BİLGİ MERKEZLERİNİN BİLGİ MERKEZLERİNİN OTOMASYONU: OTOMASYONU:

EğiTek DENEYİMİEğiTek DENEYİMİ

Mehmet Emin Küçük

mkucuk@hacettepe.edu.tr

Aynur Uzer

aynuruzer@egitek.gov.tr

SİSTEM KURULMA SİSTEM KURULMA AŞAMALARIAŞAMALARI

Planlama

Gerekliliklerin Belirlenmesi

SeçimGerçekleştirim

İşletim

Değerlendirme

GENEL DÖNGÜGENEL DÖNGÜ

OLURLUK ÇALIŞMASIOLURLUK ÇALIŞMASI

Mevcut Sistemin Genel Tanımı Mevcut Sistemin Sorunları Olası Çözümler Olası Çözümlerin Maliyeti Yeni Sistemin Getireceği Faydalar Çözüm Seçilmeden Önce Yapılması

Gereken Çalışmanın Tanımı

OLURLUK ÇALIŞMASIOLURLUK ÇALIŞMASI

Yeni Sistemi Gerçekleştirme Zamanı ve Takvimi

Personele Etkileri Yer Gereksinimi Kurumsal Politikalar

AMAÇ:AMAÇ: Kurumun gereksinimleri doğrultusunda

her türlü bilgi kaynağını sağlayan, düzenleyen, ve bunlardan maksimum düzeyde

yararlanmayı olanaklı kılacak, bir bilgiye erişim sistemi ve merkezi

oluşturmak

MEVCUT DURUMMEVCUT DURUM BİNA: Üretim Dairesi Başkanlığı Yayın ve

Dokümantasyon Şubesi’ne bağlı kütüphane KOLEKSİYON: Farklı formatlarda (film, video

kaset, ses kaseti, CD-ROM, DVD, çizim, monograf ve süreli yayınlardan oluşan yaklaşık 15.000 bilgi kaynağı

PERSONEL: 1 şube müdürü, 1 öğretmen (sanat tarihi), 1 öğretmen (arşivci) 1 öğretmen (kütüphaneci) Toplam 4 personel

PERSONELPERSONEL

K Ü TÜ P H A N E C I K Ü TÜ P H A N E C I K Ü TÜ P H A N E C I

S U B E M Ü D Ü R Ü

PROJE KAPSAMIPROJE KAPSAMI

Alt Yapı Çalışmaları Bilgi Kaynaklarının Organizasyonu Bilgi Kaynaklarının Hizmete Sunulması Bilgi Hizmetlerinin Otomasyonu Elektronik Bilgi Hizmetlerinin

Organizasyonu

BİLGİ HİZMETLERİNİN BİLGİ HİZMETLERİNİN OTOMASYONUOTOMASYONU

Yazılım

– Yazılımın seçimi, kontratın hazırlanması ve satın alınması.

– 6 satıcının sunduğu çözüm incelendi. Donanım

– Satın alınacak yazılımın üzerinde çalışacağı donanımın belirlenmesi ve satın alınması

BİLGİ HİZMETLERİNİN BİLGİ HİZMETLERİNİN OTOMASYONUOTOMASYONU

Bibliyografik verilerin girişi Kullanıcı bilgilerinin girişi Sistemin test edilmesi “Canlı Yayın”a geçiş

ELEKTRONİK BİLGİ ELEKTRONİK BİLGİ HİZMETLERİNİN HİZMETLERİNİN

ORGANİZASYONUORGANİZASYONU Merkezin Web sayfasının hazırlanarak tüm

bilgi hizmetlerinin kurum Intranet’i ve Internet ortamından sunulması

Intranet üzerinde Jukebox sunucularını hizmete sokarak, merkezin koleksiyonunda bulunan CD-ROM ve DVD’leri merkeze gelmeden kullandırma

