Post on 06-Jul-2020
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
Management en operationeel plan van ir. Geert De Poorter,
Directeur Transformatie en Distributie van de Voedingsmiddelen
Periode 2003 t.em. 2006
Missie van het Agentschap: Waken over de veiligheid in de voedselketen en de kwaliteit van ons voedsel, ter bescherming van de gezondheid van mens,
dier en plantKernwaarde van de Directie: Het ontwikkelen van een effectief beleid met
competente en gemotiveerde medewerkers dat de transformatie- en distributiesector moet toelaten om veilige producten aan de consument aan
te bieden
Opgesteld door: Geert De PoorterDe wijzigingen t.o.v. de vorige versie 03 draft zijn cursief weergegeven
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 1 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
HistoriekDatum van opmaak van versie 01 draft: 2003-07-01Datum van opmaak van versie 02 draft: 2003-08-05 (na overleg met medewerkers)Datum van opmaak van versie 03 draft: 2003-08-22 (na overlegDirecteur-generaal G. Houins)Datum van opmaak van versie 01 definitief 2003-09-15 (na validatie door de Directeur-Geenraal G. Houins en het directie-comité op 2003-09-02)
Inhoudstafel pagina
1. Inleiding & uitgangspunt 3
2. Wettelijke basis 6
2.A. Wet van 4 februari 2000 6
2.B. Koninklijk Besluit van 16 mei 2001 7
2.C. Koninklijk Besluit van 21 november 2001 9
2.D. Selectiereglement van de Directeur 10
3. Management Plan 11
3.1. Samenvattende beleidsondersteunende nota 11
3.2. Organigram 12
3.3. Analyse van de huidige toestand van de directie (AS IS) 13
3.4. Toekomstige situatie van de directie (TO BE) 15
3.5. Processen 16
3.6. Strategische en operationele objectieven 21
4. Operationeel plan (actieplan: projecten en activiteiten) met prestatie-indicatoren 31
5. Risico’s en maatregelen 37
6. Financieel aspect 39
7. Werkmethodologie 40
Bijlagen
Bijlage 1: Definities 42
Bijlage 2: Gebruikte afkortingen 43
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 2 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
Bijlage 3: Functiebeschrijvingen 44
Bijlage 4: Projectfiches 51
1. Inleiding & uitgangspuntHet opstellen van een ontwerp van management- en operationeel plan is een wettelijke
vereiste waaraan drie maanden na de aanstelling van de mandaathouder van een
managementfunctie moet voldaan zijn (KB van 2001/10/29). Dit is een formele eis; veel
belangrijker is het echter om via het management- en operationeel plan een instrument te
hebben dat moet toelaten om met de medewerkers de doelstellingen van het Agentschap te
bewerkstelligen. Het plan moet een echt beleids- en werkinstrument worden.
Dit document omvat twee grote luiken: enerzijds het managementplan en anderzijds het
operationeel plan.
Het operationeel plan zal jaarlijks geactualiseerd worden, het management plan wanneer het
nodig is (e.g. bij wijziging van het managementplan en/of het strategisch plan van de
Gedelegeerd Bestuurder).
Het management plan (loopt over een periode van 4 jaar) zoals het hier terug te vinden is,
omvat de beschrijving van de algemene beheersopdrachten, de strategische doelstellingen, de
operationele doelstellingen en het budgettaire kader.
Het operationele plan (loopt over een periode van 3 jaar) omvat primo de concrete prestaties
voortvloeiend uit de uitvoering van de beheersopdrachten en de strategische en operationele
doelstellingen en secundo de begroting op jaarbasis.
Hoe werd dit management en operationeel plan opgesteld?
Een eerste draft werd door de directeur opgesteld, waarna het in overleg met alle rechtstreekse
medewerkers en de directeur-generaal werd besproken. Hieruit zal een tweede draftversie
naar voren komen die als “Ontwerp Management en Operationeel Plan” aan het
Directiecomité zal overgemaakt worden.
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 3 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
Binnen een tijdsbestek van drie maanden was het niet mogelijk om de visie te verkrijgen van
de rechtstreekse stakeholders (beroepssectoren die afhangen van de directie, FOD DG4
Afdeling Levensmiddelen en de consumentenorganisaties) maar bij de herziening van het plan
moet hun visie zijn weerslag vinden in de richting waarin het managementplan moet
evolueren.
Dit management en operationeel plan moet in cascade gelezen worden met het management
en operationeel plan van de directeur-generaal en de gedelegeerd bestuurder volgens
onderstaand schema:
ddfsfdssdqfd
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 4 van 56
MP en OP plan Gedelegeerd Bestuurder
MP en OP plan directeur-generaal
MP en OP plan directeur
Ma
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
De 9 basiselementen waarop dit management en operationeel plan is gebaseerd zijn hieronder
weergegeven:
2. Wettelijke basis
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 5 van 56
1. Situatie-analyse (AS IS)
2. Toekomstvisie (TO BE)
3. Strategische en operationele objectieven
4. Actieplan Projecten en Activiteiten
5. Indicatoren en targets
6. Risico’s en maatregelen
7. Budget en personeel
8. Principes opvolging
9. Individuele objectieven
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
De taken en bevoegdheden van het Bestuur Controlebeleid en meer in het bijzonder van de
Directie Transformatie en Distributie van de Voedingsmiddelen liggen vast in een wet, een
aantal koninklijke besluiten en de functiebeschrijving van de directeur.
2.A. Wet van 4 februari 2000Wet houdende oprichting van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen.
Art. 4§ 3. In het belang van de volksgezondheid is het agentschap bevoegdvoor :4° de integratie van en uitwerking van traceer- en identificatiesystemen van de voedselproducten en hun grondstoffen in de voedselketenen de controle erop;5° de inzameling, de ordening, het beheer, de archivering en deverspreiding van alle informatie in verband met haar opdracht. DeKoning stelt bij een in de Ministerraad overlegd besluit de regels vastmet betrekking tot de organisatie, de werking en de toegankelijkheidvan databanken, die door het agentschap of met zijn medewerkingkunnen worden uitgebouwd;6° de uitbouw en de doorvoering van een beleid inzake preventie,sensibilisatie en informatie, in overleg met de gewesten en degemeenschappen;7° het toezicht op de naleving van de wetgeving betreffende alleschakels van de voedselketen.§ 4. Het agentschap verleent, binnen het raam van zijn opdracht, aande bevoegde overheden advies met betrekking tot de bestaande entoekomstige regelgeving, met inbegrip van de omzetting van deinternationale regelgeving in het Belgisch recht.§ 5. Bij een in de Ministerraad overlegd besluit, bepaalt de Koningbinnen het raam van de bevoegdheden van het agentschap de takenwaarvoor het agentschap zich kan laten bijstaan door derden of die hetagentschap door derden kan laten verrichten en bepaalt de eraanverbonden voorwaarden.Art. 5. De bevoegdheden van personen, instellingen, diensten enorganismen die kaderen in de in artikel 4 omschreven opdrachten vanhet agentschap, evenals de daarmee verbonden rechten en plichten,worden naar het agentschap overgeheveld, op de wijze te bepalen doorde Koning bij een in de Ministerraad overlegd besluit.De Koning wordt gemachtigd bij in de Ministerraad overlegdebesluiten ondervermelde wettelijke bepalingen af te schaffen, aan tevullen, te wijzigen, te vervangen en te coördineren, evenals besluiten en
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 6 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
maatregelen te nemen teneinde deze overdracht te verwezenlijken, hetagentschap operationeel te maken, bevoegdheidsoverlappingen tevermijden, de controle door het agentschap op de veiligheid van devoedselketen en de kwaliteit van het voedsel zo doeltreffend mogelijkte maken en de beschikbare middelen optimaal aan te wenden :1° de wet van 24 februari 1921 betreffende het verhandelen van degifstoffen, slaapmiddelen en verdovende middelen, ontsmettingsstoffenen antiseptica;2° de wet van 5 september 1952 betreffende de vleeskeuring en devleeshandel;3° de wet van 25 maart 1964 op de geneesmiddelen;4° de wet van 15 april 1965 betreffende de keuring en de handel in vis,gevogelte, konijnen en wild en tot wijziging van de wet van 5 september1952 betreffende de vleeskeuring en de vleeshandel;5° de wet van 29 maart 1958 betreffende de bescherming van debevolking tegen de uit ioniserende stralingen voortspruitende gevaren;6° de wet van 11 juli 1969 betreffende de bestrijdingsmiddelen engrondstoffen voor de landbouw, tuinbouw, bosbouw en veeteelt;7° de wet van 2 april 1971 betreffende de bestrijding van voor plantenen plantaardige producten schadelijke organismen;8° de wet van 28 maart 1975 betreffende de handel in landbouw-,tuinbouw- en zeevisserijproducten;9° de wet van 24 januari 1977 betreffende de bescherming van degezondheid van de verbruikers op het stuk van de voedingsmiddelenen andere producten;10° de wet van 21 juni 1983 betreffende gemedicineerde diervoeders;11° de wet van 15 juli 1985 betreffende het gebruik bij dieren vanstoffen met hormonale, anti-hormonale, beta-adrenergische of productiestimulerendewerking;12° de wet van 14 augustus 1986 betreffende de bescherming en hetwelzijn der dieren;13° de dierengezondheidswet van 24 maart 1987;14° de wet van 20 juli 1991 houdende sociale en diverse bepalingen;15° de wet van 28 augustus 1991 op de uitoefening van dediergeneeskunde.
