Post on 03-Apr-2015
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Publier des pages dans une collection de sites SharePoint Portal
RXI0402
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Formation Sharepoint Portal publicateur : 9h30 -12h
N° de téléréunion :
Merci, lorsque vous ne prenez pas la parole, de mettre votre téléphone en mode « secret », et surtout de ne pas accepter de « double appel » sur votre téléphone, vous bloqueriez la téléconférence
Le formateur : Aymeric Lavergne
Hot Line informatique : 0810 30 3000
accueil
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Formation Sharepoint Portal publicateur : 9h30 -12h
N° de téléréunion :
Merci, lorsque vous ne prenez pas la parole, de mettre votre téléphone en mode « secret », et surtout de ne pas accepter de « double appel » sur votre téléphone, vous bloqueriez la téléconférence
Le formateur : Philippe Rouanet
Hot Line informatique : 0810 30 3000
accueil
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L’Interface Clic and Learn, les différentes zones écrans et les boutons :
demander la parole
répondre « OUI » à une question
répondre « NON » à une question
Interface « classe virtuelle »
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sommaire
contexte de la formation
objectifs de la formation
présentation générale de l’outil
publication
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Objectif général
A l’issue de la formation RXI0402 intitulée «Publication sur un site Intranet avec SharePoint Portal », vous serez capable d’utiliser les fonctionnalités d’un site SharePoint portal (éditeur de contenu et webparts) afin de rédiger, de publier des pages d’information et de communication et d’insérer des fichiers et des images dans ces pages.
La formation est organisée en alternant des démonstrations et des travaux pratiques réalisés sur une base-école SharePoint Portal.
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Documentation et plan de formationLes diapositives utilisées en cours sont disponibles en téléchargement
sous la forme d’un fichier Powerpoint sur la base école.
La documentation de référence (fiches pratiques) est sur le site 100%pratique.
Le module RXI0389 (2 jours en « présentiel ») traite des aspects création, paramétrage, gestion d’un site SharePoint Portal.
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présentation générale de l’outil
créer et publier une page « simple »
– utiliser l’éditeur de contenu pour insérer du texte utiliser l’éditeur de contenu
insérer liens, images, tableaux, fichiers en téléchargement dans une page
utiliser les webparts
insérer du contenu dynamique dans une page mise en page
Objectifs intermédiaires / sommaire
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- Où travaillez-vous et quel est votre métier ? - Avez-vous publié dans un site Intranet (Coquille, SPIP…)- Avez-vous déjà utilisé Sharepoint Portal ?- Quelles sont vos attentes concernant cette formation ?
Tour de table
« Tour de table »
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présentation générale de l’outil et de sa finalité
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Qu’est-ce qu’Office SharePoint Server 2007 (MOSS)?
Solution serveur basée sur Microsoft Office Sharepoint Services (MOSS)
Intégration avec Office, Exchange et Communicator La première version, nommé SharePoint Team Services (STS), est sortie en même temps qu‘Office XP et était fournie avec Microsoft FrontPage par la suite cette version a pris le nom de Windows SharePoint Services v2
Création de sites webGestion de contenuPartage de données structuréesGestion de la sécurité
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L’offre DISU
Nombre de sous sites (rubriques ou thèmes) illimité intégration à l’Active Directory (AD : identification automatique) 3 principaux groupes d’utilisateurs par défaut : Visiteurs, Membres (publicateurs) et Propriétaires attribution d’une adresse de la forme
nomdusite.domaine.ftgroup ou nomdusite-shp.domaine.ftgroup
Limitation à 30 Go de stockage par collection de sites (espace « parent » + sous-espaces). 50 Mo maximum par fichier (pas de vidéos ni exécutables) 260 caractères max. pour nommer un lien URL
Attention : éviter d’utiliser des accents dans les noms de fichiers. Demande de création d’un nouveau site par Rameau DMI
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Le vocabulaire SharePoint Portal
Site SharePoint : Un site est un groupe de pages Web ayant un rapport entre elles. Dans SharePoint un site est toujours créé à partir d’un modèle. sites parents et sites enfants : Le contenu d’un site peut être réparti en différents sites pouvant être gérés séparément. Les sites parents peuvent avoir plusieurs sous-sites et les sous-sites eux-mêmes peuvent avoir des sous-sites. collection de sites : La structure complète d'un site Web de niveau supérieur et tous ses sous-sites Web est appelée une collection de sites web part : module de base pour afficher des informations sur un site ( texte, liens, flux RSS, image, boite de recherche…) web part zone : zone contenant des web parts active directory : base de données associant le Cu –Id et le mot de passe « e- buro »
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Structure d’un site et d’une collection
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Intitulé de la collection
Arborescence d’une collection de sites
Espace « parent »
« Sous-site »1
« Sous-site »2
« Sous-site »3
« Sous-site »4
« Sous-site »5
Les sous-sites vont correspondre à des rubriques et sous-rubriques du site, à des thèmes, des équipes différentes …. Selon les choix d’organisation retenus.
