Post on 14-Feb-2020
федеральное государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Тольяттинский государственный университет»
Номенклатура дел
на 2015 год
(по состоянию на 01.01.2015)
Тольятти 2014
1
ОГЛАВЛЕНИЕ
Индек
с
Наименование разделов Стр.
Предисловие к номенклатуре 3
01 Управление делами (УД) 8
01-01 Архив 12
02 Учебно-методическое управление (УМУ) 14
03 Управление развития профессионального образования 18
03-01 Центр организации практик и содействия трудоустройству 20
03-02 Центр маркетинга образовательных услуг и привлечения
абитуриентов 21
04 Ученый Совет (УС) 23
04-01 Диссертационный совет 24
05… 14 Институт 26
….-01 Совет института 28
02, 03… Кафедра 29
05-07 Проектный центр архитектуры, строительства и дизайна 32
06-11 Центр коммуникации 33
11-05 Физкультурно-оздоровительный комплекс 35
15 Управление по работе с персоналом (УпРП) 36
15-01 Отдел управления персоналом (ОУП) 37
15-02 Отдел медицинской профилактики (ОМП) 40
16 Отдел международного сотрудничества 44
17 Управление по работе со студентами 46
17-01 Отдел кадрово-учетной работы студентов (ОКУРС) 46
17-02 Социальный отдел 47
17-03 Отдел приема абитуриентов 49
18 Центр мониторинга и контроля качества образования 51
19 Бухгалтерия 53
19-01 Расчетный отдел 54
19-02 Материальный отдел 55
19-03 Отдел кассово-банковских операций, учета, контроля и
отчетности 56
20 Научная библиотека 57
20-01 Центр научных журналов 58
21 Мобилизационный отдел 60
22 Юридический отдел 62
23 Центр новых информационных технологий 65
23-01 Отдел разработки информационных программ 65
23-02 Отдел менеджмента качества и оптимизации бизнес-
процессов 66
23-03 Технический отдел 67
23-04 Отдел сетевого администрирования 67
24 Управление по воспитательной и социальной работе 69
2
25 Центр стратегических инициатив 71
26 Дом ученых 72
27 Музей 73
28 Управление инновационного развития 74
28-01 Отдел координации проектов 74
28-02 Отдел интеллектуальной собственности и малых
инновационных предприятий 75
29 Управление корпоративных рекламно-имиджевых проектов
и средств массовой информации 77
29-01 Отдел корпоративных СМИ 78
29-02 Издательство ТГУ 78
30 Центр экономического развития 80
31 Гражданская оборона 83
32 Отдел по управлению имущественным комплексом 84
33 Управление дополнительного профессионального
образования 87
34 Институт военного обучения 90
34-01 Учебный военный центр 90
34-02 Военная кафедра 93
35 Пожарная безопасность 96
36 Научно-исследовательская часть 98
36-01 Отдел сопровождения научно-исследовательских работ 99
36-02 Инновационно-технологический центр 100
36-03 Научно-исследовательские отделы, лаборатории 102
37 Отдел собственной безопасности 105
38 Управление закупок и материально-технического
обеспечения 107
38-01 Отдел материально-технического обеспечения 109
39 Охрана труда 111
41 Отдел автотранспортного обеспечения 113
42 Служба главного инженера 115
42-01 Отдел санитарно-технического вентиляционного
обслуживания 116
42-02 Отдел электротехнического обслуживания 117
42-03 Ремонтно-строительный отдел 118
43 Хозяйственно-эксплуатационное управление 120
44 Профсоюзный комитет сотрудников 122
45 Профсоюзный комитет студентов и аспирантов 125
3
ПРЕДИСЛОВИЕ
к номенклатуре дел
федерального государственного бюджетного образовательного учреждения
высшего профессионального образования
«Тольяттинский государственный университет» на 2015 год
Номенклатура дел, составленная на 2013 год была согласована с ЭК
управления по делам архивов мэрии г.о. Тольятти протоколом № 19 от
29.11.2012. На согласование ЭПК номенклатура дел предоставлялась в 2012
году. Поскольку структуре ТГУ произошли изменения, была разработана
новая номенклатура дел на 2015 год.
Названиями разделов номенклатуры дел являются названия
структурных подразделений Тольяттинского государственного
университета, расположенных согласно утвержденной структуре на 2015
год.
01 Управление делами (УД)
02 Учебно-методическое управление (УМУ)
03 Управление развития профессионального образования
03-01 Центр организации практик и содействия трудоустройству
03-02 Центр маркетинга образовательных услуг и привлечения
абитуриентов
04 Ученый Совет (УС)
05 Архитектурно-строительный институт
05-01 Совет архитектурно-строительного института
05-02 Кафедра «Теплогазоснабжение, вентиляция, водоснабжение и
водоотведение»
05-03 Кафедра «Городское строительство и хозяйство»
05-04 Кафедра «Дизайн и инженерная графика»
05-06 Кафедра «Промышленное и гражданское строительство»
05-07 Проектный центр архитектуры, строительства и дизайна
06 Гуманитарно-педагогический институт
06-01 Совет гуманитарно-педагогического института
06-02 Кафедра «Дошкольная педагогика и психология»
06-03 Кафедра «Социология»
06-04 Кафедра «История и философия»
06-05 Кафедра «Педагогика и методики преподавания»
06-06 Кафедра «Русский язык и литература»
06-07 Кафедра «Теоретическая и прикладная психология»
06-08 Кафедра «Теория и методика преподавания иностранных языков и
культур»
06-09 Кафедра «Теория и практика перевода»
06-10 Кафедра «Журналистика»
06-11 Центр коммуникации
07 Институт изобразительного и декоративно-прикладного искусства
4
07-01 Совет института изобразительного и декоративно-прикладного
искусства
07-02 Кафедра «Декоративно-прикладное искусство»
07-03 Кафедра «Живопись»
07-04 Кафедра «Изобразительное искусство»
08 Институт математики, физики и информационных технологий
08-01 Совета института математики, физики и информационных технологий
08-02 Кафедра «Алгебра и геометрия»
08-03 Кафедра «Высшая математика и математическое моделирование»
08-04 Кафедра «Информатика и вычислительная техника»
08-05 Кафедра «Общая и теоретическая физика»
08-06 Кафедра «Прикладная математика и информатика»
09 Институт машиностроения
09-01 Совет института машиностроения
09-02 Кафедра «Проектирование и эксплуатация автомобилей»
09-03 Кафедра «Нанотехнологии, материаловедение и механика»
09-04 Кафедра «Сварка, обработка материалов давлением и родственные
процессы»
09-05 Кафедра «Управление промышленной и экологической
безопасностью»
09-06 Кафедра «Оборудование и технологии машиностроительного
производства»
10 Институт финансов, экономики и управления
10-01 Совет института финансов, экономики и управления
10-02 Кафедра «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»
10-03 Кафедра «Финансы и кредит»
10-04 Кафедра «Менеджмент организации»
10-05 Кафедра «Торговое дело и управление производством»
11 Институт физической культуры и спорта
11-01 Совет института физической культуры и спорта
11-02 Кафедра «Адаптивная физическая культура»
11-03 Кафедра «Физическая культура и спорт»
11-04 Кафедра «Физическое воспитание»
11-05 Физкультурно-оздоровительный комплекс
12 Институт химии и инженерной экологии
12-01 Совет института химии и инженерной экологии
12-02 Кафедра «Экология, природопользование и биотехнологии»
12-03 Кафедра «Химия, химические процессы и технологии»
12-04 Кафедра «Технологии производства пищевой продукции и
организация общественного питания»
13 Институт энергетики и электротехники
13-01 Совет института энергетики и электротехники
13-02 Кафедра «Электрооборудование автомобилей и электромеханика»
13-03 Кафедра «Электроснабжение и электротехника»
5
13-04 Кафедра «Энергетические машины и системы управления»
13-05 Кафедра «Промышленная электроника»
13-06 Кафедра «Автоматизация технологических процессов и производств»
14 Институт права
14-01 Совет института права
14-02 Кафедра «Гражданское право и процесс»
14-03 Кафедра «История государства и права»
14-04 Кафедра «Предпринимательское и трудовое право»
14-05 Кафедра «Теория государства и права»
14-06 Кафедра «Уголовное право и криминология»
14-07 Кафедра «Уголовный процесс и криминалистика»
15 Управление по работе с персоналом (УпРП)
15-01 Отдел управления персоналом (ОУП)
15-02 Отдел медицинской профилактики (ОМП)
16 Отдел международного сотрудничества
17 Управление по работе со студентами
17-01 Отдел кадрово-учетной работы студентов (ОКУРС)
17-02 Социальный отдел
17-03 Отдел приема абитуриентов
18 Центр мониторинга и контроля качества образования
19 Бухгалтерия
19-01 Расчетный отдел
19-02 Материальный отдел
19-03 Отдел кассово-банковских операций, учета, контроля и отчетности
20 Научная библиотека
20-01 Центр научных журналов
21 Мобилизационный отдел
22 Юридический отдел
23 Центр новых информационных технологий
23-01 Отдел разработки информационных программ
23-02 Отдел менеджмента качества и оптимизации бизнес-процессов
23-03 Технический отдел
23-04 Отдел сетевого и системного администрирования
24 Управление по воспитательной и социальной работе
25 Центр стратегических инициатив
26 Дом ученых
27 Музей
28 Управление инновационного развития
28-01 Отдел координации проектов
28-02 Отдел интеллектуальной собственности и малых инновационных
предприятий
29 Управление корпоративных рекламно-имиджевых проектов и
средств массовой информации
29-01 Отдел корпоративных СМИ
29-02 Издательство ТГУ
6
30 Центр экономического развития
31 Гражданская оборона
32 Отдел по управлению имущественным комплексом
33 Управление дополнительного профессионального образования
34 Институт военного обучения
34-01 Учебный военный центр
34-02 Военная кафедра
35 Пожарная безопасность
36 Научно-исследовательская часть
36-01 Отдел сопровождения научно-исследовательских работ
36-02 Инновационно-технологический центр
36-03 Научно-исследовательские отделы, лаборатории
37 Отдел собственной безопасности
38 Управление закупок и материально-технического обеспечения
38-01 Отдел материально-технического обеспечения
39 Охрана труда
40 Отдел автотранспортного обеспечения
41 Служба главного инженера
41-01 Отдел санитарно-технического вентиляционного обслуживания
41-02 Отдел электротехнического обслуживания
41-03 Ремонтно-строительный отдел
42 Хозяйственно-эксплуатационное управление
43 Профсоюзный комитет сотрудников
44 Профсоюзный комитет студентов и аспирантов
Включенным в номенклатуру делам присвоен цифровой индекс,
который включает в себя: индекс структурного подразделения и
порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Внутри
разделов дела расположены по значимости документов.
Для определения сроков хранения дел использовались:
1. «Перечень типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов
местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
(утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации
от 25 августа 2010 года № 558, согласованный Решением Центральной
экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15 сентября 2009 года);
2. «Перечень документов со сроками хранения министерства
просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий
системы просвещения» (утвержденный приказом Минпроса СССР от
30.12.1980 № 176, одобренный Центральной экспертно-проверочной
комиссией Главного архивного управления при Совете Министров СССР 4
июля 1980 года) (статьи с буквенным индексом «Н»);
3. Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения
утвержденная Министерством общего профессионального образования РФ
11.05.1999;
7
4. «Перечень типовых архивных документов,
образующихся в научно-технической и производственной деятельности
организаций, с указанием сроков хранения» (Москва, 2008) (статьи с
буквенным индексом «Т»);
5. «Перечень документов со сроками хранения Министерства
здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий
системы здравоохранения» (Москва, 1974) (статьи с буквенным индексом
«ПЗ»).
6. Приложение к приказу Минздрава СССР от 04.10.1980 №1030 «Об
утверждении форм первичной медицинской документации учреждений
здравоохранения» индекс «П»;
7. Приказ Минобороны РФ от 23 мая 1999 г. N 170 «Об утверждении
Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской
Федерации» (с изменениями от 27 мая 2004 г.) (статьи с буквенным
индексом ОБ). В соответствии с Наставлениями по архивному делу в
Вооруженных Силах Российской Федерации (приказ Минобороны РФ от 31
августа 2005 г. N 200, – документы УВЦ передаются в архив Приволжско-
Уральского военного округа (в военкоматы).
8. Постановление Правительства РФ N 419 ''О представлении
сведений о деятельности, связанной с оборотом прекурсоров наркотических
средств и психотропных веществ, и регистрации операций, связанных с их
оборотом ' ' от 09.06.2010 (статьи с буквенным индексом «С».)
Годовой отчет о деятельности ТГУ, Стратегия развития, Программа
развития, Отчет о реализации проектов Программы развития, Бюджет
университета и Отчет о его выполнении рассматриваются на заседаниях
Учёного совета университета и являются приложениями к решениям
Ученого совета - хранятся постоянно.
Для некоторых документов сроки хранения установлены исходя из
практической необходимости (отметка ЭК). Для некоторых дел применены
также сроки «До минования надобности» (ДМН) и «До замены новыми»
(ДЗН) (в основном для присланных из вышестоящих организаций, для
сведения, а также инструкций или копий документов).
В конце каждого раздела составлены резервные номера для дел,
которые могут быть заведены в текущем году.
Заместитель начальника
управления делами Н.В. Шпомер
8
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ
И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
федеральное государственное бюджетное
образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Тольяттинский государственный университет»
(ТГУ)
г. Тольятти
Самарской области
Ректор ТГУ
__________________ М.М. Криштал
«____»_______________ 20___ г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ НА 2015 ГОД
__________№ 01 – 51
Индекс
дела
Заголовок дела Кол-
во
дел
Срок
хранения
и №
статьи по
Перечню
Примеча
ние
1 2 3 4 5
01. УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ
01-01. Законодательные и иные
нормативно-правовые акты
законодательных и исполнительных
органов государственной власти
Российской Федерации,
регламентирующие работу по
документационному обеспечению
управления и архивному делу.
Приказы и инструктивные письма
Министерства образования и науки
РФ. Копии
ДМН
ст. 1 б
(1) Относящи
еся к
деятельности
организации –
постоянно
01-02. Утвержденный Устав ТГУ и
изменения к нему
Постоянно
ст. 50 а
01-03. Лицензии на право ведения
образовательной деятельности ТГУ
Постоянно
ст. 97
01-04. Свидетельства об аккредитации ТГУ Постоянно
ст. 105
01-05. Свидетельства о постановке на учет
в налоговом органе, о
государственной регистрации, о
внесении записей в единый
государственный реестр
Постоянно
ст. 381
9
1 2 3 4 5
юридических лиц
01-06. Свидетельства Роскомнадзора о
регистрации средств массовой
информации
Постоянно
ст. 30
01-07. Свидетельство о допуске к
определенному виду или работам,
которые оказывают влияние на
безопасность объектов капитального
строительства
Постоянно
ст.1585
Бессрочно.
СРО-П-175-
03102012
01-08. Положение об управлении делами.
Копия
3 года
ст.55 б, 56 б
Подлинник
является
приложением
к приказу (01-
10)
01-09. Должностные инструкции
сотрудников управления делами.
Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники в
ОУП
(15-01-03)
01-10. Приказы руководства университета
по основной деятельности
Постоянно
ст. 19 а
01-11. Распоряжения руководства
университета по административно-
хозяйственным вопросам
5 лет
ст. 19 в
01-12. Приказы руководства университета
о командировках
75 лет
ЭПК
ст. 19 б
прим.
Для
краткосрочных
внутрироссийс
ких и
зарубежных 5
лет
01-13. Приказы ректора с грифом «ДСП»
ЭК
01-14. Приказы руководства университета
по личному составу студентов,
аспирантов, соискателей,
докторантов и слушателей курсов
ДПО
75 лет
ст. 650 «Н»
(1) Документы
к приказам по
личному
составу
хранить 1 год.
Приказы и т.п.
о
представлени
и отпусков,
наложении
взысканий,
командировка
х, назначении
дежурных и
т.п. хранить 3
года
01-15. Протоколы оперативных совещаний 5 лет ЭПК
10
1 2 3 4 5
ректората о работе, проделанной за
неделю
ст 18 з
01-16. Санитарно-эпидемиологические
заключения
5 лет ЭПК
ст. 641
01-17. Заключения государственного
пожарного надзора
5 лет ЭПК
ст. 104
После
прекращения
аккредитации
01-18. Переписка с организациями и
учреждениями по основным
вопросам деятельности
5 лет ЭПК
ст. 33,34,35
01-19. Переписка с организациями и
учреждениями по основным
вопросам деятельности с грифом
«ДСП»
ЭК
01-20. Переписка со структурными
подразделениями университета по
административно-хозяйственным
вопросам
5 лет
ст. 84, 87,
89
01-21. Реестры почтовых отправлений 2 года
ст. 259 б
01-22. Журнал регистрации приказов
руководства университета по
основной деятельности
Постоянно
ст. 258 а
Электронно -
в АИСУ
«Документообо
рот»
01-23. Журнал регистрации приказов
руководства университета по
личному составу студентов,
аспирантов, соискателей,
докторантов и слушателей курсов
ДПО
75 лет
ст. 258 б
Электронно -
в АИСУ
«Документообо
рот»
01-24. Журналы регистрации
распоряжений руководства
университета по административно-
хозяйственным вопросам
5 лет
ст. 258 в
Электронно -
в АИСУ
«Документообо
рот»
01-25. Журналы регистрации приказов
руководства университета о
командировках
75 лет
ст. 258 б
прим.
Электронно -
в АИСУ
«Документообо
рот».
Для
краткосрочных
внутрироссийск
их и
зарубежных 5 л.
01-26. Журнал регистрации приказов с
грифом «ДСП»
ЭК
01-27. Журналы регистрации входящих и
исходящих писем с грифом «ДСП»
ЭК
01-28. Журнал учета проверок 5 лет
11
1 2 3 4 5
юридического лица, проводимых
органами государственного
контроля (надзора), органами
муниципального контроля
ст. 176
01-29. Журнал учета мероприятий по
гражданской обороне,
чрезвычайным ситуациям, пожарной
безопасности и эвакуации персонала
и студентов ТГУ
1 год
ст. 893
01-30. Картотека регистрации писем и
приказов министерства образования
и науки РФ
5 лет
ст. 258 г
Электронно -
в АИСУ
«Документообо
рот»
01-31. Журнал регистрации писем и
приказов министерства образования
и науки РФ
5 лет
ст. 258 г
Электронно -
в АИСУ
«Документообо
рот»
01-32. Журналы регистрации
командировочных удостоверений
5 лет
ст. 695 к
Электронно -
в АИСУ
«Документообо
рот»
01-33. Журнал учета командированных
граждан, прибывающих в ТГУ
5 лет
ст. 695
В зарубежные
командировки
– 10 лет.
Электронно в
формате xls
01-34. Журнал регистрации поступающих
документов
5 лет
ст. 258 г
Электронно -
в АИСУ
«Документообо
рот»
01-35. Журнал регистрации отправляемых
документов
5 лет
ст. 258 г
Электронно -
в АИСУ
«Документообо
рот»
01-36. Журнал регистрации внутренних
документов (заявлений, служебных
и докладных записок)
5 лет
ст. 258 г
Документы в
Управлении по
работе с
персоналом
01-37. Журнал регистрации документов
лиц, участвующих в конкурсе на
замещение вакантных должностей
профессорско-преподавательского
состава
3 года
ст. 673
Документы в
Управлении по
работе с
персоналом
01-38. Журнал учета повышения
квалификации сотрудников
управления
5 лет
ст. 719
Требование
СМК
01-39. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
12
1 2 3 4 5
01-40. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
управления
10 лет
ст. 626 б
01-41.
01-42.
01-01 Архив
01-01-01. Дело фонда (исторические и
тематические справки,паспорт
архива, акты проверки наличия и
состояния документов, акты приема
и передачи документов на
госхранение, акты о выделении
документов к уничтожению, о
утратах и неисправимых
повреждениях документов)
Постоянно
ст. 246
На гос., му-
ниципальное
хранение пе-
редается при
ликвидации
организации
01-01-02. Описи на дела постоянного хране-
ния, утвержденные ЭПК
Постоянно
ст. 248 а
01-01-03. Описи личных дел профессорско-
преподавательского состава, рабо-
чих и служащих, согласованные
ЭПК
Постоянно
ст. 248 б
01-01-04. Описи личных дел сотрудников,
студентов, аспирантов и по личному
составу, согласованные ЭПК
Постоянно
ст. 248 б
01-01-05. Протоколы заседаний Экспертной
комиссии
Постоянно
ст. 18 д
01-01-06. Аттестаты, дипломы, трудовые
книжки
До востреб.
ст. 664
Не востреб.
75 лет
01-01-07. Акты, справки об итогах обследова-
ния (проверок) архивными учрежде-
ниями состояния и условий хране-
ния документов
5 лет ЭПК
ст. 173 б
01-01-08. Документы (докладные, служебные
записки, справки) о работе архива
5 лет ЭПК
ст. 87
01-01-09. Еженедельные отчеты о работе ар- 1 год
13
1 2 3 4 5
хива
ст. 476
01-01-10. Заявления и разрешения на допуск к
ознакомлению с документами ар-
хива
10 лет
ЭПК
ст. 250
01-01-11. Заявления и запросы о выдаче ар-
хивных справок, копий документов,
выписок из документов, переписка
по их выдаче
5 лет
ст. 253
01-01-12. Требования структурных подразде-
лений на выдачу дел из архива во
временное пользование
3 года
ст.251
После воз-
вращения
документов в
архив
01-01-13. Переписка внутренняя по организа-
ционным вопросам (служебные за-
писки)
5 лет ЭПК
ст. 84, 87,
88
01-01-14. Журнал выдачи документов из ар-
хива во временное пользование
3 года
ст. 251
После воз-
вращения
всех дел по
журналу
01-01-15. Журнал учета температурного ре-
жима и относительной влажности в
помещениях архива
1 год
ст. 259 ж
01-01-16. Журнал регистрации выданных ар-
хивных справок, копий документов,
выписок из документов
5 лет
ст.252
01-01-17. Сводная Номенклатура дел универ-
ситета, согласованная с ЭПК при
Управлении государственной архив-
ной службы Самарской области
Постоянно
ст. 200 а
01-01-18.
01-01-19.
14
1 2 3 4 5
02. УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ
02-01. Приказы и инструктивные письма
Министерства образования и науки
РФ, Высшей аттестационной комис-
сии по учебно-методическим вопро-
сам. Копии
ДМН
ст. 27 б
02-02. Федеральные государственные обра-
зовательные стандарты высшего
профессионального образования.
Копии
3 года
ст. 25 б
После замены
новыми.
Электронно на
сайте подразде-
ления
02-03. Основные образовательные про-
граммы подготовки аспирантов по
специальностям, разработанные в
университете
Постоянно
ст. 710 а,
711 а
02-04. Нормативные документы универси-
тета по учебно-методической работе.
Копии
ДМН
02-05. Положение об учебно-методическом
управлении и отделах УМУ. Копии
3 года
ст.55 б,
56 б
ПЗН
Подлинник в
УД как прило-
жение к приказу
(01-10)
02-06. Положение о научно-методическом
совете. Копия
3 года
ст.57 б
Подлинник в
УС как прило-
жение к реше-
нию УС
02-07. Должностные инструкции сотрудни-
ков управления. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники в
ОУП (15-01-03)
02-08. Протоколы заседаний научно-мето-
дического совета и документы к ним
Постоянно
ст. 18 д
02-09. Протоколы заседаний экзаменаци-
онных комиссий по приему канди-
датских экзаменов
50 лет
Примерная
номенклатура
дел вуза (35-05)
02-10. Протоколы заседаний комиссий по 5 лет После
окончания
15
1 2 3 4 5
приему в аспирантуру
аспирантуры
или выбытия из
нее.