2.B. Koninklijk Besluit van 16 mei 2001KB tot vaststelling van de vestigingsplaats, de organisatie en de werking van het Federale Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen.Art. 5. § 1. Het bestuur van het controlebeleid is belast met :a) de uitwerking en integratie van maatregelen die betrekking hebbenop de analyse en de beheersing in de gehele voedselketen en in elkeschakel ervan, van de risico’s die de gezondheid van de consument, dedierengezondheid, het dierenwelzijn of de gezondheid van de planten
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 7 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
kunnen schaden;b) de uitwerking en integratie van controlemaatregelen en-programma’s met het oog op de bescherming van de gezondheid vande consument, de dierengezondheid, het dierenwelzijn en de gezondheidvan de planten in het kader van de toepassing van de wettenvermeld in artikel 5, tweede lid, van de wet;c) de uitbouw en doorvoering van een beleid inzake preventie,zonodig in overleg met de gemeenschappen en de gewesten, met hetoog op de bescherming van de gezondheid van de consument, dedierengezondheid, het dierenwelzijn of de gezondheid van de planten;d) de preventieve uitwerking van organisatorische scenario’s diedienen toegepast ter bestrijding van crisistoestanden die een bedreiginginhouden voor de gezondheid van de consument, de dierengezondheid,het dierenwelzijn of de gezondheid van de planten;e) de uitwerking en integratie van andere maatregelen in het kadervan de toepassing van de wetten vermeld in artikel 5, tweede lid, vande wet en van andere aan het Agentschap toevertrouwde opdrachten,in het bijzonder deze uit te voeren voor rekening van derden;f) de uitwerking en integratie van traceer- en identificatiesystemenvan de voedselproducten en hun grondstoffen doorheen de gehelevoedselketen;g) de inzameling, de ordening, het beheer, de archivering en debeschikbaarstelling van alle informatie in verband met zijn opdracht,inbegrepen het beheer van databanken;h) het verlenen van advies aan de bevoegde overheden en dienstenover de bestaande en toekomstige wetgeving binnen het raam van deopdrachten van het Agentschap, in het bijzonder bij gelegenheid van deomzetting van de internationale regelgeving in Belgisch recht;i) het deelnemen aan het door nationale of internationale instantiesgeorganiseerd overleg betreffende controlebeleid en wetgeving waarvande toepassing tot de bevoegdheid van het Agentschap behoort,evenals betreffende de wetenschappelijke kennis die eraan ten grondslagligt;j) de organisatie van het secretariaat van het wetenschappelijk comite´en de ondersteuning van en overleg met het raadgevend comite´.§ 2. Binnen het bestuur van het controlebeleid worden drie bestuursdirectiesingericht, respectievelijk bevoegd voor :— de productie van en handel in planten en plantaardige producten,inbegrepen de grondstoffen en de bestrijdingsmiddelen;— de productie van en handel in dieren en dierlijke producten,inbegrepen de grondstoffen, de geneesmiddelen en de uitoefening vande diergeneeskunde;— de fabricage van en handel in voedingsmiddelen.
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 8 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
Dit laatste dient vertaald te worden als het transformatieproces van plantaardige en dierlijke
producten tot producten bestemd voor menselijke consumptie en de distributie via groot- en
kleinhandel ervan.
2.C. Koninklijk Besluit van 16 november 2001
Koninklijk besluit houdende het toevertrouwen van bijkomende opdrachten aan het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
Dit KB breidt de bevoegdheden van het Agentschap uit; de directie is hier ook bij betrokken.
Art. 2. Buiten de opdrachten die rechtstreeks verband houden metde veiligheid van de voedselketen en met de kwaliteit van het voedsel,teneinde de gezondheid van de consumenten te beschermen, wordenaan het Agentschap de andere aan de controle verbonden bevoegdheden,bedoeld in de volgende wetten toevertrouwd :c) de wet van 28 maart 1975 betreffende de handel in landbouw-,tuinbouw-, en zeevisserijproducten, voor wat betreft de normen inzakede kwaliteit, de samenstelling, de etikettering, de naspeurbaarheid ende erkenning van de operatoren, met uitzondering van :1° in de sector planten en plantaardige producten, de controleopdrachtenbetreffende enerzijds de productiemethodes en de kwaliteitslabelsen, anderzijds, ter uitvoering van de gemeenschappelijke landbouwpolitiek,betreffende de verwerking van niet-voedingsproducten;2° in de sector dieren en dierlijke producten, de controleopdrachtenbetreffende de productiemethodes en de houderijsystemen, de kwaliteitslabels,de AA melk, de prijsvorming van rauwe melk en haarsamenstelling met betrekking tot deze prijsvorming, evenals de karkasclassificatie;f) de wet van 24 januari 1977 betreffende de bescherming van degezondheid van de gebruikers op het stuk van de voedingsmiddelen enandere producten, voor zover deze controles verband houden met devoedingsmiddelen evenals met de stoffen die met voedingsmiddelen inaanraking kunnen komen ofwel van toepassing zijn op de plaatsenbedoeld in artikel 4, § 3, 2°, van de wet van 4 februari 2000.Art. 3. Het Agentschap kan, op grond van een protocol met debetaalorganen, de controles uitvoeren in verband met de interventies ensteun van de Europese Unie voor de producten bedoeld in de wettenvermeld in artikel 5 van de wet van 4 februari 2000.
2.D.: Het selectiereglement van de Directeur
Permanente resultaatgebieden
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 9 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
-Werkt mee aan de uitwerking van het operationeel plan voor zijn directie met het oog op het
realiseren van het strategisch plan van het Agentschap;
-Ontwikkelt een visie met betrekking tot de rol en het tot stand komen van een controlebeleid
met als doel de veiligheid van de voedselketen te garanderen;
-Bepaalt op basis van de structuur van de productieketen, de risicogebieden en ontwikkelt
kwantitatieve en kwalitatieve methoden en uniforme procedures voor de controle;
-Bepaalt binnen de actiesfeer van zijn directie de nodige productienormen voor het bekomen
van normatieve doelstellingen zoals vastgelegd door de FOD;
-Werkt mee aan het ontwikkelen en aan het tot stand brengen van identificatie- en
traceringssystemen in de sector van de transformatie en de distributiesector;
-Verzekert de informatie aan en de communicatie met de sectoren betrokken bij de
transformatie en de distributie van voedingsmiddelen in verband met de verplichtingen en de
controle- en autocontroleprocedures;
-Stuurt, motiveert, evalueert en verzekert de ontwikkelingsmogelijkheden van de directe
medewerkers met het oog op het realiseren van de vooropgestelde doelstellingen;
-Duidt de noodzakelijke richtingen aan in de directie teneinde bij te dragen tot de praktische
uitwerking van controlemethoden en –systemen binnen het kader van zijn
bevoegdheidsdomeinen.
Tijdelijke resultaatsgebieden
-Implementeert het BPR project binnen zijn directie;
-Helpt met de implementatie van het Copernicus project
3. Het Management plan van de Directie Transformatie en Distributie van
Voedingsmiddelen
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 10 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
3.1. Samenvattende beleidsondersteunende nota
De beleidsvisie van de directie is samen te vatten in volgende kernwaarde:
Het ontwikkelen van een effectief beleid met competente en gemotiveerde medewerkers dat
de transformatie -en distributiesector moet toelaten om veilige producten aan de consument
aan te bieden.
Hiertoe is het nodig dat de drie kernprocessen van de directie, i.s. primo het opstellen van een
geïntegreerd controleprogramma en monitoringprogramma rekening houdende met risico-
evaluatie, secundo het creëren van een wetgeving en controlemaatregelen waarin de
autocontrole tot haar recht komt en tertio het ontwikkelen van traceerbaarheidssystemen,
kunnen uitgevoerd worden met medewerkers die de nodige technische kennis hebben én
gemotiveerd zijn om de doelstellingen te halen. Deelname aan de internationale
vergaderingen (EU, WHO, Codex Alimentarius) moeten toelaten om deze drie kernprocessen
te kaderen binnen een internationale context.
De wetgeving die door de directie ontwikkeld zal worden moet getoetst worden op volgende
principes:
*kaderen binnen de algemene visie van het “Witboek en de “European Food Law”;
*begrijpelijk en éénduidig zijn;
*in overleg gebeuren met het Bestuur Controle
*uitvoerbaar én controleerbaar zijn.
Samenwerking met de Dienst Administratieve Vereenvoudiging die ressorteert onder de
Diensten van de Eerste Minister moeten concrete resultaten laten zien in het hergroeperen van
wetgeving, schrappen van dubbele items , … .
De traceerbaarheidssystemen die de verschillende sectoren en subsectoren zullen ontwikkelen
of ontwikkeld hebben moeten voldoen aan de criteria die door de directie zullen
vooropgesteld worden. In de transformatie-distributiesector (omwille van de heterogeniteit in
aantal, grootte en type fabrikanten) is het niet haalbaar om iedere beweging die een
halffabrikaat of product maakt in real-time mee te delen aan het Agentschap. Derhalve zal er
een politiek moeten gevoerd worden die de producenten moet toelaten om zulke systemen te
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 11 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
ontwikkelen, zodat deze producenten in geval van calamiteiten de traceerbaarheidsoefening
stroomopwaarts en –afwaarts snel kunnen uitvoeren.
