Post on 08-Mar-2018
Estratégias Aplicadas
e Lições Aprendidas
para Redução de
Impacto de Mudança
de ERP de
Manutenção nas
Empresas da Norsk
Hydro no Brasil
(1)
Outubro/2014
Apresentado por João Cláudio Loureiro
Agenda
• Visão Geral da Empresa
• Projeto Brasap
• O ERP e o SAP PM
• O Cenário Desafiador
• Estratégias Aplicadas à Gestão
• Saneamento, Conversão e Carga de Dados
• Cut Over
• Treinamento
• Operação Assistida
• 2ª Onda (Alunorte e Albras)
• Lições Aprendidas
• Conclusão
Companhia integrada de alumínio
(5)
Bauxita Alumina Energia Aluminio
Primário
Fundição Produtos
Laminação
Extrusão
Reciclagem
Reciclagem
MRN
Mina de Bauxita
Hydro Paragominas
Mina de Bauxita
Hydro Alunorte
Refinaria de Alumina
Albras
Fábrica de Alumínio
Projeto CAP
Refinaria de Alumina
50% Acro
Planta de extrusão
via Sapa JV
(6)
Nossos ativos e participações no Brasil
Bauxita
MRN
(5%)
Hydro Paragominas
(73,5%)
18 Mt de bauxita
(8,1 Mt Hydro*)
Entre as maiores
do mundo
9,9 Mt de bauxita
Possibilidade de expansão
para 15 Mt
* Referente a 5% de partipação direta da Hydro e 40% via acordo comercial de longo prazo com a Vale
Alumina
Hydro Alunorte
(90,1%) CAP
(81%)
6,3 Mt de alumina
Maior refinaria do mundo
Capacidade total futura de
7,4 Mt de alumina
Maior projeto de refinaria do mundo
Alumínio
Albras
(51%)
SAPA Brasil
(50%)
460.000 t de alumínio
40% da produção doméstica
Líder mundial
em soluções
de alumínio
30.000 t de aluminio extrudado
A Hydro é a empresa líder em alumínio no Brasil
A Hydro é uma das maiores
no setor de alumínio
O Brasil tem papel muito
importante na Hydro
A Hydro é a maior na
cadeia do alumínio no Brasil
0
1 000
2 000
3 000
4 000
5 000
6 000
7 000
8 000
9 000
Resto
do
mundo
Em nenhum outro país, a Hydro
têm mais empregados do que no
Brasil.
4464
4375
A Hydro é líder na comercialização
de bauxita (50% de participação no
mercado), refina 56% da alumina no
Brasil e opera 1/3 da produção de
alumínio primário do Brasil.
A Hydro está entre as 4 maiores
do setor mundial de alumínio
(excluindo China).
…e o Brasil tem um grande papel na Hydro
446443754464
4375
Alumínio
Primário
Comércio
de Bauxita
Refino de
Alumina
Hydro
Alumina
Alumínio Primário
27%
26%
12%
35%Outros
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
• Com as aquisições das empresas da cadeia de metal primário de alumínio em 2010, era
natural de se esperar que ocorresse a interligação via sistema dos processos de negócio das
empresas do Pará com a Noruega.
• O Projeto BRASAP foi o projeto de adequação dos processos de gestão empresarial da
Norsk Hydro na Hydro Brasil.
Hydro Paragominas
Mina de bauxita
Hydro Alunorte
Refinaria de alumina
Albras
Fábrica de alumínio
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
• O BRASAP possuiu duas macro etapas:
1. Implantação do SAP na Hydro Paragominas em 03 de julho de 2013;
2. Implantação do SAP na Hydro Alunorte e Albras em 01 de janeiro de 2014.
• O produto final do projeto foi a consolidação da gestão das empresas Hydro Paragominas,
Hydro Alunorte e Albras em um único ERP, ou seja, a forma de gerir tornou-se a mesma para
todas as organizações via sistema.
• O projeto foi composto por aproximadamente 40 pessoas de diversas empresas: Hydro
Noruega, Hydro Paragominas, Hydro Alunorte, Albras e consultorias especializadas.
