Post on 23-Jul-2015
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ULTILIZAR OS PROGRAMAS MICROSOFT ACCESS E WORD
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Neste
MóduloVocê Verá
Técnicas de Arquivamento, Coleta, Distribuição e
Controle de Documentos
Arquivística
Arquivos
Objetivos
Qualidades Desejáveis Num Arquivo
Técnicas De Arquivamento
O Que Não Arquivar e o Que não Arquivar
Acondicionamento
Definição do “Móvel-Arquivo”
Tempo de Arquivamento
Arquivo Morto
Tabela de Temporalidade de Documentos
Classificação Numérica, Alfabética, Cor e Assunto
O Uso de Pastas, Arquivos e Etiquetas de Identificação
Arquivo Biblioteca
Entrada e Saída de Documentos
Coleta, Distribuição e Registro de Documentos
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INTRODUÇÃO
Quando ocorreu um fato, como aconteceu, quem o gerou, quem respondeu, onde
estão os documentos e quando se deve gerar uma nova ação ou decisão, são
respostas, normalmente, buscadas pelos funcionários de qualquer empresa, em
documentos de arquivo. Ocorre, porém, que o arquivo não tem recebido, por parte da
maioria de seus dirigentes, o respeito que ele merece. Assim, com o tempo, ele se
transforma num depósito de documentos, ou por que não dizer, num sumidouro de
documentos... Técnicas de arquivamento, tabela de temporalidade de documentos,
exemplos práticos, ilustrações, diagramas, e uma metodologia de coleta, registro,
distribuição e controle de documentos físicos e virtuais - (em computador), também é
apresentada. Ainda, se apresenta um manual de arquivo contendo regras de
funcionamento diário para melhorar aprendizado de nossos caros estudantes.
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ARQUIVÍSTICA
É uma técnica administrativa de arquivamento, fundamental em qualquer empresa,
independente de seu porte ou de sua simplificação.
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ARQUIVOS
É o conjunto de documentos ou registros de informações de uma empresa. Por arquivo,
entende-se, ainda, o local onde se guardam esses registros ou documentos, mais o seu
conteúdo. Em outras palavras, poderíamos dizer que o arquivo constitui-se numa
memória simplificada da empresa.
Sob o ponto de vista da informática, arquivo é um conjunto de registros, entendidos
como similares, armazenados em um computador.
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OBJETIVOS
A técnica de arquivamento nem sempre é respeitada nas empresas como deveria ser:
muitos empresários, gerentes e outros funcionários vêm o arquivamento como uma
atividade secundária, que pode ser desempenhada por qualquer um, e pior, sem técnica
alguma.
Para eles, arquivar é inserir papéis num plástico ou numa pasta, sem um critério
definido. Daí as conseqüências:
• Perda tempo
• Desencontros administrativos
• Perda da imagem organizacional perante os empregados, clientes, e fornecedores
• Incertezas
• Atritos entre funcionários
• Trabalhos em duplicidade
• Desgastes emocionais, e
• Perdas financeiras, seja pelo tempo perdido dos funcionários, seja por outras razões
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Um arquivo bem feito pode revelar o que foi feito, o que está sendo feito, o que deve
ser feito, e quando. Auxilia na tomada de decisões empresariais e pode tornar-se uma
fonte de pesquisa para a empresa. Um bom arquivo contém todos os comprovantes das
definições estratégicas e ações operacionais vividas por uma empresa.
Em organizações bem constituídas há sempre um técnico em arquivística que
planejará, orientará, implantará e supervisionará o método de arquivamento da empresa,
cuidando de todas as instalações de arquivo, bem como do treinamento de seus usuários.
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Neste trabalho, buscamos desenvolver uma metodologia de arquivamento que fosse
capaz de corresponder às seguintes expectativas:
• Quando ocorreu um fato;
• Como aconteceu;
• Quem o gerou;
• Quem respondeu;
• Onde estão os documentos, e
• Quando se deve gerar uma nova ação ou decisão.
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QUALIDADES DESEJÁVEIS NUM ARQUIVO
São elas:
� Organização
� Confiabilidade
� Localização
� Metodologia de acesso
� Disponibilidade
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A. Organização
O arquivo deve estar disposto em partes lógicas, seqüenciais, e em uma ordem
pré-estabelecida.
B. Confiabilidade
Na medida em que procuramos, no arquivo, os documentos desejados, testamos
a sua confiabilidade: se os encontramos, temos o indicador de que o mesmo é
confiável. Se não os encontramos, ele não é confiável.
C. Localização
Um arquivo deve ficar geográfica e estrategicamente bem situado na empresa,
permitindo a facilidade de manuseio para todos os seus usuários.
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D. Metodologia de Acesso
Quando criamos um arquivo, devemos faze-lo com base numa metodologia pré-
definida. O método deve permitir a facilidade de arquivamento dos documentos, e
também, da sua procura.
E. Disponibilidade
De nada adiantam arquivos que estejam bem constituídos mas com documentos
fora de lugar, como por exemplo, aqueles que ficam na mesa de funcionários, dias
seguidos, sem que sejam arquivados. Se isto acontecer, as informações não estarão
disponíveis.
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TÉCNICAS DE ARQUIVAMENTO
Vamos citar alguns argumentos que nos levam a uma boa sistemática de arquivo:
A. Documentos Legais X Documentos Comuns
Primeiramente, devemos separar o que se nos apresenta como documento legal
(aqueles de interesse da legislação pública, municipal, estadual ou federal), daquilo que
não é documento legal (exigências da organização interna da empresa).
