Post on 06-Dec-2020
1 | H a l a m a n
Deskripsi Sistem Otomasi PengolahanPerpustakaan Universitas Gadjah Mada
Disusun oleh: Arif Surachman, SIP., MBA.(Kepala Bidang Basis Data dan Jaringan)
PENGANTAR
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada sejak tahun 2013 menggunakan sistem
informasi perpustakaan terintegrasi sebagai basis untuk pengolahan dan pelayanan. Sistem
informasi perpustakaan ini disebut sebagai SIPUS Integrasi. SIPUS Integrasi memungkinkan
perpustakaan yang ada di lingkungan Universitas Gadjah Mada melakukan pengolahan dan
pengelolaan koleksi perpustakaan melalui satu aplikasi terintegrasi. Semua data bibliografis
yang diolah akan ditampilkan dalam satu portal OPAC (Online Public Access Catalog)
Terintegrasi yang beralamat di http://opac.lib.ugm.ac.id.
Selain SIPUS Integrasi, perpustakaan UGM juga mengembangkan aplikasi untuk
pengelolaan koleksi digital atau elektronik yakni ETD (Electronic Theses Dissertation),
Institutional Repository, dan Portal Koleksi Langka. ETD adalah aplikasi untuk mengelola
karya tulis mahasiswa berupa tugas akhir, skripsi, tesis dan disertasi. Sedangkan Institutional
Repository yang beralamat di http://repository.ugm.ac.id merupakan satu portal untuk
pengelolaan koleksi repositori UGM di luar ETD dan menggunakan aplikasi E-Prints.
Kemudian untuk Portal Koleksi langka (http://langka.lib.ugm.ac.id) merupakan portal yang
digunakan untuk mengelola hasil alih media koleksi langka yang berasal dari layanan koleksi
langka dan yayasan Hatta.
Perpustakaan UGM melakukan pemisahan sistem pengolahan koleksi cetak dan
digital. Hal ini untuk mempermudah proses pengembangan sistem otomasi masing-masing
koleksi yang ada. Selain itu untuk keperluan klasifikasi koleksi, perpustakaan UGM
melanggan e-DDC atau electronic Dewey Decimal Classification sebagai standar sistem
pengklasifikasian yang digunakan di UGM.
2 | H a l a m a n
SISTEM OTOMASI PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA CETAK
Pada SIPUS integrasi salah satu modul yang digunakan untuk otomasi pengolahan
bahan pustaka cetak adalah modul data referensi dan modul koleksi.
a. Modul Data Referensi
Gambar 1. Tampilan depan SIPUS Integrasi
Gambar 2. Tampilan Sub Menu Data Referensi
Modul Data Referensi merupakan satu modul yang dipergunakan untuk mengatur
berbagai kebutuhan data yang dijadikan referensi atau digunakan dalam pengolahan koleksi.
Beberapa sub modul yang ada dalam data referensi yakni:
Asal Koleksi: untuk mengatur asal koleksi seperti pembelian, hibah, tukar menukar,
penggantian, dan lain-lain
Jenis Buku: untuk mengatur jenis buku misal referensi, teks, prosiding, dll
Golongan: untuk mengatur klasifikasi koleksi berdasarkan persepuluhan dewey
2 | H a l a m a n
SISTEM OTOMASI PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA CETAK
Pada SIPUS integrasi salah satu modul yang digunakan untuk otomasi pengolahan
bahan pustaka cetak adalah modul data referensi dan modul koleksi.
a. Modul Data Referensi
Gambar 1. Tampilan depan SIPUS Integrasi
Gambar 2. Tampilan Sub Menu Data Referensi
Modul Data Referensi merupakan satu modul yang dipergunakan untuk mengatur
berbagai kebutuhan data yang dijadikan referensi atau digunakan dalam pengolahan koleksi.
Beberapa sub modul yang ada dalam data referensi yakni:
Asal Koleksi: untuk mengatur asal koleksi seperti pembelian, hibah, tukar menukar,
penggantian, dan lain-lain
Jenis Buku: untuk mengatur jenis buku misal referensi, teks, prosiding, dll
Golongan: untuk mengatur klasifikasi koleksi berdasarkan persepuluhan dewey
2 | H a l a m a n
SISTEM OTOMASI PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA CETAK
Pada SIPUS integrasi salah satu modul yang digunakan untuk otomasi pengolahan
bahan pustaka cetak adalah modul data referensi dan modul koleksi.
a. Modul Data Referensi
Gambar 1. Tampilan depan SIPUS Integrasi
Gambar 2. Tampilan Sub Menu Data Referensi
Modul Data Referensi merupakan satu modul yang dipergunakan untuk mengatur
berbagai kebutuhan data yang dijadikan referensi atau digunakan dalam pengolahan koleksi.
Beberapa sub modul yang ada dalam data referensi yakni:
Asal Koleksi: untuk mengatur asal koleksi seperti pembelian, hibah, tukar menukar,
penggantian, dan lain-lain
Jenis Buku: untuk mengatur jenis buku misal referensi, teks, prosiding, dll
Golongan: untuk mengatur klasifikasi koleksi berdasarkan persepuluhan dewey
3 | H a l a m a n
Subyek: untuk mengatur dan menampung berbagai subyek yang digunakan untuk
keperluan penelusuran.
