Post on 17-Jul-2020
กรณศกษาระบบการจดการเอกสารคณภาพภายในโรงพยาบาลส าโรงการแพทย
Electronic Document Management System Somrong General Hospital
พรรณภา แยมเอม
สารนพนธฉบบนเปนสวนหนงของการศกษา
ตามหลกสตรวทยาศาสตรมหาบณฑต
สาขาวชาเทคโนโลยสารสนเทศ บณฑตวทยาลย
มหาวทยาลยเทคโนโลยมหานคร
ปการศกษา 2555
I
หวขอวทยานพนธ ระบบการจดการเอกสารคณภาพภายในโรงพยาบาล ส าโรงการแพทย
นกศกษา นางสาวพรรณภา แยมเอม รหสนกศกษา 5417670026 หลกสตร วทยาศาสตรมหาบณฑต สาขาเทคโนโลยสารสนเทศ ปการศกษา 2555 อาจารยทปรกษา ดร.รงโรจน โชคงามวงศ อาจารยทปรกษารวม อาจารยสบทศน ลมสายหว
บทคดยอ
โครงงานระบบการจดการเอกสารคณภาพภายในโรงพยาบาลส าโรงการแพทย (Electronic Document Management System Samrong General Hospital) ไดกลาว ถงการพฒนาการจดการเอกสารคณภาพ โดยเปนการน าเอาเทคโนโลยสารสนเทศเขามาชวย ในการพฒนาระบบของโรงพยาบาล ซงในระบบงานนนมเอกสารเกดขนมากมาย เปนเหตให เอกสารทมจ านวนมากเหลานกระจดกระจาย ไมเปนหมวดหมจงมความจ าเปนทจะตองพฒนา ระบบจดการเอกสาร มาทดแทนการจดเกบเอกสารแบบเดม ระบบการจดการเอกสารคณภาพ จงมวตถประสงคในการด าเนนงาน การจดเกบเอกสาร การสงขอมล การคนหาขอมล การตดตอสอสารภายในองคกร และยงเปนการลดปรมาณการใชทรพยากรกระดาษ ลดพนทและสถานทในการจดเกบเอกสาร สามารถสอสารผานคอมพวเตอรท าใหไดขอมลทรวดเรวทนตอความตองการ ประหยดเวลาและทรพยากรตางๆ มากขน ท าใหงานมประสทธภาพยงขน
II
กตตกรรมประกาศ
โครงงานนส าเรจลลวงไดดวยด ตองขอกราบขอบคณ ดร.รงโรจน โชคงามวงศ อาจารยทปรกษาโครงงานทกรณาใหแนวคดและค าแนะน าในการด าเนนโครงงาน ตลอดจนการชวยแกปญหาตางๆทเกดขนระหวางการท าโครงงานรวมทงชวยตรวจทานและปรบปรงเนอหาอนเปนประโยชนตอการด าเนนโครงงานน และขอกราบขอบคณอาจารยสบทศน ลมสายหวทไดใหค าปรกษาในการออกแบบตลอดการท าโครงงาน จนโครงงานเลมนเสรจเรยบรอยโดยสมบรณ จงขอกราบขอบพระคณเปนอยางสง ขอกราบขอบพระคณบดา มารดา ทใหค าปรกษาในเรองตางๆ รวมทงเปนก าลงใจทดเสมอมา
พรรณภา แยมเอม
III
สารบญ
หนา
บทคดยอ I
กตตกรรมประกาศ II
สารบญ III
สารบญรปภาพ V
สารบญตาราง VI
บทท 1 บทน า 1
1.1 กลาวน า 1
1.2 กรณศกษา 1
1.3 ปญหาและแรงจงใจ 2
1.4 แนวทางการแกไขปญหา 2
1.5 วตถประสงคของโครงงาน 3
1.6 ขอบเขตของโครงงาน 3
1.7 ประโยชนทคาดวาจะไดรบ 4
1.8 ขนตอนการด าเนนงาน 4
1.9 ระยะเวลาในการด าเนนงาน 5
บทท 2 ทฤษฎทเกยวของ 6
2.1 บทน า 6
2.2 การทบทวนบทความหรอวรรณกรรม 6
2.3 แนวคดการน าระบบเอกสารอเลกทรอนกสมาใชในองคกร 9
2.4 ค าจ ากดความ 12
2.5 การก าหนดรหสเอกสาร 16
บทท 3 การออกแบบ 17
3.1 บทน า 17
3.2 โครงสรางของระบบเดม 17
IV
สารบญ(ตอ) หนา
3.3 โครงสรางของระบบใหม 24
3.4 การวเคราะหและออกแบบระบบ Data Flow Diagram 25
3.5 Data Dictionary of Data Flow Diagram 34
3.6 Data Dictionary of Data Store 41
3.7 Process Specification 41 3.8 Entity Relationship ( ER- Diagram ) 65 3.9 Mapping Entity Relationship Diagram 66 3.10 Database Schema 67 บทท 4 การทดสอบ 70 4.1 กลาวน า 70 4.2 ความตองการพนฐานในการพฒนา 70 4.3 ผลการด าเนนงาน 71 บทท 5 ผลการทดลอง 82 5.1 กลาวน า 82 5.2 สรปผลการด าเนนโครงงาน 82 5.3 ขอเสนอแนะ 82 เอกสารอางอง 83
V
สารบญรปภาพ หนา
รปท 1.1 โครงสรางของระบบงาน 3
รปท 3.1 แผนผงกระบวนการขนทะเบยนเอกสารคณภาพ 18
รปท 3.2 แผนผงกระบวนการขอแกไขเอกสารคณภาพ 20 รปท 3.3 แผนผงกระบวนการขอยกเลกเอกสารคณภาพ 22 รปท 3.4 แผนผงกระบวนการท างานของระบบใหม 24 รปท 3.5 แผนภาพกระแสการไหลขอมลโดยรวม ( Context Diagram ) 26 รปท 3.6 Data Flow Diagram Level 1 27 รปท 3.7 Data Flow Diagram Level 2 Process 1 28 รปท 3.8 Data Flow Diagram Level 2 Process 2 29 รปท 3.9 Data Flow Diagram Level 2 Process 3 30 รปท 3.10 Data Flow Diagram Level 2 Process 4 31 รปท 3.11 Data Flow Diagram Level 2 Process 5 32 รปท 3.12 Data Flow Diagram Level 2 Process 6 33 รปท 3.13 Entity Relationship Diagram 65 รปท 4.1 หนาจอแสดงสวนเมนการเขาระบบ 71 รปท 4.2 หนาจอการเขาระบบ 72
รปท 4.3 หนาจอจดการขอมลพนกงาน 73 รปท 4.4 หนาจอจดการขอมลแผนก 74 รปท 4.5 หนาจอจดการขอมลประเภทเอกสาร 75
รปท 4.6 หนาจอการสรางเอกสาร 76
รปท 4.7 หนาจอการอนมตเอกสารจากManager 77 รปท 4.8 หนาจอการอนมตเอกสารจากQuality 78
รปท 4.9 หนาจอการอนมตเอกสารจากDirector 79
รปท 4.10 หนาจอการคนหาขอมล 80
รปท 4.11 หนาจอการออกรายงาน 81
VI
สารบญตาราง หนา
ตารางท 1.1 ระยะเวลาในการด าเนนงาน 5 ตารางท 3.1 Employee 67 ตารางท 3.2 Department 68 ตารางท 3.3 Approve 68 ตารางท 3.4 DocumentType 68 ตารางท 3.5 Document 69 ตารางท 3.6 DocumentTypeDetail 68
1
บทท 1
บทน า 1.1 กลาวน า
ในยคปจจบนเทคโนโลยสารสนเทศตางๆ เขามามบทบาททส าคญทงในชวตประจ าวนและ
การท างานรวมถงววฒนาการของเทคโนโลยสารสนเทศไดเปลยนแปลงไปตามแตละยคสมยซง
องคกรตางๆไดน าเทคโนโลยสารสนเทศมาประยกตใชในการปฏบตงานกนอยางแพรหลายโดย
การน าหลกการของระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส (E-Document Management System)
เขามาชวยในการพฒนาระบบขององคกรเพอใหระบบงานขององคกรมประสทธภาพเพมความ
สะดวก รวดเรวมากขน เชน การจดเกบเอกสาร การสงขอมล การคนหาขอมล การตดตอสอสาร
ภายในองคกรและยงเปนการลดปรมาณการใชทรพยากรกระดาษลดพนทและสถานทในกาจดเกบ
เอกสารสามารถสอสารผานคอมพวเตอรท าใหไดขอมลทรวดเรวทนตอความตองการประหยดเวลา
และทรพยากรตางๆ มากขน ท าใหงานมประสทธภาพยงขน
1.2 กรณศกษา โครงการนเปนกรณศกษาการจดเกบเอกสารคณภาพของโรงพยาบาลส าโรงการแพทย
ซงเปดด าเนนการมามากกวา 30 ปภายใตการด าเนนงานของบรษท เอส เมดคอล เอนเตอรไพรส
จ ากด ในการมงมนใหบรการดานสขภาพทมมาตรฐานสากลยดหลกการบรการทางดานการแพทย
ใหไดมาตรฐานวชาชพ โดยการน าระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาใชในองคกร
แผนกคณภาพเปนหนวยงานซงท าหนาทด าเนนการตรวจควบคมและรบรองคณภาพ
การด าเนนงานดานเอกสารการพฒนาหนวยงาน โดยโครงการนจะเปนการพฒนาการด าเนนงาน
ดานเอกสารใหมประสทธภาพมากขน โดยน าหลกการการจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาแกไข
ปญหาในสวนของการจดเกบเอกสารคณภาพได โดยระบบการปฏบตการเดมของฝายคณภาพ
ยงคงเปนการจดการดวยมอในการจดเกบเอกสาร ทงเอกสารภายใน เอกสารภายนอกโรงพยาบาล
และเอกสารอนทเกยวของซงเอกสารตางๆดงกลาวยงท าการจดเกบในรปแบบของแฟมกระดาษ
ในรปแบบของไฟลเอกสาร มการลงทะเบยนรบ-สงเอกสารในสมด การคนหาเอกสารจะตองใช
เวลานานในการคนหา การแจกจายเอกสารบางครงเกดการสญหายจงเปนเหตใหไมสามารถจดท า
เอกสารคณภาพไดตามทก าหนดไว จากปญหาดงกลาวเปนสาเหตใหมการพฒนาระบบการจดการ
เอกสารขนเพอน ามาแกไขปญหาในการจดเกบ การสบคน การตดตามงาน โดยน าหลกการของ
การจดการเอกสารอเลกทรอนกส(E-Document Management System) มาใช
2
1.3 ปญหาและแรงจงใจ
ฝายคณภาพโรงพยาบาลส าโรงการแพทยมเอกสารจ านวนมาก ไดแก เอกสารทใชใน
ระบบคณภาพของโรงพยาบาล เอกสารภายในและเอกสารภายนอกโรงพยาบาล ซงเอกสารตางๆ
ดงกลาวยงท าการจดเกบในรปแบบของแฟมกระดาษ มข นตอนการปฏบตงานเปนแบบ Manual ม
การลงทะเบยนรบ-สงเอกสารในสมด และโปรแกรมทน ามาใชในการเกบขอมลตางๆสวนใหญเปน
Microsoft office Excel และ Word ดงนนปญหาทมกพบบอยๆ คอ
1.ความลาชาของเอกสารจากกระบวนการในการรอลงนามรบทราบหรออนมตจากหวหนา
หรอผบรหาร
2.ไมสามารถตรวจสอบสถานะของเอกสารไดทนทวาเอกสารไดด าเนนการถงขนตอนใด
และอยในสถานะใด
3.ความไมสะดวกในการจดเกบเอกสารและการสบคนเอกสาร มความลาชาเพราะตองใช
เวลาในการตรวจสอบและคนหา
4.สนเปลองทรพยากรกระดาษและงบประมาณเกยวกบอปกรณส านกงานเกนความจ าเปน
5.ปรมาณเอกสารเพมขนสงผลใหเปลองพนทในการจดเกบแฟมเอกสาร ตเกบเอกสารไม
เพยงพอ
6.ไมมระบบการปองกนเอกสารใหมความปลอดภยทดพอ
7.การแจกจายเอกสารใหแตละแผนกตองท าส าเนาสงใหโดยใหเจาหนาทเดนไปสงและม
สมดลงนามรบเอกสาร
ปจจบนทางโรงพยาบาลยงไมมการพฒนาระบบสารสนเทศเพอมาใชในการจดการ
เอกสารใหเปนระบบ เพอใหเกดความเหมาะสมกบการปฏบตงาน จงเสนอระบบการจดการ
เอกสารอเลกทรอนกสมาใชในการจดการเอกสารคณภาพของโรงพยาบาล
1.4 แนวทางการแกไขปญหา
จากปญหาและอปสรรคดงกลาวขางตน ไดมแนวทางในการแกไขปญหาโดยการน า
แนวคดและหลกการจดการเอกสารอเลกทรอนกส (E-Document Management System) เขามา
ชวยในการแกไขปญหา ดงน
1.4.1 จดท าแอพพลเคชนระบบการจดการเอกสารเพอใชในการอนมตเอกสารคณภาพท า
ใหตรวจสอบการไหลของเอกสารคณภาพ ณ เวลานนๆได ซงจะสามารถสบคนไดวาเอกสาร
คณภาพอนมตผานหรอคงคางอยทบคคลใด
3
1.4.2 เอกสารอเลกทรอนกสจะถกจดเกบลงในฐานขอมล ผใชแตละแผนกสามารถเรยกด
ขอมลไดโดยผานระบบอนทราเนตภายในโรงพยาบาล ท าใหฝายคณภาพไมตองแจกจายเอกสาร
เอง
โครงสรางของระบบงาน
รปท 1.1 โครงสรางของระบบงาน
ผใชท าการเรยกดขอมล น าเขาขอมลและสงออกขอมลไดในสวนของหนาจอทเชอมตอ
กบผใชงาน ซงระบบจะเชอมโยงกบฐานขอมล (Database)
1.5 วตถประสงคของโครงงาน
1 .เพอชวยใหการบรหารจดการเอกสารมประสทธภาพมากยงขน
2. เพอชวยใหการสบคนเอกสารไดอยางรวดเรว
3. เพอลดขนตอนในการปฏบตงาน
4. เพอใหเจาหนาทสามารถเขาถงเอกสารไดงาย
5 .เพอลดการใชทรพยากรกระดาษ
1.6 ขอบเขตของโครงงาน
ระบบการจดการเอกสารคณภาพภายในโรงพยาบาลเปนการน าเทคโนโลยมาประยกตใช
ในการบรหารจดการงานดานเอกสารใหเกดประสทธภาพสงสดซงมขอบเขตดงน
1. ระบบสามารถก าหนดสทธในการ login โดยก าหนดรหสผใชและรหสผาน 2. ระบบสามารถสรางเอกสารใหม แกไขเอกสาร และยกเลกเอกสารได 3. ระบบสามารถท าการอนมตเอกสารตางๆเพอน าไปใชงานได 4. ระบบสามารถท าการคนหาเอกสารชนดตางๆได
4
5. วเคราะหถงประสทธภาพของระบบงานโดยเปรยบเทยบระหวางกอนและหลงการใชโปรแกรม
1.7 ประโยชนทคาดวาจะไดรบ ประโยชนทคาดวาจะไดรบจากระบบการจดการเอกสารคณภาพภายในโรงพยาบาลส าโรง
การแพทย คอ
1. ชวยลดพนทในการจดเกบเอกสาร
2. ลดการกระจายของเอกสารในการจดเกบเอกสาร
3. สามารถคนหาเอกสารไดอยางรวดเรว
4. ลดปญหาการสนเปลองทรพยากรกระดาษเกนความจ าเปน
5. ลดขนตอนการท างานในการตดตอสอสารระหวางกนภายในองคกร
1.8 ขนตอนการด าเนนงาน
ขนตอนในการด าเนนโครงงานเพอใหบรรลวตถประสงคมข นตอนการด าเนนงานดงน
1.การศกษาและเกบรวบรวมขอมล 2.การวเคราะหระบบงาน 3.การออกแบบระบบงาน - ออกแบบขนตอนการท างาน - ออกแบบฐานขอมล - ออกแบบหนาจอ 4.การพฒนาระบบงาน 5.การทดสอบระบบงาน 6.การปรบปรงแกไข 7.การตดตงและทดลองใชงานระบบจรง
5
1.9 ระยะเวลาในการด าเนนงาน
ตารางท 1.1 ระยะเวลาในการด าเนนงาน
ขนตอนการท างาน ระยะเวลาการด าเนนงาน ม.ย. 2555 - ก.พ. 2556
ม.ย. ก.ค. ส.ค. ก.ย. ต.ค. พ.ย. ธ.ค. ม.ค. ก.พ.