Kernactiviteiten dienen ook op een transparante en éénduidige manier naar de buitenwereld
gecommuniceerd te worden. De communicatie naar de beroepssectoren is hiervan één
element; minstens even belangrijk of zoniet belangrijker is de informatieverstrekking vanuit
de directie(s) naar de consument toe. Er zal via een horizontale werkwijze met de andere
directies en de Stafdienst Communicatie een duidelijk herkenbare stijl moeten ontwikkeld
worden. De Directie Transformatie en Distributie heeft het meeste voeling met de
consumentenverenigingen en is –samen met het Meldpunt en de PCE’s- het eerste
aanspreekpunt voor de consument. Een speerpunt van de politiek van de Directie moet dus de
permanente dialoog zijn met de consument.
3.2. Organigram
Hieronder is het entiteitenorganigram weergegeven van het Bestuur Controlebeleid. Het
Bestuur bestaat uit drie directies en drie stafdiensten die ondersteunend moeten werken voor
de drie directies.
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 12 van 56
Directie-generaal Controlebeleid
Directie Bescherming van Planten en Veiligheid van Plantaardige Producten
Directie Dierengezondheid en Veiligheid van Dierlijke Producten
Directie Transformatie en Distributie van Voedingsmiddelen
Secretariaat Wetenschappelijk Comité
Internationale ZakenDatabanken
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
Een meer gedetailleerd organigram voor de directie wordt nu nog niet aangegeven; eerst moet de takenanalyse uitwijzen welke de beste structuur is die wordt toegepast (per matrix/parameter; per productie-entiteit; matrix model; visgraatmodel; …)Een mogelijke basis voor organigram wordt weergegeven in de “Organisatieplannen” die in het voorjaar van 2002 i.s.m. KPMG werden opgesteld. 3.3. Analyse van de huidige toestand van de directie (AS IS)
A. Personeel
Er is een voorlopige sizing (eind 2002) opgemaakt op het niveau van de Besturen die begin
juli is uitgemond in het personeelsplan 2003. Een verder doorgedreven sizing, gebaseerd op
een “takenanalyse” is nog niet gebeurd. Daarom is het voorbarig om te spreken of er al dan
niet voldoende medewerkers de directie bevolken.
FTE voorzien volgens
personeelsplan 2003
Effectief in dienst begin
augustus
Niveau A 7 5 (4) ; één pensioen Pierre
Mannaert; één transfer
DG Controle Alain
Lacroix; 1 vertrekt naar
FOD: Thierry Terwagne
Niveau B 1 0,6 (deeltijds werk)
Niveau C 1 2 (1 FTE met contract
beperkte duur tot
november 2003)
Niveau D 0,4 0
Totaal 9,4 7,6
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 13 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
Er is momenteel een gebrek aan kennis van alle sectoren/subsectoren die onder de
bevoegdheid vallen van de Directie, omdat een aantal mensen pas aangeworven zijn of omdat
de kennis bij andere FAVV medewerkers aanwezig is binnen andere DG’s.
Probleemsectoren zijn visserij, rood en wit vlees, drankensector, eiproducten, GGO’s en
contaminanten. Er zal dus de komende maanden moeten geïnvesteerd worden in
kennistransfer.
Er werd een voorlopige taakverdeling opgemaakt, maar afhankelijk van de takenanalyse en de
competenties/verwachtingen van de medewerkers zal er hier op korte termijn verandering in
komen.
De medewerkers verlangen duidelijkheid over de uit te voeren taken, tot op heden is er
omwille van het integratieproces en de vogelpestcrisis geen coherente beleidsopvolging
geweest.
Nadat de takenanalyse uitgevoerd is, zal moeten overgegaan worden tot een definitief
organigram voor de directie. Er zal moeten uitgemaakt worden of er moet gewerkt worden
met de indeling in een risico-organigram, zoals voorgesteld in het plan van de directeur-
generaal (er wordt hierin voorgesteld om te werken met drie afdelingen: chemische risico’s,
microbiologische risico’s en etikettering) ofwel of een matrix structuur meer op zijn plaats is
(een aantal verticale domeinen, e.g. per productieplaats: melkinrichting, uitsnijderij,
kleindistributie, grootdistributie aangevuld met horizontale onderwerpen zoals contaminanten,
traceerbaarheid, autocontrole, …).
B. Logistiek
Qua huisvesting heeft de directie al het nodige materiaal, op een aantal bureaus na voor de
nieuwe medewerkers die begin september verwacht worden. De verhuis van alle entiteiten in
één centraal gebouw draagt zeker bij tot een betere samenwerking.
Er dient wel een oplossing gezocht te worden voor een gemeenschappelijke ontvangst van
bezoekers op de verdieping waar de directie gehuisvest is en er dienen concrete afspraken
gemaakt te worden met de andere “bewoners” omtrent verdeling van post. Een systeem om
post te identificeren bestaat hic et nunc niet; ook is tot op heden nog geen rekening gehouden
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 14 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
met de wet op de elektronische handtekening (omzetting van de elektronische handtekening
en wijziging van het burgerlijk wetboek artikel 1332) en welke impact dit zal hebben op de
binnenkomende en uitgaande post van de directie.
C. ICT
De directie heeft nood aan een gemeenschappelijke directory waarop de bestanden kunnen
opgeslagen worden. Momenteel is die niet aanwezig met als gevolg dat iedereen zijn
bestanden binnen eigen directories opslaat wat de transparantie zeker niet ten goede komt. In
het kader van thuiswerk, dienen de portable computers aangesloten te worden via een
ADSL/Bilan lijn zodat de medewerkers vanuit een andere werkomgeving toegang hebben tot
de noodzakelijke bestanden. Verder zijn er geen problemen qua infrastructuur op ICT niveau.
3.4. Toekomstige situatie van de directie (TO BE)
De directie schrijft zich volledig in in de BPR die in september formeel van start zal gaan. De
uitdaging zal erin bestaan om de processen tussen de directies van het Bestuur Controlebeleid
te herdenken zodat er meer horizontaal kan gewerkt worden. De directie moet ook verder
kijken dan haar eigen bevoegdheidsterrein en de link met de FOD, Afdeling Levensmiddelen
durven leggen. Dit houdt in dat dubbel werk moet vermeden worden en dat een duidelijke
bevoegdheidsverdeling moet opgesteld worden, rekening houdende met het protocol dat is
opgesteld tussen FAVV en de FOD.
Het personeelsmanagement is de kernsleutel tot het succes van de directie. Aangezien de
Copernicus hervorming grotendeels is doorgevoerd voor niveau C & B, maar nog niet voor
het niveau A zal de uitdaging erin bestaan om via verantwoordelijkheden en inhoudelijk werk
de medewerkers toch te blijven motiveren. In het kader van dit management- en operationeel
plan zal er ook gewerkt worden met persoonlijke objectieven.
Het is de taak van de directeur dat zijn medewerkers in harmonie kunnen samenwerken om
zo de doelstellingen optimaal te bereiken. Er dient een gezond evenwicht nagestreefd te
worden tussen het professioneel en het privé leven. De directie wil een voortrekkersrol spelen
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 15 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
binnen het concept van “thuiswerking”. De materie waarvoor de directie verantwoordelijk is
leent zich daar uitermate toe.
Een elektronische tool moet ontwikkeld worden waarbij alle beleidsmedewerkers van de
directie met de andere beleidsmedewerkers van het bestuur gegevens kunnen uitwisselen.
3.5. Processen
De processen van de directie dienen in kaart gebracht te worden. Hieronder is een eerste
globale benadering weergegeven:
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 16 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
Voornaamste processen
Productnormen Advies op wetsvoorstellen en KB’s et contaminanten die onder de bevoegdheid vallen van FAVV
Protocollen- Contrôle voor en door derden- Uitwisseling van informatie
Advies vragen
infoinformatie en overleg
advies Evaluatie van risico’s - risico-beheer
- reglementeringen
-programma - problèmes structurels -structurele problemen-Contrôle op de autocontrole
- auditmethodologie
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 17 van 56
FOD Veiligheid van de Voedselketen
Internationale ZakenDerdenRégio’s
Directie Transformatie en Distributie (via Directie-generaal)
Wetenschappelijk Comité
DatabankenBeroepssectoren
DG CONTROLE
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
De eerste kernactiviteit (risico-evaluatie en opstellen controleprogramma) is hieronder
schematisch weergegeven:
Items in het rood en onderstreept hebben betrekking op het Bestuur Controlebeleid
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 18 van 56
Inzameling resultaten audits/analyses
Evaluatie gegevens door directie: risico-evaluatie
Opstellen Controleprogramma partim 1 Analyses en partim 2 Inspecties/Audits
Input Wetenschappelijk Comité
Controleplan opstellen
Uitvoeren van de audits/inspecties en analyses
Databanken
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
De tweede kernactiviteit (controle op de autocontrole) is eveneens hieronder schematisch
weergegeven:
Ja Neen
Ja Neen
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 19 van 56
Indienen van het lastenboek/Goede Gidsen Praktijk door aanvrager gebaseerd op de “Criteria Lastenboeken”
Onderzoek door de Cel « Validatie lastenboeken »
Voldoet document aan basisvereisten?
