Post on 13-Jul-2016
description
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami atas ke hadirat Allah SWT karena atas rahmat-Nya, kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul ”Analisis Sistem Informasi Akuntansi (SIA) pada Perusahaan Jasa Avia Laundry” ini.
Kami juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan kritik dan masukan yang membangun terhadap isi makalah yang kami kerjakan khususnya kepada dosen pembimbing kami ibu Zuwesty Eka Putri, SE., M.Ak. Kami menyadari dengan adanya masukan itu semua, makalah ini menjadi lebih lengkap dan lebih bermanfaat.
Kami menyadari bahwa isi makalah ini masih banyak kekurangan.Oleh karena itu, kami senantiasa mengharapkan masukan dari pembaca demi penyempurnaan makalah ini.Akhir kata semoga makalah ini bisa turut andil dalam memberikan ilmu pengetahuan baru dan manfaat kepada semua yang membacanya.
Daftar Isi
Gambaran Umum Entitas
Sejarah 1
Visi dan Misi 1
Visi 1
Misi 1
Strukur Organisasi 2
Tujuan 2
Tujuan Jangka Pendek 2
Tujuan Jangka Panjang 2
Kegiatan & Proses Bisnis 3
Analisis Sistem Informasi Akuntansi
Analisis Arus Dokumen (Document Flowchart) 4
Diagram Berjenjang (Tier Diagram) 12
Diagram Konteks (Context Diagram) 13
Analisis Data Flow Diagram (DFD) 14
Data Flow Diagram Penjualan Jasa Laundry & Dry Clean 14
Data Flow Diagram Pembelian 15
Data Flow Diagram Laporan 16
Penutup
Kesimpulan.................................................................................................................18
Gambaran Umum Entitas
Sejarah Avia Laundry
Usaha laundry merupakan salah satu bidang usaha jasa yang semakin di butuhkan
khususnya oleh masyarakat di perkotaan. Tren mencuci di laundry sudah menjadi bagian
dari gaya hidup masyarakat yang cenderung menginginkan kebutuhan-kebutuhan tertentu
secara instan. Hal ini disebabkan karena aktivitas masyarakat yang tinggi, perubahan gaya
hidup serta tuntutan kesibukan membuat banyak mahasiswa, karyawan, serta ibu rumah
tangga yang malas ataupun tidak memiliki waktu untuk mencuci pakaian mereka, memilih
untuk menyerahkannya pada usaha laundry.
Avia Laundry adalah salah satu dari sekian banyak laundry yang menangkap
peluang itu. Laundry yang dikelola dan dimiliki oleh Pratiwi Hidayat ini didirikan pada
tanggal 5 juli 2009 dan berlokasi di daerah perumahan BSD yang padat penduduk, yaitu di
Jl. Rawabuntu Raya, Ruko Golden Vienna 1 Blok BA No.36, BSD City, Tangerang Selatan.
Avia laundry merupakan salah satu perusahaan yang dikelola oleh CV Avia Indonesia, yang
mana tidak hanya berfokus pada usaha laundry, tetapi juga pada usaha lainnya seperti butik
dan penjualan souvenir. Kualitas pelayanan yang baik serta tempat yang nyaman merupakan
hal paling utama dalam Avia Laundry.
Visi dan Misi :
Visi :
“Menjadi laundry yang memberikan pelayanan terbaik berdasarkan kualitas kepada
pelanggan dan dikelola secara professional sehingga memberikan keuntungan untuk
pelanggan, karyawan, dan pemilik”
Misi :
- Menyediakan jasa cleaning yang dapat diandalkan.
- Ketepatan waktu dalam penyelesaian laundry dan dry cleaning.
- Hasil proses laundry yang bersih, rapi, dan harum.
- Menjaga hubungan baik dengan pelanggan.