1. การศกษาและเกบรวบรวมขอมล
2. วเคราะหระบบงาน
3. ออกแบบระบบงาน
3.1 ออกแบบขนตอนการท างาน
3.2 ออกแบบฐานขอมล
3.3 ออกแบบหนาจอ
4. พฒนาระบบ
5. ทดสอบระบบงาน
6. การปรบปรงแกไข
7. ตดตงและทดลองใชระบบงานจรง
6
บทท 2
ทฤษฎทเกยวของ 2.1 กลาวน า เอกสารตางๆมความส าคญมากตอองคกรทงทางภาครฐและเอกชน เอกสารทเกดจากการด าเนนงานขององคกร จงเปนหลกฐานการด าเนนภารกจและกจกรรมขององคกร สามารถใชเปนเอกสารอางองเมอมปญหาทางกฎหมาย หรอใชเปนหลกฐานในการตรวจสอบทางการเงนและเปนเอกสารประวตขององคกร ซงเปนประโยชนตอการศกษาคนควาวจยเกยวกบการพฒนาองคกรจงจ าเปนททกองคกรตองมการจดการเอกสารอยางเปนระบบ เพอควบคมเอกสารขององคการใหมความครบถวนสมบรณและนาเชอถอ มการเกบรกษาเอกสารทถกตองเหมาะสมเพอใหสามารถน ามาใชประโยชนไดเมอตองการ สวนเอกสารทเสรจสนการใชงานและไมเปนประโยชนตอองคกร จะตองมการก าจดไปตามระยะเวลาและขนตอนทเหมาะสมตอไป การจดการเอกสารทดจะชวยประหยดคาใชจายและเพมประสทธภาพประสทธผลในการบรหารและด าเนนงานขององคกร การน าเอาเทคโนโลยสารสนเทศมาใชในการบรหารและการจดการเอกสารจงเปนทนยมใชกนอยางแพรหลาย เพราะมประโยชนหลายดานไดแก ลดปญหาการใชกระดาษ ประหยดงบประมาณ ลดขนตอนการตดตอสอสารภายในองคกร และผใชงานสามารถคนหาเรยกดเอกสารไดอยางรวดเรว เพมประสทธภาพการท างาน สามารถบรหารจดการผานระบบเครอขายอนเทอรเนตและอนทราเนตไดงาย ในรปแบบของเอกสารขอความ รปภาพและการจดเกบเอกสารสามารถจดการไดสะดวกรวดเรวขน โดยบนทกบนสออเลกทรอนกสตางๆท าใหลดการใชตจดเกบเอกสารและลดปรมาณการใชทรพยากรกระดาษเปนตน 2.2 การทบทวนบทความหรอวรรณกรรม นงลกษณ ศรศลป [1] ประมวลความรเกยวกบเอกสารอเลกทรอนกส การบรหารจดการเอกสารเรมมวว ฒนาการเมอยงไมมการใชตวอกษร โดยมผคดคนวาดภาพบนผนง ถาใชสญลกษณแทนตวอกษรบนทกบนวสด ตอมาประดษฐเปนกระดาษและระบบไมโครฟลม จนถงปจจบนจดเกบในเครองคอมพวเตอร จดสงเอกสารผานทางระบบอเลกทรอนกสและใชรหสผานรกษาความลบของเอกสาร การพฒนาโดยน าเทคโนโลยสารสนเทศจะมาชวยบรหารจดการเอกสารใหเปนระบบอเลกทรอนกสมากขนซงแหลงทผลตเอกสารอเลกทรอนกสมทงทเปนโปรแกรมสรางเอกสารอเลกทรอนกสตางๆเชนไมโครซอฟตเวรด เอกเซล โปรแกรมทผลตขนอนๆ และแหลงผลตทเปนเครองมออเลกทรอนกส เชนสแกนเนอร กลองถายภาพดจตอลและอนๆ ซงรปแบบของเอกสารมทงรปแบบทเปนเอกสารขอความ (Text format) เชน ไฟลเฉพาะตวอกษร (Text) ไฟลจากโปรแกรมเวรดโปรเซสเซอร เชน ไมโครซอฟตเวรด (Document format) ไฟล
7
เอกสาร (PDF) เปดใชกบระบบอนได เชน ระบบวนโดวยนกซ เปนตนการพฒนาเทคโนโลยใหมทใชส าหรบการเขยนเวบนนคอ XML รวมทงรปแบบเอกสารภาพ (Image) เชน บบอดภาพสและขอมล เชน JPEG บบอดภาพขอมลไมสญเสยคณภาพ เชน PNG หรอ GIF และจดเกบภาพแบบเปนจด เชน Bitmapping เปนตน การน าเทคโนโลยสารสนเทศมาใชในการบรหารจดการเอกสารอเลกทรอนกสเปนทนยมใชกนอยางแพรหลาย เพราะมประโยชนหลายอยาง เชน ลดปญหาการใชกระดาษ ประหยดงบประมาณ ลดขนตอนการตดตอสอสารภายในองคกรและผใชงานสามารถคนหาเรยกดเอกสารไดอยางรวดเรว เพมประสทธภาพการท างานสามารถรบ -สงหนงสอ การประชมในระบบเครอขายอนเทอรเนตและอนทราเนตไดงายในรปแบบของเอกสารขอความรปภาพและการจดเกบเอกสารสะดวกขนเชนซดรอมและสออเลกทรอนกสเปนตนท าใหลดการใชตจดเกบเอกสารและสงเสรมใหลดปรมาณการใชกระดาษ เปนตน ทพวรรณ วอทอง, นลน เลาหชยบณยและบศรนทร จตรอาพน [2] พฒนาระบบการจดการเอกสาร (Document Management System) โดยในปจจบนคอมพวเตอรไดเขามามบทบาทในการปฏบตงานขององคกรทงภาครฐและเอกชนเพราะคอมพวเตอรสามารถตอบสนองความตองการในการปฏบตงานหลายๆดาน เชน ความรวดเรว ความถกตองแมนย า ฯลฯ อกทงยงสามารถใชคอมพวเตอรเพอการแขงขนทางดานธรกจ ส าหรบปญหาสวนใหญทเกดขนและพยายามหาแนวทางในการแกไข คอการจดเกบเอกสาร การสงเอกสาร รวมทงการคนหาเอกสารทตองใชเวลานาน เกดความไมสะดวกในการท างานจงเกดแนวความคดน าคอมพวเตอรเขามาชวยแกปญหาในการจดการเอกสาร ซงสามารถแกไขปญหาดงกลาวไดในระดบหนงแตประสทธภาพยงไมสมบรณเพราะพฒนาโดยใชซอฟตแวรทงหมดซงถาเปรยบเทยบกบผลตภณฑทมวางขายตามทองตลาดมกจะเนนทประสทธภาพสงโดยการใชฮารดแวรเขามาประกอบดวย ระบบจดการเอกสารยงมวธการปองกนดานความปลอดภยเพอปองกนเอกสารส าคญทมการสงเอกสารตอไปยงบคคลหรอสวนทเกยวของอกทงยงสามารถคนหาเอกสารไดจากสวนตางๆทผใชก าหนดเพออ านวยความสะดวกรวดเรวในการรบทราบขาวสารจากเอกสารทจดสงมา บหลน โคตรวงศและผดงเกยรตสนทนา [3] พฒนาระบบการจดการเอกสารผานเครอขายอนเทอรเนตโดยกองบรหารและจดการทรพยากรมนษยส านกงานอธบดสถาบนเทคโนโลยพระจอมเกลาพระนครเหนอ เปนหนวยงานหนงของรฐบาลจะตองมการท างานทเกยวของกบเอกสารทางราชการมการลงทะเบยนรบเอกสารและการลงทะเบยนสงเอกสารเปนจ านวนมาก การคนหาและตรวจสอบการท างานเปนไปไดยากและลาชาจดเรมตนของโครงการคอเกดปญหาในเรองของการจดการเอกสารและการจดท ารายงานการประเมนผลการปฏบตงานของเจาหนาทและหนวยงานรายละเอยดของปญหาโดยสงเขป ดงน ปญหาเรองการจดการเอกสารกลาวคอ ในหนงวนทางหนวยงานมเอกสารผานเขามาใหด าเนนการทงภายนอกและภายในสถาบนมจานวนมากซงทางหนวยงานจะตองรบเอกสารมาจากสารบรรณกลางอกทท าใหมการท าส าเนาเอกสารการลงทะเบยนรบและการลงทะเบยนสงมากมายและเมอระยะผานไปเปนเวลานานการคนหาเอกสาร
8
ในการท างานไมสะดวกนกเนองจากปรมาณเอกสารมจ านวนมากเลขทอางองเอกสารซ าซอนและทางหนวยงานไมมพนทมากพอทจดเกบเอกสารสวนปญหาเรองการจดท ารายงานการประเมนผลการปฏบตงานของเจาหนาทและหนวยงานนนทางผอ านวยการกองบรหารและจดการทรพยากรมนษย (คณปราณ เขมวงศทอง) ตองการทจะท าการประเมนผลการท างานในแตละวนใหไดตามเปาหมายทก าหนดไวตามนโยบายของสถาบน ซงไมสะดวกในการตรวจสอบการด าเนนงานจากเจาหนาทแตละคนโดยตรงและเกดความยงยากในการรวบรวมขอมลเพอท าการประมวลผลจากปญหาดงกลาวขางตนทเกดขนเนองจากระบบการท างานเดมยงเปนแบบท าดวยมอทางคณะผจดท าจงไดจดท าโครงการนขนเพอพฒนาจากระบบเดมมาเปนรปแบบเชงอเลกทรอนกสมการท างานผานระบบเครอขายอนเทอรเนตโดยอาศยเทคโนโลยทางคอมพวเตอรในเรองเวบ ฐานขอมลซงโปรแกรมทเกยวของกบโครงการดงกลาวสนบสนนฟรซอฟตแวรเพราะไมตองเสยคาใชจายในสวนของลขสทธซอฟตแวรทใชเนองจากเปนหนวยงานของทางราชการ ร.อ. พลนทร สงขกร (2549) [4] กรณศกษาการบรการการจดเกบเอกสารของกองระเบยนการกรมเสมยนตรากระทรวงกลาโหมการศกษาเรอง “การบรการการจดเกบเอกสารของกองระเบยบการกรมเสมยนตรากระทรวงกลาโหม “มวตถประสงคเพอศกษาถงการบรหารการจดการระบบการจดเกบเอกสาร และเพอแนวทางในการแกไขปญหาในการบรหารการจดการระบบการจดเกบเอกสารการศกษาครงนเปนการวจยเชงคณภาพโดยการสมภาษณผใหขอมลหลกในการศกษาครงนคอเจาหนาททปฏบตงานเกยวกบดานเอกสารหรอกลมบคคลทเกยวของของกรมระเบยบการกรมเสมยนตรากระทรวงกลาโหมผลการวจยพบวา สภาพการจดเกบเอกสารของกรมระเบยบการกรมเสมยนตรา กระทรวงกลาโหมพบวาระบบการจดเกบเอกสารสวนใหญยงเปนแบบบนทกลงสมด ถงแมวาไดมการน าโปรแกรมการจดการจดเกบเอกสารแบบน าสารสนเทศมาใชแลวแตกยงไมไดมการด าเนนการใชระบบสารสนเทศจดเกบเอกสารอยางเปนระบบ ดานปญหาการจดเกบเอกสารพบวายงไมไดมการปรบเปลยนรปแบบการบรหารการจดการใหสอดคลองกบสภาวะการท างานและภารกจทไดรบมอบหมายและปญหาการน าระบบสารสนเทศมาใชในการจดเกบเอกสารของกรมระเบยบการกรมเสมยนตรกระทรวงกลาโหม พบวาปญหาดานบคลากรคอมอตราก าลงไมเพยงพอ บคคลากรขาดความรความสามารถในการประสานงานภายในและภายนอกองคกร และความเอาใจใสปญหาดานโครงสรางการท างานพบวามบทบาทหนาททบซอนกน มนตร สภททธรรม [5] การพฒนาระบบจดการเอกสารและการคนคนโครงการน เปน
การพฒนาระบบงานคอมพวเตอรทชวยในการจดเกบเอกสารและการคนคนเอกสาร จากขอความ
ในเอกสารการจดเกบเอกสารในระบบน กระท าโดยการน าขอมลแบบขอความมาท าการคดแยก
ขอความทเปนภาษาไทยและภาษาองกฤษออกจากกน และน ามาเขากระบวนการตดค า
(WordSegmentation) การตดรายค าหยด (Stop Lists) และการหาแกนค า (Stemming) และมการ
9
วเคราะหความถของค า เพอน าไปจดสรางเปนแฟมขอมล ดชนและแสดงเอกสารทคนพบเรยง
ตามล าดบความส าคญของเอกสาร(Document Ranking) โดยเฉพาะองคกรทมขนาดใหญทม
จ านวนเอกสารในการจดเกบทมาก หรอแมแตระบบอนเตอรเนตกจ าเปนตองมระบบการคนคน
สารสนเทศจงไดมการวเคราะหเอกสารการคดเลอกขอมลในเอกสารสามารถท าไดอยางม
ประสทธภาพในการจดเกบและสบคนเอกสารภาษาไทยยงมข นตอนเพมเตมจากภาษาองกฤษ
โดยเฉพาะขนตอนการตดค าเนองจากภาษาไทยไมไดมการบงคบใชเครองหมายวรรคตอนใดๆใน
การแบงระหวางค าทน ามาประกอบกนเปนประโยค
2.3 แนวคดการน าระบบเอกสารอเลกทรอนกสมาใชในองคกร
