Post on 21-Feb-2022
Für die breite Öffentlichkeit bestimmt
Die neue Einfachheit der Procure-to-Pay-Lösung bei Swiss Re
Für die breite Öffentlichkeit bestimmt
Für die breite Öffentlichkeit bestimmt
Kai Petersen | IT Project Lead 2
Swiss Re zusammengefasst
Kunden-Orientierung
Differenzierung: Knowledge Business
Finanz Sektor Marktführer für (Rück-)Versicherung
Offen für Technologie-Entwicklungen
Profitabel
Hoch-Technologisch
Klein - 12,000 Mitarbeiter
Global - 60 Vertretungen
Enge Beziehungen zu NGOs & Regierungen
152 Jahre altSwiss Re makes the world more resilient
3
Für die breite Öffentlichkeit bestimmt
Kai Petersen | IT Project Lead
Globaler Einkauf nach Regionen bei Swiss Re
Global Sourcing Organisation
Business Partners locations
Americas27%
Zurich47%
EMEA20%
APAC6%
Für die breite Öffentlichkeit bestimmt
Kai Petersen | IT Project Lead
Implementierung von Systemen
2008 20142009 2010 2011 2012 2013
Oracle iPro
SAP eProc
Procurement and Financial Execution
Inventory ManagementSAP MM
Catalogue Management
External Workforce Management
Contract Management
Hubwoo
ERT
Coupa
ERT Nextgen
Vendor Management
Reporting
SoCM
Vendor Master
Global Spend
Sourcing KPIGlobal PO
Basware
eProc Upgrade
eProc PO
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Kai Petersen | IT Project Lead
Ziele
Unser Ziel ist es, einen globalen Einkaufsprozess zu entwickeln, so dass wir beschaffen können, was wir brauchen und wann wir es brauchen. Dadurch ermöglichen wir dem Business, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Wir werden die drei existierenden Systeme ersetzen mit einem einfachen, intelligenten und skalierbaren Tool, um den Procure-to-Pay-Prozesse ganzheitlich zu unterstützen.
Wir werden in EINE globale Einkaufsplattform herstellen, um effiziente Prozesse und Regelwerke zu unterstützen. Dabei fokussieren wir uns auf:
• Automatisierung• Standardisierung• Zusammenarbeit
• Benutzerfreundlichkeit• Erhöhte Transparenz
MySpend – Einfacher Zugang zu externen Lieferanten und Dienstleistungen
Für die breite Öffentlichkeit bestimmt
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63 Hersteller wurden anhand von Forrester/Gartner sowie eigenen Nachforschungen und «Knock-Out-Kriterien» analysiert
11 Hersteller sind verblieben und wurden anhand der Forrester/Gartner Evaluierung eingeordnet
11 Hersteller haben ihre Preisvorstellungen geschickt und den funktionalen und technischen Fragebogen ausgefüllt (RFI)
11 Hersteller wurden eingeladen, ihr Tool vorzustellen
RfIs und Präsentationen wurden bewertet und die 11 Hersteller wurden bewertet und eingeordnet
5 Hersteller wurden nach Kunden-Referenzen befragt
5 Hersteller wurden eingeladen, ihre Lösung dem Swiss Re Auswahlkomitee vorzuführen
2 Hersteller wurden am besten bewertet – zusätzliche Prüfungen (kommerziell und
technisch)
Coupa wurde als Hersteller ausgewählt
Q1 2013
Q1 2013
Q22013
Q22013
June2013
Oct2013
Nov2013
Nov2013
Dec2013
Der Auswahl Prozess
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Kai Petersen | IT Project Lead
Ausführung
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Pilot
Integration
Pilot in Bratislava mit einer kleineren Menge von Bestellungen und Rechnungen
Konfiguration und Integrationskonzept entwickelt für den globalen Rollout
Touch Point für transaktionale Daten: «Ready-to-Pay Invoice»
Integration mit Hilfe von− Informatica PowerCentre als Middleware− Restful API und Secure File Transfer
Keine Integration von (Bestell-)Anforderungen und Bestellungen Rechnungs-Validierung mit dem ERP System Integration einer OCR Lösung (Readsoft)
Rollout
Live in Bratislava, Zürich, Hong Kong, Australien, US , GB, Luxembourg & Dänemark
Integration mit drei unterschiedlichen ERP Systemen: SAP, Oracle und “BIS” (von SR entwickeltes Finanzsystem)
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Kai Petersen | IT Project Lead
Die grösste Herausforderung ist die Veränderung, nicht die Technologie
Schlussfolgerungen und Erfahrungen
1
Kleines aber feines IT-Team: 5 interne Mitarbeiter; 1,5 externe CoupaBerater während der Pilot-Phase
2 Entscheidend ist ein nicht zu komplexes System zu haben, das einfach zu konfigurieren und zu integrieren ist
3 Keep it simple
4 Integration zu jedem ERP fügt Komplexität hinzu, ist aber keine Hürde
5
Der Business Case wurde basierend auf der Vereinfachung der IT Landschaft kalkuliert aber jetzt profitieren auch die Geschäftsprozesse
6
7 Gute Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen für Finanzen, Einkauf ist ein absolutes Muss
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Kai Petersen | IT Project Lead
Back-up Slides
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Sw
iss
Re
Saa
S
Webserver
Informatica PowerCenter
• Vendor • Hr Data• Cost Center• Accounts• User Data
Master Data
Coupa Procurement Solution
Master Data
SFTPREST REST
SQL
Ready-to-Pay-Invoice
BIS
COBOL
SOAP
Ready-to-Pay-Invoice
MDM
BOOKING
ERP Integration
Oracle
SQL
BOOKING
SAP
BAPI
BOOKING
Requisition PO
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Kai Petersen | IT Project Lead
Sw
iss
Re
Saa
S
Informatica PowerCenter
EAI
SFTP
UC4 Scheduler
Documentum
Mail Box
Readsoft Cloud
SOAP
Master Data
Master Data
Scanning
MDM
• Vendor • Legal Entities
PDF XML InvoiceOCR +
Text Mining
XML Invoice
XML Invoice
Coupa Procure
XML Invoice +Link to PDF
XML Invoice +Link to PDF
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4
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5
5
OCR Integration
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Kai Petersen | IT Project Lead
Pre-verfifywith ERP
New Invoice
Send Invoice for verification
booking to ERP. If error decline with comments
CC appr(if
tolera. breaks)
OK
Not Ok Decline
Accept AP Quality Check
Booking to ERP
Accept
Decline
OK
Send Invoice for booking to ERP. If error decline with comments
Approved and
Exported=yes
Not Ok
Invoice Validation as Approval Workflow
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Kai Petersen | IT Project Lead
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Kai Petersen | IT Project Lead
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