Post on 12-Jun-2015
Revisão de Processos e Dimensionamento de Pessoal na Diretoria de Seguridade
A Previ
Gestão de Processos na Previ
Case: Revisão de Processos e Dimensionamento de
Pessoal na Diretoria de Seguridade
AGENDA
A PREVI
Entidade fechada de previdência privada - Participantes -funcionários do Banco do Brasil e colaboradores da PREVI
PREVI – Caixa de Previdência dos Funcionários do Banco do Brasil
Criada em 1904, antes da Previdência Oficial no Brasil
25º fundo de Pensão do Mundo
Com ≅≅≅≅ 200 mil participantesPatrimônio estimado em R$ 170 bilhões
Participação acionária em empresas como:
Maior fundo de pensão da América Latina
Nossa Estrutura
DIRAD
GETHO GECON GECOT INFOR GESAD GEFIN
Desenvolvimento
Organizacional
A área de processos
GESTÃO DE PROCESSOS
Nossas atribuições
Principais Marcos - Processos2004 – O Projeto AOPP descreveu todas as atividades da casa
2007 – A PREVI adquire ferramenta de desenho de processos (ARPO)
2009 – Os projetos OTImizar e Prosseg desenham todos os processos da TI e da Diretoria de Seguridade - DISEG
2010 – Acompanhando tendência de mercado a PREVI passa a adotar a notação BPMN
2011 – A PREVI passa a trabalhar segundo método de desenho, revisão e melhoria de processos alinhado à estratégia
2012 – O método é evoluído de forma que tenha foco em inovação e na gestão da mudança, Alinhado à Gestão de Projetos
2013 – Revisão da estrutura da DISEG – Processos e Dotação
CASE
Revisão de Processos e Dimensionamento de Pessoal na Diretoria de Seguridade
Contexto
Sombreamentos / Gaps
Sistemas não implantados
Transferência de processos entre áreas não realizada
Adequação dos processos após implantação das melhorias
(projeto 2008)
Adequação de dotação após implantação das melhorias
Progressão das demandas
Objetivo do Trabalho
Revisar e redesenhar os processos da área de Seguridade
Identificar oportunidades de melhorias
Avaliar e redimensionar estrutura funcional
DirecionamentoColaboração e participação das áreas
Restrição
Melhorias de Curto e Médio Prazos
Sistemas desenvolvidos por produto/áreas ≅≅≅≅ 15 anos
Melhorias pensadas sem foco em Sistema
Pré ProjetoWorkshop GETHO para priorização dos processos
GERAT GECAT GEVAR GEBEN GEPAB GESOP GECOB
Sombreamentos – falta de clareza na atribuição/interface das áreas – dificuldade de def inição de responsável pelo atendimento
Núcleo de Cadastro – ainda funciona no formato de dois núcleos
Arrecadação – sem mudanças expressivas, por conta dos sistemas – Sombreamentos – controle de arrecadação
Concessão – concorre com outras atividades, inclusive pagamento de CAPEC, não estando voltado para seu objetivo – deveria estar v
Pagto e acerto de DR - senioridade - risco na execução e liberação de valores (conheciment
Dotação - justa e com senioridade adequada - ajustes já realizados pelo gestor
Demandas Judiciais – sistema ainda em desenvolvimento – problemas na assessoria técnica judicial
Abordagem Ativa – Retorno “ativo” ao participante via 0800 – eliminação de contato da PREVI com participante
Gestão Única de Cadastro – Olhar a estrutura, no caso de implantação de gestor único. Hoje a visão é a partir de diversos sistemas. O
Cadastro CAPEC – verif icar gestão unifica de cadastro
Manutenção – revisão judicial (concorre com a manutenção) – aumentando volume açõe
Imposto de Renda
Implantação Prosseg - não executado em sua totalidade - considerava melhoria de processos por parte das empresas terceirizadas com
Cobrança – coordenação a ser extinta, com avaliação de criação ou não de Gerência de Núcleo
Monitoramento – não foi implantado em sua totalidade – vagas disponíveis e com previsão para preenchimento
Claros nos processos de atuária – atividades atuárias com performance prejudicada – processos estratégicos com execução aquém da ideal
Perfis de investimentos - deve ser desenhado processo
