Apresentação powerpoint

Dr.ª. Emília Reis

Protocolo e Gestão de Eventos

O curso

O curso visa apresentar aos participantes os conceitos fundamentais da

gestão de projetos, seguindo a metodologia PMBOX – Project

Management Body of Knowledge, do Project Management Institute

(PMI).

Objetivos do módulo

No final da ação, os participantes possuirão as bases necessárias para:

Conceber, planificar e implementar um projeto ;

Gerir a qualidade dos produtos do projeto;

Estabelecer o plano de comunicação, avaliar os riscos e os

procedimentos associados à gestão dos principais recursos do projeto,

sejam eles humanos, materiais ou equipamento.

Conteúdos programáticos:

1. Introdução ao Protocolo

Protocolo Autárquico

2. Organização e Gestão de Eventos:

Conceção, Criatividade, Briefing e Agências

Planeamento de Eventos

Gestão de Fornecedores e Serviços

Catering

Planeamento Financeiro e Orçamentação

Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto

Conteúdos programáticos:

3. Estratégias de comunicação:

Imagens em eventos

Promoção e Comunicação

Comunicação digital

Assessoria de imprensa

Metodologia PMBok – Project Management Body of Knowledge

Metodologia PMBok

Metodologia

• Project Management Institute (PMI) é uma organização sem fins

lucrativos que se destina a criar e manter boas práticas na gestão de

portfólios, programas e projetos. Ela foi criada por 5 gerentes de projetos em

1969 na cidade da Filadélfia no estado da Pensilvânia.

• Nos dias atuais, o PMI já possui mais de 200.000 associados e é

considerado uma das principais organizações de gestão de projetos, com

representações em 185 países.

Metodologia PMBok

Metodologia

• Apesar de inicialmente o PMI ser orientado a projetos de software, hoje

suas práticas são utilizadas nas mais diversas áreas como: aeroespacial,

negócios, construção, engenharia, serviços financeiros, farmacêutico,

saúde,etc.

Metodologia PMBok

A sistemática e os conceitos que envolvem a condução de um projeto, ou seja, a

visão objetiva e completa do trabalho a realizar, focada em resultados e com a

preocupação na gestão dos recursos por meio do trabalho em times, acabam

servindo e auxiliando todo o conjunto de atividades que têm objetivos rígidos de

cumprimento de prazos, consumo controlado de recursos e qualidade de

resultados obtida a partir de trabalho integrado em times multidisciplinares.

Orlando Cattini Junior

EAESP - FGV

As melhores práticas...

planeamento

Planear as comunicações

Planear

Planear o

Planear a qualidade

Planear as aquisições

Esboço

Esboço Esboço

Sumário das áreas de gerência de projeto

Integração

É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os

processos e as atividades que integram os diversos elementos do

gerenciamento de projetos, que são identificados, definidos, combinados,

unificados e coordenados dentro dos grupos de processos de

gerenciamento de projetos

Esboço

É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os processos

envolvidos na verificação de que o projeto inclui todo e apenas o trabalho

necessário, para que seja concluído com sucesso.

relativos ao término do projeto no prazo correto.

envolvidos em planeamento, estimativa, orçamentação e controle de

custos, de modo que o projeto termine dentro do orçamento aprovado.

Qualidade

envolvidos na garantia de que o projeto irá satisfazer os objetivos para os

quais foi realizado.

Recursos Humanos

que organizam e gerenciam a equipe do projeto.

Comunicações

relativos à geração, coleta, disseminação, armazenamento e destinação

final das informações do projeto de forma oportuna e adequada Recursos

Humanos.

Riscos

relativos à realização do gerenciamento de riscos em um projeto.

Aquisições

que compram ou adquirem produtos, serviços ou resultados, além dos

procedimentos de gerenciamento de contratos.

Objetivo

Objetivo – o que se pretende (e que não) se consegue resolver ou

alcançar.

Esboço – qual (e qual não) é o âmbito e profundidade da solução

procurada (estancar, atenuar ou resolver).

Premissas – em que cenários ou condições o estudo é válido.

Critérios – regras para determinar que alternativa melhor atende aos

objetivos.

Processo de gerenciamento de projetos

A Gerência de projetos exige uma forte interação com as demais áreas.

Estas interações podem ser claras e diretas ou, indiretas. Estas

interações exigem do gerente de projeto a capacidade de balancear a gestão

de recursos x objetivos. A ampliação do escopo de algum projeto, acarretará,

em algum sacrifício em outra área.

Controle

Planeamento

Encerramento

Execução

Inicialização

Grupos de projetos

Processos de Controle

Processos de Execução

Processos de Planeamento

Processos de Iniciação Processos de Encerramento

Início da fase

Fim da fase Tempo

Grupos de Processo em cada fase dos Projetos.

Nível de atividade

Iniciação Planeamento

Controle

Execução

Finalização

Definição e compromisso com o projeto

Criação de um plano que garanta

que a execução do projeto

cumpre sua missão

Coordenação de

pessoas e

recursos para

realizar o plano monitoração, controle e ações corretivas para garantir que os objetivos serão atingidos

– aceitação formalizada dos

resultados do projeto – terminação

coordenada As flechas representam os fluxos de entradas e saídas entre os grupos de processos.

Conexão entre grupos

Processo de Gerenciamento projetos

Interação dos processos

Cada processo é descrito em termos de:

Entradas (inputs): documentos de trabalho

Ferramentas e Técnicas: mecanismos aplicados nas entradas para gerar

saídas

Saída (outputs): documentos que são os resultados do processo

Integração de Projeto

•Planeamento •Controle de Mudança Integrado

Escopo do Projeto

• Planeamento •Definição

•Verificação •Controle de Mudança

Tempo do Projeto

• Definição, Sequenciamento, estimação e controle de atividades

Custo do Projeto

• Planeamento de Recursos, Estimativas e controle de custo

Qualidade do Projeto

• Planeamento, garantia e controle da qualidade

Recursos Humanos do Projeto

• Planear, adquirir e desenvolver times de projeto

Riscos do Projeto

• Planear e gerenciar •Monitorar e controlar

Aquisições do Projeto

•Planear aquisições; •Planear solicitações;

Comunicações do Projeto

• Planear comunicação e distribuição de informações

•Reportar desempenho

Áreas de atividade

QUALIDADE ESBOÇO

CUSTO TEMPO

RECURSOS HUMANOS

AQUISIÇÕES COMUNICAÇÕES

RISCOS

INTEGRAÇÃO

Áreas de atividade

Iniciação

Planeamento do Esboço

Definição do Esboço

Verificação do Esboço

Controle de Mudanças do Esboço

Processos necessários para assegurar que o projeto contemple todo o trabalho requerido, e nada mais que o trabalho requerido, para completar o projeto com sucesso.

Autorizar o início do projeto ou de uma nova fase.

Desenvolver uma declaração escrita do esboço como base para decisões futuras do projeto.

Subdividir os principais subprodutos do projeto em componentes menores e mais maneáveis.

Formalização e aprovação do

esboço do projeto.

Controlar as mudanças de esboço,

envolvendo esboço

do produto e esboço do projeto.

Gerência do Escopo do Projeto

Áreas de atividade

Gerência do Tempo do Projeto

Definição das Atividades

Sequenciamento das Atividades

Estimativa de Duração das Atividades

Desenvolvimento do Cronograma

Controle do Cronograma

Processos necessários para assegurar que o projeto termine dentro do prazo previsto.

Identificar as atividades

específicas que devem ser

realizadas para produzir os

diversos subprodutos do projeto.

Identificar e documentar as

relações de dependência entre

as atividades.

Estimar a quantidade de períodos

de trabalho que serão necessários

para a implementação de

cada atividade.

Analisar a seqüência e as

durações das atividades, e os

requisitos de recursos para criar

o cronograma do projeto.

Controlar as mudanças no

cronograma do projeto.

Áreas de atividade

Gerência do Custos do Projeto

Planeamento dos Recursos

Estimativa dos Custos

Orçamentação dos Custos

Controle dos Custos

Processos necessários para assegurar que o projeto termine dentro do orçamento aprovado.

Determinar quais recursos e que

quantidades de cada devem ser

usadas para executar as

atividades do projeto.

Desenvolver uma estimativa dos custos dos recursos necessários à implementação das atividades do projeto.

Alocar as estimativas dos custos

do projeto aos itens individuais

de trabalho.

Controlar as mudanças no orçamento do projeto.

Áreas de atividade

Gerência da Qualidade do Projeto

Planeamento da Qualidade

Garantia da Qualidade

Controle da Qualidade

Processos necessários para assegurar que as necessidades que originaram o desenvolvimento do projeto sejam atendidas.

Identificar quais padrões de qualidade são relevantes para o projeto e determinar a forma como satisfazê-los.

Avaliar periodicamente o desempenho geral do projeto buscando assegurar a satisfação dos padrões relevantes de qualidade.

Monitorar os resultados do projeto para determinar se estão de acordo com os padrões de qualidade e eliminar causas de desempenhos insatisfatórios.

Áreas de atividade

Gerência da Recursos Humanos do Projeto

Planeamento Organizacional

Montagem da Equipa

Desenvolvimento da Equipe

Processos necessários para proporcionar a melhor utilização das pessoas envolvidas no projeto.

Identificar, documentar e designar as funções, responsabilidades e relacionamentos do projeto.

Conseguir que os recursos humanos necessários sejam designados e alocados ao projeto.

Desenvolver habilidades individuais e do grupo para aumentar o desempenho do projeto.

Áreas de atividade

Gerência das Comunicações do Projeto

Planeamento das Comunicações

Distribuição das Informações

Relato de Desempenho

Encerramento Administrativo

Processos necessários para assegurar que a geração, captura, distribuição, armazenamento e apresentação das informações do projeto sejam feitas de forma adequada e no tempo certo.

Determinar as informações e comunicações necessárias para as partes interessadas: quem, qual, quando e como ela será fornecida.

Disponibilizar as informações necessárias para as partes interessadas de uma maneira conveniente.

Coletar e disseminar as informações de desempenho, incluindo relatórios de situação, medição de progresso e previsões.

Gerar, reunir e disseminar informações para formalizar a conclusão de uma fase ou de todo o projeto.

Áreas de atividade

Gerência dos Riscos do Projeto

Processos necessários para a identificação, análise e resposta a riscos do projeto.

Planeamento da Gerência dos Riscos

Análise Quantitativa dos Riscos

Planeamento das Respostas aos Riscos

Controle e Monitoração dos Riscos

Identificação dos Riscos

Análise Qualitativa dos Riscos

Determinar quais riscos podem afetar o projeto e documentar suas características.

Analisar qualitativamente os riscos e as condições para priorizar seus efeitos nos objetivos do projeto.

Monitorar riscos residuais, identificar novos, reduzir e avaliar a efetividade por todo o projeto.

Decidir como abordar e planear as atividades de gerência dos riscos do projeto.

Medir a probabilidade e as consequências dos riscos e estimar as implicações nos objetivos do projeto.

Desenvolver processos e técnicas para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças dos riscos.

Áreas de atividade

Gerência das Aquisições do Projeto

Planeamento das Aquisições

Planeamento das Solicitações

Obtenção de Propostas

Seleção de Fornecedores

Administração de Contratos

Encerramento de Contratos

Processos necessários para a aquisição de mercadorias e serviços fora da organização que desenvolve o projeto.

Determinar o que contratar e quando.

Documentar as necessidades de produtos ou serviços e identificar possíveis fornecedores.

Obter propostas de fornecimento conforme apropriado a cada caso (cotações de preço, cartas-convite, licitação).

Escolher entre os possíveis fornecedores.

Gerenciar os relacionamentos com fornecedores.

Completar e liquidar o contrato, incluindo a resolução de qualquer item pendente.

Áreas de atividade

Gerência da Integração do Projeto

Desenvolvimento do Plano do Projeto

Execução do Plano do Projeto

Controle Geral de Mudanças

Processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projetos sejam adequadamente coordenados.

Agregar os resultados dos outros processos de planeamento construindo um documento coerente e consistente.

Levar a cabo o projeto através das atividades nele incluídas.

Coordenar as mudanças através de todo o projeto.

Áreas de atividade

Gerência da Integração do Projeto

Desenvolvimento do Plano do Projeto

Execução do Plano do Projeto

Controle Geral de Mudanças

Processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projetos sejam adequadamente coordenados.

Agregar os resultados dos outros processos de planeamento construindo um documento coerente e consistente.

Levar a cabo o projeto através das atividades nele incluídas.

Coordenar as mudanças através de todo o projeto.

Antes de tudo, porque elaborar esse projeto

Avaliar alternativas para aproveitar uma oportunidade ou ameaça;

Estruturar as informações para a tomada de decisão:

Situação Atual

Objetivo, Esboço, Premissas e Critérios

Descrição e tabulação das alternativas

Plano de implantação

Investimentos, Custos e Benefícios

Levantar a situação atual

Avaliar alternativas para aproveitar uma oportunidade ou ameaça;

Identificação das oportunidades e/ou ameaças que merecem atenção

Descrição da situação, pontos fortes e fracos, conclusões e

recomendações

Prognóstico do futuro da situação atual se nada for feito

Distinção do que é estratégico (política, longo prazo) do tático

(processo de produção, pode ser adotado de imediato)

Descrição e tabulação das alternativas

Técnicos Situação atual Alternativa A Alternativa B

Eficácia

Eficiência

Flexibilidade

Outros...

Económicos

Investimentos

Custos

Economias

Outros...

Implementação

Prazos

Parceiros

Oportunidade

Outros...

Os critérios devem ser diferenciadores

e relacionados aos objetivos

Medir em tempo, quantidades,

volumes, disponibilidades, dinheiro,

pessoas, cultura, imagem ...

Descrição e tabulação das alternativas – solução proposta

→ Análise do comportamento da solução perante mudanças de cenário ou

premissas – riscos

→ Obtenção dos “de acordo” para o início do projeto – garantia de recursos

e apoios necessários

→ Considerações sobre a estratégia e outros aspetos diretores para a

implementação.

→ Uso de estudos de casos para ilustrar a consequência das escolhas na

estratégia da empresa / entidade / projeto

→ Dilemas

→ Prioridades entre projetos decorrentes

Plano de implantação

Migração da situação atual para a proposta

Estabelecimento de responsabilidades dentro e fora do âmbito do

desenvolvimento do projeto

Definição do acompanhamento do progresso do desenvolvimento do

projeto

Capacitação e treinamento requeridos

Identificação do incentivo ou motivação organizacional que fará o projeto

ser implementado.

Em suma:

Iniciação

Desenvolver Termo de Abertura do Projeto

Aprovação Formal

Nomear o Gerente do Projeto

Desenvolver Declaração de Escopo Preliminar

Documentação da definição do projeto – Ponto de partida

Planeamento

Esboço

Planeamento do esboço

Definição do esboço e elaboração

Elaboração do cronograma (definição de atividades, sequenciamento, duração,

recursos e restrições)

Estimar custos e preparar orçamentos

Riscos

Plano de gerenciamento dos riscos

Identificação, análise e plano de resposta aos risco

Planeamento (cont)

Qualidade

Planeamento da qualidade

Recursos Humanos

Planeamento de recursos humanos

Aquisições

Planear compras e aquisições

Planear contratações

Comunicações

Planeamento das comunicações

Integração

Plano de gerenciamento do projeto

Execução

Integração

Orientar e gerenciar a execução

Qualidade

Garantia da qualidade

Recursos Humanos

Contratar e mobilizar a equipa do projeto

Desenvolver a equipa do projeto

Aquisições

Solicitar resposta de fornecedores

Selecionar fornecedores

Comunicações

Distribuição das informações

Controlo

Integração

Monitorar e controlar o trabalho

Controle integrado das mudanças

Esboço

Verificação do esboço

Recursos Humanos

Gerenciar a equipe do projeto

Comunicações

Relatório de desempenho

Gerenciar as partes interessadas

Aquisições

Administração do contrato

Controle

escopo, cronograma, custos, qualidade e riscos

Capitulo I Introdução ao Protocolo:

Introdução ao Protocolo

Protocolo

Protokollon é uma palavra originalmente composta de dois

elementos de língua grega: proto, que significa primeiro, e Kollan-

folhas de papiro coladas.

