«Anskaffelser av MTU -fallgruver og muligheter?»

Claes WatndalMarkedsgruppe HelseforetakGE Healthcare Norge AS

Er det bare fallgruver?

DN Magasinet – ”Harde Bud” 29/8

DN Magasinet – ”Harde Bud” 29/8

DN Magasinet – ”Harde Bud” 29/8

Den ideelle anskaffelsesprosessen

Forberedelsesfasen

Gjennomføringsfasen

Leveransefasen(implementering og evaluering)

Kunde

Referansegruppe(Anskaffelsesteam)

LeverandørBruker/pasienten

i fokus

Den ideelle anskaffelsesprosessen

Gjennomføringsfasen Leveransefasen

Utlysning, tidsfrister &

anbudsgivning

Avklaringer og tilføyelser

Avslutning anskaffelsen

Oppstartsmøte

Kommunikasjon om avtalen

Dialogmøter i avtaleperioden

Forberedelsesfasen

Behovsanalyse

MarkedsanalyseLeverandørdialog

Utarbeidelse av kravspesifikasjon

Kravspesifikasjon på høring

Tildelings-beslutning

Dialogmøte forberedelse nytt anbud

Den ideelle anskaffelsesprosessen

Gjennomføringsfasen Leveransefasen

Utlysning, tidsfrister &

anbudsgivning

Avklaringer og tilføyelser

Avslutning anskaffelsen

Oppstartsmøte

Kommunikasjon om avtalen

Dialogmøter i avtaleperioden

Forberedelsesfasen

Behovsanalyse

MarkedsanalyseLeverandørdialog

Utarbeidelse av kravspesifikasjon

Kravspesifikasjon på høring

Tildelings-beslutning

Dialogmøte forberedelse nytt anbud

Det er her det skjer!

Behovsanalyse

Forberedelsesfasen – Hvordan ser din egen organisasjon ut?– Intern ressursanalyse

• Hvem skal være med i prosjektgruppen? Eller produktrådet?• Hvilke roller – og ansvar – skal deltagerne ha?• Leverandørene gjør tilsvarende bedømming av ressursbehov og avklarer intern

ansvarsfordeling.• Del gjerne informasjonen med oss! Det gjør leverandørene bedre i stand til å

hente inn riktige ressurser og deltagere for å gi de beste innspillene

Den ideelleanskaffelsen

MarkedsanalyseLeverandørdialog

Høring

Forberedelsesfasen – Markedsanalyse

• Det er viktig at utlyser innhenter nødvendig informasjon innenfor aktuelt område for å få frem et forespørselsunderlag som gir forutsetning for en god anskaffelse

• Leverandørdialog og høring gir utlyser bedre forståelse for markedet og mulighetene

• Et bra informasjonsutbytte gjennom leverandørdialog og høring gir også et godt bilde på funksjonsbehovet

Den ideelleanskaffelsen

• Men…

Forberedelsesfasen – Markedsanalyse

• Formøter/dialogmøter kan ikke bare fokusere på forskrift og prosess – gi oss en reell mulighet til dialog om løsning med brukerne

• ”…Det kan bli for mange dialogkonferanser”• Speed dating – både plenumssesjon og kort

presentasjonsrunde av hver leverandør• Leverandørkonferanse – som gjennomført av

nytt sykehus Østfold• Leverandørmøter før kravspesifikasjon – som

gjennomført hos SUS for CT-anskaffelse• Rammeavtale Ultralyd OUS som godt eksempel

Den ideelleanskaffelsen

Forberedelsesfasen

Utarbeidelse av kravspesifikasjon – kvalifikasjons- og tildelingskriterier

Forslag kriterier:• Kriteriene skal være konkrete og etterprøvbare• Uforutsigbarheter må unngås, ensidig prisfokus bør unngås (eks. kvalitet

30-40%, pris 20-30% osv.)• Særegne norske testkrav bør unngås. Dette begrenser antall tilbydere og

påfører tilbyder unødvendig kostnader• Spesielle krav (f.eks. innen logistikk/emballasje) må informeres

leverandørene minimum 6 måneder før utlysning, av hensyn til mulighet for endring/utvikle nye løsninger

• Hvordan vektes miljøansvar, innovasjon og etikk?Den ideelle

anskaffelsen

Forberedelsesfasen

Den ideelleanskaffelsen

• Valg av konkurranseform – hvorfor brukes ikke konkurransepreget dialog oftere over terskelverdi? Beskrivelse av komplekse løsninger bør ofte gjøres med leverandør – hybrid OR, PET eller innovativ teknologi

• Men det må være reell dialog før endelig tilbud leveres inn etter konkurransepreget dialog. Er Mercell dialog nok?

• Servicekapasitet og lokal tilstedeværelse – gir det ikke uttelling? Konkurransemessige konsekvenser? Hvem tør å bruke skalaen fullt ut? Eller bør servicekapasitet være et kvalifiseringskriterie?

• Frie fremtidige oppgraderinger inkludert i levetidskost – er det greit? Krever man dermed tilbudt utstyr som ikke er CE-merket? Konkurransemessige konsekvenser?

• Fra papir til elektronisk innlevering – ja takk, gjerne!• Kategoribaserte innkjøp kan være bra – men krever virkelig godt

forarbeid før konkurransen. Konkurransemessige konsekvenser?

Anbefalinger• Økt dialog med leverandører i alle faser av

anskaffelsesprosessen• Bedre samspill mellom alle involverte i

verdikjeden• Økt fokus på helseøkonomi (totaløkonomi) og

bedre løsninger for bruker og pasient• Innføring av evaluering etter seks måneder

Den ideelleanskaffelsen

Den ideelle anskaffelsesprosessen

Forberedelsesfasen

Gjennomføringsfasen

Leveransefasen(implementering og evaluering)

Kunde

Referansegruppe(Anskaffelsesteam)

LeverandørBruker/pasienten

i fokus

Takk!Spørsmål eller tilbakemelding?claes.watndal@ge.com951 57 359