สทธศกด สลกคา (2551) ไดอธบายวา องคกรโดยเฉพาะหนวยงานราชการทตองการเปลยนแปลง จากการใชการจดการเอกสารดวยมอมาเปนการจดการเอกสารอเลกทรอนกส ตองมการก าหนดแผนแมบทและการวางแผนกลยทธการน าระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาใชงานในองคกร เพอใหเปนทยอมรบและสามารถเปลยนแปลงดวยความเรยบรอย หากไมมการวางแผนอยางเปนระบบแลวจะท าใหเกดปญหาโดยเฉพาะดานเจาหนาททจะตองใชงานและการสนบสนนจากผบรหาร ทงนการก าหนดแผนกลยทธควรค านงถงสงตอไปน 1) การน าระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาใชตองไดประโยชนอยางแทจรงจงจะเปนแรงผลกดนใหเจาหนาทใชประโยชนจากระบบอยางจรงจงโดยตองพจารณาถงความเขากนไดกบระบบการท างานของหนวยงาน ระบบดงกลาวเหมาะส าหรบขอมลในเอกสารทมการเปลยนแปลงอยตลอดเวลารวมทงหนวยงานมการเปลยนแปลงระบบเอกสารเพอเพมประสทธภาพการปฏบตงานอยเสมอรวมทงกฎระเบยบทตองเปลยนแปลงไปตามการใชระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส 2) เมอน าระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาใชจะตองท าใหประสทธภาพการทางานเพมขนเชนเพมประสทธภาพของกระบวนการผลตเอกสารเพมประสทธภาพในการกระจายเอกสาร 3) ระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสตองมความปลอดภยจากภยคกคามตางๆ ระบบมการปองกนอยางเพยงพอมใหขอมลถกท าลายการสญเสยขอมลการฝาฝนความลบและ มการรกษาความปลอดภยของขอมล นฤมลโชค อมสวรรณ ( 2553 ) กระบวนการจดการเอกสารอเลกทรอนกสเปนการใชเทคโนโลยสารสนเทศมาจดการตอวงจรชวตของเอกสารอเลกทรอนกสตงแตการผลตโดยการจดท าเอกสารฉบบราง (Draft)จากเอกสารเดมทจดเกบไวหรอไดร บจากหนวยงานอนจากแบบฟอรมหรอสรางขนใหมแลวสงเขากระบวนการควบคมเอกสารโดยการสงไปใหผมอ านาจอนมตพจารณาอนมตท าการพสจนตวตนของเอกสารดวยวธการลงลายมอชออเลกทรอนกสหรอ
10
วธอนๆสรางความปลอดภยใหกบเอกสารด าเนนการแจกจายใชงานและจดเกบหรอท าลายโดยมกระบวนการดงน ก. การผลตเอกสารอเลกทรอนกสการผลตเอกสารอเลกทรอนกสจะมกระบวนการในการใชเวรดโปรเซสเซอรการน าเขาเอกสารจากเครองสแกนเนอรเครองแฟกซการใชแบบฟอรมเอกสารอเลกทรอนกสหรอการใชวธการอนใดในการผลตเอกสารอเลกทรอนกสการผลตเอกสารอเลกทรอนกสอาจจะอางองมาจากเอกสารเดมทจ ดเกบไวในระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสทเรยกกลบมาใชใหมหรอเอกสารทสงมาจากหนวยงานอนหรอสรางขนใหมเอกสารทผลตไดจะเปนฉบบรางยงไมมผลจนกวาจะไดรบอนมตจากผมอ านาจ ข. การควบคมเอกสารอเลกทรอนกส เอกสารอเลกทรอนกสจะตองมการควบคมตงแตการจดการทะเบยนเอกสารอเลกทรอนกสการอนมตเอกสารจากผมอ านาจซงอาจจะมหลายระดบตามเวรคโฟลของแตละหนวยงานการควบคมความปลอดภยของเอกสารอเลกทรอนกสในทกๆดานการจดการการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกสและการควบคมการกระจายการใชงานการยมเอกสารอเลกทรอนกส ค. การอนมตเอกสารอเลกทรอนกส กระบวนการกลนกรองเอกสารทางอเลกทรอนกสในหนวยงานทมสายการบงคบบญชาตามล าชนจ าเปนตองมเวรคโฟลของการกลนกรองขนไปตามล าดบชนจนถงผมอ านาจอนมตโดยวธการอนมตทางอเลกทรอนกสอาจจะใชวธการลงลายมอชออเลกทรอนกสหรอวธการลงทะเบยนหรอวธทางอเลกทรอนกสอนๆการอนมตเอกสารอเลกทรอนกสเปนสวนหนงของการพสจนตวตนในการรกษาความปลอดภยเอกสารอเลกทรอนกส ง. ความปลอดภยของเอกสารอเลกทรอนกส เปนสงทส าคญตอกระบวนการจดการเอกสารอเลกทรอนกสซงซอฟตแวรจดการเอกสารอเลกทรอนกสจะตองสามารถจดการไดประกอบดวย 1) การรกษาความลบ (Confidentiality) ไมใหผไมมอ านาจสามารถเขาถงเอกสารอเลกทรอนกสนนๆไดวธการรกษาความลบสวนใหญจะใชวธการเขารหสโดยหนวยงานจะตองมการก าหนดนโยบายหรอระเบยบขอบงคบในการรกษาความลบของเอกสารอเลกทรอนกสมขอพงระวงส าหรบการใชเวรดโปรเซสเซอรรนใหมจะมความสามารถในการตดตอกบเซรฟเวอรของผผลตซอฟตแวรซงอาจจะมการรบ-สงขอมลโดยทผใชไมสามารถทราบได 2) ความถกตองสมบรณ (Integrity) ครบถวนของเอกสารอเลกทรอนกสตวเอกสารอเลกทรอนกสจะตองไมขาดหายไมถกแกไขและตองมนใจไดวาเอกสารฉบบทสงไปถงผรบหรอจดเกบไวเปนฉบบจรงทไมมการแกไขหรอเปลยนแปลงใดๆหรอแมแตสวนหนงสวนใดของเอกสาร 3) ความพรอมใชงาน (Availability) เอกสารอเลกทรอนกสตองสามารถเรยกใชงานไดตลอดเวลาทตองการดงนนจงตองมวธการปองกนการสญหายจากการทระบบลมเหลวการไดรบความเสยหายทางกายภาพจากภยพบตเชนไฟไหมน าทวม
11
4) การพสจนตวตน (Authenticity) วาเปนเอกสารฉบบจรงไมใชเอกสารอเลกทรอนกสทถกคดลอกปลอมแปลงซงอาจจะกระท าดวยการใชลายมอชออเลกทรอนกสหรอระบบตดตามเอกสารหรอระบบอนๆทเหมาะสม จ. การกระจายและใชงานเอกสารอเลกทรอนกส เปนสวนหนงทส าคญในกระบวนการควบคมเอกสารอเลกทรอนกสการกระจายเอกสารจะตองสามารถรบ-สงในรปแบบอเลกทรอนกสเชนเปนหนงสอเวยนอเลกทรอนกสเปนจดหมายอเลกทรอนกสหรอสงไปในมเดยตางๆไดอยางปลอดภยโดยตองมนใจไดวาเอกสารอเลกทรอนกสทถกจดสงไปนนไปถงผรบไดอยางถกตองรวดเรวมการรกษาความปลอดภยเปนอยางด ฉ. การจดการการจดเกบการคนหาและเรยกใชเอกสารอเลกทรอนกสการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกสเปนกระบวนการในการจดเกบในซอฟตแวรหรอมเดยตางๆโดยใชซอฟตแวรชวยในการจดเกบสงทควรค านงถงในการเลอกซอฟตแวรในการจดการการจดเกบควรพจารณาใชไฟลรปแบบทไมมใครเปนเจาของ(Non-proprietary file storage format) ไมผกตดกบฮารดแวรการก าหนดมาตรฐานในการจดเกบเชนมาตรฐานDoD5015.2 -STD (Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications) (2007) ของสหรฐฯซงกลาวถงฟงกชนการท างานพนฐานของการจดการการจดเกบรปแบบของไฟลองคประกอบชนดของสอทใชในการจดเกบการท าลายเอกสารการคนหาและเรยกใชการควบคมการเขาถงเอกสารการส ารองขอมลการกคนและการปองกนความเสยหายและการก าหนดผมอ านาจหนาทรบผดชอบสงเหลานจะชวยใหมความมนใจไดวาเอกสารทถกจดเกบจะมความมนคงปลอดภยสามารถน ากลบมาใชใหมไดและสามารถคนหาไดงาย ช. ซอฟตแวรการจดการเอกสารอเลกทรอนกส (Electronic Document Management Application) เนองจากซอฟตแวรจ ดการเอกสารอเลกทรอนกสทมจ าหนวยอยในปจจบนมมากมายมความสามารถตางๆกนซอฟตแวรบางชนดมความสามารถในการจดการเอกสารอเลกทรอนกสไดทงกระบวนการซอฟตแวรบางชนดน าเอกสารกระดาษแบบเดมมาจดการดวยอเลกทรอนกสและแนวโนมของซอฟตแวรจดการเอกสารอเลกทรอนกสในปจจบนมการใชระบบงานบนเวบมากขนโดยเฉพาะการใชเอกซเอมแอลมาชวยในการจดการเอกสารอเลกทรอนกสเนองจากเอกสารเอกเอมแอลมเมตาดาตา (Metadata) ของทกๆสวนทเปนองคประกอบของเอกสารอเลกทรอนกสจงสามารถทจะจดการทกๆสวนของเอกสารไดงายการน ากลบมาใชใหมการแบงปนการใชงานและการรวบรวมขาวสารจากเอกสารไดงายซอฟตแวรการบรหารจดการเอกสารกระดาษเปนซอฟตแวรทน ามาจดการเอกสารกระดาษดวยการจดท าดชนเอกสารจดการระบบแฟมเอกสารและการควบคมเอกสารซงจะท าใหงายตอการคนหาเอกสารการควบคมเอกสารเชนซอฟตแวรอโดบอโครแบทและอโดบรดเดอร (Adobe Acrobat และ Adobe Reader) เปนซอฟตแวรในการจดการไฟลในลกษณะพดเอฟโดยจะถกกลาวถงในสองลกษณะคอซอฟตแวรทใชในการอานไฟลพดเอฟทเรยกวาอโครแบตรดเดอร (Acrobat Reader) ทสามารถ
12
ดาวนโหลดไดฟรจากทางเวบของอโดบและอกตวคอซอฟตแวรทใชในการสรางและแกไขไฟลพดเอฟทมหลายรนเชนอโครแบตโพรเฟชชนนอล (Acrobat Professional) และอโครแบต 3D (Acrobat 3D) สามารถใหผใชสรางไฟลพดเอฟจากเอกสารตางๆไดรวมถงในไมโครซอฟทเวรดหรอสรางผานค าสงพมพผานไดรเวอรของอโครแบตได ซ. ซอฟตแวรจดการเอกสารอเลกทรอนกสทพงประสงคการจดหาซอฟตแวรระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสนนหากเปนหนวยงานขนาดใหญทตองใชระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสขนาดใหญสามารถลดความเสยงโดยจดหาผานบรษททปรกษาเพอใหบรษทชวยวเคราะหออกแบบตดตงระบบทเหมาะสมใหซงบรษทเหลานไดมการศกษาบทเรยนความส าเรจและลมเหลวของหนวยงานตางๆมาเปนอยางดจงท าใหลดความเสยงลงไดการจดหาซอฟตแวรการจดการเอกสารอเลกทรอนกสโดยทวไปควรมขดความสามารถทส าคญๆดงน 1) ความสามารถในการจบภาพ (Capture) หรอน าเขาเอกสารชนดตางๆเขามาในระบบไดซงมวธการทส าคญๆอย 3 วธคอการสแกนหรอถายภาพน าเขาจากไฟลอเลกทรอนกสตางๆเชน เวรดสเปรดชตโทรสารออดโอและวดโอรวมทงการแปลงจากไฟลชนดอนมาเปนเอกสารอเลกทรอนกส 2) ความสามารถในการเกบรกษาและการจดเกบเอกสารส าคญทสามารถขยายและเปลยนแปลงไดจะตองมระบบจดเกบเอกสารทเชอถอไดรองรบการขยายและการเปลยนแปลงของเทคโนโลยไดเพอทจะใหสามารถใชงานเอกสารอเลกทรอนกสไดยาวนาน 3) ความสามารถในการท าสารบญหรอดชนการคนหาและการน ากลบมาใชโดยจะตองมกระบวนการทงายและรวดเรวซงมวธการทใชกนอยทวไป 3 วธคอการท าดชนทงเอกสาร (Full-text indexing) การท าดชนดวยคยเวรด (Indexfields) คอการคนหาจากขอความส าคญในเอกสารและดวยการจดกลมเอกสาร (Indexing by associated document group or Folder/file structure) 4) ความสามารถในการกระจายเอกสารถงผรบทถกตองโดยตองสามารถกระจายแบบถงผรบหลายคนสงไดหลากหลายสอทงภายในและภายนอกองคกรในหลายรปแบบเชนอนทราเนตอนเทอรเนตอเมลเวบซดหรอดวดและตองมการควบคมการคดลอกเอกสาร 5) ความสามารถในการรกษาความปลอดภยและการปกปองเอกสารจากการสญหายและความสบสนตองมเครองมอทสามารถควบคมไดทงจากการก าหนดความปลอดภยใหกบเอกสารแลคณลกษณะของเอกสารทมความปลอดภยอยในตวเอง 2.4 ค าจ ากดความ 1. เอกสารเกยวกบคณภาพ (Quality documents) หมายถง เอกสารทใชในระบบคณภาพขององคกร ทอธบายถงแนวทางขนตอนหรอวธการปฏบตงาน เชน คมอคณภาพ ระเบยบปฏบต วธปฏบตงาน ใบแสดงลกษณะงาน คมอประจ าอปกรณทางการแพทยตางๆทใชในการบรการ แบบฟอรม และบนทกคณภาพตางๆ เปนตน
13