Примерная
номенклатура
дел вуза (35-04)
02-11. Приказы руководства университета
о закреплении помещений. Копии
ДМН Подлинники в
УД (01-10)
02-12. Приказы руководства университета
по личному составу преподавателей
с почасовой оплатой труда
ДМН Подлинники в
УД (01-10)
02-13. Приказы руководства университета
о движении аспирантов, докторантов
и соискателей. Копии
ДМН Подлинники в
УД (01-10)
02-14. Учебные планы по основным обра-
зовательным программам, разрабо-
танные в ТГУ
Постоянно
ст. 711 а
02-15. Графики учебного процесса, разра-
ботанные в ТГУ
1 год
ст. 728
02-16. Годовой статистический отчет по
форме 1-НК «О работе аспирантуры
и докторантуры»
Постоянно
ст. 467 б
02-17. Годовой отчет «О работе в сфере
подготовки кадров высшей квали-
фикации»
Постоянно
ст. 467 б
Для Мини-
стерства об-
разования и
науки РФ
02-18. Состав председателей государ-
ственных экзаменационных (атте-
стационных) комиссий, утвержден-
ные Рособрнадзором (Министер-
ством образования и науки РФ)
5 лет
ст. 703
02-19. Документы о проведении проверок
учебных подразделений (протоколы,
отчеты, акты)
5 лет ЭПК
ст. 173 б
02-20. Заявления о приеме на педагогиче-
скую работу на условиях почасовой
оплаты труда
5 лет
ст. 665
02-21. Ведомости начисления почасовой
оплаты труда преподавателям и работ-
ДМН
ст. 726
При отсут-
ствии лицевых
16
1 2 3 4 5
никам. Копии счетов – 75 лет
Подлинники
передаются в
бухгалтерию
19-01-08
02-22. Лицевые счета по заработной плате
работников с почасовой оплатой
труда
75 лет
ЭПК
ст. 413
02-23. Расписания учебных занятий 3 года
ст. 453 «Н»
02-24. Расписание проведения экзаменов,
зачетов
1 год
ст. 501 «Н»
02-25. Реестр распределения учебных по-
мещений по назначению
ДЗН В базе данных
«Аудиторный
фонд»
02-26. Заключения научно-методического
совета на рукописи, рекомендован-
ные к изданию. Копии
ДМН Подлинники в
издательстве
ТГУ
(29-02-09)
02-27. Личные дела докторантов, аспиран-
тов, соискателей, окончивших обу-
чение
75 лет-В
ЭПК
ст. 489 «Н»
02-28. Личные дела докторантов, аспиран-
тов, соискателей отчисленных до
окончания обучения
15 лет Примерная
номенклатура
дел вуза (35-
11)
02-29. Вступительные рефераты и рефе-
раты, предоставляемые в аспиран-
туру для сдачи кандидатских экза-
менов
3 года
ЭК
Хранятся в л/д
аспиранта (32-
08)
02-30. Договоры об обучении докторантов,
аспирантов и соискателей
5 лет
ст.443
После исте-
чения срока
действия до-
говора
02-31. Журнал регистрации протоколов за-
седаний комиссий по приему всту-
пительных экзаменов в аспирантуру
Постоянно
ст. 608 «Н»
02-32. Журнал регистрации протоколов за-
седаний комиссий по приему канди-
датских экзаменов
Постоянно
ст. 628 «Н»
17
1 2 3 4 5
02-33. Журнал регистрации выдачи удо-
стоверений аспиранта
5 лет
ст. 706
02-34. Журнал регистрации выдачи спра-
вок об обучении в аспирантуре
3 года
ст. 258 г
02-35. Журнал регистрации договоров об
обучении с докторантами, аспиран-
тами и соискателями
5 лет
ст. 443
После окон-
чания срока
действия до-
говора
02-36. Журналы проведения противопо-
жарного инструктажа
3 года
ст. 870
02-37. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
управления
10 лет
ст. 626 б
02-38. Номенклатура дел учебно-методиче-
ского управления
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
02-39.
02-40.
18
1 2 3 4 5
03. УПРАВЛЕНИЕ РАЗВИТИЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
03-01. Законодательные и нормативно-пра-
вовые акты РФ и Министерства об-
разования и науки РФ, касающиеся
работы управления. Копии
ДМН
ст. 1 б
03-02. Нормативные документы Министер-
ства образования и науки РФ (поло-
жения, порядки, правила, инструк-
ции, методические указания и реко-
мендации), регламентирующие ра-
боту управления. Копии
ДМН
ст. 27 б
03-03. Локальные нормативные акты ТГУ
(положения, порядки, правила, ин-
струкции, методические указания и
рекомендации), регламентирующие
работу управления. Копии
ДМН
ст. 27 а
Электронно.
Подлинники
локальных
нормативных
актов приложе-
ния к решениям
УС (04-06)
03-04. Положение об управлении развития
профессионального образования.
Копия
3 года
ст.55 б, 56 б
Электронно.
Подлинник в
УД как прило-
жение к приказу
(01-10)
03-05. Должностные инструкции сотрудни-
ков отдела. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники в
ОУП (15-01-03)
03-06. Годовой статистический отчет по
форме ВПО-1 «Сведения об образо-
вательном учреждении, реализую-
щем программы высшего професси-
онального образования». Копия
Постоянно
ст. 467 б
Подлинники
направляются в
Минобрнауки
России и Мино-
брнауки Самар-
ской области
03-07. Годовой статистический отчет по
форме ВПО-2 «Сведения о матери-
ально-технической и информацион-
ной базе, финансово-экономической
Постоянно
ст. 467 б
Подлинники
направляются в
Минобрнауки
России и Мино-
брнауки Самар-
ской области
19
1 2 3 4 5
деятельности образовательного
учреждения, реализующего про-
граммы высшего профессиональ-
ного образования». Копия
03-08. Годовой статистический отчет по
форме СПО-1 «Сведения об образо-
вательном учреждении, реализую-
щем программы среднего професси-
онального образования». Копия
Постоянно
ст. 467 б
Подлинники
направляются в
Минобрнауки
России и Мино-
брнауки Самар-
ской области
03-09. Отчет по показателям деятельности
образовательных учреждений, необ-
ходимых для определения его вида
5 лет ЭПК
ст. 104
Для Минобрна-
уки РФ.
После прекра-
щения аккреди-
тации
03-10. Отчёт об условиях реализации от-
дельной образовательной про-
граммы, проходящей общественно-
профессиональную аккредитацию
5 лет ЭПК
ст. 104
Для организа-
ции проводящей
аккредитацию.
После
прекращения
аккредитации.
Протоколы и
решения -
Постоянно.
03-11. Заключения и отчеты экспертов об
условиях реализации отдельных
образовательных программ,
подлежащих государственной
аккредитации
5 лет ЭПК
ст. 104
Для
Минобрнауки
РФ
03-12. Отчеты председателей о работе
государственных аттестационных
комиссий по отдельным
образовательным программам
Постоянно
Примерная
номенклатура
дел вуза 07-11
03-13. Отчет о результатах итоговой
государственной аттестации для
рассмотрения Учёным советом
ДМН Электронно.
03-14. Анкеты по рейтингу ВУЗа и
рейтингам отдельных
специальностей
ДМН
ст.519
03-15. Документы (таблицы, расчеты,
диаграммы) для годового отчёта о
деятельности университета
5 лет
ст. 473
Электронно.
20
1 2 3 4 5
03-16. Документы об образовании
иностранных граждан поступающих
в университет (письма в
Рособрнадзор, заявление слушателя
в Рособрнадзор, документы об
образовании) для проведения
процедуры нострификации. Копии
ДМН Подлинники в
Рособрнадзоре
РФ
03-17. Переписка с организациями по
профильным вопросам деятельности
управления
5 лет ЭПК
ст. 35
03-18. Книга регистрации и выдачи
академических справок
установленного ВУЗом образца
5 лет
ст. 695 д
03-19. Журналы инструктажа по охране
труда с сотрудниками управления
10 лет
ст. 626 б
03-20. Журналы проведения
противопожарного инструктажа с
сотрудниками управления
3 года ст.
870
03-21. Номенклатура дел управления
развития дополнительного
профессионального образования
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
03-22.
03-23.
03-01. Центр организации практик и содействия трудоустройству
03-01-01. Локальные нормативные акты
(положения, приказы руководства
университета, решения Учёного
совета), касающиеся работы центра.
Копии
ДМН
ст. 1 б
Электронно. В
АИСУ
«Документооб
орот»
03-01-02. Документы о трудоустройстве
выпускников (отчеты, прогнозы,
сведения)
5 лет ЭК
03-01-03. Годовые отчеты о работе центра
организации практики и содействия
трудоустройству
5 лет ЭПК
ст. 21
Электронно
на сайте
www.kcst.bmst
u.ru (по
запросам
КЦСТ)
03-01-04. Сводные отчеты о прохождении Постоянно
21
1 2 3 4 5
студентами практики
ст. 470 «Н»
03-01-05. Приказы ректора о направлении
студентов на практику. Копии
ДМН Подлинники в
УД (01-12)
03-01-06. Заявки студентов и выпускников на
трудоустройство
3 года
ст. 565
03-01-07. Переписка с Тольяттинским
управлением Министерства
образования и науки Самарской
области о прогнозе распределения
выпускников
5 лет ЭПК
ст. 32
03-01-08. Переписка с Центром занятости
г.Тольятти по вопросу
трудоустройства выпускников
5 лет
ст. 564
03-01-09. Договоры с организациями о
проведении практик студентов
5 лет
ст. 436
После
истечения
срока
действия
договоров
03-01-10. Журнал регистрации договоров с
организациями о проведении
практик студентов
5 лет
ст. 459 г
После
окончания
срока
действия
договоров
03-01-11. Журнал учета заявок студентов и
выпускников на трудоустройство
3 года
ст. 565
03-01-12. Журнал учета вакансий
поступающих от организаций и
предприятий региона
3 года
ст. 565
03-01-13.
03-01-14.
03-02. Центр маркетинга образовательных услуг и привлечения абитуриентов
03-02-01. Локальные нормативные акты
(положения, приказы руководства
университета, решения Учёного
совета), касающиеся работы центра.
Копии
ДМН
ст. 1 б
Электронно. В
АИСУ
«Документооб
орот»
03-02-02. Положение о центре маркетинга
образовательных услуг и
привлечения абитуриентов. Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу
(01-10)
03-02-03. Должностные инструкции ДМН Подлинники в
ОУП (15-01-
22
1 2 3 4 5
сотрудников отдела. Копии
ст. 77 а 03)
03-02-04. Программы обучения по предметам
подготовительных курсов,
разработанные в ТГУ
ДМН
ст. 457 а «Н»
03-02-05. Программы по предпрофильной
подготовке, разработанные в ТГУ
ДМН
ст. 457 а «Н»
03-02-06. Годовой план работы центра
профориентационной работы
5 лет
ст. 290
При
отсутствии
годовых
планов работы
организации –
Постоянно
03-02-07. Годовой отчёт о работе центра 5 лет
ст. 475
При отсутствии
годовых,
квартальных
отчетов о
работе
организации -
Постоянно
(04-06)
03-02-08. Заявления о приеме на
педагогическую работу на условиях
почасовой оплаты труда
5 лет
ст. 665
03-02-09. Ведомости начисления почасовой
оплаты труда преподавателям. Копии
ДМН
ст. 726
При
отсутствии
лицевых
счетов – 75
лет
Подлинники
передаются в
бухгалтерию
19-01-08
03-02-10. Расписание учебных занятий
подготовительных курсов
1 год
ст. 728
03-02-11. Расписание занятий по
предпрофильной подготовке
учащихся школ
1 год
ст. 728
03-02-12. Списки слушателей
подготовительных курсов
5 лет
ст. 732
После
окончания
обучения
03-02-13. Ведомости успеваемости учащихся
9-х классов по предпрофильной
подготовке
5 лет
ст. 732
03-02-14. Договоры со слушателями
подготовительных курсов
5 лет
ст. 436
23
1 2 3 4 5
03-02-15. Заявления преподавателей о приеме
на педагогическую работу с
почасовой оплатой труда
5 лет
ст. 665
03-02-16. Переписка с организациями по
основным профильным
направлениям деятельности
5 лет ЭПК
ст. 32, 33
03-02-17. Реестр договоров со слушателями
подготовительных курсов
5 лет
ст. 459 г
03-02-18.
Журналы учета посещаемости и
успеваемости слушателей
подготовительных курсов
5 лет
ст. 493 «Н»
03-02-19
Номенклатура дел центра
маркетинга образовательных услуг и
привлечения абитуриентов.
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
03-02-20
03-02-21
04. УЧЕНЫЙ СОВЕТ
04-01. Приказы и инструктивные письма
Министерства образования и науки
РФ, нормативные документы
Высшей аттестационной комиссии о
деятельности ВУЗа. Копии
ДМН
ст. 1 б
04-02. Регламент Учёного совета. Копия 3 года
ст. 27 б
Приложение
к решению
УС (04-06)
04-03. Положение об Учёном совете. Копия 3 года
ст.55 б,
56 б
Приложение
к решению
УС (04-06)
04-04. Положения об институте,
факультете, совете института,
факультета. Копии
3 года
ст.55 б,
56 б
Приложение
к решению
УС (04-06)
04-05. 0 Должностные инструкции
сотрудников УС. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП
(15-01-03)
04-06. 0 Протоколы заседаний Учёного
совета и документы к ним (явочные
листы, бюллетени, протоколы
счетных комиссий, решения) в том
числе по конкурсному отбору на
замещение вакантных должностей
Постоянно
ст. 18 д, б
ст. 670
24
1 2 3 4 5
профессорско-преподавательского
состава
04-07. Протоколы заседаний постоянных
комиссий Учёного совета и
материалы к ним
Постоянно
ст. 18 д
04-08. Протоколы заседаний
Попечительского совета и
документы к ним (доклады,
решения)
Постоянно
ст. 18 б
04-09. Документы (протоколы, решения,
стенограммы, явочные листы,
бюллетени) собраний трудовых
коллективов
Постоянно
ст. 18 ж
04-10. План заседаний Учёного совета и
график проведения заседаний
постоянных комиссий Учёного
совета
5 лет
ст. 290
Утверждается
решением УС
04-11. Аттестационные дела соискателей
учёных званий доцента и
профессора. Копии
ДМН Подлинники
в Москве в
ВАКе
04-12. Приказы о составе ученого совета,
изменения и уточнения состава.
Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-10)
04-13. Переписка с Высшей
аттестационной комиссией по
вопросам представления к ученым
званиям
5 лет ЭПК
ст. 625 «Н»
04-14. Журнал учета аттестационных дел,
отправляемых в ВАК
3 года
ст.258 д
04-15. Уведомления приглашенным на
Учёный совет. Копии
3 года
ст. 258 ж
04-16. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
04-17. Журналы проведения инструктажа
по охране труда
10 лет
ст. 626 б
04-18. Номенклатура дел Учёного совета ДЗН Не ранее 3
25
1 2 3 4 5
ст. 200 а лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
04-19.
04-20.
04-01. Диссертационный совет
04-01-01. Приказы и инструктивные письма
Министерства образования и науки
РФ, нормативные документы
Высшей аттестационной комиссии о
деятельности совета. Копии
ДМН
ст. 1 б
04-01-02. Положение о диссертационном
совете. Копия
ДЗН Подлинник в
УС как
приложение к
решению
УС(04-08).
04-01-03. Годовой отчет о работе совета.
Копия
ДМН Подлинник в
УС как
приложение к
решению
УС(04-08).
04-01-04. Протоколы, стенограммы заседаний
диссертационного совета и
документы к ним
Постоянно
Входят в состав
аттестационног
о дела
(04-01-07)
Примерная
номенклатура
дел вуза (10-06)
04-01-05. Аттестационные дела соискателей,
представленных к присуждению
ученых степеней
Постоянно
Примерная
номенклатура
дел вуза (10-07)
04-01-06. Аттестационные дела соискателей,
не защитивших диссертации
10 лет ЭПК
Примерная
номенклатура
дел вуза (10-08)
04-01-07. Защищенные диссертации и
авторефераты
Постоянно
На госхранение
не передаются,
хранятся в
Научной
библиотеке
ТГУ.
Примерная
номенклатура
дел вуза (10-10)
04-01-08. Переписка с Высшей
аттестационной комиссией,
учреждениями и отдельными
лицами по вопросам защиты
диссертаций
5 лет ЭПК
Электронно.
Примерная
номенклатура
дел вуза (10-13)
26
1 2 3 4 5
04-01-09. Номенклатура дел диссертационного
совета
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
04-01-10.
04-01-11.
05, 06, 07,….. 14. ИНСТИТУТ
…-01 Приказы и инструктивные письма
Министерства образования и науки
РФ по учебно-методическим
вопросам. Копии
ДМН
ст. 1 б
…-02 Положение об институте. Копия 3 года
ст. 55 б,
56 б
После замены
новыми.
Подлинник
приложение к
решению УС
(04-06)
…-03 Должностные инструкции
сотрудников института. Копии.
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП
(15-01-03)
…-04 Протоколы заседаний
стипендиальных комиссий по
назначению стипендий студентам,
документы к ним (представления,
заявления, справки)
5 лет
ст. 729
27
1 2 3 4 5
…-05 Годовой отчет об организации и
проведении предметных
студенческих олимпиад (конкурсов)
Постоянно
ст. 383«Н»
Сдаются в
УМУ.
…-06 Приказы и распоряжения
руководства университета по
основной деятельности. Копии
ДМН
ст. 19 а
Подлинники
в УД (01-10)
…-07 Приказы об установлении оплаты за
обучение успешно обучающимся
студентам. Копии
ДМН
ст. 19 б
Подлинники
в УД (01-12)
…-08 Распоряжения директора института
по административно-хозяйственным
вопросам
5 лет
ст. 19 в
…-09 Учебные планы по основным
образовательным программам.
Копии
ДМН
ст. 711 а
Оригиналы в
УМУ (02-10)
…-10 Сведения об итогах
экзаменационных сессий за учебный
год
5 лет
ст. 507 «Н»
...-11 Отчеты об организации внеучебной
деятельности в институте
(проведение конкурсов, спортивных
и праздничных мероприятий и т.д.)
5 лет ЭПК
ст. 963
…-12 Учебные карточки студентов
75 лет ЭПК
ст. 489 а
«Н»
Электронно.
Распечатываютс
я и
прошиваются в
личное дело
студента при
отчислении.
…-13 Зачетные и экзаменационные
ведомости по учебным группам
5 лет
ст. 508 «Н»
…-14 Ведомости переаттестации
дисциплин по специальностям
5 лет
ст. 705
…-15 Индивидуальные планы/графики
обучения студентов
5 лет
ст. 711 б
После
окончания
обучения или
отчисления
…-16 Списки студентов по учебным 5 лет После
28
1 2 3 4 5
группам
ст. 732 окончания
обучения
…-17 Документы об организации итоговой
аттестации студентов (графики
проведения ГАК и ГЭК,
распоряжения по утверждению тем
и руководителей выпускных
квалификационных работ, приказы о
допуске к государственному
экзамену и защите выпускных
квалификационных работ). Копии
ДМН Подлинники
приказов в УД
(01-10)
…-18 Документы об оформлении
академических справок, дипломов о
неполном высшем образовании,
дубликатов приложений к дипломам
(заявления, справки, копии учебных
планов)
5 лет ЭПК
ст.183 б
…-19 Документы (заявления студентов,
объяснительные записки,
медицинские справки, справки с
места работы), не вошедшие в состав
личных дел студентов
3 года
ст. 489 б
«Н»
…-20 Переписка с организациями и
гражданами по вопросам работы
института
5 лет ЭПК
ст. 35
…-21 Журнал регистрации распоряжений
директора института по
административно-хозяйственным
вопросам
5 лет
ст. 258 в
Электронно. В
АИСУ
«Документооб
орот»
…-22 Журнал учета выдачи документов
студентам, переведенным на
обучение по индивидуальному
плану
5 лет
ст. 259 б
…-23 Журнал учета выдачи «Справок-
вызовов»
5 лет
ст. 258 г
…-24 Журнал учета выдачи
экзаменационных листов
5 лет
ст. 259 г
…-25 Журнал регистрации справок об
обучении студентов
5 лет
ст. 258 г
29
1 2 3 4 5
…-26 Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
…-27 Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
подразделения
10 лет
ст. 626 б
…-28 Номенклатура дел института
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
…-29
…-30
… – 01. Совет института
…01-01 Протоколы и стенограммы
заседаний совета по конкурсному
отбору
Постоянно
ст. 18 д,
ст. 621 «Н»
…01-02 Протоколы заседаний Совета и
документы к ним (явочные листы,
решения и др.) по организационным
вопросам работы факультета
(института)
Постоянно
ст. 18 б,
ст. 463 «Н»
…01-03 Протоколы заседаний Совета и
материалы к ним (явочные листы,
бюллетени, и протоколы счетных
комиссий) по конкурсному отбору
на должности ППС
15 лет
ЭПК
ст. 696
…01-04 План заседаний Совета 5 лет
ст. 290
…01-05 Приказы о составе совета института,
изменения и уточнения состава.
Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-10)
…01-06 Журнал регистрации уведомлений
приглашенных на совет
3 года
ст. 258 ж
…01-07
…01-08
02, 03, 04 ….. КАФЕДРА
…-01 Положение о кафедре. Копия 3 года
ст. 55 б,
56 б
После замены
новыми.
Подлинник
приложение к
Решению УС
(04-06)
…-02 Должностные инструкции ДМН Подлинники
в ОУП
30
1 2 3 4 5
сотрудников. Копии
ст. 77 а (15-01-03)
…-03 Протоколы заседаний кафедры Постоянно
ст. 463«Н»
…-04
Протоколы заседаний ГАК, ГЭК 75 лет
ЭК
Примерная
номенклатура
дел вуза
(11-07)
…-05 Протоколы заседаний:
- оргкомитетов предметных
студенческих олимпиад по выборам
жюри, апелляционных и мандатных
комиссий
- жюри, апелляционных и
мандатных комиссий предметных
студенческих олимпиад
Постоянно
ст. 384«Н»
…-06 Отчеты оргкомитетов о проведении
предметных студенческих олимпиад
Постоянно
ст. 383«Н»
…-07 Приказы руководства университета
по основной деятельности и
распоряжения по административно-
хозяйственным вопросам. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-10;
01-11)
…-08 Приказы о составе государственной
экзаменационной комиссии и
государственной аттестационной
комиссии. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-10)
…-09 Приказы о направлении студентов
на практику. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-12)
…-10 Планы повышения квалификации
профессорско-преподавательского
состава
5 лет
ст. 719 а
…-11 Учебные планы на учебный год и
графики учебного процесса,
разработанные в ТГУ. Копии
ДМН
ст. 711 б
Оригиналы в
УМУ (02-10)
…-12 Годовой отчет о работе кафедры
Постоянно
ст. 465 «Н»
…-13 Индивидуальные планы и отчеты о
работе преподавателей
1 год
ст. 476
…-14 Отчеты руководителей о
прохождении производственной
5 лет ЭК
31
1 2 3 4 5
практики студентов. Копии
…-15 Отчеты студентов о практике
3 года ЭК
…-16 Документы учебно-методического
комплекса специальности (УМКС)
(рабочие программы дисциплин
специальностей по учебному плану,
учебные материалы по специально-
сти)
ДМН
ст. 711 б
…-17 Документы учебно-методического
комплекса дисциплины (УМКД) (эк-
заменационные билеты и учебные
материалы по дисциплинам: учеб-
ные пособия, методические реко-
мендации и т.д.)
