarah dan Geografis RSU Kota Tangerang Selatan
Kota Tangerang Selatan terbentuk pada tanggal 26 November
2008 berdasarkan Undang-Undang Nomor 51 tahun 2008 tentang
pembentukan Kota Tangerang Selatan di Provinsi Banten. Kota
Tangerang Selatan yang merupakan suatu kota yang berasal dari
pemekaran Kabupaten Tangerang menjadi kota yang menghubungkan
3 provinsi, yaitu berada di Provinsi Banten, DKI Jakarta dan Jawa
Barat. Hal ini menyebabkan beberapa permasalahan diantaranya
adalah kemiskinan dan kesehatan. Sehingga, untuk mengatasi masalah
tersebut pada tanggal 7 April 2010 melalui izin Dinas Kesehatan No.
445/01/Oprs-Dinkes/III/2010 didirikanlah RSUD As-Sholihin yang
diresmikan oleh Hj. Ratu Atut Chosiyah. Pada tanggal 30 Desember
2010 berdasarkan Perda SOTK No: 06 Tahun 2010 menjadi SKPD
dengan nama Rumah Sakit Umum (RSU) Kota Tangerang Selatan.
Pada tanggal 29 Maret 2012 menempati gedung baru di Jl. Pajajaran
No. 101 Pamulang. Adapun Direktur yang pernah menjabat di RSU
Kota Tangerang Selatan adalah sebagai berikut :
1. Drg. Hj. Ida Lidia periode 2010 – 2011
2. Drg. Yantie Sari periode 2011 – 2012
3. Hj. Neng Ulfah, S.Sos, M.Si periode 2012 – 2013
61
4. Drg. Hj. Maya Mardiana, MARS periode Desember 2013
– 2016
5. Dr. Suhara Manullang, M.Kes periode 2017 – sekarang.
Kota Tangerang Selatan terletak di bagian timur Provinsi
Banten yaitu pada titik koordinat 106’38’ – 106’47’ Bujur Timur dan
06’13’30 – 06’22’30’ Lintang Selatan dan secara administratif terdiri
dari 7 kecamatan, 49 kelurahan dan 5 desa dengan luas wilayah
147,49 KM2atau 14.719 Ha. Berikut adalah peta Kota Tangerang
Selatan dengan jumlah kecamatan dan kelurahannya :
Gambar 5.1
Peta Wilayah Kota Tangerang Selatan
Sumber :Profil RSU Kota Tangerang Selatan tahun 2015
62
5.1.2 Visi dan Misi RSU Kota Tangerang Selatan
Adapun visi RSU Kota Tangerang Selatan yaitu terwujudnya
Tangerang Selatan kota yang cerdas, berkualitas, berdaya saing
berbasis teknologi dan inovasi. Sedangkan Misi RSU Kota Tangerang
Selatan adalah sebagai berikut :
1. Mengembangkan sumber daya manusia yang handal dan
berdaya saing.
2. Meningkatkan infrastruktur kota yang fungsional.
3. Menciptakan kota layak huni yang berwawasan
lingkungan.
4. Mengembangkan ekonomi kerakyatan berbasis inovasi dan
produk unggulan.
5. Meningkatkan tata kelola pemerintahan yang baik berbasis
teknologi informasi.
5.1.3 Tujuan dan Motto RSU Kota Tangerang Selatan
Tujuan didirikannya RSU Kota Tangerang Selatan adalah
memberikan pelayanan kesehatan paripurna sesuai dengan standar dan
profesionalisme untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat,
adapun Motto RSU Kota Tangerang Selatan adalah“Melayani
Sepenuh Hati”.
5.1.4 Tugas dan Fungsi Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan
Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Sleatan
mempunyai tugas melaksanakan upaya kesehatan secara
63
berdayaguna dan berhasil guna dengan mengutamakan upaya
penyembuhan, pemulihan, yang dilaksanakan secara serasi,
terpadu dengan upaya peningkatan serta pencegahan dan
melaksanakan upaya rujukan, sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan dalam
melaksanakan tugasnya, mempunyai fungsi :
1) Penyelenggaraan pelayanan medis;
2) Penyelenggaran pelayanan penunjang medis dan non
medis;
3) Penyelenggaran pelayanan dan asuhan keperawatan;
4) Penyelenggaran pelayanan rujukan;
5) Penyelenggaran pendidikan dan pelatihan;
6) Penyelenggaran penelitian dan pengembangan; dan
7) Penyelenggaran administrasi umum dan keuangan.
5.1.5 Sasaran Pelayanan yang diberikan
1) Pasien Umum
Pasien Umum adalah pasien yang berkunjung ke Rumah Sakit
Umum Kota Tangerang Selatan dengan membayar biaya
pelayanan sesuai dengan Peraturan Nomor 09 Tahun 2014.
2) Pasien E-KTP
Pasien E-KTP adalah pasien yang berkunjung ke Rumah Sakit
Umum Kota Tangerang Selatan dengan persyaratan
64
menunjukkan KTP Kota Tangerang Selatan yang masih berlaku,
kelengkapan surat rujukan asli dari Puskesmas di wilayah Kota
Tangerang Selatan dan Kartu Keluarga (KK)/ Akte Kelahiran
bagi penduduk yang belum memiliki KTP. Biaya Pelayanan
terhadap pasien E-KTP ditanggung oleh APBD Kota Tangerang
Selatan sesuai dengan Peraturan Walikota Tangerang Selatan
Nomor 21 Tahun 2013.
3) Pasien JKN
Pasien JKN adalah pasien yang berkunjung ke Rumah Sakit
Umum Kota Tangerang Selatan dengan persyaratan
menunjukkan kartu peserta JKN, KTP dan kelengkapan tujukan
yang masih berlaku. Biaya pelayanan terhadap pasien JKN
ditanggung oleh BPJS.
5.1.6 Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Kota Tangerang
Selatan.
Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Kota Tangerang
Selatan tahun 2016 dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini :
65
Gambar 5.2
Struktur Organisasi RSU Kota Tangerang Selatan Tahun 2015
Sumber : Profil RSU Kota Tangerang Selatan tahun 2015
Adapun tupoksi Rumah Sakit Umum Kota Tangerang
Selatan dapat dijelaskan sebagai berikut :
1) Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan dipimpin
seorang Direktur. Dalam menjalankan tugasnya seorang
direktur dibantu satu Kepala Bagian Tata Usaha dan tiga
orang Kepala Bidang. Bagian Tata Usaha membawahi Sub
Bagian Keuangan dan Sub
2) Bagian Umum dan Perencanaan dan Evaluasi pelaporan.
Sub Bagian Keuangan bertanggung jawab atas Penata
Usaha Keuangan, Bendahara, Kasir, Asuransi Kesehatan.
Sementara Sub Bagian Perencanaan dan Evaluasi
66
Pelaporan bertanggung jawab terhadap Evapor,
Kepegawaian, Diklat dan Kemitraan, Perlengkapan, Humas
dan Marketing, Tata Usaha, dan Rumah Tangga.
3) Ketiga Bidang itu meliputi: Bidang Pelayanan Medis,
BidangKeperawatan, dan Bidang Penunjang. Bidang
Pelayanan Medisdibantu Seksi Pelayanan Medis dan Seksi
Pelayanan Non Medis.Seksi Pelayanan Medis bertanggung
jawab atas Instalasi RawatInap, Instalasi Rawat Jalan dan
Instalasi Gawat Darurat.Sementara Seksi Pelayanan Non
Medis bertanggungjawab pada unit non medis seperti
Rekam Medis, Pendaftaran Rawat Jalan,Pendaftaran Rawat
Inap, Promosi Kesehatan dan Pusat Informasi.
4) Bidang Keperawatan membawahi Seksi Rawat Jalan dan
RawatInap dan Seksi Asuhan Keperawatan. Meski tidak
membawahilangsung tetapi Bidang Keperawatan tetap
berhubungan denganInstalasi Rawat Inap, Instalasi Rawat
Jalan dan Instalasi GawatDarurat, Instalasi Farmasi,
Instalasi Laboratorium, InstalasiRadiologi, Instalasi Gizi.
5) Bidang Penunjang membawahi Seksi Penunjang Medis dan
SeksiPenunjang Non Medis Seksi Penunjang Medis
meliputi InstalasiFarmasi, Instalasi Laboratorium, Instalasi
Radiologi, InstalasiGizi. Seksi Penunjang Non Medis
meliputi: IPSRS dan Kesling,laundry dan SIRS.
67
5.1.7 Ketenagaan RSU Kota Tangerang Selatan.
Penjelasan Ketenagaan Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan
sebagai berikut :
Tabel 5.1
Ketenagaan RSU Kota Tangerang Selatan Tahun 2015
NO NAMA JABATAN JUMLAH
1 Direktur 1
2 Kepala Bagian 2
3 Kepala Bidang 1
4 Kepala Subag/seksi 3
5 Staf Struktural 15
6 Staf Fungsional 68
7 Pelaksana TKK 47
No Umum/Spesialis JUMLAH
1 Dokter Umum 36 Orang
2 Dokter Gigi 3 Orang
3 Dokter Spesialis Obghyn 3 Orang
4 Dokter Spesialis Penyakit Dalam 3 Orang
5 Dokter Spesialis Bedah 2 Orang
6 Dokter Spesialis Radiologi 1 Orang
7 Dokter Spesialis Rehab Medis 1 Orang
8 Dokter Spesialis Andrologi 3 Orang
9 Dokter Spesialis Mata 2 Orang
68
10 Dokter Spesialis Penyakit Kulit 2 Orang
11 Dokter Spesialis Paru 3 Orang
12 Dokter Spesialis Bedah Orthopedi 1 Orang
13 Dokter Spesialis Anak 2 Orang
14 Dokter Spesialis Orthopedi 2 Orang
15 Dokter Spesialis Kesehatan Jiwa 2 Orang
16 Dokter Spesialis Syaraf 1 Orang
17 Dokter Sub Spesialis 1 Orang
18 Dokter Spesialis Lainnya 1 Orang
Jumlah 69 Orang
NO Umum/Perawat Spesialis JUMLAH
1 Ners 16 Orang
2 Perawat Gigi 2 Orang
3 Perawat Lainnya 152 Orang
Total 170 Orang
Bidan Jumlah
1 Bidan Klinik 51 Orang
Farmasi Jumlah
1 Apoteker 7 Orang
2 Analis Farmasi 7 Orang
Keteknisian Medis Jumlah
1 Analis Kesehatan 10 Orang
2 Refraksionis 1 Orang
69
3 Rekam Medis 4 Orang
Kesehatan Masyarakat Jumlah
1 Promosi Kesehatan 1 Orang
2 Administrasi Kesehatan 2 Orang
3 Kesehatan Lingkunga 1 Orang
4 Nutrisionis 2 Orang
Total 86 Orang
NO Bidang Jumlah
1 Pelaporan 1 Orang
2 Informasi Tekhnologi 1 Orang
3 Tenaga Non Keseahatan 112 Orang
Total 114 Orang
Sumber : Profil RSU Kota Tangerang Selatan 2015
70
5.1.8 Pelayanan Poliklinik Rumah Sakit Umum Kota Tangerang
Selatan
5.2 Gambaran Umum RS Kemang Medical Care
5.2.1 Latar Belakang RS Kemang Medical Care
RS Kemang Medical Care merupakan rumah sakit khusus ibu dan
anak yang beralamat di jalan Ampera Raya No. 34, Jakarta Selatan.RS
Kemang Medical Care memberikan pelayanan secara eksklusif kepada
wanita dan anak dengan pelayanan yang mengutamakan safety, quality dan
compassion. Dalam pelaksanaan pelayanannya, RS Kemang Medical Care
mengacu kepada Depkes RI, Persi dan pedoman WHO serta merujuk kepada
rumah sakit terkemuka di negara-negara lain.
(www.kemangmedicalcare.com)
1) Instalasi Gawat Darurat 11) Spesialis Paru
2) Spesialis Penyakit Dalam 12) Spesialis Bedah Digestive
3) Spesialis Obgyn 13) Spesialis Jiwa
4) Spesialis Bedah 14) Spesialis Rehab Medis
5) Spesialis Anak 15) Spesialis Kulit dan Kelamin
6) Spesialis Anastesi 16) Spesialis VCT
7) Spesialis Mata 17) Spesialis MCU
8) Spesialis Orthopedi 18) Spesialis DOTS
9) Spesialis Syaraf 19) Spesialis Jantung
10) Spesialis THT 20) Spesialis Urologi
71
5.2.2 Visi dan Misi RS Kemang Medical Care
Visi RS Kemang Medical adalah Kemang Medical Care akan
menjadi penyedia layanan kesehatan prima bagi wanita dan anak di
Indonesia.
Misi RS Kemang Medical Care adalah Kemang Medical Care
akan memberikan layanan kesehatan yang holistic bagi wanita dan
anak.
5.2.3 Mitra RS Kemang Medical Care
1. AA International 23. Global Asistensi Manajemen
2. ABDA 24. Great Estern Life
3. ACA 25. I’m Care177
4. ACE Life Insurance 26. Jasindo
5. Admedika 27. Jaya Proteksi
6. Artha Graha 28. Lippo Insurance
7. ASO-Tirta 29. Manulife Indoensia
8. Astra Buana 30. MNC Life Insurance
9. Allianz 31. Medipro Advice
10. Asuransi Bitang 32. Medika Plaza
11. Asuransi Adira Dinamika 33. Mega Health
12. Astra Aviva Indonesia 34. NTT DATA
13. Avrist 35. Pan Pacific
14. BNI Life 36. Reliance Indonesia
15. BRI Life 37. Sinar Mas
72
16. CAR 38. Sarana Solusi Amanah
17. Commonwetlh Life 39. Takaful
18. Equity 40. Tugu Mandiri
19. FWD Life 41. Tritunggal Mandiri
20. Generali 42. Tokio Marine
21. Gesa Assistance 43. WanaArtha Life
22. Globab Assistance & Health
5.2.4 Pelayanan Rawat Jalan RS Kemang Medical Care
1. Poli Umum, Poli Anak &
Poli Kebidanan dan
Kandungan
2. Poli Gigi Anak & Dewasa
3. Poli Penyakit Dalam
4. Poli Bedah Umum
5. Parent Education Center
dan Konseling Psikologis
6. Klinik Laktasi
7. Klinik Rehabilitasi
8. Klinik Kulit dan Kelamin
9. Klinik Telinga Hidung dan
Tenggorokan
10. Optimum Child Grwoth and
Development Program
11. IGD
12. Klinik Jantung
13. Klinik IVF
14. Klinik Psikiatri
15. Klinik Gizi Kesehatan
16. Klinik Akupuntur
17. Klinik Syaraf
73
5.3 Sumber Daya (Input) RSU Kota Tangerang Selatan
1. Sumber Daya Manusia (Man)
Sumber Daya Manusia (SDM) di unit rekam medis terdiri dari
14 orang petugas dengan latar beakang D3 dan SMA. Mengacu pada
Permenkes Nomor 55 Tahun 2013 tentang penyeenggaraan pekerja
perekam medis, mengatakan bahwa petugas rekam medis harus
terstandar lulusan Diploma tiga sebagai Ahli Madya Perekam Medis
dan Informasi Kesehatan. Petugas dengan lulusan D3 bertanggung
jawab dalam hal pelaporan dan koding rekam medis, sedangkan
lulusan SMA bertanggung jawab dalam hal distribusi berkas rekam
medis. Adapun daftar SDM unit Rekam Medis RSU Kota Tangerang
Selatan tahun 2017 sebagai berikut :
Tabel 5.2
SDM di Bagian Rekam Medis RSU Kota Tangerang Selatan Tahun 2017
No. Bagian Jumlah Pegawai
1 Penyimpanan & Distribusi 8
2 Koding 2
3 Pengolahan data & Pelaporan 4
Jumlah 14
Sumber : Bagian Rekam Medis Tahun 2017
Petugas rekam medis di RSU Kota Tangerang Selatan yang
berjumlah 14 orang diakui oleh informan 2 terlalu berlebih.
“Berlebih sih sebenernya. Cuma kan ada keterbatasan,
maaf yah.. kita punya petugas rekam medis gak semua
74
kan, ada yang gabisa ngelakuin tugas rekam medis, ya
kan ada yang lulusan SMA, terus gak ada semua yang
ikut pelatihan.” (Informan 2)
Namun, diakui jumlah yang berlebih tersebut merupakan
kebijakan manajemen rumah sakit dan unit rekam medis memerlukan
petugas-petugas, walaupun lulusan SMA untuk melakukan fungsi
penyimpanan dan distribusi rekam medis.
