Post on 04-Jun-2020
19 мая 2015 Москва, Рэдиссон Славянская www.docflow.ru
Современные технологии управления информацией в бизнесеИван ЕгинМенеджер группы по управлению информационными рисками, КПМГ
19 мая 2015 Москва, Рэдиссон Славянская www.docflow.ru
КПМГ в России и СНГ
Москва
Нижний Новгород
Казань
Санкт-Петербург
Екатеринбург
Новосибирск
Ростов-на-Дону
Тбилиси
Баку
Бишкек
Алматы
АстанаЕреван
Львов
Атырау
Красноярск
ПермьКиев
25 лет в России
СНГ: 7 стран, 18 офисов
Более 4 000 специалистов
Иван Егин
Менеджер,Группа по управлению информационными рисками
T: +7 812 313 7300 ext.36085M: +7 965 090 21 68E: IEgin@kpmg.ru
4
Сбор и создание
Использование
Хранение
и удаление
Анализ
1
2
3
4
Жизненный цикл
информации
Информация
внешняя
внутренняя
структурированная
Этапы жизненного цикла информации
не структурированная
Сбор и создание информации
Создание документов в электронном или бумажном виде
Ввод данных из документов в ИТ-системы
Классификация и каталогизация документов в электронном или бумажном виде
1
Сбор и создание информации: e-Invoicingобзор передовых практик
Компания: Крупный производитель напитков и продуктов питания
Кейс: В структуру Компании входят несколько крупных заводов, а также филиальная сеть по всей территории Российской федерации. Реализация продукции Компании осуществляется через развитую сеть дистрибуторов, а также непосредственно покупателям. В связи большим потоком первичных документов как от поставщиков, так и от покупателей, в Компании было принято решение об автоматизации процесса обработки входящих и исходящих счетов-фактур, товарных накладных.
Эффект от внедрения:
Обмен электронными счетами: 80% дистрибуторов и 25% поставщиков сырья и упаковки
Своевременная оплата в связи с сокращением сроков пересылки документов
Сокращение ошибок, связанных с человеческим фактором
Сокращение затрат на распечатку, заполнение и пересылку документов
Решение:
Внедрение системы обработки счетов-фактур в электронном виде (e-Invoicing)в том числе: организация роуминга между
различными операторами ЭДО интеграция с ERP-системой
1
Использование информации2
Поиск информации
Извлечение информации
Возможность повторного использования
Совместный доступ
Распространение информации
Использование информации: Мобильностьобзор передовых практик2
Компания: Крупное предприятие в сфере черной металлургии
Кейс: Предприятие производит широкий спектр металлопродукции. На предприятии работают более 50 000 тысяч сотрудников, а количество документов, создаваемых подразделениями предприятия, составляет десятки тысяч документов в день. Сотрудники руководящих звеньев предприятия часто выезжают в командировки, участвуют в совещаниях. При этом необходимость контроля исполнения поручений, подписания документов сохраняется и в тот период, когда руководители работают без доступа к стационарному компьютеру или ноутбуку. Отсутствие такого доступа отрицательно сказывается на сроках исполнения поручений и подписания документов.
Эффект от внедрения:
Ресурс рабочего времени у руководителей в среднем увеличился на 1 – 2 часа в день
Процесс подписания документов значительно ускорился Повышенная осведомленность руководителей о статусе
выполнения поручений
Решение:
Комплексная автоматизация документооборота, включая мобильную версию приложения для руководителей
Использование информации: Collaborationобзор передовых практик2
Компания: Предприятие судостроительной отрасли
Кейс: Предприятие разрабатывает техническую документацию на строительство и модернизацию судов, осуществляет переоборудование и ремонт судов. В связи с географической удалённостью различных подразделений предприятия сотрудники проектных команд испытывали сложности с взаимодействием в рамках выполнения различных проектов. В частности, были затруднены обмен и совместная работа над документами, хранение рабочей документации и контроль ее версионности, а также не было организовано общее хранилище информации.
Эффект от внедрения: Общий доступ к файлам, календарям, рабочей
документации по проектам Возможность постановки задач, рассылки уведомлений по
электронной почте Организована внутренняя база знаний и хранилище
информации Совместная работа над документами Ресурс рабочего времени увеличился на 30% в связи с
повышением интенсивности коммуникации между сотрудниками
Решение:
Система совместной работы (collaboration software)
Хранение и удаление информации 3
Аккумулирование информации
Долговременное хранение информации
Уничтожение информации
Хранение информации: Электронный архивобзор передовых практик
Компания: Крупный производитель продуктов питания
Кейс: Компания осуществляет поставки производимой продукции покупателям в крупные города европейской части Российской Федерации с нескольких складов. Ежемесячное количество отгрузок составляет 8 000. На каждую отгрузку распечатывается комплект товаросопроводительных документов. Компании необходимо контролировать получение подписанных покупателями документов. Компания столкнулась со следующими сложностями: Высокая загрузка сотрудников склада на сортировку поступающих от покупателей документов в бумажном
виде Длительное время на пересылку документов в централизованную бухгалтерию в головном офисе Компании Сложности с хранением и поиском документов
Эффект от внедрения систем:
Высвобождение 1 штатной единицы в бухгалтерии Высвобождение 50% времени работников склада Сокращение времени на обработку и пересылку
первичных документов с 6 – 9 до 1 – 2 рабочих дней Удаленное хранение первичных документов в
бумажном и электронном виде на стороне подрядчика
Решение:
В компании было принято решение о внедрении следующих систем: Система сканирования и
распознавания первичных финансовых документов
Электронный архив
3
Анализ информации 4
Подготовка отчетов
Формирование прогнозов
Построение моделей
Анализ информации: Бизнес-аналитикаобзор передовых практик
Компания: Крупная нефтегазовая компания
Кейс: Компания имеет географически распределённые дочерние и зависимые общества (ДЗО), а также ряд общих центров бухгалтерского обслуживания (ОЦО). Контрагенты не всегда своевременно предоставляют оригиналы первичных документов, предоставляя при этом в ДЗО их копии по электронной почте или по факсу. Отражение документов в бухгалтерском учете может осуществляться бухгалтерами ОЦО на основании копий документов из электронного архива. Однако, важен контроль за получением оригиналов первичных документов и загрузке оригиналов в электронный архив. Также, Компании необходимо четко идентифицировать сотрудника ДЗО, ответственного за предоставление и загрузку в электронных архив оригиналов первичных документов.
Эффект от внедрения:
Улучшенный контроль предоставления поставщиками оригиналов первичных документов, улучшенная собираемость оригиналов.
Высвобождение рабочего времени бухгалтера ОЦО на анализ информации.
Решение:
Внедрение отчета в системе электронный архив, содержащего в себе различные аналитики, включая привязку к центрам финансовой ответственности, номер заявки на расход, имя ответственного сотрудника и пр.
4
Неструктурированные данные
ЭДО
Big data
BI
Бумажные документы отсутствуют, или их число сведено к минимуму
Архивы бумажных документов отсутствуют
Высокая ориентация на мобильные технологии
Обмен документами в электронном виде
Широкое применение Big Data и BI
Применение облачных технологий
Управление информацией - взгляд в будущее5
Назад Вперед
Спасибо!
Иван Егин
Менеджер,Группа по управлению информационными рисками, КПМГ
T: +7 812 313 7300 ext.36085M: +7 965 090 21 68E: IEgin@kpmg.ru