1
Struktur Organisasi Avia Laundry
Tujuan Tujuan jangka pendek :
1. BEP atau balik modal dalam kurun waktu kurang dari tiga (3) tahun.
2. Dapat menyejahterakan karyawan di perusahaan jasa Avia Laundry.
Tujuan jangka panjang:1. Mengembangkan sarana dan prasarana.2. Mengembangkan kerja sama dengan perusahaan pendukung
laundry (perusahaan sabun cuci dan perusahaan mesin cuci)
2
sehingga harga jasa laundry dapat menjadi lebih murah dibandingkan perusahaan jasa laundry lainnya.
3. Memiliki kantor cabang di kota-kota besar di negara Indonesia.
Kegiatan & Proses Bisnis Entitas
Sebagai salah satu laundry yang menekankan segi kualitas dengan motto utama perusahaan, Avia Laundry berkomitmen untuk memberikan layanan yang terbaik bagi pelanggan. Komitmen itu tercermin dalam visi dan misi perusahaan untuk menjadi laundry yang terbaik. Bisnis ini bergerak di bidang laundry dan dry cleaning.
Proses Bisnis
3
L
A
U
N
D
R
Y
Keuangan
Konsumen
INTERNAL
EKSTERNAL
Transaksi dari masing masing kegiatan harus dicatat dan dimasukkanke buku besar
Jurnal
Utang Usaha
Kas Masuk/
Neraca Lajur
Neraca
Laporan Perubahan Modal
Catatan atas laporan
LaporanArus Kas
Pemilik
Analisis Sistem Informasi Akuntansi
Analisis Arus Dokumen / Document Flowchart Laundry
Analisa terhadap sistem yang sedang berjalan adalah suatu kegiatan untuk
mempelajari interaksi sistem yang terdiri atas pelaku proses dalam sistem, prosedur, dan
data serta informasi yang terkait. Dari pengamatan yang kami lakukan terhadap Avia
Laundry dapat dilihat sistem dokumen pada perusahaan ini masih manual. Hal ini
mengakibatkan proses dalam pengolahan data dan pembuatan laporan yang dibutuhkan
menjadi lambat sehingga menimbulkan proses dan waktu yang tidak efisien seperti
kesalahan dalam pemasukan data yang menyebabkan informasi yang dihasilkan tidak
akurat, pencarian data yang memerlukan banyak waktu dan tenaga sehingga kinerja dari
sistem yang ada menjadi lambat, serta perhitungan keuntungan atau kerugian tidak diketahui
secara pasti. Kami melakukan analisis kelemahan sistem dan menemukan beberapa
kelemahan dari sistem informasi akuntansi Avia Laundry, yaitu :
- Pemrosesan data yang manual dan karyawan ditutut kecepatan dalam pemrosesan
data sering kali mengakibatkan ketidak akuratan data yang telah tersimpan. Pada saat
pegawai membutuhkan data, pegawai harus mencari data–data yang tersimpan di
arsip. Terlalu bayaknya data yang ditangkap dan tersimpan di banyak tempat
membuat ketidak-relevansian informasi.
- Pemborosan biaya dalam penggunaan kertas dan alat tulis, jika dihitung dalam
jangka waktu yang lama akan menimbulkan biaya operasional yang besar. karena
data yang salah tidak dapat diedit, meskipun dapat dipaksakan diedit tapi hal itu akan
mengurangi kerapian dan laporan akan terkesan kurang valid.
4
Transaks BukuBesar
Buku Pedoman SOP
Format & Bentuk Lap. Keuangan serta Penjelasannya
- Kontrol terhadap jumlah aktiva dan pasiva tidak terkendali, karena tidak diketahui
secara pasti jumlah seluruh aktiva dan pasiva. Tidak adanya proteksi terhadap data
yang ada sehinga kehilangan data sering terjadi.
- Pembuatan laporan dengan data yang sama dicatat berulang-ulang, masih
mengunakan alat hitung kalkulator sehingga menimbukan pemborosan waktu.
Sumber daya manusia yang dibutuhkan lebih banyak.
- Pelayanan oleh pegawai kepada konsumen akan membutuhkan bayak waktu karena
harus menunggu pemrosesan data.