Tipe: untuk mengatur tipe peminjaman buku, bisa dipinjamkan atau tidak.
Status Buku: untuk mengatur jenis-jenis status buku misal dipinjam, tersedia, hilang,
diperbaiki, fotokopi, dihibahkan, weeding, diolah, dll
Pengarang: untuk menampung indeks pengarang atau penulis.
Penyedia: untuk mengatur nama-nama penerbit
Bahasa: untuk mengatur bahasa koleksi
Kondisi: untuk mengatur kondisi buku seperti rusak, baik, kurang lengkap
Frekuensi: untuk mengatur masa terbit koleksi misal harian, mingguan, bulanan, dll.
Biasanya digunakan untuk koleksi terbitan berkala.
Jenis Terbitan Berkala: untuk mengatur jenis-jenis terbitan berkala seperti jurnal,
majalah, buletin, tabloid, terbitan pemerintah, dll.
Rumpun: untuk mengatur rumpun koleksi yang ada apakah masuk rumpun sosio
humaniora, agro, kesehatan kedokteran, sains teknik, dll.
Jenis Penelitian: untuk mengatur jenis-jenis koleksi penelitian seperti skripsi, tesis,
disertasi, laporan kerja, pidato pengukuhan, dan sejenisnya khususnya untuk koleksi
cetak.
b. Modul Koleksi
Modul koleksi adalah modul utama yang digunakan dalam sistem otomasi pengolahan
bahan pustaka di Perpustakaan UGM. Modul Koleksi dalam SIPUS Integrasi terbagi ke
dalam sub modul Buku, Terbitan Berkala, Penelitian, Pengadaan Buku, dan Cetak Kartu.
Gambar 3. Tampilan Modul Koleksi
3 | H a l a m a n
Subyek: untuk mengatur dan menampung berbagai subyek yang digunakan untuk
keperluan penelusuran.
Tipe: untuk mengatur tipe peminjaman buku, bisa dipinjamkan atau tidak.
Status Buku: untuk mengatur jenis-jenis status buku misal dipinjam, tersedia, hilang,
diperbaiki, fotokopi, dihibahkan, weeding, diolah, dll
Pengarang: untuk menampung indeks pengarang atau penulis.
Penyedia: untuk mengatur nama-nama penerbit
Bahasa: untuk mengatur bahasa koleksi
Kondisi: untuk mengatur kondisi buku seperti rusak, baik, kurang lengkap
Frekuensi: untuk mengatur masa terbit koleksi misal harian, mingguan, bulanan, dll.
Biasanya digunakan untuk koleksi terbitan berkala.
Jenis Terbitan Berkala: untuk mengatur jenis-jenis terbitan berkala seperti jurnal,
majalah, buletin, tabloid, terbitan pemerintah, dll.
Rumpun: untuk mengatur rumpun koleksi yang ada apakah masuk rumpun sosio
humaniora, agro, kesehatan kedokteran, sains teknik, dll.
Jenis Penelitian: untuk mengatur jenis-jenis koleksi penelitian seperti skripsi, tesis,
disertasi, laporan kerja, pidato pengukuhan, dan sejenisnya khususnya untuk koleksi
cetak.
b. Modul Koleksi
Modul koleksi adalah modul utama yang digunakan dalam sistem otomasi pengolahan
bahan pustaka di Perpustakaan UGM. Modul Koleksi dalam SIPUS Integrasi terbagi ke
dalam sub modul Buku, Terbitan Berkala, Penelitian, Pengadaan Buku, dan Cetak Kartu.
Gambar 3. Tampilan Modul Koleksi
3 | H a l a m a n
Subyek: untuk mengatur dan menampung berbagai subyek yang digunakan untuk
keperluan penelusuran.
Tipe: untuk mengatur tipe peminjaman buku, bisa dipinjamkan atau tidak.
Status Buku: untuk mengatur jenis-jenis status buku misal dipinjam, tersedia, hilang,
diperbaiki, fotokopi, dihibahkan, weeding, diolah, dll
Pengarang: untuk menampung indeks pengarang atau penulis.
Penyedia: untuk mengatur nama-nama penerbit
Bahasa: untuk mengatur bahasa koleksi
Kondisi: untuk mengatur kondisi buku seperti rusak, baik, kurang lengkap
Frekuensi: untuk mengatur masa terbit koleksi misal harian, mingguan, bulanan, dll.
Biasanya digunakan untuk koleksi terbitan berkala.
Jenis Terbitan Berkala: untuk mengatur jenis-jenis terbitan berkala seperti jurnal,
majalah, buletin, tabloid, terbitan pemerintah, dll.
Rumpun: untuk mengatur rumpun koleksi yang ada apakah masuk rumpun sosio
humaniora, agro, kesehatan kedokteran, sains teknik, dll.