B. O Que Não Arquivar
Depois de definirmos o que é documento, devemos definir o que não é documento.
Neste último caso, propagandas, listas de preços e correspondências que não sejam de
interesse da empresa devem ser imediatamente lançados no lixo. Isto evita acúmulo de
papéis inúteis.
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C. Em Quantas Vias
Uma vez selecionado o que é documento para a empresa, definimos em quantas vias
deverá, o mesmo, ser arquivado; se necessário, mandamos fazer as respectivas cópias.
D. Acondicionamento
Definir em que tipo de embalagem ficarão os documentos: em pastas A-Z, pastas
suspensas, pastas sanfona, caixas-arquivo, etc.
E. Definição do “Móvel-Arquivo”
Definir onde ficarão as pastas A-Z, pastas suspensas, etc.: em arquivos de aço,
armários de madeira, etc..
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F. Tempo de Arquivamento
Normalmente, dividimos um arquivo em três categorias, em conformidade com as
exigências de fiscalização, auditorias, manipulação, consulta, etc.:
F.1 - Arquivo Temporário
É aquele que se constitui de documentos de uso relativamente curto – (até 6
meses, por exemplo) - e que, depois, são definitivamente destruídos. Prospectos,
“folders”, listas de preços, etc., quase sempre compõe arquivos temporários.
F.2 - Arquivo Definitivo
Constitui-se de documentos de uso mais prolongado, no que se refere a
tempo: mais de um ano, por exemplo. Isto ocorre porque existem obrigações legais
por detrás desse procedimento (contabilidade, fiscalização, auditoria, etc.), ou porque
são comprovantes de operações ocorridas entre a empresa e funcionários, ou a
empresa e outras empresas, com carências de continuidade.
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F.3 - Arquivo Morto
Após um determinado tempo de uso, muitos documentos do arquivo definitivo
perdem sua utilidade dinâmica, precisando, assim, serem retirados do arquivo. Uma
parte desses documentos poderá ser eliminada, definitivamente, por não servir mais
para a empresa. Outra parte poderá ser guardada, por um tempo determinado, a fim
de atender posteriores consultas ou comprovações legais. Neste último caso, é
normal guardar-se tais documentos por um prazo mínimo de 5 anos. Cabe ao
arquivista estar atento a essas particularidades. Agora, veja a tabela, abaixo:
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TEMPORALIDADE DA GUARDA DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO TEMPO DE GUARDA
CONSELHO
ÁGUA INDETERMINADO
Guarde apenas os últimos 06 meses
ALUGUEL INDETERMINADO
Guarde por 05 anos
COFINS 05 ANOS Cumpra esse prazo, é Lei
CONDOMÍNIO INDETERMINADO
Guarde para sempre
DARF 05 ANOS Cumpra esse prazo, é Lei
DUPLICATA, CARNÊ, RECIBO
INDETERMINADO
Guarde por 02 anos
ICMS 05 ANOS Cumpra esse prazo, é Lei
IMPOSTO DE RENDA 05 ANOS Cumpra esse prazo, é Lei
IMPOSTO TERRITORIAL INDETERMINADO
INSS INDETERMINADO
IPVA, MULTA DE TRÂNSITO
01 ANO Guarde por 01 ano a mais
LUZ INDETERMINADO
Guarde apenas os últimos 06 meses
NOTAS FISCAIS 05 anos Cumpra esse prazo, é Lei
TELEFONE INDETERMINADO
Guarde apenas os últimos 06 meses
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Trajetória dos Documentos:
TEMPORÁRIO
DEFINITIVO
MORTO
DESTRUÍCÃO DEFINITIVA DE DOCUMENTOS
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G. Classificação
Tendo-se separado os documentos daquilo que não é documento, definimos, então, o
que vai compor o nosso arquivo temporário, o definitivo e o morto. Logo a seguir,
dividimos nossos documentos em uma das seguintes classes: NUMÉRICA, ALFABÉTICA,
ALFANUMÉRICA ou ASSUNTO:
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G.1 – Classificação Numérica
G.1.1 – Por Data
Aqui os documentos são classificados em conformidade com as datas
de entrada, saída, ou feitura dos mesmos. Este método é largamente utilizado.
G.1.2 – Por Número
Há empresas que preferem classificar alguns arquivos pela forma
numérica propriamente dita: um exemplo dessa classificação é o arquivo de Notas
Fiscais. Outro exemplo é a classificação por CEP.
Outras empresas preferem numerar cada documento emitido ou recebido,
e no momento de seu arquivamento segue-se essa numeração: um exemplo desse tipo
de procedimento é a feitura de duplicatas.
26.05.98
25.05.98
22.05.98
1003
1002
1001 DUPLICATAS
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G.2 – Classificação Alfabética
G.2.1 – Por Nome, Sobrenome ou Endereço
Este método também é muito usado. Há empresas que optam pela
classificação por nome e outras por sobrenome. A classificação por sobrenome
pode trazer a vantagem de diminuir o número de classificações em relação à de
nome.
Observação:
A classificação por NOME, obviamente, subentende a classificação por CLIENTE,
FORNECEDOR, etc..
A classificação por endereço também é muito usada, pois facilita rotas de
entrega, buscas e visitas.