Document terug naar auteur voor aanpassing
Officiële validatie ; inlichten aanvrager en Belac
Aanvraag bij Belac door CI en/of inspectie-instelling voor accreditatie volgens norm x en lastenboek y
Accreditatie-audit voldoet ?
CI en of inspectie-instelling is geaccrediteerd
Extra onaangekondigde
FAVV inspectie-audits bij CI/inspectie-
instelling
CI of Inspectie-instelling doet de nodige aanpassingen
Wetenschappelijk Comité
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
Ja Neen
Er dient daarnaast ook een proces ontwikkeld te worden voor de bedrijven die niet zullen
werken via sector-erkende lastenboeken/gidsen. Dit proces is nauw gelinkt met het
ontwikkelen van gestandaardiseerde auditprocedures en de financiering.
3.6. Strategische en operationele objectieven
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 20 van 56
Aanvraag van bedrijf bij CI en/of inspectie-instelling voor certificatie/inspectie volgens lastenboek
Certificatie- en/of inspectieaudit voldoet ?
Resultaat audit negatief : aanpassing door bedrijf
Bedrijf gecertificeerd
Input gegevens in databank FAVV
Bepaling jaarlijkse bijdrage bedrijf door Juridische Dienst & Budget & Beheer
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
De onderstaande boordtabel bestaat uit twee grote luiken: enerzijds is er het Management- en
Operationeel Plan van de directeur-generaal Gilbert Houins waarin strategische objectieven
geformuleerd worden voor 2003 en de vertaling hiervan binnen de directie Transformatie en
Distributie van de Voedingsmiddelen en anderzijds de eigen strategische doelstellingen met
afgeleide operationele doelstellingen voorgesteld door de Directie.
De strategische doelstellingen tot 2006 zijn:
Strategische doelstellingen van het Bestuur:
S.D.1:Opstellen van een personeelsplan;
S.D.2.: Vorming van het personeel
S.D.3: Ontwikkelen en implementeren van een vernieuwde controlepolitiek
S.D.4.: Optimaliseren van de activiteiten van het Wetenschappelijk Comité
S.D.5: Optimalisatie van de externe relaties
S.D.6: Input bij het ontwikkelen van een financieringssysteem voor het FAVV
S.D.7: Omzetting in Belgische wetgeving van EU-richtlijnen
S.D.8: Integratie van de databanken
Strategische doelstellingen van de directie:
S.D.9: Ervoor zorgen dat de directie aanvaard wordt als volwaardige gesprekspartner door de
beroepssectoren
S.D.10: De directie optimaal laten functioneren
Enkel voor de S.D. 4 “Wetenschappelijk Comité” zijn er geen operationele doelstellingen
binnen de directie geformuleerd.
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 21 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
Strategische
doelstelling
Bestuur (B) of
Directie (D)
Verantwoorde
lijke
Operationele
doelstelling
Bestuur
Operationele
doelstelling Directie
Limietdatum Controle door x op
datum:……..
Opmerkingen
S.D.1: Realiseren
van een
personeelsplan
voor de directie-
generaal (B)
Gilbert Houins .O.D.1.1: Opzetten van een
onthaalstructuur binnen de
DG
.O.D.1.2.: opmaken van de
functiebeschrijvingen en
bepaling FTE
O.D.1.1.1: Uitwerken
van een onthaalstructuur
voor nieuwe
medewerkers
.OD.1.2.1.: Bepaling van
FTE; opstellen
functiebeschrijvingen en
vastlegging organigram
.OD.1.3.1: Uitwerken
van een pilootproject
voor “thuiswerking”
2003-09-01
2003-12-15
2004-05-01
Kwaliteitsmedewerker
Bestuur Algemene
Diensten, Personeel &
Organisatie, 2003-12-30
Bestuur Algemene
Diensten, P&O, 2004-
06-01
Via het concept
“takenanalyse”
.Samenwerking met
HRM is nodig
S.D.2: Vorming Gilbert Houins .O.D 2.1. Bijdrage van het O.D.2.1.1.: Voor iedere 2004-02-15 Bestuur Algemene .KSF 1
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 22 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
van het personeel
(ervoor zorgen dat
het Bestuur over
competente
medewerkers
beschikt) (B)
Bestuur in het Algemeen
Vormingsplan van het
FAVV en in werking
stelling
medewerker een
vormingsplan op korte,
middellange en lange
termijn opstellen via
ontwikkelcirkels
O.D.2.1.2.: Er voor
zorgen dat alle
beleidsmedewerkers
maximale
informatievoorziening
hebben via een “bulletin
board” type Black Board
of I-chain
2004-06-01
Diensten, Personeel &
Organisatie
DG, 2004-07-15
Samenwerking met
Stafdienst Interne
Communicatie en
ICT is nodig
.
S.D.3.:
Ontwikkelen en
implementeren van
een vernieuwde
controlepolitiek
(B)
Gilbert Houins O.D.3.1. : ontwikkelen van
een systeem voor de
registratie van alle actoren
binnen de voedselketen
O.D.3.1.1: ontwikkelen
van een systeem voor de
registratie van alle
actoren voor de
verwerkende en de
distributiesector
2004-03-01 DG, 2004-03-30 .KSF2; limietdatum
later dan 2003-07-
01
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 23 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
O.D.3.2. Ontwerp van een
besluit op de autocontrole
voor de volledige
voedselketen
O.D.3.3. Ontwerp van
reglementering i.v.m.
traceerbaarheid doorheen de
ganse voedselketen
O.D. 3.4. Ontwikkeling van
O.D.3.2.1.: ontwikken
van een systeem voor de
controle op de
autocontrole
O.D.3.3.1.: Uitwerken
van een haalbaar
systeem van
traceerbaarheid voor
transformatiebedrijven
en distributiesector
O.D.3.3.2.: Meewerken
aan het ontwikkelen van
een strategie voor
uitvoeren van onderzoek
O.D.3.4.1. Verdere
2003-12-30
2004-06-01
2004-02-01
DG, 2004-01-15
DG, 2004-07-15
DG, 2004-04-01
.KSF3;
samenwerking met
Belac en Bestuur
Algemene Diensten
(financiering)
onontbeerlijk
KSF2, wijkt af van
limietdatum 2003-
02-01
Moet in
samenwerking
gebeuren met FOD,
DG4, Contractueel
Onderzoek
Samenwerking met
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 24 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
een geïntegreerd
controleprogramma
O.D.3.5. Op punt stellen
van nieuwe auditpocedures
uitwerking van de
horizontale cel
“Controleprogramma”
doorheen de drie
directies
O.D.3.5.1: ervoor zorgen
dat de controle op de
autocontrole homogeen
verloopt en dat er een
duidelijke link is met
lastenboeken en
wetgeving
2003-12-30
2003-12-30
DG, 2004-01-15
Stafdienst Interne Audit,
2004-01-15
andere directies is
nodig; KSF: plaats
van de cel in het
organigram
Medewerking van
andere directies en
Controle is nodig
S.D.5:
Optimalisatie van
de externe relaties
(B)
Gil Houins O.D.5.1.: Opmaken van een
inventaris van alle actoren
O.D.5.2: Protocol met de
Zie O.D.3.1.1.
O.D.5.2.1: Protocol
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 25 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
Gewesten en andere
autoriteiten
O.D.5.5. Contacten met
homologe instanties et
vertegenwoordiging in het
buitenland
Zuivel met Gewesten
implementeren
O.D.5.2.2.: Protocol met
FOD Financiën:
samenwerking GIP
O.D.5.2.3:
Overlegstructuur
opstarten met de FOD
Volksgezondheid
O.D. 5.2.4.: Protocol
afsluiten samenwerking
FANC
O.D.5.5.1.: Afspraken
met Stafdienst
Internationale Zaken
omtrent
vertegenwoordiging op
2003-12-01
2004-02-01
2003-11-01
2003-10-01
2003-11-01
DG, 2004-01-01
DG, 2004-03-01
DG, 2003-12-01
DG, 2003-11-15
DG, 2003-12-01
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 26 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
het internationale niveau
S.D.6: Input bij het
ontwikkelen van
een
financieringssystee
m voor het FAVV
(B)
Gil Houins O.D.6.1.: Ontwikkelen van
objectieve criteria in het
kader van de toepassing van
de financieringswet
O.D.6.1.1.: Synergie
ontwikkelen met de
controle op de
autocontrole (zie ook
O.D.3.2.1.)
2003-12-30 DG, 2004-01-15 .KSF3;
samenwerking met
Belac en Bestuur
Algemene Diensten
(financiering)
onontbeerlijk
S.D.7: Omzetting
in Belgische
wetgeving van EU-
richtlijnen (B)
Gilbert Houins O.D.7.1.: Ontwerpen van
besluiten of van
omzendbrieven
O.D.7.1.1: Een
methodologie
ontwikkelen om de
omzetting van richtlijnen
binnen de gestelde
termijnen uit te voeren
2004-01-01 Juridische Dienst,
200402-15
Samenwerking met
de Juridische Dienst
en staf DG
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 27 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
O.D.7.2. Informatie naar de
sectoren
O.D.7.2.1.: Ontwikkelen
van een
communicatiemiddel
naar de sectoren die
onder bevoegdheid van
de directie vallen
(sectornieuwsbrief)
2004-12-30 2005-02-15 Samenwerking met
Stafdienst Externe
Communicatie
S.D.8: Integratie
van de databanken
(B)
Gilbert Houins O.D.8.1. Herdefiniëring van
de structuur en de inhoud
van de databanken
O.D.8.1.1.: zie
O.D.3.1.1.
