15

บทท 4

ผลการปฏบตงานตามโครงการ

จากการทไดปฏบตงานสหกจศกษา ทบรษท เจรญสขเภสชฮนชว จ ากด ในต าแหนง เจาหนาทบญชเจาหน มหนาทเกยวกบการจดท าบญชดานเจาหนดวยโปรแกรมบญชส าเรจรป Express เชน การบนทกขอมลในการรบสนคา การบนทกตดช าระหน การรบวางบล การจดท าเชคจาย และการจายเชค และการบนทกปรบปรงภาษมลคาเพม การสรปรายงานภาษซอ

โครงงานนจะกลาวถง ขนตอนของวงจรเจาหน ซงการปฏบตจะเหนไดวาเปนการปฏบตงานทางดานบญชเจาหนเปนสวนมาก มขนตอนมากมายกวาจะถงการจายช าระหน นกศกษาจงน าขนตอนตางๆ มาอธบายเปนโครงงาน จะมการอธบายล าดบขนตอนในการท างาน จะชวยเพมประสทธภาพในการเขาถงการท างานไดงายขน และสะดวกในการอธบายงานใหแกพนกงานบญชเจาหนทจะเขามาท างานในองคกร

16

4.1 ขนตอนของวงจรเจาหน

แผนกคลงสนคา แผนกจดซอ แผนกบญชเจาหน – การเงน ผอนมตเชค

ใบขอซอ

PR

เมอสนคามปรมาณ

ณ จดสงซอ

ใบสงของ/ใบก ากบสนคา

ใบก ากบภาษ

ใบรบสนคา

ใบสงของ/ใบก ากบภาษ

ใบขอซอ PR

ใบรบสนคา

ใบสงซอ PO

ตรวจสอบ

เอกสาร

ใบวางบล

ใบส าคญจาย

เชค

อนมตเชค

ใบรบสนคา ใบส าคญจาย

ใบสงของ ใบสงซอ PO

ใบขอซอ

PR

จายช าระหน

ใบสงซอ

PO

ใบเสนอราคา

เกบเขาคลงสนคา

17

แผนกคลงสนคา

ท าการออกใบขอซอ PR. (Purchase Requisition) แผนกคลงสนคาซงท าการควบคมดแลวตถดบเมอตรวจสอบพบวาวตถดบคงเหลอรายการใดมปรมาณวตถดบไมเพยงพอตอความตองการเบกใชของฝายผลต หรอวตถดบคงเหลอปรมาณ ณ จดสงซอ แผนกคลงสนคาจะจดท าเอกสารใบขอซอขนมาแลวสงเอกสารไปใหทางหวหนาแผนกลงชออนมตแลวสงใหทางผจดการโรงงานอนมตสงซอ และจงประสานงานไปยงฝายจดซอเพอด าเนนการสงซอวตถดบในล าดบตอไป

รปท 4.1.1 ตวอยางใบขอซอ PR. (Purchase Requisition)

18

ตรวจรบวตดบ เมอไดรบวตถดบ เปนขนตอนทท าตอเนองจากการจดซอ จะใชขอมลการสงซอเปนขอมลการน าเขาซงท าใหผรบสนคาหรอคลงสนคา ทราบวาสตอกสนคานนๆ สงซอเมอใด ปรมาณเทาไร ผขายและผซอคอใครและก าหนดการสงสนคาวาตรงตามเวลาหรอไม เมอรบวตถดบเขาระบบแลวกจะจดท าใบตรวจรบในระบบ Express เพอระบรายละเอยดของสนคานนๆ เอกสารและอปกรณทใชส าหรบการตรวจนบ คอส าเนาใบสงซอ ,ใบสงของ/ใบก ากบภาษ (INVOICE) ,ใบรบรองผลวตถดบ (Certificate) อปกรณเครองมอทใชประกอบการตรวจนบ เชน เครองชง ตวง วด เปนตน

รปท 4.1.2 ตวอยางการท าใบรบสนคาไปท ซอ ≫ 4.ซอเงนเชอ ≫ ซอเงนเชอ-บรรจภณฑ

19

รปท 4.1.3 ตวอยางการท าใบรบสนคา

รปท 4.1.4 ตวอยางการท าใบรบสนคา

20

รปท 4.1.5 ตวอยางใบรบสนคา

21

การเกบเขาคลงสนคา แผนกประกนคณภาพ (QA) จะท าการตรวจสอบคณภาพของสนคาวตถดบทไดรบจาก Supplier เมอสนคาผานการตรวจสอบคณภาพแลวท าการเคลอนยายวตถดบเขาสคลงสนคาโดยจ าแนกประเภทของวตถดบ บรรจภณฑ ไปเกบไวในพนททเหมาะสม

รปท 4.1.6 การเกบสนคาเขาคลง

22

รปท 4.1.7 การเกบสนคาเขาคลง

23

แผนกจดซอ

ท าการออกใบสงซอ PO. (Purchase Order) เมอแผนกจดซอไดรบเอกสารใบขอซอทผมอ านาจอนมตใหท าการขอซอวตถดบ แผนกจดซอจะด าเนนการจดหาวาจะท าการซอจากแหลงใดกไดในการด าเนนการจดหาจะตองค านงถงคณภาพของสนคา วตถดบและวสดบรรจภณฑ ระยะเวลาการสงมอบใหทนตามระยะเวลาทตองการใช รวมถงเงอนไขอนๆ เชน สวนลดเงนสด การประกนคณภาพ ก าหนดการช าระเงน ฯลฯ

