Post on 12-Jan-2017
TIM PENYUSUN BUKU PANDUAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN
STKIP PGRI SUMATERA BARAT
Pelindung : Ketua STKIP PGRI Sumatera Barat ( Dr. Zusmelia, M.Si ) Pengarah : Wakil Ketua Bidang Akademik ( Drs. Nurhadi, M.Si )
Wakil Ketua Bidang Administrasi Umum dan Keuangan ( Drs. Dasrizal, M.P )
Ketua : Wakil Ketua Bidang Kemahasiswaan ( Dra. Hj. Mulyati, M.Si ) Anggota : Kasubag Kemahasiswaan ( Zul Amri, SE )
KATA PENGANTAR
Bersyukur kita kepada Allah SWT, yang tealh memberikan hidayahnya
sehingga Buku Panduan Kegiatan Kemahasiswaan selesai di susun. PKM ini
diharapkan sebagai sarana untuk meningkatkan kecendikiawanan, wawasan
dan integritas kepribadian mahasiswa dalam berorganisasi.
Tujuan penyusunan PKM ini adalah sebagai pedoman bagi mahasiswa
dalam melaksanakan kegiatan yang tertib dan terarah yang sesuai dengan
kerangka acuan yang diberlakukan oleh STKIP PGRI Sumatera Barat tanpa
menghilangkan karakteristik dan kreatifitasnya.
Kami menyadari panduan ini masih belum sempurna, untuk itu kritik dan
saran dari semua pihak sangat kami harapkan, guna untuk kesempurnaan
panduan ini.
Padang, 20 September 2012
Wakil Ketua III Bidang Kemahasiswaan
dto
Dra. Hj. Mulyati, M.Si
SAMBUTAN KETUA STKIP PGRI SUMATERA BARAT Perguruan tinggi adalah lembaga pendidikan terakhir yang dimasuki
mahasiswa sebelum terjun ke masyarakat sebagai warga negara yang
mandiri. Di dalam komunitas ini, mahasiswa mendapat pengalaman
berinteraksi dengan sesama anggota komunitas mahasiswa yang datang dari
berbagai latar belakang sosial. Dosen yang memiliki gaya dan cara
berkomunikasi yang berbeda. Dalam interaksi itu, mahasiswa diharapkan
belajar untuk saling menghormati, saling menghargai dan tenggang rasa yang
tinggi.
STKIP PGRI Sumatera Barat, memiliki peraturan tersendiri daripada
sekolah yang dimasuki sebelumnya, agar dapat mencapai tujuan secara tepat
waktu, mahasiswa harus mematuhi seperangkat peraturan akademik yang
mencakupi sistem SKS, kurikulum dengan berbagai kelompok mata kuliah, dll.
Di samping itu, mahasiswa mendapat kesempatan untuk mengembangkan
bakat dan minat serta kemampuan berorganisasi dalam orgnisasi
kemahasiswaan yang dibina oleh Wakil Ketua Bidang Kemahasiswaan.
Dalam melaksanakan kegiatan kemahasiswaan itu, tentulah ada
ketentuan-ketentuan yang harus diikuti. Dalam kesempatan tersebut,
mahasiswa akan berkoordinasi dengan Wakil Ketua Bidang Kemahasiswaan,
Ketua Program Studi, Kepala Bagian Umum dan Kepala Sub bagian
Kemahasiswaan. Kegiatan berinteraksi dengan berbagai orang dan unit di
STKIP PGRI Sumatera Barat merupakan pengalaman berharga yang akan
membina para mahasiswa sebagai calon warga masyarakat Indonesia yang
produktif.
Saya sangat bersyukur akhirnya buku Panduan Kegiatan Mahasiswa, dapat
diterbitkan. Buku ini merupakan petunjuk bagi mahasiswa selaku perorangan
dan sebagai anggota organisasi kemahasiswaan, serta bagi organisasi-
organisasi kemahasiswaan yaitu DLM, BEM,UKM dan Hima dan diharapkan
akan lebih memudahkan dan melancarkan kegiatan yang mereka laksanakan.
Berhubung baru diterbitkan, tentu saja buku ini masih belum sempurna. Oleh
karena itu kami mengharapkan kritik dan saran baik secara tertulis maupun lisan,
agar buku ini dapat lebih disempurnakan.
Selamat belajar berorganisasi ..! Semoa Saudara-saudara sukses
menjalankannya dan mendapatkan banyak pengalaman.
Padang, 20 September 2012
Ketua STKIP PGRI Sumatera Barat
dto
( Dr. Zusmelia, M.Si )
SALINAN KEPUTUSAN MENTERI PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 155 /U/1998 TENTANG
PEDOMAN UMUM ORGANISASI KEMAHASISWAAN DI PERGURUAN TINGGI MENTERI PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN,
Menimbang a. bahwa pendidikan nasional telah mengalami perkembangan yang memerlukan
penyesuaian dan pemantapan baik dalam hal kebijaksanaan maupun tatanannya;
b. bahwa pengembangan kehidupan kemahasiswaan adalah bagian integral dalam sistem pendidikan nasional sebagai kelengkapan kegiatan kurikuler;
c. bahwa organisasi kemahasiswaan perlu ditingkatkan peranannya sebagai perangkat perguruan tinggi dan sebagai warga sivitas akademika;
d. bahwa pengembangan organisasi kemahasiswaan perlu disesuaikan dengan pelaksanaan reformasi di bidang pendidikan tinggi dan tuntutan globalisasi pada masa mendatang;
e. bahwa sesuai dengan butir a, b, c, dan d dipandang perlu menetapkan pedoman umum organisasi kemahasiswaan di perguruan tinggi;
Mengingat
1. Undang-undang Nomor 2 Tahun 1989 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1990 tentang Pendidikan Tinggi beserta
perubahannya;
MEMUTUSKAN:
Menetapkan KEPUTUSAN MENTERI PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
TENTANG PEDOMAN UMUM ORGANISASI KEMAHASISWAAN DI PERGURUAN TINGGI.
BAB I KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Keputusan ini yang dimaksud dengan 1. Organisasi kemahasiswaan intra. perguruan tinggi adalah wahana dan sarana
pengembangan diri mahasiswa ke arah perluasan wawasan dan peningkatan kecendekiawanan serta integritas kepribadian untuk mencapai tujuan pendidikan tinggi.
2. Tujuan pendidikan tinggi adalah : a. Menyiapkan peserta didik menjadi anggota masyarakat yang memiliki
kemampuan akademik dan/atau profesional yang dapat menerapkan, mengembangkan dan/atau menciptakan ilmu pengetahuan, teknologi dan/atau kesenian.
b. Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetatman, teknologi dan/atau kesenian serta mengupayakan penggunaannya untuk meningkatkan tarap kehidupan masyarakat dan memperkaya kebudayaan nasional.
3. Organisasi kemahasiswaan antar perguruan tinggi adalah wahana dan sarana
pengembangan diri mahasiswa untuk menanamkan sikap ilmiah, pemahaman tentang arah profesi dan sekaligus meningkatkan kerjasama, serta menumbuhkan rasa persatuan dan kesatuan.
4. Kegiatan kurikuler adalah kegiatan akademik yang meliputi : kuliah, pertemuan kelompok kecil (seminar, diskusi, responsi), bimbingan penelitian, praktikum, tugas mandiri, belajar mandiri, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (kuliah kerja nyata, kuliah kerja lapangan dan sebagainya).
5. Kegiatan ekstrakurikuler adalah kegiatan kemahasiswaan yang meliputi: penalaran dan keilmuan, minat dan kegemaran, upaya perbaikan kesejahteraan mahasiswa dan bakti sosial bagi masyarakat.
Pasal 2
Organisasi kemahasiswaan di perguruan tinggi diselenggarakan berdasarkan prinsip dari, oleh dan untuk mahasiswa dengan memberikan peranan dan keleluasaan lebih besar kepada mahasiswa.
BAB II
BENTUK ORGANISASI KEMAHASISWAAN Pasal 3
1) Di setiap perguruan tinggi terdapat satu organisasi kemahasiswaan intra perguruan
tinggi yang menaungi semua aktivitas kemahasiswaan. 2) Organisasi kemahasiswaan intra perguruan tinggi dibentuk pada tingkat perguruan
tinggi, fakultas dan jurusan. 3) Bentuk dan badan kelengkapan organisasi kemahasiswaan intra perguruan tinggi
ditetapkan berdasarkan kesepakatan antar mahasiswa, tidak bertentangan dengan peraturan perundangundangan yang berlaku, dan statuta perguruan tinggi yang bersangkutan.
4) Organisasi kemahasiswaan pada sekolah tinggi, politeknik, dan akademi menyesuaikan dengan bentuk kelembagaannya.
5) Organisasi kemahasiswaan antar perguruan tinggi yang sejenis menyesuaikan dengan bentuk kelembagaannya.
BAB III
KEDUDUKAN, FUNGSI DAN TANGGUNGJAWAB Pasal 4
Kedudukan organisasi kemahasiswaan intra perguruan tinggi merupakan kelengkapan non struktural pada organisasi perguruan tinggi yang bersangkutan.
Pasal 5
Organisasi kemahasiswaan intra perguruan tinggi mempunyai fungsi sebagai sarana dan wadah: 1. perwakilan mahasiswa tingkat perguruan tinggi untuk menampung dan menyalurkan
aspirasi mahasiswa, menetapkan garis-garis besar program dan kegiatan kemahasiswaan;
2. pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan; 3. komunikasi antar mahasiswa;
4. pengembangan potensi jatidiri mahasiswa sebagai insan akademis, calon ilmuwan dan intelektual yang berguna di masa depan;
5. pengembangan pelatihan keterampilan organisasi, manajemen dan kepemimpinan mahasiswa;
6. pembinaan dan pengembangan kader-kader bangsa yang berpotensi dalam melanjutkan kesinambungan pembangunan nasional;
7. untuk memelihara dan mengembangkan ilmu dan teknologi yang dilandasi oleh norma-norma agama, akademis, etika, moral, dan wawasan kebangsaan.
Pasal 6
Derajat kebebasan dan mekanisme tanggungjawab organisasi kemahasiswaan intra perguruan tinggi terhadap perguruan tinggi ditetapkan melalui kesepakatan antara mahasiswa dengan pimpinan perguruan tinggi dengan tetap berpedoman bahwa pimpinan perguruan tinggi merupakan penanggungjawab segala kegiatan di perguruan tinggi dan/atau yang mengatasnamakan perguruan tinggi.
BAB IV
KEPENGURUSAN, KEANGGOTAAN DAN MASA BAKTI Pasal 7
1) Pengurus organisasi kemahasiswaan intra perguruan tinggi pada masing-masing
tingkat sekurangkurangnya terdiri atas ketua umum, sekretaris dan anggota pengurus.
2) Pengurus ditetapkan melalui pemilihan yang tatacara dan mekanismenya ditetapkan oleh mahasiswa perguruan tinggi yang bersangkutan.
Pasal 8
Keanggotaan organisasi kemahasiswaan pada masing-masing tingkat adalah seluruh mahasiswa yang terdaftar dan masih aktif dalam kegiatan akademik.
Pasal 9
Masa bakti pengurus organisasi kemahasiswaan maksimal 1 (satu) tahun dan khusus untuk ketua umum tidak dapat dipilih kembali.
BAB V PEMBIAYAAN
Pasal 10
(1) Pembiayaan untuk kegiatan organisasi kemahasiswaan di perguruan tinggi dibebankan pada anggaran perguruan tinggi yang bersangkutan dan/atau usaha lain seijin pimpinan perguruan tinggi dan dipertanggungiawabkan sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku.
(2) Penggunaan dana dalam kegiatan kemahasiswaan harus dapat dipertanggungjawabkan akuntabilitasnya.
BAB VI KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 11
Semua organisasi kemahasiswaan di perguruan tinggi yang telah ada pada saat ditetapkannya Keputusan ini agar menyesuaikan dengan Keputusan ini.
BAB VII
KETENTUAN PENUTUP Pasal 12
Dengan berlakunya Keputusan ini, Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0457/0/1990 tentang Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan di Perguruan Tinggi dinyatakan tidak berlaku.
Pasal 13
Petunjuk teknis pelaksanaan Keputusan ini ditetapkan oleh pimpinan perguruan tinggi yang bersangkutan.
Pasal 14
Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 30 Juni 1998 MENTERI PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN,
ttd. Prof. Dr. Juwono Sudarsono, M.A.
SALINAN Keputusan ini disampaikan kepada 1. Sekretaris Jenderal Departemen Pendidikan dan. Kebudayaan, 2. Inspektur Jenderal Departemen Pendidikan dan. Kebudayaan, 3. Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan dan. Kebudayaan, 4. Kepala Badan Penelitian dan. Pengembangan Pendidikan. dan Kebudayaan
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, 5. Sekretaris Inspektorat Jenderal, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, dan Badan
Penelitian. Dan Pengembangan Pendidikan dan Kebudayaan di lingkungan Departemen Pendidikan dan. Kebudayaan,
6. Semua Rektor universitas/institut, Ketua sekolah tinggi, Direktur politeknik/akademi di lingkungan Departemen Pendidikan dan. Kebudayaan,
7. Semua Koordinator Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta, 8. Kantor Perbendaharaan dan Kas Negara, 9. Badan Pemeriksa Keuangan, 10. Direktorat Jenderal Anggaran Departemen Keuangan, 11. Komisi VII DPR-RI.
KEPUTUSAN
DIREKTUR JENDRAL PENDIDKAN TINGGI
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA
NOMOR : 26/DIKTI/KEP/2002
Tentang
PELARANGAN ORGANISASI EKSTRA KAMPUS ATAU
PARTAI POLITIK DALAM KEHIDUPAN KAMPUS
DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI
Menimbang : a. bahwa dalam era reformasi ini banyak terjadi perubahan dan perkembangan yang
terjadi didunia pendidikan kita, khususnya kemahasiswaan yang memerlukan
penyesuaian dan pembinaan, baik dalam kebijakan maupun organisasi ekstra;
b. bahwa untuk perkayaan pengetahuannya, mahasiswa perlu untuk mengikuti
kegiatan-kegiatan yang dilakukan, baik oleh organisasi intra maupun organisasi
ekstra;
c. bahwa untuk menjaga suasana kampus agar kondusif dan jauh daribenturan
kepentingan-kepentingan politik, maka dipandang perlu untuk melarang Organisasi
Ekstra Kampus atau Partai Politik membuka Sekertriat dan Perwakilannya didalam
kampus.
Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 2 Tahun 1989
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia
a. Nomor 60 Tahun 1999;
b. Nomor 61 Tahun 1999;
3. Keputusan Presiden Republik Indonesia
a. Nomor 85/M Tahun 1999;
b. Nomor 102 Tahun 2001;
4. Keputusan Manteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 155/u/1998;
5. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional 0176/0/2001
Memperhatikan : Hasil Rapat Kerja Nasional (Rakernas) Bidang Kemahasiswaan pada tanggal 8-10 April
2002 di Jakarta
MEMUTUSKAN:
Menetapkan :
Pertama : Melarang segala bentuk organisasi ekstra kampus dan Partai Politik membuka
Sekretariat (Perwakilan) dan atau melakukan aktivitas politik praktis di kampus;
Kedua : Hal-hal yang belum diatur dalam Keputusan ini akan diaturdalam ketentuan
tersendiri;
Ketiga : Keputusan inimulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Jakarta
Pada tanggal 5 Juni 2002
DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI
TTD
SALINAN Keputusan ini disampaikan kepada :
1. Sekretariat Negara;
2. Sekretariat Kabinet;
3. Menteri Koordinator Kesejahteraan Rakyat;
4. Menteri Pendidikan Nasional;
5. Kepala Kepolisian Republik Indonesia;
6. Inspektur Jendral departemem Pendidikan Nasional;
7. Sekretaris Jendral departemem Pendidikan Nasional;
8. Kepada Balitbang Departemen Pendidikan Nasional;
9. Semua Sekretaris Dritjen, Itjen, dan Balitbang di Lingkuangan departemen Pndididkan
Nasional;
10. Semua Direktur di Lingkunag Drijen Dikti;
11. Semua Koordinator Perguruan Tinggi Swasta (Kopertis I Kopertis XII);
12. Semua Universitas/Institusi/Sekolah Tinggi/ Akademi di lingkungan Departemen
Pendidikan Nasional;
Disalin sesuai dengan aslinya
Direktorat Jendaral Pendidikan Tinggi
Departemen Bagian Kepegawaian dan Tata Laksana
dto
Drs. S. Muhammad
NIP. 130 818 954
1
SURAT KEPUTUSAN KETUA SEKOLAH TINGGI KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
STKIP PGRI SUMATERA BARAT ===================================================================
Nomor: 10071/STKIP-AK/PGRI/SB/2012
TENTANG
PEDOMAN MANAJEMEN ORGANISASI KEMAHASISWAAN
DI STKIP PGRI SUMATERA BARAT
KETUA STKIP PGRI SUMATERA BARAT
Menimbang
(1) Bahwa untuk menciptakan kehidupan kampus yang sehat, harmonis, dan bertanggungjawab diperlukan Pedoman Manajemen Organisasi Kemahasiswaan STKIP PGRI Sumatera Barat
(2) Bahwa Pedoman Manajemen Organisasi Kemahasiswaan STKIP PGRI Sumatera Barat perlu diatur dan ditetapkan dalam suatu Surat Keputusan Ketua.
Mengingat
(1) Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan
Nasional. (2) Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi. (3) Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor
155 /U/1998 Tentang Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan di Perguruan Tinggi
(4) Statuta STKIP PGRI Sumatera Barat Nomor : 001/YYS/PGRI-PDG/SB/2012
Memutuskan Menetapkan : PEDOMAN PELAKSANAAN KEGIATAN ORGANISASI KEMAHASISWAAN STKIP PGRI SUMATERA BARAT
2
BAB I KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Keputusan Ketua ini yang dimaksud dengan: (1) Sekolah Tinggi adalah STKIP PGRI Sumatera Barat. (2) Pimpinan Institusi adalah Ketua dan Wakil Ketua STKIP PGRI Sumatera
Barat. (3) Pimpinan Program Studi adalah Ketua Program Studi dan Sekretaris
Program studi yang berada di STKIP PGRI Sumatera Barat. (4) Wakil Ketua Bidang Administrasi Umum dan Keuangan adalah Pimpinan
Institusi yang menangani dan bertanggung jawab di Administrasi, Sarana dan keuangan.
(5) Wakil Ketua Bidang Kemahasiswaan adalah Pimpinan Institusi yang menangani dan bertanggung jawab di bidang kemahasiswaan.
(6) Kasubag Kemahasiswaan adalah Pejabat yang mengelola manajemen pembinaan dan pelayanan kemahasiswaan, antara lain bidang Kegiatan Penalaran, Pengembangan Soft-Skill, Kesejahteraan, Pengembangan Minat dan Bakat mahasiswa.
(7) Mahasiswa STKIP PGRI Sumatera Barat adalah mahasiswa yang terdaftar secara administrasi akademik di STKIP PGRI Sumatera Barat.
(8) Dewan Legislatif MahasiswaSTKIP PGRI Sumatera Barat (DLM-STKIP PGRI) adalah lembaga legislatif kemahasiswaan di tingkat Sekolah Tinggi.
(9) Badan Eksekutif Mahasiswa STKIP PGRI Sumatera Barat (BEM-STKIP) adalah Lembaga Eksekutif kemahasiswaan di tingkat Institusi.
(10) Unit Kegiatan Mahasiswa STKIP PGRI Sumatera Barat (UKM-STKIP PGRI) merupakan wahana kegiatan mahasiswa di tingkat Sekolah Tinggi untuk menyalurkan, mengembangkan minat dan bakat mahasiswa dalam satu bidang kegiatan tertentu serta pelayanan keagamaan.
(11) Himpunan Mahasiswa Program Studi (HIMA) adalah lembaga eksekutif kemahasiswaan di tingkat Program Studi.
(12) Pedoman Manajemen Organisasi Kemahasiswaan STKIP PGRI Sumatera Barat adalah pedoman pelaksanaan kegiatan mahasiswa di bidang pembinaan, pendampingan dan pelayanan kegiatan organisasi kemahasiswaan di STKIP PGRI Sumatera Barat.
BAB II TUJUAN
Pasal 2
Pedoman Pelaksanaan Kegiatan Organisasi Kemahasiswaan STKIP PGRI Sumatera Barat, bertujuan: (1) Mewujudkan hubungan yang harmonis, dinamis, dan berkeadilan antara
Pimpinan STKIP PGRI Sumatera Barat, Pimpinan Program Studi di STKIP PGRI Sumatera Barat dan pihak manajemen yang mengelola pembinaan, pendampingan dan pelayanan kemahasiswaan dengan organisasi-
3
organisasi kemahasiswaan yang sah baik di tingkat Institusi maupun di tingkat Program Studi.
(2) Terciptanya kesamaan wawasan, persepsi, dan tindakan dalam pembinaan, pendampingan dan pelayanan di bidang kemahasiswaan, baik di tingkat Institusi maupun di tingkat Program Studi.
(3) Sebagai pedoman penyelenggaraan manajemen kemahasiswaan di bidang Kegiatan Penalaran, Pengembangan Soft-Skill, Kesejahteraan, Pengembangan Minat dan Bakat Mahasiswa.
(4) Sebagai dasar strategi pembinaan, pendampingan dan pelayanan dalam upaya mewujudkan Tata Kelola Yang Baik di bidang kemahasiswaan.
BAB III ANGGARAN DASAR DAN ANGGARAN RUMAH TANGGA ORGANISASI
KEMAHASISWAAN
Pasal 3 1) Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Organisasi
Kemahasiswaan beserta penjelasannya yang disusun oleh Organisasi Mahasiswa melalui musyawarah harus memuat norma/kaidah, ketentuan dan aturan organisasi yang harus ditaati dan dilaksanakan oleh semua mahasiswa STKIP PGRI Sumatera Barat
2) Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga dimaksud ayat (1), harus mendapat pengesahan dari Wakil Ketua Bidang Kemahasiswaan.
BAB IV KEGIATAN EKSTRAKURIKULER
Pasal 4
(1) Kegiatan Ekstrakurikuler adalah kegiatan non akademik dalam bidang
penalaran, kepekaan sosial, pengembangan soft skill, kesejahteraan, pengembangan minat dan bakat mahasiswa.
(2) Pelayanan Kegiatan Ekstra Kurikuler dilakukan oleh satuan pelayanan kegiatan kemahasiswaan.
BAB V
ORGANISASI KEMAHASISWAAN Bagian Pertama Organisasi Pasal 5
(1) Organisasi Kemahasiswaan merupakan kelengkapan nonstruktural STKIP
PGRI Sumatera Barat yang berwadah pada Lembaga Kemahasiswaan STKIP PGRI Sumatera Barat dengan lembaga eksekutif adalah Badan Eksekutif Mahasiswa STKIP PGRI Sumatera Barat (BEM STKIP PGRI) untuk tingkat Sekolah Tinggi dan Himpunan Mahasiswa (HIMA) untuk
4
tingkat Program Studi. Sedangkan lembaga legislatif adalah Dewan Legislatif Mahasiswa(DLM).
(2) Setiap organisasi kemahasiswaan baik di tingkat Sekolah Tinggi maupun di tingkat Program Studi dinyatakan sah apabila pembentukannya telah mendapat persetujuan dari Wakil Ketua Bidang Kemahasiswaan.
Pasal 6
(1) Setiap organisasi kemahasiswaan di STKIP PGRI Sumatera Barat, harus
membuat Program Kerja atau Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) pada awal kepengurusan.
(2) Kegiatan yang tidak tercantum dalam Program Kerja atau RKAT tidak akan mendapat izin kegiatan dan pendanaan kecuali ada hal-hal yang mendesak dan dianggap penting oleh Wakil Ketua Bidang Kemahasiswaan melalui Kasubag Kemahasiswaan
Pasal 7
Jika ada dosen, Pegawai atau Keluarga inti yang sakit dirawat di rumah sakit/meniggal dunia, maka Pengurus Organisasi Kemahasiswaan harus membesuknya.
Bagian Kedua Kaderisasi dan Pembinaan
Pasal 8
(1) Usaha suksesi atau pembinaan kaderisasi tiap-tiap organisasi
kemahasiswaan yang berada di STKIP PGRI Sumatera Barat merupakan tanggungjawab setiap organisasi kemahasiswaan.
(2) Bagian Kemahasiswaan dalam melakukan pembinaan kaderisasi organisasi kemahasiswaan bersifat mendorong, membimbing dan memfasilitasi kegiatan kaderisasi seperti Latihan Keterampilan Manajemen Mahasiswa.
Bagian Ketiga
Masa Kepengurusan
Pasal 9
(1) Lama masa kepengurusan setiap organisasi kemahasiswaan adalah 1 (satu) tahun,
5
BAB VI RUANG LINGKUP KEGIATAN KEMAHASISWAAN
Pasal 10
Kegiatan Kemahasiswaan meliputi kegiatan ekstrakurikuler dan pengabdian pada masyarakat dalam rangka membentuk jiwa kepemimpinan, kritis, analitis, memiliki kepekaan sosial kemasyarakatan dan keagamaan serta mampu mengapresiasi seni dan budaya yang dilaksanakan di tingkat Sekolah Tinggi dan Program Studi.
BAB VII PERIZINAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN
Bagian Pertama
Perizinan
Pasal 11 (1) Seluruh kegiatan kemahasiswaan baik di tingkat Sekolah Tinggi maupun di
tingkat Program Studi yang dilaksanakan di luar dan di dalam kampus STKIP PGRI Sumatera Barat harus mendapat izin/rekomendasi dari Wakil Ketua Bidang Kemahasiswaan melalui Bagian Kemahasiswaan.
(2) Setiap permohonan izin kegiatan, surat permohonan dan proposal kegiatan harus ditandatangani oleh sekretaris panitia, ketua panitia, ketua organisasi, Pembina Organisasi dan di paraf Kasubag Kemahasiswaan.
(3) Izin kegiatan penggalangan dana hanya dapat diberikan untuk tujuan sosial, kemanusian, bencana alam, dan keagamaan.
(4) Kegiatan yang melibatkan organisasi mahasiswa tingkat Sekolah Tinggi dan pelaksanaannya di Program Studi, harus mendapat persetujuan dan izin dari Wakil Ketua Bidang Kemahasiswaan melalui Kasubag Kemahasiswaan
(5) Penggunaan fasilitas harus mendapat izin Wakil Ketua Bidang Administrasi Umum dengan melampirkan surat izin kegiatan dari Wakil Ketua Bidang Kemahasiswaan.
(6) Izin kegiatan atas undangan pihak luar akan diberikan dengan ketentuan jika mahasiswa mewakili Program Studi telah diketahui oleh Pimpinan Program Studi atau jika mahasiswa mewakili Institusi telah diketahui oleh Wakil Ketua Bidang Kemahasiswaan melalui .
(7) Setiap penyampaian pendapat baik di dalam maupun di luar kampus STKIP PGRI Sumatera Barat dalam bentuk unjuk rasa/demonstrasi wajib mendapat izin dari Wakil Ketua Bidang Kemahasiswaan.
(8) Waktu pelaksanaan kegiatan tidak bersamaan dengan waktu berlangsungnya Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester (UAS).
(9) Permohonan izin untuk semua jenis kegiatan diajukan paling lambat 1 (satu) bulan sebelum hari H kegiatan berlangsung atau dapat kurang dari 1 (satu) bulan dalam situasi/kondisi tertentu Wakil Ketua Bidang Kemahasiswaan dapat menentukan lain.
6
Pasal 12
Dalam menyelenggarakan kegiatan, panitia dan peserta harus memperhatikan ketertiban, keamanan, norma-norma sosial yang berlaku umum, dan memperhatikan tata tertib kehidupan kampus.
