Post on 22-Jun-2015
CURSETICA ÎN AFACERILE INTERNAŢIONALE
Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013“Investește în oameni!”
STIMULAREA SPIRITULUI ANTREPRENORIAL ŞI A MEDIULUI DE AFACERI PRIN ÎMBUNĂTĂŢIREA PERFORMANŢELOR ÎNTREPRINDERILOR ŞI DEZVOLTAREA
COMPETENŢELOR MANAGERIALE ŞI ANTREPRENORIALE
POSDRU/92/3.1/S/62002
Prezentul curs constituie un material realizat pe baza unor date preluate de la diverse organisme de stat, naţionale sau europene, dar şi de la alte tipuri de organizaţii. Realizatorii cursului nu îşi asumă răspunderea pentru corectitudinea şi completitudinea datelor utilizate. De asemenea, realizatorii cursului nu îşi asumă răspunderea juridică pentru eventualele pierderi suferite de orice persoană terţă în urma deciziilor adoptate ca urmare a folosirii informaţiilor, aprecierilor sau recomandărilor din cadrul acestui material. Folosirea parţială sau integrală a informaţiilor cuprinse în acest material este permisă doar dacă este precizată sursa informaţiei.
1
ETICA ÎN AFACERILE INTERNAŢIONALE
Material realizat de IFI
-Iunie 2013-
2
CONŢINUT
Există etică în afacerile internaţionale? .............................................................. 3
Negocierea afacerilor internaţionale ................................................................. 10
Stilul chinez ................................................................................................... 11
Stilul englez ................................................................................................... 11
Stilul francez.................................................................................................. 12
Stilul german ................................................................................................. 12
Stilul japonez ................................................................................................. 12
Cui oferim cartea de vizită? .............................................................................. 13
În ce situaţii oferim cartea de vizită? ................................................................ 14
Cum primim cartea de vizită? ........................................................................... 15
Ce conţine o carte de vizită? ............................................................................ 16
Reuniunile de afaceri ........................................................................................ 16
Codul vestimentar în întâlnirile de afaceri......................................................... 17
Prânzul de afaceri ............................................................................................ 17
Cadourile în afaceri .......................................................................................... 18
Concluzii ........................................................................................................... 20
Bibliografie ........................................................................................................ 22
3
Etica în afacerile internaţionale
Cursul îşi propune însuşirea noţiunilor fundamentate în ceea ce priveşte
principalii determinanţi ai conceptelor de etică/legalitate/moralitate la nivelul
afacerilor internaţionale; înţelegerea diferitelor comportamente etice şi non-etice
la nivel internaţional, particularităţilor interculturale presupuse de negocierea
internaţională de afaceri, urmărind crearea şi stimularea unor abilităţi practice,
noţiuni legate de etichetă şi protocol în afaceri.
Există etică în afacerile internaţionale?
Ca şi în cazul altor domenii de activitate umană, există anumite reguli de
conduită morală care sunt respectate de cei care participă la schimburi şi
activităţi comerciale de orice tip.
Codul de etică reprezintă un ghid al practicilor de afaceri care direcţionează
comportamentele umane şi de grup; se stabilesc semnificaţii practice utile
pentru toţi membrii organizaţiei.
Responsabilitaţile etice presupun obligativitatea oamenilor de afaceri de a se
comporta corect, respectând normele morale, chiar dacă acestea nu se
regăsesc precizate în legi şi nu servesc direct intereselor economice ale firmei.
Codul de etică identifică comportamentele aşteptate în cadrul relaţiilor de
afaceri.
Etica apare atât ca un mijloc pentru obţinerea altor beneficii (paradoxal, indivizii
sunt altruişti din egoismul de a fi ulterior recompensaţi de societate, din teama
de o eventuală sancţiune sau din alte interese proprii), cât şi ca un scop în sine.
Pe de altă parte, există specialişti în domeniu care consideră că a face bine din
dorinţa de a obţine beneficii ulterioare nu înseamnă a acţiona moral, fiind o
metodă puţin etică de sporire a avantajelor materiale.
Se poate aprecia că între profitabilitatea unei firme şi valorile sale morale există
o relaţie directă şi reciprocă: o companie care promovează valorile morale şi se
ghidează după norme etice de comportament va fi bine percepută de public şi
va înregistra profituri substanţiale; în mod analog, o companie solidă din punct
4
de vedere financiar îşi permite să promoveze şi să investească într-un
comportament etic, ceea ce îi va atrage, în viitor, o şi mai mare prosperitate.
Cu timpul, oamenii şi-au schimbat perspectiva asupra responsabilităţii sociale a
unei companii; ceea ce cândva era „de dorit” a devenit acum „obligatoriu”
pentru existenţa unei afaceri pe termen lung, iar acţiunile cândva voluntare ale
companiilor sunt considerate acum, din ce în ce mai des, drept obligaţii sociale.