Jenis Penelitian: untuk mengatur jenis-jenis koleksi penelitian seperti skripsi, tesis,
disertasi, laporan kerja, pidato pengukuhan, dan sejenisnya khususnya untuk koleksi
cetak.
b. Modul Koleksi
Modul koleksi adalah modul utama yang digunakan dalam sistem otomasi pengolahan
bahan pustaka di Perpustakaan UGM. Modul Koleksi dalam SIPUS Integrasi terbagi ke
dalam sub modul Buku, Terbitan Berkala, Penelitian, Pengadaan Buku, dan Cetak Kartu.
Gambar 3. Tampilan Modul Koleksi
4 | H a l a m a n
1. Sub Modul Buku
Modul ini digunakan untuk melakukan entri data bibliografis koleksi bahan pustaka
berupa buku dan juga penambahan eksemplar koleksi. Pada bagian ini petugas atau
pustakawan dapat melakukan pencarian koleksi bahan pustaka yang sudah diolah, melakukan
penambahan koleksi dan entri data bibliografis, editing data, menghapus data dan menambah
eksemplar buku.
Gambar 4. Tampilan Sub Modul Koleksi Buku
Untuk melakukan penambahan entri koleksi dapat dilakukan melalui tombol Tambah
Buku sehingga akan tampil halaman seperti pada gambar 5 di bawah ini
Gambar 5. Menu Entri Tambah Koleksi Buku – Entri Bibliografis.
4 | H a l a m a n
1. Sub Modul Buku
Modul ini digunakan untuk melakukan entri data bibliografis koleksi bahan pustaka
berupa buku dan juga penambahan eksemplar koleksi. Pada bagian ini petugas atau
pustakawan dapat melakukan pencarian koleksi bahan pustaka yang sudah diolah, melakukan
penambahan koleksi dan entri data bibliografis, editing data, menghapus data dan menambah
eksemplar buku.
Gambar 4. Tampilan Sub Modul Koleksi Buku
Untuk melakukan penambahan entri koleksi dapat dilakukan melalui tombol Tambah
Buku sehingga akan tampil halaman seperti pada gambar 5 di bawah ini
Gambar 5. Menu Entri Tambah Koleksi Buku – Entri Bibliografis.
4 | H a l a m a n
1. Sub Modul Buku
Modul ini digunakan untuk melakukan entri data bibliografis koleksi bahan pustaka
berupa buku dan juga penambahan eksemplar koleksi. Pada bagian ini petugas atau
pustakawan dapat melakukan pencarian koleksi bahan pustaka yang sudah diolah, melakukan
penambahan koleksi dan entri data bibliografis, editing data, menghapus data dan menambah
eksemplar buku.
Gambar 4. Tampilan Sub Modul Koleksi Buku
Untuk melakukan penambahan entri koleksi dapat dilakukan melalui tombol Tambah
Buku sehingga akan tampil halaman seperti pada gambar 5 di bawah ini
Gambar 5. Menu Entri Tambah Koleksi Buku – Entri Bibliografis.
5 | H a l a m a n
Sedangkan untuk penambahan eksemplar koleksi dapat dilakukan dengan menekan
tombol atau icon tambah eksemplar seperti gambar 6 dan 7 di bawah ini.
Gambar 6. Tampilan menu tambah eksemplar
Gambar 7. Tampilan entri data tambah eksemplar
Adapun editing data dapat dilakukan secara mudah dengan menekan icon editing data.
Fitur pencarian dapat digunakan untuk melakukan pencarian data bibliografis koleksi yang
akan diedit atau diperbaiki datanya.
2. Sub Modul Terbitan Berkala
Sub Modul Terbitan Berkala digunakan untuk melakukan pengolahan dan entri data
bibliografis koleksi terbitan berkala yang terdiri dari entri nama publikasi terbitan berkala,
entri eksemplar atau volume, dan entri artikel.
5 | H a l a m a n
Sedangkan untuk penambahan eksemplar koleksi dapat dilakukan dengan menekan
tombol atau icon tambah eksemplar seperti gambar 6 dan 7 di bawah ini.
Gambar 6. Tampilan menu tambah eksemplar
Gambar 7. Tampilan entri data tambah eksemplar
Adapun editing data dapat dilakukan secara mudah dengan menekan icon editing data.
Fitur pencarian dapat digunakan untuk melakukan pencarian data bibliografis koleksi yang
akan diedit atau diperbaiki datanya.
2. Sub Modul Terbitan Berkala
Sub Modul Terbitan Berkala digunakan untuk melakukan pengolahan dan entri data
bibliografis koleksi terbitan berkala yang terdiri dari entri nama publikasi terbitan berkala,
entri eksemplar atau volume, dan entri artikel.
5 | H a l a m a n
Sedangkan untuk penambahan eksemplar koleksi dapat dilakukan dengan menekan
tombol atau icon tambah eksemplar seperti gambar 6 dan 7 di bawah ini.
Gambar 6. Tampilan menu tambah eksemplar
Gambar 7. Tampilan entri data tambah eksemplar
Adapun editing data dapat dilakukan secara mudah dengan menekan icon editing data.
Fitur pencarian dapat digunakan untuk melakukan pencarian data bibliografis koleksi yang
akan diedit atau diperbaiki datanya.
2. Sub Modul Terbitan Berkala
Sub Modul Terbitan Berkala digunakan untuk melakukan pengolahan dan entri data
bibliografis koleksi terbitan berkala yang terdiri dari entri nama publikasi terbitan berkala,
entri eksemplar atau volume, dan entri artikel.