Protocolo

Protocolo significava o registo em que os documentos eram ligados,

depois ‘passou a significar a forma como os documentos eram redigidos.

Em França, o bureau du protocole ocupava-se da preparação dos

documentos diplomáticos para a assinatura do cerimonial a que deveria

obedecer esta assinatura. Por assimilação, o serviço do protocolo

passou a designar mais corretamente o serviço que ocupava o

cerimonial e a palavra protocolo a significar o mesmo que cerimonial.

Existem palavras que estão intimamente relacionadas com

Protocolo:

Etiqueta

Cortesia

Cerimonial

Formalidades

Etiqueta

Cerimonial usado junto das altas personalidades, ou de

representantes de outros países, em receções ou cerimónias oficiais,

respeitando

Cortesia

É a demonstração ou o ato para se demonstrar atenção e

respeito para com as pessoas.

A cortesia é a base do cerimonial

Cerimonial

Conjunto de formalidades ou preceitos que se devem observar ou

cumprir , num ato social ou numa ocasião ou cerimónia solene.

Protocolo

A arte da determinação e o estabelecimento das normas essenciais

para a execução eficaz de toda atividade humana, social, oficial e

relevante.

O Protocolo bem sucedido é aquele que não é visível!

Não existe uma regra protocolar uniforme para todos os países, em

virtude de elas variarem consoante os costumes e a cultura dos países,

logo a liberdade protocolar é escassa.

Não existe margem de erro possível.

Classificam-se em dois tipos:

Público

Quando se refere a atividades do estado ou à pessoa que possui um

cargo público e que o exercita legalmente

Privado

Quando se refere a atividades de uma pessoa, instituição, etc.

No protocolo como conjunto de regras cerimoniais é determinante o

uso constante de palavras e diálogos apropriados, regras e formas de

tratamento, trajes cerimoniais, normas de conduta e um profundo

conhecimento em organização de Eventos.

Tipos de Protocolo

Protocolo Oficial

Protocolo Diplomático

Protocolo Religioso

Protocolo Aeronáutico e Marítimo

Protocolo nas Empresas

Protocolo Desportivo

Protocolo Social

Tipos de Protocolo

Protocolo Oficial

Conjunto de preceitos a cumprir nas cerimónias em que participam

entidades oficiais, ou

Conjunto de finalidades adotadas em receções oficiais.

Tipos de Protocolo

Protocolo Diplomático

Conjunto de regras que se devem observar, segundo as ocasiões,

com os representantes de estados membros.

Tipos de Protocolo

Conjunto de regras que se devem observar no relacionamento

(interno ou externo) da autarquia;

É o código de conduta para a maioria das situações da vida da

autarquia.

As Precedências

A precedência deriva do latim praecedere que significa ir à

frente ou na frente.

Podemos definir então que precedência - é o prévio

estabelecimento de uma ordem entre as pessoas que realizam ou

participam de uma atividade que afeta o protocolo, em função de

sua preeminência, primazia, categoria, nível ou relevância, no seio

da estrutura e da própria sociedade que integram o Estado, para se

obter a máxima eficácia nessa atividade.

As Precedências

A ordem de precedência é aquela que se estabelece entre as

várias pessoas que assistem a um determinado ato, de acordo com

a hierarquia ou com o cargo de cada uma, atendendo á Lei ou aos

costumes e à tradição.

As Precedências

Os princípios gerais de precedência ditam que, um convidado

que não tenha uma certa supremacia na hierarquia, não deve

situar-se à frente de outro que pelo cargo que ocupa, tenha maior

preeminência. A precedência é uma honra ou privilégio outorgado

às pessoas que detenham cargos dentro da Sociedade-Estado, e

como honra que é, a autoridade que a recebe deve também saber

cumprir e respeitar as suas normas.

As Precedências

Nos atos oficiais, a primeira pessoa, na ordem da precedência,

ocupa normalmente a primeira presidência.

Não esquecer que quem tem a precedência é quem tem o

poder de a ceder, e quando tal acontece, a pessoa visada, por

cortesia e educação, deve aceitá-la.

As Precedências

Esta questão das precedências serve para todos os atos, quer

sejam em sessões solenes, quer em refeições formais, quer em

todos os meios de transporte.

As Precedências

Alguns autores criam um sentido estrito para decidir sobre a

precedência e nela incluem as personalidades que têm por força do

seu cargo oficial, um lugar devidamente estabelecido na relação de

precedência, por isso concluem ter um precedência determinada.

O sentido amplo da definição, acautelam a presença de

pessoas que têm importância real na sociedade, e que quando

convidadas, devem ser enquadradas na ordem geral.

As Precedências

Pode existir a precedência indeterminada e a necessidade de

encontrar soluções coerentes.

Exemplo:

Um Presidente de um Banco prefere ao Vice- Presidente de um

outro.

Se forem dois Presidentes de Bancos Privados a escolha pode

recair sobre o que foi fundado primeiro, ou aquele que de forma

evidente tem uma dimensão maior.

As Precedências

Nas autarquias, pode haver necessidade de recorrer aos

diversos tipos de Protocolo para auxiliar a decisão – Protocolo

religioso, académico, militar ou desportivo - , para melhor decidir

sobre a ordem a determinar em relação a um tipo específico de

cerimónia.

As Precedências

As soluções são múltiplas e muitas são as possibilidades de

resolver cada caso, mas todas devem cumprir o denominador

comum da lógica, do bom senso e ser conhecidas pelos

intervenientes.

As Precedências

Exemplos:

Um conjunto mínimo de pessoas – Membros da Assembleia- é só

aplicar a norma da eleição.

Uma empresa que tenha uma relação de dependência ou tutelagem

com o estado, o Presidente da entidade organizadora cederia a sua

precedência ao Ministro da qual depende a entidade.

Se um Ministro da Justiça convida um General da República, deveria

ceder a sua precedência ao General, contudo o critério depende

exclusivamente da elegância e cortesia do anfitrião.

Precedências no Estado Português

É uma lista de uso obrigatório em todas as cerimónias oficiais, e deve

ser observada em todos os eventos, mesmo que privados, onde estejam

presentes a esse titulo as altas autoridades públicas.

Todas as entidades que não constam expressamente da lista são

enquadradas na posição daquelas cuja competência, material e territorial

mais se aproximem.

Na Lei do Protocolo (artigo 8.º) que “ aos cônjuges das altas

entidades públicas, ou a quem com elas viva em união de facto, desde

que convidados para a cerimónia, é atribuído lugar equiparado às

mesmas quando estejam a acompanhá-las. “

Os cônjuges terão de ser efetivamente convidados e devem ser a

título de acompanhante da entidade convidada.

Se existir casos em que o homem ou a mulher têm um cargo e a

mulher, ou o homem, têm outro de menor precedência e são ambos

convidados expressamente pelos cargos que ocupam, deve-se aplicar a

seguinte norma: cada um ocupará o seu lugar, que lhe cabe pelo cargo

que ocupa.

Quando existem entidades de idêntica posição, precedem aquelas

cujo titulo resultar de eleição popular ou, noutros casos, aquelas que

tiverem mais antiguidade na exercício do cargo, salvo se existir outra

regra na Lei.

Sempre que o Estado esteja representado, sejam as cerimónias

oficiais ou não, deve-se assegurar a presença de titulares de vários

órgão do âmbito correspondente àquela que organiza, nomeadamente do

escalão imediatamente inferior e, caso exista composição pluripartidária

deve acautelar-se incluir sempre membros da maioria e da oposição.

A ordem de precedência dos presidentes ou secretários- gerais dos

partidos políticos, bem como os respetivos presidentes dos grupos

parlamentares com representação na Assembleia da República, é

estabelecida em função do número de deputados que têm, ou seja, da

sua representatividade eleitoral.

No artigo 31.ª da Lei do Protocolo faz referência ao poder local “Em

cerimónias nacionais realizadas no respetivo concelho, os presidentes

das câmaras municipais seguem imediatamente a posição das entidades

com estatuto de ministro e, se mesa houver, nela tomarão lugar, em

termos apropriados.

No artigo 35.ª da Lei do Protocolo trata das altas entidades da União

Europeia e que refere que o “ Presidente do Parlamento Europeu,

quando em Portugal, segue imediatamente o Presidente da Assembleia

da República e as entidades parlamentares europeias as suas

congéneres portuguesas”, que o “Presidente do Conselho Europeu segue

imediatamente o Primeiro-Ministro, exceto se for chefe de Estado, caso

em que segue imediatamente o Presidente da República”.

Precedências a pé, em transporte e em situações diversas

Durante as visitas oficiais há necessidade, por vezes, de organizar

cortejos a pé. As pessoas podem deslocar-se lado a lado ou em fila.

Consoante o caso. Tem que atender à precedência das entidades em

que integram o cortejo, do espaço disponível e do como que se quer

organizar o deslocação. É possível organizar cortejos com duas filas

paralelas.

Precedências a pé, em transporte e em situações diversas

Ao passar lado a lado, no caso de serem duas pessoas, dá-se a

direita à pessoa de maior precedência.

Precedências a pé

Se forem 3 pessoas a caminhar lado a lado, ou qualquer número

ímpar, a de maior precedência toma o centro, dando a direita à segunda

pessoa mais importante e o lado esquerdo à outra, continuando se for o

caso, com direita/ esquerda para os restantes.

Precedências a pé

Se forem 4 pessoas ou qualquer número par, o primeiro lugar é o da

direita para quem olha de frente, de uma linha imaginária traçada ao

centro.

1 2 3 4

Precedências a pé

Se por alguma razão o cortejo é organizado com as entidades em fila

de duas pessoas, a de maior importância deve ir à frente.

Precedências a pé

Se a fila integrar 3 ou mais pessoas em número ímpar, o primeiro

lugar é o do meio, segundo o que precede este e o terceiro o que

antecede

Precedências a pé

Se forem 4 pessoas, o cortejo abre com a pessoas de menor

precedência, seguindo-lhe o que ocupa o segundo lugar e depois a que

tem lugar de honra, fechando com a pessoa que tem o terceiro lugar.

Precedências no automóvel

No automóvel, a precedência deve-se com o número de passageiros

, com o tipo de viatura e até com o país. O motorista, ao chegar ao

destino, deve estacionar de forma que a pessoa mais importante saia do

lado do passeio, mas respeitando sempre as regras de trânsito vigentes.

A pessoa mais importante, nos atos protocolares, entra primeiro e saí

em último, exceto quando o meio de transporte é o avião.

Passeio

Um ou dois passageiros é o caso mais normal. O lugar de honra é

atrás, lado contrário ao do motorista. O segundo lugar é o da esquerda

(atrás do motorista). É normal o Presidente da Câmara sentar-se no lugar

1 e o seu Chefe de Gabinete ou um Vereador no lugar 2.

Passeio

O terceiro lugar a escolher é o ao lado motorista. Por exemplo: o

Presidente da Câmara que se faz acompanhar por um Vereador (lugar 2)

e pelo Chefe de Gabinete (lugar 3).

Passeio

No caso de existir uma quarta pessoa, ocupará o lugar atrás a meio

dos outros passageiros.

Passeio

A Bandeira

As regras gerais para o uso da Bandeira Nacional (BN) encontram-se

estabelecidas pelo Decreto-Lei 150/87. Este decreto-lei, no entanto

apenas estabelece regras genéricas de utilização da BN e apenas para

alguns casos. Sendo assim, além das regras especificamente definidas

no Decreto-Lei 150/87, deverão ser seguidos os protocolos e as regras

tradicionalmente aplicadas nacional e internacionalmente, bem como as

regras estabelecidas para o âmbito militar e marítimo.

A Bandeira

Locais onde a bandeira nacional deve ser hasteada

Locais obrigatórios, por Lei:

Instalações de órgãos das administrações públicas central, regional e

local;

Monumentos nacionais;

Sedes dos institutos e empresas públicas;

A Bandeira

Locais onde a bandeira nacional deve ser hasteada

Locais opcionais:

Delegações dos institutos e empresas públicas;

Instalações de entidades privadas e de pessoas coletivas.

Nos locais onde a Bandeira Nacional pode ser hasteada

opcionalmente, se o for, deverá sê-lo cumprindo sempre as regras e

protocolos definidos.

A Bandeira

Quando deverá ser hasteada a bandeira nacional

Segundo a Lei, a Bandeira Nacional deverá ser hasteada todos os

dias nos seguintes locais:

Presidência da República;

Assembleia da República;

Presidência do Conselho de Ministros;

Supremo Tribunal de Justiça;

Tribunal Constitucional.

A Bandeira

Apesar da Lei não o obrigar especificamente, seria aconselhável

hastear todos os dias, a BN em outros locais de maior simbolismo ou

com grande visibilidade, por exemplo:

Sedes dos Representantes da República para as Regiões

Autónomas;

Ministérios da Defesa Nacional e dos Negócios Estrangeiros;

Governos civis dos distritos;

Fronteiras, portos e aeroportos internacionais;

A Bandeira

Representações diplomáticas de Portugal no estrangeiro;

Sedes dos órgãos legislativos e executivos das regiões autónomas;

Sedes das áreas metropolitanas e de comunidades intermunicipais.

Sedes das câmaras municipais;

Quartéis-generais das Forças Armadas e de comandos militares;

Monumentos nacionais de grande afluxo turístico.

A Bandeira

Nos restantes locais, a Bandeira Nacional deverá ser hasteada aos

Domingos e Feriados e nas ocasiões especiais em que tal seja decretado pelo

órgão executivo nacional, regional ou local da área territorial abrangida.

Nos dias em que é hasteada, a Bandeira Nacional deve-o ser às

09h00. Deverá ser arreada ao pôr do sol. Considera-se aceitável, em locais

cujo funcionamento esteja já encerrado ao pôr do sol, que o arrear da

Bandeira Nacional seja realizado à hora do seu encerramento.

As bandeiras da União Europeia e das regiões autónomas

apenas deverão ser hasteadas em conjunto com a Bandeira Nacional.

Posições relativas das bandeiras

Quando hasteada com outras bandeiras, a Bandeira Nacional ocupará

sempre o lugar mais honroso.

Conforme o número e a disposição dos suportes, as bandeiras deverão

ocupar as seguintes posições:

Se forem hasteadas várias bandeiras num único mastro: a Bandeira

Nacional ocupará a posição mais alta, seguindo-se as restantes bandeiras, por

ordem de precedência de cima para baixo:

Se existirem dois mastros: a Bandeira Nacional ocupará o mastro da

direita (esquerda de quem os olha de frente);

Se existirem três mastros: a Bandeira Nacional ocupará o mastro do

centro e a seguinte bandeira na ordem de precedência, ocupará o mastro da

direita (esquerda de quem olha);

Se existir uma linha de quatro ou mais mastros assentes no solo: a

Bandeira Nacional ocupará o mastro mais à direita (mais à esquerda de

quem olha), seguindo-se as restantes bandeiras, por ordem de precedência,

da direita para a esquerda (da esquerda para a direita de quem olha).