Web OPAC (Online Public Access Catalogue)’ın hizmete sunulması

ELEKTRONİK BİLGİ ELEKTRONİK BİLGİ HİZMETLERİNİN HİZMETLERİNİN

ORGANİZASYONUORGANİZASYONU

Internet bilgi hizmetlerinin sunulması

– Internet bilgi kaynaklarının izlenmesi

– Yansıtılması

– Gerektiğinde tercüme edilmesi

GEREKSİNİM DUYULAN GEREKSİNİM DUYULAN DESTEKDESTEK

ManeviMaddi

MALİYETMALİYET YAZILIM : $ 25.000 DONANIM: $ 40.000 (10 PC ve 1 server, 4

video player, 1 videodisc player,, 1 DVD player, 2 müzik seti CD-DVD Jukebox, 4 TV, 1 fotokopi makinası, 1 tarayıcı, barkod okuyucu ve yazıcı)

DANIŞMANLIK: $ 20.000 TEFRİŞAT: $ 45.000 ALT YAPI: $ 20.000 (Kablolama, taban

yükseltme, perdeler v.b.)

ZAMANLAMAZAMANLAMA

KATALOGLAMA SINIFLAMA: 6 ay VERİ GİRİŞİ: 6 ay

– Toplam 12 ay sürmesi planlanan çalışmanın ilk altı ayında alt yapı çalışmalarının tamamlanması planlanmıştır.

– Alt yapı çalışmaları devam ederken; yazılım ve donanımın sağlanması, hizmetlerin örgütlenmesi, kataloglama ve veri girişi çalışmaları sürdürülecektir.

GELİNEN AŞAMAGELİNEN AŞAMA

Olurluk çalışması yapıldı Sistem gereklilikleri belirlendi Tadilat çalışmaları başlatıldı Demirbaş kayıtları tamamlandı Kataloglama ve sınıflama sürdürülmekte

– Yaklaşık 7.000 künye Milli Kütüphane’den tarandı

Satın alınacak yazılım belirlenmek üzere

KATALOGLAMAKATALOGLAMAVEVE

SINIFLAMASINIFLAMA AACR2 DDC LC Konu Başlıkları Otorite Kaynak Arayışı

– Sorunlar: Doğruluk ve Güvenilirlik Çözüm ?

SYSNO 0520315Dewey 005.43YER 1996 AD 2359 http://kitap.mkutup.gov.tr:4500/ALEPH/TUR/NLT/NLT/NLT/SCAN-F/0746438http://kitap.mkutup.gov.tr:4500/ALEPH/TUR/NLT/NLT/NLT/SCAN-F/0746438Yazar Ayfer, Can Uğurhttp://kitap.mkutup.gov.tr:4500/ALEPH/TUR/NLT/NLT/NLT/SCAN-F/1536994http://kitap.mkutup.gov.tr:4500/ALEPH/TUR/NLT/NLT/NLT/SCAN-F/1536994Eser Kim korkar UNEX'ten? / CanUğur AyferBasım 1. bsYayım İstanbul : Pusula Yayıncılık, 1995 (Mart Matbaası)FizTan 320 s. : tbl. ; 24 cm http://kitap.mkutup.gov.tr:4500/ALEPH/TUR/NLT/NLT/NLT/SCAN-F/1360837http://kitap.mkutup.gov.tr:4500/ALEPH/TUR/NLT/NLT/NLT/SCAN-F/1360837Seri Pusula ; 9. "Kim korkar..."dizisi ; 5 http://kitap.mkutup.gov.tr:4500/ALEPH/TUR/NLT/NLT/NLT/SCAN-F/1355627http://kitap.mkutup.gov.tr:4500/ALEPH/TUR/NLT/NLT/NLT/SCAN-F/1355627EkGiris UNIXDil TUR http://kitap.mkutup.gov.tr:4500/ALEPH/TUR/NLT/NLT/NLT/COPIES/0520315/0520315/05http://kitap.mkutup.gov.tr:4500/ALEPH/TUR/NLT/NLT/NLT/COPIES/0520315/0520315/05Holdings