Bagian Kedua
Penggunaan Fasilitas
Pasal 13 (1) Perizinan penggunaan fasilitas STKIP PGRI Sumatera Barat diajukan
terpisah dengan permohonan izin kegiatan. (2) Permohonan penggunaan fasilitas di ditujukan kepada Wakil Ketua Bidang
Administrasi Umum dan Keuanan STKIP PGRI Sumatera Barat dengan melampirkan surat izin kegiatan dari Wakil Ketua Bidang Kemahasiswaan.
(3) Besarnya biaya dan ganti rugi akibat penggunaan fasilitas STKIP PGRI Sumatera Barat menjadi beban dan/atau tanggungjawab Panitia.
Bagian Ketiga
Pembatalan atau Penundaan
Pasal 14
Pembatalan atau penundaan kegiatan harus diajukan secara tertulis: (1) Untuk kegiatan skala Program Studi diajukan paling lambat 2 (dua) minggu
sebelum kegiatan berlangsung. (2) Untuk kegiatan skala Institusi/nasional/internasional diajukan paling lambat
1 (satu) bulan sebelum kegiatan berlangsung. (3) Kecuali Wakil Ketua Kemahasiswaan memberikan pertimbangan khusus.
BAB VIII TUGAS POKOK DAN FUNGSI ORGANISASI KEMAHASISWAAN
Bagian Pertama Tugas Pokok Organisasi Mahasiswa
Pasal 1 Dewan Legislatif Mahasiswa Mahasiswa (DLM)
� Menentukan Visi dan Misi DLM � Membuat Ketetapan Garis-garis Besar Haluan Kerja Organisasi
Kemahasiswaan sesuai dengan Visi dan Misi STKIP PGRI Sumatera Barat
� Membuat Program Kerja DLM � Melaksanakan Pemilihan Umum Melalui Komisi Pemilihan Umum (KPU)
untuk memilih Ketua dan Wakil Ketua BEM. � Melaksanakan pengawasan pada organisasi kemahasiswaan � Memfalitasi Usulan pembentukan, pembekuan, dan pembubaran UKM. � Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan � Melaksanakan Musyawar Besar (Mubes) Mahasiswa
7
Pasal 2 Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM)
� Menentukan Visi dan Misi BEM � Menjalankan Ketetapan Garis-garis Besar Haluan Kerja BEM yang
ditetapkan DLM � Membuat Program Kerja BEM � Melakukan Koordinasi terhadap Program Kerja masing-masing UKM dan
HIMA. � Melalui prosedural mekanisme organisasi memberi persetujuan pada
pelaksanaan kegiatan UKM � Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan � Meminta dan memeriksa Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) UKM dan
menerima LPJ dari Hima
Pasal 3 Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM)
� Menentukan Visi dan Misi UKM � Mematuhi tata tertib yang ditetapkan oleh DLM � Membuat Program Kerja Unit Kegiatan Mahasiswa � Melaksanakan kegiatan Unit Kegiatan Mahasiswa sesuai Program Kerja � Melakukan koordinasi dan meminta persetujuan kegiatan kepada BEM
dan rekomendasi dari Pembina Organisasi � Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan
Pasal 4 Himpunan Mahasiswa Program Studi (HIMA)
� Menentukan Visi dan Misi HIMA � Menjalankan Ketetapan Garis-garis Besar Haluan Kerja HIMA yang
ditetapkan DLM � Membuat Program Kerja Himpunan Mahasiswa Jurusan � Melaksanakan kegiatan Himpunan Mahasiswa Program Studi � Melaksanakan koordinasi dengan BEM atas program kerjanya � Meminta persetujuan kegiatan kepada Ketua Program studi masing-
masing � Membuat laporan pertanggungjawaban dan diserahkan ke Pimpinan
Program Studi, BEM dan Wakil Ketua III Bidang Kemahasiswaan melalui Kasubag Kemahasiswaan
.
8
Pasal 5 Masa Jabatan, Kelengkapan dan Kedudukan Organisasi Kemahasiswaan
a. Masa jabatan pengurus organisasi kemahasiswaan di STKIP PGRI Sumatera Barat selama 1 (satu) tahun dan khusus untuk ketua umum tidak dapat dipilih kembali
b. Bentuk dan badan kelengkapan organisasi kemahasiswaan di STKIP PGRI Sumatera Barat ditetapkan berdasarkan kesepakatan antar mahasiswa dan tidak bertentangan dengan peraturan perundangan yang berlaku
c. Pengurus organisasi kemahasiswaan di STKIP PGRI Sumbar bertanggungjawab kepada pimpinan satuan penyelenggaraan pendidikan yang membawahinya
d. Kedudukan organisasi kemahasiswaan di STKIP PGRI Sumatera Barat seperti DLM, BEM, UKM dan HIMA semuanya merupakan kelengkapan non-struktural.
Bagian Kedua Persyaratan Keanggotaan Pengurus Lembaga Kemahasiswaan
Pasal 1 Persyaratan Umum
� Bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa; � Berjiwa dan berwawasan Pancasila � Berkelakuan baik dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi � Mahasiswa yang terdaftar dan aktif mengikuti kegiatan pendidikan di
STKIP PGRI Sumatera Barat � Secara sukarela menjadi anggota dan memiliki kemampuan untuk
menduduki jabatan dalam lembaga kemahasiswaan; dan � Memahami dan menghayati aspirasi mahasiswa.
Pasal 2 Persyaratan Khusus
� Mahasiswa STKIP PGRI Sumatera Barat yang duduk pada semester III s.d. VII
� IPK yang dicapai minimal 3.00; dan � Memiliki sifat terpuji, dedikasi dan loyalitas yang tinggi dan
bertanggungjawab baik pada tugas dan Almamater. � Untuk Ketua BEM dan Ketua DLM : Berpengalaman dan aktif
sebelumnya di salah satu Keanggotaan atau Kepengurusan organisasi Kemahasiswaan (BEM, DLM, UKM dan HIMA )
9
BAB IV TUGAS POKOK DAN FUNGSI PEMBINA ORGANISASI MAUPUN
UNSUR PENDUKUNG KEMAHASISWAAN
Bagian Pertama
Pembina Organisasi Kemahasiswaan
Pasal 1
a) Membimbing dan mengarahkan kegiatan dan aktifitas ektra kurikuler, agar kegiatan organisasi berjalan dengan baik dan terarah
b) Membimbing kegiatan / aktifitas organisasi yang sifatnya administratif maupun organisasi
c) Bertanggungjawab terhadap oganisasi yang dibina / dibimbingnya untuk mencapai prestasi yang terbaik dalam penalaran dan keilmuan, minat dan kegemaran, kesejahteraan dan bakti sosial
d) Ikut serta merencanakan melaksanakan kegiatan /aktifitas organisasi para anggotanya bersama Kasubag Kemahasiswaan dan orang yang ditunjuk Pimpinan
e) Bertanggung jawab kepada Pimpinan STKIP PGRI Sumbar serta melaporkan kegiatan organisasi yang dibinanya apabila diperlukan oleh institusi ataupun Wakil KetuaSTKIP PGRI Sumbar
Bagian Kedua
Unsur Pendukung Kemahasiswaan
Pasal 1
Unsur pendukung Kemahasiswaan adalah Sub bagian Kemahasiswaan yang berfungsi:
a) Pelayanan administrasi kegiatan kemahasiswaan b) Menangani proses pengajuan proposal kegiatan kemahasiswaan c) Pelayanan pengajuan klaim asuransi kecelakaan d) Pengurusan beasiswa e) Pelayanan kebutuhan perlengkapan kegiatan kemahasiswaan f) Melaksanakan tugas yang didelegasikan oleh Pembantu Ketua III
10
BAB VIII KEGIATAN PENYAMBUTAN MAHASISWA BARU
Pasal 14
(1) Kegiatan penyambutan mahasiswa baru mengacu pada aturan dan jadual
STKIP PGRI Sumatera Barat. (2) Kegiatan penyambutan mahasiswa baru diluar jadual yang ditetapkan oleh
Institusi harus mendapat izin dari Wakil Ketua Bidang Kemahasiswaan dan diselenggarakan di lingkungan kampus STKIP PGRI Sumatera Barat.
(3) Apabila terjadi pelanggaran terhadap norma-norma kepatutan yang berlaku secara umum akan diselesaikan melalui Rapat Pimpinan dan apabila terjadi tindak pidana Pimpinan Sekolah Tinggidan atau Program Studi menyerahkan sepenuhnya melalui jalur hukum.
BAB IX PENDANAAN DAN LAPORAN KEUANGAN KEGIATAN
Bagian Pertama Penyandang Dana
Pasal 15
(1) Pada prinsipnya pencarian penyandang dana dan/atau sponsor kegiatan
mahasiswa tidak dibatasi, tetapi harus memperhatikan aspek ketidakterikatan, etika, dan tranparansi.
(2) Penyandang dana dan/atau sponsor sebagaimana dimaksud ayat (1) tidak boleh berasal dari partai politik, perusahaan minuman keras dan lain sebagainya yang dianggap tidak layak bagi dunia pendidikan.
Pasal 16
Sekolah Tinggi dan/atau Program Studi dapat memberikan dana untuk kegiatan mahasiswa yang telah tercantum dalam RKAT sesuai sifat dan sasaran kegiatan, dengan mempertimbangkan kemampuan keuangan Institusi dan/atau Program Studi.
Bagian Kedua Laporan Keuangan dan Kegiatan
Pasal 17
(1) Laporan keuangan dan kegiatan harus disampaikan selambat-lambatnya 2
(dua) minggu setelah kegiatan berlangsung. (2) Laporan keuangan dan laporan kegiatan disampaikan kepada Kasubag
Kemahasiswaan dan akan di serahkan kepada Wakil Ketua Bidang Kemahasiswaan.
11
(3) Laporan keuangan didasarkan pada prinsip, transparansi, dan dapat dipertanggungjawabkan.
(4) Keterlambatan pemberian laporan keuangan dan kegiatan dapat mempengaruhi pemberian izin kegiatan dan dana pada kegiatan berikutnya.
BAB X
PENGHARGAAN
Pasal 18
(1) Setiap mahasiswa dan Lembaga Kembaga Kemahasiswaan STKIP PGRI Sumatera Barat yang berprestasi mendapat penghargaan dari STKIP PGRI Sumatera Barat.
(2) Bentuk dan jenis penghargaan sebagaimana dimaksud ayat (1) ditetapkan dengan Surat Keputusan Ketua STKIP PGRI Sumatera Barat.
BAB XI
KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 19 Setiap organisasi kemahasiswaan yang belum mengacu pada pedoman ini agar menyesuaikannya sejak SK ini ditandatangani. Pedoman yang belum tercantum di dalam Surat Keputusan ini akan di jelaskan didalam Buku Panduan Kegiatan Kemahasiswaan STKIP PGRI Sumatera Barat
Pasal 20 Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan, dan akan dilakukan perubahan sebagaimana mestinya, apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan.
Ditetapkan di : Padang Pada tanggal : 15 September 2012 Ketua, dto ( Dr. Zusmelia, M.Si ) NIP : 1966041001991012001
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
SAMBUTAN KETUA STKIP PGRI SUMATERA BARAT
KEPMEN NOMOR 155 /U/1998 TENTANG PEDOMAN UMUM
ORGANISASI KEMAHASISWAAN DI PERGURUAN
KEPUTUSAN DIJEN DIKTI NOMOR : 26/DIKTI/KEP/2002 TENTANG
PELARANGAN ORGANISASI EKSTRA KAMPUS ATAU PARTAI
POLITIK DALAM KEHIDUPAN KAMPUS
SURAT KEPUTUSAN KETUA STKIP PGRI SUMATERA BARAT Nomor:
10071/STKIP-AK/PGRI/SB/2012 TENTANG PEDOMAN MANAJEMEN
ORGANISASI KEMAHASISWAAN DI STKIP PGRI SUMATERA BARAT
BAB I : PENDAHULUAN
1.1. Pengertian ���������������������. 1 1.2. Pemberdayaan Mahasiswa �������������� 3 1.3. Sasaran ����������������������. 3
1.31. Sasaran Umum .......................................................... 3 1.32. Sasaran Khusus ......................................................... 4
BAB II : ORGANISASI KEMAHASISWAAN
2.1. Kode Etik .............................................................................. 5 2.2. Persyaratan Organisasi dan Kegiatan Kemahasiswaan ...... 6 2.3. Tata Tertib Organisasi Kemahasiswaan .............................. 6 2.4. Fungsi Organisasi Kemahasiswaan ..................................... 7 2.5. Kegiatan Organisasi Kemahasiswaan .................................. 10 2.6. Masa Jabatan, Kelengkapan dan Kedudukan
Organisasi Kemahasiswaan ................................................ . 13 2.7. Persyaratan Keanggotaan Pengurus Lembaga
Kemahasiswaan .................................................................... 13
BAB III: ORGANISASI KEMAHASISWAAN DI STKIP PGRI
SUMATERA BARAT 3.1. Dewan Legislatif Mahasiswa ................................................ . 15 3.2. Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) ..................................... 15 3.3. Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) .......................................... 16 3.4. HIMA Program Studi ............................................................. 17 3.5. Organisasi Kemahasiswaan di STKIP PGRI
Sumatera Barat ...................................................................... 18 3.6. Bagan Struktur Organisasi Kemahasiswaan ......................... 21
BAB IV: TUGAS POKOK DAN FUNGSI PEMBINA ORGANISASI DAN UNSUR PENDUKUNG KEMAHASISWAAN
4.1. Pembina Organisasi .............................................................. 22 4.2. Fungsi Pokok Unsur Pendukung Kemahasiswaan ................ 22
BAB V: STANDAR PROSEDUR KEGIATAN MAHASISWA
5.1. Ketentuan Pokok Kegiatan Kemahasiswaan .......................... 24 5.2. Ketentuan Umum mengenai Administrasi ............................... 25 5.3. Ketentuan mengenai Pelaksanaan Kegiatan .......................... 31 5.4. Alur Kegiatan Kemahasiswaan ............................................... 34
LAMPIRAN
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Pengertian
Organisasi kemahasiswaan di Perguruan Tinggi merupakan wahana
pengembangan diri mahasiswa yang diharapkan dapat menampung
kebutuhan, menyalurkan minat dan kegemaran, meningkatkan
kesejahteraan, dan sekaligus menjadi wadah peningkatan kegiatan
penalaran dan keilmuan serta arah profesi mahasiswa. Organisasi
kemahasiswaan juga merupakan wahana dan sarana pengembangan diri
mahasiswa ke arah perluasan dan peningkatan kecendikiawanan serta
integrasi kepribadian manusia Indonesia yang cerdas sebagai perwujudan
pencapaian tujuan pendidikan yaitu,
a. menyiapkan peserta didik menjadi anggota masyarakat yang
memiliki kemampuan akademik dan/atau menciptakan ilmu
pengetahuan, teknologi dan/atau kesenian,
b. mengembangkan dan penyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi
dan/atau kesenian serta mengupayakan penggunaannya untuk
meningkatkan taraf kehidup-an masyarakat dan memperkaya
kebudayaan Nasional. Organisasi kema-hasiswaan diarahkan dan
dikembangkan agar mahasiswa mempunyai jiwa penuh pengabdian
dan kemandirian serta memiliki rasa tanggung jawab yang besar
terhadap masa depan Kampus, bangsa dan negara berdasarkan
atas tata kehidupan yang ilmiah.
