Post on 29-Dec-2015
description
1
Pregătirea misiunii de audit
1.Tiparirea si procesarea Ordinului de serviciu
Scopul: este de a repartiza sarcinile de serviciu pe auditori interni astfel incat aceştia sa
poată demara misiunea de audit public intern.
Premise: Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenţie dat de câtre
Compartimentul de Audit Public Intern.
Întocmit/Completat: de Seful Compartimentul de Audit Public Intern pe baza
Planului anual de audit public intern aprobat de conducătorul entităţii publice.
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
ORDIN DE SERVICIU
In conformitate cu prevederile Legii 672/2002, privind Auditul Public Intern, a O.M.F.P.
nr.38/2008 privind aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr.672/2002, a Normelor
metodologice proprii prin care se exercita auditul intern in cadrul instituţiei înregistrate cu
nr.8365/06.12.2010, a Cartei auditului public intern proprie instituţiei, referitoare la obiectivele
auditului public intern înregistrate cu nr.8365/06.12.2010 si cu Panul de audit public intern pe
anul 2006, înregistrat cu numărul 19327/29.11.2010, se va efectua o misiune de audit public
intern la Serviciul Public de Impozite si Taxe Locale al Primăriei Municipiului Focşani, in
perioada 26.05.2006 – 29.06.2006.
Scopul misiunii de audit: „Asigurarea corectitudinii privind activitatea de încasare a
debitelor restante prin executare silita” iar obiectivul acesteia este „Înfiinţarea popririlor”.
Menţionam ca se va efectua un audit de conformitate /regularitate.
Echipa de audit public intern este formata din următorii auditori:
Cristescu Monica – inspector superior;
Dumitrescu Laura – inspector asistent;
Sef Compartiment Audit Public Intern
Marcel Ghita
2
2.Tiparirea si procesarea Declaraţiei de independenta
Scopul: este de a demonstra independenta auditorilor fata de entitatea/structura audiata.
Premise: in vederea desemnării auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit
public intern vor fi verificate incompatibilităţile personale ale acestora. Astfel, un auditor nu va fi
desemnat acolo unde exista incompatibilităţi personale, doar daca repartizarea lui este imperios
necesara, fiind furnizata in acest sens o justificare din partea conducătorului Compartimentului de
Audit Public Intern. Daca in timpul efectuării misiunii de audit apare o incompatibilitate, reala sau
presupusa, auditorii sunt obligaţi sa informeze de urgenta conducerea.
Întocmit/Completat: de fiecare auditor intern, inclusiv consultanţi.
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
DECLARATIE DE INDEPENDENTA
Numele: Cristescu Monica Data 27.05.2006
Misiunea: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante pentru
contribuabili persoane juridice”.
Incompatibilităţi DA NU
In legătură cu entitatea/structura audiata:
Serviciul Public de Impozite si Taxe Locala al Primăriei Focşani
X
Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficiala, financiara sau personala cu cineva care ar putea
sa va limiteze măsura in care puteţi sa va interesaţi, sa descoperiţi sau sa constataţi
slăbiciuni de audit de orice fel?
X
Aveţi idei preconcepute fata de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar
putea sa va influenţeze in misiunea de audit?
X
Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(a) in ultimii 3 ani intr-un alt mod in
activitatea entităţii/structurii ce va fi audiata?
X
Aveţi responsabilitatea in derularea programelor si proiectelor finanţate integral sau
parţial de Uniunea Europeana?
X
Aţi fost implicat in elaborarea si implementarea sistemelor de control ale
entităţii/structurii ce urmează a fi audiata? X
Sunteţi soţ/soţie, ruda sau afin pana la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul
entităţii/structurii ce va fi audiata sau cu membrii organului de conducere colectiva?
X
Aveţi vreo legătura politica, sociala care ar rezulta dintr-o fosta angajare sau primirea
de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental?
X
Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plata, si alte instrumente de plata pentru
entitatea/structura ce va fi audiata? X
Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditata? X
Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce
va fi audiata?
X
Daca in timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personala, externa sau
organizaţionala care ar putea sa va afecteze abilitatea dvs. de a lucra si a face
rapoartele de audit imparţiale, notificaţi seful Compartimentului de Audit Public
Intern de urgenta?
X
3
3.Pregatirea si transmiterea Notificării privind declanşarea
misiunii de audit public intern către părţile interesate
Scopul: este sa informeze entitatea/structura audiata de declanşarea misiunii de audit
public intern si anume despre scopul, principalele obiective, durata misiunii si despre faptul ca pe
parcursul misiunii vor avea loc intervenţii la fata locului al căror program va fi stabilit ulterior de
comun acord.
Premise: se intenţionează ca prin notificarea entităţii/structurii auditare sa se asigure
desfăşurarea corespunzătoare a procedurilor de audit.
Întocmit/comunicat: cu 15 zile înainte de declanşarea misiunii de audit.
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
NOTIFICARE PRIVIND DECLANSAREA
MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN
Către Serviciul Public de Impozite si Taxe Locale al Primăriei Focşani.
De la Sef Compartiment Audit Public Intern - Marcel Ghita.
Ref „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, pentru
contribuabili persoane juridice”.
Stimate(a) Sef Serviciu - Tudorache Ionel
In conformitate cu Planul anual de audit public intern, pe anul 2006, înregistrat cu
numărul 19327/29.11.2010, urmează ca in perioada 26.05.2006 – 29.06.2006, sa efectuam o
misiune de audit public intern cu tema „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor
restante pentru contribuabili persoane juridice”, la Serviciul Public de Impozite si Taxe
Locale al Primăriei Municipiului Focşani.
Auditul va examina responsabilităţile asumate de câtre Serviciul Public de Impozite si
Taxe Locale al Primăriei Municipiului Focşani si va determina daca aceasta si îndeplineşte
obligaţiile sale intr-un mod eficient si efectiv.
Va vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o şedinţa de deschidere in
vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând:- prezentarea auditorilor
- prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit public intern
- programul intervenţiei la fata locului
- scopul misiunii de audit public intern
- alte aspecte.
Pentru o mai buna înţelegere a activitatea dvs., va rugam sa ne puneţi la dispoziţie
următoarea documentaţie:
Daca aveţi unele întrebări privind aceasta actiune, va rugam sa contactaţi pe
Cristescu Monica si Dumitrescu Laura.
Cu stima Data 27.05.2010
Sef Compartiment Audit Public Intern
Marcel Ghita
4
4.Colectarea si prelucrarea informaţiilor
Scopul: este cunoaşterea domeniului audiabil, care îl ajuta pe auditor sa se familiarizeze cu
entitatea/structura audiata. Colectarea informaţiilor facilitează procedurile de analiza de risc si
cele de verificare.
4.1.Colectarea informaţiilor
Astfel in aceasta etapa auditorii interni solicita si colectează informaţii cu caracter general
despre entitatea audiata.
Premise: -identificarea principalelor elemente ale contextului instituţional si socio-
economic in care entitatea auditata isi desfasoara activitatea;
-cunoaşterea organizării entităţii/structurii auditare, a tehnicilor sale de lucru si
a diferitelor nivele de administrare, conform organigramei;
-identificarea punctelor cheie ale funcţionarii entităţii/structurii auditare si ale
sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabila a punctelor tari si slabe
-identificarea si evaluarea riscurilor cu incidenta semnificativa;
-identificarea informaţiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor
controlului si selecţionării tehnicilor de investigare adecvate
4.2.Pelucrarea informaţiilor
Premise: -analiza structurii/entităţii auditare si activităţii sale (organigrama,
regulamente de funcţionare, fise ale posturilor, circuitul documentelor);
-analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea entităţii/structurii
auditare;
-analiza factorilor succeptibili de a împiedica buna desfăşurare a misiunii de
audit public intern;
-analiza rezultatelor controalelor precedente;
-analiza informaţiilor externe referitoare la entitatea/structura audiata.
5
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE
Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante,
contribuabililor persoane juridice”.
Perioada auditata: 01.01.2010 – 31.12.2010
Întocmit: Crintescu Monica Data: 27.05.2010
Avizat: Marcel Ghita Data: 27.05.2010
OBIECTIVUL OBIECTE AUDITABILE OBS.
Înfiinţarea
popririlor
1. Comunicarea somaţiei si a titlului executoriu.
2. Poprirea este înfiinţata pentru întregul debit.
3. Poprirea este înfiinţata pe toate conturile
debitorului.
4. Confirmarea băncii privind înfiinţarea popririi.
5. Debitorul a fost instiintat asupra popririi.
6. Identificarea debitorilor.
7. Înfiinţarea de popriri la terţii popriţi.
8. Confirmarea terţului poprit asupra sumei
datorate de debitor si efectuarea reţinerilor.
9. Înfiinţarea in termen a popririi in termenul
legal prevăzut de la comunicarea somaţiei.
5. Analiza riscurilor
Scopul: - analiza riscurilor este o etapa majora in procesul de audit public intern, care are drept
scopuri: identificarea pericolelor din entitatea/structura audiata, daca controalele interne sau
procedurile entităţii/structurii auditare pot preveni, elimina sau minimiza pericolele, evaluarea
structurii/evoluţiei controlului intern al entităţii/structurii auditare.
Premise: - reprezintă un punct de pornire in elaborarea tabelului „Puncte tari si puncte slabe”.
Aprecierea unui risc are la baza doua estimări:
Gradul de gravitate al pierderii care poate sa rezulte ca urmare a riscului (sau al
consecinţelor directe si indirecte);
Probabilitatea ca riscul sa revină.
Riscurile potenţiale se pot concretiza in recomandări de audit, acestea depinzând de rezultatele de
la controalele, testările si verificările anterioare.
6
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
CLASAREA OPERATIILOR PE BAZA ANALIZEI RISCURILOR
Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante,
contribuabililor persoane juridice”.
Perioada auditata: 01.01.2009 – 31.12.2009
Întocmit: Crintescu Monica Data: 02.06.2010
Avizat: Marcel Ghita Data: 02.06.2010
NR.CRT. OBIECTE AUDITABILE RISCURI IDENTIFICATE CLASAREA
RISCULUI
Înfiinţarea popririlor
1 1. Comunicarea somaţiei si a
titlului executoriu
Inexistenta somaţiei sau a
titlului executoriu, anulează
procedura de executare silita
Mare
2 6.Identificarea debitorilor Neidentificarea debitorilor Mare
3 8.Confirmarea terţului poprit
asupra sumei datorate de debitor
si efectuarea reţinerilor
Neefectuarea reţinerilor de
către terţul poprit
Mare
4 2.Poprirea este înfiinţata pentru
întregul debit
Poprirea este înfiinţata pe o
suma eronata
Mare
5 5.Debitorul a fost instiintat
asupra popririi
Neinstiintarea debitorului
asupra infiintarii popririi si
contestarea popririi
Mediu
6 9.Infiintarea popririi in termenul
legal prevăzut de la comunicarea
somaţiei
Nerespectarea termenului
prevăzut pentru înfiinţarea
popririi
Mediu
7 4.Confirmarea băncii privind
înfiinţarea popririi
Neinstituirea popririi de către
banca
Mic
8 7.Infiintarea de popriri la terţii
popriţi
Neînfiinţarea de popriri la terţi Mic
9 3.Poprirea este înfiinţata pe toate
conturile debitorului
Poprirea sa fie făcuta pe
conturi pe care debitorul nu
derulează operaţiuni bancare
Mic
6.Elaborarea tabelului puncte tari si puncte slabe
Punctele tari si punctele slabe – se exprima calitativ si cantitativ in funcţie de rezultatele
aşteptate si de condiţiile de obţinere a acestora.
Un punct tare sau unul slab trebuie sa fie exprimat in funcţie de un obiectiv de control
intern sau de o caracteristica urmărita, pentru a asigura buna funcţionare a entităţii/structurii
auditare sau atingerea rezultatului scontat.
7
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
IERARHIZAREA OPERATIILOR IN FUNCTIE
DE ANALIZA RISCURILOR
SITUATIA PUNCTELOR TARI SI PUNCTELOR SLABE
Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării
debitelor restante, contribuabili persoane juridice”.
Perioada auditata: 01.01.2009 – 31.12.2009
Întocmit: Crintescu Monica Data: 02.06.2010
Avizat: Marcel Ghita Data: 02.06.2010
Obiecte auditabile
Riscuri identificate
Opinie
T
/
S
Consecinţe Gradul de
încredere
1.Comunicarea
somaţiei si a titlului
executoriu
Inexistenta somaţiei sau a
titlului executoriu, anulează
procedura de executare silita.
S Scăzut
2.Identificarea
debitorilor
Neidentificarea debitorilor S Scăzut
3.Confirmarea
terţului poprit
asupra sumei
datorate de debitor
si efectuarea
reţinerilor
Neefectuarea reţinerilor de
câtre terţul poprit
T In cazul in care
terţul poprit nu da
curs infiintarii
popririi, se va
transmite titlu
executoriu
împotriva acestuia
Ridicat
4.Poprirea este
înfiinţata pentru
intre debit
Poprirea este înfiinţata pe o
suma eronata
S Scăzut
5.Debitorul a fost
instiintat asupra
popririi
Neinstiintarea debitorului
asupra infiintarii popririi si
contestarea popririi
S Scăzut
6.Infiintarea
popririi in termenul
legal prevăzut de la
comunicarea
somaţiei.
Nerespectarea termenului
prevăzut pentru înfiinţarea
popririi.
S Scăzut
8
7.Intocmirea programului de audit public intern
Programul de audit public intern este un document intern de lucru al compartimentului de
audit public intern, care se întocmeşte in baza tematicii detaliate. Cuprinde fiecare obiectiv din
tematica detaliata, acţiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum si
repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.
Programul de audit public intern are drept scopuri:
asigura seful Compartimentului de Audit Public Intern ca au fost luate in considerare toate
aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern;
asigura realizarea sarcinilor si planificarea activităţilor, de câtre supervizor.