ДМН
ст. 712 б
…-18 Выпускные квалификационные ра-
боты. Отзывы на них.
5 лет ЭПК
ст. 510 «Н»
Работы, от-
меченные
первыми
премиями –
постоянно.
Работы, вы-
полненные на
творческих
кафедрах – 15
лет ЭПК.
Примерная
номенклатура
дел вуза
(23-32-12)
…-19 Курсовые работы студентов 2 года
ст. 509 «Н»
…-20 Переписка со структурными подраз-
делениями университета по учебно-
методическим и административно-
хозяйственным вопросам
3 года
ст. 717
…-21 Журнал учета прекурсоров 10 лет
«С»
Для кафедр
ИХиИЭ (12-02,
12-03 , 12-04) и
ИнМаш (09-05)
…-22 Журналы проведения противопо-
жарного инструктажа
3 года
ст. 870
…-23 Журналы проведения и инструктажа
по охране труда с сотрудниками ка-
федры
10 лет
ст. 626 б
...-24 Номенклатура дел кафедры
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
32
1 2 3 4 5 дел
…-25
…-26
05-07. Проектный центр архитектуры, строительства и дизайна
05-07-01. Законодательные и локальные нор-
мативные правовые акты, регламен-
тирующие деятельность центра. Ко-
пии
ДМН
ст. 1 б
05-07-02. Свидетельство о допуске к опреде-
ленному виду или работам, которые
оказывают влияние на безопасность
объектов капитального строитель-
ства. Копия
ДЗН Подлинник в
УД (01-07)
05-07-03. Положение о проектном центре ар- 3 года Подлинник в УД
как приложение к
33
1 2 3 4 5
хитектуры, строительства и дизайна.
Копия
ст. 55 б,
56 б
приказу (01-10)
05-07-04. Должностные инструкции работни-
ков центра. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники в
ОУП (15-01-03)
05-07-05. Отчеты по законченным НИР.
Копии ДМН Подлинники в
отделе со-
провождения
НИР (36-01-03)
05-07-06. Документы (протоколы, акты, от-
четы, справки и переписка) о ходе
выполнения НИР. Копии
ДМН Подлинники в
НИЧ (36-15)
05-07-07. Рефераты и аннотации на НИР.
Копии
ДМН Входят в состав
отчета (36-01-
03)
05-07-08. Рекомендации и предложения по
реализации и использованию
результатов НИР. Копии
ДМН Подлинники в
НИЧ (36-15)
05-07-09. Договоры (контракты) о совместной
научной и (или) научно-технической
деятельности. Копии
ДМН Подлинники в
юридическом
отделе (22-15)
05-07-010. Договоры (контракты) на
градостроительные, проектные и
проектно- изыскательские работы и
приложения к ним. Копии
ДМН Подлинники в
отделе
юридическом
отделе (22-16)
05-07-011. Номенклатура дел центра архитек-
туры, строительства и дизайна
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
05-07-012.
05-07-013.
061-11. Центр коммуникации
06-11-01. Законодательные и локальные
нормативные правовые акты,
регламентирующие деятельность
центра коммуникации. Копии
ДМН
ст. 1 б
06-11-02. Лицензия и свидетельство об
аккредитации ТГУ. Копии
ДМН Подлинники в
УД (01-03; 01-
04)
06-11-03. Приказы и распоряжения
руководства ТГУ,
ДМН Электронно.
Подлинники в
УД (01-10/11)
1 06 - индекс гуманитарно-педагогического института
34
1 2 3 4 5
регламентирующие деятельность
центра. Копии
06-11-04. Приказы руководства ТГУ о
зачислении / отчислении
слушателей. Коии
ДМН Электронно.
Подлинники в
УД (01-10)
06-11-05. Положение о центре коммуникации.
Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
Подлинник в УД
как приложение к
приказу (01-10)
06-11-06. Должностные инструкции
работников центра коммуникации.
Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники в
ОУП (15-01-03)
06-11-07. Рабочие программы дисциплин
центра коммуникации
ДЗН
ст. 271 «Н»
06-11-08. Протоколы государственного
тестирования иностранных граждан
по русскому языку как
иностранному
5 лет ЭПК
ст. 104, 509
После
окончания
обучения
06-11-09. Сведения о результатах
государственного тестирования по
русскому языку иностранных
граждан (таблицы)
5 лет ЭПК
ст. 509, 705
После
окончания
обучения
06-11-10. Сертификаты о прохождении
государственного тестирования по
русскому языку. Копии
Электронно.
Хранятся в
УФМС при
оформлении
гражданства.
06-11-11. Сертификаты о владении русским
языком, знании истории и основ
законодательства Российской
Федерации. Копии
5 лет
ст. 705
Электронно.
После
окончания
обучения. Срок
действия
сертификата – 5
лет
06-11-12. Сведения об иностранных
гражданах, проходивших обучение
по русскому языку как
иностранному (база данных)
5 лет ЭПК
ст. 509
После
окончания
обучения
06-11-13. Расписание занятий центра
коммуникации
3 года
ст. 453 «Н»
06-11-14. Договоры с физическими и ДМН Подлинники в
юридическом
35
1 2 3 4 5
юридическими лица об оказании
платных образовательных услуг.
Копии
отделе (22-17)
06-11-15. Переписка со структурными
подразделениями (докладные и
служебные записки, представления и
т.п.).
5 лет
ст. 717
06-11-16. Книга регистрации и выдачи
сертификатов о владении русским
языком, знании истории и основ
законодательства Российской
Федерации
5 лет
ст. 706
06-11-17. Номенклатура дел центра
коммуникации
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
06-11-18.
06-11-19.
112-05. Физкультурно-оздоровительный комплекс
11-05-01 Распорядительная и
эксплуатационно-техническая
документация (инструкции,
3 года
ст. 219 б
После замены
новыми
2 11 - индекс института физической культуры и спорта
36
1 2 3 4 5
руководства и др.) обслуживающему
персоналу. Копии
11-05-02 Положение о физкультурно-оздоро-
вительном комплексе (ФОК). Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-10)
11-05-03 Должностные инструкции
сотрудников ФОК. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП
(15-01-03)
11-05-04 Приказы и распоряжения
руководства ТГУ,
регламентирующие деятельность
физкультурно-оздоровительного
комплекса. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-10;
01-11)
11-05-05 Отчеты о работе ФОК (недельные и
месячные)
ДМН
ст. 474
11-05-06 Расписание проведения спортивных
занятий во внеурочное время в залах
физкультурно-оздоровительного
комплекса.
1 год
ст. 728
11-05-07 Документы (заявки, наряды,
таблицы, накладные) о
материальных запасах
физкультурно-оздоровительного
комплекса.
5 лет
ст. 753,
754
11-05-08 Договоры об оказании услуг и
сотрудничестве. Копии
ДМН Подлинники в
юридическом
отделе (22-17)
11-05-09 Акты выполненных работ к
договорам об оказании услуг
5 лет ЭПК
ст. 456 а
Подлинники
11-05-10 Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
подразделения
10 лет
ст. 626 б.
11-05-11 Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
11-05-12 Номенклатура дел физкультурно-
оздоровительного комплекса
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
11-05-13
11-05-14
15. УПРАВЛЕНИЕ ПО РАБОТЕ С ПЕРСОНАЛОМ
15-01. Приказы и инструктивные письма ДМН
37
1 2 3 4 5
Министерства образования и науки
РФ по вопросам работы с
персоналом. Копии
ст. 1 б
15-02. Положение об управлении по работе
с персоналом. Копия
3 года
ст.55 б,
56 б
После замены
новыми.
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-10)
15-03. Должностные инструкции
сотрудников управления по работе с
персоналом. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники в
ОУП (15-01-
03)
15-04. Организационная структура ТГУ и
документы (приказы, схемы,
таблицы) по ее изменению. Копии
ДМН Подлинники
приказов в УД
(01-10)
15-05. Утвержденное штатное расписание
ВУЗа и изменения к нему. Копии
ДМН
Подлинники в
УД как
приложения к
приказам (01-
10)
15-06. Коллективный договор
Постоянно
ст. 576
15-07. Протоколы заседаний
аттестационной комиссии
15 лет ЭПК
ст. 696
На
предприятиях
с тяжелыми,
вредными и
опасными
условиями
труда – 75 лет
ЭПК
15-08. Информация о штатной численности
и распределении фонда заработной
платы. Копия
5 лет ЭПК
ст. 595
Подлинник в
Минобрнауки
РФ
15-09. Служебные записки структурных
подразделений об изменении
штатного расписания
3 года
ст. 73
После
утверждения
15-10. Служебные записки структурных
подразделений об изменении
структуры ТГУ
3 года
ст. 66
15-11. Переписка о ходе заключения
коллективного договора
3 года
ст. 578
15-12. Переписка о ходе выполнения
условий коллективного договора
5 лет
ст. 580
15-13. Журнал учета повышения
квалификации сотрудников
управления
5 лет
ст. 719
Требование
СМК
15-14.
15-15.
38
1 2 3 4 5
15-01. Отдел управления персоналом
15-01-01. Локальные нормативные акты,
регламентирующие деятельность
отдела. Копии
ДМН
ст. 1 б
15-01-02. Положение об обработке
персональных данных. Копия
ДМН Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-10)
– постоянно
15-01-03. Должностные инструкции
сотрудников университета
Постоянно
ст. 77 а
15-01-04. Должностные инструкции
сотрудников отдела управления
персоналом. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники в
ОУП (15-01-03)
15-01-05. Выписки из протоколов заседаний
конкурсных комиссий по
замещению вакантных должностей
профессорско-преподавательского
состава
75 лет
ЭПК
ст. 656 б
Подлинники в
УС (04-06; 04-
07).
Хранятся в
составе личных
дел 75 лет.
15-01-06. Приказы ректора по личному
составу сотрудников
75 лет ЭПК
ст. 19 б
О
дисциплинарны
х взысканиях,
ежегодных
оплачиваемых
отпусках,
отпусках, в
связи с
обучением,
дежурствах,
краткосрочных
внутрироссийск
их и
зарубежных
командировках
– 5 л.
15-01-07. Личные дела профессорско-
преподавательского состава
Постоянно
ст.640 «Н»
Не имеющих
ученых
степеней и
званий или
опубликованны
х научных работ
хранятся 75 лет
ЭПК
15-01-08. Личные дела работников ВУЗа
75 лет
ЭПК
ст. 656 б
15-01-09. Личные карточки работников ВУЗа
(форма Т-2)
75 лет ЭПК
ст. 658
15-01-10. Протоколы заседаний комиссии по 5 лет ЭПК
39
1 2 3 4 5
трудовым спорам (КТС) и
документы (заявления, докладные
записки, протоколы) о разрешении
трудовых споров
ст. 584
15-01-11. Квартальный статистический отчет
по форме П-4 (НЗ) «Сведения о
неполной занятости и движении
работников»
5 лет
ст. 467 г
прим.
При
отсутствии
годовых -
постоянно
15-01-12. Документы (заявления, списки
трудов, копии документов об
образовании) соискателей
прошедших по конкурсу на
замещение вакантных должностей
75 лет
ЭПК
ст. 656 б
В составе
личных дел
(15-01-07/08)
15-01-13. Трудовые книжки работников ВУЗа
До востреб.
ст. 664
Не востр. не
менее 75 лет
15-01-14. Трудовые договоры, заключаемые с
сотрудниками
75 лет ЭПК
ст. 657
В составе
личных дел
(15-01-07/08)
15-01-15. Договоры гражданско-правового
характера, заключаемые с
физическими лицами (подряда)
75 лет
ст. 657
15-01-16. Документы о награждении
работников ВУЗа
государственными,
правительственными,
ведомственными и другими
наградами. Копии
75 лет
ЭПК
ст. 735 б
В составе
личных дел
(15-01-07/08)
15-01-17. Документы (служебные записки,
юридические заключения, акты) о
привлечении сотрудников к
дисциплинарной ответственности
3 года
ст. 694
15-01-18. Ежегодные списки сотрудников, у
которых наступает пенсионный
возраст и документы (справки,
заявления) о назначении пенсий
5 лет
ст. 685 к
По льготным
пенсиям – 10
лет
15-01-19. Графики предоставления отпусков
сотрудникам
1 год
ст. 693
15-01-20. Документы (заявления,
представления, докладные и
служебные записки), не вошедшие в
состав личных дел
5 лет
ст. 665
Основания к
приказам
15-01-21. Переписка с центром занятости по
вопросам трудоустройства граждан
5 лет
ст. 564
15-01-22. Переписка по вопросам 5 лет ЭПК
40
1 2 3 4 5
подтверждения трудового стажа
работников
ст. 675
15-01-23. Книга учета движения трудовых
книжек и вкладышей к ним
75 лет
ст. 695 в
15-01-24. Книга учета выдачи служебных
удостоверений
3 года
ст. 780
15-01-25. Журнал регистрации представлений
об объявлении конкурса на
замещение вакантных должностей
ППС
3 года
ст. 672
15-01-26. Журнал регистрации приказов по
личному составу сотрудников
75 лет
ст. 258 б
Электронно в
формате Excel
15-01-27. Журнал регистрации трудовых
договоров и дополнительных
соглашений к ним
75 лет
ст. 695 б
Электронно в
формате Excel
15-01-28. Журнал учета выдачи справок о
работе, актов, уведомлений
5 лет
ст. 695 д,
258 г
Уведомления
хранятся в
личном деле
(15-01-07/08) –
75 лет
15-01-29. Журнал регистрации листков
временной нетрудоспособности
сотрудников
5 лет
ст. 897
15-01-30. Журнал регистрации договоров
гражданско-правового характера
(ГПХ)
75 лет ЭПК
ст. 657
Электронно.
15-01-31. Журнал учета заявлений,
работников ТГУ в комиссию по
трудовым спорам
5 лет ЭПК
ст. 584
15-01-32. Книга учета выдачи удостоверений о
присвоении звания «Ветеран ТГУ»
3 года
ст. 780
15-01-33. Журнал учета личных дел
сотрудников
75 лет
ст. 695 б
15-01-34. Книга учета вкладышей к
служебным удостоверениям,
дающих право на перемещение
материальных ценностей в ТГУ
3 года
ст. 780
15-01-35. Приходно-расходная книга по учету
бланков трудовых книжек и
вкладышей к ним
5 лет
ст. 695 г
15-01-36. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
15-01-37. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
управления по работе с персоналом
10 лет
ст. 626 б
41
1 2 3 4 5
15-01-38. Номенклатура дел отдела
управления персоналом
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
15-01-39.
15-01-40.
15-02. Отдел медицинской профилактики
15-02-01. Приказы Министерства
здравоохранения и социального
развития (нормативные документы,
регулирующие работу медицинской
службы). Копии
ДМН
ст. 1 б
15-02-02. Предписания и акты
Роспотребнадзора по результатам
проверок отдела медицинской
профилактики
5 лет ЭПК
ст. 173
15-02-03. Акты (заключительные) о
проведенных медицинских осмотрах
3 года
ст. 914
15-02-04. Положение об отделе медицинской
профилактики. Копия
3 года
ст. 55 б, 56 б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу
(01-10)
15-02-05. Должностные инструкции
сотрудников отдела. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники в
ОУП
(15-01-03)
15-02-06. Приказы руководства университета
касающиеся работы отдела
медицинской профилактики. Копии
ДМН Подлинники в
УД (01-10)
15-02-07. Годовой план работы отдела
медицинской профилактики
5 лет
ст. 290
15-02-08. Ежемесячные и ежеквартальные
отчеты контролирующим
организациям
ДМН
ст. 474
По мере
поступления
запросов о
предоставлени
и
информации/о
тчетов
15-02-09. Документы (акты, накладные,
требования, отчеты) о приходе-
ДМН Подлинники в
материальном
отделе
42
1 2 3 4 5
расходе медикаментов. Копии
бухгалтерии
(19-02-04)
15-02-10. Договоры с медицинскими
учреждениями о проведении
медицинских осмотров,
обследований, иммунизации
студентов и сотрудников и акты о
выполнении работ к ним (Копии)
ДМН Подлинники
договоров в
юридическом
отделе (22-17)
Оригиналы
актов в
материальном
отделе
бухгалтерии
15-02-11. Хозяйственные договоры
- с организациями о ремонте и
техобслуживании медицинской
аппаратуры и холодильного
оборудования (Копии);
- с аптекой на поставку
лекарственных препаратов,
инструментария и аппаратуры
(Копии);
и акты о выполнении работ к ним
(Копии)
ДМН Подлинники
договоров в
юридическом
отделе (22-17)
Оригиналы
актов в
материальном
отделе
бухгалтерии
15-02-12. Сведения о флюорографии и
прививках студентов и сотрудников
(таблицы, снимки ФГ, справки Ф-
086У)
3 года
ст.489 б «Н»
ст.646 б «Н»
После
окончания
учебного
заведения или
выбытия из
него
15-02-13. Справки о состоянии здоровья
посетителей бассейна
1 год
ст. 294 ПЗ
15-02-14. Списки и контингент
сотрудников, работающих в
неблагоприятных условиях труда
подлежащих медосмотру.
Списки сотрудников
декретированных групп подлежащих
медосмотру.
Списки студентов подлежащих
прохождению медосмотра перед
практикой.
3 года
ст. 353 ПЗ
15-02-15. Внутренняя переписка (служебные
записки) по административно-
хозяйственным вопросам. Копии
5 лет ЭПК
ст. 89
43
1 2 3 4 5
15-02-16. Переписка с медицинскими
учреждениями и организациями по
профильным вопросам
деятельности. Копии
5 лет ЭПК
ст. 35
15-02-17. Журналы учета амбулаторного
приема студентов / сотрудников
3 года
ст. 286 «ПЗ»
15-02-18. Журнал учета инфекционных
больных
3 года
ст. 279 «ПЗ»
15-02-19. Журнал учета проведенных
медицинских процедур
3 года
ст. 110 «ПЗ»
15-02-20. Журналы учета и проведения
иммунизации студентов /
сотрудников
3 года
ст. 277 «ПЗ»
15-02-21. Журнал учета постановки
электрокардиограмм
5 лет
ст. 333 «ПЗ»
15-02-22. Журнал учета проведения перевязок 3 года
ст. 110 «ПЗ»
15-02-23. Журнал учета отходов класса «Б» 3 года
ст.535 «ПЗ»
15-02-24. Журнал учета прекурсоров 10 лет
«С»
15-02-25. Журнал регистрации справок о
нетрудоспособности студентов
3 года
ст. 293 «ПЗ»
15-02-26. Журнал проведения осмотра на
допуск студентов к участию в
соревнованиях
1 год
ст. 294 «ПЗ»
15-02-27. Журнал проведения визуального
осмотра на допуск посещения
бассейна студентов и сотрудников
1 год
ст. 294 «ПЗ»
15-02-28. Журналы регистрации технического
осмотра медицинской техники,
технического осмотра холодильного
оборудования
2 года
ст. 630 «ПЗ»
15-02-29. Журнал учета проведения осмотра 1 год
44
1 2 3 4 5
студентов при заселении в
общежитие
ст. 294 «ПЗ»
15-02-30. Журнал регистрации
температурного режима и анализа
качества воды в бассейне
3 года
ст.467 «ПЗ»
15-02-31. Журнал проверки санитарного
состояния бассейна
3 года
ст.467 «ПЗ»
15-02-32. Журнал оказания экстренной
помощи посетителям бассейна
3года
ст. 68 «П»
15-02-33. Журнал амбулаторного приема
сотрудников
5 лет
ст. 286 «ПЗ»
15-02-34. Журнал регистрации документов о
состоянии здоровья, наличии
прививок, флюорографии
3 года
ст. 278 «ПЗ»
15-02-35. Журнал регистрации посетителей
бассейна (по абонементам)
3 года
ст. 259 а
15-02-36. Журнал регистрации травм,
произошедших на уроках
физической культуры и спортивных
соревнованиях
3 года
ст. 346, 347
«ПЗ»
15-02-37. Журнал оказания помощи при
дежурствах на соревнованиях
3 года
ст. 68 «П»
15-02-38. Журнал передачи смены дежурных в
бассейне
1 год
ст. 892
15-02-39. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
15-02-40. Журналы проведения и инструктажа
по охране труда с сотрудниками
отдела
10 лет
ст. 626 б
15-02-41. Номенклатура дел отдела
медицинской профилактики
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив или
уничтожения
учтенных по
45
1 2 3 4 5 номенклатуре
дел
15-02-42.
15-02-43.
16. ОТДЕЛ МЕЖДУНАРОДНОГО СОТРУДНИЧЕСТВА
16-01. Законодательные и нормативно-
правовые акты Российской
Федерации, регламентирующие
пребывание иностранных граждан
на территории РФ. Копии
ДМН
ст. 27 б
16-02. Локальные нормативные акты,
регламентирующие деятельность
отдела (положения, порядки,
решения Учёного совета). Копии
ДМН Подлинники
в УД как
приложения к
приказам и в
УС как
приложения к
решениям УС
(01-10; 04-06)
16-03. Положение об отделе
международного сотрудничества.
Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
После замены
новыми.
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
10)
16-04. Должностные инструкции
сотрудников отдела. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП
(15-01-03)
16-05. Приказы руководства университета,
относящиеся к деятельности отдела.
Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-10)
16-06. Годовой отчет о международной
деятельности университета
5 лет
ст. 475
При
отсутствии
годовых,
квартальных
отчетов о
работе
организации
– постоянно
(04-06)
16-07. Сведения о численности 5 лет ЭПК Определенно
й формы нет.
46
1 2 3 4 5
иностранных граждан (таблицы)
ст. 509
16-08. Списки иностранных граждан –
студентов ТГУ
5 лет ЭК
16-09. Программы пребывания
иностранных граждан
5 лет ЭПК
ст. 487
16-10. Документы по оформлению
европейского приложения к
диплому (порядок, заявления,
анкеты и др.)
5 лет ЭПК
ст. 183 б
Копии
Европейского
диплома
хранятся в
личном деле
16-11. Документы (база данных,
информация о грантах, конкурсах,
стипендиях) о грантообразующих
фондах и программах, присылаемые
для сведения. Копии
ДМН
16-12. Документы (приказы, сметы, нормы
возмещения расходов работникам,
копии отчетов о поездках) по
оформлению зарубежных
командировок. Копии
ДМН Подлинники:
приказов в УД
(01-10), смет в
ЦЭР (30-12)
Подлинники
отчетов в
первой
спецчасти
16-13. Договоры, соглашения о
сотрудничестве с зарубежными
партнерами. Копии
ДМН
ст. 492
Подлинники в
УД (22-12)
16-14. Переписка с другими организациями
по основной деятельности отдела
5 лет
ст. 84
ст. 689
16-15. Переписка с руководством
университета по вопросам допуска
иностранных граждан в ТГУ
5 лет ЭПК
ст. 498
16-16. Журнал учета выдачи европейского
приложения к диплому
75 лет
ст.492»Н»
16-17. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
отдела
10 лет
ст. 626 б
16-18. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года ст.
870
16-19. Номенклатура дел отдела
международных программ ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после
передачи дел в
архив или
47
1 2 3 4 5 уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
16-20.
16-21.
17. УПРАВЛЕНИЕ ПО РАБОТЕ СО СТУДЕНТАМИ
17-01. Приказы и инструктивные письма
Министерства образования и науки
по вопросам, относящимся к
компетенции управления
ДМН
ст. 27 б
17-02. Положение об управлении по работе
со студентами. Копия
3 года
ст.55б, 56б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
10)
17-03. Должностные инструкции
сотрудников управления по работе
со студентами. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП
(15-01-03)
17-04. Протоколы заседаний комиссии по
переводу студентов на вакантные
бюджетные места
5 лет ЭПК
ст. 188 б
17-05.