2. Biaya (Money)
Dalam penyelenggaran di bagian rekam medis, biaya
merupakan aspek penting dalam mengimplementasikan kegiatan rekam
medis, hal ini berhubungan dengan kebutuhan Bagian rekam medis.
Namun, perencanaan kebutuhan keuangan yang disusun oleh rekam
medis tidak dapat direalisasikan seutuhnya karena kebijakan tersebut
merupakan wewenang manajemen rumah sakit, unit rekam medis
hanya menyusun kebutuhan anggaran untuk tahun berikutnya.
RSU Kota Tangerang Selatan belum pernah mengadakan
pelatihan khusus perekam medisan kepada petugas rekam medis.
“Gak, gak ada. Ada pak iqbal dan pak irwan pernah
dapet pelatihan tapi waktu mereka kerja di rumah
sakit sebelum di rumah sakit ini. Kita belum pernah
adain, Cuma paling seminar.” (Informan 2)
3. Material / Sarana
Sarana dan prasarana merupakan unsur pendukung pelayanan
rekam medis yang sangat penting. Sarana di Bagian Rekam Medis
terdiri dari ruangan kepala rekam medis, ruang assembling, ruang
75
penyimpanan dan meja kendali untuk tempat mengontrol berkas rekam
medis yang keluar dari ruang penyimpanan.Peralatan yang dibutuhkan
dalam penyelenggaraan rekam medis adalah alat tulis kantor (ATK),
map rekam medis sebanyak 2000 buah, 6filling cabinet, 11 lemari
arsip, 4 set lemari arsip metal, 1 buah loker 6 pintu, 5 bangku hijau, 3
meja kerja, 1 troll besi, 8 rak terbuka dan 15 rak susun.
RSU Kota Tangerang Selatan memiliki 5 lantai dengan ruang
rekam medis di lantai 3 dan poliklinik di lantai 1,2,4 dan 5. Lantai 1
terdapat Ruang UGD, UGD VK, poli bedah, poli kandungan, poli
mata, poli rehabilitasi medik, poli saraf, poli orthopedi, poli dalam,
poli paru,poli kulit, poli jantung, poli bedah dan digestive. Lantai 2
terdapat Ruang ICU, Ruang NICU, Ruang OK, poli anastesi, poli gigi
dan poli anak. Lantai 3 terdapat ruang rekam medis, rawat inap bedah
dan perawatan anak.Lantai 4 terdapat ruang rawat inappenyakit dalam,
rawat inap paru, poli MCU, poli jiwa dan poli VCT. Lantai 5 terdapat
perawatan nipas, labolatorium, poli urologi dan poli THT.
4. Metode
Bagian Rekam Medis di RSU Kota Tangerang Selatan belum
memiliki pedoman mengenai alur rekam medis, namun dalam
implementasinya, Bagian rekam medis mengacu pada juknis rekam
medis nasional yang dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan. Juknis
yang menjadi acuan oleh bagian rekam medis RSU Kota Tangerang
Selatan, menjadi dasar penyusunan SOP, alur dan sistem rekam medis.
“Kalo kita kan alur penerimaan pasien di pelayanan
rekam medis kita ngacu ke petunjuk teknis pelayanan
76
rekam medis, kita tuh ngacunya kesana, kalo
kementrian udah netapin kita ikutin kan yah”
(Informan 2)
Penyusunan pedoman alur rekam medis masih dalam tahap
ratifikasi kepada pihak manajemen rumah sakit, saat ini RSU Kota
Tangerang Selatan sedang mengalami perubahan struktur organisasi
rumah sakit. Dengan mengacu kepada juknis yang dikeluarkan oleh
Depkes, kegiatan rekam medis antara lain : pendaftaran, pemberian
nomor rekam medis pada pasien baru, pencarian berkas rekam medis,
distribusi berkas rekam medis, dan pengembalian berkas rekam medis
dari poliklinik.
5. Machine
Pada Bagian Rekam Medis terdapat mesin yang sangat
mendukung pelaksanaan SIM RS, karena untuk mengikuti alur rekam
medis di juknis departemen kesehatan tahun 2006, rumah sakit harus
menyediakan SIM RS yang didukung oleh mesin yang memiliki
spesifikasi handal. Contohnya untuk mencari berkas pasien lama,
pendaftaran memasukan data pasien ke SIM RS, kemudian berkas
dicari oleh petugas rekam medis di ruangan penyimpanan. Mesin yang
berguna dalam pelaksanaan alur rekam medis adalah 3komputer, 1
printer, jaringan LAN, 1 Mesin fotocopy, 1 Air Conditioner (AC), 1
Printer tracer, 1 Laptop dan 1 telephone.
77
5.4 Sumber Daya (Input) RS Kemang Medical Care
1. Sumber Daya Manusia (Man)
Bagian Rekam Medis RS Kemang Medical Care mengalami
perubahan struktur organisasi, hal tersebut dikarenakan terjadinya
perubahan manajemen di RS Kemang Medical Care di Tahun
2017.Dampak dari perubahan manajemen tersebut, memisahkan unit
pendaftaran dengan unit rekam medis. Adapun sumber daya manusia
yang dimiliki oleh unit rekam medis saat ini adalah sebagai berikut :
Tabel 5.3
SDM di Unit Rekam Medis RS Kemang Medical CareTahun 2017
No. Bagian Jumlah
1 Penyimpanan & Distribusi 6
2 Koding 2
3 Pengolahan Data & Pelaporan 2
Total 10 Orang
Sumber : Unit Rekam Medis RS Kemang Medical Care 2017
2. Biaya
Sama halnya dengan pembiayaan di RSU Kota Tangerang
Selatan, pembiayaan untuk unit rekam medis disusun untuk
perencanaan tahun berikutnya, namun yang membedakan perencanaan
keuangan di RSU Kota Tangerang dengan RS Kemang Medical Care
adalah adanya anggaran khusus untuk diklat di Unit Rekam Medis RS
Kemang Medical Care. Hal tersebut sesuai dengan pernyataan
narasumber 1 sebagai berikut:
78
“Kalo untuk diklat ada anggarannya.kalo
pengadaan alat kita biasanya lakukan perencanaan
setahun sebelumnya. Jadi satu tahun sebelumnya
kita masukin anggaran. Tapi untuk masalah
pengadaan itu nanti logistic yang urus. Jadi setiap
tahun kita ada perencanaan, mau ngapain, mau beli
alat atau diklat kita rencanain setahun
sebelumnya.”
3. Material / Sarana
Sarana prasarana yang digunakan oleh unit rekam medis RS
Kemang Medical Care tidak jauh beda dengan material yang
digunakan oleh RSU Kota Tangerang Selatan, hal tersebut dikarenakan
unit rekam medis RS Kemang Medical Care menggunakan sistem
manual dengan mengirimkan berkas ke poli yang dituju, sehingga
material yang digunakan adalah map, ruang penyimpanan, troli dan rak
penyimpanan.
4. Metode
Unit Rekam Medis di RS Kemang Medical Care menggunakan
sistem manual untuk mendistribusikan berkas rekam medis ke poli
klinik, namun pada tahun 2009 Unit Rekam Medis sempat
menggunakan sistem elektronik, dimana tidak ada ruang penyimpanan
secara fisik, berkas rekam medis tersimpan di database SIRS. Pada
tahun 2011 setelah penerapan LeanHospital di RS Kemang, sistem
elektronik diganti menjadi sistem manual dengan menerepkan prinsip
Lean salah satunya visual management.
79
5. Machine
Sejak perubahan sistem elektronik ke sistem manual di RS
Kemang Medical Care adalah sebagai berikut 3komputer, 1 printer,
jaringan LAN, 1 Mesin fotocopy, 1 Air Conditioner (AC), 1 Printer
tracer, 1 Laptop dan 1 telephone.
5.5 Pelaksanaan/ Proses Rekam Medis di RSU Kota Tangerang Selatan
5.5.1 Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Bagian Rekam Medis RSU Kota Tangerang Selatan memiliki SOP
mengenai penjajaran berkas, adapun prosedur penyimpanan berkas rekam
medis adalah sebagai berikut :
Petugas penyimpanan menerima berkas rekam medis yang sudah
diproses dengan lengkap.
Penyimpanan berkas rekam medis hanya dilakukan oleh petugas
penyimpanan berkas rekam medis.
Sebelum berkas rekam medis disimpan, harus disortir dan dicek
kecocokan nomor rekam medis ke buku register (bila nomor rekam
medis tidak jelas, harus diperjelas dengan spidol)
Berkas rekam medis disimpan ke dalam rak-rak penyimpanan dengan
sistem nomor langsung (Straight Numerical) yaitu penyimpanan
rekam medis dalam rak penyimpanan secara berturut sesuai dengan
urutan nomornya.
Contoh : 25 – 30 – 22
25 – 30 – 23
25 – 30 – 24
80
Berdasarkan wawancara dengan informan 3, Sistem penyimpanan
berkas rekam medis di RSU Kota Tangerang Selatan menggunakan sistem
sentralisasi.
“SNF, TDF, MDF. Jadi penyimpanan itu ada dua,
desentralisasi dan sentralisasi kalo sentralisasi itu rajal dan
ranap disatuin, yang desentral dipisah, antara map pasien
rajal dan ranap dipisah.“
5.5.2 Pengolahan Rekam Medis (Assembling)
Sistem pengolahan berkas rekam medis di RSU Kota Tangerang
Selatan mengikuti pedoman penyelenggaraan dan prosedur rekam medis
rumah sakit di Indonesia. Hal ini dikarenakan pihak rumah sakit belum
membuat kebijakan terkait sistem rekam medis. Namun, dalam
implementasinya pengolahan rekam medis di RSU Kota Tangerang Selatan
sudah berjalan dengan baik.
Adapun prosedur yang diadopsi dari petunjuk teknis adalah sebagai
berikut :
1. Rekam medis diterima dari poliklinik
2. Petugas menceklist rekam medis yang telah kembali dari poliklinik
pada lembar ekspedisi.
3. Berkas rekam medis diperiksa kelengkapannya
4. Petugas menyusun/merapikan kembali lembaran rekam medis sesuai
urutan nomor rekam medis yang sudah dibuat
5. Adapun urutan jenis formulirnya adalah:
- Data pasien Baru
- Resume rawat jalan
81
- Pengkajian awal rawat jalan
- Formulir pendidikan pasien dan keluarga terintegrasi rawat jalan
- Lembar klinis
Kegiatan Assembling dilakukan setelah pelayanan pengobatan di tiap
poliklinik selesai setiap harinya, perawat ditiap poli membawa seluruh berkas
rekam medis pasien yang selesai berobat. Perawat yang datang membawa
berkas rekam medis harus mengisi buku pulang berkas rekam medis, dengan
tujuan agar jumlah berkas yang keluar dari rekam medis sesuai dengan jumlah
berkas yang kembali ke ruang rekam medis.
Assembling di Bagian rekam medis RSU Kota Tangerang Selatan
dilakukan secara manual dan komputerisasi. Terdapat 2 petugas yang
bertanggung jawab dalam urusan assembling, 1 petugas melakukan
assembling secara manual dengan cara merapikan, men chek list berkas keluar
dan kembali serta menyusun berkas rekam medis sesuai dengan prosedur dari
pedoman penyelenggaraan rekam medis di Indonesia, 1 petugas bertanggung
jawab dalam hal pengkodingan berkas rekam medis sesuai dengan pedoman
ICD-X.
5.5.3 Distribusi Rekam Medis
Distribusi berkas rekam medis merupakan suatu kegiatan terpenting
dalam proses di Bagian Rekam Medis, hal ini menyangkut waktu berkas
rekam medis sampai ke poli yang dituju. Dalam Permenkes Nomor
129/Menkes/SK/II/2008 tentang standar pelayanan minimal rumah sakit,
terdapat indikator pengiriman berkas rekam medis ke poli yaitu ≤ 10 menit
setelah pasien mendaftar.
82
Di RSU Kota Tangerang Selatan pengiriman berkas rekam medis
sudah sesuai dengan kebijakan permenkes, namun terkadang ada beberapa
berkas yang tidak ditemukan, sehingga menyebabkan waktu tunggu yang lama
bagi pasien yang ingin berobat. Selain itu, masalah lain adalah banyaknya
keluhan dari petugas medis seperti dokter dan perawat mengenai lamanya
pengiriman berkas yang hilang / tidak ditemukan.
Ada beberapa cara dalam mendistribusikan berkas rekam medis,
sebagian rumah sakit ada yang menggunakan sistem komputerisasi,
menggunakan pipa ”pnuematic tube” dan sistem manual (Maimuna Madina,
2015). Di RSU Kota Tangerang Selatan pengiriman berkas rekam medis
masih bersifat manual dengan menggunakan tenaga manusia / petugas untuk
mengantarkan berkas ke poli. Berikut adalah tabel proses distribusi berkas
rekam medis di RSU Kota Tangerang Selatan.
Tabel 5.4
Proses Distribusi Berkas Rekam Medis Pasien Baru
No. Tahapan Kegiatan Lokasi Jenis Petugas
1. Mengambil berkas
rekam medis pasien
baru
Tempat
Pendaftaran Pasien
Rawat Jalan
Lantai 1
Petugas
Distribusi
2. Mencatat nomor rekam
medis pasien baru di
ekspedisi berkas harian
Ruang Rekam
Medis Lantai 3
Petugas
Distribusi
3. Mengirimkan berkas
rekam medis ke
poliklinik.
Lantai 1
Lantai 2
Lantai 4
Lantai 5
Petugas
Distribusi
Sumber : Pengolahan data primer, 2017
83
Kegiatan distribusi berkas rekam medis dilakukan secara 3 tahap antara lain :
1. Petugas rekam medis mengambil berkas yang sudah didaftarkan oleh
petugas pendaftaran, berkas berisi identitas pasien, klaim jaminan dan
Surat Egibilitas Pasien (SEP) untuk pasien dengan menggunakan
jaminan BPJS / JKN.
2. Petugas yang mengambil berkas pasien baru membawanya ke ruang
rekam medis untuk dicatat di meja kendali yang berisi ekspedisi harian
berkas rekam medis, agar dapat diketahui berkas keluar dan masuk dari
ruang rekam medis.
3. Setelah dicatat di ekspedisi harian, petugas distribusi mengantar berkas
rekam medis pasien baru ke poliklinik yang dituju.
84
Tabel 5.5
Proses Distribusi Berkas Rekam Medis Pasien Lama
No. Tahapan Kegiatan Lokasi Jenis Petugas
1. Bagian Pendaftaran
mendaftarkan pasien
lama ke SIM RS
Tempat
Pendaftaran Pasien
Rawat Jalan
Lantai 1
Petugas Distribusi
2. Mencetak tracer rekam
medis
Ruang Rekam
Medis Lantai 3
Petugas Distribusi
3. Mencari berkas rekam
medis
Ruang
Penyimpanan
berkas rekam
medis Lantai 3
Petugas Distribusi
4. Menulis nomor rekam
medis di ekspedisi
berkas harian
Ruang Rekam
Medis Lantai 3
Petugas Distribusi
5. Mendistribusikan berkas
rekam medis ke poli
klinik
Lantai 1
Lantai 2
Lantai 4
Lantai 5
Petugas Distribusi
Sumber : Pengolahan data primer, 2017
Kegiatan distribusi berkas rekam medis pasien lama dilakukan dengan 5
tahapan, antara lain :
1. Bagian pendaftaran mendaftarkan pasien lama dengan menunjukan
kartu berobat dan surat rujukan dari puskesmas, kemudian petugas
pendaftaran menginput data berobat pasien ke SIM RS.
2. Data yang diinput oleh petugas pendaftaran akan masuk ke SIM RS
yang kemudian akan dicetak oleh petugas pencarian berkas rekam
medis.
85
3. Setelah tracer rekam medis dicetak, selanjutnya petugas pencarian
mencari berkas di ruang penyimpanan. Cara agar berkas dikeluarkan
adalah dengan menyisipkan outgate yang berisi nomor rekam medis ke
tempat berkas yang diambil.
4. Petugas pencarian akan menaruh berkas rekam medis di meja kendali
yang selanjutnya petugas distribusi mencatat di ekspedisi harian.
5. Setelah dicatat di ekspedisi harian, selanjutnya petugas distribusi akan
mendistribusikan berkas rekam medis ke poliklinik yang dituju.
5.6 Pelaksanaan/Proses Rekam Medis di RS Kemang Medical Care
5.6.1 Penyimpanan Berkas Rekam Medis
RS Kemang Medical Care memiliki SOP (Standar Operasional
Prosedur mengenai sistem penyimpanan berkas rekam medis. Adapun
SOP tersebut sebagai berikut :
1. Petugas melakukan sistem penyimpanan secara sentralisasi dalam
menyimpanan rekam medis.