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
PROGRAMUL DE AUDIT INTERN
Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării
debitelor restante, contribuabili persoane juridice”
Perioada auditata: 01.01.2010 – 31.12.2010
Întocmit:Crintescu Monica Data: 02.06.2010
Avizat: Marcel Ghita Data: 02.06.2010
Obiectivele Activitati Durata
(h)
Persoanele
implicate
Locul
desfasurarii
Tema generala: Aplicarea masurilor de executare
silita
200
Obiective Înfiinţarea popririlor
I.Pregatirea misiunii de audit 41
1. Tipărirea si procesarea Ordinului
de serviciu
1 Crintescu Monica SAI
2.Tiparirea si procesarea Declaraţiei
de independenta
1 Crintescu Monica SAI
3. Pregătirea si transmiterea
Notificării privind declanşarea
misiunii de audit public intern către
pârtile interesate
1 Crintescu Monica
Seful
Compartimentului
SAI
4. Colectarea si prelucrarea
informaţiilor
16 Crintescu Monica SAI
AUDITAT
5. Întocmirea listei centralizatoarei a
obiectelor auditabile
4 Crintescu Monica SAI
6. Elaborarea Tabelului puncte tari
si puncte slabe
4 Crintescu Monica SAI
7. Întocmirea programului de audit
public intern
4 Crintescu Monica SAI
8. Întocmirea Notei si a Programului
preliminar al intervenţiei la fata
locului
4 Crintescu Monica SAI
9
9. Obţinerea aprobării Notei si a
anexelor acesteia: Colectarea si
prelucrarea datelor, „Tabelul –
puncte tari si puncte slabe” si
Programul intervenţiei la fata locului
1 Crintescu Monica
Seful
Compartimentului
de Audit
SAI
10. Planificarea si organizarea
Şedinţei de deschidere cu serviciul
de impozite si taxe locale
3 Crintescu Monica
Sef serviciu ITL
SAI
AUDITAT
11. Redactarea Minutei şedinţei de
deschidere. Obţinerea numelui
persoanelor de contact si stabilirea
unui loc pentru desfăşurarea
activităţii de audit
2 Crintescu Monica
Sef serviciu ITL
AUDITAT
II. Intervenţia la fata locului
64
1.1.Efectuarea testărilor 32 Crintescu Monica AUDITAT
Obiectiv
.Infiintarea
popririlor
1.2. Discutarea constatărilor cu seful
de serviciu
8 Crintescu Monica
Sef compartiment
audit
SAI
1.3.Elaborarea FIAP-urilor 8 Crintescu Monica SAI
1.4.Colectarea dovezilor 8 Crintescu Monica AUDITAT
1.5. Revizuirea documentelor de
lucru din punct de vedere al
conţinutului si al formei si
întocmirea Notei centralizatoare
a documentelor de lucru
8 Crintescu Monica SAI
AUDITAT
SEDINTA DE ÎNCHIDERE
20
12. Planificarea si organizarea
şedinţei de închidere
8 Crintescu Monica
Sef Serviciu ITL
si Sef Comparti-
ment de audit
AUDITAT
SAI
13.Discutarea constatărilor cu Seful
Serviciului de impozite si taxe locale
8 Crintescu Monica
Sef Serviciu ITL
SAI
14. Concluzii 4 Crintescu Monica SAI
III. Raportul de audit
75
15.Redactarea Proiectului de raport
de audit intern
25 Crintescu Monica SAI
16. Revizuirea raportului de audit
intern
8 Crintescu Monica
Sef compartiment
audit
SAI
17.Obtinerea proiectului de Raport
de audit intern
8 Crintescu Monica SAI
18. Transmiterea proiectului de
raport de audit intern la auditat si
solicitarea de răspuns in 15 zile
2 Crintescu Monica
Sef Serviciu ITL
SAI
19. Planificarea si organizarea
Reuniunii de conciliere, daca este
cazul
8 Crintescu Monica
Sef serviciu ITL
AUDITAT
10
20. Includerea in Raportul de audit
intern a aspectelor reţinute din punct
de vedere al auditatului
8 Crintescu Monica SAI
21. Finalizarea Raportului de audit
intern
8 Crintescu Monica SAI
22. Obţinerea Raportului de audit
public intern aprobat de conducerea
instituţiei
8 Crintescu Monica
SAI
23. Transmiterea recomandărilor
aprobate câtre auditat.
8 Crintescu Monica SAI
9.Obtinerea aprobării Notei si a anexelor acesteia, Colectarea
si prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari si puncte slabe si
Programului intervenţiei la fata locului.
Se realizează de câtre Seful Compartimentului de Audit Public Intern
10.Planificarea si organizarea Şedinţei de deschidere cu
Serviciul Public de Impozite si Taxe Locale al
Primăriei Municipiului Focşani
Şedinţa de deschidere a intervenţiei la fata locului se derulează la unitatea audiata, cu
participarea auditoriilor interni si a personalului entităţii/structurii auditare.
Ordinea de zi cu zi a şedinţei de deschidere trebuie sa cuprindă:
prezentarea auditorilor interni;
prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern;
stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificărilor;
prezentarea tematicii in detaliu;
acceptarea calendarului întâlnirilor;
asigurarea condiţiilor materiale necesare derulării misiunii de audit public intern.
Entitatea audiata poate solicita amânarea misiunii de audit, in cazuri
justificate (interese speciale, lipsa de timp, alte circumstanţe). Amânarea trebuie discutata cu
compartimentul de audit public intern si notificata la conducătorul entităţii public
11.Redactarea Minutei şedinţei de deschidere.
Obţinerea numelui persoanelor de contact si
stabilirea unui loc pentru desfăşurarea activităţii de
audit
Minuta de deschidere trebuie sa cuprindă: data şedinţei de deschidere, participanţii,
aspecte importante discutate.
11
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
MINUTA SEDINTEI DE DESCHIDERE
A. Menţiuni generale
Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării
debitelor restante, contribuabili persoane juridice”
Perioada auditata: 01.01.2009 – 31.12.2009
Întocmit: Crintescu Monica Data: 06.06.2010
Avizat: Marcel Ghita Data: 06.06.2010
Lista participanţilor
Numele si prenumele Funcţia Direcţia/Serviciul
Crintescu Monica inspector superior Compartimentul de
Audit Public Intern
Marcel Ghita Sef Serviciu Impozite si Taxe
Locale
S.T.I.
Popescu Iolanda consilier principal, p.j. S.T.I.
Hariuc Robert consilier asistent, p.j. S.T.I.
Pascu Raluca consilier asistent,p.j. S.T.I.
Preda Mariana consilier superior, p.j. S.T.I.
Paraschiv Mihaela consilier asistent,p.j. S.T.I.
B. Stenograma Şedinţei de deschidere
In cadrul şedinţei de deschidere s-a procedat la:
Prezentarea echipei de auditori care urmează sa efectueze misiunea de audit;
Prezentarea funcţiei de audit intern de către auditor, in special a obiectivelor generale ale
auditului intern, semnificaţia auditului intern;
Prezentarea programului de intervenţie la fata locului, obiectivele audiabile care se
intenţionează a fi realizate, după analizele de risc efectuate. A fost solicitata părerea
auditatilor cu privire la aceste obiective. S-au făcut remarci ca acestea in general
reprezintă zone cu risc si asupra faptului ca in general, compartimentul S.T.I. este
subdimensionat, ca activitatea desfăşurata in cadrul instituţiei s-a extins, a devenit mai
complexa, precum si neatractivtatea salariului pentru atragerea unor specialişti;
S-a menţionat si faptul ca, programul informatic folosit nu este inca definitivat si uneori,
sunt dificultati in stabilirea listei de ramasite, a listei debitorilor, a doua zi după expirarea
termenului de plata;
12
S-a remarcat si faptul ca, serviciile oferite de Posta Romana nu sunt de cel mai înalt nivel
calitativ, ca se întâmpla ca instiintarile de plata sa nu fie date beneficiarului ci aruncate la
intrarea in bloc, neajungând deci la destina]ie sau sunt date unor persoane neavizate;
Stabilirea persoanelor pe care auditorul le poate contacta in vederea colectării
informaţiilor, efectuării de teste asupra muncii lor si pentru a lua interviuri. De asemenea,
a fost stabilit programul întâlnirilor si timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;
Stabilirea condiţiilor minime pe care auditatul trebuie sa le asigure in vederea realizării
misiunii de audit;
Convenirea unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor şedinţe intermediare in
cursul auditului, informarea sistematica asupra constatărilor;
Stabilirea reuniunii de închidere, inclusiv a participanţilor;
Stabilirea modalităţii de redactare a Raportului de audit intern (când, cum si cui va fi
distribuit). Recomandările formulate, ca urmare a eventualelor disfunctionalitati
constatate, vor fi discutate si analizate cu structura auditata, inclusiv calendarul
implementării si persoanele răspunzătoare cu implementarea recomandărilor.
CAP III.Interventia la fata locului
Intervenţia la fata locului consta in colectarea documentelor, analiza si evaluarea acestora.
Intervenţia la fata locului cuprinde următoarele etape:
cunoaşterea activităţii/sistemului/procesului supus verificării si studierea procedurilor
aferente;
intrvievarea personalului auditat;
verificarea înregistrărilor contabile;
analiza datelor si informaţiilor;
evaluarea eficientei si eficacităţii controalelor interne;
realizarea testări;
verificarea modului de realizarea a corectării acţiunilor menţionate in auditările precedente
(verificarea realizării corectării).
Tehnici si instrumente de audit intern
Principalele tehnici de audit intern
Verificarea – asigura validarea, confirmarea, acurateţea înregistrărilor,
documentelor, declaraţiilor, concordanta cu legile si regulamentele, precum si eficacitatea
controalelor interne.
Tehnici de verificare sunt: -comparatia
-examinarea
-recalcularea
-confirmarea
-punerea de acord
-garantarea
-urmărirea
13
Observarea fizica – reprezintă modul prin care auditorii interni isi formeaza o
părere proprie.
Interviul – se realizează de către auditorii interni prin intervievarea persoanelor
auditate/implicate/interesate. Informaţiile trebuie confirmate cu documente.
Analiza - consta in descompunerea unei entitati in elemente, care pot fi
izolate,identificate, cuantificate si măsurate distinct.
Principalele instrumente de audit intern
Chestionarul – cuprinde întrebările pe care le formulează auditorii interni.
Tabloul de prezentare a circuitului auditului.
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
IDENTIFICAREA LEGILOR APLICABILE
Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării
debitelor restante, contribuabili persoane juridice”
Perioada auditata: 01.01.2009 – 31.12.2009
Întocmit: Crintescu Monica Data: 06.06.2010
Avizat: Marcel Ghita Data: 06.06.2010
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
1. Legea 571/2003 – privind Codul Fiscal, completata si modificata
2. Ordonanţa 92/2003 privind Codul de procedura fiscala privind
impozitele si taxele fiscale
3. HCL 143/15.07.2005 si HCL 326/16.12.2006 referitoare la stabilirea
impozitelor si taxelor locale pentru anul fiscal 2006
14
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
INTERVIUL
Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante,
contribuabili persoane juridice”
Perioada auditata: 01.01.2009 – 31.12.2009
Intocmit: Crintescu Monica Data: 07.06.2010
Intervievat: Aldea Valentin Data: 07.06.2010
NR. ENUNTUL INTREBARII RASPUNS
1 De când funcţionează STI in cadrul Primăriei
Focşani?
Din ianuarie 1999.
2 Obiectul de activitate este bine conturat in ROF? Da.
3 Care este structura organizatorica a STI,
persoane juridice?
(conform statului de funcţii, total posturi, din
care…)
In cadrul STI isi desfasoara activitatea, 25
de persoane, din care doar 5 se ocupa cu
constatarea, stabilirea, urmărirea,
executarea silita a contribuabililor
persoane juridice. Aceştia sunt consilieri,
de profesie economişti si 1 inginer.
4 Care este gradul de ocupare al posturilor din
cadrul STI, pe funcţii?
75%.
5 Care sunt criteriile de separare a atribuţiilor
pentru fiecare membru al compartimentului pe
care îl conduceţi?
Pregătirea profesionala, aptitudinile
,calităţile, se tine cont de obiectivele ce
trebuie atinse.
6 Li se aduc la cunoştinţa noilor angajaţi
resposabilitatile si aşteptările conducerii, de
preferat printr-o fisa de post scrisa detaliat si
actualizata pe parcursul angajării lor?
Da.
7 Ştiu ca suntem acreditaţi ISO 9001/2001 si ca in
mare parte, exista proceduri de lucru. Aveţi si
pentru comunicarea somaţiei o procedura de
lucru scrisa? Dar pentru transmiterea Adresei de
înfiinţare a popririi?
Exista proceduri de lucru pentru mai
multe activitati, dar pentru procedura de
executare silita, inca nu. Personalul
cunoaşte prevederile legale privind
transmiterea somaţiei si titlului executoriu
si le respecta
8 Care este persoana desemnata sa verifice de
legalitate întocmirea si transmiterea somaţiilor, a
titlurilor executorii, a adreselor de înfiinţare a
popririi?
Nu exista o persoana desemnata, fiecare
răspunde pentru documentele transmise.
Seful de compartiment verifica înainte de
a semna daca sumele sunt cele reale, din
baza de date.
9 Cum se face arhivarea acestor documente? Fiecare contribuabil are un dosar fiscal si
toate documentele referitoare la situaţia
lui fiscala sunt arhivate in ordinea
transmiterii lor de si/sau la contribuabilul
respectiv.
15
10 Întregul personal are acces la toate informaţiile
cuprinse in baza de date persoane juridice?
Da. Trebuie insa menţionat faptul ca,
drept de acces pe ramura de întocmire a
situaţiilor centralizatoare are doar, in
afara de mine, o singura persoana, care
este inginer.
11 Este compartimentul de audit independent de
funcţia contabila si operativa?
Da
12 Mai aveţi ceva de adăugat in completarea celor
spuse?
Nu. îmi puteţi solicita orice informaţii sau
documente si le veţi obţine in cel mai
scurt timp.
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
PROGRAMUL INTERVENTIEI LA FATA LOCULUI
Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante,
contribuabili persoane juridice”
Perioada auditata: 01.01.2010 – 31.12.2010
Întocmit: Crintescu Monica Data: 02.06.2006
Avizat: Marcel Ghita Data: 02.06.2006
Obiecte
auditabile
Tipul verificării Locul
testării
Durata
testării
Auditorii
1.Comunicare
somaţiei si titlului
executoriu
-Observarea fizica a dosarelor
debitorilor si compararea
datelor cu cele din baza de
date
-Examinarea modului de
completare
-Analizarea legalităţii intoc-
mirii documentelor
-Interviul cu personalul
-Examinarea procedurilor de
lucru
Auditat 15 Crintescu
Monica
6.Identificarea
debitorilor
-Analiza situaţiilor privind
debite neîncasate la expirarea
termenului de plata
-Sondajul pentru a determina
daca au fost identificaţi toţi
debitorii
Auditat 10 Crintescu
Monica
2.Poprirea este
înfiinţata pentru
întreg debitul
-Examinarea documentelor
pentru stabilirea debitului
datorat
Auditat 15 Crintescu
Monica
5.Debitorul a fost
instiitat asupra
popririi
-Analizarea modului de
trasmitere a soma]iilor si
titlurilor executorii
Auditat 14 Crintescu
Monica
16
9.Infiintarea popri
–rii in termenul
prevăzut de la
comunicarea
somaţiei
-Compararea datelor de
transmitere a comunicărilor
către debitori si terţii popriţi.