Sekolah Tinggi Keguruan dan Ilmu Pendidikan (STKIP) PGRI Sumatera
Barat sebagai salah satu Perguruan Tinggi di Indonesia juga melakukan
pengembangan pribadi dan pengembangan wawasan mahasiswanya
melalui kegiatan kurikuler dan ekstra kurikuler yang antara lain meliputi
pengembangan penalaran/keilmuan, minat dan kegemaran,
2
kesejahteraan, organisasi dan bakti sosial yang serasi dan seimbang
sebagai bagian dari proses pendidikan di STKIP PGRI Sumatera Barat.
Mengingat para mahasiswa merupakan bagian dari civitas akademika dan
dalam usia dewasa muda, maka organisasi kemahasiswaan tersebut
dikembangkan dengan berpedoman kepada prinsip dari, oleh dan untuk
mahasiswa di bawah bimbingan dan koordinasi serta tanggung jawab
pimpinan Perguruan Tinggi.
Agar pengembangan keorganisasian kemahasiswaan dapat berjalan
lancar, terarah dan berkelanjutan maka dipandang perlu adanya
seperangkat panduan pengembangan kegiatan kemahasiswaan STKIP
PGRI khususnya di bidang keorganisasian.
Dalam PP no. 60 tahun 1999 dijelaskan tentang mahasiswa sebagai
berikut: Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar dan belajar
pada perguruan tinggi tertentu. Dalam pelaksanaan tugas
pengembangan kemahasiswaan sehari-hari diperguruan tinggi, ruang
lingkup tugas pembimbing kemahasiswaan dibatasi pada jenjang D3 (S0)
dan S1
Kegiatan Kemahasiswaan terbagi atas 2 macam, yakni
� Kegiatan Kurikuler
Kegiatan yang dilakukan di dalam proses belajar-mengajar, baik di
dalam maupun di luar kampus
� Kegiatan Ekstra Kurukuler
Kegiatan kemahasiswaan di luar kegiatan akademik yang meliputi
pengembangan penalaran dan keilmuan, minat dan kegemaran,
upaya perbaikan kesejahteraan mahasiswa, pengabdian pada
masyarakat, pengembangan organisasi kemahasiswaan, yang dapat
dilakukan di dalam maupun di luar kampus perguruan tinggi. Dalam
batasan ini termasuk pula kegiatan ekstra kurikuler yang secara
3
langsung menunjang kegiatan kurikuler (yang masa lalu sering
disebut sebagai kegiatan ko-kurikuler) namun tidak dimaksudkan
untuk memperoleh SKS (Satuan Kredit Semester)
1.2. Pemberdayaan Mahasiswa
Pemberdayaan Mahasiswa adalah upaya pendidikan yang bertujuan
untuk meningkatkan kualitas diri dilaksanakan dengan penuh kesadaran,
berencana, teratur, terarah, dan bertanggungjawab, yang mampu
memberikan pembekalan untuk persiapan masa depan, tanpa
mengganggu atau mengurangi kegiatan kurikuler. Terdapat berbagai
rujukan yang hendak dijadikan titik tolak dalam menetapkan sasaran
pengembangan kemahasiswaan, yaitu:
1. Tujuan Pendidikan Nasional (dirumuskan pada pasal 4 UU no.2
Tahun 1989)
2. Kaidah moral dan etika ilmu pengetahuan
3. Kepentingan masyarakat
Aspirasi, harapan, minat, bakat dan kegemaran serta prilaku pribadi
sivitas akademika berdasarkan budaya bangsa dan nilai-nilai religi agama
yang dianut
1.3. Sasaran
Berdasarkan titik tolak tersebut, maka sasaran umum pemberdayaan
mahasiswa di Indonesia dapat dikelompokkan menjadi:
1.3.1. Sasaran Umum
1. Jiwa Pancasila : Beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang
Maha Esa serta berbudi pekerti luhur, berwawasan kebangsaan
yang luas, terbuka dan mampu bermusyawarah serta memiliki
tanggung jawab yang tinggi.
2. Kepemimpinan : Pengembangan diri melalui organisasi,
kegiatan komunikasi, latihan manajemen yang terarah.
4
3. Dedikasi dan kepeloporan dalam pembangunan :
Pengembangan diri melalui kegiatan-kegiatan yang kreatif serta
inovatif, juga produktif untuk pengamalan dan pengembangan
ilmu pengetahuan, seni dan teknologi bagi pembangunan
masyarakat, bangsa dan negara.
4. Ketahanan fisik dan mental : Diperlukan kesehatan, ketahanan
fisik dan mental untuk menghadapi tantangan hidup,
berkepribadian mantap, memiliki tanggungjawab serta disiplin
yang tinggi untuk mendukung ketahanan perguruan tinggi dan
ketahanan nasional
1.3.2. Sasaran Khusus
A. Sikap Ilmiah
1. Hasrat ingin tahu, belajar tak kenal batas usia dan waktu
2. Daya analisis yang tajam
3. Kejujuran
4. Rasa tanggung jawab yang tinggi
5. Keterbukaan terhadap hal baru, pendapat yang berbeda
namun tetap kritis
6. Sikap bebas dari prasangka
7. Orientasi masa depan
8. Sikap menghargai nilai, norma atau kaidah budaya dan
agama serta tradisi keilmuan.
B. Sikap keahlian atau profesional
1. Keinginan untuk mencapai pengetahuan yang lebih tinggi
2. Kemandirian dan kemahiran sesuai minat ilmu, bakat,
kemampuan serta arah profesinya.
3. Etika profesi yang tinggi
4. Kesejawatan yang tinggi
5
BAB II
ORGANISASI KEMAHASISWAAN
Organisasi kemahasiswaan dalam tatacara manajemen organisasi tidak
berbeda jauh dengan organisiasi umum lainnya. Hal-hal yang menyebabkan
keberadaannya adalah:
1) dikarenakan kesamaan keyakinan, minat dan bakat anggota, biasanya
bertujuan untuk menyalurkan minat dan bakat tersebut dalam suatu
wujud kegiatan yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai suatu
prestasi, sebagai kebutuhan fisik, rohani ataupun sekedar penyalur
hobi,
2) dikarenakan tuntutan kebutuhan, keadaan lingkungan yang terjadi saat
itu, seperti organisasi layanan sosial untuk bantuan bencana alam,
pendidikan bagi masyarakat miskin dan anak terlantar, layanan
kesehatan dan keselamatan,
3) dikarenakan peluang yang ada untuk pengembangan kepribadian atau
untuk tujuan provit/keuntungan, misal untuk menumbuhkan jiwa
enterpreneurship/kewirausahaan, kemandirian dan profesionalisme,
dengan membentuk unit kooperasi mahasiswa, kelompok marketing
dan public relation, event organization, pembimbing atau assisten
pelatihan atau pendidikan profesional.
4) dikarenakan tuntunan agama / aktifitas religi seperti unit kerohanian
dan lain-lain.
5) dikarenakan amanat dan tuntutan sivitas akademika untuk
mengemban suatu amanat khusus dengan suatu visi dan misi yang
jelas sesuai AD/ART, memiliki pedoman GBHK (Garis-garis Besar
Haluan Kerja). Misalnya Dewan Legislatif Mahasiswa, Badan Eksekutif
Mahasiswa, , Himpunan Mahasiswa dan lain-lain. Organisasi ini
biasanya merupakan suatu struktur organisasi yang kompleks dengan
maksud dan tujuan organisasi seperti diatur pada AD/ART organisasi
tersebut.
6
2.1. Kode Etik
Kode Etik organisasi kemahasiswaan adalah :
� Tidak bertentangan dengan Pancasila, UUD 1945, Agama, Visi
dan Misi STKIP PGRI Sumatera Barat, serta menunjang kegiatan
kurikuler dan ekstra kurikuler;
� tidak membuat Visi dan Misi, serta Garis-garis Besar Haluan
Kerja yang dapat mengganggu ketertiban kampus dan
lingkungan sekitar kampus;
� menjunjung tinggi dan menghormati norma, nilai-nilai, dan aturan
yang diberlakukan di STKIP PGRI Sumatera Barat;
� menjalankan Kegiatan Organisasi dengan berpedoman pada
kode etik STKIP PGRI Sumatera Barat.
Kode Etik kegiatan kemahasiswaan adalah:
� Tidak bertentangan dengan kode etik organisasi;
� berupa aktivitas yang dapat dipertanggungjawabkan secara
moral dan formal;
� tidak mengganggu ketertiban umum dan perkuliahan.
2.2. Persyaratan Organisasi dan Kegiatan Kemahasiswaan
Persyaratan Organisasi Kemahasiswaan
1. Mempunyai Visi dan Misi yang jelas, benar, dan rasional;
2. mempunyai Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga, dan
Program Kerja;
3. mempunyai kepengurusan organisasi (struktur organisasi) dan
uraian tugas yang jelas;
4. memenuhi persyaratan pembentukan UKM
5. mempertanggungjawabkan kepengurusan organisasi sesuai
dengan struktur kemahasiswaan yang berlaku di STKIP PGRI
Sumatera Barat.
7
Persyaratan Kegiatan Kemahasiswaan
1. Mendapat izin resmi dari pimpinan STKIP PGRI Sumatera Barat
atau petugas yang ditunjuk Pimpinan STKIP PGRI Sumatera
Barat;
2. Melakukan kegiatan dengan memperhatikan kedisiplinan dan
ketertiban administrasi, organisasi, dan transparansi;
3. Meningkatkan dan atau mendukung pengetahuan serta
keterampilan bahasa asing yang dipelajarinya;
4. Tidak bersifat destruktif, anarkis, dan provokatif;
5. Diadakan di tempat yang jelas dengan susunan acara yang
terencana dan terkoordinasi serta dilakukan oleh panitia
kompeten yang ditunjuk secara resmi, dan disetujui oleh
pimpinan yang terkait.
2.3. Tata Tertib Organisasi Kemahasiswaan
Tata tertib organisasi kemahasiswaan di lingkungan STKIP PGRI
Sumatera Barat diatur seperti tersebut di bawah.
� Memenuhi kode etik organisasi yang ditetapkan STKIP PGRI
Sumatera Barat;
� mematuhi peraturan dan tata tertib organisasi yang ada di
lingkungan STKIP PGRI Sumatera Barat seperti BEM, UKM, dan
HIMA;
� merencanakan dan melaksanakan program kegiatan yang tidak
bertentangan dengan AD/ART organisasi;
� merencanakan dan melaksanakan kegiatan yang dapat
dipertanggung-jawabkan dan akuntabel.
2.4. Fungsi Organisasi Kemahasiswaan
Dalam mencapai maksud dan tujuan organisasi, ada 4 fungsi
organisasi yang sangat perlu diperhatikan berkaitan dengan
manajemen organisasi, yakni:
8
a) Planning (perencanaan)
Hal yang berkaitan dengan perencanaan dalam organisasi
diantaranya adalah rencana disusun oleh pengelola organisasi,
seperti rencana kerja atau kegiatan serta anggaran yang
diperlukan, teknis pelaksanaannya bisa melalui rapat seperti:
� Rapat Kerja (pengurus organisasi) yang membicarakan rencana
kerja pengurus serta kegiatan anggota yang akan dilakukan
dengan satu atau lebih target yang akan dicapai.
� Rapat Anggaran, untuk menentukan berapa jumlah anggaran
yang diperlukan untuk mendukung kerja organisasi atau untuk
suatu event / kegiatan (wujudnya daftar RKA) atau proposal
kegiatan.
b) Organizing (pengaturan)
Dalam hal pengaturan, unsur yang perlu diperhatikan & diwujudkan
adalah :
� Struktur Organisasi yang mampu menunjukkan bagaimana
hubungan (relationship) antara organisasi/bagian/seksi yang
satu dengan yang lain.
� Job Description yang jelas yang mampu menjelaskan tugas
masing-masing bagian/seksi.
� Bentuk Koordinasi antar bagian dalam organisasi (mis. Rapat
Koordinasi antar bagian, Rapat Pimpinan antar Organisasi, dll)
� Penataan dan Pendataan Arsip & Inventaris Organisasi Harus
diatur dan ditata dengan baik administrasi organisasi, seperti
surat masuk, surat keluar, laporan, proposal keluar, data
anggota, AD/ART, hasil rapat, inventarisasi yang dimiliki,
perangkat yang dipinjam dll. Siapapun orang yang memerlukan
data atau perlengkapan, maka ia akan mudah menemukan,
apakah yang tersimpan dalam bentuk file-file di komputer atau
yang berada ditempat/ lemari penyimpanan berkas-berkas.