Conciliação INSS (saldão) – necessidade a aprimoramento da gestão dos acertos necessários após conferência PREVI e encaminhamento INSS
Mapeamento de novos processos (não dimensionados ou descritos) - DR 2, portabilidade plano PREVI Futuro, abatimento de dívida em portabilidade, conciliação rubrica
Manuais - sendo revistos sistematicamente
Pós-atendimento – acompanhamento de satisfação do cliente quando do preenchimento da pesquisa de satisfação
Dotação - Redução de quadro, aumento de volume de trabalho
Cotas – definição das responsabilidades / alçadas entre as áreas envolvidas – desenho de processo NOVO – levantamento dos vários intervenientes – problemas de sistema – SSI s para dar andamento aos cálculos
Núcleo PRISMA – integração na gestão – senioridade/desvio de função (ASA´s)
Revisão de processos - Estruturação
Legenda
alta prioridade
média prioridade
baixa prioridade
3 frentes simultâneas
Estrutura do Trabalho
Desenvolvimento participativo de cronogramaIdentificação dos Direcionadores do ProjetoRealização de Workshop de abertura do Projeto com toda diretoria
Etapa 1 – Planejamento
Etapa 2 – Construção Visão do Valor FuturoRedefinição da Arquitetura de Processos
Etapa 2 – Construção Visão de FuturoConstrução do Painel de Gestão a Vista
Principais Etapas de Cada ProcessoIdentificação de MelhoriasVisão do Participante
Etapa 3 – Entender Situação Atual
Levantamento de informações para o redesenho dos processosAnálise da documentação atual, incluindo relatórios PROSSEGDiagnóstico processos
AS IS Agenda de Melhorias
Etapa 3 – Entender Situação Atual
Levantamento de Melhorias de Diferentes Complexidades e resultados igualmente relevantes
Responder questionamentos encaminhados apenas pela Central de Atendimento
Alterar o número de telefone registrado no papel timbrado da PREVI para o número da Central de Atendimento
Definição de novo processo para Gerência de Atuária
Criação de novo Núcleo para gestão de novo processo na Gerência de Atuária
Maior
Menor
Etapa 4 – Projetar/Redesenhar Situação
Redesenho dos Processos contemplando melhorias de curto prazo
Etapa 5 – Dimensionar Força de TrabalhoO Método de Coleta por Grupo foi selecionadoForam realizadas reuniões com todos membros da equipe envolvidos nos processos
Etapa 5 – Dimensionar Força de TrabalhoA analise considerou também demandas sazonaisA sugestão de mudança de quadro contemplou mudança de senioridade
Etapa 5 – Dimensionar Força de TrabalhoAs atividades da área seguiram a seguinte categorização, sendo considerada a área funcional para dotação
Etapa 5 – Dimensionar Força de TrabalhoA Dotação das áreas funcionais foi revista
Etapa 5 – Dimensionar Força de TrabalhoO resultado não foi somente um quadro de dotação, mas considerou uma série de análises
Etapa 5 – Dimensionar Força de TrabalhoE as melhorias propostas anteriormente no projeto serão priorizadas de acordo com a relevância dos processos
Fase 2
Operação Assistida
• Plano de Implementação das Melhorias de Curto Prazo
• Apoio para Implantação dos processos otimizados
Estrutura Funcional
Gestão Funcional porProcessos Transversais
Desafios
Patrocínio da Diretoria de Seguridade
Forte Parceria – Área coordenadoraÁreas clientesConsultoria
Envolvimento de todos funcionários das equipes
Escuta Ativa
Entregas incrementais – Levantamento Validação
Fatores de Sucesso
Principais Lições Aprendidas
Falta de entendimento do papel das áreas nos processos
Processos das áreas x Processos Intervenientes
Processos Manuais x Processos Automáticos
Próximos Passos
Concessão de Benefícios INSS
Manutenção de Benefício PREVI
Manutenção de Benefício INSS
Filiação aos Plano de Benefícios
Atendimento aos Participantes
Pagamento e Acerto de Devolução de Reserva (DR)
2º Ciclo
3º Ciclo
Cadastro de Participantes e Assistidos
Concessão de Benefícios
Arrecadação dos Planos de Benefício
1º Ciclo
Obrigada
Renata Gomesrmellog@previ.com.br