S.D.9: Ervoor
zorgen dat de
directie wordt
aanzien als
volwaardige
gesprekspartner
door de
beroepssectoren
(D)
Geert De Poorter O.D.9.1.1.: Ontwerpen
van een permanent
overlegplatform met de
verschillende
beroepssectoren
O.D.9.1.2.: Ondervragen
van de stakeholders en
tevredenheidsenquête
2004-10-01
2005-01-01
Permanente controle
door de
perswoordvoerders
Recurrente
activiteit, iedere drie
jaar (op te nemen in
de BPR)
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 28 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
S.D.10. De directie
optimaal laten
functioneren (D)
Geert De Poorter O.D.10.1.:
Implementeren van een
kwaliteitssysteem
O.D.10.2.: Ontwikkelen
van een
zelfevaluatiesysteem
O.D. 10.3: Uitwerken
van een systeem
Balanced Score Cards
O.D.10.4: Uitwerken
van een praktisch
concept om de risico’s te
detecteren, te evalueren
en te reduceren
O.D.10.5: Uitwerken
van een systeem om de
dagelijkse werking te
2005-01-01
2004-06-01
2004-06-01
2005-01-01
2004-04-01
Dienst Kwaliteitszorg;
2005-03-01
Extern bureau dat CAF
audits doet; 2004-09-01
P&O, Afdeling
Ontwikkeling
Interne Audit,
permanente basis
Stafdienst
Kwaliteitszorg, 2004-06-
Samenwerking met
Stafdienst
Crisispreventie en
Crisisbeheer is
nodig
Samenwerking met
de andere directies
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 29 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
volgen via een
prioriteitencode
01 is nodig
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 30 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
4. Operationeel plan (actieplan: projecten en activiteiten) met prestatie-
indicatorenBelangrijk: voor wat de prestatie-indicatoren betreft wordt in deze versie van het plan enkel
meegedeeld op wat men zich zal baseren om het project/activiteit te evalueren. Een
streefwaarde (optimum prestatie-indicator) en voorafgaandelijk een “nulmeting” zullen
vastgelegd worden in de volgende versie.
Deze indicatoren geven de evolutie van het proces weer in functie van de
doelstellingen. Deze indicatoren dienen meetbare elementen te omvatten
die periodiek in kaart worden gebracht.
Strategische
doelstelling
Bestuur (B) of
Directie (D)
Operationele
doelstelling
Directie
Projecten/Activiteiten Einddatum Prestatie-
indicator
S.D.1:
Realiseren van
een
personeelsplan
voor de directie-
generaal (B)
O.D.1.1.1:
Uitwerken van een
onthaalstructuur voor
nieuwe medewerkers
.OD.1.2.1.: Bepaling
van FTE; opstellen
functiebeschrijvinge
n en vastlegging
organigram
.OD.1.3.1:
Uitwerken van een
pilootproject voor
“thuiswerking”
.Toewijzen van een coach
.Algemene inleiding over de
werking FAVV en directie
.Ontwikkelen van een
“welkombrochure”
Project 5
“Sizing/Organigram”
Project 6 “Thuiswerking”
.Drie maanden na
indiensttreding
.2003-09-01
2003-12-15
2004-05-01
.Tevredenheidsenqu
ête van de nieuwe
medewerker
.Toetsen op
verstaanbaarheid
.Organigram,
boordtabel taken,
gevalideerde
functiebeschrijving
.Aantal dagen
thuiswerk i.f.v.
totaal te presteren
aantal dagen;
specifieke
rapporteringstool
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 31 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
thuiswerking over
geleverde prestaties
S.D.2: Vorming
van het
personeel
(ervoor zorgen
dat het Bestuur
over competente
medewerkers
beschikt) (B)
O.D.2.1.1.: Voor
iedere medewerker
een vormingsplan op
korte, middellange
en lange termijn
opstellen via
ontwikkelcirkels
O.D.2.1.2.: Ervoor
zorgen dat alle
beleidsmedewerkers
maximale
informatievoorzienin
g hebben via een
“bulletin board”
-Gesprekken organiseren met
alle medewerkers,
zesmaandelijkse frequentie
voor evaluatie, en bijsturing
-Horizontale opleidingen:
Outlook (iedereen), indicator
(niveau C), talen (niveau A)
-Projectfiche 7 “Bulletin
Board”
-2004-02-01 en
nadien permanent
2004-06-01
-Tevredenheid
medewerkers via
schaalsysteem
-% vormingsdagen
t.o.v. totaal aantal
werkdagen
-Dagelijks gebruik;
Slagen in examen
(talen)
.Aantal contacten
per directie per dag
.Aantal gebruikers
S.D.3.:
Ontwikkelen en
implementeren
van een
vernieuwde
controlepolitiek
(B)
O.D.3.1.1:
ontwikkelen van een
systeem voor de
registratie van alle
actoren voor de
verwerkende en de
distributiesector
O.D.3.2.1.:
ontwikken van een
systeem voor de
controle op de
autocontrole
-Nagaan wat de lacunes zijn
bij de verschillende actoren
-Via ontwerpen van
aangepaste wetgeving (KB,
MB, omzendbrieven) de
“registratielacunes” dichten
-Publicatie BS en
communicatie aan de
betrokkenen
Projectfiche 3
.2004-03-01
.2004-06-01
.2004-08-01
2003-12-30
-Aantal wetteksten
waarin actoren
vermeld zijn
-Aantal KB’s, MB’s
of omzendbrieven
-Snelheid van
publicatie (aantal
dagen); hoeveel
communicatiekanal
.Aantal stappen
tussen begin en
einde
.Doorlooptijd van
de validatie
.Klachten van de
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 32 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
O.D.3.3.1.:
Uitwerken van een
haalbaar systeem van
traceerbaarheid voor
transformatiebedrijv
en en
distributiesector
O.D.3.3.2.: Strategie
ontwikkelen voor
uitvoeren van
onderzoek
O.D.3.4.1. Opstarten
van een horizontale
cel
“Controleprogramma
” doorheen de drie
directies
O.D.3.5.1: ervoor
zorgen dat de
controle op de
autocontrole
homogeen verloopt
en dat er een
duidelijke link is met
Projectfiche 2
.Deelname aan de
overleggroep met de FOD
.Model afspreken met de
collega’s directeurs hoe de
prioriteiten worden bepaald
Projectfiche 1
Projectfiche 8
2004-06-01
2003-12-01
indieners
.Aantal
administratieve
boetes
.Aantal
taceeerbaarheidsmo
dules
.Aantal actoren die
een bepaald
systeem gebruiken
.Aantal
onderzoekspro-
jecten
.Gemiddeld bedrag
per project
.Verwachte return
en werkelijke return
uit ieder project
.algoritme
.toegankelijkheid
voor verschillende
mensen
.zesmaandelijkse
aanpassing
.werken met majors
en minors op
checklisten
.aantal verticale
auditprocedures
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 33 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
lastenboeken en
wetgeving
S.D.5:
Optimalisatie
van de externe
relaties (B)
O.D.5.1.: Opmaken
van een inventaris
van alle actoren (zie
O.D.3.1.1.)
O.D.5.2.1: Protocol
Zuivel met Gewesten
implementeren
O.D.5.2.2.: Protocol
met FOD Financiën:
samenwerking GIP
O.D.5.2.3:
Overlegstructuur
opstarten met de
FOD
Volksgezondheid
O.D. 5.2.4.: Protocol
afsluiten
samenwerking
FANC
O.D.5.5.1.:
Afspraken met
Stafdienst
Internationale Zaken
omtrent
vertegenwoordiging
op het internationale
niveau
.Overlegstructuur opstarten
.Comité opstarten
.Huishoudelijk reglement
opstellen
.Inventarisatie problemen
.Nagaan aanpassing wetgeving
.Praktische uitwisseling
informatie
.Protocol FAVV-FOD verder
detailleren
.Werkwijze vastleggen voor
informatie-uitwisseling
.Systeem uitwerken voor
mandaatgeving
.Inventarisatie taken
samenwerking
.Werkwijze afspreken
uitwisseling gegevens en
coördinaten
.Inventarisatie taken;
internationale organisaties en
who is who.
2003-12-01
2003-12-01
2003-11-01
2003-10-01
2003-11-01
.Duidelijkheid
huishoudelijk
reglement
.Aantal
vergaderingen
Protocol inhoud
.Aantal formele
contacten
.Protocol: inhoud:
werkbaarheid
.Organigram
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 34 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
S.D.6: Input bij
het ontwikkelen
van een
financieringssys
teem voor het
FAVV (B)
O.D.6.1.1.: Synergie
ontwikkelen met de
controle op de
autocontrole (zie ook
O.D.3.2.1.)