BRASSAP
MobilizationBlue Print Refresh PlanningBlue Print Refresh Workshop
Detailed DesignConfiguration and RICEFW Data Conversion Detailing
BuildBuild Configuration and RICEFWBuild Conversion
TestConversion Simulation (Mock)Integrated Tests (Cycle 1 and 2)Integration Test Cycle 3
DeployTrainingCutover ExecutionFinal Conversion
Support Operation Support
Pará
SP and RJ
out/13 nov/13
BRASAP ROLL-OUT MACRO PLAN Wave 1 - Paragominas Wave 2 - Alunorte/Albras
out/12 nov/12 dez/12 jan/13 fev/13 mar/13 abr/13 mai/13 dez/13 jan/14jun/13 jul/13 ago/13 set/13
Go Live
Mock 1 Mock 2 Mock 3 Mock 1 Mock 2 Mock 3
Go Live
Design Phase
Build Phase Finish
Test Phase Finish
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
Prazo: 8 meses para implantar o ERP na Hydro
Paragominas.
Composição da Equipe de Manunteção:
• 4 da Hydro Paragominas;
• 2 da Hydro Alunorte;
• 1 da Albras;
• 1 da Hydro Brasil (TI);
• 3 consultores funcionais contratados.
Conhecimento Prévio sobre o SAP antes do
Projeto: Nulo. Não participaram da fase da
elaboração do Blue Print.
Fazer Manutenção: Diferença na forma de fazer manutenção já estabelecida entre as três
empresas.
Usuários Finais: Para a 1ª onda (Hydro Paragominas), foram mapeados 372 treinandos.
Discussões sobre interfaces com demais módulos:
Permitiu a compreensão dos impactos das decisões
internas na Frente de Manutenção sobre os demais
módulos e no negócio da organização;
Elaborações do desenho do processo do negócio
(Business Process Design): Viabilizou o
conhecimento das diferenças no modo de fazer
manutenção entre as três empresas, bem como
promover a partir das elaborações destes
documentos um meio de padronizar as atividades
entre as mesmas.
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
1ª FASE: Nivelamento de Conhecimento
• Novembro/12 a Janeiro/13: Participação conjunta de todos os integrantes nas reuniões
relacionadas a nivelamento de informações, tais como:
Estudo do Blue Print: Visou a compreensão das funcionalidades do SAP PM e suas
interfaces com demais módulos;
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
• Fevereiro a Junho/13: Divisão da equipe em duas
frentes de trabalhos:
Especialista na realidade Hydro Paragominas;
Especialista SAP PM.
2ª FASE: Distribuição de Tarefas por Particularidades
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
• Fevereiro a Junho/13:
Especialista na realidade Hydro Paragominas: Grupo
formado por empregados desta empresa, cujas
responsabilidades foram:
Identificar quais dados precisavam ser extraídos;
Sanear e validar os dados extraídos;
Participar da construção da planilha de carga com
consultor SAP;
Converter dados para carregamento;
Validar dados carregados.
2ª FASE: Distribuição de Tarefas por Particularidades
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
• Fevereiro a Junho/13:
Especialista SAP PM: Grupo formado por
empregados da Alunorte e Albras focado totalmente
nas funcionalidades do novo ERP, cujas
responsabilidades foram:
Elaborar material de navegação no sistema;
Desenvolver material de treinamento;
Realizar testes unitários e integrados;
Eliminar gaps identificados internamente e entre
módulos;
Realizar treinamentos.
2ª FASE: Distribuição de Tarefas por Particularidades
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
Ferramentas de Gestão
• Um dos principais desafios, para a etapa de mudança de
ERP, era o dever de mitigar ou anular os potenciais
problemas, tanto sob o aspecto da nova forma de se
trabalhar, quanto nas migrações de dados pertencentes à
rotina do dia-a-dia da manutenção.
• Para a identificação dos “potenciais problemas”, usou-se a
metodologia de “brainstorming”, cujos resultados eram
registrados em planilha desenvolvida pela equipe de Gestão
de Mudanças do Brasap.
• Para a Mineração Paragominas, foram identificados 41
potenciais impactos.
• Para a Alunorte, identificaram-se 16 impactos específicos, e
para a Albras, mais 15.