SYSNO 0520503Dewey 650.0712YER 1996 AD 2396Eser Ticaret meslek lisesi mezunlarını izleme araştırması : (Türkiye geneli) / araştırmayı yapan METARGEM ;araştırma grubu H. İbrahim Gülegül... [ve başkaları]Yayım Ankara : MEB, 1996FizTan 98 s. : tbl. ; 24 cmSeri T.C. Milli Eğitim Bakanlığı Mesleki ve Teknik Eğitim Araştırma ve GeliştirmeMerkezi Başkanlığı ; yayın no. 9EkGiris Gülegül, H. İbrahimEkGiris Türkiye Cumhuriyeti. Milli Eğitim Bakanlığı. Mesleki ve Teknik Eğitim Araştırma ve Geliştirme MerkeziBaşkanlığıDil TURHoldings

YAZILIMYAZILIM

SEÇENEKLER Geliştirmek Piyasadan Satın Almak

SEÇİMDE GÖZÖNÜNE SEÇİMDE GÖZÖNÜNE ALINAN UNSURLARALINAN UNSURLAR

GENEL TEKNİK DESTEK MALİYET

GENEL UNSURLARGENEL UNSURLAR

Kullanan Kütüphanelerin Deneyimi-İzlenimi?

Geliştiren Firmanın Ünü ? Sağlayan Firmanın Ünü ?

TEKNİK UNSURLARTEKNİK UNSURLAR

Yazılımın Hızı ? Mevcut Donanımla Uygunluğu ? Mevcut İşletim Sistemiyle Uygunluğu ? Data Sınırları ? (Kayıt sayısı, dosya hacmi,

bilgi alanı sayısı, alan uzunluğu v.b.) Kullanım Kolaylığı ? Desteklenen İletişim Protokolleri ?

DESTEK UNSURLARIDESTEK UNSURLARI

Dokümantasyon ? Eğitim ? Yazılımdaki Değişiklikler ? Yazılımın Yeni Versiyonu ? Kullanıcı Klubü ?

MALİYET UNSURUMALİYET UNSURU

Fiyatı ? Yıllık Bakım Ücreti ? Yazılı Garantisi ? Garantisi Yasal mı ?

YAZILIM SEÇİMİYAZILIM SEÇİMİ

Ön araştırma 5 yurtiçi, 1 de yurtdışı satıcı belirlendi Yazılımların tanıtımı istendi Sözü edilen kriterler ve yapılan

“specification” doğrultusunda değerlendirme yapıldı

“En uygun” yazılımın belirlenmesi (tamamlanma aşamasında)

GALLER MİLLİ GALLER MİLLİ KÜTÜPHANESİ ÖRNEĞİKÜTÜPHANESİ ÖRNEĞİ

İşletimsel gereklilikler 25 firmaya gönderildi

8 satıcı çözüm önerisinde bulundu Öneriler değerlendirildi ve 3 satıcı ile

temasa geçildi 3 satıcı istenilenleri nasıl

karşılayacaklarına ilişkin teknik çözümlemelerini gösterdiler

GALLER MİLLİ GALLER MİLLİ KÜTÜPHANESİ ÖRNEĞİKÜTÜPHANESİ ÖRNEĞİ

Resmi ihale açıldı Teklifler değerlendirildi Teklifte verilen fiyattan kontrat

imzalandı.

Sadece bu aşamaların tamamlanması

9 ay sürdü.