6 | H a l a m a n
Gambar 8. Tampilan halaman utama pengolahan terbitan berkala
Untuk menambah judul publikasi terbitan berkala, maka petugas atau pustakawan
hanya perlu mengaktifkan tombol tambah sehingga akan tampil form entri judul seperti
gambar 9 di bawah ini.
Gambar 9. Tampilan penambahan judul publikasi Terbitan Berkala
Untuk melakukan penambahan volume atau nomor terbitan berkala, maka petugas
hanya perlu menekan icon tambah volume pada bagian judul publikasi yang sesuai. Gambar
10 di bawah ini memperlihatkan form untuk melakukan penambahan volume pada salah satu
judul publikasi Terbitan berkala.
6 | H a l a m a n
Gambar 8. Tampilan halaman utama pengolahan terbitan berkala
Untuk menambah judul publikasi terbitan berkala, maka petugas atau pustakawan
hanya perlu mengaktifkan tombol tambah sehingga akan tampil form entri judul seperti
gambar 9 di bawah ini.
Gambar 9. Tampilan penambahan judul publikasi Terbitan Berkala
Untuk melakukan penambahan volume atau nomor terbitan berkala, maka petugas
hanya perlu menekan icon tambah volume pada bagian judul publikasi yang sesuai. Gambar
10 di bawah ini memperlihatkan form untuk melakukan penambahan volume pada salah satu
judul publikasi Terbitan berkala.
6 | H a l a m a n
Gambar 8. Tampilan halaman utama pengolahan terbitan berkala
Untuk menambah judul publikasi terbitan berkala, maka petugas atau pustakawan
hanya perlu mengaktifkan tombol tambah sehingga akan tampil form entri judul seperti
gambar 9 di bawah ini.
Gambar 9. Tampilan penambahan judul publikasi Terbitan Berkala
Untuk melakukan penambahan volume atau nomor terbitan berkala, maka petugas
hanya perlu menekan icon tambah volume pada bagian judul publikasi yang sesuai. Gambar
10 di bawah ini memperlihatkan form untuk melakukan penambahan volume pada salah satu
judul publikasi Terbitan berkala.
7 | H a l a m a n
Gambar 10. Tampilan form penambahan volume atau nomor publikasi terbitan berkala.
Untuk melakukan penambahan artikel atau indeks artikel, maka petugas atau
pustakawan dapat melakukan input melalui icon indeks, sehingga akan tampil form entri data
seperti pada gambar 11 di bawah ini.
Gambar 11. Tampilan entri data Indeks Artikel Publikasi Terbitan Berkala
Secara umum sub modul terbitan berkala dirancang untuk dapat melakukan berbagai
entri data bibliografis terkait dengan berbagai jenis terbitan berkala yang ada di Universitas
Gadjah Mada.
7 | H a l a m a n
Gambar 10. Tampilan form penambahan volume atau nomor publikasi terbitan berkala.
Untuk melakukan penambahan artikel atau indeks artikel, maka petugas atau
pustakawan dapat melakukan input melalui icon indeks, sehingga akan tampil form entri data
seperti pada gambar 11 di bawah ini.
Gambar 11. Tampilan entri data Indeks Artikel Publikasi Terbitan Berkala
Secara umum sub modul terbitan berkala dirancang untuk dapat melakukan berbagai
entri data bibliografis terkait dengan berbagai jenis terbitan berkala yang ada di Universitas
Gadjah Mada.
7 | H a l a m a n
Gambar 10. Tampilan form penambahan volume atau nomor publikasi terbitan berkala.
Untuk melakukan penambahan artikel atau indeks artikel, maka petugas atau
pustakawan dapat melakukan input melalui icon indeks, sehingga akan tampil form entri data
seperti pada gambar 11 di bawah ini.
Gambar 11. Tampilan entri data Indeks Artikel Publikasi Terbitan Berkala
Secara umum sub modul terbitan berkala dirancang untuk dapat melakukan berbagai
entri data bibliografis terkait dengan berbagai jenis terbitan berkala yang ada di Universitas
Gadjah Mada.
8 | H a l a m a n
3. Sub Modul Penelitian
Pada beberapa perpustakaan fakultas dan atau sekolah, masih ditemukan ada yang
melakukan pengelolaan bahan pustaka cetak berupa karya penelitian. Untuk itu, SIPUS
integrasi tetap menyediakan satu sub modul yang memungkinkan pustakawan melakukan
entri atau pengolahan data koleksi karya penelitian. Seperti halnya koleksi buku, pada koleksi
penelitian juga memungkinkan pustakawan melakukan entri data judul koleksi dan
eksemplar. Gambar 12, 13 dan 14 memperlihatkan tampilan form untuk entri judul dan
eksemplar.
