Post on 23-Jun-2015
TUGAS EKONOMI TEKNIK
Membuat Rencana Pembentukan Sebuah Perusahaan
Oleh
Aulia Rahman Pandjaitan
2008/06370
FAKULTAS TEKNIK
PENDIDIKAN TEKNIK OTOMOTIF
UNIVERSITAS NEGERI PADANG
2010
PERUSAHAAN KARYA NAULI GARMENT
VISI :
Menjadi sebuah perusahaan benefit baik ditingkat nasional maupun internasional
yang mengutamakan kualitas dan kepuasan konsumen
MISI :
Menciptakan lapangan pekerjaan yang mengutamakan keterampilan dan
profesionalitas
Membuat produk-produk pakaian jadi yang kualitasnya mampu bersaing dengan
produk dari luar negeri
Memberikan pelayanan terbaik kepada para konsumen
STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN
Agar pelaksanaan menejemen dapat mencapai tujuan dengan efektif, maka Perusahaan
Karya Nauli Garment memilih struktur organisasi bentuk garis. Perusahaan menggunakan
struktur ini karena masih merupakan industri garment yang masih relatif kecil dengan bagian –
bagian yang belum begitu kompleks. Oleh karena itu struktur organisasi garis merupakakan
bentuk struktur organisasi yang tepat, lalu lintas tanggung jawab secara vertikal maupun
horizontal dapat berjalan dengan baik dan jelas, tidak akan terjadi pelemparan tanggung jawab
antar karyawan, serta rasa soliaritas dan kerjasama antar karyawan dapat terbina dengan baik.
Struktur organisasi Perusahaan Karya Nauli Garment secara sistematis dapat diketahui
sebagai berikut :
Struktur organisasi perusahaan Karya Nauli Garment
Keterangan :
Dept. : Departemen
Keu : Keuangan
Q.C : Quality Control
Perusahaan Karya Nauli Garment dipimpin seorang direktur yang membawahi lima departemen
yaitu :
1. Departemen umun/ Personalia
2. Departemen Keuangan dan Akuntansi
3. Departeman Produksi
4. Departeman Pemasaran
5. Departemen Printing dan Bordir
Departemen – departemen tersebut membawahi setiap bagian departemen yaitu :
1. Departemen Umum/ Personalia yang membawahi tiga bagian yaitu bagian administrasi,
bagian personalia, bagian pengupahan.
2. Departemen Keuangan dan Akuntansi membawahi tiga bagian yaitu bagian akuntansi,
bagian keuangan, dan bagian pembukuan.
3. Departemen Produksi membawahi enam bagian, keenam bagian itu adalah bagian pola,
bagian cutting, bagian sewing, bagian quality control, bagian finishing, dan yang terakhir
adalah bagian gudang.
4. Departemen Pemasaran membawahi dua bagian yaitu bagian eksport dan bagian
administrasi
5. Departemen Printing dan Bordir membawahi tiga bagian yaitu bagian printing, bagian
bordir, dan bagian gambar.
Adapun rincian tugasnya adalah sebagai berikut :
1. Tugas Direktur
Dalam perusahaan Perusahaan Karya Nauli Garment ini tugas dari direktur adalah :
1) Memberi pengarahan dan bimbingan kepada departemen – departemen.
2) Menentukan kebijakan yang harus dilaksanakan oleh tiap – tiap departemen –
departemen demi kemajuan perusahaan.
3) Mengawasi perusahaan secara umum.
2. Tugas Departemen Umum
Tugas dari departemen umum adalah
1) Mengahadapi seminar – seminar guna menambah wawasan demi kemajuan
perusahaan
2) Menerima tamu – tamu yang berkepentingan/ berhubungan dengan perusahaan.
3) Mengurusi masalah – masalah pegawai a. l. :
Masalah penarikan pegawai
Masalah pemilihan pegawai
Masalah penempatan pegawai
Masalah pemberhentian pegawai
Masalah kerja
3. Tugas Departemen Keuangan/ Akuntansi
1) Menjaga agar pencatatan oleh semua transaksi dilakukan pencatatan yang tepat, buku
– buku dan catatan tersebut diselenggarakan secara up to date.
2) Mengembangakn sistem dan prosedur yang mantap untuk bagian pembukuan.
3) Menyimpan arsip keuangan.