รปท 4.1.8 ตวอยางใบสงซอ PO. (Purchase Order)

24

แผนกบญชเจาหน – การเงน

ท าการตรวจสอบเอกสาร เมอเจาหนาทคลงสนคาไดมการรบเขาสนคาในระบบโปรกแกรม Express จะท าการปรนแลวสงเอกสารการรบสนคาทงใหแกเจาหนาทบญชเพอท าการตรวจสอบความถกตองของการ ประกอบไปดวย ใบรบสนคา ตนฉบบใบก ากบภาษ/ส าเนาใบก ากบภาษ ใบสงของ ใบสงซอ (PO) ใบขอซอ (PR) รวมทงการคดค านวณจ านวนเงน จ านวนสนคาถกตองแลวจงเซนชอผตรวจสอบ จากนนจงท าการแยกเอกสารแตละประเภทเรยงตามวนทจดเกบเขาแฟม เพอรอ Supplier มาวางบล

รปท 4.1.9 ตวอยางเอกสารทการตรวจสอบ (ใบรบสนคา)

25

รปท 4.1.10 ตวอยางเอกสารทการตรวจสอบ (ตนฉบบใบก ากบภาษ)

26

รปท 4.1.11 ตวอยางเอกสารทการตรวจสอบ (ส าเนาใบก ากบภาษ/ใบสงสนคา)

27

รปท 4.1.12 ตวอยางเอกสารทการตรวจสอบ (ใบขอซอ PR)

รปท 4.1.13 ตวอยางเอกสารทการตรวจสอบ (ใบสงซอ PO)

28

ขนตอนการรบวางบล ก าหนดการรบวางบลคอทกวนท 5 และวนท 6 ของทกเดอน จะม Supplier มาตดตอวางบลทเจาหนทบญช เอกสารทใชประกอบการวางบลคอ ตนฉบบใบวางบล/ส าเนาใบวางบล ส าเนาใบสงของ/ส าเนาใบแจงหน ใบสงซอ (PO) เงอนไขการก าหนดวนทจายช าระ (วนรบเชค) ดเงอนไขจากใบสงซอ (PO) ทระบ ตวอยางเชน บรษท กลมสยามบรรจภณฑ จ ากด มาวางบลในวนท 5 สงหาคม 2559 มเงอนไขการช าระเงน : เงนเชอ 60 วน เจาหนาทบญชจะนดช าระวนท 5 ตลาคม 2559 เปนตน

รปท 4.1.14 ตวอยางใบวางบล

29

ขนตอนการจดท าใบส าคญจาย เมอถงรอบเวลาการท าเชคจายเจาหนาทบญชเจาหนจะท าการตดจายช าระเจาหนในระบบ Express พรอมจดพมพเชคจาย สงใหหวหนางานตรวจสอบลงชอผ ตรวจสอบแลวจงจะสงเอกสารจายเชคใหแกผบรหารเซนเชคเพออนมตการจายช าระหนในรอบเดอนถดไป

รปท 4.1.15 ตวอยางขนตอนการเขาระบบ Express

30

รปท 4.1.16 ตวอยางขนตอนการจายช าระหน เขาไปท การเงน ≫ 2.จายเงน ≫ 4.จายช าระหน

รปท 4.1.17 ตวอยางขนตอนการตดจายช าระหน

รปท 4.1.18 ตวอยางขนตอนการตดจายช าระหน

31

ขนตอนการจายช าระหน เมอเอกสารการจายเชคไดมการอนมตเรยบรอยแลว ทกวนทนดจายช าระหนใหแกเจาหน หรอวนททางบรษทก าหนดจายเชคคอทกวนท 5 ของทกเดอน เวลา 9.00 น. ถง 16.00 น. จะม Supplier มาตดตอขอรบเชคกบเจาหนาทบญชเจาหน-การเงน โดยการตดตอขอรบเชคจะตองมเอกสารประกอบดวย ส าเนาใบวางบลทระบใหมารบเชค ตนฉบบใบเสรจรบเงน ส าเนาใบแจงหน แลวจงสามารถรบเชคไดพรอมท งเซนรบเงนระบรายละเอยดเชค วนทเชค ธนาคาร สาขา ในตนฉบบใบเสรจรบเงนและเอกสารจายช าระหน

32

รปท 4.1.19 ตวอยางเอกสารจายช าระหน

รปท 4.1.20 ตวอยางตนฉบบใบเสรจรบเงน

33

ผอนมตเชค เมอแผนกบญชเจาหน-การเงนไดจดท าเอกสารการจายเชคประจ าเดอนเรยบรอยแลว จะสงเอกสารทงหมดประกอบดวย เชค ใบส าคญจาย ใบรบสนคา ใบสงของ ใบขอซอ (PR) ใบสงซอ (PO) ใหแกผอนมตตรวจสอบเอกสารการจายช าระเงนและเซนเชคเพอจะน าไปสขนตอนการจายเชคใหแกเจาหน

รปท 4.1.21 ตวอยางเชคไดรบการอนมต