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L’AGENZIA REGIONALE CENTRALE ACQUISTIL’AGENZIA REGIONALE CENTRALE ACQUISTIL’AGENZIA REGIONALE CENTRALE ACQUISTIL’AGENZIA REGIONALE CENTRALE ACQUISTI
di Regione Lombardia
www.arca.regione.lombardia.it
Milano, 01/10/2012
Ottimizza gli acquisti a
livello di sistema Supporto nella gestione degli acquisti di
beni e servizi degli enti lombardi
attraverso gare pubbliche aggregate
Centrale Centrale
di committenza
Migliora le performance d’acquisto
dei singoli Enti
Realizzazione e promozione di soluzioni
e-procurement, per la gestione dei
processi di approvvigionamento online
Promotrice Promotrice
dell’e-Procurement
SUA SUA Consulenza Consulenza
Agenzia Regionale Centrale Acquisti (ARCA)Agenzia Regionale Centrale Acquisti (ARCA)Agenzia Regionale Centrale Acquisti (ARCA)Agenzia Regionale Centrale Acquisti (ARCA)
ARCA, istituita con LR la 12 del 16 luglio 2012 rappresenta il centro di aggregazione per gli acquisti di beni e servizi di
Regione Lombardia con l’obiettivo di ottimizzare la spesa pubblica regionale
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Svolgimento delle gare in nome e per conto dei singoli Enti
SUA
Stazione Unica Appaltante
Offre consulenza specialisticaagli Enti per la predisposizione delle proprie
gare sia tradizionali che telematiche e per lo
sviluppo dell'e-procurement
Consulenza
e formazione
2
Regione
ed Enti regionali
Enti Sanitari
Enti Locali
ed altre PA
> 1700 Enti
Pubblici di
riferimento
Presentazione ARCA – 01/10/2012
L’AgenziaL’Agenzia
� Analizza la domanda e l’offerta
� Indice bandi di gara e aggiudica appalti di beni
e sevizi
� Stipula convenzioni accessibili alle Pubbliche
Amministrazioni lombarde
� Monitora la qualità
Genera efficienza di spesa centralizzando la gara e localizzando gli acquisti
Centrale di CommittenzaCentrale di CommittenzaCentrale di CommittenzaCentrale di Committenza
Fornitore
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Ente Pubblico Ente Pubblico
� Monitora la qualità
� gestisce direttamente il rapporto con fornitori
� effettua gli ordini ed i pagamenti online
� monitora il rispetto delle condizioni contrattuali
ANALISI della DOMANDA
ANALISI dell’OFFERTA
STIPULA
CONVENZIONE
BANDO DI
GARAACQUISTOACQUISTO
3Presentazione ARCA – 01/10/2012
Ente
Pubblico
Consulenza tecnica –
merceologica – legale
agli Enti lombardi
LeveLeveLeveLeve strategichestrategichestrategichestrategiche per per per per l’ottimizzazionel’ottimizzazionel’ottimizzazionel’ottimizzazione delladelladelladella spesaspesaspesaspesa pubblicapubblicapubblicapubblica
Vision e Vision e strategia “di strategia “di
sistema” sistema” (partnership (partnership
con Enti e DG Regione)con Enti e DG Regione)
Gare aggregate: ottimizzare gli acquisti a livello di sistema
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Standardizzazione di
documenti e procedure
di gara
Approccio end to end
al processo di acquisto
4
Velocità ed efficacia Velocità ed efficacia nell’attuazionenell’attuazione ((quickquick
winwin ed impatti di medio ed impatti di medio termine)termine)
Approccio di “Approccio di “sourcingsourcingcollaborativocollaborativo” (es. tavoli ” (es. tavoli
tecnici con tutti gli tecnici con tutti gli stakeholderstakeholder))
Misurabilità dei risultati
Presentazione ARCA – 01/10/2012
RACCOLTA RACCOLTA
FABBISOGNIFABBISOGNI
20132013
ANALISI ANALISI
MERCATOMERCATO
EE--SURVEYINGSURVEYING
ORDINEORDINESCELTA DEL SCELTA DEL
CONTRAENTECONTRAENTE
PAGAMENTOPAGAMENTOARCHIVIAZIONEARCHIVIAZIONE
EE--ORDERINGORDERINGEE--TENDERINGTENDERINGEE--INVOICINGINVOICING
EE--PAYMENTPAYMENTEE--ARCHIVINGARCHIVING
NECANECASINTELSINTELConservazione
sostitutiva
Conservazione
sostitutiva
SoluzioniSoluzioniSoluzioniSoluzioni didididi eeee----procurementprocurementprocurementprocurement
Gestire il processo di acquisto semplicemente collegandosi a Internet, in piena sicurezza e in modalità on-demand, senza necessità di
predisporre alcuna infrastruttura tecnologica dedicata al proprio interno.