Auditat 10 Crintescu
Monica
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
CHESTIONARUL DE LUARE LA CUNOSTINTA
Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante,
contribuabili persoane juridice”
Perioada auditata: 01.01.2010– 31.12.2010
Întocmit: Crintescu Monica Data: 06.06.2006
Avizat: Marcel Ghita Data: 06.06.2006
NR.
CRT
ENUNTUL INTREBARII
RASPUNS
1 Exista ROF, ROI, Organigrama instituţiei,
fi[e de post pentru toţi salariaţii?
Da.
2 Obiectul de activitate al STI este bine
conturat in ROF?
Da.
3 ROF, ROI, Organigrama instituţiei, fisele
de post sunt actualizate?
Da.
4 Fisele de post sunt difuzate personalului? Nu in totalitate.
5 Exista proceduri de lucru scrise? Nu.
6 Procedurile de lucru sunt actualizate? Nu.
7 Care este actul normativ ce reglementează
stabilirea taxelor si impozitelor locale?
1.Legea 571/2008 – privind Codul Fiscal,
completata si modificata
2.HCL 143/15.07.2010 si HCL 326/16.12.2006
referitoare la stabilirea impozitelor si taxelor
locale pentru anul fiscal 2006
8 Care sunt reglementările legale privind
încasarea debitelor restante prin executare
silita?
Ordonanţa 92/2008 privind Codul de procedura
fiscala pentru administrarea impozitelor si taxelor
Cuprinde întrebări referitoare la contextul socio-economic, organizarea interna,
funcţionarea entităţii/structurii auditare.
17
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
CHESTIONARUL – LISTA DE VERIFICARE
Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante,
contribuabili persoane juridice”
Perioada auditata: 01.01.2010– 31.12.2010
Întocmit: Crintescu Monica Data: 07.06.2006
Avizat: Marcel Ghita Data: 07.06.2006
Înfiinţarea popririlor
Activitatea de audit DA NU Auditorii
Verificaţi daca exista proceduri X
Verificaţi daca procedurile stabilesc separarea sarcinilor X
Verificaţi daca procedurile stabilesc si definesc
responsabilităţile
X
Verificaţi daca procedurile au fost comunicate personalului
responsabil
X
Verificaţi daca procedurile sunt cunoscute X
Verificaţi daca exista comunicata somaţia si titlul executoriu X
Verificaţi daca sunt întocmite popriri X
Verificaţi daca popririle sunt transmise in termen X
Verificaţi daca popririle se refere la întregul debit datorat X
Verificaţi daca debitorul a fost instiintat asupra măsurii de
instituire a popririi
X
Verificaţi daca sunt identificaţi toţi debitorii X
Verificaţi daca sunt instituite popriri la terţii popriţi X
Verificaţi daca exista confirmarea băncii si/sau a terţului
poprit privind instituirea popririi
X
Verificarea s-a efectuat prin sondaj. S-au verificat contribuabilii persoane juridice, luaţi in
ordine alfabetic.
Este utilizat pentru stabilirea condiţiilor pe care trebuie sa la îndeplinească fiecare
domeniu audiabil. Cuprinde un set de întrebări standard privind obiectivele definite,
responsabilităţile si metodele mijlocele financiare, tehnice si de informare, resursele
umane existente.
18
1.Efectuarea testărilor
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
Entitatea: S.T.I.
Tema misiunii de audit public intern: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării
debitelor restante, contribuabili persoane juridice
Numele auditorului: Crintescu Monica
Data realizării: 14.06.2010
Avizat: Marcel Ghita
TEST NR. 1
1. Obiectul testului: Transmiterea Somaţiilor si a Titlurilor executorii debitorului, prin
recomandata cu confirmare de primire.
2. Obiectivele testului: Asigurarea ca procedura de executare silita este respectata si
poate fi continuata.
3. Descrierea testului: Se verifica borderourile de corespondenta, listele de debitori si
dosarele fiscale. S-au verificat primii 5 contribuabili după denumire, de la fiecare litera a
alfabetului.
4. Constatări: Pentru toţi contribuabilii verifica]i, transmiterea acestor documente s-a
făcut folosind recomandata cu confirmare de primire.
5. Concluzii: Pentru ace[ti contribuabili, termenul de prescriere a debitelor a fost întrerupt.
Procedura de executare silita poate continua.
Întocmit de,
Crintescu Monica
19
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
Entitatea: S.T.I.
Tema misiunii de audit public intern: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării
debitelor restante, contribuabili persoane juridice
Numele auditorului: Crintescu Monica
Data realizării: 14.06.2010
Avizat: Marcel Ghita
TEST NR. 2
1. Obiectul testului: Înfiinţarea popririi
2. Obiectivele testului: Înfiinţarea popririi la termenele legale, pentru toţi debitorii si
pentru întregul debit.
3. Descrierea testului: Se examinează si verifica daca a fost înfiinţata poprire la
termenele legale si pentru toţi debitorii. Se verifica daca sumele pentru care s-a
înfiinţat poprirea sunt datorate si nu sunt prescrise.
4. Constatări: Adresele de înfiinţare a popririi si Titlurile executorii care au fost
transmise băncilor sau terţilor popriţi, au respectat termenul legal de 15 zile. Exista
insa si popriri neînfiinţate pentru unii contribuabili. Aceasta, întrucât exista
contribuabili pentru care nu se mai cunoaşte banca prin care derulează fondurile.
Debitele contribuabililor pentru care s-a început procedura de executare silita au fost
stabilite corect.
5. Concluzii: Chiar daca pentru unii contribuabili s-a respectat procedura si s-a trecut
la înfiinţarea popririi, exista si contribuabili pentru care nu s-au transmis adrese de
înfiinţare a popririi. Acest fapt atrage după sine nerealizarea veniturilor prognozate,
neîndeplinirea obiectivelor.
Întocmit de,
Crintescu Monica
20
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
Entitatea: S.T.I.
Tema misiunii de audit public intern: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării
debitelor restante, contribuabili persoane juridice
Numele auditorului: Crintescu Monica
Data realizarii: 14.06.2010
Avizat: Marcel Ghita
TEST NR. 3
1. Obiectul testului: Identificarea debitorilor
2. Obiectivele testului: Stabilirea tuturor debitorilor.
3. Descrierea testului: Se întocmeşte lista debitorilor si se confrunta cu situaţia privind
contribuabilii pentru care s-a început procedura de executare silita.
4. Constatări: Exista contribuabili care au datorii către Consiliul local si pentru care nu
s-a început procedura de executare silita.
5. Concluzii: Este posibil ca aceste sume sa nu fie recuperate sau sa se prescrie. De
asemenea, este posibil ca o parte dintre debitori sa nu mai deruleze fonduri prin conturi si
încasarea acestora va fi mult îngreunata.
Întocmit de,
Crintescu Monica
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
Entitatea: S.T.I.
Tema misiunii de audit public intern: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării
debitelor restante, contribuabili persoane juridice
Numele auditorului: Crintescu Monica
Data realizarii: 14.06.2010
Avizat: Marcel Ghita
TEST NR. 4
1. Obiectul testului: Completarea Somaţiilor si a Titlurilor executorii
2. Obiectivele testului: Stabilirea modului de lucru privind aceasta activitate.
3. Descrierea testului: Se adresează un set de întrebări, un chestionar, unui funcţionar.
4. Constatări: Fazele activităţii sunt bine cunoscute, dar, uneori, datorita unor factori
externi si/sau subiectivi, nu sunt respectate in totalitate.
5. Concluzii: Exista pericolul ca datele, sumele cuprinse in aceste documente sa nu fie cele
reale, pentru patrimoniu existent la data întocmirii lor.
21
2.Elaborarea FIAP-urilor
Fisa de identificare si analiza problemelor (FIAP) – se întocmeşte pentru
fiecare disfuncţionalitate constatata. Prezintă rezumatul acesteia, cauzele si consecinţele,
precum si recomandările pentru rezolvare. FIAP trebuie sa fie aprobata de câtre
coordonatorul misiunii, confirmata de reprezentanţii entităţii/structurii auditare si
supervizata de Seful Compartimentatului de Audit (sau de câtre înlocuitorul acestuia).
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
Entitatea: S.T.I.
Tema misiunii de audit public intern: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării
debitelor restante, contribuabili persoane juridice
Numele auditorului: Crintescu Monica
Data realizării: 14.06.2010
Avizat: Marcel Ghita
FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI
NR. 1
1. Problema: Pentru încasarea debitelor restante, după expirarea fiecărui termen de plata
trebuie întocmite Liste de ramasite, care cuprind contribuabilii ce nu si-au achitat debitele
către Consiliul Local. Pe baza lor, se întocmesc documentele in vederea încasării acestora
prin executare silita.
2. Constatări: Pentru trimestrul I al anului fiscal 2010, nu s-au întocmit aceste liste,
popririle fiind făcute pentru societăţile care figurau in lista de ramasite de la sfârşitul
anului 2009 si nu au achitat debitele datorate pana la data verificării lor de funcţionari.
3. Cauze: Lipsa personalului, care are si activitati de control, conform unui plan lunar, in
vederea stabilirii corecte a materiei impozabile si a debitelor. Materia impozabila nu a fost
stabilita, determinata exact pentru toţi contribuabili.
4. Consecinţe: Nu se cunoaşte care este situa]ia exacta a debitorilor si care sunt sumele
totale ramase de încasat pentru anul 2010, pentru a se stabili o strategie in vederea
recuperării acestor debite. Nerealizarea veniturilor prognozate. Nu pot fi identificaţi toţi
debitorii după ultimul termen de plata.
5. Recomandări si soluţii propuse: Găsirea unor soluţii legale pentru întărirea acestui
compartiment. Listarea la expirarea termenului de plata a contribuabililor cu datorii si
sortarea acestora in funcţie de vechimea si de mărimea debitului, pentru a putea începe
procedura de executare silita in timp util, înainte ca debitele sa se prescrie. Aprobarea palii
unor ore suplimentare si de asemenea, formarea unor echipe care sa se ocupe doar cu
procedura de executare silita.
Întocmit de,
Cristescu Monica
Avizat: Marcel Ghita
22
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
Entitatea: S.T.I.
Tema misiunii de audit public intern: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării
debitelor restante, contribuabili persoane juridice
Numele auditorului: Crintescu Monica
Data realizării: 14.06.2010
Avizat: Marcel Ghita
FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI
NR. 2
1. Problema: Documentele folosite in procedura de executare silita, respectiv Somaţia,
Adresa de înfiinţare a popririi si Titlul executoriu, trebuie completate la toate rubricile.
Completarea necorespunzătoare sau incomplete, atrage nulitatea acestora.
2. Constatări: In cazul SC CONFORT SA, nu s-a verificat corectitudinea completării
Adresei de înfiinţare a popririi si Titlului executoriu emis din programul informatic si
debitorul a contestat executarea silita.
3. Cauze: Elaborarea acestor documente s-a realizat intr-un timp foarte scurt. S-a dorit
începerea executării silite pentru toate societăţile cu datorii mai mari de 10 milioane fata
de Consiliul Local.
4. Consecinţe: S-a întârziat încasarea unor debite si acest fapt creaza o imagine
nefavorabila pentru instituţie.
5. Recomandări si soluţii propuse: Verificarea sistemului informatic si definitivarea
acestuia in cel mai scurt timp, astfel incat sa nu mai existe situaţii de acest tip.
Întocmit de,
Cristescu Monica
Avizat: Marcel Ghita
23
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
Entitatea: S.T.I.
Tema misiunii de audit public intern: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării
debitelor restante, contribuabili persoane juridice
Numele auditorului: Crintescu Monica
Data realizării: 14.06.2010
Avizat: Marcel Ghita
FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI
NR. 3
1. Problema: La nivelul structurii auditate trebuie sa existe proceduri scrise pentru fiecare
obiectiv, activitate, in vederea întăririi controlului intern, prin precizarea in detaliu a
fiecărei operaţiuni care trebuie executate si a controalelor ce trebuie efectuate.
2. Constatări: Din auditarea efectuata asupra controlului intern exercitat la nivelul STI,
3. s-a constatat ca exista Regulament de organizare si funcţionare, fise de post, dar nu exista
circuitul documentelor si nici atribuirea responsabilităţilor si delegarea autoritarilor prin
proceduri.
4. Cauze: S-a considerat ca pentru exercitarea controlului intern sunt suficiente
documentele existente. De asemenea, s-a apreciat ca legislaţia in vigoare referitoare la
procedura de executare silita este clara si suficienta.
5. Consecinţe: Lipsa procedurilor scrise ale entităţii conduce la un control intern slab
exercitat, datorita necunoaşterii in detaliu a modului de executare a atribuţiunilor de către
fiecare salariat.
6. Recomandări si soluţii propuse: Procedurile sa fie scrise si actualizate, astfel incat,
din acestea sa rezulte atribuirea responsabilităţilor, declararea si delegarea autoritatii
personalului. Trebuie stabilit circuitul documentelor privind activitatea de încasare a
debitelor restante prin executare silita.
Întocmit de,
Cristescu Monica
Avizat: Marcel Ghita
24
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
Entitatea: S.T.I.
Tema misiunii de audit public intern: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării
debitelor restante, contribuabili persoane juridice
Numele auditorului: Crintescu Monica
Data realizării: 14.06.2010
Avizat: Marcel Ghita
FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI
NR. 4
1. Problema: Stabilirea sumelor datorate se face după ce se verifica in baza de date
realitatea datelor privind patrimoniul contribuabilului si după ce sunt operate toate platile
efectuate de acesta. Este important ca debitele pentru care se începe procedura de
executare silita sa fie cele reale, poprirea trebuie sa se facă pentru întregul debit.
2. Constatări: S-a început procedura de executare silita pentru unii contribuabili, fara a se
verifica mai intai aceste date. Sumele pentru care s-a început procedura de executare silita
nu sunt in toate cazurile cele datorate la data comunicării somaţiei si titlului executoriu.
3. Cauze: Datorita numărului mare de societati avute in analiza si a dorinţei de a incasa cat
mai mult intr-un timp cat mai scurt, nu au fost verificate toate somaţiile si titlurile
executorii. De asemenea, nu toate societăţile au depus in termenul legal documentele
doveditoare ale schimbării situaţiei patrimoniale, pentru a putea opera modificările care se
impuneau in baza de date si pentru a putea recalcula sumele datorate consiliului local.