Opcionalmente, neste caso poderá ser colocada uma segunda Bandeira

Nacional no mastro mais à esquerda (mais à direita de quem olha);

Em receções oficiais, em destaque e no mastro principal deve estar

o pavilhão do país que acolhe a receção. A precedência alfabética

deverá ser enunciada pelo processo de identificação internacional do

país.

Quando se trata de um encontro bilateral, deverá ser dado a direita

ao pavilhão nacional convidado, devendo os mastros ser iguais.

As bandeiras, quando em suporte de pé de palco, deverão ser

colocadas no canto interior direito atrás da mesa da presidência do

eventos, sendo que o pavilhão nacional deve ser colocado ao meio.

Gabinete de Protocolo

O Gabinete de Protocolo, numa Camara Municipal, deve atender

às competências e às atribuições definidas dos Serviços do Protocolo

de Estado do Ministério dos Negócios Estrangeiros.

A existência de um gabinete de protocolo é fundamental, sobretudo

quando se trata de questões de Estado. Nessa configuração, o papel e o

objetivo de um gabinete deste tipo é de um ponto de vista geral:

Estabelecer linhas de orientação e de conformidade com o gabinete

homólogo afim de determinar ações e obter informações sobre o melhor

modo de atuação;

Determinar o programa de ação, tratando de todas as questões de

organização, segurança, transportes, locais e equipamentos a usar,

alojamento, convites, etc.

Do ponto de vista específico, compete aos serviços de protocolo:

a) definir as regras que devem presidir no cerimonial, etiqueta e

pragmática de acordo com

a prática internacional e as tradições locais;

b) Vigiar e promover a execução das normas e preceito diplomático.

O Chefe de Protocolo é responsável por:

(a) estruturar e dar unidade a toda e qualquer ação protocolar que envolva

órgãos de soberania;

(b) acompanhar os representantes nacionais, quando se trata de

deslocações oficiais de representação ao estrangeiro;

(c) acompanhar os embaixadores estrangeiros no processo de acreditação,

nomeadamente na cerimónia de entrega das cartas credenciais;

O Chefe de Protocolo é responsável por:

(d) estruturar, em parceria com os seus homólogos, o programa de receção

em visitas oficiais de representantes estrangeiros;

(e) Integrar comissões organizativas de celebrações nacionais.

Cerimónias nos Municípios

Qualquer que seja a cerimónia a organizar, ela só faz sentido e êxito se

cumprir na integra os seus objetivos. Por norma são públicos, o que implica,

para além dos participantes no evento, alguns ou muitos convidados,

eventualmente público a assistir que nem sequer foi convidado.

Deve-se considerar a presença da comunicação social.

Considerações:

Para a definição do melhor local para o levar a efeito o evento;

Existência de uma listagem de todos os eventos, requerendo o

preenchimento obrigatório de vários itens.

Esta lista deve ser fruto de um trabalho prévio dos responsáveis pelo

Gabinete de Protocolo, onde todo fica registado , a título de necessidades,

por temas, utilizando-a depois para todos os eventos.

Considerações:

Seguidamente deve-se criar uma base de dados que responda a todo o

que é previsível e necessário para o seu preenchimento, respondendo com

eficiência a tudo o que a lista requer.

Folha de verificação de tarefas

Evento:

Observações Rúbricas

Nota preliminar

Data do evento

Hora do evento

Local do evento

Definição da listagem de convidados

Comunicação Social

Refeições

Logística

Observações

Nome do responsável/

Data / hora Gabinete de Apoio

Nº de folha

1. Definição do tipo de cerimónias;

- Qual o local mais indicado, a melhor data e hora, quem participa e

quem convida.

2. Planeamento da cerimónia, nos seus tempos: antes, durante e depois.

O “antes” é o tempo de planificar, é a oportunidade para tudo acautelar,

com o objetivo de que todo corra bem.

Durante a cerimónia, o responsável deve verificar com atenção o bem

desenrolar do programa e controlar o tempo em todas as fases do

planeamento.

No final e no depois do evento, prever: acompanhamento dos

participantes e convidados, na ordem prevista de saída; agradecer às

personalidades e instituições e eventuais colaboradores.

Cerimónias no Município

Descerramento de uma Placa Toponímica

É uma cerimónia tradicional, muito significativa na vida social das autarquias.

Os convites devem ser emitidos e enviados até 8 dias antes do ato. Deverão ser

enviados convites aos familiares do homenageado e às entidades públicas ou

privadas que a ele estiveram ou estejam ligadas. É desagradável atribuir um

topónimo e não combinar previamente com a família do homenageado a data e a

hora que convém a cerimónia.

O ato decorre junto à placa toponímica.

Dependo do local e o tipo de placas utilizadas, ela poderá estar num plinto, num

entroncamento de uma artéria a inaugurar ou numa frontaria de um edifício.

Em função do homenageado e da sua dimensão, a placa será previamente

coberta com a Bandeira Nacional e com a Bandeira do Município ou só com a

Bandeira do Município.

A base da placa ou a base da frontaria do edifício onde se encontra colocada a

placa será decorada com plantas se possível.

À direita ficará a escolta do Corpo de Bombeiros Locais, constituída por um

porta-estandarte e três bombeiros, armados com machados de honra.

Perto situar-se-á uma banda de música, que se sugere que seja de uma

Associação do concelho.

Frente à placa e em setor situado a conveniente distância da mesma será

montado, sempre que possível, um estrado, com as dimensões necessárias para

albergar as entidades envolvidas.

A partir do estrado e até ao local da placa poderá ser colocada uma passadeira

delimitada por cordões.

No estrado deverá providenciar-se uma mesa adornada com um centro de flores

onde se colocará uma pasta com as armas do concelho gravadas, contendo o auto

da cerimónia.

Deve-se prever, se possível, um número mínimo de mastros, onde ficaram

hasteadas as Bandeiras Nacional, do Município e da Freguesia.

A instalação sonora será montada noutro estrado de menor dimensão, onde se

efetuarão os discursos alusivos ao ato. Pode-se utilizar o mesmo estrado utilizado

pelos convidados, devendo-se optar pelo lado esquerdo para quem olha para a

tribuna.

Os convidados devem chegar ao local 15 minutos antes do seu inicio, devendo

ser recebidos por funcionários do Gabinete de Protocolo, que os conduzirão ao

local onde irá decorrer o ato.

Se existir uma entidade para presidir ao ato, que não seja o Presidente da

Câmara, ele aguarda por ela, conduzindo-a depois até junto dos familiares do

homenageado.

Dando-se inicio à cerimónia, o Presidente do Município, a entidade que preside

à cerimónia e os familiares ou representantes do homenageado dirigem-se par4a

junto da placa, procedendo-se então ao seu descerramento.

A banda de musica nessa altura tocará o Hino da Maria da Fonte ou o Hino do

Concelho (caso exista) ou qualquer marcha militar, enquanto a escolta de

Bombeiros presta continência.

Após o descerramento e concluídos os hinos, as entidades dirigem-se ao

estrado, dando-se lugar às intervenções, procedendo-se à leitura da cerimónia, se

existir, e de seguida, irão ocorrer os discursos pela seguinte ordem:

da entidade que convida para o ato;

Do representante ou familiar do homenageado e da entidade, caso tenha

precedência superior ao Presidente da Câmara.

Embora o Presidente da Câmara, que normalmente preside a estas cerimónias

é de bom senso que ceda a referida precedência neste caso. Significa que usa da

palavra antes do homenageado.

As intervenções não devem exceder os 5 minutos cada.

Encerra a cerimónia, com autorização da entidade que preside, quem esteve a

gerir a cerimónia e já o havia feito para a iniciar.

Folha de requisição de placa comemorativa

Câmara Municipal da Trofa

Gabinete de Presidência/ Protocolo

(data)

Placas Comemorativas

Ocasião

Data/ Horário

Observações/ Texto a considerar

Lançamento de Primeira Pedra.

A personalidade a convidar vai presidir à cerimónia deverá estar normalmente

relacionada com a tutela do organismo que vai determinar o arranque da obra.

Devem-se associar a este ato todos os representantes de entidades que estão

ou estarão ligados à sua execução, bem como o povo da localidade onde o ato vai

decorrer e as denominadas força vivas locais.

O local deverá estar sinalizado com mastros e bandeiras, sendo delimitada a

área de implantação da primeira pedra com um cordão.

Sempre que possível será colocado um estrado ou um tapete grande de relva

artificial, onde se colocará a mesa para se proceder à assinatura do auto da noticia.

Auto de notícia primeira pedra

Auto de Notícia

AO DIA________DO MÊS DE _____________ DE,___________,

DA ERA CRISTÃ,

NA REPÚBLICA PORTUGUESA

PRESIDENTE DA CÂMARA MUNICIPAL DE _____________________________________

______________________________________________

VEREADOR (PELOURO) DA CÂMARA MUNICIPAL DE ____________

________________________________________________

EMPRESA PROMOTORA / CONSULTURA

__________________________________________________

ARQUITETO PROJETISTA

__________________________________________________

PROCEDEU À IMPLANTAÇÃO DESTA PRIMEIRA PEDRA NO

_____________________________________________________

NESTE LUGAR, PERTENCENTE À FREGUESIA DE

_____________________________________________________

DESTE ACONTECIMENTO SE DÁ NOTÍCIA ÀS GERAÇÕES FUTURAS,

TESTEMUNHO DE QUE A AÇÃO DO HOMEM ULTRAPASSA O SEU PRÓPRIO

TEMPO.

Se estiver presente algum membro do governo, presidindo à cerimónia, o seu

nome também é inserido neste auto de notícia, que deve ser impresso num papel

especial, tipo papiro.

A primeira pedra terá as dimensões adequadas a não provocar embaraços a

quem a colocar, devendo o local do seu assento de fácil acesso. Junto estará um

tabuleiro com cimento preparado de fresco e em quantidade suficiente para ser

utilizado por diversos convidados, bem como uma colher de pedreiro.

Os convidados devem chegar ao local do evento 15 minutos antes do inicio da

cerimónia. O convidado de honra, acompanhado pelo Presidente do Município e

restante comitiva, tomará a sua posição junto ao local do assentamento ou no

estrado.

Os serviços de Protocolo deverão providenciar para que a população esteja

próxima do local.

Deve-se acautelar uma zona para a comunicação social – atenção ao

posicionamento do Sol.

É lido o Auto de Notícia, sendo convidados a assinar os principais

intervenientes. O Auto é enrolado, atado com fitas das cores do município e

colocado num tubo, que poderá conter moedas correntes, na perspetiva de auxiliar

os arqueólogos vindouros a identificarem a época de construção.

O auto, encerrado no tubo fechado, será colocado dentro da caixa , fechando-se

de seguida.

Depois de assentar a pedra, a primeira colocação de cimento cabe ao

convidado de honra, que entregará de seguida a colher de pedreiro à entidade

anfitriã, sendo esta que chamará para si os convidados que entenda deverem

associar-se mais diretamente a este ato simbólico, lançando cimento sobre a pedra

já colocada.

O Presidente da Câmara, se não for a entidade que preside, discursará em

último lugar. Se existir, é o convidado de honra que faz a última intervenção.

No final, encerra-se a cerimónia em nome da entidade que preside,

agradecendo-se a presença de todos.

Inauguração de uma obra

Os convites a enviar a esta cerimónia obedecerão ao que já foi referido. Quem

convida deve chegar 15 minutos antes da hora prevista para o inicio.

Os convidados serão acolhidos por funcionários da Câmara Municipal

especialmente destacados para esse fim.

Aguardam todos no exterior a chegada da individualidade que irá proceder à

inauguração e que, vem em cortejo, desde o limite do concelho, ou será recebida

no exterior do edifício pelo Presidente da Câmara e da Assembleia Municipal,

Vereação e outros Autarcas.

Sempre que possível e caso se justifique, o Corpo de Bombeiros local prestará

honras no momento da chegada da entidade oficial.

Pode-se considerar a existência de uma fita à porta do edifício ou numa zona de

entrada do espaço a inaugurar, a ser cortada por uma tesoura previamente

preparada para o efeito.

Já no interior deve proceder ao descerramento de uma placa comemorativa da

inauguração, na qual constará o motivo justificativo do ato, nome e o cargo da

individualidade que preside à inauguração e a respetiva data.

Esta placa estará devidamente coberta com a bandeira Nacional ou do

Município, conforme o caso. A entidade eclesiástica, caso esteja presente,

procederá à cerimónia litúrgica da bênção, após o que todos os convidados se

dirigirão para o local onde vai ser efetuada a sessão alusiva ao ato.

Logo que as personalidades ocupem os seus lugares na mesa de honra, o

Presidente da Autarquia dará inicio à sessão, no decorrer da qual serão proferidos

discursos, normalmente da entidade responsável pelo organismo inaugurado.

No final, dando-se concluída a sessão solene, é efetuada uma visita às

instalações do edifício.

Deve realizar-se uma seleção prévia dos setores principais, por forma que a

visita não se prolongue excessivamente.

No interior do edifício deve providenciar-se para que o percurso, quer na

entradas, quer na saída das entidades oficiais, se faça de forma a não se

verificarem situações de aglomeração.

Ter cuidado de não levar a comitiva num percurso que termine num beco e que

obrigue toda a gente a voltar para trás, rompendo pelo meio de todos quantos

vinham a acompanhar a visita.

Neste caso há duas soluções:

ou se prevê a situação e se corta a passagem a todos os acompanhantes

depois de passar um número razoável de pessoas, esperando que elas façam a

visita e voltem até àquele ponto, ou se evita ir mesmo aqueles espaços.

Quando a entidade oficial se retirar, será acompanhada à viatura pelo

Presidente da Câmara e da Assembleia Municipal e outras Autarcas, bem como

pelos responsáveis pelos organismo inaugurado.

Precedências Militares e da PSP

Além das precedências das entidades militares com determinadas funções,

incluídas na lista das Altas Autoridades, há que ter em conta as precedências das

diversas patentes militares e as respetivas equivalências entre as diversas armas.

No artigo 9º do Regulamento de Continências e Honras Militares encontramos a

forma de agrupar as forças armadas para efeitos de continência e honras militares,

no que se refere aos graus de hierarquia militar.

A precedência das tropas em formatura ou em parada fica determinada no

artigo 97º, quando se afirma que, nas formaturas e desfiles em que tomem

precedência a considerar, da direita para a esquerda (quando em linha) ou da

frente para a retaguarda (quando em coluna) será a seguinte:

Estabelecimento militares de ensino:

Colégio militar;

Instituto Militar dos Pupilos do Exército;

Estabelecimento de ensino superior militar:

Escola Naval;

Academia Militar:

Academia da Força Aérea

Armada

Exército:

Infantaria;

Artilharia;

Cavalaria;

Engenharia:

Transmissões;

Serviços de saúde;

Serviços de administração militar;

Serviços de material;

Força Aérea

Forças de Segurança

Guarda Nacional Republicana e Polícia de Segurança Pública.