Pentru ca o afacere sau o activitate economică oarecare să poată fi considerată
morală sau imorală trebuie avut în vedere şi cadrul general în care îşi
desfăşoară activitatea, mai exact, sistemul economic al ţării gazdă şi cel al ţării
de origine.
Valorile şi principiile morale variază fundamental de la o cultură la alta, iar ceea
ce este etic într-un anumit spaţiu geografic poate fi considerat complet imoral
într-o altă parte a lumii (cel mai concludent exemplu în acest sens îl reprezintă
oferirea de cadouri superiorilor – practică apreciată ca tradiţională şi obligatorie
în Japonia, dar intens blamată de ţările occidentale).
Etica în afacerile economice internaţionale trebuie să identifice în ce măsură
există anumite practici morale care transced toate culturile (dacă există) şi cum
trebuie acestea abordate la nivel global. Două aspecte strict legate de acest
subiect sunt: relativismul etic (care susţine că nicio etică culturală nu este
superioară alteia, iar numai valorile şi practicile locale determină ceea ce este
drept sau nedrept) şi imperialismul etic (care porneşte de la premisa că anumite
adevăruri absolute, proprii unei culturi, se aplică pretutindeni, iar valorile
universale străbat culturile în determinarea a ceea ce este drept sau nedrept).
Punctul de vedere corect şi obiectiv care trebuie să ghideze relaţiile de afaceri
la nivel internaţional se află undeva între aceste două extreme.
În general, nu se poate spune că există un mod unic în care trebuie să
acţioneze toate firmele internaţionale, astfel încât comportamentul lor să poată
fi calificat drept moral; fiecare companie, în mod individual, trebuie să-şi
exercite activitatea în funcţie de valorile, principiile, obligaţiile şi membrii săi.
5
Pentru a ajunge la un acord cu privire la principiile şi valorile morale ce trebuie
respectate şi încurajate de către companiile multinaţionale şi de către agenţii
economici internaţionali, mai multe grupuri de lucru au oferit diverse variante:
Organizaţia Internaţională a Muncii (ILO) a promulgat o „Declaraţie cu
privire la întreprinderile multinaţionale şi la politica lor socială” (2006),
care tratează, în special, aspectele sociale legate de angajarea forţei de
muncă în cadrul corporaţiilor multinaţionale;
Organizaţia Naţiunilor Unite pentru Cooperare şi Dezvoltare Economică
(OECD) a redactat un cod interguvernamental de conduită pentru
companiile multinaţionale, intitulat „Declaraţia cu privire la investiţiile
internaţionale şi întreprinderile multinaţionale” (2000); codul oferă
anumite linii de conduită pentru corporaţiile multinaţionale care investesc
în ţări străine şi care întreţin relaţii cu guvernele ţărilor gazdă.
O asociaţie formată din companii americane, europene şi japoneze s-a
reunit la Caux, în Elveţia, şi a stabilit o serie de norme cunoscută sub
numele de „Principiile Mesei Rotunde de la Caux” (1994), bazată pe
ideea demnităţii umane şi pe conceptul japonez „kyosei”, interpretat
drept „a trăi şi a munci împreună pentru binele comun”.
Camera Internaţională de Comerţ de la Paris (ICC) a depus eforturi
semnificative în acest sens, considerând că societăţile multinaţionale ar
trebui să urmeze un cod unic de conduită etică. Astfel, ICC a elaborat
„Codul internaţional pentru aplicarea unui tratament corect investiţiilor
străine” (1949), care stabileşte standarde de corectitudine şi
imparţialitate pentru investitorii străini şi pentru guvernele ţărilor gazdă şi
ale ţărilor de origine.
Agenţii care operează pe piaţa mondială se confruntă cu numeroase dileme de
natură etică, ori de câte ori sunt în situaţia de a-şi desfăşura activitatea în
conformitate cu legislaţia dintr-o anumită ţară străină, care vine însă în conflict,
mai mult sau mai puţin flagrant, atât cu legile din ţara de origine, cât şi cu setul
de valori morale pe care le afirmă o corporaţie în codul său etic.
În lucrările de specialitate care tratează probleme referitoare la etica în
afacerile internaţionale, apar, în principiu, câteva categorii de probleme care
6
suscită interesul general şi se analizează pe larg:
mita şi corupţia;
problemele care vizează angajarea forţei de muncă şi aspectele legate
de personal;
practicile de marketing şi protecţia consumatorilor;
impactul asupra economiilor şi dezvoltării ţărilor-gazdă;
efectele asupra mediului natural;
impactul cultural al operaţiilor transnaţionale;
relaţiile cu guvernele ţărilor-gazdă;
relaţiile cu ţările de origine.
