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ACTA No. 21-2015. correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las
instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir
de las 8:30 horas del día 24 de setiembre del 2015; con la asistencia del señor
Javier Gómez Jiménez , Jefe del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidente
de la Comisión quien preside; Javier Salazar Sáenz, Historiador y de las señoras
Mellany Otárola Sáenz, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo
Nacional; Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios
Archivísticos Externos (DSAE) y Secretaria Ejecutiva de la Comisión; y Melissa
Méndez Montes, técnica del Departamento Servicios Archivísticos Externos quien
levanta el acta. Ausentes con justificación: el señor Dennis Portuguez Cascante,
Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional y Presidente de esta
Comisión Nacional; la señora Graciela Chaves Ramírez, Subdirectora General del
Archivo Nacional y Directora Ejecutiva de esta Comisión. Convocada asistente la
señora Wendy Martínez Jiménez, Encargada del Archivo Nacional del Registro
Nacional. Invitada: la señorita Camila Carreras Herrero, profesional del DSAE
asignada para el análisis de las tablas de plazos de conservación de documentos
presentadas por el Cised del Registro Nacional. Se deja constancia de que la
señora Mellany Otárola Sáenz, Técnica nombrada por la Dirección General del
Archivo Nacional, se incorporó a la sesión a partir de las once horas.-------------------
CAPÍTULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS.-----------------------------------
ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación del acta No. 20-2015.----------------
ACUERDO 1. Se aprueba con correcciones el acta No. 20-2015 del 10 de
setiembre del 2015. ACUERDO FIRME.--------------------------------------------------------
CAPÍTULO II. SOLICITUDES DE VALORACIÓN PRESENTADAS POR LOS
COMITÉS DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS.---------------------
ARTÍCULO 2.Oficio CISED2015-022 del 07 de setiembre del 2015 recibido el 10
de setiembre del 2015; suscrito por el señor Orlando Cervantes Benavides,
Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos
(Cised) del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, por medio del cual
presenta 8 tablas de plazo con 57 series documentales. La solicitud incumple con
los siguientes requisitos de forma establecidos en el instructivo para la elaboración
de tablas de plazos de conservación de documentos y/o valoraciones parciales:
Requisito N°1: El formulario de la tabla de plazos debe tener todas las columnas
debidamente cumplimentadas: En la tabla de plazos del subfondo Viceministerio
de Transportes y Seguridad Vial no completó adecuadamente las columnas de la
vigencia administrativa-legal en el Archivo Central, Cantidad y Fechas Extremas;
específicamente en las series documentales: Agendas de Consejos, Circulares y
Directrices y Copiador. Requisito N°8: Debe contar con el nombre y la firma del
jefe de la unidad productora, y el sello de esta unidad, en cada uno de los folios
que componen la valoración parcial. En la tabla de plazos de los subfondos
Auditoria General y Viceministerio de Transportes y Seguridad Vial, no se
consignó el nombre del Jefe de la Unidad Productora.--------------------------------------
ACUERDO 2.Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento Servicios Archivísticos Externos, el oficio CISED2015-022 del 07 de
setiembre del 2015 recibido el 10 de setiembre del 2015; suscrito por el señor
Orlando Cervantes Benavides, Presidente del Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos (Cised) del Ministerio de Obras Públicas y
Transportes, por medio del cual presenta 8 tablas de plazos con 57 series
documentales; para que lo asigne a un profesional para la revisión, el análisis y
preparación del informe de valoración correspondiente, el cual deberá ser
presentado ante este órgano de acuerdo con la metodología de valoración
aprobada en la sesión 51-2012 del 08 de noviembre del 2012. Enviar de este
acuerdo al señor Orlando Cervantes Benavides, Presidente del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Ministerio de
Obras Públicas acuerdo. ACUERDO FIRME.-------------------------------------------------
ARTÍCULO 3. Oficio CISED 2015-022 del 07 de setiembre del 2015 recibido el 10
de setiembre del 2015; suscrito por el señor Orlando Cervantes Benavides,
Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos
(Cised) del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, por medio del cual
presenta 2 valoraciones parciales con 20 series documentales. La solicitud
incumple con los siguientes requisitos de forma establecidos en el instructivo para
la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos y/o
valoraciones parciales: Requisito N°1: El formulario de la tabla de plazos debe
tener todas las columnas debidamente cumplimentadas: En la tabla de plazos del
subfondo Sede Regional de Cartago no se consignaron las fechas extremas de la
serie documental Libretas de Campo.-----------------------------------------------------------
ACUERDO 3. Comunicar al señor Orlando Cervantes Benavides, Presidente del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del
Ministerio de Obras Públicas y Transportes; que se devuelve sin tramitar la
valoración parcial del subfondo Sede Regional de Cartago; presentada mediante
oficio CISED 2015-022 del 07 de setiembre del 2015 recibido el 10 de setiembre
del 2015; debido a que incumplen con el siguiente requisito de forma establecido
en el instructivo para la elaboración de tablas de plazos de conservación de
documentos y/o valoraciones parciales: Requisito N°1: “El formulario de la tabla
de plazos debe tener todas las columnas debidamente cumplimentadas”; ya que
no se consignó la fecha extrema de la serie documental “Libretas de campo”.
Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración del Ministerio de Obras
Públicas y Transportes que custodia esta Comisión Nacional. ACUERDO FIRME.
ACUERDO 4. Convocar para una próxima sesión a la señora Emilia Vargas Solís,
Encargada del Archivo Central del Ministerio de Obras Públicas y Transportes; con
el objetivo de analizar la solicitud de valoración parcial presentada por esa
institución mediante oficio CISED2015-022 del 07 de setiembre del 2015 recibido
el 10 de setiembre del 2015. El subfondo a analizar es el siguiente: Departamento
de Combustibles. Enviar copia de este acuerdo al señor Orlando Cervantes
Benavides, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos (Cised) del Ministerio de Obras Públicas y Transportes y al
expediente de valoración documental del Ministerio de Obras Públicas y
Transportes que esta Comisión Nacional custodia. ACUERDO FIRME.---------------
ARTÍCULO 4. Oficio MF-CISED-CE-003-2015 del 10 de setiembre del 2015
recibido el 23 de setiembre del 2015; suscrito por el señor Gerardo Rojas
Barrantes , Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos (Cised) de la Municipalidad de Flores, por medio del cual presenta 1
valoración parcial con 6 series documentales.-------------------------------------------------
ACUERDO 5. Convocar para una próxima sesión a la señora Xiomara Alvarado
Forero, Encargada del Archivo Central de la Municipalidad de Flores; con el
objetivo de analizar la solicitud de valoración parcial presentada por esa institución
mediante oficio MF-CISED-CE-003-2015 del 10 de setiembre del 2015 recibido el
23 de setiembre del 2015. El subfondo a analizar es el siguiente: Departamento de
Contabilidad. Enviar copia de este acuerdo al señor Gerardo Rojas Barrantes,
Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos
(Cised) de la Municipalidad de Flores y al expediente de valoración documental de
la Municipalidad de Flores que esta Comisión Nacional custodia. ACUERDO
FIRME.---------------------------------------------------------------------------------------------------
CAPITULO III. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE
LAS SIGUIENTES VALORACIONES DOCUMENTALES.---------------------------------
ARTÍCULO 5. Análisis del Informe de Valoración IV-036-2015-TP. Asunto: Tabla
de Plazos. Fondo: Instituto Geográfico Nacional. Convocada: la señora Wendy
Martínez Jiménez, Encargada del Archivo Nacional del Registro Nacional. Invitada:
la señorita Camila Carreras Herrero, profesional del Departamento Servicios
Archivísticos Externos asignada para el análisis de la tabla de plazos presentada
por el Cised del Registro Nacional. Hora: 8:30 a.m. Se deja constancia que
durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la
Comisión para su consulta. Al ser las 8:30 horas ingresa la señora Wendy
Martínez Jiménez, Encargada del Archivo Nacional del Registro Nacional,
acompañada por el señor Max A. Lobo Hernández, Director del Instituto
Geográfico Nacional y la señorita Camila Carreras Herrero, quien procede con la
lectura del informe de valoración IV-036-2015-TP. Se destacan las siguientes
consideraciones: ---------------------------------------------------------------------------------------
“/…/ 4.4. Por medio del oficio CISED-RN-004-2015 de 20 de abril de 2015, el
CISED del Registro Nacional indicó: “Los formularios presentados corresponden el
fondo cerrado del Instituto Geográfico Nacional (IGN), que perteneció
anteriormente al Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT).” 4.5.