9
Segala bentuk surat menyurat tercatat dan terdokumentasi,
segala perangkat yang dimiliki dan dipergunakan terdata, kapan
dibeli, siapa yang mempergunakan saat ini, bila ada kerusakan
siapa yang bertanggungjawab untuk memperbaiki atau bila
dipinjam kapan harus dikembalikan dll.
c) Accounting (pelaporan)
Pelaporan merupakan unsur wajib yang harus dilakukan untuk
menunjukkan sikap & rasa tanggung jawab dari pengurus kepada
anggotanya ataupun kepada struktur yang berada diatasnya.
Wujud kongkritnya adalah :
� Progress Report (Laporan Pengembangan Kegiatan) atau
� Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Kegiatan Progress Report
biasanya berbentuk laporan praktis organisasi kepada anggota
atau struktur diatasnya bila diminta, terkadang bisa berbentuk
lisan (pembicaraan antar pimpinan dengan pimpinan atau
dengan anggota). Sebaiknya Progress Report ini dapat
ditampilkan dalam bentuk laporan berbentuk tabel / matrix yang
bisa dilihat orang setiap saat (contoh terlampir), biasanya
kegiatan masih berlangsung ketika progress report
disampaikan. Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) adalah
laporan lengkap dari sebuah atau beberapa kegiatan yang telah
selesai dilaksanakan organisasi, biasanya merupakan laporan
hasil evaluasi dan anggaran yang dipergunakan
d) Controling (pengawasan)
Tugas organisasi ataupun pimpinan organisasi yang tidak boleh
terlewatkan adalah melakukan pengawasan terhadap aktifitas
organisasi ataupun realisasi kegiatan dan penggunaan
anggaran.Agar tugas / tanggung jawab pengawasan dapat
dilaksanakan dengan pertimbangan efektifitas dan efesiensi waktu
maupun dana, maka dapat dipertimbangkan faktor-faktor sbb :
10
� Pembagian Tugas Pengawasan
� Pendelegasian Wewenang
� Pembuatan Rencana Kegiatan dan Anggaran serta Realisasi
Kegiatan dan Anggaran (RKA)
� Pembukuan / dokumentasi atau kearsipan
2.5. Kegiatan Organisasi Kemahasiswaan
Keberadaan sebuah organisasi kemahasiswaan biasanya sesuai
dengan visi dan misi Perguruan Tinggi yang bersangkutan atau
berdasarkan keterbukaan manajemen lembaga untuk menampung dan
menyalurkan aspirasi, minat dan bakat mahasiswanya.
Beberapa hal yang perlu dilakukan atau dimiliki suatu organisasi
adalah:
a. Struktur Organisasi
Sebuah bagan yang dapat menjelaskan tentang kedudukan
masing-masing pengurus serta hubungan antar bagian dalam
organisasi. Sangat diperlukan untuk menunjukkan susunan
kepengurusan dan hubungan antar seksi/bagian yang dipahami
oleh anggota organisasi ataupun pihak luar.
b. Job Description
Selaku pengurus organisasi apalagi ketua organisasi, sudah
selayaknya mengetahui fungsi dan tugas masingmasing
seksi/bagian yang berada dibawah koordinasinya, serta diharapkan
mampu memberi penjelasan tugas kepada masing-masing personil
yang menerima tanggung jawab tersebut. Tiap-tiap anggota atau
pengurus organisasi perlu memahami akan tugas dan bagaimana
pertanggung jawabannya kepada ketua serta bagaimana
koordinasinya dengan bagian/seksi yang lain
c. Rapat Kerja
Masing-masing organisasi perlu mengadakan raker sekurang-
kurangnya 1 x dalam setahun, namun yang efektif adalah 2 x
11
setahun (per semester). Dalam raker masing masing bagian/seksi
mengajukan rencana kegiatan dan anggaran yang dibutuhkan.
Kemudian kumpulan rencana kerja tersebut digabungkan untuk
dijadikan rencana kegiatan organisasi dan perencanaan
penggunaan anggaran yang kemudian dijadikan rujukan untuk
pengajuan permohonan anggaran dalam bentuk “proposal” kepada
Wakil Ketua III Bidang Kemahasiswaan .
d. Rapat Evaluasi
Setelah organisasi mengadakan suatu kegiatan, maka sebaiknya
dilakukan evaluasi (penilaian oleh diri sendiri/pengurus organisasi)
terhadap kegiatan tersebut, selambat-lambatnya 1 bulan setelah
kegiatan (waktu yang paling baik adalah 1 minggu setelah
kegiatan). Pada rapat evaluasi ini diharapkan bisa memunculkan
hal-hal kekurangan/kecurangan yang dilakukan sehingga bisa
mengkoreksi diri untuk tidak melakukan hal tsb kembali.Hasilnya
tertuang dalam progress report, maupun rujukan untuk LPJ
e. Rapat Koordinasi
Sebelum melakukan suatu event/kegiatan suatu organisasi sangat
perlu mengajak semua fihak yang terkait untuk membicarakan
bagaimana teknik koordinasi antar bagian agar kegiatan tsb dapat
terlaksana sesuai harapan. Terkadang organisasi/fihak lain diluar
organisasi pelaksana perlu diajak/diberitahu tentang kegiatan
tersebut untuk meningkatkan hubungan baik antar sesama
organisasi. Mahasiswa dalam hal ini sebagai organisasi tertinggi
dalam struktur Organisasi Kemahasiswaan, perlu meng-
koordinasikan rencana kegiatan masing-masing HIMA, UKM dan
BEM, agar :
� tidak menyimpang dari tujuan masing-masing organisasi
� tidak saling berbenturan antar sesama organisasi dan
� bisa mengkoordinir bila ada kesamaan bentuk kegiatan serta
waktu kegiatan
12
f. Pertemuan Pimpinan Organisasi
Para pimpinan organisasi sesekali perlu melakukan pertemuan
“gathering” (pembicaraan resmi dengan gaya santai) untuk
menjalin hubungan baik antar pimpinan/organisasi dan bisa
menjembatani penyelesaian masalah-masalah yang timbul antar
organisasi. Terkadang untuk sebuah event yang dilaksanakan
suatu organisasi, perlu diundang pimpinan organisasi lain agar
terjadi hubungan baik antar organisasi.
g. Laporan Pertanggung Jawaban
Suatu hal yang harus dilakukan sebagai bentuk tanggung jawab
pengurus kepada anggota ataupun fihak lain yang memberikan
dukungan terhadap kegiatan adalah Laporan Pertanggung
Jawaban.
h. Pendelegasian Wewenang
Untuk memberikan kekuatan hukum bagi yang menerima
wewenang maka sangat diperlukan surat pelimpahan wewenang
sementara.
i. Pembagian Tugas Pengawasan
Bila tugas Ketua dirasa cukup banyak maka tugas pengawasan
dapat dibagi kepada sekretaris umum atau kepada seksi khusus
atau komisi khusus untuk melakukan tugas pengawasan tersebut.
j. Pembuatan Daftar Rencana Kegiatan dan Anggaran
Rencana Kegiatan dan Anggaran(RKA) Sebuah daftar rencana dan
anggaran yang diperlukan untuk kegiatan sebaiknya tersusun
sebelum kegiatan dilaksanakan, dapat dilihat oleh seluruh
pengurus maupun anggota. Ini akan menjadi pembelajaran buat
seluruh anggota dan pengurus saat itu dan pengurus sesudahnya.
Daftar tadi sebaiknya juga dilengkapi dengan hasil evaluasi dan
realisasi anggaran yang digunakan..
13
k. Pembukuan / kearsipan
Kearsipan yang paling menonjol dalam organisasi diantaranya adalah
mengenai surat-menyurat. Kerapian surat-menyurat ini akan
memperlihatkan identitas dan kapabilitas suatu organisasi. Meskipun
tidak ada peraturan yang telah ditetapkan sebagai format baku
penulisan / pembuatan suratmenyurat, namun banyak instansi atau
organisasi yang telah mencoba menyusun kearsipan, serta format
penulisan surat-menyurat yang baik dan bisa dijadikan acuan
pembuatan surat menyurat untuk memudahkan administrasi dan
manajemen kearsipan. Disamping itu, konsep surat dan kearsipan
yang baik, bisa menimbulkan citra yang baik bagi institusi/perusahaan
atau organisasi yang bersangkutan
2.6. Masa Jabatan, Kelengkapan dan Kedudukan Organisasi
Kemahasiswaan
a. Masa jabatan pengurus organisasi kemahasiswaan di STKIP PGRI
Sumatera Barat selama 1 (satu) tahun dan khusus untuk ketua
umum tidak dapat dipilih kembali
b. Bentuk dan badan kelengkapan organisasi kemahasiswaan di
STKIP PGRI Sumatera Barat ditetapkan berdasarkan kesepakatan
antar mahasiswa dan tidak bertentangan dengan peraturan
perundangan yang berlaku
c. Pengurus organisasi kemahasiswaan di STKIP PGRI Sumbar
bertanggungjawab kepada pimpinan satuan penyelenggaraan
pendidikan yang membawahinya.
d. Kedudukan organisasi kemahasiswaan di STKIP PGRI Sumatera
Barat terdiri dari DLM, BEM, UKM dan HIMA semuanya merupakan
kelengkapan non-struktural
2.7. Persyaratan Keanggotaan Pengurus Lembaga Kemahasiswaan
a. Persyaratan Umum
14
� Bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa;
� Berjiwa dan berwawasan Pancasila
� Berkelakuan baik dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi
� Mahasiswa yang terdaftar dan aktif mengikuti kegiatan
pendidikan di STKIP PGRI Sumatera Barat
� Secara sukarela menjadi anggota dan memiliki kemampuan
untuk menduduki jabatan dalam lembaga kemahasiswaan
Memahami dan menghayati aspirasi mahasiswa
� Memiliki sifat terpuji, dedikasi dan loyalitas yang tinggi dan
bertanggungjawab baik pada tugas dan Almamater.
� Untuk Pengurus Inti tidak sedang dalam Praktek Lapangan (PL)
dan tidak sedang dalam penyelesaian tugas akhir.
� Untuk Ketua BEM dan Ketua DLM : Berpengalaman dan aktif
sebelumnya di salah satu Keanggotaan atau Kepengurusan
organisasi Kemahasiswaan (BEM, DLM, HIMA dan UKM)
b. Persyaratan Khusus
Persyaratan khusus akan di atur di dalam Musyawarah
Mahasiswa (MUBES) STKIP PGRI Sumatera Barat.
15
BAB III
ORGANISASI KEMAHASISWAAN DI STKIP PGRI SUMATERA BARAT
3.1. Dewan Legislatif Mahasiswa (DLM)
DLM sebagai lembaga tertinggi mahasiswa yang bertindak sebagai
Lembaga Legislatif (pembuat kebijakan-kebijakan) dan Yudikatif
(pengawas).Yang mempunyai hak dan kewajiban sesuai dengan
AD/ART. Selain menyalurkan aspirasi, DLM juga berusaha untuk
membantu mahasiswa yang mempunyai masalah akademik maupun
non akademik.
Tugas Dewan Legislatif Mahasiswa (DLM):
� Menentukan Visi dan Misi DLM
� Membuat Ketetapan Garis-garis Besar Haluan Kerja Organisasi
Kemahasiswaan sesuai dengan Visi dan Misi STKIP PGRI
Sumatera Barat
� Membuat Program Kerja DLM
� Melaksanakan Pemilihan Umum Melalui Komisi Pemilihan Umum
(KPU) untuk memilih Ketua dan Wakil Ketua BEM.
� Melaksanakan pengawasan pada organisasi kemahasiswaan
� Memfalitasi Usulan pembentukan, pembekuan, dan pembubaran
UKM.
� Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan
� Melaksanakan Musyawar Besar (Mubes) Mahasiswa
3.2. Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM)
Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) merupakan lembaga
kemahasiswaan yang terdiri dari perwakilan mahasiswa pada suatu
perguruan tinggi. BEM STKIP PGRI yang merupakan lembaga
eksekutif berfungsi untuk menampung dan menyalurkan aspirasi
mahasiswa, pusat koordinasi dan komunikasi antar organisasi
mahasiswa, merencanakan dan memantapkan garis-garis program
kegiatan kemahasiswaan di tingkat perguruan tinggi, mengembangkan
16
ketrampilan manajemen kemahasiswaaan dan sumber daya manusia.
Tentunya BEM membutuhkan banyak masukan dalam hal kerja dan
kebijakan agar dapat mengakar dan berlangsung baik, di samping
masukan-masukan berupa pertimbangan-pertimbangan sehingga
memudahkan kerja BEM untuk bergerak cepat, tepat, dan efektif
Tugas Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM):
� Menentukan Visi dan Misi BEM
� Menjalankan Ketetapan Garis-garis Besar Haluan Kerja BEM yang
ditetapkan DLM
� Membuat Program Kerja BEM
� Melakukan Koordinasi terhadap Program Kerja masing-masing
UKM dan HIMA.
� Melalui prosedural mekanisme organisasi memberi persetujuan
pada pelaksanaan kegiatan UKM
� Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan
� Meminta dan memeriksa Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) UKM
dan menerima LPJ dari Hima
3.3. Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM)
Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) merupakan wadah kegiatan
mahasiswa untuk menyalurkan dan mengembangkan bakat dan
minatnya masing-masing, dan keanggotaannya bersifat sukarela
sesuai dengan kesamaan minat/bakat mahasiswa. System
keanggotaan iuran sesama anggota UKM diatur secara mandiri oleh
pengurus UKM dibawah arahan pimpinan Sekolah Tinggi.
Tugas pokok UKM adalah merencanakan dan melaksanakan kegiatan
ekstra kurikuler pada tingkat kampus yang bersifat lintas program studi
dalam bidang kegiatan tertentu sesuai dengan tugas dan tanggung
jawabnya.
17
Fungsi UKM adalah sebagai wahana untuk melaksanakan dan
mengembangkan kegiatan ekstra kurikuler tertentu di tingkat lembaga
yang bersifat lintas program studi, baik yang bersifat penalaran dan
keilmuan, minat dan bakat, kesejahteraan, maupun pengabdian pada
masyarakat.
UKM bertanggung jawab kepada BEM dan Ketua BEM melaporkan ke
Wakil ketua Bidang Kemahasiswaan.