2. Petugas menyimpan rekam medis ke dalam rak dikelompokan sesuai
dengan kelompok angka akhir nomor rekam medis atau Terminal
Digit Filling (TDG) dan setiap nomor mempunyai symbol warna yang
berbeda-beda, untuk memudahkan penyimpanan rekam medis dan
memudahkan agar tidak terjadi kesalahan tata letak.
3. Petugas melakukan assembling rawat jalan dengan mengassembling
rekam medis lama dan 85ember sampul bagi rekam medis baru yang
dikembalikan dari IGD.
4. Petugas menempel stiker angka akhir, stiker ini dibedakan oleh warna
(Visual Management).
86
5.6.2 Pengolahan Rekam Medis (Assembling)
Assembling merupakan suatu proses menyusun dan merapihkan susunan
rekam medis rawat jalan setelah pasien berobat jalan sesuai dengan
urtuan yang telah ditentukan. Adapun SOP RS Kemang Medical Care
mengenai Assembling adalah sebagai berikut :
1. Petugas menerima rekam medis dari poliklinik dan IGD.
2. Petugas menyusun formulir rekam medis rawat jalan sebagai berikut :
Ringkasan Riwayat Klinik RK
Data Identitas Pasien
Lembar Anamnesa
Lembar Poliklinik
Lembar Laktasi
Lembar Poliklinik Fisioterapi
Lembar Hasil Penunjang EKG/USG/CTG
Hasil Pemeriksaan Laboratorium
Hasil Pemeriksaan Radiologi
Formulir Triase Pasien Gawat Darurat
Lembar Observasi (Pengkajian Kebidanan)
Lembar Lain-lain.
3. Petugas mengurutkan formulir
4. Petugas memasukan formulir yang sudah di susun.
5.6.3 Distribusi Berkas Rekam Medis
RS Kemang Medical Care melakukan distribusi berkas rekam medis
secara manual dengan mengandalkan petugas rekam medis mengirimkan
87
berkas ke poli yang dituju. Adapun SOP distribusi berkas rekam medis
adalah sebagai berikut :
1. Petugas mengantar berkas rekam medis pasien perjanjian poliklinik
maksimal 15 menit sebelum dokter mulai praktek.
2. Petugas mengantar rekam medis ke poliklinik dalam tas atau trolli
tertutup.
3. Petugas melakukan serah terima rekam medis dengan perawat di
poliklinik.
5.7 Output Sistem Rekam Medis RSU Kota Tangerang Selatan
5.7.1 Informed Concent
Tabel 5.6
Informed Concent
Jawaban Frekuensi Persentasi Valid Percent
Ya 104 98,1% 98,1%
Tidak 2 1,9% 1,9%
Total 106 100% 100%
Sumber : Pengolahan data primer, 2017
Dari total sampel sebanyak 106 responden, didapatkan data yang
menunjukan bahwa sebanyak 104 responden atau 98,1 % menjawab telah
menerima informed concent sebelum dokter melakukan tindakan medis dan 2
responden atau 1,9% menjawab tidak menerima informed concent dari dokter.
88
5.7.2 Distribusi Berkas Rekam Medis
Tabel 5.7
Distribusi Berkas Rekam Medis di RSU Kota Tangerang Selatan
No. Hari/Tanggal No. RM Waktu Pasien
Mendaftar
Waktu Berkas
Masuk Unit
Pelayanan
Waktu yang
Dibutuhkan
(Menit)
1 Senin/6 Nov 17 14-12-44 10:39 11:02 23
2 Senin/6 Nov 17 08-30-65 10:39 11:02 23
3 Senin/6 Nov 17 01-38-37 10:39 11:04 25
4 Senin/6 Nov 17 09-59-26 10:43 11:04 21
5 Senin/6 Nov 17 12-94-61 10:44 11:05 21
6 Senin/6 Nov 17 02-31-71 10:46 11:07 21
7 Senin/6 Nov 17 12-37-17 10:50 11:07 17
8 Senin/6 Nov 17 13-63-78 10:23 11:21 58
9 Senin/6 Nov 17 13-70-33 10:59 11:21 22
10 Senin/6 Nov 17 12-81-66 10:39 11:21 42
Waktu Rata-Rata Distribusi Berkas Rekam Medis 27 Menit
Sumber : Pengolahan data primer, 2017
5.8 Output Sistem Rekam Medis RS Kemang Medical Care
5.8.1 Informed Concent
Tabel 5.8
Jawaban Frekuensi Persentasi Valid Percent
Ya 106 100% 100%
Tidak 0 0 0
Total 106 100% 100%
Sumber : Pengolahan data primer, 2017
89
Dari total sampel sebanyak 106 responden, didapatkan data yang menunjukan
bahwa 100% responden telah mendapatkan informed concent oleh dokter sebelum
melakukan tindakan medis.
5.8.2 Distribusi Berkas Rekam Medis
Tabel 5.9
Distribusi Berkas Rekam Medis di RS Kemang Medical Care
No. Hari/Tanggal No. RM Waktu Pasien
Mendaftar
Waktu Berkas
Masuk Unit
Pelayanan
Waktu yang
Dibutuhkan
(Menit)
1 Jum’at/ 3 Nov
17
06-79-77 10:14 10:26 12
2 Jum’at/ 3 Nov
17
05-57-26 10:18 10:26 8
3 Jum’at/ 3 Nov
17
07-02-10 10:17 10:26 9
4 Jum’at/ 3 Nov
17
06-21-68 10:08 10:25 17
5 Jum’at/ 3 Nov
17
06-70-44 10:21 10:26 5
6 Jum’at/ 3 Nov
17
04-26-89 10:34 10:37 3
7 Jum’at/ 3 Nov
17
03-80-65 10:55 11:01 6
8 Jum’at/ 3 Nov
17
01-61-97 10:53 11:01 11
9 Jum’at/ 3 Nov
17
06-92-40 11:04 11:09 5
10 Jum’at/ 3 Nov
17
03-16-83 11:13 11:16 3
Waktu Rata-Rata Distribusi Berkas Rekam Medis 8 Menit
Sumber : Pengolahan data primer, 2017
90
5.9 Kepuasan Pasien RSU Kota Tangerang Selatan
Untuk mengetahui kepuasan pasien di RSU Kota Tangerang Selatan
digunakan metode Important-Performance Analysis (IPA) dengan menghitung total
pendapat pasien dibagi total harapan pasien , kemudian dikali 100%. Berikut adalah
perhitungannya :
Tabel 5.10
Perhitungan Nilai Kepuasan Pasien per dimensi di RSU Kota Tangerang
Selatan
No. Dimensi Total
Skor
Pendapat
Total Skor
Harapan
Kepuasan
Pasien per
dimensi
1 Tangibles 1192 1402 85%
2 Realibility 1236 1436 86,1%
3 Responsivness 1155 1410 81,9%
4 Assurance 792 952 83,5%
5 Empathy 403 479 84,1%
Rata-rata kepuasan pasien 84,1%
Dari Tabel 5.10 didapatkan bahwa tingkat kesesuaian total di RSU
Kota Tangerang Selatan sebesar 84,1%. Kemudian, untuk mengukur kepuasan
pasien di rumah sakit tersebut dilakukan pengukuran jika tingkat kesesuaian
setiap dimensi ≥ 90%, maka dapat dikatakan dimensi tersebut sudah
memuaskan pasien, sebaliknya, jika tingkat kesesuaian setiap dimensi <90%,
maka dapat dikatakan dimensi tersbut belum memuaskan pasien.
91
5.10 Kepuasan Pasien RS Kemang Medical Care
Untuk mengetahui kepuasan pasien di RSU Kota Tangerang Selatan
digunakan metode Important-Performance Analysis (IPA) dengan menghitung
total pendapat pasien dibagi total harapan pasien , kemudian dikali 100%.
Berikut adalah perhitungannya :
Tabel 5.11
Perhitungan Nilai Kepuasan Pasien per dimensi di RSIA Kemang Medical
Care
No. Dimensi Total Skor
Pendapat
Total Skor
Harapan
Kepuasan
Pasien per
dimensi
1 Tangibles 1382 1463 94,5%
2 Realibility 1404 1465 95,8%
3 Responsivness 1465 1532 95,6%
4 Assurance 934 973 96%
5 Empathy 465 491 94,7%
Rata-rata kepuasan pasien 95,3%
Dari Tabel 5.11 didapatkan bahwa tingkat kesesuaian total di RSIA
Kemang Medical Care adalah sebesar 95,3%. Kemudian, untuk mengukur
kepuasan pasien di rumah sakit tersebut dilakukan pengukuran jika tingkat
kesesuaian setiap dimensi ≥ 90%, maka dapat dikatakan dimensi tersebut
sudah memuaskan pasien, sebaliknya, jika tingkat kesesuaian setiap dimensi
<90%, maka dapat dikatakan dimensi tersebut belum memuaskan pasien.
92
5.11 Perbandingan Kepuasan Pasien dengan Standar Permenkes 129 Tahun 2008
Perbandingan dilakukan dengan menacri nilai kepuasan pasien melalui
pembagian antara nilai pendapat pasien dengan nilai harapan pasien, kemudian
standar kepuasan pasien terhadap pelayanan rawat jalan yang ditetapkan oleh
Permenkes No. 129 Tahun 2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah
Sakit adalah ≥ 90%. Berikut adalah nilai kepuasan pasien di RSIA Kemang
Medical Caredan RSU Kota Tangerang Selatan.
Tabel 5.12
Perbandingan Nilai Kepuasan Pasien dengan Standar Permenkes
Rumah Sakit Nilai Kepuasan Standar
Permenkes
Kesimpulan
RSU Kota Tangerang
Selatan 84,1% 90% Belum Tercapai
RSIA Kemang
Medical Care 95,3% 90% Tercapai
Sumber : Pengolahan data primer, 2017
Dari tabel 5.32 menunjukan bahwa nilai kepuasan pasien di RSU Kota
Tangerang Selatan adala 84,1% dari standar 90%, sehingga pasien belum merasa
puas dengan pelayanan yang diberikan oleh Bag. Rekam Medis RSU Kota
Tangerang Selatan. Sedangkan, nilai kepuasan pasien di RSIA Kemang Medical
Care adalah 95,3% sehingga menunjukan bahwa pasien telah puas dengan
pelayanan yang diberkan oleh Bag. Rekam Medis di RSIA Kemang Medical Care.
93
Tabel 5.13
Waktu Tunggu Pasien di RSU Kota Tangerang dan RSIA Kemang Medical Care
Rumah Sakit Frekuensi
(Responden)
Waktu
Tunggu
(Menit)
Rata-Rata
Waktu
Tunggu
(Menit)
RSU Kota Tangerang
Selatan
1 30’
70
11 45’
63 60’
20 90’
11 120’
RSIA Kemang Medical
Care
3 5’
17
19 10’
62 15’
9 20’
7 25’
6 45’
Sumber : Pengolahan data primer, 2017
Dari tabel 5.33, menunjukan perbedaan rata-rata waktu tunggu terhadap 106
responden di RSU Kota Tangerang Selatan dan RSIA Kemang Medical Care, dimana
waktu tunggu di RSU Kota Tangerang Selatan adalah 70 menit, sedangkan waktu tunggu
di RSIA Kemang Medical Care adalah 17 menit.
94
BAB VI
PEMBAHASAN
6.1 Keterbatasan Penelitian
Selama proses penyusunan dan penyelesaiaan penelitian, peneliti menemukan
beberapa keterbatasan dan kendala. Adapun berikut adalah keterbatasan penelitian ini:
1. Biaya Administrasi rumah sakit yang menerapkan Lean manajemen milik
pemerintah yang sangat mahal membuat peneliti mangalihkan penelitian ke RS
Kemang Medical Care (RS Swasta) yang lebih low cost dan lebih ramah.
2. Terjadi perubahan struktur manajemen di RS Kemang Medical Care pada tahun
2017 yang mengakibatkan pembatasan penyebaran informasi, hal itu
mengakibatkan peneliti hanya mewawancarai ketua unit rekam medis di rumah
sakit tersebut. Namun, peneliti tetap melakukan triangulasi metode untuk
mendapatkan data kualitatif yaitu observasi, telaah dokumen dan wawancara
mendalam.
3. Tidak dapat dilakukan pengujian kelengkapan berkas rekam medis dikarenakan
RSIA Kemang Medical Care mengalami perubahan struktur manajemen yang
berdampak pada fungsional pelayanan rekam medis, saat ini yang bertanggung
jawab atas kelengkapan berkas rekam medis adalah Bag. Pendaftaran yang berada
dibawah Unit Marketing.
4. Pengambilan data kuantitatif berupa kepuasan pasien, peneliti mengambil sampel
seorang pasien pada satu waktu atau setelah pasien mendapat pelayanan medis.
95
6.2 Input
6.2.1 Sumber Daya Manusia di Bag. Rekam Medis
Berdasarkan UU Nomor 36 Tahun 2014 tentang tenaga kesehatan
mengatakan bahwa tenaga kesehatan memiliki peranan penting untuk
meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan yang maksimal kepada
masyarakat agar masyarakat mampu meningkatkan kesadaran, kemauan dan
kemampuan hidup sehat sehingga akan terwujud derajat kesehatan setinggi-
tingginya. Tenaga Kesehatan adalah setiap orang yang mengabdikan diri
dalam bidang kesehatan serta memiliki pengetahuan dan/atau keterampilan
melalui pendidikan di bidang kesehatan yang untuk jenis tertentu memerlukan
kewenangan untuk melakukan upaya kesehatan (UU Nomor 36 Tahun 2014
Tentang Tenaga Kesehatan).
Saat ini petugas rekam medis di RSU Kota Tangerang Selatan dan RS
Kemang Medical Care berbeda dari segi jumlah petugas, namun tingkat
pendidikan petugas rekam medis sama, terdapat beberapa petugas yang
berlatarbelakang SMA dan D3 Rekam Medis. Perbandingan jumlah petugas
rekam medis di kedua rumah sakit tersebut terdapat pada table dibawah ini :
96
Tabel 6.1
Perbandingan Jumlah Sumber Daya Manusia (SDM)
No. Bagian RSU Kota Tangerang
Selatan
RS Kemang Medical
Care
1 Penyimpanan &
Distribusi 8 6
2 Koding 2 2
3 Pengolahan Data &
Pelaporan 4 2
Total 14 Orang 10 Orang
Perbedaan jumlah tenaga dapat dilihat dari tabel 6.1 dimana jumlah
petugas rekam medis di RSU Kota Tangerang Selatan lebih banyak daripada
RSIA Kemang Medical Care, khususnya pada bagian penyimpanan dan
distribusi. Namun proses distribusi rekam medis ke poliklinik masih lebih dari
standar yang ditetapkan Depkes yaitu 15 menit. Berdasarkan observasi yang
dilakukan di RSU Kota Tangerang Selatan, selain dari jumlah pasien yang
tinggi, sikap petugas yang tidak cekatan menjadi kendala lambatnya
pengiriman berkas rekam medis.
6.2.2 Keuangan Bag. Rekam Medis
Pengganggan keuangan rumah sakit adalah suatu proses dimana biaya
dialokasikan pada kegiatan tertentu yang telah direncanakan untuk jangka
waktu yang telah ditetapkan, biasanya 12 bulan (Silalahi, 2005). Bagian
Rekam Medis di RSU Kota Tangerang Selatan dan RSIA Kemang Medical
Care, melakukan perencanaan keuangan setahun sebelumnya, sehingga
anggaran yang telah disusun akan direalisasikan untuk tahun depan. Terdapat
perbedaan antara perencanaan keuangan di Bag. Rekam Medis RSU Kota
97
Tangerang Selatan dan RSIA Kemang Medical Care, yaitu anggaran keuangan
untuk pelatihan petugas rekam medis. Di RSIA Kemang Medical Care
terdapat anggaran khusus untuk petugas rekam medis melakukan pelatihan,
namun di RSU Kota Tangerang Selatan tidak pernah ada petugas yang
diikutkan pelatihan keterampilan mengenai perekam medisan.
6.2.3 Metode Pelayanan Rekam Medis
Metode merupakan suatu cara kerja yang bersistem untuk memulai
pelaksanaan suatu kegiatan guna mencapai suatu tujuan (Sangidu, 2004).