Mediante oficio N° CNSED-218-2015 de 18 de junio de 2015, se solicitaron al
CISED del Registro Nacional algunas aclaraciones relacionadas con las tablas de
plazos. 4.6. Por medio del oficio CISED-RN-007-2015 de 17 de julio de 2015, el
CISED del Registro envió las respuestas solicitadas. A continuación el detalle de
las consultas realizadas y las respectivas respuestas: Consulta: a) Dirección:
Consulta: Para la serie documental N° 1 “Correspondencia interna” (1960-2013)
se debe verificar si existen documentos anteriores al año 1960, ya que el Instituto
fue creado en el año 1944 (Ley N° 59 de 4 de julio de 1944) y justificar la razón por
la cual se omitió incluir la documentación correspondiente al período 1944-1959.
Se debe tomar en cuenta que si las fechas extremas varían, la cantidad también
podría cambiar. Respuesta: #1 Correspondencia interna, no existen documentos
de años anteriores, a la fecha de 1960 debido a la inexistencia de proceso de
archivo central y por ende no se llevaba registro de documentos. Consulta: Para
la serie documental N° 2 “Correspondencia externa” (1960-2012) se debe verificar
si existen documentos anteriores al año 1960, ya que el Instituto fue creado en el
año 1944 (Ley N° 59 de 4 de julio de 1944) y justificar la razón por la cual se omitió
incluir la documentación correspondiente al período 1944-1959. Se debe tomar en
cuenta que si las fechas extremas varían, la cantidad también podría cambiar.
Respuesta: #2 Correspondencia externa, no existen documentos de años
anteriores a la fecha de 1960, debido a la inexistencia de proceso de archivo
central y por ende no se llevaba registro de documentos. Consulta: Para la serie
documental N° 5 “Actas Consejo Técnico” (original y copia, 1997-2004): ampliar el
contenido y detallar las funciones de este Consejo y la fecha a partir de la cual
comenzó a funcionar. Cabe señalar que en la Tabla de Plazos de Contabilidad,
las actas de este Consejo están señaladas a partir del año 1994 (copias), en la
Tabla de Proveeduría están a partir del año 1996 (copias), en Presupuesto y
Planificación desde el año 1992 (copias) y en la Tabla de Cálculo (Geodesia y
Topografía), desde el año 1993 (copias). Además, se debe indicar si se cuenta
con los respectivos expedientes de actas. Respuesta: #5 Consejo técnico. El
Decreto Ejecutivo N° 1 del 30 de enero de 1954, publicado en el Diario Oficial N°
25 del 02 de febrero de 1954, sobre Reglamento para la Organización y
Funcionamiento del Instituto Geográfico de Costa Rica, estableció en el Capítulo
III. Del Director, artículo 9 el establecimiento de un Consejo Técnico integrado por
los jefes de las secciones y por representantes de los organismos que cooperen
con el Instituto, cuya finalidad era asesorar a la Dirección en todos los asuntos
técnicos y proponer medidas conducentes al progreso constante de las
actividades del Instituto. Este Consejo Técnico funcionó con alguna regularidad
hasta el año 2004. No se ubican expedientes de actas del Consejo Técnico.
Consulta: Para la serie documental N° 7 “Actas Consejo Consultivo”: ampliar el
contenido y detallar las funciones de este Consejo y la fecha a partir de la cual
comenzó a funcionar. Además, se debe indicar si se cuenta con los respectivos
expedientes de actas. Respuesta: #7 Consejo consultivo. Por medio de la Ley Nº
8154 del 27 de noviembre de 2001 publicada en el Diario Oficial La Gaceta Nº 237
del 10 de diciembre del 2001, se aprobó el Contrato de Préstamo Nº 1284/OC-CR,
suscrito entre el Banco Interamericano de Desarrollo y el Gobierno de la República
de Costa Rica para la ejecución de un Programa de Regularización del Catastro y
del Registro de la Propiedad Inmueble de Costa Rica. El Reglamento Operativo
del Programa de Regularización del Catastro y Registro fue oficializado mediante
el Decreto Ejecutivo N. 34434 de 25 de enero de 2008. La figura de Consejo
Consultivo está establecida en el Reglamento antes citado en el CAPÍTULO I.
Disposiciones Generales en el Artículo 1ºDefiniciones en el cual se le define como:
“Órgano que brinda asesoría y orientación estratégica al Programa por parte del
Gobierno, presidido por un Representante del Poder Ejecutivo del más alto nivel
jerárquico y un representante de cada uno de los entes participantes.” Por su
parte en el CAPÍTULO III Del seguimiento, control y la supervisión técnica del
Programa, artículo 12.-Del seguimiento por parte del Consejo Consultivo,
establece que: “El Consejo Consultivo del Programa de Catastro y Registro es el
encargado de brindar el seguimiento estratégico del Programa por parte del
Gobierno. Para el cumplimiento de este fin será el órgano que brinda asesoría y
orientación estratégica, encargado de dar seguimiento al Programa por parte del
Gobierno, presidido por un Representante del Poder Ejecutivo del más alto nivel
jerárquico, en este caso el Ministro de Justicia y un representante de cada uno de
los Entes participantes, con la siguiente estructura: a) El Ministro de Justicia, como
representante del Poder Ejecutivo, quien lo presidirá. b) Un representante del
Ministerio de Hacienda, de nombramiento del Ministro de Hacienda. c) Un
representante del Órgano de Normalización Técnica del Ministerio de Hacienda,
de nombramiento del Ministro de Hacienda. d) El Director General del Registro
Nacional. e) El Ministro del Ambiente y Energía o un representante designado por
él. f) Un representante del Instituto Geográfico Nacional, de nombramiento del
Ministro de Obras Públicas y Transportes. g)Un representante del Instituto de
Fomento y Asesoría Municipal, de nombramiento del Presidente Ejecutivo. h) Un
representante del Instituto de Desarrollo Rural de nombramiento del Presidente
Ejecutivo de INDER (*) i) Un representante de la Comisión Interinstitucional de
Asuntos Indígenas (CIAI) nombrado en forma coordinada entre la Comisión
Nacional de Asuntos Indígenas, las Asociaciones de Desarrollo Indígena, la Mesa
Indígena y otras organizaciones tradicionales. j) Un representante del Colegio de
Ingenieros Topógrafos. k) Un representante del Colegio de Abogados, quien
deberá ser notario público en ejercicio de sus funciones. Los Representantes a
este Consejo Consultivo, deberán poseer el más alto nivel jerárquico posible de
acuerdo a la estructura de la Institución que representa. Los Representantes
enlistados bajo los incisos j) y k) asistirán a las sesiones con voz pero sin voto.
Este Consejo se reunirá ordinariamente dos veces al año y extraordinariamente
cuando lo convoque así su Presidente. Tendrá la responsabilidad de aprobar el
nombramiento del Coordinador General y de los Coordinadores de Componente.
Podrá pedir informes a la UE, sugerir soluciones en casos de problemas. En los
casos en los cuales las medidas de contingencia necesarias para el desarrollo
adecuado del Programa, requieran fortalecer la coordinación interinstitucional, el
Consejo Consultivo sugerirá acciones para solucionar el problema.” (El asterisco
no es del original, y se refiere a modificación de denominación según el artículo
14° de la Ley N° 9036 del 11 de mayo de 2012, que "Transforma el Instituto de
Desarrollo Agrario (IDA) en el Instituto de Desarrollo Rural (INDER) y crea la
Secretaría Técnica de Desarrollo Rural") No se ubican expedientes de actas del
Consejo Consultivo. Consulta: Para las series documentales N° 23 “Estados
Financieros” (Programa de Regularización de Catastro y Registro. Contrato de
Préstamo 1284 OC-CR. Ley 8154) y N° 40 “Expediente de Programa”, favor
indicar si están incluidas en la serie documental “Proyectos” declarada con valor
científico cultural en el fondo Registro Nacional, subfondo: Subdirección Catastral,
declarada con valor científico cultural en sesión 41-2013 de 06 de noviembre de
2013 (Informe de Valoración-22-2013-TP) con la siguiente información: Original.
Contenido: 1. ILIs proyecto de catastro multifinalitario: programa de mejoramiento
del Catastro Nacional 1991-1993. 2. Proyecto BID-Catastro-Programa de
Regularización creación del catastro digital a nivel nacional 2008-2010. 3.