A mesma disposição estabelece ainda que havendo tropas apeadas,

monitorizadas e a cavalo constituir-se-ão com a seguinte precedência:

1. Tropas apeadas

2. Tropas a cavalo

3. Tropas monitorizadas.

As altas entidades das Forças Armadas ordenam-se da seguinte forma:

a. Chefe do Estado-Maior General das Forças Armadas

b. Almirantes da Armada e Marechais, segundo a antiguidade

c. Chefe de Estado-Maior da Armada

d. Chefe do Estado-Maior do Exército

e. Chefe do Estado-Maior da Força Aérea.

Trajes civis de cerimónia

Chaqué

O chaqué aceita a gala e a meia gala utilizada durante o dia (abrange todos os

atos que se realizem num espaço de tempo compreendido entre as nove da manha

e a sete da tarde).

A sua origem remonta às cortes britânicas do sec.XIX., onde era utilizado como

indumentaria para montar a cavalo.

O mais cerimonioso é de cor preta, ainda que o cinza esteja a torna-se habitual

e não admite condecorações ou outros elementos do género, à exceção de um

botão na casa.

Chaqué

É utilizado nos atos que celebram a Semana Santa, na 5ª Feira Santa usar-se-á

gravata cinzenta e luvas brancas. Na 6ª Feira Santa e Sábado levar-se- á gravata e

luvas pretas.

Atualmente é muito usado em casamentos mas, é importante diferenciar a cor

do chaqué do noivo e dos acompanhantes deste.

Chaqué

Compõem-se das seguintes peças:

Camisa – branca rígida, bem passada a ferro, de gola normal sem botões.

Pulso duplo para botões de gala. O tecido mais frequente é o fio ou popelina.

Gravata – cinza, preferencialmente de seda e no tipo Windsor. Pode ir

adornada de um alfinete de gravata com uma pérola na cabeça.

Colete – cinza, com uma fila de botões de corte clássico. Em cerimónias

fúnebres pode ser de cor preta, em casamentos, branco de seda ou piquet.

Calças – cinzas ou pretas, com raias verticais e corte clássico. O tecido pode

ser um cheviot.

Chaqué

Meias – finas de cor preta, de fio ou seda.

Sapatos – pretos, lisos e de pele, preferivelmente sem atacadores. Devem ser

mate ou com pouco brilho.

Fato – tipo “levita”, com faldões separados na sua parte dianteira e lapelas

clássicas. Pode ser preto ou cinza escuro.

Chapéu – Ainda que não frequente, deve ser de copa, preto ou cinza, em pelo

ou seda brilhante.

Luvas – clássicas, de pele e de cor cinzenta. Atualmente utilizam-se pouco.

Smoking

Vestimenta de tarde, confecionada de tecido preto muito fino, lapelas de seda

preta e botões cobertos de seda.

O conceito de smoking é de inspiração americana. Durante séculos, a ideia de

vestir o traje preto após o por do sol tem inspirado fenómenos de modo.

O smoking pode considerar-se de meia etiqueta, usa-se principalmente em

receções, festas de sociedade, jantares, casamentos, etc.

É um traje de tarde e deve usar-se a partir das 19 horas. Não admite

condecorações, mas pode-se levar um botão na casa do botão do lado esquerdo.

Smoking

Vestimenta de tarde, confecionada de tecido preto muito fino, lapelas de seda

preta e botões cobertos de seda.

O conceito de smoking é de inspiração americana. Durante séculos, a ideia de

vestir o traje preto após o por do sol tem inspirado fenómenos de modo.

O smoking pode considerar-se de meia etiqueta, usa-se principalmente em

receções, festas de sociedade, jantares, casamentos, etc.

É um traje de tarde e deve usar-se a partir das 19 horas. Não admite

condecorações, mas pode-se levar um botão na casa do botão do lado esquerdo.

Fato – de cor preta, azul-escuro, bordeaux ou branco, varia segundo o local e a

época do ano, mas o mais utilizado é o preto. Pode ser reto ou cruzado, com

lapelas redondas de grande abertura, em seda brilhante. Se o fato for cruzado não

se deve vestir barra, só um botão superior.

O fato branco só se veste na primavera e verão e normalmente em espaços

abertos.

Camisa – branca ou de cor marfim muito clara. Gola baixa (de borboleta) e

pulso duplo para levar botões.

Borboleta – preta de seda, mas pode também ser azul ou bordeaux, em função

do fato que se usa.

Barra – em seda a jogo com a borboleta. Se levar barra não pode utilizar

colete.

Meias – finas, de seda ou fio e pretas.

Sapatos – pretos, com atacadores e charol.

Colete – de seda e do mesmo tecido que o smoking.

Luvas – brancas, cor de marfim ou cinza, em pele.

Fraque

É um vestuário de grande gala, utiliza-se em casos de máxima etiqueta (ex:

entrega dos Prémios Nobel). O seu uso é normalmente restrito a actos

académicos e jantares de grande gala, como por exemplo, as presididas por

Reis e Presidentes da República.

Confecionado do mesmo tecido que o smoking, leva as mesmas lapelas que

Usa-se com casaco ou capa preta, normalmente de noite e em locais fechados.

Pode levar-se em banquetes de honra ou de gala, em grandes festas, casamentos,

receções oficiais, cerimoniais, etc. Admite toda a classe de condecorações.

Fraque

É um vestuário de grande gala, utiliza-se em casos de máxima etiqueta (ex:

entrega dos Prémios Nobel). O seu uso é normalmente restrito a atos

académicos e jantares de grande gala, como por exemplo, as presididas por

Reis e Presidentes da República.

Confecionado do mesmo tecido que o smoking, leva as mesmas lapelas que

Usa-se com casaco ou capa preta, normalmente de noite e em locais fechados.

Pode levar-se em banquetes de honra ou de gala, em grandes festas, casamentos,

receções oficiais, cerimoniais, etc. Admite toda a classe de condecorações.

Estilo Homem Mulher

Reuniões ao ar livre,

refeitório de fábrica,

churrascos

Camisa sem gravata, jaquetas,

malhas e moletons, calçado tipo

top-sider ou mocassim - tênis

somente em caso de prática

desportiva posterior no local

Saia e blusa, calça comprida(não

para cerimônias oficiais

públicas), sandálias mais

fechadas para verão e sapatos

de salto baixo

Café da manhã e

almoços em

ambientes

descontraídos

Blazer, camisa de cor ou

camiseta lisa, gravata opcional

para os mais jovens(tecido

fosco), sapato tipo mocassim

Tailleur, saia e blazer em cores

diferentes, vestido tipo chemisier,

saia e blusa, sapato mocassim.

Bolsa, em solenidade em horário

de expediente comercial, pode

ser a usual.

Estilo Homem Mulher

Cocktail, jantares

,sessões não-

solenes em

ambientes

governamentais

Calça em tecido diferente ao do

blazer, terno príncipe-de-gales,

pied-de-poule. Camisa branca ou

de cor suave -listrada também.

Gravata sempre, sapatos escuro.

Tailleur, blazer, vestido, sapato

scarpin liso e bolsa pequena

Receção –festas à

Terno escuro, gravata discreta,

em tecido nobre(seda pura).

Sapatos e meias pretas-

Vestidos ou duas peças, tecidos

nobres (Crepes, tafetá, brocado,

musselina, renda, jérseis).

Sapato e carteira em couros

metalizados, camurça ou tecido

Atos inaugurais mais

solenes à tarde e à

noite)

Fato completo liso ou calça

mescla e paletó escuro, camisa

branca e gravata mais refinada

É o mesmo de cocktail, mas

pode incluir chapéu em

casamentos matinais e luvas de

pelica lisa.

Estilo Homem Mulher

Jantares e festas

mais sofisticados

Smoking Vestido curto receção, saia longa

e blusa, calças em tecidos

nobres, vestido no comprimento

do traje de gala(cobrindo o pé),

sem pedras

Galas Smoking Vestido longo, com liberdade

para brilhos em tecido ou pedras,

salto alto em calçado

preferencialmente forrado

Questões para resumo da sessão

1.Quais as palavras que estão intimamente relacionadas com Protocolo?

2. Diga o que entende de protocolo?

3. Que tipos de protocolo conhece?

4. Diga o que entende por protocolo autárquico?

5. Diga o que entende por precedências?

6. Dê alguns exemplos de precedência( a pé, de automóvel)

7. Qual o papel e o objetivo do gabinete de protocolo.

8.Diga quais são os objetivos específicos do serviço de protocolo.

9.Diga quais são as responsabilidades do gabinete de protocolo

10.Diga quais são as considerações na realização de um evento

Encerramento do contrato

Encerramento do projeto

Lições Aprendidas Coleta

Consolidação

Disponibilização

Divulgação

Arquivamento da documentação

Registros históricos

Aprender com a própria experiência

erros e acertos

Organização e gestão de eventos Conceção, Criatividade, Briefing e

Agências

Evento

É um acontecimento que tem como característica principal proporcionar uma

ocasião favorável ao encontro de pessoas, congregando-as em torno de um

objetivo específico que, simultaneamente, constitui o seu principal tema e

justifica a sua realização.

Evento

Assume um papel de “cartão de visita” da Empresa, com um consequente

aumento nas proporções e finalidades, que se repercutem na organização, a

qual por sua vez se tornou, tarefa trabalhosa, especializada e de grande

responsabilidade. As improvisações de última hora podem comprometer não só o

evento em si como também a imagem da Empresa, naturalmente transformando

o investimento realizado em desperdício de recursos materiais e humanos.

Fases de um planeamento de eventos

Pré-evento

É a fase essencial do evento onde haverá a definição do projeto e o

planeamento de todas as atividades, bem como o detalhamento de

receitas e despesas esperadas, com a decisão de que tipo de

fornecedores e profissionais deverá ser contratado. Também são

equacionados os controlos administrativos e financeiros. Tudo isso girará

em função dos objetivos gerais e específicos do evento e da previsão de

receitas estimadas.

Fases do planeamento de eventos

Evento

Se a fase o pré-evento for bem elaborada, a realização do evento

tem grandes possibilidades de ser um sucesso, pois haverá uma boa

base para que a organização da estrutura operacional do evento possa

acontecer sem grandes problemas. Nesta fase, há a montagem do

evento no local escolhido e a operacionalização do atendimento ao

público-alvo. Também vão operar todos os fornecedores e profissionais

contratados durante o pré-evento.

Evento

Se a fase o pré-evento for bem elaborada, a realização do evento

tem grandes possibilidades de ser um sucesso, pois haverá uma boa

base para que a organização da estrutura operacional do evento possa

acontecer sem grandes problemas. Nesta fase, há a montagem do

evento no local escolhido e a operacionalização do atendimento ao

público-alvo. Também vão operar todos os fornecedores e profissionais

contratados durante o pré-evento.

Pós-evento

Caracteriza-se pela desmontagem de toda a estrutura montada na

fase anterior, dos acertos financeiros e dos pagamentos dos

fornecedores. É o momento também devolver todos os materiais não

utilizados e as correspondências oficiais catalogadas e arquivadas

corretamente da apresentação dos relatórios financeiros e de

desempenho evento.

É a fase da avaliação dos resultados.

Conceção e Briefing

A etapa inicial de um planeamento de eventos acontece com a

conceção, que é a geração da ideia do evento e a obtenção das

informações preliminares para o desenvolvimento do planeamento de

evento.

Na área de eventos, a conceção e o briefing são somente um

apanhado de informações básicas de direcionamento de eventos, que

devem representar praticamente um “interrogatório” da expectativa e da

ideia de evento do cliente para o desenvolvimento das outras etapas do

planeamento.

Conceção

É a fase do reconhecimento das necessidades do evento, onde se

elabora alternativas para supri-las, identifica os objetivos, coleta as

informações necessárias para a execução do evento, estabelecem

diretrizes e lista os resultados desejados. Nesta fase acontece o que

muitos profissionais denominam de visita técnica.

Para se fazer um evento de sucesso, esse sonho deve ser

concretizado com a identificação de uma ou várias necessidades e/ou

oportunidades encontradas em um ou mais segmentos. Para isso, após

essas constatações, devem-se identificar com clareza e quais objetivos

e resultados o evento pretende alcançar.

Briefing

É um conjunto de informações e instruções facultadas e necessárias

para o desenvolvimento do planeamento de eventos.

São os aspetos relevantes para do evento. Esse instrumento é aplicado

não só para procurar as informações dos itens a compor o planeamento mas

também, quando se torna necessário esclarecer alguém, resumidamente, do

andamento do processo ou de qualquer problema que não esteja

solucionado.

É através do briefing que o organizador desenvolve todas as ações do

planeamento para sua melhor execução.

Briefing

O “briefing” tem a finalidade de informar sobre o evento, ser uma espécie de

roteiro e auxiliar no enquadramento do mesmo.

Frequentemente o primeiro “briefing” a ser feito é o que antecede a

organização do próprio evento, quando se solicita a apresentação de

propostas. Neste fase do pré-evento, o documento assume uma grande

importância porque é a partir desta informação – pode igualmente ocorrer em

formato de reunião –, que se efetua o planeamento das diversas etapas a

observar na realização do evento mediante, também, o pedido e a visão que o

cliente tem sobre o acontecimento.

Briefing

Apresenta-se uma estrutura simples para elaboração de um briefing (pré-evento):

a) Enquadramento: efetuar uma curta apresentação sobre a Empresa ou

Instituição que promove o evento, incluindo a forma como está organizada e

quem são as pessoas de maior estatuto;

b) Contextualização: é fundamental que o cliente refira quais foram os eventos

anteriores e como e onde decorreram. Deve falar sobre a sua marca, sobre a

empresa e o que entender ser pertinente informar;

c) Objetivos: o cliente deve apresentar uma descrição sobre os objetivos a

alcançar com a realização do evento;

Conceção, criatividade, briefing e agências

Uma vez analisadas as etapas da viabilidade do evento e de sua

coordenação, passa-se a relatar a composição, preparação de um evento.

Estamos ainda nas principais etapas da elaboração de um planeamento e

ainda, a criatividade para fazer com que o mesmo se torne atrativo, diferente,

único perante o público-alvo e as empresas patrocinadoras e parceiras.

Conceção, criatividade, briefing e agências

Um tema criativo, oportuno, inovador, atual, polêmico é garantia de

sucesso de qualquer evento. Vale lembrar que o marketing do evento já

começa com a natureza e a relevância do tema escolhido. O tema ou a

mensagem que se pretende transmitir pelo evento deverá ser estabelecido

ou inspirado de forma a motivar o interesse e a participação do público-alvo.

Criatividade

Processo de se tornar sensível a problemas, deficiências e lacunas no

conhecimento; identificar a dificuldade, procurar soluções, formulando

hipóteses; testar e retestar estas hipóteses; e, finalmente, comunicar os

resultados.

Torrance em Alencar & Fleith (2003)

Criatividade

Criatividade envolve a produção de algo novo, que é aceito como útil

e/ou satisfatório por um número significativo de pessoas em algum ponto

no tempo.

Agências

É frequente as empresas que não dispõem de funcionários internos de

gestão de eventos recorrerem aos serviços de agências externas, que se

encarregam de realizar o trabalho em seu nome. As agências podem oferecer

uma experiência valiosa e conhecimentos especializados adquiridos através da

organização de uma vasta gama de eventos em nome de diferentes clientes.

Agências

Além disso, ao contrário do que acontece com um organizador interno que

trabalha no sentido de estabelecer processos e procedimentos que, na maior

parte dos casos, visam uma audiência específica para todos os eventos, uma

agência tem de adaptar os seus serviços às necessidades de cada cliente

individual para o qual trabalha, no que se refere a cumprir as necessidades

orçamentais, o mercado alvo, etc.