3.4. HIMA Program Studi
Himpunan Mahasiswa Program Studi adalah Organisasi
Kemahasiswaan sebagai Lembaga Eksekutif di tingkat Program Studi,
yang hanya melaksanakan kegiatan penalaran dan keilmuan
Tugas Hima Program Studi:
� Menentukan Visi dan Misi HIMA
� Menjalankan Ketetapan Garis-garis Besar Haluan Kerja HIMA yang
ditetapkan DLM
� Membuat Program Kerja Himpunan Mahasiswa Jurusan
� Melaksanakan kegiatan Himpunan Mahasiswa Program Studi
� Melaksanakan koordinasi dengan BEM atas program kerjanya
� Meminta persetujuan kegiatan kepada Ketua Program studi
masing-masing
� Membuat laporan pertanggungjawaban dan diserahkan ke
Pimpinan Program Studi, BEM dan Wakil Ketua III Bidang
Kemahasiswaan melalui Kasubag Kemahasiswaan.
18
3.5. Organisasi Kemahasiswaan di STKIP PGRI Sumatera Barat
Organisasi Kemahasiswaan yang terdafatar dan di akui di STKIP PGRI
Sumatera Barat Sampai September 2012 adalah yang tercantum pada
tabel dibawah ini :
No Nama Organissi Tingkat Lambang
1
Dewan Legislatif Mahasiswa ( DLM)
Institusi
2
Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM)
Institusi
3
Lembaga Dakwah Kampus (UKM LDK)
Institusi
4
Korps Sukarela Palang Merah Indonesia (UKM KSR PMI)
Institusi
5
Gudep Pramuka Racana Pagaruyung (UKM Pramuka)
Institusi
19
6
Media Informasi Kampus ( UKM Medika)
Institusi
7
Resimen Mahasiswa (UKM Menwa)
Institusi
8 UKM Seni Institusi
9
Himpunan Mahasiswa Pendidikan Biologi ( Hima Biologi)
Prodi
10
Himpunan Mahasiswa Pendidikan Sejarah (Hima Sejarah
Prodi
11
Himpunan Mahasiswa Pendidikan Geografi (Hima Geografi)
Prodi
12
Himpunan Mahasiswa Pendidikan Bhs Inggris (ESA )
Prodi
20
13
Himpunan Mahasiswa Pendidikan Matematika (Himatika)
Prodi
14
Himpunan Mahasiswa Bimbingan dan Konseling (Hima BK)
Prodi
15
Himpunan Mahasiswa Pendidikan Sosiologi (Himasos)
Prodi
16
Himpunan Mahasiswa Pendidikan Bahasa Indonesia (Himapindo)
Prodi
17
Himpunan Mahasiswa Pendidikan Ekonomi (Himako)
Prodi
21
3.6. Bagan Struktur Organisasi Kemahasiswaan
22
BAB IV:
TUGAS POKOK DAN FUNGSI PEMBINA ORGANISASI DAN UNSUR
PENDUKUNG KEMAHASISWAAN
4.1. Pembina Organisasi
Pembina organisasi kemahasiswaan adalah Dosen, dan atau
karyawan STKIP PGRI Sumatera Barat yang ditunjuk melalui SK
Ketua STKIP PGRI Sumatera Barat Surat Tugas untuk masa
tertentu yang disepakati dalam jurusannya masing-masing.
Pembina organisasi kemahasiswaan bertugas
� membimbing dan mengarahkan kegiatan dan aktivitas ekstra
kurikuler agar kegiatan organisasi berjalan dengan baik dan
terarah;
� membimbing kegiatan/aktivitas organisasi yang bersifat
administratif dan organisatoris;
� bertanggung jawab terhadap organisasi yang
dibina/dibimbingnya untuk mencapai prestasi terbaik dalam
bidang penalaran dan keilmuan, minat dan bakat, kesejahteraan,
serta bakti sosial;
� ikut serta merencanakan dan melaksanakan kegiatan/aktivitas
organisasi para anggotanya;
� mempertanggungjawabkan kegiatan kemahasiswaan yang
dibinanya kepada Pimpinan STKIP PGRI Sumatera Barat serta
melaporkan kegiatan organisasi yang dibinanya;
4.2. Fungsi Pokok Unsur Pendukung Kemahasiswaan (Kasubag
Kemahasiswaan)
Unsur pendukung kemahasiswaan adalah Sub bagian
Kemahasiswaan yang berfungsi
� melayani administrasi kegiatan kemahasiswaa;
� menangani proses pengajuan proposal kegiatan
kemahasiswaan;
� melayani pengajuan klaim asuransi kecelakaan mahasiswa;
23
� mengurusi pengajuan beasiswa mahasiswa;
� melayani kebutuhan perlengkapan kegiatan kemahasiswaan;
� melaksanakan tugas yang didelegasikan oleh Wakil Ketua
Bidang Kemahasiswaan;
� mendokumentasikan seluruh kegiatan kemahasiswaan.
24
BAB V
STANDAR PROSEDUR KEGIATAN MAHASISWA
5.1. Ketentuan Pokok Kegiatan Kemahasiswaan
Setiap program kegiatan kemahasiswaan diharuskan :.
� Memperhatikan keseimbangan antara kegiatan penalaran dan
keilmuan, minat dan bakat, kesejahteraan mahasiswa, dan bakti
sosial mahasiswa pada masyarakat sekitar.
� Lebih mendahulukan kepentingan mahasiswa STKIP PGRI
Sumatera Barat daripada kepentingan pihak lain dan tidak
mengganggu perkuliahan.
� Direncanakan dan dirancang dengan baik dan terperinci dengan
selalu memperhatikan dan mendahulukan kepentingan akademik
serta dapat dipertanggungjawabkan dan disetujui pimpinan minimal
2 minggu sebelum kegiatan dilaksanakan.
� Memperhatikan dan sesuai dengan sistem dan aturan yang berlaku
di STKIP PGRI dengan tidak mengabaikan ketertiban masyarakat
sekitar kampus STKIP PGRI Sumatera Barat.
� Dilaksanakan oleh pengurus organisasi atau panitia yang ditunjuk
resmi oleh organisasi dalam bentuk kepanitiaan. Jumlah anggota
kepanitian harus respentatif.
� Melaporkan secara tertulis yang mencakup tahap kegiatan, hasil
yang dicapai dan dana yang terpakai selambat-lambatnya 2 minggu
setelah kegiatan tersebut selesai dilaksanakan.
� Setiap organisasi kemahasiswaan yang tidak melaporkan
kegiatannya ke pimpinan institusi dalam hal ini Wakil Ketua III
Bidang Kemahasiswaan akan dikenakan sanksi berupa teguran.
25
5.2. Ketentuan Umum mengenai Administrasi
Dalam melaksanakan kegiatan organisasi kemahasiswaan di
lingkungan STKIP PGRI Sumatera Barat, diatur sistem administrasi
seperti tersebut di bawah.
(1) Administrasi Kesekretariatan
a) Prosedur Pengajuan Surat Permohonan dan Poposal
Penyelenggaraan Kegiatan.
� Pengurus/panitia mengajukan surat penyelenggaraan
kegiatan kepada Wakil Ketua III yang ditandatangani oleh
Ketua Panitia setelah diperiksa dan disetujui oleh Ketua
Organisasi, Pembina Organisasi, dan Ketua Program Studi
atau Kasubag Kemahasiswaan untuk DLM< BEM dan UKM.
(untuk selanjutnya disingkat Kasubag Kemahasiswaan).
Contoh surat lihat lampiran.
� Surat permohonan dan proposal penyelenggaraan kegiatan
harus diajukan paling lambat 12 hari kerja sebelum
pelaksanaan kegiatan. Surat permohonan yang diajukan
kurang dari 12 hari kerja tidak akan diproses.
� Dalam surat permohonan penyelenggaraan kegiatan harus
mencantumkan nama kegiatan, susunan panitia, biaya yang
dibutuhkan dan waktu penyelenggaraan kegiatan.
� Wakil Ketua III menyetujui/tidak menyetujui penyelengaraan
kegiatan setelah mengadakan dialog dengan
panitia/pengurus kegiatan, dan melaporkan kegiatan kepada
Ketua STKIP PGRI Sumatera Barat.
� Panitia/Pengurus melaksanakan kegiatan, atau membatalkan
kegiatan jika tidak mendapat persetujuan dari Pimpinan
STKIP PGRI Sumatera Barat. Informasi
persetujuan/pembatalan penyelenggaraan kegiatan
diampaikan kepada panitia pada 3 hari kerja setelah
26
pengajuan surat permohonan dan proposal kegiatan. Alur
pengajuan surat permohonan dan proposal lihat lampiran.
� Prosedur peminajaman tempat adalah ke Wakil Ketua II
Bidang Administrasi Umum dan Keuangan
� Pelaksanaan kegiatanharus diberitahukan kepada :
o Pimpinan Institusi dan Kasubag Kemahasiswaan.
o Kepala Rumah Tangga /Kasubag Sarana STKIP PGRI
Sumatera Barat.
o Satuan Pengamanan (Satpam) STKIP PGRI Sumatera
Barat)
o Teknisi Listrik STKIP PGRI Sumatera Barat.
b) Prosedur Pengambilan Biaya Penyelenggaraan Kegiatan
� Wakil Ketua III mendisposisikan proposal biaya
penyelenggaraan kegiatan kepada Kasubag Kemahasiswaan
setelah mempertimbangkan kondisi keuangan.
� Kasubag Kemahasiswaan menginformasikan pencairan biaya
penyelenggaraan kegiatan kepada Panitia/Pengurus.
� Panitia/Pengurus mengambil biaya penyelenggaraan
kegiatan pada Kasubag Kemahasiswaan.
� Panita/Pengurus menyelenggaraan kegiatan sesuai dengan
biaya yang disetujui oleh Pimpinan STKIP PGRI Sumatera
Barat.
� Panitia/Pengurus membuat laporan pertanggungjawaban
penggunaan biaya kepada Wakil Ketua III, selambat-
lambatnya 2 minggu setelah kegiatanselesai dilaksanakan.
c) Prosedur Pengajuan Permohonan Izin Menginap di Kampus
� Pengurus/panitia mengajukan permohonan izin menginap
kepada Wakil Ketua III dengan diketahui oleh Kasubag
Kemahasiswaan.
27
� Wakil Ketua III memutuskan pemberian izin panitia/pengurus
setelah mendengarkan kebutuhan menginap
panitia/pengurus, berkoordinasi dengan Wakil Ketua II,
Kepala BAU serta melaporkan kepada Ketua STKIP PGRI
Sumatera Barat.
� Wakil Ketua III mendisposisikan surat permohonan izin
kepada Kasubag Kemahasiswaan untuk di serahkan kepada
Komandan Satuan Pengaman (Satpam)
� Komandan Satpam memantau kegiatan saat mahasiswa
menginap di kampus dan melaporkan hasil pemantauan
kepada Pimpinan STKIP PGRI Sumatera Barat
d) Prosedur Pengajuan Permohonan Penggunaan Fasilitas
� Panitia/Pengurus mengajukan surat permohonan
penggunaan fasilitas berupa ruang, peralatan, atau fasilitas
lainnya kepada Wakil Ketua II dengan diketahui oleh Wakil
Ketua III.
� Wakil Ketua II memutuskan fasilitas kampus yang dapat
digunakan setelah mendengarkan kebutuhan penggunaan
fasilitas dari panitia/pengurus dan berkoordinasi dengan
Kepala BAU. Wakil Ketua III mendisposisikan surat
permohonan panita/pengurus untuk ditindak-lanjuti oleh
Kepala BAU.
� Panitia/pengurus mengisi formulir penggunaan fasilitas di
BAU sesuai dengan ketersediaan fasilitas yang disetujui.
� Panitia/Pengurus berkoordinasi dengan Kepala BAU dan
Kasubag Kemahasiswaan mengenai pelaksanaan
penggunaan fasilitas.
� Panitia/pengurus merapikan dan mengembalikan fasilitas
yang telah digunakan kepada BAU dan jika ada yang rusak
panitia melaporkan ke Wakil Ketua II dalam bentuk tertulis
dan diketahui oleh wakil ketua III.
28
e) Prosedur Pengajuan Penyelenggaraan Kegiatan di Luar Kampus
o Panitia/Pengurus mengajukan surat permohonan
penyelenggaraan kegiatan di luar kampus kepada Wakil
Ketua III berdasarkan persetujuan dari BEM dan diketahui
oleh Kasubag Kemahasiswaan untuk UKM dan Ketua
Program Studi untuk HIMA.
o Wakil Ketua III mengadakan dialog dengan Panitia/Pengurus
mengenai tujuan penyelenggaraan kegiatan di luar kampus.
o Wakil Ketua III melaporkan permohonan tersebut kepada
Ketua.
o Ketua menyetujui/tidak menyetujui penyelenggaraan kegiatan
di luar kampus setelah mendapat masukan dari Wakil Ketua
III dan mengadakan dialog dengan panita/pengurus bila
diperlukan.
o Ketua mendisposisikan surat permohonan penyelenggaraan
kegiatan di luar kampus kepada Kasubag Kemahasiswaan
untuk diteruskan kepada Panitia/Pengurus.
o Panitia/Pengurus mengambil surat yang dibutuhkan di
Kasubag Kemahasiswaan.
o Panitia/Pengurus melaporkan hasil penyelenggaraan
kegiatan kepada Ketua dan Wakil Ketua III
(2) Proposal
a) Persyaratan Pengajuan Proposal
� Tidak mempunyai tunggakan penyerahan laporan
pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan pada kegiatan
sebelumnya.
� Mendapat persetujuan dari BEM dan diketahui oleh Kasubag
Kemahasiswaan dan atau Ketua Program Studi untuk HIMA.
29
� Menyertakan surat pengantar pengajuan proposal yang berisi
maksud pengajuan proposal dan ditandatangani oleh Ketua
Panitia Pelaksana kepada Wakil Ketua III.
� Diserahkan paling lambat 14 hari kerja sebelum pelaksanaan
kegiatan melalui Kasubag Kemahasiswaan. Proposal yang
diajukan kurang dari 14 hari kerja tidak akan diproses
b) Format Proposal Kegiatan
1) Halaman Sampul Muka (lihat contoh pada lampiran) dilapisi
plastik transparan.