Chaque site de la collection est autonome : il possède sa propre URL, son contenu (pages et fichiers), sa propre ergonomie, sa propre navigation, ses droits d’accès (on peut être publicateur dans un site, visiteur dans d’autre et ne pas avoir accès à certains).
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Arborescence de la base école
formation B
site de publication(Philippe)
formation publicateur(Aymeric)
« Sous-site »3
« Sous-site »4
fiches pratiques
vos droits sur la collection
visiteur
visiteur
publicateur
Accès interdit
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Structure d’un site (exemple)
Sous-sites (rubriques)
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publication
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Mode opératoire de publicationUne fois positionné dans la rubrique dans laquelle on souhaite créer une nouvelle page, ou sur la page que l’on souhaite modifier, le bouton « Actions du site » permet d’accéder à la fonctionnalité choisie :
20 Propriétaire d’une collection de sites SharePoint Portal interne Groupe France Télécom
principes de création de page
Généralités
1) On se positionne à l’endroit (dans la rubrique) où l’on souhaite publier
2) Le publicateur choisit:- le titre de la page
Autres paramètres modifiables à posteriori (propriétés de la page)– la description– l’URL– une mise en page (modèle : page d’article, d’accueil, de redirection)
3) Toutes les pages créées sont stockées dans une bibliothèque de pages
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Modes opératoires de création et publication de pages
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Mode opératoire : création d’une page
1
2
Une fois positionné sur le site (dans la « rubrique ») concerné
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Mode opératoire : création d’une page (titre)
choix du titre
(pas de majuscule)
cas d’une page d’article
Image qui ne sera pas visible sur la page publiée mais dans le résultat d’une requête de contenu
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Mode opératoire : ruban (onglet page)
2 onglets dans le ruban :
page : gérer la page (enregistrer, archiver, modifier les propriétés)
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Mode opératoire : archiver une page
Conseil : après toute modification il est impératif d’archiver la page, sinon elle reste à l’état « extrait » et elle est donc verrouillée
en écriture (ne pas utiliser « enregistrer et fermer »)
Pour débloquer la situation, il fait aller dans la bibliothèque « pages » pour l’archiver ou annuler l’extraction
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Mode opératoire : modifier les propriétés d’une page (1)
Sur le ruban : onglet pageSi nécessaire simplifier l’URL de la page (enlever les accents, …)
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Mode opératoire : modifier les propriétés d’une page (2)
Sur le ruban : onglet page
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Mode opératoire : choisir une mise en page
Sur le ruban, onglet page :
Les pages d’articles sont les plus simples et les plus rapides à réaliser
Les pages Orange colonnes fixes ou flottantes permettent une mise en page, un « maquettage » des infos entièrement libre (utiliser les webparts)
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Colonnes fixes ou flottantes
texte vidéo
texte
bibliothèque
flash
image
texte
texte vidéo
texte
bibliothèque
flash
image
texte
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Mode opératoire : ruban (format du texte)
2 onglets dans le ruban :
outils d’édition : format du texte / insérer fichiers, images, liens, ….
Respecter la charte graphique et les règles éditoriales
Police Arial, couleurs (noir, blanc, gris, orange), …. voir La Fabrique
N’utiliser que les couleurs du thème
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Mode opératoire : ruban (insérer)
2 onglets dans le ruban :
outils d’édition : format du texte / insérer fichiers, images, liens, ….