FOL/Consultazione
del Mercato
FOL/Consultazione
del Mercato
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Software-As-A-Service
5
Customer Care
Consulenza
specialistica
Consulenza
specialisticaContact CenterContact Center
Presentazione ARCA – 01/10/2012
Sito webSito web
Portale verifiche
ispettive
Portale verifiche
ispettiveCRM
contact center
CRM
contact center
Strumenti a supportoStrumenti a supporto
Business
intelligence
Business
intelligence
Fabbisogni Fabbisogni Fabbisogni Fabbisogni OnLineOnLineOnLineOnLine: analisi della domanda: analisi della domanda: analisi della domanda: analisi della domanda
Tramite il FOL l’Agenzia può raccogliere
in modo rapido ed efficace i fabbisogni
di spesa di centinaia di Enti in
Lombardia
Gare aggregate di CRAGare aggregate di CRA
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Gli Enti possono richiedere l’utilizzo di
questo strumento altamente flessibile per
raccogliere ed analizzare dati relativi a
procedure complesse, o per gestire in
autonomia iniziative di
acquisto/aggregazione della spesa
Utilizzo degli entiUtilizzo degli enti
Fabbisogni OnLine: applicativo web per
analizzare la domanda tramite questionari:
�fabbisogni di spesa
�Prezzi
�modalità di acquisto
�Livelli di servizio
Fabbisogni OnLine: applicativo web per
analizzare la domanda tramite questionari:
�fabbisogni di spesa
�Prezzi
�modalità di acquisto
�Livelli di servizio
Presentazione ARCA – 01/10/2012
ConsultazioneConsultazioneConsultazioneConsultazione del del del del mercatomercatomercatomercato: : : : analisianalisianalisianalisi dell’offertadell’offertadell’offertadell’offerta
� “Quali elementi ritiene � “Quali elementi ritiene
Barriere all’ingressoBarriere all’ingresso
� “Quali sono le principali � “Quali sono le principali
Specifiche tecnicheSpecifiche tecniche
Ogni gara aggregata è
preceduta da studi
approfonditi del mercato
di riferimento.
Le imprese e le
associazioni di categoria
vengono consultate
tramite questionari
online
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� “Quali elementi ritiene
possano costituire un
limite alla partecipazione
delle società
all’iniziativa?”
� “Nel caso di prodotti
importati, quali modalità
sono seguite per
l’esecuzione
dei controlli di qualità?”
� “Quali elementi ritiene
possano costituire un
limite alla partecipazione
delle società
all’iniziativa?”
� “Nel caso di prodotti
importati, quali modalità
sono seguite per
l’esecuzione
dei controlli di qualità?”
� “Quali sono le principali
variabili che influenzano il
costo della fornitura?”
� “Quali sono i fattori su cui
si gioca la competizione?”
� “Quali sono le principali
variabili che influenzano il
costo della fornitura?”
� “Quali sono i fattori su cui
si gioca la competizione?”
Struttura mercatoStruttura mercato
� “Quali sono le principali
caratteristiche del
prodotto/servizio
offerto?”
