Post on 07-Feb-2018
Administrative procedurer1. oktober 2008
1. oktober 2008
KOMPETENCEmidt
De næste par timer vil bl.a. omhandle:
►EU-regelsæt►Entydig identifikation►Udgiftstyper►Betalingsdokumentation►Transaktionsspor - Konteringsvejledning►Attestation - Underskrifter►Fremsendelse af materiale►Husk EU-socialfondslogo + Regionslogo
1. oktober 2008
►EU-regelsæt
Bekendtgørelse om støtteberettigelse, regnskab, revision og kontrol m.v. i forbindelse med udbetaling af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond
Gældende bekendtgørelse:BEK nr. 781 af 28. juni 2007
1. oktober 2008
Støtteberettigede udgifter
Aktiviteten skal sandsynliggøres (kunne dokumenteres og så vidt muligt i form af skriftlig dokumentation)
Der skal udvises sparsommelighed (indhent evt. flere tilbud)
Alle udgiftsbilag skal attesteres af ansatte med detailkendskab• er nødvendige• er projektrelevante• er afholdt i bevillingsperioden• er bevilget
Betalingen skal kunne dokumenteres
1. oktober 2008
►Entydig identifikation
Nederste højre hjørne på alle bilag anføres:
K10 – Østjysk KompetenceCenterK20 – KompetenceCenter MidtK30 – KompetenceCenter CompassK40 – Kompetencecenter Videre nu MidtVestK50 – KompetenceVækstK60 – KompetenceCenter Silkeborg
1. oktober 2008
►Udgiftstyper
Lønudgifter dokumenteres ved:
- Underskrevet timeregistreringsskema (medarbejder + foresatte)- Underskrevet lønseddel (medarbejder + foresatte)
Aktiviteten dokumenteres ved:- Besøgsrapport (fase 1-besøg)- Uddannelsesplaner/tilbud- Notater- Mødeindkaldelse/referater- Deltagerlister (møder, arrangementer m.v.)
1. oktober 2008
Timeregistreringsskema
Projektpartnere, der skal dokumentere medfinansiering:
► Eget skema kan anvendes (kræver OK fra VHM)
Projektpartnere, der ikke skal dokumentere medfinansiering:
► Timeregistreringsskema www.kompetencemidt.dk
1. oktober 2008
Eksempel - timeregistreringKursus- og udviklingsafdelingen
Projekt 7065 afregnes med UVM FoU takst for 2007 til 345,00 pr. time
Aktivitetsbeskrivelse for Videre nu
DATO I ALT Projekt Egen 8709 K1 - 8703 K2 - 8704 I ALT1 0,00 1 4,00 4,00 Opdatering vedr. VEU-bekendtgørelser i.f.t. udbud2 0,00 2 10,00 10,00 2 virksomhedsbesøg inkl. afgivelse af tilbud om VEU (Birn og Færch)3 0,00 3 7,40 7,404 0,00 4 0,005 0,00 5 0,006 0,00 6 7,40 7,40 Udarbejdelse af uddannelsesplan for x-virksomhed7 0,00 7 0,008 0,00 8 0,009 0,00 9 0,00
10 0,00 10 0,0011 0,00 11 5,00 5,00 Virksomhedsbesøg Scanplast12 0,00 12 0,0013 0,00 13 0,0014 0,00 14 0,0015 0,00 15 0,0016 0,00 16 0,0017 0,00 17 0,0018 0,00 18 0,0019 0,00 19 0,0020 0,00 20 0,0021 0,00 21 0,0022 0,00 22 0,0023 0,00 23 0,0024 0,00 24 0,0025 0,00 25 0,0026 0,00 26 0,0027 0,00 27 0,0028 0,00 28 0,0029 0,00 29 0,0030 0,00 30 0,0031 0,00 31 0,00
Dato Dato0,00 0,00 0,00 0,00 18,80 15,00 0,00
0,00 33,80 Underskrift medarbejder Underskrift leder
TAST KUN I SANDFARVEDE FELTER
AKTIVITET Formål
N A V N: M Å N E D/ Å R
Bemærkninger til timeopgørelsen:
Total Projektarbejdstimer total
Opdatering om VIDAR og amu-udbud i netværket Videre nu
Undervisning- og projekter Videre nu
O P G Ø R E L S E A F T I D S F O R B R U G
70657065 7065
1. oktober 2008
Lønudgifter (fortsat)
Skabelon til lønberegning (Antal timer x faktisk timeløn) anvendes, se www.kompetencemidt.dk
Vi anbefaler:► At lønberegning foretages lokalt
Alternativt:► At lønberegning foretages af VHM
Øvrig tid skal for indeværende ikke registreres
1. oktober 2008
Persondatalov
Alle medarbejdere hos projektpartnere, der registrerer timer påprojektet skal underskrive, at man er bekendt med persondataloven
Opbevares af Lead-Partner frem til projektafslutning – Herefter sendes originaldokumenter til VHM
1. oktober 2008
Kørsel
Kørselsregistrering skal indeholde:
• Hvem (navn på besøgsperson)• Hvor (til/fra) samt antal kørte kilometre• Hvornår (dato/år)• Hvorfor (anledning)?