Dependendo da dimensão da agência, é possível que disponha de

funcionários com experiência em áreas específicas.

Organização e Gestão de Eventos Planeamento de Eventos

Importância do planeamento

“ A melhor preparação para o trabalho de amanhã é o bom trabalho de

hoje” (in Ana Santiago, Formação Portal do Ser)

“ Estabelecer o caminho que a organização quer percorrer no futuro,

através de estratégias e táticas” (Filipe Pedro et al)

“ Determinação dos meios mais indicados para atingir os fins definidos”

(Filipe Pedro et al)

Perspetiva estratégia de eventos

Porque razão é necessário o marketing na organização e gestão de um

evento?

• A utilização dos princípios e ferramentas do marketing transmite segurança

na tomada de decisões

• Transmite confiança aos patrocinadores, logo, há maior probabilidade de

obter patrocínio

• Maior probabilidade de sucesso do evento

• Avaliação mais cuidada e minuciosa no sentido de uma MELHORIA

contínua

• Ser o alvo de escolha dos consumidores dado o excesso de concorrência

Perspetiva estratégia de eventos

Qualquer organização de evento é uma atividade de marketing, ou seja,

implica um processo estratégico

• Avaliar as necessidades do mercado/público para definição do evento

• Análise da situação externa (programação, mercados, concorrência,

preços, condições políticas) e interna (recursos humanos, financeiros, relação

com fornecedores e entidades locais, gestão de patrocínios). Exemplos?

• Identificar opções estratégicas: crescimento, consolidação, contenção,

combinação

• Escolher a melhor estratégia de produto, preço, comunicação e distribuição

Planeamento de eventos: etapas

1ª Objetivos e Público-alvo

• Definir de forma clara e precisa o objetivo

• Controlar a amplitude que se quer atingir

• Exemplos de objetivos:

- Lançamento de novo produto/marca

- Reunião de pessoas/discussão de temas

- Apresentação institucional da empresa

- Promoção de empresa/produto/marca

- Divulgação de uma região/destino

Definição de objetivos

O acrónimo SMART

Específicos (Specific) – centrados nas metas de um evento;

Mensuráveis – expressos de forma quantificável;

Acordáveis – têm o acordo dos responsáveis por atingir esses

objetivos;

Realísticos – existem pessoas, recursos financeiros, canais de

marketing e distribuição disponíveis para atingir esses objetivos;

Definidos no Tempo (Time specific em inglês) – devem ser atingidos

até determinado prazo limite.

1ª Objetivos e Público-alvo

Identificar e selecionar o público de interesse

• Identificar os segmentos e áreas geográficas de onde provêm

• Perceber as suas necessidades, interesses e expectativas

• Definir o número de pessoas a atingir

A identificação e conhecimento do público-alvo torna todas as

decisões de planeamento do evento mais claras

2ª Orçamento disponível

• Verificar e analisar o orçamento disponível

• Estabelecer um orçamento básico e definir o grau de flexibilidade

• Esta etapa deve anteceder todas as opções e ações estratégicas

A verificação do orçamento permite distribuir as verbas pelas

atividades a incluir no evento

3ª Estratégia do evento

• Após definição de finalidades e orçamento deve-se optar pela

melhor estratégia de execução do evento (micro)

• Essa estratégia é definida já no âmbito de uma estratégia mais geral

(macro) do evento.

A estratégia é o meio que nos permite atingir os objetivos gerais do

evento

4ª Definição do tema

• Definir, explicitar e divulgar é importante e deve ser feito de forma

mais rápida possível (porquê?)

• A definição do tema implica escolha dos meios de divulgação do

evento, escolha do local, público-alvo, potenciais patrocinadores, convites

• O tema principal deverá ser curto, objetivo, claro, com impacto. Deve

resumir todos os fins que se espera alcançar com o evento

A definição do tema ajuda a orientar todas as decisões seguintes

5ª Data e Local

• Etapas para definição da data: (1) melhor altura para a realização/base de

trabalho; (2) verificar aspetos como feriados, eventos concorrentes, épocas altas e

baixas, datas comemorativas; (3) identificar dias da semana mais adequados;

• A par da data, a escolha dos melhor horário é fundamental. Deve-se já prever

eventuais atrasos (normalmente/ a atividade inicia 30m após)

A escolha de uma má data/hora para a realização do evento pode causar o

INSUCESSO do mesmo!

5ª Data e Local

• A definição do local deve atender aos seguintes elementos:

(a) Gerais: Objetivo do evento; formato, interesses e expectativas público-alvo;

disponibilidade do espaço; local compatível com o orçamento disponível? (avaliar

custo/benefício; ter no mínimo 3 opções em carteira)

(b) Específicos (condições do espaço) O local tem a “cara do evento”? Tem

estacionamento com segurança? Receção eficiente, agradável, com sinalética

adequada? Equipamento audio-visual? É necessário recorrer aos serviços de

fornecedores externos? Existem hotéis, restaurantes, bares no local ou perto dele?

Localização, decoração dos espaços

5ª Data e Local

• A definição do local deve atender aos seguintes elementos:

(a) Gerais: Objetivo do evento; formato, interesses e expectativas público-alvo;

disponibilidade do espaço; local compatível com o orçamento disponível? (avaliar

custo/benefício; ter no mínimo 3 opções em carteira)

(b) Específicos (condições do espaço) O local tem a “cara do evento”? Tem

estacionamento com segurança? Receção eficiente, agradável, com sinalética

adequada? Equipamento audio-visual? É necessário recorrer aos serviços de

fornecedores externos? Existem hotéis, restaurantes, bares no local ou perto dele?

Localização, decoração dos espaços

6ª Programa

• Definição do programa provisório vs definitivo; interno vs externo

•Definição do programa geral: horários, interrupções, refeições, duração,

conteúdo, espetáculos/animação

• Qualquer programa deve constar:

- Dias; hora de início e fim; tema principal

- Oradores e pequeno histórico profissional

- Resumo de cada intervenção

6ª Programa

- Sala onde terá lugar a atividade

- Horários e local de refeições

- Informação clara sobre transporte dos participantes

- Valor e condições de pagamento”

Deve-se ter em conta que o programa é o “mapa” que orientará o participante

ao longo de todo o evento. Se esse mapa não existe ou está mal construído as

dúvidas serão maiores serão defraudadas as expectativas dos participantes

7ª Afetação de Recursos

A) Recursos financeiros

•Capital disponível

• Despesas a efetuar

• Fontes de financiamento: subsídios públicos, doações de entidades

privadas, contribuições particulares, programas especiais, venda de bilhetes,

patrocínio, mecenato

B) Recursos Humanos

• Determinar necessidade de pessoal

• Analisar e descrever funções

• Definir políticas e procedimentos

• Elaborar orçamento

• Efetuar recrutamento e seleção

• Formar equipa

• Supervisionar e avaliar desempenho

C) Recursos físicos, materiais e serviços

• Infraestruturas

• Equipamentos diversos

• Serviços diversos: catering, audiovisuais, decoração, etc

• Serviços de apoio: abastecimento, limpeza

D) Recursos legais e de risco

• Contratos

• Registo de marcas

• Segurança

• Serviços de emergência

8ª Reunir os envolvidos

• Necessidade de transmitir a informação sobre o evento aos colaboradores

envolvidos no planeamento, execução e controlo

• Envolvidos: colaboradores da empresa, hospedeiros de eventos,

fornecedores de serviços

Esta fase será desenvolvida no módulo seguinte de “gestão de eventos”

9ª Contratação de serviços

• Esta fase envolve a contratação de todos os serviços necessários à

realização do evento

-Catering: escolher a empresa, definir tipos de refeições (almoço, banquete,

breakfast, café da manhã, chá da tarde, churrasco, cocktail, coffee-break, happy-

hour, jantar, picnic, vinho de honra, welcome drink), formatos de serviço (sentado,

volante, buffet) menus, horários, nº de pessoas para o serviço,

9 ª Contratação de serviços

- Animação: artistas circenses (andas, malabaristas, mimos, palhaços,

trapézio)

- Decoração: escolha de local (quente/fresco; aberto/fechado;

localização/história); tipo

de evento (oficial, formal, informal), duração do evento (tipo de materiais a

utilizar)

- Filmagem e fotografia

10 ª Estratégia de Comunicação

• Variável do marketing utilizada para divulgar/promover o evento: imagem a

criar, mensagem a transmitir, posicionamento do evento

• Identificar os meios de comunicação em função do público-alvo: publicidade

no exterior (outdoors, mupies, cartazes, banners em fachadas, viaturas, wc

públicos, etc), fyers, desdobráveis, cartas e convites, comunicação de imprensa/kit

de imprensa, merchandising

10 ª Estratégia de Comunicação

• Apostar num bom levantamento de meios nacionais, regionais e locais

• Utilizar instrumentos de divulgação como o press-release e o convite

• Preparar sempre um Kit de Imprensa que forneça todas as informações

necessárias sobre o evento

• A mensagem do evento deve sempre ser clara, concisa, correta, completa

A escolha da estratégia de comunicação ditará o sucesso ou insucesso do

evento.

11 ª Planeamento Logístico

• Classificar e ordenar de forma lógica as atividades a desempenhar

• Atribuir responsabilidades e tarefas

•. Fixar alternativas possíveis no caso de sucederem falhas

• Preparar sistema de registo de visitantes, elaborar cronograma geral do

evento, checklists, diário de gestão de espaço

Esta fase será aprofundada no módulo seguinte de “gestão de eventos”

12 ª Novo Orçamento

• Verificar o indicar o investimento total previsto para o evento

• Após definição clara de toadas as atividades deve-se elaborar novo

orçamento mais preciso e real comparando-o com o preestabelecido e proceder a

ajustes

• O orçamento deve indicar todos os serviços a prestar, assim como custos

• Fazer ainda referência a condições do orçamento: modalidades de

pagamento, condições de cancelamento, validade;

13 ª Avaliação

•Fase fundamental do planeamento, muitas vezes esquecida

•Fase essencial que permite fazer um balanço construtivo do evento

• Permite identificar erros cometidos e aspetos positivos

• Informação fundamental para a realização dos próximos eventos

Em suma

O planeamento do evento deverá responder às seguintes questões:

- O que

- Por que

- Para que

- Onde

- Como

- Quando

- A quem

- Quem

- Com que

Em suma

O planeamento do evento deverá responder às seguintes questões:

- O que (natureza do projeto)

- Por que (origem)

- Para que (objetivos)

- Onde (Local)

- Como (atividades, planeamento logísticos, metodologia)

- Quando (calendarização)

- A quem (público-alvo)

- Quem (entidade anfitriã, organizadora, colaboradores)

- Com que (recursos materiais, financeiros)

MODELO DE CRONOGRAMA

Evento

Cliente

Data / / Horário

Profissional responsável

ATIVIDADES DATA DATA DATA RESPONSÁVEL OBSERV.

INÍCIO LIMITE FINAL

1.Planeamento

2.Programação visual

3.Divulgação

4.Mailing List

5.Organização

6.Instalações físicas

7.Recursos humanos

8.Recursos materiais

9.Recursos audiovisuais e equipamentos

10.Avaliação

MODELO DE ROTEIRO DE EVENTOS

1.Título

2.Entidade e/ou empresa promotora

3.Entidade e/ou empresa organizadora

4.Cidade – sede

5.Local do evento

6.Tema do evento

7.Objetivos

8.Justificativa

9.Público – alvo e número previsto de participantes

10.Descrição do evento

11.Período de realização do evento e horário

12.Inscrições e informações

13.Taxa de inscrição e/ou ingresso

14.Recursos necessários

15.1 – recursos humanos

16.2 – recursos materiais (administrativo)

17.3 – materiais de divulgação

18.4 – recursos audiovisuais e equipamentos

19.5 – diversos

20.Instalações

21.Serviços (transporte, hospedagem, alimentação, sonorização, decoração e outros)

22.Previsão orçamentária

23.1 – receitas

24.2 – despesas

25.Cronograma

26.Considerações gerais

MODELO DE CHECKLIST

Evento: semana de turismo

Local: auditório da Instituição Organizadora

Data: 22/03 á 27/09 de 200 Horário: das 19h30 ás 22h30

Responsável; João Carlos Azevedo

DISCRIMINAÇÃO UNIDADE/SETOR RESPONSÁVEL SITUAÇÃO

1 – reserva do local Coordenação de curso Carla matos Em andamento

2 – reunião para montagem da comissão

organizadora da semana

Coordenação de curso Carla matos Ok

3 – distribuição de atividades para as diversas

comissões de trabalho

Coordenação geral do evento Sandra regina Ok

4 – definir tema e programa do evento Comissão organizadora

5 – contratar pessoas e/ou profissional

autônomo p/ criação de material de divulgação

Comissão financeira, de divulgação e

marketing

6 – Procurar patrocínio e apoio cultural Comissão financeira, de divulgação e

marketing

MODELO DE CHECKLIST

7 – definição do material de divulgação Comissão organizadora

8 – contratação de gráfica p/ impressão do material de

divulgação e administrativo

Comissão organizadora

9 – fazer listagem de convidados e palestrantes Secretaria do evento

10 – enviar carta convite p/ autoridades,

palestrantes,diretoria da instituição e demais funcionários

Secretaria do evento

11 – fazer reserva de equipamentos de audiovisual no

departamento responsável

Secretaria do evento

12 – fazer solicitação de serviço de copa (café,água, chá) Secretaria do evento

MODELO DE CHECKLIST

13 – fazer folow up dos convidados, autoridades e outros Secretaria do evento

14 – fazer a divulgação na mídia Comissão financeira,de

divulgação e marketing

15 – fazer a divulgação do evento na instituição Comissão financeira, divulgação

e marketing

16– mostrar as pastas dos participantes e convidados Comissão de recepção

17 – mostrar as pastas dos participantes e convidados Comissão de recepção

18 – definição de recepcionistas e escala de trabalho Comissão de recepção

MODELO DE CHECKLIST

19 – verificação e liberação de estacionamento Secretaria do evento

20 – elaborar carta de agradecimento p/ os palestrantes Secretaria do evento

21 – providenciar os certificados dos participantes Secretaria do evento

22- definir mestre de cerimônia Comissão organizadora

23 – treinar as recepcionistas Coordenação geral do evento

24 – convocar reunião de avaliação do evento Coordenação geral do evento

25 – elaborar relatório de avaliação Coordenação geral

Organização e Gestão de Eventos Gestão de Fornecedores e Serviços

Tão importante como escolher os profissionais e voluntários que estarão

fazendo parte dos trabalhos do evento e a escolha dos seus fornecedores, das

empresas prestadoras de serviços especializados. Precisamos também, fazer

que cada empresa se conheça, ou seja, se conheçam e falem a mesma

“linguagem”, tendo o mesmo padrão de qualidade e atendimento. Todas as

empresas oficiais do evento devem ser alvo de criteriosa seleção, onde se deve

analisar a competência, reputação, experiência e qualidade dos serviços

anteriormente prestados e preço justo. Todas, sem exceção, devem ter contrato

escrito previamente assinado, com descrição detalhada de suas

responsabilidades e deveres e cronograma.

Para cada produto, serviço ou opcional oferecido a seus clientes, deve

haver um ou mais fornecedores já referenciados e com contrato de

fornecimento previamente definido e assinado. As condições mínimas a serem

negociadas e acordadas com cada um dependem das necessidades de cada

empresa e de seus mercados.