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
TABELA DE GESTÃO DE IMPACTOS
IDENTIFICAÇÃO DIFERENÇA ENTRE
PROCESSOS
DIMENSÃO
DE PESSOAS
CLASSIFICAÇÃO
DO IMPACTO
AÇ
ÕE
S D
E
MIT
IGA
ÇÃ
O
No
Ma
cro
Pro
ce
ss
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Ati
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Tip
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o
1 PM Criação
manual de
Ordens de
Manutenção
1100 MPSA +
Alunorte
+ Albras
Não há
obrigatorieda
de de
abertura de
Solicitação de
Serviço - SS
Há
obrigator
iedade
de
abertura
de Nota
Procedimento
de abertura de
Ordens de
Manutenção
Não
Automáticas
Sim Navegação
no SAP PM
para
abertura de
Notas
NS Exigirá
conhecimento
da importância
de abertura de
Nota para
registro de
históricos de
ocorrências de
manutenção
para estudos
de melhorias
futuros
Alto
Ba
ixo
Ate
nçã
o
Com
unic
ação / D
ocum
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am
ento
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
Impactos Comuns entre as Três Empresas
ITEM IMPACTO ATIVIDADE IMPACTADA
1
Falta conhecimento da importância de abertura
de Nota para registro de históricos de
ocorrências de manutenção para estudos de
melhorias futuros.
Planejamento de Manutenção: Criação
de Ordens de Manutenção
2 Dificuldades ou erros na utilização adequada do
SAP PM gerando insatisfação do usuário final.
Navegação no SAP PM
3
Exigirá conhecimento da importância da
programação de todas as operações para os
colaboradores para confronto com valores
gerados pela folha de pagamento.
Programação de Manutenção: Registrar
toda operação programada para o
colaborador
4
Tornará a geração do Plano de 52 Semanas
mais ágil e confiável
Planejamento de Manutenção:
Existência do Plano de 52 Semanas
5 Mudança de procedimento para encerramento
de OMs
Encerramento: Encerramento de Notas
6
Exigência de maior disponibilidade de
executante para encerramento individual de
todas as operações sob sua responsabilidade
Conclusão: Fechamento de operações
da OMs
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
Ferramentas de Gestão
• Aplicando a metodologia 5W1H, foram definidas as
ações mitigadoras para os respectivos impactos, bem
como seus responsáveis e prazos.
• Devido ao curto intervalo de tempo entre a identificação
dos impactos e a aplicação das ações mitigadoras,
concorrentes às demais atividades inerentes ao projeto,
montou-se um forte controle para o cumprimento dos
prazos, o que foi considerado um dos fatores críticos de
sucesso para o tratamento dos impactos.
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
A estratégia consistiu nas seguintes etapas:
• 1ª etapa - Extração de dados: Antes da extração, houve a definição do que deveria ser
extraído do ambiente de produção do sistema em operação, e então houve um trabalho em
parceria com os usuários alocados nas atividades de rotina da MPSA, que identificaram os
dados que não deveriam ser migrados para o SAP (pré-saneamento).
A 1ª extração foi feita com 5 meses de antecedência ao “go live” a partir da base de dados
em produção.
• 2ª etapa - Conversão de dados: Para esta fase, foi necessário, com o apoio da consultoria
externa, definir os campos do SAP que deveriam ser preenchidos por planilha de carga
específica. A conversão de dados consistiu em tratar os dados extraídos e adequá-los aos
campos do novo ERP, tais como, reduções de caracteres para cadastros de forma
compreensível para o usuário final.
• 3ª etapa - Carga de dados: Com todos os campos preenchidos na planilha de carga, esta
etapa representava um dos produtos finais do projeto. Foi um trabalho de grande mobilização
com os gestores dos usuários finais com dois meses de antecedência do “go live”.
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
O resultado final da etapa da carga de dados foi composto de 11.475 dados, resultado das
seguintes categorias:
Categoria de Dados Antigo Sistema SAP PM
Plano de Trabalho - Lista de Tarefas (SAP) 2297 736
Rota de Manutenção - Item de Manutenção (SAP) 721 348
MP Manut. Preventiva - Plano de Manutenção (SAP) 2783 1988
TAG Equipamento - Local de Instalação (SAP) 7735 5299
Turma de Manutenção - Centro de Trabalho (SAP) 172 68
Ordem de Serviço - Ordem de Manutenção (SAP) 4052 3036
TOTAL 17.760 11.475
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
• Nesta fase do projeto, divulgaram-se oito “medidas operacionais” (preventivas) para os
gestores da MPSA com 45 dias de antecedência para validações, revisões, críticas e
sugestões, sendo aprovadas cinco.
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
Medida Operacional Motivo Data
Planejada
Processo
Impactado
Subprocesso
Impactado
Interromper emissões de Ordens
de Manutenção (OMs) que
necessitam de Requisição de
Compra Externa
Para a Área de
Suprimentos tratar as
RCs e convertê-las
em OC a tempo
45 dias
antes do
“go live”.
Planejament
o de
Manutenção
Geração de
Ordens de
Manutenção
Requisitar todos os materiais de
compras externas associadas às
OMs preventivas programadas.