FRANCISCO KRON
CARLOS DA SILVA
ANTONIO ANDRADE CLIENTES
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G.2.2 – Cidade ou Estado
Por uma necessidade de classificação geográfica, podemos querer
classificar por Cidade ou Estado, onde uma pessoa reside, trabalha, nasceu, etc.
Isto facilita roteiros de entrega, trabalhos de estatística, etc.
G.3 – Classificação Alfanumérica
É uma classificação mista: numérica mais alfabética ou alfabética mais
numérica.
Um exemplo deste tipo de arquivo é o de Duplicatas a Receber, que pode
estar em ordem de DATA, e receber, dentro dessa mesma ordem, a classificação por
NOME.
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G.4 – Classificação por Assunto
Esta é uma classificação que exige um bom discernimento administrativo do
responsável pela arquivística da empresa, pois esta divisão deve ser suficientemente
abrangente no tocante ao assunto propriamente dito e, ao mesmo tempo, deve ter um
componente limitador de onde começa e onde termina o assunto classificado.
Para nós, a classificação por assunto englobará os seguintes referenciais:
a) ÁREA da empresa a que pertence o arquivo: COMERCIAL, TÉCNICA,
ADMINISTRATIVA, etc;
b) SETOR da área empresarial a que pertence o arquivo:
- Dentro da área comercial: VENDAS, MARKETING, RELAÇÕES
PÚBLICAS, etc;
- Dentro da área administrativa: PESSOAL, SERVIÇOS GERAIS,
etc;
c) REFERÊNCIA simplificada do assunto:
Como exemplo, poderíamos citar, na área administrativa e no setor de
pessoal, as seguintes referências: INSTRUÇÕES, CONTRATAÇÃO,
TREINAMENTO, ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL, e assim por diante.
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Após essa classificação inicial, por assunto - (área, setor e referência), passamos a
outras classificações que venham a ser necessárias: data, cidade, estado, nome,
sobrenome; e numa ordem crescente ou decrescente: alfabética, numérica,
alfanumérica, código, cor, etc.
Essa classificação, quando bem feita, torna-se uma das melhores, pois dentro dela
podemos ter subdivisões de classes, como as que vimos anteriormente: por cliente,
fornecedor, etc.
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Classificação de Arquivo
Comercial
Técnico
Administrativo
Serviços
Produtos
O2
1 m3
O210 m3
O2
7,5 m3
Rel.Públicas
Como exemplo, vamos classificar os arquivos de uma empresa de gases do ar,
por assunto: Comercial, Administrativo e Técnico.
Dentro da classificação Comercial, poderíamos encontrar outras classes, como
a de Serviços e a de Produtos. A de Produtos poderia sofrer novas segmentações: a
divisão de Oxigênio (O2) poderia subdividir-se em classes de 1,0 m3, 7,5 m
3 e 10 m3, e
assim por diante.
Exemplo de um Arquivo Comercial de uma empresa de gases do ar - Diagrama
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O uso de Pastas, Arquivos e Etiquetas de Identificação
Uma vez definida a classificação de um arquivo devemos começar a nos preocupar em
qual tipo de acondicionamento iremos deixar aqueles documentos: se em pastas
suspensas, pastas Z ou caixas de arquivo? E ainda, que tipo de armário usaremos?
A resposta para estas e outras perguntas pode estar vinculada a alguns
fatores que precisam ser pensados com antecipação. Há quem não goste de usar pastas
Z porque elas deixam os documentos “em pé”, permitindo que os mesmos fiquem
retorcidos com o passar do tempo. Outros acham que as pastas suspensas acondicionam
menos documentos. Eu, particularmente, tenho preferência pelo uso das pastas
suspensas.
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Uma vez escolhido o tipo de acondicionamento para nossos documentos, devemos
decidir se as etiquetas de conteúdo serão descritivas ou indicações numéricas. Exemplo:
se tivéssemos de indicar que uma pasta teria o conteúdo: COMERCIAL, OXIGÊNIO 1m3,
talvez não tivéssemos dificuldades em escrevê-lo na etiqueta de uma pasta de arquivo:
Pasta “Z”
COMERCIAL OXIGÊNIO
1m3
COMERCIAL OXIGÊNIO
1m3
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Fim
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Mas tivéssemos que escrever na mesma etiqueta: COMERCIAL, OXIGÊNIO, 1 m3,
INSTRUÇÕES PARA VENDAS DE BALCÃO, talvez começássemos a ter dificuldades de
espaço para essas escritas, além de uma possível poluição visual que poderia formar-se
no armário em função de muitas pastas escritas:
PARA
VENDAS DE BALCÃO
Outro problema decorrente dessa situação é que ficaria difícil ordenar
alfabeticamente todas as pastas de arquivo, pois, quando tivéssemos atingido esse
intento poderia surgir nova pasta de arquivo criando o deslocamento das pastas já
existentes.
COMERCIAL OXIGÊNIO
1m3 INSTRUÇÕE
S
COMERCIA
L OXIGÊNIO
1m3 INSTRUÇÕE
S
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Para solucionar este problema, sugerimos fazer um misto de siglas e números, ou
somente de números, que resulte num código do conteúdo de cada pasta de arquivo, que
depois, devemos transcrever na etiqueta de cada pasta. Finalmente, devemos fazer uma
lista contendo o código dado a cada pasta, seguido da descrição de seu conteúdo.