Gambar 12. Tampilan utama sub modul penelitian
Gambar 13. Tampilan entri data bibliografis koleksi penelitian
8 | H a l a m a n
3. Sub Modul Penelitian
Pada beberapa perpustakaan fakultas dan atau sekolah, masih ditemukan ada yang
melakukan pengelolaan bahan pustaka cetak berupa karya penelitian. Untuk itu, SIPUS
integrasi tetap menyediakan satu sub modul yang memungkinkan pustakawan melakukan
entri atau pengolahan data koleksi karya penelitian. Seperti halnya koleksi buku, pada koleksi
penelitian juga memungkinkan pustakawan melakukan entri data judul koleksi dan
eksemplar. Gambar 12, 13 dan 14 memperlihatkan tampilan form untuk entri judul dan
eksemplar.
Gambar 12. Tampilan utama sub modul penelitian
Gambar 13. Tampilan entri data bibliografis koleksi penelitian
8 | H a l a m a n
3. Sub Modul Penelitian
Pada beberapa perpustakaan fakultas dan atau sekolah, masih ditemukan ada yang
melakukan pengelolaan bahan pustaka cetak berupa karya penelitian. Untuk itu, SIPUS
integrasi tetap menyediakan satu sub modul yang memungkinkan pustakawan melakukan
entri atau pengolahan data koleksi karya penelitian. Seperti halnya koleksi buku, pada koleksi
penelitian juga memungkinkan pustakawan melakukan entri data judul koleksi dan
eksemplar. Gambar 12, 13 dan 14 memperlihatkan tampilan form untuk entri judul dan
eksemplar.
Gambar 12. Tampilan utama sub modul penelitian
Gambar 13. Tampilan entri data bibliografis koleksi penelitian
9 | H a l a m a n
Gambar 14. Tampilan penambahan eksemplar karya penelitian
4. Sub Modul Pengadaan Buku
Sub Modul pengadaan buku merupakan tambahan fasilitas di SIPUS integrasi. Namun
saat ini belum diaktifkan. Berikut ini adalah gambar tampikan sub menu pengadaan buku.
Gambar 15. Tampilan sub modul pengadaan buku
5. Sub Modul Cetak Kartu
Sub Modul ini digunakan untuk melakukan pencetakan berbagai macam kartu seperti
cetak kantong kartu, cetak label, cetak kartu dan cetak barcode. Pemanfaatan masing-masing
fasilitas ini diserahkan kepada masing-masing perpustakaan.
9 | H a l a m a n
Gambar 14. Tampilan penambahan eksemplar karya penelitian
4. Sub Modul Pengadaan Buku
Sub Modul pengadaan buku merupakan tambahan fasilitas di SIPUS integrasi. Namun
saat ini belum diaktifkan. Berikut ini adalah gambar tampikan sub menu pengadaan buku.
Gambar 15. Tampilan sub modul pengadaan buku
5. Sub Modul Cetak Kartu
Sub Modul ini digunakan untuk melakukan pencetakan berbagai macam kartu seperti
cetak kantong kartu, cetak label, cetak kartu dan cetak barcode. Pemanfaatan masing-masing
fasilitas ini diserahkan kepada masing-masing perpustakaan.
9 | H a l a m a n
Gambar 14. Tampilan penambahan eksemplar karya penelitian
4. Sub Modul Pengadaan Buku
Sub Modul pengadaan buku merupakan tambahan fasilitas di SIPUS integrasi. Namun
saat ini belum diaktifkan. Berikut ini adalah gambar tampikan sub menu pengadaan buku.
Gambar 15. Tampilan sub modul pengadaan buku
5. Sub Modul Cetak Kartu
Sub Modul ini digunakan untuk melakukan pencetakan berbagai macam kartu seperti
cetak kantong kartu, cetak label, cetak kartu dan cetak barcode. Pemanfaatan masing-masing
fasilitas ini diserahkan kepada masing-masing perpustakaan.
10 | H a l a m a n
Gambar 16. Tampilan sub Modul Cetak Kartu
SISTEM PENGOLAHAN KOLEKSI DIGITAL/ELEKTRONIK
Secara garis besar pengolahan koleksi digital/elektronik di Perpustakaan Universitas
Gadjah Mada terdiri dari beberapa sistem otomasi:
a. Sistem Pengelolaan ETD (Electronic Theses Dissertation)
Sistem otomasi untuk pengelolaan ETD dimulai dari satu sistem otomasi yang diberi
nama unggah mandiri. Mahasiswa atau sivitas akademika dapat melakukan sendiri unggah
karya akhir mahasiswa secara online melalui portal unggah ETD yakni
http://unggah.etd.ugm.ac.id (lihat pada modul pedoman unggah mandiri). Selanjutnya
pustakawan akan melakukan verifikasi dan pengelolaan koleksi melalui sistem back office
ETD.
Gambar 17. Tampilan Dashboard Back Office ETD
10 | H a l a m a n
Gambar 16. Tampilan sub Modul Cetak Kartu
SISTEM PENGOLAHAN KOLEKSI DIGITAL/ELEKTRONIK
Secara garis besar pengolahan koleksi digital/elektronik di Perpustakaan Universitas
Gadjah Mada terdiri dari beberapa sistem otomasi:
a. Sistem Pengelolaan ETD (Electronic Theses Dissertation)
Sistem otomasi untuk pengelolaan ETD dimulai dari satu sistem otomasi yang diberi
nama unggah mandiri. Mahasiswa atau sivitas akademika dapat melakukan sendiri unggah
karya akhir mahasiswa secara online melalui portal unggah ETD yakni
http://unggah.etd.ugm.ac.id (lihat pada modul pedoman unggah mandiri). Selanjutnya
pustakawan akan melakukan verifikasi dan pengelolaan koleksi melalui sistem back office
ETD.