Projectfiche 3 “Validatie van
Lastenboeken”
2003-12-30 .Bonus malus
systeem
.Relatie tussen vaste
dotatie en externe
financiering door de
sectoren
S.D.7:
Omzetting in
Belgische
wetgeving van
EU-richtlijnen
(B)
O.D.7.1.1: Een
methodologie
ontwikkelen om de
omzetting van
richtlijnen binnen de
gestelde termijnen
uit te voeren
O.D.7.2.1.:
Ontwikkelen van een
communicatiemiddel
naar de sectoren die
onder bevoegdheid
van de directie vallen
(sectornieuwsbrief)
Procedure schrijven over de
levensloop voor de omzetting
van een richtlijn
Projectfiche 8
“Sectornieuwsbrief"
.2004-01-01
2004-12-30
.75 % van de om te
zetten richtlijnen
effectief ook
omzetten in
nationale wetgeving
.Toets van de
verstaanbaarheid
doorstaan
.Aantal
nieuwsbrieven
.Leesbaarheid
S.D.8: Integratie
van de
databanken (B)
O.D.8.1.1.: zie
O.D.3.1.1.
S.D.9: Ervoor
zorgen dat de
directie wordt
aanzien als
volwaardige
gesprekspartner
door de
beroepssectoren
en de
consumentenorg
anisaties en vice
O.D.9.1.1.:
Ontwerpen van een
permanent
overlegplatform met
de verschillende
beroepssectoren
O.D.9.1.2.:
Ondervragen van de
.Sectoren en subsectoren
inventariseren en aanschrijven
+bezoeken
.Kalender vastleggen
.Rapporteringstool vastleggen
.Template file maken voor de enquête.Vaststellen bij wie men de
.2004-10-01
.2005-01-01
Aantal sectoren
Aantal
vergaderingen
Aantal knelpunten
Snelheid waarmee
knelpunten
weggewerkt worden
.Aantal antwoorden
op de enquêtes
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 35 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
versa stakeholders en
tevredenheidsenquêt
e
enquête gaat afnemen..Rol van het Raadgevend Comité duidelijk beschrijven.Ontwikkelen van indicatoren i.v.m. voedselconsumptiepeiling
.Mogelijkheid tot
statistische
verwerking van de
resultaten
S.D.10. De
directie
optimaal laten
functioneren (D)
O.D.10.1.:
Ontwikkelen en
Implementeren van
een
kwaliteitssysteem
O.D.10.2.:
Ontwikkelen van een
zelfevaluatiesysteem
O.D. 10.3:
Uitwerken van een
systeem Balanced
Score Cards
O.D.10.4: Uitwerken
van een praktisch
concept om de
risico’s te detecteren,
te evalueren en te
deduceren
O.D.10.5: Uitwerken
van een systeem om
de dagelijkse
werking te volgen
via een
prioriteitencode en
blad verslaggeving
Project 4 “Kwaliteitssysteem”
algemeen
Project 4 “Kwaliteitssysteem”
sub-partim “interne audit”
Project 4 “Kwaliteitssysteem”
sub-partim “eerste lijns
controle”
Project 4 “Kwaliteitssysteem”
sub-partim “preventieve en
correctieve acties”
Project 4 “Kwaliteitssysteem”
sub-partim “dagelijkse
opvolging”
2005-01-01 .CAF evaluatie met
“gunstig” resultaat;
.Certificaat van het
extern geëvalueerde
systeem
Driemaandelijks
nagaan of de
objectieven gehaald
werden
Is een prestatie-
indicator op zich
.Aantal kritische
punten binnen de
organisatie
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 36 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
5. Risico’s en maatregelen
Risico-management moet omschreven worden als een mogelijke toekomstige gebeurtenis die
een impact kan hebben op het bereiken van de doelstellingen. Om dit te evalueren wordt
gebruik gemaakt van onderstaande formule:
Prioriteit = Waarschijnlijkheid + Impact + Controleerbaarheid
Waarde
Type1 2 3 4 5
Inschatting van de
waarschijnlijkheid
Zeer
onwaarschijnlijk
Onwaarschijnlijk Neutraal Waarschijnlijk Zeer
Waarschijnlijk
Inschatting van de
impact
Weinig impact op
kosten, planning,
performantie
Beperkte impact Significante
impact op de
baseline van de
doelstelling
Zeer significante
impact op de
baseline van de
doelstelling
Doorslaggevende
impact,
waarschijnlijk
mislukking van
de doelstelling
Inschatting van de
controleerbaarheid
Quasi
vergelijkbaar
m.b.v. specifieke
acties
Eerder
controleerbaar
m.b.v. specifieke
acties
Matig
controleerbaar
m.b.v. specifieke
acties
Eerder
oncontroleerbaar
door de
organisatie
Oncontroleerbaar
door de
organisatie
Plannen in het kader van beter besturen kunnen slechts slagen als aan een aantal
succesfactoren voldaan is. De ene succesfactor is belangrijker dan de andere, vandaar dat die
succesfactoren die de grootste impact hebben als kritisch worden bestempeld. Hieronder
worden een aantal KSF weergegeven die absoluut moeten vervuld zijn, willen de
doelstellingen van de directie vervuld geraken.
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 37 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
Inschatting strategische risico’sStrategisch risico Impact
(I)(1-5)
Waarschijnlijk
heid (W) (1-5)
Controleerbaar
heid (C ) (1-5)
Prioriteit
(I+W+C)
1.Toegewezen middelen
staan niet in relatie met de
doelstellingen voor 2003-
2006
5 2 4 11
2. Opvulling nodige
competenties via externe
recrutering of kennistransfer
op korte termijn onmogelijk
4 2 2 8
3. Dialoog met de sectoren
komt niet van de grond
3 2 3 8
4. Het niet tijdig inpassen
van de management- en
operationele plannen en een
niet gelijke uitvoering
2 3 2 7
5. Heterogeniteit van de
transformatie en
distributiesector
3 2 1 6
De BPR moet zich concentreren rond die processen die het meest risicovol zijn.
Er moet tevens een model ontwikkeld worden waarin onderstaande elementen moeten naar
voren komen:
*hoe identificeren wij op structurele wijze risico’s?
*hoe en waar worden de risico’s geregistreerd?
*hoe worden risico’s geëvalueerd?
*hoe worden risico’s opgevolgd en hoe gebeurt de rapportering?
*hoe worden de medewerkers “risico-bewust”?
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 38 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
Daarnaast vindt men hieronder een aantal kritische succesfactoren die moeten vervuld zijn.
KSF 1: Personeel-vervanging lange tijd op voorhand bij statutaire medewerkers
KSF 2: Informatica-Databanken
De directie zal maar optimaal kunnen functioneren als er een weldoordachte politiek gevoerd
wordt qua databank beheer. Enerzijds moeten de databanken voldoende krachtig zijn om meer
dan 150 000 operatoren die onder de bevoegdheid vallen van de directie te borgen, maar
anderzijds moeten er ook tools ter beschikking gesteld worden om de databanken te
“ondervragen”.
KSF3: Horizontale samenwerking
Heel wat elementen/taken die de directie aanbelangen vindt men tevens terug bij de directies
planten en veiligheid van de planten enerzijds en dierlijke productie en veiligheid van de
dierlijke productie. Om dubbel werk te vermijden zullen er horizontale cellen moeten
opgericht worden doorheen de drie directies. De bereidheid moet aanwezig zijn bij de drie
directies om een stuk “terreinbezetting” te willen afstaan.
KSF 4: Budget
Efficiënt werken betekent vooral de nodige logistieke middelen ter beschikking hebben op het
terrein en beschikken over een zeer performante interne informatiestructuur. Als het budget
niet (of in onvoldoende mate) ter beschikking gesteld wordt, dan wordt dit een kritische
factor.
6. Financieel aspectIn de begroting 2003 is er nog geen apart budget voor de verschillende directies voorzien,
aangezien er nog met een macrobudget op het niveau van het Agentschap gewerkt wordt.
Voor de begroting 2005 zal er wel in een allocatie van financiële middelen aan de directies
voorzien worden. Daarom kunnen in een eerste fase geen echte financiële implicaties aan dit
plan verbonden worden. Dit zal zeker moeten aangepast worden in 2004.
7. Werkmethodologie
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 39 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
Binnen de Directie Transformatie en Distributie van de Voedingsmiddelen zal vanaf 2003-09-
01 gestart worden met de invoering van een kwaliteitssyteem volgens het EFQM-model en de
ISO-9001 (editie 2000) standaard. De architectuur moet dermate open zijn dat binnen twee tot
drie jaar het gehanteerde kwaliteitssysteem kan ingepast worden in het algemeen
kwaliteitssyteem van het FAVV en dat uitgewerkt wordt door de Stafdienst Kwaliteitszorg.
Daarnaast wordt voor het operationele werk het MAPE model gebruikt dat gelinkt wordt aan
KPI’s en KSF.
M(iddelen) A(ctiviteiten) P(restaties) E(evaluatie)
Het MAPE model is een vertaling van de Deming cirkel van continue verbetering
De evaluatie zal gebeuren op procedureel vlak door de Stafdienst Interne audit, door de eigen
Directie volgens het CAF-principe en door de Directeur-generaal in het kader van de
mandaatfuncties. De CAF methodologie laat toe om via vijf specifieke domeinen via een
eenvoudig evaluatierooster een eigen inschatting te maken van de effectiviteit van de
organisatie. De externe evaluatie op operationaliteit zal geschieden d.m.v. de simulatie en een
externe beoordelaar. Hieruit kan dan de effectiviteit gegenereerd worden, ten vroegste medio
2004.