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Insérer un fichier à télécharger
Parcourir : le poste de travail pour choisir le fichier
Télécharger sur : « documents »
(garder cette proposition, cf chapitre « alimentation des bibliothèques »)
Le document est accessible en téléchargement dans la page (et stocké dans la bibliothèque) :
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Structure d’un site Espace « parent »
« Sous-site »1
« Sous-site »2
« Sous-site »3
« Sous-site »4
« Sous-site »5
Par défaut chaque site et sous-site est composé de 3 bibliothèques :pages, documents et images
documents : pour stocker les fichiers proposés en téléchargement dans les pages
images : pour stocker les images à afficher dans les pages
pages : pour stocker les pages publiées dans une « rubrique »
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insérer un lienChoix d’un fichier déjà téléchargé dans une « bibliothèque » Sharepoint, en général :
Saisie du texte à afficher puis (copier/coller) de l’adresse du site « visé » par le lien hypertexte :
On peut définir des options :
Pour un lien vers un autre site
Pour un lien vers un fichier
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insérer une image depuis son poste de travailTélécharger l’image sur Sharepoint depuis son poste de travail
ne pas enregistrer l’image dans la bibliothèque « documents » mais dans la bibliothèque « images »
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insérer une image déjà disponible dans Sharepoint
Outils image : texte de remplacement (obligatoire : accessibilité de la page), redimensionnement, position par rapport au texte (possibilité d’image flottante à droite ou à gauche du texte), lien (uniquement sur un logo ou une bannière, ….)
Choix d’une image déjà téléchargée dans une « bibliothèque » Sharepoint, en général :
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insérer une image : Orange Brand
Les images utilisées pour illustrer vos publications doivent correspondre à l’image du groupe, être libres de droits
Conseil : télécharger les images (format : taille minimum) depuis la banque d’images du groupe Orange Brand
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insérer un tableau
Tableaux : choix du nombre de lignes/colonnes
Outils de gestion des tableaux :
choisir la largeur du tableau en pixels (conseillé) ou en % de la largeur de page
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Principe de l’extraction/archivage d’une page
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Principes de l’extraction / Archivage
Extraction :
– Pour être modifiée, une page doit être extraite (ce processus est automatique lors d’une modification)
– L’extraction permet à utilisateur de se réserver en modification une page. Toutes les autres personnes ne peuvent consulter la page qu’en lecture seule .
– Tout fichier extrait apparaît avec une icône spécifique dans la bibliothèque où il est stocké
– Les modifications qu'une personne apporte à un fichier pendant qu'il est extrait, ne sont pas visibles aux autres utilisateurs tant que le fichier n'est pas archivé
Archivage :
– Permet de rendre disponible en modification une page
– Permet de rendre visible les modifications apportées à une page
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Principes de l’extraction / Archivage : conseil
La page est alors « extraite »
Enregistrer des modifications sans libérer l’extraction : on continue de modifier, personne d’autre n’y a accès en écriture, les modifications ne sont pas vues par les visiteurs
Enregistrer et libérer l’extraction :
les modifications sont publiées
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Alimentation des bibliothèques
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Structure d’un site Espace « parent »
« Sous-site »1
« Sous-site »2
« Sous-site »3
« Sous-site »4
« Sous-site »5
Par défaut chaque site et sous-site est composé de 3 bibliothèques :pages, documents et images
fichiers à téléchargerillustrations
pages publiées dans la « rubrique »
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Contenu partagéau sein de la collection
« Sous-site »3
Espace « parent »
« Sous-site »1
« Sous-site »2
« Sous-site »4
« Sous-site »5
Le contenu de ces 3 bibliothèques est en principe accessible à tous les publicateurs de la collection
contenu réutilisable : « morceaux de pages » pouvant être utilisés tels quels par des publicateurs (mise à jour automatique sur toutes les pages utilisant ce contenu)
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Sujets abordés
Alimentation des bibliothèques
Actions possibles sur un document
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accéder aux bibliothèques
Une fois positionné dans la rubrique (le site) souhaitée :
Accéder aux bibliothèques pour télécharger fichiers ou images à utiliser dans les pages
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gestion d’une bibliothèque : organisation en dossiers
Se positionner dans la bibliothèque concernée (ex: documents), puis utiliser les fonctionnalités du ruban
1
2
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alimentation des bibliothèques
– Bouton « Nouveau »
– Nouveau document (créé « en ligne ») à éviter
– Bouton « télécharger un document « ou le lien « ajouter un document »
– Télécharger un document
– Télécharger plusieurs documents
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mode opératoire : alimentation de la bibliothèque (le téléchargement)
Ajouter un documentAjouter un document : Télécharger un ou plusieurs fichiers depuis son poste de travail
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Actions possibles sur un document
Actions possibles sur un document (pointer le document, les fonctions apparaissent)
– approuver / rejeter un document (*)
– consultation / modification des propriétés
– extraire pour modifier puis archiver un document
– envoyer un lien de téléchargement du document par messagerie
– être averti des modifications
– supprimer un document (gestion de la corbeille : 30 jours)
– historique des modifications (*)
(*) si le gestionnaire a activé ce paramétrage
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Utiliser les Webparts
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Les Composants WebPart
Définition : Brique modulaire qui contient sa propre logique d’affichage
On peut insérer des webparts dans n’importe quel type de page
Intérêt : le contenu peut-être dynamique, et avec les pages « d’accueil » (colonnes fixes ou flottantes) on peut “maquetter” l’affichage des infos sur la page comme on le souhaite
On peut ainsi afficher le sommaire du site, le contenu d’une bibliothèque, le moteur de recherche de l’intrannuaire, de la vidéo, du texte, …..