Proyectos para el levantamiento catastral 1992-1996. 4. Proyectos Inversión
Catastral 1997. 5. Proyectos Institucionales aprobados y ejecutados. Fechas
extremas: 1992-2012. Cantidad: 15,8 ml. Valor científico-cultural: Sí. Criterio:
porque permiten conocer los proyectos que el Registro Nacional ha llevado a cabo
en materia catastral. Conservar en su totalidad los proyectos “ILIs proyecto de
catastro multifinalitario: programa de mejoramiento del Catastro Nacional 1991-
1993”, “Proyecto BID-Catastro-Programa de Regularización creación del catastro
digital a nivel nacional 2008-2010”, “Proyectos para el levantamiento catastral
1992-1996” y “Proyectos Inversión Catastral 1997”. Los “Proyectos
Institucionales aprobados y ejecutados” deberán ser conservados a criterio del
Encargado de Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora. Respuesta: #23
Estados Financieros Liquidación Presupuestaria y Estados Financieros al 31-12-
2010, detalla la liquidación de ingresos y de egresos y el balance general del
programa. Presupuesto ejercicio económico 2012. Así como el #40 Expediente
Programa de Reestructuración de Catastro y Registro, febrero 2001. Se indica
que luego de verificar la información del fondo documental, estos documentos no
se ubican dentro de la serie documental con valor científico cultural proyectos de
acuerdo con el informe de valoración 22-2013. Consulta: Para la serie
documental N° 29 “Expediente de Comisión Limítrofe”: ampliar el contenido y
detallar las funciones de esta Comisión y la fecha a partir de la cual comenzó a
funcionar. Respuesta: #29 Expediente Comisión limítrofe frontera Norte. Estudio
comparativo de la posición de los mojones de la delimitación de la Frontera Norte
según el trazo de Alexander y según la determinación en el sistema WGS84. Se
adjunta: Un Disco Compacto con 3 fotos, un mapa escala 1:25.000 del sector en
estudio. Así como Copias de oficios de la Corte Centroamericana de Justicia 1999.
Documentos y consideraciones sobre el tratado entre terceros Estados que
pretende lesionar la soberanía de Nicaragua. Consulta: Para la serie documental
N° 33 “Expediente de Frontera Sur”: ampliar el contenido. Respuesta: #33
Expediente Frontera Sur Costa Rica Panamá. Fichas técnicas. Documento
elaborado por la comisión mixta permanente de límites entre Costa Rica y Panamá
“Oficialización de los trabajos de densificación de hitos fronterizos realizados en un
tramo del V° Sector, entre los hitos de tercera clase 282-292. Contiene:
Descripción del adiestramiento: Cuadro de coordenadas geográficas promediadas
en el sistema WGS-84 de los hitos fronterizos, 2001. Fichas técnicas de los 78
hitos fronterizos, 2001. Antecedentes de trabajo de densificación, 2001.
Consulta: Para la serie documental N° 50 “Informes final de programa y zonas de
riesgo”: ampliar el contenido y detallar en qué consisten estos programas y
proyectos. Respuesta: #50-1 Informe final: Programa de percepción remota, uso
actual de la Tierra Costa Rica adiestramiento, Investigación convenio ATN/SF
1869- Costa Rica GOCR/BID-1980, enero 1983 tiene 146 páginas. Documento
contiene. Capacitación en percepción remota cuantitativa: Procesamiento digital
de imágenes. Taller técnico valle tempisque. Entrenamiento practico “Hadson”
descripción de área y clasificación digital área golfo. Clasificación individuales
descripción de área y clasificación digital de Central, Limón, Pacífico, Parrita.
Discusión y conclusiones. Recomendaciones. #50-2 Informe final: Determinación
de las zonas de riesgos ante un ascenso del nivel del mar: Punta Morales –
Tárcoles. Corresponde a un documento sobre prevenciones de ordenamiento
costero ante un eventual cambio climático y ascenso del nivel del mar. Caso de
estudio: La costa del golfo de Nicoya, Costa Rica. Contiene datos de: Clasificación
de la Ribera. Aplicación del modelo de Brunn. Régimen mareal y nivel del mar.
Transgresión e inundación. Fue elaborado por el Instituto Meteorológico Nacional,
Ministerio de Recursos Naturales, Ambiente y Energía. A cargo del oceanógrafo
José M. Díaz Andrade.1999, 62 páginas. Consulta: Para la serie documental N°
59 “Informe Pericial”: ampliar el contenido. Respuesta: #59 Informe pericial:
Levantamiento de mojones del Instituto Geográfico Nacional, ubicados en playa
Jicote y Bahía el Torno según la ubicación en el plano catastrado N°6-874041-90
de Gonque Oriental S.A. Diciembre 2004. El término levantamiento de mojones
en este contexto se refiere a medición topográfica (con estación total topográfica)
de la posición física de mojones instalados en fecha anterior por el IGN, a efecto
de determinar que los mojones conservan su posición original, esto como
elemento de prueba pericial ante solicitud del Organismo de investigación Judicial,
Fiscalía, Juzgado o Procuraduría General de la República ante el caso de
investigación sobre alguna denuncia sobre supuesta destrucción de mojones,
movimiento irregular de estos o invasión de bienes demaniales del Estado, o de
algún proceso de Información Posesoria. Consulta: Para la serie documental N°
60 “Informe programa”: ampliar el contenido. Respuesta: #60 Informe: Programa
de Regulación de la tenencia de la tierra Costa Rica-0134,1999. Elaborado por el
Banco Interamericano de Desarrollo. Contiene datos de: componentes, plan de
ejecución y costos de operación, resultados e impactos del programa,
levantamiento catastral urbano, legislación de la tendencia de la tierra, delimitación
y amojonamiento de área, sistema alterno de resolución de conflictos, 29 páginas.
Consulta: Para la serie documental N° 61 “Informes de Proyección”: ampliar el
contenido. Respuesta: #61 Informes de Proyección Lambert para Costa Rica.
Elaborado por Inter-américan Geodetic Survey, 1950. 25 páginas. El sistema de
coordenadas planas para Costa Rica se basa en la proyección Cónica
conformante Lamber. Con los datos de las tablas se convierten las coordenadas
geográficas a coordenadas de cuadricula; como también para calcular los factores
de escala y acimutes de cuadricula. El documento contiene: Generalidades.
Desarrollo de la Proyección Lambert. Anotación. Información básica relativa a las
cuadriculas de Costa Rica. Forma y cálculo de las tablas. Cálculo de las
coordenadas. Cálculo acimutes. Reducción de Largura. Consulta: Para la serie
documental N° 62 “Informe de Proyecto”: ampliar el contenido. Respuesta: #62
Informe de proyecto sobre estudio especial de la cuenca del río tempisque
SENARA/ JICA, 2004. Notificación con fecha 17 de febrero de 2004, elaborada
por el despacho del señor Ministro del Ministerio de Obras Públicas y Transportes,
Javier Chaves Bolaños. Acerca de Informe de Auditoria del Ministerio de Obras
Públicas y Transportes N° AG-RH-01-2004 (04-02-2004) denominado estudio de
la cuenca media del Río Tempisque , en atención a la denuncia sobre la
participación del Instituto Geográfico Nacional, en el proyecto, así como lo
solicitado por la Contraloría General de la República en el oficio N° 6186 del 13 de
junio, 2013. Consulta: b) Resoluciones de la Comisión Nacional de Selección
y Eliminación de Documentos CNSED-01-2014 y CNSED-02-2014: Según la
resolución de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos
CNSED-01-2014, norma 01.2014, punto B “Áreas de Planificación Institucional” y
punto D “Áreas de Asesorías Legales” publicada en el Diario Oficial La Gaceta N°5
de jueves 8 de enero de 2015, se declararon con valor científico-cultural varias
series documentales. Al respecto, se debe aclarar lo siguiente: Estudios técnicos
para reorganizaciones: indicar si tienen esta serie documental. Planes de corto,
mediano y largo plazo (que contengan la aprobación del órgano superior de
la institución): debido a que estos documentos están incluidos en varias tablas
de plazos, se debe indicar cuáles de ellos cuentan con la aprobación del órgano
superior de la institución: Tabla de Plazos de la Dirección, serie documental N° 78
“Plan Anual Operativo”, original y copia, 10 cms (2000-2004). Tabla de Plazos del
Departamento Administrativo, serie documental N° 37 “Plan Anual Operativo”,
original, 3 cms (1991-2004). Tabla de Plazos de Presupuesto y Planificación,
serie documental N° 48 “Plan Anual Operativo”, original, 2 cms (2002-2010).