17-06.
17-01. Отдел кадрово-учетной работы студентов
17-01-01.
Лицензия и свидетельство о
государственной аккредитации ТГУ.
Копии
ДМН Подлинники
в УД
(01-03; 01-04)
17-01-02. Положение об отделе кадрово-
учетной работы студентов. Копии.
3 года
ст.55 б, 56 б
Подлинники
в УД как
приложение к
приказу (01-
10)
17-01-03. Приказы руководства университета
по основной деятельности
относящиеся к работе отдела. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-10)
48
1 2 3 4 5
17-01-04. Приказы ректора по личному
составу студентов. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-14)
17-01-05. Сведения «Ведомость движения по
студентам», «Контингент
студентов» (таблицы)
1 год
ст. 469 е
Для
внутреннего
пользования
17-01-06. Личные дела студентов
75 лет ЭПК
ст. 489 а «Н»
17-01-07. Дипломы высшего
профессионального образования, не
полученные выпускниками
До
востреб.
ст. 664
Но не менее
75 лет
17-01-08. Списки студентов, обучающихся на
бюджетной основе
10 лет ЭК
17-01-09. Ведомости выдачи пенсионных
страховых свидетельств студентам.
Копии
ДМН В
Пенсионном
фонде
17-01-10. Переписка с организациями по
вопросам, относящимся к
компетенции отдела
5 лет
ст. 84
17-01-11. Внутренняя переписка (служебные
записки) по административно-
хозяйственным вопросам
5 лет ЭПК
ст. 89
17-01-12. Книга регистрации выдачи
дипломов
75 лет
ст.492 «Н»
17-01-13. Журнал регистрации договоров со
студентами о платном обучении
5 лет
ст. 459 к
С даты
последней
записи. При
условии
проведения
ревизии
17-01-14. Журнал регистрации выдачи
справок об обучении студентов
5 лет
ст. 258 г
17-01-15. Номенклатура дел отдела кадрово-
учетной работы студентов
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
17-01-16.
17-01-17.
17-02. Социальный отдел
17-02-01. Законодательные и
распорядительные документы
Министерства образования и науки
РФ и локальные нормативные акты,
касающиеся основной работы
ДМН
ст. 27 б
49
1 2 3 4 5
отдела. Копии
17-02-02. Положение о социальном отделе.
Копия
3 года
ст. 55 б, 56б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу
(01-10)
17-02-03. Должностные инструкции
сотрудников социального отдела.
Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники в
ОУП
(15-01-03)
17-02-04. Протоколы заседаний комиссии по
материальной поддержке студентов
и аспирантов
5 лет
ст. 18 з
17-02-05. Протоколы заседаний комиссии по
назначению повышенных и именных
стимулирующих стипендий
Постоянно
Примерная
номенклатур
а дел вуза 11-
21-06
17-02-06. Протоколы заседаний рабочей
комиссии по распределению квот
путевок и отбору участников из
числа студентов и аспирантов на
летний оздоровительный отдых
3 года
ст. 916
17-02-07. План проверок состояния дел по
охране прав детей сирот и детей,
оставшихся без попечения родителей,
обучающихся и выпускников ТГУ,
присланный для сведения. Копия
ДМН Подлинник в
Департаменте
по вопросам
семьи, опеки и
попечительств
а мэрии
г.о.Тольятти
17-02-08. График работы комиссии по
оказанию материальной поддержки
студентам и аспирантам
3 года
ст. 722
17-02-09. Квартальные отчеты о фактически
произведенных выплатах ТГУ в
рамках предоставления мер
социальной поддержки студентам
ВУЗов Самарской области по оплате
проезда на автомобильном
транспорте пригородного
междугородного (внутриобластного
сообщения) предоставляемые в
Министерство образования и науки
Самарской области. Копии
ДМН Подлинники в
Минобрнауки
Сам. обл.
17-02-10. Справки Департамента по вопросам
семьи и демографического развития
мэрии г.о.Тольятти по итогам
проверок предоставления гарантий
по социальной поддержке детей
сирот и детей, оставшихся без
5 лет ЭПК
ст. 173 б
50
1 2 3 4 5
попечения родителей, обучающихся
в ТГУ
17-02-11. Информация (таблицы, сводки,
справки) о работе социального
отдела для годового отчета
университета
5 лет
ст. 475
Электронно.
При
отсутствии
годовых,
квартальных
отчетов о
работе
организации -
Постоянно
(04-06)
17-02-12. Документы о назначении именных
стипендий Президента РФ,
Правительства РФ и др. (письма,
приказы, положения, заявки на участие,
характеристики и т.п.). Копии
ДМН
ст. 92 б
Подлинники в
организациях
учредителях
именных
стипендий
17-02-13. Документы (письма, заявления,
справки, копии приказов
руководства ТГУ) о работе со
студентами из числа детей-сирот и
детей, оставшихся без попечения
родителей.
Копии
ДМН Подлинники
приказов в УД
(01-12)
17-02-14. Заявления студентов и аспирантов
на материальную помощь
5 лет
ст. 415
17-02-15. Заявления на компенсацию проезда
иногородним студентам
5 лет
ст. 415
17-02-16. Журнал регистрации заявлений
студентов и аспирантов на
материальную помощь
5 лет
ст. 258 е
Электронно
(в формате xl)
17-02-17.
Журнал регистрации заявлений
иногородних студентов на
компенсацию транспортных
расходов
5 лет
ст. 258 е
17-02-18. Журналы инструктажа по охране
труда с сотрудниками отдела
10 лет
ст. 626 б
17-02-19. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
17-02-20. Номенклатура дел социального
отдела
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после
передачи дел
51
1 2 3 4 5 в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
17-02-21.
17-02-22.
17-03. Отдел приема абитуриентов
17-03-01. Приказы и инструктивные письма
Министерства образования,
относящиеся к деятельности отдела,
присланные для сведения. Копии
ДМН
ст. 1 б
17-03-02. Правила приема в ТГУ. Копия ДМН Подлинник в
УС как
приложение к
Решению УС
(04-06)
17-03-03. Положение о приемной комиссии.
Копия.
3 года
ст.55 б,
56 б
Подлинник в
УС как
приложение к
Решению УС
(04-06)
17-03-04. Положение об отделе приема
абитуриентов. Копия.
3 года
ст.55 б,
56 б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказам
(01-10)
17-03-05. Должностные инструкции
сотрудников отдела приема
абитуриентов. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники в
ОУП
(15-01-03)
17-03-06. Протоколы заседаний приемной
комиссии (о зачислении
абитуриентов)
5 лет
ст. 483а «Н»
После
окончания
ВУЗа
17-03-07. Протоколы заседаний
апелляционной комиссии. Копии
5 лет
ст. 483а «Н»
Подлинники в
личных делах
студентов
17-03-08. Протоколы экзаменационных
комиссий о проведении
вступительных испытаний (при
поступлении в магистратуру). Копии
5 лет
ст. 483а «Н»
Подлинники в
личных делах
студентов
17-03-09. Приказы ректора о зачислении
абитуриентов. Копии
ДМН Подлинники в
УД (01-14)
17-03-10. Отчет приемной комиссии о приеме
абитуриентов в университет. Копия
ДМН
Подлинник в
решениях УС
(04-06)
17-03-11. Сведения по формам 2.1.1., 2.1.2,
2.3, 2.5., 2.6, 2.7 для годового
статистический отчет по форме
ВПО-1 «Сведения об
образовательном учреждении,
реализующем программы высшего
5 лет
ст.473
16-04 –
Годовой
статистически
й отчет по
форме ВПО-1
52
1 2 3 4 5
профессионального образования»
17-03-12. Личные дела абитуриентов не
принятых в университет
6 месяцев
ст. 491 «Н»
После изъятия
личных
документов
17-03-13. Личные документы (аттестаты,
дипломы) абитуриентов, не
поступивших в университет
До
востреб.
ст. 664
Не менее 75
лет в архиве
17-03-14. Экзаменационные ведомости о сдаче
вступительных экзаменов
абитуриентов по дисциплинам
5 лет
ст. 508 «Н»
17-03-15. Переписка по вопросам приема
учащихся в университет
5 лет
ст. 487 «Н»
17-03-16. Журнал регистрации абитуриентов,
поступающих в университет
ДМН
ЭК
Электронно.
В АИСУ
«Приемная
комиссия»
17-03-17. Номенклатура дел отдела приема
абитуриентов
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
17-03-18.
17-03-19.
18. ЦЕНТР МОНИТОРИНГА И КОНТРОЛЯ КАЧЕСТВА ОБРАЗОВАНИЯ
18-01. Положение о центре мониторинга и
контроля качества образования.
Копия
3 года
ст.55 б,56б
После замены
новыми.
Подлинник в
УД приложение
к приказу
(01-10)
18-02. Должностные инструкции
сотрудников центра. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники в
ОУП
(15-01-03)
18-03. Распоряжения директора центра по
административным вопросам
5 лет
ст. 19 в
18-04. Приказы руководства университета
по основной деятельности и
распоряжения по административно-
хозяйственным вопросам. Копии
ДМН
18-05. Расписание занятий 1 год
ст. 728
Электронно.
18-06. Зачетные и экзаменационные
ведомости
5 лет
ст. 508 «Н»
18-07. Тесты ДЗН Электронно на
53
1 2 3 4 5
ст. 701 б Образовательно
м портале ТГУ
http://edu.tltsu.ru/
18-08. Договоры с организациями об
оказании услуг для работы центра.
Копии
ДМН Подлинники в
юридическом
отделе (22-17)
18-09. Заявки на проведение тестирования
и на формирование и включение
теста на образовательном портале
5 лет ЭК
18-10. Переписка со структурными
подразделениями университета и
сторонними организациями по
профильным вопросам деятельности
центра
5 лет
ст. 84
18-11. Ведомости выдачи свидетельств о
прохождении школьниками курса
«Блок функциональной
грамотности»
5 лет
ст. 259 г
18-12. Журнал регистрации распоряжений
директор центра по
административным вопросам
5 лет
ст. 258 в
18-13.
Журнал регистрации входящих и
исходящих служебных записок
5 лет
ст. 258 г
Электронно.
18-14. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
центра
10 лет
ст. 626 б.
18-15.
Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
18-16.
Номенклатура дел центра
мониторинга и контроля качества
образования
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
18-17.
18-18.
54
1 2 3 4 5
19. БУХГАЛТЕРИЯ
19-01. Нормативные документы
Министерства финансов и
Министерства образования и науки
(положения, правила инструкции,
методические указания и
рекомендации) по вопросам
бухгалтерского учета и отчетности.
Копии
ДМН
ст. 1 б
19-02. Положение о бухгалтерии. Копия 3 года
ст.55 б,56б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-10)
19-03. Должностные инструкции
сотрудников бухгалтерии. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП
(15-01-03)
19-04. Годовой бухгалтерский отчет ВУЗа с
приложением к нему
Постоянно
ст. 351 б
19-05. Паспорта транспортных средств До
списания
транспорт
ных
средств
55
1 2 3 4 5
ст. 836
19-06. Документы (планы, отчеты,
протоколы, акты, справки,
докладные записки, переписка) о
проведении документальных
ревизий финансово-хозяйственной
деятельности, контрольно-
ревизионной работе, в том числе
проверке кассы, правильности
взимания налогов и др.)
5 лет
ст. 402
При условии
завершения
проверки
(ревизии)
19-07. Переписка с отделением
Федерального казначейства и
Министерством образования и науки
РФ по вопросам финансовой
деятельности вуза
5 лет ЭПК
ст. 326
19-08. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
подразделения
10 лет
ст. 626 б
19-09. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
19-10. Номенклатура дел бухгалтерии.
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
19-11.
19-12.
19-01. Расчетный отдел
19-01-01. Приказы ректора по личному
составу сотрудников. Копии
ДМН Подлинники
в ОУП
19-01-02. Приказы руководства университета
по основной деятельности. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-10)
19-01-03. Расчеты по начисленным и
уплаченным страховым взносам на
обязательное страхование
(медицинское, пенсионное,
социальное) (таблицы)
5 лет
ст. 395
При
отсутствии
лицевых
счетов или
ведомостей
начисления
заработной
платы – 75
лет
19-01-04. Сведения об учете фондов, лимитов
заработной платы и контроле над их
распределением.
5 лет
ст. 364
19-01-05. Налоговая карточка учета
совокупного годового дохода
5 лет
ст. 394
Электронно.
При условии
проведении
56
1 2 3 4 5
физических лиц и налога на доходы
физических лиц (форма 1-НДФЛ)
проверки
19-01-06. Бухгалтерские учетные регистры
(главная книга, журналы-ордера).
5 лет
ст. 361
При условии
проведения
проверки
19-01-07. Лицевые счета работников по
заработной плате
75 лет
ЭПК
ст. 413
19-01-08. Ведомости начисления почасовой
оплаты труда преподавателям и
работникам
5 лет
ст. 726
прим.
При
отсутствии
лицевых
счетов – 75
лет
19-01-09. Документы (копии отчетов, выписки
из протоколов, заключения) о
выплате пособий по листкам
нетрудоспособности, по
государственному социальному
страхованию
5 лет
ст. 904
19-01-10. Исполнительные листы работников ДМН
ст. 416
Не менее 5
лет
19-01-11. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
подразделения
10 лет
ст. 626 б
19-01-12. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
19-01-13.
19-01-14.
19-02. Материальный отдел
19-02-01. Квартальный статистический отчет
по планируемому и фактическому
потреблению коммунальных услуг
(1-КФО). Копия
ДМН Для
Минобрнауки
РФ
19-02-02. Документы (акты, сведения,
переписка) о взаимных расчетах,
перерасчетах с контрагентами
5 лет
ст. 366
После
проведения
взаиморасчет
а
19-02-03. Документы (протоколы заседаний
инвентаризационной комиссий,
описи, акты, ведомости и др.) об
инвентаризации основных средств,
имущества и товарно-материальных
5 лет
ст. 427
примечани
е
О товарно-
материальны
х ценностях
(движимом
имуществе) –
5 лет.
При условии
57
1 2 3 4 5
ценностей завершения
проверки
(ревизии).
19-02-04. Документы (накладные на
внутреннее перемещение и акты на
списание) о перемещении и
выбытии основных средств,
товарно-материальных ценностей и
движимого имущества
5 лет
ст. 362
19-02-05. Договоры, заключенные с
сотрудниками университета о
материальной ответственности
5 лет
ст. 457
После
увольнения
материально
ответственно
го лица
19-02-06. Журнал регистрации договоров с
сотрудниками о материальной
ответственности
5 лет
ст. 459 г
После
окончания
срока
действия
договора
19-02-07. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
подразделения
10 лет
ст. 626 б
19-02-08. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
19-02-09.
19-02-10.
19-03. Отдел кассово-банковских операций, учета, контроля и отчетности
19-03-01. Первичные бухгалтерские
документы (кассовые, банковские,
корешки банковских чековых
книжек, ордера, табели, акты о
приеме, сдаче, списания имущества
и материалов, квитанции, корешки к
ним, счета-фактуры, накладные и
авансовые отчеты и др.)
5 лет
ст. 362
При условии
проведения
проверки
(ревизии)
19-03-02. Документы (справки, сведения,
расчеты, расходные расписания,
бюджетные поручения, заявки,
переписка) о дополнительных
образовательных услугах, о
финансировании культурно-
массовой и физкультурно-
5 лет ЭПК
ст. 326
58
1 2 3 4 5
оздоровительной работы со
студентами
19-03-03. Документы (планы, отчеты,
протоколы, акты, справки,
докладные записки) о проверке
кассы
5 лет
ст. 402
При условии
завершения
проверки
19-03-04. Документы (вспомогательные и
контрольные книги, журналы,
карточки, кассовые книги,
оборотные ведомости) о финансовой
деятельности ВУЗа
5 лет
ст. 361,
362
При условии
проведения
проверки
19-03-05. Платежные ведомости на выдачу
заработной платы, пособий,
материальной помощи и др. выплат
5 лет
ст. 412
При условии
завершения
проверки
19-03-06. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
подразделения
10 лет
ст. 626 б
19-03-07. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
19-03-08.
19-03-09.
20. НАУЧНАЯ БИБЛИОТЕКА
20-01. Положение о Научной библиотеке.
Копия
3 года
ст.55 б,56б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
10)
20-02. Правила пользования библиотекой.
Копия.
ДМН Подлинник в
УД
приложение к
приказу (01-
10)
20-03. Приказы руководства университета
по основной деятельности. Копии.
ДМН Подлинники
в УД (01-10)
20-04. Сведения (таблицы) по основным
показателям деятельности научной
библиотеки
5 лет
ст. 475
20-05. Должностные инструкции ДМН Подлинники
59
1 2 3 4 5
сотрудников. Копия ст. 77 а в ОУП
(15-01-03)
20-06. Протоколы заседаний
методического совета при директоре
Научной библиотеки
5 лет
ст.18 з
20-07. Документы (списки, копии
договоров поставки, отчеты) по
оформлению годовой подписки на
литературу
1 год
ст. 529
После
получения
подписной
литературы
20-08. Акты и списки на передачу книг
другим организациям
3 года
ЭК
20-09. Акты списания книг
10 лет
ст. 531
После
проверки
библиотечног
о фонда
20-10. Заявки на комплектование фонда
библиотеки
3 года
ст. 526
20-11. Каталоги книг (систематические,
алфавитные)
До
ликвидаци
и
библиотек
и ст. 532
20-12. Книги суммарного учета
библиотечного фонда
До
ликвидаци
и
библиотек
и ст. 53
20-13. Книга инвентарного учета
библиотечного фонда
5 лет
ст. 459 л
Электронно.
При условии
проведения
проверки
(ревизии)
20-14. Карточки формуляров читателей
1 год
ст. 746 «Н»
20-15.
Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
10 лет
ст. 626 б
20-16.
Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
20-17. Номенклатура дел Научной
библиотеки
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
20-18.
20-19.
60
1 2 3 4 5
20-01. Центр научных журналов
20-01-01.
Приказы и инструктивные письма
высшей аттестационной комиссии
по вопросам работы центра научных
журналов. Копии
ДМН
ст. 27 б
20-01-02.
Положение о центре научных
журналов. Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
Подлинник в
УД (01-10)
20-01-03.
Должностные инструкции
работников центра. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП
(15-01-03)
20-01-04.
Свидетельство о регистрации
средства массовой информации
«Вектор науки». Копия
Подлинники
в УД (01-05)
20-01-05.
Переписка о присвоении
международной стандартной
нумерации сериальных изданий
ISSN
5 лет
ст. 84
Электронно.
20-01-06.
Статьи, опубликованные в журнале
«Вектор науки ТГУ»
ДМН
ст. 536
Электронно.
Фотофонодоку
менты,
видеодокумент
ы – 5 лет ЭПК
20-01-07.
Документы (копии квитанций об
оплате за издание статей, рецензии,
экспертные заключения, письма-
направления) по формированию
очередного выпуска журнала
«Вектор науки ТГУ»
3 года
ст. 549
С
зарубежными
странами – 5
лет ЭПК
20-01-08.
Договоры о публикациях статей в
научном журнале «Вектор науки
ТГУ» и акты приема-передачи
выполненных работ к ним (с
юридическими лицами)
5 лет ЭПК
ст. 436
20-01-09.
Журнал регистрации договоров о
публикациях статей в научном
журнале «Вектор науки ТГУ»
5 лет
ст. 459 г
После
окончания
срока
действия
договора
20-01-10.
Ведомости выдачи печатных
экземпляров журналов авторам
5 лет
ст. 277
61
1 2 3 4 5
20-01-11.
Реестры почтовых отправлений
печатных экземпляров журналов
авторам. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-18)
20-01-12.
Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
подразделения
10 лет
ст. 626 б
20-01-13.
Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
20-01-14.
Номенклатура дел центра научных
журналов
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив
или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
20-01-15.
20-01-16.
21. МОБИЛИЗАЦИОННЫЙ ОТДЕЛ
21-01. Нормативно-правовые документы
(Законы РФ, инструкции, положения
и т. д.), регламентирующие работу
мобилизационного отдела. Копии
ДМН
ст. 27 б
21-02. Устав ТГУ. Копия ДМН
Подлинник в
УД (01-02)
21-03. Методические рекомендации по
служебному делопроизводству по
вопросам ведения воинского учета и
бронирования граждан,
пребывающих в запасе, в
3 года
ст. 28 б
После замены
новыми.
62
1 2 3 4 5
организации (разработаны отделом
военного комиссариата по
г.Тольятти Самарской обл.). Копия
21-04. Положение о мобилизационном
отделе. Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
10)
21-05. Должностные инструкции
сотрудников мобилизационного
отдела. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП
(15-01-03)
21-06. Приказы и распоряжения
руководства университета по
основной деятельности и
административно-хозяйственным
вопросам. Копии
ДМН
Подлинники
в УД (01-10;
01-11)
21-07. Приказы ректора по личному
составу студентов, аспирантов и
сотрудников. Копии
ДМН Подлинники
приказов по
сотрудникам
в ОУП, - по
студентам и
аспирантам в
УД (01-14)
21-08. Планы работы по ведению
воинского учета и бронирования
граждан
5 лет
ст. 691
21-09. График сверки личных карточек
формы Т-2 с военными билетами
граждан пребывающих в запасе
(ГПЗ)
1 год ЭК
21-10. Картотека личных карточек формы
№ Т-2 на граждан, пребывающих в
запасе, и граждан, подлежащих
призыву на военную службу
3 года
ст. 695 е
После
увольнения
21-11. Переписка по вопросам
деятельности отдела. Копии
5 лет
ст. 84
21-12. Журнал проверок состояния
воинского учета и бронирования
граждан, пребывающих в запасе
5 лет
ст. 692
21-13. Книга учета передачи бланков
специального учета, военных
билетов и личных карточек
3 года
ст. 259 г
63
1 2 3 4 5
студентов ТГУ
21-14. Журнал учета граждан,
пребывающих в запасе, и граждан,
подлежащих призыву, заявивших об
изменениях состояния здоровья
3 года
ст. 695 е
21-15. Журнал учета листков сообщений и
корешков к ним об изменениях
сведений о гражданах, состоящих на
воинском учете
3 года
ст. 695 е
21-16. Журнал регистрации выдачи
справок формы «Приложение-2» об
отсрочке от призыва студентов на
военную службу
3 года
ст. 695 е
21-17. Журнал учета лиц, имеющих право
на льготы
3 года
ст. 695 е
21-18. Журналы проведения инструктажа
по технике безопасности с
сотрудниками отдела
10 лет
ст. 626 б
21-19. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
21-20. Номенклатура дел
мобилизационного отдела
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
21-21.
21-22.
22. ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ
22-01. Положение о юридическом отделе.
Копия
3 года
ст. 55 б, 56
б
После замены
новыми.
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
10)
22-02. Проекты Устава, иных локальных
нормативных актов, документы по
5 лет ЭПК
ст. 58
64
1 2 3 4 5
их разработке
22-03. Должностные инструкции
сотрудников юридического отдела.
Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП
(15-01-03)
22-04. Документы (исковые заявления,
отзывы, акты, копии решений суда и
т.п.), предоставляемые в судебные
организации. Копии
5 лет ЭПК
ст. 189
После
вынесения
решения
22-05. Заключения по служебным
проверкам
5 лет ЭПК
ст. 173 б
Электронно.
Внутренние.
22-06. Документы (акты, решения,
заявления, заключения) об
административных
правонарушениях
5 лет ЭПК
ст. 188
22-07. Претензионные дела (претензии,
ответы на претензии, обоснования
претензий и т.п.)