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 40 van 56
MedewerkersLogistieke middelen
OverleggenAnalyserenDeduceren
Taken uit te voeren door de medewerkers
CAF, interne auditEvaluatie d.m.v. simulatie
Plan
Do
Check (Study)
Act
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
Het ontwikkelen van een éénduidige prestatiemethodologie is een belangrijke doelstelling,
waarbij er zorg voor moet gedragen worden dat de kostprijs van de prestatiemeting niet hoger
ligt dan de return die de prestaties opleveren.
Nee
Ja
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 41 van 56
Normen en methoden vastleggen voor het meten van resultaten
Resultaten metenVoldoen de resultaten aan de normen?
Corrigerend optreden
Niet ingrijpen
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
BijlagenBijlage 1: Definities
BPR: Business Process Re-Engineering (= Verbeterplannen): een geïntegreerd geheel van
veranderingen binnen een duidelijk afgebakend tijdsperspectief die een reeks functionele
objectieven nastreeft in relatie tot de strategische en operationele doelstellingen van het
managementplan
Crisis: kan algemeen gedefinieerd worden als een ernstige bedreiging van de basistructuren
of van de fundamentele waarden en normen van een sociaal systeem, welke bij een geringe
beslissingstijd en bij een hoge mate van onzekerheid noopt tot het nemen van kritieke
beslissingen (Rosenthal, 1984);
Efficiëntie: de relatie tussen prestaties of activiteiten enerzijds en de middelen anderzijds;
Effectiviteit: de relatie tussen de prestaties of activiteiten enerzijds, en de effecten anderzijds;
Input (= middelen) : verzamelnaam voor alle menselijke, materiële en immateriële inbreng die
nodig is voor het opstarten en uitvoeren van een activiteit
Key Performance Area (= sleutelfactoren): zijn de elementen van een unit of een organisatie
die moeten functioneren, wil het geheel slagen.
Operationele Doelstelling: Is een doelstelling op korte (1 jaar) of middellange termijn (2-3
jaar) die wordt uitgedrukt in resultaatstermen, SMART is en vertaald wordt in interne
prestaties met streef- en ijkpunten
Prestatiemeting: het meten (kwantitatief of kwalitatief) van de prestaties die een organisatie
levert in het kader van de beleidsuitvoering die haar werd opgedragen
Prestatie (= output) : Producten en/of verstrekte diensten die het directe gevolg zijn van een
bepaalde activiteit
Strategische Doelstelling: Is een objectief op lange termijn (5 jaar), dat voornamelijk een
extern effect (naar de burger/consument) beoogt en dat wordt uitgedrukt in resultaatstermen
en SMART is
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 42 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
Bijlage 2: Gebruikte afkortingen
CAF: Common Assessment Framework (auto-evaluatie systeem)
DG: Directoraat-generaal
EFQM: European Foundation Quality Model
EU: Europese Unie
FANC: Federaal Agentschap voor de Nucleaire Controle
F.A.V.V.: Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen, afgekort tot
Agentschap
FOD: Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en
Leefmilieu
FTE: Full Time Equivalent (= aantal voltijdse medewerkers)
GGO: Genetisch Gewijzigde Organismen
KB: Koninklijk Besluit
KPI: Key Performance Indicator (= Kern Performantie Indicator)
KSF: Kritische Succes Factor (= Kritische Sucesfactor)
MAPE: Middelen, Activiteiten, Prestaties en Evaluatie
OD: Operationele Doelstelling
PCE: Provinciale Controle Eenheid
SD: Strategische Doelstelling
SLA: Service Level Agreement
SMART: Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time Based
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 43 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
Bijlage 3: Functiebeschrijvingen
FUNCTIEBESCHRIJVING
1. Identificatiegegevens :Functiebenaming ExpertFederale Overheidsdienst : FAVVDienst : Directie “Transformatie en Distributie van Voedingsmiddelen”Functiehouder : Handtekening : Goedkeuring hiërarchie : Handtekening : P&O : Datum
Handtekening :
2. Doel van de functie Bijdragen aan de veiligheid van de voedselketen door regelgevingen uit te werken en op te volgen, resultaten van controleplans op te stellen en te verwerken en voor de operatoren en voor de Directie-generaal Controle bestemde hulpmiddelen te ontwikkelen.
3. Resultaatgebieden :
Permanente resultaatgebieden :
Als ontwerper voor de gebieden verwerking en distributie van levensmiddelen: de wetgevingen uitwerken, opvolgen, mededelen en interpreteren om zo aan de
controleurs en de sectoren een duidelijke en begrijpelijke rechtsgrondslag ter beschikking te stellen die zij nodig hebben om hun activiteiten met aandacht voor de voedselveiligheid te kunnen uitoefenen
op basis van risicoanalyses controle- en bewakingsprogramma’s en preventiecampagnes uitwerken zodat de Directie-generaal Controle kan beschikken over de gegevens die zij nodig heeft om de controle op de naleving van de wettelijke voorschriften inzake voedselveiligheid te kunnen organiseren
procedures uitwerken ten behoeve van de Directie-generaal Controle om zo bij te dragen aan een geharmoniseerde toepassing van de wetgeving en de besluiten van de Directie-generaal Controlebeleid
bijdragen aan het opzetten van databanken zodat de structuur daarvan voldoet aan de noden van de ambtenaren die ze moeten gebruiken
Als beoordelaar voor de gebieden verwerking en distributie van levensmiddelen: in samenwerking met het Wetenschappelijk Comité van het FAVV de door de sectoren
uitgewerkte procedures beoordelen om zo de bijdrage daarvan aan de voedselveiligheid te optimaliseren
de databanken gebruiken en de resultaten van de controles beoordelen om de toestand
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 44 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
3. Resultaatgebieden :
inzake voedselveiligheid op een representatieve manier weer te geven en aan het Wetenschappelijk Comité de gegevens te bezorgen die nuttig zijn om risicobeoordelingen uit te voeren
Als onderhandelaar voor de gebieden verwerking en distributie van levensmiddelen: met de beroepsverenigingen informatie uitwisselen en overleg plegen met het oog op de
uitwerking van nieuwe regelgevingen en de toepassing van de bestaande regelgevingen deelnemen aan internationale technische vergaderingen
Belangrijkste projecten of tijdelijke resultaatgebieden :Bijdragen aan de integratie van de Diensten in het FAVV
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 45 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
4. Competentieprofiel :
Technische kennis vereist voor de functie :
1. Kennis van basiscomputerprogramma’s2. Talenkennis (Frans en/of Nederlands, Engels aanbevolen)
Persoonlijke competenties :functiespecifieke competenties :
Grondige competentie in ten minste één van de volgende gebieden- levensmiddelen (technologie, distributie en markt) en desbetreffende wetgeving- autocontrole- en traceerbaarheidsprocedures voor levensmiddelen.- risicoanalyse.
generieke competenties : - verantwoordelijkheidsgevoel en zin voor initiatief- geschiktheid om zelfstandig en in een veelzijdig team te werken- loyaliteit- klantgerichtheid- verwezenlijking van doelstellingen- bereidheid tot het volgen van opleidingen- schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheid
5. Organogram : Zie bijlage
/
6. Beslissingsbevoegdheden : De verschillende bevoegdheden kunnen thans niet worden omschreven
7. Arbeidsvoorwaarden :
Graad : Rang : Toelagen/premies :
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 46 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
8. Bijkomende informatie :
Diploma en/of opleidingsniveau vereist voor de functie : - Universiteitsopleiding in een wetenschappelijke richting (landbouwkundig ir., bio-ingenieur,
ingenieur scheikunde en landbouwindustrieën, dierenarts, licentiaat biologie of scheikunde) of hoger onderwijs van het lange type van universitair niveau in een van de vermelde richtingen (industrieel ingenieur)
Ervaring vereist voor de functie : Enige ervaring in een van de vermelde gebieden is wenselijk
1.Identificatiegegevens:
Functiebenaming : Kwaliteitsmedewerker
Federale overheidsdienst: FAVV
Dienst: Directie Transformatie en Distributie van Voedingsmiddelen
Functiehouder:
Validering hiërarchie :
P&O:
2. Doel van de functie:
De kwaliteitsverantwoordelijke is volledig verantwoordelijk voor het opzetten, implementeren en borgen van het kwaliteitssysteem volgens de kwaliteitsnorm. Hij/zij heeft een adviserende en controlerende functie in de gehele directie voor alles wat direct en indirect met het kwaliteitsgebeuren te maken heeft. Hij/zij rapporteert rechtstreeks en schriftelijk aan de Directeur met meldingsplicht de directeur-generaal.
3. Resultaatgebieden:Het kwaliteitshandboek wordt opgesteld door de kwaliteitsverantwoordelijke. De bijhorende teksten worden (voor zover ze niet door hem/haar zijn opgesteld)
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 47 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
goedgekeurd door de kwaliteitsverantwoordelijke.Zowel het beheer, de distributie als de archivering van alle teksten [inclusief de technische registraties] verbonden aan het kwaliteitssysteem zijn de taak van de kwaliteitsverantwoordelijke. (...) De kwaliteitsverantwoordelijke volgt de timing, uitvoering, verslaggeving, opvolging en registratie van de interne audits op. (...) Alle maatregelen welke zich opdringen naar aanleiding van Interne Audits worden door de kwaliteitsverantwoordelijke voorgesteld aan de Directeur. Hiërarchisch bevindt hij/zij zich onder het toezicht van de Directeur.