Alguns dos principais fornecedores e empresas prestadoras de serviços

de um evento:

Decoração;

Catering

Equipamentos eletrônicos;

Fotografia e filmagem

Gráfica;

Gerador próprio de energia

Empresa de aluguer de veículos;

Limpeza

Organização e Gestão de Eventos Catering

Catering

O Catering

Ter a oportunidade de contar com este tipo de serviço na realização do

evento representa uma grande ajuda, em virtude de os colaboradores já

estarem habituados ao local e o serviço desenvolve-se com maior facilidade.,

para além de o custo poder ser menor.

Catering

O Catering

No caso de ser necessário contratar uma empresa exterior, deve-se em

primeiro lugar, considerar que tipo e quantas refeições serão servidas ao longo

do dia ou dos dias e para que público. O tipo de refeições, a horas a serem

servidas, a quantidade de refeições em cada momento e outras questões

específicas devem ser programadas e incluídas num cronograma próprio para

melhor controlo por parte da empresa de catering, o que originará um melhor

serviço.

Organização e Gestão de Eventos Sessão solene

Sessão solene

A Sessão Solene pode ocorrer num espaço próprio para a entrega de distinções

ou medalhas do município, mas como meio para receber, de forma pública e com a

maior dignidade, uma personalidade de que, estando de visita ao concelho, o

justifique. Serve para registar outros atos, como sejam o dia do concelho e a

assinatura oficial de protocolos ou acordos de cooperação.

São enviados convites próprios para o efeito e organizada a sala na relação

direta com o universo e o tipo de convidados previstos.

Sessão solene

Deve-se acautelar a existência de um espaço de tempo entre a chegada aos

Paços do Concelho e o início da cerimónia.

O Presidente da Câmara deve receber à porta do edifício a entidade,

conduzindo-a ao seu gabinete.

Deve oferecer algo para beber, permitindo uns minutos de descontração e de

conversa informal.

Este tempo é precioso para que todos os convidados se instalem na sala,

tomando o seu próprio lugar. Quando isto acontecer as personalidades que

integram a Mesa de Honra dirigem-se à sala, sabendo previamente o seu lugar.

Sessão solene

A pessoa encarregue de gerir a cerimónia apresenta a composição da Mesa de

Honra, e dá-lhe inicio em nome da entidade que preside.

Caso seja a entrega de distinções, pode dar-se espaço para uma intervenção ao

homenageado.

Caso sejam muitos os distinguidos, pode sugerir-se que um fale em nome de

todos, propondo-se a personalidade com maior prestigio, a que recebe maior

distinção, sempre aquela que todos se revejam sem problemas.

Dando-se por concluída a cerimónia, pode seguir-se uma refeição formal ou

Sessão solene

As Mesas de Honra devem ser constituídas por um número impar de pessoas.

Pódio

6 4 2 1 3 5 7

Sessão solene

Se for par, considera-se a existência de uma linha imaginária entre os dois

centros da mesa, sendo o maior importante o da direita , esquerda de quem olha

da assistência.

Pódio

6 4 2 1 3 5 7 8

Sessão solene

A Mesa de Honra começa a constituir-se chamando primeiro a pessoa que a vai

presidir. Pode considerar-se que as pessoas ocupam os seus lugares sem serem

previamente chamadas.

Por deferência, o representante do clero fica numa cadeira especial, à direita da

nessa, esquerda para a assistência.

Se não houver muita solenidade e com poucas pessoas, é bom apresentar,

através de um cartão, o nome e o cargo ou só o cargo da pessoa em causa.

Chamam-se para integrar a Mesa de Honra, as restantes entidades pela ordem

de precedência.

Sessão solene

A primeira pessoa a usar da palavra pode ser o anfitrião para dar as boas

vindas, ou um seu representante.

Geralmente começa-se pela pessoa menos importante e a sessão acaba com o

discurso da pessoa mais importante.

Os vocativos, são feitos pela ordem inversa – começa pela pessoa com maior

precedência e termina com Minhas Senhoras e Meus Senhores.

Sessão solene

Na plateia pode considerar-se a existência de uma única fila de cadeiras,

ficando os convidados sentados da seguinte forma:

Mesa da Presidência

1 5 7 9 11 10 2 4 6 8

20 18 16 14 12 13 15 17 19 21

Pódio

Sessão solene

Ou duas filas separadas por uma coxia central

Pódio

Mesa da Presidência

3 1 5 7 9

10 2 4

20 18 16 14 12 13 15

Organização e Gestão de Eventos Tipos de reuniões

Reuniões oficiais

As reuniões podem revestir-se de várias formas, atendendo à natureza dos

participantes ou ao objetivo que se pretende atingir.

Tipos de reuniões:

Conferência

Definição: apresentação formal de tema científico, geral ou técnico, por um

especialista no assunto.

Objetivo: estudar, debater e extrair conclusões sobre um tema.

Duração: uma hora, sendo quarenta minutos para a conferência e vinte minutos

para o debate.

Público-alvo: especialistas e interessados no tema.

Reuniões oficiais

A conferência é um tipo de evento que possibilita a disposição do ambiente de

várias formas. As mais indicadas são:

1. a mesa principal é reservada somente ao anfitrião e ao conferencista.

As autoridades devem ser encaminhadas às primeiras fileiras do auditório,

obedecendo a Ordem Geral de Precedência.

2. a mesa principal é reservada ao anfitrião, conferencista e demais autoridades.

Neste caso, o conferencista fará sua apresentação a partir da mesa principal.

3. a mesa principal é reservada ao anfitrião, ao conferencista e às demais

autoridades. No entanto, a apresentação do conferencista se dá a partir da tribuna.

Reuniões oficiais

Para iniciar a conferência é imprescindível a presença de um presidente de

mesa, que fará a apresentação do conferencista e coordenará os trabalhos..

Em seguida, o conferencista realiza sua apresentação e expõe todos os

aspetos previamente definidos.

Após a exposição do convidado, a palavra poderá ser dada à plateia para

questões; contudo, quando se tratar de conferência realizada na abertura de um

evento maior, é aconselhável não abrir espaços para perguntas, pois a sequência

dos trabalhos poderá ficar comprometida.

Ao final dos debates, o presidente da mesa fará os agradecimentos ao

conferencista, ao público presente, aos convidados e dará por encerrada as

atividades. 228

Reuniões oficiais

Painel

Definição: evento onde um orador e até quatro especialistas explanam sua

visão sobre um tema predeterminado, sempre coordenado por um moderador.

Objetivo: explanar, debater e obter conclusões sobre um determinado

Duração: até uma hora e trinta minutos.

Público-alvo: pessoas interessadas no tema.

Reuniões oficiais

Painel

Os trabalhos têm início com a apresentação do orador e dos especialistas.

O moderador informa sobre a dinâmica das atividades e passa a palavra ao

orador, que terá 15 minutos para se manifestar. Falam, em seguida, cada um dos

especialistas, por dez minutos. Todos devem dispor do mesmo tempo para se

manifestarem.

Encerradas as apresentações, o moderador iniciará os debates e o orador e os

especialistas responderão às perguntas formuladas.

Reuniões oficiais

Palestra

Definição: evento caracterizado pela apresentação de um tema, por um

especialista, a um grupo de pessoas com interesses comuns.

Objetivo: informar e atualizar o público sobre um determinado assunto.

Duração: uma hora, sendo quarenta minutos para a apresentação e vinte

minutos para perguntas e respostas.

Público-alvo: pessoas interessadas no tema.

O evento é iniciado com a apresentação do palestrante e, em seguida, a ele é

concedida a palavra. Finda a exposição, dá-se início aos debates com a plateia.

Terminando os debates, o moderador (o anfitrião ou o locutor) encerra a palestra

agradecendo a presença de todos. 231

Reuniões oficiais

Brainstorming

Este tipo de reuniões não deve ter muitos participantes. Espera-se que cada

um, de forma livre e sem inibições, dê expressão à sua imaginação e criatividade.

O seu objetivo é encontrar uma solução original para um problema.

São apontados todos os contributos, seguindo-se uma análise de todas as

propostas e a conclusão.

Reuniões oficiais

Tipos de Mesas para Reuniões

Mesa retangular simples.

Quando se trata de duas delegações, a da casa e a convidada, a anfitriã deve

sentar-se de costas para as janelas e a convidada de frente para as mesmas.

Estas reuniões devem ser logo pela manhã, para que aluz que entra nas janelas

seja de pouca intensidade.

Reuniões oficiais

Mesa em Ferradura ou em U invertido

A sua utilização é aconselhada quando se trata de três delegações diferentes. A

delegação anfitriã é que preside, fica sentada na parte de fora da curvatura do U.

Em caso de prolongamento do U deve sentar-se cada uma das outras delegações

– à direita e à esquerda da delegação anfitriã - ,consoante uma precedência pré-

estabelecida antes do inicio da reunião e que deve ser indicado pelo anfitrião

principal.

Reuniões oficiais

Mesa em Ferradura ou em U invertido

Reuniões oficiais

Mesa quadrada grande

Sentam-se à mesa quadro delegações, ficando frente a frente e com o chefe de

delegação ao centro da equipa.

Reuniões oficiais

Mesa retangular ou oval grande

São os tipos de mesa ideais para grandes reuniões, com várias delegações.

Na mesa retangular, a presidência deve sentar-se num dos cantos pequenos do

retângulo.

Há que ter em conta a localização das janelas, que devem ficar nas costas ou

do lado esquerdo.

Com a mesa oval, a presidência pode sentar-se ao centro de um dos lados

maiores, desde que o cuidado de distribuir protocolarmente, à sua direita e à sua

esquerda, as delegações visitantes.

Reuniões oficiais

Mesa retangular ou oval grande

Reuniões oficiais

Auditórios

Com uma mesa ao centro, numa posição mais elevada do que o espaço

reservado ao público e para ele virada, seguem-se as cadeiras em fila.

Deve-se considerar a seguinte listagem de equipamento necessário:

Data-show

Computador

Projetor de diapositivos

TV e vídeo ou DVD

Ecrã branco

Paper-board e caneta

Água e copos

Reuniões oficiais

Auditórios

Deve-se considerar a seguinte listagem de equipamento necessário:

Papel branco e esferográficas para participantes

Dossier pessoais dos participantes

Diapositivos ou transparências para as apresentações.

Reuniões oficiais

Convocatórias

As convocatórias são o modo e o meio para comunicar as existências das

reuniões e devem conter:

Local da reunião, com indicação do número d telefone e morada, se necessário

juntar mapa com a localização.

Data e hora:

Ordem de trabalhos pormenorizada;

entidade e personalidade que convoca a reunião.

Reuniões oficiais

Material a distribuir aos participantes

Os dossiers a distribuir devem incluir:

carta ou mensagem de apresentação;

programa da reunião ou a ordem de trabalhos;

Documentação diversa;

Localização, acessos e distribuição das salas;

Lista de participantes;

Telefones uteis;

Resumo das intervenções dos oradores;

cartão de identificação dos intervenientes e dos participantes conforme o caso;

Mapa da localidade e diversa informação útil.

Papel branco, lápis ou esferográfica

Reuniões oficiais

Material a distribuir à comunicação social

programa da reunião ou a ordem de trabalhos;

participantes

Informação sobre acreditação e passes;

transportes

Mapa da localidade, da zona da reunião e diversa informação útil.

Serviços de apoio –bar/banco;

Centro de OCS

Localização e horário

Telefones uteis

Serviços on-line

Conferência de imprensa

Protocolo à mesa

Além dos almoços e jantares oficiais, em que os convidados se sentam à mesa,

oferecem-se também refeições oficiais de pé, revestindo-se de diversas formas e

possibilidades de organização.

As receções à noite acontecem, normalmente, a seguir a um banquete oficial.

Quando não é possível convidar mais do que um certo número de

personalidades, pode levar-se a efeito uma receção no final.

As receções de manhã são usadas, normalmente, pelas missões diplomáticas

no dia da sua festa nacional, podendo servir como solução aquando de uma

cerimónia municipal.

Protocolo à mesa

As receções ao fim da tarde correspondem ao que vulgarmente se chama de

cocktail e destinam-se a reunir um número mínimo de 30 convidados e um máximo

que pode ir às centenas, não sendo viável tê-los todos sentados à mesa.

Existem duas formas:

O cocktail propriamente dito, que terá um lugar num período definido entre as 19

e as 21 horas, servindo-se neste caso, bebidas e acompanhamentos ligeiros.

Se levar a efeito um cocktail num jardim, ao ar livre, pode denominar-se de

garden party.

Inicia-se à mesma hora e pode não ter limite fixado. É mais elaborada, servindo-

se bebidas e diversos pratos, precedidos dos canapés e salgadinhos.

Protocolo à mesa

Os convidados dirigem-se às mesas onde estará a comida, podendo existir a

modalidade de se servirem ou de serem servidos pelo pessoal próprio.

É possível a colocação de pequenas mesas que permitem aos convidados

comerem sentados ou criar lugares onde eles possam apoiar o prato.

Não existem lugares marcados, os anfitriões misturam-se com os convidados.

Podem ainda existir variações como o cocktail- party que se realiza das sete

às nove. O serviço é volante, sem bufete ou pratos quentes, constando para além

das bebidas normais, de toda a espécie de canapés e salgadinhos.

Protocolo à mesa

O brunch pode ocorrer entre as 11 e as 13 horas e é normalmente utilizado em

dias em que não se trabalha, dada a hora em que é servido. Sob a forma de bufete,

são servidos pães, carnes fritas, ovos acompanhados das bebidas próprias do

pequeno-almoço.

Protocolo à mesa

Refeições formais

Na preparação dos almoços ou jantares oficiais, há que ter em conta:

1. Tipos de mesa

2. A modalidade da presidência

3. A colocação dos convidados à mesa, atendendo ao sexo e às suas

precedências

4. A colocação das mesas na sua relação com a sala.

Protocolo à mesa

Tipos de mesa

Mesa retangular Mesa oval Mesa redonda

Protocolo à mesa

Tipos de mesa

Mesa quadrada Mesa Imperial Mesa em U

Protocolo à mesa

Tipos de mesa

Mesa em ferradura Mesa Imperial Mesa em pente

Protocolo à mesa

As presidências

Devem estar situadas uma em frente da outra, considerando-se o lugar dos

anfitriões.

Uma primeira presidência para o dono da casa e uma segunda presidência para

a anfitriã, a mulher do dono da casa.

Existem dos tipos de Presidência: à Inglesa, situadas nas pontas da mesa, ou à

Francesa, situadas ao meio da mesa.

O primeiro é mais propício a reuniões de trabalho, quando se quer a

participação de todos, numa dinâmica de grupo. O sistema francês é mais utlizado

para refeições oficiais ou de trabalho.

Protocolo à mesa

A presidência Inglesa

Protocolo à mesa

As presidências

A presidência da presidência inglesa tem como vantagens:

A conversa pode tornar-se mais uniforme e generalizada.

O fato de as presidências estarem nos extremos e os convidados principais à

sua volta conduz a que existem dois polos de conversação importante e um de

conversação secundária.

Os convidados de menor importância, que estão situados no centro da mesa,

incorporam-se mais facilmente nos assuntos podendo conversar entre eles.

Dilui as categorias- os convidados de menor importância ladeados pelos de

maior importância veem dissimulada a sua posição inferior, não existindo

convidados de segunda. 254

Protocolo à mesa

As presidências

A presidência da presidência inglesa tem como desvantagens:

a divisão em dois grupos de convidados importantes.