Underskrives af medarbejder samt foresatte
1. oktober 2008
Øvrige udgifter
Udgiftsbilag i form af original faktura
Følgende oplysninger skal fremgå af fakturaen:- Leverandøroplysninger- Modtager (fakturaen skal så vidt muligt være stilet til projektet)- Ydelsen specificeres/skal fremgå klart af faktura
Udgiftsbilag vedr. forplejning gælder endvidere:- Oplysninger om deltagere (navn/organisation), anledning
1. oktober 2008
►Betalingsdokumentation
Følgende oplysninger skal vedlægges eller være påført bilag:
- CVR-nr. (den partner, der har betalt udgiften)- Bankkontonummer (hvorfra betalingen er sket)- Bilagsnummer + kontonummer i eget bogholderi- Betalingsdato
1. oktober 2008
►Transaktionsspor
Definition: ”Enhver regnskabsmæssig registrering skal kunne dokumenteres ved bilag, der kan dokumentere registreringens rigtighed (kontrolsporet), ligesom det skal være muligt at følge alle regnskabsmæssige registreringer til regnskaber, regnskabsmæssige opgørelser eller opstillinger, der skal udarbejdes til eksternt brug. Tallene heri skal kunne opløses i de registreringer, hvoraf disse er sammensat (transaktionssporet)”
►Konteringsvejledning◄
1. oktober 2008
Konteringsvejledning
Kontonr. i
ESF - TAS
Kontonr. i
eget økosys
Vejledning - tekst Budget -
resultat-
kontrakt
Udgifter til
projektadministration
Projektforberedelse 10
Projektledelse (egne konsulenter)
Faglige medarbejdere
20 Projektledelse i konsortium 342.075
Administrativt personale (internt) 30
Administrativt personale (eksternt) 30 Administration konsortium
228.050
Andet 40
Udgifter til undervisning
Internt undervisningspersonale
- konsortierne
- Fase 1-3
- Netværksaktiviteter
- Ny viden
Erfaring – nye læringsmetoder
50 Konsortium
Konsulenter: uddannelsesbesøg,
uddannelseplanlægning
1.842.000
Eksternt undervisningspersonale
55
Uddannelse af personale 60
Andet 65
Andre udgifter
Indirekte omkostninger 70
Husleje 80
Annoncering, erfaringsudveksling
- Annoncer
- TV reklamer
- Øvrig markedsføring
90
Evaluering 100
Rejser, kost og logi Udgifter til kørsel, kost og logi
- Personbefordring, billetter
- Hotelophold
- Rejsegodtgørelse medarbejdere
- Rejsegodtgørelse eksterne
konsulenter
- Fortæring, intern – kantine (ej
moms)
- Fortæring – arrangementer/møde
110
214.000
1. oktober 2008
►Underskrifter
Udfyldelse af underskriftblad for hver partner, der måtte afholde udgifter i projektet.
Underskriftblad kan downloades fra www.kompetencemidt.dk.
Sendes samlet fra hver konsortium til VHM.
1. oktober 2008
►Fremsendelse af materiale
Samlet mappe fra hvert konsortium sendes anbefalet til:
Væksthus MidtjyllandÅbogade 15, 8200 Århus N
Att.: Projektsekretariatet, KOMPETENCEmidt
Senest den 10. i efterfølgende måned.
1. oktober 2008
Spørgsmål
Spørgsmål vedr. de administrative procedurer kan rettes til:
Marie-Louise Vagnby, mlv@vhmidtjylland.dk
Charlotte Grønbæk, cg@vhmidtjylland.dk
Tlf. 70 22 00 76