Para a Área de
Suprimentos tratar as
RCs e convertê-las
em OC a tempo
45 dias
antes do
“go live”.
Planejament
o de
Manutenção
Aprovisioname
nto de
materiais
Encerrar OMs Pendentes. Extrair somente as
OMs necessárias
para o SAP
20 dias
antes do
“go live”
Planejament
o de
Manutenção
Tratamento de
OMs
Imprimir/Gerar arquivos em PDF
de todas as OMs do período de
1 de julho a 31 de julho de 2013.
Mitigar qualquer
problema de falta de
OMs por possíveis
falhas no sistemas
pós-go live;
Promover maior
dedicação dos
usuários de PCM ao
uso do SAP.
2 dias
antes do
“go live”
Planejament
o de
Manutenção
Tratamento de
OMs
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
Medida Operacional Motivo Data
Planejada
Processo
Impactado
Subprocesso
Impactado
Interromper os cadastros dos
seguintes itens no sistema
antigo Turmas (Centros de
Trabalho), Associações de mão-
de-obra às turmas, Classes de
Falhas (Catálogos),
Especificação: Classe e
Subclasse (Classe e
Característica), Posição
Operacional (Local de
Instalação), Ativos
(Equipamentos),
Monitoramentos de Condições
(Pontos de Medições), Planos
de Trabalhos (Listas de Tarefas),
Materiais nos Planos de
Trabalhos, Preventivas (Planos
de Manutenções), Alimentações
de Medidores (Documentos de
Medições).
Para que os dados
extraídos do sistema
antigo possuam a
máxima atualização
possível para serem
migradas ao SAP.
45 dias
antes do
“go live”.
Gestão de
Dados
Cadastro de
Dados dos
Ativos e
Planos de
Manutenções
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
20 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Validação Final do Arquivo a ser Convertido
Carga de Dados
Validação da Carga de Dados no SAP
abr/13 mai/13 jun/13 jul/13
Go-Live
18:00 ORDEM DE MANUTENÇÃO: Interromper emissões de Ordens de Manutenção que necessitam de Requisição de Compra
Preparação do Sistema PRD e
transporte de Requests para Conv.
18:00 MATERIAIS: Requisitar todos os materiais de compra externa associadas às ordens de
manutenção preventivas do período de 10 dias antes de 01 de julho de 2013 com garantia de recebimento
até 5 dias antes da data de cut over
23:59
Equipamentos: Registrar cadastro de Ativos em "planilha de carga" do BRASAP depois da
última extração de dados do Maximo a ser realizada pelo projeto.
18:00
ORDEM DE MANUTENÇÃO: Encerrar Ordem de Manutenção Pendentes
18:00 ORDEM DE MANUTENÇÃO: Imprimir/Gerar arquivo PDF de todas as ordens de manutenção do período de 10 dias antes de 01 de julho de 2013
18:00 PLANOS DE MANUTENÇÃO: Registrar cadastro de Planos de Manutenção em "planilha de carga" do BRASAP depois da última extração de dados do Maximo
a ser realizada pelo projeto.
18:00 SOBRESSALENTES: Registrar cadastro de Sobressalentes em "planilha de carga" do BRASAP depois da última extração de dados do Maximo a ser realizada pelo projeto.
18:00 CADASTROS EM GERAL: Realizar controle à parte depois da última extração de dados.
Centro de trabalho
Ligar Funcionarios a
Centro de Trabalho
Catalogos
Classes e Caracteristicas
Local de Instalação
Equipamentos
Lista Tecnica Mat.
Pontos de Medição para
Local de Instalação
Pontos de Medição para Equipamentos
Lista de Tarefas
Material da Lista de Tarefas
Planos de Manutenção
Documentos de Medição
Ordens de Manutenção
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
• O tipos de treinamentos e a distribuição dos módulos entre os integrantes da Frente de
Manutenção
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
• Foram criadas 31 turmas de treinamento de
SAP PM para aproximadamente 370
usuários com programação de realização
durante 5 semanas.
• Todos os materiais de treinamentos
desenvolvidos consideravam os impactos
identificados que deveriam ser tratados via
transferência de conhecimento.
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
• Como havia seis semanas de operação assistida, além dos atendimentos aos chamados
abertos para suporte do time de Aplicações de TI SAP Brasil, estabeleceu-se as sequências
de atendimentos em períodos semanais baseado no fluxo do processo de manutenção:
1ª Semana: Equipes de Planejamento e Controle de Manutenção (PCM);
2ª Semana: Equipes de PCM e executantes;
3ª Semana: Executantes e engenharia;
4ª semana e demais: Acompanhamento da rotina.