� “Quali innovazioni ha
proposto e/o proporrà la
sua azienda
nell’immediato futuro
relativamente al
prodotto/servizio?”
� “Quali sono le principali
caratteristiche del
prodotto/servizio
offerto?”
� “Quali innovazioni ha
proposto e/o proporrà la
sua azienda
nell’immediato futuro
relativamente al
prodotto/servizio?”
Presentazione ARCA – 01/10/2012
� Procedura aperta
� Procedura ristretta
� Procedura negoziata
� Procedura aperta
� Procedura ristretta
� Procedura negoziata
Soluzioni per l’e-tendering
� Acquisto in economia
� Asta elettronica
� Accordo quadro
� Acquisto in economia
� Asta elettronica
� Accordo quadro
One-stop service
Adeguata al
Regolamento
Attuativo del
D.Lgs 163/2006
Adeguata al
Regolamento
Attuativo del
D.Lgs 163/2006
SintelSintelSintelSintel, la , la , la , la piattaformapiattaformapiattaformapiattaforma didididi eeee----procurement procurement procurement procurement regionaleregionaleregionaleregionale
Sintel consente di realizzare gare interamente online tramite tutte le procedure previste dalla
normativa vigente
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� e-Notification
� e-Validation
� Tracciabilità eventi
� e-Notification
� e-Validation
� Tracciabilità eventi
� Gestione elenchi fornitori
� Reporting automatico
� Conservazione sostitutiva
� Gestione elenchi fornitori
� Reporting automatico
� Conservazione sostitutiva
Sintel viene utilizzato in autonomia e gratuitamente da:
� Tutti gli Enti pubblici aventi sede in Regione Lombardia;
� Fornitori italiani e internazionali
ARCA utilizza la piattaforma Sintel per le sue procedure di gara
8Presentazione ARCA – 01/10/2012
Sintel: Sintel: Sintel: Sintel: l’elencol’elencol’elencol’elenco fornitorifornitorifornitorifornitori unicounicounicounico telematicotelematicotelematicotelematico
FORNITORE REGISTRATODisponibilità di Disponibilità di
informazioni anagraficheinformazioni anagrafiche
Comprova Comprova requisiti di requisiti di
partecipazione partecipazione ex Art. 38 ex Art. 38
D.LgsD.Lgs 163/2006163/2006
Regione Lombardia ha Regione Lombardia ha istituito*istituito* l’Elenco l’Elenco
unico fornitori regionaleunico fornitori regionale, gestito con Sintel, gestito con Sintel
La piattaforma contiene ora una banca dati con tutte le
informazioni rilevanti sui fornitori, sempre disponibili per gli Enti
FORNITORE ACCREDITATO
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Forte riduzione oneri:
� per il fornitore in fase di
presentazione delle offerte
� per l’Ente in fase di invito dei
fornitori e di valutazione delle
offerte ricevute
Sottomissione di Sottomissione di
certificazionicertificazioni (qualità, (qualità,
green, etiche, etc.)green, etiche, etc.)
* L.R. 33/2007 – Art. 1, c. 6/bis
FORNITORE ACCREDITATO +
Presentazione ARCA – 01/10/2012
Gestione della struttura Gestione della struttura
organizzativaorganizzativa
Da un solo ordinativo che copre il fabbisogno complessivo è
possibile “staccare” diverse richieste di consegna nel corso del
tempo.