Tabla de Plazos del Departamento de Geodesia y Topografía, serie documental N°
100 “Planes Anuales Operativos de trabajo”, copia, 30 cms (2000-2004). Además,
se debe verificar si existen documentos más antiguos, ya que el Instituto fue
creado en el año 1944 (Ley N° 59 de 4 de julio de 1944). Planes Estratégicos
Institucionales: indicar si tienen esta serie documental. Proyectos de
presupuesto (que contengan la aprobación del órgano superior de la
institución): debido a que estos documentos están incluidos en varias tablas de
plazos, se debe indicar cuáles de ellos cuentan con la aprobación del órgano
superior de la institución: Tabla de Plazos de la Dirección, serie documental N° 10
“Anteproyecto (del presupuesto del IGN)”, copia, 3 cms (2003). Tabla de Plazos
de Presupuesto y Planificación, serie documental N° 4 “Anteproyectos de
presupuesto”, original sin copia, 2 cms (2006-2010). Tabla de Plazos de
Proveeduría, serie documental N° 5 “Anteproyecto de Presupuesto”, original, 1 cm
(2000). Además, se debe verificar si existen documentos más antiguos, ya que el
Instituto fue creado en el año 1944 (Ley N° 59 de 4 de julio de 1944).
Expedientes de control interno: Planes e informes institucionales de Control
Interno (deben contener la aprobación del órgano superior de la institución):
debido a que estos documentos están incluidos en varias tablas de plazos, se
debe indicar cuáles de ellos cuentan con la aprobación del órgano superior de la
institución: Tabla de Plazos de la Dirección, serie documental N° 54 “Informes de
Control Interno”, original, 3 cms (2009). Tabla de Plazos de Presupuesto y
Planificación, serie documental N° 30 “Informe de control interno”, original múltiple,
4 cms (2007). Planes e informes del Sistema Específico de Valoración de
Riesgo (SEVRI): indicar si la siguiente serie documental cuenta con la aprobación
del órgano superior de la institución. Tabla de Plazos de Presupuesto y
Planificación, serie documental N° 15 “Expediente Valoración del Riesgo”, original
sin copia, 2 cms, 2008. Planes e informes de seguimiento al Plan de Acciones
de Mejora: indicar si tienen esta serie documental. Planes e informes de
Avance de Mejora Regulatoria y Simplificación de Trámites: indicar si tienen
esta serie documental. Evaluaciones (deben contener la aprobación del
órgano superior de la institución): Informes de evaluación anual de los
planes de corto, mediano y largo plazo: debido a que estos documentos están
incluidos en varias tablas de plazos, se debe indicar cuáles de ellos cuentan con la
aprobación del órgano superior de la institución. Tabla de Plazos de la Dirección,
serie documental N° 49 “Informes de labores y avance de actividades”, original y
copia, 20 cms (1954-2008). Contenido: entre otros: … Informe parcial de labores
presentados como rendición de cuentas de las actividades que se ejecutan.
Informe parcial sobre rendición de cuentas digital y sistemas. Proyecto piloto en
Cartografía. Tabla de Plazos de Presupuesto y Planificación, serie documental N°
19 “Expediente Evaluación Anual”, original sin copia, 3 cms (2005-2006). Tabla de
Plazos de Presupuesto y Planificación, serie documental N° 20 “Expediente
Programa Presupuestario 330”, original sin copia, 1 cm (2005), contenido: El
expediente trata sobre la evaluación de la gestión presupuestaria del programa de
presupuesto nacional 330. Contiene reportes, informes y correspondencia sobre
los trámites realizados en el programa. Tabla de Plazos del Departamento de
Geodesia y Topografía, serie documental N° 74 “Informes anuales de evaluación
presupuestaria”, original, 2 cms (2005-2006), contenido: Detallan el productos que
resulta de la evaluación anual presupuestaria del IGN, para medir el nivel de
cumplimiento y necesidades reales en materia de presupuesto y ser tomadas en
cuenta en la programación del siguiente año. Además, se debe verificar si existen
documentos más antiguos, ya que el Instituto fue creado en el año 1944 (Ley N°
59 de 4 de julio de 1944). Informes de control interno incluyendo la
evaluación presupuestaria y las modificaciones al presupuesto: indicar si
tienen esta serie documental. Matrices de programación (MAPSESI, MAPSE,
MAPI): indicar si tienen esta serie documental. Criterios y dictámenes legales:
indicar si tienen esta serie documental. Respuesta: Estudios técnicos para
reorganizaciones, no existen documentación relativa. Plan Anual Operativo
(#78,#37,#48,#100) son copias de trabajo y los de la oficina de presupuesto y
planificación son los que en su mayoría tienen la aprobación del ente superior a
saber Ministro de Obras Públicas y Transportes, Ministerio de Hacienda, se
verificó en las listas de remisión y no existen documentos de años anteriores.
Planes Estratégicos; no se documenta la existencia de esa serie documental.
Proyectos de presupuesto, en relación con las series Anteproyecto de presupuesto
# 10, #4 y #5 no se documentan que tengan la aprobación del órgano superior. De
acuerdo con las listas de remisión no existen de años anteriores. De las
siguientes series documentales se anota: Informe de control interno sobre visado
de planos #54 y el informe de control interno sobre el análisis y mejora de las
compras, el #30 se verifica oficios que el #30 si posee aprobación y seguimiento
de acciones por parte de la administración. #15 Expediente valoración de riesgo.
Contiene: cartas y matrices de Autoevaluación del Riesgo, Glosario de términos;
matriz de identificación de Riesgos, Matriz de análisis de Riesgos, Matriz
Evaluación de Riesgos, Matriz administración de riesgos, Matriz Revisión de
Riesgos. Planes e informes de seguimiento al plan de mejoras, no se documenta
la existencia de esta serie documental como tampoco para la serie de planes e
informes de avance de mejora regulatoria y simplificación de trámites. Informes de
evaluación de los planos indicados con los #49, #19, #20, #74 no requieren de la
aprobación del órgano superior, así lo indica el señor Director del Instituto
Geográfico Nacional. Además no se documentan que existan de años anteriores a
los indicados. De acuerdo a la consulta de las series documentales: Informes de
control Interno. Matrices de programación. Criterios y dictámenes legales. Se
indica que de acuerdo con los inventarios de las listas de remisión no se ubican
estas series documentales. Consulta: c) Según la resolución de la Comisión
Nacional de Selección y Eliminación de Documentos CNSED-02-2014, norma
03.2014, punto A “Áreas Financiero-Contable (incluye las áreas o unidades
presupuestarias”, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N°5 de jueves 8 de
enero de 2015, se declararon con valor científico-cultural los siguientes
documentos: Estados Financieros (deben conservarse los estados
financieros anuales que contengan la aprobación del órgano superior de la
institución): indicar si la siguiente serie documental cuenta con la aprobación del
órgano superior de la institución. Tabla de Plazos de Contabilidad: N° 16 “Estados
Financieros”, original sin copia, 1 m (1998-2005). Además, se debe verificar si
existen documentos más antiguos, ya que el Instituto fue creado en el año 1944
(Ley N° 59 de 4 de julio de 1944). Informes de ejecución presupuestaria o
liquidaciones presupuestarias (se deben conservar los informes del IV
trimestre en donde se refleje la ejecución presupuestaria anual de la
institución): debido a que estos documentos están incluidos en varias tablas de
plazos, se debe indicar cuál de ellos corresponde a la ejecución presupuestaria
anual de la institución: Tabla de Plazos de la Dirección, serie documental N° 58
“Informe de ejecución presupuestaria”, copia, 5 cm (2002-2004), contenido:
Resultado del análisis realizado al presupuesto del programa 330 del IGN
(Egresos e ingresos), donde se determina la disponibilidad presupuestaria en cada
programa, área y partida presupuestaria. Y se detallan las reservas de recursos en
cada uno de los rubros del presupuesto. Aparece en el informe el detalle de cada
rubro, el monto disponible y los ajustes realizados en el presupuesto ordinario.
Puede aparecer este tipo de informes por trimestre, semestre o anual. Tabla de
Plazos del Departamento Administrativo, serie documental N° 22 “Informe de
Presupuesto”, original múltiple, 1 cm (2004), contenido: Informe de Presupuesto
de Egresos Ejecución Presupuestaria de Egresos. Contabilidad Nacional.
Ministerio de Hacienda. Desglosa programa, subprograma, partidas y subpartidas.