2. เอกสารคณภาพภายใน (Quality of internal documents) หมายถง เอกสารทองคกรจดท าขนเพอใชในโรงพยาบาล โดยจดท าขนเปนลายลกษณอกษรทเกยวของกบการบรหารงานคณภาพและรวมถง การจดเกบบนทกตางๆไวเปนหลกฐานอางองตอไป 3. เอกสารคณภาพภายนอก (Quality of external documents) หมายถง เอกสารทองคกรไดรบมาจากหนวยงานภายนอกหรอเอกสารทองคกรไมไดเปนผจดท าขน ซงเอกสารทรบเขามานจะมสวนส าคญในการปฏบตงานของหนวยงานซงหนวยงานตองใหความส าคญแกเอกสารเหลานและตองเกบรกษาไวเพอใชเปนหลกฐานตอไปในอนาคต เชน ขาวสารและหนงสอราชการ ตางๆ โครงสรางของระบบเอกสารในองคกรโดยทวไปแบงออกเปน 4 ระดบ ระดบท 1 : คมอคณภาพ (Quality Manual) เปนเอกสารระดบสงขององคกรทอธบายรายละเอยดตางๆขององคกรโดยปกตจดท าขนเพยงชดเดยวและเกบตนฉบบไวทผควบคมเอกสาร 1. โครงสรางคมอคณภาพควรประกอบดวยเนอหาดงตอไปน 1.1 สารบญ 1.2 บททวไปขอมลแนะน าองคกร (ระบประวตของบรษทผลตภณฑในองคกร ฯลฯ ) ไดแก 1.2.1 ผงโครงสรางขององคกร 1.2.2 ขอบเขตการใหบรการ 1.3 นโยบายขององคกร ไดแก 1.3.1 วสยทศน พนธะกจ ปรชญา แผนกลยทธ และนโยบายคณภาพ 1.3.2 ความสมพนธระหวางองคกร ผบรหาร ทมสหวชาชพ และการตดตามประเมนผล 1.3.3 นโยบายคณภาพดานตางๆ แบบฟอรมแผนปฏบตการรวมถงรายละเอยดของแตละกระบวนการหลกโดยสงเขป เอกสารคมอคณภาพสวนใหญจะมเนอหาตามทกลาวมาทงหมดอยประมาณ 30-50หนาขนอยกบจ านวนของกระบวนการภายในองคกรนนๆ 2. ประโยชนของคมอคณภาพ 2.1. เปนแนวทางใหกบเจาหนาททราบถงนโยบาย วสยทศน พนธะกจขององคกร จะท าใหบคลากรทกคนในองคกรทราบและเขาใจถงภาพรวมขององคกรทงหมดตงแตวทศนลงมาถงขนตอนการปฏบตงาน 2.2. ใชอธบายจดประสงคและโครงสรางขององคกรท าใหเขาใจมากขนวาองคกรเราประกอบดวยอะไรบางและแตละหนวยงานมความรบผดชอบหลกๆอะไรบาง 2.3.เปนขนตอนพนฐานส าหรบผบรหารใชในการทบทวนและตดตามระบบบรหารคณภาพภายใน
14
ระดบท 2 : ระเบยบปฏบตงาน (Procedure) ระเบยบปฏบต หมายถง เอกสารทจดท าอยางมแบบแผนเปนระบบ และประกาศใชอยางเปนทางการ เพอใหรายละเอยดเกยวกบกจกรรม ขนตอนการไหลของงาน วธการด าเนนงานตางๆ 1. วตถประสงคในการจดท าระเบยบปฏบตงาน 1.1.เพอก าหนดแนวทางการปฏบตงานใหเปนไปตามมาตรฐานเดยวกน 1.2.เพอใหผปฏบตงานทราบและเขาใจวาควรท าอยางไร เมอใด กบใคร 1.3. เพอใหการปฏบตงานสอดคลองกบวสยทศนพนธกจและเปาหมายขององคกร 1.4. เพอใหผบรหารตดตามงานไดทกขนตอนอยางเปนระบบ 1.5. เพอใชเปนเอกสารอางองกระบวนการท างาน 1.6. เพอใชเปนสอในการประสานงานองคกร 2. ระเบยบปฏบตงานประกอบดวยหวขอตางๆดงตอไปน 2.1.วตถประสงค 2.2. ขอบขาย 2.3. ค านยามศพท 2.4. เอกสารอางอง 2.5. ความรบผดชอบ 2.6. วธปฏบต 2.7 ภาคผนวก 3. ประโยชนของระเบยบปฏบตงาน 3.1. ชวยใหการปฏบตงานเปนมาตรฐานเดยวกน 3.2. ชวยในการออกแบบระบบงานและปรบปรงงานใหทนสมยอยเสมอ
15
ระดบท 3 : วธปฏบตงาน (Work Instruction) วธปฏบตงานเปนเอกสารทมรายละเอยดวธการปฏบตงานเปนขนตอนส าหรบการปฏบตงานเฉพาะอยาง 1. วธปฏบตงานประกอบดวยเนอหาดงตอไปน 1.1 ขนตอนการปฏบตงาน 1.2 เอกสารอางอง 1.3 แบบฟอรมทเกยวของ 2. ประโยชนของวธปฏบตงาน 2.1 ทราบรายละเอยดและการท างานทถกตอง 2.2 ทราบถงต าแหนงหนาทงานทรบผดชอบอยางชดเจน 2.3 วธการปฏบตงานอาจมการสอดแทรกเทคนคตางๆเพมเตมเพอใหการปฏบตงานรวดเรวและสะดวกขนหรอมประสทธภาพมากขน ระดบท 4 : บนทกคณภาพและเอกสารอนๆ (Record / From…ect.) เอกสารประเภทนจะไมมโครงสรางชดเจนเหมอนกบเอกสารประเภทอนสามารถเขยนไดหลายลกษณะตามความเหมาะสมของงาน เชน เปนขอความ เปนรปภาพ แผนภม แผนพบหรอสอเลกทรอนกสตางๆในระบบคอมพวเตอร เพอใชอางองในการปฏบตงาน ไดแก 1. เอกสารสนบสนน ใชประกอบการปฏบตงานใหมความสมบรณมากยงขน มกเปนเอกสารจากภายนอกองคกรเพอใชอางองในการปฏบตงาน เชน คมอการท างานของเครองมอหรอวสดอปกรณตางๆจากผขาย กฎหมายพระราชบญญตพระราชกฤษฎกา กฎระเบยบขอบงคบหนงสอบทความงานวจย เปนตน 2. แบบฟอรม การออกแบบแบบฟอรมทดควรแฝงขนตอนการท างานลงไปในแบบฟอรมเลยเพอเปนการบงคบใหผปฏบตงานปฏบตใหครบถวนตามขนตอนลงไปในตวปองกนไมใหผปฏบตงานท างานขามขนตอนหรอไมครบถวน 3. บนทก เปนหลกฐานทใชตรวจสอบอางองการปฏบตงานหรอเกบขอมลเพอใชประโยชนในอนาคต เชนน าไปใชในการวเคราะหคนหาสาเหตและปรบปรงการปฏบตงาน เชน บนทกขอรองเรยนของผใชบรการ บนทกการรายงานเหตการณส าคญ เปนตน
16
2.5 การก าหนดรหสเอกสารมดงน รหสเอกสาร XX-XXXX-00-00 ง) การแกไข ค) ล าดบท ข) หนวยงาน /แผนก /ต าแหนง ก) ระดบเอกสาร ก. ระดบเอกสารม ตวยอ 2-3 ตวอกษรและม 5 ระดบ คอ 1. QP หมายถง ระเบยบการปฏบตงาน (Quality Procedure) 2. WI หมายถง วธปฏบตงาน (Work Instruction ) 3. FM หมายถง แบบฟอรม (FORM) 4. HB หมายถง คมอปฏบตงาน (Hand Book ) 5. เอกสารอนๆ เชน OD หมายถง เอกสารภายนอก (Outside Document) CP หมายถง ใบอนญาตท าการผาตด (Consent Form) เปนตน ข. หนวยงาน/แผนก/ต าแหนง มตวยอตงแต 2–5 ตวอกษรตามทะเบยนรหสยอ ค. ล าดบท ประกอบดวยเลข 2 หลกมไวเพอบงชวาเปนเอกสารล าดบทเทาไหร ง. การแกไข ประกอบดวยเลข 2 หลกใชระบการแกไขครงทของเอกสาร
ประโยชนของการใชเอกสารอเลกทรอนกส 1. ลดปญหาการสนเปลองทรพยากรกระดาษเกนความจ าเปน และประหยดงบประมาณเกยวกบอปกรณส านกงาน 2. การจดการเอกสารอเลกทรอนกส ถกน ามาใชเพอเพมขดความสามารถในการแขงขนและเพมประสทธภาพในการสอสารของหนวยงาน 3. ลดขนตอนในการตดตอสอสารระหวางกนภายในองคกร ซงถายงไมมการจดการเอกสารแบบอเลกทรอนกส การถายทอดค าสงหรอขอความตางๆ ตองท าผานทางจดหมายเวยนทตองใชกระดาษ ท าใหเสยเวลา และมขนตอนมาก 4. เอกสารอเลกทรอนกสสามารถคนหา และเรยกดไดอยางรวดเรว 5. สามารถด าเนนการจดการเอกสารจากภายนอกเขามาในองคกรได เอกสารเรองหนงเปนกระดาษ เราสามารถสแกนแลวจดสงเวยนภายในองคกรได การจดเกบเอกสารอเลกทรอนกสท าได สะดวกขน อกทงระบบเอกสารอเลกทรอนกสยงลดการใชตเอกสารทกนเนอทและสนเปลอง ในปจจบนโรงพยาบาลส าโรงการแพทย ไดมการพฒนาทงดานงานบรการ และงานสารสนเทศใหมความสะดวก รวดเรวขน ทงนจะเหนไดวาเทคโนโลยสารสนเทศมบทบาททส าคญมากมายในการท างาน รวมไปถงการคนหาขอมลตางๆ เพอใหสอดคลองกบสถานการณในปจจบน
17
โครงงานการจดการระบบเอกสารคณภาพ จงถกน ามาชวยในการแกไขปญหาตางๆ จากการจดเกบเอกสารดวยมอมาเปนการจดเกบเอกสารแบบอเลกทรอนกสมการจดการเกยวกบ การปองกนความปลอดภยส าหรบเอกสารทส าคญ มการสงเอกสารตอไปใหผใชคนอนๆในระบบได และยงสามารถคนหาเอกสารไดจากขอมลทผใชเปนผก าหนด ซงชวยใหไดรบความสะดวกรวดเรว ในการคนหาและรบสงเอกสารระหวางกน
18
บทท 3
การออกแบบ 3.1. กลาวน า โครงงานนเปนการน าเอาระบบเทคโนโลยและสารสนเทศเขามาชวยในการปรบปรงกระบวนการท างาน และการจดเกบรวบรวมเอกสารตางๆ โดยการน าระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส ( Electronic Document Management System, EDMS ) มาใช 3.2 โครงสรางของระบบเดม แผนผงการไหลของขอมลระบบงานเดม มดงน 3.2.1. การขนทะเบยนเอกสารคณภาพมกระบวนการขนทะเบยนเอกสารคณภาพ ดงน
. � � � �
�
�
�
� � �
� � � �
� �
� � �
� � �
� � � � � � � �
�
รปท 3.1 แผนผงกระบวนการขนทะเบยนเอกสารคณภาพ
19
จากรปท 3.1 สามารถอธบายการท างานของกระบวนการขนทะเบยนเอกสารคณภาพไดดงน 1. แผนกเขยนค ารองขอด าเนนการขนทะเบยนเอกสารพรอมเอกสารแนบแลวเสนอหวหนาแผนก 2. หวหนาแผนกท าการทบทวน และอนมตเอกสารในการยนค ารองขอขนทะเบยน 3. แผนกสงใบค ารองขอด าเนนการขนทะเบยนเอกสารพรอมเอกสารแนบตนฉบบใหเจาหนาทฝายคณภาพด าเนนการ โดยเจาหนาทจะท าการตรวจสอบค ารอง รายละเอยดของเอกสารและด าเนนการจดท าเอกสาร ถาขอมลไมสมบรณจะด าเนนการสงเอกสารคนหนวยงานใหแกไขกอน 4. เมอเจาหนาทฝายคณภาพด าเนนการจดท าเอกสารเสรจ จะสงเอกสารฉบบดงกลาวคนแผนกทยนค ารองเพอตรวจสอบความถกตอง ถาเอกสารดงกลาวไมสมบรณทางแผนกทด าเนนการรองขอ จะสงเอกสารคนใหเจาหนาทฝายคณภาพแกไข ถาเอกสารถกตองสมบรณทางฝายคณภาพจะท าการขนทะเบยนเอกสารเพอสงใหผจดการฝายคณภาพตรวจสอบ 5. เมอผจดการฝายคณภาพด าเนนการตรวจสอบเอกสารทข นทะเบยนแลวพบความ บกพรองจะสงคนใหกบเจาหนาทฝายคณภาพด าเนนการแกไข ถาเอกสารถกตองสมบรณจะรบรองเอกสารคณภาพ จากนนเสนอผอ านวยการโรงพยาบาลในล าดบตอไป 6. ผอ านวยการด าเนนการอนมตขนทะเบยนเอกสาร เพอรบรองเอกสารและเอกสารทขอขนทะเบยนจะถกสงกลบไปทฝายคณภาพ 7. ฝายคณภาพจะด าเนนการประกาศใชเอกสาร และแจกจายใหกบทกแผนกทเกยวของทราบ จากนนจะเกบเอกสารทเปนตนฉบบไวทฝายคณภาพ และส าเนาคนใหแผนกทด าเนนการรองขอ
20
3.2.2. การขอแกไขเอกสารคณภาพมกระบวนการขอแกไขเอกสารคณภาพ ดงน
. � � � � �
� � �
� � � �
� � � � �
�
� � �
� � � �
� � � � � � � �
�
รปท 3.2 แผนผงกระบวนการขอแกไขเอกสารคณภาพ
21
จากรปท 3.2 สามารถอธบายการท างานของกระบวนการขอแกไขเอกสารคณภาพไดดงน 1. แผนกเขยนค ารองขอด าเนนการแกไขเอกสารพรอมตนฉบบแลวเสนอหวหนาแผนก 2. หวหนาแผนกท าการทบทวน และอนมตเอกสารในการยนค ารองขอแกไขเอกสาร 3. แผนกสงใบรองของด าเนนการแกไขเอกสารพรอมแนบเอกสารตนฉบบ ใหเจาหนาทฝายคณภาพด าเนนการตรวจสอบค ารองและรายละเอยดของเอกสาร ถาขอมลไมสมบรณจะด าเนนการสงคนแผนกใหแกไข ถาขอมลสมบรณจะด าเนนการจดท าเอกสาร 4. เจาหนาทฝายคณภาพด าเนนการจดท าเอกสาร และสงเอกสารฉบบดงกลาวคนแผนกทยนค ารอง เพอตรวจสอบความถกตองของเอกสาร ถาเอกสารดงกลาวไมสมบรณทางแผนกทด าเนนการรองขอจะสงคนใหเจาหนาทฝายคณภาพแกไข ถาเอกสารถกตองสมบรณทางฝายคณภาพจะท าการบนทกลงทะเบยนเอกสารแกไข โดยระบครงทแกไขจากนนจะสงใหผจดการฝายคณภาพในล าดบตอไป 5. ผจดการฝายคณภาพด าเนนการตรวจสอบเอกสารทขอแกไขหากพบความ บกพรองจะสงคนใหกบเจาหนาทฝายคณภาพด าเนนการแกไข หากเอกสารสมบรณจะรบรองเอกสาร คณภาพกอนประกาศใชในล าดบท 1 เพอเสนอผอ านวยการโรงพยาบาลในล าดบตอไป 6. ผอ านวยการด าเนนการอนมตขอแกไขเอกสาร เพอรบรองเอกสารจากนนเอกสารท ขอแกไขจะถกสงกลบไปทฝายคณภาพ 7. ฝายคณภาพด าเนนการประกาศใชเอกสาร และแจกจายเอกสารฉบบแกไข ใหกบทกแผนกทเกยวของทราบ จากนนจะเกบเอกสารทเปนตนฉบบไวทฝายคณภาพ และส าเนาคน ใหแผนกทด าเนนการรองขอ
