Как безболезненно перейти на электронный документооборот и подключить к виртуальному обмену своих клиентов

Любовь БрызгаловаЗаместитель руководителя юридического управления Vi

Бизнес Vi охватывает порядка 160 городов

России, Белоруссии и Казахстана

Vi — медиаоператор рекламного рынкаПродажи. Полный сервис

Vi — медиаоператор рекламного рынкаПродажи. Полный сервис

Vi размещает рекламу на лидирующих телеканалах и радиостанциях, интернет-ресурсах,

в кинотеатрах, сетях digital indoor в торговых центрах, супермаркетах и аэропортах

etc. etc. etc. etc. etc.

Vi — медиаоператор рекламного рынкаПродажи. Полный сервис

ТВ Радио Интернет Digital Indoor Кинотеатры

Этапы внедрения ЭДО в Vi

изучено действующее законодательство и международный опыт использования электронного документооборота

выбран специализированный оператор связи и удостоверяющий центр

реализовано технологическое решение для обслуживания электронных документов с ЭП

Этапы внедрения ЭДО в Vi

Переговоры с Контрагентами о переходе н ЭП

Страхи

Сложно менять устоявшиеся годами

процессы

Потеря времени на организацию нового

процесса

Затраты на приобретение новых

систем

Страхи

Можно ли получать счета-фактуры в

срок?

Удаленная система размещения рекламы (ViMB)

Обмен данными с другими информационными системами:

финансовой, системой документооборота, прочими открытыми

системами

Автоматизация продаж рекламы на ТВ (федеральное,

региональное), радио, Indoor

Объединение всех участников процесса в едином программном

пространстве

Удаленная система размещения рекламы (ViMB)

Адаптация системы размещения

ViMB автоматизированная система размещения

Рекламные агентства

Адаптация системы размещения

Медийная часть

Адаптация системы размещения

Юридическая часть

Доступ РА в Юридическую часть ViMB

Адаптация системы размещения

— Выявление потребностей РА (количества срезов, по которым распределяется Визирование/Подписание документов)

— Система предварительного визирования документов— Присвоение Ролей («Визирующий» и «Подписант»)— Создание Графа визирования (доработка системы прав для работы с

ЭДО)

Адаптация системы размещения

Доработан функционал

Технологическое решение позволяет Vi и нашим контрагентам:

- отслеживать жизненный цикл документов на каждом этапе

- производить процедуру визирования (в ViMB для каждого клиента существует возможность настройки своего уникального графа визирования и жизненного цикла документа)

- подписывать документы нажатием всего лишь одной кнопки (в том числе и массово)

- осуществлять быстрый поиск и выгрузку документов для предоставления их в налоговые органы по запросу

- хранить документы в электронном архиве

Адаптация системы размещения

Доработан функционал

Удостоверяющий центр

ViMB автоматизированная система размещения

Рекламодатель, рекламное агентство

ViMBавтоматизированная система размещения

Интеграция ViMB с «Такском»

Интеграция ViMB с «Такском»

Интеграция ViMB с «Такском»

Vi предложила Рекламным Агентствам :

- оптимальный и наиболее безболезненный вариант перехода, в том числе и с учетом внутренних процессов

- единую технологическую платформу для обслуживания документов посредством ЭП

- Минимальные расходы на ЭП (оплата 90% документов за счет Vi)

- Сокращение времени на изготовление и обработку документов

- Более раннее предоставление отчетных документов контрагентам

Интеграция ViMB с «Такском»

Сейчас 19 Рекламных агентств работают с нами в системе ЭДО

Все участники работают в одной технологической платформе: осуществляют размещение рекламных кампаний,

выставляют и подписывают документы

Vi первой на рекламном рынке ввела электронную подпись

Результат

Дополнительные опции

— При распечатывании документа, подписанного электронной подписью, на бумажной версии появляется штамп ЭП

Дополнительные опции

— Рассылка электронных сообщений в Рекламные агентства о необходимости завизировать или подписать документ

Документы ожидают вашего ВИЗИРОВАНИЯ

Документы ожидают вашего ПОДПИСАНИЯ

Какие типы документов с клиентами в Vi подписываются электронной подписью?

Соглашение об ЭДО

бумажный

ДОГОВОР

бумажный

Приложение

электронный

Акт + график размещения

электронный

Счет-фактураэлектронный

Счет

электронный

УПД

бумажный

График подтвержденных выходов рекламы

электронный

Гарантийное письмо

электронный

Ограничения по внедрению ЭДО• Законодательство мало учитывает особенности агентской

схемы

• Законодательное ограничение срока выставления счета-фактуры 5 днями

• Отсутствие электронного формата УПД

Какие перспективы развития ЭДО в Vi?

- Переход на ЭДО в регионах

- Перевод на ЭДО размещение рекламы в интернете

- Идея создания межоператорского портала для сотрудничества с разными операторами

Спасибо за внимание!

www.vi.ru pr@vi.ru