4) Menyediakan informasi lainnya/ statistik yang diminta oleh direkur.
5) Menyusun neraca, kalkulasi biaya, dan statistik keuangan.
4. Tugas Departemen Produksi
1) Mengadakan perencanaan – perencanaan dari pekerjaan – pekerjaan yang akan
dilaksanakan.
2) Memproduksi sesuatu barang hasil produksi.
3) Memproduksi barang sesuai dengan waktu yang telah ditentukan dalam rencana.
5. Tugas Departemen Pemasaran
1) Memasarkan hasil produksi, baik dalam negeri maupun luar negeri.
2) Menghadapi resiko dan dan penjualan
6. Tugas Departemen Printing dan Border
1) Membordi logo/ merk
2) Menyablon kaos hasil produksi
7. Tugas Bagian Pola
Membuat pola yang akan diprduksi
8. Tugas Bagain Cutting
Memotong bahan baku sesuai dengan pola yang dibuat oleh bagian pola.
9. Tugas Bagian Sewing
Membuat atau membersihkan benang – benang bekas jahitan yang tersisa.
10. Tugas Bagian quality Control
Mengontrol barang – barang yang sudah jadi, apakah sesuai dengan perencanaan atau
tidak.
11. Tugas Bagian Finishing
Menyetrika, mengepak, membungkus dan sampai masuk kedalam doos.
12. Tugas Bagian Gudang
1) Menerima barang sesuai dokumen ( berat dan kualitas ), kemudian menandatangani
dokumen dokumen penerimaan barang.
2) Mengeluarkan barang sesuai dengan waktu jual/ order yang telah disetujui .
3) Mengerjakan buku persediaan barang
4) Memeriksa persediaan barang
5) Menyusun arsip dan bukti pendukung serta kartu persediaan barang maupun
penempatan itu sendiri.
13. Tugas Bagian Gambar
Membuat sketsa/ gambar kaos yang akan diproduksi.
Adapun proses produksi pakaian jadi yang dilaksanakan Perusahaan Karya Husada
Garment adalah sebagai berikut :
1. Bahan baku masih utuh dan oleh bagian cutting dipotong sesuai dengan pola
2. Setelah dipotong menurut pola yang dikehendaki lalu bahan tersebut diobras
3. Untuk selanjutnya bahan yang telah diobras tersebut dijahit
4. Semua komponen yang telah dijahit menjadi barang berupa hem, jaket, kaos, dan lain –
lain
5. Setelah berbentuk menjadi pakaian jadi kemudian bagian sewing membuat/
membersihkan sisa – sisa benang bekas jahitan
6. Oleh bagian sewing pola pakaian – pakaian jadi tersebut diberi tambahan aksesori yang
sesusai dengan warna/ bentuk pakaian jadi tersebut ( kancing atau aksesori yang lainnya
)
7. Selanjunya oleh bagian printing pakaian tersebut diberi logo/ merk, dengan memberi
merk tersebut maka para konsumen dapat membedakan dengan merk lain.
8. Terakhirnya barang – baang tersebut disetrika, dipak, dibungkus, dan masuk dalam doos
yang siap untuk dipasarkan.
Bidang usaha.
Bidang usahanya adalah garment yang memproduksi seperti :
1. Kaos
2. Jaket
3. Hem
4. Rajutan
5. dll
Sedangkan barang – barang tesebut dipasarkan di luar negeri seperti Belanda dan Swiss
dan lain sebagainya tetapi kedua Negara tersebut merupakan negara utama tujuan eksport.
SISTEM PEREKRUTAN PEGAWAI
A. TUJUAN PEREKRUTAN
Menyediakan sekumpulan calon tenaga kerja/karyawan yang memenuhi syarat;
Agar konsisten dengan strategi, wawasan dan nilai perusahaan;
Untuk membantu mengurangi kemungkinan keluarnya karyawan yang belum lama
bekerja;
Untuk mengkoordinasikan upaya perekrutan dengan program seleksi dan pelatihan;
Untuk memenuhi tanggungjawab perusahaan dalam upaya menciptakan kesempatan
kerja yang adil.