4. Competentieprofiel:Vereist niveau : niveau A
Vereist diploma : Bio-ingenieur, industrieel ingenieur, dierenarts, apotheker
Vereiste "training on the field" en duur van de training :Training en vorming in de vorm van een cursus over kwaliteitsborging van minstens 3 dagen of gelijkwaardig.
Vereiste kwalificaties en vaardigheden :Moet bekwaam zijn collega’s te motiveren en dient een grondige kennis te beschikken over kwaliteitsborging en de geldende normen.
Vereiste ervaring in een andere functie en/of graad:Nihil
5. Organogram:
Rapporteert rechtstreeks aan de directeur van de directie
6. Beslissingsbevoegdheden:Is bevoegd voor het nemen van alle beslissingen die te maken hebben met het kwaliteitssysteem
7. Arbeidsvoorwaarden: zie niveau A medewerker
Graad: Rang:
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 48 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
Toelagen/premies:
8. Bijkomende informatie:
1.Identificatiegegevens: Administratief medewerker (m/v) Directie Transformatie en Distributie van Voedingsmiddelen (niveau B)
Functiebenaming : Administratief medewerker
Federale overheidsdienst: FAVV
Dienst: Directie Transformatie en Distributie van Voedingsmiddelen
Functiehouder:
Validering hiërarchie :
P&O:
2. Doel van de functie:
3. Resultaatgebieden:
Permanente resultaatsgebieden :*vormt zich permanent bij in relationele databases en in de MS Office paketten*houdt de databanken actueel
Belangrijkste projecten of tijdelijke resultaatsgebieden :nihil
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 49 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
4. Competentieprofiel:
functie specifieke competenties: Minimum 2 jaar ervaring in het gebruiken van office applicaties (Word, Exell, Acess, Powerpoint)
Generieke competenties: Stiptheid Analytisch vermogen. Verwezenlijking van de doelstellingen. Goede mondelinge communicatie Mondelinge en schriftelijke communicatie. Overtuigen en onderhandelen. Loyauteit en integriteit.
5. Organogram:
6. Beslissingsbevoegdheden:
7. Arbeidsvoorwaarden:
Graad: Niveau BRang:Toelagen/premies:
8. Bijkomende informatie:
Diploma en/of opleidingsniveau vereist voor de functie: graduaatsopleiding
Ervaring vereist voor de functie: flexibel en bereidheid tot werken tijdens de weekends zeer goede kennis van relationele databases zeer goede kennis van Word en Powerpoint basiskennis van (of bereid zijn deze te verwerven op korte termijn) van de
tweede landstaal
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 50 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
Bijlage 4: Projectfiches
Het is de bedoeling dat de directie sturend werkt voor een aantal projecten die van belang zijn
voor de directie-generaal en voor haarzelf. Een project is een tijdelijk initiatief om een unieke
dienst te creëren en/of om verandering te introduceren. Bij de samenstelling van de
projectteams dient erover gewaakt te worden dat er voldoende “conceptuele” kennis aanwezig
is, naast “ervaringskennis” van het terrein. Dit vergroot het welslagen van een project.
Eens dat de projecten tot hun einde komen worden zij overgenomen via recurrente activiteiten
en wordt er een permanente structuur opgericht.
Een levenscyclus van een project is hieronder weergegeven:
Initieel idee Verantwoording: Scope,
.Economisch Planning en
.Technisch organisatie in
.Operationeel meer detail
.Politiek
Initiële fiche Bijgewerkte fiche Bijgewerkte fiche
1. Projectfiche Controleprogramma
2. Projectfiche Traceerbaarheid
3. Projectfiche Validatie van Lastenboeken
4. Projectfiche Kwaliteitssysteem
5. Projectfiche Sizing/Organigram
6. Projectfiche Thuiswerking
7. Projectfiche “Bulletin Board”
8. Projectfiche “Sectornieuwsbrief”
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 51 van 56
Business CaseIdee Projectplan Uitvoering Einde
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
9. Projectfiche “Auditprocedures”
Projectfiche 1: Controleprogramma
Sponsor van het project Geert De Poorter, samen met de twee andere
directeurs
Projectleider(s) Martine Jouret en Jacqueline Duculot
Deelnemers project .1 vertegenwoordiger Bestuur Controle
.1 vertegenwoordiger Bestuur Laboratoria
vertegenwoordigers drie directies
Controlebeleid
.1 vertegenwoordiger Wetenschappelijk
Secretariaat
.1 vertegenwoordiger Databanken
Partners en externe medewerkers 1. Biostatisticus en 1 programmeur (ICT)
Startdatum 2003/08/15
Einddatum 2003/12/30
Personeelskost Zie aparte Exell File
Projectfiche 2: Traceerbaarheid
Sponsor van het project Geert De Poorter, samen met de twee andere
directeurs en de directeur van de Stafdienst
Databanken binnen het Bestuur
Controlebeleid
Projectleider(s) Caroline De Praeter
Deelnemers project .Eén vertegenwoordiger Bestuur Controle
.vertegenwoordigers drie directies
Controlebeleid
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 52 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
.Eén vertegenwoordiger Databanken
.Eén vertegenwoordiger Bestuur Laboratoria
Partners en externe medewerkers 1 programmeur (ICT)
Startdatum 2003/08/15
Einddatum 2004/06/01
Kostprijs Zie aparte Exell File
Projectfiche 3: Validatie van lastenboeken
Sponsor van het project Geert De Poorter, samen met de twee andere
directeurs
Projectleider(s) Jacques Ingelram en Jacqueline Duculot
Deelnemers project .1 vertegenwoordiger Bestuur Controle
.vertegenwoordigers drie directies
Controlebeleid
.1 vertegenwoordiger Wetenschappelijk
Secretariaat
Partners en externe medewerkers Indieners lastenboeken / universiteiten
Startdatum 2003/08/15
Einddatum 2003/12/30
Kostprijs Zie aparte Exell File
Projectfiche 4: Kwaliteitssysteem
Sponsor van het project Geert De Poorter
Projectleider(s) Gerda Cneudt
Deelnemers project .Eén vertegenwoordiger Bestuur Controle
.Eén vertegenwoordiger Stafdienst
Kwaliteitszorg en Stafdienst Interne Audit
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 53 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
.Eén vertegenwoordiger Bestuur Laboratoria
Partners en externe medewerkers Externe Certificatiefirma
Startdatum 2003/09/01
Einddatum 2004/12/30
Kostprijs Zie aparte Excel File
Projectfiche 5: Sizing/Organigram
Sponsor van het project Geert De Poorter
Projectleider(s) Geert De Poorter
Deelnemers project .Alle leden van de directie/stafmedewerkers
directeur-generaal
.1 vertegenwoordiger DG Controle Directie
Hoofdbestuur
.1 vertegenwoordiger Staf Directeur-generaal
Controlebeleid
Partners en externe medewerkers Nihil
Startdatum 2003/08/15
Einddatum 2003/12/15
Kostprijs Zie aparte Exell File
Projectfiche 6: Thuiswerking
Sponsor van het project Geert De Poorter
Projectleider(s) Vicky Lefevre + lid HRM
Deelnemers project Van iedere directie één vertegenwoordiger
Partners en externe medewerkers Vakbonden
Startdatum 2003/09/01
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 54 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
Einddatum 2004/05/01
Kostprijs Zie aparte Exell File
Projectfiche 7: Bulletin Board
Sponsor van het project Geert De Poorter
Projectleider(s) Leen Rasschaert + Projectleider ICT
.Van iedere bestuursdirectie Controlebeleid
één vertegenwoordiger
.Eén vertegenwoordiger Databanken
.Eén vertegenwoordiger Internationale Zaken
Partners en externe medewerkers Externe consultant
Startdatum 2003/11/01
Einddatum 2004/06/01
Kostprijs Zie aparte Excel File
Projectfiche 8: Sectornieuwsbrief
Sponsor van het project Geert De Poorter + twee andere directeurs van
het Bestuur Controlebeleid
Projectleider(s) Gerda Ceudt + Externe Communicatie
.Van iedere bestuursdirectie Controlebeleid
één vertegenwoordiger
.Eén vertegenwoordiger Internationale Zaken
Partners en externe medewerkers
Startdatum 2003/11/01
Einddatum 2004/12/30
Kostprijs Zie aparte Exell File
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 55 van 56
Management- en operationeel plan Directie Transformatie en Distributie van VoedingsmiddelenVersie:01 definitief Datum van initiële opmaak: 2003-08-22
Projectfiche 9: Auditprocedures
Sponsor van het project Geert De Poorter
Projectleider(s) Geert De Poorter + Caroline De Praeter
.Van iedere bestuursdirectie Controlebeleid
één vertegenwoordiger
.Verschillende vertegenwoordigers van
Bestuur Controle
Partners en externe medewerkers Nihil
Startdatum Reeds gestart in 2002, het eigenaarschap
wordt door Geert De Poorter overgenomen op
2003/08/01
Einddatum 2004/12/30
Kostprijs Zie aparte Excel File
/tt/file_convert/5f255ea48ecffe183f452dcf/document.doc Pagina 56 van 56