Pe măsură ce marile corporaţii ale lumii îşi extind operaţiile peste graniţele
naţionale şi tind către o piaţă globală, activităţile lor nu mai pot fi monitorizate şi
reglementate de către statele naţionale. În prezent, cea mai mare parte a
guvernelor naţionale deţin o putere limitată asupra actorilor privaţi ce
acţionează la scară globală şi nu au capacitatea de a impune acestor companii
respectarea standardelor legale şi etice sau de a obţine confirmarea faptului că
marile societăţi transnaţionale vor consolida sau, cel puţin, nu vor încălca valori
precum egalitatea oportunităţilor, dreptatea socială, drepturile omului sau
protecţia mediului.
Datorită faptului că, în general, legile naţionale se exercită doar pe teritoriul
asupra căruia respectivul guvern are putere de jurisdicţie, în multe cazuri,
companiile naţionale acţionează libere de orice restricţii legale când îşi
desfăşoară activitatea economică între mai multe ţări; de asemenea,
corporaţiile multinaţionale profită şi de faptul că, în câteva părţi ale Globului,
unele legi sunt mai permisive pentru un anumit tip de activităţi, pe care le
transferă în acea zonă, pentru a beneficia de facilităţile oferite de mediul de
afaceri internaţional. Problema moralităţii unor astfel de practici este foarte
controversată la nivel mondial, iar soluţia ar fi înfiinţarea unui organism
internaţional care să reglementeze imparţial toate aspectele privind dreptatea
internaţională şi redistribuirea bunăstării.
Societăţile multinaţionale trebuie să dovedească integritate morală în afacerile
internaţionale, respectiv să respecte următoarele şase cerinţe:
7
Să acţioneze în conformitate cu un set de valori de bază, pe care şi le
asumă, acestea fiind considerate norme minime (de exemplu, a nu primi
şi a nu da mită);
Să respecte alte reguli morale evidente (exemple: nu trebuie purtată o
concurenţă distructivă în raport cu terţii şi trebuie să respecte obiceiurile
şi culturile ţărilor gazdă);
Să încheie contracte cu bună credinţă şi în beneficiul tuturor părţilor;
Să ofere condiţii mai favorabile ţărilor în curs de dezvoltare
(responsabilitatea morală a ţărilor mai bogate faţă de cele mai sărace şi
responsabilitatea corporaţiilor multinaţionale faţă de ţările gazdă);
Să includă considerentele etice, ca o parte integrantă, în planificarea
strategică;
Să dea fiecărei părţi interesate ceea ce i se cuvine.
Într-o lucrare de specialitate, care tratează tocmai problema responsabilităţii
sociale a marilor corporaţii, Thomas Donaldson prezintă acele obligaţii „minime”
pe care le are orice agent economic care acţionează în exterior; astfel, se
apreciază că, indiferent de circumstanţe sau de tipul culturii vizate,
multinaţionalele trebuie să nu încalce, în mod direct, ci chiar să protejeze, în
mod indirect, cele zece drepturi fundamentale ale omului:
1. Dreptul la libertatea de mişcare
2. Dreptul de proprietate
3. Dreptul de a nu fi supus torturii
4. Dreptul de a fi judecat corect/imparţial
5. Dreptul la un tratament corect, nediscriminatoriu
6. Dreptul la siguranţă şi integritate fizică
7. Dreptul la libertatea de exprimare şi de asociere
8. Dreptul la o educaţie minimă
9. Dreptul de a se implica în viaţa politică
10. Dreptul la subzistenţă.
8
La această listă s-ar mai putea adăuga: dreptul de a avea un loc de muncă,
dreptul la siguranţă socială sau dreptul la un anumit standard de viaţă.
Deşi lumea afacerilor devine din ce în ce mai globalizată, nu trebuie neglijate
caracteristicile particulare ale eticii afacerilor în diverse ţări ale lumii; aceste
diferenţe naţionale sunt cele care împiedică dezvoltarea afacerilor la nivel
multinaţional, constituind adevărate bariere de ordin socio-cultural, economic şi
chiar politic.
Temele abordate cu predilecţie în cadrul eticii europene în afaceri se referă la:
drepturile şi obligaţiile angajaţilor, clienţilor, furnizorilor şi acţionarilor;
consecinţele activităţilor industriale asupra mediului înconjurător;
practicile de marketing şi publicitatea;
funcţiile statului în cadrul relaţiilor economice internaţionale.
Stadiul de dezvoltare morală al unei firme internaţionale, la un moment dat şi
într-un anumit context, poate fi reflectat şi de modul în care managerii
abordează problemele etice în procesul decizional, de felul cum aceştia
tratează „dilemele etice” care apar la orice nivel al managementului.
Factorii care influenţează comportamentul managerial etic sunt:
managerul ca persoană (influenţele familiei, valorile etice şi religioase,
nevoile şi standardele personale)
organizaţia de afaceri (cultura organizaţională, politicile şi codurile de
conduită, comportamentul superiorilor şi al colegilor) şi
mediul extern (reglementările guvernului, normele şi valorile societăţii,
climatul etic din respectiva industrie).