4. Consecinţe: Timp si bani cheltuiţi ineficient si in unele cazuri, ştirbirea autoritatii,
imaginii instituţiei si a funcţionarului public.
5. Recomandări si solultii propuse: Verificarea tuturor documentelor privind
începerea si/sau continuarea procedurii de executare silita, urmărindu-se respectarea
actelor normative in vigoare. Introducerea daca se considera necesar a unui control
intermediar atunci când volumul de documente este prea mare.
Întocmit de,
Cristescu Monica
Avizat: Marcel Ghita
25
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
Entitatea: S.T.I.
Tema misiunii de audit public intern: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării
debitelor restante, contribuabili persoane juridice
Numele auditorului: Crintescu Monica
Data realizării: 14.06.2010
Avizat: Marcel Ghita
FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI
NR. 5
1. Problema: Pentru fiecare contribuabil, documentele depuse de acesta, respectiv
declaraţiile anuale si orice alte acte care si modifica patrimoniul ca si documentele interne,
actele de corespondenta, eventual cele privind începerea si/sau continuarea procedurii de
executare silita, trebuiesc indosariate si arhivate.
2. Constatări: Din auditarea efectuata s-a constatat, ca nu toate documentele sunt
indosariate si arhivate.
3. Cauze: S-a considerat ca nu este necesar sa se facă îndosarierea si arhivarea imediat după
operarea modificărilor in baza de date, ca nu se produc efecte negative in desfăşurarea
activităţii.
4. Consecinţe: Se pot produce erori in întocmirea documentelor, materia impozabila nu
este stabilita corect, la timp si debitele datorate pot fi eronate. Aceste documente sunt greu
de găsit uneori sau se pot pierde.
5. Recomandări si soluţii propuse: Îndosarierea si operarea modificărilor care se
impun, conform unor documente primite, sa se efectueze succesiv. Pe fiecare document
operat in baza de date sa se semneze de operare de către persoana responsabila de
societatea in cauza, imediat după efectuarea operaţiilor care se impun, respectiv:
modificare patrimoniu, acordare facilitaţi fiscale, înlesniri, scutiri, introducere plaţi,
compensări, restitui, sume încasate prin executare silita.
Întocmit de,
Cristescu Monica
Avizat: Marcel Ghita
26
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
Entitatea: S.T.I.
Tema misiunii de audit public intern: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării
debitelor restante, contribuabili persoane juridice
Numele auditorului: Crintescu Monica
Data realizării: 14.06.2010
Avizat: Marcel Ghita
FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI
NR. 6
1. Problema: Conform Codului de Procedura Fiscala, daca un contribuabil nu achita
debitul datorat in termen de 15 zile de la data comunicării somaţiei si titlului executoriu, se
poate proceda la înfiinţarea popririi.
2. Constatări: Nu s-a procedat la înfiinţarea popririi pentru toţi contribuabilii aflaţi in
aceasta situaţie. Pentru recuperarea debitelor nu s-au aplicat nici alte proceduri: sechestru
asigurator, licitaţia.
3. Cauze: Numărul foarte mare de societati aflate in aceasta situaţie fara de numărul de
personal, s-a urmărit recuperarea in primul rând a debitelor mai vechi si/sau in cuantum
mai mare, pentru a nu se ajunge in situa]ia de prescriere a debitelor. Personalul din cadrul
serviciului nu are competente pentru alte modalitati de recuperare a debitelor prin
executare silita.
4. Consecinţe: Riscul nerealizării veniturilor prognozate. Lista de ramasite la sfârşitul
anului, daca nu se accelerează aceasta activitate va cuprinde mai mulţi contribuabili si
sumele datorate de aceştia vor fi mai mari si mai greu de recuperat.
5. Recomandări si soluţii propuse: Transmiterea compartimentului de Executare silita
a tuturor dosarelor contribuabililor greu de încasat, pentru a se încerca alte proceduri de
executare silita. Organizarea personalului astfel incat, in cel mai scurt timp sa se înceapă,
si/sau continue procedura de executare silita, in vederea încasării tuturor veniturilor
prognozate in BVC, conform clasificaţiei bugetare.
Întocmit de,
Cristescu Monica
Avizat: Marcel Ghita
27
3.Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al
conţinutului si al formei si întocmirea Notei centralizatoa-
re a documentelor de lucru
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU
Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante,
contribuabili persoane juridice”
Perioada auditata: 01.01.2009 – 31.12.2009
Întocmit: Crintescu Monica Data: 16.06.2010
Constatarea
Documentul justificativ
Exista Auditori
Da Nu
Secţiunea
înfiinţarea
popririi
Proceduri de lucru
Documente de lucru
Documente de lucru ce cuprind răspunsuri la întrebări
puse unor angajaţi
Titlurile executorii nr_/____,
Adresele de înfiinţare a popririi nr____/___,
Somaţiile nr____/____
Lista contribuabililor persoane juridice care au datorii
către Consiliul Local la data de 31.12.2009 si
16.03.2010
Confirmările de primire de la debitori .
Confirmări de primire de la bănci.
Confirmări de primire de le terţi popriţi.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Auditori,
Crintescu Monica
28
6.Planificarea si organizarea Şedinţei de închidere
Şedinţa de închidere a intervenţii la fata locului are drept scop prezentarea opiniei
auditorilor interni, a recomandărilor finale din Proiectul Raportului de Audit public intern
si a Calendarului de implementare a recomandărilor. Se întocmeşte o minuta a şedinţei de
închidere.
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
MINUTA SEDINTEI DE INCHIDERE
A. Menţiuni generale
Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante,
contribuabili persoane juridice”
Perioada auditata: 01.01.2009 – 31.12.2009
Întocmit: Crintescu Monica Data: 20.06.2010
Avizat: Marcel Ghita
Lista participanţilor
Numele si prenumele Funcţia Direcţia/Serviciul Nr. telefon
Crintescu Monica
Lucretia
inspector superior Compartimentul de
Audit Public Intern
Aldea Valentin Sef Serviciu Impozite
si Taxe Locale
S.T.I.
Popescu Iolanda consilier principal, p.j. S.T.I.
Hariuc Robert consilier asistent, p.j. S.T.I.
Pascu Raluca consilier asistent,p.j. S.T.I.
Preda Mariana consilier superior, p.j. S.T.I.
Paraschiv Mihaela consilier asistent,p.j. S.T.I.
B. Concluzii:
In cadrul şedinţei au fost prezentate obiectivele auditate si constatările pentru fiecare obiect
auditat.
S-au discutat deficientele constatate, au fost analizate cauzele care au contribuit la apariţia
disfunctionalitatilor si au fost prezentate si comentate recomandările care urmează a fi
implementate pentru eliminarea deficientelor constatate.
Au fost prezentate recomand\rile care urmează a fi implementate pentru eliminarea
deficientelor constate.
Domnul Aldea Valentin a afirmat ca, deşi pentru activitatea de executare silita nu exista
proceduri, acestea fac obiectul unor acte normative obligatoriu de respectat si in consecinţa, nu
trebuiesc întocmite.
29
Considera ca, programul informatic nu va putea fi definitivat intr-o perioada de timp relativ
scurta, întrucât modificările legislative sunt destul de importante si necesita timp de rezolvare
mai mare.
De asemenea, considera ca, tot datorita legislaţiei privind recrutarea funcţionarilor publici, in
anul 2010 nu se pot face angajări. Este greu de organizat altfel serviciul, întrucât toţi salariaţii
sunt înscrişi la diferite forme de continuare a studiilor, necesare instituţiei si nu pot efectua ore
suplimentare.
Redactarea Proiectului Raportului de audit
Scopul: -prezinta cadrul general, obiectivele, constatările, concluziile si recomandările
auditorilor publici interni.
Premise: -in elaborarea Raportului de audit public intern, auditorul foloseşte dovezile de
audit raportate in Fisele de identificare si analiza a problemelor si Formularul de constatare si
raportare a iregularităţilor.
In elaborarea Proiectului Raportului de audit public intern trebuie sa se respecte
următoarele cerinţe:
constatările trebuie sa aparţină domeniului/obiectivelor misiune de audit public intern si
sa fie susţinute prin documente justificative corespunzătoare;
recomandările trebuie sa fie in concordanta cu constatările si sa determine reducerea
riscurilor potenţiale;
raportul trebuie sa exprime opinia auditorului intern, bazata pe constatările efectuate;
se întocmeşte pe baza FIAP-urilor.
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
PROIECTUL DE RAPORT DE AUDIT INTERN
I. Date de identificare a misiunii de audit
Scopul: Asigurarea corectitudinii privind activitatea de încasare a debitelor restante prin
executare silita. Asigurarea unui control intern eficient, pe fiecare etapa a acestei activitati.
Întocmirea procedurilor de lucru pentru activităţile auditate.
Premise: Serviciul de Impozite si Taxe Locale, funcţionează in cadrul aparatului propriu
al Primăriei Focşani din ianuarie 1999, când s-a stabilit prin acte normative ca, încasările din
impozite si taxe locale, care se fac venit la bugetul local, sa fie încasate de structuri ale consiliului
local.
Introducere: Subsemnata, Crintescu Monica, inspector superior in cadrul
compartimentului de audit intern, in baza ordinului de serviciu 816/10.01.2010; a Planului de
audit public intern pe anul 2010 înregistrat cu numărul 19327/29.11.2009 si in conformitate cu
prevederile Legii 672/2002, privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2008 privind
aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 672/2002; a Normelor metodologice
proprii prin care se exercita auditul intern in cadrul instituţiei, înregistrate cu nr. 8365/06.12.2009;
a Cartei auditului public intern proprie instituţiei, referitoare la obiectivele auditului public intern
înregistrate cu nr. 8365/06.12.2009, am desfăşurat in perioada 26.05.-29.06.2010, o misiune de
audit public intern privind încasarea debitelor restante prin executare silita.
30
In perioada auditata, conducerea instituţiei a fost asigurata de primar ing. Iulian Furcoiu iar
conducerea Serviciului de Impozite si Taxe Locale de ec. Aldea Valentin.
In cadrul compartimentului, prin fisele posturilor s-au stabilit responsabilitati si sarcini
pentru desfăşurarea in condiţii optime si pentru realizarea obiectivelor, a tuturor activităţilor,
respectiv:
Stabilirea, constatarea, urmărirea impozitelor si taxelor locale pentru contribuabilii
persoane fizice;
Stabilirea, constatarea, urmărirea impozitelor si taxelor locale pentru contribuabilii
persoane juridice;
Acordarea de facilitaţi fiscale, înlesniri de la plata impozitelor si taxelor locale,
compensări, restituiri, persoane fizice;
Acordarea de facilitaţi fiscale, înlesniri de la plata impozitelor si taxelor locale,
compensări, restituiri, persoane juridice;
Încasarea impozitelor si taxelor locale.
Activităţile si documentele supuse auditării au fost următoarele:
Întocmirea Somaţiei,
Întocmirea Titlului executoriu,
Întocmirea Adresei de înfiinţare a popririi,
Transmiterea acestor documente,
Întocmirea procedurilor de lucru.
Perioada auditata: 16.07.2009 – 31.12.2009
Stabilirea obiectivelor:
Înfiinţarea popririi
Tipul de auditare: conformitate/regularitate
Stabilirea metodologiei: Metodele si tehnicile utilizate au fost:
verificarea
interviul: pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea si desfăşurarea activităţilor
auditate
observarea fizica: in vederea formarii unei păreri proprii privind modul de întocmire si
emitere a documentelor
eşantionarea: pentru analiza întocmirii documentelor
analiza: in vederea formarii unei păreri proprii, cu privire la: existenta concordantei,
corelaţiei, intre documentele auditate; separarea atribuţiilor si responsabilităţilor prin
fisele de post; crearea unui cadru favorabil pentru: fluidizarea activităţilor, existentei unui
circuit eficient al documentelor.
Ca tehnici de verificare au fost utilizate:
examinarea: pentru detectarea erorilor in completarea documentelor;
comparaţia: pentru modul de întocmire a fiselor de post si pentru a confirma
identitatea unei informaţii după obţinerea acesteia din una sau mai multe surse
diferite;
urmărirea: pentru a stabili daca au fost realizate toate etapele activităţilor auditate.
Instrumentele de audit utilizate au fost: Chestionarul – listele de verificare si
Chestionarul de luare la cunoştinţa.
Documente Si materiale examinate:
In timpul misiunii de audit au fost examinate următoarele documente: ROF, Organigrama,
fisele de post aferente personalului implicat si perioadei auditate, Declaraţii de impunere, Lista
31
debitorilor la 31.12.2009 si la 16.03.2010, documente privitoare la începerea si/sau continuarea
executării silite, respectiv: somaţii, titluri executorii, adrese de înfiinţare a popririi, adrese de la
bănci sau de la terţii popriţi de confirmare a infiintarii popririi, diferite adrese, comunicări.
documente aferente perioadei 16.07.2009 – 31.12.2009.
Materiale întocmite pe timpul auditarii:
Foi de lucru,
Tabelul puncte tari si puncte slabe,
Programul de audit,
Programul intervenţiei la fa]a locului,
Minuta şedinţei de deschidere, respectiv de închidere,
Chestionarul – Lista de verificare,
Chestionarul de luare la cunoştinţa,
Fise de Identificare si Analiza a Problemei,
Nota centralizatoare a documentelor de lucru,
Raport preliminar de audit.
II. Constatările si recomandările auditului:
In urma verificării documentelor si materialelor puse la dispoziţie de către structura
auditata, care isi asuma responsabilitatea cu privire la existenta, conţinutul, legalitatea si forma de
prezentare a acestora, s-au constatat următoarele:
In cazul încasării impozitelor si taxelor locale datorate de contribuabilii persoane juridice,
debitele se stabilesc pe baza declaratiilor de impunere depuse de contribuabili, pana la 31.01. a
fiecărui an fiscal. Impozitele si taxele locale sunt: impozitul pe clădiri, teren, taxa asupra
mijloacelor de transport, impozitul pe spectacole, taxa de firma, taxa de reclama si publicitate, alte
taxe stabilite prin hotărârea consiliului local. Pentru nedepunerea declara]iilor de impunere sau
depunerea acestora cu întârziere sunt prevăzute amenzi de nedeclarare.
Organul fiscal are obliga]ia transmiterii fiecărui contribuabil a instiintarii de plata.