Tabla de Plazos del Departamento Administrativo, serie documental N° 23
“Informe ejecución presupuestaria”, copia, 30 cm (1989-1997), contenido: Informes
semestrales o anuales de formulación, ejecución y evaluación presupuestaria de
ingresos y egresos del IGN. Se describen los movimientos y ajustes ejecutados al
presupuesto del Instituto. Son resúmenes de las salidas y entradas de dinero que
describen los movimientos del Presupuesto institucional. Se refleja la
disponibilidad presupuestaria. Incluyen balances de comprobación. Tabla de
Plazos de Contabilidad, serie documental N° 26 “Informes presupuestarios”,
original, 1 cm (1998-2000), contenido: Informes sobre inspección y supervisión de
la Secretaría Técnica de Autoridad Presupuestaria. Contiene correspondencia, y
documentos justificantes de diversa índole. Tabla de Plazos de Proveeduría, serie
documental N° 14 “Informe presupuesto”, copia, 2 mm (2004), contenido: Informe
de presupuesto de Egresos MOPT-IGN. Programa 330. Por partidas y subpartidas
presupuestarias. Se confeccionó bajo la supervisión de la Contabilidad Nacional y
Oficialía Presupuestal del MOPT. Tabla de Plazos de Presupuesto y Planificación,
serie documental N° 32 “Informes de ejecución y Formulación Presupuestaria”,
original y copia, 50 cms (1989-2000), contenido: Informes semestrales o anuales
de formulación, ejecución y evaluación presupuestaria de ingresos y egresos del
IGN. Se describen los movimientos y ajustes ejecutados al presupuesto del
Instituto. Son resúmenes de las salidas y entradas de dinero que describen los
movimientos del Presupuesto institucional. Se refleja la disponibilidad
presupuestaria. Tabla de Plazos de Presupuesto y Planificación, serie documental
N° 35 “Informes de Presupuesto”, original múltiple, 2 cms (2002), contenido:
Informes que presentan los resultados y actividades realizadas al presupuesto
ordinario y extraordinario del IGN. Tabla de Plazos de Presupuesto y
Planificación, serie documental N° 36 “Informe de ejecución presupuestaria”,
original, 30 cms (2004-2011), contenido: Resultado del análisis realizado al
presupuesto del programa 330 del IGN (Egresos e ingresos), donde se determina
la disponibilidad presupuestaria en cada programa, área y partida presupuestaria.
Y se detallan las reservas de recursos en cada uno de los rubros del presupuesto.
Aparece en el informe el detalle de cada rubro, el monto disponible y los ajustes
realizados en el presupuesto ordinario. Puede aparecer este tipo de informes por
trimestre, semestre o anual. Tabla de Plazos de Presupuesto y Planificación, serie
documental N° 37 “Informes evaluación presupuestaria”, original sin copia, 2 cms
(2006-2007), contenido: Informe anual de evaluación de la gestión presupuestaria
y financiera. Presenta los datos y documentos que emana la evaluación del
comportamiento de las diversas partidas presupuestarias. Además, se debe
verificar si existen documentos más antiguos, ya que el Instituto fue creado en el
año 1944 (Ley N° 59 de 4 de julio de 1944). Libros contables (se deben
conservar los libros de diario y mayores): Libros mayores. Tabla de Plazos
de Presupuesto y Planificación, N° 41 “Libro Mayor de Egresos”, original sin copia,
10 cms (2004-2004): verificar si existen documentos más antiguos, ya que el
Instituto fue creado en el año 1944 (Ley N° 59 de 4 de julio de 1944). Tabla de
Plazos de Presupuesto y Planificación, N° 42 “Libro Mayor de Ingresos”, original
sin copia, 10 cms (2003-2010): verificar si existen documentos más antiguos, ya
que el Instituto fue creado en el año 1944 (Ley N° 59 de 4 de julio de 1944).
Libros de diario: indicar si tienen esta serie documental. Modificaciones
presupuestarias (también conocidas como modificaciones externas de
presupuesto, modificaciones internas de presupuesto. Deben contener la
aprobación del órgano superior de la institución): debido a que estos
documentos están incluidos en varias tablas de plazos, se debe indicar cuál de
ellos incluye las modificaciones presupuestarias institucionales más completas:
Tabla de Plazos de la Dirección, serie documental N° 74 “Modificación
Presupuestaria”, copia, 2 cms (2002), contenido: Modificación Presupuestaria
externa Fondo Presupuestario del Departamento Topográfico. Tabla de Plazos
del Departamento Administrativo, serie documental N° 34 “Modificaciones
Presupuestarias”, copia, 10 cms (1997-2003), contenido: Modificaciones al
Presupuesto asignado al Instituto, donde se realizan movimientos de las partidas o
programas presupuestarios. Se encuentran modificaciones internas y externas, de
diferentes períodos o años. Se detallan números de programas, partidas, montos
económicos. Traslado de presupuesto de una cuenta a otra, de acuerdo a los
intereses propios de la gestión institucional. Tabla de Plazos de Contabilidad,
serie documental N° 32 “Modificaciones Presupuestarias (Impresas y
empastadas)”, original múltiple, 2 cms (2000), contenido: Documentos que reflejan
los movimientos que se realizan dentro del presupuesto (distintas partidas y
programas (programa I,II,III) presupuestarios), para dar contenido a otras partidas
o programas, para la adquisición de bienes y servicios necesarios del instituto.
Por lo general están relacionados con el departamento Topográfico. Tabla de
Plazos de Presupuesto y Planificación, serie documental N° 46 “Modificaciones
Presupuestarias”, original, 30 cms (2001-2003), contenido: Modificaciones al
Presupuesto asignado al Instituto, donde se realizan movimientos de las partidas o
programas presupuestarios. Se encuentran modificaciones internas y externas, de
diferentes períodos o años. Se detallan números de programas, partidas, montos
económicos. Además, se debe verificar si existen documentos más antiguos, ya
que el Instituto fue creado en el año 1944 (Ley N° 59 de 4 de julio de 1944).
Presupuestos de la institución ordinarios y extraordinarios (deben contener
la aprobación del órgano superior de la institución): debido a que estos
documentos están incluidos en varias tablas de plazos, se debe indicar cuáles de
ellos cuentan con la aprobación del órgano superior de la institución. Tabla de
Plazos de la Dirección, serie documental N° 82 “Presupuesto”: original y copia, 50
cms (1960-2006), contenido: Ordinario y Extraordinario. Desglose de los recursos
materiales, humanos, y tecnológicos a utilizar por el Programa 330 IGN.
Presentación de movimientos presupuestarios para el siguiente período, se
desglosan por programas, áreas, partidas y subpartidas. Se asigna un monto
económico a cada uno de esos rubros para ser ejecutados el período que fue
aprobado. Cálculo y negociación anticipado de los ingresos y egresos, plan de
acción dirigido a cumplir una meta prevista, de desarrollo anual en el instituto y
cuyos planes y programas se formulan por término de un año. Tabla de Plazos
del Departamento Administrativo, serie documental N° 40 “Presupuesto Ordinario
y Extraordinario”, copia, 5 cms (1985-2003), contenido: Desglose de los recursos
materiales, humanos, y tecnológicos a utilizar por el Programa 330 IGN.
Presentación de movimientos presupuestarios para el siguiente período, se
desglosan por programas, áreas, partidas y subpartidas. Tabla de Plazos de
Presupuesto y Planificación, serie documental N° 20 “Expediente Programa
Presupuestario 330”, original sin copia, 1 cm (2005), contenido: El expediente trata
sobre la evaluación de la gestión presupuestaria del programa de presupuesto
nacional 330. Contiene reportes, informes y correspondencia sobre los trámites
realizados en el programa. Tabla de Plazos de Presupuesto y Planificación, serie
documental N° 55 “Presupuesto/Amojonamiento”, original sin copia, 25 cms (2004-
2007), contenido: Presupuesto exclusivo por detalle, para proyectos de
amojonamiento, según se describe en el ítem #17 de Expedientes de Proyectos de
Amojonamiento en zona marítimo terrestre y otras zonas del país. Tabla de
Plazos de Presupuesto y Planificación, serie documental N° 56
“Presupuesto/cierre”, original sin copia, 5 cms (2001), contenido: Cierre del
presupuesto de egresos al 31 de diciembre del 2001. Tabla de Plazos de
Presupuesto y Planificación, serie documental N° 57 “Presupuesto Ordinario y
Extraordinario”, original múltiple, 1 m (1998-2007), contenido: Desglose de los
recursos materiales, humanos, y tecnológicos a utilizar por el Programa 330 IGN.
Presentación de movimientos presupuestarios para el siguiente período, se
desglosan por programas, áreas, partidas y subpartidas. Se asigna un monto
económico a cada uno de esos rubros para ser ejecutados el período que fue
aprobado. Cálculo y negociación anticipado de los ingresos y egresos, plan de
acción dirigido a cumplir una meta prevista, de desarrollo anual en el instituto y
cuyos planes y programas se formulan por término de un año. Algunos incluyen
los lineamientos para la elaboración de anteproyecto de presupuesto institucional.