Astfel, cele mai importante elemente ale climatului etic al unei organizaţii includ:
comportamentul şi sprijinul managementului de vârf;
obiectivele realiste ale companiei;
comunicarea eficientă în plan vertical şi orizontal;
programele de etică;
pregătirea şi instruirea în domeniul eticii;
procesele care conduc la luarea unor decizii etice;
9
impunerea de sancţiuni disciplinare pentru încălcarea normelor etice;
utilizarea anumitor mecanisme pentru a denunţa existenţa unor practici
corupte sau ilegale în cadrul organizaţiei;
codurile de conduită etică ale companiilor.
Calitatea etică a companiei şi a personalului său depinde, în mare măsură, de
calităţile, activităţile, politicile, deciziile şi capacitatea de conducere a
managerilor săi. Orice manager are o responsabilitate morală deosebită: el
trebuie să dea dovadă de un înalt profesionalism, să conducă oamenii spre
atingerea corectă a obiectivelor firmei (are rol de leader), să fie un exemplu de
conduită pentru colaboratorii săi; mai mult, el trebuie să contribuie la
instituţionalizarea eticii în cadrul organizaţiei.
Pentru a încuraja etica în domeniul gestiunii resurselor umane, managerii pot
susţine unele acţiuni sau atitudini, dintre care se remarcă:
recrutarea de personal cu experienţă în posturi sensibil legate de etică;
angajarea unor oameni ale căror ambiţii personale sunt temperate de
alte obiective;
sporirea încrederii în sine şi a loialităţii depline în companie;
încurajarea comunicării între personal şi manageri;
structurarea sarcinilor de serviciu, astfel încât angajaţii să fie motivaţi şi
să se simtă apreciaţi şi respectaţi ca persoane;
crearea mecanismelor interne împotriva comportamentului ilegal şi lipsit
de etică, comportament care este la fel de dăunător ca şi productivitatea
redusă sau furtul;
stabilirea unor criterii de recompensare / sancţionare în funcţie de
performanţe sau eşecuri.
Aşa după cum managerii au anumite responsabilităţi şi obligaţii faţă de angajaţi,
tot aşa şi angajaţii, la rândul lor, au anumite responsabilităţi faţă de manageri
(angajatori) şi faţă de proprietarii companiei în care îşi desfăşoară activitatea.
Angajaţii unei companii sunt datori din punct de vedere moral să acorde
10
acesteia loialitate, confidenţialitate şi obedienţă; loialitatea angajaţilor faţă de
angajatorul lor trebuie dezvoltată, încurajată şi, în ultimă instanţă, câştigată.
Activităţile privind conducerea resurselor umane (cum ar fi: recrutarea şi
selectarea, evaluarea formală, analiza posturilor, remunerarea, promovarea,
concedierea, aplicarea măsurilor disciplinare – sancţiuni şi retrogradări etc.)
sunt cele care se confruntă cel mai adesea cu dileme de ordin etic. Managerii
de resurse umane au responsabilitatea luării unor decizii echitabile (drepte,
nepărtinitoare, corecte), care să favorizeze instaurarea unui climat etic, în care
problema centrală este, fără îndoială, asigurarea unor şanse egale pentru toţi
angajaţii. Stimularea acţiunilor etice se va realiza prin prevenirea discriminărilor
în cadrul managementului resurselor umane (discriminările pot fi de natură
sexuală, motivate de vârstă sau de vechimea în cadrul firmei, referitoare la
persoanele cu handicapuri, pe bază de etnie/religie, altele).
Negocierea afacerilor internaţionale
Negocierea reprezintă componenta critică a succesului în afacerile
internaţionale şi se bazează, în esenţă, pe comunicare. Cultura participanţilor
se dovedeşte a fi unul dintre cei mai puternici şi influenţi factori care pot
stimula sau vicia procesul şi rezultatele negocierii. Diferenţele şi similarităţile
culturale ale participanţilor modelează stilurile de negociere, de aceea oamenii
de afaceri trebuie să se adapteze cu uşurinţă la orice situaţie generată de
diversitatea culturală a pieţelor. Cine nu cunoaşte regulile jocului de afaceri pe
o piaţă înseamnă că va fi dezavantajat în comparaţie cu concurenţii. Domeniul
afacerilor internaţionale trebuie să poată beneficia de cunoaşterea
corespunzătoare a culturilor pieţelor şi a partenerilor de afaceri.
De cele mai multe ori, între modelele culturale ale negociatorilor există
diferenţe mai mult sau mai puţin importante. Ori de câte ori se constată
deosebiri între modelele culturale ale negociatorilor, problemele de afaceri
trebuie tratate pornind de la aceste diferenţe, care reprezintă ceea ce este
cunoscut drept „distanţă culturală”.
11
Pentru negociere sunt importante, de asemenea, ţinuta şi comportamentul,
respectiv stilul de negociere. Punctualitatea, îmbrăcămintea, ţinuta corporală,
expresia, gesturile şi multe altele transmit semnale privind ţinuta şi
comportamentul. Modul în care este condusă conversaţia depinde de atenţia
acordată problemei şi partenerului, stilul de argumentare, uşurinţa în
exprimare etc.
