Post on 05-Dec-2014
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EASY CONTRACTDie Lösung für das Digitale
Vertrags- und Fristenmanagement
Motivation
Verträge und vertragsergänzende
Dokumente
Grundlage wirtschaftlichen Handels
zwischen Unternehmungen
Verträge sind oft mit zeitlichen
(Ablauf, Verlängerung, Kündigung)
und/oder kaufmännischen
Rahmenparametern (Zahlungen
an den Vertragspartner,
Zahlungen des Vertragspartners)
verbunden
Ausgangssituation 1
Vertragserstellung und Freigabe
Manuell mit unterschiedlichsten Vorlagen
Kommunikation per Hauspost oder E-Mail
Verwaltung und Recherche
Vertrag liegt beim Verantwortlichen
in der Abteilung
Kopieren und Ausleihen von Akten
Vertragsmanagement und Controlling
Vertragslisten werden manuell gepflegt
Fristenverwaltung über persönliche Kalender (Outlook)
Ausgangssituation 2
Herausforderungen / Risiken
Zeitaufwändiges Auffinden von Verträgen
Ungleicher Informationsstand der Beteiligten
Mangelnde Aktualität
Verantwortlichkeiten oft unzureichend geklärt
Versäumnis von Fristen z.B. durch Urlaub
Nicht vereinheitlichte interne Prozesse
Lange Durchlaufzeiten
EASY CONTRACT
CONTRACT „LifeCycle“
EASY CONTRACT - Features
Webbasierter, ortsunabhängiger Zugriff
Moderne, intuitive Oberfläche
Mandantenfähig
Mehrsprachenfähig
Sichere Zugriffssteuerung
Bewährtes Berechtigungswesen
Hauptmerkmale CONTRACT
Verwaltung der Vertragspartner
Firmen mit denen Verträge bestehen
Ansprechpartner für Verträge
Ansicht der Ansprechpartner pro Firma
Ansicht der Verträge pro Firma
Ansicht der Verträge pro Ansprechpartner
Hauptmerkmale CONTRACT
Vertragsvorlagen
Standardisierte Vertragsvorlagen für unterschiedliche
Vertragsarten (z.B. Miet-, Kauf-, Dienstleistungsvertrag)
Vertragserstellung / Genehmigung
Dokumenten-Management für effizientes Teamwork
(Versionierung, Check in / Check out)
Organisationsweit vorgegebene Genehmigungs-Workflows
Überwachung des Erstellungsprozesses
Hauptmerkmale CONTRACT
Vertragsverwaltung
Zentrale Ablage auf einem DMS-Server
Vergabe von Zugriffsberechtigungen
Dezentraler Zugriff auf Vertragsinformationen
Hauptmerkmale CONTRACT
Fristenüberwachung
Eingabe mehrerer Fristen mit Vorfristen pro Vertrag
Automatische Überwachung der Fristen
Mehrstufige Eskalation (E-Mail, Weiterleiten, etc.)
Vertretungsregelung bei Abwesenheit
Liquiditätsplanung
Erstellen eines Zahlungsplans pro Vertrag mit verschiedenen Zahlungsreihen
Unterscheidung zwischen Budget und Planzahlen
Kalkulation der Einnahmen/Ausgaben pro Monat, Quartal oder Jahr
Aggregierte Auswertungen von Zahlungsplänen
EASY CONTRACT im Detail
(Live oder offline)
Anmeldung im Web-Browser
Benutzername und Kennwort
Elemente der Anwendung
Elemente der Anwendung
Funktionsbereich (links)
Globale Funktionen
Abmelden, Suche, Eingang, etc.
Schnellsuche inkl. Volltextsuche
Baumstruktur
Persönliche Ordner (Eingang, Zuletzt benutzt, Gelöscht,
Wiedervorlage)
Arbeitsbereich (rechts)
Anzeige von Mappen und Dokumenten
Listenansichten von Ordnerinhalten sowie Suchergebnisse
Einzelansicht und Bearbeitung von Mappen
EASY CONTRACT – Vertragsakte
Intuitive Bedienung
Alle Informationen schnell
im Zugriff
Eigene Register u.a. für
Vertrags-Dokumente
Vermerke
Zahlungspläne
Auswertungen
EASY CONTRACT – Vertragsdokumente
Einfacher Zugriff auf
Vertragsdokumente
Alle relevanten Informationen
auf einen Blick
Digitale Vertragsakte - Aufbau und Gliederung
Register
Feldregister
Dokument-Register
Verknüpfungen zu anderen Akten
Aktionen und Funktionen
Schaltflächen / Liste „Aktionen…“
Fristen-Management
Flexiblere Fristenserien und Empfänger
Doppelauswahlliste für Mehrfachauswahl
Empfänger
Serienintervall in Monaten wählbar
Definierte Filter für Fristenkalender
Ampelfunktion für (neue) Statusanzeige
EASY CONTRACT - Vertragspartner
EASY CONTRACT - Fristen-Management
Automatische Fristen-Generierung
Bei Vertragsverlängerung
Bei Kündigungsmöglichkeit
Vorlaufzeiten (default) einstellbar
Fristen-Management
Workflowgesteuerte Eskalation
Variable Eskalationszeit
Eskalation an Verantwortlichen, festen Benutzer oder Vorgesetzten
Delegationsmöglichkeiten nach Erreichen der Vorlage
Wie kommen Belege in die Lösung?