Daca in termen de 15 zile de la primirea acesteia contribuabilul nu achita debitul sau a
expirat termenul legal de plata, respectiv 15.03, 15.06, 15.09, 15.11, se poate începe procedura de
executare silita. Nu in toate cazurile, personalul responsabil a procedat la transmiterea Somaţiei si
a Titlului executoriu.
Transmiterea Somaţiilor si a Titlurilor executorii debitorului, s-a făcut prin recomandata cu
confirmare de primire, asigurându-se astfel ca procedura de executare silita poate fi continuata.
Pentru aceşti contribuabili, termenul de prescriere a debitelor a fost întrerupt.
Adresele de înfiinţare a popririi si Titlurile executorii care au fost transmise băncilor sau
terţilor popriţi, au respectat termenul legal de 15 zile de la data comunicării Somaţiei si Titlului
executoriu. Exista insa si popriri neînfiinţate pentru unii contribuabili. Aceasta, întrucât exista
contribuabili pentru care nu se mai cunoşte banca prin care derulează fondurile.
Chiar daca pentru unii contribuabili s-a respectat procedura si s-a trecut la înfiinţarea
popririi, exista si contribuabili pentru care nu s-au transmis adrese de înfiinţare a popririi. Acest
fapt atrage după sine nerealizarea veniturilor prognozate, neîndeplinirea obiectivelor.
Exista insa si contribuabili care au datorii către Consiliul local si pentru care nu s-a început
procedura de executare silita. Este posibil ca aceste sume sa nu fie recuperate sau sa se prescrie.
De asemenea, este posibil ca o parte dintre debitori sa nu mai deruleze fonduri prin conturi sau
prin unitati bancare pe care le cunosc si încasarea acestora va fi mult îngreunata.
32
1. Comunicarea somaţie si a titlului executoriu
PROBLEMA NR. 2 (FIAP 2)
1. Problema: Documentele folosite in procedura de executare silita, respectiv Somaţia,
Adresa de înfiinţare a popririi si Titlul executoriu, trebuie completate la toate rubricile.
Completarea necorespunzătoare sau incompleta, atrage nulitatea acestora.
2. Constatări: in cazul SC CONFORT SA, nu s-a verificat corectitudinea completării Adresei
de înfiinţare a popririi si Titlului executoriu emis din programul informatic si debitorul a
contestat executarea silita.
3. Cauze: Elaborarea acestor documente s-a realizat intr-un timp foarte scurt. S-a dorit
începerea executării silite pentru toate societăţile cu datorii mai mari de 10 milioane fata
de Consiliul Local.
4. Consecinţe: S-a întârziat încasarea unor debite si acest fapt creaza o imagine nefavorabila
pentru instituţie.
5. Recomandări si soluţii propuse: Verificarea sistemului informatic si definitivarea acestuia
in cel mai scurt timp, astfel incat sa nu mai existe situaţii de acest tip.
2.Identificarea debitorilor
PROBLEMA NR. 1 (FIAP 1)
1. Problema: Pentru încasarea debitelor restante, după expirarea fiecărui termen de plata
trebuie întocmite Liste de ramasite, care cuprind contribuabilii ce nu si-au achitat
debitele către Consiliul Local. Pe baza lor, se întocmesc documentele in vederea
încasării acestora prin executare silita.
2. Constatări: Pentru trimestrul I al anului fiscal 2010, nu s-au întocmit aceste liste,
popririle fiind făcute pentru societăţile care figurau in lista de ramasite de la sfârşitul
anului 2009 si nu au achitat debitele datorate pana la data verificării lor de funcţionari.
3. Cauze: Lipsa personalului, care are si activitati de control, conform unui plan lunar, in
vederea stabilirii corecte a materiei impozabile si a debitelor.
4. Consecinţe: Nu se cunoaşte care este situaţia exacta a debitorilor si care sunt sumele
totale ramase de încasat pentru anul 2010, pentru a se stabili o strategie in vederea
recuperării acestor debite. Nerealizarea veniturilor prognozate. Nu pot fi identificaţi
toţi debitorii după ultimul termen de plata.
5. Recomandări si soluţii propuse: Găsirea unor soluţii legale pentru întărirea acestui
compartiment. Listarea la expirarea termenului de plata a contribuabililor cu datorii si
sortarea acestora in funcţie de vechimea si de mărimea debitului, pentru a putea începe
procedura de executare silita in timp util, înainte ca debitele sa se prescrie. Aprobarea
plaţii unor ore suplimentare si de asemenea, formarea unor echipe care sa se ocupe
doar cu procedura de executare silita.
33
PROBLEMA NR. 5 (FIAP 5)
1. Problema: Pentru fiecare contribuabil, documentele depuse de acesta, respectiv
declaraţiile anuale si orice alte acte care ii modifica patrimoniul ca si documentele
interne, actele de corespondenta, eventual cele privind începerea si/sau continuarea
procedurii de executare silita, sunt indosariate si arhivate.
2. Constatări: Din auditarea efectuata s-a constatat, ca nu toate documentele sunt
indosariate si arhivate.
3. Cauze: S-a considerat ca acestea pot fi indosariate si după un timp, ca nu produc efecte
negative in desfăşurarea activităţii.
4. Consecinţe: Se pot produce erori in întocmirea documentelor, materia impozabila nu
este stabilita corect si nici debitele datorate. Sunt greu de cautat sau se pot pierde
aceste documente.
5. Recomandări si soluţii propuse: îndosarierea si operarea modificărilor care se impun
conform unor documente primite sa se efectueze succesiv. Pe fiecare document operat
in baza de date sa se semneze de operare de către persoana responsabila de societatea
in cauza, imediat după efectuarea operaţiilor care se impun, respectiv: modificare
patrimoiu, acordare facilitaţi fiscale, înlesniri, scutiri, introducere plaţi, compensări,
restituiri, sume încasate prin executare silita.
3.Poprirea este înfiinţata pentru întregul debit
PROBLEMA NR. 4 (FIAP 4)
1. Problema: Stabilirea sumelor datorate se face după ce se verifica in baza de date
realitatea datelor privind patrimoniul contribuabilului si după ce sunt operate toate
platile efectuate de acesta. Este important ca debitele pentru care se începe procedura
de executare silita sa fie cele reale, poprirea trebuie sa se facă pentru întregul debit.
2. Constatări: S-a început procedura de executare silita pentru unii contribuabili, fara a se
verifica mai intai aceste date. Sumele pentru care s-a început procedura de executare
silita nu sunt in toate cazurile cele datorate la data comunicării somaţiei si titlului
executoriu.
3. Cauze: Datorita numărului mare de societati avute in analiza si a dorinţei de a incasa
cat mai mult intr-un timp cat mai scurt, nu au fost verificate toate somaţiile si titlurile
executorii. De asemenea, nu toate societăţile au depus in termenul legal documentele
doveditoare ale schimbării situaţiei patrimoniale, pentru a putea opera modificările
care se impuneau in baza de date si pentru a putea recalcula sumele datorate consiliului
local.
4. Consecinţe: Timp si bani cheltuiţi ineficient si in unele cazuri, ştirbirea autoritatii,
imaginii instituţiei si a funcţionarului public.
5. Recomandări si soluţii propuse: Verificarea tuturor documentelor privind începerea
si/sau continuarea procedurii de executare silita, urmărindu-se respectarea actelor
normative in vigoare. Introducerea daca se considera necesar a unui control
intermediar atunci când volumul de documente este prea mare.
34
4.Debitorul a fost instiintat asupra popririi
Atunci când s-a procedat la înfiinţarea popririi, s-au respectat prevederile legale privind
obligaţia organului fiscal de a instiinta debitorul asupra popririi. Aceasta a fost făcuta prin
recomandata cu confirmare de primire. Documentele transmise băncii sau terţului poprit, respectiv
Titlul executoriu si Adresa de înfiinţare a popririi au fost transmise de asemenea si debitorului.
5.Infiintarea popririi in termenul legal prevăzut de la comunicarea
somaţiei
PROBLEMA NR. 3 (FIAP 3)
1. Problema: La nivelul structurii auditate trebuie sa existe proceduri scrise pentru fiecare
obiectiv, activitate, in vederea întăririi controlului intern, prin precizarea `n detaliu a
fiecărei operaţiuni care trebuie executate si a controalelor ce trebuie efectuate.
2. Constatări: Din auditarea efectuata asupra controlului intern exercitat la nivelul STI, s-
a constatat ca exista Regulament de organizare si funcţionare, fise de post, dar nu
exista circuitul documentelor si nici atribuirea responsabilităţilor si delegarea
autoritatilor prin proceduri.
3. Cauze: S-a considerat ca pentru exercitarea controlului intern sunt suficiente
documentele existente. De asemenea, s-a apreciat ca legislaţia in vigoare referitoare la
procedura de executare silita este clara si suficienta.
4. Consecinţe: Lipsa procedurilor scrise ale entităţii conduce la un control intern slab
exercitat, datorita necunoaşterii in detaliu a modului de executare a atribuţiunilor de
către fiecare salariat.
5. Recomandări si soluţii propuse: Procedurile sa fie scrise si actualizate, astfel incat, din
acestea sa rezulte atribuirea responsabilităţilor, declararea si delegarea autoritatii
personalului. Trebuie stabilit circuitul documentelor privind activitatea de încasare a
debitelor restante prin executare silita.
PROBLEMA NR. 6 (FIAP 6)
1. Problema: Conform Codului de procedura fiscala, daca un contribuabil nu achita
debitul datorat in termen de 15 zile de la data comunicării somaţiei si titlului
executoriu, se poate proceda la înfiinţarea popririi.
2. Constatări: Nu s-a procedat la înfiinţarea popririi pentru toţi contribuabilii aflaţi in
aceasta situaţie. Pentru recuperarea debitelor nu s-au aplicat nici alte proceduri:
sechestru asigurator, licitaţia.
3. Cauze: Numărul foarte mare de societati aflate in aceasta situaţie fara de numărul de
personal, s-a urmărit recuperarea in primul rând a debitelor mai vechi si/sau in
cuantum mai mare, pentru a nu se ajunge in situatia de prescriere a debitelor.
Personalul din cadrul serviciului nu are competente pentru alte modalitati de
recuperare a debitelor prin executare silita.
4. Consecinţe: Riscul nerealizării veniturilor prognozate. Lista de ramasite la sfârşitul
anului, daca nu se accelerează aceasta activitate va cuprinde mai mulţi contribuabili si
sumele datorate de aceştia vor fi mai mari si mai greu de recuperat.
5. Recomandări si soluţii propuse: Transmiterea compartimentului de Executare silita a
tuturor dosarelor contribuabililor greu de încasat, pentru a se încerca alte proceduri de
executare silita. Organizarea personalului astfel incat, in cel mai scurt timp sa se
înceapă, si/sau continue procedura de executare silita, in vederea încasării tuturor
veniturilor prognozate in BVC, conform clasificaţiei bugetare.
35
Recomandări:
1. Verificarea sistemului informatic si definitivarea acestuia in cel mai scurt timp, astfel
incat toate documentele emise sa corespunda ca forma si fond reglementarilor legale.
2. Găsirea unor soluţii legale pentru întărirea acestui compartiment. Listarea la expirarea
termenului de plata a contribuabililor cu datorii si sortarea acestora in funcţie de
vechimea si de mărimea debitului, pentru a putea începe procedura de executare silita
in timp util, înainte ca debitele sa se prescrie. Aprobarea plaţii unor ore suplimentare si
de asemenea, formarea unor echipe care sa se ocupe doar cu procedura de executare
silita.
3. Îndosarierea si operarea modificărilor care se impun conform documentelor primite, sa
se efectueze succesiv. Pe fiecare document operat in baza de date sa se semneze de
operare de către persoana responsabila de societatea in cauza, imediat după efectuarea
operaţiilor care se impun, respectiv: modificare patrimoiu, acordare facilitati fiscale,
înlesniri, scutiri, introducere plaţi, compensări, restituri, sume încasate prin executare
silita.
4. Verificarea tuturor documentelor privind începerea si/sau continuarea procedurii de
executare silita, urmărindu-se respectarea actelor normative in vigoare. Introducerea
daca se considera necesar a unui control intermediar atunci când volumul de
documente este prea mare.
5. Procedurile sa fie scrise si actualizate, astfel incat, din acestea sa rezulte atribuirea
responsabilităţilor, declararea si delegarea autoritatii personalului. Trebuie stabilit
circuitul documentelor privind activitatea de încasare a debitelor restante prin
executare silita.
6. Transmiterea compartimentului de Executare silita a tuturor dosarelor contribuabililor
greu de încasat, pentru a se încerca alte proceduri de executare silita. Organizarea
personalului astfel incat, in cel mai scurt timp sa se înceapă, si/sau continue procedura
de executare silita, in vederea încasării tuturor veniturilor prognozate in BVC, conform
clasificaţiei bugetare.
Concluzii: Având in vedere faptul ca sfera de activitate a Serviciului de impozite si taxe
locale, este deosebit de cuprinzătoare, ca structura organizatorica a suferit modificări in perioada
auditata, in sensul ca au fost desfiinţate posturile de Şefi de birou ITL persoane fizice si Sef birou
ITL persoane juridice, si ca numărul de personal este destul de mic, masurile organizatorice luate
de conducerea serviciului au asigurat, in ansamblu, buna funcţionare in perioada auditata.
Experienţa profesionala a personalului si a conducerii structurii, au făcut ca, deşi nu exista
proceduri de lucru, activitatea sa se desfăşoare in bune condiţii.
Încheiere: Structura auditata are obligaţia sa întocmească programul de acţiune in vederea
implementării recomandărilor si sa raporteze periodic stadiul de implementare al acestora.
Prezentul Proiect de raport de audit intern a fost întocmit in baza documentelor cuprinse in
Lista centralizatoare a documentelor de lucru, a constatărilor efectuate in timpul colectării si
prelucrarii informa]iilor si in timpul muncii pe teren. Pentru toate constatările efectuate s-au
`ntocmit documente de lucru utilizate in susţinerea cu probe a acestor constatări.
Proiectul de Raport de audit a fost întocmit după normele si reglementările in vigoare, in 2
(doua) exemplare, din care unul ramane la structura auditata si al doilea la auditor.
Întocmit, Conducatorul entitatii,
Crintescu Monica Furcoiu Iulian
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
36
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE
A. Menţiuni generale
Tema misiunii de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor
restante, contribuabili persoane juridice”
Perioada auditata: 01.01.2009 – 31.12.2009
Întocmit de: Crintescu Monica Data: 29.06.2010
Verificat de Ghita Marcel Data: 29.06.2010
Lista participanţilor
Numele si prenumele Funcţia Direcţia/Serviciul
Crintescu Monica inspector superior Compartimentul de
Audit Public Intern
Aldea Valentin Sef Serviciu Impozite si Taxe
Locale
S.T.I.