Se incluyen en este tipo documental los conocidos como ampliación del límite de
presupuesto para un período determinado, ya que está basado en el cálculo
original del presupuesto. Tabla de Plazos de Geodesia y Topografía, serie
documental N° 104 “Presupuestos Ordinarios y Extraordinarios”, copia, 25 cms
(1999-2009). Expedientes de contratación administrativa: Tabla de Plazos de
Proveeduría, serie documental N° 13 “Expedientes de Contrataciones”, original y
copia, 30 cms (1994-2010), contenido: Licitaciones públicas, Abreviadas y por
registro. De acuerdo con el monto económico de la contratación, también se
pueden realizar compras por medio de Contrataciones Directas. Para adquisición
de bienes y servicios para el IGN. Las licitaciones pudieron haber sido nacionales
o internacionales, como pedidos al exterior. Contiene los siguientes tipos
documentales: solicitud de compra del bien o servicio, programa de compras,
certificación presupuestaria, nota de inicio del administrador, cartel, justificación
del trámite, las ofertas, recomendación de adjudicación, notas aclaratorias,
refrendo, aprobaciones interna, la orden de compra, recursos de objeción,
recursos de adjudicación, re adjudicaciones, facturas, solicitudes de prórroga,
ampliaciones, informe de seguimiento, orden de pago, cobro de multas y
sanciones, finiquito de contrato. Ej.: Licitaciones, compras directas: se debe
verificar si existen documentos anteriores al año 2000, ya que el Instituto fue
creado en el año 1944 (Ley N° 59 de 4 de julio de 1944). Respuesta: De acuerdo
al inciso 2.2 respecto a la resolución CNSED-02-2004, y las siguientes series
documentales informamos. #16 Estados Financieros, esta serie documental si
cuenta con la aprobación del órgano superior. Informe de ejecución
presupuestaria #58, #22,#26,#23,#14,#32,#35,#36,#37 respecto a indicar cuales
corresponden a la ejecución anual de la institución informamos que únicamente
los #58, #35 y #37 son ejecuciones anuales. Además indicar que no existen
documentos más antiguos que los que se anotaron en la tabla de plazos. De las
siguientes series documentales: Libros mayores de egresos y mayor de ingresos
se indica que no existen más antiguos. Libros de diario no se evidencia en las
listas de remisión la existencia de la serie documental. Modificaciones
presupuestarias (#74, #34,#32,#46) respecto a indicar cuál es la serie más
completa se informa que corresponde a la #34. Además de acuerdo con las listas
de remisión no se ubicaron documentos más antiguos. Presupuestos
(#82,#40,#20,#55,#56,#27,#104), luego de la revisión documental se establece
que la serie que posee la aprobación del superior de la Institución son la serie
Número: #40 y 57 que corresponde a presupuestos de los años 1985 -2003 y
1998-2007 respectivamente y contienen tanto presupuestos ordinarios como
extraordinarios. Las otras series corresponden a copias utilizadas como
documentos de trabajo. Expediente contratación Administrativa #13, se indica que
se verificó que no existen documentos de años anteriores. Consulta: d)
Departamento de Geodesia y Topografía: Para la serie documental N° 4 “Actas
Comisión Territorial” (copia): aclarar en dónde se ubica la Comisión Nacional de
División Territorial. Para la serie documental N° 109 “Proyectos específicos”:
ampliar el contenido. Respuesta: Oficina Geodesia y Topografía. #4 Actas
Comisión Territorial (copia). La Comisión Nacional de División Territorial
Administrativa (CNDTA), es un cuerpo colegiado conformado por el Viceministerio
de Gobernación y Policía (quien la Preside), el Instituto Nacional de Estadística y
Censos, y el Instituto Geográfico Nacional y su función es asesorar a los Poderes
Públicos, en asuntos de división territorial administrativa. Esta comisión fue
creada por la Ley N° 4366 del 05 de agosto de 1969 sobre División Territorial
Administrativa. #109 esta serie abarca los siguientes proyectos que se describen
a continuación: Proyecto Tempisque 1999-2000 contiene 3 mapas a saber: Mapa
zonificación de las inundaciones. Mapa sistema hidrográfico Sector cuenca bajo el
Río Tempisque y Mapa cobertura de la tierra y libreta de campo niveles proyecto
tempisque y fichas de los hitos #25, #26, #27, #28, #29, #31, #32, #33,#34 y #35.
Proyecto Propuesta Levantamiento geodésico con GPS en Centroamérica. Con el
fin de unificar las redes geodésicas nacionales para construir una a nivel
centroamericano referida al WGS 84 y enlazada al SIRGAS 2000. La propuesta
contiene: Situación actual de las redes nacionales de Guatemala, El Salvador,
Nicaragua, Costa Rica, así como la propuesta técnica de trabajo presupuesto y
actividades a desarrollar total de 9 páginas. Además de oficios entre los Directores
del Instituto Geográfico Nacional de Costa Rica y Guatemala. Proyecto de
Propuesta de Sistema de referencia Geocéntrico de Centroamérica SIRGAC,
Guatemala 1999. Contiene: Situación actual de las redes Nacionales de control
horizontal y de control primario de los países de Guatemala, Nicaragua. Situación
actual de las redes de el Salvador, Honduras y Costa Rica. Propuestas de
técnicas de trabajo actividades a desarrollar. Respuestas y soluciones que se
espera de cada país. Instrucciones de mediaciones con GPS. Conclusiones.
Recomendaciones. Proyecto papagayo, planos catastrales, contiene 7 copias de
planos de la zona del papagayo. La Ley N° 6370 del 20 de agosto de 1979
“Declara de utilidad pública los bienes inmuebles para realizar y ejecutar el
proyecto turístico en Bahía Culebra o Papagayo”, el cual corresponde a una
porción territorial comprendida la zona marítima terrestre del litoral Pacífico
ubicada desde Punta Cabuya al Norte hasta un kilómetro al Sur de Punta Ballena
en la provincia de Guanacaste. El proyecto declaró de utilidad pública los bienes
inmuebles, sean fincas completa, porciones, derechos o intereses patrimoniales
legítimos, que por su ubicación sean necesarios para realizar y ejecutar el
proyecto turístico en Bahía Culebra bajo administración del Instituto Costarricense
de Turismo. Consulta: Oficina de Geodesia y Topografía –Cálculo. Para la
serie documental N° 5 “Cálculo de Áreas” (original sin copia): ampliar el contenido.
Respuesta: #5 Cálculo de áreas, Cañas Urbano, hoja 4, 1971. Corresponde a:
Formulario de cálculos de áreas y derroteros. Se presenta la información del
nombre del proyecto, el número de parcela, fecha modelo, punto, coordenadas y
los instrumentales. La Ley N° 4381 del 27 de agosto de 1969 creó el
Departamento Topográfico del Instituto Geográfico Nacional encargado de dar
asistencia técnica a las comunidades y efectuar levantamiento de planos con fines
de Información Posesoria, para ciudadanos de escasos recursos, cuyas
propiedades no fueran mayores de cincuenta hectáreas. Los datos técnicos sobre
coordenadas, cálculos de áreas y otros se refieren a un levantamiento topográfico
realizado sobre un trabajo de parcelamiento. Consulta: e) Series documentales
del Instituto Geográfico Nacional declaradas con valor científico-cultural. En
sesión de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos N° 10
de 22 de setiembre de 2004, se declararon con valor científico-cultural, los
siguientes documentos de Instituto Geográfico Nacional (Informe de Valoración
Parcial N° 27-2004): Tipo documental: Fotografías aéreas positivos. Son una
colección de imágenes de los parajes y la topografía del territorio nacional tomada
desde aviones en pleno vuelo. Clase y soporte: Positivos en soporte papel en
tamaño 10 x 10 pulgadas. Los negativos se mantienen en rollo de películas
fotográficas. Fechas extremas: 1945-2004. Cantidad: 134 metros lineales.