Gambar 17. Tampilan Dashboard Back Office ETD
10 | H a l a m a n
Gambar 16. Tampilan sub Modul Cetak Kartu
SISTEM PENGOLAHAN KOLEKSI DIGITAL/ELEKTRONIK
Secara garis besar pengolahan koleksi digital/elektronik di Perpustakaan Universitas
Gadjah Mada terdiri dari beberapa sistem otomasi:
a. Sistem Pengelolaan ETD (Electronic Theses Dissertation)
Sistem otomasi untuk pengelolaan ETD dimulai dari satu sistem otomasi yang diberi
nama unggah mandiri. Mahasiswa atau sivitas akademika dapat melakukan sendiri unggah
karya akhir mahasiswa secara online melalui portal unggah ETD yakni
http://unggah.etd.ugm.ac.id (lihat pada modul pedoman unggah mandiri). Selanjutnya
pustakawan akan melakukan verifikasi dan pengelolaan koleksi melalui sistem back office
ETD.
Gambar 17. Tampilan Dashboard Back Office ETD
11 | H a l a m a n
Gambar 18. Tampilan Edit dan Entri Data ETD (Back Office)
Melalui menu dan fitur back office di atas, pustakawan dapat melakukan entri, editing
dan pengelolaan koleksi ETD seperti skripsi, tesis dan disertasi baik yang sudah diunggah
oleh mahasiswa maupun staf. Data yang dientrikan ke dalam sistem ETD baik melalui
unggah maupun back office akan ditampilkan dalam halaman penelusuran ETD yakni di
http://etd.repository.ug,.ac.id
Gambar 19. Tampilan portal pencarian ETD
b. Sistem Pengelolaan Institutional Repository
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada juga menyediakan satu sistem otomasi untuk
pengelolaan karya-karya repositori institusi yang dapat digunakan oleh sivitas akademika
untuk mengunggah karya-karya tulisnya secara langsung. Sivitas akademika dan pustakawan
dapat mengunggah karya repositori dengan menggunakan akun single sign on yang dimiliki.
11 | H a l a m a n
Gambar 18. Tampilan Edit dan Entri Data ETD (Back Office)
Melalui menu dan fitur back office di atas, pustakawan dapat melakukan entri, editing
dan pengelolaan koleksi ETD seperti skripsi, tesis dan disertasi baik yang sudah diunggah
oleh mahasiswa maupun staf. Data yang dientrikan ke dalam sistem ETD baik melalui
unggah maupun back office akan ditampilkan dalam halaman penelusuran ETD yakni di
http://etd.repository.ug,.ac.id
Gambar 19. Tampilan portal pencarian ETD
b. Sistem Pengelolaan Institutional Repository
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada juga menyediakan satu sistem otomasi untuk
pengelolaan karya-karya repositori institusi yang dapat digunakan oleh sivitas akademika
untuk mengunggah karya-karya tulisnya secara langsung. Sivitas akademika dan pustakawan
dapat mengunggah karya repositori dengan menggunakan akun single sign on yang dimiliki.
11 | H a l a m a n
Gambar 18. Tampilan Edit dan Entri Data ETD (Back Office)
Melalui menu dan fitur back office di atas, pustakawan dapat melakukan entri, editing
dan pengelolaan koleksi ETD seperti skripsi, tesis dan disertasi baik yang sudah diunggah
oleh mahasiswa maupun staf. Data yang dientrikan ke dalam sistem ETD baik melalui
unggah maupun back office akan ditampilkan dalam halaman penelusuran ETD yakni di
http://etd.repository.ug,.ac.id
Gambar 19. Tampilan portal pencarian ETD
b. Sistem Pengelolaan Institutional Repository
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada juga menyediakan satu sistem otomasi untuk
pengelolaan karya-karya repositori institusi yang dapat digunakan oleh sivitas akademika
untuk mengunggah karya-karya tulisnya secara langsung. Sivitas akademika dan pustakawan
dapat mengunggah karya repositori dengan menggunakan akun single sign on yang dimiliki.
12 | H a l a m a n
Pustakawan berfungsi sebagai verifikator karya-karya yang diunggah sebelum ditampilkan ke
publik atau masyarakat secara umum.
Adapun koleksi yang dapat diunggah ke dalam portal repositori institusi adalah:
artikel lepas,
laporan penelitian,
tugas kuliah,
file presentasi,
karya prosiding,
book chapter
materi pengajaran
dan sejenisnya.
Gambar 20. Tampilan Repository Institusi
Secara umum data koleksi yang ada di repository berasal dari unggah oleh sivitas
akademika UGM yang diverifikasi pustakawan, di samping beberapa juga ada yang diunggah
langsung oleh pustakawan seperti untuk pidato pengukuhan guru besar, laporan rektor,
laporan unit, dan karya-karya pustakawan. Namun beberapa data juga ada yang diambil
sebagai permalinks dari database yang ada di UGM seperti dari jurnal.ugm.ac.id dan
etd.ugm.ac.id.