Popescu Iolanda consilier principal, p.j. S.T.I.
Hariuc Robert consilier asistent, p.j. S.T.I.
Pascu Raluca consilier asistent,p.j. S.T.I.
Preda Mariana consilier superior, p.j. S.T.I.
Paraschiv Mihaela consilier asistent,p.j. S.T.I.
B. Rezultatele concilierii
Structura auditata a remarcat faptul ca in cursul anului 2010, daca legislaţia
privind recrutarea funcţionarilor publici nu se va modifica, nu se va putea mari schema de
personal.
Totuşi, auditorul a recomandat ca, prin dispoziţia ordonatorului de credite sa se
dispună detaşarea pe o anumita perioada de timp a unor funcţionari de la alte
compartimente. Aceasta recomandare a fost însuşita de structura auditata.
Au mai fost obiecţiuni legate de importanta întocmirii procedurilor de lucru, dar s-
a inteles ca prin implementarea acestei recomandări riscurile privind desfăşurarea
activităţii de încasare prin executare silita sunt mult diminuate si a fost însuşita de
structura auditata.
Pentru celelate constatări si recomandări nu au fost obiecţiuni.
Structura auditata a întocmit Planul de acţiune, prin care s-au stabilit termenele de
implementare si persoanele răspunzătoare. Un exemplar a fost înmânat auditorului.
37
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
RAPORTUL DE AUDIT INTERN
I. Date de identificare a misiunii de audit
Scopul: Asigurarea corectitudinii privind activitatea de încasare a debitelor restante prin
executare silita. Asigurarea unui control intern eficient, pe fiecare etapa a acestei activitati.
Întocmirea procedurilor de lucru pentru activităţile auditate.
Premise: Serviciul de Impozite si Taxe Locale, funcţionează in cadrul aparatului propriu
al Primăriei Focşani din ianuarie 1999, când s-a stabilit prin acte normative ca, încasările din
impozite si taxe locale, care se fac venit la bugetul local, sa fie încasate de structuri ale consiliului
local.
Introducere: Subsemnata, Crintescu Monica, inspector superior in cadrul
compartimentului de audit intern, in baza ordinului de serviciu 816/10.01.2010; a Planului de
audit public intern pe anul 2010 înregistrat cu numărul 19327/29.11.2009 si in conformitate cu
prevederile Legii 672/2002, privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2008 privind
aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 672/2002; a Normelor metodologice
proprii prin care se exercita auditul intern in cadrul instituţiei, înregistrate cu nr. 8365/06.12.2009;
a Cartei auditului public intern proprie instituţiei, referitoare la obiectivele auditului public intern
înregistrate cu nr. 8365/06.12.2009, am desfăşurat in perioada 26.05.-29.06.2010, o misiune de
audit public intern privind încasarea debitelor restante prin executare silita.
In perioada auditata, conducerea instituţiei a fost asigurata de primar ing. Iulian Furcoiu iar
conducerea Serviciului de Impozite si Taxe Locale de ec. Aldea Valentin.
In cadrul compartimentului, prin fisele posturilor s-au stabilit responsabilitati si sarcini
pentru desfăşurarea in condiţii optime si pentru realizarea obiectivelor, a tuturor activităţilor,
respectiv:
Stabilirea, constatarea, urmărirea impozitelor si taxelor locale pentru contribuabilii
persoane fizice;
Stabilirea, constatarea, urmărirea impozitelor si taxelor locale pentru contribuabilii
persoane juridice;
Acordarea de facilitaţi fiscale, înlesniri de la plata impozitelor si taxelor locale,
compensări, restituiri, persoane fizice;
Acordarea de facilitaţi fiscale, înlesniri de la plata impozitelor si taxelor locale,
compensări, restituiri, persoane juridice;
Încasarea impozitelor si taxelor locale.
Activităţile si documentele supuse auditării au fost următoarele:
Întocmirea Somaţiei,
Întocmirea Titlului executoriu,
Întocmirea Adresei de înfiinţare a popririi,
Transmiterea acestor documente,
Întocmirea procedurilor de lucru.
Perioada auditata: 16.07.2009 – 31.12.2009
38
Stabilirea obiectivelor:
Înfiinţarea popririi
Tipul de auditare: conformitate/regularitate
Stabilirea metodologiei: Metodele si tehnicile utilizate au fost:
verificarea
interviul: pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea si desfăşurarea activităţilor
auditate
observarea fizica: in vederea formarii unei păreri proprii privind modul de întocmire si
emitere a documentelor
eşantionarea: pentru analiza întocmirii documentelor
analiza: in vederea formarii unei păreri proprii, cu privire la: existenta concordantei,
corelaţiei, intre documentele auditate; separarea atribuţiilor si responsabilităţilor prin
fisele de post; crearea unui cadru favorabil pentru: fluidizarea activităţilor, existentei unui
circuit eficient al documentelor.
Ca tehnici de verificare au fost utilizate:
examinarea: pentru detectarea erorilor in completarea documentelor;
comparaţia: pentru modul de întocmire a fiselor de post si pentru a confirma
identitatea unei informaţii după obţinerea acesteia din una sau mai multe surse
diferite;
urmărirea: pentru a stabili daca au fost realizate toate etapele activităţilor auditate.
Instrumentele de audit utilizate au fost: Chestionarul – listele de verificare si
Chestionarul de luare la cunoştinţa.
Documente Si materiale examinate:
In timpul misiunii de audit au fost examinate următoarele documente: ROF, Organigrama,
fisele de post aferente personalului implicat si perioadei auditate, Declaraţii de impunere, Lista
debitorilor la 31.12.2009 si la 16.03.2010, documente privitoare la începerea si/sau continuarea
executării silite, respectiv: somaţii, titluri executorii, adrese de înfiinţare a popririi, adrese de la
bănci sau de la terţii popriţi de confirmare a infiintarii popririi, diferite adrese, comunicări.
documente aferente perioadei 16.07.2009 – 31.12.2009.
Materiale întocmite pe timpul auditarii:
Foi de lucru,
Tabelul puncte tari si puncte slabe,
Programul de audit,
Programul intervenţiei la fata locului,
Minuta şedinţei de deschidere, respectiv de închidere,
Chestionarul – Lista de verificare,
Chestionarul de luare la cunoştinţa,
Fise de Identificare si Analiza a Problemei,
Nota centralizatoare a documentelor de lucru,
Raport preliminar de audit.
II. Constatările si recomandările auditului:
In urma verificării documentelor si materialelor puse la dispoziţie de către structura
auditata, care isi asuma responsabilitatea cu privire la existenta, conţinutul, legalitatea si forma de
prezentare a acestora, s-au constatat următoarele:
In cazul încasării impozitelor si taxelor locale datorate de contribuabilii persoane juridice,
debitele se stabilesc pe baza declara]iilor de impunere depuse de contribuabili, pana la 31.01. a
39
fiecărui an fiscal. Impozitele si taxele locale sunt: impozitul pe clădiri, teren, taxa asupra
mijloacelor de transport, impozitul pe spectacole, taxa de firma, taxa de reclama si publicitate, alte
taxe stabilite prin hotărârea consiliului local. Pentru nedepunerea declara]iilor de impunere sau
depunerea acestora cu întârziere sunt prevăzute amenzi de nedeclarare.
Organul fiscal are obliga]ia transmiterii fiecărui contribuabil a instiintarii de plata.
Daca in termen de 15 zile de la primirea acesteia contribuabilul nu achita debitul sau a
expirat termenul legal de plata, respectiv 15.03, 15.06, 15.09, 15.11, se poate începe procedura de
executare silita. Nu in toate cazurile, personalul responsabil a procedat la transmiterea Somaţiei si
a Titlului executoriu.
Transmiterea Somaţiilor si a Titlurilor executorii debitorului, s-a făcut prin recomandata cu
confirmare de primire, asigurându-se astfel ca procedura de executare silita poate fi continuata.
Pentru aceşti contribuabili, termenul de prescriere a debitelor a fost întrerupt.
Adresele de înfiinţare a popririi si Titlurile executorii care au fost transmise băncilor sau
terţilor popriţi, au respectat termenul legal de 15 zile de la data comunicării Somaţiei si Titlului
executoriu. Exista insa si popriri neînfiinţate pentru unii contribuabili. Aceasta, întrucât exista
contribuabili pentru care nu se mai cunoşte banca prin care derulează fondurile.
Chiar daca pentru unii contribuabili s-a respectat procedura si s-a trecut la înfiinţarea
popririi, exista si contribuabili pentru care nu s-au transmis adrese de înfiinţare a popririi. Acest
fapt atrage după sine nerealizarea veniturilor prognozate, neîndeplinirea obiectivelor.
Exista insa si contribuabili care au datorii către Consiliul local si pentru care nu s-a început
procedura de executare silita. Este posibil ca aceste sume sa nu fie recuperate sau sa se prescrie.
De asemenea, este posibil ca o parte dintre debitori sa nu mai deruleze fonduri prin conturi sau
prin unitati bancare pe care le cunosc si încasarea acestora va fi mult îngreunata.
1. Comunicarea somaţie si a titlului executoriu
PROBLEMA NR. 2 (FIAP 2)
6. Problema: Documentele folosite in procedura de executare silita, respectiv Somaţia,
Adresa de înfiinţare a popririi si Titlul executoriu, trebuie completate la toate rubricile.
Completarea necorespunzătoare sau incompleta, atrage nulitatea acestora.
7. Constatări: in cazul SC CONFORT SA, nu s-a verificat corectitudinea completării Adresei
de înfiinţare a popririi si Titlului executoriu emis din programul informatic si debitorul a
contestat executarea silita.
8. Cauze: Elaborarea acestor documente s-a realizat intr-un timp foarte scurt. S-a dorit
începerea executării silite pentru toate societăţile cu datorii mai mari de 10 milioane fata
de Consiliul Local.
9. Consecinţe: S-a întârziat încasarea unor debite si acest fapt creaza o imagine nefavorabila
pentru instituţie.
10. Recomandări si soluţii propuse: Verificarea sistemului informatic si definitivarea acestuia
in cel mai scurt timp, astfel incat sa nu mai existe situaţii de acest tip.
40
2.Identificarea debitorilor
PROBLEMA NR. 1 (FIAP 1)
6. Problema: Pentru încasarea debitelor restante, după expirarea fiecărui termen de plata
trebuie întocmite Liste de ramasite, care cuprind contribuabilii ce nu si-au achitat
debitele către Consiliul Local. Pe baza lor, se întocmesc documentele in vederea
încasării acestora prin executare silita.
7. Constatări: Pentru trimestrul I al anului fiscal 2010, nu s-au întocmit aceste liste,
popririle fiind făcute pentru societăţile care figurau in lista de ramasite de la sfârşitul
anului 2009 si nu au achitat debitele datorate pana la data verificării lor de funcţionari.
8. Cauze: Lipsa personalului, care are si activitati de control, conform unui plan lunar, in
vederea stabilirii corecte a materiei impozabile si a debitelor.
9. Consecinţe: Nu se cunoaşte care este situaţia exacta a debitorilor si care sunt sumele
totale ramase de încasat pentru anul 2010, pentru a se stabili o strategie in vederea
recuperării acestor debite. Nerealizarea veniturilor prognozate. Nu pot fi identificaţi
toţi debitorii după ultimul termen de plata.
10. Recomandări si soluţii propuse: Găsirea unor soluţii legale pentru întărirea acestui
compartiment. Listarea la expirarea termenului de plata a contribuabililor cu datorii si
sortarea acestora in funcţie de vechimea si de mărimea debitului, pentru a putea începe
procedura de executare silita in timp util, înainte ca debitele sa se prescrie. Aprobarea
plaţii unor ore suplimentare si de asemenea, formarea unor echipe care sa se ocupe
doar cu procedura de executare silita.
PROBLEMA NR. 5 (FIAP 5)
6. Problema: Pentru fiecare contribuabil, documentele depuse de acesta, respectiv
declaraţiile anuale si orice alte acte care ii modifica patrimoniul ca si documentele
interne, actele de corespondenta, eventual cele privind începerea si/sau continuarea
procedurii de executare silita, sunt indosariate si arhivate.
7. Constatări: Din auditarea efectuata s-a constatat, ca nu toate documentele sunt
indosariate si arhivate.
8. Cauze: S-a considerat ca acestea pot fi indosariate si după un timp, ca nu produc efecte
negative in desfăşurarea activităţii.
9. Consecinţe: Se pot produce erori in întocmirea documentelor, materia impozabila nu
este stabilita corect si nici debitele datorate. Sunt greu de cautat sau se pot pierde
aceste documente.
10. Recomandări si soluţii propuse: îndosarierea si operarea modificărilor care se impun
conform unor documente primite sa se efectueze succesiv. Pe fiecare document operat
in baza de date sa se semneze de operare de către persoana responsabila de societatea
in cauza, imediat după efectuarea operaţiilor care se impun, respectiv: modificare
patrimoiu, acordare facilitaţi fiscale, înlesniri, scutiri, introducere plaţi, compensări,
restituiri, sume încasate prin executare silita.
41
3.Poprirea este înfiinţata pentru întregul debit
PROBLEMA NR. 4 (FIAP 4)
6. Problema: Stabilirea sumelor datorate se face după ce se verifica in baza de date
realitatea datelor privind patrimoniul contribuabilului si după ce sunt operate toate
platile efectuate de acesta. Este important ca debitele pentru care se începe procedura
de executare silita sa fie cele reale, poprirea trebuie sa se facă pentru întregul debit.
7. Constatări: S-a început procedura de executare silita pentru unii contribuabili, fara a se
verifica mai intai aceste date. Sumele pentru care s-a început procedura de executare
silita nu sunt in toate cazurile cele datorate la data comunicării somaţiei si titlului
executoriu.
8. Cauze: Datorita numărului mare de societati avute in analiza si a dorinţei de a incasa
cat mai mult intr-un timp cat mai scurt, nu au fost verificate toate somaţiile si titlurile
executorii. De asemenea, nu toate societăţile au depus in termenul legal documentele
doveditoare ale schimbării situaţiei patrimoniale, pentru a putea opera modificările
care se impuneau in baza de date si pentru a putea recalcula sumele datorate consiliului
local.
9. Consecinţe: Timp si bani cheltuiţi ineficient si in unele cazuri, ştirbirea autoritatii,
imaginii instituţiei si a funcţionarului public.