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Agora, vamos ilustrar melhor este pensamento usando a classificação
alfabética, já vista anteriormente, a fim de transforma-la em numérica, ou seja,
para cada módulo explicativo de conteúdo (Comercial, Administrativo, Técnico,
Oxigênio, etc.) vamos dar uma classificação de dois dígitos numéricos - (isto vai
nos permitir até 99 classes para cada módulo de classificação). Veja como ficaria o
nosso exemplo:
COMERCIAL 01
TÉCNICO 02
ADMINISTRATIVO 03
Dentro do módulo Comercial temos a classificação por Serviços, Produtos
e Marketing. Veja como ficaria:
SERVIÇOS 01
PRODUTOS 02
MARKETING 03
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Dentro do módulo titulado “Produtos”, temos outras três classificações
(poderiam ser menos, ou mais classes):
1 m3 01
7,5 m3 02
10 m3 03
Para completar o nosso pensamento, vamos imaginar, ainda, que teríamos
a seguinte sub-divisão:
Instruções para vendas de balcão 01
Instruções para vendas porta-a-porta 02
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Fim
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04030201
Instruções-Vendas de Balcão
Oxigênio 10m3ProdutosComercial
2a. Referência1a. ReferênciaSetorÁrea
01.021.013.01
A-F
01.02.03.01
1.02.03
01.02.03.01
Ou,
Veja, agora, como ficaria a etiqueta daquele arquivo tomando por base o quadro, abaixo:
Pasta “Z”
Pasta “Suspensa”
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Fim
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Classificação de Arquivo
Comercial
Técnico
Administrativo
Serviços
Produtos
O2
1 m3
O210 m3
O2
7,5 m3
Rel.Públicas
01
02
03
01
02
03
01
02
03
Veja, também, como ficaria o esquema de classificação, já visto anteriormente:
Agora basta você fazer uma lista dos arquivos que queira criar, cuidando apenas
para colocar, ao lado de cada descrição de conteúdo, o código numérico desses mesmos
arquivos.
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OBSERVAÇÕES:
1 No início da implantação de um sistema de arquivo alguns de seus usuários poderão
estranhar e, infelizmente, vão ter que se acostumar à nova sistemática. Poderá haver
reclamações dizendo que este método é moroso e outras coisas mais, porém, depois
de alguns dias, aqueles usuários irão se acostumar e até elogiar a nova sistemática.
Hábitos antigos, às vezes, são difíceis de serem quebrados ou esquecidos...
2 Quando houver mais de um móvel-arquivo, suas gavetas poderão ser codificadas
com as letras do alfabeto, em ordem crescente, iniciando-se com a letra A, no lado
esquerdo do arquivo, em sua parte alta, para facilitar futuras localizações.
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A 1.01.01 1.01.02 ARQUIVO “1” B 1.01.03 1.01.04 C 1.02.01
1.02.03
N.o início e fim das pastas contidas na gaveta
Identificação da Gaveta
Ilustração - Arquivo de Aço com Três Gavetas Início,
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Em cada gaveta de arquivo poderá ser colocado, na parte alta do mesmo, lado direito –
frontal, o número da pasta que inicia a numeração de arquivamento - (por exemplo,
1.01.01) e o último número que “pretendemos” para aquela gaveta - (por exemplo,
1.02.03). Isto significa dizer que cada gaveta conterá um número limitado de pastas, e
uma vez identificadas (gavetas e pastas), facilitarão as futuras buscas.
3
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4 Lembre-se, sempre, que o conteúdo de cada pasta contém, primeiramente, o número
que o documento recebeu após sua classificação por ASSUNTO: 1.01.01; 1.01.02;
1.01.03.... etc. Depois dessa indicação, classificamos novamente aqueles
documentos, porém, em ordem alfabética (de nome, por exemplo), numérica, ou cor,
em conformidade com o interesse do arquivista. A esse tipo de arquivo chamamos de
“Arquivo Biblioteca”.
Arquivo tipo Biblioteca (Vista Frontal - Fechado)
Arquivo tipo Biblioteca (Vista Frontal - Aberto)
1 .0 1 2 .0 3 4 .0 3 5 .0 2 2 .0 2 4 .0 2 5 .0 1 5 .0 3
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LEMBRE-SE:
As codificações sugeridas não precisam ser adotadas tais quais foram descritas .
Você pode criá-las, a seu gosto.
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H – Coleta, Registro, Distribuição e Controle de Documentos
De nada adianta você fazer um arquivo com todos os detalhes indicados se seus
usuários (colegas de trabalho) não estiverem seguindo as regras aplicadas ao novo
ARQUIVO. E mais: se não houver um critério bem definido de coleta, distribuição e
controle de documentos você será vencido pelos maus hábitos, porventura, existentes.
Para ultrapassar esses detalhes, vamos criar alguns critérios que ajudarão você, em
muito, nessa caminhada:
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H1 – Registro de Documentos
H.1.1 - Entrada de Documentos
Um prédio pode ser horizontal ou vertical e, ainda, conter
vários andares. Uma empresa cujos departamentos estejam distribuídos verticalmente
pode ter seu departamento de recepção no andar térreo. Desta forma, todos os
documentos que entram na empresa - (para serem entregues a outros setores) podem
estar passando por este setor. Sendo assim, há necessidade de se criar um critério de
entrada e distribuição de documentos. O primeiro critério é determinar uma escala de
horários para distribuição dos documentos que entram como, por exemplo, distribuí-los de
duas em duas horas, ou algo parecido. Isto evita acúmulos ou atrasos de documentos.