5 лет
ст. 189 После
вынесения
решения
22-08. Доверенности на совершение
различных действий от имени ТГУ
Постоянно
ст. 61
22-09. Заключения о соблюдении
действующего законодательства по
вопросам деятельности
университета
5 лет ЭПК
ст. 188
22-10. Заключения на проекты локальных
нормативных актов
5 лет ЭПК
ст. 188
22-11. Обращения граждан (заявления,
жалобы и т.д.), документы по их
рассмотрению (переписка и т.п.) о
серьезных нарушениях,
злоупотреблениях
Постоянно
ст. 183 а
22-12. Договоры, соглашения о
сотрудничестве с зарубежными
партнерами
Постоянно
ст. 492
Хранятся в
УД
22-13. Договоры (контракты) на Постоянно
65
1 2 3 4 5
выполнение международных,
федеральных и региональных
научных и научно-технических
программ и проектов
ст. 5 «Т»
22-14. Генеральные договоры и договоры о
сотрудничестве с организациями
Постоянно
ст. 577
Хранятся в
УД
22-15. Договоры (контракты) о совместной
научной и (или) научно-технической
деятельности
15 лет
ЭПК
ст. 30 «Т»
22-16. Договоры на проведение научно-
исследовательских, опытно-
технологических и опытно-
конструкторских работ
5 лет ЭПК
ст. 119 «Т»,
223 «Т»
После
истечения
срока действия
договора или
закрытия темы
и утверждения
эскизного
проекта
22-17. Договоры и государственные
контракты о поставках, услугах,
работах с другими организациями
5 лет ЭПК
ст. 272
По крупным
поставкам и
наиболее
важным
работам,
услугам
постоянно
22-18. Договоры на оказание юридических
услуг
5 лет ЭПК
ст.191
После
истечения
срока
действия
22-19. Государственные контракты с
Министерством обороны РФ на
подготовку офицеров из числа
студентов ТГУ с последующим их
поступлением на военную службу по
контракту
5 лет
ст. 443
После
истечения
срока
действия
договора
Хранятся в
УД
22-20. Переписка с Министерством
образования и науки РФ. Копии
ДМН
22-21. Журнал регистрации договоров 5 лет
ст. 459 г
Электронно.
В АИСУ
«Документоо
борот».
После
окончания
срока
действия
договоров
22-22. Журнал учета выданных
доверенностей
5 лет
ст. 459 т
При условии
проведении
проверки
22-23. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
отдела
10 лет
ст. 626 б.
66
1 2 3 4 5
22-24. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
22-25. Номенклатура дел юридического
отдела.
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
22-26.
22-27.
67
1 2 3 4 5
23. ЦЕНТР НОВЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
23-01. Положение о центре новых
информационных технологий
(ЦНИТ). Копия
3 года
ст. 55 б,
56б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
10)
23-02. Должностные инструкции
сотрудников ЦНИТ. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП
(15-01-03)
23-03. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
центра
10 лет
ст. 626 б
23-04.
Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
23-05.
Номенклатура дел Центра новых
информационных технологий
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после
передачи дел в
архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
23-06.
23-07.
23-01. Отдел разработки информационных систем
23-01-01. Протоколы оперативных совещаний
разработчиков АИСУ ТГУ
5 лет
ст. 18 з
Электронно в
Bitrix
23-01-02. Приказы руководства ТГУ по
семестровому планированию и
проведению курсов на портале.
Копии
ДМН Электронно в
АИСУ
«Документоо
борот»
Подлинники
в УД (01-10)
23-01-03. «Информатизация и автоматизация»
проект Программы развития ТГУ,
разработанный сотрудниками
ЦНИТ. Копия
ДМН Электронно.
Программа
развития ТГУ
утверждается
решением УС
(04-06) и
хранится
постоянно
(ст. 210)
23-01-04. Реестры тикетов (таблицы) АИСУ и
модулей портала
ДЗН
ЭК
Электронно
23-01-05. Макеты интерфейса АИСУ и
модулей портала
ДЗН
ЭК
Электронно
23-01-06.
23-01-07.
68
1 2 3 4 5
23-02. Отдел менеджмента качества и оптимизации бизнес-процессов
23-02-01. Государственные и международные
стандарты по качеству. Копии
3 года
ст. 25 б
После замены
новыми
23-02-02. Локальные нормативные акты,
регламентирующие деятельность
отдела (положения, порядки,
инструкции). Копии
ДМН Подлинники
в УД как
приложения к
приказам и в
УС как
приложения к
решениям УС
(01-10; 04-06)
23-02-03. Положение об отделе менеджмента
качества и оптимизации бизнес-
процессов (ОМКиОБП). Копия
3 года
ст. 55 б, 56 б
После замены
новыми.
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
10)
23-02-04. Приказы ректора, решения Ученого
совета, относящиеся к деятельности
отдела. Копии
ДМН Подлинники:
приказов - в
УД (01-10)
Решений - в
УС (04-06)
23-02-05. Должностные инструкции
сотрудников ОМКиОБП. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП
(15-01-03)
23-02-06. Документы (акты, копии отчетов и
заключений) об итогах проведения
внешнего аудита по качеству
Постоянно
ст. 173 а
23-02-07. Годовой отчет об анализе СМК со
стороны руководства ТГУ. Копия
ДМН Подлинник в
НИЧ как
приложение к
решению
НТС (36-04)
23-02-08. Годовой отчет об оценке
результативности СМК. Копия
ДМН Подлинник в
Атомвоенсер
т (входит в
состав отчета
23-02-07)
23-02-09. Сведения (Справки) от структурных
подразделений о результативности
процессов СМК
5 лет ЭПК
ст. 1297
Внутренние.
23-02-10. Сведения (таблицы, диаграммы) о
проведении мониторинга процессов
ВУЗа. Копии
ДМН Электронно
23-02-11. Документы (оперативные планы и
отчеты, протоколы анализа рисков и
последствий отказов (FMEA) и т.п.)
по разработке корректирующих /
предупреждающих действий
5 лет
ст. 1515 «Т»
69
1 2 3 4 5
23-02-12. Документы (программа аудита, план
аудита) о проведении внутреннего
аудита по качеству
5 лет ЭПК
ст. 173 б
23-02-13. Документы об обучении персонала
(распоряжения, график обучения,
регистрационные листы, анкеты,
списки) в области качества
5 лет ЭПК
ст. 708
23-02-14. Акты и отчеты по итогам
проведения внутреннего аудита по
качеству
5 лет
ст. 402
При условии
проведения
проверки
23-02-15. Переписка с организациями по
оперативным вопросам
деятельности
5 лет
ст.84
Электронно
23-02-16. Переписка со структурными
подразделениями по
административным вопросам
деятельности отдела
5 лет ЭПК
ст. 214
Электронно
23-02-17. Журнал учета повышения
квалификации сотрудников отдела
5 лет
ст. 719
23-02-18.
23-02-19.
23-03. Технический отдел
23-03-01. Порядок проведения
инвентаризации компьютерной и
оргтехники в ТГУ. Копия
ДМН Подлинник в
УД как
приложение к
приказу
(01-10)
23-03-02. Планы (месячные, недельные)
работы отдела
ДМН
ст. 288
Электронно
23-03-03. Инструкция по установке и
настройке требованиям
антивирусной безопасности ПО
«Касперский»
3 года
ст.219б
После замены
новыми
23-03-04. Отчеты (месячные, недельные) о
работе отдела
ДМН
ст. 474
Электронно
23-03-05.
23-03-06.
23-04. Отдел сетевого и системного администрирования
23-04-01. Планы (недельные, месячные) работ
отдела
ДМН
ст. 288
Электронно в
Bitrix
23-04-02. Отчеты (недельные, месячные) о
работе отдела
ДМН
ст. 474
Электронно в
Bitrix
70
1 2 3 4 5
23-04-03. Документы (копии протоколов
испытаний, предложения, расчеты) о
внедрении новой технологии,
разработанной в ТГУ
5 лет ЭПК
ст. 1259 «Т»
Электронно
23-04-04. Техническая документация на
сетевое оборудование 3 года
ст. 219 б
Электронно в
формате pdf.
После замены
новыми
23-04-05. Документы необходимые для
сервисного обслуживания сетевого
оборудования (сопроводительные
письма, реестр и инструкции)
3 года
ст. 219 б
23-04-06. Отчеты фирм о проведении ремонта
и тестировании оборудования
5 лет
ст. 217
23-04-07. Журнал мониторинга сетевого
оборудования
5 лет
ст. 230
Электронно
23-04-08. Переписка с организациями по
основной (профильной)
деятельности отдела
5 лет
ст. 35
Электронно
23-04-09.
23-04-10.
71
1 2 3 4 5
24. УПРАВЛЕНИЕ ПО ВОСПИТАТЕЛЬНОЙ И СОЦИАЛЬНОЙ РАБОТЕ
24-01 Положение об управлении по
воспитательной и социальной
работе. Копии
3 года
ст. 55 б,
56 б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-10)
24-02 Должностные инструкции
сотрудников управления по
воспитательной и социальной
работе. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники в
ОУП (15-01-03)
24-03 Годовые планы внеучебной работы
институтов
5 лет
ст.285 б
Внутренние
24-04 Годовой (за учебный год) план
воспитательной, внеучебной и
социальной работе университета
5 лет
ст.285 б
Внутренний
24-05 Годовые отчеты институтов по
внеучебной деятельности
5 лет
ст.475
Внутренние
24-06 Годовой (за учебный год) отчет о
проделанной воспитательной,
внеучебной и социальной работе
университета
5 лет
ст.469 б
Внутренний
24-07 Аналитические справки о
проведении университетских
мероприятий студенческих
организаций
5 лет ЭПК
ст. 963
Электронно
24-08 График заседаний органов
студенческого самоуправления
5 лет
ст. 290
24-09 Документы о мероприятиях,
проводимых в ВУЗе (приказы,
распоряжения, сметы и пр.). Копии
ДМН Подлинники:
приказов и
распоряжений в
УД (01-10);
смет в ЦЭР (30-
12)
24-10 Документы о работе творческих
коллективов: клубов, студий, секций
(положения, списки участников,
расписание занятий и пр.). Копии
ДМН Подлинники в
УД как
приложения к
приказам (01-
10)
72
1 2 3 4 5
24-11 Фото, видео-, аудио- материалы по
мероприятиям, проводимым в ВУЗе
5 лет ЭПК
ст. 90 а
Электронно.
24-12 Протоколы заседаний студенческого
собрания университета по выборам
председателя студенческого
парламента и документы к ним
(бюллетени, явочные листы,
протоколы счетных комиссий)
Постоянно
ст. 973
24-13 Протоколы заседаний студенческого
парламента и документы к ним
(Решения, доклады и др.)
Постоянно
ст. 997
За учебный год
24-14 Документы о работе студенческих
организаций ТГУ (копии
положений, копии приказов о
проведении мероприятий, списки
участников)
ДМН Подлинники
приказов и
положений в
УД как
приложения к
приказам (01-
10)
24-15 Договоры с учреждениями,
организациями о сотрудничестве, об
оказании услуг и работ. Копии
ДМН Подлинники в
юридическом
отделе (22-17)
Переписка с организациями по
основной (профильной)
деятельности управления. Копии
ДМН
24-16 Переписка со структурными
подразделениями по вопросам
основной деятельности управления.
Копии
ДМН
24-17 Инвентаризационные описи
материальных ценностей
5 лет
ст. 361 л
При условии
проведения
проверки
(ревизии)
24-18 Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
управления
10 лет
ст. 626 б
24-19 Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
73
1 2 3 4 5
24-20 Номенклатура дел управления по
воспитательной и социальной работе
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
24-21
24-22
25. ЦЕНТР СТРАТЕГИЧЕСКИХ ИНИЦИАТИВ
25-01. Методические рекомендации
Министерства образования и науки
РФ по составлению мониторинга
эффективности деятельности вузов
ДМН
ст. 1 б
25-02. Положение о центре стратегических
инициатив. Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
Подлинник
является
приложением к
приказу (01-10)
25-03. Должностные инструкции
работников ЦСИ. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники в
ОУП (15-01-03)
25-04. (Отчет) Мониторинг эффективности
деятельности ТГУ за год (таблицы)
Постоянно
ст. 318 а
25-05. Паспорт организации Постоянно
ст. 466
25-06. Отчеты руководителей проектов о
выполнении Программы развития за
год
5 лет
ст. 475
25-07. Программа развития ТГУ. Копия ДМН Подлинник в
УС как
приложение к
Решению УС
(04-06)
25-08. Отчет о реализации Программы
развития ТГУ. Копия
ДМН Подлинник в
УС как
приложение к
Решению УС
(04-06)
25-09. Протоколы заседаний
согласительных комиссий по
рассмотрению (обсуждению)
проектов Программы развития
5 лет ЭПК
ст. 59
После
завершения
деятельности
рабочих групп.
Принятые
решения
закрепляются
приказами (01-
10)
25-10. Протоколы заседаний группы
стратегического планирования
Постоянно
ст. 18 г
25-11. Переписка с организациями по
профильным направлениям
деятельности центра
5 лет ЭПК
ст. 35
25-12. Переписка со структурными 3 года
74
1 2 3 4 5
подразделениями университета по
административным вопросам
ст. 717
25-13. Номенклатура дел центра
стратегических инициатив
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
25-14.
25-15.
26. ДОМ УЧЁНЫХ
26-01. Положение о Доме учёных. Копия 3 года
ст. 55 б, 56
б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
10)
26-02. Должностные инструкции
сотрудников Дома учёных. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП
(15-01-03)
26-03. Документы о деятельности Дома
ученых (образцы полиграфической
продукции, сценарии, тексты
выступлений, презентационная
документация), о проведении
мероприятий.
5 лет ЭПК
ст. 538,
541
26-04. Документы (договоры, акты приема
выполненных работ, счета) о
финансовых расходах. Копии
ДМН Подлинники
договоров в
юридическом
отделе (22-
17); актов и
счетов в
бухгалтерии
26-05. CD –диски с фото/видеозаписями.
Альбомы с фотографиями о
проведении мероприятий
5 лет ЭПК
ст. 536,
963
26-06. Журналы проведения инструктажа
по охране труда
10 лет
ст. 626 б
26-07.
Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
26-08.
Номенклатура дел Дома ученых
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
26-09.
75
1 2 3 4 5
26-10.
27. МУЗЕЙ
27-01. Положение о музее. Копия 3 года
ст. 55 б, 56
б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
10)
27-02. Годовой план работы музея 5 лет
ст. 290
27-03. Годовой отчёт о работе музея 5 лет
ст. 475
27-04. Должностные инструкции
сотрудников музея. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП
(15-01-03)
27-05. Информационные справки об
истории ТГУ
Постоянно
ст. 95
Хранятся в
музее
27-06. Акты приёма-выдачи экспонатов на
постоянное и временное хранение
Постоянно
ст. 755
«Н»
Хранятся в
музее
27-07. Книга учёта поступлений
экспонатов основного фонда (КП)
Постоянно
ст. 755
«Н»
Хранятся в
музее
27-08. Книга учёта экспонатов
научно-вспомогательного фонда
(НВ)
Постоянно
ст. 755
«Н»
Хранятся в
музее
27-09. Информация о количестве
посетителей музея
3 года
ст. 259 а
27-10. Книга учёта актов приёма
и выдачи экспонатов музея
Постоянно
ст. 459 е
Хранятся в
музее
27-11.
Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
музея
10 лет
ст. 626 б
27-12.
Журналы проведения
противопожарного инструктажа с
сотрудниками музея
3 года
ст. 870
27-13. Номенклатура дел музея
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 л.
после
передачи дел
76
1 2 3 4 5 в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
27-14.
27-15.
28. УПРАВЛЕНИЕ ИННОВАЦИОННОГО РАЗВИТИЯ
28-01. Нормативно-правовые акты
Министерства образования и науки
РФ, касающиеся работы управления.
Копии
ДМН
ст. 1 б
Электронно.
28-02. Положение об управлении
инновационного развития. Копии
3 года
ст. 55 б,
56 б
Электронно.
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу
(01-10)
28-03. Должностные инструкции
сотрудников управления. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП
(15-01-03)
28-04. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
управления
10 лет
ст. 626 б
28-05. Журналы проведения
противопожарного инструктажа с
сотрудниками управления
3 года
ст. 870
28-06. Номенклатура дел управления
инновационного развития
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
28-07.
28-08.
28-01. Отдел координации проектов
28-01-01. Приказы об организации в ТГУ
конференций. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-10)
28-01-02. Отчеты научных руководителей о
проведенных в ТГУ конференциях
Постоянно
ст. 94
28-01-03. Документы для составления отчетов
(таблицы, сводки, отчеты
руководителей оргкомитетов и
5 лет
ст. 473
77
1 2 3 4 5
кафедр о проведенных в ТГУ
конференциях, мероприятий по
НИРС)
28-01-04. Перечень монографий, изданных
сотрудниками ТГУ. Титульные
листы монографий. Копии
5 лет
ст. 525
28-01-05. Списки участников конкурсов на
выполнение НИОКР
1 год
ст. 785
После замены
новыми
28-01-06. Приказы об организации
студенческих научных мероприятий
(конференций, семинаров, форумов,
выставок и т.д.). Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-10)
28-01-07. Документы (дипломы, патенты,
публикации), подтверждающие
участие студентов в НИРС. Копии
ДМН Подлинники
находятся у
студентов
28-01-08. Письма-приглашения к участию в
выставках, семинарах,
конференциях, форумах, конкурсах,
заседаниях, сборниках статей,
присланные для сведения
ДМН
ст. 90 б
28-01-09.
28-01-10.
28-02. Отдел интеллектуальной собственности и малых инновационных
предприятий
28-02-01. Законодательные и нормативно-
правовые акты по вопросам защиты
интеллектуальной собственности
ДМН
ст. 27 б
28-02-02. Локальные нормативные акты
(приказы руководства, решения УС
и НТС, положения и т.д.) по
вопросам ведения. Копии
ДМН
Подлинники
в УД (01-10)
28-02-03. Положение об отделе
интеллектуальной собственности и
малых инновационных предприятий.
Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
28-02-04. Учредительные документы (уставы,
учредительные договоры, протоколы
ДМН Подлинники
в МИПах
78
1 2 3 4 5
собраний учредителей) малых
инновационных предприятий,
созданных с участием ТГУ. Копии
28-02-05. Отчеты научных руководителей по
законченным научно-
исследовательским работам
Постоянно
ст. 50 «Т»
28-02-06. Патенты на объекты
интеллектуальной собственности и
авторские заявки на них
Постоянно
ст. 584, 586,
590 «Т»
28-02-07. Лицензионные договоры с МИПами.
Копии
ДМН Подлинники
в
юридическом
отделе (22-
12)
28-02-08. Регистрационные карты сведений о
начинаемых научно-исследователь-
ских, опытно-конструкторских и
технологических работах (РК-карты)
Постоянно
ст. 26 «Т»
Электронно
на сайте
ЕГИСУ
НИОКР
www.rosrid.ru
28-02-09. Информационные карты рефера-
тивно-библиографических сведений о
результатах научно-исследователь-
ских, опытно-конструкторских и тех-
нологических работ (ИКРБС-карты).
Копии
Постоянно
ст. 599 «Т»
Электронно
на сайте
ЕГИСУ
НИОКР
www.rosrid.ru
28-02-10. Информационные карты о результа-
тах интеллектуальной деятельности
(ИКР-карты). Копии
Постоянно
ст. 599 «Т»
Электронно
на сайте
ЕГИСУ
НИОКР
www.rosrid.ru
28-02-11. Информационные карты сведений о
состоянии правовой охраны резуль-
татов интеллектуальной деятельно-
сти (ИКСПО-карты). Копии
Постоянно
ст. 599 «Т»
Электронно
на сайте
ЕГИСУ
НИОКР
www.rosrid.ru
28-02-12. Информационные карты сведений
об использовании результатов ин-
теллектуальной деятельности
(ИКСИ-карты). Копии
Постоянно
ст. 599 «Т»
Электронно
на сайте
ЕГИСУ
НИОКР
www.rosrid.ru
28-02-13. Журнал регистрации и учета заявок
на объекты интеллектуальной
собственности
ДМН
ст. 604,
605 «Т»
28-02-14. Журнал регистрации полученных
патентов
ДМН
ст. 604,
605 «Т»
28-02-15.
79
1 2 3 4 5
28-02-16.
29. УПРАВЛЕНИЕ КОРПОРАТИВНЫХ РЕКЛАМНО-ИМИДЖЕВЫХ
ПРОЕКТОВ И СРЕДСТВ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ
29-01. Законодательные и нормативно-
правовые акты РФ, относящиеся в
работе управления. Копии
ДМН
ст. 27 б
29-02. Положение об Управлении
корпоративных и рекламно-
имиджевых и средствами массовой
информации (УКРИПиСМИ). Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу
(01-10)
29-03. Должностные инструкции
сотрудников УКРИПиСМИ. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП
(15-01-03)
29-04. Медиа-план по освещению
деятельности ТГУ. Копия
ДМН Подлинник в
УД как
приложение к
приказу
(01-10)
29-05. Переписка с другими организациями
по основным вопросам деятельности
управления.
5 лет ЭПК
ст. 35
29-06. Переписка с подразделениями
отделами ТГУ по организационным
вопросам деятельности
5 лет
ст. 84
29-07. Документы (договоры, накладные,
акты приема-передачи и др.) об
учете материальных ценностей.
Копии
ДМН Подлинники:
договоров в
юр.отделе
(22-17)
накладных и
актов в
бухгалтерии
(19-02-02)
29-08. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
10 лет
ст. 626 б.
80
1 2 3 4 5
29-09. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
29-10. Номенклатура дел УКРИПиСМИ
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив
или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
29-11.
29-12.
29-01. Отдел корпоративных СМИ
29-01-01. Положение об отделе
корпоративных СМИ. Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
10)
29-01-02. Макеты разметки номеров газеты
«Тольяттинский университет» и
«Speech’ka» за год
ДМН
ЭК
29-01-03. Сведения о выполнении плана
разработок дизайн-макетов
имиджевой полиграфической
продукции (таблицы)
5 лет ЭПК
ст. 21
29-01-04. Подшивка газеты «Тольяттинский
университет» и «Speech’ka» за год
ДМН
ЭК
29-01-05. Переписка со структурными
подразделениями по вопросам
информационной поддержки
деятельности ТГУ
5 лет
ст. 512
29-01-06. Номенклатура отдела
корпоративных СМИ
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
29-01-07.
29-01-08.
29-02. Издательство ТГУ
29-02-01. Положение об издательстве ТГУ.
Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-10)
81
1 2 3 4 5
29-02-02. Годовой отчет о выполнении
издательского плана
5 лет
ст. 475
Внутренний -
для годового
отчета ТГУ
(04-06)
29-02-03. Свидетельства о государственной
регистрации электронных изданий
Постоянно
ст. 185
CD-R диски с
изданиями
хранятся в
Научной
библиотеке ТГУ
29-02-04. Отчеты в Российскую книжную
палату о присвоении ISBN
(международный стандартный
номер книги)
ДМН
ст. 474
Электронно
29-02-05. Авторские и наборные с авторской
правкой рукописи опубликованных
научных работ и учебных пособий.
Дела по изданию рукописей
научных трудов (аннотаций,
рецензий, переписка и др.)