Untuk lebih memahami sistem penjualan jasa laundry kepada konsumen yang
sedang berjalan dan untuk mempelajari sistem yang ada, diperlukan suatu penggambaran
aliran-aliran informasi dokumen dari bagian-bagian yang terkait baik dari dalam maupun
dari luar sistem Avia Laundry. Diagram alir dokumen (document flowchart) atau disebut
dengan bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir
yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.
Diagram arus dokumen ini berfungsi untuk mengetahui hubungan antara entitas melalui
aliran dokumen yang ada terhadap seluruh dokumen yang berasal dari sumber sampai
dokumen tersebut diterima oleh penerima dokumen.
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi pada Avia Laundry, ada beberapa jenis
transaksi yang terjadi, yaitu :
1. Transaksi Laundry Kiloan
Transaksi laundry kiloan adalah transaksi laundry dengan sistem pembayaran
berdasarkan berat pakaian yang akan di-laundry. Dalam laundry kiloan jumlah
pakaian tidak mempengaruhi harga jasa laundry. Pada laundry kiloan, minimal berat
pakaian yang akan di-laundry adalah 5 (lima) kilogram. Penghitungan timbangan
tidak dibulatkan, tetapi dihitung berdasarkan berat hingga dua angka dibelakang
koma. Konsumen datang menyerahkan pakaian yang akan di-laundry, lalu kasir akan
menimbang berat pakaian tersebut, mencatat jumlah pakaian yang akan di-laundry,
serta kasir akan membuat nota. Nota tersebut berisi nama dan alamat pelanggan,
berapa jumlah kilogram dan berapa jumlah unit pakaian yang akan di-laundry, dan
berapa total pembayarannya, serta keterangan lain (jika diperlukan) yang nantinya
5
akan digunakan konsumen untuk mengambil hasil laundry. Setelah proses laundry
selesai maka konsumen akan datang untuk mengambil hasil laundry. Konsumen
yang telah melunasi pembayaran di muka akan menyerahkan nota, sedangkan
konsumen yang baru melunasi sebagian akan menyerahkan tanda terima barang dan
melunasi sisanya. Setelah itu, kasir akan menyerahkan barang kepada konsumen.
2. Transaksi Laundry Satuan
Transaksi laundry ini hampir sama dengan sistem laundry kiloan.
Perbedaannya terletak pada jumlah pakaian yang dapat di laundry, yaitu tidak
adanya batas minimum bagi laundry satuan dan besarnya biaya ditentukan dengan
banyaknya pakaian yang akan di-laundry.
3. Transaksi Dry Clean
Sistem dry clean dalam Avia Laundry tidak dilakukan sendiri, melainkan
menggunakan jasa dry cleaning supplier. Konsumen datang dan menyerahkan
pakaian yang akan di-dry clean, lalu kasir akan mencatat jenis dan jumlah pakaian
serta menanyakan perihal pembayaran. Jika pembayaran dilakukan secara lunas,
kasir akan membuatkan nota yang berisi nama dan alamat pelanggan, berapa jumlah
yang di-dry clean, berapa total pembayarannya, serta keterangan lain (jika
diperlukan). Sedangkan jika pembayaran yang tidak lunas kasir akan membuatkan
tanda terima yang nantinya akan digunakan untuk pengambilan pakaian oleh
konsumen.
6
Flowchart Penjualan Jasa Laundry & Dry Clean
Pemilik Kasir Konsumen
7
4. Pengiriman Dry Clean Kepada Supplier
Pada pengiriman dry clean ini kasir (melalui petugas pengantar) akan
menyerahkan pakaian yang akan di-dry clean kepada supplier. Supplier akan
8
Nota (rangkap ke-1)
Menyerahkanbarang
Nota (rangkap 3)
Menanyakan sisa pembayaran
Tanda terima barang (rangkap ke-1)
Nota (rangkap ke-2)
Tanda terima barang
Pembuatan tanda terima
Tidak
Nota (rangkap 3)
Ya
Terima barang
Bayar
Tanda terima barang (rangkap ke-1)
Nota (rangkap ke-2)
Menyerahkan barang
Mulai
Pembuatan nota
Lunas
Menanyakan pembayaran
Mencatat jumlah dan jenisbarang
Menyimpan rangkap ke 3
sebagai dokumen
mencatat jenis dan jumlah pakaian, kemudian akan membuat tanda terima yang
nantinya digunakan kasir untuk mengambil hasil dry clean. Setelah itu kasir akan
mencatat dan membuat nota pengeluaran.
