AdministraciónProfesional deProyectos LA GuíA

Yamal ChamounPresidente

ESCALA

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ADMINISTRACiÓN PROFESIONAL DE PROYECTOSLa Gula

_ McGraw-HiII_ Interamericana

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Project Management Inslitute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOK~uide) - 2000 Edition. Project Management lnstitute. Inc.. 2000. AI1 rightsreserved.

3456789012

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Printed in Mexico

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ni eri'","" l.Il p...,..., S.A. df C.\.P~i600df Pino 577,

<:el A.-al 029110, MiI~ D.F".

Índice

Sección Tema Página

_Dedicaron-ª-y Ag~dedmientos _Acerca del Auto~ _PrefacioIntroducción

11131519

C 't I 1 Introducción a la Administración Profesional p"apl u o de Proyectos (APpMR) aglna

3336

43444545

~)71.8

1.7

1.101.111.1:1

-==~1~,'~==O~bJ~'et,"~V~O~S~9~e~nerales ~ 27_ 1.2 ¿Qué es un proyecto? 271.3 Definición del éxito enproyectos bajo el MétOdo Escala~ 28l.4!-__ Particlpantes clave en ¡:l:royectos ' 291.5 _~Cinco2rocesos en el desarrollo de proyectos -~_31

Nueve áreas por considerar en la Administración___~~~ Profesional de ProY_~Q?JA-'p'p~R)

Fases en todo R.l:9yecto____ _Influencia en proyectos del tipo de organización de la~rnpresa

Definición de la Administración Profesional de Proyectos1.9 (AppHR) _~_39--- 1.9.1 Conocimientos el saber 40

1.9.2 Habilidades - el saber hacer - poder 40----1.9.3 Técnicas y herramientas apoyos, métodos,

_-,==.tecoologiaMapas Mentales~ Herramienta - Ma a Mental--1.13 Cue.uGna 46

Capítulo 2 Cómo iniciar el Proyecto Página

63646565666667

2.1: 0~bjetiVos generC<.:les~;;::;===::::=:.::===-- __ 51__2.2 Introducción ~ 51

2.3 ¿[)ónde nace u!!...Qrq'iecto? 512.4 , Charter 522.5 -- J ~ Herramienta - O"Iarter -~ -- --_-==_=_ ~3