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Fim
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Uma vez tenham sido distribuídos aqueles documentos, os
setores que os receberam devem registra-los, de imediato, e se for o caso, faze-los
circular entre os demais funcionários da empresa para que tomem conhecimento do
assunto, apondo-lhes um visto e passando adiante. Uma vez terminado o circuito de
distribuição, aqueles documentos devem retornar para o arquivista a fim de sofrer o
critério de classificação de arquivamento implantado pela empresa.
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Fim
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Data N.o
OrigemOrgãoOrigem
Referência
Pasta Destino
070198 005 COM-M INS 01.02.01
070198 006 COM-F3 INS 01.02.01
070198 113 FIN-M COB 02.02.03
Entrada de Documentos
Órgão: COMERCIAL Filial 4
Folha 01
LIVRO
DE REGISTRO
Entrada de DocumentosDE
DOCUMENTOS
Veja, abaixo, uma sugestão de registro de entrada de documentos para adotar em sua empresa:
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Fim
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Data N.o Destino Referência
Pasta
040498 001 Matriz INS 1.01.01
002
003
004
005
006
Saída de Documentos
Órgão: COMERCIAL Filial 4
Folha 04
LIVRO
DE REGISTRO
SAÍDADE
DOCUMENTOS
H.1.2 - Saída de Documentos
De forma análoga ao critério de entrada de
documentos, também deve existir um registro para a saída de documentos. Este registro
poderá ser feito, separadamente, por departamento, seção, divisão empresarial, ou ainda,
através de um registro geral onde todos os órgãos da empresa usufruem desse registro.
Veja, abaixo, a nossa sugestão:
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Fim
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Onde: . Órgão Origem indica donde veio aquele documento. No caso, COM-M significa: órgão COMERCIAL DA MATRIZ;
. Nº de Origem indica o número que cada documento recebeu quando foi feito; . Referência indica a que se refere o documento. Exemplo: INS = Instruções, COB = Cobrança, FIN-M = Financeiro da Matriz, etc.); . Pasta Destino: número da pasta na qual serão arquivados os documentos..
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Fim
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Observações
a) Tanto o registro de entrada de documentos como o de saída, acima sugeridos,
servem apenas de referência e, portanto, podem ser modificados em
conformidade com os interesses individuais de cada empresa.
b) Qualquer um desses registros deve permitir voltarmos ao passado e encontrarmos
para quem seguiu uma correspondência ou de quem veio, em qualquer data.
c) O Livro de Saída de Documentos registra apenas os dados referentes às
correspondências que saem do órgão comercial, da filial 4.
d) Tendo sido feita a classificação inicial de algum documento – (por área, setor e
referência), o passo seguinte será o arquivamento, propriamente dito. Veja, agora,
o que pode acontecer:
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Fim
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Ao encontrarmos a pasta de arquivo de nosso interesse, no setor comercial,
ela pode conter diversos clientes. O bom senso deve prevalecer: uma ordem
alfabética crescente deve facilitar nossas futuras procuras. Portanto, cada cliente,
deve ter sua própria divisão dentro de sua pasta. Se for necessário, dentro dessa
mesma divisão, por cliente, devemos buscar uma outra ordem de arquivamento.
Como exemplo, poderíamos citar a ordem de data de origem de cada documento.
Veja, abaixo, uma síntese de classificação de documentos para arquivo, ajustada
em 4 itens:
CLASSIFICAÇÃO FINAL DE UM ARQUIVO 1. Arquivo Destino (área, setor, departamento, etc.); 2. Divisão interna de cada referência: divisão alfabética (por nome ou
sobrenome, endereço ou cidade, etc.); ou divisão numérica (por data, número de correspondência, cep, n.o do estabelecimento, etc.);
3. Ordem do arquivamento: crescente ou decrescente;
4. Outras classificações: cor, código, etc.
Início,
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Fim
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a) A criação, no computador, de um “livro de registro”, tanto de entrada como de
saída de documentos facilita, em muito, futuras buscas de correspondências.
É natural as empresas adotarem diariamente horários para arquivamento,
devolução e circulação de suas correspondências. Se uma empresa tiver poucos
documentos para arquivo, será natural termos apenas um livro de entrada e outro
de saída de documentos, e ainda, apenas um arquivista responsável pela
documentação. Se, no entanto, a empresa tiver um grande volume de documentos
para arquivar, pode ser conveniente para cada departamento, divisão, setor ou
seção adotar os seus próprios livros de entrada e saída de documentos. Neste
caso, costuma-se fazer toda correspondência passar por uma triagem inicial para
depois, então, seguir ao seu destino final. No entanto, toda a responsabilidade de
arquivamento continuará pertencendo aos arquivistas.
SECRETARIA GERAL
COMERCIAL ADMINISTRAÇÃO TÉCNICA
e) Início,
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Fim
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H.1.3 – Retirada de Documentos de um Arquivo
Como foi dito, anteriormente, um sistema de arquivo não poderá
ter sucesso se os funcionários de uma empresa não seguirem algumas regras de
procedimento. Além daquelas citadas, anteriormente, citaremos outra: “qualquer
documento a arquivar ou a retirar do arquivo deve obrigatoriamente passar pelo
arquivista” – pelo menos no início da implantação do referido arquivo, a fim de criar
bons hábitos entre todos os funcionários.
Como fazer:
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Fim
48
2 – Deixe esta ficha permanecer na contracapa da pasta de arquivo
a que a mesma se refere;
3 - O controle de retirada de documentos duma pasta de arquivo
não pode ser feito por pessoas não autorizadas. Somente o arquivista
pode guardar ou retirar correspondências de um arquivo. Se, assim, não for
feito, o arquivo estará CONDENADO à ineficiência. Para sempre.
Como fazer:
1 – Crie uma ficha de controle de retirada de documentos de um
arquivo, à semelhança da ficha desenhada na página seguinte;
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Fim
49
REF. eNo / DOC
RETIRADOPOR
DATASAÍDA VISTO1
DATARETORNO VISTO2
CONTROLE DE RETIRADA
DE DOCUMENTOS DO ARQUIVO
Pasta n.o 1.01.01
Referência e Número de Origem de um Documento Nome do Solicitante da Retirada do Documento Visto de quem Solicitou a Retirada do Documento Visto do Arquivista quando houver a Devolução do Documento para o Arquivo
Início,
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Fim
50
I – A CRIAÇÃO DE ARQUIVOS E PASTAS EM COMPUTADORES
1) ARQUIVOS, em computador, são conjuntos de registros de informações semelhantes,
normalmente classificados sob o critério “assunto”.
2) PASTAS, em computador, são segmentos de arquivos. Portanto, um arquivo pode
conter diversas pastas;
3) Existem alguns sistemas de arquivo que aceitam até 8 letras na primeira parte do
nome do arquivo, mais ponto, e mais três letras que identificam o tipo de arquivo.
Exemplo: COBRANÇA.DBF
4) Outros sistemas de arquivo aceitam mais que oito letras e são mais fáceis de
manipular;
5) Para os arquivos de até 8 letras, mais a identificação das 3 letras do arquivo, devemos
ter maiores cuidados na classificação. Exemplo: CAD_CLI . BDF
Até 8 dígitos 3 dígitos
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Fim
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a) Classificações normalmente aceitas:
- Três letras iniciais para identificar o nome principal, mais < _ > que será o elo de
ligação com as letras seguintes, antes do <.> .
Exemplo: CAD_ (de cadastro);
- Até quatro letras, seguindo as 3 iniciais, para identificar melhor de que se trata o
arquivo. Exemplo: CLI, de clientes – (ainda sobra uma letra); e DBF que identifica
o tipo de arquivo: “file data bank” (arquivo banco de dados);
- Logo, podemos compor o nome do nosso arquivo de cadastro de clientes, tipo
DBF: CAD_CLI.DBF
b) Algumas idéias para codificação:
- CADASTRO CAD
- CLIENTES CLI
- FINANCEIRO FIN
- COBRANÇA COB
Início,
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Fim
52
1) Quanto maior a divisão dos assuntos de um arquivo, maior a complexidade para se
montar o seu nome numa limitação de 8 letras;
2) Outra saída é a “CRIAÇÃO DE ARQUIVOS NUMÉRICOS”, seguidos do tipo de
arquivo a que pertencem. Exemplo:
1_1.DBF
2_1.DBF
2_2.DBF
3_1.DBF e assim por diante.
Logo após a criação de arquivos numéricos, deve-se criar um arquivo de descrição
de arquivos, ou seja, uma relação de nomes de arquivos, seguida da descrição de seu
conteúdo, mais o significado da respectiva numeração.
6)
7)
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Fim
53
Veja o exemplo, abaixo:
ARQUIVOS NUMÉRICOS PARA COMPUTADOR
IDENTIFICAÇÃODO ARQUIVO
NO COMPUTADOR
DESCRIÇÃO DOARQUIVO
SIGNIFICADO DO PRIMEIRO NÚMERO
IDENTIFICADOR
SIGNIFICADO DOSEGUNDO NÚMERO
IDENTIFICADOR
1_1.DBF Vendas-Cadastrode Clientes
(1)Significa VENDAS
(1) Cadastro deClientes
1_2 DBF Vendas-Relação de Produtos Vendidos
(1)Significa VENDAS
(2) Relação deProdutosVendidos
1_3.DBF Vendas-Relação de Comissão de
Vendas por Vendedor
(1)Significa VENDAS
(3) Relação deComissão, por
Vendedor
2_1.DBF Compras-Cadastro de Fornecedores
(2)SignificaCOMPRAS
(1) Cadastro de Fornecedores
Também é possível identificar o arquivo, primeiramente, pelo nome, e depois pelo número e vice-versa: VEN_1.DBF
VEN_1.DBF VENDAS-CADASTRODE CLIENTES
Onde (1) significa CADASTRO DE CLIENTES
Onde VEM significa VENDAS
Em outras palavras, você precisa montar uma “árvore de arquivos”.
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Fim
54
Se, no entanto, você dispõe de arquivos mais flexíveis, ou seja, admitem mais dígitos em suas identificações, então você pode seguir o pensamento descrito na tabela, abaixo:
ARQUIVOS ALFANUMÉRICOS POR COMPUTADOR
(Um simples modelo de referência)
ÁREA SETOR REFERÊNCIA
1
COMERCIAL
01VENDAS
InstruçõesGovernoEmpresasPessoas Físicas
01020304
02MARKETING
InstruçõesDivulgaçãoPromoção
010203
Uma vez feita a classificação de seu arquivo, você pode criar nova classificação para suas pastas: alfabética, numérica, alfanumérica, etc., em ordem crescente ou decrescente. Exemplo:
COMERCIAL-VENDAS-EMPRESAS-0011 01 03 -0021 01 03 -0031 01 03 -004
Onde 001 pode significar o cliente de número 001; 002 o cliente número 002, e assim por diante.