10. Recomandări si soluţii propuse: Verificarea tuturor documentelor privind începerea
si/sau continuarea procedurii de executare silita, urmărindu-se respectarea actelor
normative in vigoare. Introducerea daca se considera necesar a unui control
intermediar atunci când volumul de documente este prea mare.
4.Debitorul a fost instiintat asupra popririi
Atunci când s-a procedat la înfiinţarea popririi, s-au respectat prevederile legale privind
obligaţia organului fiscal de a instiinta debitorul asupra popririi. Aceasta a fost făcuta prin
recomandata cu confirmare de primire. Documentele transmise băncii sau terţului poprit, respectiv
Titlul executoriu si Adresa de înfiinţare a popririi au fost transmise de asemenea si debitorului.
5.Infiintarea popririi in termenul legal prevăzut de la comunicarea
somaţiei
PROBLEMA NR. 3 (FIAP 3)
6. Problema: La nivelul structurii auditate trebuie sa existe proceduri scrise pentru fiecare
obiectiv, activitate, in vederea întăririi controlului intern, prin precizarea `n detaliu a
fiecărei operaţiuni care trebuie executate si a controalelor ce trebuie efectuate.
7. Constatări: Din auditarea efectuata asupra controlului intern exercitat la nivelul STI, s-
a constatat ca exista Regulament de organizare si funcţionare, fise de post, dar nu
exista circuitul documentelor si nici atribuirea responsabilităţilor si delegarea
autoritatilor prin proceduri.
42
8. Cauze: S-a considerat ca pentru exercitarea controlului intern sunt suficiente
documentele existente. De asemenea, s-a apreciat ca legislaţia in vigoare referitoare la
procedura de executare silita este clara si suficienta.
9. Consecinţe: Lipsa procedurilor scrise ale entităţii conduce la un control intern slab
exercitat, datorita necunoaşterii in detaliu a modului de executare a atribuţiunilor de
către fiecare salariat.
10. Recomandări si soluţii propuse: Procedurile sa fie scrise si actualizate, astfel incat, din
acestea sa rezulte atribuirea responsabilităţilor, declararea si delegarea autoritatii
personalului. Trebuie stabilit circuitul documentelor privind activitatea de încasare a
debitelor restante prin executare silita.
PROBLEMA NR. 6 (FIAP 6)
6. Problema: Conform Codului de procedura fiscala, daca un contribuabil nu achita
debitul datorat in termen de 15 zile de la data comunicării somaţiei si titlului
executoriu, se poate proceda la înfiinţarea popririi.
7. Constatări: Nu s-a procedat la înfiinţarea popririi pentru toţi contribuabilii aflaţi in
aceasta situaţie. Pentru recuperarea debitelor nu s-au aplicat nici alte proceduri:
sechestru asigurator, licitaţia.
8. Cauze: Numărul foarte mare de societati aflate in aceasta situaţie fara de numărul de
personal, s-a urmărit recuperarea in primul rând a debitelor mai vechi si/sau in
cuantum mai mare, pentru a nu se ajunge in situatia de prescriere a debitelor.
Personalul din cadrul serviciului nu are competente pentru alte modalitati de
recuperare a debitelor prin executare silita.
9. Consecinţe: Riscul nerealizării veniturilor prognozate. Lista de ramasite la sfârşitul
anului, daca nu se accelerează aceasta activitate va cuprinde mai mulţi contribuabili si
sumele datorate de aceştia vor fi mai mari si mai greu de recuperat.
10. Recomandări si soluţii propuse: Transmiterea compartimentului de Executare silita a
tuturor dosarelor contribuabililor greu de încasat, pentru a se încerca alte proceduri de
executare silita. Organizarea personalului astfel incat, in cel mai scurt timp sa se
înceapă, si/sau continue procedura de executare silita, in vederea încasării tuturor
veniturilor prognozate in BVC, conform clasificaţiei bugetare.
Recomandări:
7. Verificarea sistemului informatic si definitivarea acestuia in cel mai scurt timp, astfel
incat toate documentele emise sa corespunda ca forma si fond reglementarilor legale.
8. Găsirea unor soluţii legale pentru întărirea acestui compartiment. Listarea la expirarea
termenului de plata a contribuabililor cu datorii si sortarea acestora in funcţie de
vechimea si de mărimea debitului, pentru a putea începe procedura de executare silita
in timp util, înainte ca debitele sa se prescrie. Aprobarea plaţii unor ore suplimentare si
de asemenea, formarea unor echipe care sa se ocupe doar cu procedura de executare
silita.
9. Îndosarierea si operarea modificărilor care se impun conform documentelor primite, sa
se efectueze succesiv. Pe fiecare document operat in baza de date sa se semneze de
operare de către persoana responsabila de societatea in cauza, imediat după efectuarea
operaţiilor care se impun, respectiv: modificare patrimoiu, acordare facilitati fiscale,
înlesniri, scutiri, introducere plaţi, compensări, restituri, sume încasate prin executare
silita.
43
10. Verificarea tuturor documentelor privind începerea si/sau continuarea procedurii de
executare silita, urmărindu-se respectarea actelor normative in vigoare. Introducerea
daca se considera necesar a unui control intermediar atunci când volumul de
documente este prea mare.
11. Procedurile sa fie scrise si actualizate, astfel incat, din acestea sa rezulte atribuirea
responsabilităţilor, declararea si delegarea autoritatii personalului. Trebuie stabilit
circuitul documentelor privind activitatea de încasare a debitelor restante prin
executare silita.
12. Transmiterea compartimentului de Executare silita a tuturor dosarelor contribuabililor
greu de încasat, pentru a se încerca alte proceduri de executare silita. Organizarea
personalului astfel incat, in cel mai scurt timp sa se înceapă, si/sau continue procedura
de executare silita, in vederea încasării tuturor veniturilor prognozate in BVC, conform
clasificaţiei bugetare
Concluzii:
Având in vedere faptul ca sfera de activitate a Serviciului de impozite si taxe locale, este
deosebit de cuprinzătoare, ca structura organizatorica a suferit modificări in perioada auditata, in
sensul ca au fost desfiinţate posturile de Şefi de birou ITL persoane fizice si Sef birou ITL
persoane juridice, si ca numărul de personal este destul de mic, masurile organizatorice luate de
conducerea serviciului au asigurat, in ansamblu, buna funcţionare in perioada auditata.
Experienţa profesionala a personalului si a conducerii structurii, au făcut ca, deşi nu exista
proceduri de lucru, activitatea sa se desfăşoare in bune condiţii.
Încheiere: Structura auditata are obligaţia sa întocmească programul de acţiune in vederea
implementării recomandărilor si sa raporteze periodic stadiul de implementare al acestora.
Prezentul Proiect de raport de audit intern a fost întocmit in baza documentelor cuprinse in
Lista centralizatoare a documentelor de lucru, a constatărilor efectuate in timpul colectării si
prelucrarii informa]iilor si in timpul muncii pe teren. Pentru toate constatările efectuate s-au
`ntocmit documente de lucru utilizate in susţinerea cu probe a acestor constatări.
Proiectul de Raport de audit a fost întocmit după normele si reglementările in vigoare, in 2
(doua) exemplare, din care unul ramane la structura auditata si al doilea la auditor.
Întocmit, Conducatorul entitatii,
Crintescu Monica Furcoiu Iulian
44
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante,
contribuabili persoane juridice”
Perioada auditata: 01.01.2009 – 31.12.2009
Întocmit: Aldea Valentin
PLAN DE ACTIUNE
RECOMANDAREA PLAN
DE ACTIUNE
CALENDAR
DE
APLICARE
RESPONSABIL
CU
IMPLEMENTAREA
1.Verificarea
sistemului informatic
si definitivarea
acestuia in cel mai
scurt timp astfel incat
toate documentele
emise sa corespunda
ca forma si fond
reglementarilor legale.
Se va verifica fiecare ramura
a programului, mai ales cea
care emite documentele care
se întocmesc in cazul
executării silite si cea care
permite editarea situaţiilor de
sinteza, cum ar fi Lista
debitorilor neîncasaţi.
30.09.2010 Seful serviciului de ITL
Fiecare funcţionar din
cadrul serviciului
2.Găsirea unor soluţii
legale pentru întărirea
acestui compartiment.
Daca legislaţia referi-
toare la recrutarea
funcţionarilor publici
nu se va modifica,
atunci prin dispoziţia
ordonatorului de
credite, sa se detaşeze
pe o perioada de timp
funcţionari de la alte
compartimente.
Listarea la expirarea
termenului de plata a
contribuabililor cu
datorii Si sortarea
acestora in funcţie de
vechimea si de
mărimea debitului,
pentru a putea începe
procedura de executare
silita in timp util,
înainte ca debitele sa
se prescrie.
Se va discuta cu ordonatorul
de credite pentru stabilirea
personalului care va lucra o
perioada de timp in cadrul
STI.
Se va verifica in fiecare zi
fiecare document si
operaţiune efectuata in baza
de date, astfel incat la
expirarea termenului de
plata, baza de date sa fie
actualizata si sa se poată
obţine lista reala a
debitorilor.
Organizarea echipelor care
vor lucra in schimburi
prelungite.
Obţinerea aprobării, dispozi-
tiei ordonatorului de credite
pentru plata acestor ore
sulimentare.
30.07.2010
30.07.2010
30.07.2010
Seful serviciului de ITL
Ordonatorul de credite
Seful serviciului de ITL
Fiecare funcţionar din
cadrul serviciului
Seful serviciului de ITL
Ordonatorul de credite
45
Aprobarea plaţii unor
ore suplimentare si de
asemenea, formarea
unor echipe care sa se
ocupe doar cu
procedura de executare
silita.
3.Indosarierea si
operarea modificărilor
care se impun conform
documentelor primite,
sa se efectueze
succesiv, imediat.
Pe fiecare document
operat in baza de date
sa se semneze de
operare de către
persoana responsabila
de societatea in cauza,
imediat după efectu-
area operaţiilor care se
impun,respectiv:
modificare patrimoiu,
acordare facilitaţi fis-
cale, înlesniri, scutiri,
introducere plaţi,
compensări, restituri,
sume încasate prin
executare silita.
La primirea documentelor
acestea se vor verifica, opera
in baza de date, se vor
confirma ca au fost operate si
imediat se vor indosaria.
Se vor verifica dosarele
pentru a se constata daca
toate documentele primite au
fost operate in baza de date.
Se va certifica prin
semnătura ca documentele au
fost operate.
30.09.2010
30.06.2010
Fiecare funcţionar din
cadrul serviciului
Fiecare funcţionar din
cadrul serviciului
4.Verificarea tuturor
documentelor privind
începerea si/sau
continuarea procedurii
de executare silita,
urmărindu-se respec-
tarea actelor normative
in vigoare.
Introducerea daca se
considera necesar a
unui control interme-
diar atunci când
volumul de documente
este prea mare.
Verificarea înaintea transmi-
terii documentelor tipizate
privind începerea si/sau
continuarea procedurii de
executare silita, privind
modul de completare si
realitatea datelor cuprinse in
aceste documente.
Stabilirea unei persoane care
va verifica înaintea
transmiterii toate
documentele, atunci cand se
procedează la iniţierea
procedurii de executare silita
pentru un num\r foarte mare
de contribuabili.
30.09.2010
30.09.2010
Seful serviciului de ITL
Fiecare funcţionar din
cadrul serviciului
Seful serviciului ITL
5.Procedurile sa fie
scrise si actualizate,
astfel incat, din acestea
sa rezulte atribuirea
responsabilităţilor,
declararea si delegarea
Se va proceda la stabilirea
tuturor activităţilor care se
desfasoara in cadrul compar-
timentului si se vor stabili
care sunt procedurile de
lucru pentru fiecare activate.
30.09.2010 Seful serviciului de ITL
Fiecare funcţionar din
cadrul serviciului
46
autoritatii personalul-
lui. Trebuie stabilit
circuitul documentelor
privind activitatea de
încasare a debitelor
restante prin executare
silita.
6.Transmiterea
compartimentului de
Executare silita a
tuturor dosarelor
contribuabililor greu
de încasat, pentru a se
încerca alte proceduri
de executare silita.
Organizarea persona-
lului astfel incat, in cel
mai scurt timp sa se
înceapă, si/sau
continue procedura de
executare silita, in
vederea încasării
tuturor veniturilor
prognozate in BVC,
conform clasificaţiei
bugetare
Se va proceda la analizarea
fiecărui dosar fiscal in parte
al contribuabililor care au
debite de achitat Consiliului
Local si daca se considera ca
sunt debite greu de încasat,
respectiv nu se cunoaşte cu
ce banca lucrează, atunci
aceste debite se vor transmite
împreuna cu documenta]ia
prevăzuta in legislaţia in
vigoare, compartimentului de
executare silita.
Se va analiza care este norma
de munca pentru fiecare
funcţionar si in funcţie de
rezultatele obţinute se vor
organiza echipe care sa
reducă la minim timpul
necesar încasării debitelor
prin procedura de executare
silita.
30.09.2010
30.07.2010
Seful serviciului de ITL
Fiecare funcţionar din
cadrul serviciului
Seful serviciului ITL
47
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante,
contribuabili persoane juridice”
Perioada auditata: 01.01.2009 – 31.12.2009
Întocmit: Aldea Valentin
FISA DE URMARIRE A RECOMANDARILOR
Entitatea publica Primăria Focşani Compartiment audit intern Sfârşit de luna
Entitatea/Structura auditata
Serviciul Impozite si Taxe Locale
Misiunea de audit public intern
:Înfiinţarea popririlor in vederea
recuperării debitelor restante,
contribuabili persoane juridice
Raport de
audit nr. 3/2010
Rec
Nr.
Recomandarea
Imple-
mentat
Partial
imple-
mentat
Neimplement Data planificata
/Data implemen-
rii
1. Verificarea sistemului informatic si
definitivarea acestuia in cel mai scurt
timp, astfel incat toate documentele
emise sa corespunda ca forma si fond
reglementarilor legale.
X
30.09.2010
2. Găsirea unor soluţii legale pentru
întărirea acestui compartiment. Daca
legislaţia referitoare la recrutarea
funcţionarilor publici nu se va modifica,
atunci prin dispoziţia ordonatorului de
credite, sa se detaşeze pe o perioada de
timp funcţionari de la alte
compartimente.
Listarea la expirarea termenului de plata
a contribuabililor cu datorii si sortarea
acestora in funcţie de vechimea si de
mărimea debitului, pentru a putea
începe procedura de executare silita in
timp util, înainte ca debitele sa se
prescrie.
Aprobarea plaţii unor ore suplimentare
si de asemenea, formarea unor echipe
care sa se ocupe doar cu procedura de
executare silita.