_J.6 TID.~~du_c_d_6nal Caso _ _ ~_~ ---T 54

~~~-- ---j-~f~~;~g~:~~c~oe~a~~ci-C~?-ª----9~-~- - --+~."~~ ~~:2.9 1- ¿Cómo docume-n-iar-i.3-s-expectativas_de los invo"fucr¡dC:iiiLl-' SS "2.10 1 Ma~ Mental d~~ectat¡va~ - Caso __ -4-~2.11 ' Charter - Caso : 602.12 i Involucrados y expectativas - Caso -------, 622.13 ' Práctica poco común - Charter 63

. El Olarter nos sirve para enfocar los esfuerzos del2.14 .___ eqUIpO2.15 Beneficios del Ch~.~rt"...;;;-----2.16 Restricciones y supuestos, ¿para qué nos sirven?2.17 , ¿º~ién prepara y quién autoriza el Charter?2.18 ¿~ 2.asa si las expectativas cambian?2.19 Ideas finales sobre el Charter2.20 Resumen2.n _ 67

__3.1 Objet¡"OsJl~e~ne~"'='e=', .__. _3.2 Introducción--- --_ .._---- ---- -----3.3 :l Herramienta - Plan del Pro ecto

~::::;~3~.4~::tjAd~"~~~ del AIca~_~.l ~jetivos de la Administración del ~lcance __.3.4.2 I Declaración del Alean,ce ___

7475

_3.4.3 ;l Herramienta Oedaración del Alcance

176--

3.4.4 Entre~b1esde la AP¡:>"l 7L3.4.5 Mapa Mental de la DeclaBlción del Alcance ca", 77

__~.4.6__ Ciclo de vida 773.4.7 _ Entre~b1es ~Ol" fases 78 ---'

-L4 .8__ Declaración del Alcance ca~_ I 78- ---- --3.4.9 Capaddad de ahorro 833.4.10 lnaeniería de Valor 84-, 3.4.11 WBS - WOl"k Breakdown Stru:ture 863.4.12 :l Herramienta WBS 873.4.13 W8S c.", 88 ---'3.4.14 Relación entre Charter Declaración del Alcance '1 WBS

I91

3.4.15 Práctica CI;lmún Dedaradón del Alcance v W8S 92~. ...... ... .... "

,- 3.5.1 Qbtetivos de la Administradón de los Recursos Humanos

I92

3.5.2 Perfil y rese2nsabilidades del Patrocinado!"'y del_Gerente 93,

-_3.5.3 ;l Herramienta Diagrama Organlzaclonal 94

3.504 Diagrama D!!janizadonal ca", 943.S.S Matriz de Roles 't.- Funciones I 95 I3.s.~_ .:l Herramienta - Matriz de Roles y Funciones

t95

3.5.7 Matriz de Roles y Funciones de la AppMR ca", 96j

3._ M3.6.1 Objetivos de la Administración de la Comunlcad6n 983.6.2 :l Herramienta - Matriz de Comunicadón 983.6.3 Matriz de Comunicación Ca", 993.6.4 :l Herramienta calendario de Eventos 1003.6.5 Calendario de EverIos - caso 1003.6.6 :l Herramienta Estatus Semanal 1023.6.7 Estatus Semanal - Caso 1033.6.8 :l Herramienta Reporte Mensual 1043.6.9 Renorte Mensual - Caso 1053.7 .... TIOm loe

1-- 3.7.1 Objetivos deJ~ AdmiQistración_cJel Tle~Q9 1063.7.2 Definiciones - Programa del Proyecto 106

-~

,_.,_1., ~,3__ ~_J::!erra.mleO.!'! ___ frQ9,rama del .p.!.2Y_e_~o 1093.7.4 Nivelación d~_ recu!'Sos 110

~ .~ ---- . .

~3.7.5 WB§.. S~2.Y_CBS J10

j_l:7.~_ - COQ.slderaciones Rara preparar el Programa del Proyecto 1123.7.7 Programa del Proyecto Ca", 114

,I

3.7.8 Fast Track - programa en el que se traslapan dlsePlo,

1- concursos e IlTV'llementación 116 .3.7.9 . Impllcadones del esquema Fast Track 117-=:J-

índice I vii

Capítulo 3 Cómo desarrollar el Plan del Proyecto Página

131

130131

13413413513613713738

141

132133134

m-1138

_139 1_140 _

141141

-

3.11.4

_3.11.3

_~.10.1 Ob~tivos de la Administración del Riesgo3.10.2 =Herramienta Ma!=!a de ¡g~os

3.10.3 Mapa de Riesgos Caso_ 3.10.4 Posibles resp-ue~!i~ª~----ª-'ºs"_d~.gº-!i ~__. ___,__3 ....10.5 =Herramienta - Matriz de }~dl!:li!ljs.tr:afIQD_de_Rlesgos

3.10.6 Matriz de Administración de Rl~os - Casode foJiü~ledI4lklntoa

__3.11.1_ 3.11.2

••Objetivos ctll:J.?! Ad!TIinistracJón de los AbastecimientosFactores por consideraralf1lanear los C1bastecimlentos3. 11. 2. 1 'N úmero-de ci;iii!rªiQi=~~~~""~.~=_. ,3.11.~.2 Tipo qe contrato __. _~.1!~~._ Forma de P---ª9'\0c- _Esquemas de C~Q.tra~qón .____ _3.11.3.1 Proveedor General - Contrato a Predo Alzado3.11.3.2 Proveedor General - Contrato por