• Para que todos os usuários da equipe de Planejamento e Controle de Manutenção (PCM)
utilizassem plenamente o sistema desde o início do “go live”, utilizou-se a seguinte estratégia:
Programar antecipadamente todas as ordens de manutenção necessárias para o mês
de operação assistida pelo antigo sistema e salvá-las em PDF para que, quando o SAP
entrasse em operação, a manutenção teria a garantia da execução de todas as ordens de
serviço (OS) programadas naquele período e o PCM, como forma de fixar os conhecimentos
adquiridos durante os treinamentos, replicaria as programações do mês já no novo sistema.
• Outras ações foram fundamentais para sucesso da operação assistida:
Reuniões diárias nos primeiros 20 minutos do dia com a Frente de Manutenção para
troca de experiências vividas no dia anterior;
Criações de indicadores diários para a medição do uso do sistema e apresentados à
diretoria e gerências. Estes indicadores monitorados eram usados para a tomada de
decisão pelos “key users” do Brasap.
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
• Equipe:
Antes do “go live”, também dividiu-se a equipe em duas frentes, sendo que os representantes da
MPSA foram designados para elaborar os documentos do projeto, realizar testes unitários e
integrados, revisar os materiais de treinamentos e realizar os treinamentos. Os representantes
da Albras e Alunorte ficaram responsáveis em tratar (sanear, converter e carregar) os dados a
serem migrados em dezembro.
Os representantes da Alunorte, que antes eram apenas dois, na 2ª onda, a empresa passou a ter
sete colaboradores.
E a Albras, também aumentou o número de participantes para três usuários.
• Comunicação:
Repetiu-se a mesma estratégia da 1ª onda.
• Saneamento, Conversão e Carga de Dados
Repetiu-se a mesma estratégia da 1ª onda.
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
Lições Aprendidas Positivas:
Lição Aprendida 1:
• Processo em questão: Gestão
• Boa Prática: Divisão da equipe em frentes de trabalho
• Consequência: Entregáveis realizados no prazo e com qualidade
• O que devemos fazer para melhorar: Manter a estratégia
Lição Aprendida 2:
• Processo em questão: Operação Assistida
• Boa Prática: Uso de plano de contingência através da programação de manutenção para
todo o mês de julho pelo sistema antigo
• Consequência: Disponibilidade plena dos usuários-chaves para o usar o SAP PM
• O que devemos fazer para melhorar: Manter a estratégia, criando metas dos indicadores
de uso do sistema para Albras/Alunorte baseadas nos indicadores da MPSA.
Lição Aprendida 3:
• Processo em questão: Operação Assistida
• Boa Prática: Disponibilidade presencial dos key users junto aos usuários
• Consequência: Atendimento imediato às dúvidas, satisfazendo o senso de urgência do
usuário
• O que devemos fazer para melhorar: Manter a estratégia
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
Lição Aprendida 4:
• Processo em questão: Operação Assistida
• Boa Prática: Reuniões diárias internas de 30 minutos sobre indicadores de acesso, ações
realizadas, dificuldades encontradas, identificação de melhorias etc.