Flowchart Pengiriman Dry Clean Kepada Supplier
Pemilik Kasir Supplier
9
Nota (rangkap ke-1)
Nota
Tanda terima barang
Menyerahkan barang
Mulai
Mencatat jumlah dan jenis barang
Tanda terima barang
Menyimpan rangkap ke 2
sebagai dokumen
5. Pengambilan Dry Clean Dari Supplier
Pada transaksi pengambilan dry clean, kasir akan ke supplier untuk
mengambil hasil dry clean. Kasir akan menyerahkan tanda terima dan juga uang
untuk membayar biaya dry clean. Jika proses pembayaran telah selesai maka
supplier akan memberikan hasil dry clean.
Flowchart Penerimaan Dry Clean Dari Supplier
10
Kasir Supplier
Mulai
Tanda terima barang Tanda terima barang
Bayar
Menyerahkan barang
Terima barang
6. Pembelian Barang
Sistem transaksi pembelian barang pada perusahaan laundry ini bermula dari
kasir melakukan pengecekan stok barang secara fisik. Hal ini dikarenakan sistem
akuntansi Avia Laundry belum menggunakan kartu persediaan barang. Jika ada
barang yang akan habis maka kasir akan melakukan pembelian barang kepada
penjual. Setelah proses pembayaran selesai, maka penjual memberikan barang dan
bukti pembayaran lalu kasir akan membuat nota pembelian barang.
Flowchart Pembelian Barang
Pemilik Kasir Penjual
11
7. Penggajian Karyawan
Sistem penggajian pada Avia Laundry ini bermula dari kasir menyiapkan
data karyawan yang berisi jumlah hari kerja, jam lembur, dan jumlah bonus (jika
ada) kemudian menyiapkan slip gaji sesuai dengan data karyawan tadi. Slip gaji ini
dibuat 2 rangkap, sebelumnya telah divalidasi dahulu oleh pemilik. Rangkap pertama
untuk kasir, dan rangkap kedua untuk karyawan (telah divalidasi) beserta gaji.
Setelah itu kasir membuat laporan penggajian dan melaporkanlaporan penggajian
tersebut kepada pemilik.
12
Mulai
Cek barang fisik
Pembelian ke supplier
Bukti pembelian
Penyerahan barang
Bukti pembelian
Terima barang
Pembuatan nota
Nota pembelian (rangkap 2)
Nota pembelian (rangkap ke-1)
Menyimpan rangkap ke 2
sebagai dokumen
Flowchart Penggajian Karyawan
Karyawan Kasir Pemilik
Diagram Berjenjang (Tier Diagram)
13
Mulai
Menyiapkan data karyawan
Data karyawan
Membuat slip gaji
Slip gaji (rangkap ke-2)
Memvalidasi slip gaji
Membuat laporan
penggajian
Terimagaji
Slip gaji (rangkap 2)
Menyerahkangaji
Laporan Penggajian
Laporan penggajian (rangkap ke-1)
Sistem Administrasi Laundry & Dry Clean
0
14
Proses pembuatan laporan
Proses pembelian barang
Proses penjualan jasa laundry & dry clean
Edit penjualan jasa laundry dan dry clean
Input dan rekam penjualan jasa laundry
dan dry clean
Laporan penerimaan dan pengiriman dry
clean
Laporan penerimaan jasa laundry dan dry
clean
Laporan pemakaian barang
Edit pemakaian barang
Input dan rekam pemakaian barang
Cek persediaan barang
321
3.33.2
2.1.1.