Richieste di consegna online
fase transazionalefase transazionale
22
Ordinativi di fornitura online
Tramite il NECA è possibile effettuare ordinativi di fornitura
per i prodotti oggetto delle convenzioni ARCA
fase contrattuale fase contrattuale
EnteEnte--fornitorefornitore
11
Il Il Il Il NegozioNegozioNegozioNegozio ElettronicoElettronicoElettronicoElettronico NECANECANECANECA
Integrazione ERPIntegrazione ERP
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organizzativaorganizzativa
� Gestione di ordini provenienti da
diverse sedi e centralizzazione della
spesa
� Il NECA può essere utilizzato in
outsourcing, per gestire gli acquisti
di procedure pluriennali complesse
OutsourcingOutsourcing
Gestione del magazzinoGestione del magazzino
� Grazie alle richieste di consegna
online e dilazionate nel tempo si
ottimizza la gestione del magazzino
NECA
ENTE
FORNITORE
Integrazione fra il NECA ed i sistemi ERP
(sistema gestionale) degli Enti Sanitari
Regionali per garantire
la gestione degli ordini alimentando
automaticamente il NECA senza
duplicazioni di attività.
Presentazione ARCA – 01/10/2012
LeveLeveLeveLeve strategichestrategichestrategichestrategiche per per per per l’ottimizzazionel’ottimizzazionel’ottimizzazionel’ottimizzazione delladelladelladella spesaspesaspesaspesa pubblicapubblicapubblicapubblica
Approccio di “sourcing
Vision e strategia “di
sistema” (partnership
con Enti e DG Regione)
Consulenza tecnica –
merceologica – legale
agli Enti lombardi
e-Procurement: migliorare le performance d’acquisto dei singoli Enti
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Velocità ed efficacia
nell’attuazione (quick
win ed impatti di
medio termine)
Approccio di “sourcing
collaborativo” (es.
tavoli tecnici con tutti
gli stakeholder)
Standardizzazione di
documenti e procedure
di gara
Approccio end to end
al processo di acquisto
Misurabilità dei risultati
Presentazione ARCA – 01/10/2012
SintelSintelSintelSintel: : : : impattiimpattiimpattiimpatti susususu obiettiviobiettiviobiettiviobiettivi strategicistrategicistrategicistrategici
EFFICIENZAEFFICIENZA
riduzione del 30% tempi di processo
E di 6 FTE per singola gara
Riduzione media della spesa
complessiva del 7%
� Documentazione di tutte
le gare Sintel condivisa
online
� Adozione di standard
documentali e di
processo
� Valorizzazione e
diffusione di conoscenze
e best practice
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TRASPARENZATRASPARENZA
Fonte: Analisi condotta su un campione
di Enti lombardi utilizzatori di Sintel -
CEFRIEL 2009Aumento del 60% di quantità e
tempestività delle informazioni
e best practice
Aumento del 250 % dei
fornitori invitati alle
procedure
Riduzione del 70% della carta
consumata per gara
Presentazione ARCA – 01/10/2012
Come Come Come Come parteciparepartecipareparteciparepartecipare????
Per utilizzare gli strumenti di e-procurement e aderire alle Convenzioni, è necessario eseguire la
registrazione tramite il portale www.arca.regione.lombardia.it
Accesso alle gare aggregateAccesso alle gare aggregate
Per accedere alle gare aggregate, partecipare ai
bandi online e acquistare tramite negozio elettronico
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tramite username e password rilasciate all’atto della
registrazione
Accesso agli strumenti di eAccesso agli strumenti di e--procurementprocurement
La registrazione avviene interamente online con firma digitale
tramite un apposito form di registrazione
Presentazione ARCA – 01/10/2012
Assistenza
Diversi canali di contatto per dare supporto e assistenza completa e tempestiva:
Affiancamento e
consulenza tecnico –
specialistica
Training on the job
Formazione in aula
e moduli per la
formazione a
distanza
Portale Web
aggiornato
quotidianamente,
knowledge base
Contact Center
specializzato- Numero Verde
- Fax
Il customer careIl customer careIl customer careIl customer care
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Qualità
� monitoraggio della qualità delle forniture tramite verifiche ispettive svolte da auditor esterni
� rilevazione della customer satisfaction tramite attività di surveying
� Costante manutenzione evolutiva dei servizi e-procurement
Presentazione ARCA – 01/10/2012
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Numero Verde 800.116.738800.116.738800.116.738800.116.738
Presentazione ARCA – 01/10/2012