РГП Банковское сервисное бюро НБРК:

Опыт внедрения Электронных Архивов

Самойленко Евгений01.03.2012

История создания проекта

2001-2004•обследование фондов, маркетинг и предложения

•разрабатывается Техническое задание.

Февраль 2005•Принимается решение по выбору платформы для создания электронного архива - IBM Content Manager

Апрель 2005•Старт пилотного проекта «Электронный архив»

Март 2006•Ввод в промышленную эксплуатацию пилотного проекта «Электронный архив»

2006•Разработка технического задания на реализацию полномасштабного проекта

2007•Реализация и внедрение полномасштабного проекта

2008-2011•Развитие системы•Интеграция с внешними системами

2012•Создание и внедрение версии на FileNet

Наполнение Электронного архива

Документы, подлежащие оцифровке на этапе пилотного

проекта:

• Приказы по основной деятельности за 1991–2002гг.

• Распоряжения по основной деятельности за 1991–2002гг.

• Документы личного состава (в т.ч. приказы по личному составу) за 1925–2002гг.

• Договора за 1991–2002гг.• Постановления правления и

совета директоров за 1991–2002гг.

Оцифрованные документы

• На 01.06.2008 - 18866 документов• На 01.06.2009 - 20948 документов• На 31.12.2009 - 22797 документов• На 31.12.2010 - около 30000

документов• На текущий момент -

Основные компоненты

Электронного архива

• ПО Kofax Ascent Capture

Линия ретроконверсии

• ПО IBM Content Manager

Хранение данных • ПО «АРМ

Архивариус»• ПО IBM Document

Manager Desktop

Доступ к документам

Основные компоненты

Электронного архиваKofax Ascent Capture решает следующие задачи

• Серверные приложения• Сервер распознавания• Сервер полнотекстового распознавания• Kofax PDF генерации• Сервер выгрузки

• Клиентские приложения• Администрирование• Сканирование• Контроль качества• Индексация и проверка данных• Верификация• Управление пакетами• Разделитель страниц

Основные компоненты

Электронного архива

IBM Content Manager решает следующие задачи

• хранение и управление метаинформацией хранимых объектов• управление неструктурированным содержимым• контроль и предоставление доступа к содержимому

Электронного архива• поддержка версионности• поддержка иерахической модели данных• управление резервным копированием и архивированием• предоставление интерфейса прикладного программирования API

Основные компоненты

Электронного архиваАРМ Архивариуса решает следующие задачи

• ведение справочников, импорт справочников из внешних систем (например система документооборота) в формате XML

• обработка запросов на информационное обслуживание:• поиск данных (поиск объектов учета)• ввод информации об объектах учета путем заполнения регистрационных

карточек• работа с архивными документами:

• подготовка акта о выделении документов к уничтожению• подготовка сводных описей• подготовка акта о передаче документов на государственное хранение

• интеграция с настольными прикладными системами (Lotus Notes, Microsoft Office и др.)

Линия ретроконверсии

IBM ContentManager

Подготовка бумажных

документов

Сканирование документов

Распознавние документов (Штрих-коды,

OCR, ICR, OMR)

Аттрибутир. и верификация Экспорт

Линия ретроконверсии

Интерфейс Kofax Ascent Capture - Сканирование (импорт) документов

Линия ретроконверсии

Интерфейс Kofax Ascent Capture - Разделение документов внутри дела

Линия ретроконверсии

Интерфейс Kofax Ascent Capture - Атрибутирование (ввод реквизитов документов). Часть данных вводится из справочников системы

Линия ретроконверсии

Интерфейс Kofax Ascent Capture - Атрибутирование - Поле «Наименование» заполняется автоматически (извлечение из документа)

Линия ретроконверсии

Интерфейс Kofax Ascent Capture – Полнотекстовое распознавание документа

Линия ретроконверсии

Интерфейс Kofax Ascent Capture – Экспорт оцифрованных документов в базу данных IBM Content Manager

АРМ «Архивариус»Web-интерфейс - Вид интерфейса определяется правами и ролью пользователя

АРМ «Архивариус»Справочники – Подразделения

АРМ «Архивариус»Справочники – Сотрудники

АРМ «Архивариус»Справочники – Перечни документов

АРМ «Архивариус»Web-интерфейс – Режим просмотра Документов - Постановления

АРМ «Архивариус»Web-интерфейс – Режим просмотра Документов - Приказы

АРМ «Архивариус»Web-интерфейс – Режим просмотра Описей

АРМ «Архивариус»Web-интерфейс – Режим просмотра Описей – Карточка Описи

АРМ «Архивариус»Web-интерфейс – Режим просмотра Актов и сводных описей

АРМ «Архивариус»Web-интерфейс – Режим просмотра Актов и сводных описей - Карточка Акта

АРМ «Архивариус»Web-интерфейс – Режим просмотра Дел

АРМ «Архивариус»Web-интерфейс – Режим просмотра Дел – Карточка Дела

АРМ «Архивариус»Web-интерфейс – Режим просмотра Журнала ордеров

АРМ «Архивариус»Web-интерфейс – Режим просмотра Журнала ордеров - Карточка ордера

АРМ «Архивариус»Web-интерфейс - ЭЦП документа

АРМ «Архивариус»Web-интерфейс – Режим поиска документов

АРМ «Архивариус»Карта жизненного цикла документа

АРМ «Архивариус»Карта жизненного цикла документа – Изменение состояния – Утверждение описи

АРМ «Архивариус»Карта жизненного цикла документа – Изменение состояния – Утверждение описи

АРМ «Архивариус»Карта жизненного цикла документа – Изменение состояния

АРМ «Архивариус»Карта жизненного цикла документа – Журнал аудита

АРМ «Архивариус»Карта жизненного цикла документа – Хронология версий

АРМ «Архивариус» FileNet

Интерфейс – основное окно

АРМ «Архивариус» FileNet

Интерфейс – основное окно

АРМ «Архивариус» FileNet

Интерфейс – диалог

АРМ «Архивариус» FileNet

Режим поиска документов – простой поиск

АРМ «Архивариус» FileNet

Режим поиска документов – поиск по ключевым словам

АРМ «Архивариус» FileNet

Режим поиска документов – сложный поиск

АРМ «Архивариус» FileNet

Режим просмотра документа – форма

ECM IBM в мире

80 компаний из рейтинга Fortune 100 используют IBM ECM

23 из 25 крупнейших Банков

250+ Телеком

25 из 25 крупнейшихСтраховых компаний

1300+ Гос. структуры

1200+ Индустрии

Gartner ECM 2007-2009

Gartner ECM 2010-2011

Ваши вопросы

Благодарю за внимание!

Тел.: + 7 727 272 70 15Факс.: + 7 727 261 46 69

Email: info@bsbnb.kzWeb: www.bsbnb.kz