Post on 05-Dec-2014
description
Copyright OPTIMAL SYSTEMS GmbH VOI-Forum, DMS EXPO 2009ECM und DMS für den Mittelstand: Welchen Nutzen hat schon ECM?
ECM und DMS für den Mittelstand:
Welchen Nutzen hat schon ECM?
Christian WeiszProduct Manager
OPTIMAL SYSTEMS GmbH
Copyright OPTIMAL SYSTEMS GmbH VOI-Forum, DMS EXPO 2009ECM und DMS für den Mittelstand: Welchen Nutzen hat schon ECM?
Übersicht
Aktuelle Herausforderungen im Mittelstand
Lösungsbeiträge ECM
• Welche Lösungen unterstützen mittelstandstaugliche ECM-Portfolios?
• Wie sollte eine mittelstandstaugliche ECM-Plattform beschaffen sein?
• Welchen Nutzen hat ECM?
OPTIMAL SYSTEMS GmbH und OS|ECM Version 6
Copyright OPTIMAL SYSTEMS GmbH VOI-Forum, DMS EXPO 2009ECM und DMS für den Mittelstand: Welchen Nutzen hat schon ECM?
Aktuelle Herausforderungen im Mittelstand
Copyright OPTIMAL SYSTEMS GmbH VOI-Forum, DMS EXPO 2009ECM und DMS für den Mittelstand: Welchen Nutzen hat schon ECM?
Aktuelle Herausforderungen im Mittelstand
Z.B. Automotive„In der ersten Jahreshälfte wurden (…) 10 Prozent weniger Fahrzeuge abgesetzt als im gleichen Zeitraum des letzten Jahres.“*
1. Kosten- und Innovationsdruck
2. Steigender Fertigungsanteil auf Zuliefererseite
3. Internationalisierung, Globalisierung
4. Kooperationen und Akquisitionen
* Quelle: Verband der Automobilindustrie e. V. (VDA)
Copyright OPTIMAL SYSTEMS GmbH VOI-Forum, DMS EXPO 2009ECM und DMS für den Mittelstand: Welchen Nutzen hat schon ECM?
Aktuelle Herausforderungen im Mittelstand
Z.B. Herausforderungen Maschinen- und Anlagenbau „Nur 10% der Maschinenbauer fertigen ein Standardprogramm“*
1. Steigerung der Profitabilität
2. Optimierung der Vertriebsprozesse
3. Verkürzung der Innovationszeiten
* Quelle: Fraunhofer ISI (2007)
Copyright OPTIMAL SYSTEMS GmbH VOI-Forum, DMS EXPO 2009ECM und DMS für den Mittelstand: Welchen Nutzen hat schon ECM?
ECM-Lösungsbeiträge
Copyright OPTIMAL SYSTEMS GmbH VOI-Forum, DMS EXPO 2009ECM und DMS für den Mittelstand: Welchen Nutzen hat schon ECM?
ECM-Lösungsbeiträge
Welche Lösungen unterstützen mittelstandstaugliche ECM-Portfolios?
1. BPM, Vorgangsautomatisierung
2. Collaboration, Portal- und Groupware-Integration
3. DMS, Vertragsmanagement
4. Archivierung
5. CRM
6. Business Intelligence
Copyright OPTIMAL SYSTEMS GmbH VOI-Forum, DMS EXPO 2009ECM und DMS für den Mittelstand: Welchen Nutzen hat schon ECM?
ECM-Lösungsbeiträge
Wie sollte eine mittelstandstaugliche ECM-Plattform beschaffen sein?
Verwaltung aller Informationsarten - unternehmensweit uneingeschränkter Zugriff auf die gesamte Datenwelt des Unternehmens
Höchste Integrationsfähigkeit in bestehende SystemeVerschmelzung der vorhandenen Unternehmens-IT in einer Informationsplattform
Branchenunabhängig und frei konfigurierbar ohne Programmieraufwand
Individuelle Lösungen speziell für abteilungs- und funktionsübergreifende Anforderungen
Hochgradige Skalierbarkeit vom Einstiegssystem bis zur konzernweiten Lösung
Copyright OPTIMAL SYSTEMS GmbH VOI-Forum, DMS EXPO 2009ECM und DMS für den Mittelstand: Welchen Nutzen hat schon ECM?
ECM-Lösungsbeiträge
Welchen Nutzen hat ECM/DMS?
70%
20%
10%
20%
8%2%
Papier
DMS
Transport
Zugriff / Ablage
Bearbeitung
Quelle: Anderson Consulting
Copyright OPTIMAL SYSTEMS GmbH VOI-Forum, DMS EXPO 2009ECM und DMS für den Mittelstand: Welchen Nutzen hat schon ECM?
Kosten Papierablage
ECM-Lösungsbeiträge
37 Blatt/Std.45 Blatt/Std.70 Blatt/Std.
HefterOrdnerMappen
0,54 €/Blatt0,44 €/Blatt0,29 €/Blatt
Annahme: ca. 20 € Lohnkosten/Std.
150 Blatt/Std.
Digitale Archivierung
0,13 €/Blatt
Quelle: VOI / eigene Projekte
• Keine unterschiedlichen Kosten für CI und NCI Dokumente
• Ggf. doppelte Ablagekosten bei redundanter Ablage
Copyright OPTIMAL SYSTEMS GmbH VOI-Forum, DMS EXPO 2009ECM und DMS für den Mittelstand: Welchen Nutzen hat schon ECM?
