Post on 26-May-2020
Ihr starker IT-Partner.
Heute und morgen
Best Practices aus mehr als 10 Jahren Erfahrung
EINSATZ UND IMPLEMENTIERUNG VON SHAREPOINT -
UMSETZUNG AM BEISPIEL EINES PROJEKTES
2 | SH Neckarsulm | 07.05.2014 SharePoint / Collaboration
INHALT.
1. Kurzvorstellung
2. Herausforderungen in Unternehmen
3. SharePoint Server 2013: Ein
Überblick
4. Projektbeispiele aus der Praxis
5 | SH Neckarsulm | 07.05.2014 SharePoint / Collaboration
Die reale Welt der
Informationsverarbeitung
CRM-System
ERP-System
VK-Chanceerstellen
Angeboterstellen
NeuerLead
Qualifiziert?
Aus-sortieren
Abge-schlossen?
Verkaufabschließen
Rechnungerstellen
Strukturiert
Aussage von vielen Kunden: Bei uns eher 90/10
Validierungmit techn. Vertrieb
Abschätzungindivid. Design
Aufwands-schätzungder Lösung
Verfasseneines Antwort-
vorschlags
Genehmigungdes Vorschlags
Rabatt-strategiefestlegen
EingangKunden-
spezifikationen
Unstrukturiert
„Klassische” Unternehmensanwendungen halten nur ca. 20% des Datenbestandes.
Office Business Anwendungen halten ca. 80% des Datenbestandes!
6 | SH Neckarsulm | 07.05.2014 SharePoint / Collaboration
Informationskanäle nehmen zu, die Informationsmenge steigt rapide an.
Immer mehr Informationliegen bei dem einzelnen
Anwender (Information Worker)und sind nicht im Zugriff der
Organisation!
Informationsvolumen
7 | SH Neckarsulm | 07.05.2014 SharePoint / Collaboration
Virtuelle Projektteams, Mitarbeiter werden abteilungs-übergreifend eingesetzt.Externe verstärken zeitweise.
Der Umgang mit Informationenund deren Nutzung wird
unternehmenskritisch.Die Kopfarbeit nimmt zu!
Veränderungen in der Arbeitswelt
8 | SH Neckarsulm | 07.05.2014 SharePoint / Collaboration
Was Anwender in Unternehmen vermissen!
Warum kann ich in unserem Firmennetz meine Daten nicht, wie bei Google
/ BING suchen?
Warum legen wir die Daten auf diesem unkomfortablen Fileshare
(Netzwerklaufwerk) ab? Man findet nichts wieder.
Warum muss ich immer eine Rundmail (an alle) schreiben um rauszufinden,
wer von den Kollegen z.B. Spanisch spricht?
Warum muss ich ständig, wie ein Detektiv ermitteln, wer denn jetzt das
aktuelle
Excel / Word / PPT-Dokument hat?
Warum können wir unsere Projektdokumente nicht einfach auf einer
Webseite zusammenfassen, so dass alle darauf zugreifen können?
Warum muss ich die Stundenzettel / Urlaubsanträge von Hand ausfüllen
und zu Frau „Meier“ gehen, die diese dann in unser HR-System eingibt?
9 | SH Neckarsulm | 07.05.2014 SharePoint / Collaboration
Welche Fragen bewegen das Management?
Wo können wir mehr Effizienz gewinnen?
Wie können wir das Wachstum unterstützen?
Wie können wir mit dem gleichen Stamm an Mitarbeitern mehr leisten?
Wie können wir das Wissen der Experten die in den Ruhestand gehen erhalten?
Wie können wir die innovativen Entwicklungen, die wir vor haben schneller an
den Markt bringen?
Wie können wir die jungen Talente fördern?
Wie soll ich steuern, wenn ich nur 8 Wochen alte Informationen zur Verfügung
habe?
Wie kann ich die Organisation schneller informieren?
Wie würden sich 3% mehr Deckungsbeitrag auf unser Unternehmen auswirken?
Wie können wir die Kommunikation mit unseren Kunden / Partnern verbessern?