Valor científico-cultural: Sí. “a) Amplio y valioso acervo de fotografías aéreas,
que durante la trayectoria del IGN, constituyen la base para las tareas
cartográficas y el desarrollo de las ciencias geográfica. Utilizadas para realizar el
levantamiento de los diferentes mapas de Costa Rica a escala 1:50.000. b) En las
sucesivas ediciones de los mapas topográficos, han colaborado en la realización
de mapas temáticos, cartas y otra cartografía asociada. c) Acorde a los
numerosos y heterogéneos requerimientos de los usuarios con que hacen uso
frecuente del material, es un poderoso auxiliar de aplicación para las
investigaciones en diferentes campos. Sus numerosos usos no tienen límite. d)
Constituyen una sólida contribución al conocimiento de la realidad del territorio
nacional a lo largo de la historia, ya que se logran registrar directamente las fases
y transformaciones del paisaje del país. e) Coadyuvan a las acciones judiciales
emprendidas como valor probatorio, en especial, en causas relacionadas al medio
ambiente u otras afines.” Debido a que estos documentos están incluidos en
varias tablas de plazos, se debe indicar cuál de ellos (y cuál subfondo)
corresponde a las fotografías aéreas del Instituto (positivos y rollos de películas
fotográficas) declaradas con valor científico-cultural en el año 2004. Asimismo, se
debe aclarar en cuál tabla de plazos y en cuál serie documental se están
valorando las hojas cartográficas (en soporte papel) utilizadas como instrumento
auxiliar de consulta de las fotografías aéreas (133 hojas cartográficas que indican
el año, la línea de vuelo de las imágenes que contienen los rollos y el número que
remite al rollo o sobre con películas). Respuesta: Aclaraciones series
documentales del Instituto Geográfico Nacional declaradas con valor científico –
cultural. Se indica que las fotografías pertenecen al fondo de Cartografía #16, #15
son copias múltiples de los declarados con valor científico cultural. Con respecto
a las fotografías aéreas contempladas en los puntos 15 y 16 de la Tabla de Plazos
de Conservación de documentos, del Fondo Registro Nacional, Instituto
Geográfico Nacional, Subfondo Departamento de Cartografía, debe mencionarse
que las originales en soporte papel, físicamente están ubicadas en el
Departamento de Servicios Digitales de la Dirección de Servicios Registrales y los
rollos de película fotográfica están a resguardo del Departamento de Archivo
Central de Registro Nacional; por tanto, las fotografías ubicadas en el Fondo
Registro Nacional, Instituto Geográfico Nacional, Subfondo Departamento de
Cartografía, son reproducciones fieles de las originales, que fueron utilizadas
como insumo para otros trabajos. Además, todo el juego de imágenes de las
fotografías aéreas históricas (impresas y rollos), cuenta con un respaldo digital
dentro de la Base de Datos de Imágenes del Instituto Geográfico Nacional, la cual
está ubicada físicamente en los servidores de la Dirección de Informática del
Registro Nacional. Así mismo las hojas Cartográficas se están valorando en la
tabla de plazos de Cartografía en la serie #17 y en la tabla de cálculo en la serie
#47. Las hojas cartográficas referidas en el punto 17 de la Tabla de Plazos de
Conservación de documentos, del Fondo Registro Nacional, Instituto Geográfico
Nacional, Subfondo Departamento de Cartografía, corresponden a copias
litográficas que fueron utilizadas para trabajos específicos. En el Departamento de
Geomática (anteriormente Departamento de Cartografía), se cuenta con una
colección de hojas (133), que forman el mapa básico de Costa Rica a escala 1: 50
000, las cuales son originales en soporte papel. Esta colección se requiere para la
consulta y como material de apoyo para el desarrollo de diferentes labores y
proyectos. Las hojas topográficas utilizadas como insumo auxiliar de consulta de
las fotografías aéreas, las cuales indican el proyecto, el año, el número de rollo y
número de fotografía en soporte papel, están ubicadas físicamente en el
Departamento de Servicios Digitales de la Dirección de Servicios Registrales.
Estas hojas también cuentan con un respaldo digital dentro de la Base de Datos
de Imágenes del Instituto Geográfico Nacional, la cual está ubicada físicamente en
los servidores de la Dirección de Informática del Registro Nacional y es importante
indicar que estas hojas que contienen la información de las líneas de vuelo de los
diferentes proyectos de toma de fotografías aéreas no forman parte de este fondo
Documental. La Dirección General del Archivo Nacional fue informada por el
Instituto Geográfico Nacional de la elaboración de la Base de Datos de Imágenes
referida en los párrafos anteriores a través del oficio IGN-RN-0379-2013 de fecha
23 de agosto de 2013, dirigido a la Licda. Virginia Chacón Arias, Directora General
del Archivo Nacional, que contiene el documento denominado “Informe sobre
acciones e inversiones realizadas por Instituto Geográfico Nacional para la
conservación y preservación de su material aerofotográfico”. Debe aclararse, que
el término hoja cartográfica se debe considerar sinónimo de hoja topográfica,
siendo este último el más apropiado para referirse a un producto cartográfico
específico como es el caso del Mapa Básico de Costa Rica a escala 1: 50 000.
4.7. En las Tablas de Plazos se indicó “textual” en la columna de soporte en vez
de “papel”. 4.8. Se realizaron varias visitas al Archivo Central del Registro
Nacional para la valoración de los documentos, con el fin de verificar el posible
valor científico-cultural de algunas de las series documentales sometidas a
valoración. También se entrevistó a varios funcionarios de dicho Archivo y del
Instituto Geográfico Nacional.”----------------------------------------------------------------------
ACUERDO 6. Continuar en una próxima sesión el análisis de la solicitud de tablas
de plazos presentada mediante oficio CISED-RN-004-2015 de 20 de abril de 2015,
para el Fondo: Instituto Geográfico Nacional a partir del subfondo Departamento
de Geodesia y Topografía. Enviar copia de este acuerdo al señor William Astúa
Meléndez, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos (CISED) del Registro Nacional y al expediente de valoración
documental del Registro Nacional (Instituto Geográfico Nacional) que esta
Comisión Nacional custodia.------------------------------------------------------------------------
CAPÍTULO III. CORRESPONDENCIA.----------------------------------------------------------
ARTÍCULO 6. Copia del oficio CISED-MJP-04-15 del 09 de setiembre del 2015,
recibido el 10 de setiembre del 2015; suscrito por el señor Ramsés Fernández,
Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos
(Cised) del Ministerio de Justicia y Paz, mediante el cual informa al señor Freddy
Arias Robles, Juez Penal del Primer Circuito Judicial de San José, que los
registros correspondientes a la causa contra Camacho Elizondo Wagner, no
forman parte de la muestra que se debe de conservar de los expedientes de
privados de libertad, declarados con Valor Científico Cultural en sesión 19-2013,
por lo cual pueden ser eliminados. SE TOMA NOTA----------------------------------------
ARTÍCULO 7. Correo electrónico del 10 de setiembre del 2015; suscrito por la
señora Katia Rosales Ortega, Encargada del Archivo Institucional de la Junta de
Desarrollo de la Zona Sur, mediante el cual realiza la siguiente consulta: “Deseo
realizar una consulta; pero no sé si es en su Departamento que debo realizarla. A
manera de introducción les comento que laboro para la Junta de Desarrollo
Regional de la Zona Sur de la Provincia de Puntarenas (JUDESUR) desde el año
2006, como encargada del Archivo Institucional inicialmente me nombraron en el
año 2007; pero durante todos estos años he tenido nombramiento interrumpidos
(he estado en los puestos de Secretaria de Actas, Recepción, Asistente de
Dirección Ejecutiva aquí por 3 años y colaborando en otras áreas), motivo por el
cual ha sido difícil llevar un adecuado seguimiento al proceso archivístico de la
Institución. En el año 2007, el Sr. Juan Carlos Vásquez Ureña del Archivo
Nacional, visitó nuestras instalaciones y realizó en conjunto con mi persona un
Informe de Diagnóstico Institucional, donde indicó que las boletas de Parqueos no
deberían permanecer en el Archivo y de manera verbal me manifestó que éstas no
son material de Archivo, ahora bien me surgen varias dudas que quisiera
refrescar porque nuevamente estoy de encargada de Archivo. Es importante
mencionar que la Institución no cuenta con Tablas de Plazos de Vigencia de
Documentos elaboradas, pero me faltan conocimientos técnicos para poder
llevarlas a cabo. Mis dudas principales son las siguientes: 1-¿Son las boletas de
Parqueos material de Archivo? 2- ¿Ahora bien, con las boletas que ya existen
actualmente en el Archivo y que generan mucho espacio, cual es el procedimiento
a seguir para su destrucción?.---------------------------------------------------------------------
ACUERDO 7. Comunicar a la señora Katia Rosales Ortega, Encargada del
Archivo Institucional de la Junta de Desarrollo de la Zona Sur, que esta Comisión
Nacional conoció el correo electrónico de 10 de setiembre del 2015, y le informa
que para eliminar las boletas de parqueo que custodia la institución, debe realizar