Aspek-aspek Perekrutan Tenaga Kerja
B. SUMBER PEREKRUTAN
Calon tenaga kerja yang akan direkrut dapat diambil dari internal organisasi maupun
eksternal organisasi. Perekrutan tenaga kerja dari dalam biasanya dilakukan oleh
organisasi/perusahaan yang telah lama berjalan dan memiliki sistem karier yang baik. Perekrutan
tenaga kerja dari dalam memiliki keuntungan, diantaranya adalah tidak mahal, promosi dari
dalam dapat memelihara loyalitas dan dedikasi pegawai, dan tidak diperlukan masa adaptasi
yang terlalu lama, karena sudah terbiasa dengan suasana yang ada. Namun demikian perekrutan
dari dalam juga berarti terjadinya pembatasan terhadap bakat yang sebenarnya tersedia bagi
organisasi dan mengurangi peluang masuknya pemikiran baru.
1) Eksternal
Beberapa sumber yang dapat digunakan dalam perekrutan eksternal seperti :
a. Lembaga pendidikan
Perekrutan calon tenaga kerja dilakukan biasanya bila organisai/perusahaan memerlukan
jenis pendidikan tertentu tanpa memperdulikan pengalaman kerja. Melalui cara
perekrutan ini, diharapkan dapat dibentuk karyawan sesuai yang diinginkan
organisasi/perusahaan.
b. Teman/anggota keluarga karyawan
Organisasi/perusahaan dapat meminta jasa karyawan lama untuk mencarikan calon
tenaga kerja. Umumnya karyawan yang dimintai tolong akan menyambut gembira,
meskipun untuk tugas tersebut mereka tidak mendapatkan imbalan dalam bentuk materi.
Lebih-lebih dalam kondisi sulitnya lapangan kerja seperti saat ini, karyawan akan
gembira untuk menyodorkan informasi calon pegawai seperti saudara/teman/tetangga
dan sebagainya.
c. Lamaran terdahulu yang telah masuk
Perekrutan juga dapat diambil dari lamaran terdahulu yang telah masuk. Melalui
pembukaan arsip atau file lamaran yang belum diterima, diharapkan akan didapat calon
pegawai yang memiliki persyaratan sebagaimana yang diharapkan.
d. Agen tenaga kerja
Cara ini boleh dibilang relatif sangat baru dan belum populer di Indonesia. Agen tenaga
kerja adalah perusahaan swasta yang kegiatan utamanya adalah mencari dan
menyalurkan tenaga kerja.
e. Karyawan perusahaan lain
Perekrutan model ini lebih dikenal dengan sebutan transfer. Sedangkan perekrutan
secara illegal lebih dikenal dengan pembajakan.
Kelebihan dari perekrutan ini adalah : pengalaman terjamin; training/latihan diperlukan
sekadarnya; kemungkinan mendapatkan ide-ide baru besar. Namun juga terdapat
kelemahan dalam cara ini, yaitu : loyalitas kurang terjamin, dan calon mungkin memiliki
kebiasaan yang kurang sesuai dengan iklim organisasi
f. Asosiasi profesi
Perekrutan dilakukan melalui asosiasi suatu profesi sebagai mediator penyedia tenaga
kerja profesional bagi perusahaan, seperti di Indonesia terdapat KADIN, IWAPI,
HIPMI, IAI, dsb.
g. Outsourcing
Terkadang perusahaan juga perlu melakukan efisiensi, beberapa pekerjaan yang dapat
dilakukan tanpa harus mengangkat tenaga kerja tetap dapat menggunakan tenaga kerja
kontrak (outsourcing).
Metode perekrutan karyawan dengan sumber dari luar perusahaan, dapat dilakukan :
a. Melalui iklan di media massa (radio, TV, koran, internet)
Melalui iklan atau adventensi diharapkan perusahan dapat merekrut calon tenaga
kerja dengan spesifikasi tertentu dan dengan pengalaman kerja tertentu. Perekrutan
melalui iklan ini biasanya disertai dengan suatu janji yang menarik, misalnya gaji yang
besar, masa depan yang menarik dan sebagainya.
b. Akuisisi dan merger
Ketika suatu perusahaan melakukan akuisisi atas perusahaan lain, atau merger
dengan perusahaan lain maka akan memperoleh sejumlah tenaga kerja.
c. Open house
Untuk menjaring lebih banyak tenaga potensial secara umum, perusahaan dapat
melakukan open house di sejumlah kalangan yang diprediksikan dapat menarik calon
tenaga kerja potensial, seperti di perguruan tinggi, even-even tertentu.
d. Menyewa konsultan perekrutan
Terkadang untuk mencari dan merekrut tenaga kerja profesional dibutuhkan
konsultan yang mampu mencari tenaga tersebut, dengan demikian ada jaminan melalui
konsultan perekrutan perusahaan tidak perlu membuang waktu untuk mencari tenaga
kerja yang sesuai.