Dintre principalele stiluri de negociere utilizate în afacerile internaţionale
amintim:
Stilul chinez
Majoritatea negociatorilor chinezi aplică o strategie bazată pe principiul
avantajului reciproc, deoarece prin satisfacerea ambilor parteneri viitorul unei
relaţii economice de durată este asigurat. Stabilitatea şi armonia trebuie să
caracterizeze discuţiile, ambele părţi trebuind să recurgă la concesii. Preferă
un teren neutru pentru derularea negocierii, deoarece nu este dezavantajată
niciuna dintre părţi. Chinezii nu agreează contactul fizic, o simplă strângere de
mână şi o înclinare uşoară a corpului fiind considerate a fi suficiente.
Acordarea sau primirea de mită este total dezavuată de negociatorii chinezi,
dar, în schimb, sunt agreate micile cadouri cu caracter simbolic.
Stilul englez
Englezii sunt foarte riguroşi atunci când sunt implicaţi în negocieri. Acordă
atenţie deosebită etichetei, fiind extrem de protocolari. Sunt parteneri agreabili,
calmi, buni ascultători existând multe momente în care par că sunt de acord cu
toate şi cu nimic. Englezii analizează minuţios toate aspectele, sunt foarte
calculaţi şi îşi schimbă cu greu părerile formate, cu toate că manifestă tendinţa
de a reduce pretenţiile iniţiale pe timpul derulării tratativelor. Dispunând de un
umor natural de calitate, englezii nu consideră ca relaţiile personale sunt
hotăratoare în negocieri, fiind bine cunoscută uşurinţa cu care aceştia spun
"nu" în timpul discuţiilor.
12
Stilul francez
Tradiţia în desfaşurarea negocierilor diplomatice, faptul că până la reîntregirea
Germaniei, Franţa a fost ţara cea mai mare din Europa Occidentală, a
accentuat sentimentul de mândrie naţională în rândurile negociatorilor
francezi, care preferă folosirea limbii franceze în desfaşurarea negocierilor
internaţionale la care participă. Francezii sunt individualişti, autoritari,
preferând o derulare secvenţială a negocierii. Manierele, protocolul, poziţia în
societate, educaţia sunt elemente apreciate de negociatorii francezi.
Stilul german
Negociatorii germani pun mare preţ pe faza de pregătire a discuţiilor,
indentificând toate problemele ce pot aparea în timpul negocierii propriu-zise.
Ofertele făcute sunt extrem de realiste, fapt pentru care sunt puţin predispuşi
să acorde concesii în timpul tratativelor. Contracararea acestui stil presupune
ca oponentul să încerce să influenţeze deciziile negociatorului german, înainte
ca acesta să lanseze oferta. Fiind extrem de meticuloşi, germanii sunt
interesaţi de orice amănunt, fapt ce necesită ca în echipa oponentă să fie
incluşi experţi pentru toate domeniile vizate.
Stilul japonez
Eticheta este tratată cu deosebită atenţie de negociatorii japonezi. Cele cinci
persoane care compun de regulă o echipa de negociatori, poartă o
vestimentaţie sobră şi acordă importanţă schimbului de carţi de vizită la prima
întâlnire. Japonezii sunt orientaţi către formalism fiind extrem de riguroşi în
ceea ce priveşte protocolul.
Japonezi sunt destul de vagi în discuţii, fiind foarte greoi în comunicare.
Extrem de rar este utilizat cuvantul "nu", iar atunci când o fac sunt lipsiţi de
fermitate. "Nu" este înlocuit de anumite expresii subtile, fapt ce presupune o
atenţie deosebită din partea oponentului.
Inainte de acordarea unor concesii importante sau atunci când apar
13
neînţelegeri, japonezi solicită pauză pentru consultări. Preferă parteneri bine
pregătiţi care să ofere cu competenţă informaţiile solicitate, considerând că
rezultatul negocierii trebuie să avantajeze ambele părţi.
Cui oferim cartea de vizită?
Intregul proces al unei întâlniri începe cu cartea de vizită. Modul în care
aceasta se prezintă este foarte important pentru tine şi pentru compania pe
care o reprezinţi. Cartea de vizită nu poate fi considerată doar o simplă hârtie,
întrucât este un element foarte important utilizat în relaţiile comerciale care te
reprezintă nu doar în faţa clienţilor, ci şi în faţa partenerilor sau colaboratorilor
actuali şi, mai ales, viitori. Din acest motiv, aspectul unei cărţi de vizită este
mai mult decât important, poate la fel de important ca şi informaţiile pe care
aceasta le conţine.
Schimbul de cărţi de vizită are loc după momentul prezentării formale, la
începutul întâlnirii şi doar rareori, în circumstanţe deosebite (mondene,
neoficiale etc.), la final.