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Présentation de quelques WebParts disponibles
un WebPart pour chaque bibliothèque site (affichage dynamique du contenu). conseil : créer des bibliothèques dédiées à cet usage
Editeur de contenu : permet de mettre en forme du texte, des images, des liens …
Flash : pour insérer une animation Flash
RSS : pour afficher un flux d’informations
Vidéo : pour insérer une vidéo dans une page
Webdoc : insérer des liens vers des fichiers stockés dans Webdoc
Webparts plutôt dédiés au gestionnaire de site :
– Intrannuaire : lancer une recherche dans l’intrannuaire groupe– Recherche avec le moteur KE : lancer une recherche sur le moteur de
recherche groupe– Table des matières (sommaire)– Arborescence– Requête de contenu
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Paramétrage des WebParts
Une fois ajouté dans la page, on paramètre le composant (sur la droite de l’écran) :
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WebParts de recherche
Intrannuaire : Permet de lancer une recherche dans l’intrannuaire groupe
Recherche avec le moteur KE : Permet de lancer une recherche sur le moteur de recherche groupe
Zone de recherche : outil de recherche paramétrable (on peut en particulier restreindre la recherche au site, cf. fiche pratique MOA)
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WebParts « bibliothèques »
un WebPart pour chaque bibliothèque site (affichage dynamique du contenu). Conseil : demander au gestionnaire de créer des bibliothèques dédiées à cet usage, et de paramétrer un affichage spécifique
Utiliser la fonction : se connecter et exporter – ouvrir avec l’explorateur Windows pour se créer un favori réseau pour cette bibliothèque dans son poste de travail (facilités de copier/coller ou glisser/déplacer)
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WebPart diaporama Il faut d’abord créer un diaporama dans le
site (afficher tout le contenu du site puis créer)
On télécharge des fichiers images dans cette nouvelle « bibliothèque d’images »
On intègre le webpart dans une page et on choisit le diaporama à afficher, la durée d’affichage de chaque image …
gestionnaire du site
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WebPart éditeur de contenu
Editeur de contenu : permet de mettre en forme du texte, des images, des liens …
Paramètres : titre, style de cadre (avec ou sans bordure et/ou titre)
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WebPart flux RSS
RSS : pour afficher un flux d’informations
Copier/coller l’URL du flux
Fréquence de rafraichissement des données
Afficher ou masquer les dates, les descriptions complètes ….