2) Internal
Beberapa alternatif perekrutan dari dalam organisasi melalui :
a. Promosi
Perekrutan internal yang paling banyak dilakukan adalah promosi untuk mengisi
kekosongan pada jabatan yang lebih tinggi yang diambil dari pekerja yang jabatannya lebih
rendah.
b. Transfer/Rotasi
Di samping itu terdapat pula kegiatannya dalam bentuk memindahkan pekerja dari satu
jabatan ke jabatan lain yang sama jenjangnya. Dengan kata lain promosi bersifat vertikal,
sedang pemindahan berifat horizontal (rotasi).
c. Pengkaryaan Kembali
Berlaku untuk karyawan yang diberhentikan sementara dan dipanggil kembali ketika ada
jabatan yang kosong.
d. Kelompok Pekerja Sementara / Kontrak Kerja
Kelompok pekerja sementara (temporer) adalah sejumlah tenaga kerja yang dipekerjakan
dan diupah menurut keperluan, dengan memperhitungkan jumlah jam atau hari kerja.
Namun mereka dapat menjadi pekerja tetap, jika sesuai dengan persyaratan.
Beberapa metode perekrutan internal antara lain dengan :
1. Rencana Suksesi / Succeesion Planning
Perekrutan ini merupakan kegiatan yang difokuskan pada usaha mempersiapkan
pekerja untuk mengisi posisi-posisi eksekutif
2. Penawaran Terbuka untuk suatu Jabatan (Job Posting)
Perekrutan terbuka ini merupakan sistem mencari pekerja yang berkemampuan
tinggi untuk mengisi jabatan yang kosong, dengan memberikan kesempatan pada semua
pekerja yang berminat. Untuk itu setiap ada jabatan kosong diumumkan melalui media
intern, bulletin perusahaan, papan bulletin/pengumuman, sarana telepon atau sistem
komputer.
3. Perbantuan Pekerja (Magang)
Perekrutan Internal dapat dilakukan melalui perbantuan pekerja untuk suatu jabatan
dari unit kerja lain (pekerja yang ada). Kemudian setelah selang beberapa waktu
lamanya apabila pekerja yang diperbantukan merupakan calon yang cocok/tepat dan
sukses, maka dapat diangkat untuk mengisi jabatan kosong tersebut.
4. Penggunaan Daftar Ketrampilan
Berisi informasi tentang ketrampilan karyawan yang dimiliki perusahaan, biasanya
tersimpan dalam dokumen data base bagian SDM perusahaan. Daftar ini memudahkan
identifikasi para calon karyawan dengan bobot yang diperlukan untuk suatu jabatan.
C. JOB MATCHING
Merupakan upaya sistematis untuk mengidentifikasi pengetahuan, ketrampilan,
kemampuan dan kepribadian, minat, preferensi calon karyawan dengan pekerjaan yang
ditawarkan.
Berfungsi mengidentifikasi calon karyawan yang tepat dan menjamin jika ada calon
internal yang cocok tidak diabaikan sebelum merekrut secara eksternal.
SISTEM PEMBERIAN GAJI KARYAWAN
Sistem akuntansi penggajian melibatkan beberapa orang dengan harapan agar penggajian
tidak dilakukan atau hanya terpusat pada satu bagian saja. Bagian atau fungsi - fungsi yang
terkait dalam system akuntansi adalah :
1. Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi
karyawan baru, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif
gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan
pemberhentian karyawan.
2. Fungsi pencatat waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi
semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan
bagian pencatat hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh bagian operasi atau
bagian pembuat daftar gaji.
3. Fungsi pembuat daftar gaji
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftaer gaji yang berisi penghasilan
brutto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan
selama jangka pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh bagian pembuat daftar gaji
kepada bagian akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar
pembayaran gaji kepada karyawan.
4. Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam
hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan. Fungsi akuntansi yang menangani
sistem akuntansi penggajian berada diutangan bagian utang, bagian kartu biaya dan
bagian jurnal.
a. Bagian utang
Bagian ini memegang fungsi pencatat utang, yang bertanggung jawab atas
pembayaran gaji seperti yang tercantum dalam daftar gaji, dan menerbitkan bukti
kas keluar atas timbulnya gaji karyawan.
b. Bagian kartu biaya
Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya, yang bertanggung jawab untuk
mencatat distribusi biaya kedalam kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan
kartu jam kerja.
c. Bagian jurnal
Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal, yang bertanggung jawab untuk
mencatat biaya gaji dalam jurnal umum.
5. Fungsi keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan
menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunia tersebut kemudian dimasukkan kedalam
amplop gaji setiap karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada yang berhak.
a. Dokumen-dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pokok yang digunakan untuk
melaksanakan penggajian yaitu:
Dokumen Pendukung Perubahan Gaji
Dokumen ini umumya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat - surat
keputusan yang bersangkutan dengan karyawan.
a. Surat keputusan pengangkatan karyawan baru
b. Surat keputusan kenaikan pangkat
c. Surat keputusan penurunan pangkat
d. Surat keputusan pemberhentian sementara dari pekerjaan
e. Surat keputusan perubahan gaji
f. Surat keputusan pemindahan dan lain sebagainya
Kartu Jam Hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir
setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar
hadir biasa dan dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat
waktu.
Daftar Gaji
Dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan, dikurangi potongan berupa
PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan sebagainya
Rekap Daftar Gaji
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen, yang dibuat berdasarkan
daftar gaji. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilaksanakan oleh fungsi akuntansi biaya
dengan daftar rekap daftar gaji.
Surat Pernyataan Gaji
Dokumen ini dibuat oleh pembuat daftar gaji bersamaan dengan pembuatan daftar
gaji atau dalam kegiatan terpisah dari pembuatan daftar gaji.Dokumen ini dibuat
sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji yang diterima oleh
karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.
Amplop Gaji
Uang gaji karyawan yang diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji.
Di halaman muka amplop gaji setiap karyawan berisi informasi mengenai nama
karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima
karyawan dalam bulan tertentu.
Bukti Kas Keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi
akuntansi kepada fungsi keuangan berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang
diterima dari fungsi pembuat daftar gaji.
b. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang di gunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian .Ada
beberapa macam sistem pencatatan yang dapat digunakan:
Jurnal umum
Jurnal umum ini digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan.
Kartu biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja, sumber informasi untuk
pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.
Kartu penghasilan karyawan
Kartu ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang
diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini digunakan
sebagai dasar perhitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan.
Disamping itu, kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji
dengan ditanda tanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Dengan
tanda tangan pada kartu penghasilan karyawan ini, setiap karyawan hanya mengetahui
gaji sendiri, sehingga penghasilan karyawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan
lain.
c. Prosedur yang Membentuk Sistem
Prosedur yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian. Ada beberapa
macam sistem prosedur yang dapat digunakan :
Prosedur pencatatan waktu hadir
Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan
menggunakan daftar hadir pada pintu masuk. Daftar hadir digunakan untuk
menentukan apakah karyawan bekerja diperusahaan dalam jam biasa atau jam lembur,
sehingga dapat digunakan unutk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji
saja atau menerima tunjangan lembur.
Prosedur pembuatan daftar gaji
Dalam hal ini data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat -
surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat,
pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar
hadir. Apabila gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, maka gaji trsebut
akan dipotong dengan PPh pasal 21.
Prosedur distribusi biaya gaji
Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen yang
menikmati manfaat tenaga kerja.
Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Dalam prosedur ini, bukti kas keluar dibuat oleh bagian utang sebagai bukti
adanya pengeluaran kas oleh perusahaan. Bukti kas tersebut kemudian akan
dikirimkan kebagian kassa.
Prosedur pembayaran gaji
Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan keuangan. Fungsi akuntansi
membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna
pembayaran gaji. Sedangkan fungsi keuangan menguangkan cek tersebut ke bank dan
memasukkan uang ke amplop gaji.
Bagan Alir Dokumen Sistem Akunatsi Penggajian PT. Karya Nauli Garment
KJH : Kartu Jam hadirDK : Dartar Kerja LemburDG : Daftar Gaji