In măsura în care dvs. sunteţi iniţiatorul contactului, iar întâlnirea are un
caracter informal, presupunând un cerc mai larg de persoane, este foarte
elegant să rugaţi un prieten sau o cunoştinţă comună să vă prezinte.
Cartea de vizită trebuie înmânată acelei persoane căreia doriţi să vă
prezentaţi sau căreia vreţi să îi reamintiţi coordonatele dvs. şi cu care este
probabil să aveţi întâlniri, relaţii, proiecte, etc.
Dacă sunteţi organizatorii unei întâlniri de afaceri la care participă oameni care
nu se cunosc, este datoria dvs. să daţi semnalul schimbului de cărţi de vizită.
Dacă participaţi la o şedinţă în afara serviciului, cu persoane pe care nu le
cunoaşteţi, evitaţi să iniţiaţi dvs. schimbul de cărţi de vizită.
Este nepoliticos să “împingeţi” cartea de vizită unui superior. Asteptaţi până
ce acesta o va cere, sau până ce persoana respectivă va iniţia schimbul.
Este la fel de nepoliticos să oferiţi o carte de vizită unei singure persoane, în
măsura în care sunteţi într-un grup mai larg. Nu întrerupeţi o conversaţie într-
14
un grup de persoane, pentru a vă prezenta. In aceste circumstanţe, aşteptaţi
momentul când această persoană este singură, şi abordaţi-o ulterior.
Dacă întâlnirea are loc într-o ţară străină, este indispensabil să aveţi cartea de
vizită scrisă şi în limba naţională a ţării în care mergeţi, într-o limbă de
circulaţie internaţională sau chiar cu alte caractere decât cele ale alfabetului
latin. In această situaţie, putem folosi o carte de vizită bilingvă, imprimata faţă-
verso. In acest caz, o atenţie foarte mare trebuie acordată specificului
naţional, respectării etichetei şi cutumelor ţării gazdă. Japonezii, de exemplu,
au un întreg ritual al schimbului cărţilor de vizită, numit Meishi. In China, o
carte de vizită este prezentată fiind ţinută cu ambele mâini, în timp ce în India
ea este oferită doar cu mâna dreaptâ.
În ce situaţii oferim cartea de vizită?
La începutul unei prime întâlniri business. Cartea de vizita va facilita
recepţionarea numelui, a funcţiei şi numelui companiei pe care o
reprezentaţi. In anumite situaţii cartea de vizită reprezintă şi primul
contact identitar cu aceasta.
Pentru a transmite noile dvs. coordonate unei persoane deja
cunoscute: o noua funcţie, un nou număr de telefon, o noua adresă,
etc.
Pentru a însoţi trimiterea unui document, a unui raport, a unei reviste,
etc, evitând astfel redactarea unei scrisori, dar precizând identitatea
expeditorului. In această situaţie este permisă înscrierea, pe cartea de
vizită, a unui scurt mesaj.
Ca anexa unui buchet de flori, a unui cadou sau a unei invitaţii la un
eveniment.
In cadrul unei activităţi mondene, înainte de plecare sau la încheierea
conversaţiei.
Este indicat să oferiţi cartea de vizită în timpul unei întâlniri, dar este
lipsit de tact să oferiţi cartea de vizită în timpul mesei.
15
Cum oferim cartea de vizită?
Este mult mai bine să nu oferiţi o carte de vizită decât să daţi una care are un
defect, nu este actualizată sau este murdară. De aceea este indicat ca toate
cărţile de vizită să fie păstrate într-un recipient special, nu în buzunar, portofel,
sau în ambalajul în care au fost livrate de către tipografie.
Pentru a obţine maximum de rezultate, cartea de vizită trebuie oferită
întotdeauna cu un gest scurt, hotarât, fără însă a invada spaţiul vital al
partenerului de discuţie.
Dacă sunteţi aşezaţi la o masă, veţi plasa cartea de vizită în faţa partenerului
de discuţie, pe masă, dându-i astfel posibilitatea acestuia să scoată, la rândul
său, propria carte de vizită, sau să îşi reaşeze lucrurile, dacă el a fost cel care
a avut iniţiativa schimbului de cărţi de vizită.
Dacă însoţiţi gestul prin care dăruim cartea de vizita cu un zâmbet, o aplecare
de cap, sau chiar o scurta aplecare a corpului, efectul creat va fi cu atât mai
puternic.
Cum primim cartea de vizită?
Este politicos ca atunci când primiţi o carte de vizita, să o studiaţi pentru
câteva secunde cu atenţie şi, în funcţie de situaţie, să faceţi câteva remarci
politicoase pe tema celor înscrise pe cartea de vizită. In acest fel,
interlocutorul nostru se va simţi măgulit de interesul manifestat.
Veţi ţine cartea de vizită a interlocutorului pe masă, în faţa dvs., pe toată
durata întâlnirii, asigurându-vă astfel ca vă amintiţi numele şi funcţia acestuia,
dar şi pentru a demonstra un plus de respect faţă de persoana din faţa dvs.