ECM-Lösungsbeiträge
Kosten Papierablage Beispiel Ordner: 0,44 €/Blatt240 ArbeitstageEinsparung: 0,31 €/Blatt
500 1000 1500 2000
50.000 €
100.000 €
150.000 €
200.000 €
Belege/Tag0
Kosten pro J ahr
Papierablage
Digitales Archiv
Einsparung
500 1000 1500 2000
50.000 €
100.000 €
150.000 €
200.000 €
Belege/Tag0
Kosten pro J ahr
Papierablage
Digitales Archiv
Einsparung
Copyright OPTIMAL SYSTEMS GmbH VOI-Forum, DMS EXPO 2009ECM und DMS für den Mittelstand: Welchen Nutzen hat schon ECM?
Kosten Recherche Papierdokumente
ECM-Lösungsbeiträge
Quelle: VOI / eigene Projekte
30 Minuten5 Minuten1 Minute
AltarchivAbteilungSchreibtisch
15 €/Blatt2,50 €/Blatt0,50 €/Blatt
0,25 Minute
Digitale Archivierung
0,125 €/Blatt
Annahme: ca. 30 € Lohnkosten/Std.
Copyright OPTIMAL SYSTEMS GmbH VOI-Forum, DMS EXPO 2009ECM und DMS für den Mittelstand: Welchen Nutzen hat schon ECM?
Kosten Recherche
ECM-Lösungsbeiträge
100 200 300 400
50.000 €
100.000 €
150.000 €
200.000 €
Belege/Tag0
Kosten pro J ahr
Papierablage
Digitales Archiv
Einsparung
250.000 €
500
Ca. 4 Minuten pro Zugriff (Wegezeit + Suchzeit + Rücksortierzeit)240 ArbeitstageEinsparung: 1,88 €/Blatt
Copyright OPTIMAL SYSTEMS GmbH VOI-Forum, DMS EXPO 2009ECM und DMS für den Mittelstand: Welchen Nutzen hat schon ECM?
Szenario 1 „KMU“
ECM-Lösungsbeiträge
• Zuwachs von 1.500 Dokumenten pro Tag (50% CI, 50% NCI)• 100 Recherchen pro Tag• Investition 152.000 €• 2,5 % Wartung und Pflege/Monat
Kosteneinsparung pro Jahr:
117.520,00 €
Amortisation nachca. 1,3 Jahren
-152.000,00 €
-34.475,00 €
83.050,00 €
-100.000,00 €
0,00 €
100.000,00 €
1
2Jahr
Kosteneinsparung mit DMS
Breakeven: 1,3 Jahre
-152.000,00 €
-34.475,00 €
83.050,00 €
-100.000,00 €
0,00 €
100.000,00 €
1
2Jahr
Kosteneinsparung mit DMS
Breakeven: 1,3 Jahre
Copyright OPTIMAL SYSTEMS GmbH VOI-Forum, DMS EXPO 2009ECM und DMS für den Mittelstand: Welchen Nutzen hat schon ECM?
Szenario 2 Mittelstand
ECM-Lösungsbeiträge
4.619.120,00 €
3.328.813,00 €
-542.120,00 €
2.038.502,00 €
748.191,00 €
-1.000.000,00 €
0,00 €
1.000.000,00 €
2.000.000,00 €
3.000.000,00 €
4.000.000,00 €
5.000.000,00 €
Jahr 0 Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Jahr 4
Parameter:Zuwachs von 30.000 Dok. / Tag (50% CI, 50% NCI Dokumente)1000 Retrievals / Tag
Investition:542.120 €
Zeitpunkt der Amortisation:0,42 Jahre !
Cash-Flow des neuen Systems nach 4 Jahren:4.619.120 €
Copyright OPTIMAL SYSTEMS GmbH VOI-Forum, DMS EXPO 2009ECM und DMS für den Mittelstand: Welchen Nutzen hat schon ECM?
ECM-Lösungsbeiträge
Fazit
Mittelstandstaugliches ECM:
• Spart Zeit, Papier, Raum.
• Strukturiert unstrukturiertes.
• Reduziert Kosten.
• Wächst mit Ihren Ansprüchen.
• Schont Ihre Organisation.
Copyright OPTIMAL SYSTEMS GmbH VOI-Forum, DMS EXPO 2009ECM und DMS für den Mittelstand: Welchen Nutzen hat schon ECM?
OPTIMAL SYSTEMS GmbHOS|ECM 6
Copyright OPTIMAL SYSTEMS GmbH VOI-Forum, DMS EXPO 2009ECM und DMS für den Mittelstand: Welchen Nutzen hat schon ECM?
Konstanz
Hannover
München
Bielefeld
Hüfingen
Berlin
OPTIMAL SYSTEMS GMBH: SteckbriefDaten Fakten
Gründung 1991
Gesellschaften 1 + 6
Umsatz (2008, Gruppe) 20 Mio.
Mitarbeiter (Jan. 2009) 205
Partner 40
Kunden 700
Branchen unabhängig
Copyright OPTIMAL SYSTEMS GmbH VOI-Forum, DMS EXPO 2009ECM und DMS für den Mittelstand: Welchen Nutzen hat schon ECM?
Vielen Dank für Ihr Interesse!
Besuchen Sie uns am Stand derKOFAX Deutschland AG
Halle 07.1Stand C091 E090
Oder Sie erreichen uns unterwww.Optimal-Systems.de