Metode yang digunakan oleh Bag. Rekam Medis RSU Kota Tangerang
Selatan dan RSIA Kemang Medical Care berbeda. Bag. Rekam Medis RSU
Kota Tangerang Selatan menggunakan metode pelaksanaan rekam medis
dengan mengacu kepada juknis rekam medis nasional yakni dengan sistem
manual, dimana petugas rekam medis mangantarkan berkas rekam medis dari
ruang penyimpanan ke poli yang dituju, sama halnya dengan pelaksanaan
rekam medis di RSU Kota Tangerang Selatan, pelaksanaan rekam medis di
RSIA Kemang Medical Care menggunakan metode manual, namun dengan
menerapkan sistem Lean manajemen. Perbedaan tersebut terlihat dengan
adanya metode khusus yang diterapkan oleh Bag. Rekam Medis RSIA
Kemang Medical Care seperti : Visual Management (Kode warna) dan
Penanggung Jawab (PJ) tiap rak penyimpanan berkas.
Visual Management merupakan salah satu basic dalam Lean
management yang berfungsi untuk membantu memperlihatkan masalah ,
peringatan, pengaturan dan lainnya dalam waktu yang cepat. Sehingga, waste
(kesalahan) dapat terlihat oleh petugas rekam medis (Wasetya, 2012). Visual
Management yang digunakan oleh petugas rekam medis adalah dengan
98
memberikan kode warna pada berkas rekam medis pasien sesuai dengan
nomor rekam medis yang tertera pada berkas rekam medis pasien. Dengan
adanya kode warna dapat mempermudah petugas dalam hal menyimpan dan
mencari berkas rekam medis pasien.
6.2.4 Mesin pada Bagian Rekam Medis
Mesin adalah suatu peralatan yang digerakan oleh suatu kekuatan atau
tenaga yang dipergunakan untuk membantu manusia dalam mengerjakan
kegiatan-kegiatan tertentu (Assauri, 2004). Mesin yang digunakan oleh Bag.
Rekam Medis di RSU Kota Tangerang Selatan dan RSIA Kemang Medical
Care tidak berbeda karena keduanya menerapkan sistem manual, sehingga
mesin yang digunakan tidak terlalu banyak, hanya tracer untuk mencetak
nomor rekam medis pasien yang berobat.
6.2.5 Material pada Bagian Rekam Medis
Material yang digunakan pada Bagian Rekam Medis di RSU Kota
Tangerang Selatan dan RSIA Kemang Medical Care tidak jauh berbeda, yakni
membutuhkan berkas rekam medis dan ruang penyimpanan yang memadai.
Namun di RSU Kota Tangerang Selatan ruang penyimpanan sudah
overloadsehingga berkas rekam medis ada yang ditumpuk di kardus. Hal ini
dapat menghambat petugas rekam medis dalam proses pencarian berkas
karena mungkin berkas tercecer atau jatuh.
99
6.3 Proses
6.3.1 Penyimpanan Berkas Rekam Medis
Terdapat dua metode penyimpanan berkas rekam medis, yaitu
sentralisasi dan desentralisasi (Depkes, 2006). Bagian Rekam Medis di RSU
Kota Tangerang Selatan dan RSIA Kemang Medical Care menerapkan sistem
sentralisasi. Sistem sentralisasi merupakan sistem penyimpanan berkas rekam
medis seorang pasien dalam satu kesatuan catatan kunjungan poliklinik
maupun catatan selama seorang pasien dirawat (Maya, 2014). Sistem
sentralisasi menggabungkan catatan rekam medis pasien baik rawat jalam,
maupun ketika pasien melakukan pelayanan rawat inap. Sehingga, data pasien
akan lebih kompleks dan tidak terjadi berkas ganda. Hal yang membedakan
proses penyimpanan di Bag. Rekam Medis RSU Kota Tangerang Selatan dan
RSIA Kemang Medical Care adalah dari segi ruang penyimpanan dan kode
warna.
Ruang penyimpanan merupakan aspek yang sangat penting bagi
pelayanan rekam medis secara manual. Ruang penyimpanan yang layak akan
mempermudah petugas untuk mencari berkas rekam medis pasien dan
mempersingkat waktu distribusi. Ruang penyimpanan di RSU Kota Tangerang
Selatan yang kelebihan muatan (overload) mengakibatkan berkas dimasukan
sementara ke kardus-kardus, Bag. Rekam medis RSU Kota Tangerang Selatan
sebenarnya selalu menganggarkan penambahan rak setiap tahunnya, namun
ruangan sudah tidak memadai dengan adanya penambahan rak disebabkan
jumlah pasien yang selalu meningkat tiap tahunnya. Sedangkan, ruang
100
penyim12panan di RSIA Kemang Medical Care menerapkan sistem kode
warna untuk memudahkan pencarian dan penyimpanan berkas rekam medis.
6.3.2 Pengolahan Rekam Medis
Pengolahan berkas rekam medis yang dilakukan di RSU Kota
Tangerang Selatan dengan RSIA Kemang Medical Care tidak jauh berbeda.
Dapat diketahui dari SOP (Standar Operasional Prosedur) kedua rumah sakit
tersebut. Dimana petugas rekam medis akan melakukan pengecekan berkas
yang kembali dari poliklinik dan disortir sesuai dengan urutan Assembling
(perakitan). Berikut adalah perbedaan penyusunan berkas rekam medis di
RSIA Kemang Medical Care dan RSU Kota Tangerang Selatan :
Tabel 6.2
Perbedaan Tata Urut Assembling Berkas Rekam Medis Pasien
RSU Kota Tangerang Selatan RSIA Kemang Medical Care
Data pasien Baru
Resume rawat jalan
Pengkajian awal rawat jalan
Formulir pendidikan pasien dan
keluarga terintegrasi rawat jalan
Lembar klinis
Ringkasan Riwayat Klinik RK
Data Identitas Pasien
Lembar Anamnesa
Lembar Poliklinik
Lembar Laktasi
Lembar Poliklinik Fisioterapi
Lembar Hasil Penunjang EKG /
USG / CTG
Hasil Pemeriksaan
Laboratorium
Hasil Pemeriksaan Radiologi
Formulir Triase Pasien Gawat
Darurat
Lembar Observasi (Pengkajian
Kebidanan)
Lembar Lain-lain.
101
Tujuan dilakukannya pengolahan berkas rekam medis adalah
gambaran fakta terkait keadaan pasien , riwayat penyakit pasien dan
pengobatan masa lalu sehingga dapat mempermudah petugas medis
mengambil tindakan. Suatu berkas rekam medis yang rapi dan jelas akan
mempermudah dokter dalam membaca kondisi pasien.
6.3.3 Distribusi Berkas Rekam Medis
Distribusi di Bag Rekam Medis RSU Kota Tangerang Selatan maupun
di RSIA Kemang Medical Care menggunakan sistem manual dimana petugas
rekam medis mengantarkan berkas pasien ke poliklinik yang dituju selambat-
lambatnya 15 menit setelah pasien mendaftar. Kendala yang dihadapi oleh
masing-masing rumah sakit berbeda, di RSU Kota Tangerang Selatan
kendalanya adalah ruang rekam medis yang berada di lantai 3 sedangkan
poliklinik berada di lantai 1, 2, 4 dan 5. Selain itu, pencarian berkas rekam
medis yang hilang mengakibatkan proses pengiriman berkas lama.
Sama halnya dengan masalah yang dihadapi oleh Bag. Rekam Medis
di RSU Kota Tangerang Selatan, Bag. Rekam Medis di RSIA Kemang
Medical Care juga mengalami masalah tata letak ruang rekam medis, ruang
rekam medis di RSIA Kemang Medical Care terdaoat di lantai Basement dan
poliklinik ada di lantai 1 dan 5, namun tidak ada tangga untuk menuju ke
lantai 1 dari Basement, petugas rekam medis hanya menggunakan lift untuk
menuju ruang rekam medis. Kendala yang dirasakan oleh petugas rekam
medis adalah ketika pasien sedang penuh dan lift tidak bisa digunakan,
tentunya hal itu akan menghambat waktu distribusi berkas rekam medis.
102
6.4 Output
6.4.1 Informed Concent
Berdasarkan Permenkes No. 129 Tahun 2008 Tentang Standar
Pelayanan Minimal Rumah Sakit terdapat 4 indikator pelayanan rekam medis,
yakni (1) Kelengkapan berkas rekam medis, (2) Pasien mendapat informed
concent dari petugas medis, (3) Distribusi berkas rekam medis pasien rawat
jalan, (4) Distribusi berkas rekam medis pasien rawat inap. Berikut adalah
penilaian yang dilakukan mengenai informed concent terhadap 106 responden
di RSU Kota Tangerang Selatan dan RSIA Kemang Medical Care :
Tabel 6.3
Perbandingan Infomed Concent di RSU Kota Tangerang Selatan dan RSIA
Kemang Medical Care
No. Rumah Sakit Target Pencapaian Kesimpulan
1. RSU Kota Tangerang
Selatan
100% 98,1% Belum
tercapai
2. RSIA Kemang
Medical Care
100% 100% Tercapai
Sumber : pengolahan data primer, 2017
Berdasarkan tabel diatas, dapat diketahui bahwa RSU Kota Tangerang
Selatan memiliki nilai informed concent sebesar 98,1% (belum tercapai),
sedangkan RSIA Kemang Medical Care sudah mencapai 100% (tercapai). Hal
ini disebabkan beberapa dokter di Indonesia tidak memiliki waktu yang cukup
untuk berbincang-bincang dengan pasien, sehingga hanya bertanya
seperlunya. Akibatnya, dokter sangat mungkin tidak mendapatkan informasi
yang cukup untuk mengambil rencana tindakan lebih lanjut. Selain itu, pasien
103
cenderung merasa berada dalam posisi yang lebih rendah dari dokter, sehingga
takut bertanya dan hanya menjawab seperlunya (Konsil Kedokteran Indonesia
dalam Fourianalistyawati, 2012).
6.4.2 Waktu Distribusi dan Tata Letak Ruang Rekam Medis
Waktu distribusi merupakan indokator pelayanan rekam medis yang
tertuang dalam Permenkes No. 129 Tahun 2008, dalam permenkes tersebut
dikatakan bahwa waktu distrbusi berkas rekam medis rawat jalan adalah tidak
lebih dari 10 menit setelah pasien mendaftar. Berikut adalah hasil penilaian
waktu distribusi berkas rekam medis terhadap 10 pasien di RSIA Kemang
Medical Care dan RSU Kota Tangerang Selatan :
Tabel 6.4
Perbandingan Waktu Distribusi Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
No. Rumah Sakit Target Waktu Rata-
rata
Kesimpulan
1 RSU Kota Tangerang
Selatan
10 Menit 27 Menit Belum
Tercapai
2 RSIA Kemang
Medical Care
10 Menit 8 Menit Tercapai
Sumber : Pengolahan data primer, 2017
Dari tabel 6.4, diketahui bahwa rata-rata waktu distribusi berkas rekam
medis pasien di RSU Kota Tangerang Selatan adalah 27 menit/berkas pasien
(belum tercapai) dengan jumlah kunjungan pasien per harinya adalah 176
pasien (BPS Tangerang Selatan, 2016).Sedangkan di RSIA Kemang Medical
Care adalah 8 menit / berkas pasien (tercapai) dengan jumlah kunjungan
pasien per harinya adalah 238 pasien/hari (Wawancara dengan Informan 1).
104
Masalah yang sering ditemui dalam distribusi berkas rekam medis adalah
waktu pencarian berkas, waktu pengumpulan berkas, waktu penyimpanan
berkas, berkas masih ada di rawat inap, tidak adanya petugas distribusi dan
jarak antara ruang rekam medis dengan poliklinik (Maimuna, 2015).
Berdasarkan observasi yang dilakukan peneliti, masalah lamanya waktu
distribusi berkas rekam medis di RSU Kota Tangerang Selatan adalah ruang
penyimpanan yang sudah penuh dan perlu pelebaran ruangan, terdapat
beberapa berkas yang hilang, jarak antara ruang rekam medis dengan
poliklinik, petugas distribusi yang kurang cekatan dan waktu mencari berkas
di ruang penyimpanan.
Lokasi unit rekam medis sebaiknya berada di sentral rumah sakit, hal
ini berkaitan dengan pengembalian dan pendistribusian rekam medis dengan
lancer, pelayanan yang cepat kepada semua pasien, serta adanya akses yang
mudah untuk para staf medis dan pengguna lainnya. Oleh karena itu lokasi
unit rekam medis harus :
a. Berdekatan dengan Instalasi Gawat Darurat.
b. Dekat dengan ruang perawatan.
c. Dekat dengan kantor administrasi dan tata usaha.
d. Dekat dengan departemen-departemen lain, penunjang radiologi,
patologi dan sebagainya.
6.5 Outcome (Kepuasan Pasien)
Kepuasan pasien akan terpenuhi apabila proses penyampaian jasa dari pembeli
jasa kepada pasien sesuai dengan apa yang dipersepsikan pelanggan. Persepsi ini
dipengaruhi oleh faktor subyektifitas yang dapat membuat perbedaan persepsi atau
kesenjangan antara pelanggan dan pemberi jasa, ada lima kesenjangan dalam kualitas
105
jasa (Hafizurrachman, 2004) :
a. Kesenjangan antara persepsi manajemen tentang harapan konsumen dan
spesifikasikualitas jasa.
b. Kesenjangan antara harapan konsumen dan persepsi manajemen.
c. Kesenjangan antara spesifikasi jasa dan jasa yang disajikan.
d. Kesenjangan antara penyampaian jasa aktual dan komunikasi eksternal
kepada konsumen.
e. Kesenjangan antara jasa yang diharapkan dan jasa aktual yang diterima
konsumen.
Untuk melihat kepuasan pasien terhadap pelayanan rekam medis di RSU Kota
Tangerang Selatan dan RSIA Kemang Medical Care dilakukan pengukuran kepuasan
menggunakan tehnik Important-Performance Analysis (IPA), yaitu dengan mengukur
nilai harapan dan pendapat pasien, kemudian dinilai dengan dimensi kepuasan pasien
menurut Parasunman, yaitu (1) Tangibles, (2) Realibility, (3) Responsivness, (4)
Assurance, dan (5) Empaty. Berikut adalah nilai kepuasan pasien dengan
menggunakan metode Important-Performance Analysis (IPA) yang dilakukan di RSU
Kota Tangerang Selatan dan RSIA Kemang Medical Care :
106
Tabel 6.5
Perbandingan Kepuasan Pasien Terhadap Pelayanan Rekam Medis
Rumah Sakit Dimensi
Tingkat
Kesesuaian
Dimensi
Standar
Permenkes Kesimpulan
RSU Kota
Tangerang Selatan
Tangibles 85% 90% Belum
memuaskan
Realibility 86,1% 90% Belum
memuaskan Responsivness 81,9% 90% Belum
memuaskan Assurance 83,5% 90% Belum
memuaskan Empaty 84,1% 90% Belum
memuaskan
RSIA Kemang
Medical Care
Tangibles 94,5% 90% Memuaskan
Realibility 95,8% 90% Memuaskan
Responsivness 95,6% 90% Memuaskan
Assurance 96% 90% Memuaskan
Empaty 94,7% 90% Memuaskan
Sumber :Pengolahan data primer, 2017
A. Dimensi Tangibles (Tampilan Fisik)
Dimensi Tangibles (tampilan fisik) merupakan bentuk aktualisasi nyata secara
fisik dapat terlihat atau digunakan oleh pegawai sesuai dengan penggunaan dan
pemanfaatannya yang dapat dirasakan membantu pelayanan yang diterima oleh
orang yang menginginkan pelayanan, sehingga puas atas pelayanan yang
dirasakan, yang sekaligus menunjukan prestasi kerja atas pemberian pelayanan
yang diberikan (Parasuraman, 2001). Tampilan fisik yang dinilai dalam penelitian
ini adalah 3 hal yaitu : penampilan / kerapihan petugas rekam medis, kebersihan
ruang tunggu di pendaftaran dan kenyamanan di ruang tunggu poliklinik. Hasil
penilaian kepuasan pada tabel 6.5 menunjukan bahwa RSU Kota Tangerang
Selatan belum mencapai kepuasan pasien dari dimensi tampilan fisik, sedangkan
107
RSIA Kemang Medical Caresudah memuaskan pasien.Hal ini dikarenakan, RSIA
Kemang Medical Care menerapakan lean hospital yang berdampak langsung
kepada lingkungan rumah sakit.