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WebPart vidéo
Vidéo : pour insérer une vidéo dans une page
Le fichier vidéo doit être hébergé par la DISU, service FT visio DISU (cf La Fabrique) qui fournit l’URL
Choisir la taille de la fenêtre vidéo et le mode de lancement (auto ou contrôles)
taille de la fenêtre
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WebPart flash Flash : pour insérer une animation Flash
Choisir la taille de la fenêtre en pixels
Le fichier swf peut-être hébergé dans une bibliothèque du site Sharepoint (copier/coller l’URL du fichier)
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Choisir une mise en page : « les pages d’accueil »
Les pages d’articles sont les plus simples et les plus rapides à réaliser
Les pages Orange colonnes fixes ou flottantes permettent une mise en page, un « maquettage » des infos entièrement libre (utiliser les webparts)
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Colonnes fixes ou flottantes
texte vidéo
texte
bibliothèque
flash
image
texte
texte vidéo
texte
bibliothèque
flash
image
texte
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Mise en page : organiser les webparts
On peut intégrer plusieurs composants dans chaque conteneur
Il est possible de déplacer de conteneur tout composant webpart (cliquer-glisser avec la souris) : le webpart sélectionné est entouré de vert
texte
vidéo
texte
bibliothèque 1
flash
image
texte
texte
bibliothèque 2
image
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Travaux pratiques
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TP n°1 : créer une page d’article
dans le site intitulé « formation publicateur (Aymeric) »Créer une page d’article intitulée « actualités de prénom »
Saisir un court texte à l’aide de l’éditeur (ou utiliser le copier/coller)
Publier cette page :
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TP n°2 : insérer des liens
Modifier votre page intitulée « actualités de prénom » :
- Insérer un lien vers un fichier téléchargé depuis votre poste de travail (qui sera stocké dans la bibliothèque « documents »)
Archiver cette page modifiée (cela aura pour conséquence de l’enregistrer et de la publier)
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TP n°2 bis : insérer des liens
Modifier votre page intitulée « actualités de prénom » :
- insérer un lien vers un site Intranet (ex: @noo)
Archiver cette page modifiée (cela aura pour conséquence de l’enregistrer et de la publier)
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TP n°3 : insérer des images
Modifier votre page intitulée « actualités de prénom » :
- Insérer une image téléchargée depuis votre poste de travail (qui sera stockée dans la bibliothèque « images » du site)
- Insérer une image déjà disponible bibliothèque « images » du site
Publier cette page
Remarque : le texte ne peut « entourer » l’image, pour un tel effet il faut utiliser la fonction « position » de l’image (à droite ou à gauche)
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TP n°3 : insérer un tableau
Modifier votre page intitulée « actualités de prénom » :
- Insérer un tableau (4 colonnes et 3 lignes) dans cette page
- Paramétrer ce tableau afin qua sa dimension soit de 500 pixels en largeur
- Archiver cette page modifiée (cela aura pour conséquence de l’enregistrer et de la publier)
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TP n°4 : utilisation des webparts de recherche
1°) Modifier votre page intitulée « actualités de prénom » :
Sur cette page insérer les webparts suivants:- recherche sur l’intrannuaire- recherche sur l’Intranet- zone de recherche
Publier cette page
2°) modifier la page pour personnaliser le paramétrage de ces webparts afin d’en changer le titre (Apparence). Publier la page
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TP n°5 : utilisation des webparts bibliothèques
1°) Modifier votre page intitulée « actualités de prénom »
2°) insérer le webpart associé à la bibliothèque « cr-reunion » ou « reporting »
Publier cette page
3°) créer un « favori réseau » pour une de ces bibliothèques dans votre Explorateur Windows. Aller dans la bibliothèque puis :
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TP n°6 : utilisation du webpart éditeur de contenu
Créer une nouvelle page intitulée « flash info de prénom »
Modifier la mise en page (ruban : onglet page) et choisir le modèle : Orange colonnes fixes ou flottantes
Sur cette page insérer le webpart : éditeur de contenu pour rédiger quelques lignes d’information, insérer des liens, des images, un tableau ….
Publier cette page
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TP n°7 : utilisation du webpart flux RSS (feedreader)
Modifier votre page intitulée « flash info de prénom »
Sur cette page insérer le webpart :
- Flux RSS : copier l’URL du flux depuis la page intitulée « flux RSS, vidéos et flash »
- Coller l’URL dans les paramètres du webpart :
- Publier la page
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TP n°8 : utilisation du webpart vidéo
Modifier votre page intitulée « flash info de prénom »
Sur cette page insérer le webparts :
- Vidéo : copier l’URL de la vidéo depuis la page intitulée « flux RSS, vidéos et flash »
- Insérer d’url dans les paramètres du webpart, choisir la taille de la fenêtre vidéo (ex : 250*250) et activer les contrôles
- Publier la page
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TP n°9 : utilisation du webpart flash
Modifier votre page intitulée « flash info de prénom »
Sur cette page insérer le webpart :
- Flash : copier l’URL d’une animation flash depuis la page intitulée « flux RSS, vidéos et flash »
- Insérer d’url dans les paramètres du webpart, choisir la taille de la fenêtre
- Publier la page
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TP n°10 : mise en page (colonnes fixes/flottantes)
Modifier la page intitulée « flash info de prénom »
Tester les déplacements de webparts entre différents « conteneurs »
Publier la page
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Votre Identifiant : CODE IDENT
Saisir le numéro de l’activité:
Evaluation : accès à Full Eval