5 лет ЭПК
ст. 708,
711 «Н»
На рукописи,
отражающие
творческий
процесс работы
автора над
рукописью и
содержание
рецензий
известных лиц,
выдающихся
ученых -
постоянно
29-02-06. Заказ – наряды на изготовление
полиграфической продукции
3 года
ст. 552
29-02-07. Накладные требования, товарные
накладные, счета-фактуры. Копии
ДМН Подлинники в
мат. Отделе
бухгалтерии
29-02-08. Расчет стоимости учебно-
методических пособий издаваемых в
издательстве ТГУ. Копия
5 лет
ст. 298
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-10)
29-02-09. Реестры заказ-нарядов переданных в
материальный отдел бухгалтерии
для расчета стоимости издательских
услуг
ДМН
29-02-10. Реестры учебной литературы,
переданной в библиотеку
1 год ЭК После замены
новыми
29-02-11. Заключения научно-методического
совета на рукописи,
рекомендованные к изданию
5 лет ЭПК
ст. 713
29-02-12. Служебные записки о проведении
взаимных расчетов со структурными
подразделениями. Копии
ДМН
29-02-13. Журнал выдачи заказов
изготовленной полиграфической
3 года
ст. 552
82
1 2 3 4 5
продукции
29-02-14. Журналы проведения инструктажа
по охране труда
10 лет
ст. 626 б
29-02-15. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года ст.
870
29-02-16. Номенклатура издательства ТГУ ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
29-02-17.
29-02-18.
30. ЦЕНТР ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ
30-01. Законодательные и иные
нормативно-правовые акты,
распоряжения органов власти РФ и
субъектов РФ, Министерства
образования и науки,
регламентирующие деятельность
ЦЭР
ДМН
ст. 27 б
30-02. Распоряжения директора ЦЭР по
административно-хозяйственным
вопросам
5 лет
ст. 19 в
30-03. Положение о центре экономического
развития. Копия
3 года
ст. 55 б, 56
б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу
(01-10)
30-04. Должностные инструкции
сотрудников ЦЭР. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП
(15-01-03)
30-05. Приказы и распоряжения
руководства университета по
вопросам планово-финансовой
работы. Копии.
ДМН Подлинники
в УД (01-10)
30-06. Годовой план финансово-
хозяйственной деятельности
университета
Постоянно
ст. 314 б
При условии
проведения
проверки
(ревизии)
30-07. Государственное задание на реали-
зацию государственных услуг по ре-
ализации основных профессиональ-
Постоянно
ст. 285 а
Утвержденное
Минобрнауки
РФ
83
1 2 3 4 5
ных образовательных программ ба-
калавриата, специалитета, магистра-
туры, по подготовке научно-педаго-
гических кадров в аспирантуре, по
подготовке докторантов, по прове-
дению научно-исследовательских
работ, проведение общественно-зна-
чимых мероприятий.
30-08. Соглашения с Министерством
образования и науки РФ о порядке и
условиях предоставления субсидий
5 лет ЭПК
ст. 436
30-09. Документы (сводки, расчеты,
таблицы) по формированию
бюджета университета на год
5 лет
ст. 315,
319
30-10. Сведения о численности и оплате
труда работников сферы
образования по категориям
персонала
1 год
ст. 327 г
Ежемесячно
30-11. Документы (таблицы, анализ,
расчеты) по составлению отчета об
исполнении годового бюджета
5 лет
ст. 473
30-12. Сметы административно-
хозяйственных расходов на год
5 лет
ст. 325 а
30-13. Месячный статистический отчет по
форме П-4 «Сведения о
численности, заработной плате и
движении работников»
1 год
ст. 467 д
прим.
При
отсутствии
годовых,
полугодовых
и
квартальных
- постоянно
30-14. Годовые статистические отчеты по
основным направлениям и видам
деятельности (Копии):
по форме 1-ТР «Сведения об
автотранспорте и протяженности
ведомственных и частных
автодорог»
по форме 1-Услуги «Об объемах
платных услуг населению»
по форме 1-Натура «Сведения о
производстве и отгрузке
продукции»
Постоянно
ст. 467 б
84
1 2 3 4 5
по форме 3-Информ «Сведения об
использовании информационных и
коммуникационных технологий и
производстве вычислительной
техники, программного обеспечения
и оказания услуг в этих сферах»
по форме П-2 «Сведения об
инвестициях»
по форме П-1 «Сведения о
производстве товаров и услуг»
по форме 11 (краткая) «Сведения о
наличии движения основных фондов
некоммерческих организаций»
по форме П-2 (Инвест) «Сведения
об инвестиционной деятельности»
30-15. Квартальные статистические отчеты
по основным направления и видам
деятельности:
по форме 22-ЖКХ «Сведения о
работе жилищно-коммунальных
организаций в условиях реформы»
по форме П-2 «Сведения об
инвестициях»
5 лет
ст. 467 г
30-16. Месячные отчеты по основным
направления и видам деятельности:
по форме П-2 «Сведения об
инвестициях»
по форме П-1 «Сведения о
производстве товаров и услуг»
1 год
ст. 467 д
30-17. Ежегодная справка о средней
заработной плате основного
персонала. Копия
ДМН Подлинник в
Минобрнауки
РФ
30-18. Аналитические записки о состоянии
ФОТ по статьям, источникам
финансирования, структурным
подразделениям
5 лет ЭПК
ст. 594
Для
внутреннего
пользования
30-19. Калькуляции стоимости услуг,
оказываемых студентам,
сотрудникам и гражданам
5 лет
ст. 301,
303
85
1 2 3 4 5
30-20. Переписка с Минобрнауки РФ по
плановым, финансовым вопросам.
Копии
ДМН
30-21. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
ЦЭР
10 лет
ст. 626 б
30-22. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
30-23. Номенклатура дел центра
экономического развития
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
30-24.
30-25.
31. ГРАЖДАНСКАЯ ОБОРОНА
31-01. Законодательные и нормативно-
правовые акты органов власти РФ,
Министерства образования и науки
по вопросам гражданской обороны.
Копии
ДМН
ст. 27 б
Электронно
31-02. Положение о штабе гражданской
обороны ТГУ. Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
Подлинник в
УД (01-10)
31-03. Положение о комиссии по
чрезвычайным ситуациям,
разработанное в ТГУ. Копия
ДМН Подлинник в
УД (01-10)
31-04. Положение об эвакуационной
комиссии, разработанное в ТГУ.
Копия
ДМН Подлинник в
УД (01-10)
31-05. Должностная инструкция главного
специалиста, уполномоченного на
решение задач в области ГО. Копия
ДМН
ст. 77 а
Подлинники в
ОУП
(15-01-03)
31-06. Протоколы заседаний комиссии по
чрезвычайным ситуациям
5 лет ЭПК
ст. 876
31-07. Приказы ректора о работе штаба
гражданской обороны. Копии
ДМН Подлинники в
УД (01-10)
31-08. План действий по предупреждению
и ликвидации чрезвычайных
ситуаций природного и
техногенного характера с
5 лет ЭПК
ст. 862
86
1 2 3 4 5
приложениями
31-09. План основных мероприятий по
вопросам гражданской обороны
5 лет ЭПК
ст. 862
31-10. Планы учений и тренировок по
эвакуации. Копии
5 лет ЭПК
ст. 862
Подлинник в
Центре
гражданской
защиты
г.Тольятти
31-11. Акты о проведении тренировочных
учений по эвакуации
5 лет ЭПК
ст. 862
31-12. Учебно-методическое пособие по
гражданской обороне
ДМН
ст. 712 б
31-13. Документы (планы, отчеты, доклады
записки, акты, справки, переписка)
об организации работы по ГО и ЧС в
ВУЗе
5 лет ЭПК
ст. 861
31-14. Номенклатура дел по гражданской
обороне
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
31-15.
31-16.
32. ОТДЕЛ ПО УПРАВЛЕНИЮ ИМУЩЕСТВЕННЫМ КОМПЛЕКСОМ
32-01. Распорядительные, инструктивные и
нормативно-методические документы
Министерства образования и науки,
регламентирующие работу отдела.
Копии
ДМН
ст. 27 б
32-02. Документы (решения и распоряжения
органов исполнительной власти, акты в
соответствии с ФЗ-122 от 21.07.1997)
устанавливающие право оперативного
управления на недвижимое имущество и
право постоянного (бессрочного)
пользования на земельные участки.
Копии
ДМН
ст. 124
Подлинники
в органах
исполнительн
ой власти
32-03. Свидетельства о праве собственности на
недвижимое имущество, о праве
оперативного управления на недвижимое
имущество
Постоянно
ст. 125
32-04. Положение об отделе по
управлению имущественным
комплексом. Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
После замены
новыми.
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу
(01-10)
87
1 2 3 4 5
32-05. Должностные инструкции
сотрудников отдела. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП
(15-01-03)
32-06. Протоколы заседаний
координационной комиссии по
рассмотрению вопросов
использования и распоряжения
федеральным имуществом,
закрепленным за ТГУ
Постоянно
ст. 798
Ежекварталь
но
32-07. Протоколы заседаний и акты
проверок координационной
комиссии по контролю соблюдения
требований законодательства РФ по
вопросам использования и
распоряжения имуществом,
закрепленным за ТГУ, и
эффективности его использования
Постоянно
ст. 18 в
32-08. Протоколы заседаний комиссии по
списанию особо ценного движимого
и недвижимого имущества
Постоянно
ст. 18 в
32-09. Протоколы заседаний комиссии
по рассмотрению вопросов о
включении граждан в список
граждан, имеющих право быть
принятыми в члены жилищно-
строительного кооператива (по 161-
ФЗ)
Постоянно
ст. 925
32-10. Протоколы заседаний
постояннодействующей комиссии по
принятию решений о закреплении
помещений ТГУ и контролю за их
использованием по назначению
5 лет ЭПК
ст. 811
32-11. Протоколы заседаний жилищно-
бытовой комиссии и документы к
ним (заявления, списки, справки) о
заселении студентов в общежития
5 лет
ст. 18 з
При сложной
структуре в
организации
(структура в
структуре) – 5
лет ЭПК
32-12. Паспорт жилищного фонда
(полугодовой)
5 лет
ст. 802
прим.
После
ликвидации
зданий,
сооружений
32-13. Карты учета федерального
имущества, находящегося у ТГУ
Постоянно
ст. 423
Состав
документов и
сведений,
содержащихся в
реестрах,
88
1 2 3 4 5 определяется
законами и
нормативными
правовыми
актами РФ.
Хранятся в
организации,
исполняющей
функцию
ведения
реестра,
передаются на
постоянное
хранение после
завершения
ведения.
32-14. Документы (схемы/планы границ
земельных участков, межевые
планы) по оформлению земельных
участков в собственность
Постоянно
ст. 133
32-15. Документы (договоры, письма-
разрешения Минобрнауки РФ и
Росимущества) о приватизации
жилых помещений
Постоянно
ст. 140
Полный состав
видов
документов
указан в
соответствующе
м
законодательств
е
32-16. Копии судебных документов (акты,
иски, отзывы, возражения,
ходатайства, заявления и т.п.) и
техническая документация по
перепланировкам жилых помещений
5 лет
ст. 189
После
вынесения
решения.
Подлинники в
суде.
Подлинники
технической
документации -
у собственников
жилых
помещений
32-17. Технические паспорта на объекты
недвижимости. Копии
5 лет ЭПК
ст. 802
После
ликвидации
объекта
недвижимости
32-18. Договоры об аренде помещений с
другими организациями
Постоянно
ст. 791
32-19. Договоры найма жилых помещений
5 лет ЭПК
ст. 932
После
истечения срока
действия
договора
32-20. Переписка о государственной
регистрации прав на недвижимое
имущество и сделок с ним
Постоянно
ст. 118
32-21. Реестр регистрации договоров найма 5 лет ЭПК Электронно.
После
89
1 2 3 4 5
жилых помещений ст. 932 истечения срока
действия
договора
32-22. Реестр регистрации договоров на
приватизацию жилья
Постоянно
ст. 934 б
32-23. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
отдела
10 лет
ст. 626 б.
32-24. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
32-25. Номенклатура дел отдела по
управлению имущественным
комплексом
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив или
уничтожения
учтенных по
номен-туре дел
32-26.
32-27.
33. УПРАВЛЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ
33-01. Нормативно-правовые акты
Министерства образования и науки
РФ по профильным вопросам
деятельности управления. Копии
ДМН
ст. 27 б
33-02. Положение об управлении
дополнительного
профессионального образования
(УДПО). Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу
(01-10)
33-03. Должностные инструкции
сотрудников УДПО. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники в
ОУП
(15-01-03)
90
1 2 3 4 5
33-04. Выписки из протоколов заседаний
экспертного совета при
Минобразования Самарской
области, относящиеся к ТГУ
Постоянно
ст. 18 д
33-05. Состав председателей
государственных аттестационных
комиссий по программам
профессиональной переподготовки,
утвержденный Министерством
образования и науки РФ
5 лет
ст.703
33-06. Протоколы итоговых
аттестационных комиссий (ИАК)
75 лет ЭК
33-07. Приказы руководства университета
о работе УДПО. Копии
ДМН Подлинники в
УД (01-10)
33-08. Приказы руководства университета
о зачислении/отчислении
слушателей курсов. Копии
ДМН Подлинники в
УД (01-12)
33-09. Приказы руководства университета
об организации курсов. Копии
ДМН Подлинники в
УД (01-10)
33-10. Программы курсов обучения
(учебный план, пояснительная
записка, учебно-тематический план
содержания курса, вопросы к
зачетам и экзаменам, список
литературы) по повышению
квалификации и по
профессиональной переподготовке
ДМН
ст.603 «Н»
33-11. Годовой статистический отчет 1-ПК
"Сведения о дополнительном
профессиональном образовании
специалистов"
5 лет
ст. 469 а
За учебный
год.
Электронно
на сайте:
www.as-
dpe.mon.gov.ru
33-12. Штатное расписание УДПО. Копия
ДМН Подлинник в
УД (01-10)
33-13. Лицевые счета по заработной плате
преподавателей с почасовой оплатой
труда
75 лет
ЭПК
ст. 413
33-14. Зачетные и экзаменационные
ведомости
5 лет
ст. 705
33-15. Соглашение с Министерством 5 лет
91
1 2 3 4 5
образования и науки РФ о порядке
предоставления и использования
субсидий на повышение
квалификации инженерных кадров
ст. 436
33-16. Ведомости учета часов работы
преподавателей-почасовиков. Копии
5 лет
ст. 726
При
отсутствии
лицевых
счетов – 75
лет
Подлинники в
бухгалтерии
19-01-08
33-17. Договоры об оказании услуг по
обучению со слушателями курсов
5 лет
ст. 721
После
истечения
срока
действия
договора
33-18. Сведения о регистрации заявок и
фактов прохождения обучения
работников ТГУ по программам
повышения квалификации
5 лет ЭПК
ст. 708
Электронно
на сайте:
www.dpo.mire
a.ru
33-19. Отрывные талоны Именных
образовательных чеков
5 лет
ст. 366
После
проведения
взаиморасчета
33-20. Документы о повышении
квалификации работников ТГУ
(заявки структурных подразделений,
заявления, программы обучения,
зачетные ведомости, журнал учета
работы курсов)
5 лет
ст. 708
33-21. Документы контингента слушателей
курсов (анкеты, копии документов о
предыдущем образовании, справки с
места работы)
3 года
ст. 489 б
«Н»
33-22. База данных слушателей курсов
5 лет
ст. 732,
733
Электронно.
После
окончания
обучения.
33-23. Федеральный реестр программ
повышения квалификации
работников
Постоянно
ст. 42
Электронно.
Состав
документов и
сведений,
содержащихся
в реестрах,
определяется
законами и
нормативным
и правовыми
актами РФ.
Хранятся в
92
1 2 3 4 5 организации,
исполняющей
функцию
ведения
реестра,
передаются на
постоянное
хранение
после
завершения
ведения.
33-24. Итоговые работы слушателей курсов
1 год
ст. 716
Электронно
33-25. Доверенности на получение
документов о повышении
квалификации и профессиональной
переподготовке
5 лет
ст. 412
При условии
проведения
проверки
(ревизии)
33-26. Журналы регистрации договоров об
обучении со слушателями курсов с
физическими и юридическими
лицами
5 лет
ст. 721
После
окончания
срока
действия
договора
33-27. Книга регистрации и выдачи
дипломов о профессиональной
подготовке
5 лет
ст. 734
33-28. Книга регистрации и выдачи
удостоверений о повышении
квалификации
5 лет
ст. 734
33-29. Журнал регистрации справок об
обучении слушателей
5 лет
ст. 258 г
33-30. Журналы проведения инструктажа
по охране труда
10 лет
ст. 626 б
33-31. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
33-32. Номенклатура дел управления
дополнительного
профессионального образования
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
33-33.
33-34.
34. ИНСТИТУТ ВОЕННОГО ОБУЧЕНИЯ
34-01. Должностные обязанности
директора и УВП института
военного обучения. Копия
ДМН Подлинники
в ОУП
(15-01-03)
34-02. Приказы руководства университета
по личному составу офицеров и
ДМН Подлинники
в УД
(15-01-04;
93
1 2 3 4 5
студентов по институту военного
обучения. Копии
01-18)
34-03. Приказы директора института
военного обучения. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-10)
34-04. Графики несения дежурств
офицеров и студентов по институт
военного обучения
1 год
ст. 881
34-05. Переписка внутренняя по основным
вопросам деятельности ИВО
5 лет
ст. 84
34-06. Акты приема и сдачи должностей
5 лет
ст. 79
После смены
должностног
о,
материально
ответственно
го лица
34-07. Командировочные предписания и
отпускные билеты
3 года
ЭК
34-08. Журналы проведения инструктажа
по охране труда
10 лет
ст. 626 б
34-09. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
34-10. Номенклатура дел института
военного обучения
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
34-11.
34-12.
34-01. Учебный военный центр
34-01-01. Приказы и директивы Министра
обороны, Главкома СВ и
командующего войсками ЦВО
(Центральный военный округ).
Копии
ДМН
ст. 27 б
34-01-02. Приказы начальника УВЦ по
основной деятельности
Постоянно
ст. 19 а
В управлении
делами 01-11
34-01-03. Приказы руководства университета
по личному составу офицеров и
студентов УВЦ. Копии
ДМН Подлинники
в УД (15-01-
04; 01-12)
34-01-04. Приказы начальника УВЦ по
суточному наряду офицеров УВЦ и
по строевой части
5 лет
ст. 19 в
34-01-05. Личные карточки студентов УВЦ 3 года
ст. 695 е
После
окончания
вуза
94
1 2 3 4 5
34-01-06. Личные дела студентов –
выпускников УВЦ (офицеров).
75 лет
ЭПК
ст. 656 б
В год
окончания
вуза
передаются в
военкомат
34-01-07. Сведения (соглашения о
расторжении договора, служебные
записки, копии договоров) о
гражданах, проходящих военную
подготовку в УВЦ
5 лет ЭПК
ст. 436
После
истечения
срока
действия
договора,
соглашения
34-01-08. Расписание занятий со студентами
УВЦ
1 год
ст. 728
34-01-09. Экзаменационные и зачетные
ведомости
5 лет
ст. 508 «Н»
34-01-10. Ведомость закрепления жетонов с
личными номерами за
аттестованными студентами.
3 года ЭК После
увольнения
34-01-11. Рапорты, заявления преподавателей,
сотрудников и студентов УВЦ
5 лет ЭПК
ст. 183 б
34-01-12. Документы (отчеты, донесения и
сведения) о состоянии воинской
дисциплины
5 лет ЭПК
ст. 87
34-01-13. Документы (акты на списание,
сличительные ведомости, донесения
и т.д.) о ракетно-артиллерийском
вооружении
Постоянно
ст. 888
34-01-14. Документы (переписка, донесения,
списки) об учебных сборах
(стажировках) со студентами УВЦ
5 лет ЭПК
ст. 730
34-01-15. Донесения и акты: Постоянно
ст. 888
о наличии, движении и
потребности войск в вооружении и о
средствах радиационно-химико-
биологической защиты;
о потребности, наличии и
движении средств инженерного
вооружения;
о потребности, наличии и
движении средств связи.
34-01-16. Акты проверок и инвентаризации
УВЦ директором ИВО и
комиссиями Минобороны РФ
5 лет ЭПК
ст. 173 б
При условии
проведения
проверки
ревизии
34-01-17. Акты на списание литературы с
грифом «Для служебного
пользования» и служебных
10 лет
ст. 531
После
проверки
справочно-
информационн
ых служб
95
1 2 3 4 5
документов организации
34-01-18. Телеграммы и телефонограммы
ЦВО по вопросам ведения
5 лет ЭПК
ст. 84
34-01-19. Переписка со штабом ЦВО округа и
вышестоящими организациями по
основным направлениям деятельности
5 лет ЭПК
ст. 32, 33
34-01-20. Переписка с автомобильной
службой и службой ГСМ по
вопросам снабжения и списания
ГСМ
5 лет ЭПК
ст. 822
34-01-21. Внутренняя переписка с ТГУ по
оперативным вопросам
деятельности
5 лет
ст. 84
34-01-22. Переписка с организациями по
оперативным вопросам
деятельности
5 лет
ст. 84
34-01-23. Инвентарный журнал учета дел,
книг и журналов, находящихся в
УВЦ ТГУ
5 лет
ст. 427
О товарно-
материальных
ценностях
(движимом
имуществе) - 5
лет. При
условии
проведения
ревизии
34-01-24. Журнал регистрации рапортов
офицеров УВЦ
5 лет
ст. 258 е
34-01-25. Книга учета справок выдаваемых
военнослужащим (о работе/о составе
семьи/отпускные билеты) и
студентам (об обучении/о нарядах)
УВЦ
5 лет
ст. 595 д
34-01-26. Журналы учета поступаемых и
отправляемых документов УВЦ
3 года
ст. 258 д
34-01-27. Книга учета приказов, издаваемых
начальником УВЦ
5 лет
ст. 258 в
34-01-28. Книга алфавитного учета граждан,
проходящих военную подготовку в
учебном военном центре при ТГУ
75 лет
ОБ
34-01-29. Книга алфавитного учета офицеров 3 года
ст. 695 е
После
увольнения
34-01-30. Журнал контроля учебных занятий
УВЦ
1 год
ст. 725
34-01-31. Журнал учета прекурсоров 10 лет
96
1 2 3 4 5
«С»
34-01-32. Номенклатура дел УВЦ
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив или
уничтожения
учтенных по
номен-ре дел
34-01-33.
34-01-34.
34-02. Военная кафедра
34-02-01. Приказы и директивы Министра
обороны, Главкома СВ и
командующего войсками ЦВО.
Копии
ДМН
ст. 27 б
34-02-02. Выписки из приказов МО РФ по
личному составу о присвоении
первого воинского звания офицера
5 лет ЭПК
ст. 19 б
34-02-03. Приказы начальника военной
кафедры по основной деятельности
Постоянно
ст. 19 а
34-02-04. Приказы ректора ТГУ по личному
составу офицеров и студентов
военной кафедры. Копии
ДМН Подлинники
в УД
(15-01-04; 01-
12)
34-02-05. График-календарь учебного
процесса на год
3 года
ст. 722
34-02-06. План методической работы на
учебный год
5 лет
ст. 290
34-02-07. Годовой план работы военной
кафедры
5 лет
ст. 290
34-02-08. Индивидуальные планы работы
преподавателей на учебный год,
разработанные на ВК
1 год
ст. 291
34-02-09. Отчет о результатах итоговой
аттестации по военной подготовке и
выпуске граждан
5 лет
ст. 705
34-02-10. Отчет о работе кафедры за учебный
год
5 лет
ст. 475
34-02-11. Личные дела студентов –
выпускников (офицеров)
75 лет
ЭПК
ст. 656 б
В год
окончания
вуза
передаются в
военнкомат
34-02-12. Личные карточки студентов
Военной кафедры
3 года
ст. 695 е
После
окончания
вуза
34-02-13. Документы (акты о проверке, планы 5 лет ЭПК
97
1 2 3 4 5
устранения недостатков) о проверке
работы Военной кафедры
ст. 173 б
34-02-14. Документы (отчет о результатах
итоговой аттестации граждан по
военной подготовке, протоколы
результатов аттестации, списки
личного состава) об учебном сборе
студентов
5 лет ЭК
34-02-15. Документы (заявления, справки,
копии паспортов) о конкурсном
отборе граждан для зачисления на
военную кафедру
5 лет ЭК
34-02-16. Ведомость закрепления жетонов с
личными номерами за
аттестованными студентами
3 года
ЭК
После
увольнения
34-02-17. Сведения о количестве граждан,
проходящих военную подготовку
5 лет
ст. 732
После
окончания
обучения
34-02-18. Экзаменационные и зачетные
ведомости
5 лет
ст. 508
«Н»
34-02-19. Расписания занятий со студентами
по военной подготовке
1 год
ст. 728
34-02-20. Переписка со штабом ЦВО, и
вышестоящими организациями.