B. Dimensi Realibility (Kehandalan)
Setiap pelayanan memerlukan pelayanan yang handal, artinya dalam
memberikan pelayanan, setiap pegawai diharapkan memiliki kemampuan dalam
pengetahuan, keahlian, kemandirian, penguasaan dan profesionalisme kerja yang
tinggi, sehingga aktivitas kerja menghasilkan bentuk pelayanan yang memuaskan,
tanpa ada keluhan dan kesan yang berlebihan atas pelayanan yang diterima oleh
pasien (Parasuraman, 2001). Dimensi Realibility di RSIA Kemang Medical Care
dan RSU Kota Tangerang Selatan sudah memuaskan, hal itu menunjukan bahwa
pelayanan rekam medis di kedua rumah sakit tersebut sudah berjalan dengan baik,
petugas rekam medis sudah mampu mengatasi keluhan pasien, distribusi sudah
sesuai dengan poli yang dituju dan pengetahuan mengenai rekam medis sudah
dikuasai oleh petugas rekam medis.Sedangkan, di RSU Kota Tangerang Selatan
pelayanan belum memuaskan dikarenakan masih terdapatnya beberapa keluhan
pasien yang lambat untuk diatasi.
C. Dimensi Responsivness (Kecepatan Tanggap)
Dimensi responsiveness merupakan dimensi yang sangat penting dalam
pelayanan rekam medis, karena berhubungan dengan distribusi berkas rekam
medis. Apabila pelayanan di suatu unit rumah sakit memiliki daya respon yang
cepat maka pasien akan puas dengan pelayanan tersebut (Parasuraman, 2001).
Pada tabel 6.5, diektahui bahwa nilai kepuasan pasien pada dimensi
Responsivness di RSU Kota Tangerang Selatan adalah 81,9%, hal itu menunjukan
bahwa pelayanan distribusi berkas rekam medis di RSU Kota Tangerang Selatan
108
belum memuaskan pasien. Hal ini dikarenakan masih banyaknya masalah yang
berada di ruang penyimpanan rekam medis, berkas hilang dan ruang rekam medis
yang berjauhan dengan lantai poliklinik.
Pada tabel 6.5 menunjukan bahwa kepuasan pasien pada dimensi
responsiveness di RSIA Kemang Medical Care adalah 95,6% dari target 95,3%.
Hal ini menunjukan pasien merasa puas dengan dimensi responsiveness pada
pelayanan rekam medis di RSIA Kemang Medical Care. Dimensi responsiveness
di RSIA Kemang Medical Care memiliki nilai kepuasan yang tinggi dikarenakan
penyimpanan di RSIA Kemang Medical Care sudah baik dengan menggunakan
kode warna, terdapat Penanggung Jawab (PJ) per rak berkas rekam medis, hal ini
dimaksudkan agar PJ dapat mengetahui alur setiap berkas yang keluar dari raknya,
sehingga ketika berkas hilang maka PJ akan mencarinya.
D. Dimensi Assurance (Kejelasan)
Bentuk kepastian dari suatu pelayanan sangat ditentukan oleh jaminan dari
petugas yang memberikan pelayanan, sehingga orang yang menerima pelayanan
merasa puas dan yakin bahwa segala bentuk urusan yang dilakukan dengan tuntas
dan cepat, tepat, mudah serta lancar (Parasuraman, 2001). Pada tabel 6.5, nilai
kepuasan dimensi assurance di Bag. Rekam Medis RSU Kota Tangerang Selatan
sebesar 83,5% dari target 90%%, sehingga pelayanan tersebut belum memuaskan.
Hal ini dikarenakan terdapat beberapa pasien yang tidak diberikan kejelasan
mengenai status berkas rekam medisnya ketika pasien tersebut sudah menunggu
lama di ruang tunggu poliklinik.
Pada tabel 6.5, nilai kepuasan Bag. Rekam Medis di RSIA Kemang Medical
Care sebesar 96% dari target 90%. Hal ini menunjukan bahwa dimensi assurance /
kejelasan sudah memuaskan di RSIA Kemang Medical Care. Hal ini dikarenakan
109
berkas selalu cepat di distribusikan oleh petugas rekam medis dan status berkas
jelas ekspedisinya, sebab Bag. Rekam Medis memiliki buku khusus ekspedisi
apabila berkas rekam medis pasien di pinjam oleh dokter/pihak eksternal dan
berkas berada di rawat inap.
E. Dimensi Empaty (Empati)
Empati merupakan suatu perhatian, keseriusan, simpatik, pengertian dan
keterlibatan pihak-pihak yang berkepentingan dengan pelayanan yang diberikan
oleh petugas. Pelayanan akan berjalan dengan lancar dan berkualitas apabila
setiap pihak yang berkepentingan memiliki rasa empati dalam menyelesaikan
urusannya (Parasuraman, 2001). Pada tabel 6.5, menunjukan bahwa dimensi
empathy di Bag. Rekam Medis RSU Kota Tangerang Selatan belum memuaskan
pasien dengan nilai sebesar 84,1% dari target 90%. Hal ini dikarenakan petugas
rekam medis kurang komukasi dengan pasien, setelah petugas rekam medis
mengantarkan berkas, petugas tersebut langsung kembali ke ruang rekam medis.
Pada tabel 6.5, menunjukan bahwa nilai pada dimensi empathy di Bag. Rekam
Medis RSIA Kemang Medical Care belum memuaskan dengan nilai sebesar
94,7% dari target 90%. Hal ini dikarenakan terdapat beberapa petugas rekam
medis yang dekat dengan pasien dan selalu menanyakan masalah-masalah yang
ada pada berkas pasien, petugas tersebut biasanya mencatat nomor rekam medis
pasien yang sudah menunggu lama kemudian petugas tersebut mencarinya.
110
BAB VII
SIMPULAN DAN SARAN
7.1 Simpulan
1. Sumber Daya Manusia (SDM) di Bag. Rekam Medis RSU Kota Tangerang
Selatan dan RSIA Kemang Medical Care masing-masing jumlahnya berbeda, di
RSU Kota Tangerang Selatan berjumlah 14 orang, sedangkan di RSIA Kemang
Medical Care sebanyak 10 orang.
2. Perencanaan keuangan di RSU Kota Tangerang Selatan dan RSIA Kemang
Medical Care memiliki kesamaan yakni merencanakan anggaran untuk 1 tahun
ke depan, namun di RSIA Kemang Medical Care memiliki dana khusus untuk
pelatihan petugas rekam medis.
3. Metode yang digunakan di Bag. Rekam Medis RSU Kota Tangerang Selatan
adalah mengikuti juknis rekam medis nasional, sedangkan Bag. Rekam Medis
RSIA Kemang Medical Care adalah menggunakan Lean Management dengan
inovasi Visual Management.
4. Mesin dan Material yang digunakan di RSU Kota Tangerang Selatan dan RSIA
Kemang Medical Care tidak jauh berbeda karena menereapkan sistem rekam
medis manual yang membutuhkan tracer dan berkas rekam medis.
5. Proses penyimpanan yang dilakukan di Bag. Rekam Medis RSU Kota Tangerang
Selatan dan RSIA Kemang Medical menggunakan sistem sentralisasi, namun
yang membedakan antara proses penyimpanan di RSU Kota Tangerang Selatan
dan RSIA Kemang Medical Care adalah di Bag. Rekam Medis RSIA Kemang
Medical Care menggunakan Kode Warna dan Penanggung Jawab Rak.
111
6. Indikator Informed Concent di RSU Kota Tangerang Selatan belum mencapai
target dimana nilai Informed Concent nya adalah 98,1% dari target 100%,
sedangkan RSIA Kemang Medical Care sudah mencapai target dengan nilai
sebesar 100%.
7. Waktu distribusi berkas rekam medis yang dibutuhkan di RSU Kota Tangerang
Selatan adalah 27 menit/berkas dengan rata-rata pasien rawat jalan sebanyak 118
pasien, sedangkan di RSIA Kemang Medical Care membutuhkan waktu 8
menit/berkas.
8. Kepuasan pelanggan terhadap pelayanan rekam medis di RSU Kota Tangerang
Selatan sebesar 84,1%, sedangkan di RSIA Kemang Medical Care adalah sebesar
95,3%. Beradsarkan Permenkes No. 129 Tahun 2008 Tentang SPM Rumah Sakit
Standar kepuasan pasien untuk pelayanan rekam medis rawat jalan adalah ≥ 90%,
sehingga pelayanan rekam medis di RSU Kota Tangerang Selatan belum
memuaskan, sedangkan pelayanan rekam medis di RSIA Kemang Medical Care
sudah memuaskan.
7.2 Saran
7.2.1 Bagi Peneliti
a. Peneliti perlu meningkatkan pengetahuan di bidang Lean Hospital dan
implementasinya di beberapa unit rumah sakit seperti unit rekam
medis.
b. Peneliti perlu melakukan penelitian mengenai beberapa metode yang
digunakan di rumah sakit di Indonesia seperti Lean, BSC (Balance
Score Card), ISO dan KARS.
112
7.2.2 Bagi RSU Kota Tangerang Selatan
a. RSU Kota Tangerang Selatan perlu meningkatkan kualitas di unit
rekam medis agar tercapai kepuasan pasien diatas 90%.
b. RSU Kota Tangerang Selatan perlu meningkatkan kualitas SDM di
Unit Rekam Medis dengan mengadakan pelatihan.
c. RSU Kota Tangerang Selatan perlu mempersingkat waktu distribusi
berkas rekam medis dengan mengurangi waste (kesalahan) di Bag.
Rekam Medis.
7.2.3 Bagi RSIA Kemang Medical Care
a. RSIA Kemang Medical Care perlu mensosialisasikan manfaat Lean
Hospital kepada rumah sakit di Indonesia agar tercipta peningkatan
pelayanan kesehatan.
b. RSIA Kemang Medical Care perlu membuat alternative jalur distribusi
berkas pasien selain menggunakan lift.
DAFTAR PUSTAKA
Adellia, Yolla, Nasir Widha Setyanto, Ceria Farela Mada Pendekatan Lean Healthcare Untuk
Meminimasi Waste di Rumah Sakit Islam Unisma Malang. Jurnal; Universitas
Brawijaya.Gaspersz, Vincent (2012) All in One Integrated Total Quality Talen
Management. Penerbit Gramedia; Jakarta.
Assauri, Sofjan (2004). Manajemen Produksi dan Operasi. Lembaga Penerbit Fakultas
Ekonomi Universitas Indonesia.
Azwar, Azrul (1996). Menjaga Mutu Pelayanan Kesehatan. Sinar Harapan; Jakarta.
Badan Pusat Statistik Kota Tangerang Selatan (2016). Kota Tangerang Selatan dalam Angka.
BPS; Tangerang Selatan.
Departemen Kesehatan RI (1989) Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
66/Menkes/SK/II/1987 Tentang Pola Tarif Rumah Sakit Pemerintah. Depkes RI;
Jakarta.
Departemen Kesehatan RI (1989) Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
749a/Menkes/Per/XII/1989 Tentang Rekam Medis. Depkes RI; Jakarta.
Departemen Kesehatan RI (1991) Pokok-pokok Pedoman Arsitektur Medik Rumah Sakit
Kelas C. Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik; Jakarta.
Departemen Kesehatan RI (1991). Surat Keputusan Direktorat Jendral Pelayanan Medik No.
78 Tahun 1991 Tentang Penyelenggaraan Rekam Medis. Depkes RI; Jakarta.
Departemen Keputusan RI (2007) Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
377/Menkes/SK/III/2007 Tentang Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi
Kesehatan.
Departemen Kesehatan RI (2008). Permenkes No. 129/Menkes/SK/II/2008 Tentang Standar
Pelayanan Minimal Rumah Sakit. Depkes RI; Jakarta
Departemen Kesehatan RI (2008) Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
269/Menkes/Per/III/2008 Tentang Rekam Medis. Depkes RI; Jakarta.
Dumadi (2013). Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Penurunan Jumlah Kunjungan Pasien
Rawat Inap di Rumah Sakit Pelni Jakarta. Tesis; Universitas Esa Unggul Jakarta.
Gerson, Richard F (2004). Mengukur Kepuasan Pelanggan. PPM; Jakarta.
Gibson dkk (1987). Organisasi: Perilaku, Struktur, Proses Edisi Kelima Jilid 2. Alih Bahasa
Savitry. Soekrisno dkk. Erlangga; Jakarta.
Graban, M. (2009). Lean Hospital. CRC Press; New York.
Habibi, Mustainul (2012). Hubungan Waktu Pelayanan Rekam Medis di TPPRJ Dengan
Kepusan Pasien Poliklinik Bedah di Rumah Sakit Umum Dr. Saiful Anwar
Malang Tahun 2012. Naskah Publikasi; Universitas Muhammadiyah Surakarta.
Hafizurrachman (2004). Pengukuran Kepuasan Suatu Institusi Kesehatan. Majalah
Kedokteran Indonesia; Jakarta.
Hatta. Gemala (2008) Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan
Kesehatan Revisi 2010; Jakarta.
Hasanbasri, Mubasysyir. (2007). Pendekatan Sistem dalam Perencanaan Program Daerah.
Jurnal Volume 10 Hal. 56-63; UGM Yogyakarta.
Huffman, Edna K. (1994) Health Information Management. Physician Record Company,
Berwyn, Illionois.
Jumlah Kunjungan Pasien di RSU Kota Tangerang Selatan. Diakses melalui Situs
findthebest.co.id Pada Tanggal 10 April 2017.
Kotler, Philip (2007). Manajemen Pemasaran Jilid 2 Edisi 12. PT Indeks; New Jersey.
Kurniawan, Agung (2005). Transformasi Pelayanan Publik. Pembaharuan; Yogyakarta.
Kusmawati, Mira. Pengaruh Pelayanan Rekam Medik Rawat Jalan Terhadap Kepuasan
Pasien Umum di UPTD Puskesmas DTPD Kawali Kabupaten Ciamis. Jurnal;
Universitas Galuh.
Leboeuf, Michael (1992) Memenangkan dan Memelihara Pelanggan. PT Pustaka Tangga;
Jakarta.
Lubis, S.M. Hari & Huseini, Martini (1987) Teori Organisasi: Suatu Pendekatan Marko.
Pusat Antar Universitas Ilmu-Ilmu Sosial; Jakarta.
Maimuna, Madina. (2015). Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Distribusi Berkas Rekam
Medis Rawat Jalan di RSUD Cibinong Tahun 2015. Jurnal; Universitas Indonesia.
Manajemen Lean. Diakses melalui situs www.rspelni.co.id pada tanggal 10 April 2017.
Metharitis, Amanda (2010). Hubungan Tingkat Kepuasan Pasien Dengan Karakteristik
Pasien di Instalasi Rawat Jalan RSUP Persahabatan Jakarta Tahun 2010.
Skripsi; Universitas Indonesia.
Parasuraman, A. Valerie, 2001. (Diterjemahkan oleh Sutanto) Delivering Quality Service.
The Free Press, New York.
Pemerintah Republik Indonesia. Undang-Undang Republik Indonesia No. 44 Tahun 2009
Tentang Rumah Sakit.
Rasidah, Ainur (2013) Efektivitas Penggunaan Penyeberangan Ferry Tradisional. E-Journal
Sosiologi.
Rustiyanto, Ery (2009) Etika Profesi: Perekam Medis Informasi Kesehatan, Yogyakarta.
Sangidu (2004). Metode Penelitian Sastra, Pendekatan Teori, Metode dan Kiat. Yogyakarta
UGM.
Sevilla, Consuelo G. dkk (1993). Pengantar Metode Penelitian. Penerbit Universitas
Indonesia; Jakarta.
Soejadi (1996). Pedoman Penilaian Rumah Sakit. Kartika Bina; Jakarta.
Siregar, Charles (2004) Rumah Sakit Teori dan Penerapan Cetakan I. Penerbit EGC; Jakarta
Supranto (2010). Statistik Teori dan Aplikasi. UI Press; Jakarta.
Tjahjanto, Adeline (2016). Metode Lean Thinking Untuk Meningkatkan Efisiensi Pelayanan
Rawat Jalan di Rumah Sakit Sumber Waras Ciwaringin Tahun 2015. Tesis;
Universitas Indonesia.
Umar, Husein (2005). Metode Penelitian untuk Skripsi dan Tesis Bisnis. PT Raja Grafindo
Persada; Jakarta
Wasetya, Dwiyani. (2012) Alur Proses Pelayanan Unit Rawat Jalan dengan
Mengaplikasikan Lean Hospital di RS Marinir Cilandak Tahun 2012. Tesis;
Universitas Indonesia
Wursanto (1991) Kearsipan I. Prentice Hall Inc; Yoyakarta
PEDOMAN WAWANCARA
INPUT DAN PROSES SISTEM REKAM MEDIS DI RSU KOTA TANGERANG
SELATAN
1. Input Sistem Rekam Medis
a. Berapa jumlah tenaga rekam medis di rumah sakit ?
b. Bagaimana kompetensi tenaga petugas rekam medis ?
c. Bagaimana alokasi dana untuk sistem rekam medis, apakah terdapat dana khusus
untuk unit rekam medis ?
d. Material atau bahan apa saja yang diperlukan untuk melakukan kegiatan di unit
rekam medis ?
e. Mesin apa saja yang diperlukan untuk melakukan kegiatan di unit rekam medis ?
f. Metode apa yang digunakan di unit rekam medis RSU Kota Tangerang Selatan
dalam melakukan aktivitasnya ?
g. Bagaimana kelebihan dan kelemahan metode tersebut ?
2. Proses Sistem Rekam Medis
a. Bagaimana alur dan mekanisme penyimpanan berkas rekam medis di RSU Kota
Tangerang Selatan ?
b. Hambatan apa saja yang terdapat pada proses penyimpanan ?
c. Apa saja kegiatan dalam mengolah berkas rekam medis di RSU Kota Tangerang
Selatan ?
d. Bagaimana proses penamaan dan pemberian nomor rekam medis pada pasien ?
e. Dalam mengolah berkas rekam medis apakah terdapat berkas rekam medis yang
tidak lengkap pengisiannya oleh tenaga medis ?
f. Apakah terdapat hambatan dalam proses koding berkas rekam medis ?
g. Bagaimana proses distribusi berkas rekam medis ?
h. Apa saja hambatan yang ditemukan selama proses distribusi ?
i. Apa saja factor-faktor yang mempengaruhi distribusi berkas rekam medis ?
PEDOMAN WAWANCARA
INPUT DAN PROSES SISTEM REKAM MEDIS DI RS KEMANG MEDICAL CARE
3. Input Sistem Rekam Medis
a) Berapa jumlah tenaga rekam medis di rumah sakit ?
b) Bagaimana kompetensi tenaga petugas rekam medis ?
c) Bagaimana alokasi dana untuk sistem rekam medis, apakah terdapat dana khusus
untuk unit rekam medis ?
d) Material atau bahan apa saja yang diperlukan untuk melakukan kegiatan di unit
rekam medis ?
e) Mesin apa saja yang diperlukan untuk melakukan kegiatan di unit rekam medis ?
f) Metode apa yang digunakan di unit rekam medis RS Kemang Medical Care dalam
melakukan aktivitasnya ?
g) Bagaimana kelebihan dan kelemahan metode tersebut ?
4. Proses Sistem Rekam Medis
a) Bagaimana alur dan mekanisme penyimpanan berkas rekam medis di RS Kemang
Medical Care ?
b) Hambatan apa saja yang terdapat pada proses penyimpanan ?
c) Apa saja kegiatan dalam mengolah berkas rekam medis di RS Kemang Medical
Care ?
d) Bagaimana proses penamaan dan pemberian nomor rekam medis pada pasien ?
e) Dalam mengolah berkas rekam medis apakah terdapat berkas rekam medis yang
tidak lengkap pengisiannya oleh tenaga medis ?
f) Apakah terdapat hambatan dalam proses koding berkas rekam medis ?
g) Bagaimana proses distribusi berkas rekam medis ?
h) Apa saja hambatan yang ditemukan selama proses distribusi ?
i) Apa saja factor-faktor yang mempengaruhi distribusi berkas rekam medis ?
Lampiran
KUESIONER
GAMBARAN KEPUASAN PASIEN PADA PELAYANAN REKAM MEDIS PASIEN
RAWAT JALAN DI RSU KOTA TANGERANG SELATAN DAN RSIA KEMANG
MEDICAL CARE
Kepada YTH :Bapak/Ibu/Sdr
Dalam rangka, penulisan skripsi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, saya Agung Tahfidzul
Iman Jurusan Kesehatan Masyarakat memohon dengan sangat kepada Bapak/Ibu/Sdr untuk
mengisi kuesioner yang telah disediakan.
Kuesioner ini bukan survey dari pihak manapun, maka dari itu Bapak/Ibu/Sdr tidak perlu
takut atau ragu-ragu dalam memberikan jawaban yang sebenarnya. Setiap jawaban yang
diberikan merupakan bantuan yang tidak ternilai harganya bagi penelitian ini, atas perhatian
dan bantuannya, saya mengucapkan terima kasih.
Apabila ditemukan ketidakjelasan atas kuesioner ini silahkan hubungi (WA) : 085929980305
– Agung Tahfidzul Iman
Jakarta, Oktober 2017
Agung Tahfidzul Iman
PETUNJUK PENGISIAN
1. Lingkari jawaban yang sesuai dengan perasaan pasien
2. Jawaban terdiri dari 5 pilihan dengan keterangan sebagai berikut :
STS = Sangat Tidak Setuju S = Setuju
TS = Tidak Setuju SS = Sangat Setuju
C = Cukup
I. Identitas Diri (Lingkari Jawaban)
Usia 1. ≤2 0 tahun
2. 21 – 30 tahun
3. 31 – 40 tahun
4. 41 – 50 tahun
5. ≥ 51 tahun
Jenis Kelamin 1. Laki-laki 2. Perempuan
Pendidikan
Terakhir
1. SD/sederajat
2. SLTP/sederajat
3. SMA/sederajat
4. Perguruan
tinggi
5. Lainnya…
Pekerjaan
Utama
1. PNS/TNI/Polri
2. Pegawai Swasta
3. Pelajar
4. IRT
5. Lainnya…
II. Harapan Bapak/Ibu/Sdr Terhadap Pelayanan Rekam Medis
Pernyataan
Tangibles (Penampilan Fisik)
STS TS C S SS KODING
(Diisi Peneliti)
1. Saya berharap bahwa petugas
rekam medis harus
berpenampilan rapi.
1 2 3 4 5
2. Saya berharap bahwa ruang
tunggu di pendaftaran harus
bersih dan nyaman
1 2 3 4 5
3. Saya berharap bahwa ruang
tunggu di poli harus bersih dan
nyaman.
1 2 3 4 5
Realibility (Kehandalan) STS TS C S SS
4. Saya berharap petugas rekam
medis handal dalam mengurus
berkas pasien.
1 2 3 4 5
5. Saya berharap petugas rekam
medis dapat menangani
keluhan pasien. 1 2 3 4 5
6. Saya berharap petugas rekam
medis tepat dalam 1 2 3 4 5
mendistribusikan berkas
pasien.
Responsiveness (Ketanggapan) STS TS C S SS
7. Saya berharap petugas rekam
medis cepat dalam mengurus
berkas rekam medis.
1 2 3 4 5
8. Saya berharap petugas rekam
medis cepat dalam mengatasi
keluhan pasien.
1 2 3 4 5
9. Saya berharap petugas rekam
medis harus cepat
mengantarkan /
mendistribusikan berkas rekam
medis
1 2 3 4 5
Assurance (Jaminan) STS TS C S SS
10. Saya berharap petugas rekam
medis menjelaskan status
berkas rekam medis milik saya.
1 2 3 4 5
11. Saya berharap petugas rekam
medis menjelaskan apabila
terjadi masalah pada berkas
rekam medis milik saya.
1 2 3 4 5
Empathy (Empati) STS TS C S SS
12. Saya berharap petugas rekam
medis bersikap ramah kepada
pasien.
1 2 3 4 5
III. Pendapat Pasien Terhadap Pelayanan Rekam Medis
Pernyataan
Tangibles (Penampilan Fisik)
STS TS C S SS KODING
(Diisi Peneliti)
1. Saya berpendapat bahwa
petugas rekam medis sudah
berpenampilan rapi.
1 2 3 4 5
2. Saya berpendapat bahwa ruang
tunggu di pendaftaran sudah
bersih dan nyaman
1 2 3 4 5
3. Saya berpendapat bahwa ruang
tunggu di poli sudah bersih dan
nyaman.
1 2 3 4 5
Realibility (Kehandalan) STS TS C S SS
4. Saya berpendapat bahwa
petugas rekam medis sudah
handal dalam mengurus berkas
pasien.
1 2 3 4 5
5. Saya berpendapat bahwa
petugas rekam medis sudah
dapat menangani keluhan
pasien.
1 2 3 4 5
6. Saya berpendapat bahwa
petugas rekam medis sudah
tepat dalam mendistribusikan
berkas pasien.
1 2 3 4 5
Responsiveness (Ketanggapan) STS TS C S SS
7. Saya berpendapat bahwa
petugas rekam medis sudah
cepat dalam mengurus berkas
rekam medis.
1 2 3 4 5
8. Saya berpendapat bahwa
petugas rekam medis sudah 1 2 3 4 5
cepat dalam mengatasi keluhan
pasien.
9. Saya berpendapat bahwa
petugas rekam medis sudah
cepat mengantarkan /
mendistribusikan berkas rekam
medis
1 2 3 4 5
Assurance (Jaminan) STS TS C S SS
10. Saya berpendapat bahwa
petugas rekam medis sudah
menjelaskan status berkas
rekam medis milik saya.
1 2 3 4 5
11. Saya berpendapat bahwa
petugas rekam medis sudah
menjelaskan apabila terjadi
masalah pada berkas rekam
medis milik saya.
1 2 3 4 5
Empathy (Empati) STS TS C S SS
12. Saya berpendapat bahwa
petugas rekam medis sudah
bersikap ramah kepada pasien.
1 2 3 4 5
IV. Waktu Tunggu dan Informed Concent Kepada Pasien
Waktu Tunggu KODING
Berapa lama anda harus
menunggu di ruang tunggu
poli ?
………………… Menit
Informed Concent
Apakah dokter meminta
persetujuan anda sebelum
mengambil tindakan
pengobatan ?
1. Ya 2. Tidak
Lampiran
Foto Ruang Penyimpanan Rekam Medis di RSU Kota Tangerang Selatan
Foto Ruang Penyimpanan Rekam Medis di RSIA Kemang Medical Care
Lampiran
Uji Validitas
No. Pertanyaan Nilai Validitas Kesimpulan
1 A1 0,823 Valid
2 A2 0,774 Valid
3 A3 0,701 Valid
4 A4 0,557 Valid
5 A5 0,685 Valid
6 A6 0,626 Valid
7 A7 0,535 Valid
8 A8 0,668 Valid
9 A9 0,535 Valid
10 A10 0,823 Valid
11 A11 0,832 Valid
12 A12 0,854 Valid
13 B1 0,899 Valid
14 B2 0,933 Valid
15 B3 0,933 Valid
16 B4 0,76 Valid
17 B5 0,829 Valid
18 B6 0,76 Valid
19 B7 0,396 Valid
20 B8 0,536 Valid
21 B9 0,536 Valid
22 B10 0,899 Valid
23 B11 0,935 Valid
24 B12 1 Valid
Uji Realibilitas
Reliability Statistics
Cronbach's
Alpha N of Items
,977 24
Item-Total Statistics
Scale Mean if
Item Deleted
Scale Variance
if Item Deleted
Corrected Item-
Total Correlation
Cronbach's
Alpha if Item
Deleted
A1 106,23 107,564 ,821 ,976
A2 106,30 105,941 ,836 ,976
A3 106,20 108,303 ,766 ,976
A4 106,27 107,789 ,779 ,976
A5 106,30 107,045 ,840 ,976
A6 106,23 108,116 ,763 ,976
A7 105,97 112,723 ,588 ,978
A8 106,00 112,000 ,598 ,977
A9 105,97 112,723 ,588 ,978
A10 106,23 107,151 ,864 ,976
A11 106,27 106,478 ,799 ,976
A12 106,30 105,597 ,781 ,976
B1 106,50 102,741 ,933 ,975
B2 106,47 102,257 ,964 ,975
B3 106,47 102,257 ,964 ,975
B4 106,43 103,220 ,886 ,975
B5 106,50 102,948 ,917 ,975
B6 106,43 103,220 ,886 ,975
B7 106,07 111,926 ,484 ,978
B8 106,10 111,197 ,535 ,978
B9 106,10 111,197 ,535 ,978
B10 106,43 102,392 ,950 ,975
B11 106,47 101,706 ,934 ,975
B12 106,47 101,913 ,919 ,975
TRANSKIP WAWANCARA
Nama Narasumber : Dessy
Kode Informan : Informan 1
Jabatan : Kepala Rekam Medis RSIA Kemang Medical Care
Tanggal : 16 Oktober 2017
P : Assalamu’alaikum bu, saya ingin wawancara mengenai, satu, input rekam medis seperti
sumber daya yang dimiliki. Nah pertama, jumlah tenaga medis di rekam medis ini berapa yah bu
?
N : ini yang rekam medisnya aja atau seluruhnya ? Soalnya kalo seluruhnya kita belum ada
datanya.
P : Rekam medis aja bu.
N : rekam medisnya aja, 1, 2,3.. 4.
P : 4 petugas bu ?
N : eehh.. 6 orang.
P : Ada struktur organisasinya bu ? Boleh saya minta strukturnya ?
N : Karena kita kan baru perubahan manajemen, itu belum ada yg resmi turun dari atas,
tapi kan otomatis struktur bagan berubah. Saya sudah buat tp karena atasnya belum mengiyakan
jadi belum bisa saya berikan. Kalo gambarannya aja sih bisa, jadi seperti ini.
P : Boleh saya poto bu ?
N : hmmmm…
P : Belum boleh di publish yah bu ?
N : Iya gitu
P : tapi sebenernya ada 3 bagian utama, distribusi dan penyimpanan. Pengolahan dan
koding. Jadi bu apakah kompetensinya disini rekam medis semua ?
N : Tidak, ada juga yang bukan rekam medis
P : menurut ibu itu masalah gak ?
N : sejauh ini sih belum masalah. Karena untuk disini kan mix yah, ada yg bukan
background rekam medis. Tp karena sudah berpengalaman jadi gak masalah.
P : Alokasi dana buat rekam medis mekanismenya kaya gimana yah bu ?
N : Alokasi dana maksudnya ?
P : maksudnya ada alokasi dna khusus gak buat rekam medis ?
N : Kalo untuk diklat ada anggarannya
P : Kalo keperluan lain seperti berkas dan logistic lainnya ?
N : kalo pengadaan alat kita biasanya lakukan perencanaan setahun sebelumnya. Jadi satu
tahun sebelumnya kita masukin anggaran. Tapi untuk masalah pengadaan itu nanti logistic yang
urus. Jadi setiap tahun kita ada perencanaan, mau ngapain, mau beli alat atau diklat kita
rencanain setahun sebelumnya.
P : Kalo buat material yang dibutuhkan apa saja bu disini ? Kalo di RS tangsel kan butuh
berkas untuk dianter ke tiap poli, kalo disini bagaimana yah ?
N : Sama disini juga, ketika ada pasien kita anter. Distribusinya masih manual juga.
P : Ada petugas khusus yang mengurus itu ?
N : Itu masuknya distribusi dan penyimpanan. Jadi ruangan ini 2 bagian ini.
P : Nanti saya boleh poto ruangannya aja bu ?
N : Iya boleh…
P :Kemuadian mesin yang digunakan apa saja bu ?
N : Kalo mesin.. kita kalo mesin Cuma printer, traser terus. Udah itu aja.
P : Kalo softwarenya bu ?
N : Kita beli ada vendornya. Tapi dari segi rekam medis masih jauh dari yg kita harapkan.
Jadi lebih ke keuangan, akuntansi keuangan. Hmmmm.. apa yah titik beratnya SIRS itu lebih ke
akuntasi keuangan. Belum terintegrasi seluruhnya.
P : Buat metode lean ini merasakan ada manfaat gak ? oh iya ibu disini sudah berapa
tahun yah ?
N : Disini mulai operasional sudah 2009, kalo bergabung di rekam medis 2011. Kalo awal
2009 kita justru kita menggunakan rekam medis elektronik.
P : Bagimana maksudnya bu ?
N : Jadi rekam medisnya elektronik, langsung ke poli. Pasien registrasi di admission nanti
pasiennya langsung ke poli, dokternya di SIRSnya ketik diagnosanya segala macem disitu, terus
nanti kami di rekam medis tinggal ngecek-ngecek aja. Kadang juga sudah di koding oleh
dokternya, jadi kami verifikasi
P : Kenapa berubah yah bu menjadi manual ?
N : ada pertimbangan dari manajemen, jadi eee… mungkin karena biaya lebih mahal jadi
diputuskan beralih ke manual.
P : tapi menurut ibu itu sama-sama efektif dan efisien ?