12 | SH Neckarsulm | 07.05.2014 SharePoint / Collaboration
SharePoint Server 2013
Multifunktionsleiste (Ribbon)
Skydrive Pro
SharePoint Mobile
Office Client und Office Web App Integration
Umfangreiche Unterstützung von Web-Standards
Tagging, Following, Bewertungen
Microblogging
Newsfeeds, Blogs und Wikis
Persönliche Arbeitsbereiche (My Sites)
Community Seite
Profile and Expertise
Unternehmens-Inhaltstypen
Metadaten und Navigation
Document Sets
Multi-stage Disposition
Audio und Video Inhaltstypen
Remote BLOB Speicher
List Enhancements
PerformancePoint Services
Excel Services
Chart Web Part
Visio Services
Web Analytics
SQL Server Integration
PowerPivot und PowerView
Business Connectivity Services
InfoPath Form Services
Externe Listen
Workflow
SharePoint Designer
Visual Studio
API Enhancements
REST/ATOM/RSS
eDiscovery
Integrierte FAST Suche
Navigation
Dokumentenvorschau
Search-Driven-Content
Communities
Search
Sites
Composites
ContentInsights
Alles verstanden? Sehr komplexe Software Viele Möglichkeiten und
Chancen für Kunden Informationsflut im Internet
Millionen Ergebnisse bei Google
Über 15.000 Dokumente bei Microsoft TechNet
etc.
13 | SH Neckarsulm | 07.05.2014 SharePoint / Collaboration
Microsoft SharePoint 2013
Grundlage für den SharePoint Einsatz, damit Mitarbeiter, Partner und Kunden effektiv zusammen arbeiten –innerhalb als auch außerhalb der Firewall.
Mit anderen Menschen in formellen als auch in informellen Netzwerken austauschen – für Social Business Anwendungen. Das neue Wissensmanagement.
Erstellung, Prüfung, Veröffentlichung & Entfernung von Inhalten. Dokumenten- und Taxonomie-Management, sowie WCM. Einhaltung von Compliance. Erstellung von Web-Auftritten.
BI für Jedermann. Ad hoc auf Daten zuzugreifen und mit anderen austauschen. Grafische Analyse von Rohdaten für verbindliche Schlussfolgerungen.
Anwender wollen spezifische Lösungen –ohne in jedem Fall auf die IT-Abteilung angewiesen zu sein. Gleichzeitig kann die IT-Abteilung einen Rahmen schaffen, um unter Berücksichtigung von Stabilität und Verfügbarkeit der IT-Umgebung solche Applikationen (z.B. Apps) zu erlauben.
Schnelle, einfache Suche von Wissen, Personen & Daten. Macht Wissensarbeit effizient. Unterstützt eDiscovery. Erhöht Web-Shop Umsätze. Erlaubt personalisierte Web Seiten.
Communities
Search
Sites
Composites
ContentInsights
14 | SH Neckarsulm | 07.05.2014 SharePoint / Collaboration
Was ist SharePoint?
SharePoint ist eine Organisations-
und Kommunikationsplattform,
welche Informationen und Soziale
Netzwerke an einem Platz vereinigt.
Dabei stehen durchgängige
Prozessketten, höhere
Mitarbeiterproduktivität, mehr
Transparenz und eine bessere
Zusammenarbeit der Mitarbeiter im
Vordergrund.
Communities
Search
Sites
Composites
ContentInsights
15 | SH Neckarsulm | 07.05.2014 SharePoint / Collaboration
um ihre Websitezu publizieren
zur Ablösung der File Server
zum Bewerber-management
zum Vertrags-management
zur Digitalisierung des Formularwesens
als Mitarbeiter Portal (Intranet)als Kunden- und
Partnerportal Extranet)zur Mitarbeiterschulung (eLearning)
zur Organisation und Verwaltung von Gremiensitzungen
zur Buchung von Ressourcen, z.B. Besprechungsräumen
zum Verwaltung von Firmenwagen
als IT Ticketsystem
für das Verbesserungs-vorschlagswesen
zur Abbildung des Come-Leave-Change Prozess
zur C-Teile Bestellung(Büromaterial)
als Risikomanage-ment Lösung
zur Erfassung von SAP Informationen
für die Projektverwaltung
für dasGebäudemanagement
SharePoint eignet sich für alle Arten von Applikationen,die nicht transaktionsorientiert (ERP) sind.