Копии
ДМН
34-02-21. Внутренняя переписка с ТГУ по
оперативным вопросам
деятельности
5 лет
ст. 84
34-02-22. Переписка с организациями по
оперативным вопросам
деятельности
5 лет
ст. 84
34-02-23. Инвентарный журнал учета дел, книг
и журналов, находящихся на военной
кафедре ТГУ
5 лет
ст. 427
О товарно-
материальны
х ценностях
(движимом
имуществе) -
5 лет. При
условии
проведения
ревизии
34-02-24. Книга алфавитного учета граждан, 75 лет
98
1 2 3 4 5
привлекаемых к обучению на ВК
ТГУ
ОБ
34-02-25. Книга учета приказов, издаваемых
начальником военной кафедры
5 лет
ст. 258 в
34-02-26. Книга учета жетонов с личными
номерами ВК
3 года ЭК
После
увольнения
34-02-27. Книга закрепления жетонов с
личными номерами ВК
3 года ЭК После
увольнения
34-02-28. Журналы учета отправляемых и
поступаемых документов военной
кафедры
3 года
ст. 258 д
34-02-29. Журналы учета учебных занятий по
военной подготовке на каждую
группу по циклам
1 год
ст. 723
34-02-30. Журнал учета работы предметно-
методической комиссии
5 лет
ст. 726
34-02-31. Журнал контроля учебных занятий
на ВК
1 год
ст. 725
34-02-32. Номенклатура дел военной кафедры
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив
или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
34-02-33.
34-02-34.
99
1 2 3 4 5
35. ПОЖАРНАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ
35-01. Законодательные нормативные акты
по вопросам организации пожарной
безопасности. Копии
ДМН
35-02. Локальные нормативные акты
(положения, инструкции, порядки) о
мерах пожарной безопасности в
Тольяттинском государственном
университете. Копия
ДМН Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
10)
35-03. Методическая разработка для
обучения пожарно-техническому
минимуму руководителей и
ответственных за пожарную
безопасность университета. Копия
ДМН Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
10)
35-04. Инструкция (общая) о мерах
пожарной безопасности в
Тольяттинском государственном
университете. Копия
ДМН Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
10)
35-05. План проведения тренировки по
эвакуации персонала, студентов и
условного пожара. Копия
ДМН Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
10)
35-06. Планы эвакуации поэтажные. Копии
ДМН Подлинники
на объектах
35-07. Сведения о состоянии пожарной
безопасности в образовательной
организации за год
3 года
ст. 866
Для
Минобрнауки
России
35-08. Должностная инструкция инженера
по пожарной безопасности. Копия
ДМН
35-09. Приказы руководства ТГУ о работе
инженера по ПБ. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-10)
35-10. Положение о пожарно-технической
комиссии. Копия
ДМН Подлинники
в УД (01-10)
35-11. Протоколы проведения проверки
пожарно-технического минимума
работников структурных
5 лет
ст. 625
100
1 2 3 4 5
подразделений
35-12. Предписания пожарно-технической
комиссии об устранении нарушений
противопожарного режима
3 года
ст. 866
Внутренние
для
структурных
подразделени
й
35-13. Акты по проведению
тренировочных учений
5 лет ЭПК
ст. 861
35-14. Сводный акт проверки пожарных
гидрантов (водоемов)
3 года
ст. 866
35-15. Акт обследования внутреннего
противопожарного водопровода
3 года
ст. 866
35-16. Журнал учета проведения вводного
инструктажа с работниками
университета при поступлении на
работу
3 года
ст. 870
35-17. Журнал учета повышения
квалификации руководителей
структурных подразделений.
5 лет
ст. 706
35-18. Номенклатура дел по пожарной
безопасности
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив
или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
35-19.
35-20.
101
1 2 3 4 5
36. НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКАЯ ЧАСТЬ
36-01. Нормативно-правовые акты
Министерства образования и науки
РФ. Копии
ДМН
ст. 27 б
36-02. Положение о Научно-исследова-
тельской части (НИЧ). Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
После замены
новыми.
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-10)
36-03. Должностные инструкции
сотрудников НИЧ. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники в
ОУП (15-01-03)
36-04. Протоколы заседаний научно-техни-
ческого совета
Постоянно
ст. 245 «Т»
36-05. Протоколы заседаний комиссии по
экспортному контролю
Постоянно
ст. 18 б
36-06. Протоколы рабочих совещаний
начальника НИЧ
5 лет
ст. 18 з
36-07. Протоколы заседаний комиссии
Резервного фонда НИЧ
5 лет ЭПК
ст. 333
Хранятся в
Управлении
инновационного
развития
36-08. Заключения комиссии по
экспортному контролю о
возможности публикации статей в
открытой печати
5 лет ЭПК
ст. 192
36-09. Распоряжения проректора по НИР
по административно-хозяйственным
вопросам. Копии
ДМН Подлинники в
УД (01-11)
36-10. Приказы руководства университета
по основной деятельности. Копии
ДМН Подлинники в
УД (01-10)
36-11. Приказы руководства университета
о научной работе. Копии.
ДМН Подлинники в
УД (01-10)
36-12. Приказы руководства и решения
ученого совета университета об
ДМН Подлинник:
приказов в УД
102
1 2 3 4 5
организации системы менеджмента
качества в научной деятельности.
Копии
(01-10),
решений УС
(04-06)
36-13. Сведения (таблицы, диаграммы,
справки) для сводного годового
отчета о деятельности ТГУ за
минувший год и об исполнении
раздела «Наука» Программы
развития университета
5 лет
ст. 473
Годовой отчет о
деятельности
университета в
УС (04-06).
Программа
развития
утверждается
решением УС
(04-06)
36-14. Документы (письма, служебные
записки, информационные
сообщения) о проведении научной
работы
5 лет ЭПК
ст. 48 «Т»
36-15. Переписка с Минобрнауки РФ,
учреждениями и организациями о
научно-исследовательской работе.
Копии
ДМН
36-16. Журналы регистрации поступающих
и отправляемых документов
5 лет
ст. 258 г
36-17. Журнал проведения инструктажа по
охране труда с сотрудниками НИЧ
10 лет
ст. 626 б
36-18. Журнал проведения
противопожарного инструктажа с
сотрудниками НИЧ
3 года
ст. 870
36-19. Номенклатура дел научно-
исследовательской части
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре дел
36-20.
36-21.
36-22.
36-01. Отдел сопровождения научно-исследовательских работ
36-01-01. Приказы ректора университета об
утверждении/изменении штатного
расписания НИЧ. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-10)
36-01-02. Годовые тематические планы
научно-исследовательских работ
ТГУ
Постоянно
ст. 20 «Т»
103
1 2 3 4 5
36-01-03. Годовой отчет о научной
деятельности ТГУ
Постоянно
ст. 464 б
Для
Министерств
а образования
и науки РФ
36-01-04. Годовой статистический отчет по
форме Наука-2 «Сведения о
выполнении научных исследований»
Постоянно
ст. 467 а
36-01-05. Квартальный статистический отчет
по форме Наука-2 «Сведения о
выполнении научных исследований»
5 лет
ст. 467 г
При
отсутствии
годовых -
постоянно
(36-01-04)
36-01-06. Договоры с учреждениями,
организациями и предприятиями на
выполнение НИР, ОТР и ОКР.
Копии
ДМН
После
окончания
срока
действия
договора.
Подлинники
в
юридическом
отделе (22-
12)
36-01-07. Журнал учета повышения
квалификации сотрудников отдела
5 лет
ст. 719
Требование
СМК
36-01-08. Номенклатура дел отдела
сопровождения научно-
исследовательских работ
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
36-01-09.
36-01-10.
36-02. Инновационно-технологический центр
36-02-01. Законодательные и нормативно-
правовые акты Российской
Федерации, относящиеся к
деятельности центра. Копии
ДМН
ст. 27 б
36-02-02. Положение о Инновационно-
технологическом центре (ИТЦ).
Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
После замены
новым.
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
10)
36-02-03. Регламент использования
уникального и дорогостоящего
оборудования ИТЦ. Копия
ДМН Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
10)
36-02-04. Документы регламентирующие
работу центра по системе
менеджмента качества (Миссия,
ДЗН Подлинники в
УД как
приложения к
приказам (01-
10) и в УС как
104
1 2 3 4 5
Политика, Руководство по качеству,
Процедуры СМК). Копии
приложения к
решениям УС
(04-06)
36-02-05. Положение о Координационном
совете. Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
После замены
новым.
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
10)
36-02-06. Должностные инструкции
сотрудников ИТЦ. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники в
ОУП
(15-01-03)
36-02-07. Протоколы заседаний
Координационного совета и
решения к ним
Постоянно
ст. 245 «Т»
ст. 18 г
36-02-08. План работы (оперативный) ИТЦ ДМН
ст. 288
36-02-09. Годовой отчет об инновационно-
технологической деятельности ИТЦ
5 лет
ст. 475
Внутренний.
При
отсутствии
годовых,
квартальных
отчетов о
работе
организации -
Постоянно
(04-06)
36-02-10. Приказы руководства университета
о научной работе. Копии.
ДМН Подлинники в
УД (01-10)
36-02-11. Распоряжения проректора по НИД.
Копии
ДМН Подлинники в
УД (01-11)
36-02-12. Переписка с вышестоящими
органами и предприятиями по
вопросам НИОКР, новых
технологий и иных инноваций
5 лет ЭПК
ст. 48, 65,
72, 90, 119
«Т»
36-02-13. Заявки на пользование научным
оборудованием
5 лет ЭПК
ст. 119 «Т»,
223 «Т»
После
истечения
срока
действия
договора или
закрытия темы
и утверждения
эскизного
проекта
36-02-14. Договоры (контракты) с
предприятиями на создание,
передачу и использование научной и
(или) научно-технической
продукции. Копии
15 лет
ст. 28 «Т»
Подлинники в
юридическом
отделе (22-15;
22-16)
36-02-15. Договоры гражданско-правового ДМН Подлинники в
ОУП (15-01-
105
1 2 3 4 5
характера (подряда), заключаемые с
физическими лицами на выполнение
отдельных работ. Копии
11)
36-02-16. Письма-приглашения к участию в
выставках, семинарах,
конференциях, форумах, конкурсах,
заседаниях, сборниках статей,
присланные для сведения. Копии
ДМН
ст. 90 б
36-02-17. Инструкции производителей по
эксплуатации оборудования ИТЦ
ДЗН
ст. 1140 «Т»
36-02-18. Инструкции по пожарной
безопасности и технике
безопасности. Копии
ДМН Подлинники в
УД как
приложения к
приказам
(01-10)
36-02-19. Журнал регистрации заявок на
проведение научных исследований
(измерений, испытаний) на
оборудовании ИТЦ для внешних
пользователей
10 лет
ЭПК
ст. 115 «Т»
36-02-20. Журнал регистрации заявок на
проведение научных исследований
(измерений, испытаний) на
оборудовании ИТЦ для внутренних
пользователей
10 лет
ЭПК
ст. 115 «Т»
36-02-21. Журнал приема образцов на
проведение научных исследований
(измерений, испытаний) на
оборудовании ИТЦ
5 лет
ст. 758
36-02-22. Журнал регистрации результатов
научных исследований (измерений,
испытаний) на оборудовании ИТЦ
5 лет ЭПК
ст. 87, 165
«Т»
36-02-23. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
ИТЦ
10 лет
ст. 626 б
36-02-24. Журналы проведения
противопожарного инструктажа с
сотрудниками ИТЦ
3 года
ст. 870
36-02-25. Номенклатура дел ИТЦ
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
36-02-26.
36-02-27.
106
1 2 3 4 5
36-03. Научно-исследовательские подразделения (отделы, лаборатории)
36-03-01. Законодательные и нормативно-
правовые акты Российской
Федерации, относящиеся к
деятельности подразделения. Копии
ДМН
ст. 27 б
36-03-02. Устав ТГУ. Копия
ДМН Подлинник в
УД (01-02)
36-03-03. Свидетельство об аккредитации
/Аттестат аккредитации научного
подразделения
Постоянно
ст. 105
36-03-04. Положение о научном
подразделении (НИО/НИЛ/НОЦ).
Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
После замены
новым.
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу
(01-10)
36-03-05. Документы регламентирующие
работу подразделения по системе
менеджмента качества (Миссия,
Политика, Руководство по качеству,
Процедуры СМК). Копии
ДЗН Подлинники в
УД как
приложения к
приказам (01-
10) и в УС как
приложения к
решениям УС
(04-06)
36-03-06. Должностные инструкции
работников подразделения. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники в
ОУП
(15-01-03)
36-03-07. Инструкции по охране труда. Копии ДМН Подлинники в
УД как
приложения к
приказам
(01-10)
36-03-08. Планы корректирующих действий,
направленные на совершенствование
работы с документами по системе
менеджмента качества
ДМН
ст. 288
36-03-09. Штатное расписание подразделения.
Копия
ДМН Подлинник в
УД (01-10)
36-03-10. Приказы и распоряжения,
относящиеся к деятельности
подразделения. Копии
ДМН
ст. 19 а
Подлинники
в УД (01-10)
36-03-11. Протоколы совещаний специалистов
НИЛ (по рассмотрению НИР,
анализу ТЗ и др.)
3 года
ст. 982 «Т»
Требование
СМК для
лабораторий
сертифициров
анных
Атомвоенсерт
36-03-12. Договоры с учреждениями,
организациями и предприятиями на
выполнение научно-
исследовательских работ и
ДМН Подлинники в
юридическом
отделе (22-16)
107
1 2 3 4 5
документы к ним (планы работ, акты
приемки-передачи, переписка и др.)
Копии
36-03-13. Заключения Заказчика об отказе
приемки НИР
3 года
ст. 1329 «Т»
Требование
СМК для
лабораторий
сертифициров
анных
Атомвоенсерт
36-03-14. Документы о проведении
технического обслуживания,
проверок работоспособности и
наличия оборудования, ЭВМ и ПК
3 года
ст. 1219 «Т»
Требование
СМК для
лабораторий
сертифициро
ванных
Атомвоенсер
т
36-03-15. Переписка с Министерством
образования и науки Российской
Федерации, учреждениями и
организациями о научно-
исследовательской работе
5 лет ЭПК
ст. 35
36-03-16. Журнал регистрации входящей и
исходящей документации
5 лет
ст. 258 г
36-03-17. Журнал регистрации несоответствий
продукции НИР требованиям
заказчика
3 года
ст. 1528 «Т»
Требование
СМК для
лабораторий
сертифициро
ванных
Атомвоенсер
т
36-03-18. Журнал учета повышения
квалификации сотрудников
подразделения
5 лет
ст. 719
Требование
СМК для
лабораторий
сертифициров
анных
Атомвоенсерт
36-03-19. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с работниками
подразделения
10 лет
ст. 626 б
36-03-20. Журналы проведения
противопожарного инструктажа с
работниками подразделения
3 года
ст. 870
36-03-21. Номенклатура дел подразделения
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
36-03-22.
36-03-23.
108
1 2 3 4 5
37. ОТДЕЛ СОБСТВЕННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ
37-01. Положение об отделе собственной
безопасности (ОСБ). Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
После замены
новыми.
Подлинник у
УД как
приложение к
приказу
(01-10)
37-02. Должностные инструкции
сотрудников отдела. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники в
ОУП
(15-01-03)
37-03. Паспорт комплексной
защищенности ТГУ
Постоянно
ст. 869
37-04. Протоколы проведения рабочих
встреч с представителями
правоохранительных органов с
руководителем и/или личным
составом охранной организации по
оперативным вопросам
1 год
ст. 893
37-05. Приказы руководства университета
по основной деятельности. Копии
ДМН Подлинники в
УД (01-10)
37-06. Документы (акты выполненных
работ и счета-фактуры) об оплате
работы операторов связи. Копии
ДМН Подлинники в
материальном
отделе
бухгалтерии
37-07. Документы о служебных
расследованиях (акты
расследования, объяснительные
записки и т.п.)
5 лет ЭПК
ст. 193
37-08. Акты о нарушении правил
внутреннего режима ТГУ. Копии
ДМН Подлинники в
подразделения
х
109
1 2 3 4 5
37-09. Документы (приказы руководства
университета, положения, порядки),
регламентирующие работу по
защите информации. Копии
3 года
ст. 219 б
После замены
новыми
Электронно в
АИСУ
«Документооб
орот»
37-10. Инструкции по эксплуатации
измерительных приборов и средств
связи. Копии
ДЗН
ст. 1140 «Т»
37-11. Акты списания средств связи. Копии ДМН Подлинники в
материальном
отделе
бухгалтерии
37-12. Договоры об оказании охранных,
пожароохранных услуг и о
сопровождении материальных
ценностей. Копии
ДМН Подлинники в
юридическом
отделе (22-17)
37-13. Договоры, соглашения с
операторами связи. Копии
ДМН Подлинники в
юридическом
отделе (22-17)
37-14. Заявки абонентов на приобретение
телефонных аппаратов. Копии
ДМН Подлинники в
УЗиМТО
37-15. Сведения о распределении
абонентов по коммутационному
распределению оборудования
станционной связи (таблицы)
5 лет ЭПК
ст. 846
37-16. Переписка с организациями по
основной деятельности отдела.
Копии
ДМН
37-17. Переписка с операторами связи 5 лет
ст. 850
37-18. Сводка о работе службы охраны за
сутки
1 год
ст. 893
37-19. Докладные записки о нарушениях и
происшествиях на территории ТГУ
5 лет ЭПК
ст. 87
37-20. Документы (служебные записки,
копии приказов и т.д.) об
обеспечении безопасности
мероприятий. Копии
ДМН Подлинники
служебных
записок на
постах
охраны.
Подлинники
приказов в УД
(01-10)
37-21. Переписка с организациями о
допуске сотрудников сторонних
организаций на территорию ТГУ для
выполнения работ и услуг по
договорам
5 лет ЭПК
ст. 35
37-22. Журнал по учету мероприятий по
контролю обеспечения защиты
персональных данных в
5 лет
ст. 230
110
1 2 3 4 5
информационных системах
37-23. Журнал поэкземплярного учета
средств криптографической защиты
информации
5 лет
ст. 231
37-24. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
отдела
10 лет
ст. 626 б
37-25. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
37-26. Номенклатура дел отдела
собственной безопасности
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
37-27.
37-28.
38. УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПОК И МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ
38-01. Законодательные и иные
нормативно-правовые акты,
распоряжения органов власти РФ,
регламентирующие деятельность
управления
ДМН
ст. 27 б
38-02. Положение о закупке товаров, работ
и услуг ФГБОУ ВПО
«Тольяттинский государственный
университет», утвержденное
Министерством образования и науки
Российской Федерации
Постоянно
ст. 50 а,
77а, 274,
38-03. Положение о Контрактной службе в
сфере закупок товаров, работ, услуг
для обеспечения нужд ТГУ (2013 г.)
Постоянно
ст. 57, 274
38-04. Положение об управлении закупок и
материально-технического
обеспечения (УЗиМТО). Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
Электронно.
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу
(01-10)
38-05. Процедура проведения закупок
товаров, работ, услуг для нужд ТГУ.
Копия
ДМН
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу
(01-10)
38-06. Регламент согласования и
подписания договоров в ТГУ. Копия
ДМН Подлинник в
УД как
приложение к
111
1 2 3 4 5 приказу
(01-10)
38-07. Карта процесса системы
менеджмента качества (СМК) ТГУ
«Закупка». Копия
ДМН Подлинник в
УД как
приложение к
приказу
(01-10)
38-08. Годовой план-график размещения
заказов на поставку товаров,
выполнение работ, оказание услуг
для обеспечения государственных и
муниципальных нужд
5 лет
ст. 285 б,
290
38-09. Годовой план закупки товаров
(работ, услуг)
5 лет
ст. 285 б,
290
38-10. Отчет/Сведения по обоснованию
начальной максимальной цены
контракта, заключаемого с
единственным поставщиком
(служебные записки, коммерческие
предложения, прайс-листы и т.д.)
5 лет ЭПК
ст. 303
38-11. Должностные инструкции
сотрудников управления. Копии
ДМН
ст. 77 а
Электронно.
Подлинники в
ОУП
(15-01-03)
38-12. Протоколы заседаний конкурсной
комиссии по государственным
закупкам и документы к ним
5 лет ЭПК
ст. 273 а
38-13. Сведения о заключенных
государственных контрактах (их
изменении, исполнении,
прекращении действия)
Постоянно
ст. 330
38-14. Годовой статистический отчет по
форме № 1-торги «Сведения об
определении поставщиков
(подрядчиков, исполнителей) для
обеспечения государственных и
муниципальных нужд»
Постоянно
ст. 467 а
38-15. Документы (аудиозаписи, запросы,
извещения, уведомления, заявки,
сводные заявки, технические
задания, графики - календарные
планы, доверенности,
информационные карты, копии
договоров (контрактов) и др.) о
проведении открытых конкурсов,
5 лет ЭПК
ст. 273 а
По крупным
поставкам и
наиболее
важным
работам,
услугам -
постоянно
112
1 2 3 4 5
конкурсов котировочных заявок
(котировок), аукционов на поставку
товаров, выполнение работ, оказание
услуг для нужд ТГУ
38-16. Документы (извещения, проект
гос.контракта, документация о
проведении открытого аукциона в
электронном виде, конкурсная
документация, сл.записки
структурных подразделений ТГУ на
закупку, протоколы) о
несостоявшиеся торгах и запросах
котировок
5 лет ЭПК
ст. 273а
38-17. Государственные контракты,
заключенные по результатам торгов
и дополнительные соглашения к
ним. Копии
ДМН Подлинники в
юридическом
отделе (22-14)
38-18. Переписка с организациями по
вопросам деятельности управления
5 лет ЭПК
ст. 33, 35
38-19. Переписка со структурными
подразделениями ТГУ по вопросам
деятельности управления
5 лет
ст. 84
38-20. Журнал регистрации заявок на
участие в конкурсе, аукционе,
запросах котировок цен
5 лет
ст.278
38-21. Журнал учета повышения
квалификации сотрудников
управления
5 лет
ст. 719
Требование
СМК
38-22. Журналы проведения инструктажа
по охране труда
10 лет
ст. 626 б.
38-23. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
38-24. Номенклатура дел УЗиМТО
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
38-25.
38-26.
38-01. Отдел материально-технического обеспечения
38-01-01. Документы (уведомления, карточки 5 лет После
113
1 2 3 4 5
учета материально-имущественных
ценностей (движимого имущества),
кладовые и амбарные книги,
складские свидетельства,
требования, наряды, погрузочные
ордера, лимитно-заборные карты)
об учете прихода, расхода, наличия
остатков материала (сырья),
продукции, оборудования на
складах, базах.
ст. 765
списания
материально-
имущественн
ых ценностей.
При условии
завершения
проверки
(ревизии).
38-01-02. Государственные контракты и
дополнительные соглашения к ним.
