Организация кадровогоделопроизводства

Екатерина Илларионова

120 вебинаров

7 стран

5938 участников

59 городов

Информационные партнеры

ЕкатеринаИлларионова

• Два высших образования.• Выпускница кафедры Управления персоналом

Государственного Университета Управления (ГУУ) 2006 года. Красный диплом

• Опыт работы 10 лет в области управления персоналом: и в российском НИИ, и в крупной международной компании, и в консалтинге.

• Работала и в качестве единственного «кадровика» организации, и в большом отделе персонала.

• Сейчас являюсь руководителем подразделения в консалтинговом агентстве Смарт Персонал.

ДАВАЙТЕ ПОЗНАКОМИМСЯ!

Руководители или Кадровики?

Что общего у Кадровика и Программиста?

Кадровое делопроизводство –это система документов, позволяющая отобразить все события, происходившие с персоналом в компании.

Стороны трудовых отношений

Государство

Работодатель Работник

Специалист

по кадрам

Сколько специалистов по кадровому делопроизводству нужно?

Сколько специалистов по кадровому делопроизводству нужно?

1 кадровик <= 300 сотрудников

Смежные профессиональные задачи• Расчет и выплата заработной платы• Охрана труда и аттестация рабочих мест• Миграционный учет• Защита персональных данных• Ведение договоров гражданско-правового характера• Менеджмент в области персонала• Воинский учет

Нужна ли специальная программа для кадрового делопроизводства?

Кадровая документация

Документы, предъявляемые при

заключении трудового договора

Локальные нормативные акты

Документы по кадровым функциям

Документы, предъявляемые при приеме (статья 65 ТК РФ)

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

• Трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

• Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;

• Документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

• Документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

• Справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, -при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

Типы локально-нормативных актов

• Обязательные• Рекомендованные• Зависящие от специфики организации

Локальные нормативные акты

В любой организации должно быть как минимум пять обязательных локальных нормативных актов:

• Штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ).• Положение об оплате труда (или иной документ, устанавливающий систему оплаты труда) (ст. 135 ТК РФ).• Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ).• График отпусков (ст. 123 ТК РФ).• Положение о защите персональных данных (или иной документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных) (гл. 14 ТК РФ).

Документы по функциям

Договорные(ст. 40, 45,57,

244 ТК РФ)

Трудовой договор

Распорядительные(ст. 62,68,84.1,193,

229 и др. ТК РФ)

ПриказыРаспоряжения

Первичные учетные

документы

Личная карточка

Табель

Информационно-справочные

ЗаявленияУведомленияСлужебные

записки

Учетные формы

Журналы Книги

Архивные

Кадровые книги, ведение которых обязательно

Наименование журнала Комментарии Ссылка на нормативный акт

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью. Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, п. "в" ст. 695

Постановление N 225, п. п. 40 - 41. Постановление N 69

Приходно-расходная книгапо учету бланков трудовых книжек ивкладышей к ним

Если трудовая книжка выдается работнику впервые или оформляется вкладыш. Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, п. "д" ст. 695

Постановление N 225, п. п. 40 - 41. Постановление N 69

Трудовые книжкиНормативная база:

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225«О трудовых книжках»

• Постановление от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»

В организации обязательно должен быть НАЗНАЧЕН ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

(Приказ в свободной форме, ознакомление под роспись)

Унифицированные формы (от Госкомстата)• Т-1 (Приказ о приеме на работу)

• Т-2 (Личная карточка работника)

• Т-3 (Штатное расписание)

• Т-5 (Приказ о переводе)

• Т-6 (Приказ о отпуске)

• Т-7 (График отпусков)

• Т-8 (Приказ о увольнении)

• Т-11 (Приказ о поощрении)

• Т-13 (Табель учета рабочего времени)

Бланки кадровой документации, используемые в организации должны бытьзафиксированы в Положении о кадровом документообороте и утверждены Приказом поорганизации

Наименование документа Срок хранения

Приказы по основной деятельности постоянно

Приказы по личному составу 75 лет

Штатные расписания постоянно

Акты приема-передачи дел должностных, ответственных и материально-ответственных лиц 5 лет

Номенклатура дел организации постоянно

Табели учета рабочего времени (при работе с вредными, тяжелыми и опасными условиями) 5 лет (75 лет)

Акты о соблюдении дисциплины труда 3 года

Уведомления о увольнении работников 75 лет

Положение о защите персональных данных работников постоянно

Личные дела работников 75 лет

Трудовые договора 75 лет

Личная карточка Т-2 75 лет

Невостребованные трудовые книжки 75 лет

Согласие работника на обработку его персональных данных 75 лет

Командировочные удостоверения 5 лет

График отпусков 1 год

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним 75 лет

Протокол аттестационной комиссии 15 лет

Листки нетрудоспособности 5 лет

Нормативная база по архивированию

• Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

• Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

• Основные правила работы архивов организаций (Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

Дистанционные работники (глава 49.1 ТК РФ)

• Разрешен электронный документооборот

• Требуются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу

• Необходимо учесть почтовые расходы

• По соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться. В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе

• В трудовом договоре о дистанционной работе может предусматриваться дополнительное условие об обязанности дистанционного работника использовать при исполнении им своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные работодателем.

Вопросы?

????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????

Спасибо!

Скоро!

17 сентября, 12.00Взаимодействие отделов HR и маркетинга. Полина Медведева

22 сентября, 19.00HR-бренд на практике. Маргарита Суворова

24 сентября, 12.00Стратегия и тактика компании — как их разработать? Александр Стома

Задавайте вопросы:+7 (925) 076 69 17info@hredu.ruhttp://hredu.ru

Присоединяйтесь: