Post on 23-May-2015
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 1
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 2
benschop proces- en managementadvies
pragmatisch procesontwerp effectieve procesoptimalisatie structurele procesimplementatie
door:
realiseren proces (her)ontwerp maken proces visualisaties geven optimalisatie- en efficiencyadvies uitvoeren implementatie- en projectmanagement
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 3
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 4
deliverables
Procesanalyses Proces (her)ontwerpen Proces visualisaties Impactanalyses Fit-Gap analyses Optimalisatie- en efficiencyadviezen Trainingen Project- en implementatiemanagement BPR trajecten
• Planning & voortgangsbewaking• Coördinatie
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 5
bedrijfsprocessen
Bedrijfsproces: logisch samenhangende taken, die in een organisatie worden uitgevoerd om een vooraf vastgestelde uitkomst te bereiken.
Bereiken van deze vooraf vastgestelde uitkomst veel efficiënter en effectiever te bereiken met behulp van IT.
IT is inmiddels in hoge mate doorgedrongen in alle sectoren in onze economie en binnen de dienstverlening en de overheid.
Probleem in deze laatste sectoren: efficiency ondanks IT inzet slechts in beperkte mate verbeterd.
Bedrijfsprocessen zijn vaak niet (optimaal) in lijn gebracht aan de mogelijkheden die IT biedt.
Maar: IT wordt te vaak gekozen als aanvliegroute. Processen uitvoeren is en blijft mensenwerk
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 6
visie
Steeds sterkere nadruk op klantgerichtheid bij dienstverlenende organisaties.
Organisaties nu: veel werkgroepen, onduidelijke plannen en een veelheid aan projecten en informatiestromen.
Groeiende behoefte aan meetbare resultaten, actie, afgeronde projecten en zichtbare vorderingen.
Middels Business Process Redesign richten op optimaliseren organisaties: bedrijfsprocessen centraal stellen, daarnaast richten op IT ontwikkelingen èn op de mensen die processen uitvoeren of aansturen.
• Creëren van draagvlak en begrip bij de mensen die het administratieve werk verzetten + optimaliseren werkwijze en (gebruik)IT systemen = gestructureerde bijdrage aan verhogen van efficiency en effectiviteit
• Mensen en processen centraal, want juist in in IT leveren hoge investeringskosten vaak niet de resultaten die men er vooraf van verwacht.
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 7
visie
Traditioneel:• informatiesystemen leidend voor procesinrichting• geen benadering vanuit de businessprocessen• automatiseerder “bedenkt” informatiesysteem• gebruikersinput onvoldoende
Gevolgen:• procesinrichting naar informatiesystemen• mismatching tussen informatiesysteem en proces• informatiesysteem niet efficiënt en effectief• informatiesysteem is keurslijf voor de processen en organisatie• acceptatiegraad informatisering daalt
Visie:• bedrijfsprocessen leidend laten zijn tijdens systeemontwikkeling• informatiseren vanuit de processen• informatiesystemen ondersteunen de processen• breng daarom de bestaande bedrijfsprocessen in beeld• ontwikkel een process map van bestaande situatie • projecteer gewenste veranderingen op de process map
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 8
process Mapping = procesvisualisatie waarom?
Denken en handelen vanuit de processen Top Down benadering Samenhang tussen de relevante aspecten Visualisatie dient als vertrekpunt om daarna de organisatie te
bedienen op allerlei gebieden waarin de opgebouwde proceskennis essentieel is:
• Overlegplatform creëren• Gevolgen voorgenomen veranderingen zichtbaar• Impactanalyses• Fit-Gap analyses• Gestructureerde transitieplannen maken• Transitie / Implementatie begeleiden – projectmanagement• Voortgangsmonitor• AO opstellen• Opleidingsmateriaal realiseren
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 9
methodieken + instrumenten
Methodieken Business Process Redesign Business Mapping Mindmapping PRINCE II Tollgate Brainstorming
Instrumenten Gezond verstand Business Maps Processor Cards Mindmanager MsProject Protos Bwise Mavim
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 10
opdrachtgevers
Ministerie van Buitenlandse Zaken• ICT (uitrol hard- & software
worldwide) procesmodel, opleiding
• Personeelszaken (implementatie salarissysteem)
• Financiele administratie (implementatie Oracle)
• Inkoop (E-procurement) Ministerie van Binnenlandse Zaken + IBM• P-Direkt, impactanalyse, implementatie SSC
Rijksgebouwendenst• Begeleiding selectietraject nieuwbouw
Ministeries
2e kamer• E-procurement
Gemeente Rotterdam• Procesherontwerp en Ontwikkeling dienstverlening: BPR• Optimalisatie parkeerproducten
Interpolis• Fusie
Rijksgebouwendenst• Begeleiding selectietraject nieuwbouw
Ministeries
Monumentenzorg + ROB• Fusie
Prorail• Ontwikkeling Productencatalogus• Training procesmatig werken
Ministerie van VROM• P-Direkt, impactanalyse, SSC
Ministerie van Financiën• P-Direkt, impactanalyse, SSC
Ministerie van VWS• P-Direkt, impactanalyse, SSC
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 11
Current-situatie vastleggen:procesflow & proces(deel)stappenrollen / organisatieactiviteitensysteemlandschapproductenwetgeving
eisenrisico´scontroles effectiviteitefficiencycommunicatiefouten / problemenverantwoording
current
aanpak process mapping
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 12
scenario´s future vastleggen:mogelijke toekomstige situatiesvastleggen gewenste veranderingenmogelijke nieuwe procesgangbenodigde systeem-aanpassingenmogelijke nieuwe werkstromenandere rolvoering
impact per scenariokosten/batendoorlooptijd scenario´sonderbouwde besluitvorming keuze definitieve future
currentpossible futures
aanpak process mapping
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 13
future vastleggen:definitieve toekomstige situatievastleggen door te voeren veranderingenvisualisatie veranderingsdoel
procesflow & proces(deel)stappenrollen / organisatieaktiviteitensysteemlandschapproduktencontroles wetgeving
currentpossible futures
future
aanpak process mapping
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 14
fit gap analyse:welke processen worden geraakt ?welke systemen moeten worden aangepast ?welke rollen veranderen ?andere of nieuwe controles ?
wat wijzigt er waar? wat verandert niet? wat is er nieuw?wat gaat verdwijnen?
currentpossible futures
future fit gap
aanpak process mapping
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 15
realisatie future:opstellen projectplan (hoe gaan we het doel bereiken? wie doet wat wanneer?)realiseren veranderingenuitvoeren projectplan
AO – IC (her)inrichtenwerkinstructiessysteemaanpassing ,OTAPresponsibilities beleggenopleiden medewerkers
currentpossible futures
future fit gap realisatie
aanpak process mapping
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 16
implementatie:future ingerichtproces ingerichtsysteem in productiecontroles ingerichtmedewerkers opgeleid
AO – IC in beheerchangeman. ingerichtsysteem in beheer nieuwe proces = current
currentpossible futures
future fit gap realisatieimple–
mentatie
aanpak process mapping
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 17
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 18
process mapping, waarom?
instrument om gevolgen van veranderingen inzichtelijk te maken
impact van nieuwe of gewijzigde maatregelen vaststellen Projecten om nieuwe of gewijzigde regelingen te
implementeren Organisaties nu: veel werkgroepen, onduidelijke plannen en
een veelheid aan projecten en informatiestromen
Process map: zichtbare veranderdoelen, meetbare resultaten, actie, afgeronde projecten en gemarkeerde vorderingen
18
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 19
process map als communicatieplatform
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 20
Analyse
Modelleer huidigesituaties
Procesmap organisatie Ycurrent
Procesmap organisatie Xcurrent
Ontwikkel TransitieScenario
Ontwerp toekomstigmodel
Procesmap nieuwe organisatiefuture
CU
RR
EN
TFU
TU
RE
Implementatie
fusie
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 21
fusie
Bedrijfsprocessen te fuseren organisaties inzichtelijk maken. Gelijksoortige bedrijfsprocessen onderkennen. Probleemgebieden worden aanwijsbaar. Bestaande knelpunten worden hierdoor niet geincorporeerd in
nieuwe organisatie. Inzicht en begrip medewerkers van te fuseren organisatie-
onderdelen. Beeld nieuwe organisatie duidelijk te definiëren. Doublure van bedrijfsprocessen wordt voorkomen. Keuzes in te zetten informatiesystemen onderbouwd en inzichtelijk. Functionaliteit ondersteuning info-systemen versus processen vast
te stellen. Informatiestromen in kaart brengen. Overdrachts – en ontkoppelmomenten bepalen.
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 22
proces mapping & AO - IC
vastleggen functioneren van de organisatie vastleggen informatie die hieruit voortkomt complex van maatregelen om het functioneren en informeren
naar wens te laten verlopen• 6 w's: wie (functionaris) mag wat (welke gegevens), waarom, wanneer en
waarmee (met welke hulpmiddelen) en waarheen gaan die gegevens?
process map om AO te visualiseren process map om stappenplan IC uit te voeren
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 23
process mapping & compliance
impact IT systemen is groot daarom compliance: (extra) controles
• noodzakelijk • wettelijk voorgeschreven. • controles van productie- en informatieprocessen.
process map als raamwerk, waarmee wetgeving wordt doorvertaald naar de werkvloer
process map als instrument om gevolgen van wettelijke en kwaliteitseisen inzichtelijk te maken
process map om impact van nieuwe of gewijzigde regelingen vast te stellen
hulpmiddel bij opstellen compliance-programma en -plan.