N : Ya elektronik yang lebih. Karena kalo elektronik gak ada yang namanya miss file,
keterlambatan distribusi, jadi real time. Pasiennya datang, berkasnya tinggal dibuka.
P : Kalo menurut ibu sistem manual ini kelebihannya apa bu ?
N : kelebihannya sistem manual ? saya kira kalo dibandingin dengan sistem elektronik gak
ada kelebihannya hehe.. justru manual lebih, human errornya lebih banyak.
P : hehe iya sih bu saya juga merasakan di RS Tangsel, tapi mungkin biayanya lebih
murah yah bu ?
N : Kalo itu, iya. Karena elektronik itu teknologi. Teknologi pasti mahal. Tapi kan akurasi
datanya pasti jauh.
P : Itu waktu pake sistem elektronik itu sudah menggunakan sistem lean bu ?
N : Ngga. Belum. Kan elektronik kita gak ada penyimpanan. Jadi kita waktu itu buat ranap
yg manual, untuk pasien rawat jalan di database, gak ada penyimpanan manual.
P : Kalo alur sistem rekam medis di RS ini seperti apa bu ? Dari awal sampai akhir
N : Tahun lalu, admissions, kita sebut pendaftaran, itu satu unit dengan rekam medis, jadi
proses di admissions itu sama dengan proses di rekam medis, tapi dengan perubahan
manajemen, tahun ini berubah, admissions ada dibawah marketing. Jadi untuk alur pendaftaran,
pendaftaran itu dilakukan oleh admissions, oleh unit marketing. Mereka yahh sama, tapi
persisnya gatau, tapi pas saya pegang dulu, proses pendaftarannya ya kita bagi ada pasien baru
dan pasien lama. Kalo pasien baru biasa, mengisi identitas pasien, nanti oleh petugas di search
dulu apakah ini pasien belum pernah berobat kesini, atau dia sudah pernah kesini tapi lupa.
Kalo memang baru berobat kesini, nanti dimasukan ke database dan memiliki nomor rekam
medis. Setelah memiliki nomor rekam medis, nanti berkas diantar ke poli, setelah selesai
berobat, berkas di swiping oleh petugas rekam medis kemudian di assembling kemudian di sortir
dan filling.
P : pernah ada kendala bu ? Seperti salah distribusi, keterlambatan atau hilang berkas ?
N : Kalo ilang tidak, tapi karena dia belum kembali ke ruangan, karena semapat rak itu
penuh, pernah salah simpen
P : Jadi mencarinya aja yah bu yang susah karena salah simpan ?
N : Iya, kendala lainnya
P : Iya, kendala lain … kalo waktu distribusinya berapa menit yah bu ?
N : masih standar lama sih 10 menit, karena apa.. kondisi kita ada di basemant, kita
mnggunakan lift. Transportasi satu-satunya Cuma lift dan menggunakan lift ini juga lumayan
lama waktu tunggunya. Poli klinik ada di lantai dasar dan lantai . eeee.. apa namanya waktu
pengantarannya agak lama, makanya kita bikin sistem a pointmen, jadi kita menghimbau pasien-
pasien itu menelepon sebelum berobat kesini, janji untuk tanggal berapa, jadi 15 menit sebelum
dokter mulai praktik kita akan antarkan berkas tersebut, jadi antisipasinya memotng waktu
tunggu dengan sistem a pointmen.
P : Buat proses penamaan dan pemberian nomor pasien itu seperti apa bu ?
N :Jadi kalo penomoran kita integrated, dari admissions akan keluar nomor rekam medis, 6
digit, untuk pasien baru ini keluar, belum ada masih polos, kalo udah turun ke rekam medis akan
kita assembling, beri nama, kasih label warna, stempel menggunakan tehnik visual management.
Visual management itu memberikan kode warna pada berkas rekam medis, tujuannya sih untuk
penyimpanan biar gak salah nyimpen, selain itu kita juga ada penanggung jawab tiap loker, biar
1 loker yang tanggung jawab itu orang yg bersangkutan.
P : Buat penomoran itu ada metode khusus gak ? Kalo di rumah sakit tangsel itu straight
numeric
N : Kalo disini unit numbering, jadi satu pasien punya satu berkas rekam medis untuk
seumur hidup selama pasien itu menjadi pasien kita. Makanya kita selalu sort pasien baru,
karena supaya jangan satu pasien punya lebih dari satu berkas.
P : Waktu ibu melakukan sortir berkas rekam medis, ada gak data berkas yang tidak
lengkap, misalnya ada berkas yang tidak diberikan oleh dokter ?
N : Kalo itu kita gabisa tahu, karena kita gatau prosesnya di poli pada saat assembling.
Kita Cuma menyusun kronologisnya aja. Jadi kita gak sampai cek satu satu. Turun ke kita ada
resep yang gak ditempel, nanti kita temple, tapi kalo ada yang hilang itu kita gatau.
P : Kalo sistem penyimpanannya pakai metode apa bu ?
N : terminal digit..
P : Untuk proses koding ada hambatan bu ?
N : Selam ini gak terlalu, karena kodingnya kita kan lebih banyak ANC, periksa hamil dan
imunisasi, jadi tidak macam-macam seperti RSU. Kalo pun kita gabisa baca, ya biasanya kita
kembalikan ke dokternya sih kita tanyakan ini apa maksudnya.
P : Ibu tadi bilang distribusinya paling lama 10 menit yah bu ?
N : Iya..
P : Tadi juga ibu bilang hambatannya Cuma jarak antara rekam medis dengan poli, waktu
distribusi, untuk mengatasi itu melakukan sistem a point men, untuk mengurangi waktu tunggu.
Menurut ibu factor-faktor yang dapat mempengaruhi waktu tunggu itu apa yah bu, supaya lebih
cepat.
N : idealnya sih rekam medis itu berada bersama-sama dengan pendaftaran dan poli,
paling tidak satu area, jadi distribusinya cepat. Ya ini kan malah pendaftaran jadi beda unit, kita
di basement, poli kliniknya ada di lantai dasar dan lantai 5. Sama sebenernya sih paling enak
adalah medical record electronic, kalo dengan itu segala permasalahan gakan ada, disisi filling,
gak ada filling manual, kita gabutuh ruang penyimpanan, karena semuanya masuk database,
kemudian distribusi, pasti real timegakan nunggu. Waktu tunggunya 0, miss file gakan ada, dan
akan mudah dibaca.
TRANSKIP WAWANCARA
Nama Narasumber : Ardi
Kode Informan : Informan 2
Jabatan : Staff Ruang Penyimpanan Rekam Medis RSIA Kemang Medical Care
Tanggal : 16 Oktober 2017
P : Assalamu’alaikum pak, saya Agung Tahfidzul Iman mohon izin melakukan wawancara
mengenai penerapan Lean Hospital di RS Kemang khususnya di ruang penyimpanan rekam
medis ini.
N : Iya.
P : Menurut bapak dengan adanya lean ini membantu gak pak dalam proses rekam medis ?
N : Iya jadi mempermudah petugas untuk menyimpan dan mencari berkas di ruang
penyimpanan ini.
P : Seperti apa pak contohnya ?
N : Misalnya dengan adanya visual management, itu bikin petugas gampang nyimpen
berkasnya.
P : Visual management maksudnya apa pak ?
N : Maksudnya konsep yang diterapkan di lean yang fungsinya mengurangi kesalahan, kalo
di rs kemang menggunakan kode warna yang ditempel di berkas rekam medis. Warna-warnanya
sudah ditetapkan oleh manajemen nih kaya gini. Kode warna ini disesuaikan juga dengan nomor
rekam medis pasien.
P : Kode warna ini digunakan hanya untuk berkas rekam medis ?
N : Ngga ko, di RS Kemang Medical Care ini semua pelayanan menerapkan lean, hingga
yang paling kecil seperti saklar lampu kita kodein warnanya. Tujuannya sih biar hemat.
P : Oh iya pak, selain itu bagaimana lagi pak penerapan lean di RS Kemang ?
N : Biar kita gak kesulitan mencari berkas, kita adain PJ di rak ini dengan tujuan kalo ada
berkas yang hilang di rak ini yang jadi PJ bisa tau kemana berkas tersebut. Hal ini juga
ngebantu pelaksanaan perekam medisan biar lebih cepat.
P : Baik pak, kalo kendala menurut bapak apa pak untuk rekam medis di rumah sakit ini ?
N : Kalo kendala sih gak terlalu banyak, Cuma akses buat mendistribusikan berkas
mungkin, karena kita kan di basement, askes satu-satunya ke ruang poli di lantai atas itu Cuma
ada lift, yg gawat kalo pasien lagi penuh, nah agak lama jadi nunggu lift naiknya.
P : Oke pak, terimakasih yah pak.
TRANSKIP WAWANCARA
Nama Narasumber : Desy
Kode Informan : Informan 1
Jabatan : Kepala Rekam Medis di RSIA Kemang Medical Care
Tanggal : 29 November 2017
P : Assalamu’alaikum bu, saya mau minta waktunya untuk mengetahui jumlah kunjungan
pasien di RS kemang di pasien rawat jalan
N : Pasien rawat jalan yah, pasien rawat jalan itu terdiri dari poliklinik dan UGD jadi, kita
ambil bulannya dari bulan agustus, agustus itu 7.723
P : Itu bukanya dari senin sampe minggu ?
N : Senin sampe minggu, ini kita ngerekap semua berdasarkan semua sensus yang masuk.
7723, ditambah 7037 ditambah 7173. 21433 dibagi 3 jadi sama dengan 7.144 ini perbulan. Kalo
perhari berarti dibagi 30 jadi 238. 238 per hari. Gini (menunjukan kertas).ini kan hari minggu
kita hitung, walaupun hari minggu gak terlalu banyak pasiennya.
P : yang paling banyak hari apa bu ?
N : hari sabtu bisa sampe 400, 390 sekian. Pokonya rangenya antara 390 sampe 400 an.
Kalo hari minggu paling 20 an. Makanya kalo dibagi 30 hari gak terlalu ini yah. Karena hari
minggunya pasiennya gak terlalau banyak. Tapi hari minggu ini udah berkontribusi juga.
P : Oke bu siap
TRANSKIP WAWANCARA
Nama Narasumber 1 : Janu Asmunandar, Amd RMIK
Nama Narasumber 2 : Ida Kurnia Sari, Amd RMIK
Kode Informan : Janu Asmunandar (Informan 1)
: Ida Kurnia Sari (Informan 3)
Jabatan : Kepala Bagian dan Staff Pelaksana Rekam Medis RSU Kota Tangerang
Selatan
Tanggal : 26 Agustus 2017
A : Assalamu’alaikum pak janu, saya mau lanjut wawancara sekarang mengenai output
pak, apakah bisa pak ?
B : Iya boleh
A : A janu maaf yah, kan setiap pelayanan itu harus ada target yang dicapai, kalo saya
melihat di kebijakan permenkes nomor 169 tahun 2008 tentang SPM rekam medis ada
empat indicator yang harus dicapai. Satu, kelengkapan berkas rekam medis setelah
selesai pelayanan, yang kedua, kelengkapan informed consent setelah mendapat
pelayanan, yang ketiga, waktu distribusi berkas rekam medis rawat jalan ke poliklinik
adalah tidak lebih dari 10 menit, kemudian yang keempat, distribusi berkas rekam medis
rawat inap tidak lebih dari 15 menit. Penjelasan indicator yang kesatu adalah
kelengkapan berkas rekam medis itu ada identitas pasien, anamnesis, rencana asuhan,
tindak lanjut asuhan dan resume. Kelima ini ada gak dalam berkas rekam medis di RSU
?
B : Itu indicator gitu yah ?
A : Iya pak di kebijakan tersebut harus 100%. Tapi tergantung jumlah sampel berkas yang
di survey. Di kebijakan tersebut mengatakan bahwa harus 100 berkas di survey
kelengkapannya.
B : Yang ngerjain itu tuh mbak kania. Analisis kuantitatif, kita analisis nya kualitatif
karena kalo kuantitatif kita gak ngerjain karena itu larinya ke medis, kalo kualitatif
kelengkapannya aja diisi atau ngga.
A : Tapi disini pelayanannya kualitatif ?
B : Di kita kualitatif berarti, analisa kualitatif untuk melihat kelengkapan.
A : Bedanya apa ?
B : Kalo kualitatif itu dilihat dari lengkap ngganya, kalo kuantitatif dilihat dari bener
ngganya.
A : Kalo yang manajemen rekam medis ini kualitatif ?
B : Kita kuantitatif, dilihat dari bener ngga nya.
A : Nah menurut bapak kelima hal itu udah lengkap belum ?
B : Belum, belum 100%.
A : Kendalanya apa yah pak ?
B : Yah kalo saya pribadi sih dari kepedulian, apa.. petugas medis melengkapi berkas
rekam medis, yang keduanya apa yah… tidak peduli berarti.
A : ini sifatnya wajib gak pak ?
B : Sebenernya mah wajib tapi ada perasaan gak peduli
A : ini maksudnya tenaga medis itu dokter yah pak ?
B : Bisa dokter bisa perawat,
A : Terus yang kedua pak, tentang informed consent nah itu di rekam medis pernah gak
men-survey pasien yang sudah ke dokter apakah dokter memberikan informed concent ?
B : Kalo dari kita ngga, kita lebih ke dokumen lihatnya. Da informed concent mah terisi
yah selama ini mah ?
C : heeh ke isi. Kalo ada tindakan aja sih.
A : itu 100% gak pak ?
C : Untuk angkanya kamu tanya ke mbak kania. Kalo dari kita mah rasanya udah diatas
rata-rata, cuma kalo mau tau angkanya tanya ke mbak kania.
A : Nah pak untuk indicator ketiga kan distribusi rekam medis tidak lebih dari 10 menit.
Nah itu pernah ada yang analisis belum pak ?
B : Dari rekam medis pribadi sih belum ada. Cuma dari bagian manajemen mah ada cuma
kita mah gatau hasilnya gimana.
A : Itu bagian apa pak yang melakukan analisis nya ?
B : Itu sih katanya bagian keperawatan dokter shinta dulu, terus bu umi. Apa sih saya
gatau namanya
A : Bu umi diklat ?
B : Iya, mungkin itu bagian akreditasi.
A : Menurut bapak sudah belum 10 menit ?
B : Kalo dari penglihatan saya mah distribusi mah sudah 10 menit, kalo dari kita pribadi
mah, sudah sesuai. Kamu ngeliatnya gimana ?
A : Iya baik cuma ada kendala-kendala
B : Mungkin dari satu dua berkas yang gak ditemukan, sama system kita gak mendukung.
Harusnya itu ketika pasien berobat terus daftar nih pas udah didaftarin itu seharusnya
otomatis langsung nge-print ke rekam medis. Keluar tuh nomornya jadi bukan kita yang
nge-print, itu harusnya, sehingga untuk pasien-pasien yang terlewat itu minim. Kalo kita
yag nge-print nih pasti ada aja yang kelewat.
A : Kan tadi pasien daftar.....
B : Heeh. Sistemnya itu harusnya ketika si pendaftaran mendaftarkan pasien seharusnya
data yang didaftarkan langsung nge-print kesini langsung otomats keluar sehingga waktu
itu kan bisa ke buang cuma karena nunggu itu. Langsung mencari gitu bukan nge-print-
in.
A : Jadi menurut bapak sistemnya masih kurang baik ?
B : Iya sistemnya masih kurang seharusnya otomatis.
A : Selain itu ada lagi gak pak. Itu kan factor-faktor yang tidak mendukung, ada lagi gak
pak ?
B : Kayanya cuma itu sih, selebihnya mah. Apa lagi da ?
C : Apa ?
B : Yang membuat keterlambatan.
A : Tadi kan kata kak janu sistemnya kurang baik.
C : Karena tempatnya, karena kita kan dari pelayannya jauh.
B : Iya letak rekam medis tuh jauh dari inia,. Pelayanan.. sama poli-poli
C : Jadi harus turun.
B : Jadi yang misalnya bias dalam waktu singkat karena jauh jadi kebuang waktunya. Dari
sini ke bawah aja bias 10 menit.
A : Kalo dari SDM nya pak gak ada masalah ?
B : Da ?
C : hehe…
B : Ya mungkin rata-rata lah. SDM nya mah rata-rata.
A : Jadi kalo misalnya kesalahan penyimpanan gitu pak shift sore menyimpannya salah kan
itu bias menghambat pencarian berkas.
B : Kalo misalkan itu sih kita evaluasi
A : Sering pak ngelakuin evaluasi internal pak ?