Копии
ДМН Подлинники в
юридическом
отделе (22-12)
38-01-03. Документы об оплате, поступлении и
выдаче материальных запасов (счета-
фактуры, товарных накладных и пр.)
5 лет
ст. 362
При условии
завершения
ревизии
38-01-04. Переписка с организациями по
вопросам материально-технического
обеспечения
5 лет
ст.84
38-01-05. Журнал учета проведенных закупок
товаров
5 лет
ст. 365
Электронно.
Требование
СМК
38-01-06. Журнал учета несоответствий в
продукции поставщиков
5 лет ЭПК
ст. 759
Электронно.
Требование
СМК
38-01-07. Журнал учета прекурсоров 10 лет
«С»
38-01-08. Номенклатура дел отдела
материально-технического
обеспечения
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
38-01-09.
38-01-10.
114
1 2 3 4 5
40. ОХРАНА ТРУДА
40-01. Положение об охране труда и
техники безопасности. Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
После замены
новыми.
Подлинник у
УД как
приложение к
приказу
(01-10)
40-02. Должностная инструкция главного
специалиста по охране труда. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники в
ОУП
(15-01-03)
40-03. Приказы ректора, касающиеся
работы отдела. Копии
ДМН
40-04. Планы мероприятий по устранению
замечаний по охране труда
представителей инспектирующих
органов
5 лет
ст. 608
40-05. План – схема по эвакуации людей и
материальных ценностей в случае
чрезвычайных ситуаций
ДМН
ст. 619
115
1 2 3 4 5
40-06. Годовой статистический отчет
«Сведения о травматизме на
производстве и профессиональных
заболеваниях» (форма 7-Т
(травматизм))
Постоянно
ст. 467
40-07. Годовой статистический отчет
«Сведения о состоянии условий
труда и компенсациях за работу во
вредных и (или) опасных условиях
труда» (форма 1-Т (условия труда))
Постоянно
ст. 467
40-08. Акты расследования несчастных
случаев на производстве (пакет
документов по расследованию
каждого случая травматизма)
75 лет
ЭПК
ст. 632 а
40-09. Карты специальной оценки условий
труда
45 лет ЭПК
ст. 602
При тяжелых,
вредных и
опасных
условиях
труда – 75 л.
40-10. Акты, предписания по охране труда
5 лет ЭПК
ст. 603
40-11. Инструкции по охране труда 3 года
ст. 27 б
40-12. Переписка о состоянии и мерах по
улучшению условий труда и техники
безопасности
5 лет ЭПК
ст. 607
40-13. Журнал регистрации несчастных
случаев на производстве
Постоянно
ст. 630
40-14. Журнал учета повышения
квалификации главного специалиста
по охране труда
5 лет
ст. 719
Требование
СМК
40-15.
Номенклатура дел отдела труда и
техники безопасности.
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
40-16.
40-17.
116
1 2 3 4 5
41. ОТДЕЛ АВТОТРАНСПОРТНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
41-01. Положение об отделе
автотранспортного обеспечения.
Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
После замены
новыми
41-02. Должностные инструкции
сотрудников отдела. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники в
ОУП
(15-01-03)
41-03. Приказы руководства университета
о закреплении автотранспорта за
водителями и службами. Копии
ДМН
ст. 824
Подлинники в
УД (01-10)
41-04. Документы (заявки, акты, сведения,
переписка) о ремонте и техосмотре
транспортных средств
3 года
ст. 838
41-05. Путевые листы 5 лет
ст. 842
При условии
проведения
проверки. При
отсутствии
других
документов,
подтверждаю
117
1 2 3 4 5 щих тяжелые,
вредные и
опасные
условия труда
– 75 лет.
41-06. Договоры и страховые полисы о
страховании автомобилей. Копии
ДМН Подлинники
страховых
полисов у
водителей.
Подлинники
договоров в
юридическом
отделе (22-17)
41-07. Заявки структурных подразделений
о предоставлении транспорта
3 года
ст. 824,
825
41-08. Журнал учета дорожно-
транспортных происшествий
10 лет
ЭПК
ст. 834
41-09. Журнал выдачи путевых листов 5 лет
ст. 844
41-10. Наряд-заказы о проведении ремонта
и профилактического осмотра
транспортных средств
1 год
ст. 838,
839
41-11. Журнал прохождения стажировок
принятых сотрудников (водителей)
5 лет ЭПК
ст. 730
41-12. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
отдела
10 лет
ст. 626 б
41-13. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
41-14. Номенклатура дел отдела
автотранспортного обеспечения
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
41-15.
41-16.
118
1 2 3 4 5
42. СЛУЖБА ГЛАВНОГО ИНЖЕНЕРА
42-01. Положения об отделах службы
главного инженера. Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
После замены
новыми.
Подлинники
в УД как
приложения к
приказам
(01-10)
42-02. Должностные инструкции
сотрудников службы главного
инженера.
Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП
(15-01-03)
42-03. Приказы и распоряжения
руководства ТГУ, связанные с
деятельностью службы. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-10;
01-11)
42-04. Графики отпусков сотрудников.
Копии
ДМН Оригинал в
ОУП
42-05. Проектная документация (эскизные
и рабочие проекты, сметы,
дефектные ведомости) на
ДМН
ст. 812
«Н»
119
1 2 3 4 5
выполнение строительно-
монтажных, ремонтных работ и
работ по реконструкции помещений
и объектов недвижимости
университета
42-06. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
10 лет
ст. 626 б
42-07. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
42-08. Номенклатура дел службы главного
инженера.
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
42-09.
42-10.
42-01. Отдел санитарно-технического и вентиляционного обслуживания
42-01-01. Положение об отделе санитарно-
технического и вентиляционного
обслуживания. Копия
ДМН Подлинники
в УД (01-10)
42-01-02. Должностные инструкции
работников отдела. Копии
ДМН
Подлинники
в ОУП
(15-01-03)
42-01-03. Схемы тепловых узлов До
окончания
эксплуатац
ии сетей
ст. 429 «Т»
42-01-04. Документы (графики, планы, заявки)
о проведении санитарно-
технических и вентиляционных
ремонтных и профилактических
работ
5 лет
ст. 217
120
1 2 3 4 5
42-01-05. Паспорта приборов учета тепла 5 лет ЭПК
ст. 803
После
списания
оборудования
42-01-06. Предписания организации
обсуживающей тепловые сети
г.Тольятти о подготовке зданий к
зимнему периоду
3 года
ст. 819
42-01-07. Сметно-договорная документация.
Копии
ДМН
Подлинники
в ремонтно-
строительном
отделе
42-01-08. Заявки на текущий ремонт и на
приобретение запасных частей и
инструментов.
3 года
ст. 1417
«Т»
Заявки на
текущий
ремонт
электронно в
iTop
42-01-09. Акты показаний приборов учета
тепла и воды
1 год
ст. 259 ж
42-01-10. Техническая документация по
установке приборов учета тепла и
воды
3 года
ст. 1865
«Т»
42-01-11. Переписка с контролирующими
органами по вопросам эксплуатации
и содержания санитарно-
технического оборудования
5 лет
ст. 217
42-01-12. Переписка внутренняя по
оперативным вопросам
деятельности отдела
5 лет
ст. 84
42-01-13. Журнал учета расходов материалов
(запасных частей)
3 года
ст. 820
42-01-14. Журнал учета повышения
квалификации сотрудников отдела
5 лет
ст. 719
Требование
СМК
42-01-15. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
управления
10 лет
ст. 626 б
42-01-16. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
42-01-17. Номенклатура дел отдела санитарно-
технического и вентиляционного
обслуживания
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
121
1 2 3 4 5 дел
42-01-18.
42-01-19.
42-02. Отдел электротехнического обслуживания
42-02-01. Положение об отделе
электротехнического обслуживания.
Копия
ДМН Подлинники
в УД (01-10)
42-02-02. Должностные инструкции
работников отдела. Копии
ДМН
Подлинники
в ОУП
(15-01-03)
42-02-03. Протоколы испытаний защитных
средств, выданных
энергоснабжающими организациями
10 лет
ЭПК
ст. 1399,
1523 «Т»
42-02-04. Отчеты о проведении испытаний
сопротивления изоляции
электрических кабелей в корпусах
ТГУ
10 лет
ЭПК
ст. 1406 «Т»
42-02-05. Графики отпусков сотрудников
отдела. Копии
ДМН Подлинники
в ОУП
42-02-06. Акты-предписания
энергоснабжающих организаций на
установку, проверку, контроль
приборов учета (эл. счетчиков,
трансформаторов тока)
5 лет ЭПК
ст. 603
После
истечения
срока
действия
договора
42-02-07. Акты раздела границ
ответственности между ТГУ и
энергоснабжающей организацией
5 лет
ст. 217
42-02-08. Договоры на выполнение проектных
и электромонтажных работ и сметы
к ним. Копии
ДМН Подлинники
в
юридическом
отделе (22-
17)
42-02-09. Схемы электросетей 0,4 кВт
корпусов ТГУ
До
окончания
эксплуатаци
и сетей
ст. 429 «Т»
42-02-10. Заявки на текущий ремонт и на
приобретение запасных частей и
инструментов
3 года
ст. 1417
«Т»
Заявки на
текущий
ремонт
электронно в
iTop
42-02-11. Переписка внутренняя по
оперативным вопросам
1 год
ст. 818
122
1 2 3 4 5
деятельности отдела. Копии
42-02-12. Журнал учета проверки знаний норм
и правил электробезопасности
работников ТГУ
5 лет
ст. 176
42-02-13. Журнал учета повышения
квалификации сотрудников отдела
5 лет
ст. 719
Требование
СМК
42-02-14. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
управления
10 лет
ст. 626 б
42-02-15. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
42-02-16. Номенклатура дел отдела
электротехнического обслуживания
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
42-02-17.
42-02-18.
42-03. Ремонтно-строительный отдел
42-03-01. Положение о ремонтно-
строительном отделе. Копия
ДМН Подлинники
в УД (01-10)
42-03-02. Должностные инструкции
работников отдела. Копии
ДМН
Подлинники
в ОУП
(15-01-03)
42-03-03. План ремонтных работ на год
(оперативный)
ДМН
ст. 288
42-03-04. Заявки на проведение текущего и
капитального ремонта. Копии
ДМН
ст.811
Заявки на
текущий
ремонт
электронно в
iTop
42-03-05. Переписка внутренняя по
административно-хозяйственным
вопросам
5 лет
ст. 84
42-03-06. Журнал учета повышения
квалификации сотрудников отдела
5 лет
ст. 719
Требование
СМК
123
1 2 3 4 5
42-03-07. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
отдела
10 лет
ст. 626 б
42-03-08. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
42-03-09. Номенклатура дел ремонтно-
строительного отдела
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
42-03-10.
42-03-11.
43. ХОЗЯЙСТВЕННО-ЭКСПЛУАТАЦИОННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
43-01. Положение о хозяйственно-
эксплуатационном управлении.
Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
После замены
новыми.
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
10)
43-02. Должностные инструкции
сотрудников управления. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП
(15-01-03)
43-03. Инструкция лица ответственного за
организацию эксплуатации лифтов
(2009 г.)
Постоянно
ст. 77 а
124
1 2 3 4 5
43-04. Положение о порядке хранения и
учета выдачи ключей от помещений
и шкафов в которых размещено
оборудование лифтов (2009 г.)
Постоянно
ст. 77 а
43-05. Положение о производственном
контроле (2012 г.)
Постоянно
ст. 77
43-06. Материальные накладные на здания
и сооружения
5 лет
ст. 459 д
После
ликвидации
основных
средств
(зданий и
сооружений)
43-07. Документы (паспорта опасных
отходов, свидетельства о
присвоении класса отходов,
нормативы образования и лимиты
размещения) об отходах, выданные
Роспотребнадзором
5 лет ЭПК
ст. 173 б
После замены
новыми
(Действуют
до 2015 года)
43-08. Договоры с предприятиями и
организациями по коммунальному
обслуживанию. Копии
ДМН Подлинники
в
юридическом
отделе (22-
17)
43-09. Договоры по оплате коммунальных
услуг и по хозяйственной
деятельности. Копии
ДМН Подлинники
в
юридическом
отделе (22-
17)
43-10. Документы (списки, графики, акты и
др.) об уборке зданий
3 года
ст. 814
43-11. Перечень имущества закрепленного
за комендантами корпусов
5 лет
ст. 427
43-12. Заявки и служебные записки на
выполнение работ. Копии
ДМН
ст.811
Заявки
электронно в
iTop
43-13. Документы (переписка, акты) о
санитарном состоянии территории и
внутренних площадей
3 года
ст.813
43-14. Журналы учета систематического
контроля обследования зданий для
регистрации фактов наличия
грызунов и членистоногих
3 года
ст. 814
Хранятся у
комендантов
корпусов
125
1 2 3 4 5
43-15. Журнал учета замечаний на оказание
услуг по санитарному содержанию
помещений и зданий ТГУ
3 года
ст. 814
43-16. Журнал учета неполадок лифтов 3 года
ст. 820
43-17. Журнал учета огнетушителей 3 года
ст.880
43-18. Журнал учета повышения
квалификации сотрудников
управления
5 лет
ст. 719
Требование
СМК
43-19. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
управления
10 лет
ст. 626 б
43-20. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
43-21. Номенклатура дел хозяйственно-
эксплуатационного управления.
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
43-22.
43-23.
44. ПРОФСОЮЗНЫЙ КОМИТЕТ СОТРУДНИКОВ
44-01. Приказы, постановления, решения,
инструктивные письма высших
профсоюзных органов, касающихся
деятельности профсоюзной
организации ВУЗа. Копии
ДМН
44-02. Положение о Первичной
профсоюзной организации
Постоянно
ст. 55 б,
После замены
новыми
126
1 2 3 4 5
сотрудников ТГУ Профсоюза
работников образования и науки РФ
56 б
44-03. Свидетельства о регистрации
профсоюзной организации
Постоянно
ст. 39
44-04. Протоколы общих отчетно-
выборных профсоюзных собраний и
конференций и документы к ним
Постоянно
ст. 973
44-05. Протоколы заседаний профсоюзного
комитета
Постоянно
ст. 18 ж
44-06. Протоколы заседаний комиссии по
социальному страхованию ТГУ
5 лет ЭПК
ст. 903
44-07. Распоряжения председателя
Профкома по основной
деятельности
Постоянно
ст. 19 а
44-08. Распоряжения председателя
Профкома по личному составу
профсоюзного комитета
75 лет
ЭПК
ст. 19 б
44-09. Годовой план работы профсоюзного
комитета
Постоянно
ст. 285 а
44-10. Сметы расходов профсоюзного
комитета на год
Постоянно
ст. 325 а
44-11. Годовой финансовый отчет
профсоюзного комитета по бюджету
и соцстраху
Постоянно
ст. 391
44-12. Годовой отчёт по форме 3СП
«Статистический отчет
профсоюзной организации
работников ТГУ»
Постоянно
ст. 467 б
В областной
комитет
профсоюза
Сам. Обл.
44-13. Коллективный договор с ТГУ с
изменениями и дополнениями
Постоянно
ст. 576
В 2-х
экземплярах.
Один в
Управлении
по работе с
персоналом.
44-14. Личные карточки штатных
работников профсоюзного комитета
75 лет
ЭПК
ст. 658
44-15. Анкеты кандидатов на замещение
должностей в профсоюзном
комитете
5 лет ЭПК
ст. 652
44-16. Учетные карточки членов
профсоюзного комитета
До снятия
с учета
ст. 982
44-17. Лицевые счета штатных работников
профсоюзного комитета на выдачу
75 лет
ЭПК
127
1 2 3 4 5
зарплаты ст. 413
44-18. Списки уволенных сотрудников ТГУ 5 лет ЭПК
ст. 562
44-19. Акты ревизий и проверок
финансовой деятельности
5 лет
ст. 402
44-20. Списки удержаний профсоюзных
взносов бухгалтерией ТГУ
3 года
ст. 977
44-21. Банковские документы (платежные
поручения, мемориальные ордера,
банковские выписки)
5 лет
ст. 362
При условии
проведения
проверки
44-22. Бухгалтерские документы кассового
порядка со всеми приложениями
(кассовая книга, приходные и
расходные ордера, платежные
ведомости)
5 лет
ст. 362
При условии
проведения
проверки
44-23. Заявления сотрудников о
вступлении (о выходе) в Профсоюз
3 года
ст. 977
44-24. Заявления сотрудников о взимании
(не взимании) профсоюзных взносов
3 года
ст. 977
44-25. Главная книга 5 лет
ст. 361
При условии
проведения
ревизии
44-26. Трудовые договора со штатными
работниками профсоюзного
комитета и дополнительные
соглашения к ним
75 лет
ЭПК
ст. 657
44-27. Договоры по административно-
хозяйственным вопросам
5 лет ЭПК
ст. 436
После
истечения
срока
действия
договора
44-28. Переписка с организациями о
финансово-хозяйственной
деятельности Профсоюза
5 лет
ст. 1000
44-29. Журнал регистрации распоряжений
председателя Профкома по личному
составу профсоюзного комитета
75 лет
ст. 258 б
44-30. Журнал регистрации распоряжений
председателя Профкома по
административно-хозяйственной
деятельности
5 лет
ст. 258 в
44-31. Журнал регистрации договоров по
административно-хозяйственной
деятельности
5 лет
ст. 459 г
После
окончания
срока
действия
договора
44-32. Журналы проведения инструктажа
по охране труда
10 лет
ст. 626 б.
128
1 2 3 4 5
44-33. Журналы проведения
противопожарного инструктажа со
штатными сотрудниками профкома
3 года
ст. 870
44-34. Номенклатура дел профсоюзного
комитета сотрудников
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
44-35.
44-36.
45. ПРОФСОЮЗНЫЙ КОМИТЕТ СТУДЕНТОВ И АСПИРАНТОВ
45-01. Приказы, постановления, решения ДМН
129
1 2 3 4 5
высших профсоюзных органов,
касающихся деятельности
профсоюзной организации ВУЗа.
Копии
45-02. Положение о Первичной
профсоюзной организации
студентов и аспирантов ТГУ
Профсоюза работников народного
образования и науки РФ
Постоянно
ст. 55 б,
56 б
После замены
новыми
45-03. Свидетельства о регистрации
профсоюзной организации
Постоянно
ст. 39
45-04. Протоколы общих отчетно-
выборных профсоюзных собраний,
конференций и документы к ним.
Постоянно
ст. 973
45-05. Протоколы заседания профсоюзного
комитета
Постоянно
ст. 18 ж
45-06. Годовые сметы расходов
профсоюзной организации за год
Постоянно
ст. 325 а
45-07. Годовой финансовый отчет
профсоюзной организации по
бюджету
Постоянно
ст. 327 б
45-08. Годовой отчёт по форме 3СП
«Статистический отчет
профсоюзной организации
студентов и аспирантов ТГУ»
Постоянно
ст. 467 б
В областной
комитет
профсоюза
Сам. Обл.
45-09. Личные карточки штатных
работников профсоюзного комитета
75 лет
ЭПК
ст. 658
45-10. Документы (заявления, списки,
учетные карточки) о вступлении (о
выходе) в профсоюз
3 года
ст. 977
45-11. Документы (акты, сведения, справки
и т.д.) об осуществлении основных
направлений деятельности профкома
Постоянно
ст. 83
45-12. Трудовые договоры штатных
работников профсоюзного комитета
и дополнительные соглашения к ним
75 лет
ЭПК
ст. 657
45-13. Договоры по административно-
хозяйственным вопросам
5 лет
ст. 436
После
истечения
срока
действия
договора
45-14. Договоры с организациями о
сотрудничестве на безвозмездной
основе
5 лет
ст. 436
45-15. Банковские документы (платежные 5 лет При условии
проведения
130
1 2 3 4 5
поручения, банковские выписки)
ст. 362 проверки
45-16. Бухгалтерские документы (кассовая
книга, приходные и расходные
ордера, платежные ведомости)
5 лет
ст. 362
При условии
проведения
проверки
45-17. Главная книга 5 лет
ст. 361
При условии
проведения
ревизии
45-18. Переписка с организациями по
оперативным вопросам
деятельности
5 лет
ст. 84
45-19. Журнал регистрации договоров по
административной хозяйственной
деятельности
5 лет
ст. 459 г
После
окончания
срока
действия
договора
45-20. Номенклатура дел профсоюзного
комитета студентов и аспирантов
ТГУ
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
45-21.
45-22.
Заместитель начальника
управлении делами Н.В. Шпомер
СОГЛАСОВАНО
Протоколом ЭК
Тольяттинского государственного
университета
от 26.12.2014 № 4
131
Список сокращений
УД - управление делами
УМУ - учебно-методическое управление
УС - учёный совет
УпРП - управление по работе с персоналом
ОУП - отдел управления персоналом
ОМП - отдел медицинской профилактики
ОКУРС - отдел кадрово-учетной работы студентов
ЭПК - экспертно-проверочная комиссия
ЭК - экспертная комиссия
ДМН - до минования надобности
ДЗН - до замены новыми
ПЗН - после замены новыми
СПО - среднее специальное образование
ВПО - высшее профессиональное образование
ВУЗ - высшее учебное заведение
ВАК - высшая аттестационная комиссия
ГАК - государственная аттестационная комиссия
ГЭК - государственная экзаменационная комиссия
УМКС - учебно-методический комплекс специальности
УМКД - учебно-методический комплекс дисциплины
НДФЛ - налог на доходы физических лиц
КФО - код вида финансового обеспечения
КЦСТ - координационно-аналитический центр содействия
трудоустройству
ГПЗ - граждане пребывающие в запасе
ГПХ - гражданско-правовой характер
ЦНИТ - центр новых информационных технологий
АИСУ - автоматизированная информационная система управления
ТО - технический отдел
132
ПО - программное обеспечение
ГО - гражданская оборона
ОСБ - отдел собственной безопасности
ИТЦ - инновационно-технологический центр
КП - книга поступлений
НВ - научно-вспомогательный
МИП - малые инновационные предприятия
УКРИП и
СМИ
- управление корпоративных рекламно-имиджевых проектов и
средств массовой информации
СМИ - средства массовой информации
СМК - система менеджмента качества
ISBN - международный стандартный номер книги
ISSN - международная стандартная нумерация сериальных изданий
ЦЭР - центр экономического развития
ЖКХ - жилищно-коммунальное хозяйство
ФОТ - фонд оплаты труда
ФЗ - федеральный закон
ФГ - флюорография
ФОК - физкультурно-оздоровительный комплекс
УДПО - управление дополнительного профессионального образования
ИВО - институт военного обучения
УВЦ - учебный военный центр
ВК - военная кафедра
СВ - сухопутные войска
ЦВО - центральный военный округ
ГСМ - горюче-смазочные материалы
НТС - научно-технический совет
НИЧ - научно-исследовательская часть
НИР - научно-исследовательская работа
ЦИТиС - центр информационных технологий и систем органов
исполнительной власти
ЦВМ - центр водительского мастерства
133
НИРС - научно-исследовательская работа студентов
НИОКР - научно-исследовательский и опытно-конструкторский
УЗиМТО - управление закупок и материально-технического обеспечения
АХЧ - административно-хозяйственная часть
ППС - профессорско-преподавательский состав
УВП - учебно-вспомогательный персонал
АУП - административно-управленческий персонал
ISBN - международный стандартный номер книги
ISSN - международная стандартная нумерация сериальных изданий
134
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году в
Тольяттинском государственному университете
По срокам хранения Всего В том числе:
Переходящих С пометкой «ЭПК»
1 2 3 4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет)
ИТОГО:
Начальник управления делами ТГУ Н.Ю. Раннева
Итоговые сведения переданы в архив
Заместитель начальника
управлении делами Н.В. Шпомер