Administración~. -I 3.11.3.3 Dlseño·rmplementación "Uave en Mano"-

IPrecio Alzado 142=== ~3~.'~I~.3*.~4~Ad~m~;n~;s~tn>~a~·o~·n~o~;recta~~de~vga~'~ios?f~"'~O~V~eed~o~'~eis=-J=='~4~2!:-_

3.11.3.5 Relación contractual Agente y Vendedor 143:> Herramienta - Matriz de Abastecimientos 144

8 I ...d6nMIIf-~l._8.1 -ºbjetivos de la Administración del Costo _-.!.t8_¡

ces Estructura de Costos catálogo de cuentasL 3.8.2 coordinado con el WBS 118~ . 3.8.3 :> Herramienta - Estimados de Costos ---.!~1- 3.8.4 Estimados de Costos - Caso 119l-- 3.8.5 Elaboración del Estimado de Costos 120, 3.8.6 Análisis de Precio Unitario 120

3.S.7 Fuentes de información ara estimar costos 1213.S.S Evaluación de costos relevantes_ 121

_3.S.9 TIpos de Estimados <!e Costos 122~

3.8.10 Imprevlstosy continge~~n=a=·a~s,::-:=::-;= 1223.8.11 Estimado de Costos y Presupuesto Base 1233.8.12 Diferencia entre Presupuesto y Estimado de Costos 1233.8.13~ :> Hltl:ramienta Presupuesto Base - (Baseline Budget) 124

f.--.c3--=S.14 Presupuesto I!ase~aseline Budqe-!J...= Caso _ 124

~=~3~·i8~.'~5~~~=~H~e~'~"'im~ie~n~ta~-~",~og~"'~ma~~die~Eiro~ga~'~;o~ne~S~====~;¡'26>------ 3.8.16 Programa de Erogaciones 126. 3.S.17 Pro ama de ErQQ.aciones - caso 127

SIl ...d6 .CddMl!----e3;';.9.~I_==-~O~'1J~e~t~;v~o~'~de~'a~A~d~m~;~n~;stT::"a<"ión~~d:e~la~Ca~,,,,",,,,ad~___== t- 128¡..... 3....9.~ Grado de Calidad . ~ ...._128

3.9.3 Responsabilidad sobre la calidad 1283.9.4 la Administración Moderna de la Calidad V la Appl4R 1293.9.5 Modelo de MadJrez de Calidad 130

lQuiénes y con qué criterio determinan que el producto3.9.6 es de calidad?

FI

3.9.7 Alcance del Proyecto y Alcance del Producto~3~.9~.~8__ Establecer Precedentes (Benchmarking

: Herramienta - Diagrama Causa-Efecto con üsta de3.9.9 Verificación

3.9.10 Diaorama Causa-::'-Efecto v Lista de Verificación - Caso3.10 Admlnl_n del

3.11.53.11.6

Matriz de Abastecimientos Caso 145Matriz de Roles y Funciones Eg~o Externo - Caso 146

vIII t Índice

!----r,

3.12.10

.;.•.3.1, Admlnift,ecl6n ........I..•..'-*"3.12.1 Ob'etfvos de la Administración de la Integradón3.12.2 Sistema de Control de cambios---3.12.3 ---t Práctica común - cambios3.12.4 ! Diagrama de flujo deL~tema de C-º",trQ!.JIe cambi~os",-_-+_f.i:<--!

3.12.5 ¡:;I Herramienta - Sistema de Control de Cambios_

3.12~ I Solicitud de cambiº---- caso --======:-TIr3.12.7_ Relación de Cambios - caso~12.8_ :> Herramienta Lecdones Aprendidas3.12.9 lecciones Aprendidas Caso

Resumen de pasos recomendados para desarrollar elPlan del Proyecto

__ . 3.12.10.1 Desarrollar un Plan del Proyecto prelimina",_-;-_- --'-3.12.10.2 Revisar el Plan con los expertos e

__~_ _ InvQ.luscados princi~ales

--tJ.12.10.3 Presentar el Plan del Proyecto para¡ J a robadón

.. -. '-'-H

3.ll "',~umen ..3.14:¡-l.¡¡ULt)I.e.•ltonarlo

Capítulo 4 Cómo ejecutar siguiendo el Plan del Proyecto Págína

4.1 __ ---ºº-í~tivosgenerales4.2 Introducción .

Herramientas del Plan del Proyecto que apoyan la4.3 Ejecución4.4 Herramientas adicionales ara facilitar la F ución

159__,159

160162

164164

,164

.62163

164

! 164L1~6~5­

165'66166

4.5.1 j Responsabilidad del equipo durante la EjecuciónHerramientas para integrar equípos y mejorar la4.5.2 . .'

_____+1~ro;";!m~u~""'''''aclon _4.5.2.1 Confinnar el grado de compromiso de cada

mIembro del equi

F:4.5.2.2 Establecer las reglas de juego del egU!~

4.5.2.3 Acordar la forma de dar y reCIbir

I retroalimentación- - 4.5.2.4 Adoptar guías ytéCrllcas que ayuden al equipo

paLa resolver los problemas sin deSQ?lste

b4._. 4.5.2.5 Establecergura~""p--ª!ael manejo de jüntas.. 4.5.2.6 Crear un listado de ntos or resolver