B : Sering kita ngelakuin evaluasi internal, nyari solusi bareng-bareng, nah sekarang yang
dilakuin tuh hari sabtu di minggu kedua setiap bulannya. Kita nyari berkas-brkas yang
gak ketemu.
A : oke siip, terus kalo penyediaan berkas rekam medis rawat inap tidak lebih dari 15 menit
gimana pak ?
B : Kalo rawat inap bukan kita. Jadi kita cuman nganter ke IGD. Apakah dari IGD itu
dirawat atau pulang itu dari bagian IGD nya.
A : Tapi itu nganter ke IGD nya baik gak pak ?
B : Kalo rawat inap bukan kita. Jadi kita cuman nganter ke IGD. Apakah dari IGD itu
dirawat atau pulang itu dari bagian IGD nya..
A : Jadi kesimpulannya yah pak dari keempat indicator itu, satu, kelengkapan berkas
rekam medis itu belum 100%, yang kedua, kelengkapan informed concent setelah
mendapat informasi yang jelas belum diketahui datanya, cuman di dokumen ada
informed concent tapi belum pernah dilakukan survey, kemudian waktu penyediaan
berkas rekam medis tidak lebih dari 10 menit itu sudah sesuai, cuma ada beberapa
kendala, misalnya dokumen yang hilang. Kemudian waktu penyediaan berkas rekam
medis itu kepada rawat inap itu diserahkan ke IGD.
B : Heeh..
TRANSKIP WAWANCARA
Nama Narasumber : Diana Puspita, Amd RMIK
Kode Informan : Informan 2
Jabatan : Staff Pelaporan Bagian Rekam Medis RSU Kota Tangerang Selatan
Tanggal : 25 Agustus 2017
Kode A : Pewawancara
B : Narasumber
A : Assalamu’alaikum kak Diana, saya ingin melakukan wawancara dengan ka Diana
terkait input, apakah ka Diana bersedia ?
B : Iya lanjut.
A : Bagaimana rekruitmen SDM untuk masuk ke bagian rekam medis ?
B : Kayanya dulu cuma wawancara gak pake tes.
A : Dulu gak ada tes ?
B : Gak ada, jadi rekrutmennya itu cuma wawancara, karena waktu itu lagi susah nyari
petugas rm nya. Kamu udah makan ?
A : Santai teh.. Terus menurut teteh cukup gak kapasitas dan jumlah petugas rekam medis
sekarang ?
B : secara jumlah cukup.
A : gak berlebih ?
B : berlebih sih sebenernya. Cuma kan ada keterbatasan, maaf yah.. kita punya petugas rm
gak semua kan, ada yang gabisa ngelakuin tugas rm, ya kan ada yang lulusan SMA, terus
gak ada semua yang ikut pelatihan.
A : nah terus nyambung nih teh ke kualitas petugasnya, ada gak pelatihan rm selama kaka
disini ?
B : Gak, gak ada. Ada pak iqbal dan pak irwan pernah dapet pelatihan tapi waktu mereka
kerja di rumah sakit sebelum di rumah sakit ini. Kita belum pernah adain, Cuma paling
seminar.
A : Kalo yang D3 sudah paham tentang ilmu rekam medis ?
B : Iyalah kalo yang D3 sudah ada uji kom, sertifikat.
A : Walaupun sudah dapet ilmunya, kaka merasa butuh gak pelatihan tersebut ?
B : Iya butuh.
A : Nyambung ke yang lain yah teh, mesin nih , kemarin kan ada kejadian ada prinet yang
rusak, apakah ada pemeliharaan rutin untuk mesin di rekam medis atau hanya diperbaiki
ketika terjadi masalah ?
B : Oh jadwal pemeliharaan yah, kalo kita tuh jadwal pemeliharaan kalo ada trouble
doang, apalagi mesin fotokopi nih kan butuh orang yang ahli maintenance nya dari luar.
Jadi kalo ada masalah doang kita panggil. Kalo system jaringan mereka suka di cek in
tapi gak rutin.
A : Gak pernah minta ke atas untuk diperbaiki ?
B : Udah tapi kita kan pemerintah yah jadi semuanya ada aturannya kalo penagjuan itu
disamain dulu sama dana. Kalo dana ada oke tapi kalo gak ada di pending dulu.
Sebenernya kan rs ini udah BLU bias sih ditalangin dulu tapi karena pejabatnya baru di
rombak jadi belum bias diproses.
A : Terus masuk ke metode yah teh, rekam medis ini kan kata ka janu gak ada kebijakan
dari atas, belum ada kebijakan alurnya, Cuma kata ka janu kita mengikuti kebiasaan
dari sebelumnya, itu kan metode kaya gitu efektif gak ?
B : Kalo kita kan alur penerimaan pasien di pelayanan rekam medis kita ngacu ke
petunjuk teknis pelayanan rekam medis, kita tuh ngacunya kesana, kalo kementrian udah
netapin kita ikutin kan yah.
A : Nah jadi dari kebijakan pemerintah langsung ke rekam medis , manajemen belum
ngeluarin ?
B : Jadi beruntung sih karena ada akreditasi ini kan jadi di godok kan semuanya sekang
tuh lagi proses, kebijikan, SOP semuanya lagi diproses. Mungkin dulu ada SOP tapi
belum di sah in.
A : Kira-kira kapan yah itu di sah kannya ?
B : Kayanya bentar lagi deh. A janu itu yang megang SOP nya.
A : Iya katanya kan ka janu udah bikin tapi belum di sah in. Maksud saya biar jelas gitu ka
kan selama ini saya ngerasanya ada miss com antara rekam medis sama keperawatan,
apalagi masalah pengembalian berkas.
B : Bukannya kita gak mau ngambil tapi dari juknis bilang perawat yang balikin. Harusnya
di cek sama perawat bareng rekam medis jadi ada gak berkas yang balik dan gak balik.
A : Tanggung deh teh, satu lagi. Material ini kan kaya map itu suka gak ada. Itu kenapa teh
?
B : Kalo map itu, masalahnya pengadaan. Atuh da gimana yah rumah sakit negeri mah,
terbats sama dana itu deh yang paling bête. Jadi pengelolaan dana nya ada atau ngga.
Yang kedua karena pasiennya melonjak, yang ketiga karena kita belum punya system
eee… system op name . jadi kita rekam medis selaku user, nanya ke gudang. Pa rekam
medis sisanya berapa lagi yah ? itu tuh di cek nya manual. Kalo sistemnya baik kan
harusnya kita tau udah tersedia nya berapa lagi jadi bias di prediksi kapan habisnya.
Intinya kita belum punya system op name antara unit lain (integrasi).
A : Kalo kurangnya lemari rekam medis itu berpengaruh gak ?
B : Kao itu mah kan kita udah hapal, jadi ga terlalu masalah.
A : Jadi kalo saya simpulin dari money nya urang karena keuangan terbatas pemerintah.
B : Bukan masalah uang, cumin kita butuh perencanaan kebutuhan yang pas.
A : Jadi meskipun kita merencanakan pasti ada dananya, Cuma kemarin masalahnya di
perencanaan, perencanaannya sekian tapi realisasi nya ternyata kurang.
B : heeh..
A : Jadi gitu yah ka saya pahamin mengenai pengadaan misalnya kita rencanakan
sekarang realisasinya tahun depan, perencanaannya harus tetap agar kebutuhan tidak
kurang. Kalo misscom rekam medis ini lebih kemana ?
B : Kalo yang mengganggu pelayanan, kayanya sih paling ganggu tuh yang gak ada map
jadi pengadaannya doang.
TRANSKIP WAWANCARA
Nama Narasumber : Ida Kurnia Sari, Amd RMIK
Kode Informan : Informan 3
Jabatan : Staff Pelaksana Rekam Medis RSU Kota Tangerang Selatan
Tanggal : 25 Agustus 2017
Kode A : Pewawancara
B : Narasumber
A : Assalamu’alaikum kak Ida, saya ingin melakukan wawancara dengan ka Ida mengenai
proses dan kegiatan-kegiatan yang terdapat di bagian rekam medis.
B : Iya.
A : Eeee… dari alurnya dulu yah teh, kalo dari alurnya saya sudah bikin dalam bentuk
chart, kalo baru kita ambil dulu kan dari pendaftaran terus kalo lama tinggal lansung
berobat bisa ke pendaftaran atau pun via sms, nah menurut kaka alurnya yang selama ini
dijalankan efektif gak ?
B : Kalo alur dengan pedoman rekam medis mah sudah sesuai.
A : Itu pedoman dari depkes itu yah kak ?
B : Iya.
A : Dari alur itu menurut kaka ada yang miss gak atau bagian bisa bikin lama pelayanan ?
B : Paling yang pasien baru, itu kan datanya harus ke atas dulu, baru disebarkan ke
ruangan. Jadi disini itu kendalanya karena pendaftaran dengan rekam medis itu jauh,
terus gedungnya juga sih di lantai 3, ya kan seharunya untuk rekam medis itu kan dekat
dengan unit pelayanan poli, kalo di lantai 3 kan mengurangi waktu juga kan.
A : Kalo di pedoman ada aturan mengenai tata letak rekam medis itu kak ?
B : Itu sih lebih ke ergonomisnya aja sih diliat dari waktunya.
A : Tapi dari kebijakannya gak mengatur ?
B : Kalo untuk peraturannya gak ada, tapi buat ilmunya ergonomis, kan dia ini.
A : Kalo sms gateway itu ada SOP nya ?
B : Kalo sms gateway aku gatau deh.
A : Disini system pemberian nomor rekam medisnya gimana kak ?
B : Kalo sisitem pemberian nomor rekam medis disni mah kan langsung dari sistemnya
yah.
A : Pake metode apa gitu ?
B : Sistem penomoran di rekam medis kan ada 3 yah, apa sih aku lupa deh. oh iya seri
terus apa lagi, oh unit, dan seri unit. Kalo di kita itu seri kalo seri itu satu untuk
selamanya, kalo unit itu sekali berobat dapet nomor baru terus.
A : Kalo yang seri unit teh ?
B : Kalo yang seri unit itu dia kalo berobat dikasih nomor terus cuma pas terakhir berobat
digabungin ke yang terakhir.
A : Dapet buat selamanya, tapi…
B : Bukan, setiap dia datang dikasih nomor cuma di akhir berobat disatuin. Misalnya kamu
sekali berobat dikasih nomor 1 kedua kamu dikasih nomor 2 nah nanti nomor 1 dan 2
digabungin jadi satu.
A : oohh, ribet yah. Kalo kelebihan dan kekurangannya kalo yang seri ?
B : Justru dari ketiga system ini yang terbaik seri, cuman yah waktu kita cari bingung cari
nomor lamanya.
A : Jadi kesulitannya ketika mencari nomor lama ?
B : Iya. Tapi emang sisitem yang dianjurkan itu.
A : Dari juknis dan pedoman kak ?
B : Kalo aku sih ngeliatnya semua rumah sakit yang pernah aku liat pakenya itu. Terus
kalo rekam medis kan berkesinambungan yah riwayatnya jadi dia berobat hari kesatu
kedua, nah kalo dipisah kan berarti datanya gak berkesinambungan, jadi ngulang
informasi, cuma ya itu kelemahannya kita harus nyari.
A : Terus cara menulis nomor rekam medis, itu ka nada kode-kode seperti Ny, By ?
B : Kalo dulu sih itu lupa pas kuliah, jadi penamaan itu berdasarkan identitas tapi ya
kebijakan rumah sakit beda-beda. Ada yang 14 tahun udah dianggap tuan. Tapi kalo di
kita yang udah 14 tahun keatas itu dinamain Tuan, tapi sumbernya gatau dari mana sih
cuma ilmu yang didapet dari kuliah.
A : Kalo dari rumah sakit ngeluarin gak kebijakannya ?
B : Ada kali dalam bentuk SOP, tapi tanya si a janu kalo SOP.
A : Nah sekarang penyimpanan yah teh, penyimpanan rekam medis kan sesuai dengan
pemberian nomor rekam medis menggunakan system seri sehingga kita harus
menyimpan, penyimpanan juga suatu hal vital, kalo penyimpanan salah maka berkas
susah dicari. Ee.. disini system penyimpanannya gimana kak ?
B : Kalo disini system penyimpanannya sama ada 3, SNS, penjajaran. (berbisik)
A : Gimana kak ?
B : Kalo penyimpanan itu yang rajal dan ranap di pisah itu yah, kalo itu masuknya ke
penjajaran.
A : Apa itu penjajaran ?
B : SNF, TDF, MDF. Jadi penyimpanan itu ada dua, desentralisasi dan sentralisasi kalo
sentralisasi itu rajal dan ranap disatuin, yang desentral dipisah, antara map pasien rajal
dan ranap dipisah.
A : Berarti disini pake system sentral yah ?
B : Iya. Kalo penjajaran yang 3 tadi.
A : Kalo penjajaran itu gimana ?
B : Itu yang ngejajarin, SNF itu yang berdasarkan urutan 1, 2, 3 dst. Singkatannya straight
numeric apa gitu.
A : Oke paham-paham
B : Kalo yang TDF itu ngejelasinnya susah euy. Kan kalo SNF langsung primernya di
depan kalo TDF itu berasarkan tengah jadi primernya tengah.
A : Kalo straight numeric itu kelebihannya apa ?
B : Kelebihannya nyarinya lebih gampang sih, eh ngga yah. Karena dia ngurut kali yah
Cuma kalo dibandingin sama TDF kalo yang ngerti TDF juga bagus sihh.. Semuanya
ada plus minusnya sih.
A : Kalo SNF apa plus nya kak ?
B : Kalo SNF mempercepat kali yah, jadi dia focus ke urutannya, cuma kelemahannya kalo
kita ngambil di 13-10 yauda ngumpul aja disitu kalo yang TDF kan dia fokusnya di
tengah jadi bias mencar gitu. Misal kamu cari 13-10 aku cari 13-11 otomatis kita
carinya disitu kan sempit dan ribet.
A : Nah itu kan dipenjajaran kak, saya temuin kan ada yang gak sesuai dengan nomor
penyimpanan, salah nyimpen.
B : Itu sih human error yah.
A : Penanggulangannya gimana ?
B : Ya solusinya mah liat aja kondisi ruangan, penjajarannya juga ngacak. Jadi buat
orang-orang pun buat belajar susah, kondisi ruangan sih kita masalahnya.
A : Kalo yang misalnya gak ketemu itu kaya tadi masudin, tu solusinya gimana ? Di apain
gitu kan pasien dan perawatnya nunggu ?
B : Yaa selama ini sih dibuatin baru dengan yang kamu lihat.
A : Statusnya itu dibuat baru yah ?
B : Iya. Entar kalo udah ketemu digabungin. Tapi sebelum diganti juga kan kita usaha cari
dulu gung, cari riwayatnya dimana-dimananya.
A : Terus masuk ke pelaporan yah kak. Pelaporan ka nada yang internal dan eksternal.
B : Kalo buat internalnya aku gatau deh. Oh itu yang buat rujukan, BOR. Kalo laporan
kamu nanya ke ka Diana aja yah.
A : Iya ini terakhir deh. Pelayanan rekam medis ada peminjaman, pengembalian, satu-satu
yah.
B : Kalo peminajaman itu tergantung itu diluar buat pelayanan ?
A : Iya
B : Ya tulis di buku register peminjaman, kalo yang minjem atas nama siapa, tanggal dsb.
Kalo sudah kembali siapa yang ngembalikan, tanggal berapa dan tanda tangannya.
A : Kalo misalnya lagi dipinjam tapi status orang itu pasiennya mau berobat itu gimana ?
B : Konfirmasi ke yang meminjam.
A : Jadi nanti diambil yah pas hari itu juga, gak ditunda. Nah sekarang transportasi rekam
medis.
B : Apa transpotasi rekam medis ?
A : Ini maksudnya distribusi rekam medis kak. Kan biasanya ada shift-shift an . itu efektif
kak ?
B : Iya lumayan kan, yang pagi ada 3 orang, sore 1 orang. Apa lagi ?
A : Distribusi rm kan ada 3 orang, nah itu kan udah efektif belum ?
B : Sudah.
A : Terus kalo yang nyasar-nyasar gitu apanya yang salah kak ?
B : Menurut kamu apa yang salah disini. Kamu kan lagi penelitian disini. Jangan tanya
saya. Hayoooo
A : Yang saya liat itu kadang, yang udah nyari di taro nih di meja kendali tapi ke geser-
geser. Yang bagian distribusi kan gatau apa-apa tinggal nulis aja.
B : mmmm… iya harusnya konfirmasi. Iya disitu
A : Oke sudah makasih kak.