22
3.2.3. การขอยกเลกเอกสารคณภาพมกระบวนการขอยกเลกเอกสารคณภาพ ดงน
. � � � � � �
� � � � � �
� � � � � �
� � � �
� � �
� � � � � �
� � � � � � � � � �
รปท 3.3 แผนผงกระบวนการขอยกเลกเอกสารคณภาพ
23
จากรปท 3.3 สามารถอธบายการท างานของกระบวนการขอยกเลกเอกสารคณภาพไดดงน 1. แผนกเขยนค ารองขอด าเนนการยกเลกเอกสารพรอมแนบตนฉบบแลวเสนอ หวหนาแผนก 2. หวหนาแผนกท าการทบทวน และอนมตเอกสารในการยนค ารองขอแกไขเอกสาร 3. แผนกสงใบรองของด าเนนการแกไขเอกสารพรอมแนบเอกสารตนฉบบให เจาหนาทฝายคณภาพด าเนนการ โดยเจาหนาทจะท าการตรวจสอบค ารอง และรายละเอยดของเอกสาร เพอด าเนนการยกเลกเอกสาร 4. เจาหนาทฝายคณภาพด าเนนการขนทะเบยนยกเลกเอกสาร และประทบตายกเลกเอกสาร 5. ผจดการฝายคณภาพด าเนนการตรวจสอบเอกสารทขอยกเลกเอกสารคณภาพ หากพบความบกพรองจะสงคนใหกบเจาหนาทฝายคณภาพเพอทบทวนค ารอง หากอนมตจะด าเนนการ เสนอผอ านวยการโรงพยาบาลในล าดบตอไป 6. ผอ านวยการด าเนนการอนมตขอยกเลกเอกสาร เพอรบรองเอกสารจากนนเอกสารทขอแกไขจะถกสงกลบไปทฝายคณภาพ. 7. ฝายคณภาพด าเนนการประกาศยกเลกการใชเอกสาร ใหกบทกแผนกทเกยวของทราบ จากนนจะเกบเอกสารทเปนตนฉบบไวทฝายคณภาพ และส าเนาคนใหแผนกทด าเนนการรองขอ
24
3.3 โครงสรางของระบบใหม
แผนผงการไหลของขอมลระบบใหม มดงน
รปท 3.4 แผนผงกระบวนการท างานของระบบใหม 3.3.1. การขนทะเบยนเอกสารคณภาพระบบใหม จากรปท 3.4 สามารถอธบายการท างานของกระบวนการขนทะเบยนเอกสารคณภาพ ไดดงน 1. แผนก Log-in เขาระบบเพอกรอกค ารองขอด าเนนการเพมเอกสาร จากนนระบบจะท าการออกเลขเอกสารทตองการยนค ารองเพอขอด าเนนการเพมเอกสารคณภาพ 2. หวหนาแผนกของผรองขอท าการอนมต หากหวหนาแผนกไมอนมต ระบบจะท าการแจงกลบเพอใหผรองขอทราบและด าเนนการแกไข หากอนมต 3. ผจดการฝายคณภาพท าการอนมต หากผจดการฝายคณภาพไมอนมต ระบบจะท าการแจงกลบเพอใหหวหนาแผนกทราบเพอท าการทบทวนอกครงหากอนมต 4. ผอ านวยการโรงพยาบาลท าการอนมต ซงเปนขนตอนสดทาย 5. เมอไฟลทขอด าเนนการขนทะเบยนเขาระบบ หนวยงาน และหนวยงานทเกยวของสามารถดเอกสาร และจดพมพออกจากระบบ (เฉพาะแบบฟอรมตางๆ เทานนทสามารถจดพมพได) 3.3.2 การขอแกไขเอกสารคณภาพระบบใหม จากรปท 3.4 สามารถอธบายการท างานของกระบวนการขอแกไขเอกสารคณภาพไดดงน 1. แผนก Log-in เขาระบบเพอกรอกค ารองของด าเนนการแกไขเอกสาร จากนนระบบจะท าการออกเลขเอกสารทตองการยนค ารองเพอขอด าเนนการแกไขเอกสารคณภาพ 2. หวหนาแผนกของผรองขอท าการอนมต หากหวหนาแผนกไมอนมต ระบบจะท าการแจงกลบเพอใหผรองขอทราบและด าเนนการแกไข หากอนมต 3. ผจดการฝายคณภาพท าการอนมต หากผจดการฝายคณภาพไมอนมต ระบบจะท าการแจงกลบเพอใหหวหนาแผนกทราบเพอท าการทบทวนอกครงหากอนมต
25
4. ผอ านวยการโรงพยาบาลท าการอนมต ซงเปนขนตอนสดทาย 5. เมอไฟลทขอด าเนนการแกไขเขาระบบ หนวยงาน และหนวยงานทเกยวของสามารถดเอกสาร และจดพมพออกจากระบบ (เฉพาะแบบฟอรมตางๆ เทานนทสามารถจดพมพได) 3.3.3 การขอยกเลกเอกสารคณภาพระบบใหม
จากรปท 3.4 สามารถอธบายการท างานของกระบวนการขอยกเลกเอกสารคณภาพไดดงน
1. แผนก Log-in เขาระบบเพอกรอกค ารองขอด าเนนกายกเลกเอกสาร จากนนระบบจะท าการออกเลขเอกสารทตองการยนค ารองเพอขอด าเนนการยกเลกเอกสารคณภาพ 2. หวหนาแผนกของผรองขอท าการอนมต หากหวหนาแผนไมอนมตระบบจะท าการแจงกลบเพอใหผรองขอทราบเพอทบทวนและระบสาเหตการยกเลก หากอนมต 3. ผจดการฝายคณภาพท าการอนมต หากผจดการฝายคณภาไมอนมต ระบบจะท าการแจงกลบเพอใหหวหนาแผนกทราบเพอท าการทบทวนอกครงหากอนมต 4. ผอ านวยการโรงพยาบาลเพอท าการอนมต ซงเปนขนตอสดทาย 3.4 การวเคราะหและออกแบบระบบ Data Flow Diagram จากการวเคราะหระบบงานเดมของฝายคณภาพ ทางโรงพยาบาลจงมแนวคดทจะน าระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาใชในการจดการเอกสาร โดยผใชสามารถท าการตดตอกบระบบผานเครองคอมพวเตอร เพอตดตอกบระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส ซงใหบรการผานทางระบบอนทราเนตภายในโรงพยาบาล โดยจะตดตอมายงเซรฟเวอรแลวท าการตรวจสอบสทธการใชงานผานทางฐานขอมล เพอเขาสระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสซงระบบจะท าการแปลงไฟลเอกสารและอพโหลดไฟลเปนดอตพดเอฟ (.PDF) โดยผดแลระบบสามารถท าการบรหารจดการสทธ โดยการก าหนดผใชงานและรหสผานสทธในการเขาถงขอมลตางๆ
26
3.4.1 Context Diagram
��
0
Admin
User
Director
QualityManager
Manager
รปท 3.5 แผนภาพกระแสการไหลขอมลโดยรวม ( Context Diagram )
27
3.4.2 Data Flow Diagram Level 1
�
1.0
D1
D2
D3
D4
� �
2.0
D1
D3
� � �Manager
3.0
� � �Quality Manager
4.0
User
Admin
Quality
Manager
D2
D1
�
5.0
6.0
Quality
Manager
Manager
Director
D2
D3
D1
D3
D2
D3
D4
D4
�
�
� � �Director
Quality Manager
Director
Manager
Manager
Director
QM
D1
D2
รปท 3.6 Data Flow Diagram Level 1
28
3.4.3 Data Flow Diagram Level 2 Process 1
�
1.1
� D1
� �
1.2
�
1.3
D2
� �
1.4
�
1.5
D3
� �
1.6
D2 Admin
D2
รปท 3.7 Data Flow Diagram Level 2 Process 1
29
3.4.4 Data Flow Diagram Level 2 Process 2
� User
2.1 � � D1
� �
2.3
D1
2.4
ManagerManager
�
2.2
User
D2 �
D3
D4
�
รปท 3.8 Data Flow Diagram Level 2 Process 2
30
3.4.5 Data Flow Diagram Level 2 Process 3
Manager
�
3.2
D1
Manager
3.3
D2
D3
D4
Manager
�
3.1
3.4
D1 Quality Manager Quality
Manager
รปท 3.9 Data Flow Diagram Level 2 Process 3
31
3.4.6 Data Flow Diagram Level 2 Process 4
Quality
Manager
�
4.2
D1
Quality Manager
4.3
D2
D3
D4
Quality Manager
�
4.1
4.4
Director D1 Director
รปท 3.10 Data Flow Diagram Level 2 Process 4
32
3.4.7 Data Flow Diagram Level 2 Process 5
Director
�
5.2
Director
5.3
D1
D3
D4
Director
�
5.1
รปท 3.11 Data Flow Diagram Level 2 Process 5
33
3.4.8 Data Flow Diagram Level 2 Process 6
Quality
Manager
6.1
D2
6.2
6.3
D4
D1
D1
D4
D2
D1
รปท 3.12 Data Flow Diagram Level 2 Process 6
34
3.5 Data Dictionary of Data flow Diagram
Data Dictionary of Data Flow of Process 1
ขอมลพนกงานใหม = EmpName + EmpLastName + Sex +
Address + Tel + Position + EmpStatus +
EmpPass + Bdate + DepName
ขอมลชอแผนก = DepID + DepName
ขอมลพนกงานลาสด = EmpID
ขอมลพนกงานเพมใหม = EmpID + EmpName + EmpLastName +
Sex + Address + Tel + Position +
EmpStatus + EmpPass + Bdate + DepID
แกไขขอมลพนกงาน = EmpID + EmpName + EmpLastName +
Sex + Address + Tel + Position +
EmpStatus + EmpPass + Bdate + DepID
ขอมลรายชอพนกงาน = EmpID + EmpName + EmpLastName +
Sex + Address + Tel + Position +
EmpStatus + EmpPass + Bdate + DepID
ขอมลพนกงานทแกไข = EmpID + EmpName + EmpLastName +
Sex + Address + Tel + Position +
EmpStatus + EmpPass + Bdate + DepID
ขอมลรายชอแผนก = DepID + DepName
ขอมลแผนกใหม = DepName
ขอมลแผนกลาสด = DepID
ขอมลแผนกเพมใหม = DepID + DepName
แกไขขอมลแผนก = DepID + DepName
ขอมลของรายชอแผนก = DepID + DepName
ขอมลแผนกทแกไข = DepID + DepName
ขอมลประเภทเอกสารใหม = DocTypeName + DocTypeStatus
ขอมลประเภทเอกสารลาสด = DocTypeID
ขอมลประเภทเอกสารเพมใหม = DocTypeID+DocTypeName+ DocTypeStatus
35
แกไขขอมลประเภทเอกสาร = DocTypeID+DocTypeName+ DocTypeStatus
ขอมลรายชอประเภทเอกสาร = DocTypeID+DocTypeName+ DocTypeStatus
ขอมลประเภทเอกสารทแกไข = DocTypeID+DocTypeName+ DocTypeStatus
36
Data Dictionary of Data Flow of Process 2
ขอมลใบค ารอง = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus
ขอมลพนกงาน = EmpID + EmpName + EmpLastName +
Sex + Address + Tel + Position +
EmpStatus + EmpPass + Bdate + DepID
ขอมลแผนก = DepID + DepName
ขอมลรายชอพนกงาน = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus +
DepID + DepName
ขอมลประเภทเอกสาร = DocTypeID + DocTypeName
ขอมลรายชอประเภทเอกสาร = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus +
DepID
ขอมลเอกสารลาสด = DocID
ขอมลเอกสารทแกไข = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus +
DepID
ขอมลเอกสาร = EmpID + DocTypeID + DocDetail + Reason
Date + DocName + DocStatus + DepID
ขอมล Manager = EmpID + EmpName + EmpLastName +
EmpStatus + DepID + DepName + Position
ขอมลใบค ารองรออนมต = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus +
DepID + DocID
37
Data Dictionary of Data Flow of Process 3
ขอมลผลการอนมต = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus +
DepID + DocID
ขอมลพนกงาน = EmpID + EmpName + EmpLastName
EmpStatus + DepID + DepName + Position
ขอมลแผนก = DepID + DepName