X
X
X
30.07.2010
30.07.2010
30.07.2010
3. Îndosarierea si operarea modificărilor
care se impun, conform documentelor
primite, sa se efectueze succesiv.
Pe fiecare document operat in baza de
date sa se semneze de operare de către
persoana responsabila de societatea in
X
X
30.09.2010
30.06.2010
48
cauza, imediat după efectuarea
operaţiilor care se impun, respectiv:
modificare patrimoiu, acordare facilitaţi
fiscale, înlesniri, scutiri, introducere
plăti, compensări, restituri, sume
încasate prin executare silita.
4. Verificarea tuturor documentelor
privind începerea si/sau continuarea
procedurii de executare silita,
urmărindu-se respectarea actelor
normative in vigoare. Introducerea daca
se considera necesar a unui control
intermediar atunci când volumul de
documente este prea mare.
X
X
30.09.2010
30.09.2010
5. Procedurile sa fie scrise si actualizate,
astfel incat, din acestea sa rezulte
atribuirea responsabilităţilor, declararea
si delegarea autoritatii personalului.
Trebuie stabilit circuitul documentelor
privind activitatea de încasare a
debitelor restante prin executare silita.
X
30.09.2010
6. Transmiterea compartimentului de
Executare silita a tuturor dosarelor
contribuabililor greu de încasat, pentru
a se încerca alte proceduri de executare
silita.
Organizarea personalului astfel incat, in
cel mai scurt timp sa se înceapă, si/sau
continue procedura de executare silita,
in vederea încasării tuturor veniturilor
prognozate in BVC, conform
clasificaţiei bugetare.
X
X
30.10.2010
30.07.2010
Entitatea/structura auditata
Data si semnătura conducătorului
Auditor
Data si semnătura
49
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante,
contribuabili persoane juridice”
Perioada auditata: 01.01.2009 – 31.12.2009
Întocmit: Crintescu Monica Data:30.05.2010
PISTA DE AUDIT pentru realizarea obiectivului: Înfiinţarea popririi
ACTIVITATEA DE
AUDITAT
CINE ESTE
RESPONSABIL
DOCUMENTUL
JUSTIFICATIV
SI/SAU
DOCUMENTUL
FINAL
OBSERVATII
1.Verificarea realităţii
patrimoniului, plaţilor
efectuate si a debite-
lor restante
Fiecare funcţionar
public pentru con-
tribuabiilor avuţi in
evidenta
Lista zilnica a
operaţiilor efectuate
Se va actualiza de cate
ori va apărea o
modificare
Se verifica de Seful
structurii
2.Transmiterea
Instiintarii de plata
Fiecare funcţionar
public pentru con-
tribuabiilor avuţi in
evidenta
Instiintarea de plata
Confirmarea de primire
Se vor indosaria la
dosarul contribua-
blului respectiv.Va fi
verificata si semnata
de Seful structurii
3.Verificarea plaţilor
efectuate in intervalul
de 15 zile prevăzut de
legislaţie
Fiecare funcţionar
public pentru
contribuabilii avuţi
in evidenta
Extrasul de cont
Lista de partizi,Lista
zilnica a operaţiilor
efectuate
Se va actualiza de cate
ori va apărea o
modificare sau se
considera necesar
4.Intocmirea si trans-
mitere Somaţiei si a
Titlului executoriu
Fiecare funcţionar
public pentru
contribuabilii avuţi
in evidenta
Somaţia,Titlul execu-
toriu,Confirmarea de
primire
Se vor indosaria la
dosarul contribuabi-
lului respectiv.Va fi
verificata si semnata
de Seful structurii
5.Verificarea plaţilor
efectuate in intervalul
de 15 zile prevăzut de
legislaţie
Fiecare funcţionar
public pentru
contribuabilii avuţi
in evidenta
Extrasul de cont,
Lista de partizi,Lista
zilnica a operaţiilor
efectuate
Se va actualiza de cate
ori va apărea o
modificare sau se
considera necesar
6.Intocmirea si
transmiterea Titlului
executoriu si a
Adresei de înfiinţare
a popririi
Fiecare funcţionar
public pentru
contribuabilii avuţi
in evidenta
Titlul executoriu,
Adresa de înfiinţare a
popririi,Confirmarea de
primire de la: debitor,
banca si/sau terţul
poprit
Se vor indosaria la
dosarul contribuabilului
respectiv. Va fi
verificata si semnata
de Seful structurii
7.Urmarirea încasării
debitelor prin
Fiecare funcţionar
public pentru
Verificarea extraselor
de cont de la Trezorerie
Se vor verifica zilnic
încasările, oricare ar fi
50
executare silita,
respectiv poprire
contribuabilii avuţi
in evidenta Seful
structurii
Fisa de partizi, Lista
zilnica a operaţiilor
efectuate
modalitatea de plata
8.Instruirea in vede-
rea cunoaşterii aces-
tor documente de
către toţi salariaţii, ori
de cate ori modifică-
rile legislative sau
organizatorice o
impun
Conducătorul
structurii
Tabel centralizator cu
semnături de luare la
cunoştinţa a acestor
documente
Se va realiza de cate ori
va apărea o modificare
Aprobat, Întocmit,
Primar, Inspector superior,
ing. Furcoiu Iulian . Crintescu Monica
51
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante,
contribuabili persoane juridice”
Perioada auditata: 01.01.2009 – 31.12.2009
Întocmit: Macel Ghita Data
LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR
Lucrarea Propunerea
supervizorului ca
urmare a revizuirii
documentului
Răspunsul
auditorului
Revizuirea
răspunsurilor
auditorilor de
către supervizor
1.Declaratia de independenta
2.Tabelul puncte tari si puncte slabe
3.Programul de audit
4.Programul intervenţiei la fata
locului
5.Minuta şedinţei de deschidere
6.Chestionarul lista de verificare
7.FIAP 1
8.FIAP 2
9.FIAP 3
10.FIAP 4
11.FIAP 5
12.FIAP 6
13.Minuta şedinţei de închidere
14.Proiectul de Raport de audit public
intern
15.Raportul de Audit public intern
52
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor
restante,contribuabili persoane juridice”
Perioada auditata: 01.01.2009 – 31.12.2009
Întocmit: Aldea Valentin
Auditor evaluat: Crintescu Monica Luat la cunoştinţa:
Data:
FISA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN
OBIECTIV AUDITAT NOTE OBS
1 2 3 4 5
1.Obiectivele de audit au fost comunicate clar la începutul misiunii
2.Au fost furnizate suficiente informaţii privind misiunea de
efectuat
3.Misiunea a contribuit la obţinerea de rezultate sau la
imbunatatirea unora deja existente
4.Misiunea a beneficiat de direcţii clare si precise privind modul de
desfăşurare
5.Obiectivele de audit stabilite au fost in concordanta cu activităţile
desfăşurate
6.Constatarile au fost prezentate intr-o maniera logica, structurata,
dinamica si interesanta
7.S-a răspuns in toate cazurile la întrebările legate de misiunea de
audit, iar răspunsurile au condus la obţinerea de concluzii relevante
8.Misiunea a fost desfăşurata adecvat, intervenţia la fata locului a
privit doar obiectivele stabilite si comunicate
9.A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii, iar acesta a fost
util `n găsirea de soluţii la probleme
10.Cum evaluaţi in general misiunea de audit?
11.Considerati ca obiectivele de audit stabilite au privit activităţile
cu riscuri majore?
12.In desfăşurarea misiunii de audit au fost prezentate constatările
si recomandările când au fost identificate probleme
13.A existat o buna comunicare intre auditor si auditat
14.Auditorul a avut un comportament adecvat si profesional
15.Ce va plăcut cel mai mult in timpul misiunii de auit?
16.Ce va plăcut cel mai puţin in timpul misiunii de audit?
17.Ce obiective de audit consideraţi ca nu au fost atinse in totalitate
dintre cele comunicate?
18.Ce obiective de audit consideraţi ca nu au fost atinse in totalitate
dintre cele comunicate?
19.Alte comentarii
53
Nota: Tabelul va fi completat ţinând cont de următorul sistem de punctaj:
1 – pentru nesatisfăcător 2 – pentru slab
3 – pentru satisfăcător 4 – pentru bine
5 – pentru foarte bine
Pentru orice notare sub 3 se vor ataşa explicaţii scrise.
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor
restante,contribuabili persoane juridice”
Perioada auditata: 01.01.2009 – 31.12.2009
Întocmit: Aldea Valentin
Auditor evaluat: Crintescu Monica
FISA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN
BUGETUL DE TIMP EFECTIV = 200 ORE BUGETUL DE TIMP
PLANIFICAT 200ORE
1 2 3 4 5 Observaţii
In etapa de pregătire a misiunii, auditorul a identificat riscurile si
controalele prevăzute pentru procesele legate de obiectivele de audit si
a estimat gradul de risc
Programele de audit au fost elaborate sa îndeplinească obiectivele in
cadrul bugetului de timp alocat
Obiectivul auditului, scopul, procedurile si bugetul au fost reanalizate
in mod constant pentru a asigura o eficienta folosire a resurselor de
audit
A existat o buna comunicare intre auditor si auditat si intre auditor si
conducerea structurii de audit intern a Consiliului Judeţean Buzău
Au fost luate in considerare perspectivele si nevoile auditatilor in
procesul de audit
Au fost atinse obiectivele de audit intr-o maniera eficienta si la timp
Auditatii au avut posibilitatea sa revadă constata
rile si recomandările când au fost identificate probleme
Standardele (normele) de audit au fost respectate
Constatările de audit demonstrează analize profunde si concluzii,
respectiv sunt formulate recomandări practice pentru problemele
identificate
Comunicările scrise au fost clare, concise, obiective si corecte
Exista probe de audit care susţin concluziile la care s-a ajuns
Procedurile de lucru utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente,
competente, relevante si folositoare
Documentele au fost completate in mod corespunzător si in
conformitate cu standardele (normele) de audit intern
Bugetul de timp a fost respectat
Nivel de productivitate personala a auditorului intern
54
Primăria Municipiului Focşani
Compartimentul Audit Public Intern
Denumirea misiunii de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor
restante, contribuabili persoane juridice”
Perioada supusa auditului 01.01.2009-31.12.2009
Perioada misiunii: 26.05.2010 – 29.06.2010
Nr. _________/__________
SINTEZA
Cuprinzând constatările, recomandările auditorului intern pentru remedierea
deficientelor constatate, precum si calendarul de implementare a recomandărilor in cauza
In urma verificării documentelor si materialelor puse la dispoziţie de către
structura auditata, s-au constatat următoarele:
1. In cazul SC CONFORT SA, nu s-a verifcat corectitudinea completării Adresei
de înfiinţare a popririi si Titlului executoriu emis din programul informatic si
debitorul a contestat executarea silita.
2. Pentru trimestrul I al anului fiscal 2010, nu s-au întocmit aceste liste, popririle
fiind făcute pentru societăţile care figurau in lista de ramasite de la sfârşitul
anului 2009 si nu au achitat debitele datorate pana la data verificării lor de
funcţionari.
3. Din auditarea efectuata s-a constatat, ca nu toate documentele sunt indosariate si
arhivate.
4. S-a început procedura de executare silita pentru unii contribuabili, fara a se
verifica mai intai aceste date. Sumele pentru care s-a început procedura de
executare silita nu sunt in toate cazurile cele datorate la data comunicării
somaţiei si titlului executoriu.
5. Din auditarea efectuata asupra controlului intern exercitat la nivelul STI, s-a
constatat ca exista Regulament de organizare si funcţionare, fise de post, dar nu
exista circuitul documentelor si nici atribuirea responsabilităţilor si delegarea
autoritatilor prin proceduri.
6. Nu s-a procedat la înfiinţarea popririi pentru toţi contribuabilii aflaţi in aceasta
situaţie. Pentru recuperarea debitelor nu s-au aplicat nici alte proceduri:
sechestru asigurator, licitaţia.
Pentru remedierea deficientelor constatate si înscrise in sinteza, auditorul intern
formulează următoarele recomandări:
1. Verificarea sistemului informatic si definitivarea acestuia in cel mai scurt timp,
astfel incat toate documentele emise sa corespunda ca forma si fond reglementarilor
legale.
2. Găsirea unor soluţii legale pentru întărirea acestui compartiment. Daca legisla]ia
referitoare la recrutarea funcţionarilor publici nu se va modifica, atunci prin
dispoziţia ordonatorului de credite, sa se detaşeze pe o perioada de timp funcţionari
55
de la alte compartimente. Listarea la expirarea termenului de plata a contribuabililor
cu datorii si sortarea acestora in funcţie de vechimea si de mărimea debitului, pentru
a putea începe procedura de executare silita in timp util, înainte ca debitele si se
prescrie. Aprobarea plaţii unor ore suplimentare si de asemenea, formarea unor
echipe care sa se ocupe doar cu procedura de executare silita.
3. Îndosarierea si operarea modificărilor care se impun conform documentelor primite,
sa se efectueze succesiv. Pe fiecare document operat in baza de date sa se semneze
de operare de către persoana responsabila de societatea in cauza, imediat după
efectuarea opera]iilor care se impun, respectiv: modificare patrimoiu, acordare
facilitaţi fiscale, înlesniri, scutiri, introducere plaţi, compensări, restituri, sume
încasate prin executare silita.
4. Verificarea tuturor documentelor, urmărindu-se respectarea actelor normative in
vigoare. Introducerea daca se considera necesar a unui control intermediar atunci
când volumul de documente este prea mare.
5. Procedurile si fie scrise si actualizate, astfel incat, din acestea si rezulte atribuirea
responsabilităţilor, declararea si delegarea autoritatii personalului. Trebuie stabilit
circuitul documentelor privind activitatea de încasare a debitelor restante prin
executare silita.
6. Transmiterea compartimentului de Executare silita a tuturor dosarelor
contribuabililor greu de încasat, pentru a se încerca alte proceduri de executare
silita. Organizarea personalului astfel incat, in cel mai scurt timp si se înceapă,
si/sau continue procedura de executare silita, in vederea încasării tuturor veniturilor
prognozate in BVC, conform clasificaţiei bugetare
Implementarea recomandărilor se va face in cursul anului 2010, conform fisei de
urmărire a recomandărilor, odată cu regândirea structurii organizatorice, impusa de
modificărilor legislative care vizează acest domeniu de activitate, responsabili de acestea
fiind conducătorii tuturor structurilor care au competente in acest sens, coordonarea fiind
făcuta de ordonatorul de credite si de seful Serviciului Impozite si taxe Locale.