• Consequência: Alinhamentos de informações na equipe e aumento de conhecimento do
processo de Operação Assistida
• O que devemos fazer para melhorar: Manter a reunião, verificar estratégia para atender as
2 empresas e atentar para o tempo da reunião
Lições Aprendidas Positivas:
Lição Aprendida 5:
• Processo em questão: Treinamento
• Boa Prática: Criação de glossário de termos técnicos
• Consequência: Nivelamento de termos no novo ERP
• O que devemos fazer para melhorar: Manter a estratégia
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
Lições para Melhorias:
Lição Aprendida 1:
• Processo em questão: Configuração
• Oportunidades de Melhoria: Falta de conhecimento pleno do SAP PM
• Consequência: Retrabalho em material de treinamento e incerteza de utilização da solução
• O que devemos fazer para melhorar: Realizar treinamento básico de SAP PM antes do
projeto para viabilizar que todas as configurações estejam bem definidas na fase adequada
Lição Aprendida 2:
• Processo em questão: Documentação
• Oportunidades de Melhoria: Falta de procedimento e pouco uso dos documentos durante o
projeto
• Consequência: Documentos BPs 310 desatualizados e não confiáveis
• O que devemos fazer para melhorar: Criar rotina de atualização e utilizar as tabelas dos
APs dentro dos BPs
Lição Aprendida 3:
• Processo em questão: Conversão de Dados
• Oportunidades de Melhoria: Conhecimento deficiente de todos os campos do SAP PM
• Consequência: Retrabalhos, hora extra e insatisfação dos key users
• O que devemos fazer para melhorar: Apresentar as respectivas particularidades e funções
de todos os campos das planilhas de carga do SAP para conversão
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
Lição Aprendida 4:
• Processo em questão: Conversão de Dados
• Oportunidades de Melhoria: Validação dos dados extraídos
• Consequência: Validação superficial através de amostras subjetivas causada pela ausência
de ferramenta adequada para validação de elevada quantidade de dados
• O que devemos fazer para melhorar: Identificar e usar ferramenta para a função
Lições para Melhorias:
Lição Aprendida 5:
• Processo em questão: Gestão
• Oportunidade de Melhoria: Realização de reuniões semanais (status report) com todas as
frentes bastante longas e improdutivas
• Consequência: Perda de tempo pelas discussões que tendem para assuntos técnicos
irrelevantes para as outras frentes
• O que devemos fazer para melhorar: Realizar reuniões individuais por frentes ou estipular
tempo máximo de apresentação por frente (reportar de fato apenas o status)
Lição Aprendida 6:
• Processo em questão: Operação Assistida
• Oportunidade de Melhoria: Instabilidade da rede
• Consequência: Tarefas interrompidas e avaliação equivocada do SAP pelo usuário final
• O que devemos fazer para melhorar: Verificar com equipe de Infraestrutura de TI
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
Lição Aprendida 7:
• Processo em questão: Operação Assistida
• Oportunidade de Melhoria: Envolvimento dos GAs e gestores imediatos como donos dos
processos
• Consequência: Pouco comprometimento dos usuários
• O que devemos fazer para melhorar: Realizar forte gestão de mudanças com as lideranças
objetivando sensibilizá-los como "donos dos processos"
Lições para Melhorias:
Lição Aprendida 8:
• Processo em questão: Operação Assistida
• Oportunidade de Melhoria: Comunicação entre Frentes
• Consequência: Divulgação de informações defasadas pela frente de PM causada pelas
mudanças internas de procedimentos pelas outras frentes.
• O que devemos fazer para melhorar: Criar ferramenta de comunicação prática e ágil
Lição Aprendida 9:
• Processo em questão: Operação Assistida
• Oportunidade de Melhoria: Dúvida entre operação assistida e OJT (on the job training)
• Consequência: Falta de uso do material de treinamento para realizar as atividades.
• O que devemos fazer para melhorar: Esclarecer a função da operação assistida e cobrar
maior participação dos gestores na implantação
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
Lição Aprendida 10:
• Processo em questão: Operação Assistida
• Oportunidade de Melhoria: Dificuldade de alguns usuários na utilização do sistema
• Consequência: Falta de confirmação de horas trabalhada pela falta de que alguns usuários
não constavam na lista dos centros de trabalho
• O que devemos fazer para melhorar: Enviar lista para os gestores verificarem a
necessidade de atualização antes da última carga
Lições para Melhorias:
Lição Aprendida 11:
• Processo em questão: Operação Assistida
• Oportunidade de Melhoria: Ausência de preparação de multiplicadores para PM
• Consequência: Baixa performance na difusão do conhecimento em período de produção.
• O que devemos fazer para melhorar: Criar estratégia de formação de multiplicadores antes
do go live e utilizar a MPSA como laboratório.
Lição Aprendida 12:
• Processo em questão: Operação Assistida
• Oportunidade de Melhoria: Dificuldade dos usuários na utilização do GWOS para a
emissão da programação semanal
• Consequência: Atraso na emissão da programação semanal da manutenção
• O que devemos fazer para melhorar: Intensificar nos treinamentos a utilização do GWOS
Estratégias Aplicadas e Lições Aprendidas para Redução de Impacto de Mudança de ERP de Manutenção nas
Empresas do Grupo Norsk Hydro no Brasil
• Apesar das ferramentas citadas terem ajudado no
sucesso da implantação do módulo de manutenção no
Brasap, se o projeto não tiver os melhores
profissionais alocados com motivação em alta, fácil
relacionamento interpessoal e comprometimento com
o objetivo do projeto e da organização, estas
ferramentas serão inúteis.