Se as presidências ficarem muito afastadas, cria-se, entre elas, uma barreira

humana dos menos importantes, que estão sentados no centro da mesa,

dificultando uma conversa única e conjunta.

Protocolo à mesa

As presidências

Para a colocação das presidências deve atender-se à entrada dos convidados e

à porta de serviço e também há existência ou não de janelas.

O anfitrião deve estar de frente para a porta de entrada dos convidados e a

anfitriã a olhar para a porta de serviço.

Muitas vezes as portas de forma a poder aplicar-se a regra, mas o que fica

como norma é que o anfitrião deve estar sempre de frente para a porta de entrada

dos convidados.

Protocolo à mesa

A presidência Francesa

Tem como vantagens:

Favorece a conversação importante.

O fato de as duas presidências estarem em frente uma da outra, mas com maior

proximidade, permite um agrupamento de convidados de maior categoria,

sentando-se os restantes à direita e è esquerda de cada um deles, formando assim

um polo de conversação importante

Protocolo à mesa

Tem como desvantagens:

Prejudica a conversação nos extremos da mesa. A conversação importante

situa-se no zona central da mesa.

Os convidados de menor categoria estão situados nos extremos da mesa tendo

uma participação passiva na conversação, limitando-se a ouvir.

Protocolo à mesa

Organização e Gestão de Eventos Planeamento Financeiro e Orçamentação

Planeamento financeiro e orçamentação

O que é orçamento em eventos

Orçamento responderá pelos custos para a implantação do projeto

apresentado

Todas as atividades propostas à empresa deverão ser amparadas por um

orçamento.

O orçamento é composto pela apuração de todas as despesas para o custo

de um projeto, para além de identificar as fontes de recursos para a captação

de verba para amparar estas despesas planeadas.

Composto do planeamento de orçamentação

Relação detalhada e organizada de todos os itens que representam despesas

e necessitam de apoio, patrocínio ou doação para a sua captação.

Organização dos itens por assunto e por tipologia (fixos e variáveis, recursos

de materiais, humanos ou físicos).

Definição dos processos de captação de recursos (fonte própria, apoios,

patrocínios).

Levantamento de custos (levantamento junto aos fornecedores, por exemplo).

Avaliação dos custos levantados (avaliação de fornecedores – relação custo

versus benefício- comparativo de propostas e orçamentos apresentados.

Composto do planeamento de orçamentação

No caso de necessidade de captação de apoio ou patrocínio, o planeamento

de proposta, definição de cotas e benefícios ao patrocinador, e definição do plano

de catação .

Apresentação do planeamento de orçamentação para aprovação.

Adequações ou revisões que se achem necessárias

Controlo e fluxo de caixa

Avaliação

Verificação de custos não planeados

Apresentação de relatório sobre os recursos gastos e retornos obtidos.

Estrutura para o desenvolvimento do plano de orçamentação

No caso de captação de patrocínios e apoios, pode-se elaborar o plano

internamente ou deixar este trabalho para profissionais especializados no

assunto.

Plano de orçamentação – organização dos itens por assunto e por

tipologia

Recursos humanos:

Mestre de cerimónia

Rececionista

Empregados de mesa

Recursos materiais:

Livros de presença

Recursos físicos:

Preparação do local do evento

Plano de orçamentação – organização dos itens por assunto e por

tipologia

Custos fixos e custos variáveis:

Os custos fixos são os que se mantêm estáveis no curso do evento,

independentemente do numero de participantes, tais como despesas dos pessoal

de atendimento, publicidade.

Consideram-se custos variáveis os custos de alimentação e bebidas, por

exemplo.

Definição dos processos de captação de recursos

Fonte própria

Despesas totais ou em parte pela empresa organizadora do evento

Fonte externa

Captação de recursos externamente para o custo total ou parcial das

despesas do evento, por meio:

Patrocínio

Apoios

Parcerias

Levantamento de custos

De maneira geral é realizado o levantamento de 3 fornecedores para os

principais itens do orçamento.

É importante avaliar os valores apresentados mas também a qualidade dos

serviços prestados.

É necessário por vezes, pesquisar o histórico de serviços ou produtos do

fornecedor junto a clientes anteriores.

Levantamento de custos

Na hora de fechar contrato com os fornecedores, é importante considerar a

negociação envolvida como tipo de desconto, entre outras questões.

Para projetos de grande dimensão, recomenda-se a escolha da agência

fornecedora através do processo de concorrência (envolvendo a apresentação de

propostas , a partir de um mesmo briefing e fazendo a escolha através de

comparação para a escolha da empresa vencedora do processo).

Avaliação dos custos levantados

É importante uma avaliação prévia dos fornecedores –relação custo versus

benefício (nem sempre o melhor custo representa o melhor benefício ou proposta

para o evento).

Comparar propostas e orçamentos apresentados:

Detalhar os dados objetivos detalhados das peças ou serviços, fazendo o

cruzamento qualitativo e quantitativo dos itens apresentados, para se poder

avaliar com maior número de fundamentos para justificar as escolhas por um ou

outro fornecedor.

Captação de apoio ou patrocínio -planeamento

O patrocínio de eventos é um investimento feito pelas empresas. Ainda que o

resultado não seja mensurável imediatamente, a médio e a longo prazo, projeta e

consolida a imagem no mercado,

As formas mais tradicionais de patrocínio ou apoio são:

Contribuição financeira

Empréstimo de equipamentos

Doação de brindes para a distribuição gratuita ou venda

Prestação de serviços técnicos

Captação de apoio ou patrocínio –planeamento

Possíveis benefícios a serem propostos

Inscrição de logomarca nos média especializada no evento

Divulgação da empresa patrocinadora por meio de assessoria de imprensa

da imprensa promotora do evento

Promoção da empresa patrocinadora por meio de cartazes publicitários

Inscrição do nome, marca ou logotipo do patrocinador

Inclusão de publicações do patrocinador na encarte oficial do evento

Organização da proposta

Organização do projeto de evento:

Planeamento das metas de captação de patrocinadores

Tipo de apoios

Seleção dos benefícios a serem apresentados ao patrocinador

Seleção e avaliação das empresas a serem trabalhadas para a captação

(avaliando o seu perfil, seus objetivos, suas estratégias e orçamentos destinados

a eventos)

Uso de leis de incentivos fiscal: troca de recursos de patrocínios por

abatimento nos impostos das empresas utilizando as leis de incentivos fiscal

Apresentação do planeamento para aprovação

Na apresentação do plano de orçamento é importante:

Estudar com antecedência todos os itens, de forma a evitar qualquer erro.

Estudar as argumentações a favor ou contra de determinadas ações ou

fornecedores, para estar preparado para argumentar com os níveis superiores.

Detalhar ao máximo informações e valores, como observações sobre as

formas de cálculo e especificações sobre custos fixos e custos variáveis.

Adequações ou revisões que se sejam necessárias

Após a aprovação, é possível que sejam solicitadas adequações ou revisões

em relação às verbas apresentadas:

Reduções de verba ou adequações no projetos podem ser solicitadas, o que

originará um novo período de tempo de trabalho para a realização da tarefa é

importante considerar o espaço de tempo no cronograma do projeto para as

adequações e revisão de orçamento do evento.

Adequações ou revisões que se sejam necessárias

É importante o retorno a todos os fornecedores requisitados para a prestação

de orçamentos, mesmo que não sejam escolhidos para a contratação.

Na renegociação de valores ou solicitação de outras procuras, é importante

ter em mente os prazos necessários de que o fornecedor necessitará ara

readequar as propostas.

O controlo do orçamento durante e pós-evento é fundamental.

Acompanhar as alterações, fazer anotações, fazer encaminhamentos dos

procedimentos fiscais internamente, são tarefas importantes, que se devem ter

atenção tanto quanto o desenvolvimento do evento em si, para evitar transtornos

posteriores com possíveis falhas ou erros de comunicação.

Ter um fluxo de caixa organizado é de igual importância. Anotar e organizar

todos os recursos obtidos externamente e anotar todos os valores de notas de

serviços e produtos prestados durante a realização do projeto são importantes

para que o trabalho posterior de produção de relatório de despesas se torne mais

fácil, detalhado e real.

Avaliação-verificação de custos não planeados

Após o fim do evento, é necessário fazer o levantamento e análise do fluxo

de caixa, para verificar possíveis desvios ou se tudo correu dentro do planeado.

Os desvios podem ocorrer:

Ações não previstas no projeto

Custos orçamentados inadequadamente

Não atualização de custos, caso o projetos tenha sido planeado com muita

antecedência e não tenham sido consideradas aumentos normais da passagem

do ano.

Verbas orçamentadas para além do necessário

Relatório do plano de orçamento

No fim do evento, é necessário realizar um relatório sobre os recursos gastos

e retornos obtidos, para apresentar aos níveis superiores, patrocinadores.

Esse relatório deve ser composto pela apresentação de todas as despesas

gastas, de forma detalhada - contendo valores, nome do fornecedor e datas de

pagamentos- e de todos os recursos angariados –por meio de patrocínios,

apoios, etc.

Organização e Gestão de Eventos Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto

O controlo pode abranger a simples presença do organizador e o

acompanhamento diário junto do pessoal até à implementação e monotorização

de um plano detalhado de responsabilidades, relatórios e orçamentos.

3 Processos de controlo:

Estabelecer padrões de desempenho – através de diretrizes estabelecidas

pela organização do evento, pelas exigências dos clientes, patrocinadores,

pelas expetativas do público-alvo ou convidados.

Identificar desvios dos padrões de desempenho – medindo-se o despenho

atual e medindo com os padrões estabelecidos.

Correção de desvios – quando se conclui que qualquer desempenho não

está à altura dos padrões deve ser corrigido.

Ferramentas de avaliação pós-projeto

No sentido de seguir este processo de controlo, interessa estabelecer

mecanismos que devem ser:

Significativos e eficazes – devem ser direcionadas para as áreas

previamente identificadas, que contribuem para o sucesso do evento.

Simples – a sua finalidade é prática e os controlos devem ser comunicados

para vários níveis de eventos.

Relevantes– os mecanismos de controlo devem estar preparados para

corresponder a cada área do evento e ser distribuídos por aqueles que têm

responsabilidade em executá-los.

No sentido de seguir este processo de controlo, interessa estabelecer

mecanismos que devem ser:

Oportunos e flexíveis– os desvios em relação ao plano devem ser

identificados atempadamente e encaminhados à organização.

Capazes de identificar uma providência – os mecanismos mais uteis são

aqueles que fornecem providências corretivas quando os .elementos da equipa

organizativa encontram uma discrepância entre o plano e a realidade.

Os objetivos dos métodos de controlo será sempre destacar as áreas que

apresentam desvios em relação ao planeamento de modo que a organização

possa tomar as medidas necessárias e corretas.

Os métodos mais utilizados são os seguintes:

Reuniões e relatórios

Os relatórios de avaliação do progresso de um evento pode ser o método

mais comum. Estes relatórios são usados nas reuniões da organização.

As reuniões dos responsáveis organizativos de evento acontecem com a

frequência necessária para avaliar os relatórios das equipas.

Delegação de auto controlo

Criação de subcomissões num evento, que permite a delegação de

atividades a um determinado grupo responsável por uma área de atividade,

devendo este solucionar problemas antes que lhe sejam comunicados.

Gestão de riscos.

A avaliação do risco faz-se através de uma correta avaliação das ameaças

potenciais, definição de ações preventivas e estabelecimento de formas de

atuação perante as problemas que ocorram. Trata-se de uma análise de risco

em relação a todas as áreas e criar um planeamento que estabeleça

mecanismos de controlo e defina meios de resolução.

Formas de controlar o risco em eventos:

Cancelar ou evitar o risco – se houver um grande risco pode ser necessário

adiar ou cancelar parte do evento;

Diminuir o risco- os riscos que não podem ser eliminados devem ser

reduzidos.

Reduzir a gravidade dos riscos que venham ocorrer- pode não ser possível

evitar um desastre natural mas podemos preparar um plano para contenção dos

seus efeitos.

Formas de controlar o risco em eventos:

Planear substitutos e apresentar alternativas – no caso de um cancelamento

de um participante a organização deve apresentar alternativas.

Distribuir o risco – distribuir o risco por várias áreas do evento poderá diluir o

impacto.

Transferir o risco – o risco pode ser transferido para outros participantes no

evento, como no caso das empresas contratas.

Avaliação

Avaliar é fundamental para a melhoria da organização do evento.

Os trabalhos desenvolvidos para um evento são avaliados ao longo das

diversas etapas de planeamento e realização dos mesmos. Esta avaliação pode

ser feita através de implementação de sistemas de controlo dos planos

operacionais, quer através de métodos de controlo.

Avaliação

A avaliação de um evento consiste num processo de observação, medição e

acompanhamento critica da sua implementação com o fim de avaliar os

resultados de forma precisa.

Esta avaliação possibilita a definição de um perfil do evento, recorrendo às

suas características básicas, assim como os dados relevantes sobre o mesmo.

Permite o feedback aos parceiros envolvidos no evento, ao mesmo tempo que

acaba por ter uma fundamental importância na sua gestão através de um método

de análise e aperfeiçoamento.

Avaliação

A avaliação é um processo de finalização, que tem maior incidência na ultima

fase de um evento, mas atravessa a parte do planeamento quer a parte da gestão

do evento.

Avaliação

1. Avaliação pré-evento

Os fatores que permitem determinar a realização do evento acontecem na fase

do planeamento. Pode-se considerar esta fase como a de estudo de viabilidade,

usada para determinar os recursos que o evento requer, podendo indicar se o

evento deve ou não avançar.

Esta avaliação irá comparar os perfis de eventos semelhantes, podendo

resultar no estabelecimento de metas ou padrões em relação aos quais o sucesso

do evento será medido.

Avaliação

2. Monitorização do evento.

A monitorização do processo do evento através das várias etapas de

implementação possibilita a adequação dos fatores que estão a determinar o

evento.

Durante o evento, a observação do desenrolar do mesmo é fundamental, uma

vez que pode determinar que por uma questão de controlo orçamental se efetue

cortes nas despesas ou se reoriente verbas para outras áreas.

Esta observação pode levar a alterações que melhorem o evento.

Avaliação

3. Avaliação pós-evento

Esta avaliação implica a compilação de todos os dados e informações sobre o

evento e análise dos mesmos em relação aos seus objetivos e missão.

Reunião de feedback com os colaboradores e os parceiros do evento, onde se

discutem as forças e as fraquezas e recolhem informações.

A avaliação pós-evento pode incluir algum tipo de questionário ou à realização de

um estudo para sondar as opiniões dos participantes quanto à sua experiência, como

medir os níveis de satisfação do evento.

A natureza da avaliação será determinada pelo propósito de evento e do seu

público-alvo. 297

Procedimento de avaliação

Técnicas de avaliação de eventos:

recolha de dados através de formulário cedido aos participantes

Observação direta por parte colaboradores, permitindo a reunião de informações

sobre a qualidade

Recolha de informações por parte dos colaboradores.

Questionários e estudos que permitam recolher e quantificar dados acerca dos

padrões usados pelos participantes do evento.

Procedimento de avaliação

Relatórios aos parceiros do evento

Os relatórios de avaliação são importantes:

a organização irá querer saber quais as realizações do evento, se cumpriu o

orçamento e os prazos previstos, se atingiu os objetivos, qual foi a quantidade de

publico e se as suas expetativas foram atendidas.

os patrocinadores de evento poderão querer obter outras informações como por

exemplo o nível de perceção dos seus produtos.