2.22.1
3.11.21.1
Diagram Konteks (Context Diagram)
Diagram konteks (context diagram) berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem
yang sedang berjalan secara keseluruhan, awal dan akhir dari data yang masuk dan keluar
pada sistem tersebut. Pada diagram konteks ini sistem informasi yang dibuat akan
menghasilkan sumber informasi yang dibutuhkan dan tujuan informasi yang dihasilkan.
Untuk lebih jelasnya diagram konteks sistem administrasi Avia Laundry dapat digambarkan
sebagai berikut :
15
Laporan penjualan jasa laundry & dry clean
Konsumen
Pembayaran piutang
Pembelian laundry & dry clean
Pengeluaran
Dari diagram konteks (context diagram) di halaman sebelumnya dapat dilihat
struktur dasar dari sistem pembelian, penjualan jasa, dan laporan yang melibatkan tiga
entity, yaitu konsumen, supplier dan penjual, serta pemilik laundry. Pemilik adalah entity
yang membantu pemilik menjalankan perusahaan laundry tersebut dan memegang hak
penuh terhadap perusahaan tersebut, supplier/penjual adalah entity penyedia barang-barang
dan juga perusahaan yang memiliki kerja sama dengan Avia Laundry dalam bidang dry
clean, Sedangkan konsumen adalah entity yang menggunakan jasa laundry atau dry clean.
Analisis Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu diagram yang menggambarkan notasi-
notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya membantu untuk
memahami sistem sacara logika, terstrukutur dan jelas. Untuk lebih jelasnya mengenai DFD
pada Avia Laundry dapat digambarkan sebagai berikut :
Data Flow Diagram Sistem Penjualan Jasa Laundry & Dry Clean
16
Pemilik
0
Sistem Administrasi Laundry & Dry Clean
Laporan pembelian barang
Laporan dry clean supplier
Laporan hutang piutang
Supplier / Penjual
Pembelian barang
Pembayaran dry clean
Pesanan dry clean
Nota pembelian
Nota laundry & dry clean
Daftar piutang
Laporan pengeluaran
1.3
Penyerahan hasil laundry & dry clean
Konsumen
Pembelian laundry & dry clean
1.1
Penjualan jasa laundry & dry clean
1.2
Pembayaran
Tabel penjualan jasa laundryData penjualan
jasa laundry
Tabel penjualan jasa dry clean
Data penjualanjasa dry clean
Tabel konsumenData konsumen
Tabel piutangData piutang
Daftar piutang
Pembayaran piutang Data piutang dry clean
Data piutang laundry
Nota jual laundry & dry clean
Data penjualan jasa dry clean
Data penjualan jasa laundry
Data Flow Diagram (DFD) sistem penjualan ini terdiri dari tiga proses yaitu proses
penjualan jasa laundry & dry clean, pembayaran, dan penyerahan hasil laundry dan dry
clean. Berikut adalah penjelasan masing masing proses tersebut :
1.1 Sistem penjualan laundry & dry clean digunakan unutk mencatat transaksi penjualan
jasa laundry dan dry clean. Proses ini melibatkan tabel penjualan jasa laundry, tabel
penjualan jasa dry clean, dan tabel konsumen.
1.2 Sitem pembayaran digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran pada transaksi
laundry & dry clean yang belum lunas. Proses ini melibatkan tabel piutang.
1.3 Sistem penyerahan laundry & dry clean digunakan untuk pengambilan hasil laundry
& dry clean. Proses ini melibatkan tabel data penjualan laundry dan data penjualan
dry clean.