23
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 24
process mapping & productontwikkeling
ontwerpproces om (nieuwe) producten te ontwikkelen, te produceren en te verkopen (vermarkten) structureren.
nieuwe innovaties en / of bestaande producten optimaliseren• bedrijfsprocessen inzichtelijk maken.• herbruikbare proces(onderdelen) bekend.• impact op bestaande processen bekend.• impact op organisatie voorspelbaar.• capaciteit resources beter te bepalen.• probleemgebieden in kaart brengen.
process map als instrument bij ontwerp- of ontwikkelproces
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 25
impactanalyse
Stap 1: Matching te implementeren processen op Current modelStap 1: Matching te implementeren processen op Current model
Verdwijnend proces
Verdwijnend proces NN
Nieuw procesNieuw proces VVMM
CurrentCurrentProcessen Processen
Te implementerenTe implementerenprocessenprocessen
Match proces: gelijkvormig
Match proces: gelijkvormig
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 26
VV
MM
MM
VV
Current processen Current processen waarop impact waarop impact bepaald isbepaald is
SystemenSystemen OrganisatieOrganisatie ProductenProducten
NieuwNieuw
AspectenAspecten
uitfaserenuitfaserenuitfaserenuitfaseren
veranderenveranderenveranderenveranderen
impactanalyseStap 2: Op Current model vastleggen wat veranderen, wat uitfaseren , wat Stap 2: Op Current model vastleggen wat veranderen, wat uitfaseren , wat toevoegen en wat in stand houdentoevoegen en wat in stand houden
toevoegentoevoegentoevoegentoevoegen
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 27
Primair proces 1 Primair proces 1
Primair proces 2 Primair proces 2
Secundair proces Secundair proces
Subprocessen opsplitsen in processtappen
procesmapping: de methode
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 28
Primair proces 1 Primair proces 1
Primair proces 2 Primair proces 2
Secundair proces Secundair proces
Navigatie vaststellen
TriggerTrigger
ProductProduct
procesmapping: de methode
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 29
Primair proces 1
Primair proces 2
Secundair procesInformatieSysteem
Activiteiten Organisatie
Wetgeving Kennis ProductenSubsidieregeling
Hoofdst. I Hoofdst. II Hoofdst. III
Par.1
Art.1
Par.2
1.1
Par.3 Par.1 Par.2 Par.3 Par.4 Par.1 Par.2
1.2
1.3
Art.2
2.1
Art.1
Art.2
2.1
2.2
2.3
Art.1
Art.2
Art.3
Art.1
1.1
1.2
1.3
1.4
Art.1
Art.2
Art.3
Art.4
Art.1
1.1
1.2
Art.1
1.1
1.2
1.3
Art.2
Art.1
Art.2
2.1
2.2
Art.1
Art.2
Art.3
Art.4
Aspectgebieden vastleggenKennis
Aspect A Aspect B Aspect DAspect C
A.1
A.2
A.3
A.4
B.1
B.2
B.3
B.4
B.5
C.1
C.2
D.1
D.2
D.3
Producten
Informatie (I) Subsidies Monumenten
I.1 I.2
I.1.a1 I.1.a2
Besch Afw Aanvr Arch Object
A.1
A.2
A.3
A.1
A.2
`
REGIO 2
STAF
FIN
MDW
ADM VAL
VER
DIR DIR MGR DIR
VER
ADM
OND
SCR
SOS
DienstleidingDIR ADR
REGIO 1
Systeem X
1.AccountsPayable
2.AccountsReceivable
3. GenralLedger
4. ProjectAccounting
5. Mngtinformatie
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
1.7
1.8
3.1
3.2
3.3
3.4
3.6
3.7
3.8
3.9
3.5
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.6
5.7
5.8
5.9
5.5
Activiteiten
1.Accounts 2.Accounts 3.Vorderen 4.Betalen 5.Overeenk
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
2.1
2.2
2.3
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
4.1
4.2
4.3 4.6
4.4
4.5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
procesmapping: de methode
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 30
Koppelingen aanbrengen
procesmapping: de methode
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 31
2.3.15
RegistrerenCrediteur
2.3.15
RegistrerenCrediteur
FINFIN
PA 4.6PA 4.6
AR 2.4AR 2.4
Bet. 4.2Bet. 4.2
A.3,67A.3,67
Art. 2Art. 2
Prod. A.3Prod. A.3
3.7
OmschrijvingNavigatie
Aspectgebied
procesmapping: de methode
het resultaat op procesniveau
danielle@benschop-advies.nl 12 april 2023 32
Toegevoegde waarde process map
communicatie tussen alle betrokkenen 10 – 20 % besparing in menskosten 20 – 30% verkorting doorlooptijd concentratie op processen en procesverbeteringen meer kans om de veranderdoelen te realiseren:
• processturing • procesresultaat• zicht op de status van het realisatietraject