GERÇEKLEŞTİRİMGERÇEKLEŞTİRİM

Uzun sürebilir Takvim hafife alınmamalıdır

GERÇEKLEŞTİRİMGERÇEKLEŞTİRİM

SEÇENEKLERSEÇENEKLER Birden yeni sisteme geçiş Aşamalı geçiş Paralel işletim Pilot işletim

BİRDEN YENİ SİSTEME BİRDEN YENİ SİSTEME GEÇİŞGEÇİŞ

Belirlenen tarihte tamamıyla yeni sisteme geçilir

Yeni sistem çok karmaşık değilse tercih edilir

Yeni sistem dikkatlice planlanmış ve koordine edilmiş olmalıdır

Donanım ve yazılım önceden test edilmiş olmalı

BİRDEN YENİ SİSTEME BİRDEN YENİ SİSTEME GEÇİŞGEÇİŞ

Gerekli veritabanları yaratılmış ve yüklenilmiş olmalı

Personelin eğitimi tamamlanmış olmalı

SİSTEMİN SİSTEMİN DEĞERLENDİRİLMESİDEĞERLENDİRİLMESİ

İstenileni başarıyor mu ? Hız ? Performans ? “Ekstralar” gerekiyor mu ? Personel ne diyor ? Kullanıcı ne diyor ? Yazılımın yeni versiyonları ? Donanımdaki gelişmeler ?

PERSONEL UNSURUPERSONEL UNSURU

Sistemin en önemli unsurudur

OTOMATİKLEŞMİŞ SİSTEMİN YÖNETİLMESİNDE:

Sistem yöneticisi (Sistem Kütüphanecisi) Ağ yöneticisi Eğitim yöneticisi Destek masası işletmeni Sekreterya

PERSONELİN EĞİTİMİPERSONELİN EĞİTİMİ

Yeni sisteme ilişkin planlarınızı ve geçiş nedenlerinizi personele aktarınız

Planlama komitelerinde her düzeyden personelinizin yeralmasını sağlayınız

Personele yönelik gösteriler düzenleyiniz Diğer kütüphanelere ziyaretler düzenleyiniz Aceleci olmayınız ve geri bildirim için

personele zaman tanıyınız

PERSONELİN EĞİTİMİPERSONELİN EĞİTİMİ

Günlük rutini bozulanlara ve ofislerinden fiziksel yer kaybedenlere anlayışlı olunuz

İşlemler, kararlar ve eğitime yönelik planlar hakkında personeli sık sık ve ayrıntılı olarak bilgilendiriniz

Sistemi tanıtınız Olası sorunlara hazır olunuz.

TARIM ?TARIM ? Tarlanın sürülmesi :Tarlanın sürülmesi : Personeli

bilgilendirerek zemini hazırlayın. Tarlanın düzlenmesi :Tarlanın düzlenmesi : Personeli seçim

işlemine dahil edin. Ekim :Ekim : Yeni sistemin, çalışma biçimlerini

nasıl etkileyeceğini anlatın. Yetiştirme :Yetiştirme : Uygun düzeylerde eğitim verin. Sulama :Sulama : Uygun fiziksel ortamı sağlayın.

TARIM ?TARIM ?

Bekleme:Bekleme: Yeni sisteme alışmada süre tanıyın.

Yabani otların ayıklanması :Yabani otların ayıklanması : Sistemi değerlendirin.

Hasat:Hasat: Personel ve kullanıcıların yeni sistemin nimetlerinden yararlanması.

EĞİTEK’TE YAPILANLAREĞİTEK’TE YAPILANLAR

Proje, kurum üst yöneticilerine bir sunumla tanıtıldı.

Kurum çalışanlarına da açık olan 6 eğitim semineri yapıldı.

Birim çalışanlarının motivasyonu yükseltildi.

KULLANICI UNSURUKULLANICI UNSURU Kullanıcılar hizmetlerin neler Kullanıcılar hizmetlerin neler

olduğunu bilmelidirlerolduğunu bilmelidirler Broşürler Yerel bir gazete (dergi) de bir makale Kurum içi bir yayında bir makale Uygun bir sergide bir stand Gösteriler Elektronik bülten tahtalarında yeralmak

GERÇEKLEŞTİRİLMEYE GERÇEKLEŞTİRİLMEYE ÇALIŞILAN MERKEZÇALIŞILAN MERKEZ

?

TARTIŞMATARTIŞMA

TEŞEKKÜRLER...