Data Flow Diagram Sistem Pembelian
17
Data supplier & penjual2.1
Pembelian dry clean
2.4
Pembayaran beli
2.3
Terima hasil dry clean
2.2
Pembelian barang
Supplier atau
Penjual
Pemesanan dry clean
Tabel dry clean
Terima hasil dry clean
Pembayaran beli
Nota beliTabel hutang
Tabel pembelian barang
Tabel barang
Tabel supplier & penjual
Tabel pembelian jasa dry clean
Data dry clean keluar
Tabel beli dry clean
Data beli barang
Data pembelian
Data beli dry clean
Data hutang
Data pembelian dry clean
Data beli dry clean
Pembelian barang
Data Flow Diagram (DFD) sistem pembelian ini terdiri dari empat proses yaitu
proses pembelian jasa dry clean, pembelian barang, terima hasil dry clean, dan pembayaran
beli. Berikut adalah penjelasan masing masing proses tersebut :
2.1 sistem pembelian dry clean digunakan untuk mencatat transaksi pembelian jasa dry
clean. Proses ini melibatkan tabel supplier, tabel dry clean, dan tabel pembelian jasa
dry clean.
2.2 Sistem pembelian barang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian barang.
Proses ini melibatkan tabel barang dan tabel pembelian barang.
2.3 Sistem terima hasil dry clean digunakan untuk mencatat penerimaan hasil dry clean.
Proses ini melibatkan tabel beli dry clean.
2.4 Sistem pembayaran beli digunakan untuk melakukan pembayaran terhadap
pembelian dry clean. Proses ini melibatkan tabel hutang, dan tabel beli dry clean.
Data Flow Diagram Sistem Laporan
18
3.1
Pembuatan Laporan
Tabel pembelian jasa dry clean
Tabel beli barang
Tabel barang
Tabel hutang
Tabel piutang
Tabel penjualan jasa laundry
Tabel penjualan jasa dry clean
Tabel pengeluaran
Pemilik
Data laporan pembelian dry clean
Data laporan pembelian barang
Data laporan stok barang
Data laporan hutang
Data laporan piutang
Data laporan laundry
Data laporan dry clean
Data laporan pengeluaran
Laporan pembelian barang
Laporan pembelian jasa dry clean
Laporan hutang piutang
Laporan penjualan jasa laundry & dry clean
Laporan pengeluaran
Data Flow Diagram (DFD) sistem laporan ini hanya terdiri dari satu proses yaitu
proses pembuatan laporan. Sistem pembuatan laporan digunakan untuk membuat berbagai
jenis laporan yang dibutuhkan. Proses ini melibatkan tabel pembelian jasa dry clean, tabel
pembelian barang, tabel barang, tabel hutang, tabel piutang, tabel penjualan jasa laundry,
tabel penjualan jasa dry clean, dan tabel pengeluaran.
19
KesimpulanSistem dokumen pada perusahaan Avia Laundry ini masih dibuat secara manual
sehingga terdapat beberapa kelemahan dari sistem informasi akuntansi Avia Laundry, yaitu :
- Pemrosesan data yang manual dan karyawan ditutut kecepatan dalam pemrosesan
data sering kali mengakibatkan ketidak akuratan data yang telah tersimpan. Pada saat
pegawai membutuhkan data, pegawai harus mencari data–data yang tersimpan di
arsip. Terlalu bayaknya data yang ditangkap dan tersimpan di banyak tempat
membuat ketidak-relevansian informasi.
- Pemborosan biaya dalam penggunaan kertas dan alat tulis, jika dihitung dalam
jangka waktu yang lama akan menimbulkan biaya operasional yang besar. karena
data yang salah tidak dapat diedit, meskipun dapat dipaksakan diedit tapi hal itu akan
mengurangi kerapian dan laporan akan terkesan kurang valid.
- Kontrol terhadap jumlah aktiva dan pasiva tidak terkendali, karena tidak diketahui
secara pasti jumlah seluruh aktiva dan pasiva. Tidak adanya proteksi terhadap data
yang ada sehinga kehilangan data sering terjadi.
- Pembuatan laporan dengan data yang sama dicatat berulang-ulang, masih
mengunakan alat hitung kalkulator sehingga menimbukan pemborosan waktu.
Sumber daya manusia yang dibutuhkan lebih banyak.
- Pelayanan oleh pegawai kepada konsumen akan membutuhkan bayak waktu karena
harus menunggu pemrosesan data.
Dengan adanya analisis SIA ini, kelemahan-kelemahan diatas dapat teratasi.
20