La sfârşitul întâlnirii, trebuie să vă asiguraţi că nu uitaţi cartea de vizită la locul
acesteia, adaugând-o cu eleganţă, respect şi consideraţie în card holder-ul
special folosit în acest sens. Este chiar indicat să aveţi un card holder separat,
dedicat cărţilor de vizită primite. Practic, trebuie să aveţi aceeaşi atitudine faţă
de cartea de vizită ca şi faţă de interlocutor.
16
Ce conţine o carte de vizită?
Orice carte de vizită trebuie sa conţină în mod obligatoriu:
numele şi logo-ul companiei
numele persoanei
titlul sau titlurile persoanei
date de identificare, între acestea adresa companiei, codul poştal,
numărul de telefon şi de fax, adresa de email, adresa de web.
Opţional, dar numai în măsura în care designul permite acest lucru, o carte de
vizită poate conţine şi:
sloganul companiei
adresa şi numărul de telefon personal
fotografia persoanei (numai dacă este in interesul activităţii
desfăşurate).
Reuniunile de afaceri
Când planificăm o astfel de reuniune, trebuie să acordăm multă atenţie unor detalii:
trebuie să fim absolut siguri că zilele respective nu coincid cu zile libere
sau cu zile importante în ţara unde urmează să aibă loc vizita dvs;
înainte de ziua stabilită pentru reuniune, trebuie să aveţi grijă să anunţaţi
prin fax, telefonic sau e-mail cu cel puţin două - trei săptămâni înainte;
nu programaţi reuniunea în iulie, august, decembrie, vinerea după-
amiaza, sau în zile festive;
este foarte important ca întâlnirea să aibă loc la ora stabilită;
în multe ţări, punctualitatea este apreciată atât în afaceri, cât şi în viaţa
privată;
întârzierea dvs poate fi percepută ca o lipsă de respect faţă de persoana
cu care vă întâlniţi;
17
perioada de timp cea mai potrivită: între 10 şi 13, dar să nu dureze mai
târziu de ora 15.
Înainte de a pleca în ţara de destinaţie aveţi în minte următoarele lucruri:
obţinerea de informaţii relevante în legătură cu ţara respectivă;
învăţaţi să pronunţaţi corect numele şi titlurile profesionale ale
participanţilor;
dacă aveţi ceva de prezentat, listaţi preţurile şi caracteristicile tehnice ale
produselor;
aveţi grijă ca produsul să fie compatibil cu ceea ce apare în broşură.
Codul vestimentar în întâlnirile de afaceri
Există multe astfel de coduri care variază în funcţie de ţară şi de sectorul
economic în care se încadrează afacerea. Ţinuta de afaceri standard este
practic obligatorie şi în mediile de afaceri.
Vestimentaţia dvs. ar fi bine să vă asigure un echilibru perfect între confort şi
stilul corespunzător fiecărei ocazii în parte, ca să fiţi sigur că faceţi o impresie
bună.
Combinaţia între haine, accesorii şi coafură oferă imaginea dorită, a unei
persoane prietenoase, puternice, stabile, competente.
Adoptarea unui cod vestimentar potrivit demnostrează respect pentru partenerii
dvs. de afaceri.
Prânzul de afaceri
Dacă ai planificat un prânz de afaceri, atunci trebuie să ştii că ţi-ai asumat
automat şi rolul de gazdă. Asta presupune în primul rând să ajungi primul la
restaurant, după care, fie îl rogi pe ospătar ca atunci când vin invitaţii să îi
conducă la masă, fie ieşi în întâmpinarea lor şi îi conduci chiar tu.
18
Un prânz de afaceri, este, în primul rând un prilej de a discuta cu invitaţii.
Pentru a începe masa, gazda poate oferi pâine prăjită și, la rândul
său, oaspetele este de așteptat să facă același lucru. Este politicos să începi să
mănânci după ce toată lumea a fost servită. Pentru a putea aduce în discuţie
afacerile, trebuie să aştepţi ca toată lumea să termine primul fel. Nu este
politicos să începi să fumezi, în timp ce se mănâncă. Abia după ce masa a luat
sfârşit, dacă invitatul tău este fumător şi este de acord să îţi aprinzi ţigara, poţi
să fumezi.
Discursului de la început ar trebui să i se aloce o perioadă mică de timp.
Este potrivit să vă exprimaţi recunoştinţa pentru masa acordată de către
amfition, fie după masa, fie în timpul cafelei.
În general, persoana care a lansat invitaţia plăteşte nota; dacă doriţi, puteţi să
vă oferiţi să plătiţi jumătate, însă acest tip de ofertă este, de obicei respinsă.
Cadourile în afaceri
Schimbul de cadouri în afaceri reprezintă punctul culminant al celebrării din
timpul reuniunilor de afaceri şi trebuie să respecte o etichetă, având drept scop:
să construiască şi să consolideze relaţii, să exprime respect şi apreciere ori să
îmbunătăţească imaginea sau reputaţia unei companii.