Manuelle Anlage (Button „Neues Dokument“)
Dokument hochladen
DropZone
Direkter Import aus MS Office, MS Outlook und/oder Filesystem
EASY CAPTURE / EASY CAPTURE PLUS
Importschnittstelle
Direktes Scannen
Optional: Automatische Erkennung
EASY CONTRACT
Reporting
Report Generator
Report
Report
EASY CONTRACT
Outlook-Integration
Outlook-Integration
Integration von CONTRACT in die Oberfläche von
Microsoft® Outlook®
Verbindung via SOAP-Schnittstelle
Neues Menü „CONTRACT“
Permanente Anmeldung
E-Mails aus Outlook® zu Verträgen hinzufügen
Zuordnung per Auswahldialog
Speichern der E-Mail als Vermerk am Vertrag
Export von CONTRACT-Fristen nach Outlook®
Import als Outlook®-Aufgabe des Benutzers (inkl. Status)
Outlook-Integration: Übersicht
E-Mail in CONTRACT archivieren
Auswahl des zugehörigen Vertrags
Fristen in Outlook bearbeiten
Fristen in Outlook bearbeiten
EASY CONTRACT
Administration
Administration: Web-Client
Umfassender allgemeiner Administrationsbereich
Hinzufügen neuer Felder und Register
Skalierbare Berechtigungen von „einfach“ bis „komplex“
Anlage des Mandantenbaums (Aktenplan) inkl. Rechten
Weitgehender Verzicht auf komplexe Werkzeuge für IT-Administratoren
Administration: Web-Client
Hinzufügen von Feldern/Registern
EASY CONTRACT
Weitere Informationen
Neue Features
Benutzeraustausch
Löschfunktion mit vorheriger Übertragung von Verantwortlichkeiten
Neue Features
Nachträglicher Wechsel der Vertragsart
Dialoggesteuert
4-Augen-Prinzip
Rechte wahlweise nach neuer oder alter Vertragsart
Prüfung der angepassten Feldregister zum Schutz vor Datenverlust
Neue Features
Löschprozess mit Papierkorb
2-stufiger Löschprozess mit Reaktivierung
Überwachung referenzierter Mappen
Microsoft OpenXML-Standard für Dokumentvorlagen
Vertragsnummern pro Vertragsart
Neue Features in V2.2
Weitere neue Features
optionale Unterstützung von 4 Sprachen
Fristenmanagement pro Vertragsart konfigurierbar
weitere Aktionen bzw. Einstiegspunkte für Callback-Skripte
Modul CHRONIK
Modul FACTORY
Neue Features in V2.2: CHRONIK
Revisionssichere Archivierung verschiedener Vertragsstände
inklusive der zugehörigen Aktenvermerke, Notizen oder E-Mails
Einfrieren von Dokumenten und Vertragsständen
Per Knopfdruck
Durch Aktionen in Workflows
Durch wichtige Statusänderungen
Visualisierung der kompletten Vertragshistorie in chronologischer Reihenfolge
Durch KPMG nach IDW PS 880 zertifiziert
Erfüllt die Vorgaben des Handels- und Steuerrechts
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)
Grundsätze zum Datenzugriff
Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
Bundesdatenschutzgesetz.
Neue Features in V2.2: FACTORY
Universelles Server-Modul für den automatischen Import von
E-Mails
Datenbankinhalten
Dateien aus dem Filesystem
Überführung und Zuordnung von Daten anderer Anwendungen
ERP/CRM-Systemen
Geräte (z.B. Abteilungsscanner)
Unterstützt auffüllende oder anhängende Importe
Intervalle und Startzeiten können flexibel gesteuert werden
Einfache Vernetzung von CONTRACT mit den strategisch wichtigen
Datenquellen eines Unternehmens
Neue Features
Mappendeckel mit Barcode
Direktes Scannen von Dokumenten und Schriftverkehr in
Vertragsmappen
EASY CONTRACT
Zusammenfassung
EASY CONTRACT - Zusammenfassung
EASY CONTRACT ist die optimale Lösung für das
unternehmensweite Vertragsmanagement
Features
Vertragsverwaltung / Vertragsüberwachung
Verwaltung der Vertragspartner
Vertragserstellung / Vertragsgenehmigung
Vertragsvorlagen
Vertragserfassung
Fristenüberwachung
Liquiditätsplanung / Vertragscontrolling
Geeignet für alle Arten von Verträgen
EASY CONTRACT – Die Highlights
Webbasierte, flexible Lösung
Einfache, intuitive Bedienung
Leistungsfähiges Vertrags- und Fristenmanagement
Unterstützt den Anwender über den gesamten
Lebenszyklus von Verträgen
Erstellung
Prüfung, Freigabe
Verlängerung, Kündigung
Integrierte Verwaltung der Vertragspartner
Kann mit ERP-Systemen synchronisiert werden
Transparente Liquiditätsplanung, Vertragscontrolling
Auswertungen
Geeignet für alle Arten von Verträgen
Vertragsmanagement - Auswahlkriterien
1. Universelle Verwendbarkeit für alle Arten von Verträgen
2. Einfache Erfassung aller vertragsrelevanten Dokumente und
Informationen, idealerweise ohne Programmierung.
3. Zentrales Repository zur Abbildung aller beteiligten Parteien
sowie von Vertragshierarchien
4. Unterstützung von Mehrsprachigkeit und
Fremdwährungen, Nachvollziehbarkeit,
Zugriffsrechte
5. Abbildung von Kernprozessen wie
Vertragserstellung, Vertragsarchivierung und
Vertragsverwaltung anhand von Best Practices
6. Hohe Benutzerfreundlichkeit und Ergonomie
7. Überprüfbare Referenzen
Frei nach Computerwoche vom 24.06.2011 oder CIO vom 29.03.2011
http://www.cio.de/knowledgecenter/ecm/2268628/index2.html
EASY CONTRACT
Wir freuen uns auf Ihre Fragen!