una solicitud de valoración documental, ya sea tablas de plazos de conservación
de documentos o valoración parcial y presentarla a esta Órgano Colegiado de
acuerdo con el procedimiento vigente que encontrará en la dirección electrónica
http://www.archivonacional.go.cr/index.php?option=com_content&view=category&i
d=75&Itemid=93 Asimismo, se le recuerda que el artículo No. 33 de la Ley del
Sistema Nacional de Archivos No. 7202 establece “Cada una de las entidades
mencionadas en el artículo 2o. de la presente ley integrará un comité institucional
de selección y eliminación, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y
el superior administrativo de la entidad productora de la documentación. El comité
tendrá las siguientes funciones: a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa
y legal de sus documentos. b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan
finalizado su trámite administrativo.” De igual manera el artículo No. 35 de la
citada ley establece “Todas las instituciones a que se refiere el artículo 2o. de la
presente ley, incluida la Dirección General del Archivo Nacional, estarán obligadas
a solicitar el criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos, cada vez que necesiten eliminar algún tipo documental. También
deberán considerar las resoluciones que al respecto emita la Comisión, las que
serán comunicadas por escrito, por medio del director general del Archivo
Nacional.” Adicionalmente, el artículo No. 131 del Reglamento a la Ley No. 7202
establece “La entidades productoras podrán hacer sus consultas a través de dos
procedimientos: a. La tabla de plazos de conservación: Es un instrumento en el
que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o
institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor
administrativo y legal. b. Cuando no existan éstas, se harán consultas parciales si
se desea eliminar uno o varios tipos documentales que ha perdido su valor
administrativo y legal. La Comisión determinará cuáles tipos documentales tiene
valor científico-cultural.” Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración
documental de la Junta de Desarrollo de la Zona Sur (Judesur) que esta Comisión
Nacional custodia.--------------------------------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 8. Oficio CNSED-351-2015 del 16 de setiembre del 2015 recibido el
16 de setiembre del 2015; suscrito por la señora Ivannia Valverde Guevara,
Secretaria Ejecutiva de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos, mediante el cual presenta la propuesta de respuesta a la información
solicitada por la Auditoria Interna del Ministerio de Educación Pública sobre el
cargo que ejerció la señora Lilliam Alvarado Agüero dentro de este Órgano
Colegiado. (Acuerdo 13, sesión 18-2015).------------------------------------------------------
ACUERDO 8: Aprobar la propuesta de oficio presentada por la señora Ivannia
Valverde Guevara, Secretaria Ejecutiva de esta Comisión como respuesta a la
información solicitada por la Auditoria Interna del Ministerio de Educación Pública
relacionada con el cargo que ejerció la señora Lilliam Alvarado Agüero dentro de
este Órgano Colegiado. Adicionalmente se comisiona a la señora Graciela
Chaves Ramírez, Directora Ejecutiva de esta Comisión Nacional, para que firme el
oficio supracitado. Enviar copia de este acuerdo a la señora Graciela Chaves
Ramírez, Directora Ejecutiva de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación
de Documentos. ACUERDO FIRME.-------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 9. Correo electrónico del 17 de setiembre del 2015; suscrito por la
señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional, mediante el
cual solicita que se le remita la información sobre los documentos del Plebiscito de
la Municipalidad de Pérez Zeledón.---------------------------------------------------------------
ACUERDO 9: Trasladar a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del
Archivo Nacional copia de los siguientes documentos: 1. Oficio OFI-002-13-CSE
de 10 de abril del 2015 por medio del cual el Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos (Cised) de la Municipalidad de Pérez Zeledón
presenta la tabla de plazos definitiva para el subfondo Comisión Organizadora del
Plebiscito de Revocatoria del Mandato del Alcalde; 2. Acta de la sesión No. 1-2013
celebrada por el Cised de la Municipalidad de Pérez Zeledón el día 5 de abril del
2013; 3. Tabla de plazos de conservación de documentos presentada por el Cised
de la Municipalidad de Pérez Zeledón para el subfondo Comisión Organizadora
del Plebiscito de Revocatoria del Mandato del Alcalde; 4. Informe de valoración IV-
44-2013-TP elaborado por la señora Estrellita Cabrera Ramírez, profesional del
Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de
valoración de la solicitud planteada por el Cised de la Municipalidad de Pérez
Zeledón para el subfondo Comisión Organizadora del Plebiscito de Revocatoria
del Mandato del Alcalde; 5. Oficio sin número de 4 de marzo del 2013 suscrito por
el señor Luis Mendieta Escudero, Exdiputado; 6. Oficio CE-072-2013 de 14 de
marzo del 2013 suscrito por el señor Javier Vega Garrido, Contralor Electoral del
Tribunal Supremo de Elecciones; 7. Oficio CNSED-199-2013 de 09 de agosto del
2015 por medio del cual se comunicó a la señora Jenny Beatriz Marín Valverde,
Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de
la Municipalidad de Pérez Zeledón y Encargada del Archivo Central de esa
Municipalidad el acuerdo No. 5 tomado en la sesión No. 23-2013 celebrada el 31
de julio del 2013; 8. Cédula de Notificación del Tribunal Contencioso
Administrativo Segundo Circuito Judicial de San José de las once horas del 16 de
agosto del 2013; 9. Oficio CNSED-241-2013, por medio del cual se comunicó al
Tribunal Contencioso Administrativo del Segundo Circuito Judicial de San José el
acuerdo No. 9 tomado en la sesión No. 26-2013 celebrada el 21 de agosto del
2013; 10. Actas No. 23-2013 y No. 26-2013. Enviar copia de este acuerdo al
expediente de valoración documental de la Municipalidad de Peréz Zeledón,
Subfondo Comisión Organizadora del Plebiscito de Revocatoria del Mandato del
Alcalde, que esta Comisión Nacional custodia. ACUERDO FIRME.--------------------
ARTÍCULO 10. Copia del Correo electrónico del 21 de setiembre del 2015;
suscrito por la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento de
Servicios Archivísticos Externos, mediante el cual le remite debidamente
complementado la evaluación Asci-Sevri-2014 correspondientes al DSAE, a la
señorita Ana Marcela Avalos Mora. (Acuerdo 8, sesión 20-2015).SE TOMA
NOTA.-----------------------------------------------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 11. Oficio DAH-895-2015 del 21 de setiembre del 2015 recibido el 22
de setiembre del 2015; suscrito por el señor Javier Gómez Jiménez, Jefe del
Departamento de Archivo Histórico, mediante él solicita emitir la declaratoria de
valor científico cultural para los documentos que pertenecieron al señor Alberto
Cañas Escalante, los cuales sus hijos pretenden donar al Archivo Nacional. La
señora Valverde Guevara procede con la lectura del oficio. La señora Otárola
Sáenz indica que es mejor que los miembros conozcan la documentación que se
está sometiendo a valoración, con el objetivo de emitir un criterio objetivo con
relación a la delcaratoria de valor científico cultural de los documentos donados
por los hijos del señor Alberto Cañas Escalante. El señor Gómez Jiménez indica
que los documentos se encuentran en el Departamento Archivo Histórico.------------
ACUERDO 10. Comunicar al señor Javier Gómez Jiménez, Jefe del Departamento
Archivo Histórico que el oficio DAH-895-2015 del 21 de setiembre del 2015, será
analizado en una próxima sesión, para lo cual se le solicita llevar los documentos
donados por los hijos del señor Alberto Cañas Escalante. Enviar copia de este
acuerdo a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo
Nacional.-------------------------------------------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 12. Copia del Correo electrónico del 23 de setiembre del 2015;
suscrito por la señora Andrea Torres Hernández, Secretaria del Departamento de
Servicios Archivísticos Externos, mediante el cual le remite el oficio DSAE-645-
2015, a la señora Marlene Zamora Quirós, Jefe del Archivo Central de la
Municipalidad de San Carlos, relacionado con la declaratoria de valor científico
Cultural de los documentos de caminos públicos (Acuerdo 14, sesión 18-2015).---
ARTÍCULO 13. Copia del Oficio DG-682-2015 del 18 de setiembre del 2015
recibido el 23 de setiembre del 2015; suscrito por la señora Virginia Chacón Arias,
Directora General del Archivo Nacional, mediante el cual le remite a la señora
Guisele Mora Duran, Asesora Legal, el oficio CNSED-330-2015 para una posible
denuncia al Área de Salud de San Isidro de Heredia.---------------------------------------
ACUERDO 11. Conocer en una próxima sesión la correspondencia detallada en
los artículos No. 12 y 13, por falta de tiempo.--------------------------------------------------
A las 12:20 horas se levanta la sesión.-----------------------------------------------------------
Javier Gómez Jiménez
Vicepresidente