Acest lucru arată voința de a comemora succesul reuniunii.
Dacă vă duceţi la o întâlnire unde vă așteptați să primiți un cadou, trebuie să
luați cu dumneavoastră un mic suvenir.
Cadourile de afaceri trebuie să
fie asociate cu o companie, persoană, eveniment, țară sau oraș. Darul ar trebui
să reflecte înţelegerea culturii din care face parte cel care primeşte şi preţuirea
relaţiei. Este de apreciat dacă ambalaţi cadoul, astfel încât să fie uşor de
manipulat. În afară de cadoul în sine modul în care este oferit trebuie, de
asemenea, să respecte anumite reguli. Înţelegerea tradiţiilor şi obiceiurilor
legate de schimburile de cadouri contribuie la construirea şi menţinerea unor
19
bune relaţii de afaceri. Alocând un anumit timp cercetărilor şi tradiţiilor din ţara
celui căruia îi faceţi cadoul, evitaţi vreo neplăcere sau jignire neintenţionată.
În unele țări, cadouri de afaceri sunt aproape necesare, (de exemplu,
în Grecia, Spania și Portugalia), în timp ce în alte țări nu sunt foarte
frecvente (de exemplu, în Marea Britanie, Irlanda, Austria Germania și Țările de
Jos).
20
Concluzii
Atunci când se fac afaceri cu alte ţări, este important să se ţină cont de toate
aspectele etice ale comunicării organizaţionale şi de modul în care se
organizează întâlnirile de afaceri în ţara respectivă.
Respectarea normelor în ceea ce priveşte comunicarea corporativă este
înţeleasă ca o favoare şi totodată drept dovadă de respect pentru partenerul de
afaceri.
Dacă cineva ignoră regulile de corepondenţă de afaceri şi standardele, se poate
ajunge în situaţii neplăcute.
Atunci când se planifică o întâlnire de afaceri, pentru a evita situaţii neplăcute
trebuie să cunoaşteţi cultura corporativă, să ştiţi să pregătiţi şi să furnizaţi
documentele necesare în afacerea dvs, să ţineţi seama de punctele de vedere
şi de valorile diferite ale oamenilor de afaceri din alte ţări.
De asemenea, diferenţele culturale pot constitui o barieră în calea afacerii dvs,
iar ignoranţa şi neglijenţa pot interfera excluderea dvs. de pe piaţa externă.
Negocierile joacă un rol important în orice afacere. Toate tipurile de contracte,
cum ar fi de vânzare, de cumpărare, acordarea de licenţe şi alte programe de
finanţare sunt stabilite în timpul negocierilor.
Cunoaşterea regulilor negocierii în afaceri şi a protocolului de afaceri arată că
eşti un partener responsabil şi îţi va oferi un avantaj faţă de competitori.
Promovarea comportamentului etic în afaceri asigură:
susţinerea libertăţii, creşterii şi dezvoltării fiecărui angajat;
încurajarea unui regim echilibrat de muncă;
protejarea sănătăţii şi siguranţei angajaţilor;
crearea unui mediu de lucru fără discriminări;
comunicarea deschisă;
atitudine pozitivă faţă de semeni şi faţă de realizările lor.
Utilitatea codului etic:
21
defineşte comportamentele acceptate sau acceptabile;
promovează standarde de practică înalte;
pune la dispoziţie un etalon folosit şi în evaluare;
stabileşte un cadru comportamentelor profesionale;
promovează o imagine pozitivă a organizaţiei;
ghidează comportamentul în caz de dileme etice;
creează, ca şi cultura organizaţională, un sentiment de unicitate şi
apartenenţă.
22
Bibliografie
1. Etica şi responsabilitate socială corporativă în afacerile internaţionale, Irina Eugenia Iamandi, Buc, 2012,
2. http://markmedia.ro/article_show.php?g_id=510 3. http://www.kwintessential.co.uk/etiquette/doing-business-in.html
4. http://www.globalnegotiator.com/country-guides-how-to-negotiate-in-70-countries.html
5. http://businessculture.org/
6. http://www.rasfoiesc.com/business/afaceri/Principalele-stiluri-de-negoci95.php
7. http://www.nonformalii.ro/uploads/resurse/fisiere/Comunicare_interculturala.pdf
Axa prioritară 3 „Creșterea adaptabilității lucrătorilor și a întreprinderilor” Domeniul major de intervenţie 3.1 „Promovarea culturii antreprenoriale”
Titlul proiectului: „Stimularea spiritului antreprenorial și a mediului de afaceri prin îmbunătățirea performanțelor întreprinderilor și dezvoltarea competențelor manageriale și antreprenoriale”
Cod Contract: POSDRU/92/3.1/S/62002 Beneficiar: Universitatea din Craiova
Parteneri: Eulink Pro SRL; Instituto de Formacion Integral SLU; Global Commercium Development SRL
Informaţii detaliate despre proiect: www.antreprenorial.ro