12 | H a l a m a n
Pustakawan berfungsi sebagai verifikator karya-karya yang diunggah sebelum ditampilkan ke
publik atau masyarakat secara umum.
Adapun koleksi yang dapat diunggah ke dalam portal repositori institusi adalah:
artikel lepas,
laporan penelitian,
tugas kuliah,
file presentasi,
karya prosiding,
book chapter
materi pengajaran
dan sejenisnya.
Gambar 20. Tampilan Repository Institusi
Secara umum data koleksi yang ada di repository berasal dari unggah oleh sivitas
akademika UGM yang diverifikasi pustakawan, di samping beberapa juga ada yang diunggah
langsung oleh pustakawan seperti untuk pidato pengukuhan guru besar, laporan rektor,
laporan unit, dan karya-karya pustakawan. Namun beberapa data juga ada yang diambil
sebagai permalinks dari database yang ada di UGM seperti dari jurnal.ugm.ac.id dan
etd.ugm.ac.id.
12 | H a l a m a n
Pustakawan berfungsi sebagai verifikator karya-karya yang diunggah sebelum ditampilkan ke
publik atau masyarakat secara umum.
Adapun koleksi yang dapat diunggah ke dalam portal repositori institusi adalah:
artikel lepas,
laporan penelitian,
tugas kuliah,
file presentasi,
karya prosiding,
book chapter
materi pengajaran
dan sejenisnya.
Gambar 20. Tampilan Repository Institusi
Secara umum data koleksi yang ada di repository berasal dari unggah oleh sivitas
akademika UGM yang diverifikasi pustakawan, di samping beberapa juga ada yang diunggah
langsung oleh pustakawan seperti untuk pidato pengukuhan guru besar, laporan rektor,
laporan unit, dan karya-karya pustakawan. Namun beberapa data juga ada yang diambil
sebagai permalinks dari database yang ada di UGM seperti dari jurnal.ugm.ac.id dan
etd.ugm.ac.id.
13 | H a l a m a n
Gambar 21. Tampilan halaman administrasi Repository
c. Sistem Pengelolaan Koleksi Langka
Sistem otomasi digital lainnya yang disediakan oleh perpustakaan UGM adalah sistem
otomasi pengelolaan koleksi langka. Sistem ini digunakan untuk menampung hasil alih media
atau digitasi koleksi langka yang dimiliki UGM setelah melalui kurasi dari pustakawan
koleksi langka dan manajemen. Koleksi langka hasil alih media ini hanya dapat diunggah
oleh pustakawan yang sudah ditunjuk sebagai administrator. Portal koleksi langka ini dapat
diakses melalui halaman web http://langka.lib.ugm.ac.id.
Gambar 22. Tampilan portal koleksi langka
13 | H a l a m a n
Gambar 21. Tampilan halaman administrasi Repository
c. Sistem Pengelolaan Koleksi Langka
Sistem otomasi digital lainnya yang disediakan oleh perpustakaan UGM adalah sistem
otomasi pengelolaan koleksi langka. Sistem ini digunakan untuk menampung hasil alih media
atau digitasi koleksi langka yang dimiliki UGM setelah melalui kurasi dari pustakawan
koleksi langka dan manajemen. Koleksi langka hasil alih media ini hanya dapat diunggah
oleh pustakawan yang sudah ditunjuk sebagai administrator. Portal koleksi langka ini dapat
diakses melalui halaman web http://langka.lib.ugm.ac.id.
Gambar 22. Tampilan portal koleksi langka
13 | H a l a m a n
Gambar 21. Tampilan halaman administrasi Repository
c. Sistem Pengelolaan Koleksi Langka
Sistem otomasi digital lainnya yang disediakan oleh perpustakaan UGM adalah sistem
otomasi pengelolaan koleksi langka. Sistem ini digunakan untuk menampung hasil alih media
atau digitasi koleksi langka yang dimiliki UGM setelah melalui kurasi dari pustakawan
koleksi langka dan manajemen. Koleksi langka hasil alih media ini hanya dapat diunggah
oleh pustakawan yang sudah ditunjuk sebagai administrator. Portal koleksi langka ini dapat
diakses melalui halaman web http://langka.lib.ugm.ac.id.
Gambar 22. Tampilan portal koleksi langka
14 | H a l a m a n
d. Sistem Pengelolaan Koleksi Intranet
Satu lagi sistem otomasi pengolahan koleksi digital yang disediakan UGM adalah
sistem pengelolaan koleksi Intranet. Koleksi intranet ini merupakan koleksi hasil unduh
pustakawan, dosen maupun mahasiswa untuk artikel, buku maupun jurnal yang dianggap
penting dan dipergunakan untuk keperluan backup data. Koleksi yang didapat didapatkan dari
hasil unduh ke jurnal-jurnal dan database elektronik yang dilanggan UGM maupun hasil alih
media. Sistem ini digunakan murni untuk kebutuhan internal sehingga tidak dapat diakses
dari luar UGM.