ขอมลรายชอพนกงาน = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus +
DepID + DocID + DepName
ขอมลประเภทเอกสาร = DocTypeID + DocTypeName
ขอมลเอกสาร = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus +
DepID + DocID
ขอมลเอกสารรออนมต = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus +
DepID + DocID
ขอมลผลเอกสารอนมตจาก Manager = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus +
DepID + DocID
ขอมลผลเอกสารอนมต = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus +
DepID + DocID
ขอมล Quality Manager = EmpID + EmpName + EmpLastName
EmpStatus + DepID + DepName + Position
ขอมลเอกสารรอผลอนมต = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus +
DepID + DocID
38
Data Dictionary of Data Flow of Process 4
ขอมลการอนมต = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus +
DepID + DocID
ขอมลพนกงาน = EmpID + EmpName + EmpLastName +
EmpStatus + DepID + DepName + Process
ขอมลแผนก = DepID + DepName
ขอมลรายชอพนกงาน = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus +
DepID + DocID + DepName
ขอมลประเภทเอกสาร = DocTypeID + DocTypeName
ขอมลเอกสาร = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus +
DepID + DocID
ขอมลเอกสารรออนมต = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus +
DepID + DocID
ขอมลผลเอกสารอนมตจาก QM = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus +
DepID + DocID
ขอมลผลเอกสารอนมต = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus +
DepID + DocID
ขอมล Director = EmpID + EmpName + EmpLastName
EmpStatus + DepID + DepName + Position
ขอมลเอกสารทรอผลอนมต = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus
DepID + DocID
39
Data Dictionary of Data Flow of Process5
ขอมลผลอนมต = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus +
DepID + DocID
ขอมลพนกงาน = EmpID + EmpName + EmpLastName +
EmpStatus + DepID + DepName + Position
ขอมลรายชอพนกงาน = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus +
DepID + DocID + DepName
ขอมลประเภทเอกสาร = DocTypeID + DocTypeName
ขอมลเอกสาร = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus +
DepID + DocID
ขอมลเอกสารทรออนมต = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus +
DepID + DocID
ขอมลผลเอกสารอนมตจาก Director = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus +
DepID + DocID
40
Data Dictionary of Data Flow of Process6
รายงานเอกสารใหม = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus +
DepID + DocID
ขอมลพนกงาน = EmpID + EmpName + EmpLastName +
EmpStatus + DepID + DepName + Position
ขอมลแผนก = DepID + DepName
ขอมลเอกสารใหม = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus +
DepID + DocID
รายงานเอกสารทแกไข = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus +
DepID + DocID
ขอมลเอกสารทแกไข = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus +
DepID + DocID
ขอมลของพนกงาน = EmpID + EmpName + EmpLastName
EmpStatus + DepID + DepName + Position
ขอมลของแผนก = DepID + DepName
รายงานเอกสารทยกเลก = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus +
DepID + DocID
ขอมลสวนแผนก = DepID + DepName
ขอมลสวนพนกงาน = EmpID + EmpName + EmpLastName +
EmpStatus + DepID + DepName + Position
+ Position
ขอมลเอกสารทยกเลก = EmpID + DocTypeID + DocDetail +
Reason + Date + DocName + DocStatus +
DepID + DocID
41
3.6 Data Dictionary of Data Store
D1 ขอมลพนกงาน = EmpID + EmpName + EmpLastName +
Sex + Address + Tel + Position+
BDate + EmpPass + EmpStatus + DepID
D2 ขอมลแผนก = DepID + DepName
D3 ขอมลประเภทเอกสาร = DocTypeID+DocTypeName+ DocTypeStatus
D4 ขอมลเอกสาร = DocID+DocName+Docstatus+DocDetail
+DocReason + DocDate + EmpID +
DocTypeID
3.7 Process Specification
Number : 1.1
Name : เพมขอมลพนกงาน
Description : เปนกระบวนการทใชในการเพมขอมลของพนกงาน
Input data flow : ขอมลพนกงานใหม from External Entity Admin
ขอมลชอแผนก from Data Store D2
ขอมลพนกงานลาสด from Data Store D1
Output data flow : ขอมลพนกงานเพมใหม to Data Store D1
Type of process : Online Batch Manual
Process logic :
Begin
Get ขอมลพนกงานใหม
Load ขอมลชอแผนก , ขอมลพนกงานลาสด
If ( ถาตองการทจะเพมขอมลพนกงานใหม )
Move ขอมลพนกงานใหม to ขอมลพนกงานเพมใหม
End if
End
42
Number : 1.2
Name : แกไขขอมลพนกงาน
Description : เปนกระบวนการทใชในการแกไขขอมลของพนกงาน
Input data flow : แกไขขอมลพนกงาน from External Entity Admin
ขอมลรายชอพนกงาน from Data Store D1
ขอมลรายชอแผนก from Data Store D2
Output data flow : ขอมลพนกงานทแกไข to Data Store D1
Type of process : Online Batch Manual
Process logic :
Begin
Get แกไขขอมลพนกงาน
Load ขอมลรายชอพนกงาน, ขอมลรายชอแผนก
If ( ถาตองการทจะแกไขขอมลพนกงาน )
Move แกไขขอมลพนกงาน to ขอมลพนกงานทแกไข
End if
End
43
Number : 1.3
Name : เพมขอมลของแผนก
Description : เปนกระบวนการทใชในการเพมขอมลของแผนกใหม
Input data flow : ขอมลแผนกใหม from External Entity Admin
ขอมลแผนกลาสด from Data Store D2
Output data flow : ขอมลแผนกเพมใหม to Data Store D2
Type of process : Online Batch Manual
Process logic :
Begin
Get ขอมลแผนกใหม
Load ขอมลแผนกลาสด
If ( ถาตองการทจะเพมขอมลแผนก )
Move ขอมลแผนกใหม to ขอมลแผนกเพมใหม
End if
End
44
Number : 1.4
Name : แกไขขอมลแผนก
Description : เปนกระบวนการทใชในการแกไขขอมลของแผนก
Input data flow : แกไขขอมลแผนก from External Entity Admin
ขอมลรายชอแผนก from Data Store D2
Output data flow : Modify Department Data to Data Store D2
Type of process : Online Batch Manual
Process logic :
Begin
Get แกไขขอมลแผนก
Load ขอมลของรายชอแผนก
If ( ถาตองการแกไขขอมลแผนก )
Move แกไขขอมลแผนก to ขอมลแผนกทแกไข
End if
End
45
Number : 1.5
Name : เพมขอมลประเภทเอกสาร
Description : เปนกระบวนการทใชในการเพมขอมลของประเภทเอกสาร
Input data flow : ขอมลประเภทเอกสารใหม from External Entity Admin
ขอมลประเภทเอกสารลาสด from Data Store D3
Output data flow : ขอมลประเภทเอกสารเพมใหม to Data Store D3
Type of process : Online Batch Manual
Process logic :
Begin
Get ขอมลประเภทเอกสารใหม
Load ขอมลประเภทเอกสารลาสด
If ( ถาตองการเพมขอมลประเภทเอกสารใหม )
Move ขอมลประเภทเอกสารใหม to ขอมลประเภทเอกสารเพมใหม
End if
End
46
Number : 1.6
Name : แกไขขอมลประเภทเอกสาร
Description : เปนกระบวนการทใชในการแกไขขอมลของประเภทเอกสาร
Input data flow : แกไขขอมลประเภทเอกสาร From External Entity Admin
ขอมลรายชอประเภทเอกสาร from Data Store D3
Output data flow : ขอมลประเภทเอกสารทแกไข to Data Store D3
Type of process : Online Batch Manual
Process logic :
Begin
Get แกไขขอมลประเภทเอกสาร
Load ขอมลรายชอประเภทเอกสาร
If ( ถาตองการแกไขขอมลประเภทเอกสาร )
Move แกไขขอมลประเภทเอกสาร to ขอมลประเภทเอกสารทแกไข
End if
End
47
Number : 2.1
Name : ตรวจสอบ User
Description : เปนกระบวนการทใชในการตรวจสอบขอมลของ User
Input data flow : ขอมลใบค ารอง from External Entity User
ขอมลพนกงาน from Data Store D1
ขอมลแผนก From Data Store D2
Output data flow : ขอมลรายชอพนกงาน to Process 2.2
Type of process : Online Batch Manual
Process logic :
Begin
Get ขอมลใบค ารอง
Load ขอมลพนกงาน, ขอมลแผนก
If ( ตรวจสอบพบขอมลUserตรงกบขอมลใบค ารอง )
Move ขอมลใบค ารอง to ขอมลรายชอพนกงาน
End if
End
48
Number : 2.2
Name : ตรวจสอบประเภทเอกสาร
Description : เปนกระบวนการทใชในการตรวจสอบประเภทของเอกสาร
Input data flow : ขอมลรายชอพนกงาน from Process 2.1
ขอมลประเภทเอกสาร from Data Store D3
Output data flow : ขอมลรายชอประเภทเอกสาร to Process 2.3
Type of process : Online Batch Manual
Process logic :
Begin
Get ขอมลรายชอพนกงาน
Load ขอมลประเภทเอกสาร
If ( ตรวจสอบพบขอมลประเภทเอกสารตรงกบขอมลรายชอพนกงาน )
Move ขอมลใบค ารอง to ขอมลรายชอประเภทเอกสาร
End if
End
49
Number : 2.3
Name : บนทกขอมลเอกสาร
Description : เปนกระบวนการทใชในการบนทกขอมลของเอกสาร
Input data flow : ขอมลรายชอประเภทเอกสาร from Process 2.2
ขอมลเอกสารลาสด from Data Store D4
Output data flow : ขอมลเอกสารรออนมต to Data Store D4
ขอมลเอกสารทรออนมต to Process 2.4
Type of process : Online Batch Manual
Process logic :
Begin
Get ขอมลรายชอประเภทเอกสาร