2) Halaman Isi
Menggunakan Kop Surat Organisasi Kemahasiwaan yang
bersangkutan atau Kepanitiaan yang ditunjuk dengan
ketentuan
� Ukuran kertas A4 (21x29.7)
� Bentuk huruf Arial dengan spasi 1.5, font 11 atau huruf
Times New Roman, font 12.
� Mencantumkan alamat organisasi kemahasiswaan, nomor
telepon dan kontak perorangan/Telepon Genggam/E-mail.
� Membubuhkan stempel organisasi kemahasiswaan atau
penanggung jawab.
3) Jilid Proposal
Proposal dijilid dengan sampul belakang warna merah untuk
BEM, biru tua untuk UKM, dan kuning muda untuk HIMA.
Sistematika penyusunan proposal lihat contoh pada lampiran
c) Sponsor Kegiatan
Sponsor yang mendukung/mendanai kegiatan harus sesuai
dengan ketentuan berikut.
� Saling menguntungkan;
� bukan berasal dan untuk kepentingan Partai Politik.
� bukan produk minuman keras;
� bukan produk rokok;
30
� bukan produk yang berkonotasi seks;
� bukan produk ilegal atau barang terlarang;
produk yang belum tercantum dalam ketentuan di atas akan
diatur kemudian.
(3) Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
a) Prosedur Penyerahan Laporan Pertanggungjawaban
Kegiatan
���� Kegiatan yang sudah dilaksanakan harus dilaporkan secara
tertulis kepada Wakil Ketua III, paling lambat 15 hari kerja
setelah terselenggaranya kegiatan.
���� Organisasi kemahasiswaan yang telah selesai
menyelenggarakan kegiatan, tetapi belum menyampaikan
Laporan Pertanggung-jawabannya, tidak diperkenankan
mengajukan proposal baru.
���� Laporan Pertanggungjawaban harus dijilid rapi dan disertai
Dokumentasi (foto) kegiatan.minimal 3 buah foto.
���� Laporan pertanggungjawaban diserahkan kepada Kasubag
Kemahasiswaan untuk dievaluasi dan diparaf (disahkan),
selanjutnya diserahkan ke Wakil Ketua III untuk
ditandatangani.
b) Format Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan dan
Keuangan
Format Laporan Pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan
(lihat contoh pada lampiran)
31
5.3. Ketentuan mengenai Pelaksanaan Kegiatan
a) Tempat
� Setiap kegiatan harus dilaksanakan di kampus STKIP PGRI
Sumatera Barat kecuali jika fasilitas yang dimiliki oleh STKIP
PGRI Sumatera Barat tidak memungkinkan, atau karena alasan-
alasan khusus yang dapat dipertanggungjawabkan.
� Kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan di luar kampus
harus mendapat persetujuan khusus dari Ketua STKIP PGRI
Sumatera Barat.
� Setiap tempat di dalam kampus STKIP PGRI Sumatera Barat
yang akan digunakan sebagai tempat pelaksanaan kegiatan
harus mendapat izin dari pimpinan.
� Setiap tempat yang telah digunakan untuk berkegiatan harus
dibersihkan kembali.
b) Waktu
� Setiap kegiatan dilaksanakan maksimal 3 (tiga) hari dan
diselenggarakan antara pukul 08.00 WIB dan 18.00 WIB
Kegiatan yang diselenggarakan di luar ketentuan tersebut harus
mendapat persetujuan khusus dari Ketua STKIP PGRI Sumatera
Barat.
� Tidak diperbolehkan mengadakan kegiatan 7 (tujuh) hari
sebelum dan selama Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian
Akhir Semester1.
� Tidak diperbolehkan mengadakan kegiatan pada saat pengurus
organisasi kemahasiswaan dalam kondisi demisioner.
� Ketua Panitia harus memberikan konfirmasi dan koordinasi
dengan Kasubag Kemahasiswaan, Kepala BAU, dan Komandan
Satpam selambat-lambatnya 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan
32
kegiatan. Bila tahapan ini tidak dilaksanakan biaya
penyelenggaraan kegiatan ditangguhkan.
� Undangan kegiatan sudah terkirim semua 7 (tujuh) hari sebelum
pelaksanaan, dan selambat-lambatnya 3 (tiga) hari sebelum
pelaksanaan dan sudah ada konfirmasi kehadiran dari
undangan. Khusus untuk undangan tamu pada acara
pembukaan atau penutupan, Panitia harap memperhatikan tata
cara protokoler standar. Panitia diharapkan mengundang
Pimpinan, Ketua Program Studi dan pihak-pihak yang terkait,
sedangkan untuk kegiatan pada lingkup yang lebih besar, Panitia
harap menyesuaikan diri dengan tata cara protokoler.
� Pada hari pelaksanan, seluruh panitia, peralatan, dan dekorasi
telah siap selambat-lambatnya 1 (satu) jam sebelum acara
dimulai. Para undangan diharapkan hadir 15 menit sebelum
acara dimulai dan Panitia mengenakan jaket almamater atau
atribut kepanitiaan.
� Semua perlengkapan, peralatan, dan fasilitas lainnya harus
dikembalikan dalam keadaan baik selambat-lambatnya 1 (satu)
hari setelah pelaksanaan.
c) Lain-lain
� Pengambilan peralatan dilakukan oleh panitia kegiatan setelah
prosedur pengajuan peralatan dan fasilitas dipenuhi. Saat
mengambil peralatan, penanggungjawab peminjaman
meninggalkan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) atau kartu
identitas lainnya. Kartu identitas dapat diambil kembali setelah
peralatan dikembalikan dalam keadaan baik.
� Pemakaian peralatan LCD, dan sound sistem harus
dilakukan/didampingi oleh petugas yang ditunjuk oleh Kepala
Bagian Umum. Bila tanpa didampingi, kerusakan atau kehilangan
peralatan menjadi tanggung jawab peminjam untuk
memperbaiki/menggantinya. Kerusakan/kehilangan peralatan
33
yang diakibatkan oleh petugas STKIP PGRI Sumatera Barat
akan diatur sesuai dengan ketentuan yang berlaku di STKIP
PGRI Sumatera Barat.
� Untuk kegiatan yang melibatkan masyarakat di luar kampus
seperti pentas seni, panitia harus menandatangani persetujuan
tata tertib kegiatan yang disepakati antara panitia dengan pihak
terkait. Persetujuan tata tertib dibuat sesuai dengan kebutuhan.
� Untuk kegiatan pameran tidak diperkenankan menempel apa pun
secara langsung di dinding ruangan. Materi pameran atau
informasi lain dapat digantungkan atau mempergunakan panil
berkaki.
� Kegiatan bazaar yang mendatangkan pihak dari luar (kecuali
sponsor utama), ditempatkan di lapangan parkir STKIP PGRI
Sumatera Barat.
� Spanduk, poster, brosur, atau informasi lain tentang kegiatan
selambat-lambatnya 2 (dua) hari setelah pelaksanaan harus
diturunkan/ditanggalkan oleh panitia kegiatan yang
bersangkutan. Bila tahapan ini tidak dilakukan panitia akan
ditegur.
� Jika diperlukan persiapan ruang sebelum hari pelaksanaan
kegiatan, panitia kegiatan dapat mengajukan surat permohonan
izin persiapan kepada Wakil Ketua III dengan diketahui oleh
Kasubag Kemahasiswaan selambat-lambatnya 3 (tiga) hari
sebelumnya, dan diberi waktu 1 (satu) hari pada pukul 08.00—
18.00.
� Untuk kegiatan yang bersifat komersil atau kerja sama dengan
pihak di luar kampus, panitia mengikuti ketentuan yang diatur
dalam SK Ketua STKIP PGRI Sumatera Barat.
� Panitia bertanggung jawab atas kebersihan, kerapian, dan
ketertiban tempat kegiatan dan mengembalikan ruangan dalam
keadaan bersih.
34
5.4. ALUR KEGIATAN KEMAHASISWAAN
Dalam melaksanakan kegiatan kemahasiswaan, alur yang harus
dilakukan oleh setiap organisasi kemahasiswaan di STKIP PGRI
Sumatera Barat adalah seperti tersebut di bawah.
1) Pemilihan Ketua Organisasi
Pemilihan Raya (Pemira) untuk setiap organisasi kemahasiswaan
(BEM, UKM dan HIMA) diselenggarakan pada akhir program kerja.
Pengurus yang sedang berjalan menunjuk panitia khusus untuk
menyelenggarakan Pemira. Aturan dan tata laksana Pemilu STKIP
PGRI ditetapkan melalui musyawarah besar(Mubes)
2) Program Kerja
Pengurus terpilih membuat program kerja selama masa
kepengurusan. Program kerja diatur berdasarkan program kerja
rutin, jangka pendek, dan jangka panjang. Kegiatan yang tidak
termasuk dalam program kerja tidak akan disetujui oleh Pimpinan
STKIP PGRI Sumatera Barat
3) Rencana Anggaran
Rencana Anggaran adalah estimasi biaya penyelenggaraan
kegiatan setiap program kerja yang dibuat oleh Pengurus Organisasi
Kemahasiswaan terpilih. Rancangan Kerja dan Anggaran Kegiatan
untuk satu periode kepengurusan setiap Organisasi Kemahasiswaan
diajukan kepada Wakil Ketua III. Wakil Ketua III menerbitkan Surat
Pengesahan setelah mengadakan dialog dengan Pengurus
Organisasi, berkoordinasi dengan Wakil Ketua II, dan
mendengarkan pertimbangan dan keputusan Ketua serta Surat
Pengesahan berisi daftar program yang akan dibantu
pembiayaannya oleh STKIP PGRI Sumatera Barat.
4) Realisasi Anggaran
Pengucuran biaya kegiatan sesuai dengan program kerja dilakukan
secara bertahap. Dana awal untuk kegiatan operasional Organisasi
Kemahasiswaan diberikan sebanyak 20% dari anggaran yang
35
disetujui, dan sebanyak 80% dari anggaran yang disetujui diberikan
pada saat pelaporan penyelenggaraan kegiatan non operasional
dalam bentuk reimburse.
Realisasi anggaran untuk kegiatan yang diselenggarakan oleh
panitia yang ditunjuk dilakukan melalui tahapan pengucuran dana
awal untuk kegiatan operasional sebanyak 50%, dan dana sebanyak
50% diberikan saat penyelenggaraan kegiatan dalam bentuk
reimburse.
5) Pelaksanaan Kegiatan
Kegiatan yang sudah direncanakan dalam program kerja setiap
organisasi kemahasiswaan harus dipersiapkan dengan matang dan
dilaksanakan dengan penuh tangung jawab. Dalam melaksanakan
kegiatan, setiap organisasi kemahasiswan harap melakukan
konsultasi dan koordinasi dengan setiap bagian yang terkait.
6) Pelaporan Kegiatan
Setiap kegiatan kemahasiswaan yang telah dilaksanakan dilaporkan
secara tertulis dan didokumentasikan.Dalam upaya mewujudkan
pengarsipan yang menyeluruh, setiap organisasi kemahasiswaan
diharapkan mendokumentasikan setiap kegiatan yang dilakukannya
secara terpisah, baik dalam bentuk hard file maupun soft file
7) Penghargaan Keikutsertaan Kegiatan Organisasi Mahasiswa
Penghargaan terhadap keikutsertaan mahasiswa dalam setiap
kegiataan organisasi kemahasiswaan baik sebagai pengurus
maupun sebagai panitia yang diselenggarakan oleh STKIP PGRI
Sumatera Barat ditunjukkan dengan sertifikat yang dikeluarkan oleh
Bagian Kemahasiswaan dengan ditandatangani oleh Ketua STKIP
PGRI Sumatera Barat.
Penghargaan terhadap panitia dan peserta kegiatan yang
diselenggarakan oleh setiap Organisasi Kemahasiswaan diberikan
oleh Organisasi Kemahasiswaan masing-masing. Pemberian
sertifikat dilakukan 15 hari setelah pelaksanaan kegiatan
36
1
LAMPIRAN
1. SOP Kegiatan Kemahasiswaan
2. Kegiatan Mahasiswa di Dalam Kampus 3. Contoh Surat Permohonan 4. Contoh Proposal
5. Contoh Lembar Pengesahan Kegiatan DLM 6. Contoh Lembar Pengesahan Kegiatan BEM 7. Contoh Lembar Pengesahan Kegiatan UKM 8. . Contoh Lembar Pengesahan Kegiatan Hima 9. Contoh Lembaran Rekomendasi DLM ( Untuk Kegiatan BEM, UKM dan
Hima) 10. Contoh Format Laporan Pertanggungjawaban
,
.
2
1. SOP Kegiatan Mahasiswa di Luar Kampus
Informasi Kegiatan dari luar Organisasi Kemahasiswaan
Surat Keputusan Organisasi Kemahasiswaan Tentang Penunjukan Peserta Kegiatan
Peserta Kegiatan Menyusun Proposal
Evaluasi Proposal oleh Organisasi Kemahasiswaan
Hasil Perbaikan
Pembina ORMA Menandatangani Lembar Persetujuan
Peserta Mempersiapkan Sarana dan Prasarana
Pendukung
Ada Perbaika
n
Evaluasi Proposal oleh Pembina Organisasi Kemahasiswaan
Perbaikan Proposal
Perbaikan Proposal
Kasubag Kemahasiswaan Waka Bid. Kemahasiswaan
Pencairan Dana
LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN KEGIATAN Oleh Peserta Diketahui Ketua BEM dan Pembina
Organisasi ybs
Bersama Panitia
3
2. SOP Kegiatan Mahasiswa di Dalam Kampus
Pembentukan Panitia di Tingkat Orma
Orma Menyusun Proposal dan Surat Izin Kegiatan
Pembina Orma Menandatangani Lembar Pengesahan
Kasubag Kemahasiswaan
Peserta Mempersiapkan Sarana dan Prasarana
Pendukung
Ada Perbaikan
Waka Bidang Kemahasiswaan
Ketua Prodi
Perbaikan Proposal Oleh Orma
LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN KEGIATAN Oleh Peserta Diketahui Ketua BEM dan Pembina
Organisasi ybs
Evaluasi Proposal oleh Pembina Orma
BAU/Kasubag Sarana ( Izin Tempat )
Pencairan Dana Kegiatan
HIMA
DLM BEM UKM
4
3. . Contoh Surat Permohonan
CONTOH SURAT PERMOHONAN
Padang, ______________20__ No. : Hal : Lamp. : Kepada Yth. Bapak/Ibu_________ Wakil Ketua Bidang Kemahasiswaan STKIP PGRI Sumatera Barat di tempat Dengan hormat, Tuliskan latar belakang, maksud pengajuan surat, dan isi kegiatan yang akan diselenggarakan. Ucapan terima kasih...................