Gambar 23. Tampilan halaman depan sistem Intranet
Gambar 24. Tampilan halaman login
14 | H a l a m a n
d. Sistem Pengelolaan Koleksi Intranet
Satu lagi sistem otomasi pengolahan koleksi digital yang disediakan UGM adalah
sistem pengelolaan koleksi Intranet. Koleksi intranet ini merupakan koleksi hasil unduh
pustakawan, dosen maupun mahasiswa untuk artikel, buku maupun jurnal yang dianggap
penting dan dipergunakan untuk keperluan backup data. Koleksi yang didapat didapatkan dari
hasil unduh ke jurnal-jurnal dan database elektronik yang dilanggan UGM maupun hasil alih
media. Sistem ini digunakan murni untuk kebutuhan internal sehingga tidak dapat diakses
dari luar UGM.
Gambar 23. Tampilan halaman depan sistem Intranet
Gambar 24. Tampilan halaman login
14 | H a l a m a n
d. Sistem Pengelolaan Koleksi Intranet
Satu lagi sistem otomasi pengolahan koleksi digital yang disediakan UGM adalah
sistem pengelolaan koleksi Intranet. Koleksi intranet ini merupakan koleksi hasil unduh
pustakawan, dosen maupun mahasiswa untuk artikel, buku maupun jurnal yang dianggap
penting dan dipergunakan untuk keperluan backup data. Koleksi yang didapat didapatkan dari
hasil unduh ke jurnal-jurnal dan database elektronik yang dilanggan UGM maupun hasil alih
media. Sistem ini digunakan murni untuk kebutuhan internal sehingga tidak dapat diakses
dari luar UGM.
Gambar 23. Tampilan halaman depan sistem Intranet
Gambar 24. Tampilan halaman login
15 | H a l a m a n
Gambar 25. Entri Data E-book
Gambar 26. Entri Data E-Journal
PENUTUP
Sistem otomasi perpustakaan saat ini dikembangkan dan dikelola oleh PerpustakaanUniversitas Gadjah Mada. Seiring dengan perkembangan teknologi ke depan, maka tidakmenutup kemungkinan sistem otomasi yang ada akan disatukan dalam satu sistempengolahan yang terintegrasi. Saat ini sekalipun sistem otomasi sendiri-sendiri, akan tetapipustakawan di seluruh UGM dapat mengakses dan ikut melakukan pengelolaan koleksiperpustakaan.
Untuk informasi lebih detail terkait sistem otomasi pengolahan dapat dilihat padamasing-masing panduan atau petunjuk penggunaan sistem informasi atau aplikasi yang ada.Semoga informasi ini dapat memberikan gambaran singkat sistem otomasi pengolahan yangdigunakan di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada.
Mengetahui, Yogyakarta, 28 Mei 2019Kepala Perpustakaan Kabid Database dan Jaringan
Dra. Nawang Purwanti, M.Lib. Arif Surachman, SIP., M.B.A.
15 | H a l a m a n
Gambar 25. Entri Data E-book
Gambar 26. Entri Data E-Journal
PENUTUP
Sistem otomasi perpustakaan saat ini dikembangkan dan dikelola oleh PerpustakaanUniversitas Gadjah Mada. Seiring dengan perkembangan teknologi ke depan, maka tidakmenutup kemungkinan sistem otomasi yang ada akan disatukan dalam satu sistempengolahan yang terintegrasi. Saat ini sekalipun sistem otomasi sendiri-sendiri, akan tetapipustakawan di seluruh UGM dapat mengakses dan ikut melakukan pengelolaan koleksiperpustakaan.
Untuk informasi lebih detail terkait sistem otomasi pengolahan dapat dilihat padamasing-masing panduan atau petunjuk penggunaan sistem informasi atau aplikasi yang ada.Semoga informasi ini dapat memberikan gambaran singkat sistem otomasi pengolahan yangdigunakan di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada.
Mengetahui, Yogyakarta, 28 Mei 2019Kepala Perpustakaan Kabid Database dan Jaringan
Dra. Nawang Purwanti, M.Lib. Arif Surachman, SIP., M.B.A.
15 | H a l a m a n
Gambar 25. Entri Data E-book
Gambar 26. Entri Data E-Journal
PENUTUP
Sistem otomasi perpustakaan saat ini dikembangkan dan dikelola oleh PerpustakaanUniversitas Gadjah Mada. Seiring dengan perkembangan teknologi ke depan, maka tidakmenutup kemungkinan sistem otomasi yang ada akan disatukan dalam satu sistempengolahan yang terintegrasi. Saat ini sekalipun sistem otomasi sendiri-sendiri, akan tetapipustakawan di seluruh UGM dapat mengakses dan ikut melakukan pengelolaan koleksiperpustakaan.
Untuk informasi lebih detail terkait sistem otomasi pengolahan dapat dilihat padamasing-masing panduan atau petunjuk penggunaan sistem informasi atau aplikasi yang ada.Semoga informasi ini dapat memberikan gambaran singkat sistem otomasi pengolahan yangdigunakan di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada.
Mengetahui, Yogyakarta, 28 Mei 2019Kepala Perpustakaan Kabid Database dan Jaringan
Dra. Nawang Purwanti, M.Lib. Arif Surachman, SIP., M.B.A.