Load ขอมลเอกสารลาสด
If ( ขอมลเอกสารตรงกบใบค ารอง )
Move ขอมลใบค ารอง to ขอมลเอกสารรออนมต
Move ขอมลใบค ารอง to ขอมลเอกสารทรออนมต
End if
End
50
Number : 2.4
Name : ขออนมต
Description : เปนกระบวนการทใชในการขออนมต
Input data flow : ขอมลเอกสารทรออนมต from Process 2.3
ขอมล Manager from Data Store D1
Output data flow : ขอมลใบค ารองรออนมต to External Entity Manager
Type of process : Online Batch Manual
Process logic :
Begin
Get ขอมลเอกสารทรออนมต
Load ขอมล Manager
If ( ขอมลเอกสารทรออนมตตรงกบ Manager ของแผนก )
Move ขอมลใบค ารอง to ขอมล ใบค ารองรออนมต
End if
End
51
Number : 3.1
Name : ตรวจสอบพนกงาน
Description : เปนกระบวนการทใชในการตรวจสอบขอมลของพนกงาน
Input data flow : ขอมลผลการอนมต from External Entity Manager
ขอมลพนกงาน from Data Store D1
ขอมลแผนก from Data Store D2
Output data flow : ขอมลรายชอพนกงาน to Process 3.2
Type of process : Online Batch Manual
Process logic :
Begin
Get ขอมลผลการอนมต
Load ขอมลพนกงาน, ขอมลแผนก
If ( ขอมลพนกงานตรงกบขอมลผลการอนมต )
Move ขอมลผลการอนมต to ขอมลรายชอพนกงาน
End if
End
52
Number : 3.2
Name : ตรวจสอบเอกสาร
Description : เปนกระบวนการทใชในการตรวจสอบเอกสาร
Input data flow : ขอมลรายชอพนกงาน from Process 3.1
ขอมลประเภทเอกสาร from Data Store D3
ขอมลเอกสารรออนมต from Data Store D4
Output data flow : ขอมลเอกสารรออนมต to Process 3.3
Type of process : Online Batch Manual
Process logic :
Begin
Get ขอมลรายชอพนกงาน
Load ขอมลประเภทเอกสาร, ขอมลเอกสารรออนมต
If ( ขอมลเอกสารตรงกบขอมลผลการอนมต )
Move ขอมลผลการอนมต to ขอมลเอกสารรออนมต
End if
End
53
Number : 3.3
Name : อนมตโดย Manager
Description : เปนกระบวนการทใชในการอนมตโดย Manager
Input data flow : ขอมลเอกสารรออนมต from Process 3.2
Output data flow : ขอมลผลเอกสารอนมตจาก Manager to Data Store D4
ขอมลผลเอกสารอนมต to Process 3.4
Type of process : Online Batch Manual
Process logic :
Begin
Get ขอมลเอกสารรออนมต
If ( Manager อนมต )
Move ขอมลผลการอนมต to ขอมลผลเอกสารอนมตจาก Manager
Move ขอมลผลการอนมต to ขอมลผลเอกสารอนมต
End if
End
54
Number : 3.4
Name : ขออนมต
Description : เปนกระบวนการทใชในการอนมต
Input data flow : ขอมลเอกสารอนมต from Process 3.3
ขอมล Quality Manager from Data Store D1
Output data flow : ขอมลเอกสารรอผลอนมต to External Entity Quality Manager
Type of process : Online Batch Manual
Process logic :
Begin
Get ขอมลผลเอกสารอนมต
Load ขอมล Quality Manager
If ( ขอมลผลการอนมตตรงกบ Quality Manager )
Move ขอมลผลการอนมต to ขอมลเอกสารรอผลอนมต
End if
End
55
Number : 4.1
Name : ตรวจสอบพนกงาน
Description : เปนกระบวนการทใชในการตรวจสอบขอมลของพนกงาน
Input data flow : ขอมลการอนมต from External Entity Quality Manager
ขอมลพนกงาน from Data Store D1
ขอมลแผนก from Data Store D2
Output data flow : ขอมลรายชอพนกงาน to Process 4.2
Type of process : Online Batch Manual
Process logic :
Begin
Get ขอมลการอนมต
Load ขอมลพนกงาน, ขอมลแผนก
If ( ขอมลพนกงานตรงกบขอมลการอนมต )
Move ขอมลการอนมต to ขอมลรายชอพนกงาน
End if
End
56
Number : 4.2
Name : ตรวจสอบเอกสาร
Description : เปนกระบวนการทใชในการตรวจสอบเอกสาร
Input data flow : ขอมลรายชอพนกงาน from Process 4.1
ขอมลประเภทเอกสาร from Data Store D3
ขอมลรอการอนมต from Data Store D4
Output data flow : ขอมลเอกสารรออนมต to Process 4.3
Type of process : Online Batch Manual
Process logic :
Begin
Get ขอมลรายชอพนกงาน
Load ขอมลประเภทเอกสาร, ขอมลเอกสาร
If (ขอมลเอกสารตรงกบขอมลการอนมต )
Move ขอมลการอนมต to ขอมลเอกสารรออนมต
End if
End
57
Number : 4.3
Name : อนมตโดย Quality Manager
Description : เปนกระบวนการทใชในการอนมตโดย Quality Manager
Input data flow : ขอมลเอกสารรออนมต from Process 4.2
Output data flow : ขอมลผลเอกสารอนมตจาก Quality Manager to Data Store D4
ขอมลผลเอกสารอนมต to Process 4.4
Type of process : Online Batch Manual
Process logic :
Begin
Get ขอมลเอกสารรออนมต
Load -
If ( Quality Manager อนมตเอกสาร )
Move ขอมลการอนมต to ขอมลผลเอกสารอนมตจาก Quality
Manager
Move ขอมลการอนมต to ขอมลผลเอกสารอนมต
End if
End
58
Number : 4.4
Name : ขออนมต
Description : เปนกระบวนการทใชในการอนมต
Input data flow : ขอมลเอกสารอนมต from Process 4.3
ขอมล Director from Data Store D5
Output data flow : ขอมลเอกสารรอผลอนมต to External Entity Director
Type of process : Online Batch Manual
Process logic :
Begin
Get ขอมลเอกสาร
Load ขอมล Director
If ( ขอมลการอนมตตรงกบ Director )
Move ขอมลการอนมต to ขอมลเอกสารทรอผลอนมต
End if
End
59
Number : 5.1
Name : ตรวจสอบพนกงาน
Description : เปนกระบวนการทใชในการตรวจสอบขอมลของพนกงาน
Input data flow : ขอมลผลอนมต from External Entity Director
ขอมลพนกงาน from Data Store D1
Output data flow : ขอมลรายชอพนกงาน to Process 5.2
Type of process : Online Batch Manual
Process logic :
Begin
Get ขอมลผลการอนมต
Load ขอมลพนกงาน
If ( ตรวจสอบขอมลพนกงานตรงกบขอมลผลอนมต )
Move ขอมลผลอนมต to ขอมลรายชอพนกงาน
End if
End
60
Number : 5.2
Name : ตรวจสอบเอกสาร
Description : เปนกระบวนการทใชในการตรวจสอบเอกสาร
Input data flow : ขอมลประเภทเอกสาร from Data Store D3
ขอมลเอกสารทรอผลอนมต from Data Store D4
Output data flow : ขอมลเอกสารทรออนมต to Process 5.3
Type of process : Online Batch Manual
Process logic :
Begin
Get ขอมลรายชอพนกงาน
Load ขอมลประเภทเอกสาร, ขอมลเอกสารทรอผลอนมต
If ( ตรวจสอบเอกสารตรงกบขอมลผลอนมต )
Move ขอมลผลอนมต to ขอมลเอกสารทรออนมต
End if
End
61
Number : 5.3
Name : อนมตโดย Director
Description : เปนกระบวนการทใชในการอนมตโดย Director
Input data flow : ขอมลเอกสารทรออนมต from Process 5.2
Output data flow : ขอมลเอกสารอนมตจาก Director to Data Store D4
Type of process : Online Batch Manual
Process logic :
Begin
Get ขอมลเอกสารทรออนมต
Load -
If ( Director อนมต )
Move ขอมลผลอนมต to ขอมลเอกสารอนมตจาก Director
End if
End
62
Number : 6.1
Name : ออกรายงานเอกสารใหม
Description : เปนกระบวนการทใชในการออกรายงานเอกสารใหม
Input data flow : ขอมลพนกงาน from Data Store D1
ขอมลแผนก from Data Store D2
ขอมลเอกสารใหม from Data Store D4
Output data flow : รายงานเอกสารใหม to External Entity Quality Manager
Type of process : Online Batch Manual
Process logic :
Begin
Get -
Load ขอมลพนกงาน, ขอมลแผนก, ขอมลเอกสารใหม
Move เอกสารใหม to รายงานเอกสารใหม
End
63
Number : 6.2
Name : ออกรายงานเอกสารทแกไข
Description : เปนกระบวนการทใชในการออกรายงานเอกสารทแกไข
Input data flow : ขอมลเอกสารทแกไข from from Data Store D4
ขอมลของพนกงาน from Data Store D1
ขอมลของแผนก from Data Store D2
Output data flow : รายงานเอกสารทแกไข to External Entity Quality Manager
Type of process : Online Batch Manual
Process logic :
Begin
Get -
Load ขอมลเอกสารทแกไข, ขอมลของพนกงาน, ขอมลของแผนก
Move เอกสารทแกไข to รายงานเอกสารทแกไข
End
64
Number : 6.3
Name : ออกรายงานเอกสารทยกเลก
Description : เปนกระบวนการทใชในการออกรายงานเอกสารทยกเลก
Input data flow : ขอมลสวนแผนก from Data Store D2
ขอมลสวนพนกงาน from Data Store D1
ขอมลเอกสารทยกเลก from Data Store D4
Output data flow : รายงานเอกสารทยกเลก to External Entity Quality Manager
Type of process : Online Batch Manual
Process logic :
Begin
Get -
Load ขอมลสวนแผนก, ขอมลสวนพนกงาน, ขอมลเอกสารทยกเลก
Move เอกสารทยกเลก to รายงานเอกสารทยกเลก
End
65
3.8 Entity Relationship Diagram ( ER – Diagram )
HAVEE
mp_N
am
e
Em
p_
ID
Em
p_
Sta
tus
Bd
ate
Te
l
Se
x
Em
p_
La
stN
am
e
Em
p_P
ass
Ad
dre
ss
Po
sitio
nE
mp
loye
e
Do
cu
me
nt
Do
cu
me
ntT
yp
e
De
pa
rtm
en
t
De
p_
IDD
ep
_N
am
e
DocT
ype_N
am
eD
ocT
ype_ID
Do
c_N
am
e
Do
c_ID
Do
c_
Sta
tus
HAVE
1 n
1n
1n
Do
c_
Re
aso
n
Do
c_
De
tail
De
p_
Sta
tus
Do
c_D
ate
DocT
ype
_S
tatu
s
1n
Do
cu
me
ntT
yp
eD
eta
il
Ap
pro
ve
HAVE
1n
HAVE
HAVE
HAVE
HAVE
HAVE
HAVE
HAVE
1
n
รปท 3.13 Entity Relationship Diagram
66
3.9 Mapping Entity-Relationship Diagram
Employee = Emp_ID, Emp_Name, Emp_LastName, Sex,
Address, Tel, Position, Bdate, Emp_Pass,
Emp_Status, Dep_ID(FK)
Department = Dep_ID, Dep_Name, Dep_Status
Approve = Emp_ID(FK), Doc_ID (FK), DocType_ID(FK)
DocumentType = DocType_ID, DocType_Name, DocType_Status