AMgurllmlento ded .4.6.1 Diferencia entre As uramiento Control de Candad4.7.~· Admlnl Ión·deConcursc. na'

__~4~.7~.~I_~~O~b"lj:etlvosal concursa-!..Y..f.otizar los trabajo_s 1664.7.2 Práctica comun al concursar I 1674.7.3 Proceso para conc:tJrsar los trabajos _ 1684.7.4 , PlIego de Requísitos Paquete de Concurso =t= 1704.7.5 ! Tipo de contra~unel tipo de servido 1714.7.6 Contrato para Servidos Proresionales 171

4'7~7~~~c~on~"~ato~p~a~';a~Pro~~Veed~~"'~O~Co~""~a;ti~s~ta~G~en~e~":'-=~~~:=1724.7.8 Garantías y Fianzas 1734.7.9 SeglSOS 173

4.7.10 Matriz de Evaluación de Alternativas 1744.7.11 :> Herramienta Matriz de Evaluación ~de~AJ~t:e~m~ativ~·~a~s 1744.7.12 Matriz de Evaluación de Alternativas - 9so 175

índice I Ix

44.8.14.8.24.8.34.9

4.1

:> Herramienta - Estado de Cuenta de Contrato:> Herramienta - Re uisición de PaAs ectos a administrar en cada contratoR......... .Ole 11'clnMto

176176

_-!Z8180

...!IO

•

Capítulo 5 Cómo controlar el Proyecto Página

5.1 Objetivos generales 1855.2 In-troducd6n 185

Herramientas del Plan del Proyecto que apoyan el5.3 ~ntrol 187S.4 Herramientas adicIonales ara controlar el o ecto 1895.5 1 el rama 189:S·~,.l- fr9.grama Base Autorizado __ __ .-t- 1895.5.2. Consideraciones Qa_r_a_~_c:tualizar eLP!_Q9rama del ProY.!':~(L~_ 190

_5.5.3 ~L9(Ld~Control del Prl?grama del Proyecto _, :~_~91, 5.5.4 Control del PrQ9rama de E!29aciones - Flu o de Efectivo 192

5.6.-i¡-- QJnt;i9.1~uPU"~ ": -'- 1945.6-,--~ :> Herramienta - Control Presupuestal 1945.6.2 Control Presu uestal - Caso 195

.7 Valor do Earned Yalu 19'5.7.1 Desempeño del proyecto respecto~ tie~ -~----J 1965.7.2 Desempeño del provecto res~ al costo i_ 1965.7.3 ~porte de Valor Ganad",º- ~_.__ 197

_5.7.4 _ ~ Herramienta - Valor Ganado (Earned Value) 1985.7.5 Valor Ganado Earned Value - Caso 2005.8 Control_ c.nblc.--: Caso 202

5.8.1 Práctica comun - Control de cambios 2035.. Lecclon.~.e-o 203

5.10 "no E.... s.m.nal- c.. 2045.11 ""::-'Ileporte .....IUIII- Ce.. 2065.12 Control de Cel.'" 1 2015.13_~RMumen ...........' 2015.1 nH • ~utIonarlo 210

Capítulo 6 Cómo cerrar el Proyecto Página

L6.51"1':--· Admlnlltretlvo ''t'L... 21

6.5.1 Evaluación al cierre del ro 000 2186.6·· _.. "'umen - .¡ 219

Capítulo 7 Conclusiones Página

2237.1

7.2

Benefidos de la Administradón Profesional de Pro ectosTabla comparativa entre la Administradón Profesional dePr~ecto!l'Ja Administración Tradicional ~~2c,23

x I índice

Anexos Página

__:232233235

229229230

Diagramas de Referenda Rál!!daSistemas de Información ra la APP-

Anexo ~l_~R~OCO~menda4;lon_ para Aplicar el Método Escala- _Recomendadones para aplicar esta Guía en proyectos dediferentes grados de comp~idad_

Resumen de 23 pasos recomendadosTabla de aplicad6n del Método Escala"'" según lacomplejidad del proyecto

Anexo 2Anexo 3

Slites:Progt"amas diseMdos para trabajar en conJ......to con todala información requerida para administrar el proyecto. La

~ m~yoría ~á enfocada al Área de Integrad,"6~n ~ 235__S_oftware_para la Administradón del Alcance 236 -i

Software para usos múltiples:Estos programas son útiles para desarrollar muchas de Llas herramlentas de diferentes áreas y ~~oce~;';O;'====~t~2~3~6~1Software para la Administración d~1 Tiempo 237Software para 1ª---~mJ.Q!st!Aclp.!l_del Costo 238 ~Software para la Administración de los RecursosHum_anos_ . _ __2..3_9 .Software para la Administrad6n de la Comunicación 240Software para PDA (asistentes digitales QQrtátil~~ 240

f-~=cc_.-_~Softwarepara la Admlnlstrad6n del Rles9Q___ 241Anexo 4 Acerca de Escala 243

Glosarlo de T~rmlnos 249--~B~'~."'lIograflaUtilizada y Bibliografía Recomendada 259

indice Temático 263