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Fim
55
DIAGRAMAS
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Fim
56
O QUE É, O QUE NÃO É DOC.
ADMINISTRATIVO
TÉCNICO
COMERCIAL
REGISTRO DEENTRADA
DISTRIBUIÇÃO ECOLETA DOC.
ENTRADADOCUMENTOS
CONSULTAS DEARQUIVO
CONTROLE RETIRADA DOC.
SAÍDADOCUMENTOS
REGISTRO DESAIDA
ELIMINAÇÃO DO QUENÃO É DOCUMENTO
J1 - Processo de Arquivamento - Diagrama
CIRCULAÇÃO
ARQUIVO
DEFINITIVO
ARQUIVO MORTO
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Fim
57
J2 - “Check-List” de Atividades para Você Criar um Sistema de Arquivo
A lista, a seguir, contém a descrição resumida dos passos a serem dados durante a
elaboração e implantação de um arquivo:
A. Documentos Legais x Documentos Comuns
B. O que não Arquivar
C. Em quantas Vias
D. Onde Arquivar
E. Em que Tipo de Instalação (Móvel) Ficarão os Arquivos
F. Tempo de Arquivamento
F.1 - Arquivo Temporário
F.2 - Arquivo Definitivo
F.3 - Arquivo Morto
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Fim
58
A. Classificação
G1 – Classificação Numérica
G.1.1 – Por Data
G.1.2 – Por Número
G2 – Classificação Alfabética
G.2.1 – Por Nome ou Sobrenome
G.2.2 – Cidade ou Estado
G3 - Classificação Alfanumérica
G4 - Classificação por Assunto
H – Coleta, Registro, Distribuição e Controle de Documentos
H1 – Registro de Documentos
H.1.1 - Entrada de Documentos
H.1.2 - Saída de Documentos
H.1.3 – Retirada de Documentos de um Arquivo
I – A Criação de Arquivos e Pastas em Computadores
G.
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Fim
59
J3 - Síntese de uma Classificação de Arquivo
Arquivo
Comercial
Técnico
Administrativo
Serviços
Produtos
O2
1 m3
O2
10 m3
O2 7,5 m3
Rel.Públicas
01
02
03
01
02
03
01
02
03
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Fim
60
ANEXOS
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Fim
61
Anexo I 1 - Armário de Aço para Arquivos 1 2 - Armário para Arquivo Morto
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Fim
62
Anexo II 1 - Arquivos em Computador 2 - Arquivo “Kardex” :::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: ::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
3- Impressora de Formulários e Documentos 4 - Disquete: Arquivo Magnético Onde se Armazenam Informações, Formulários e Documentos
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Fim
63
Anexo III
GUIA DE ARQUIVO (MODELO-EXEMPLO)
O Guia de Arquivo que veremos, a seguir, é um exemplo e uma
simplificação de um manual de arquivo. Constitui-se da
sistemática de procedimentos, escritos, adotados para o
sistema de arquivo existente num setor, seção, divisão ou
departamento de uma empresa.
O Guia de Arquivo deve ser dinâmico, isto é, sujeito a
revisões, correções e aditamentos que venham a se tornar
necessários, sempre sob a supervisão de um arquivista.
Para que as coisas fiquem mais claras, vamos usar, como
exemplo, um Guia de Arquivo para uma Seção Comercial de
uma empresa revendedora de gases do ar onde um de seus
produtos seria a venda de oxigênio.
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Fim
64
Guia de Arquivo Comercial Exemplo
G-ARQ-COM
Instruções de Procedimento
OXY-AIR, LTDA
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Fim
65
ÍNDICE “Se você acha que o modelo, a seguir, serve para sua empresa, então, acrescente as alterações que achar necessárias e crie, aqui,seu respectivo índice.” - 01-
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Fim
66
GUIA DE ARQUIVO – SETOR COM ERCIAL
a) Não haverá arquivo de correspondência com o títu lo de
“Correspondências” – nem recebidas, nem expedidas e nem
gera l. Quando entrar ou sa ir uma correspondência (carta,
memorando, etc.), e la deverá ser classif icada em
conform idade com a tabela de classif icação adotada pela
empresa:
C lic para v er CLASSIFICAÇÃO
b) Toda correspondência em itida pelo Departamento Comercia l
deve ser reg istrada no LIVRO DE SAÍDA de
correspondências, recebendo um número, em ordem
crescente (3 díg itos), mais a sig la do órgão (COM), mais o
ano de sua em issão, in terva lado por uma barra (/). Exemplo:
001/COM/98. C lic para Ver LIVRO DE SAÍDA;
c) Toda correspondência que entra no órgão comercia l deve
primeiramente sofrer um registro de sua entrada. C lic para
ver LIVRO DE ENTRADA;
d) Toda correspondência que venha entrar neste departamento
deve ser reg istrada até às 9 horas de cada d ia e d istribuída
para seus destinatários a té às 10 horas desse mesmo d ia;
e) Os documentos devem ser arquivados pelas pessoas,
previamente, designadas;
f) Documentos que contenham instruções devem ser lidos e
rubricados por todos os envolvidos;
- 02 -
Classificação de
Comercial
Técnico
Administrativo
Serviços
Produto s
O 2
1 m 3
O 2 10 m 3
O 2 7,5 m 3
ProdutosRel.Públicas
01
02
03
01
02
03
01
02
03
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Fim
CLASSIFICAÇÃO
LIVRO DE SAÍDA
LIVRO DE ENTRADA
67
g) Todos os documentos emitidos pelo Comercial devem ser
numerados em ordem cronológica crescente e depois, suas
cópias devem ser arquivadas obedecendo-se critérios de
arquivamento já estabelecidos pela empresa. Assim ,
futuramente, qualquer busca de documentos não localizados
deverá ser fe ita através desse livro registro .