Document = Doc_ID, Doc_Name, Doc_Status, Doc_Reason,
Doc_Detail, Doc_Date, Emp_ID(FK)
DocumentTypeDetail = Doc_ID (FK), DocType_ID(FK)
67
3.10 Database Schema
ตารางท 3.1 Employee
Attribute Type Key Null Description Remark
Emp_ID varchar(10) PK No รหสพนกงาน
Emp_Name varchar(20)
No ชอพนกงาน
Emp_LastName varchar(20)
No นามสกลพนกงาน
Sex varchar(6)
No เพศ
Address nvarchar
No ทอย
Tel varchar(12)
Yes เบอรโทรศพท
Position varchar(12)
No ต าแหนงของพนกงาน
Bdate datetime
No วน เดอน ป
เกด
Emp_Pass varchar(12)
No รหสผานเขาใช
ระบบ
Emp_status char(1)
No สถานะพนกงาน
0=ท างานอย 1=ไมไดท างานอย
Dep_ID varchar(10) FK No รหสแผนก อางองจากตาราง Department
68
ตารางท 3.2 Department
Attribute Type Key Null Description Remark
Dep_ID varchar(10) PK No รหสแผนก
Dep_Name varchar(60)
No ชอแผนก
Dep_Status varchar(1)
No สถานะแผนก 0=มอย 1=ไมมอย
ตารางท 3.3 Approve
Attribute Type Key Null Description Remark
Emp_ID varchar(10) PK,FK No รหสพนกงาน อางองจากตารางEmployee
Doc_ID varchar(10) PK,FK No รหสเอกสาร อางองจากตาราง DocumentDetail
DocType_ID varchar(10) PK,FK No รหสประเภทเอกสาร
อางองจากตารางDocumentDetail
ตารางท 3.4 DocumentType
Attribute Type Key Null Description Remark
DocType_ID varchar(10) PK No รหสประเภทเอกสาร
DocType_Name varchar(50)
No
ชอประเภทเอกสาร
1=เอกสารใหม 2=เอกสารแกไข 3=เอกสารยกเลก
DocType_Status char(1)
No สถานะของประเภทเอกสาร
0=ใช 1=ไมใช
69
ตารางท 3.5 Document
Attribute Type Key Null Description Remark
Doc_ID varchar(10) PK No รหสเอกสาร
Doc_Name nvarchar
No ชอเอกสาร
Doc_Status char(30) No สถานะของเอกสาร
Doc_Reason nvarchar No
Doc_Detail nvarchar No
Doc_Date datetime No
Emp_ID varchar(10) FK No รหสพนกงาน อางองจากตาราง
Employee
ตารางท 3.6 DocumentTypeDetail
Attribute Type Key Null Description Remark
Doc_ID varchar(10) PK,FK No รหสเอกสาร อางองจากตาราง Document
DocType_ID varchar(10) PK,FK No รหสประเภทเอกสาร
อางองจากตารางDocumentType
70
บทท 4 การทดลอง
4.1 กลาวน า
ในบทนจะกลาวถงวธการด าเนนโครงการ ผลการพฒนาและทดสอบระบบการจดการเอกสารคณภาพภายในโรงพยาบาล ซงเปนขอมลทไดมาจากการออกแบบและด าเนนการสราง โดยมผลการด าเนนงานซงแสดงเปนล าดบ ดงน 4.2 ความตองการพนฐานในการพฒนา
4.3.1 Hardware Specification
1) CPU Intel(R) Core(TM) 2 DUO CPU E7600 @ 3.06 GHz 3.07 GHz
2) RAM 4 GB
3) Hard Disk SSD 120 GB
4.3.2 Operation System
1) Window XP
4.3.3 Database Management System
1) Microsoft SQL Server 2005
4.3.4 Programming Language
1) VB.net
4.3.5 Development Tools
1) Visual Studio 2008
71
4.3 ผลการด าเนนงาน การออกแบบหนาจอมวตถประสงคเพอใหงายตอการใชงาน และมความสอดคลองกบโครงสรางของระบบดงน 4.3.1 หนาจอแสดงสวนเมนการเขาระบบ
หนาจอแสดงสวนเมนการเขาระบบ ประกอบดวย 1) ปม Login
หนาจอแสดงสวนเมนการจดการขอมล ประกอบดวย 1) ปมแผนก 2) ปมประเภทเอกสาร 3) ปมพนกงาน
4) ปมคนหา
รปท 4.1 หนาจอแสดงสวนเมนการเขาระบบ
72
4.3.2 หนาจอเขาระบบ หนาจอการเขาสระบบเปนหนาจอส าหรบใหผใชงานท าการ Login เขาสระบบ โดยมชอง
ใสขอมลส าคญ 2 ชอง ไดแก 1) Username
2) Password การระบขอมลทง 2 ชองนเพอเปนการตรวจสอบวาบคคลนนเปนผใชงานจรง และไดรบอนญาต ใหสามารถเขามาใชงานระบบไดหรอไม
รปท 4.2 หนาจอการเขาระบบ
73
4.3.3 หนาจอจดการขอมลพนกงาน
เปนหนาจอทใชส าหรบท าการจดการขอมลของผใชงานระบบ โดยสามารถสามารถเพมขอมลผขอใชรายใหม แกไขขอมลเดม และยกเลกการใชงาน ดงน
การเพมขอมลพนกงานมขนตอนดงตอไปน
1) กดปม “Add” เพมขอมลพนกงาน
2) กรอกขอมลพนกงานใหครบทกชอง
3) กดปม “Save” เพอบนทกขอมลพนกงาน
การแกไขขอมลพนกงานมขนตอนดงตอไปน
1) กดปม “Edit” เมอตองการแกไขขอมล
2) แกไขขอมลพนกงาน
3) กดปม “Save” เพอบนทกขอมลพนกงาน
การลบขอมลพนกงานมขนตอนดงตอไปน
1) กดปม “Delete” หลงชอพนกงานทตองการลบขอมล
รปท 4.3 หนาจอจดการขอมลพนกงาน
74
4.3.4 หนาจอจดการขอมลแผนก
เปนหนาจอทใชส าหรบท าการจดการขอมลของผใชงานระบบ โดยสามารถสามารถเพมขอมลผขอใชรายใหม แกไขขอมลเดม และยกเลกการใชงาน ดงน
การเพมขอมลแผนกมขนตอนดงตอไปน
1) กดปม “Add” เพมขอมลแผนก
2) กรอกขอมลแผนกใหครบทกชอง
3) กดปม “Save” เพอบนทกขอมลแผนก
การแกไขขอมลแผนกมขนตอนดงตอไปน
1) กดปม “Edit” เมอตองการแกไขขอมล
2) แกไขขอมลแผนก
3) กดปม “Save” เพอบนทกขอมลแผนก
การลบขอมลแผนกมขนตอนดงตอไปน
1) กดปม “Delete” หลงแผนกทตองการลบขอมล
รปท 4.4 หนาจอจดการขอมลแผนก
75
4.3.5 หนาจอจดการขอมลประเภทเอกสาร
การเพมขอมลประเภทเอกสารมขนตอนดงตอไปน
1) กดปม “Add” เพมขอมลประเภทเอกสาร
2) กรอกขอมลชอประเภทเอกสาร
3) กดปม “Save” เพอบนทกขอมลประเภทเอกสาร
การแกไขขอมลประเภทเอกสารมขนตอนดงตอไปน
1) กดปม “Edit” เมอตองการแกไขขอมล
2) แกไขขอมลประเภทเอกสาร
3) กดปม “Save” เพอบนทกขอมลประเภทเอกสาร
การลบขอมลประเภทเอกสารมขนตอนดงตอไปน
1) กดปม “Delete” หลงประเภทเอกสารทตองการลบขอมล
รปท 4.5 หนาจอจดการขอมลประเภทเอกสาร
76
4.3.6 หนาจอการสรางเอกสาร
การสรางเอกสารมขนตอนดงตอไปน
1) กดปม “Add” เพมสรางเอกสาร
2) กรอกขอมลใหครบทกชอง
3) กดปม “Save” เพอบนทกขอมลเอกสาร
การแกไขขอมลเอกสารมขนตอนดงตอไปน
1) กดปม “Edit” เมอตองการแกไขขอมล
2) แกไขขอมลเอกสาร
3) กดปม “Save” เพอบนทกขอมลเอกสาร
การลบขอมลเอกสารมขนตอนดงตอไปน
1) กดปม “Delete” เมอตองการลบขอมล
รปท 4.6 หนาจอการสรางเอกสาร
4.3.7 หนาจอการอนมตเอกสารจากManager
77
การรออนมตเอกสารจากManager มข นตอนดงตอไปน
1) กดปม “Approve” เมอตองการอนมตเอกสาร
2) กดปม “Sent Back” เมอตองการใหตรวจสอบหรอแกไขเอกสาร
รปท 4.7 หนาจอการอนมตเอกสารจากManager
78
4.3.8 หนาจอการอนมตเอกสารจากQuality การรออนมตเอกสารจากQuality มขนตอนดงตอไปน
1) กดปม “Approve” เมอตองการอนมตเอกสาร
2) กดปม “Sent Back” เมอตองการใหตรวจสอบหรอแกไขเอกสาร
รปท 4.8 หนาจอการอนมตเอกสารจากQuality
79
4.3.9 หนาจอการอนมตเอกสารจากDirector การรออนมตเอกสารจากDirector มขนตอนดงตอไปน
1) กดปม “Approve” เมอตองการอนมตเอกสาร
2) กดปม “Sent Back” เมอตองการใหตรวจสอบหรอแกไขเอกสาร
รปท 4.9 หนาจอการอนมตเอกสารจากDirector
80
4.3.10 หนาจอการคนหาขอมล
การคนหาเอกสาร
1) กรอกรหสเอกสาร ชอเอกสาร หรอเลอกประเภทเอกสาร
2) กดปม “Search” เมอตองการคนหาเอกสาร
รปท 4.10 หนาจอการคนหาขอมล
81
4.3.11 หนาจอการออกรายงาน
การออกรายงาน
1) เลอกชวงเวลาทจะออกรายงาน
2) เลอกประเภทเอกสาร หรอเลอกทงหมด
3) คลก Report เพอใหแสดงรายงาน
รปท 4.11 หนาจอการออกรายงาน
82
บทท 5
สรปผลการทดลอง
5.1 กลาวน า ในการด าเนนโครงการระบบการจดการเอกสารคณภาพภายในโรงพยาบาลส าโรง ได
พฒนาขนเพอชวยในการจดการเอกสารจากเดมทตองเกบใสแฟมเอกสารใหอยในรปของเอกสารอเลกทรอนกส จากผลการพฒนา สามารถสรปผลไดดงตอไปน
5.2 สรปผลการด าเนนโครงงาน จากการศกษาคนควาเรองการพฒนาการจดการเอกสารอเลกทรอนกสของโรงพยาบาลส าโรงการแพทยนน ผศกษาไดพฒนาระบบเพอใหมโปรแกรมสนบสนนในดานการตดตอสอสาร ใหตรงกบความตองการของผใช ผลการทดลองใชงานระบบพบวา
5.2.1 สามารถจดการเอกสารไดสะดวกขน การปรบปรงและแกไขขอมลท าไดงาย รวมถงการตรวจสอบสถานะของเอกสารท าไดรวดเรว
5.2.2 การสบคนขอมลเอกสารสามารถท าไดสะดวกและรวดเรวมากยงขน เนองจากม ระบบการสบคนขอมลตางๆ ทงายและสามารถสบคนขอมลไดอยางสะดวกและรวดเรว
5.2.3 การจดเกบเอกสารมระบบเปนไปตามนโยบายขององคกรสงผลดในระยะยาว ชวย ลดระยะเวลาและขนตอนในการท างาน
5.2.4 ลดพนทในการจดเกบเอกสาร ประหยดทรพยากรกระดาษ เนองจากมการเกบ เอกสารในรปแบบเอกสารอเลกทรอนกส ชวยเพมประสทธภาพในการท างาน
5.2.5 ปองกนการสญหายของเอกสาร
5.3 ขอเสนอแนะ ระบบการจดการเอกสารคณภาพภายในโรงพยาบาล เปนเพยงระบบตนแบบเพอทดลองใชงานภายใน หากตองการใชงานจรงตองพฒนาปรบปรงเพมเตมใหการท างานของระบบมประสทธภาพมความปลอดภยและรองรบการปฏบตงานอยางครบถวนมากขน
83
เอกสารอางอง [1] นงลกษณ ศรศลป, ประมวลความรเกยวกบเอกสารอเลกทรอนกสการบรหารจดการเอกสาร [2] ทพวรรณ วอทอง / นลน เลาหชยบณย / บศรนทร จตรอ าพน, พฒนาระบบการ จดการเอกสาร (Document management system) สถาบนเทคโนโลยพระจอมเกลาพระนคร เหนอ, 2539. [3] บหลน โคตรวงศ / ผดงเกยรต สนทนา, ระบบการจดการเอกสารผานเครอขายอนเตอรเนต (Document Management System on the Internet) สถาบนเทคโนโลยพระจอมเกลาพระนครเหนอ, 2544. [4] ร.อ. พลนทร สงขกร, บรการการจดเกบเอกสารของกองระเบยบการกรมเสมยนตรากรมกลาโหม, 2549. [5] มนตร สภททธรรม, ระบบจดเกบเอกสารและการคนคน, 2543. [6] สทธศกด สลกค า, การจดการเอกสารอเลกทรอนกส (ระบบออนไลน), 2551. http://web.schq.mi.th/ ~suttisak/html/dm.html. [7] นฤมล โชคอมสวรรณ, ระบบการจดการเอกสารคณภาพภายในโรงพยาบาลเกษมราษฎร ประชาชน (Electronic Document Management System Kasemrad Prachachuen Hospital)มหาวทยาลยเทคโนโลยมหานคร, 2553.