Einsatzmöglichkeiten
16 | SH Neckarsulm | 07.05.2014 SharePoint / Collaboration
Strategie: geeignete Funktionalitäten identifizieren, miteinander
kombinieren und in die Prozesse des Unternehmens integrieren
17 | SH Neckarsulm | 07.05.2014 SharePoint / Collaboration
Warum SharePoint
• Etabliertes Produkt seit 2001
• Kleiner Einstieg möglich über SharePoint Foundation oder Office 365
• Erweiterbar über die Produktversionen
– Foundation -> Standard -> Enterprise
• Große Community
– SharePoint UserGroup
– Viele Artikel zu verschiedenen Themen für SharePoint im Internet verfügbar
18 | SH Neckarsulm | 07.05.2014 SharePoint / Collaboration
Produktversionen
• Foundation
– Die kostenlose SharePoint Foundation eignet sich für kleinere Unternehmen oder
Abteilungen, die eine kostengünstige Einstiegs- oder Pilotlösung für die webbasierte
Zusammenarbeit wünschen. SharePoint Foundation eignet sich zur Koordination von
Zeitplänen, Organisation von Dokumenten und Teilnahme an Diskussionen in
Teamarbeitsbereichen, Blogs und Wikis.
• Standard
– SharePoint Server 2013 Standard Edition eignet sich für Unternehmen, die eine
integrierte Plattform bereitstellen wollen, zur effizienten Zusammenarbeit von
Teammitgliedern, zur Suche von Unternehmensressourcen, Experten und
Unternehmensdaten, zur Verwaltung von Inhalten und Workflows sowie zur Nutzung
von Geschäftsinformationen für eine fundiertere Entscheidungsfindung.
• Enterprise
– SharePoint Server 2013 Enterprise Edition kann in jeder SharePoint-Server Installation
aktiviert werden. Die Nutzung ist allerdings nur mit einer Enterprise-Client-Lizenz
möglich. Mit einer Enterprise-Client-Lizenz stehen dem Benutzer erweiterte
Informations- und Datenverwaltungsfunktionen zur Verfügung.
20 | SH Neckarsulm | 07.05.2014 SharePoint / Collaboration
Projektbeispiel
Kundensituation
• Ablösung eines bestehendes Organisationshandbuches
– Basierend auf
• FTP Server
• Ca. 60 PDF Dokumente
(Prozess- und Organisationsbeschreibungen, Arbeitsanweisungen usw.)
– Nachteile
• Schlecht durchsuchbar
• Unübersichtlich
• Schwer Querverweise zu anderen Dokumente zu erstellen
• Schlecht auf mobilen Geräten zu lesen
• Offline Dokumente sind meistens veraltet
– Vorteile
• Leicht druckbar
• Offline fähig
• Schnell Erstellt
21 | SH Neckarsulm | 07.05.2014 SharePoint / Collaboration
Projektbeispiel
Lösungsfindung
• Anforderungen:
– Artikel schnell bearbeiten
– Mobil fähig
– Einfaches Design
– Einfache Abbildung von weiteren Anforderungen die später Folgen sollen
• Intranet
• DMS
• Zentrale Suche
22 | SH Neckarsulm | 07.05.2014 SharePoint / Collaboration
Projektbeispiel
Umsetzung
• Umsetzung mit:
– SharePoint Foundation 2013
• Wiki Artikel anstelle von PDFs
• Weiterverwendung von PDF Formularen
• Tätigkeiten
– Installation von SharePoint Foundation 2013
– Erstellung der Grundstruktur anhand des bestehenden Organisationshandbuches
– Einweisung in die Grundfunktionen vom SharePoint
– Erstellung der ersten Artikel gemeinschaftlich mit dem Kunden
– Anpassung von Formatvorlagen
– Erstellung einer Druckfunktion
• Aufwände
– 4 Personentage
23 | SH Neckarsulm | 07.05.2014 SharePoint / Collaboration
Roadmap: die definierte SharePoint-Strategie in einzelne, leichter
zu bewältigende Schritte strukturieren
25 | SH Neckarsulm | 07.05.2014 SharePoint / Collaboration
Projekt Baustellenportal
Technologie SharePoint 2007 und SharePoint 2010
Leistung • Erstellung einer Lösung zur vollständigen Verwaltung der größten Baustelle Europas
• SharePoint Sizing• Individualentwicklung• Übernahme Access Datenbanken
Folgeprojekt • Schulungsportal
Energieversorgung
26 | SH Neckarsulm | 07.05.2014 SharePoint / Collaboration
Projekt Business Excellence Portal
Technologie SharePoint 2007 und SharePoint 2010
Leistung • File Server Migration der internen Unternehmensberatung
Folgeprojekte • Erstellung eines Governance Konzeptes• Workshop „Formularbasierte Prozesse“• Analyse Einsatz Team Foundation Server
