Проектный офис Аутсорсинг. Запуск. Аудит.

2014

СОДЕРЖАНИЕ

1. Клиент: кому нужна помощь в развертывании проектных офисов и аутсорсинге специалистов

2. История: где это применялось

3. Продукт: что внутри «коробки»

4. Технология: как мы это делаем

5. Особенности, на которые мы обращаем внимание

rКлиент

Долгосрочный проект, программа или портфель проектов

! Государственная или коммерческая организация

Дефицит компетенций и/или ресурсов в сфере управления проектами

Необходимость быстрого старта

КООРДИНАЦИЯ

ПЛАНИРОВАНИЯ И МОНИТОРИНГА РАБОТ

СУБЪЕКТАХ РФ

НА ПРАКТИКЕ

Федеральная уполномоченная организация ОАО «УЭК»

Департамент информационных технологий города Москвы

Департамент экономической политики и развития города

Москвы

2011 – 2012

4

2011 – 2014

5 - 25

2013 – 2014

3 - 5 ПОДДЕРЖКА ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЕ СРОКАМИ,

ПОКАЗАТЕЛЯМИ, РИСКАМИ, СОДЕРЖАНИЕМ В

КОМПЛЕКСНЫХ ИТ ПРОЕКТАХ

ПЛАНИРОВАНИЕ И МОНИТОРИНГ

КОМПЛЕКСНЫХ ИТ ПРОЕКТОВ

… Администрация Президента РФ (ПНП), Минсельхоз России, Минкомсвязи России, Минздрав России, ГУП «Московский социальный регистр», Департамент образования города Москвы …

100+ 1 ЗАКАЗЧИК 2 ФУНК.ЗАКАЗЧИКА 3 ИНТЕГРАТОРА

83

ПРОДУКТ

ЧТО ВНУТРИ КОРОБКИ?

Аутсорсинг проектного офиса

Организация и запуск проектного

офиса 1 2

Аутсорсинг проектного офиса

Ресурсы – технология мобилизация

команд за 2-4 недели

Готовые процессы – 8 сервисов

ИТ-портал - поддержка с 1-го дня

Обучение Заказчика базовой

методологии УП + «обучение деланьем»

Аутсорсинг проектного офиса

Подход и организационная структура

Какие задачи решает команда

В чем полезность?

1. Показатели

2. Календарное планирование

3. Отчетность 4. Совещания

5. Поручения

6. Риски

7. Документооборот

8. Методология

Качественное планирование цели, результаты,

ответственные, вехи

Эффективный контроль

информация актуальна, решения обоснованы

Коммуникации

единая точка входа

Повышение ответственности

исполнителей наличие контроля +

целеполагание

Руководитель проекта

РУКОВОДИТЕЛЬ ПРОЕКТНОГО ОФИСА

Команда проектного офиса

МПО

Руководитель проекта

АПО

IT ПОДДЕРЖКА

Команда Исполнителя

Команда Заказчика

Менеджеры Менеджеры

МПО – менеджер проектного офиса АПО – администратор проектного офиса

!

Аутсорсинг проектного офиса

Организация и запуск проектного

офиса 1 2

Организация и запуск проектного офиса

Обследование

«As Is-To Be»

Road Map

Поехали!

Аутсорсинг?

Аутсорсинг

проектного

офиса

Технология

АУТСОРСИНГ

на примере Департамента информационных технологий города Москвы

Май 2012 Июнь 2012 Июль 2012

Мобилизована команда (10 чел.)

Выбраны приоритетные проекты (20 проектов)

Запущены 4 сервиса (с ИТ поддержкой)

Расширена команда (20 чел.)

Расширена база поддерживаемых проектов

Запущены 8 сервисов

Сформированы регламенты УП

Обеспечивается еженедельный мониторинг и поддержка более 50 проектов в разрезе 8 сервисов

База проектов наращивается ежемесячно

1 2 3

Определены приоритетные проекты

Назначен куратор Назначены роли в

проектах

Заказчик требует артефакты по проектам (планы, отчеты, регулярные статус-митинги)

Заказчик расширяет поле деятельности проектного офиса на другие проекты

ЗАКАЗЧИК

ИСПОЛНИТЕЛЬ

Запуск

проектного

офиса

Технология

ЗАПУСК

на примере PepsiCo

Корректировка и

уточнение

Претворение в ПРАКТИКУ

1 2 3 4

ОБСЛЕДОВАНИЕ РАЗРАБОТКА СОГЛАСОВАНИЕ РЕАЛИЗАЦИЯ

Как устроен Заказчик

Как выстроены процессы

Какие инструменты используются

Как ДОЛЖЕН быть устроен Заказчик

Как ДОЛЖНЫ быть выстроены процессы

Какие инструменты НАДО использовать

Модель «As Is» Модель «To Be» Road Map Поехали!

Запуск проектного офиса

AsIs ToBe

30+ интервью с топами, руководителями проектов, специалистами проектных

команд, анализ документации

Орг.структура, процессы, шаблоны, используемые

инструменты

Уточнение/согласование состава и формата

решений, разработка дорожной карты

НЮАНСЫ

Мелочи (?), которые так важны

1. Аполитичность проектного офиса

2. Включенность подрядчиков в управление проектами

3. Включение пользователя в проект на этапе создания продукта

4. Работа в условиях неопределенности

5. Работа в матрице

6. Готовность к организационному саботажу и инерции

Обсуждаем на входе, что ПО – это «Швейцария» в управлении проектами 1. Аполитичность проектного офиса

Пишем в ТЗ требования к подрядчикам

Работаем через рабочие группы и согласование «Директивных» и «Координационных» точек

Применяем метод набегающей волны – повышаем определенность, запускаем более актуальные и полезные сервисы

Расставляем приоритеты между УП и работой над текущими задачами Заказчика

Показываем ТОП-менеджерам полезность сервисов и коммуницируем

2. Включенность подрядчиков в УП

3. Включение пользователя в проект на этапе создания продукта

4. Работа в условиях неопределенности

5. Работа в матрице

6. Готовность к организационному саботажу и инерции

Мелочи?, которые так важны

МИРОВЫЕ

ТРЕНДЫ

Мировые тренды вокруг проектных офисов

По данным исследований The State of the PMO 2014, PMO Framework Report PMI

88 % 90 % 61 %

Малые организации

Средние организации

Крупные организации

Стоимость проектного офиса

4,4 % от бюджета проекта

Проектный офис поддерживает в год

60 проектов

Охват проектными офисами

77% ПО в т.ч. участвуют в стратегическом планировании, фокусировке проектов на стратегии компании

ПО = СЕРВИС ПО ПОДДЕРЖКЕ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ Ситуационный центр, берущий на себя ответственность за оперативные

решения, освобождающий пространство для тактики и стратегии

10-30 %

С ПО лучше на

чем без ПО

РЕЗЮМЕ

РЕЗЮМЕ

ВИДА УСЛУГ:

АУТСОРСИНГ ЗАПУСК ПРОЕКТНОГО ОФИСА

технология аутсорсинга

отработана на более

2 СЕРВИСОВ:

показатели, планирование, отчетность, риски, совещания, поручения, документооборот, методология

8

7 ПРОЕКТАХ

с поддержкой 100+ проектов Заказчика

команда 50+ специалистов

ЗАКАЗЧИК

ГК «Проектная ПРАКТИКА»

Добиться результата. Вместе.

www.pmpractice.ru https://www.facebook.com/pmpractice

info@pmpractice.ru

115419, г. Москва, ул. Шаболовка, д. 34, стр. 2

+7 (495) 258-06-68