Conhecer o impacto do sector económico da comunidade.

Quando se procede à reunião de toda a informação deve-se selecionar o

destinatário de cada tipo de informação e preparar um relatório final.

No seguimento da informação reunida nesses relatórios, a organização poderá

recolher os dados necessários à produção de press realeses, assim como a

criação de um dossier para patrocínios futuros.

A combinação de todos estes métodos e a compilação de todos os resultados

indicará o resultado final do evento e se os esforços desenvolvidos e as politicas e

as estratégias aplicadas foram as mais corretas, assim que permitirão o

aperfeiçoamento do planeamento para futuros eventos

Estratégias de comunicação

No enorme aglomerado de instituições oficiais ou não, que prestam serviços e

desenvolvem um país, quase todas levam a cabo eventos para oferecerem a

oportunidade de aprender, atualizar-se, fazer intercâmbio de conhecimentos ou

estreitar as relações pessoais e interinstitucionais, e partilhar experiências e

opiniões em campos tão variados.

Dependendo da técnica, do método de divulgação, da sua natureza, do

propósito e da sua duração, os eventos podem ser designados de congressos,

receções, inaugurações, graduações, entregas de distinções, juramentos entre

outros.

A Imagem Corporativa segundo especialistas na matéria da comunicação

corporativa, trata-se de uma entidade como ser propriamente dito, que em conjunto

com o trabalho organizacional forma a personalidade da instituição.

Neste sentido podemos compreender a Logomarca como canal de transmissão

de valores, filosofia e cultura organizacional. Esta é formada por dois elementos, a

identidade gráfica e a identidade ambiental.

Em conjunto devem:

• Refletir o Evento

• Comunicar o tema

• Ser atraente e chamar a tenção

• Criar uma imagem do Evento

• Transmitir mensagens importantes

• Ser colorida (de preferência)

Na primeira, o nome e o logótipo funcionam como um complemento do

reconhecimento da organização. Na segunda, o mobiliário, a tecnologia e a própria

ergonomia das instalações, são os elementos constituintes.

Por fim, inclui também uma identidade sonora que se refere à publicidade.

O que é divulgar/comunicar um evento?

MARKETING DE EVENTOS

VARIÁVEL DA COMUNICAÇÃO

ÁREA ESTRATÉGICA ÁREA OPERACIONAL

Politica de marketing? -Meios?

- Posicionamento da empresa? - Instrumentos?

- Objetivos do evento? - Canais de divulgação?

- Público-alvo?

Qual a relação entre a divulgação do evento e a imagem a criar?

A divulgação do evento (política de comunicação) é responsável pela definição

da imagem da empresa/organização/produto/serviço.

O que é imagem?

Duas óticas: emissor e recetor.

O que significam exatamente?

Divulgação

A divulgação é feita tendo por base uma estratégia de comunicação que tem

como ponto de partida o público-alvo. A forma como comunicamos e os

instrumentos que utilizamos são essenciais. Temos que ter em conta:

Quem comunica (Quem pode passar informação para o exterior e influenciar

imagem do evento)

A quem se comunica (a quem queremos dirigir a mensagem),

Como comunicamos (que meios utilizamos).

Divulgação

Alguns instrumentos que podem ser utilizados em divulgação:

→ Mupis e Outdoors (estruturas de mobiliário urbanos, que deve ser utilizada em

grandes eventos, e que tem grandes custos);

→ Folhetos (permitem reunir um conjunto de informação detalhada sobre o evento

e ser distribuída junto do público alvo em concreto que se quer);

→ Convites (Um dos principais meios de divulgação do evento. O convite

apresenta especificidades que refletem as características e natureza particulares

do evento - se é publico a personalização é um aspeto menor, mas numa

cerimónia especial ou privada a personalização é importante).

→ Cartazes (permitem colocar informação e ser veiculada junto do público alvo)

→ Spots rádio e televisão e anúncios de jornal (permitem atingir um público mais

abrangente mas com elevados custos);

→ Divulgação junto dos órgãos de comunicação social (muito importante porque se

esta divulgação for bem feita e o evento captar a atenção da imprensa seja ela

nacional ou regional o evento é divulgado nesses meios de comunicação);

→ Newsletter digital (permite veicular muita informação junto de um público muito

abrangente, no entanto pode não cumprir o seu objetivo junto de um determinado

segmento da população. Sem custos);

→ Redes sociais e sites (permite veicular muita informação)

Timing da divulgação depende do tipo de evento:

Se for uma cerimónia (Ex. inauguração / primeira pedra) deve ser feita com uma

semana / quinze dias de antecedência);

Se for um workshop / formação (um / dois meses de antecedência, podendo ser

feitos reforços);

Se for concerto (dois / três meses antes com reforços)

Timing da divulgação depende também das pessoas que pretendemos

convidar: Se é membro do governo, agenda da pessoa etc.

Veículos a utilizar devem ser adequados ao público-alvo: Ex.: Suportes

informáticos junto de população mais jovem; divulgação com apoio de instituições

que trabalham com público-alvo: associações de estudantes, centros de convívio,

Confirmar entidades principais

Correspondência

A correspondência deve ser redigida e endereçada ao seu destinatário em

termos claros e precisos, sem margem de dúvida.

Toda a carta, em particular as de natureza oficial, deve ter a resposta num prazo

razoável, ainda que só se acuse a receção e se informe o encaminhamento ou

tratamento que ela recebeu.

Tradicionalmente, os ofícios enviados pelos serviços centrais aos outros

serviços denominam-se de despachos.

A indicação da data deverá figurar no canto superior direito, por debaixo das

cotas do número e do processo.

Correspondência

Os Despachos terminam sem nenhuma formula de cortesia, mas os ofícios

terminam com: “ Com os melhores cumprimentos”. Antes da assinatura deve

indicar-se o cargo do remetente. Outros tipos de correspondência são as

informações de serviço, os relatórios, os apontamentos de conversa.

Correspondência

Cargo No cabeçalho Tratamento direto

(quando nos

dirigimos a…)

Tratamento

indireto (quando

nos referimos a…)

Final da Carta No Sobrescrito

Presidente da

República

Senhor Presidente,

Excelência

Vossa Excelência Sua Excelência Apresento a vossa

Excelência, Senhor

Presidente, a

expressão da minha

mais alta

consideração

A Sua Excelência o

Presidente da

República (seguido

do título, grau

académico ou posto

militar e do nome)

Presidente da

Assembleia da

República

Senhor Presidente

da Assembleia da

República

Excelência

Excelência, Senhor

Presidente, a

expressão da minha

mais alta

consideração

A Sua Excelência o

Presidente da

Assembleia da

República (seguido

do título, grau

académico ou posto

militar e do nome

Primeiro Ministro Senhor Primeiro

Ministro

Excelência

Excelência, Senhor

Primeiro Ministro, a

expressão da minha

mais alta

consideração

A Sua Excelência o

Primeiro Ministro

(seguido do título,

grau académico ou

posto militar e do

Correspondência

Cargo No cabeçalho Tratamento

direto (quando

nos dirigimos

Tratamento

indireto (quando

nos referimos

Final da Carta No Sobrescrito

Um Ministro Senhor Ministro de

(indicação da pasta),

Excelência

Sua Excelência Apresento a vossa

Excelência, Senhor

Ministro, a expressão da

minha mais alta

consideração

A Sua Excelência o

Ministro de

(indicação da pasta),

(seguido do título,

grau académico ou

posto militar e do

Um embaixador Senhor Embaixador

Excelência

Sua Excelência Sua Excelência Aproveito a

oportunidade para

apresentar a Vossa

Excelência, Senhor

Embaixador, os

protestas da minha

muita consideração.

A Sua Excelência o

Embaixador de

Indicação do país)

(seguido do nome)

Um soberano Meu Senhor

Minha Senhora

Vossa Majestade Sua Majestade Tenho a honra de ser

um humilde e obediente

súbito e servo de Vossa

Majestade (caso inglês)

( de um habitante de um

país republicano)

A Sua Majestade

O Rei ou a Raínha

Correspondência

Os restantes cargos do Governo, exceto os Secretários de Estado, tratam-se

por Senhor ou Senhora, seguindo do cargo que ocupa.

Deve-se dirigir a um militar dizendo Senhor General, Senhor Coronel, Senhor

Comandante.

Nunca se deve preceder um posto por Meu – Meu Comandante. Não tendo a

certeza da patente deve dizer simplesmente Senhor.

Correspondência - Religiosos

Cargo No cabeçalho Tratamento direto

(quando nos

dirigimos a…)

Tratamento indireto

(quando nos referimos

No Sobrescrito

Papa Santidade/ Beatitude Vossa Santidade/

Beatitude

Sua Santidade/ Beatitude

Sua Santidade o Papa

Francisco I

Cidade do Vaticano

Cardeal Excelentíssimo e

Eminentíssimo Senhor

Cardeal ou,

Excelência Eminentíssima

Vossa Eminência Sua Eminência Ao Excelentíssimo e Eminentíssimo

Dom José da Cruz Policarpo

Cardeal Patriarca de Lisboa, ou

A Sua Eminência O Cardeal

Patriarca de Lisboa

Dom José da Cruz Policarpo

Arcebispo,

Exmo. e Revmo. Senhor

Excelência Reverendíssima

Excelência

Reverendíssima

Ao Exmo, e Revmo. (não se inclui

título, nome)

Arcebispo de (lugar) ou,

A Sua Excelência Reverendíssima

Dom (nome)

Arcebispo de (lugar)

Padre Reverendíssimo Padre Vossa Reverência Sua Reverência

Ao Reverendíssimo Senhor Padre

(nome)

Ao Revmo. Senhor Padre (título e

Net etiqueta

Nestes novos tempos de comunicação, em que substituiu a interação pessoal

pela virtual, foram criadas algumas regras e normas, que acabaram por receber a

designação de Netetiqueta.

Não se deve substituir o envio formal de correspondência ou e convites para as

cerimónias organizadas pelas autarquias.

O convite pela sua formalidade, forma e conteúdo, é muito mais pessoal e

distinto.

O mail servirá por exemplo para mobilizar um grande conjunto de pessoas

convidando-as a estar presentes para um ato aberto à população.

Net etiqueta

Netetiqueta

A resposta a um mail deve ser dada no prazo de 24 horas. Se não for possível,

envie pelo menos a acusar a receção e a referir que vai responder mais tarde.

Não deve deixar espaços entre a mensagem original e a que envia.

Quando responder a uma resposta a um ser mail, limpas tudo o que é

desnecessário só mantendo o último registo.

Não escrever em letras maiúsculas: isso significa que está a gritar com o

destinatário. Pode usar-se apenas nos títulos ou para chamar a atenção pela

urgência do mail.

Convites

Os convites oficiais são normalmente dirigidos a personalidades ligadas a

funções que se relacionam direta ou indiretamente com a Câmara Municipal ou

com o Estado, são sempre feitos a cartão impresso, com uma forma universal

aceite e cujas dimensões são de 11,5 ou 12X15,5 ou 18cm e cujos dizeres,

encimados pelo Brasão Municipal, começam pela indicação do nome da entidade

que convida- “O Presidente da Câmara Municipal de …”

Segue-se o nome do convidado, a sua categoria ou título, o evento, o local, a

hora e a data.

Acresce por vezes, o traje determinado para o uso da cerimónia.

Convites

Muitas vezes os convites são pré-impressos, sendo preenchidos, os espaços

respetivos à mão e para cada cerimónia.

O convite deve ser claro, curto e conciso.

Para as refeições, os convites deverão ser enviados diretamente às pessoas a

convidar e não os cargos que ocupam.

Para cerimónias oficiais e refeições formais, os convites devem ser enviados

com 15 dias de antecedência.

Quanto maior for o desejo de ter presentes determinadas personalidades num

evento, maior deverá ser o lapso de tempo entre o envio do convite e a cerimónia.

Convites

É cautelar e evidencia cuidado e interesse um contato prévio com o gabinete da

personalidade a convidar, confirmando que a data está livre na sua agenda e

solicitando que a reserve desde já.

Em relação a um homenageado é natural que esse contacto preveja 2 datas em

alternativa, escolhendo ele a que mais lhe convém.

Apesar destes contatos, o envio do convite é imprescindível.

Se o convite contém inscritas as iniciais R.S.F.F. (Responda, se faz favor) ou

R.S.V.P. (Résondez s ìl vous plait), existe a obrigação de responder com a maior

brevidade possível, por escrito para a direção ou por telefone para o número que

vem indicado. 322

Convites

Os convites particulares não obedecem a formalismos referidos, ficando a forma

e conteúdo do convite à livre criatividade do emissor.

Caso o local da cerimónia seja difícil de encontrar, é uso fazer acompanhar o

convite com um mapa orientador.

Convites

Convite individual

(Brasão)

O Presidente da Câmara Municipal de __________ tem a honra de convidar ________________ para_________________que se realiza no dia ___de___de 20__, ás _____horas no (a)_____________.

RSFF, tel 9999999

Convites

Quando se formula um convite para um ato público relevante que justifique a

solenidade , deve-se referir essa indicação sobre o Brasão.

Tal pode ser feito à mão, ou escrito numa pequena tira de papel que pode ser

colocada ou agrafada ao convite. Isto acontece numa visita oficial de uma alta

entidade (Por ocasião de visita de…) ou num jantar formal com um homenageado

especial (Em honra de…).

O que normalmente acontece nas autarquias locais, é o uso de “ V. Exa”, do

“V.Exas”, no caso de incluir cônjuge, ou mesmo do “V. Exa e família”, sempre no

espaço previsto para o convidado.

Convites

(Brasão)

O Presidente da Câmara Municipal de __________ tem a honra de convidar V. Exa para ________________que se realiza no dia ___de___ de 20__, ás _____horas no (a)_____________.

RSFF, tel 9999999

O que é assessoria de imprensa?

Consiste na criação e emissão de notícias e acontecimentos

Objetivo?

- Promover imagem positiva

- Criar clima de confiança e colaboração

- Responder às necessidades de formação

Qual o perfil do assessor de imprensa?

- Sensibilidade para contactos humanos

- Capacidade de expressão escrita e oral

- Capacidade de análise crítica e síntese

- Imaginação e intuição

- Eficácia e organização

- Rapidez na reflexão

- Boa memória

- Disponibilidade para horários flexíveis

Classificação da imprensa

1. Periodicidade: diários e não diários

2. Conteúdo: generalista; especialista

3. Difusão: Mundial, Internacional, nacional, regional e local

4. Formato: clássico

Classificação da rádio

Local, regional e nacional

Classificação da televisão

1. Difusão

2. Conteúdo

O que é uma notícia?

Selecionar notícias: o que significa?

. Atual

. Intensidade

. Clareza

. Proximidade

. Surpresa

Elementos da notícia

. Básicos: quem? O quê? Onde? Quando?

. Secundários: Como? Porquê?

Partes da notícia: Título; Lead; Corpo

Título: captar a atenção; curto e conciso; ante-título e sub-título

Lead: resumo da notícia; composto por elementos básicos; pirâmide invertida

(essencial para secundário)

Corpo: desenvolvimento de elementos que surgem no lead; ordem decrescente

ESTILO: Conciso; objetivo; vivo; dinâmico; legenda sugestiva; ilustrações (sempre

legendadas)?

Dúvidas?

Obrigada e bons eventos

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