Metallverarbeitende Industrie
27 | SH Neckarsulm | 07.05.2014 SharePoint / Collaboration
Projekt Office in the Enterprise
Technologie SharePoint 2010
Leistung RDP Projekt • Abbildung und Teilautomatisierung des Kernprozesses
der Gutachtertätigkeit• CRM und Biztalk-Integration• Erstellung von Individualkomponenten• Einrichtung einer Dashboardfunktion• Integration Office 2010 und OCS
Ingenieurwesen
28 | SH Neckarsulm | 07.05.2014 SharePoint / Collaboration
Projekt Elektronisches Vorstandsbeschlussverfahren
Technologie SharePoint 2010
Leistung • Prozessanalyse• Workflowentwicklung• Ergebnisdokumentation• Schulung
Folgeprojekt • Erstellung eines Governance Konzeptes• Individuelle Template Entwicklung• Rollout Vorstandsbeschlussverfahren auf 9 Töchter
Finanzwesen
29 | SH Neckarsulm | 07.05.2014 SharePoint / Collaboration
Projekt Mitarbeiterportal
Technologie SharePoint 2010, Nintex
Leistung • Aufbau Mitarbeiterportal• Workflowentwicklung• Designanpassung• Sucherweiterung
Folgeprojekt • Aufbau eines Schulungsportals• Migration Extranet von SP 2007 auf SP 2010• Permanente Vor-Ort-Betreuung• Individualentwicklung weiterer Lösungskomponenten
Edelmetall- und Technologie
35 | SH Neckarsulm | 07.05.2014 SharePoint / Collaboration
Normen und Zertifizierungen
GDPdU, GoBS und AO Zertifizierung von SharePoint
Handels- und Steuerrechtliche Bestimmungen hinsichtlich
Langzeitarchivierung und Revisionssicherheit)
Bereits 2008 wurde Microsoft Office SharePoint Server 2007 durch eine Internationale
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hinsichtlich GDPdU, GoBS und AO
geprüft. Erfolgreich zertifiziert wurden die Archivierung von Dokumenten, die
Indizierung am Dokument, die Suche nach Dokumenten anhand verschiedener
Indizierungskriterien sowie die „Wiederlesbarmachung“ archivierter Dokumente.
Qualitätsmanagement nach DIN EN IST 9001 oder DIN EN ISO
4000/14001, SO/TS16949 mit SharePoint
SOP (Standard Operating Procedures) Management, GxP, 21 CFR Part 11 (21CFRPart11) 210-211, 820, 606 mit SharePoint
Gefahrgut-Dokumentation (ADN, ADR, IATA, IMO, RID) und
elektronische Schichtbücher (MESA bzw. ISA S95) mit SharePoint
Ihr starker IT-Partner.
Heute und morgen
ZEIT FÜR IHRE FRAGEN.
Kontakt: Sven Spanka, sven.spanka@bechtle.com, Telefon 07132/9812601
Ihr starker IT-Partner.
Heute und morgen
SharePoint bei Bechtle
Fokus: SharePoint seit der ersten Stunde.
Know How: mehr als 60 SharePoint Berater bei Bechtle
Erfahrung: mehr als 500 Projekte in über 20 Branchen
Consulting Power: mehr als 12.000 PT Beratungskapazität
Kundennähe: mehr als 60 IT-Systemhäuser vor Ort
Strategie: Marktführerschaft für SharePoint Beratung in D-A-CH
Ihr starker IT-Partner.
Heute und morgen
SharePoint Infrastruktur
SharePoint.Net-
Entwicklung
SharePoint Technologie-
beratung
Prozess-/ Lösungs-beratung
Benutzer-akzeptanz
IT-AbteilungFachabteilung
Ebenen eines
SharePoint Projektes
Ergänzende Leistungen wie Hardware, Security oder Mobility durch die Kollegen in der Bechtle Gruppe.
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Heute und morgen
Consulting Portfolio
• Intranet und Portale
•Content Management
•Dokumentenmanagement
•Formularmanagement
•Workflows
•Suche
•Backend Integration
Consulting Services
•Coaching
•Strategie & Konzeption
•Pilotierung
•Projektmanagement & Projektumsetzung
• Installation & Customizing
•Design Anpassung
•Entwicklung
•Schulung & Training
•Service & Support
Consulting Portfolio und
Services
Ihr starker IT-Partner.
Heute und morgen
Ein agiles Vorgehen bei der Umsetzung führt zu einer schnellen
Reaktion auf neuen und veränderten Anforderungen.
Key-User sollten bereits in der früheren Phasen des Projektes eingebunden werden.
Durch visuelles Rapid-Prototyping bekommen Key-User, eine Konkrete Vorstellung von den
Applikationen und können besser und schneller Feedback dazu geben.