C lic, novamente, ver CLASSIFICAÇÃO;
h) A empresa não tem arquivo temporário, somente defin itivo e
morto;
i) Para o arquivo morto seguirão todos aqueles documentos em
desuso e com no m ínimo um ano de existência . Esta sistemática
será realizada a cada final de ano, durante o mês de Dezembro;
j) Antes de se arquivar um documento, o responsável deverá
apor sobre o canto direito de cada documento, o número da
pasta em que o mesmo ficará, defin itivamente;
k) Nenhum documento poderá ser retirado da sua pasta e seguir
para um destinatário sem sofrer registro prévio.
Clic ver CONTROLE DE RETIRADA DE DOCUMENTOS .
- 03 -
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Fim
CONTROLE DE RETIRADA DE DOCUMENTOS .
CLASSIFICAÇÃO
68
l) F ica p ro ib ida a pe rm anênc ia de do cumen tos, já cons id e rados
a rqu ivados, em gave tas ou ou tro am b ien te qua lque r a lém de
três d ias da sua re tira da de a rqu ivo ;
m ) Todo func ioná rio , a n tes de sa ir de fé ria s deve rá de vo lve r
a o a rqu ivo qua isque r docum en tos que , even tua lm en te ,e s te jam
em sua posse ;
n ) Um documen to de in s truções, após seu reg is tro de e n trada ,
d eve c ircu la r em 48 ho ras , no m áx im o , caso o m esm o não
se ja de c lass if icação p rio ritá ria ;
o ) P rio rid ade de c ircu la ção se rá dada a q ua lque r documen to
que e x ija m udanças ope rac iona is im ed ia tas da em p resa ,
sem a s qua is have ria p re ju ízos pa ra a m esma ;
p ) A o re to rna r de fé ria s , todo func ioná rio deve rá checa r no
L IVRO DE ENTRADA e L IVRO DE SA ÍDA , qua is
docum en tos que c ircu la ram na sua ausênc ia e a fe ta ram o
seu d ia -a -d ia . Em segu ida , deve p ro cu ra r tom a r
conhec im en to do con teúdo dos m esmos ;
q ) E ste G -ARQ -COM (G u ia de A rqu ivo Come rc ia l) d eve rá
pe rm anece r, sem pre , no a rqu ivo de aço , gave ta le tra A , a f im
de que seus usuá rios p ossam acessá -lo com fac ilidade
abso lu ta ;
- 04 -
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Fim
69
r) Cada responsável pelo arquivo deverá ter em seu poder um
Guia G-ARQ-COM, que ficará em sua m esa ou arm ário
correspondente;
s) O móvel-arquivo dos órgãos comerciais deverá ser o de aço, de
3 gavetas, com pastas suspensas;
t) As pastas suspensas, que se refiram a CLIENTES, terão em
suas faces, primeiramente, o “número código” (por assunto), a
que pertencem . Exemplo: 1.01.04. E logo, abaixo, devem estar
as letras do alfabeto que princip iam os nomes dos clientes.
Exemplo: A-F , que significa ‘ clientes de A até F ’.
u) A numeração deverá estar centralizada em cada um das
etiquetas identificadoras das pastas correspondentes.
v) Consultas a arquivos por pessoas de um mesmo setor, podem
ser feitas livremente. No entanto, consultas de arquivo entre
setores diferentes devem ser solicitadas ao arquivista de cada
setor a fim de que o m esmo procure o documento e registre
aquela consulta.
w) Documentos que pertençam a um setor não podem ser levados
para outro setor, a m enos que seja uma fotocópia.
x) Dúvidas deverão ser tiradas com a chefia imediata que,
caso não as resolva, consultará o órgão ou pessoa
responsável, ou seja, o ARQUIVISTA.
- 05 -
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Fim
70
AVALIAÇÃO – 6o. MÓDULO
Se sua empresa tivesse três setores: Comercial, Técnico e Administrativo e, dentro do setor Administrativo houvesse uma segunda classificação, como por exemplo, módulo FINANCEIRO e ADMINISTRATIVO, e ainda, dentro do módulo Financeiro houvesse uma terceira divisão, como por exemplo, CAIXA, CONTAS A PAGAR e CONTAS A RECEBER, e finalmente, dentro do módulo Administrativo houvesse também uma terceira divisão, como a de ALMOXARIFADO, COMPRAS e CONTROLE DE ESTOQUE, perguntamos:
Qual a classificação numérica que você adotaria para aqueles setores, para arquivamento de seus documentos?
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