Hormat kami,
Ketua Organisasi Panitia ( _____________ ) ( Ketua ) ( Sekretaris )
Mengetahui: Pembina Organisasi
( _______________ )
KOP ORGANISASI
5
3. Contoh Proposal
Padang, ______________20__ No. :................ Hal : .................... Lamp. : ...................... Kepada Yth. Bapak/Ibu Wakil Ketua Bidang Kemahasiswaan STKIP PGRI Sumatera Barat di tempat Dengan hormat, Tuliskan latar belakang, maksud pengajuan surat, dan isi kegiatan yang akan diselenggarakan. Ucapan terima kasih...................
Hormat kami,
Ketua Organisasi Panitia ( _____________ ) ( Ketua ) ( Sekretaris )
Mengetahui: Pembina Organisasi
( _______________ )
6
LEMBAR PENGESAHAN KEGIATAN
Nama Kegiatan : Latihan Kepemimpinan Manajemen Mahasiswa
Tanggal : ....................................................................
Tempat : ....................................................................
Biaya Kegiatan : ....................................................................
Biaya yang disetujui : ...................................................................
Padang, ..................... 20...
Panitia Pelaksana
Ketua Sekretaris
( _____________ ) ( _______________ )
NPM: ...................... NPM: ......................
Mengetahui:
Kasubag Kemahasiswaan Pembina BEM Ketua BEM
( ___________________ ) ( ________________ ) ( _________________ )
Menyetujui:
Wakil Ketua
Bidang Kemahasiswaan
( ____________________ )
KOP ORGANISASI
7
LEMBAR REKOMENDASI BADAN ANGGARAN
DEWAN LEGISLATIF MAHASISWA
Setelah mengevaluasi kelayakan dana Proposal Kegiatan Latihan Kepemimpinan
Mahasiswa yang akan diadakan oleh Badan Eksekutif Mahasiswa Pada Tanggal ......
bertempat di .............. Dengan ini Badan Anggaran Dewan Legislatif Mahasiswa (DLM)
memberikan rekomendasi kelayakan Terhadap Kegiatan tersebuat dengan Rincian
sebagai berikut :
� Seksi Sekretariat : Rp. .................
� Seksi Acara : Rp..................
Dst
Jumlah Total : Rp. .................
Demikian surat rekomendasi ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya
Padang, ..................... 20...
Ketua DLM Ketua Badan Anggaran
( ______________ ) ( _______________ )
NPM: ...................... NPM: ......................
8
I. Latar Belakang STKIP PGRI Sumatera Barat merupakan lembaga perguruan tinggi yang tidak lepas
dari peran mahasiswa sebagai obyek pembelajaran, sehingga mahasiswa dituntut untuk
dapat menguasai disiplin ilmu. Namun ada kecenderungan bahwa mahasiswa kurang
begitu menyadari akan perannya sebagai mahasiswa, hal ini disebabkan kebanyakan
dari mereka berorientasi terhadap kewajiban yang utama yaitu kuliah tanpa
memperdulikan peran lainnya yang tak kalah pentingnya, dan sebenarnya predikat
sebagai mahasiswa itu mempunyai tanggung jawab yang sangat besar terhadap
masyarakat.
Berkaitan dengan hal tersebut Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) STKIP PGRI
Sumatera Barat tidak lepas dari fungsi-fungsi lembaga kemahasiswaan, aktivitas dan
kreatifitas mahasiswa dapat tertampung di lembaga kemahasiswaan tersebut. Di dalam
lembaga tersebut mahasiswa akan dilatih dengan keahlian-keahlian dalam bidang
keorganisasian, kemasyarakatan, dan bakat minat sehingga mahasiswa terjun
kemasyarakat dapat memfungsikan dirinya secara mantap. Karena kredibilitas seorang
mahasiswa dapat dilihat ketika mahasiswa tersebut tanggap dan mampu mengkritisi
dinamika kehidupan sosial dan kondisi keilmuan yang tengah terjadi.
Oleh karena itu pengkaderan pada organisasi kemahasiswaan di STKIP PGRI Sumatera
Barat sangat diperlukan guna memperbaiki kedinamisan sebuah organisasi. Dalam
lingkungan STKIP PGRI Sumatera Barat , pengkaderan organisasi diwadahi dalam
kegiatan Latihan Kepemimpinan Manajemen Mahasiswa (LKMM),
II. Nama Kegiatan
“ LATIHAN KEPEMIMPINAN MANAJEMEN MAHASISWA
STKIP PGRI SUMATERA Barat ‘
III. Tema Kegiatan
‘Menyiapkan Sumber Daya Manusia Berdedikasi Guna Terbentuknya Organisasi
Kemahasiswaan Yang Mantap Dan Dinamis’
IV. Maksud dan Tujuan 1. Untuk membentuk dan menyiapkan sumber daya manusia dalam
menyongsong perubahan-perubahan yang terjadi di masyarakat.
2. Menyiapkan pengurus-pengurus organisasi kemahasiswaan baru yang
berdedikasi.
3. Terbentuknya organisasi kemahasiswaan yang mantap dan dinamis.
V. Waktu dan Tempat Kegiatan “ LATIHAN KEPEMIMPINAN MANAJEMEN MAHASISWA
(LKMM)” akan diselenggarakan pada :
Hari : ……………………..
Tanggal : ……………………..
Tempat : ……………………...
9
VI. Sasaran Kegiatan Sebagai langkah awal untuk memantapkan sistem pengkaderan pada organisasi
kemahasiswaan di lingkungan STKIP PGRI Sumatera Barat.
VII. Susunan Panitia
Pelindung : Ketua STKIP PGRI Sumatera Barat
Penasehat : Wakil Ketua III STKIP PGRI Sumatera Barat
Wakil Penasehat : Kasubag Kemahasiswaan
Pembina Organisasi
Penanggung Jawab : Ketua BEM STKIP PGRI Sumatera Barat
Ketua : …………………..
Sekretaris : …………………..
Bendahara : …………………..
Seksi - Seksi :
1. Humas : ………………..
2. Acara :
Dan seterusnya ……………………
VIII. Susunan Acara
WAKTU KEGIATAN TEMPAT PENANGGUNG
Waktu Kegiatan Tempat Penanggung
Jawab
08:00 – 09:00 Pembukaan Ruang Sidang Gedung
D
Seksi Acara
dst Dst Dst dst
16:00 – 17:00 Penutupan Ruang Sidang Gedung
D
Seksi Acara
IX. Rancangan Anggaran Biaya 1. Kesekertariatan
a. Proposal : Rp.
b. Surat Menyurat : Rp. …………….
c. Alat tambahan � Blook note + bolpoin : Rp. ……………
� Tinta print + kertas A4 : Rp. …………….
Jumlah : Rp………….
Jumlah Biaya Total : Rp………………
Jumlah Pemasukan
� Sponsor : Rp. ……………..
10
� Insert Peserta : Rp ……………..
Jumlah Total : Rp. …………….
X. Penutup Demikian proposal atas perhatiannya di ucapkan terima kasih
Padang, Tanggal, Bulan, Tahun
PANITIA LKMM BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
STKIP PGRI Sumatera Barat
Ketua Sekretaris
( Nama ) ( Nama )
N P M N P M
Mengetahui:
Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa
STKIP PGRI
( Nama )
N P M
11
5. Contoh Lembar Pengesahan Kegiatan DLM
LEMBAR PENGESAHAN KEGIATAN
Nama Kegiatan : ....................................................................
Tanggal : ....................................................................
Tempat : ....................................................................
Biaya Kegiatan : ....................................................................
Biaya Yang Disetujui : ....................................................................
Padang, ..................... 20...
Panitia Pelaksana
Ketua Sekretaris
( _____________ ) ( _______________ )
NPM: ...................... NPM: ......................
Mengetahui:
Kasubag Kemahasiswaan Pembina Ketua DLM
( ___________________ ) ( ________________ ) ( ______________ )
N P M
Menyetujui:
Wakil Ketua
Bidang Kemahasiswaan
( ____________________ )
KOP ORGANISASI
12
6. Contoh Lembar Pengesahan Kegiatan BEM
LEMBAR PENGESAHAN KEGIATAN
Nama Kegiatan : Latihan Kepemimpinan Manajemen Mahasiswa
Tanggal : ....................................................................
Tempat : ....................................................................
Biaya Kegiatan : ....................................................................
Biaya yang disetujui : ...................................................................
Padang, ..................... 20...
Panitia Pelaksana
Ketua Sekretaris
( _____________ ) ( _______________ )
NPM: ...................... NPM: ......................
Mengetahui:
Kasubag Kemahasiswaan Pembina BEM Ketua BEM
( ___________________ ) ( ________________ ) ( _________________ )
Menyetujui:
Wakil Ketua
Bidang Kemahasiswaan
( ____________________ )
KOP ORGANISASI
13
7. Contoh Lembar Pengesahan Kegiatan UKM
LEMBAR PENGESAHAN KEGIATAN
Nama Kegiatan : ....................................................................
Tanggal : ....................................................................
Tempat : ....................................................................
Biaya Kegiatan : ....................................................................
Biaya Yang Disetujui : ....................................................................
Padang, ..................... 20...
Ketua UKM Panitia Pelaksana
Ketua Sekretaris
( ______________ ) ( _____________ ) ( _______________ )
NPM: ...................... NPM: ...................... NPM: ......................
Mengetahui:
Kasubag Kemahasiswaan Pembina UKM Ketua BEM
( ___________________ ) ( ________________ ) ( _________________ )
Menyetujui:
Wakil Ketua
Bidang Kemahasiswaan
( ____________________ )
KOP ORGANISASI
14
8. Contoh Lembar Pengesahan Kegiatan Hima
LEMBAR PENGESAHAN KEGIATAN
Nama Kegiatan : ....................................................................
Tanggal : ....................................................................
Tempat : ....................................................................
Biaya Kegiatan : ....................................................................
Biaya Yang Disetujui : ....................................................................
Padang, ..................... 20...
Ketua Hima Panitia Pelaksana
Ketua Sekretaris
( ______________ ) ( _____________ ) ( _______________ )
NPM: ...................... NPM: ...................... NPM: ......................
Mengetahui:
Ketua Program Studi Pembina Hima Ketua BEM
( ___________________ ) ( ________________ ) ( _________________ )
Menyetujui:
Wakil Ketua
Bidang Kemahasiswaan
( ____________________ )
KOP ORGANISASI
15
9. Contoh Lembaran Rekomendasi DLM ( Untuk Kegiatan BEM, UKM dan Hima)
LEMBAR REKOMENDASI BADAN ANGGARAN
DEWAN LEGISLATIF MAHASISWA
Setelah mengevaluasi kelayakan dana Proposal Kegiatan Latihan Kepemimpinan
Mahasiswa yang akan diadakan oleh Badan Eksekutif Mahasiswa Pada Tanggal ......
bertempat di .............. Dengan ini Badan Anggaran Dewan Legislatif Mahasiswa (DLM)
memberikan rekomendasi kelayakan Terhadap Kegiatan tersebuat dengan Rincian
sebagai berikut :
� Seksi Sekretariat : Rp. .................
� Seksi Acara : Rp..................
Dst
Jumlah Total : Rp. .................
Demikian surat rekomendasi ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya
Padang, ..................... 20...
Ketua DLM Ketua Badan Anggaran
( ______________ ) ( _______________ )
NPM: ...................... NPM: ......................
KOP DLM
16
10. Contoh Format Laporan Pertanggungjawaban
Materi Penulisan
1. PENDAHULUAN Berupa kata pengantar dari ketua atau pengurus organisasi
2. KONDISI OBJEKTIF ORGANISASI Menjelaskan hal-hal yang mempengaruhi kegiatan organisasi a. Faktor Internal b. Faktor Eksternal
3. KEBIJAKAN ORGANISASI Berdasarkan kondisi objektif organisasi, dan faktor-faktor yang mempengaruhi baik internal maupun eksternal, pengurus menjelaskan kebijakan yang diambil sebagai program kegiatan organisasi.
4. PELAKSANAAN PROGRAM KERJA (Realisasi Program Kerja) Melampirkan program kegiatan organisasi (yang terlaksana maupun tidak). Termasuk kegiatan dari masing-masing seksi / divisi / komisi atau lampiran LPJ dari unit-unit kegiatan dibawah koordinasi organisasi yang bersangkutan dan kepanitian yang dibentuk organisasi.
5. KENDALA ORGANISASI Menjelaskan kendala yang dialami pengurus ketika mengadakan kegiatan atau menjelaskan perihal kegiatan yang tidak dapat terlaksana sesuai dengan kondisi objektif organisasi
6. KESIMPULAN Merupakan kesimpulan dari laporan pertanggung jawaban pengurus, (biasanya pengurus akan sedikit merendah dan berharap agar laporan tersebut diterima).
7. PENUTUP Ucapan terimakasih yang ditujukan bagi fihak-fihak yang selama ini membantu/berperan serta dalam kegiatan serta fihak-fihak yang membantu penyusunan LPJ tersebut. LPJ ditutup dengan tanggal pembuatan LPJ dan ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris organisasi
LAMPIRAN-LAMPIRAN � Daftar Kegiatan � Laporan Keuangan (Pembukuan) � Surat Masuk dan Surat keluar � Proposal Masuk dan Proposal keluar � Inventarisasi Organisasi